СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО

ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ

ДОКУМЕНТООБОРОТОВ

ООО «Арт-мастер»

Казиева Н.В.

ведущий аналитик

компьютерных систем

2013 г.

Киев

Системы электронного документооборота (СЭД)

Основные функциональные возможности, которые предоставляет типовая СЭД:1. Электронная канцелярия (регистрация и ввод документов в систему);2. Работа с проектами документов (согласование проектов в организации);3. Контроль исполнительской дисциплины;4. Отслеживание движения документов в организации;5. Поиск и анализ информации в системе; 6. Построение отчетности по контролю исполнительской дисциплины;7. Обеспечение безопасности информации;8. Поддержка работы с бумажными документами;9. Инструменты настройки системы.

Системы управления контентом (ЕСМ)

Основные функциональные возможности, которые предоставляет система класса ЕСМ (управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией):

1. Управление документами — экспорт/импорт документов, контроль версий, библиотеки документов.

2. Управление образами документов  — загрузка, преобразование и управление бумажными документами.

3. Управление записями  — автоматизация политик хранения.4. Управление потоками работ  — поддержка бизнес-процессов, передача

документов/задач по маршрутам, ведение журналов аудита.5. Управление веб-контентом  — управление взаимодействием пользователей,

создание рабочих областей.6. Управление мультимедиаконтентом  — управление графическими, видео и

аудиофайлами.7. Управление знаниями  — построение баз знаний для накопления и

использования релевантной для бизнеса информации.8. Документо-ориентированное взаимодействие  — совместное использование

документов и поддержка проектных команд.

Система электронного взаимодействия электронных документооборотов (СЭВ ЭД)

Что это такое и для чего она нужна?

Это информационная система, предназначенная для организации автоматизированного взаимодействия предприятий-участников внешнего электронного документооборота.Взаимодействие - это обмен электронными сообщениями, которые включают:• электронные документы и их метаинформацию;• сопутствующие уведомления — информация о получении,

регистрации, исполнении документов.

Основной принцип СЭВ ЭД – создание единого информационного пространства для обеспечения в режиме 24/7 обмена электронными документами и информацией между участниками внешнего электронного документооборота, включая и тех участников, у которых СЭД/ЕСМ отсутствует.

Цели построения СЭВ ЭД

1. Создание единого информационного пространства за счет подключения существующих в различных организациях СЭД/ЕСМ к СЭВ ЭД;

2. Поддержка процессов обработки входящих/исходящих документов для предоставления возможности пользователям работы в едином информационном пространстве без наличия СЭД/ЕСМ;

3. Прозрачность, упрощение и ускорение процессов обмена документами и согласования проектов документов между разными организациями и предприятиями;

4. Внедрение единых стандартов работы с электронным документом в едином информационном пространстве;

5. Создание предпосылок для перехода на безбумажный документооборот с использованием исключительно электронного документа.

Преимущества СЭВ ЭД

Создание единого информационного пространства для разных организаций и предприятий для оперативного принятия решений, обработки и передачи электронных документов, заверенных ЭЦП;

Применение надежных средств администрирования (гибкая настройка ролей, вход пользователя в систему при помощи ЭЦП, наложение и проверка ЭЦП на документах в системе);

Интеграция с криптоадаптером для возможности использования ключевых данных (закрытый ключ и сертификат открытого ключа пользователя) любого АЦСК Украины;

Организация юридически значимого внешнего документооборота между органами государственной власти, предприятиями, организациями и т.д.;

Сбор и консолидация различных аналитических срезов по обработке документов в сторонней организации;

Получение на расстоянии разнообразных официально заверенных справок через Интернет;

и т.д.

Формат обмена

Построение единой информационной среды с использованием единых форматов документов для организации следующих процессов:

Обмен документами и информацией между государственными регуляторами и отраслевыми коммерческими организациями;

Обмен документами и информацией между всеми предприятиями независимо от организационной структуры управления и формы собственности;

Обмен документами и информацией между территориально-удаленными филиалами;

И т.д.

Применение СЭВ ЭД

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОРГАНОВ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ КП «АКОРД» НА БАЗЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ

ДОКУМЕНТООБОРОТОВ

Нормативная база

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;

2. Закон України «Про електронний цифровий підпис»;

3. Наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011

року № 1207 «Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах

державної влади. Формат електронного повідомлення».

4. Розпорядження КМУ від 28 грудня 2011 року №1363-р «Питання впровадження системи

електронної взаємодії органів виконавчої влади»

5. Постанова КМУ від 18 липня 2012 року №670 «Деякі питання електронної взаємодії

органів виконавчої влади»

6. Наказ Міністерства юстиції України від 1 листопада 2012 року №1600/5 «Про

затвердження Порядку роботи з електронними документами через систему електронної

взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового

підпису»

Потоки документов при межведомственном взаимодействии

Назначение системы

Организация и поддержка электронного взаимодействия органов исполнительной власти в сфере организации электронного межведомственного документооборота.

Функциональные возможности системы

•Инициативный документ и его метаданные в электронном виде внесены и подписаны ЭЦП в СЭВ.

•Подписанный в СЭВ документ отправлен адресату (адресатам предоставлен доступ)

Отправка документа

•Документ –ответ и его метаданные в электронном виде внесены и подписаны ЭЦП в СЭВ.

•Подписанный в СЭВ документ отправлен адресату (адресатам предоставлен доступ)

Отправка документа

•Фиксация факта получения документа и сведений, являющихся вспомогательными при регистрации входящего документаПолучение документа в

электронном виде

•Осуществление информационного обмена между СЭД территориально-удаленных ведомств посредством обмена пакетами информационных сообщений

Пакетный обмен информацией с системами электронного

документооборота

•Предоставление отчетной информации по работе пользователей в системе и истории документа

Отчетность

•Подготовка документа в электронном виде (электронного документа или электронной копии бумажного документа) к архивному хранению

Подготовка к архивному хранению

Формат обмена

Состав и структура информационного сообщения базируется на требованиях, утвержденных приказом Министерства образования и науки,

молодежи и спорта Украины от 20.10.2011 № 1207 «Про вимоги форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення»

Формат обмена документами

Архитектура взаимодействия

Формат обменаКомплекс межсистемной интеграции

Формат обменаСхема работы органов исполнительной власти

СЭВ ОВВ

ОВВ 2

ОВВ n

СКМУ

ОВВ 1

Характеристики системы взаимодействия

В Системе электронного взаимодействия органов исполнительной власти на текущее время находятся порядка 16 тысяч документов в электронном виде.

Уже сегодня Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти позволяет передавать и получать организационно-распорядительные документы в электронном виде, контролировать сроки обработки документов, автоматизировать процессы исполнения поручений и согласования проектов нормативных документов между органами исполнительной власти.

 

По состоянию на 11 апреля 2013 года к Системе подключены:СКМУ – 18Министерства – 61ЦОВВ – 61

из них служб – 24агентств – 14Инспекций – 8

Всего пользователей: – 642. Из них: 229 получили ЭЦП

Формат обменаПреимущества использования системы

Создание единой системы

межведомственного электронного

документооборота за счет

подключения к СЭВ ОВВ систем

электронного документооборота

Минимизация расходов на

бумагу и другие расходные материалы

Оптимизация процессов контроля

исполнения и сбора

межведомственной отчетности обработки документов

Сокращение затрат времени на доставку и исполнение документов

Прозрачность, упрощение и ускорение

процессов обмена документами

ВОПРОСЫ?

Вопросы

Контакты

Центральный офисООО «Арт-мастер»

Адрес: ул. Сурикова, 3 (лит. A), Киев, 03035, Украина

Тел.: +380 (44) 248-97-91, 248-98-27Факс: +380 (44) 248-98-14E-mail: post@am-soft.ua

Сайт: http://www.am-soft.ua