ЕСМ и СЭД.

Практика применения

IBA Group

http://www.ibagroupit.com/

http://ibarus.ru/

Семейство продуктов Канцлер

http://www.kancler.by/

Что такое ECM?

РЕШЕНИЯ IBM FileNet ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

Структурированная

корпоративная

информация:

ДАННЫЕ (20%)

(данные ERP, CRM и

других транзакционных

систем)

Неструктурированная

корпоративная

информация:

КОНТЕНТ (80%)

(бумажные документы,

текстовые файлы, XML,

аудио-видеозаписи и др.)

Пример телекома

Маркетинг

Жизненный цикл продуктов

Продажи

Предоставление услуг

Обслуживание клиентов

Планирование и управление

Структурированная Неструктурированная

И Н Ф О Р М А Ц И Я

Управление финансами

Управление персоналом

Поддержка деятельности компании

Транзакционные

системы

• Заявки

• Счета

• Клиенты

• Партнеры

• Проводки

• Транзакции

• Состояние счета клиента

• Дебиторская, кредиторская

задолженность

П Р О Ц Е С С Ы

• Первичные документы

• Описания продуктов

• Информация о клиентах,

партнерах•

Договора с клиентами•

Договора с партнерами•

Заявки на услуги•

Техническая документация•

Письма, приказы•

Бланки, формы•

Отчеты и др.

Биллинг

Управление сетью

Развитие сети

Что такое ECM?

Бумажные документы

Факсы

Эл. почта

Веб сайты

Электронные документы Печатные формы

Формы

Другие

репозитории

Приложения

Создание

Хранение

Поиск

Контроль

Создание

Хранение

Поиск

Контроль

Изображения

Предпосылки к внедрению ЕСМ

15-20% рабочего времени сотрудники тратят на поиски

информации, размещенной в «ненадлежащем» месте

30-40% времени высококвалифицированных специалистов

уходит на решение задач, связанных с документами

Не менее 25% печатных документов любого предприятия

хранятся там, где они никогда не будут найдены

В процессе работы над каждым бумажным документом в

среднем создается 8 его дополнительных копий

IBM FileNet

• Особенности платформы• Примеры заказных разработок• «Готовые» решения по СЭД и электронному

архиву

Рынок ECM: оценка Gartner

Microsoft

Oracle

IBM

Конкуренты

Элементы решения IBM FileNet

1. Управление контентом. Захват, ввод, классификация, интеграция неструктурированных документов из

корпоративных и внешних информационных систем и репозитариев, сообщений, поступающих по электронной почте

и другим каналам, а также наполнение Web-сайтов.

2. Управление процессами. Автоматизация функций управления документооборотом и жизненным циклом

электронных документов.

3. Управление нормативными требованиями. Контроль и обеспечение выполнения нормативных требований к

процессам обработки информации и хранимым документам (требования безопасности, конфиденциальности, сроков

хранения, недоступность для внесения изменений, условия уничтожения).

Платформа IBM FileNet P8

Организация хранения

Архитектура адаптированная для работы с большим количеством графических

образов

Возможность построения иерархической модели хранения (повышение

надежности и снижение себестоимости)

Возможность построения распределенной системы хранения

Возможность использования специализированных систем хранения –

оптических и ленточных библиотек, дисковых массивов (IBM, Hitachi Data

Systems, HP, EMC, Network Appliance) и технологий – SAN, NAS, iSCSI …

Объединение различных источников информации

Платформа IBM FileNet P8

Масштабируемость системы хранения

•Гибкость конфигурации позволяет распределить сервисы по сегментам

корпоративной сети и снизить тем самым операционные расходы

Филиал 2

Центральный

офис

Филиал 1Формирование

пакетов

Локальный

кэш

Geographic Distribution

Сервер

Хранения

Индекс

Долговременное хранилище

IBA FileNet команда

начало работы с IBM FileNet - 2008

IBM FileNet Reseller, Value-Add Reseller (VAR) and Service Provider

более 30 разработчиков имеющих опыт FileNet проектов

7 сертифицированных FileNet специалистов

более 300 Java разработчиков

Энергетика - Техприсоединение

Используемые компоненты:

IBM FileNet P8 v4.5 (CE, PE, AE)

IBM DB2

Microsoft AD 2003 Federated Repositories

Автоматизация процесса технологического присоединения потребителей к электрическим сетям.

Создание документов из комплекта заявок на техприсоединение

Отслеживание состояний документов

Поиск

Формирование управленческой отчетности по техприсоединению

Интеграция с SAP и другими ИС посредством WEB-сервисов с использованием шины WS ESB

Энергетика - Техприсоединение

Сложные бизнес-процессы

Ритейл - СЭД

20 000 пользователей

8 филиалов

10 000 новых документов в день

15 000 изменений документов в день 

Интеграции:

SAP HR

SAP ERP

Offline клиент для iPad 

Создание платформы электронного документооборота для повышения эффективности и

обеспечения безопасности документооборота компании

Ритейл - СЭД

Автоматизация жизненных циклов следующих видов документов:

Договорная документация:

Типовые договоры;

Договоры аренды;

Внутригрупповые.

Управленческая документация:

Нормативные документы:

Положение;

Регламент бизнес-процесса;

Процедура взаимодействия;

Политика;

Инструкция;

Методика;

Стандарт.

Распорядительные документы:

Приказы;

Распоряжения;

Протокол.

Информационно-справочные документы:

Записка (служебная, докладная, объяснительная);

Повестка;

Письмо;

Памятка;

Отчет;

Заявка.

Входящая и Исходящая корреспонденция.

Телеком – электронный архив

Электронный архив первичных бухгалтерских документов.

Используемые компоненты

IBM FileNet P8 4.5 CE, AE, PE

IBM FileNet Workplace

ABBYY FlexiCapture

СУБД MS SQL

Функционал системы

Сканирование документов

Передача электронных документов в хранилище

Потоковое распознавание

Классификация / Верификация / Отбраковка

Хранение

Аудит системы

Описание архитектуры решения

Анализ исходного кода

Выявление существующих проблем системы

Детальный протокол аудита

Выработка перечня мероприятий по устранению проблем

Нефтяная промышленность – электронный архив

Используемые компоненты

IBM FileNet P8 5.1 CE, AE, PE

IBM FileNet Workplace

IBM Content Collector

ABBYY Recognition Server

СУБД Oracle

Цель - повышение эффективности работы сотрудников за счет:

Сокращения непроизводственных затрат на получение документов;

Документационного обеспечения процессов Заказчика

Обеспечения централизованного хранения документов, импортируемых из разных внешних систем,

эксплуатируемых у Заказчика

Обеспечения одновременного доступа сотрудников Заказчика к документам в соответствии с их правами

доступа, регламентируемыми правилами информационной безопасности Заказчика

Обеспечения защиты документов от несанкционированной модификации и от несанкционированного доступа

Интеграции

SAP

MS Exchange

IBM Lotus Notes

Система Электронного Документооборота

Система «Архивное Дело»

Модуль сканирования

Мобильный клиент

Наши решения на платформе IBM FileNet

СЭДИнтерфейс пользователя

Главный навигатор и рабочий кабинет пользователя

СЭДИнтерфейс пользователя

Регистрационная карточка документа

Функции СЭД

Стандартные операции делопроизводства

Создание и редактирование РК документа

Согласование и утверждение документа

Регистрация документа

Создание и контроль исполнения поручений

Ознакомление фокусной группы с документом

Поиск документов

Дополнительные функции СЭД

Механизм замещения позволяет пользователю производить действия в Системе за другого пользователя.

Почтовые уведомления рассылаются при наступлении определённых событий, как требования действий и

напоминания.

Группы пользователей облегчают управление списками согласования и ознакомления.

Шаблоны используются для автоматической генерации документов Word из регистрационных карточек.

Мобильный клиент

Встроенный просмотрщик прикрепленных файлов: MS Office, iWorks, PDF, RTF, графика

Печатные комментарии, шаблоны комментариев Голосовые комментарии: запись, проигрывание, удаление

Архивное делоОсновные функции

Ведение номенклатур и описей дел

Формирование и оформление дел

Фондирование документов и дел

Поиск документов и дел

Доступ пользователей к документам архива, контроль выдачи дел

Контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению

Топографирование архивного хранилища

Систематизация дел и документов внутри архивного фонда

Модуль сканированияОсновные функции

Сканирование бумажных документов

Интеграция с решениями на FileNet

Распознавание документов

Условия поставки

• Существующая функциональность по фиксированной цене

• Без ограничения количества пользователей• С работами по развертыванию

• Опытная эксплуатация

• Адаптация к требованиям Заказчика

Лубневский Валерий

Начальник отдела департамента развития бизнеса

Тел.: +375 17 217 33 33; +375 29 617 26 88

Email: vlubneuski@iba.by

Спасибо за внимание!

Более подробную информацию можно получить: