أتمته محاضراتفيالمكاتب

مصباح. محمد د

الم أتمتة تبكاتعريف المعلومات بين الوصل حلقة هي المكاتب أتمتة

والتكنولوجيا. عدة ة أتمت من مكون نظام هي تعمل المكاتب عناصر

. متعددة نتائج إلنتاج متكامل بشكل سوية االلكترونية األجهزة على االعتماد هو آخر بمعنى أو

لغرض االلكترونية الحاسبات ذلك في بما الحديثة. المكتبية االعمال وادارة تنظيم

بالمعدات المكتب تكديس تعني ال المكاتب أتمتةوجهود بالتكنولوجيا معرفة باألحرى ولكنها االلكترونية،

السياسات وتطوير العاملين لتدريب مكرسة. العمل في والفعالية الكفاءة إلى للوصول واإلجراءات

والتكنولوجي المعلوماتي االنفجار . تضاعفت لقد المعلومات نظم ونمو تطور

العشرين خالل المتاحة المعلومات كمية مرتاناألخيرة . سنة كان ما غير وعلى القرن هذا من

المعلومات كانت حين سقراط عهد في معهودPاالدماغ في بالطريقة تحفظ فقط وتعرض

فإن % 85الشفوية، هي اليوم المعرفة من . مكتوب بشكل

أن إلى تشير تقديرات خمسين من أكثر يستخدم المكتب موظف

. Pا تقريب Pا يومي المكتب ورق من نموذج 50صفحةاستخدامه مستخدم يتم توظيف عملية في

جديد.

المعلوماتي االنفجاروالتكنولوجي

خارج الورقي العمل أصبح فقد المعلومات، انفجار بسبب . والمختصون المديرون يقضي تمامPا ( السيطرة المهنيون)

. والمعلومات وجمع وبناء قراءة في أوقاتهم معظم في Pا وقت يمضون المدرسين من النماذج العديد تعبئة

التي االجتماعات محاضر وقراءة االجتماعات وحضورالذي الوقت من أكثر مع يحضرونها التفاعل في ينفقونه

التالميذ. ويجبر الورقي بالعمل مغمور الصغير المشروع صاحب

العمل وذلك على الروتينية النماذج مع الوقت جل وقضاءمنتج أو جديدة فكرة على التركيز حساب ديد.جعلى

المعلوماتي تابع االنفجاروالتكنولوجي

مجتمع خلق إلى أدى المعلوماتي االنفجارمع أساسي بشكل العامل فيه يتعامل

من المعلومات . بدال الجسدي العمل مزاولة سلعة المعلومات تعد المعلومات، عصر في

الناس يساعد حقيقي ومورد إدارة حقيقية في. أفضل بطريقة األخرى مواردهم

- – في حدثا والتكنولوجيا المعلومات إنفجاران . االنفجاران هذان األخيرة بشكل السنوات اثرا

العمل بيئة في االداء طريقة في مباشرالمكتبية.

العمل بيئة الناس العمل بيئة ( تتضمن والمكان) العاملون

اليوم. واإلجراءات العمل لبيئة سريعة نظرةالفرق وفي تظهر السابق في العمل بيئة بين

الحاضر. أما المادي المنتج على التركيز كان السابق في

فإن الرئيسي اليوم . التركيز المعلومات على تغير أيضPا هي المكتب ومظهر المادية البيئة

آخر. العاملون في دور يتبعونها التي واإلجراءات

. بعيد حد إلى تغيرت األعمال تنفيذ

المكان الناس من العظمى الغالبية الصناعي العصر في

. أما شركات أو مصانع تسمى أماكن في يعملون% 80فإن اليوم مجال في يعملون العاملين من

.) المكتب ) يسمى مكان في المعلومات g ي أن المكتب عيمكن : رف فيه يتم الذي المكان بأنه

المعامالت بإنجاز المتعلقة الكتابية االعمال اداءوتحليل تسجيل و لغرض المكاتبات واعداد الوثائق و

في االدارية للمستويات المناسبة المعلومات توصيل. المنشأة او المنظمة

أو بيت أو خاص مبنى في المكتب يتواجد أن يمكن. معدودة غير أماكن في أو عربة أو فندق في غرفة

) العاملون ) الناس أو عمال الناس من العظمى الغالبية الصناعي العصر في

القول يمكن عام وبشكل ، مراقبين أو مشرفين . الناس فإن المعلومات عصر في اليوم أما إدارة أو عمال إما

- متخصصون– أو مدراء، إما عام بشكل . ) هو) للمدير الرئيسي الدور فني دعم موظفو أو ، مهنيون

. الناس هم المختصون الناس وتوجيه إدارة ( الكتاب، المدرسون، مثل المتخصصة المهارات أصحاب

السباكون، المحامون، األسنان، أطباء األطباء، ) ربماال األساسية وظيفتهم والذين والرياديون النجارون،

. موظفو أما اآلخرين وإدارة توجيه تتضمن المساعدة يقدمون الذين الموظفون فهم الفني الدعم

. والمختصون للمدراء

اإلجراءات التعامل الصناعي المجال في العامل على تعين بينما

الحديثة التكنولوجيا فإن محددة وأجهزة أدوات مع . جديدة إلجراءات حاجة خلقت

إلجراءات يحتاجون المعلومات مع يتعاملون الذينمثل العمل في جديدة

. هذه ملف تسمية كيفية أو بيانات إدخال كيفيةسهلة بعناية، مأرشفة تكون ألن بحاجة اإلجراءات

. أيشخص قبل من استخدامها ويمكن إليها الوصول اإلجراءات هذه فإن اليوم المتسارع التطور مع

. والتحديث للتجديد دائمة بحاجة

لل المكونة المكتب العناصر في نظام

: البشري في العنصر الموجودين االشخاص جميعالدرجات اختالف عن النظر بغض التي المكتب اإلدارية

يشغلونها. : والتقنيات كاألوراق االدوات البسيطة والوسائل األدوات

والبرامج الحاسوب كأجهزة المتطورة والشبكة. او والمعلومات بكافة: البيانات البيانات و المعلومات كافة

وسائط ) صور، أرقام، نصوص، التي( أنواعها و متعددةع .لتساعد المكتب مهام أداء ى

:المعالجة. المعامالت و البيانات على تتم التي العمليات

أتمتة ومبررات أسبابالمكاتب

1 .والورقية المعلوماتية الثورة2 .وقلة انتشارها وسرعة التكنولوجي التطور

التكلفة3 .التجارية الوظائف خدمة في األتمتة فعالية

للمنظمات.4 .العمل طاقم بين التعاون عملية من تزيد األتمتة

. االنتاجية العملية يدعم مما5 .العاملين لدى الهارات ورفع التغيير في الرغبة

أتمتة ومبررات أسباب) تابع ) المكاتب

البحث عالم في ثورة حدث فقد العلمي المجتمع بتقدم . من ووجدنا تغير، الحياة أسلوب والتطوير العلمي

. تكلفة وبأقل أسرع بشكل بيانات مع نتعامل أن الضروريأتمتة في والنمو للتطور الرئيسي السبب يعود ربما

اآلتي : إلى المكاتب1 .والورقية المعلوماتية الثورة أصبح فقد الورقي والعمل المعلومات في التطور بسبب

. في المجاالت هذه مع للتعامل جديد لنظام حاجة هنالكالتقدم بأن تنبأت الحكومات من العديد السبعينيات أواسطويجعل الورقي العمل إلى الحاجة سيقلص التكنولوجي . التكنولوجيا ولكن ورق بدون يتم المكتب في العمل

. ورق بال عالمPا تصنع ولم الورقي العمل تقلص لم الحديثة

أتمتة ومبررات أسباب) تابع ) المكاتب

2 .التكلفة وقلة انتشارها التكنولوجيوسرعة التطور و الحواسيب ظهور عن الناشئة التغيرات من جزء األتمتة

. التطور ينسب أن يمكن اسعارها انخفاض و الواسعة استخداماتها . الحاسب للتكنولوجيا المتناقصة التكلفة إلى المتسارع التكنولوجيأصبح الزمان من عقدين قبل الدورات باآلالف يباع الذي الشخصيالتي الهائلة االمكانات على عالوة فقط، مئات بضع يكلف اليوم

. الجهاز هذا بها يقوم أصبح3. للمنظمات. التجارية الوظائف خدمة في األتمتة فعالية . وسائل مكنت لقد الحجم في العالم صغر الوقت مر كلما

في العالم عبر األعمال مزاولة من الحديثة واالتصاالت المواصالت . الفجوة جسر من المكاتب أتمتة تمكنت لقد ممكن وقت أقصر

وثابت مستمر وبشكل Pا عالمي والتجارة األعمال تبادل في النهائية

أتمتة ومبررات أسباب) تابع ) المكاتب

4 .طاقم بين التعاون عملية من تزيد األتمتة. االنتاجية العملية يدعم مما العمل

5 .ال ورفع التغيير في لدى مالرغبة هاراتالعاملين

العاملين تريح المكاتب العمل أتمتة منالمتكرر ذوي الروتيني عمال إلى الحاجة وتخلق

. ا Pأجور يتوقعون العالية المهارات بهذه عالية مهارةمن. يقرب ما أجور % 75أكبر تمثل المكتب تكاليف من

. يكون أن هذا توجب لذا الجانبية والفوائد العمالمكتبية أنظمة خلق وبالتالي إنتاجية أكثر العاملون

. المتزايدة االنتاجية هذه لتناسب وأتمتة

المك أتمتة اتبفوائد

•. العمل اجراءات تسهيل. الوقت• وتوفير األعمال انجاز سرعة

. العمل• ناتج في أعلى دقة إعطاء. المكتب• داخل االتصال اجراءات تسهيل

. واألرشيف• الورق الستخدام أقل حاجة. البشري• العنصر على االعتماد تقلل

. التكلفة• تقليل