國科會暨所屬機關國科會暨所屬機關無紙公文線上簽核作業經驗分享無紙公文線上簽核作業經驗分享

中華民國 99 年 03 月

報告單位：國科會資訊小組報告單位：國科會資訊小組

實施策略係採用共享式資訊服務架構觀念，進行應用系統規劃建置，同時分三個階段逐步擴大無紙化業務推動。第一階段（ 98年 8 月至 12月）實施範圍為全部電子收文之外來文第二階段（ 99年 1 月至 12月）實施範圍擴大至創簽 / 創發公文、紙本來文第三階段於 100年 1 月開始全面實施。

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系統架構

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整合功能架構以公文管理系統為核心，周圍透過介面程式與公文製作、公文電子表單、稽催管理、發文管理、檔案管理、影像管理等介接，並擴大整合各應用系統，成為本會與各所屬機關的共用性系統，提供所有公文處理人員文書作業的共用平台。

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資訊安全登錄系統：一律透過單一簽入 (SSO)管控，使用者必須使用憑證 ( 電子識別證或自然人憑證或國科會自發憑證 ) 或帳號密碼登錄。加 / 解簽：線上簽核作業一律採用電子識別證 ( 或自然人憑證 ) 。網路傳輸：採用 VPN+SSL(Secure Sockets Layer)確保資料傳輸安全。

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線上簽核作業說明總收文室：所有電子來文收文登錄時皆設定為線上簽核，總收文不需列印電子來文資料，得直接分送承辦單位。紙本來文：來文先貼上條碼再掃描，掃描後紙本來文先暫存於總收文，兩週後如未更動辦文方式再逕送檔案室統一保管。承辦單位：應採用線上簽核方式辦理，若因業務需要，承辦單位得轉為紙本作業方式辦理。會辦單位：必須依據承辦單位設定簽核方式辦理，不得任意變更。決行單位：必須依據承辦單位設定簽核方式辦理，不得任意變更。電子識別證：承辦、會辦、決行、發文、檔案室等單位 ( 除登記桌 ) 簽收 / 送出電子公文，均必須使用電子識別證或自然人憑證。

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線上簽核作業－總收文

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線上簽核作業－登記桌

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線上簽核作業－待辦事項

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線上簽核作業－承 / 會辦單位

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線上簽核作業－承 / 會辦單位

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線上簽核作業－決行單位

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線上簽核作業－發文單位

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線上簽核作業－發文單位

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線上簽核作業－發文單位

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線上簽核作業－檔案室

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推動方式初期：積極爭取各級長官的共識與充分支持，同時要求各機關分別成立推動小組，落實執行。規劃設計：採用最大標準化、電子化，容許最小的差異性。對於推動優先順序，依公文文書電子化難易程度，分階段執行，並由本會優先試行，再擴大至各所屬機關。上線：舉辦說明會與講習，協助培訓各機關內部種子人員。設置客服專線提供即時操作諮詢服務，統一問題蒐集及處理。

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執行效益 - 減紙機關名稱 電子來文件數( 已歸檔 )(A)

線上簽核件數( 已歸檔 )(B)電子來文轉紙本簽核件數( 已歸檔 )( C)

國科會公文線上簽核推動績效指標(E)=(B)/(A)

自創簽稿數 ( 已歸檔 )(D)

行政院電子公文減紙績效指標(F)=(B)/((A)+(D))

國科會(98/08/03~99/01/31)

5,726 2,417 3,309 42.21% 3,651 25.78%

竹科管理局(98/09/01~99/01/31)

3,187 2,690 497 84.41% 4,182 36.50%

中科管理局(98/09/07~99/01/31)

2,359 2,063 296 87.45% 5,030 27.92%

南科管理局(98/09/14~99/01/31)

2,256 1,680 576 74.47% 3,902 27.28%18

執行效益 - 行政效率實施後月份 國科會 竹科管理局 中科管理局 南科管理局98 年 08月 4.19 　 　 　98 年 09月 3.93 2.48 2.86 3.01 98 年 10月 3.57 2.16 2.15 2.65 98 年 11月 2.41 2.29 2.24 2.78 98 年 12月 2.78 2.32 2.06 2.67 99 年 01月 3.14 2.17 2.26 2.64 99 年 02月 3.49 2.34 2.10 2.60 平均天數 3.32 2.30 2.28 2.73 98年度 3.14 2.36 2.44 2.65 97年度 3.39 3.30 3.30 3.00

本會暨所屬機關於去 (98)年八、九月，陸續上線使用電子公文線上簽核作業，截至目前，一般公文發文平均使用天數。

與 97 年未使用電子公文線上簽核作業之比較19

遭遇困難公文批閱習慣的改變，需要時間去適應調整。公文辦理時效未見顯著成效，係因紙本公文與電子公文平行作業，雖同時藉由 Intranet入口網待辦事項區及 e-mail方式提醒有電子公文待辦，但桌上沒見到實體公文容易忘記，日後當加強提醒方式。公文內容的複雜性及整合性，未便於電腦上完整呈現。部份公文線上簽核作業方式 (如分會、批次、線上申辦、附件過大 )推行不易

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敬請指教21