行政公文处理简介

校长办公室2012 年 12 月

一、公文处理概述（一）公文处理依据

中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知

（中办发〔 2012 〕 14 号）

《党政机关公文格式》（ GB/T 9704—2012 ）

（二）公文的定义学校党政公文，是学校党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具

（三）公文处理的定义公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作

（四）公文处理的原则公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则

二、公文种类行政机关公文的种类主要有 15 种 :

请 示

适用于向上级机关请求指示、批准

报 告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级的询问

通 知 适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文

通 报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况

0

公 告适用于向国内外宣布主要事项或者法定事项

决 定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项

0

通 告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项

批 复适用于答复下级请示的事项

决 议适用于会议讨论通过的重大决策事项

命令（令）适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖罚有关人员；撤销下级机关不适当的决定0

公 报适用于公布重要决定或者重大事项

意 见

适用于对重要问题提出见解和处理办法

议 案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项

函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项

纪 要适用于记载会议主要情况和议定事项

三、公文格式

（一）版头公文版头一般由公文份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成

（二）主体主体一般由公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等部分组成

（三）版记版记一般由抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成

份号密级和保密期限

紧急程度 发文机关标识

发文字号

公文标题

主送机关

公文正文

上行文需标识签发人姓名，从左到右、至上而下，一般每行排两个姓名

成文时间

公文生效标识

附注

印发机关 印发时间

两个单位联合发文

多个单位联合发文

四、行文规则行文规则是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。在实际工作中必须严格遵守和执行行文规则，以利于提高行文效用，把握行文权限，规范行文体式

（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性（二）党政分开。校党政可以对上对下行文，也可以与有关单位和兄弟院校 之间互相行文。校内其他单位一律不得对外正式行文（三）党委办公室或校长办公室根据校党政授权，可以分别向校内各党政部 门行文（四）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情 况需要越级行文的，应当同时抄送被越的机关（五）请示应当做到一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机 关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带 请示事项（六）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负 责人报送“请示”、“意见”和“报告”，不得以本机关负责人名义 向上级机关报送公文

五、公文写作注意事项

（一）公文中引文的使用 引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当 注明中文含义

根据教育部《关于印发 < 对口支援西部地区高等学校工作会议纪要 > 的通知》（教高司函 [2009]225 号）要求，我校……

后引发文字号

先引标题

文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际 组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的 中文译名

（二）公文中简称的使用

公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字

（三）公文中数字的使用

按照《国家行政机关公文处理办法》规定，公文结构分为 4 个层次，具体标注法是：第一层为“一、”，第二层为“ (二 )”，第三层为“ 1.”，第四层为“ (1)”

（四）公文的结构层次序数的标注

尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份

（五）公文中时间的表述

（六）公文中计量单位

应当使用国家法定计量单位

六、公文写作常见错误（一）标题拟制不规范

１ .要素不全或文种不正确。正式文件标题未加发文机关（我校目前 对内发文不加发文机关）；标题提炼不够，有的过长、有的没有 准确揭示主题；缺失文种或文种使用不正确等

例 1 ：缺失发文机关

改为：同济大学关于嘉定校区风洞中心大风机申请用电的函关于同济大学嘉定校区风洞中心大风机申请用电的函

同济大学关于同济东校区增加容量及 10KV配电站移位的申请改为：同济大学关于同济东校区增加容量及 10KV配电站移位的函

例 2：文种错误

例 3：标题冗长提炼不够，没有准确揭示主题文种错误

同济大学关于 2012年春季派×××老师去往××××学院任汉语教师的事由说明改为：同济大学关于派遣×××任教××××学院事由说明的函

2012年同济大学“××××杯”大赛结果改为：关于公布 2012年 ××××杯大赛结果的通知

例 4 ：完全不符合公文标题的拟制

（二）生造文种

文种名称的确定和使用必须按照公文管理法规的统一规定，不能乱起名称

例：《关于购买×××××免税的申请报告》

《关于保留××××工程材料实验室”的请示报告》

（三）错用文种

将一般意义上的公务应用文种当法定文种使用

例 1 ： 《关于聘任×××同志为××学院兼职教授的申请》改为：《关于聘任×××同志为××学院兼职教授的请示》例 2 ： 《同济大学研究生任课教师工作管理的规定》

改为：《关于印发同济大学研究生任课教师工作管理规定的 通知》

非法定文种不具有独立行文的资格，也不能使用党和国家公文法规中正式规定的标准公文格式。需要上报和下发时，只能从法定文种中寻求一个文种来做它的载体，载运着它行文

例 3 ：《同济大学关于印发同济大学基本建设项目竣工财务决 算审核办法的通知》（下行文 )用法定文种“通知”的形式发布“办

法” 《同济大学关于报送同济大学 2009年教育对口支援协作 工作总结的函》（上行文）

用法定文种“函”的形式报送总结

（四）混用文种

1.将“请示”与“报告”混用

请示适用于向上级机关请求指示、批准。结束语一般要用“请批示”、“请指示”、“请批复”等语

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。一般用“此报告”、“特此报告”等语或不用结束语

“请示”与“报告”的异同之处：

向不相隶 属机关请求

答复下级机关

向上级机关请求

请求批准事项

请示 函

答复有关问题和事项

批复函

仅限于具有直接上下级关系的机关行文使用

仅限于具有直接上下级关系的机关行文使用，而且批复只能与请示相对应

仅限于没有直接上下级关系的不相隶属的机关行文使用，而且函只能与函相对应

答复不相隶属机关

2.将“请示”“批复”与“函”混用

七、本校公文撰稿中的薄弱环节（一）标题的拟制

公文标题一般由发文机关全称或规范简称、事由、文种三部分组成。要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。拟制公文标题的要求：

对文件事由的概括要准确，文种名称的确定要准确，标题中书名号的使用要准确

准确

注意概括文件标题的事由要简明，转发文件时转发的层次要简明，批转会议文件时要力求标题简化

简要

即不能使人模糊不清或引起歧义

清楚

例：

上海市教育委员会关于开展 2012年度普通高校本科新专业检查的通知

发文机关

事由

文种

（二）附件的使用

1. 公文正文中有一些内容，如图表、名单等，如穿插在公文正 文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。 如可用文字表述的，则直接用文字表述

2. 有时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表 述，放在公文生效标识印章之后

3. 公文附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等 效力。附件与正文有着不可分割的关系，因此附件的序号和 名称标识必须前后一致。否则，附件便失去了其本应有的与 正文同等的效力

（三）纪要的质量

1. 纪要的撰写要求

准确无误——

纪要就是要记“要”，不能不分主次，面面俱到

结构有逻辑性，讨论意见分层分类，顺序归纳

大胆去掉会议记录中的一些口语化东西

忠实会议情况，真实反映会议的宗旨和精神

重点突出——

条理清晰——

语言简练——

（ 1 ）标题会议纪要的标题要完整和明确。要在“纪要”前冠以会议的名称，使人一目了然

单一标题 会议名称 + 文种例：《同济大学 2011-2012 学年第 14次校长办公会议纪要》双标题

具体形式：

正标题（阐明会议的主要精神） + 副标题（会议名称）

例： 深化教育改革，培养高级专门人才和拔尖创新人才 —— 同济大学 2012年教学工作会议纪要

（ 2 ）开头 一般介绍会议的基本情况，应包括会议召开的时间、地点、参会单位、人员、主要领导人等等

（ 3 ）正文根据会议性质、规模、议题等不同，大致有以下几种写法：

①分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写

②集中概述法。这种写法是把会议的基本情况、讨论研究的 主要问题、与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决 问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行 整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且 讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作， 写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述

③发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法

2. 纪要与记录的区别

（ 3 ）写作要求不同：纪要要求去粗取精，去伪存真， 抓住要点，反映实质；记录要求真实、准确、 详细、完整，能反映会议本来面貌

（ 1 ）性质不同：纪要只记要点，是法定行政公文； 记录是讨论发言的实录，属事务文书

（ 2 ）功能不同：纪要通常要在一定范围内传达或传阅， 要求贯彻执行；记录一般不公开，无须传达或传 阅，只作资料存档

（四）书面语言的应用

公文写作要使用国家通用语言文字，必须庄重严肃、规范典雅、简洁明确。切忌套话、空话，切忌滥用文学语言，少用或不用口语、俗语

谢 谢