اداره اسناد و دبیرخانه مرکزی

وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی

دفتر وزارتی

دومين كارگاه آموزشیکارشناسان ستادی اسناد

در دانشگاههای علوم پزشکی و وزارت بهداشت

درمان و آموزش پزشکی

90پاييز ) )

رسالت کارشناس اسناد:

حفظ و ارتقاء دانش و آگاهی خود در زمینه آئین نامه ها و دستورالعمل های مربوط

پایش و ارزیابی بایگانی های واحدهای تابعه

پیگیری و نظارت براجرای دستورالعمل های صادره

بررسی و شناسایی کامل بایگانی های راکد

اطالع رسانی به مدیران واحدهایی که دارای بایگانی های تنظیم پیش نویس فرمهای مربوط به امحاء اسناد راکد می باشند

نظارت بر حسن انجام طبقه بندی موضوعی اسناد امحایی

نظارت بر انجام کلیه مراحل مربوط به امحاء اسناد

بایگانی و حفظ یک نسخه پشتیبان از کلیه اسناد الکترونیک

ساماندهی اسناد

دیجیتال فیزیکی

رسالت کارشناس اسناد

الف- تفکیک، دسته بندی و طبقه بندی اسناد

ساماندهی فیزیکی اسناد

ب- وجین

ج- جمع آوری اسناد و پروند ه ها

د- کدبندی اسناد

ه- آماده سازی

و- فهرست برداری

رسالت کارشناس اسناد

استاندارد

چند

- پوشWش داخلی و خWارجی دیوارهWای بایگWانی، بایWد از مصWالح ضWد رطWوبت و 4

ضد آتش ساخته شده و از نظر حرارتی عایقبندی باشد.

نحوه و محل نگهداری پرونده ها

اتاق های بایگانی:

و 1 دسترسWی نظWر از دارای مشWکل سWالم، خطرنWاک، غWیر محیطهWای -

محیطهای فاقد نظارت مجاز نمی باشد. کیلWوگرم بWار را در هWر مWتر مربWع بWا 1200 - کWف اتWاق بایگWانی، بایWد تحمWل 2

متر با قفسه های ثابت را داشته باشد.2/20ارتفاع استاندارد

- بWرای جلوگWیری از برخاسWتن گWرد و خWاک، کفپWوش اتWاق بایگWانی، بایWد 3

از نWوع ضWد سWایش و قابWل شستشWو باشWد. حWتی االمکWان بایWد از پوشWش

سنگ یا سرامیک استفاده شود.

رسالت کارشناس اسناد

- نور:

- باید از تابش مستقیم نور خورشید به اسناد جلوگیری شود.

- در منWاطقی کWه تWابش خورشWید شWدید اسWت، از فیلترهWای مخصWوص

کWه پرتWو فWرابنفش را از خWود عبWور نمی دهنWد بWر روی پنجWره اسWتفاده

شود.- برای روشنایی محل بایگانی پرونده ها از المپهای با نور سفید )کم

مصرف( با تایمر استفاده شود.- دیوارها دارای رنگ روشن باشند که انعکاس نور باالیی دارد.

عوامل محیطی:رسالت کارشناس اسناد

- آب و رطوبت :

- ابزارهWای انWدازه گWیری رطWوبت محیWط در محWل نگهWداری اسWناد نصWب

درصWد و 55شWود و کنWترل شWود کWه رطWوبت نسWبی بWرای کاغWذ حWدود

- نباید از محل نگهداری پرونده ها لوله های آب )سرد یا گرم( درصد باشد.35برای میکروفیلم و میکروفیش حدود عبور کند.

- باید با استفاده از عایق پوشی مناسب دیوارها ، از نفوذ رطوبت جلوگیری گردد.

- از بروز مشکالتی مانند عیب لوله کشی، انسداد لوله های

فاضالب و سقفهای معیوب که موجب نشست آب از طبقات

فوقانی میگردد، با بازدید پیوسته جلوگیری شود.

عوامل محیطی:رسالت کارشناس اسناد

- حرارت:

درجه 20 تا 18- باید دمای محل نگهداری اسناد کاغذی بین سانتیگراد کنترل شود.

- باید دمای محل نگهداری میکروفیلمها یا میکروفیش ها در

درجه سانتیگراد کنترل شود.12حدود

عوامل محیطی:رسالت کارشناس اسناد

رسالت کارشناس اسناد

- نصب دستگاه های آتشیاب و آتش خامو شکن مناسب برای محل بایگانی پرونده ها الزامی است.

- استعمال دخانیات در محوطه بایگانی پرونده ها اکیدا ممنوع است.

باید کلیدهای اصلی برق در بیرون محل نگهداری اسناد -تعبیه شود.

- آتش:

عوامل محیطی:

- آفات نباتی و جانوری:

- عملیWات کشWت قWار چهWا و بWاکتر یهWا بWه طWور منظم انجWام شWده و در

صWورت لWزوم سمپاشWی بWرای از بین بWردن حشWرات و جWانوران مWوذی،

انجام شود.

عوامل محیطی:رسالت کارشناس اسناد

بWا نWوع )کWارت یWا رول( در قفسWه - الزم اسWت میکروفیلمهWا متناسWب

های مناسب مربوط به این کار نگهداری شود.

- تجهزات نگهداری:

- بWرای اسWناد حجیم و سWنگین از قفسWه هWای ثWابت کWه تحمWل بWار بیش

تWری دارنWد اسWتفاده می شWود و در مراکWزی کWه کمبWود فضWا وجWود دارد

از قفسه های متحرک، استفاده شود.

عوامل محیطی: رسالت کارشناس اسناد

رسالت کارشناس اسناد

تبدیل اسناد کاغذی بهالکترونیک، میکروفیش یا میکرو فیلم

افزودن بر عمر اسناد

ایجاد دسترسی به اسناد بی مانند

کاهش هزینه بایگانی

تامین امنیت اسناد

:دالیل

مراحل ساماندهی الکترونیک اسناد

الف- ارزشیابی اسناد

ایجاد ساختار بایگانی دیجیتال ب-

ج-آماده سازی اسناد

تصویربرداری از اسناد و پروند ه هاد-

اصالح و ویرایش تصویرهاه-

ورود اطالعات اسناد به نرم افزارو-

کنترل کیفی- ز

تهیه نسخ پشتیبان- ح

رسالت کارشناس اسناد

نگهداری و بهره برداری از اسناد دیجیتالشرایط

الکترونیکمالحظات امنیتی اسناد

رسالت کارشناس اسناد

الکترونیک مالحظات امنیتی اسناد

محWدوده حفWاظتی :

سرورساختمانها و یا اتاق های •

دارائیهای سخت افزاری و نرم افزاری•

یدارائیهای خدمات•

رسالت کارشناس اسناد

: سخت افزاری به عوامل زیردر انتخاب تجهیزاتتوجه

طول عمر

میزان آسیب پذیری

سهولت بازیابی اطالعات

هزینه خرید و نگهداری

شرایط محیط نگهداری

میزان گنجایش

الکترونیکمالحظات امنیتی اسناد

رسالت کارشناس اسناد

:شرایط محیط نگهداری

رسالت کارشناس اسناد

برای نگهWداری لWوح هWای فشWرده بایWد آن هWا بWه صWورت جداگانWه در

پوشWش هWای مخصWوص قWرار گWیرد تWا از خدشWه دار شWدن لوحهWا

برای نگهWداری نوارهWای مغناطیسWی بایWد محWل نگهWداری از نظWر نWور .محافظت شود

18 تWا 10. )دمWا بین و رطWوبت و حWرارت در حWد اسWتاندارد باشWد

درصد( 40درجه سانتی گراد و رطوبت کمتر از محل نگهداری اسناد الکترونیک باید از نظر نوع محفظه های

.نگهداری، ضد شوک مغناطیسی باشد ه منظWWور حفWWظ امWWنیت اسWWناد الکترونیWWک موجWWود در بایگWWانی ،ب

سWرویس دهی بایWد بWا درخواسWت کتWبی فWرد متقاضWی و تاییWد مسWئول

.ذیربط انجام پذیرد

حتی االمکWان بایWد از راکWد شWدن هWوا پرهWیز کWرد، زیWرا رکWود هWوا

زمینWه رشWد کپWک را فWراهم می کنWد. نحWوه تهویWه هWوا بWر اسWاس

اسWنادی کWه در بایگWانی اسWت فWرق می کنWد. اسWناد محتWوی فیلم

نیWتراتی از جملWه منWابعی اسWت کWه بWه تهویWه مسWتمر و قWوی نیWاز

.داردبایWد از کWاربرد فیلترهWای الکترواسWتاتیک خWود داری کWرد زیWرا کWه

باعث تولید گاز ازن شده و اسناد الکترونیک را شکننده می کند.

رسالت کارشناس اسناد

:شرایط محیط نگهداری

ارزیابی فرآیندهای مربوط به ساماندهی اسناد

بایگانی های راکداسناداولیه وضعیت ارزیابی

بایگانی های راکد حین اجرای برنامه ساماندهی اسناداسنادوضعیت

بایگانی های راکد پس از اجرای برنامه ساماندهی اسناداسنادوضعیت ارزیابی

رسالت کارشناس اسناد

چک لیست ارزیابی فرآیندهای مربوط به ساماندهی اسناد

رردیف

عنوان

امتیاز

ضعیف

(1)

متوسط

(3-2)

خوب(4-5)

1 فیزیکی ساماندهی

2-1 طبقWه و دسWته بنWدی تفکیWک، وضWعیته ها پروند بندی

3-1 ه ها پروند وجین وضعیت

4-1 ه ها پروند جمع آوری وضعیت

5-1 ه ها پروند کدبندی وضعیت

6-1 ه ها پروند سازی آماده وضعیت

7-1 از دسWWتی بWWرداری فهرسWWت وضWWعیته ها پروند

2 ه ها از پروند استفاده و ه برداری بهر نگهداری، وضعیت

1-2 ه ها پروند نگهداری محل وضعیت

2-2 بWرداری بهWره و دهی سWرویس وضWعیته ها پروند از

3 ها پرونده ساماندهی الکترونیک

1-3 بایگانی الکترونیک ساختار وضعیت

2-3 ه ها پروند از تصویربرداری وضعیت

3-3 و اصWWالح بWWه مربWWوط ضWWوابط رعWWایتتصویرها ویرایش

4-3 ه ها پروند اطالعات ورود وضعیت

5-3 پشتیبان نسخ تهیه وضعیت

4 اسناد الکترونیک از ه برداری بهر و نگهداری وضعیت

1-4 ه ها پروند نگهداری محل وضعیت

2-4 ه ها پروند نگهداری تجهیزات وضعیت

4 تWا 1* جمWع امتیWازات مکتسWبه از مجمWوع نمWرات ردیWف هWای زیWر مجموعWه جمع امتیازات * بعنWوان ضWعیف و از 45 تWا 15حاصWل می گWردد. مجمWوع امتیازهWای مکتسWبه از

بعنوان خوب ارزیابی می گردد.60 بعنوان متوسط و باالتر از 60 تا 46

رسالت کارشناس اسناد