安徽行政学院 刘鹰安徽行政学院 刘鹰

公文的规范与艺术公文的规范与艺术

第一节 规则第一节 规则参看《写作》第 9页

1. 国家行政机关公文处理办法 2. 中国共产党机关公文处理条例 3. 国家行政机关公文格式 4. 安徽省行政机关公文处理实施细则 5. 安徽省党的机关公文处理办法

以上参看《实用公文写作》 (以下简称《写作》 )第 308—371 页

一、办文规则概述 ( 一 ) 符合党的路线方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定

查查霸气的“红头文件”《人民日报》 2009 年 3月 22 日

参看《写作》第 9 、 312 、 323页

安徽省效能建设考核评分细则（皖效建组发〔 2008 〕 2号）

机关出台文件、政策违反党和国家及上级有关部门规定被查实的，扣10分。

1. 可发可不发的文件坚决不发 可开可不开的会议坚决不开

( 二 ) 行文应当确有必要 , 注重效用

2. 杜绝万岁文与接力文

《人民日报》 2009 年 3月18 日报道 ,河北唐山市委、市政府将 38个会并成 1个会，开会时间只用了 150 分钟。

关于国务院办公厅精简会议文件改进会风文风的意见

减少文件数量。……凡已及时公开发布的文件，各地区、各部门不得层层发文转发。

本单位无新规定

安徽省行政机关公文处理实施细则 为减少重复性行文 ,凡上级公文已有明确规定 ,本级无需再作具体要求的 ,可以不行文 ,而将原文翻印下发。

参看《写作》第 350 、 359页

安徽省党的机关公文处理办法 对上级下发的文件 ,如果没有明确的规定和要求 , 不发一般性的转发通知和照搬照抄式的贯彻意见。

( 三 ) 根据隶属关系和职权范围确定行文关系 ( 四 ) 部门之间对有关问题未经协商一致 , 不得各自向下行文 参看《写作》第 311 、 312

页

( 五 ) 上行文一般不报送上级领导个人

《细则》第二十一条 : 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；如属上级机关负责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。

关于进一步规范公文处理工作有关问题的通知

皖政办〔 2006 〕 14 号 主送省政府的公文不抄送省政府领导同志个人。

第 44 条：省政府机关一般公文在 10日内办结，涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应力争在 3个工作周内办结。确有困难的，应当予以说明。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应在 2日内退回交办单位并说明理由。

安徽省行政机关公文处理实施细则

《写作》第 353 页

( 六 ) 承办部门收文后应及时办理，不得延误、推诿

二错误原因分析

1. 不注意政策变化

2.涉及不熟悉专 (行 )业

3. 被指导用书的错误误导

( 一 ) 无意造成

参看《写作》第 333 、 348页

务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。不得采取“此页无正文”的方法处理。

《细则》第十一条 2001 年 1月 1日起执行

( 公文 )末页若无正文 ,……应在末页第二行注明“ (此页无正文 )”

( 二 ) 有意为之

1. 被动违规

2.主动违规

国发〔 2010 〕 13号

皖政〔 2010 〕 4号

中发〔 2010 〕 30号

发文字号 ⑴顺序：机关代字、年份、序号 ⑵括号：六角括号 ⑶ 年份：完整

第二节 文字第二节 文字

必训科目 6 项 :公文写作、公文处理、汉字书写与记录、电子政务、语言表达、调查研究。考核不合格者不予提拔。

沈阳日报 2009 年 9 月 26 日报道 经辽宁省政府批准，在全省行政机关公务员中开展 15 项基本功训练。

( 一 ) 减少错漏

1.标点符号

一、准确

一切从国外进口的果树苗免征关税

参看《写作》第 25页

参看《写作》第 81 页

商品使用未注册商标必须在商品和包装上标明企业的名称和地址

2.字词

3. 数字

用汉字的特殊情况

《办法》第二十六条

公文中的数字 , 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

参看《写作》第 26页

( 二 ) 把握词义

国务院关于 80 次特快旅客列车颠覆事故的处理决定

会议认为，这是一起重大责任事故，这起事故连同一月份发生的另外两起重大铁路运输事故，给人民的生命财产造成了重大损失，铁道部部长×××同志有失职守，对这三起重大事故负有领导责任。

以上、以下、以内

2.慎用多义字词语

4. 注意词语的感情色彩

3.慎用模糊词语 参看《写作》第 27页

1.忌用不规范词语

原则同意、大多数、今后、近来基本上、各种措施、有关部门

不必要精确交代

不便于精确交代

不便于精确交代

教育部办公厅关于严禁研究生招生单位举办考研辅导班的通知

高等学校特别是招生单位要加强教师的教育和管理。适当时候 ,教育部将组织专门的检查和抽查。

《办法》第二十五条引用公文应当先引标题，后引发文字号。

( 三 ) 语序恰当 1.符合规范

参看教材第 120 页

2.准确表意

第九十九条 地方各级人民代表大会在本行政区域内，保证宪法、法律、行政法规的遵守和执行；……

第四十五条 国家和社会保障残废军人的生活，抚恤烈士家属，优待军人家属。

中华人民共和国宪法

( 四 ) 符合逻辑

请批准 直言判断如无不妥 , 请批准 选言判断

参看教材第 28 页

以上妥否 , 请批准。

( 一 ) 慎用指令性语言

三、合体符合公文的语体风格，不能错位

( 二 ) 慎用口语　　公文以庄重文雅的书面语言为主 ,以贴近生活、人人都能理解的的口语为辅。但太俗和不雅的口语绝不能使用。

( 三 ) 慎用专业语言

第三节 文种第三节 文种

《办法》第二十五条第三款

公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

参看《写作》第 313 页

一、选用原则

二、常用文种分类

( 一 ) 按行文关系划分 1. 上行文—请示、报告、意见 2.平行文—函、公告、通告、通知、 意见、 会议纪要 3. 下行文—决定、意见、公告、通告、 通知、意见、通报、批复、 会议纪要

参看《写作》第 7 页

平行文 : 不相隶属机关之间的行文例 :

安徽行政学院 合肥市人事局

××乡政府 省发改委

( 二 ) 按行文目的和文种用途划分 1. 指令性公文 决定、意见、通告、 通知、通报、批复； 2. 告知性公文 公告、通告、通知、 通报、报告、函、 会议纪要； 3. 请求性公文 请示、函 4. 建议性公文 意见 5.商洽性公文 函 6.奖惩性公文 决定、通报 7.答复性公文 报告、函、批复

请示——适用于向上级机关请求指示、批准事项。

报告——适用于向上级机关汇报工作 ,反映情况 ,答复上级机关的询问。

请求性上行文

陈述性上行文

( 一 ) 请示与报告混淆三、常见使用错误

第二十三条：“报告”不得夹带请示事项，公文文种不得用“请示报告”一类混合文种。对“报告”中夹带请示事项的公文，收文机关可按报告处理，不予答复。

安徽省行政机关公文处理实施细则

( 二 ) 用请示或报告代替函

请示 :适用于向上级机关 请求指示、批准。报告 :适用于向上级机关 汇报工作，反映 情况，答复上级机关的询问。 函 : 适用于不相隶属机关 之间相互商洽 工作，询问和答复问题，请求批准 和答复审批事项 ”

报告：向上级机关汇报工作、反映情况 ,提出意见或建议，答复上级机关的询问。

( 三 ) 行政机关用报告提建议和意见

关于……………………的报告

近来 ,……为进一步解决……问题 ,特提出以下意见 (或建议 ):

《细则》“报告”不得夹带请示或需要办理的建议事项

意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法

( 四 ) 批复与复函混淆

参看《写作》第 309-310页

函 : 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项

《办法》第 9条

批复 :适用于答复下级机关的请示事项

海关总署： 你署《关于增设出口加工区的请示》(署加发〔 2003 〕 51 号 )收悉。经国务院批准，现函复如下： 一、同意增设以下出口加工区：上海青浦出口加工区、漕河泾出口加工区…… 二、……

国务院办公厅 (章 )二○○三年三月十日

国务院办公厅关于增设出口加工区的复函

参看《写作》第 197页

( 五 ) 用奖惩决定代替奖惩通报

《办法》第 9条

决定——适用于对重要事项或者重大行动做出安排 ,奖惩有关单位及人员，…… 通报——适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

( 六 ) 用通知奖惩单位与人员

《办法》第 9 条 通知——适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 通报——适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

(七 ) 通知与通告混淆

《办法》第 9 条

通告——适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通知——适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

国务院《行政法规制定程序条例》第三条：国务院各部门和地方人民政府制定的规章 ,不得称“条例”。

(八 )滥用条例

《条例》第七条第十一款 : 条例“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”。

(九 )滥发公告

《办法》第 9条：公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”

1. 公告的适用范围参看《写作》第 183页

2. 公告的发布权限 向国内外宣布重要事项的公告——国家领导机关及其授权单位 宣布法定事项的公告——国家法律、法规限定的单位

安徽省司法厅公告 第 1号

根据司法部《司法鉴定机构登记管理办法》规定，核准“××××建筑工程司法鉴定所”为面向社会服务的司法鉴定机构，现予以公告。 名 称：…… 许可证号：…… 法定代表人：…… ……

参看《写作》第 106 页

( 一 )心态因素

三、错误原因分析

( 二 ) 知识因素

一般的非行政公务以法定文种发文

第四节 文风第四节 文风

习近平努力克服不良文风 积极倡导优良文风

党风决定着文风，文风体现出党风

一、戒大话

为……充分重视这一活动，行动前要把此件原原本本向大家进行传达，并组织讨论，让大家充分发表意见，以利于统一思想、统一行动、统一贯彻、统一意志。

参看《写作》第 24页

开头 :在…… (大好形势 ) 下 ,在…… (精神指引 ) 下 ,在…… (关心指导 )下 ,在…… (支持协助 ) 下 ,

结尾 :今后 ,我们将高举……旗帜 ,以……为指导 (引领 ),以……为……

二、戒套话

（四）提高文件质量。起草文件和讲话稿要注重针对性、指导性和可操作性，突出主题，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。倡导清新简练的文风，做到意尽文止、条理清楚、文字精炼。

关于国务院办公厅精简会议文件改进会风文风的意见

二○○七年十二月三十一日

二、戒假话

习近平 假，就是夸大其词，言不由衷，虚与委蛇，文过饰非。不顾客观情况，刻意掩盖存在的问题，夸大其词，歌功颂德。

三、戒长话

习近平 长，就是有意无意地将文章、讲话添枝加叶 ,短话看似面面俱到，实则离题万里。

习近平

尽可能开短会、讲短话、发短文。这“三短” ,就是我们应当大力倡导的风气。

第五节 标题第五节 标题

标题三要素：

发文机关 主要内容 公文种类

××市××局

关于××××的

通知

一、准确、简洁

关于废气污染宿舍区环境的请示

关于我厂绿化祖国搞生态平衡工作的情况报告

( 一 ) 语句通顺、无歧义 ( 二 ) 准确概括正文

( 三 )除法规、规章名称加书名号外 , 一般不用标点符号 ( 《办法》第十条 )

关于转发省 ×× 厅《关于 ×××××× 的意见》的通知

参看《写作》第 310页

1. 省略发文机关

参看《写作》第 347 页

《安徽省行政机关公文处理实施细则》第十一条第六款 :

为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文机关。

( 四 ) 三要素的省略

2. 省略主要内容

国务院公告 ××市交通局通告

3. 省略公文种类

仅限批转、转发性通知

国务院办公厅关于严厉打击非法发行股票和非法经营证券业务有关问题的通知

安徽省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于严厉打击非法发行股票和非法经营证券业务有关问题的通知

参看《写作》第 69 、 124 页

二、美观、规范( 一 )排列对称、适当

( 二 )回行时 , 要保持词意完整

关于举办全省贫困地区乡镇领导干部培训班的通知

关于举办全省贫困地区乡镇领导干部培训班的通知

参看《写作》第 68 、 69页

（参看《写作》第 116 页）

第六节 通 知第六节 通 知

一、概述( 一 ) 性质与用途

适用于批转下级机关的公文 ,转发上级机关和不相隶属机关的公文 ,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

兼有指令性和告知性，可以平行和下行

( 二 ) 分类 1．按工作性质划分 (1)执行性 (2) 转发性 (3) 周知性 (4) 会议性 (5)任免性(6) 发布性

2．按发文形式划分 (1) 直发性 (2) 转发性

二、正文常用结构

( 一 )执行性通知 1. 发文缘由

2.具体事项3.结语

关于加强营业性歌舞厅娱乐场所管理的通知

根据中华人民共和国文化部 6号令《营业性歌舞娱乐场所管理办法》…… ,现对我市营业性歌舞娱乐场所的经营活动作如下规定：

参看《写作》

第 118 页

1.发文缘由 (1)依据 (政策或事实) (2)目的(为……)

关于加强办公设备管理与维护等若干事项的通知

办各处室： 近几年，监管办为各处室和监察员陆续配备了包括台式电脑、笔记本电脑、打印机、数码相机、移动硬盘、 U 盘、录音笔等办公设备。随着设备配置的不断完善，设备的管理与维护问题显得日益突出。为加强节约型机关建设，充分利用办公设备，提高机关工作效率，更好地推动工作开展。现就加强设备日常管理与维护等有关事项通知如下：

2. 具体事项 (1) 事由一致 (2)合理分条 3. 结语 请……执行

××局《×××××》已经×××× 同意 ,现转发给你们 , 请……执行。

中国红十字会总会《关于进一步加强红十字会工作的意见》已经国务院同意 ,现转发给你们 , 请认真贯彻执行。

1. 正文一般结构 (1) 具体事项 (2) 结语——执行要求

( 二 )转发性通知 ( 批转、转发、印发 )

安徽省人民政府关于印发安徽省应对气候变化方案的通知

皖政〔 2010 〕 5号

现将《安徽省应对气候变化方案》印发给你们 ,请结合本地、本部门实际，认真贯彻执行。

现将《 ××××××××》印发给你们，请……执行。

2. 正文特殊结构 参看《写作》第 124 页

经省政府同意，现将……转发给你们，请认真遵照执行。 长江由中央和地方双重领导港口管理体制改革工作政策性强、涉及面广 ,有关市人民政府、省政府有关部门要顾全大局、通力合作 ,按照精简高效、权责一致的原则和市场经济的要求 ,切实搞好改革；要加强思想政治工作 , 精心拟定、认真实施改革方案 , ……

2. 具体事项 (1) 参加人员 (2) 时间 (3) 地点 (4) 其他有关事项 会议主要内容、食宿安排、有关费用、联系方法……等等3. 结语——特此通知

( 三 )会议性通知 1. 发文缘由 依据、目的、会议名称

三、写作要求 ( 一 )依据明确

根据上级有关规定

根据上级指示精神

根据省政府《关于…………………的决定》(×政〔2010〕 3号 )文件规定,

( 二 )措施得当1.符合法律、政策2. 切实可行3.清晰严密

1. 会议不安排食宿，请自行解决。

2.每人收资料费 120元，现金及或转账皆可

第七节 请 示第七节 请 示

一、主送原则

( 一 ) 一般只写一个主送机关( 二 ) 除上级机关负责人直接交办的事项 外 , 不得以机关名义向上级机关负责 人报送“请示”、“意见”和“报告”( 三 ) 一般不得越级请示

二、正文

( 一 )发文缘由 办什么事——陈述情况。涉及请示事项的背景、现状等 , 文字表述力求简洁、明确。 为什么要办——阐述理由。

关于日杂果品公司改建营业楼的请示

我社所属日杂果品公司位于向阳中路 , 是最繁华的商业地段 , 共有平房 14 间 ( 343平方米 ), 建于 1965 年。现相邻的百货、二轻、针纺等商业大楼相继而起 ,唯独日杂果品公司商场低矮破旧 , 既不适应新形势 , 又影响市容。县政府负责同志多次催促建楼, 最近又指示 : 如今年仍不建楼 , 就将此地基换交外单位建造。为此 , ……

《写作》第 164 页

( 二 )具体事项 怎么办。可提出一种或几种方案。

为此 ,我社研究 ,拟改建四层营业楼 ,总面积〷〷平方米 ,每平方米造价 400元 ,共需资金约〷万元。资金来源 : 公司建设资金、职工集资、社会筹集和部分设备贷款。 如无不妥，请批准。

关于日杂果品公司改建营业楼的请示

征询语 : 妥否、以上妥否、是否可行 当否、以上当否、如无不妥

以上妥否，请批示。

参看《写作》第 160 页( 三 )结语 1. 规范 2. 另起一行

期复语 : 请指示、请批准 请批复、请批示

关于日杂果品公司改建营业楼的请示 我社所属日杂果品公司位于县城向阳中路,是最繁华的商业地段 ,共有平房 14 间 (343平方米 ), 建于 1965 年。现相邻的百货、二轻、针纺等商业大楼相继而起 ,唯独日杂果品公司商场低矮破旧 ,既不适应新形势 ,又影响市容。县政府负责同志多次催促建楼 ,最近又指示 : 如今年仍不建楼 ,就将此地基换交外单位建造。为此 ,我社研究 ,拟改建四层营业楼 ,总面积〷〷平方米 ,每平方米造价 400元 ,共需资金约〷万元。资金来源：公司建设资金、职工集资、社会筹集和部分设备贷款。 如无不妥，请批准。

三、写作要求 ( 一 )遵守规则 ( 二 ) 注意技巧

1.提出要求 : 符合实际 ;留有余地2.阐述理由 : 以法服人 ;以情服人 ;以理服人

西晋李密《陈情表》

班超《绝域请还疏》

与上级的观念一致与上级的需求互补

思考与练习

关于撤除消雹降雨炮点的报告

市委、市政府： 在上级党委和政府的正确领导下 , 在人民解放军的大力支持下 , 我县 ×× 、 ×× 、××三个地点设立的三个炮点 , 从今年五月初开始工作。迄今已有两月 , 进行消雹、降雨作业各一次 , 收到了较好的效果 , 为夺取今年农业丰收作出了贡献。鉴于目前下雹季节已过 , 又加雨情良好 , 炮点暂不需要 ,拟撤除。妥否 , 请批准。

××县人民政府××××年七月十日参看《写作》第 175 页

（参看《写作》第（参看《写作》第 147147 页）页）第八节 报 告第八节 报 告

一、性质与用途 陈述性上行文

意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法

《办法》 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

《条例》 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议 ,答复上级机关的询问。

二、正文常见结构( 一 )汇报工作的报告 1. 发文缘由 交待背景、概述情况

根据省委、省政府领导同志的指示 ,我厅于去冬派人到 ×× 市和 ×县 , 与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了一些调查。 ×× 市委、市政府和 ×县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下：

2. 具体事项

⑴按内容分段 成绩、做法、体会 ( 经验 ) 、问题⑵按经验体会分段

特此报告 3. 结 语

1.发文缘由 概述情况、交代目的

事前报告：拟采取的措施 事后报告：已采取的措施事中报告：已采取的措施和下一步 将采取的措施

特此报告

( 二 )反映情况的报告

3.结 语

2.具体事项

国务院办公厅关于进一步规范公文处理工作若干事项的通知

国办函〔 2007 〕 8 号

　　向国务院或国务院办公厅报送公文 ,应抓紧做好有关前期工作 ,适时上报。…… 确属紧急事项的 ,应在文中注明紧急原因及在本部门的办理过程。

( 三 ) 报送材料的报告

省政府： 现将××××学院《 2009 年工作总结和 2009 年工作要点》报上，请审阅。

二○○九年一月十八日

三、写作要求( 一 ) 实事求是

( 二 ) 条理清楚

参看《写作》 P176～ 178

……发动群众全面开展增产运动。首先 ,抢排受涝、受渍作物。全县有一百万亩旱中秋作物受涝受渍 , 发动群众拆除了所有土坝和土牛 ,开挖排水沟渠四千六百三十多条 ,……减轻涝渍危害 ,目前已排出受涝受渍作物八十多万亩。加强这些作物的田间管理 ,及时防治可能出现的病虫危害 , 争取每亩多收 10至 20斤……其次 , 分秒必争 ,抢补晚秋作物 ,对内涝受淹的××、××地区 ,动用所有机械和排水工具 ,做到排一片种一片、排一亩种一亩 ;沿×、×河洪水淹没地区 ,泄洪之后 ,跟水补种 ,做到一亩不丢 ,寸土不闲 ,目前已抢补各种晚秋作物四万一千多亩。第三 ,大力开展多种经营 , 在灾区扶持群众和社队把所有能够兴办的农、付产品加工、编织、养殖等事业切实抓起来 ,商业部门要方便群众 ,把群众手中生产出来的东西全部收购上来 ,想方设法增加群众的收入 ,增强群众的抗灾能力 ,……

一、抢排受涝、受渍作物 发动群众拆除所有土坝和土牛 , 开挖排水沟渠 4630多条 ,千方百计降低地水位 , 减轻涝渍危害…… 二、抢补晚秋作物 对内涝受淹的××、××地区 ,动用所有机械和排水工具 ,做到排一片种一片、排一亩种一亩 ;…… 三、大力开展多种经营 ……

　　 1991 年 5月 6日深夜，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，霎那间 ,美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没。接连几天如注的暴雨 ,淹没了田野、冲毁了村庄和工厂，交通、通讯、电力一度中断。这一百年不遇的特大洪涝灾害，给我乡造成了不可估量的损失。　　

( 三 )表述恰当

( 四 ) 文字简洁

邓小平 :“周总理四届人大的报告 ,毛主席指定我负责起草 , 要求不得超过五千字 ,我完成了任务。五千字 , 不是也很管用吗？我建议抓一下这个问题。”

思考与练习思考与练习

这次洪水来势猛、水位高、时间长 ,仅次于 1968 年和 1954 年的大水。……由于×洼蓄洪 ,×洼下圈破堤 ,全县受灾严重 在县委、县人民政府的领导下，全县人民上下一条心 ,湾区抓抗洪 ,岗区抓增产，在午季增产丰收的基础上决心战胜一切灾害，争取全年粮食亩产不少于去年五亿七千万斤的水平 ,做到大灾之年不减产 , 以实际行动回答省、地委和省人民政府、行署对我们的支持和关怀。

参看《写作》 P176～ 178

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