الرسالة الإدارية ساره عبد الله الصبيح

ريةإلدا

لة االرسا

صبيحه ال

د اللاره عب

س

هـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم[email protected]الله الصبيح-

اإلدارية الرسالة تعريفباسم محررة رسمية وثيقة هي

شخصية كانت إن الموقعالمؤسسة • أو العام المرفق وباسم

. يبعث التي هي أو إدارية كانت إنأو شركة أو إدارة في موظف بها

أخرى جهة إلى إدارة بها تبعثفيها يطلب العمل تخص ألمور

أو طلب على يرد أو أمرا مرسلها. ما موضوع عن يستفسر


أهمية الرسالة اإلداريةأهم وسيلة لنقل المعلومات •

واألفكار والحلول في األعمال المكتبية.

شكل توثـــيــــــــــقي في •األعمال المكتبية.

وثيقة هامة لنقل المعلومات •من مستوى إداري إلى مستوى

.إداري آخر


ال ةاإلداري رسالةمميزاتالموضوعية

والبساطة الوضوح

والدقة اإليجاز

المجاملة


اإلدارية للرسالة التقديم صيغ

التي • العبارات تلك بها ويقصدو اإلدارية الرسالة بها تستهل

عند المحرر من المستعملةالصيغ , هذه الكتابة في الشروع

المضمون إلى القارئ تمهدهـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم

[email protected]الله الصبيح-

التقديم صيغ

بمرجع • التقديم صيغ

مرجع • بدون التقديم صيغ


ـبمرجع التقديم صيغ

و • المراسلة مقدمة في الصيغ هذه تستعمل. عليه المستند بالمرجع تذكر

في- ..... . ........ المؤرخة رقم رسالتكم على ردايشرفني .............. , ......• بـ والمتعلقة

والمتعلق- ....... في المؤرخ طلبكم على ردابــ ........,

أن .................• يشرفنيفي- ...... ..... .... المؤرخ رقم على بناء

أن ...... , .....• يشرفني المتضمن و


أ.السند القانوني

نص -1 قانوني

المرجع


قرار إداري-2


اإلداري. السند ب) سابقة) مراسلة


: المكالمة الهاتفية و زيارة العمليمكن ان نعتمد حتى على


أهمية ذكر المرجع

إعطاء أهمية أكبر •.للموضوع المطروح

تسهيل عملية البحث عن•.ملف القضية المعروضة

ـوتوفير الوقت لإلجابة عن •المراسلة.


مرجع بدون التقديم صيغالمراسلة • مقدمة في وتستعمل

كانت إذا ما بحسب وتتنوعنازلة . أو صاعدة المراسلة

أطلب / • أن أعلمكم أن يشرفنيأن / / إليكم أرسل أن رأيكم

يشرفني / / أرجو أليكم أتعهدأن يشرفني أدعوكم أن

أن / يشرفني علما أحيطكمأن يشرفني عليكم أعرض

أن / يشرفني عليكم أقترحلكم . أقدم


والمناقشة العرض صيغومستوى • المعالج الموضوع بتنوع تتنوع

ترتيبها ويمكن أفكاره وغزارة المحرر: اآلتي النحو على

: اإلداري- الرئيس من المستعملة الصيغ أ: اآلتي- .../ القرار اتخذت أالحظ أو الحظت

موظف- • من المستعملة الصيغ بمرؤوس :

لنفسي- .../ أسمح أعتقد


الترتيب صيغ•

ثانيا : .........., / : .......... أوالجهة ......../ من جهة من...... وبالتالي ......../ أخرى

باإلضافة- .../ ..... / وبالمقابل نظراعن ..... / فضال إلى

فإن ........•


والمبررات الحجج تقديم صيغالرسالة مضمون على للتأكيد

الحجج من بمجموعة النص يدعمتصاغ أن يجب األخيرة وهذه

كاآلتي:التنظيمية- للنصوص تطبيقا

بـ ......... المتعلقةالمذكرة- تضمنته ما حسب

في …………. المؤرخة...……… ب والمتعلقة


الخاتمة صيغاختالف بحسب االحترام عبارات تختلف

المحرر , على ويجب إليه مركزالمرسلالسلم احترام

•. إليه والمرسل المرسل بين اإلداريالتالية : الحاالت بحسب وتختلف

- , وكيل إلى وكيل عميد إلى عميد نده إلى نده , وكيل- : إلى عميد أسفل إلى أعلى من

قسم رئيس إلى وكيلإلى- : قسم رئيس من أعلى إلى أسفل من

وكيل


المرفقية اإلدارية الرسالة

الرسالة • تلك بها ويقصدالمركزية األجهزة بين المـتبادلة

والهيئات المركزية األجهزة أوإدارية مصالح بين أو المحلية

مستقلة تابعة أو الجهاز لنفسموضوعها ويتعلق

.بالمرفق •


المستندات أو المرفقاتوثائق : • عن عبارة وهي المستندات

نرفقها , قضائية أو قانونية إداريةما لتدعيم حررناها التي بالمراسلةالبيانات من وهي وتبريره كتبناه

الظرفية.وطبيعتها • عددها فيذكر المرفقات أما

مثال: ملف: . 05المرفقات من تقرير وثائق

05 . .3صفحات علمية هـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرمشهادات[email protected]الله الصبيح-

يالرسالة اإلدارية ذات الطابع الشخص

هذا النوع يجمــــع بيــــن الطاـبع اإلداري والطاـبع الشخصــي فقــد يتعلــق ــة ــ ــا بوضعي ــ موضوعهإداريـــة ولكـــن تخـــص محررهـــا , وقـــد تكون الجهتان إداريتان ولكـن موضوعهـا يغلـب عليـه

الطابع الشخصي.هـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم


عرض الرسالة شكلهافي معياري طابعللرسالة

هيتقيد به جميع المحررين ألنيساعد على:

مطلوب .توصيل ال•تسهيل تصنيف الرسالة وترتيبها•إعطاء صورة حسنة عن الطرف •

.المحرر لهاهـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم


البيانات الشكلية للرسالة اإلدارية

من • اإلدارية الرسائل تتطلبمن جملة التقديم ناحية

عن تميزها الشكلية البياناتذات البيانات حيث من غيرها

ويمكن والثبات األهمية: يلي فيما تصنيفها


: الشعار الدمغةأعلى في ويوجد

. الصفحة وسط

.


ز...

,) العنوان ) الطابعمصدر اإلدارية الجهة توضيح

الوثيقة.

..


ب • اإلرسال رقمويسمى رقم أو القيد: من ويتكون

األولى رقم باألحرف متبوعا التسجيلباألحرف للجهة متبوعا الرئيسية اإلدارية

المراسلة حررت التي للمصلحة .األولى

الترتيب رقم

.


.

معرفة : أهميته في تظهراإلداري , العمل سير مدىويعتد الوثيقة صدور مكانالمدد بعض حساب في به

التظلمات ولذلك, إلجراءكتابة في الدقة يجب

التاريخ.التاري

خ


كتابة في خاطئة عباراتالتاريخ

اليوم هذا محرم 24في1433

في الشهر 24أو منالحالي في من محرم 24أو

. الحالي العامهو : واألصح

هـ.1432 محرم 7هـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم


ــة ــب وظيف نكتل ِالمرســــــــــ

مجردة مـن أيـة صــــــفة أخرى ــم ــ ــ ويدون اسالمرســل فــي

نهاية الرسالة

المرس والمرس ِعنوان إليه َل ل.

المرسل إليه في

بداية والرسالة

, ويسجل وظيفته

ولقبه )دكتور- أستاذ(

.


:الموضوع محتوى الرسالة

فـــــي وسط

الوثيقة

.

تحت المرسل إليه


اإلمضاء

.

صفة الممضي المفوض المسؤول عن الرسالة

توقيع صاحب السلطة فوق محرر ما باسمه وبشكلية معينة وثابتة

وذلك لتأكيد صحة الوثيقة المكتوبة هـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم


:أهمية التوقيعــة • ــ ــي للوثيق ــ اإلمضاء يعط

.المصداقية والرسميةيحدد مسؤولية الممضي •يمثــــل عالمــــة مجاملــــة •

بالنسبة للمرسل إليهاإلمضاء يـصدر ـمن ـسلطة و •

و مـمن ة مختـصة أـصال ـأ إدارـييفوض لهم قانونا


النسخ والمراسلة نسخة موجهة إلى ..". " نسخة إلى ..." "

ــى ــا فــي أســفل الرســالة وعل تذكــر غالب.اليمين

ــلة ــل للمراسـ ــق األصـ ــخ طبـ ــي نسـ وهـ.الرسمية

ا, ا ,إعالـم ى ـمن يعنيـهم موضوعـه ترـسل اـلتبليغا.

مثال: النسخ المرسلة•.) لإلعالم(إلى المديرنسخة •.نسخة إلى مصلحة الموظفين )للترتيب(•.نسخة إلى المعني)للتبليغ(•


الشروط الشكلية للرسالةورق الكتابةأ.

لون الورق: اختيار لون فاتح المالئم الورق األبيض – ومكاتب اإلدارات العليا

األصفر الفاتح أو األخضر الفاتح.نوع الورق: ورق جيد ال يكون سميكاَ وال خفيفاً.

مقاس الورق: تستخدم المنظمات الحكومية والشركات الكبرى مقاييس لورق الكتابة.


في الحكومية لألوراق الرسمية المقاييس: كالتالي هي المملكة

• : الخارجية .4أ A4الرسائل• : الداخلية .5أ A5.4ب B4المذكرة

.6أ A6اإلحاالت: •


الهوامش. بمن الورق حافة على المتروكة المساحات هي

أعلى ومن اليسرى والجهة اليمنى الجهة. وأسفلها الورقة

, , التخريم) الحفظ ملفات نمط مراعاة: الهوامش(. أفضل التدبيس

أيمن (.4-3هامش الورقة ) تخريم سمأيسر سم.2هامشعلوي سم.5سم -3.5هامش

سفلي .3هامش سم هـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم


الهوامش أهميةالمحافظة على المحتويات •

من التمزق تسهيل مهمة التخريم – •

.التثبيت –من أجل الحفظتسهيل وضع الشروحات •

.والتفسيراتهـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم


المسافات

ان المسافة المتروكة بين •األسطر بشكل منتظم

ومتناسق من أهم أسباب التنظيم في الرسالة والذي يمنحها شكال مقبوال وعادة

ما تكون المسافة بين سم 1السطر والسطر

. سم2.5والفقرات


الفقرات كل رسالة يجب أن تحتوي على •

موضوع واحد ولكن تكون مقسمة إلى عدة أفكار وفي هذه الحالة تعتبر

كل فكرة جديدة مستقلة , ومعنى ذلك أن تبدأ كفقرة جديدة أي مسافة معينة إلى الداخل من بداية الهامش األيمن إلى عدة مسافات حتى تكون

.الفقرات جديدة وملفتة للنظرهـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم


هامة جوانب.1 .) - ( : والفواصل النقاط الهمزات اإلمالئي الجانب.2 : النحوي الجانب• .) – ( ) الجملة ) الكنى األلقاب أقسامه العلم المخاطب

, والمفصولة, الموصولة الضمائر االسمية الجملة الفعلية . الظاهر واالسم الضمير بين المطابقة حيث من أحكامها

.3 : األسلوبي الجانب• , , المخاطب حال ولمقتضى للمعاني األلفاظ مطابقة

. الخطاب وموضوع.4 : الداللي الجانب• , األلفاظ وترتيب والكلية الجزئية والمعاني األفكار

وتنسيقها.


جسم الرسالة اإلدارية الرسالةصلب

إن دراسة صلب الموضوع مرتبطة •بدراسة تقنيات التحرير التي

تحكمها قواعد معينة من بينها الرسالة االلتزام بخصائص وصيغ

التي سبق التطرق إليها ةاإلداريثم مراعاة العناصر التالية:


:دراسة الوثيقة •اإلحاطة بموضوع الرسالة 1.

(.القراءة المتأنية والمتمعنة) . إدراك مقاصد الوثيقة2.ها.ترتيبوجمع األفكار •إعادة تصحيح الرسالة, ثم تحرير•

الرسالة.األخطاء فيوضع خطة : أن الخطة تختلف •

باختالف القضية المعالجة وكذا طريقة الكتابة التي تتأثر بمستوى

المحرر الثقافي .وتتكون الخطة من العناصر :

المعروفة والمتمثلة في


التمهيد

الموضوع

الخاتمة هـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم


التمهيدهو مدخل للموضوع

قدم من خالله المطلب األساسي أو ي.الفقرة المطروحة بصفة موجزة

المخاطب بموضوع ةهيئفائدته: ت .المراسلة

وقد يكون مصحوبا بمرجع أو دون .مرجع


الموضوعويتعرض فيه المحرر للمسألة •

المطروحة بصفة تحليلية , وذلك بذكر عناصرها األساسية وإذا

كان النص طويال فيجب مراعاة مايلي: أن الترتيب يكون حسب األهمية فنبدأ بأقلها قيمة إلى

أقواها حجة وحتى تكون فقرات النص مترابطة يستحسن

.استعمال أدوات الربطهـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم


مةــخاتــــال)خاتمة الموضوع(

ال يقصد بها عبارة المجاملة بل نعني بها

العبارة التي تنتهي بها المراسلة والتي قد تكون

في شكل أمر أو شكل .طلب والتماس هـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرم


يتطلب هلأن األمر

أديبا تكونفي لتنجح

كتابة الرسائل اإلدارية..


الرسائل كتابةاإلدارية

ليست بلغة كتابةأدبيةالرسالة ألن

ليست الرسميةمليئة أدبية قطعةوالجمال بالخيال

هـ- ساره عبد 1433الرسائل اإلدارية- محرماللفظي. [email protected]الله الصبيح-

واحدة جهة تراسل كيفمتعددة؟ مواضيع في


اإلدارية : الرسالةسهلة ألفاظها

ومتداولة. معينة فكرة عن تعبر

. ممكنة ألفاظ بأقل-. المعاني واضحة


: الرسائل كتابة في لتنجحالكتابة .• مهارات أتقناآللي .• بالحاسب ملما كنبالمصطلحات • ملما كن

. الدقيق المدلول ذات اإلدارية

تذكر:


تطبيق. الكلية لعميد شخصيا خطابا اكتب

. مرفقيا خطابا اكتبمجلة من نسخ خمس ارسل

. للعميد القسم



الصبيح. الله عبد ساره أوصرف نحو ماجستير

العربية اللغة قسمبالزلفي التربية كلية

المجمعة جامعة


Documents

الرسالة الإدارية ساره عبد الله الصبيح