Методичні рекомендації щодо оформлення довідки з місця навчання,

яка надається для здійснення реєстрації для участі у зовнішньому незалежному

оцінюванні

УКРАИНСКИЙ ЦЕНТР ОЦЕНИВАНИЯ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯУКРАИНСКИЙ ЦЕНТР ОЦЕНИВАНИЯ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯСимферопольский региональный центр оценивания качества образованияСимферопольский региональный центр оценивания качества образования

Сімферополь, 2012Сімферополь, 2012

Методичні рекомендації розроблені відповідно до:- Типової інструкції з діловодства у центральних органах

виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.11 №1242 (далі - Типова інструкція з діловодства),

- Регламенту проведення реєстрації осіб, які виявили бажання пройти зовнішнє незалежне оцінювання в 2013 році, затвердженого наказом Українського центру оцінювання якості від 29.11.12 № 104

та з метою запобігання відмов абітурієнтам у реєстрації на зовнішнє незалежне оцінювання 2013 року через неправильне оформлення довідок навчальними закладами системи загальної середньої освіти.

1. Загальна інформація

У 2012 році регламентною комісією Сімферопольського РЦОЯО було прийнято рішення про відмову в реєстрації на зовнішнє незалежне оцінювання з причини неправильного оформлення довідки навчальними закладами 445-ом абітурієнтам.

Зокрема: Автономна Республіка Крим – 113;

м. Севастополь – 68;Херсонська область – 264.

2. Рекомендації щодо оформлення

довідки з місця навчання

2.1. Загальний опис

Відповідно до п.19, 23 Типової інструкції з діловодства для виготовлення бланків типової

довідки з навчального закладу системи загальної

середньої освіти використовуються аркуші паперу формату

А4 (210х297 міліметрів) та А5 (210х148 міліметрів).

Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері

високої якості фарбами насичених кольорів.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів): 30 - ліве;

10 - праве; 20 - верхнє та нижнє.

Також довідка може видаватися на офіційних бланках навчального закладу,

які мають виготовлятися відповідно до державних вимог зазначених у п.19-21

Типової інструкції з діловодства.

Типова довідка має містити усю необхідну

інформацію щодо отримання учнем

атестата про повну загальну середню освіту в поточному

році, та мати вигляд:

2.2. Оформлення кутового штампу довідки

У лівому верхньому кутку довідки проставляється

кутовий штамп навчального закладу, в якому обов’язково має бути зазначено:

- реєстраційний номер довідки, - дата видачі довідки.

Реєстраційний номер довідки повинен складатися

з індексу за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також

інший індекс, що застосовується в установі) та порядкового номеру, наприклад: 02-15/258,

де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер

(п.34 Типової інструкції з діловодства).

У наступному рядку посередині українською мовою зазначено:

Довідка.

Наприклад:1. Якщо проставляється кутовий штамп:

2. Якщо довідка видається на офіційному бланку навчального закладу, то реквізити документа вказуються в спеціально відведених місцях цього бланку:

2.3. Внесення інформації про особу, якій видається довідка

Нижче розміщено слово «Видана» та дві горизонтальні лінії, де необхідно

зазначити прізвище, ім’я, по батькові особи, яка є випускником відповідного навчального

закладу та бажає зареєструватися для проходження ЗНО 2013.

Прізвище, ім’я, по батькові необхідно зазначити державною (українською) мовою

в родовому відмінку без скорочень.

Будьте уважні! Прізвище, ім’я, по батькові учня у довідці

повинно збігатися з ПІБ, зазначеними в документі,

що посвідчує цю особу. Якщо учень має паспортний документ, виданий

неукраїнською мовою, то необхідно вказати ПІБ так,

як буде заплановано внести до атестату.

Наприклад:

2.4. Інформація щодо назви

навчального закладу Нижче міститься текст: «про те, що він (вона)

здобуває повну загальну середню освіту в» і горизонтальні лінії для зазначення повної

назви навчального закладу, в якому особа навчається та здобуває повну

загальну середню освіту.

Відповідно до п.30 Типової інструкції з діловодства необхідно вказувати

найменування установи, яке має відповідати найменуванню, зазначеному в положенні

(статуті) про цей навчальний заклад.

Наприклад:

2.5. Інформація про адресу

навчального закладу У наступному рядку зазначено текст: «Адреса навчального закладу:» та

горизонтальні лінії для зазначення повної юридичної адреси

навчального закладу, в якому особа навчається та здобуває повну загальну середню освіту у

поточному році.

Відповідно до п.31 Типової інструкції з діловодства реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку,

назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Наприклад:

2.6. Інформація про дату отримання атестата

про повну загальну середню освіту

Нижче зазначено: Очікувана дата отримання атестата про повну загальну

середню освіту.

У наступному рядку відведено місце, де необхідно зазначити місяць та рік видачі

атестата про повну загальну середню освіту.

Будьте уважні! Довідка видається тільки тим особам,

які здобувають повну загальну середню освіту в цьому поточному навчальному році!

Вказується місяць та рік очікуваного отримання

атестата про повну загальну освіту, заплановані міським (районним) відділом

освіти!

Наприклад:

2.7. Інформація про тип навчального закладу

Далі розміщено текст, де необхідно вибрати та позначити необхідний тип навчального

закладу.

Тип навчального закладу повинен відповідати типу, зазначеному в статуті цього навчального

закладу:

2.8. Інформація про регіональний центр, у який подається довідка

Нижче потрібно зазначити назву регіонального центру оцінювання якості освіти, у який

подається довідка. Особи, яки виявили бажання проходити зовнішнє незалежне оцінювання в містах,

які відносяться до Автономної Республіки Крим

(в т.ч. м.Севастополь) та Херсонської області повинні вказати:

Сімферопольський регіональний центр оцінювання якості освіти.

Наприклад:

2.9. Затвердження довідки

В останньому рядку заяви відведено місце, де керівник навчального закладу обов’язково

повинен проставити особистий підпис, зазначити власне прізвище й ініціали,

та поставити печатку навчального закладу.

Підпис складається з найменування посади особи,

яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів та прізвища

(відповідно до п.53 Типової інструкції з діловодства)

У разі відсутності керівника навчального закладу, довідку повинна підписати особа,

що виконує його обов'язки, або його заступник.

У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка

підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо

документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа

ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання

до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у

разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

Відбиток печатки на довідці ставиться таким чином,

щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала

документ (але не підпис посадової особи),

або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

Наприклад:

Якщо правильно заповнювати усі необхідні поля, то довідка повинна мати наступний

вигляд:

3. Перелік найчастіших порушень, які виникали

у абітурієнтів минулого року

під час оформлення довідок з навчального

закладу

3. Перелік найчастіших порушень, які виникали у абітурієнтів минулого року під час

оформлення довідок з навчального закладу:

- відсутність кутового штампа та/або реквізитів довідки (дати видачі довідки та номеру);

- написання прізвища ім’я, по батькові учня у довідці, які не співпадають з написанням цих даних у паспортному документі;

- невірно вказано дату отримання атестата про повну загальну середню освіту (здійснити реєстрацію на ЗНО можуть лише особи, які в поточному році отримають атестат про повну загальну середню освіту, або отримали його раніше);

- на довідці були відсутні печатка навчального закладу, підпис керівника закладу, його прізвище та ініціали.

Якщо довідка з навчального закладу буде оформлена

з порушеннями вимог до її оформлення, реєстраційні документи будуть відправлені

на розгляд регламентної комісії Сімферопольського РЦОЯО.

Такі довідки через відсутність даних, які обов’язково повинні бути зазначені,

визнавалися недійсними. Внаслідок чого, абітурієнтам було відмовлено в реєстрації на зовнішнє незалежне оцінювання

через надання не всіх документів, необхідних для здійснення

реєстрації.

4. Рекомендації щодо організації видачі довідок

з місця навчання

4.1. Підготовчі заходи

Працівники навчальних закладів, відповідальні за видачу довідок,

можуть підготуватися заздалегідь до проведення цього заходу.

Для цього вже зараз можна підготувати бланки довідок, у яких можна друкарським засобом заздалегідь зазначити інформацію, яка є однаковою для усіх

довідок:

- назву навчального закладу, у якому учень здобуває повну загальну середню освіту;- адресу навчального закладу;- тип навчального закладу; - очікувану дату отримання атестата про повну загальну середню освіту;- назву регіонального центру оцінювання якості освіти, до якого подаватиметься довідка;- ініціали та прізвище керівника навчального закладу.

Таким чином форма довідки для відповідного навчального закладу

матиме вигляд:

4.2. Видача довідок з місця навчання

У разі здійснення підготовчих заходів щодо видачі довідок, до них необхідно:

1. Внести прізвище, ім’я, по батькові учня;2. Поставити кутовий штамп;3. Вказати реєстраційний номер та дату видачі

довідки;4. Поставити печатку та підпис керівника

навчального закладу.

2, 3

1

4

Видачу довідок можна проводити двома способами:

1. Звичайний спосіб - видача довідок за зверненням учнів;

2. Організований спосіб - довідки оформлюються для всіх учнів навчального закладу заздалегідь та одночасно, видача довідок здійснюється організовано в один день до початку реєстрації на ЗНО:

- на класних годинах у період з 20 до 28 грудня;

- під час проведення уроку інформатики «Робота з програмою створення заяви-реєстраційної картки» у період з 15 до 26 грудня.

Вважаємо, що для уникнення помилок під час оформлення довідок та для більш ретельної

перевірки даних, зазначених у довідці, доцільніше використовувати

саме другий спосіб.