Подготовка деловых Подготовка деловых поездок сотрудников и поездок сотрудников и

руководителя.руководителя.

Крупный успех составляется изКрупный успех составляется из

множества продуманных множества продуманных мелочей.мелочей.

В. Ключевский. В. Ключевский.

Вопросы:Вопросы:1. Организация служебных командировок:1. Организация служебных командировок:

Документальное оформление служебных Документальное оформление служебных командировок.командировок.

Информационное обеспечение деловых поездок Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников.сотрудников.

Памятка командируемому сотруднику.Памятка командируемому сотруднику. Хранение документов по командировкам.Хранение документов по командировкам.

2. Подготовка командировок руководителя:2. Подготовка командировок руководителя: Информационное обеспечение деловых поездок Информационное обеспечение деловых поездок

руководителя.руководителя. Подготовка программы командировки. Подготовка программы командировки. Обработка материалов командировки и оформление Обработка материалов командировки и оформление

отчета. отчета.

Литература:Литература:1.1. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М.: ЗАО Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М.: ЗАО

Бизнес-школа «Интел–Синтез», 2002. С.275 -284.Бизнес-школа «Интел–Синтез», 2002. С.275 -284.2.2. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря.

Справочник.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005. Справочник.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005. С.183-185.С.183-185.

3.3. Ловягина Е., Морозов И.Ловягина Е., Морозов И. Командировка: готовим к Командировка: готовим к ней работника и бумаги. // ней работника и бумаги. // Кадры предприятияКадры предприятия. . 2002. № 6 // 2002. № 6 // wwwwww..disdis..ruru

4.4. Ловягина Е., Морозов И.Ловягина Е., Морозов И. Командировки: Командировки: оформляем, провожаем, встречаем. // оформляем, провожаем, встречаем. // Кадры предприятияКадры предприятия. 2002. № 7 // . 2002. № 7 // wwwwww..disdis..ruru

5.5. Стенюков М.В. Секретарское дело.- М.: Книга Стенюков М.В. Секретарское дело.- М.: Книга сервис, 2003. С. 170-172. сервис, 2003. С. 170-172.

6.6. Труханович Л.В. Командировки: кто и за что Труханович Л.В. Командировки: кто и за что отвечает? // отвечает? // Кадры предприятияКадры предприятия. 2003. № 8 //. 2003. № 8 // www.dis.ruwww.dis.ru

7.7. Шейнов В.П. Секретарь: практическое пособие.- Шейнов В.П. Секретарь: практическое пособие.- Мн.: Харвест, 2003. С.48-50.Мн.: Харвест, 2003. С.48-50.

1. Организация служебных 1. Организация служебных командировок.командировок.

Документальное оформление служебных Документальное оформление служебных командировок.командировок.

- Согласно Квалификационному справочнику должностей - Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.04.2001), оформлением командировочных № 37 (с изм. на 20.04.2001), оформлением командировочных документов занимаются работники канцелярии. документов занимаются работники канцелярии.

- Весь пакет документов, необходимых для оформления - Весь пакет документов, необходимых для оформления командировки, представлен новыми унифицированными командировки, представлен новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004. № 1. "Об утверждении унифицированных от 05.01.2004. № 1. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". его оплаты".

Форма № Т-10аФорма № Т-10а Первым документом является форма № Т-10а – Первым документом является форма № Т-10а –

служебное задание для направления в служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник и работает командируемый работник и утверждается руководителем организации или утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом. уполномоченным лицом.

Этот же документ – форма №Т-10а - содержит Этот же документ – форма №Т-10а - содержит отчет о выполнении задания, что удобно и отчет о выполнении задания, что удобно и сокращает количество создаваемых документов.сокращает количество создаваемых документов.

Форма № Т-9Форма № Т-9

После оформления задания готовится После оформления задания готовится проект приказа о направлении проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если сотрудника в командировку. Если командируется 1 человек, приказ командируется 1 человек, приказ готовится по унифицированной форме готовится по унифицированной форме № Т-9, если несколько человек, № Т-9, если несколько человек, используется форма № Т-9а.используется форма № Т-9а.

Приказ о командировке оформляется в Приказ о командировке оформляется в 2-х экземплярах: один оправляется в 2-х экземплярах: один оправляется в дело, другой – в бухгалтерию.дело, другой – в бухгалтерию.

Форма № Т-10Форма № Т-10

После подписания приказа После подписания приказа выписывается командировочное выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10. удостоверение по форме № Т-10. Секретарь вносит в нее необходимые Секретарь вносит в нее необходимые данные, беря их из приказа.данные, беря их из приказа.

Командировочное удостоверение Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале.регистрируется в журнале.

Журнал учета командировочных Журнал учета командировочных

удостоверений.удостоверений. Начат «_____» _______________ 200 __ г.Начат «_____» _______________ 200 __ г.

Окончен «_____» ______________ 200 __ г.Окончен «_____» ______________ 200 __ г.

Дата выдачи

Должность,ФИО

Место командировки

Цель Срок командировки

Дата, номер приказа

06.07. 2001

МенеджерСоро-кин А.А.

г. Спасск,фирма «Аякс»

Заключение догово-ра

с 09.07.2001 по 13.07.2001

05.07.2001 № 84к

ЖУРНАЛ ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в командировкиучета работников, выбывающих в командировки

в _______________________________________в _______________________________________(наименование организации)(наименование организации)

Начат «_____» _______________ 200 __ г.Начат «_____» _______________ 200 __ г.

Окончен «_____» ______________ 200 __ г.Окончен «_____» ______________ 200 __ г.

№ п/п

Фамилия, имя, отчество командированного работника

Занимаемая должность

Номер командировочного удостоверения

Ф.И.О., должность работника, подписавшего командировочное удостоверение

Дата фактического выбытия

Дата фактического прибытия

Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения

1 2 3 4 5 6 7 8

ЖУРНАЛ ЖУРНАЛ учета работников, прибывающих в командировкиучета работников, прибывающих в командировки

в _______________________________________в _______________________________________(наименование организации)(наименование организации)

Начат «_____» _______________ 200 __ г.Начат «_____» _______________ 200 __ г.

Окончен «_____» ______________ 200 __ г.Окончен «_____» ______________ 200 __ г.

№ п/п

Фамилия, имя, отчество

командированного работника

Занимаемая

должность

Наименование организации,

выдавшей командировочн

ое удостоверение

Дата прибытия

Дата выбытия

1 2 3 4 5 6

Информационное обеспечение Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников.деловых поездок сотрудников.

Подготовка к командировке начинается Подготовка к командировке начинается со сбора информации о пункте со сбора информации о пункте назначения:назначения:

- климатические особенности местностиклиматические особенности местности- инфраструктураинфраструктура- виды и качество связи виды и качество связи - цены на услуги и товарыцены на услуги и товары- санитарно-эпидемиологическая обстановкасанитарно-эпидемиологическая обстановка- криминальная ситуация криминальная ситуация

Памятка командируемому сотруднику.Памятка командируемому сотруднику. Не забудьте взять в командировку командировочное удостоверение Не забудьте взять в командировку командировочное удостоверение

и иные необходимые документы. и иные необходимые документы. Не забудьте взять с собой страховое свидетельство обязательного Не забудьте взять с собой страховое свидетельство обязательного

медицинского страхования. медицинского страхования. Если Вы постоянно принимаете какие-либо лекарственные средства, Если Вы постоянно принимаете какие-либо лекарственные средства,

не забудьте взять их с собой в дорогу в необходимом количестве. не забудьте взять их с собой в дорогу в необходимом количестве. Проявляйте заботу о своем здоровье, не питайтесь в сомнительных Проявляйте заботу о своем здоровье, не питайтесь в сомнительных

местах, на рынках. Не приобретайте незнакомые продукты питания. местах, на рынках. Не приобретайте незнакомые продукты питания. Используйте только бутылированную питьевую воду или кипятите Используйте только бутылированную питьевую воду или кипятите воду перед употреблением. При серьезном недомогании обратитесь воду перед употреблением. При серьезном недомогании обратитесь в лечебные учреждения за медицинской помощью и немедленно в лечебные учреждения за медицинской помощью и немедленно сообщите об этом своему непосредственному руководителю. сообщите об этом своему непосредственному руководителю.

Старайтесь приобретать товары (работы, услуги) в организациях, Старайтесь приобретать товары (работы, услуги) в организациях, использующих контрольно-кассовые машины с детализацией счета использующих контрольно-кассовые машины с детализацией счета (печатающие в кассовых чеках наименования товаров (работ, услуг). (печатающие в кассовых чеках наименования товаров (работ, услуг).

Памятка командируемому сотрудникуПамятка командируемому сотруднику

Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, требуйте кассовые чеки и иные документы, подтверждающие Ваши требуйте кассовые чеки и иные документы, подтверждающие Ваши затраты. затраты.

Приобретайте проездные билеты заблаговременно или в день, когда Приобретайте проездные билеты заблаговременно или в день, когда сможете окончательно определиться со сроками выполнения сможете окончательно определиться со сроками выполнения служебного задания. Приобретайте их самостоятельно, не служебного задания. Приобретайте их самостоятельно, не передавайте для этого никому свой паспорт. передавайте для этого никому свой паспорт.

При возникновении споров с администрацией гостиниц, помните, что При возникновении споров с администрацией гостиниц, помните, что в каждой гостинице должны на доступном для постояльцев месте в каждой гостинице должны на доступном для постояльцев месте находиться Правила предоставления гостиничных услуг в Российской находиться Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации. Воспользуйтесь предоставленными Вам правами. Федерации. Воспользуйтесь предоставленными Вам правами.

Находясь в месте командирования, особо ценные вещи (в т.ч. Находясь в месте командирования, особо ценные вещи (в т.ч. документы) сдавайте в камеру хранения гостиницы. документы) сдавайте в камеру хранения гостиницы.

Если выполнение служебного поручения связано с работой со Если выполнение служебного поручения связано с работой со сведениями, относящимися к коммерческой тайне, обеспечьте сведениями, относящимися к коммерческой тайне, обеспечьте

сохранность материальных носителей такой информациисохранность материальных носителей такой информации..

Памятка командируемому сотрудникуПамятка командируемому сотруднику

Проявляйте разумную осмотрительность при разговорах с Проявляйте разумную осмотрительность при разговорах с попутчиками, случайными знакомыми, соседями по гостинице. попутчиками, случайными знакомыми, соседями по гостинице.

Избегайте мест с неблагоприятной криминальной обстановкой. Избегайте мест с неблагоприятной криминальной обстановкой. Прежде чем посетить организацию, в которую Вас командировали, Прежде чем посетить организацию, в которую Вас командировали,

убедитесь, что Вы не забыли взять командировочное удостоверение, убедитесь, что Вы не забыли взять командировочное удостоверение, документы, удостоверяющие личность и документы, документы, удостоверяющие личность и документы, подтверждающие Ваши особые полномочия, визитные карточки, подтверждающие Ваши особые полномочия, визитные карточки, другие материалы и документы, необходимые для выполнения другие материалы и документы, необходимые для выполнения поручения. поручения.

Если Вы выезжаете в составе группы, помните, что указания, Если Вы выезжаете в составе группы, помните, что указания, обязательные для исполнения, Вам вправе давать только старший обязательные для исполнения, Вам вправе давать только старший группы. Старший группы обязан представить Вас должностным группы. Старший группы обязан представить Вас должностным лицам организации, в которую Вы командированы и координировать лицам организации, в которую Вы командированы и координировать все ваши контакты. все ваши контакты.

Находясь в организации, в которую Вы командированы, Находясь в организации, в которую Вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для себя каких-либо исключений. себя каких-либо исключений.

При возникновении проблем с выполнением служебного поручения При возникновении проблем с выполнением служебного поручения свяжитесь со своим непосредственным руководителем для свяжитесь со своим непосредственным руководителем для выработки способа решения задания. выработки способа решения задания.

Отчет о командировке.Отчет о командировке.

Краткий отчет о выполненной работе Краткий отчет о выполненной работе за период командировки за период командировки согласовывается с руководителем согласовывается с руководителем структурного подразделения и структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию предоставляется в бухгалтерию (финансовый отдел) вместе с (финансовый отдел) вместе с командировочным удостоверением командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1). (форма N АО-1).

Общие требования к отчету о Общие требования к отчету о

командировке.командировке.

Цель командировки. Цель командировки. Сроки пребывания в командировке (в Сроки пребывания в командировке (в

случае посещения нескольких случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) указывается срок пребывания в (на) каждом из них). каждом из них).

Конкретный перечень вопросов, изученных Конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки. (решенных) в ходе командировки.

Перечень должностных лиц, с которыми Перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов. обсуждении тех или иных вопросов.

Реализация целей поездки (подробная информация о Реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих командировки с приложением соответствующих документов). документов).

Оценка состояния дел в той или иной области Оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых сопоставление форм и методов работы, принятых в ней с аналогами своей компании (по изученному в ней с аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов). перечню вопросов).

Выводы, предложения, рекомендации по путям Выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки использования изученного в ходе командировки положительного опыта. положительного опыта.

Другие вопросы, которые командированный полагает Другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам необходимым отразить в отчете по итогам поездки. поездки.

Хранение документов.Хранение документов.№ п/п

Наименование документа Срок хранения

1 Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним по

личному составу

75 лет (о предоставлении краткосрочных

внутрироссийских командировок — 5

лет)

2 Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках

5 лет ЭПК

3 Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов,

заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 лет

4 Переписка об оформлении командировок 5 лет5 Журналы учета работников, направленных в

командировки5 лет

6 Журналы учета выдачи командировочных удостоверений

5 лет

Подготовка командировок Подготовка командировок руководителя:руководителя:

Для секретаря руководителя подготовка Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является руководителя к командировке является обязательной обязательной функцией. функцией.

Подготовка поездок руководителя Подготовка поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки.специфики конкретной командировки.

Секретарь готовит:Секретарь готовит: Приказ о командировке (оформляется в 2-х экз.)Приказ о командировке (оформляется в 2-х экз.) Командировочное удостоверение,Командировочное удостоверение, Составляет и печатает подробную Составляет и печатает подробную

предварительную предварительную программу программу командировки.командировки.

При подготовке программы При подготовке программы

следует:следует: Узнать цель поездки, предполагаемые Узнать цель поездки, предполагаемые

вопросы, встречи и места посещения.вопросы, встречи и места посещения. Разработать проект программы пребывания Разработать проект программы пребывания

руководителя, согласовать его с руководителя, согласовать его с руководителем.руководителем.

Определить время (даты отправления, Определить время (даты отправления, прибытия) и способ передвижения (машина, прибытия) и способ передвижения (машина, самолет, поезд и т.д.)самолет, поезд и т.д.)

Помните, что существует понятие часовых Помните, что существует понятие часовых поясов и местного времени.поясов и местного времени.

Продумать все деловые встречи и Продумать все деловые встречи и мероприятия, на которых будет мероприятия, на которых будет присутствовать руководитель.присутствовать руководитель.

Согласовать программу с принимающей Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки пребывания, внести стороной, оговорить сроки пребывания, внести коррективы, если они будут.коррективы, если они будут.

Название организации должно быть точно Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны.выверено, указываются ее адрес и телефоны.

Составить список должностных лиц или Составить список должностных лиц или компаний, с которыми нужно установить связь: компаний, с которыми нужно установить связь: организации, отделы, лица (с указанием организации, отделы, лица (с указанием должности, ФИО) и время встречи с ними должности, ФИО) и время встречи с ними руководителя. Должны быть указаны телефоны руководителя. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит должностных лиц, с которыми предстоит встреча.встреча.

Составить список необходимых для поездки Составить список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов.личных и служебных документов и материалов.

Обработка материалов Обработка материалов командировки и оформление командировки и оформление

отчета.отчета. Секретарь обрабатывает материалы Секретарь обрабатывает материалы

командировки: перепечатывает документы, командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным сотрудникам и структурным подразделениям.подразделениям.

В обязанности секретаря входит оформление В обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке. Как правило, отчет отчета о командировке. Как правило, отчет содержит следующие разделы:содержит следующие разделы:

Обоснование необходимости Обоснование необходимости командировки;командировки;

Вопросы и их решенияВопросы и их решения Выводы и предложения.Выводы и предложения.

Вопросы для самоконтроля:Вопросы для самоконтроля:1.1. Как осуществляется подготовка и организация Как осуществляется подготовка и организация

деловых поездок руководителя?деловых поездок руководителя?2.2. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия Каковы обязанности секретаря во время отсутствия

руководителя?руководителя?3.3. Назовите документы которые готовит секретарь для Назовите документы которые готовит секретарь для

служебных командировок сотрудников и служебных командировок сотрудников и руководителя. руководителя.

4.4. В скольких экземплярах оформляется приказ о В скольких экземплярах оформляется приказ о командировке и командировочное удостоверение?командировке и командировочное удостоверение?

5.5. Какая необходимая информация собирается на этапе Какая необходимая информация собирается на этапе подготовки работника к командировке?подготовки работника к командировке?

6.6. Какими советами можно дополнить Памятку Какими советами можно дополнить Памятку командируемому сотруднику? командируемому сотруднику?

7.7. Сформулируйте общие требования к отчету о Сформулируйте общие требования к отчету о результатах командировки.результатах командировки.