Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) vs.

BPM и ECM (СЭД)

Виктор Сенкевич PayDox Case Management

(Инварианты и опции)

Современное предприятие

Сотрудники взаимодействуют и нуждаются в инструменте делового

взаимодействия. Как минимум, в электронной почте.

Документы требуют обработки. Как минимум, согласования.

Сотрудники и документы это навсегда. Инфраструктура же опциональна.

Folks & Docs Forever!

Сотрудники Документы Инфраструктура

(Инварианты и опции)

Современное предприятие

Сотрудники и документы – это неотъемлемые компоненты

производственного процесса.

Инфраструктура опциональна и переменчива. Ее может не быть вовсе.

Доля виртуальных компаний и удаленно работающих сотрудников уже

весьма существенна. Впечатляющие примеры избавления мировых брендов от собственных производств, перевод на аутсорсинг не только производства, но и внутрикорпоративных услуг всем известны.

Сотрудники Документы Инфраструктура

Жестко детерминированные бизнес-процессы хорошо

автоматизируются традиционными BPM-системами

Классическая BPM-система

BPM-системы позволяют автоматизировать структурированные и

формализованные перечни работ, выполняемые на предприятии: - обработка однотипных заказов, - стандартное оформление командировок, - повторяющаяся закупка оборудования и материалов и т.д.

Однако о комплексной автоматизации процессов речь не идет.

Классическая BPM-система не поможет согласовать и

отрецензировать документы между сотрудниками и не предоставит возможности для документированного обсуждения сотрудниками связанных с исполнением процесса вопросов и контроля возникающих при исполнении процесса задач и поручений.

Классическая BPM-система

Классический электронный документооборот осуществляет

комплексную обработку документов: подготовку, рецензирование, согласование, утверждение, управление версиями и т.п.

Классическая СЭД / ECM-система

Классическая СЭД управляет процессами только в рамках обработки

одного документа

СЭД не управляет процессами в целом – она не подскажет, что после

этого документа надо создать другой и не поможет управлять всей цепочкой документов, входящих в один производственный процесс

Классическая СЭД / ECM-система

Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД

Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) нашел себе удобное место между

BPM и СЭД, заполняя своей функциональностью обширную сферу корпоративной автоматизации, в которой наблюдаются очевидные плохо решаемые в настоящее время проблемы – слабоструктурированные корпоративные процессы, исполнение которых требует взаимодействия и обсуждений и не описывается заранее жестким детерминированным алгоритмом.

BPM

ACM

ECM Другие

Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД

Оформление приема на работу

Закупка оборудования

Проведение совещания

Оформление командировок

… любые другие слабоструктурированные корпоративные процессы, требующие обсуждения и обработки документов

Проведение рекламной кампании

Обработка заказа

Согласование заявок

Оформление займа на автомобиль

Бизнес-процессы ACM

Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД

Да, такие процессы автоматизировались и до ACM , но программировать

приходилось каждый процесс отдельно, создавать отдельные самостоятельные приложения для отдела кадров, для отдела сбыта и т.п.

При этом любые изменения в маршрутах исполнения БП или методах

обработки сопутствующих документов как правило требовали существенной перенастройки приложений, связанной с квалифицированным программированием.

Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД

Такие корпоративные бизнес-процессы – не что иное как кейсы, т.е.

процессы, с одной стороны, имеющие набор шаблонных действий и документов, которые можно определить заранее до начала процесса, и, с другой стороны, требующие в процессе своего исполнения обсуждений, учета новых обстоятельств, и, соответственно, решения вновь возникающих задач.

Автоматизировать такие кейсы с помощью BPM почти невозможно –

в обычных BPM нет достаточной работы с документами, которых множество в кейсах, и нет поддержки взаимодействия сотрудников, которые двигают эти процессы.

А с помощью обычной СЭД можно автоматизировать обработку

документов кейса, но с прохождением всего процесса и последовательностью создания и обработки документов и задач есть очевидные проблемы.

А вот для ACM работа с такими процессами (которых большинство в

корпоративной практике) является очень естественной – ACM для такой работы и задумана.

Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) и BPM

Да, в какой-то степени. И для жестких детерминированных процессов, которых тоже много в корпоративной практике, BPM-системы, строго и последовательно

контролирующие прохождение процессов, могут быть предпочтительны.

В то же время интеграция BPM и ACM весьма перспективна и может обогатить

оба класса систем, добавляя системам BPM гибкость и социальность, а системам ACM добавляя жесткости и последовательности

на тех участках процессов, где это требуется.

ACM и СЭД

Это конкуренты?

ACM и BPM

Это конкуренты?

ACM и СЭД

Это конкуренты?

Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) и СЭД

Нет, это системы, которые взаимно дополняют друг друга и стремятся

интегрироваться.

В то же время они представляют разные концепции. СЭД фокусируется вокруг

обработки документов, а ACM фокусируется на процессах.

ACM – максимум автоматизации для слабоструктурированных корпоративных процессов

Приложение ACM нацелено на результат. Обычно этот результат описан

в заголовке кейса – принять на работу нового сотрудника, оформить командировку, обработать заказ и т.п.

ACM не гарантирует достижение результата (это могут делать только

люди), но ACM контролирует процессы, показывая в любой момент времени все неисполненные задачи, ответственных сотрудников и всю их переписку на тему «кто виноват и что делать». И это максимум чем может помочь автоматизация слабоструктурированным корпоративным процессам.

Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД

ACM обеспечивает максимум автоматизации и

максимум контроля для слабоструктурированных

корпоративных процессов

Адаптивный кейс-менеджмент (ACM)

Адаптивный кейс-менеджмент (ACM)

Описание задач,

поручений, событий,

контрольных точек

Обсуждения

Списки исполнителей,

адресатов, участников,

контролеров, авторов,

руководителей

Документы и другие файлы

Теги и другие формы данных

Бизнес- правила

Кейсы – последовательности задач и сообщений, содержащие:

ACM и корпоративные регламенты

Однако общеизвестным является факт, что

универсального инструмента, позволяющего автоматизировать разнообразные положения корпоративных регламентов, не существует

Корпоративные регламенты занимают важнейшую роль в управлении

и структурировании корпоративных бизнес-процессов

Любая автоматизация реально начинается только тогда, когда в

компании появляются корпоративные регламенты, регулирующие повседневную деятельность организации

Проблема, затрудняющая автоматизацию

корпоративных регламентов – их слабая структурированность. В одном документе содержатся и формальные хорошо алгоритмизуемые положения и декларативные требования к деятельности сотрудников

ACM и корпоративные регламенты

Основная проблема корпоративных регламентов

Главная проблема «бумажных» корпоративных регламентов –

отсутствие автоматизированного контроля за их исполнением

Обычно эффективность неавтоматизированных корпоративных

регламентов довольно относительна и напрямую зависит от прилагаемых усилий по контролю за их соблюдением

Поскольку все бумажные регламенты –

это тексты соответствующих документов, то контролеры и исполнители должны эти тексты с множеством слов читать, понимать, помнить и правильно интерпретировать

ACM и корпоративные регламенты

Любые корпоративные регламенты визуально представимы в виде

кейса. Кейс позволяет разместить текстовые описания пунктов регламента в нужной последовательности. В кейсе также можно предусмотреть и непроцедурные требования регламента, не являющиеся задачами.

С помощью системы ACM можно сделать регламент интерактивным,

запустить его на исполнение так, чтобы утвержденный регламент реально контролировал описанные в нем корпоративные процессы.

Требования к процедурам легко оформить как чек-лист.

Но и непроцедурные требования типа

«все должны ходить на работу в галстуках» или, как в одной канадской компании – «NO SOCKLESS SANDALS!» тоже можно оформить как кейс для отдела кадров по контролю за дресс-кодом.

ACM и корпоративные регламенты

Корпоративные регламенты, реализованные в виде кейсов в системе

кейс-менеджмента, автоматизируются и становятся интерактивными

Сотрудники, ответственные за их исполнение, получают напоминания

по email о необходимости проверки конкретных пунктов регламента и могут оставлять комментарии и отчеты о контроле за исполнением в самом кейсе регламента

Важные преимущества ACM «Хаос автоматизировать невозможно!»

«Автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом!» Распространенные заблуждения

Адаптивность, гибкость ACM позволяет

автоматизировать бизнес-процессы предприятия «as is», в привычном для сотрудников виде, не подвергая риску процесс внедрения, не подвергая стрессу персонал, не ломая существующих бизнес-процессов для достижения теоретически правильного состояния «to be». Возможный «хаос», который при этом автоматизируется, становится качественно иным – измеряемым и контролируемым. После внедрения ACM бизнес-процессы становятся прозрачными, появляется возможность совершенствовать их на деле, а не на бумаге – легко меняя и улучшая шаблоны кейсов.

Спасибо за внимание!

Контакты

Виктор Сенкевич

E-mail:

Skype: paybot

PayDox Case Management: http://www.PayDox.ru