نمونه سيستم هاي سازماني

عنوان سازمان: فروشگاه کاال

معماري سازماني براي فروشگاه کاال

اليه عملياتيسازمان

مفاهيم و اليهکالن سازمان

چارچوب مفهومي توصيف سازمان ها

ماموريت

اهداف

سياست هاراهبردها

محصوالت

فعاليت هاي سازماني

جريان هاي سازماني

جريان هاي مواد و کاال

جريان هاي کاري

جريان هاي ماليجريان هاي داده و

اطالعات

ساختار اجزاء و عوامل

توصيف و کليات سازمان

ماموريت:•عرضه مايحتاج و ملزومات روزانه و عمومي جامعه–

اهداف:•کسب حداکثر رضايت مندي مشتريان–کسب حداکثر سود–حداقل نمودن اتالف و ضايعات کاال–

راهبرد•سياست•

مشخصات محصول سازمان

نوع محصول:•بدليل آنکه در خالل کار در سازمان مورد نظر –

کااليي توليد نمي شود و صرفا کاالي خريداري شده، بدون تغييري فروخته مي شود، جنس يا نوع

محصوالت اين سازمان صرفا خدمات مي باشد.عنوان خدمات اصلي•

فروش کاال –

ساختار فعاليت هاي سازمان

فروش حضوري•فروش تلفني•خريد کاال•انبارگرداني و کنترل موجودي ها•برگشت کاال از مشتري•تبليغ کاال•تبليغ خدمات فروشگاه•برآورد تقاضا•مطالعه و شناخت تامين کنندگان کاالها •

ساختار کلي شکست کارکردها و عمليات سازماني

فروشگاه

ساير فعاليت ها فعاليت هاي بهبود و توسعه

مطالعه تامين کنندگان

کاال

فعاليت هاي حفظ و نگهداري

فعاليت هاي

پروسه اي

خريد کالا

انبارگردان

ي

و رآ بد رقاضا تي

ال کا

فعاليت هاي

پروژه اي

تبلي

غ کالا

تبليغ فروشگاه

فعاليت هاي ماموريتي

فرو

ش حضوري

فرو

ش تلفني

برگش

ت کال

ا از مشتري

ساختار اجزاء و عوامل اجرايي سازمان ))عنوان سازمان(( )چارت سازماني(

مديريت فروشگاه

بخش حقوقي بخش فروش

مت

صديان فرو

ش

مت

صديا

ن فرو

ش حضوري

مت

صديا

ن فرو

ش تلفن

ي

کنترل کنندگان

تحويل داران

صندوقداران

بخش مالي و اداري

بخ

ش مالي

بخ

ش ارسال

انبار

بخ

ش تامين و تدارک

بخش بازرگاني

جريان هاي سازماني در فروشگاه کاال

مدل هاي جريان کار در سازمان فروشگاه کاال

(: 1نمودار گردش کار فعاليت )فروش حضوري

مسئول

کنترل

تحويلدار

صندوقدار

متصدي فروش مشتري

انتخاب کاال

کنترل اوليه کاال

ثبت کاال در ليست خريد مشتري

محاسبه مبلغ خريد مشتري

صدور فاکتور فروش

دريافت مبلغ خريد

بسته بندي کاالي خريداري شده

تطبيق فاکتور با کاال

تحويل نهايي کاال به مشتري

1

8

7

6

2

5

4

3

9

(: 2نمودار گردش کار فعاليت )فروش تلفني

• واحد

ارسال )پيک(

تحويلدار

صندوقدار

متصدي فروش تلفني

مشتري

اعالم تلفني ليست اقالم مورد نياز

ثبت ليست اقالم مشتري

جمع آوري اقالم درخواستي

محاسبه جمع قيمت اقالم

صدور فاکتور فروش

بسته بندي اقالم درخواستي

تحويل اقالم به پيک

ارسال اقالم به مشتري

کنترل صحت اقالم

دريافت وجه اقالم

دريافت وجه اقالم از پيک

1

8

7

6

2

5

4

3

910

(: خريد 3نمودار گردش کار فعاليت )کاال

امور •مالي انبار واحد

حقوقي

واحد تامين و تدارک

واحد بازرگاني

دريافت مشخصات کاال

جمع آوري اطالعات تامين کنندگان کاال

دريافت شرايط تامين کنندگان کاال

انتخاب تامين کنندگان کاال

مذاکره نهايي با تامين کنندگان منتخب

عقد قرارداد با تامين کنندگان منتخب

دريافت کاال از تامين کنندگان

پرداخت وجه کاالي دريافت شده

اعالم ختم قرارداد

1

8

7

6

2

5

4

3

9

( در GFD)مدل هاي عمومي جريان سازمان

فروشگاه کاال

مدل هاي عمومي جريان فيزيکي (PGFDدر )

فروشگاه کاال

( در سطح مجريان PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي فرآيندهاي سازمان

(: 1نمودار گردش کار فعاليت )فروش حضوري

مسئول

کنترل

تحويلدار

صندوقدار

متصدي فروش مشتري

انتخاب کاال

کنترل اوليه کاال

ثبت کاال در ليست خريد مشتري

محاسبه مبلغ خريد مشتري

صدور فاکتور فروش

دريافت مبلغ خريد

بسته بندي کاالي خريداري شده

تطبيق فاکتور با کاال

تحويل نهايي کاال به مشتري

1

8

7

6

2

5

4

3

9

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه فرآيندهاي کاري- )فعاليت فروش حضوري(

تامين کنندگان

مشتريصندوقدا

ر

متصدي فروش

مسئول

کنترل

انبار کاال

تحويلدار

کاالهاي انتخابي مشتري

کاالهاي محاسبه

شده

کاالهاي مورد نياز

مشتري

کاالي

خريداري

شده مشتري

صورتحساب

مشتري

وجه کاالي انتخابي

صندوق )نقدينگي(

صورتحساب تاييد

شده مشتري

وجه کاالي خريداري

شده مشتريان

(: 2نمودار گردش کار فعاليت )فروش تلفني

• واحد

ارسال )پيک(

تحويلدار

صندوقدار

متصدي فروش تلفني

مشتري

اعالم تلفني ليست اقالم مورد نياز

ثبت ليست اقالم مشتري

جمع آوري اقالم درخواستي

محاسبه جمع قيمت اقالم

صدور فاکتور فروش

بسته بندي اقالم درخواستي

تحويل اقالم به پيک

ارسال اقالم به مشتري

کنترل صحت اقالم

دريافت وجه اقالم

دريافت وجه اقالم از پيک

1

8

7

6

2

5

4

3

910

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه فرآيندهاي کاري- )فعاليت فروش تلفني(

تامين کنندگان

مشتريصندوقدا

رمتصدي فروش

تلفني

واحد ارسال )پيک(

انبار کاال

تحويلدار

مشخصات اقالم مورد نياز

ليست اقالم

مورد نياز مشتري

اقالم بسته بندي شده مشتري

ت س

ليم

الاق

ل وي

حت

دهش

س نا

ج اور

کتفا

يرشت

م

بسته هاي

اقالم

مشتري

وجه اجناس

تحويل شده

به مشتري

صندوق )نقدينگي(

جه و

س جنا

ا

ي به حويل

ت

کپي

ي درخواستاقالم مشتري

وجه کاالي خريداري

شده مشتريان

وجه اجناس

تحويل شده

به مشتري

جه و

س جنا

ا

ي به حويل

ت

کپي

(: خريد 3نمودار گردش کار فعاليت )کاال

• تامين کنندگان

کاالامور مالي انبار واحد

حقوقيواحد تامين

و تدارکواحد

بازرگاني

درخواست ارائه مشخصات کاال

تهيه اطالعات کاال و خدمات و ارسال

جمع آوري و خالصه سازي اطالعات تامين کنندگان کاال

بررسي شرايط تامين کنندگان کاال

انتخاب تامين کنندگان کاال

مذاکره نهايي با تامين کنندگان منتخب

عقد قرارداد با تامين کنندگان منتخب

دريافت کاال از تامين کنندگان

پرداخت وجه کاالي دريافت شده

اعالم ختم قرارداد

1

98

8

6

2

5

4

3

10

7

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه فرآيندهاي کاري- )فعاليت خريد کاال(

تامين کنندگان

بخش تامين کنندگانتامين

و تدارک

بخش بازرگا

ني بخش انبار

انبار کاال

بخش حقوق

ي

بخش مالي

اعالميه درخواست اطالعات

کاال

بروشور اطالعات

کاال و خدمات درخواست

ي

گزارش خالصه پيشنهادا

ت تامين کنندگان کاال

ليست تامين کنند

گان منتخب

پيش فاکتور نهايي

براي فروش

کاال

(نامه 1درخواست

آخرين شرايط براي فروش کاال+

( مدارک 2قرارداد نهايي

فروش کاال

کاالي خريداري

شده

مدارک کاالي

دريافت شده

کاالي تحويل گرفته

شده

صندوق )نقدينگي(

اعتبار خريد کاال

چک بابت وجه کاالي

دريافتي

( در سطح اجزاي اليه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي اول سازمان

ساختار اجزاء و عوامل اجرايي سازمان ))عنوان سازمان(( )چارت سازماني(

مديريت فروشگاه

بخش حقوقي بخش فروش

مت

صديان فرو

ش

مت

صديا

ن فرو

ش حضوري

مت

صديا

ن فرو

ش تلفن

ي

کنترل کنندگان

تحويل داران

صندوقداران

بخش مالي و اداري

بخ

ش مالي

بخ

ش ارسال

انبار

بخ

ش تامين و تدارک

بخش بازرگاني

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه اجزاء رده اول سازماني- )فعاليت فروش حضوري(

تامين کنندگان

مشتريمديريت

فروشگاه

بخش بازرگا

ني

بخش فروش

بخش مالي و اداري

انبار کاال

بخش حقوق

ي

کاالهاي انتخابي مشتري

وجه کاالي انتخابي

ي الکا

ي ار

يدخر

يتر

ش م

دهش

صورتحساب تاييد شده

مشتري

صورتحساب

مشتري

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه اجزاء رده اول سازماني- )فعاليت فروش تلفني(

تامين کنندگان

مشتريمديريت

فروشگاه

بخش بازرگا

ني

بخش فروش

بخش مالي و اداري

انبار کاال

بخش حقوق

ي

مشخصات اقالم مورد نياز

بسته هاي

اقالم

مشتري

وجه اجناس

تحويل شده

به مشتري

اقالم بسته بندي شده مشتري

ليست اقالم تحويل

شده

ي درخواستاقالم مشتري

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه اجزاء رده اول سازماني- )فعاليت خريد کاال(

تامين کنندگان

تامين کنندگان

مديريت

فروشگاه

بخش بازرگا

ني

بخش فروش

بخش مالي و اداري

بخش حقوق

ي

پيش فاکتور نهايي

براي فروش

کاال

(نامه 1درخواست

آخرين شرايط براي فروش کاال+

( مدارک 2قرارداد نهايي

فروش کاال

ليست تامين کنند

گان منتخب

اعالميه درخواست اطالعات

کاال

بروشور اطالعات

کاال و خدمات درخواست

ي

گزارش خالصه پيشنهادا

ت تامين کنندگان کاال

چک بابت وجه کاالي

دريافتي

کاالي خريداري

شده

مشتري

( در سطح کل PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي سازمان

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه کل سازمان- )فعاليت فروش حضوري(

تامين کنندگان مشتري

فروشگاه کاال

کاالهاي انتخابي مشتري

وجه کاالي انتخابي

ي کاال

ي دار

ريخ

تريش

مده

ش

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه کل سازمان- )فعاليت فروش تلفني(

تامين کنندگان مشتري

فروشگاه کاال

مشخصات اقالم مورد نياز

بسته هاي

اقالم

مشتري

وجه اجناس

تحويل شده

به مشتري

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه کل سازمان- )فعاليت خريد کاال(

تامين کنندگان تامين کنندگان

فروشگاه کاال

پيش فاکتور نهايي

براي فروش

کاال

(نامه 1درخواست

آخرين شرايط براي فروش کاال+

( مدارک 2قرارداد نهايي

فروش کاال

کاالي خريداري

شده

مشتري

اعالميه درخواست اطالعات

کاال

بروشور اطالعات

کاال و خدمات درخواست

ي

چک بابت وجه کاالي

دريافتي

( تلفيقي در سطح PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کل سازمان

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه کل سازمان- کل فعاليت هاي سازمان )تجميع فعاليت ها(

مشتري تامين کنندگان

فروشگاه کاال

پيش فاکتور نهايي

براي فروش

کاال

(نامه 1درخواست

آخرين شرايط براي فروش کاال+

( مدارک 2قرارداد نهايي

فروش کاال

(کاالي خريداري شده 1فروشگاه

(کاالهاي انتخابي 2مشتري

مشتري

اعالميه درخواست اطالعات

کاال

( بروشور اطالعات کاال و خدمات 1درخواستي

( مشخصات اقالم مورد نياز2

(چک بابت وجه کاالي دريافتي 1)فروشگاه(

( وجه کاالي انتخابي )مشتري(2

1

مشتري(کاالي خريداري شده

2

مشتري( بسته هاي اقالم مشتريتحويل شده به وجه اجناس

( در فروشگاه PGFD)مدل هاي عمومي جريان فيزيکي کاال

اليه اجزاء رده اول سازماني- کل فعاليت هاي سازمان )تجميع فعاليت ها(

تامين کنندگان

تامين کنندگان

بخش بازرگا

ني

بخش فروش

بخش مالي و اداري

بخش حقوق

ي

پيش فاکتور نهايي

براي فروش

کاال

(نامه درخواست آخرين 1شرايط براي فروش کاال

( مدارک قرارداد نهايي 2فروش کاال

ليست تامين کنند

گان منتخب

اعالميه درخواست اطالعات

کاال

بروشور اطالعات کاال و

خدمات درخواستي

گزارش خالصه پيشنهادا

ت تامين کنندگان کاال

چک بابت وجه کاالي

دريافتي

کاالي خريداري شده

مشتري

(وجه کاالي انتخابي1( وجه اجناس تحويل شده 2

به مشتري مشتري

کاالهاي انتخابي

مشتري

1

ي ي خريدار

(کاال

يشتر

شده م

2

ي اقالم سته ها

( ب

يشتر

م

صورتحساب تاييد شده

مشتري

(صورتحساب 1مشتري

( ليست اقالم 2تحويل شده

ت اقالم صا

شخم

مورد نياز

اقالم بسته بندي شده مشتري

انبار کاال

اقالم درخواستي

مشتري

مدل هاي عمومي جريان منطقي در سازمان

فروشگاه کاال

( در سطح فرآيند LGFD)مدل هاي عمومي جريان منطقي انجام فعاليت هاي سازمان

(: 1نمودار گردش کار فعاليت )فروش حضوري

مسئول

کنترل

تحويلدار

صندوقدار

متصدي فروش مشتري

انتخاب کاال

کنترل اوليه کاال

ثبت کاال در ليست خريد مشتري

محاسبه مبلغ خريد مشتري

صدور فاکتور فروش

دريافت مبلغ خريد

بسته بندي کاالي خريداري شده

تطبيق فاکتور با کاال

تحويل نهايي کاال به مشتري

1

8

7

6

2

5

4

3

9

مدل هاي عمومي جريان منطقي در فروشگاه کاالاليه فرآيندهاي کاري- )فعاليت فروش حضوري(

مشتري

مشتري

.کنت1رل

اوليه کاال

مشخصات کاالهاي موجود

در فروشگاه

9 .تحويل نهايي کاال به مشتري

.تطب8يق فاکتور با کاال

7 .بسته بند

ي کاالي خريداري

شده

6 .دريافت

مبلغ . 5خريد

صدور فاکتو

ر فروش

.محاس4به مبلغ خريد مشتري

.ثبت 3کاال در ليست خريد مشتري

کاالهاي انتخابي مشتري

کاالهاي انتخابي کنترل

شده

کاالي ثبت شده در

ليست

کاالهاي محاسبه

شده

بسته هاي کاالي مشتري

فاکتور اجناس مشتري

ليست کاالهاي مشتري

جمع قيمت اجناس مشتري

وجه کاالي انتخابي

فاکتور تاييد شده اجناس

مشتري

بسته هاي تطبيق

يافته کاال کاالي خريداري

شده مشتري

مشخصات کاالي انتخابي

صندوق )نقدينگي(

وجه کاالي خريداري

شده مشتريان

مشخصات کاالهاي فروخته شده

فاکتور تاييد شده

(: 2نمودار گردش کار فعاليت )فروش تلفني

• واحد

ارسال )پيک(

تحويلدار

صندوقدار

متصدي فروش تلفني

مشتري

اعالم تلفني ليست اقالم مورد نياز

ثبت ليست اقالم مشتري

جمع آوري اقالم درخواستي

محاسبه جمع قيمت اقالم

صدور فاکتور فروش

بسته بندي اقالم درخواستي

تحويل اقالم به پيک

ارسال اقالم به مشتري

کنترل صحت اقالم

دريافت وجه اقالم

دريافت وجه اقالم از پيک

1

8

7

6

2

5

4

3

910

مدل هاي عمومي جريان منطقي در فروشگاه کاالاليه فرآيندهاي کاري- )فعاليت فروش تلفني کاال(

مشتري مشتري

فاکتورهاي فروش اقالم

8 .دريافت

وجه اقالم )از

مشتری )

7 .ارسال

اقالم به

مشتري

5 .بسته بندي اقالم درخواست

ي

6 .تحويل اقالم به پيک

4 .صدور فاکتو

ر فروش

3 .محاسبه

جمع قيمت اقالم

.جمع آو2ري

اقالم درخواس

تي

.ثبت 1ليست اقالم مشتري

9 .دريافت

وجه اقالم )از پيک(

مشخصات اقالم مورد نياز

ليست اقالم

مورد نياز مشتري

انبار کاال

ي درخواستاقالم مشتري

ليست اقالم

جمع آوري شده براي

مشتري

ليست اقالم

جمع آوري شده براي

مشتري

قيمت اقالم

جمع آوري شده براي

مشتري

اقالم

جمع آوري

شده براي

مشتري شدهبسته بندي اقالم

فاکتور فروش

اقالم

فاکتور فروش

اقالم صادر شده

اقالم تحويل شده به

پيک

اقالم مورد تقاضاي مشتري

وجه اجناس تحويل

شده به مشتري

مشخصات کاالهاي موجود

در فروشگاه

قيمت اقالم

وجه دريافت شده از مشتريان توسط پيک

صندوق )نقدينگي(

وجوه کاالهاي فروخته

شده

فاکتور فروش تاييد شده مشتري

فاکتورهاي فروش تاييد شده مشتريان

مشخصات ارسال به

مشتري

مشخصات ارسال به مشتريان

مشخصات ارسال به مشتريان

تاييديه فاکتورهاي

فروش

(: خريد 3نمودار گردش کار فعاليت )کاال

• تامين کنندگان

کاالامور مالي انبار واحد

حقوقيواحد تامين

و تدارکواحد

بازرگاني

درخواست ارائه مشخصات کاال

تهيه اطالعات کاال و خدمات و ارسال

جمع آوري و خالصه سازي اطالعات تامين کنندگان کاال

بررسي شرايط تامين کنندگان کاال

انتخاب تامين کنندگان کاال

مذاکره نهايي با تامين کنندگان منتخب

عقد قرارداد با تامين کنندگان منتخب

دريافت کاال از تامين کنندگان

پرداخت وجه کاالي دريافت شده

اعالم ختم قرارداد

1

98

8

6

2

5

4

3

10

7

مدل هاي عمومي جريان منطقي در فروشگاه کاالاليه فرآيندهاي کاري- )فعاليت خريد کاال(

1 .درخواست ارائه

مشخصات کاال

انبار کاال

9 .پرداخت

وجه کاالي

دريافت شده

. دريافت 8کاال از

تامين کنندگان

. عقد 7قرارداد با تامين کنند

گان منتخب

. مذاکره 6نهايي با تامين کنند

گان منتخب

5 .انتخاب تامين کنندگان کاال

4 .بررسي شرايط تامين کنندگان کاال

10 .اعالم ختم قراردا

د

3 .جمع آوري و خالصه ساز

ي اطالعات تامين

کنندگان کاال

مشخصات کاالهاي موجود در فروشگاه مشخصات

کاالهاي تامين کنندگامورد نياز

ن

مشخصات کاال و خدمات مورد نياز

اطالعات کاال و خدمات درخواست

ي

مشخصات تامين کنندگان کاال

و خدمات

مشخصات تامين کنندگان کاال و خدمات

مورد نياز

اطالعات کاال و خدمات

تامين کنندگان

اطالعات کاال و خدمات دريافتي

خالصه اطالعات

تامين کنندگان

نتايج بررسي شرايط

تامين کنندگان

خالصه اطالعات

تامين کنندگان

تامين کنندگان

اعالميه درخواست

مذاکره نهايي

مشخصات تامين کنندگان منتخب

صورتجلسات مذاکرات نهايي با تامين کنندگان

قراردادهاي خريد کاال و

خدمات

قرارداد خريد کاال و خدمات از

تامين کننده

تامين کنندگان

قرارداد خريد کاال و خدمات از

تامين کننده

کاال و اقالم مورد

نياز

کاال و اقالم

دريافت شده

مشخصات کاال و خدمات دريافت شده

مشخصات کاال و خدمات دريافت شده

صندوق )نقدينگي(

ميزان اعتبار موجود

وجه کاالي دريافت

شده

( در سطح LGFD)مدل هاي عمومي جريان منطقي فعاليت هاي سازمان

نمودار جريان منطقي داده و اطالعات در فروشگاه کاال

اليه فعاليت هاي اصلي سازمان

فروش تلفني

فروش حضور

ي

خريد کاال

مشتري

مشخصات کاالهاي موجود

در فروشگاه

کاالهاي انتخابي مشتري

وجه کاالي انتخابي

صندوق )نقدينگي(

وجه کاالي خريداري

شده مشتريان

مشخصات کاالي انتخابي

کاالي خريداري

شده مشتري

مشتري مشخصات اقالم مورد

نياز

انبار کاال

اقالم درخواستي

مشتري

قيمت اقالم

وجوه کاالهاي فروخته

شده

اقالم مورد تقاضاي مشتري

وجه اجناس تحويل

شده به مشتري

فاکتور فروش تاييد شده

مشتري

مشتريکاال و اقالم

دريافت شده

تامين کنندگان

کاال و اقالم مورد

نياز

ميزان اعتبار موجود

(اعالميه درخواست 1مذاکره نهايي

( قرارداد خريد کاال و 2خدمات از تامين کننده

( مشخصات کاال و 3خدمات مورد نياز

مشخصات کاال و خدمات دريافت شده

مشخصات کاالهاي مورد نياز

اطالعات کاال و خدمات درخواستي

وجه کاالي دريافت

شده

( در سطح کالن LGFD)مدل هاي عمومي جريان منطقي سازمان

نمودار جريان منطقي داده و اطالعات در فروشگاه کاال

اليه کل سازمان

فروشگاه کاال

کاالهاي انتخابي مشتريمشتري

وجه کاالي انتخابي کاالي

خريداري شده

مشتري

مشتري مشخصات اقالم مورد

نياز

اقالم مورد تقاضاي مشتري

مشتري

تامين کنندگان

کاال و اقالم مورد

نياز

(اعالميه درخواست 1مذاکره نهايي

( قرارداد خريد کاال و 2خدمات از تامين کننده

( مشخصات کاال و 3خدمات مورد نياز

اطالعات کاال و خدمات درخواستي

وجه اجناس تحويل

شده به مشتري

فاکتور فروش تاييد شده

مشتري

وجه کاالي دريافت

شده