тайм мененджмент на компьютере

Введение 7

От издательства 8

Глава 1. Общая идеология тайм-менеджмента 9

Глава 2. Внедрение в жизнь 21

Глава 3. Популярные методики и технологии тайм-менеджмента 52

Глава 4. Автоматизация процессов тайм-менеджмента 62

Заключение 126

Приложение. Описание содержимого компакт-диска 127

Алфавитный указатель 128

Оглавление

Введение 7

От издательства 8

Глава 1. Общая идеология тайм-менеджмента 9

Что такое тайм-менеджмент 10

Управление эмоциями и работоспособностью 10

Расстановка приоритетов 12

Фиксирование и постановка задач 14

Достижение поставленных целей 15

Подведение итогов 16

Зачем нужен тайм-менеджмент 16

С чего начать 17

Глава 2. Внедрение в жизнь 21

Личный тайм-менеджмент 22

На работе 22

В быту и семье 32

Для женщин 35

Для детей 37

Корпоративный тайм-менеджмент 39

Наведение порядка на рабочих местах 40

Соблюдение внутреннего трудового распорядка 40

Борьба с Интернетом 41

Прием телефонных звонков 46

Совещание: важное мероприятие или пустая трата времени? 47

Глава 3. Популярные методики и технологии тайм-менеджмента 52

Теория решения изобретательских задач (ТРИЗ) 53

Технология «ОТПАД» 55

Методика Тони Бьюзена 56

Система Дэвида Аллена Getting Things Done 58

Глава 4. Автоматизация процессов тайм-менеджмента 62

Microsoft Outlook — самый популярный органайзер 63

Первое знакомство с программой 63

Настройка 64

Работа с адресной книгой и списком контактов 67

Постановка задач 70

Заметки — удобный электронный блокнот 73

Планирование предстоящих встреч и событий 74

Планирование времени в Time Assist Pro 78

Пользовательский интерфейс и структура программы 79

Настройка 80

Заполнение справочников 81

Составление расписания 86

Планирование ресурсов 88

Борьба с забывчивостью 89

Планирование деятельности: составление проектов 91

Постановка задачи 95

Работа в многопользовательском режиме 97

«Органайзер» 98

Для чего нужен «Органайзер» 98

Настройка программы 99

Телефонная книга 100

Планирование дел и событий 103

«Планировщик» 106

Первое знакомство 107

Планирование 108

Фиксирование знаменательных дат 110

Заметки 111

Работа с адресной книгой 112

Сервисные функции 114

WinLog Assist — простой и удобный счетчик времени 115

Учитывать свое время — это так просто 115

Потратил время? Составь отчет! 117

Краткий обзор некоторых программ автоматизации тайм-менеджмента .... 118

Explain — удобный строитель интеллект-карт 118

Учет рабочего времени в программе «ФинЭкспертиза Time» 119

Ведение гибкого тайм-менеджмента в программе Above & Beyond .... 119

Организация времени с помощью программы Actual Planner 120

Секретарь — это не только красивая девушка 120

Снова секретарь 121

C-Organizer — ваш личный менеджер 121

Life Balance — расстановщик приоритетов и планировщик дел 122

Программа Tombo — электронное хранилище информации 122

WinOrganizer — удобный электронный органайзер 123

Инструментарий тайм-менеджмента 123

Диктофон 123

Смартфон 124

Карманный компьютер 124

Ноутбук 125

Заключение 126

Приложение. Описание содержимого компакт-диска 127

Алфавитный указатель 128

ВведениеВремя — деньги. Этот популярный слоган зна-

ком нам едва ли не с детства. Однако реальностьтакова, что в точности данной фразы можно усо-мниться. Впрочем, в этом нет ничего удивитель-ного. Никто не спорит, что от времени сегодня за-висит если не все, то почти все. Именно поэтомудревнюю как мир поговорку можно перефразиро-вать: «Время — это больше чем деньги».

В современной России лишь относительно не-давно стали уделять внимание проблемам учетаи организации личного времени (иначе говоря —

тайм-менеджменту), и в этом вопросе мы суще-ственно отстаем от развитых стран. Во многом этообъясняется нашим менталитетом. Согласитесь,одно дело — широко известная немецкая или япон-ская педантичность, и другое — русский человек,для которого опоздание на работу (в школу, насвидание и т. д.), можно сказать, в порядке вещей.

Однако в последнее время теории тайм-менедж-мента находят в России все большее применение.Образ современного делового человека предпо-лагает не только наличие высшего образования,

широкого кругозора, знание компьютера и т. д., нои умение грамотно и рационально распоряжатьсясвоим временем.

Следует упомянуть о распространенном оши-бочном мнении, касающемся организации лич-ного времени. Его планирование и учет многимлюдям представляется невероятно скучным из-занеобходимости постоянно контролировать себя.Пришел после работы — до глубокой ночи фик-сируешь, сколько и где ты пробыл сегодня, гдеи в какое время должен быть завтра, — и так по-стоянно, вместо полноценного отдыха в кругусемьи.

Современные методики тайм-менеджмента поз-воляют в короткие сроки организовать свою жизньтаким образом, что проблема нехватки временирешится сама собой. Кроме того, для автоматиза-ции тайм-менеджмента сегодня существует многоспециальных программных разработок (некото-рые из них рассматриваются в данной книге). С ихпомощью планирование и учет личного времени

превращается в увлекательный процесс, результа-том которого будут высокая самоорганизация и воз-можность решать много задач за небольшой про-межуток времени.

Содержание данной книги можно условно раз-делить на две части: в первой рассматриваютсяосновные теоретические положения и аспектытайм-менеджмента, во второй описываются про-граммные продукты, с помощью которых реализу-ются возможности тайм-менеджмента.

От издательстваВаши замечания, предложения и вопросы от-

правляйте по следующему адресу электроннойпочты: [email protected] (издательство «Пи-тер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!На сайте издательства http://www.piter.com вы най-

дете подробную информацию о наших книгах.

В данной главе рассказывается, что представляет собой современный тайм-менеджмент, описывают-ся его цели и задачи.

Что такоетайм-менеджмент

В настоящее время среди специалистов нетединого мнения о том, что же такое тайм-менедж-мент. Одни считают, что это процесс организациии управления исключительно деловым временем.По мнению других, полноценный тайм-менедж-мент должен охватывать не только деловое, нои личное время человека. Третьи утверждают, чтоследует самостоятельно определять время дляпланирования (например, часть делового и частьличного времени). Из-за такого расхождения по-нятие «тайм-менеджмент» достаточно размыто.

В этой книге предлагается следующее опреде-ление: тайм-менеджмент — это процесс, направ-ленный на осознанное и ответственное использо-вание своего времени (делового, личного и др.),позволяющий ставить осмысленные цели и дости-гать их за минимальные промежутки времени.

В большинстве случаев процесс тайм-менедж-мента включает в себя следующие составные эле-менты:

управление эмоциями и работоспособностью;

расстановка приоритетов;

фиксирование и постановка задач;

достижение поставленных целей;

подведение итогов.

Управление эмоциямии работоспособностью

Умение управлять своими эмоциями и работо-способностью — необходимое условие успешнойреализации тайм-менеджмента.

Не секрет, что большинство людей, занима-ющихся творческой деятельностью (поэты, худож-ники, музыканты и пр.), не отличаются пунктуаль-ностью: они часто опаздывают на встречи, могутзабыть выполнить обещание и т. д. Объясняетсяэто во многом тем, что они живут как бы «в своеммире», что называется — «плывут по течению».

Иначе говоря, такие люди не умеют управлять сво-ими эмоциями — скорее наоборот, именно эмоцииуправляют творческими личностями, причем ихработоспособность напрямую зависит от эмоцио-нального состояния.

Нельзя сказать, что это плохо, так как во мно-гом благодаря именно такому укладу жизни, об-разу мышления, мировоззрению этих людей мыполучаем непревзойденные шедевры искусства.Однако при этом с такими людьми очень трудно(иногда — просто нереально) иметь деловые отно-шения.

В современном деловом мире не просто важно,а жизненно необходимо уметь управлять своимиэмоциями — в противном случае ни о каком успе-хе не может быть и речи. Например, у вас сегоднянет настроения работать и вы не можете себя за-ставить ничего делать. Если вы предпринимательили бизнесмен, то шустрые конкуренты момен-тально оставят вас не у дел, а если наемный работ-ник — то руководство наверняка найдет себе бо-лее дисциплинированного специалиста.

С другой стороны, если вдруг в воскресеньеили на Новый год в вас «проснулось» желание по-работать, которое вы не можете унять, то здесьтоже нет ничего хорошего. Кому нужно ваше рве-ние в выходной или праздник, за исключениемредких случаев. Важно уметь перенести это жела-ние на ближайший рабочий день — от этого будетпольза и вам, и тем, с кем вы работаете. Другимисловами, чтобы заниматься тайм-менеджментом,необходимо достичь определенного уровня само-организации и самодисциплины.

На работоспособность многих наших соотече-ственников негативно влияет привычка медлить,оттягивать начало выполнения той или иной ра-боты. Для некоторых людей приступить к работе,делать которую очень не хочется, стало настоящейпроблемой. Способы, с помощью которых беско-нечно откладывается выполнение того, что нужно

сделать, известны всем: выпить еще чашечку кофе,выкурить еще одну сигаретку, досмотреть телепе-редачу, начать со следующего понедельника и т. д.

Основные причины привычки медлить следу-ющие.

Обычная человеческая лень. Это одна из наи-более серьезных и трудно преодолеваемых про-блем.

Усталость, переутомление, для преодолениякоторых достаточно отдохнуть. Продолжи-тельность отдыха определяется индивидуаль-но: иногда может хватить хорошо проведенныхвыходных, в других случаях лучше взять от-пуск.

Неуверенность в том, что выполнение работыокажется удачным. Эта причина может вклю-чать в себя целый ряд сопутствующих факто-ров:

• нет достаточных знаний и опыта для выпол-нения работы;

• полное или частичное отсутствие интересак работе и заинтересованности в ее выполне-нии;

• недостаточно времени (хотя, казалось бы,должно быть наоборот — чем меньше време-ни, тем быстрее нужно приступать к работе);

• непомерно большой объем работы (человекукажется, что он слишком много берет на себя);

• незнакомая работа.

Есть более интересные и увлекательные заня-тия (конечно, приятнее сидеть в Интернете илиболтать в курилке, чем работать).

Неуверенность в том, что эту работу необходи-мо выполнить.

Заниженная самооценка.

Отсутствие четко сформулированной цели, к ко-торой должно привести выполнение работы.

Постоянные придирки и недовольство со сто-роны руководства.

Проблемы, не имеющие непосредственного от-ношения к работе.

Приведенный перечень, конечно, далеко не пол-ный — наверняка каждый человек, у которого естьпривычка медлить, может дополнить его какими-то своими причинами. Тем не менее, с медлитель-ностью и нерешительностью нужно бороться, ис-пользуя перечисленные ниже способы.

Сначала следует четко сформулировать длясебя, что конкретно нужно сделать и какимдолжен быть результат.

Крупную работу (задание) нужно разбить нанесколько частей.

Затем необходимо установить четкие срокиначала и окончания каждого этапа, предвари-тельно определив очередность их выполнения.

Перед началом работы нужно нейтрализоватьвсе отвлекающие моменты. Можно отключитьтелефон и Интернет, удалить с жесткого дисказаписи музыки, фильмов, различных игр и раз-влекалок и т. п. (в крайнем случае можно пере-писать их на компакт-диск и отнести домойили отдать на хранение другу).

Также необходимо зарезервировать время дляанализа выполненных действий, их корректи-ровок и т. д.

За выполнение первого этапа работ нужно при-ниматься немедленно.

Практика показывает, что такая система успеш-но бороется с привычкой откладывать выполнениеработы «на потом». Главное — постоянно следо-вать установленному плану действий.

СОВЕТНа каком-то этапе работы может показаться,что следующие фазы представляютсяабсолютно туманными и вы понятияне имеете, как их выполнить. В результатепоявится желание снова отложить дело.Ни в коем случае не поступайте так — нужнопродолжать работу, не думая ни о чемдругом. Когда придет очередь следующейчасти работ — будете думать над ней.Скорее всего, к тому моменту уже найдетсявыход из затруднительной ситуации.

Очень важно придерживаться установленныхсроков завершения каждого этапа — в противномслучае существует риск не выполнить работу. Од-нако если вы настолько увлеклись процессом, чтоне можете от него оторваться (бывает и такое!), —о сроках можно не вспоминать.

При поэтапном выполнении задания полезнопоощрять и стимулировать самого себя (конечно,при успешном продвижении работы). Обычно та-кое поощрение целесообразно после завершенияочередной фазы работы или решения какой-токрупной задачи в рамках этапа. Вознаграждение

может быть, на первый взгляд, незначительным,но в то же время приятным. Например, внеочеред-ная сигарета, бутылка хорошего пива к ужину,шоколадка и т. п. Подобные «самопоощрения»прекрасно стимулируют дальнейшее выполнениеработы.

Только научившись контролировать свои эмо-ции и управлять работоспособностью, следует при-ступать к следующему этапу тайм-менеджмен-та — расстановке приоритетов.

Расстановка приоритетов

Расстановка приоритетов — это процесс, поз-воляющий отсортировать все цели и задачи в по-рядке убывания их важности (на первом месте —самый насущный вопрос, на втором — следующийза ним по важности и т. д.).

Каким же образом из всего обилия, казалосьбы, одинаковой важности задач выделить те, ре-шение которых должно быть первоочередным?Прежде всего рекомендуется написать их на бума-ге (именно написать на бумаге, а не набрать накомпьютере — это позволит лучше «прочувство-вать» процесс). В данном случае не имеет значе-ния степень важности задач — достаточно простозафиксировать их в том порядке, в котором онивспоминаются.

При этом может возникнуть вопрос — какойвременной интервал нужно охватывать при фик-сировании задач? Например, если через два годавы собираетесь построить гараж на даче, то нуж-но ли это учитывать или ограничиться планамиближайшего дня (недели, месяца)?

СОВЕТПериод планирования каждый человекможет определять самостоятельно.Однако если вы только начинаетезаниматься тайм-менеджментом,то наиболее оптимальный вариант —учесть все задачи на предстоящую неделю.

Подготовив список ближайших задач, нужновыделить из него те, первоочередность которых невызывает сомнения. Это обычно проблемы, безрешения которых нельзя будет выполнить другие,зависящие от них задачи. Чтобы было понятней,рассмотрим это на конкретном примере.

Предположим, вы составили следующий пере-чень дел на предстоящую неделю:

купить на строительном рынке обои, линолеуми плитку для ремонта кухни;

отремонтировать автомобиль;

сделать ремонт на кухне.

Очевидно, что в данном списке самая важнаязадача — ремонт машины. Не почините транспорт-ное средство — невозможно будет закупить на рын-ке материалы для ремонта кухни. Не приобрететематериалы для ремонта — невозможно будет сде-лать ремонт. Таким образом, после решения перво-очередной задачи — ремонта машины — самымважным будет покупка материалов для ремонта.В последнюю очередь решается третья задача —ремонт кухни.

Однако расставить приоритеты не всегда такпросто, о чем свидетельствует такой перечень за-дач:

отвезти тещу на дачу;

отремонтировать автомобиль;

купить на строительном рынке обои, линолеум

и плитку для ремонта кухни;

сделать ремонт на кухне;

сходить в школу на родительское собрание;

сделать генеральную уборку;

починить шкаф в прихожей;

навести порядок в гараже.

В данном случае, скорее всего, первоочереднаязадача, как и в предыдущем примере, — ремонтавтомобиля, поскольку от этого зависит решениесразу нескольких других проблем. Пока машинав ремонте, можно навести порядок в гараже. Роди-тельское собрание в школе — задача, назначеннаяна конкретное время и не вами, поэтому под неепридется подстроиться.

Забрав машину из ремонта, самое важное, по-жалуй, отвезти тещу на дачу, чтобы не мешаласвоими советами делать ремонт на кухне, да и во-обще — вы так ждали этого момента.

Теперь можно ехать на рынок за материаламидля ремонта, а заодно — купить там все необходимоедля починки шкафа в прихожей. Сначала лучшезаняться шкафом, поскольку эта работа — ничтопо сравнению с запланированным ремонтом. Пос-ле этого — смело приступайте к обновлению кухни.

В конечном итоге осталась лишь одна нерешен-ная задача — генеральная уборка. Достижение этойцели (то есть выполнение уборки) — логичное за-вершение всех ремонтных работ.

Очевидно, что такой порядок выполнения при-веденных выше задач наиболее оптимален и поз-воляет сэкономить значительное количество време-ни. Представьте, что было бы, если бы вы сначала

сделали генеральную уборку, а потом приступилик ремонту. Как вариант, сначала вы несли бы насебе с рынка материалы для ремонта кухни (не толь-ко очень тяжело, но и весьма неудобно), а послеэтого стали бы ремонтировать машину.

Тем не менее, случается, что среди перечислен-ных целей несколько бывают абсолютно одинако-выми по важности, и очень сложно определитьприоритет одной задачи над другой. В этом случаеможно применить механизм, рассматриваемыйниже.

Каждую из таких задач нужно написать на бу-маге и письменно ответить на несколько вопросов.

Каковы причины того, что я должен это сде-лать?

Каковы причины того, что я могу этого не де-лать?

Какие преимущества я получу, если сделаю этововремя?

Что будет плохого, если я этого не сделаю илисделаю, но позже?

После этого нужно сравнить полученную ин-формацию по всем задачам, приоритет которыхвы затруднились определить сразу, — это позво-лит кардинально прояснить ситуацию. Рассмот-рим конкретный пример.

Предположим, вы не можете определить, какаязадача важнее: поход в школу на родительское со-брание или ремонт шкафа в прихожей. Вроде быобе задачи примерно одинаковой важности и вы-полнять каждую из них одинаково не хочется.Проанализируем их в соответствии с приведен-ной выше методикой.

Задача «Поход в школу на родительское собра-ние».

Каковы причины того, что я должен это сде-лать?

• Моя очередь — в прошлый раз жена ходила.

• Надо хотя бы узнать, в каком он уже классе.

• Неплохо бы уточнить как он учится?

• Вдруг его классный руководитель — моло-дая красивая девушка?


• В прошлый раз жена должна была идти в пра-чечную, а ходил я, поэтому пусть теперь вме-сто меня идет на собрание.

• На его столе учебник валяется — «Физика6 класс». Значит, скорее всего, он учится в ше-стом классе, и идти никуда не нужно.

• Вроде я его полгода назад спрашивал, какуспехи в учебе. Говорит, в основном тройки,есть пара четверок. Ах, это по десятибалль-ной системе? Не важно, тройка ведь не двой-ка. Главное — я в курсе дела, поэтому на со-брание можно не идти.

• Одновременно с собранием начнется матч«Спартак» — «Торпедо».

• Вспомнил, классный руководитель — зануд-ливая тетка 55 лет, не хочу ее видеть.

• Нужно починить шкаф в прихожей.Какие преимущества я получу, если сделаю этововремя?

• Не нужно будет идти на следующее собра-ние — наступит очередь жены.

• Если пойти на собрание, можно будет отло-жить починку шкафа.

• У меня будут все основания утверждать, чтоя активно занимаюсь воспитанием ребенка.


• Жена и теща будут ворчать, что я совсем незанимаюсь ребенком.

• В школе могут подумать, что ребенок растетбез отца.

Задача «Ремонт шкафа в прихожей».

Каковы причины того, что я должен это сделать?

• Это нужно было сделать полгода назад.

• Если я в ближайшее время не починю шкаф,то жена и теща начнут требовать новый.

• Скоро у меня юбилей, должны быть гости —неудобно как-то, если шкаф не будет отре-монтирован.


• Полгода ждал шкаф починки — подождет ещенемного.

• Если я хорошо угощу гостей, то наутро онии не вспомнят о моем сломанном шкафе.

Какие преимущества я получу, если сделаю этововремя?

• Жена и теща перестанут ворчать, что шкафсломан.

• Можно будет утверждать, что я все свобод-ное время, не покладая рук, занимаюсь до-машним хозяйством.


• Да вроде ничего особенного — все будет, каки сейчас; эта неисправная дверка провиситеще десять лет.

СОВЕТДля наглядности положите перед собойвопросы и ответы на них по каждой задачетак, чтобы все они были перед глазами —это позволит наиболее объективнопроанализировать получившуюся картину.

Большинство читателей наверняка придет к вы-воду, что поход в школу на родительское собра-ние — более важная задача.

Фиксирование и постановказадач

Фиксирование и постановка задач — еще одинважный элемент тайм-менеджмента. Имеются в ви-ду более глобальные задачи, чем те, которые рас-сматривались в предыдущем разделе. Необходи-мо определиться — для чего именно вам нужентайм-менеджмент. Что вы хотите — выкроить паручасов по средам и пятницам для занятий спортомили найти, наконец, время построить гараж надаче, о котором вы мечтаете уже пять лет. Воз-можно, вы желаете устроиться еще на одну рабо-ту, однако при этом вам нужно успевать делатьвсе, что вы делали до сих пор и даже больше. Ещеодна гипотеза — вам просто надоело жить в режи-ме постоянного аврала и вы хотите упорядочитьсвой жизненный уклад.

Поставленные цели могут быть самыми разны-ми, однако необходимо, чтобы они были реальны-ми и соответствовали вашему жизненному укла-ду. Например, если вы работаете на трех работах,четыре раза в неделю посещаете спортзал, регу-лярно занимаетесь закупкой продуктов питания,водите детей в спортивные секции и т. д., то нестоит планировать постройку гаража на даче сво-ими силами в течение пяти дней — это заведомонереально. С другой стороны, выкроить время дляежевечернего отдыха в кругу семьи или перед те-левизором, а по выходным — для занятия каким-либо хобби вполне возможно.

В зависимости от поставленных целей во мно-гом будет определяться дальнейшая стратегия ва-шего тайм-менеджмента.

Достижение поставленныхцелей

Достижение поставленных целей — это этапнепосредственной реализации системы тайм-ме-неджмента.

В первую очередь нужно четко уяснить, чтопроцесс организации и управления своим време-нем зависит только от вас. Многие полагают, чтодостаток времени определяется исключительноколичеством насущных задач и увеличение «ка-питала времени» возможно после их сокращенияили привлечения помощника (водителя, секрета-ря, домработницы и т. д.). Такое мнение оши-бочно.

Предположим, вы уменьшили количество сво-их ежедневных задач. Отводить и забирать ребен-ка из садика теперь будет жена, а не вы, отчет длявысшего руководства на работе составлять будететакже не вы, а ваш заместитель, приводить в по-рядок деловые бумаги — нанятый вами секретарь.Можно ли утверждать, что эти изменения решатваши проблемы со временем?

Нет, конечно, а если и решат — то в весьма не-значительной степени. В подтверждение этих словдостаточно вспомнить, о чем говорилось в преды-дущих разделах.

ВНИМАНИЕПрежде всего: если вы не достиглиопределенного уровня самоорганизациии самодисциплины, то нет смысла пытатьсячто-то изменить.

Например, если в сад ребенка начнет отводитьжена, а вы это время проваляетесь в постели, тоникакого смысла с точки зрения экономии време-ни это иметь не будет. Так же и вечером: если, пе-реложив на жену обязанность забирать ребенка изсадика, вы вместо этого будете сидеть перед теле-визором, то положительного результата ждать нестоит. Таким образом, дела, которые вы не успева-ли решать раньше, останутся нерешенными и сей-час.

То же самое касается и работы. Допустим, от-четность для высшего руководства будете состав-лять не вы, а ваш заместитель. Если освободивше-

еся время вы проведете в курилке или потратитеего на чтение анекдотов в Интернете, то опять жене сэкономите время. То же самое касается дело-вых бумаг: наймите хоть пять секретарей — безтолку, а держать деловые бумаги в порядке мож-но и своими силами.

Следует упомянуть и о необходимости грамот-ной расстановки приоритетов. Например, если выедете на работу на машине, то вам, несомненно,удобнее самому отвезти ребенка в садик. В осво-бодившееся время ваша жена вполне может при-готовить завтрак для всей семьи.

Рассмотрим, как поступить грамотно, сэконо-мив время не только себе, но и окружающим.

Итак, вы решили, что ребенка в садик будетотводить жена. Прекрасно. Поскольку у вас по-явилось с утра несколько свободных минут, ихвполне хватит на следующее: быстро проверить надомашнем компьютере электронную почту (вдругтам что-то очень важное, о чем желательно узнатьдо прихода на работу), сварить всей семье кофеи сделать сэндвичи. Это позволит избежать утрен-ней суеты, которая бывает в большинстве россий-ских семей.

Если отчет для высшего руководства будет со-ставлять ваш заместитель, то освободившеесявремя можно использовать для наведения поряд-ка в бумагах — это избавит вас от необходимостизаниматься этим после работы или в другое время,которое можно использовать на иные дела.

ПРИМЕЧАНИЕНа основании вышесказанного можносделать вывод: грамотная реализацияпроцессов тайм-менеджмента позволяетвыявить значительные ресурсы времени,не изменяя кардинальным образомпривычного жизненного уклада.

Достичь поставленных целей будет намногопроще, если вы будете следовать перечисленнымниже советам.

Крупные дела и планы по возможности лучшеразбивать на более мелкие части. Поэтапноерешение большой задачи более удобно.

Все операции должны быть равномерно рас-пределены в течение дня, в соответствии с те-кущими целями и задачами.

Информацию обо всех назначенных встречахнужно фиксировать в ежедневнике. Каждый

день рекомендуется просматривать внесеннуюранее информацию примерно дня на три-четыревперед.Между заранее спланированными делами (ме-роприятиями, встречами и т. д.) желательнооставлять некоторый промежуток времени.Не стоит составлять график таким образом,чтобы по окончании одного дела сразу начина-лось другое — не останется времени для манев-ра в случае непредвиденной ситуации.Каждый день нужно формировать список дели мероприятий на следующий день и на следу-ющую неделю.

Для каждой позиции сформированного списканеобходимо определить ее приоритет.На каждый день необходимо планировать вре-мя для отдыха и восстановления сил. Причемэто должен быть не ночной сон, а перерывыв течение дня.

В случае необходимости допускается перено-сить невыполненные вовремя пункты в спискибудущих периодов (недель или дней).Рекомендуется иметь четкий план действий наслучай возникновения нештатных и непредви-денных ситуаций.

В процессе достижения поставленных целейнужно обязательно вести учет времени, будучипри этом честным по отношению к себе. В процес-се учета особое внимание следует уделять прояв-лениям нерационального использования времени.Нужно четко представлять себе, какую часть сво-его распорядка вам удается полностью контроли-ровать, и стремиться к ее увеличению.

Подведение итоговНеотъемлемая часть любого тайм-менеджмен-

та (личного, корпоративного и др.) — это процессподведения итогов.

В принципе, периодичность подведения ито-гов каждый человек определяет для себя самосто-ятельно. Тем не менее, рекомендуется делать этопосле каждого пройденного дня и по завершениикаждой недели.

В процессе подведения итогов анализируется,насколько точно решенные задачи (дела, меропри-ятия, встречи и т. п.) соответствовали составлен-ному ранее плану. В случае отклонений необходимовыяснить их причины и сделать соответствующиевыводы. Например, если какое-то важное меро-

приятие сорвалось по причине возникновенияфорс-мажорных обстоятельств (пробка на дорогеи т. п.), то есть смысл перед наиболее важнымиделами оставлять больше времени «для маневра».Если же важная встреча была отменена по причи-не того, что вы ее утром проспали, — видимо, вамнужно уделять больше времени для отдыха и вос-становления сил.

Нерешенные задачи или невыполненные дела,если они еще актуальны, следует перенести на бо-лее поздний срок.

В процессе подведения итогов следует анали-зировать не только полноту выполнения постав-ленных задач, но и своевременность их выполне-ния. Если ваш рабочий день должен заканчиватьсяв 18:00, а вы его заканчиваете в 22:00, то ваш тайм-менеджмент не имеет никакого смысла.

Зачем нужентайм-менеджмент

Действительно, зачем он нужен, этот непонят-ный тайм-менеджмент. Да на него столько време-ни нужно потратить, что ни на что другое простоне останется.

Конечно, можно сказать и так. Однако в этомслучае не стоит жаловаться на постоянную не-хватку времени, на то, что половину задач вы вы-полнять не успеваете ни на работе (начальствоуже косо смотрит), ни дома (шкаф уже полгода непочинен, дача не достроена, дети растут сами посебе). Предназначение тайм-менеджмента как разв том, чтобы помочь вам навести порядок в своихделах (неважно — на работе, дома или еще где-то),а нередко — и разобраться в самом себе.

Современные методики тайм-менеджментапозволяют в короткие сроки поднять организа-цию своего времени на качественно новый уро-вень.

ПРИМЕЧАНИЕ

Может показаться невероятным, однакомноголетние исследования показывают,что человек, умеющий планироватьи организовывать свое время, успеваетделать чуть ли не в два раза больше, чемдо того, как он начал заниматься тайм-менеджментом. Причем на это он затрачиваетпрактически то же количество энергии,то есть устает не больше, чем до этого.

Основные задачи тайм-менеджмента можносформулировать следующим образом.

Повышение эффективности своей деятель-ности.

Контроль того, что вы делаете и когда вы этоделаете.

Анализирование ежедневного распорядка сво-их дел и принятие мер по его оптимизации.

Изучение и совершенствование техники ис-пользования своего времени.

Умение избавляться от неэффективных в пла-не использования времени видов деятельно-сти.

Рациональное планирование времени, благо-даря чему самые важные дела будут выпол-няться в наиболее подходящие часы и требуе-мые сроки.

Грамотная организация не только рабочего, нои личного времени, что позволяет регулярновыделять необходимый период для отдыха.

Помимо перечисленных, с помощью тайм-ме-неджмента можно решать и другие задачи, воз-никновение которых обусловлено особенностямижизнедеятельности конкретного человека.

С чего начатьИтак, вы решили, что больше в режиме посто-

янного аврала жить нельзя, иначе можно превра-титься в какого-то биоробота, который никогданичего не успевает и вечно везде опаздывает. На-стало время немного приостановиться и навестипорядок в своих делах, построить четкую системутайм-менеджмента и строго придерживаться еев дальнейшем. С чего же начинать?

Начинать в первую очередь нужно с себя. Са-мое основное и сложное — изменить свой образмышления, в некотором роде — даже мировоз-зрение. Следует четко уяснить, что с настоящегомомента вся ваша деятельность должна быть ори-ентирована на соблюдение системы учета и кон-троля своего времени. Здесь снова нужно повто-риться: чтобы заниматься тайм-менеджментом,необходимо достичь определенного уровня само-организации и самодисциплины. Несмотря насуществование множества методик и программ-ных продуктов, ориентированных на оптимизациюи автоматизацию процессов тайм-менеджмента,

сначала нужно поработать над собой, а затем ужеобращаться к ним.

Чтобы приступить к планированию и организа-ции своего времени, нужно провести небольшуюподготовительную работу. Смысл ее заключаетсяв определении количества времени, затрачивае-мого на каждый вид деятельности. Для этого не-обходимо в течение некоторого времени вестихронометраж своей жизни, то есть фиксировать,что, когда и в течение какого количества временивы делаете.

ПРИМЕЧАНИЕВ большинстве случаев для полученияобъективной картины достаточно двухнедель.

Если вести хронометраж, например, неделю, тоэтого может оказаться недостаточно, а если фик-сировать все свои дела в течение месяца, то этоможет быть слишком утомительно.

СОВЕТЖелательно, чтобы период, в течениекоторого вы планируете вести хронометражсвоей деятельности, был стандартным.Например, делать это во время отпускабессмысленно — ведь этот отрезок временипо содержанию кардинально отличаетсяот нашего обычного ритма жизни.

Фиксировать необходимо даже самые незна-чительные, на первый взгляд, события, не следуетзабывать про досуг, хобби, оздоровительные ме-роприятия и т. д. Это поможет получить нагляд-ную картину, сколько времени уходит на каждыйвид деятельности, благодаря чему можно будетрешить, от чего желательно отказаться и как в це-лом спланировать и организовать свое время.

Обычно хронометраж событий ведется в видекраткого информационного дневника, имеюще-го произвольную форму. В этом документе фик-сируются все события дня с указанием точноговремени их начала (время завершения специаль-но указывать не надо — начало следующего собы-тия автоматически означает окончание предыду-щего).

Такой дневник может быть, например, следую-щего вида:

7:30 — подъем;

7:35 — душ, одевание, утренний туалет;

7:55 — приготовление завтрака;

8:05 — завтрак;

8:25 — утренняя сигарета;

8:30 — выход из дома на работу;

9:00 — приход на работу;

9:05 — просмотр электронной почты и т. д.

При ведении дневника не следует упускатьсобытия, на которые в повседневной жизни мыпрактически не обращаем внимания, например: пе-рекуры и кофе-паузы на работе, телефонные звон-ки, ожидание перед началом совещания и т. д.

Еще один способ учета своего времени — веде-ние баланса времени. Смысл этой системы в том,что из общего количества часов недели вычитает-ся время, затраченное на те или иные мероприя-тия, и после каждого вычитания выводится оста-ток неизрасходованных часов.

ПРИМЕЧАНИЕВ состав недели с учетом выходных днейвходит 168 часов (в сутках 24 часа,в неделе — семь суток).

Неотъемлемая часть баланса времени — егостатья. Статья баланса — это название мероприя-тия, события, действия и т. д., на которое тратит-ся определенное количество времени. Статьямибаланса времени могут быть «Работа», «Сон»,«Прием пищи» и т. д., примеры которых приведе-ны в табл. 1.1.

В таблице отражены основные статьи расходавремени, которые наверняка будут присутство-вать у большинства россиян. Такой баланс пока-зывает хроническую нехватку времени.

ПРИМЕЧАНИЕОказывается, для выполнения всех наших делза неделю нам не хватает имеющихся в нейчасов!

Как можно израсходовать больше часов, чеместь в неделе? Ведь только в фантастике можнозамедлять время, однако мы живем в реальноммире, где такой фокус невозможен.

Секрет прост: многие наши дела накладывают-ся друг на друга и выполняются одновременно.Например, заниматься спортом и посещать раз-

влекательные мероприятия можно вместе с семь-ей — тогда время по статьям «Отдых в кругу семьи»и «Хобби, спорт, развлечения» будет расходовать-ся не по отдельности, а синхронно. Аналогичнымобразом «Шопинг» можно совместить с «Личны-ми и домашними делами» и т. д.

Однако на практике иногда приходится совме-щать, казалось бы. совершенно несовместимыевиды деятельности или вовсе отказываться от вы-полнения некоторых дел. событий или мероприя-тий. Например, на работе вы проверяете личнуюэлектронную почту и читаете газеты в Интернете,потому что в другое время не успеваете этого сде-лать. В результате не хватает времени на выполне-ние служебных обязанностей — приходится за-держиваться после работы.

Если бы вы уходили с работы вовремя, напри-мер в 18:00, то успевали бы на автобус, которыйидет в 18:10 и подвозит вас прямо к дому, где выбыли бы в 18:30. Впереди — целый вечер, которо-го могло хватить и на общение с семьей, и на про-смотр телевизора, и на чтение интересной книгиперед сном. Если придерживаться такого распо-рядка, то пару раз в неделю после работы можнопосетить, например, спортзал, а время от време-

ни — сходить с семьей в кино или посидеть с дру-зьями за кружкой пива и т. д.

Но поскольку приходится задерживаться до19:00, то вы можете уехать домой только на авто-бусе, отправляющемся в 19:30. В результате домавы будете только около восьми вечера, голодныйи уставший, и максимум, на что вас хватит, — послеужина устало плюхнуться в кресло перед телеви-зором, чтобы потом в этом же кресле и уснуть, раз-драженно отмахиваясь от своих домочадцев. Разу-меется, в этом случае никакой речи ни о посещенииспортзала, ни об общении с семьей уже не идет.

ПРИМЕЧАНИЕСекрет тайм-менеджмента как раз в том, чтоон позволяет тратить время на все, что вамнужно, и даже на что-нибудь еще.

Для этого достаточно проанализировать днев-ник времени или баланс времени и перераспреде-лить расход времени по статьям. Например, в ба-лансе (см. табл. 1.1) можно не пересматриватьрасходы только по двум статьям: «Сон» и «Рабо-та» (расход по последней статье показан с учетомпятидневной рабочей недели).

Как известно, оптимальное количество време-ни для сна — восемь часов в сутки, соответственно,в неделю — 56 часов. Если же вы в течение рабо-чей недели спите меньше (например, по семь ча-сов), то недостающие для полноценного сна часывы наверняка «доберете» в выходные. С работойнаоборот: даже если вы закончите текущие делараньше, чем завершится рабочий день, то все рав-но вам придется до его окончания присутствоватьна рабочем месте. Таким образом, 56 часов на сони 40 — на работу следует оставить без изменений.

Расход времени по любой другой статье навер-няка можно сократить. Например, вы ездите наработу на машине, и каждый день вам требуетсяполчаса на дорогу туда и обратно (итого — час).При этом половину времени вы тратите на сто-яние в пробках. Стоит задуматься — может, естьсмысл ездить на работу в метро? Во-первых, ненужно идти на стоянку за автомобилем (а этотоже время). Во-вторых, проблема пробок реша-

ется сама собой. В-третьих, возможно, таким обра-зом добраться до работы можно за пятнадцать ми-нут, а не за полчаса. Кроме того, поездка на метронаверняка обойдется дешевле, чем на машине(топливо нынче в цене).

Наверняка можно сократить время, затрачива-емое на просмотр телевизора (все равно там нетпочти ничего интересного, особенно по вечерамв будни). Особо внимательно следует изучить рас-ходы времени по статье «Непредвиденные расхо-ды». Статью «Отдых в кругу семьи», скорее всего,частично можно сократить за счет статьи «Работана даче» — ведь на дачу, вероятно, вы поедете всемсемейством, и там будете не только работать, нои отдыхать, а также есть (таким образом сокраща-ется время по статье «Прием пищи»).

Пересмотрев и проанализировав расход време-ни по каждой статье, можно привести свой балансвремени в соответствие с имеющимся количе-ством времени.

Использование технологий тайм-менеджмента имеет два основных направления: личный тайм-ме-неджмент (самоменеджмент) и корпоративный.

Личный тайм-менеджмент подразумевает организацию времени конкретного человека или семьи и мо-жет включать в себя тайм-менеджмент на работе, в быту, тайм-менеджмент для женщины, детей и т. д.

Корпоративный тайм-менеджмент используется на предприятиях и предназначен для организациивремени сотрудников.

Личныйтайм-менеджмент

По оценкам многих специалистов, среднеста-тистический человек от 60 до 80 % своего временипроводит на работе. По этой причине очень важноуметь грамотно организовать свое рабочее вре-мя: если вы не будете успевать выполнять своиобязанности в положенный срок, то придется за-держиваться после работы или брать ее на дом.В любом случае от этого пострадают другие дела,которые были запланированы на это время. В сле-дующем разделе описываются некоторые секре-ты, позволяющие существенно оптимизироватьиспользование рабочего времени.

На работеСвоевременно справляться со своими служеб-

ными обязанностями большинству людей обычномешает целый ряд причин, наиболее распростра-ненные из которых следующие.

Лень-матушка.Привычка медлить (см. разд. «Управление эмо-циями и работоспособностью»).

Бесконечные телефонные звонки.Постоянное «дергание» со стороны коллег поработе.Торговые агенты, регулярно появляющиесяв офисе и отвлекающие от работы.Бумажные завалы на рабочем месте.Нежелание или неумение поручать часть рабо-ты подчиненным.Информационный прессинг (Интернет, прес-са, радио, телевидение, почта и т. п.).

Рассмотрим эти причины подробнее.Лень-матушка. Из всех перечисленных при-

чин лень, наверное, одна из наиболее существен-

ных. За всю историю человечество так и не приду-мало простого способа борьбы с этой привычкой.

На самом деле для преодоления лени суще-ствует только один действенный способ. Суть егов достаточно жестком отношении к самому себе(степень этой жесткости зависит от того, насколь-ко сильна в вас эта привычка, иначе говоря — «на-сколько все запущено»). Разумеется, для этогонеобходимо проявление силы воли и совершениеусилия над собой.

Однако иногда недостаточно просто взять себяв руки и решить: «Хватит!» В некоторых случаяхдля борьбы с ленью собственных усилий бываетнедостаточно, тогда необходимо обратиться к спе-циалисту — чаще всего к врачу-психотерапевту.Ложное чувство стыда, которое проявляется в по-добных ситуациях у многих людей, совершеннонеобоснованно: избавляются от проблемы, толькоесли серьезно занимаются ее решением.

Для борьбы с вредной привычкой можно ис-пользовать несложные психологические приемы.Например, сразу после прихода на работу реко-мендуется вспомнить о тех или иных финансовыхзадачах, стоящих перед вами: невыплаченныйкредит, предстоящий ремонт, давняя мечта нако-пить на машину и т. д. Не будет лишним напомнитьсебе, что на прошлой неделе руководство сделаловам «последнее китайское предупреждение» и сле-дующий ваш прокол на работе приведет к пони-жению в должности (с соответствующим «уреза-нием» заработной платы), депремированию иливообще к увольнению.

Также можно подумать о том, что если вы невыполните задачу в срок, то от этого пострадаютдругие сотрудники, работа которых основана нарезультатах вашей деятельности. Если собствен-ное депремирование может пройти безболезненно

(разумеется, не с финансовой стороны, а с точкизрения отношений с коллегами по работе), то де-премирование по вашей вине некоторых вашихтоварищей (а то и всего отдела) может серьезноиспортить отношения с ними.

Бесконечные телефонные звонки. Телефон,бесспорно, — один из основных рабочих инстру-ментов большинства наших соотечественников. Од-нако в то же время он часто является причиной того,что работники не успевают справляться со своимидолжностными обязанностями. Использованиерабочего телефона также можно оптимизировать.

Прежде чем организовывать и планировать те-лефонные переговоры, необходимо иметь более-менее реальное представление о частоте и целяхбесед. Наиболее подходящий способ получениятакой информации — ведение учета телефонныхразговоров в течение определенного периода вре-мени. Такой промежуток каждый человек можетопределять для себя индивидуально. В большин-стве случаев реальный срок, необходимый для по-лучения более-менее объективной картины, — отодной недели до месяца.

Именно эта периодичность оптимальна, так какв процессе выполнения служебных обязанностейбольшинство из нас повторяет некоторые опера-ции, действия и т. п. именно с таким интервалом.Например, менеджер по продажам составляетеженедельный отчет о продажах; бухгалтер гото-вит ежемесячный отчет; начальник отдела каж-дый понедельник в 10:00 должен присутствоватьна планерке, а каждую пятницу — готовить к нейинформацию и т. д.

Форма учета телефонных звонков может бытьсамой разной — в зависимости от конкретного че-ловека, занимаемой им должности, специфики егоработы и т. д. Однако в любом случае рекоменду-ется фиксировать следующую информацию о те-лефонных звонках: дата и время звонка, тип звонка(входящий или исходящий), продолжительностьразговора, личность звонившего, тема разговора,периодичность звонка (как часто случается такойзвонок), важность (для оценки важности можноиспользовать пятибалльную систему) и краткийкомментарий. В табл. 2.1. представлена формаучета телефонных звонков.

При большом количестве звонков иногда целе-сообразно вести отдельно учет входящих и исхо-дящих вызовов.

Проанализировав информацию, полученнуюв результате учета телефонных звонков, следуетвыделить наиболее важные из них, а также опре-делить время, в которое они обычно случаются,и их среднюю продолжительность. Затем нужновыделить звонки, без которых вполне можно обой-тись, и определить затраченное на них рабочеевремя.

На основании полученных сведений необходи-мо принять меры к максимальному сокращениювремени, затраченному на посторонние и не име-ющие отношения к работе телефонные перегово-ры. При этом не нужно бросаться в крайности,а придерживаться здравого смысла. Например,для свободного мужчины ужин с офис-менедже-ром Олей может оказаться довольно важным и по-лезным мероприятием (не секрет, что удача в лич-ной жизни способствует успехам на трудовомпоприще). Однако звонок-приглашение лучшеделать не в разгар рабочего дня, а, например, в обе-денный перерыв.

Чтобы избежать многих ненужных входящихтелефонных разговоров, можно «вступить в сго-вор» с секретарем вашей фирмы или иным со-трудником, в служебные обязанности котороговходит распределение телефонных вызовов, и по-просить его, чтобы с бывшей женой, различнымиторговыми агентами и т. д. в рабочее время вас несоединяли. Пусть звонят в обед или, в крайнемслучае, ближе к концу рабочего дня.

В конце концов, принимать входящие теле-фонные звонки рекомендуется только в опреде-ленное время. Разумеется, исключением являютсязвонки, воспрепятствовать которым вы не сможе-те, — в частности, на звонок руководства следуетотвечать в любое время. Однако по отношениюк подчиненным, равным по должности коллегампо работе, а также друзьям, родственникам и пр.следует проявить жесткость. Например, вы разгова-риваете по телефону только с 10:30 до 11:30 в пер-вой половине дня, и с 15:30 до 16:30 — во второй.В любое другое время вы по телефону недоступ-ны — что бы там ни происходило.

Можно поступить и так: в установленное вре-мя вы отвечаете на телефонные звонки; если жекто-то звонит вам в неурочный час, то пусть остав-ляет информацию о себе и о важности разговорасекретарю или иному сотруднику, принимающе-

му вызовы. Если вы сочтете нужным, то позже пе-резвоните ему сами.

СОВЕТЕсли вы разработали для себя графикприема телефонных звонков,то рекомендуется согласовать егос непосредственным руководством.Во-первых, начальник навернякас пониманием и одобрением отнесетсяк вашему стремлению организовать своерабочее время и попросит остальныхсотрудников считаться с вашим расписанием.Во-вторых, не исключено, что он и сам теперьбудет стараться звонить вам в выделенноедля этого время. В-третьих, он навернякапримет вашу сторону при возникновенииспорных ситуаций с коллегами (например,когда кто-то из них не сможет связатьсяс вами в то время, когда вы не принимаетезвонки).

В процессе ведения телефонных переговоровочень важно, чтобы необходимая для беседы ин-формация была под рукой — не стоит заниматьсясбором данных во время разговора, поскольку этоне только приведет к лишним тратам времени, нои создаст неудобства для собеседника. Поэтомуесли вы знаете, что, например, в 12:15 вам позвонитСемен Леонидович по вопросу возобновленияпоставок, то необходимо заранее подготовить всесоответствующие документы (договор, дополни-тельные соглашения, открыть ежедневник с за-метками по этой теме и др.), чтобы они были пе-ред глазами. Если какой-то документ хранитсяв электронном виде на компьютере, то его необхо-димо открыть заранее.

СОВЕТНа время делового телефонного разговорарекомендуется отключить другие средствасвязи (мобильный телефон, ICQ и др.), чтобыничто не отвлекало вас во время беседы.

Во время переговоров, если такое возможно,рекомендуется дать понять собеседнику, что вашевремя ограничено. Например, уже в начале бесе-ды можно произнести фразу вроде «Да, я могууделить вам три минуты».

Еще один довольно распространенный способборьбы с входящими телефонными звонками —просто не поднимать трубку телефона. Правда,

использование этого метода требует определен-ной психологической самоподготовки — как из-вестно, рука интуитивно тянется к звонящему ап-парату. Можно поступить еще проще — простоотключить на время телефон. Если у вас нет гра-фика приема телефонных звонков, согласованно-го с руководством, то перед отключением телефоналучше поставить непосредственного начальникав известность.

Для оперативного «фильтрования» входящихзвонков удобно использовать телефонный аппа-рат с автоматическим определителем номера. Та-кая функция поможет определить, кто именнозвонит вам в тот или иной момент, и в зависимос-ти от этого решить, отвечать ли на вызов.

Кроме того, в аппаратах с определителем номе-ра обычно предусмотрена возможность ведения«черных» и «белых» списков телефонных номе-ров. Номера нежелательных абонентов можновнести в «черный» список — в результате дозво-ниться до вас им будет гораздо сложнее, так какв «черный» список можно внести и домашний,и рабочий, и другие телефоны нежелательногоабонента.

Если у вас есть секретарь, принимающий вхо-дящие звонки, или этим занимается кто-то из со-трудников отдела, то можно попросить его, чтобыон громко переспрашивал, кто именно вам звонит,а затем, так, чтобы вы это слышали, задавал уточ-няющий вопрос. Например: «Петр Ильич насчетпогашения долга?» Узнав таким образом личностьзвонящего, вы знаком дадите понять, будете ли раз-говаривать с этим человеком. В случае отказа отбеседы сотрудник, принимающий звонок, отве-тит что-нибудь вроде «он вышел» или «он в от-пуске», в зависимости от обстоятельств.

ПРИМЕЧАНИЕНе менее важно уметь организовать своиисходящие звонки — это позволитсущественно сэкономить затрачиваемоена телефонные переговоры время и повыситьих эффективность.

Если вы собираетесь позвонить кому-либо, толишний раз подумайте, так ли обязателен этотразговор, особенно в рабочее время? Может, луч-ше позвонить этому человеку после работы и по-общаться в более спокойной и свободной обста-новке? Возможно, достаточно просто отправитьему электронное письмо с подробным изложени-

ем сути дела и спокойно ждать ответ. Еще одинвариант — вообще не звонить, так как в решениивопроса абонент заинтересован больше — пустьсам и ищет контакта.

Как было сказано выше, для приема входящихзвонков целесообразно выделить два небольшихотрезка дня: один в первой половине дня, дру-гой — после обеда. Аналогичным образом реко-мендуется определить время и для исходящихзвонков — оно может совпадать со временем при-ема входящих вызовов.

Однако при планировании времени для исхо-дящих телефонных звонков следует учитыватьнекоторые особенности. В частности, для исходя-щих вызовов необходимо выбрать такой час, когданужные собеседники будут на рабочем месте илив пределах досягаемости. Можно совмещать дело-вые и личные исходящие звонки. В таком случаеудобно установить следующий распорядок: сорокпять минут до обеда — деловые звонки, первыепятнадцать минут обеда — личные вызовы.

ВНИМАНИЕПеред тем как позвонить кому-либо,рекомендуется смоделировать предстоящийразговор и внутренне подготовиться к нему(как правило, это займет совсем немноговремени).

Чтобы настроиться на звонок, можно восполь-зоваться несколькими советами.

Если вы планируете позвонить в организацию,то нужно четко знать, с кем именно вам нужнопоговорить (полное имя сотрудника, его долж-ность или область полномочий — например,начальник торгового отдела или главный бух-галтер и т. д.).Заранее нужно подготовить текст сообщения,который вы оставите принявшему звонок че-ловеку, если нужный вам абонент в данныймомент отсутствует.Перед разговором нужно четко сформулиро-вать, что именно вы хотите сказать собеседни-ку (хотя бы в начале беседы).Информация, которая может понадобитьсяв разговоре (документы, выписки, протоколыи т. п.), должна быть под рукой.Приготовьте и положите рядом чистый листбумаги и ручку — возможно, в процессе беседынужно будет срочно что-то зафиксировать.

Имейте в виду, что момент для звонка долженбыть удобен не только вам, но и вашему парт-неру.

Визуально попытайтесь представить собесед-ника.

Если вам предстоит обсудить с человеком неодин, а несколько вопросов, то перед началомбеседы напишите их на бумаге в порядке зна-чимости и держите этот список перед собой,отмечая по ходу разговора обсужденные во-просы.

ВНИМАНИЕВ умении вести телефонные переговорыважен еще один нюанс — удобстворасположения телефонного аппарата,которым вы пользуетесь.

Не нужно ли вам бежать к телефону в другой ко-нец кабинета? Может, чтобы дотянуться до него,вам приходится нависать над рабочим столом со-седа? Если вы снимаете трубку правой рукой, то приразговоре не прижимаете ли ее к левому уху (илинаоборот)? Не путаетесь ли вы в телефонном шну-ре? Если вы ответили утвердительно хотя бы наодин из перечисленных вопросов — значит, вам не-обходимо переставить телефон так, чтобы при раз-говоре не испытывать ни малейшего дискомфорта.

Постоянное «дергание» со стороны коллег поработе. Истории известен лишь один человек, ко-торый спокойно относился к постоянному «дерга-нью» со стороны коллег по работе, — это незабвен-ный Александр Иванович Корейко. Как известно,к нему в любое время рабочего дня мог подойтилюбой коллега с просьбой умножить в уме парумногозначных чисел. Любезный Александр Ива-нович с легкостью исполнял эту просьбу, нисколь-ко при этом не раздражаясь.

Однако большинству из нас не нравится, ког-да кто-то из коллег постоянно обращается со сво-ими «неотложными» вопросами. Во-первых, этоотвлекает от решения текущих задач и мешает со-средоточиться. Во-вторых, чтобы отреагироватьна реплику, нужно какое-то время. В-третьих,вопросы, задаваемые коллегами, в большинствеслучаев кажутся нам какой-то мелочью по сравне-нию с собственными актуальными задачами.

Лучшее решение данной проблемы — вырабо-тать свой график работы и жестко поставить себяв коллективе, заставив коллег ориентироваться на

этот распорядок. В расписании обязательно долж-но быть предусмотрено время для решения рабо-чих вопросов с коллегами. Продолжительностьэтого промежутка зависит от специфики вашейработы: например, бухгалтеру по расчетам или позаработной плате, скорее всего, необходимо каж-дый день выделять хотя бы по часу для решениявопросов с сотрудниками, а начальнику торгово-го отдела может быть достаточно для этого двухраз в неделю по полтора часа. В другое время —извините, я занят, у меня текущие дела и я требуюменя не отвлекать.

Свой рабочий график рекомендуется оговоритьс руководством (преимущества такой договорен-ности такие же. как и при согласовании графикателефонных звонков) (см. подразд. «Бесконечныетелефонные звонки»).

При составлении графика необходимо проявитьуважение к коллегам и обращать внимание, чтобывыделенное для общения с ними время было удоб-но каждому сотруднику. Например, если вы знае-те, что один из ваших коллег каждый день долженприсутствовать на объекте с 10:00 до 11:00, тонужно таким образом выделить время для реше-ния вопросов с сослуживцами, чтобы у него былавозможность пообщаться с вами. Если это невоз-можно, то необходимо предусмотреть в рабочемграфике время для общения персонально с этимсотрудником.

Очень важно уметь сказать твердое «нет» кол-легам по работе. К сожалению, очень многие людине умеют этого делать: одни — по причине мягко-сти характера, другие — чтобы не выглядеть «бе-лой вороной» в коллективе, третьи боятся, что в ана-логичной ситуации им ответят отказом и т. д.

ВНИМАНИЕВ первую очередь необходимо усвоитьсамому и дать понять коллегам, что онидолжны уважать то, чем вы занимаетесьв данный момент. Это очень значимый нюанс.

Никто лучше вас не знает, можете вы в данныймомент (или в ближайшее время) отвлечься от ос-новной работы, чтобы помочь кому-то из коллег,или это нереально, например из-за чрезмернойзагруженности или срочной работы. Если вы несумеете этого сделать, то велика вероятность, чточерез некоторое время на вас будут «ездить» все,кому не лень.

ВНИМАНИЕУважайте себя и свою работу и решительнозаставьте это делать других.

Говоря «нет», необходимо делать это уважи-тельно по отношению к человеку, которому вы от-казываете, но в то же время — решительно и твер-до. Ни оттенком голоса, ни жестом вы не должныпоказывать даже тени смущения или чувства виныиз-за того, что приходится отказать коллеге.

В иной ситуации целесообразно ответить отка-зом даже своему руководству. Разумеется, приэтом нужно проявить больше такта, чем при отка-зе подчиненным или равным по должности колле-гам. Очень важно показать начальнику, что в прин-ципе вы готовы выполнить его просьбу. Однакопри этом обязательно нужно упомянуть, что вамнужно время, чтобы оценить, сможете ли вы вы-полнить это поручение без ущерба для основнойработы.

Если вы видите, что новое задание не создаетпомех для выполнения обычных обязанностей, тоследует взяться за него незамедлительно. В про-тивном случае следует предоставить начальникурасчет вашего относительно свободного рабочеговремени, которое вы можете посвятить выполне-нию внепланового поручения без ущерба для основ-ной работы. При этом рекомендуется подготовитьвстречное предложение по поводу выполнениязадания: например, можно предложить отодви-нуть сроки завершения основной работы или пред-ложить свой срок выполнения поручения. Крометого, можно попросить взять себе в помощникиодного или несколько сотрудников, а в последнемслучае — еще и организовать их работу. В концеконцов начальник либо будет вынужден принятьодно из ваших предложений, либо (что скорее все-го) просто перепоручит выполнение задания дру-гому сотруднику.

Торговые агенты и прочие личности с сомни-тельными предложениями. Наверное, во всейРоссии невозможно найти офисного работника,который хотя бы раз не сталкивался бы с наше-ствием торговых агентов, коммивояжеров, «пред-ставителей крупнейших корпораций» и т. д. Иног-да в течение всего рабочего дня они появляютсяодин за другим, постоянно отвлекая от работыи вызывая у вас естественное раздражение чело-века, понапрасну теряющего время на выслуши-вание всякой ерунды.

Что только они не предлагают! Пищевые добав-ки («поедая наши добавки, вы доживете до ста лет,а ежели помрете в 99 — мы вам выплатим неустой-ку»), косметику женскую, мужскую и автомобиль-ную («жена, муж и их автомобиль будут выглядетьодинаково прекрасно!»), книги для детей и взрос-лых, супер-электробритвы, чудо-зонтики, идеаль-ную посуду (которая чуть ли не сама в магазин запродуктами бегает), компакт-диски («только длявас — лицензионные компакт-диски по цене пи-ратских!») и т. д. и т. п. Все это счастье — толькосегодня по цене «намного ниже рыночной», экс-клюзивного качества, «спешите приобрести —осталось всего пару штук», «у нас акция» и т. д.

Если выслушивать весь этот бред полностью,то на каждого такого «благодетеля» придется по-тратить от 15 до 30 минут рабочего времени. Не это-го ли количества вам постоянно не хватает, напри-мер, на телефонные переговоры или на решениеделовых вопросов с коллегами, а возможно — длязавершения работы над отчетом, который необхо-димо было сделать два дня назад.

С нашествием этих доморощенных «бизнесме-нов» нужно бороться, для чего существует множе-ство способов, наиболее действенные из которыхприведены ниже.

Прежде всего — строгая вывеска на дверях ва-шего отдела. Стандартные объявления вроде «Тор-говым агентам и распространителям вход строгозапрещен» уже не всегда помогают — их зачастуюпросто нагло игнорируют. Лучше составить объяв-ление нейтрально — например «Посторонним входстрого запрещен» или «Вход только по предъяв-лению паспорта» и т. п.

Еще более действенным будет объявление, присоставлении которого проявлена здоровая фанта-зия. Например: «Не входить, идет операция!»,«Майор ФСБ Иванов П. И.», «Федеральная служ-ба безопасности. Отдел по борьбе с незаконнойторговлей», «Налоговая полиция. Отдел по рабо-те с физическими лицами» и т. п.

ПРИМЕЧАНИЕЕсли к вам во время работы ходятнужные посетители, то предупредите их,что объявление на дверях следуетпроигнорировать.

Если торговый агент все же прорвался в ваш ка-бинет, то можно просто выставить его дурачком,

используя при этом то, что он сам вам говорит. На-пример, часто торговые агенты щеголяют такимрекламным слоганом: «Я сегодня с утра продалуже 95 экземпляров, осталось всего два, спешитекупить!» Не обращая внимания на его дальней-шие бредни, берем калькулятор и считаем. 95 эк-земпляров умножаем на 15 минут (обычно этоминимальное время, необходимое, чтобы расска-зать о товаре, ответить на вопросы покупателя,принять от него деньги и вручить покупку) — по-лучается 1425 минут, или — 23,75 часа, то есть по-чти сутки. Значит, чтобы продать 95 экземпляров,агенту нужны почти сутки. Однако он говорит, чтопродал их с утра, а сейчас — два часа дня, то естьработает он максимум шесть часов. Даже еслипредположить, что в некоторых местах он за одинраз продавал не один, а сразу несколько экземпля-ров, то все равно налицо откровенное вранье, о чеми следует сообщить торговцу прямо и незамедли-тельно.

Еще один способ борьбы с агентами — их пол-ное игнорирование. Не следует отвечать на при-ветствие вошедшего в кабинет агента и вообще ни-как не реагировать на его появление. Увидев, чторазговаривать с вами бесполезно, он удалится сам.

В борьбе с торговыми агентами можно исполь-зовать то, что практически все они бесцеремоннонарушают действующее законодательство, особен-но в части приема наличных денежных средств.Как правило, при получении денег агенты не даютникакого документа (а обязаны выдавать при-ходный кассовый ордер или чек), а если что-тои дают, то этот документ не соответствует фор-мам, утвержденным законодательством. Поэтому,сделав ради интереса «контрольную покупку»,можно громко возмутиться: «Так вы еще и законнарушаете!» и т. д.

Если агент слишком навязчив, то можно при-пугнуть его, заявив: «Я сейчас закрою дверь наключ и позвоню в налоговую инспекцию, а заодновызову милицию — пусть проверят вашу работу:документы на товар, где вы его взяли и т. д.». По-скольку у агентов никогда не бывает товарно-со-проводительных документов (а если и есть, то онине соответствуют законодательно утвержденнымформам, а значит, не имеют юридической силы),то эта угроза наверняка возымеет действие.

Один из наиболее радикальных способов борь-бы с агентами — грубое и бесцеремонное выпро-важивание. О какой-то вежливости здесь речь не

идет, поскольку ваша задача — заставить агентакак можно скорее покинуть помещение.

Бумажные завалы на рабочем месте. В насто-ящее время большинство людей мечтают изба-виться от работы с бумагами, И это неудивитель-но. Кому из нас не знакома такая картина: стоитрабочий стол, заваленный грудой бумаг (одно не-ловкое движение — и эта гора рассыплется по ка-бинету), из-за которой видна макушка хозяинастола и верхняя часть монитора. Сколько же по-требуется времени, чтобы в этом бумажном зава-ле отыскать требуемый документ (или хотя быпапку с документами)!

К сожалению, сегодня полностью избавитьсяот бумаг невозможно. В первую очередь это ка-сается бумаг, имеющих юридическую силу: до-говоры, товарно-сопроводительные документы,платежные и кассовые документы, акты выпол-ненных работ, сметы и т. д. Такой документ на бу-мажном носителе скреплен печатью или подписью(в большинстве случаев — и печатью, и подпи-сью), а в электронном документе такое невозмож-но. Конечно, можно возразить, что существует,например, электронная подпись, которая можетудостоверить составителя документа. Однако та-кая практика распространена очень мало, и на этоесть две основные причины. Во-первых, отсут-ствие должной законодательной базы, во-вторых,несовершенство компьютерного и программногообеспечения, используемого во многих организа-циях.

Кроме того, существует целый ряд документов,которые удобно использовать не в электронном,а в бумажном виде, например прайс-листы, элект-ронные письма большого объема, некоторые видыотчетности, различного рода графики и диаграм-мы и пр. Причем многие из этих документов рас-печатываются не в одном, а в нескольких экзем-плярах. В конечном итоге всегда вспоминаетсяраспространенная поговорка офисных работни-ков: бумаг всегда будет больше, чем предназна-ченного для них места. Однако такое положениедел можно и нужно опровергать, избавляясь отбольшого количества лишних бумаг.

ПРИМЕЧАНИЕПо оценкам независимых исследователейсреднестатистический офисный работниктолько на поиски нужных бумаг тратитне менее одного часа в день.

Основные причины, по которым мы хранимбумаги, изобилующие на рабочем месте:

бумаги постоянно необходимы для работы;бумаги хранятся для справки;корпоративная культура требует, чтобы всебумаги хранились не менее чем в двух (трех,пяти и т. д.) экземплярах;

обязательно должны храниться все бумаги, по-ступившие от такого-то источника (источни-ков);

бумаги, предназначенные для дальнейшей пере-дачи другим сотрудникам корпорации (в томчисле подчиненным);

бумаги хранятся без определенной цели, воз-можно, пригодятся в дальнейшем:бумаги хранятся, чтобы можно было ознако-миться с ними при наличии свободного вре-мени.

Все эти «фолианты» валяются на столе в видебесформенной бумажной массы, из которой пери-одически нужно быстро извлекать нужный доку-мент!

Если вы решили разобрать бумажные завалы,то приступать к работе следует немедленно, не от-

кладывая «на потом». В противном случае суще-ствует вероятность, что разобрать все это посто-янно растущее обилие бумаг будет в принципеневозможно, если только не посвятить этому от-пуск — а такая перспектива, понятное дело, нико-го не обрадует.

В первую очередь нужно подготовить пять па-пок или коробок, в зависимости от объема нако-пившихся бумаг. Удобно использовать, например,коробки из-под оргтехники — принтеров, монито-ров и т. п., по которым вы будете раскладыватьдокументы. Самая большая коробка будет исполь-зоваться в качестве мусорной корзины. На коробкинужно наклеить этикетки:«До выяснения», «Ар-хив», «Текущая работа», «Чужие бумаги» и «Кор-зина», после чего приступать к сортировке.

В коробку «До выяснения» следует поместитьбумаги, назначение и важность которых вам необ-ходимо дополнительно выяснить, а также все дру-гие бумаги, которые вы пока не знаете куда детьили их пока просто жалко выбросить. Изучениемсодержимого данной коробки нужно будет за-няться сразу после разбора всех бумаг. Велика ве-роятность, что больше половины этой коробкивпоследствии будет прямиком отправлено в ко-робку с надписью «Корзина».

Коробка с надписью «Архив» предназначенадля хранения бумаг, не актуальных в данный мо-мент, однако они обязательно должны быть сохра-нены.

В коробку «Текущая работа» следует помес-тить бумаги, с которыми вы работаете в настоящеевремя или которые понадобятся в ближайшем бу-дущем, причем содержимое этой коробки реко-мендуется отсортировать по приоритетности.

В коробку «Чужие бумаги» нужно сложить бу-маги, предназначенные для передачи другим со-трудникам или для отправки в другие организа-ции. К содержимому этой коробки нужно будетвернуться сразу после того, как вы перебрали ко-робку «До выяснения». На каждой бумаге, поме-щенной в коробку «Чужие бумаги», следует каран-дашом написать фамилию сотрудника, которомуона должна быть перенаправлена, или названиеорганизации, в которую ее следует отправить.Если у вас есть секретарь, то содержимое коробки«Чужие бумаги» с указанием адресата каждойбумаги можно передать ему для дальнейшей от-правки.

Самое большое количество бумаг навернякабудет отправлено в коробку с надписью «Кор-зина».

ПРИМЕЧАНИЕНабор папок или коробок, в которые будутразложены бумаги, может зависеть отзанимаемой должности, специфики работы,наличия подчиненных или иных факторов.В данной книге для примера выбранынаиболее характерные критерии сортировкибумаг. Например, в некоторых случаях чутьли не половину бумаг можно собратьв коробку «Секретарь» и отдать ее секретарюдля дальнейшего разбора.

Для наведения порядка в бумагах недостаточ-но просто рассортировать их по соответствующимпапкам или коробкам — порядок нужно постоян-но поддерживать. В противном случае буквальночерез неделю-две бумажные завалы на вашем сто-ле будут успешно восстановлены. Чтобы избе-жать этого, нужно своевременно сортировать всевходящие документы.

Каждую полученную бумагу нужно сразу по-мещать в соответствующую папку или коробку.Например, если поступивший документ понадо-бится вам сегодня или завтра, то его можно оста-

вить на рабочем столе, а если позже — пусть ле-жит в коробке «Текущая работа». Поступающиек вам рекламные материалы (буклеты, проспекты,прайс-листы и т. д.) не должны оставаться на сто-ле — их место в коробке «До выяснения» или, чтогораздо вероятнее, в коробке «Корзина».

Если поступившая к вам бумага должна бытьпереадресована другому сотруднику, но какомуименно — вы пока не знаете, то ее нужно поло-жить в коробку «Чужие бумаги». Если вам точноизвестно, кому она должна быть перенаправлена,то рекомендуется сделать это сразу же или отдатьс соответствующим указанием секретарю. В лю-бом случае чужим бумагам не место на вашем ра-бочем столе.

Все ненужные бумаги без тени сожаления вы-брасывайте в коробку «Корзина».

СОВЕТСуществует категория материалов,о содержании которых не должно бытьизвестно посторонним даже после того,как они утеряли свою актуальность и естьуверенность, что они никогда больше непонадобятся. Для утилизации такихдокументов рекомендуется использоватьуничтожитель бумаг.

В борьбе с бумажными завалами очень важноуметь самому не плодить лишние бумаги, для чегоможно воспользоваться следующими советами.

Для деловой переписки по мере возможностиследует пользоваться электронной почтой.

Отвечать на некоторые бумаги можно не в пись-менном виде, а при личной встрече или по те-лефону.

Ответ на некоторые документы (как правило,внутреннего пользования: служебные записки,заявления, рапорты и др.) можно писать в ихнижней части — это сократит объем перепис-ки, ведь не исключено, что вся она в конечномитоге возвратится к вам.

Копировальным аппаратом следует пользо-ваться как можно реже, и только когда это дей-ствительно необходимо.

Если вы работаете на руководящей должности,то можно уменьшить количество обязатель-ных отчетов, которые периодически должныпредоставлять вам подчиненные.

Несколько правил, которых желательно при-держиваться в своей работе.

Необходимо уяснить, что ни одно предприя-тие, фирма, учреждение в принципе не можетобойтись в своей деятельности без солидногобумажного документооборота — это факт, с ко-торым придется смириться независимо от того,нравится вам это или нет.

Среди всех документов особо бережного от-ношения требуют юридические и финансовыебумаги — при их утилизации следует соблю-дать особую осторожность.

К любой бумаге можно притрагиваться не бо-лее трех раз — после этого следует выброситьее или переложить в коробку «До выяснения».Каждый раз, взяв бумагу в руки, ставьте на нейотметку — например, красную точку или га-лочку. Когда таких знаков станет три — не кла-дите документ до тех пор, пока не отработаетеего.

На рабочем столе не должно быть ничего лиш-него: компьютер, телефон, канцелярский набор,ручка, пара-тройка (не более) актуальных доку-ментов. Для работы с бумагами следует выработатьспособ их систематизации (сортировки) и посто-янно пользоваться им.

Нежелание или неумение поручать часть ра-боты подчиненным. Для оптимизации использо-вания рабочего времени очень важно уметь деле-гировать часть своих полномочий подчиненным.Однако этой возможностью в полной мере поль-зуются далеко не все.

Существует целая категория людей, которыепсихологически не могут переносить, что кто-товыполняет часть их работы. Прежде всего, этообъясняется завышенной самооценкой или при-нижением достоинств и способностей своих сотруд-ников. Такой человек даже мысли не дотекает, чтокто-то другой может сделать работу лучше, чемон, и в итоге становится загруженным обязаннос-тями сверх всякой меры, вынужден задерживать-ся после работы, а иногда даже брать ее на дом.Про таких людей говорят: «Он так работает, чтоиз него дым скоро пойдет».

Однако чаще всего нет необходимости так за-гружать себя работой. Наверняка значительнуючасть того, что вы делаете, можно переложить наподчиненных. Примерный перечень дел, которыенаверняка можно делегировать своим сотрудни-

кам независимо от того, где и в какой должностивы работаете:

сортировка входящей корреспонденции;

ответы на телефонные звонки;

отправка исходящей корреспонденции;

подготовка первичных данных для составле-ния отчета;

решение ежедневных рабочих проблем;подготовка материалов для совещания;работа с оргтехникой (копировальный аппа-рат, факс, сканер и др.).

Наверняка каждый работник, имеющий под-чиненных, сможет добавить к этому списку что-нибудь еще.

Чтобы эффективность делегирования полно-мочий была максимальной, рекомендуется при-держиваться следующих советов.

Если возникла необходимость делегированиятех или иных полномочий, следует делать этосразу, не откладывая «на потом».

Особое внимание следует уделить грамотномуподбору исполнителей.

Суть поручения необходимо излагать четкои ясно, не допуская двусмысленностей и недо-молвок.

Сразу нужно оговорить с подчиненным (под-чиненными) сроки выполнения задания, приэтом принимая во внимание его текущую ра-боту.

Вы должны убедиться, что подчиненные пра-вильно поняли данное поручение.

Непременно консультируйте подчиненных,снабжайте их необходимой информацией.

Периодически проверяйте ход выполненияработ. Если это большая работа, то можноопределить промежуточные сроки ее поэтап-ной сдачи.

Не нужно бояться перекладывать часть своейработы на подчиненных, ведь в результате у васвысвободится дополнительное время для болееважных дел. К тому же подчиненные навернякабудут стараться хорошо выполнить задание руко-водства, и не исключено, что у них это получитсядаже лучше, чем у вас.

Информационный прессинг. Каждый из насежедневно подвергается массированному наплыву

самой разнообразной информации. Телевидение,радио, пресса, Интернет постоянно снабжают наславинами разных новостей, большинство из кото-рых не имеет к нам ни малейшего отношения. Какни странно, это обстоятельство также налагаетсвой отпечаток на использование нами своего ра-бочего времени.

Нередко рабочий день в отделе начинается так:женщины чуть ли не до обеда обсуждают разводПугачевой и Киркорова, мужчины — вчерашнийматч «Барселона» — «Манчестер Юнайтед». В обедчасть сотрудников сидит в Интернете, жадно по-глощая появившиеся за прошедшую половинудня новости, чтобы после обеда увлеченно обсу-дить со своими коллегами если не все из них, тохотя бы самые интересные. Кто-то из работников,сходив на обед, обязательно принесет с собой парусвежих газет, купленных в киоске за углом, кото-рые будут читать все по очереди. Если к тому жеу вас в отделе установлена радиоточка, то выле-тевшая из нее очередная сплетня всегда может во-зобновить угаснувшую было беседу.

Проблема защиты от информационного прес-синга, съедающего немалую часть рабочего времени,хотя бы частично должна быть решена на уровнеруководства. Каждый сотрудник должен иметьограниченный доступ в Интернет, которого хваталобы только для получения необходимой для рабо-ты информации. На уровне корпоративной куль-туры должно быть принято положение, запреща-ющее держать на рабочих местах периодическиеиздания и иные печатные материалы, не имеющиеотношения к исполнению сотрудником своих слу-жебных обязанностей. Очень нежелательно, что-бы в течение рабочего дня в отделе работала ра-диоточка.

Если по недосмотру руководства вы подверга-етесь информационному прессингу, то можно са-мостоятельно ограждать себя от лавины информа-ции.

Во-первых, запретить себе выходить в Интер-нет без особой надобности. Во-вторых, можноприобрести наушники и во время работы слушатькакую-нибудь спокойную, не отвлекающую от ра-боты музыку — это защитит ваши уши от посто-ронних разговоров между коллегами по работе.В-третьих, не стоит покупать в обеденный пере-рыв газеты или читать издания, купленные други-ми сотрудниками, — с прессой вполне можно озна-комиться дома.

Кроме того, для борьбы с информационнымпрессингом полезно руководствоваться следую-щими советами.

Очень важно уметь извлекать из всего обилияинформации только то, что вам действительно не-обходимо. Например, если вам нужно найти кон-кретный телефонный номер, то вы, естественно,не будете перечитывать телефонный справочникполностью. То же самое касается всей информа-ции, с которой вам приходится сталкиваться наработе: обычная и электронная почта (и та, и дру-гая могут изобиловать ненужными рекламнымиматериалами), входящая документация (возмож-но, значительная ее часть предназначена вовсе невам, и ее просто нужно переадресовать, а не вни-кать в суть каждого документа) и др.

В своем электронном почтовом ящике необхо-димо настроить антиспамовый фильтр — это по-зволит сразу отбрасывать почти весь почтовыймусор.

По мере возможности нужно оградить себя отненужной почты (в данном случае имеется в видуне электронная, а обычная почта). Например, мож-но сказать секретарю, что вы не желаете видетьу себя на столе рекламные проспекты, а также де-ловые предложения, о получении которых вы недоговаривались заранее. Аналогичным образомследует отфильтровывать и входящие телефон-ные звонки — большую помощь здесь также мо-жет оказать секретарь.

Не стоит подписываться в Интернете болеечем на три группы новостей — иначе вы окажетесьпросто «завалены» ненужной информацией. Кро-ме того, к содержимому групп новостей стоит от-носиться критично — большинство поступившейинформации можно сразу удалить, не читая.

Очень важно уметь правильно слушать собе-седника и акцентировать внимание только на тойинформации, которая действительно имеет значе-ние. Наиболее важные моменты можно фиксиро-вать на бумаге в виде пометок и записей.

Совершенно не обязательно держать в уме боль-шое количество сведений, даже самых важных, —достаточно знать, где их можно получить в нуж-ный момент.

В быту и семьеБыт, как известно, — неотъемлемая составная

часть жизнедеятельности каждого человека, кото-

рая требует довольно большого количества време-ни, уступая по этому показателю только работе.Жизнедеятельность каждого человека характе-ризуется специфическими, даже индивидуальны-ми чертами: например, кто-то предпочитает делатьуборку по субботам, а кто-то — по воскресеньям,один старается проверить у детей уроки сразу пос-ле прихода с работы, другой — только после ужи-на и т. д.

Однако быт каждого из нас объединяет то, чтозаниматься им, как правило, никому не хочется.Большинство бытовых проблем люди решают, какправило, пересиливая себя, нередко — по несколь-ку раз откладывая решение вопросов «на потом».

В решении бытовых проблем очень большоезначение имеет умение расставлять приоритетыи выделять из всего обилия дел наиболее важные(см. подразд. «Расстановка приоритетов»).

СОВЕТНеобходимо соблюдать следующее правило:если вы взялись за какое-то дело, то нужнообязательно довести его до конца и лишьпосле этого браться за что-то другое.

Например, вам нужно решить следующие зада-чи: помыть посуду, развесить постиранное белье,навести порядок на балконе и проверить у сынауроки. Представьте, что будет, если вы поступите

следующим образом: помоете половину посуды,затем пойдете и развесите меньшую часть белья,после чего начнете убирать на балконе и, не закон-чив это дело, пойдете проверять уроки (математи-ку, историю, географию и физику).

Проверив математику и физику, остальные уро-ки вы оставите «на потом» и пойдете домывать по-суду под отчаянные вопли сына «ну давай закон-чим и я пойду на улицу». Чтобы он не ныл, выдаете ему задание развесить оставшееся белье, онспешит, спотыкается и роняет его на недомытыйпол на балконе, опрокинув при этом стоящую тамтумбочку. Дальнейшее развитие ситуации до-вольно предсказуемо: вы даете сыну подзатыльники вместо улицы отправляете в наказание в своюкомнату на весь вечер, белье придется перестиры-вать, на балконе — убирать в два раза больше, пос-ле чего вновь возвращаться к посуде, а затем —к непроверенным урокам.

Результат: вы потратили уйму времени на вы-полнение одних и тех же дел, которые можно былосделать раза в два быстрее, кроме того, сын по-страдал (остался без вечерней прогулки и получилподзатыльник) абсолютно незаслуженно. Это какраз вас следовало наказать за то, что за стольковремени вы не решили ни одной стоящей передвами задачи.

Рассмотрим, какое решение в этой же ситуа-ции будет оптимальным.

В первую очередь следует помыть посуду —даже если поужинала вся ваша большая семья, тоэто не займет много времени. Затем нужно прове-рить у сына уроки и отпустить его, наконец, наулицу — и ему хорошо, и вам будет проще управ-ляться с остальными делами. Если вы планируетевешать белье на балконе, то сначала нужно навес-ти там порядок, а если в ванной или в коридоре — тов первую очередь следует развесить белье (раньшеповесите — раньше высохнет), а затем наводитьпорядок на балконе.

ПРИМЕЧАНИЕЕсли ваша вторая половина не занятадругими делами, то вполне можно (и даженужно) рассмотренные в примере задачиразделить поровну.

Планируя свою деятельность по решению бы-товых задач, можно некоторые не самые важныедела оставлять как бы «про запас», чтобы заняться

ими в случайно появившееся свободное время.Например, сегодня вечером вы планировали посе-тить несколько интернет-магазинов, чтобы выбратьстиральную машину и кухонный комбайн. Одна-ко почему-то именно сегодня вечером — как на-зло! — невозможно подключиться к Интернету(может, проблемы у провайдера, а может, во дво-ре ремонтировали теплотрассу и случайно ков-шом экскаватора порвали телефонный кабель).Внезапно освободившегося времени вполне хва-тит, например, чтобы повесить полку в прихожей,которая не то чтобы так уж сильно там нужна, нов принципе с ней гораздо удобнее.

Многие бытовые проблемы можно решать, со-вмещая их во времени. Вот один из характерныхпримеров: предположим, перед вами стоят две за-дачи — отремонтировать машину и навести поря-док в гараже. В этом случае наведением порядкав гараже очень удобно заняться, отогнав машинув автосервис.

Занимаясь своими бытовыми проблемами, сле-дует помнить важное правило: чрезмерная спеш-ка положительного результата не даст. Конечно,не стоит трактовать это правило превратно — из-лишняя медлительность недопустима (см. под-разд. «Управление эмоциями и работоспособнос-тью»). Однако постоянная спешка приведет нетолько к тому, что вы будете забывать о тех илииных важных вещах, но и к некачественно выпол-ненной работе, а также к быстрой утомляемостии постоянной раздраженности от того, что «вечноничего не успеваю».

СОВЕТПолезно проанализировать свое поведениев ситуациях, когда вы куда-то торопились,бежали, летели, старались сделатьпобыстрее и т. д.

Например, вы чувствуете, что можете опоздатьна деловую встречу. По этой причине утром вы незавтракаете, в лучшем случае — выпиваете на ходучашку кофе и в спешке забываете прихватить па-кет со спортивной формой (а ведь после работыу вас запланирован поход в спортзал на трениров-ку, а значит, придется ехать за ней в обеденныйперерыв). Запыхавшись, вы прибегаете на оста-новку, прыгаете в маршрутку — и целых десятьминут, нервничая и выразительно поглядывая начасы так, чтобы это видел водитель, дожидаетесь,когда в ней наберется достаточно пассажиров и она

поедет (а ведь этих десяти минут было бы вполнедостаточно для легкого завтрака). Когда вы, нако-нец, прибыли на место, то выясняется, что вашпартнер на встречу опоздал («как это я забыл — онведь никогда не отличался пунктуальностью!»).

В итоге ваша спешка привела к тому, что какминимум полдня (до обеденного перерыва) выбудете ходить голодным, деловая встреча, несмот-ря на все ваши старания, все равно не началасьвовремя, а в обед вам нужно будет успеть не толь-ко покушать, но и съездить домой за забытым па-кетом со спортивной формой.

ПРИМЕЧАНИЕМежду прочим, в другие дни во время обедавы успеваете решить массу бытовыхпроблем.

Очень много времени можно сэкономить, еслиграмотно распределить бытовые проблемы междувсеми членами семьи (разумеется, в разумныхпределах — исключая младенцев и немощных ста-риков). Если ваши дети достаточно подросли, товполне можно поручить им убраться в доме. Дажеесли они где-то что-то и недоделают, проще потомустранить эти недостатки, а не выполнять полно-ценную уборку самостоятельно. Ходить к детямв школу на родительские собрания родители мо-гут по очереди. Если жена готовит всей семье зав-трак, то муж вполне может помыть посуду. Еслиотец погнал машину на ремонт или техническоеобслуживание в автосервис, то старший сын в этовремя может навести порядок в гараже и т. д.

Очень удобно составлять семейные графики ре-шения бытовых проблем. Такое расписание мож-но составлять, например, на предстоящую неделю,и вывешивать на видном месте (в прихожей, ко-ридоре и т. д.). В графике отражается следующаяинформация: дата (день недели), название про-блемы (задания, дела и т. п.), исполнитель, ориен-тировочный срок исполнения. Пример такого се-мейного графика для семьи из четырех человек(отец, мать, сын Коля 15 лет, дочь Света 13 лет)представлен в табл. 2.2.

Первое время составление такого графика мо-жет занимать много времени. Кроме того, сначалапри распределении обязанностей таким образомнеизбежны споры и разногласия (особенно со сто-роны детей). Однако впоследствии применениеэтой методики полностью оправдает себя. Семей-ное время будет рационально спланировано, все

будут знать, когда и что они должны сделать, обя-занности между членами семьи будут распределе-ны в соответствии с их возможностями и способ-ностями.

Для женщин

Сразу даже и не вспомнишь всего, чем посто-янно занимаются наши милые дамы: на них лежатрабочие и домашние (стирка-уборка-глажка) обя-занности; уход за детьми (в том числе и за взрослымребенком — мужем), которых нужно накормить-обстирать-уложить спать; беготня по магазинами т. д. и т. п. Кроме того, нужно следить за собой иза своей внешностью и хотя бы немного — полно-ценно и качественно отдыхать.

Самое интересное, что практически все этонаши женщины успевают (за исключением, к со-жалению, одних из самых важных аспектов —полноценного отдыха и времени, которое хотя быиногда удавалось уделить себе). Наверное, у рос-

сийских женщин способность к такому напряжен-ному ритму жизни передается уже на генетическомуровне. Однако нельзя сказать, что такой жизнен-ный уклад благотворно сказывается на здоровьеженщины — скорее, наоборот.

Однако если попробовать грамотно и рацио-нально организовать свое время, то со всеми хло-потами можно будет справляться — и при этомеще останется немало времени и на отдых, и нахобби, и на занятие собой. Ведь любая женщинахочет быть именно женщиной, а не загнанными совершенно забывшим о себе человеком.

ВНИМАНИЕПеред изучением данного подразделавнимательно прочитайте предыдущий —«В быту и семье». В этом подразделе,в частности, рассказывается, как можнорационально и равномерно распределитьвыполнение домашней работы между всемичленами семьи.

Рассмотрим несколько популярных советов,которые помогут сэкономить немало женскоговремени.

Чтобы утром не спеша собираться на работу,часть забот можно решить с вечера. Например,приготовить одежду и обувь — гораздо удобнеес вечера поутюжить юбку и почистить туфли, чемделать это в утренней спешке.

Желательно с вечера приготовить также и кос-метику, которой вы будете пользоваться утром.Не секрет, что большинство женщин располагаютцелым косметическим арсеналом — масса самыхразных помад, кремов, теней и т. д. Заранее извле-ките из косметички нужные вам средства и по-ставьте их на видное место, чтобы утром лихора-дочно не рыться во всех ящиках, отыскивая то, чтонужно.

СОВЕТКатегорически не рекомендуется приводитьсебя в порядок, придя на рабочее место —это ведет к непродуктивным тратам рабочеговремени. Кроме того, придя на работу,женщина уже должна выглядеть эффектнои привлекательно.

Поскольку никто в семье лучше хозяйки незнает, как протекает каждый день и кто из членовсемьи когда и чем занимается, находясь дома, томожно использовать это с выгодой для себя. На-пример, вам хорошо известно, что каждое утров 7:30 около ванной образуется очередь, поэтомуутренний душ лучше запланировать на 7:00 илипринять его, когда ваши домочадцы освободятванну. Время же всеобщего ожидания своей оче-реди можно потратить на приготовление завтракаили маникюр.

Если вечером ваш муж работает за компьюте-ром, то не стоит пылесосить в этой комнате ко-вер — он этого не оценит, а скорее наоборот — бу-дет раздражен. Лучше просто поставить возленего пылесос и ласково попросить: «Дорогой, ког-да закончишь — пропылесось, пожалуйста, ковер,я не хочу сейчас тебе мешать». Освободившеесявремя можно потратить на что угодно — хотя бына разговор по телефону с подругой.

Каждая женщина наверняка может выделитьпроблемы и дела, которые ей приходится решатьс некоторой периодичностью. Например, каждыймесяц нужно обязательно пару часов проводить

у парикмахера, дважды в неделю ходить на фит-нес, по воскресеньям — трехчасовой шоппинг, посредам — стирка, по пятницам — уборка и т. д. Та-кие мероприятия рекомендуется выписать на бу-магу, проанализировать их и в зависимости отэтого строить семейный быт и организовыватьсвое время. Например, если каждую среду вы за-нимаетесь стиркой, то уроки у ребенка вполне мо-жет проверить муж, пятничную уборку можно пе-реложить на плечи старшей дочери, а себе в этотвечер позволить сходить в солярий.

Если вы никак не успеваете управиться со все-ми домашними делами, а помощь от домочадцеввесьма незначительна, то не стесняйтесь реши-тельно перекладывать часть работы на них, при-чем так, чтобы они не имели возможности вам от-казать. Например, скажите: «Я устала, иду спать.В машине постиранное белье, его надо достатьи развесить. Если кто-то из вас этого не сделает —оно там просто скиснет. Дорогой, среди белья —две твои любимые сорочки. Сынок, там твоя стиль-ная дорогая майка, на которую с завистью смотритвесь двор. Доченька, в машине — твоя моднаяюбка, о которой ты так давно мечтала и которуюмы купили тебе недавно. Имейте в виду — моеготам ничего нет». Все — теперь спокойно идитеспать. С высокой долей вероятности можно утвер-ждать, что проблема будет решена — если этого несделает муж, то, по крайней мере, он заставит этосделать детей.

Если вам надоела постоянная круговерть накухне, то можно не готовить каждый вечер вкус-ные ужины, а просто сварить пару пачек магазин-ных пельменей на всех. Кому не нравится — ми-лости просим, кухня свободна, делайте себе сами.Если хотят кушать вкусные домашние ужины, топусть берут на себя, например, уборку квартирыи мытье посуды.

Во многих российских семьях существует такойпорядок: муж ездит на работу на машине, а жена —на транспорте. Причем жена после работы ещеидет в магазин, покупает продукты и несет этовсе на себе. В таком случае вопрос нужно ста-вить ребром: пускай муж завозит вас на работуи забирает с нее — ведь машина ваша общая, а нетолько его. Кроме того, таким образом можносэкономить уйму времени. Да и на бензин деньгиуходят из семейного бюджета (а вы, между про-чим, уже пять лет мечтаете о новой шубке). Еслипросьба проигнорирована, то можно пригрозить:

«Ах, так? Тогда я сама найду, с кем мне ездить!»В большинстве случаев этот прием действует без-отказно.

Для детей

Цель детского тайм-менеджмента — приучитьребенка к рациональному использованию своеговремени, дать ему навыки организации и управ-ления своим временем, научить самодисциплинеи самоорганизации. Дети должны успеть и урокисделать, и на улице погулять, и поиграть и т. д.,а также вовремя лечь спать и своевременно утромпроснуться.

Возможно, кому-то эта задача покажется невы-полнимой. Разве можно заставить ребенка зани-маться тайм-менеджментом — ведь успешностьэтого процесса во многом зависит от того, насколь-

ко человек сам хочет добиться результата. Одна-ко любой нормальный современный ребенок хо-чет совсем другого: гулять с друзьями, посещатьинтернет-клубы, смотреть телевизор и т. п.

ВНИМАНИЕОсновной секрет детского тайм-менеджментазаключается в том, чтобы пробудитьу ребенка интерес к нему.

Организацию и управление детским време-нем нужно представить в виде увлекательнойигры, в течение которой ребенок должен получатьи поощрения, и порицания. При этом количествопоощрений должно превышать наличествующиепорицания — в противном случае результат мо-жет оказаться прямо противоположным: ребеноки слышать не захочет ни о каком тайм-менедж-менте.

СОВЕТЕсли вы решили научить ребенкауправлению своим временем и егоорганизации, то прежде чем сказатьему об этом, нужно провести серьезнуюподготовительную работу.

В первую очередь нужно четко представитьсебе, на что уходит время вашего ребенка. Снача-ла достаточно просто понаблюдать за ним, делаясоответствующие письменные пометки: напри-мер, в 7:00 — подъем и зарядка, 7:15 — утреннийтуалет, 7:35 — завтрак, 8:00 — уход в школу, 14:00 —приход из школы, 14:30 — обед, 15:00 — пошел по-гулять, 16:00 — приступил к урокам и т. д. Обыч-но для такого наблюдения достаточно двух не-дель.

Затем нужно проанализировать полученнуюинформацию. Не исключено, что вы откроете длясебя много интересного. Например, почему это он(она) по средам старается пойти погулять в 16:00,а по пятницам — в 19:00? Почему в этот вторникребенок пришел из школы в 13:00, хотя в прошлыйвторник — в 14:00 (урок отменили или он его про-сто прогулял?). Что он делает каждый понедель-ник с 15:00 до 16:00 «у друга Кольки»? По-моему,именно в это время в нашем интернет-клубе дей-ствуют низкие расценки и т. д.

Проанализировав полученные сведения, нужноболее конкретно и детально определиться с целями

и задачами тайм-менеджмента вашего ребенка.Например, вы решили, что необходимо сократитьего прогулки на улице и уделить хотя бы частьвремени чтению интересных книг. Возможно, иззафиксированных вами наблюдений следует, чторебенок слишком много времени проводит в ин-тернет-клубе, а почистить ботинки или помочьматери он никогда не успевает. В таком случаеесть смысл наполовину сократить посещение ин-тернет-клубов и прогулок на улице, а вместо это-го отправить ребенка в какую-нибудь спортивнуюсекцию, которую вы выберете вместе.

На основании поставленных целей и задач мож-но переходить к следующему этапу — составлениюувлекательной программы тайм-менеджмента длявашего чада. Здесь уже можно рассказать ему о сво-ей задумке, объяснить, что, во-первых, для совре-менного человека это просто необходимо, во-вто-рых — это совсем несложно, а в-третьих — естьшанс заработать себе дополнительные привиле-гии (например, внеочередное посещение интер-нет-клуба, увеличение суммы денег, выдаваемыхна карманные расходы, и т. п.). Очевидно, что по-следний из перечисленных аргументов окажетсянаиболее действенным и эффективным.

Планирование следует начинать с фиксирова-ния времени для дел, выполнение которых не ста-вится под сомнение ни при каких условиях. Пустьребенок сам назовет вам этот перечень, а вы принеобходимости лишь дополните его. К таким де-лам относятся мероприятия, постоянно выполня-емые в процессе жизнедеятельности ребенка, на-пример посещение школы, кружка (тренировки,секции), выполнение домашних заданий, уборкав своей комнате, сон, умывание и душ, прием пи-щи и т. д.

Разумеется, в каждой семье этот перечень мо-жет иметь свои характерные особенности. Напри-мер, если вы держите дома собаку, то среди обяза-тельных дел может присутствовать пункт «выгулсобаки». Если вы проживаете в частном доме, тоодним из пунктов может значиться «полив цвет-ника перед крыльцом» и т. п.

Не стоит сразу включать в список те дела, ко-торые ваш ребенок пока не выполняет, но вам быочень хотелось, чтобы он это делал, например вы-полнение утренней гимнастики. Первоначальныйраспорядок дня можно составить без учета заряд-ки: подъем — 7:00, умывание-одевание — 7:00-7:20,

завтрак — 7:20-7:35 и т. д. Пусть ребенок сначалапривыкнет пунктуально выполнять хотя бы такойрежим; и не забудьте поощрить его, если этот гра-фик неуклонно соблюдается.

Через некоторое время (две-три недели) пред-ложите такой вариант: пусть встает утром не в 7:00,а в 6:45, и десять минут делает зарядку. При со-блюдении этого условия — еженедельная добавкав 20 рублей к деньгам, выдаваемым на карманныерасходы.

Однако вставать раньше так не хочется — зна-чит, нужно раньше ложиться спать. Для этого,в свою очередь, придется отказаться от просмотрафильма, который заканчивается поздновато. Что-бы ребенку было проще принять правильное ре-шение, его нужно простимулировать чем-нибудьзаманчивым — например, оплачивать ему ежене-дельно два часа в интернет-клубе или добавитьеще рублей 30 к карманным расходам.

Однако наряду с поощрениями необходиморазработать и систему взысканий за несоблюде-ние тех или иных пунктов распорядка. Это следу-ет делать вместе с ребенком, чтобы он сознательносогласился с порядком применения порицаний.Например, опоздание в школу — вряд ли ребенокбудет утверждать, что наказания за такой просту-пок быть не должно. Слишком поздний отход косну по причине увлечения телевизором — здесьвозражений со стороны ребенка, скорее всего, так-же не последует. Виды взыскания также можнопридумать вместе: например, уменьшение суммыденег, выдаваемых на карманные расходы, илилишение права посещать интернет-клуб в течениеопределенного времени, или отлучение от телеви-зора на какое-то время и т. д.

ВНИМАНИЕПри составлении плана для своего ребенканеобходимо учитывать одно важное правило:не следует слишком «мельчить», то естьрасписывать все буквально по минутам.Дети в силу своей природы еще не могут такчувствовать и оценивать время, как взрослые(несмотря на то что часы на рукаху большинства современных детей можнозаметить чуть ли не с детского сада), поэтомумежду делами, событиями, мероприятиямивашего ребенка должны быть предусмотреныдостаточно большие свободные промежуткивремени.

Главное — чтобы ребенок успевал вовремя де-лать то, что должен. По мере взросления эти про-межутки постепенно следует сокращать.

Чтобы применение детского тайм-менеджмен-та было успешным и постоянным, нужно обяза-тельно учитывать особенности детской психики(особенно это относится к детям младшего и сред-него школьного возраста). Кто из нас не знает —любая игрушка, любое развлечение рано или поздноребенку надоедают, и ему хочется чего-то нового.То же самое можно сказать и про тайм-менедж-мент. Не исключено, что сначала ребенок с энту-зиазмом воспримет идею тайм-менеджмента, ноуже через некоторое время начнет терять к нейинтерес.

Чтобы вовремя исправить ситуацию, следует,во-первых, проводить грамотную политику «кну-та и пряника», то есть активнее поощрять ребенка,а наказывать только в случае крайней необходи-мости, а во-вторых — проявлять здоровую импро-визацию. Например, вы видите, что ребенок всюпрошедшую неделю прекрасно справлялся со сво-ими обязанностями и успевал все делать вовремя.На воскресенье же у вас запланировано примерноследующее: с утра ребенок убирает в своей комна-те, затем вы идете с ним в кино, вечером он смот-рит телевизор и ложится спать.

Однако можно поступить следующим образом:путь ребенок пообещает, что уборку в своей ком-нате сделает не позже среды, причем самостоя-тельно найдет для этого время не в ущерб другимзанятиям. Тогда в воскресенье с утра отправьтесьвместе, например, в парк культуры и отдыха, пока-тайтесь там на аттракционах и каруселях, пообе-дайте не дома, а в «Макдоналдсе», а сразу оттуда —сходите на интересный сеанс в кино. Ребенок по-лучит массу положительных эмоций, вечером,уставший, быстро уснет и наверняка просто забу-дет, что тайм-менеджмент стал ему надоедать.

СОВЕТПредусмотрите в своем личном тайм-менеджменте достаточно времени длязанятия детским тайм-менеджментом —и положительные результаты не заставятсебя долго ждать.

Еще один немаловажный момент. Ребенок дол-жен видеть, что вам небезразлично то, чем он за-нимается. Радуйтесь вместе с ним его успехам

и достижениям, вместе огорчайтесь, но не унывай-те в случае неудач — и ваш ребенок вырастет орга-низованным и дисциплинированным человеком.Не об этом ли мечтает каждый родитель?

Корпоративныйтайм-менеджмент

Основная задача корпоративного тайм-менедж-мента — внедрение на предприятии системы орга-низации и управления рабочим временем с цельюоптимизации и повышения эффективности егоиспользования.

Процесс внедрения на предприятии (или жев отдельном структурном подразделении) систе-мы тайм-менеджмента начинается с руководите-ля. В первую очередь начальник должен внедритьдля себя технологии личного тайм-менеджмента,хотя бы в части рабочего времени (см. разд. «Чтотакое тайм-менеджмент» и подразд. «Тайм-менедж-мент на работе»).

Затем необходимо определить для себя, какиеименно цели вы преследуете при внедрении напредприятии системы корпоративного тайм-ме-неджмента. Если вы сами не будете четко знать,какой должен быть результат, — о каком успехеможет идти речь?

Перед внедрением тайм-менеджмента на пред-приятии нужно объяснить сотрудникам, что этотакое и какие цели преследуются. Наверняка по-надобится провести внутрифирменное обучениеперсонала основам тайм-менеджмента. Обуче-ние можно проводить собственными силами иливоспользовавшись услугами специализированнойорганизации. В последнем случае независимыйэксперт не только проведет теоретические заня-тия, но и индивидуально проанализирует с каж-дым сотрудником использование его времени с вы-работкой соответствующих рекомендаций.

Обязательно следует разработать и внедритьсистему поощрений и взысканий, в зависимостиот результатов каждого сотрудника.

Однако в первую очередь необходимо обеспе-чить на предприятии соблюдение жесткой трудо-вой дисциплины.

В общем случае понятие «трудовая дисциплина»прежде всего подразумевает порядок на рабочихместах и неукоснительное соблюдение внутреннего

трудового распорядка, за несоблюдение которогоследует соответствующее взыскание.

Наведение порядка на рабочихместах

Чтобы у вас были все основания требовать отсотрудников порядка на рабочих местах, рекомен-дуется перед этим внедрить более совершеннуюсистему документооборота и объяснить сотрудни-кам, для чего это нужно (о методах борьбы с бумаж-ными завалами на рабочем месте см. разд. «Тайм-менеджмент на работе»).

Обилие самых разных бумаг — не единствен-ная причина беспорядка на рабочем месте. Кромеэтого, у многих сотрудников на столе присутству-ет масса посторонних вещей и предметов: немы-тая чашка из-под кофе, пакет сока или бутылкагазировки, раскрытая пачка печенья, разбросан-ные дискеты, компакт-диски, книги и т. д.

СОВЕТСледует иметь специальное помещение дляотдыха и приема пищи, чтобы сотрудникине держали на столах продукты питанияили их остатки. Чтобы поддерживать порядокв этом помещении (убирать со стола, мытьчашки из-под кофе и пр.), можно нанятьотдельного работника (во многих фирмах натаких должностях с удовольствием работаютпенсионерки).

Для решения данной проблемы нужно катего-рически запретить наличие на рабочих столах все-го, что не имеет отношения к выполнению сотруд-ником своих служебных обязанностей в течениесегодняшнего дня. За неисполнение данного рас-поряжения должны быть предусмотрены строгиесанкции (рекомендуется не только предупредитьсотрудников в устном порядке, а издать внутри-фирменный документ о наказании за беспорядокна рабочем месте, с которым сотрудники должныбудут ознакомиться под роспись).

Периодически можно устраивать внезапныепроверки — например, неожиданно появиться в от-деле (в рабочее время, а не в обеденный перерыв),подойти к любому сотруднику и спросить его, чемон сегодня занимается и какое отношение к этомузанятию имеют пачка чипсов и свежий номер «Со-ветского спорта», которые лежат на столе.

СОВЕТНа первый раз провинившегося сотрудникаследует депремировать за месяц процентовна 5-10 (никаких предупреждений —толькоденежный штраф — все уже былипредупреждены ранее). На второй раз —депремировать за три ближайшие месяцапроцентов на 10 -15 каждый месяц.

Думается, после таких строгих мер третьего разане будет, а другие сотрудники получат наглядныйурок.

Соблюдение внутреннеготрудового распорядка

Внутренний трудовой распорядок должен бытьиздан в виде внутрифирменного документа, обя-зательного к исполнению всеми сотрудниками.В большинстве случаев для каждой должности со-ставляется свой распорядок. Например, систем-ному администратору желательно приходить наработу раньше других сотрудников, чтобы прове-рить работоспособность локальной сети, наличиесвязи с Интернет и др. Бухгалтер с утра долженсъездить в банк, поэтому будет приходить на рабо-ту позже других сотрудников. Торговым агентам,работающим с розничными торговыми точками,вообще можно запретить появляться в офисе до16:00 — пусть ездят по магазинам, собирают заяв-ки, требуют своевременной оплаты за поставлен-ный товар и т. п.

При составлении графика работы рекоменду-ется разделить понятия «приход на работу» и «на-чало работы». Например, сотрудник должен бытьна своем месте не позже 8:45, а приступить к ис-полнению своих служебных обязанностей — непозже 9:00. Это обусловлено тем, что, придя наработу, человек должен снять верхнюю одежду,включить компьютер, подождать, пока он загру-зится, возможно — выпить кофе и т. д. Иначе го-воря, с момента прихода на работу и до началаисполнения служебных обязанностей проходитопределенное время, которое и должно быть отра-жено в расписании.

Планировать обеденный перерыв необходимотак, чтобы в это время в каждом отделе находилсяхотя бы один сотрудник. Поскольку каждому ра-ботнику необходимо выделить минимум один часдля отдыха и приема пищи, то для общекорпора-

тивного обеденного перерыва нужно выделить двачаса — например, с 12:00 до 14:00. В таком случаеодни сотрудники будут обедать, например, с 12:00до 13:00, другие - с 12:15 до 13:15, третьи - с 12:30до 13:30, последняя группа сотрудников будетобедать с 13:00 до 14:00. При использовании такойсистемы в каждом отделе все время будет присут-ствовать кто-то из сотрудников (один уходит наобед — другой возвращается).

Может возникнуть вопрос, кого из сотрудниковследует отправлять на обед первыми, а кого —последними. Один из наиболее справедливыхкритериев — время прихода на работу. Если сис-темный администратор приходит на работу рань-ше других, то пусть первым и идет обедать (в нашемпримере — с 12:00 до 13:00). Сотрудник, которыйможет заменить системного администратора в слу-чае необходимости, должен идти на обед толькопосле его возвращения, то есть с 13:00 до 14:00.Поскольку главный бухгалтер прибывает в офиспозже других (ездит по утрам в банк), то и на обедон может пойти позже — с 13:00 до 14:00, а осталь-ные работники бухгалтерии обедают до него.

Если рабочий день заканчивается в 18:00, тоэтот порядок должен быть единым для всех — со-трудник обязан управляться со своими деламивовремя. Если кто-то не успевает — это серьезныйповод для размышлений. Оставаться после рабо-ты можно только в случае крайней необходимос-

ти или при возникновении форс-мажорных обсто-ятельств. Например, для системного администра-тора причиной задержки на работе могут статьсбои в работе локальной сети — эту проблему луч-ше решать, когда за компьютерами никто не рабо-тает, то есть после 18:00. Бухгалтер может задер-жаться на работе, например, по причине внезапнонагрянувшей проверки, а не при составлении квар-тального или годового отчета, как это часто быва-ет. Ведь составление отчета — это не форс-мажори не крайняя необходимость, а всего лишь непо-средственные обязанности, которые должны вы-полняться в рабочее время.

Борьба с Интернетом

Настоящей проблемой на многих предприяти-ях, где сотрудникам предоставляется доступ в Ин-тернет, является несанкционированное исполь-зование Сети. Причем цели посещения часто неимеют ничего общего с исполнением сотрудника-ми своих обязанностей. Один в рабочее времяпроверяет личную электронную почту, второй чи-тает новости, третий болтает по аське, четвертыйзанимается просмотром «веселых картинок» напорносайтах, пятый делает покупки в интернет-магазине, шестой сидит на форумах и т. д.

Многие сотрудники чуть ли не половину свое-го рабочего времени развлекаются в Интернете,

нанося тем самым значительный ущерб своемупредприятию. Причем речь идет не только о сто-имости доступа в Интернет, а в первую очередь обогромных непроизводительных затратах рабочеговремени. Оплата интернет-услуг нередко рассчи-тывается на основании величины трафика, кото-рый постоянно растет как снежный ком, потомучто сотрудники предприятия вместо работы зани-маются посторонними делами в Сети.

К сожалению, не все руководители умеют бо-роться с подобными проявлениями, хотя это вов-се не сложно. Наиболее действенный способ —установить и настроить специальное программноеобеспечение, предназначенное для контроля ин-тернет-трафика. В этой книге кратко рассматри-ваются две такие программы.

СОВЕТОтслеживание интернет-трафика можнопоручить системному администратору — длянего это не составит никакой проблемы.Вы же будете только в общих чертахконтролировать процесс.

Каждому сотруднику в зависимости от его слу-жебных обязанностей можно выделить опреде-ленное количество трафика за период времени(например, 10 Мбайт в месяц или 2 Мбайт в не-делю и т. п.). При превышении установленноголимита у сотрудника автоматически будет блоки-роваться доступ в Интернет. Можно не блокиро-вать доступ, а просто за каждую лишнюю еди-ницу трафика применять финансовые санкции(например, за 100 Кбайт превышения — штраф10 рублей).

Программа DU Meter

Программа DU Meter представляет собой гиб-кий инструмент для контроля интернет-трафика.Этот продукт — условно бесплатный. Его можнобезвозмездно использовать в течение 30 дней, пос-ле чего оплатить регистрацию или удалить с ком-пьютера. Демонстрационную версию программыобъемом около 950 Кбайт можно скачать с сайтаwww.dumeter.com.

DU Meter изначально не поддерживает рус-ский язык, однако для нее в Сети можно найти ру-сификатор, при поиске которого нужно следить,чтобы он в точности соответствовал версии про-граммы (www.4ru.info).

Процесс установки программы прост и поня-тен — достаточно запустить инсталляционныйфайл и следовать указаниям программы установ-ки. После установки DU Meter в меню Пуск по-явится созданное для нее подменю, включающеев себя три команды: для запуска программы, ееудаления, а также вызова справочной информа-ции.

После открытия DU Meter в правой части Пане-ли задач отобразится ее значок, а в правом нижнемуглу экрана — основное окно программы (рис. 2.1).

В данном окне не выполняется никаких дей-ствий, а лишь отображается информация о скоро-сти исходящего и входящего трафика, а также(при работе в Интернете) — график использова-ния трафика. Главное меню программы (рис. 2.2)вызывается щелчком правой кнопкой мыши назначке DU Meter.

С помощью команды Главное окно вызывается ос-новной интерфейс программы (см. рис. 2.1), а ко-манда Скрыть вручную (вызывается также нажатиемклавиши F3) закрывает данное окно. Если главноеокно программы закрыто, то команда Скрыть вруч-ную будет недоступна.

Перейти в режим настройки параметров про-граммы можно, используя команду Опции, — от-кроется окно, изображенное на рис. 2.3.

В данном окне имеются четыре вкладки.На вкладке Главные опции настраиваются основ-

ные параметры работы программы. Если установ-лен флажок Всегда сверху, то главное окно программы(см. рис. 2.1) всегда будет отображаться поверхдругих окон. Для интерфейса программы можнонастроить прозрачность (эта возможность поддер-живается только в версиях Windows 2000 и выше).Следует установить флажок Полупрозрачное окно и израсположенного ниже раскрывающегося спискавыбрать требуемый уровень прозрачности (поумолчанию установлен уровень прозрачности80% видимости).

Если установлен флажок Запускать свернутым, топри запуске DU Meter будет отображаться толькоее значок (в правой части Панели задач), а главноеокно программы показываться не будет. При уста-новленном флажке Загружать вместе с Windows про-грамма DU Meter будет загружаться автомати-чески вместе с запуском операционной системы(по умолчанию данный флажок установлен).

На вкладке Опции графика настраиваются пара-метры графика, который отображается в главномокне программы во время работы в Интернете.В частности, здесь выбирается цвет графика и ре-

жим обозначения его максимального значения,указывается его масштаб и диапазон и др. Пара-метры графика, предложенные по умолчанию,вполне приемлемы для большинства пользовате-лей.

При настройке программы рекомендуется осо-бое внимание уделить вкладке Отчеты и предупреж-дения, на которой определяются предупреждения,которые должны появляться при превышенииопределенных показателей работы в Интерне-те. Например, можно выполнить следующую на-стройку: если объем отправленного и полученно-го трафика в течение дня превысил 2 Мбайт, то наэкране появится соответствующее информацион-ное сообщение. Подобным образом можно конт-ролировать объем трафика за день, неделю и ме-сяц. В нижней части вкладки можно аналогичнымобразом установить контролирование временимодемной связи (в часах) — за день, неделю и ме-сяц.

На вкладке Уведомления настраиваются различ-ные уведомления, которые могут быть полезныпри работе в Интернете. Например, можно задатьпоявление на экране соответствующего уведомле-ния, если в течение какого-то количества времени

(в секундах) было загружено или отправлено ме-нее определенного количества байт. Это удобно дляэкономии средств при плохой скорости Интерне-та (получив такое уведомление, можно выйти изИнтернета и повторить попытку позже, при болееподходящей скорости). Также на этой вкладкеможно настроить довольно любопытную функцию,которая называется «счетчик». Смысл ее в том,что пользователь получает звуковое уведомлениекаждый раз при передаче определенного количе-ства байт (например, при отправке/получениикаждых 1000 или 100 000 байт будет воспроизво-диться определенный звуковой файл, путь к кото-рому указывается в поле Звуковой файл).

Если программа DU Meter включена, то онапостоянно подсчитывает интернет-трафик приработе в Сети. Чтобы просмотреть результаты рабо-ты, в главном меню программы нужно (см. рис. 2.2)воспользоваться командой Итоги — откроется окно,изображенное на рис. 2.4.

В данном окне на вкладке Итоги показана ин-формация о трафике (входящем, исходящем и об-щем) за сегодня, а на вкладках Отчет за день, Отчет занеделю и Отчет за месяц — данные о трафике (входя-щем, исходящем и общем) соответственно за теку-

щий день, текущую неделю и текущий месяц. Принеобходимости информацию, содержащуюся навкладках Отчет за день, Отчет за неделю и Отчет за ме-сяц, можно экспортировать в отдельный файл, ис-пользуя кнопку Экспорт, — в открывшемся окне пообычным правилам Windows следует указать путьдля сохранения, а также имя и тип файла. Этот до-кумент сотрудник может предоставлять систем-ному администратору или руководству для конт-роля.

Программа BW Meter

Программа BW Meter также предназначена дляконтроля интернет-трафика и является условнобесплатной. Ее демонстрационную версию объе-мом 410 Кбайт можно скачать по веб-адресу http://www.desksoft.com. Программа имеет англоязычныйинтерфейс, и на момент написания книги работа-ющий русификатор к ней отсутствует.

Для установки BW Meter на компьютер доста-точно запустить инсталляционный файл и следо-вать указаниям программы установки.

После запуска программы в правой части Пане-ли задач отображается ее значок, после щелчка на

котором правой кнопкой мыши открывается глав-ное меню программы, изображенное на рис. 2.5.

С помощью команды Show открывается окномониторинга, в котором показывается график ис-пользования трафика и его скорость (рис. 2.6).

В верхней части главного меню содержится во-семь команд. С помощью любой из них открываетсярабочий интерфейс программы — разница заключа-ется лишь в том, что каждой команде меню соответ-ствует определенная вкладка этого окна (рис. 2.7).

Например, на вкладке Statistics отображаетсястатистическая информация об использованномколичестве трафика. Эти сведения можно про-смотреть за разный период: по часам, дням, неде-лям, месяцам и годам. Требуемый вариант пред-

ставления информации выбирается на соответ-ствующих вкладках, расположеных в области на-строек Statistics.

Основные параметры работы программы на-страиваются на вкладке Options.

ПРИМЕЧАНИЕСодержимое данной вкладки рекомендуетсяпросмотреть и, при необходимости,отредактировать до начала работыс BW Meter.

Если на вкладке Options установлен флажок Startwith Windows, то программа будет автоматически за-пускаться при загрузке операционной системы(по умолчанию данный флажок снят). При уста-новленном флажке Show BW Meter tray icon в правойчасти Панели задач будет постоянно отображатьсязначок программы (разумеется, если BW Meterоткрыта).

В раскрывающемся списке Double-click on tray iconвыбирается вариант поведения программы придвойном щелчке кнопкой мыши на ее значке, рас-положенном в правой части Панели задач. Если в дан-ном поле выбрано значение Open Main Dialog, то двой-ной щелчок откроет ее главное окно (см. рис. 2.7).Если здесь установлено значение Show/Hide Graphs —аналогичным образом откроется окно мониторин-га (см. рис. 2.6).

Все изменения, выполненные в главном окнепрограммы, вступают в силу только после нажа-тия кнопки ОК или Apply. С помощью кнопки Cancelиз данного режима можно выйти без сохранениявыполненных изменений.

Прием телефонных звонков

В данном разделе описывается полезная систе-ма приема телефонных звонков, которая поможетсотрудникам не тратить время на лишние теле-фонные переговоры, а вести только важные дело-вые беседы.

Рекомендуется завести такой порядок: придяна работу, сотрудник сообщает секретарю, какиеважные звонки он сегодня ожидает. Например,около 10:30 должен звонить Семен Петрович поповоду поставки мазута, в 12:00 — Елена Никола-евна насчет концентрированных смесей, а в 15:30 —Иванов по поводу отчета. К этим звонкам можнодобавить один-два (не более) личных звонка. На-пример, в 14:00 должен позвонить сын Коля, что-

бы сообщить, что он уже пришел из школы, а око-ло 16:00 — жена Клавдия Ивановна.

Секретарь вправе уточнить важность того илииного звонка: «Вы уверены, что звонок ЕленыНиколаевны действительно очень важен? Может,я просто приму вызов и сообщу вам о нем, а вы,когда будете свободнее, перезвоните ей сами?»

Преимущества такого подхода очевидны. Сек-ретарь будет соединять сотрудника с абонентом,только если этот звонок очень важный и работникпредупредил о нем с утра. Во всех остальных слу-чаях помощник будет просто вежливо отвечатьзвонившему, что нужный сотрудник занят, затемфиксировать звонок в специальной карточке (обэтом — чуть ниже) и по мере поступления вызо-вов (например, когда соберется пять или десять

карточек) передавать их сотруднику. В результа-те работник не будет отвлекаться на посторонние,малозначащие и не нужные ему звонки (например,от навязчивых торговых агентов, бывшей жены,слишком настойчивых и нетерпеливых партнерови т. п.) и сможет спокойно заниматься работой.

Для фиксации телефонных звонков секретарюрекомендуется вести специальную карточку реги-страции телефонного сообщения, в которой длякаждого звонка указывается следующая инфор-мация:

адресат телефонного сообщения;

название структурного подразделения пред-приятия, в котором работает вызываемый або-нент;

дата и время звонка;

должность и фамилия принявшего звонок со-трудника;

имя звонившего;

его статус (должность, степень родства и т. п.);

его номер телефона;

текст сообщения, которое нужно передать ад-ресату;

пометки «Срочно», «Перезвонит позже» или«Просил перезвонить».

На рис. 2.8 показан пример заполненной кар-точки регистрации телефонного сообщения.

По мере накопления карточек или по уста-новленному распорядку (например, перед обедоми в конце дня) они передаются адресатам, которыесами решают — перезвонить абоненту или отло-жить разговор на другое время.

Совещание: важноемероприятие или пустая тратавремени?

Не секрет, что среди руководящих работни-ков весьма распространено шутливое выражение:если не хочется ничего делать — нужно назначитьи провести совещание. В этом нет ничего удиви-тельного, так как многие мероприятия подобногорода на самом деле не что иное, как пустая и бес-полезная трата времени. Вопросы, рассматрива-емые на всевозможных собраниях, совещаниях,брифингах и т. д., в большинстве случаев можнорешить иным способом, в более спокойной и при-вычной обстановке и с гораздо меньшими затрата-ми времени.

ПРИМЕЧАНИЕНекоторые руководители иногда доходятдо того, что не могут утром нормальнозаняться текущими делами, если не проведутперед этим хотя бы небольшое совещание.

Причем темы совещаний могут быть самымиразными и не всегда злободневными: например,по понедельникам рассматриваются вопросы со-блюдения трудовой дисциплины, по вторникам —перспективы развития компании, по средам — оп-тимизации поставок и т. д. Только продержав со-трудников на таком «суперважном» совещанииполчаса или час, руководитель сможет полноцен-но приступить к работе.

На таких бесполезных совещаниях тратитсямасса рабочего времени. Утром вместо того, что-бы активно включаться в работу, вы ведете нико-му не нужное собрание. В это время бухгалтерждет, когда вы освободитесь и подпишете платеж-ные документы, чтобы их можно было отвезтив банк. Начальник торгового отдела вместо тогочтобы с утра, со свежей головой, внимательно изу-чить условия перспективного контракта с хоро-шим партнером, вынужден понуро сидеть на со-вещании и с нетерпением ждать его окончания.Начальник отдела логистики в это же время не за-нимается своими непосредственными обязаннос-тями, а грустно слушает, как вы отчитываете на-чальника финансового отдела. Возможно, именнов это время вам позвонят с интересным деловымпредложением, а секретарь ответит, что вы заняты.

Да мало ли чем еще могут навредить фирме по-добные бесполезные мероприятия.

На основании вышесказанного можно сделатьвывод: совещания, собрания, брифинги и т. п. ме-роприятия следует проводить, только когда в нихназрела серьезная необходимость, а не «для вдох-новения» или еще по каким-то надуманным при-чинам.

Совещание или собрание не рекомендуется про-водить в следующих случаях.

Вы не располагаете достаточным количествомвремени на подготовку предстоящего совеща-ния.

Вопрос, который вы планируете поднять на со-вещании, вполне может быть решен в беседеодин на один.

Вопрос, который вы планируете рассмотреть,уже благополучно решен.

Для решения проблемы, ради которой вы пла-нируете собрать совещание, целесообразнеевоспользоваться менее трудоемким методом —например, телефонным звонком, служебнойзапиской, ICQ, электронной почтой и т. п.

Вопрос, который предполагалось поднять насовещании, на самом деле оказался не такимважным, чтобы тратить на его решение времянескольких сотрудников.

Проводить совещание имеет смысл в следу-ющих случаях.

Руководителю необходимо получить некото-рую информацию или важный совет, которыйможно сформулировать только при его кол-лективном обсуждении группой профессиона-лов.

Начальник считает необходимым поделитьсянекоторыми сведениями или поставить подчи-ненных в известность о той или иной ситуа-ции, причем использовать для этого другиесредства (телефон, селектор, электронную по-чту и т. д.) по тем или иным причинам нецеле-сообразно.

Чтобы принять объективное решение или обсу-дить какую-либо проблему, необходимо при-сутствие всех заинтересованных лиц, а такжесотрудников, которые тем или иным образоммогут повлиять на сложившуюся ситуацию.

Возникла проблема, требующая объективногои непредвзятого рассмотрения с разных точекзрения.

Руководитель считает, что та или иная группасотрудников (начальники отделов, торговыеагенты или все сотрудники предприятия) ис-пытывает необходимость в проведении сове-щания.

Начальник решил, что функциональные обя-занности сотрудников по решению пробле-мы, ситуации, вопроса и т. д. необходимо чет-ко и конкретно объяснить каждому конкретнов присутствии других исполнителей.

Для проведения совещания (собрания, бри-финга и т. д.) могут возникать и другие основания,в зависимости от особенностей конкретного пред-приятия. Самое главное — чтобы эти основаниябыли достаточно серьезными, а ненадуманными.

Успешное проведение совещания во многомзависит от его предварительно составленной по-вестки. Конечно, структура и содержимое планасобрания во многом зависят от особенностей пред-приятия и от конкретной ситуации, однако в боль-шинстве случаев повестка совещания должна вклю-чать в себя следующие пункты:

дата и время проведения совещания;

место проведения совещания;

цель и желаемый результат совещания:

список участников;

роль каждого участника;

кто собирает совещание и кто на нем будет пред-седательствовать;

если есть участники, приглашенные со сторо-ны, — их список и роль каждого из них в сове-щании;

если формат совещания предполагает что-тонеобычное в его проведении, то об этом следу-ет упомянуть;

продолжительность каждой части совещания(например, начальная — столько-то, основная —столько-то, заключительная — столько-то);

если участникам совещания необходимо под-готовиться к его проведению, то следует пояс-нить, что именно нужно сделать (например,взять с собой отчеты, ознакомиться с тем илииным нормативным актом и т. п.);

фамилия, имя и отчество участника совеща-ния, который будет отвечать за соблюдениепунктов повестки собрания.

Нередко начальнику приходится не толькосамостоятельно подготавливать и проводить со-вещания, но и в качестве рядового участника са-мому присутствовать на подобных мероприятиях,организуемых вышестоящим руководством. При-чем многие из начальников, находясь на совеща-

ниях подобного рода, считают, что такие собраниясовершенно бесполезны. «Опять руководство за-нимается ерундой. Не то что у меня — все совеща-ния проводятся исключительно по делу и направ-лены на решение важнейших вопросов», — такаямысль нередко посещает головы многих началь-ников рангом пониже. При этом мало кто задумы-вается, что о собраниях, проводимых им, подчи-ненные нередко говорят примерно то же самое.

Если вы считаете, что ваше присутствие на со-вещании не принесет пользы ни вам, ни другим,то, возможно, стоит отправить на собрание вмес-то себя кого-нибудь из своих подчиненных. Передэтим следует ввести его в курс дела, снабдить всейнеобходимой информацией (отчеты, сводки и т. п.),а заодно — и напутственно-ободряющим советом,дающим надежду на карьерный рост: «Иди, при-выкай — я думаю, тебе это в будущем пригодится».

Когда отправить на собрание подчиненного со-трудника вместо себя невозможно, а идти очень нехочется, можно пропустить совещание, а впослед-ствии запросить у секретаря копию его протокола,чтобы быть в курсе дела.

ПРИМЕЧАНИЕХороший повод пропустить бесполезноесобрание — иметь на время его проведениядругие неотложные дела.

Если вы организуете совещание, то прежде все-го необходимо четко определиться с целями егопроведения. Поводом для собрания может бытькакая-либо важная информация, определениепроблемы и поиск путей ее решения, реализацияновых идей, выбор направления дальнейших дей-ствий в той или иной ситуации, определение сте-пени ответственности сотрудников за решениеопределенных задач и т. д. Целью совещания мо-жет быть также комбинация любых из перечис-ленных причин.

Особое внимание следует уделить отбору участ-ников совещания. В их число должны быть вклю-чены сотрудники, которые действительно смогутрешить поставленные задачи. Кроме того, для по-лучения объективной картины важно обеспечитьналичие разных точек зрения. В общем случае насобрание следует приглашать людей, удовлетво-ряющих хотя бы одному из следующих критери-ев. Итак, участник совещания должен:

уметь принимать ключевые решения по вопро-сам, которые будут затронуты на собрании;

по роду своей деятельности быть знаком с ин-формацией, которая будет рассматриваться навстрече;

быть полезным для его проведения: иметь своемнение и активную позицию в отношении рас-сматриваемых тем;

быть исполнительным и ответственным чело-веком, который станет неукоснительно выпол-нять принятые по итогам встречи решения.

Начинайте проведение совещания точно в на-значенное время.

СОВЕТРезультаты независимых наблюденийпоказывают, что если совещаниеназначено на «круглое» время (например,10:00 или 12:30), то неизбежны опозданиянекоторых его участников. Если же назначитьсовещание на произвольное время(например, не 10:00, а 10:07 или нена 12:30, а на 12:23), то вероятность того,что кто-то опоздает, многократноснижается.

Рассмотрим несколько полезных советов, сле-дование которым позволит сэкономить массу ра-бочего времени не только вам, но и другим сотруд-никам.

Если вы не уверены на 100% в целесообразно-сти организации и проведения совещания —отказывайтесь от него, не раздумывая. Еслионо действительно необходимо, то через неко-торое время ситуация подскажет вам об этом.

По мере возможности старайтесь не участво-вать в ненужных совещаниях: делегируйте наних своего представителя, планируйте на этовремя другую работу (выезд на объект, дело-вую встречу и т. д.).

Изучите, освойте и внедрите альтернативныеформы проведения совещаний: телефонныеконференции, видеоконференции, селектор-ные совещания, интернет-конференции и т. д.Это избавит некоторых участников собранияот необходимости тратить время на дорогу.Кроме того, многие специалисты гораздо уют-нее чувствуют себя на своем рабочем месте,чем в кабинете у начальника или в конференц-зале.

Каждое совещание должно иметь четко постав-ленную цель. Недопустимо проводить совеща-ния (собрания, брифинги и т. д.) только для«галочки» или из-за того, что руководителюнечем больше заняться.

Если вам впервые предстоит председательство-вать на совещании, то постарайтесь приобрес-ти хотя бы теоретический опыт его проведения(например, пусть с вами поделятся знаниямии навыками ваши более опытные коллеги, по-читайте соответствующую литературу, ста-тьи и т. д.).

Не стоит забывать, что совещание, как и боль-шинство подобных мероприятий, должно иметьтри основные составные части: начальную, ос-новную и заключительную. Если совещаниедостаточно крупное, то можно выделить ещенекоторые этапы: например, перед начальнойчастью может быть вводная, перед заключи-тельной — дискуссия или дебаты и т. д. Во вре-мя продолжительных собраний необходимоустраивать небольшие перерывы (кофе-паузы).Если вы председательствуете на совещании, товнимательно следите за временем его началаи окончания.

Заранее ознакомьтесь с повесткой совещания,на которое вы приглашены, и лично убедитесь,что ваше присутствие там действительно необ-ходимо.

Если вам предстоит быть на совещании, на ко-тором вам абсолютно нечего сказать, то про-пускайте его. Узнать, было ли что-то полезноена собрании, всегда можно из его протоколаили из последующей беседы с кем-либо из уча-стников совещания.

Если вам предстоит участвовать в совещании,то обязательно заранее ознакомьтесь с матери-алами к нему — в противном случае вы риску-ете быть статистом и лишь бесполезно потра-тите рабочее время.

Помогайте председателю совещания удерживатьдискуссию в рамках рассматриваемой темы —это поможет избежать бесполезных дебатови, соответственно, затягивания собрания.

Результатом каждой встречи должны быть теили иные конкретные действия. Если по ито-гам собрания не выработано какого-то реше-

ния или постановления, можно с увереннос-тью сказать, что оно прошло впустую.

Выполнение решений каждого совещания дол-жно неуклонно отслеживаться.

При планировании собраний следует учиты-вать, что в большинстве случаев совещание ненужно проводить для простого донесения досотрудников информации — это можно сде-лать другими способами (телефон, электрон-ная почта, ICQ и т. д.).

Никогда не опаздывайте на собрания и совеща-ния — это правило вдвойне относится к орга-низаторам таких мероприятий.

Чтобы уяснить для себя полезность или беспо-лезность совещаний, рекомендуется периодиче-ски (например, раз в месяц, квартал, год — в зави-симости от того, насколько часто вы участвуетев подобных мероприятиях) оценивать их реаль-ную необходимость. Не исключено, что в резуль-тате анализа вы в дальнейшем откажетесь от посе-щения большинства аналогичных мероприятий,что в конечном итоге позволит сэкономить массурабочего времени. Хотя, разумеется, есть совеща-ния, посещать которые придется независимо от ихцелесообразности, — это мероприятия, в которыхвы будете вынуждены участвовать по велениюсвоего руководства.

Для реализации механизмов тайм-менеджмента сегодня предусмотрены специальные методики и тех-нологии, созданные отечественными и зарубежными специалистами. Данные разработки можно исполь-зовать как в личном, так и в корпоративном тайм-менеджменте. В данной главе представлены наиболеераспространенные в современной России методики и технологии тайм-менеджмента.

Описываемая в данном разделе теория реше-ния изобретательских задач (ТРИЗ) ориентиро-вана на быстрое разрешение проблемных и, каза-лось бы, безвыходных ситуаций путем принятиянестандартных и в то же время оптимальных ре-шений. Поскольку эта система была разработанав бывшем СССР (ее автор — бакинский инженерГенрих Саулович Альштуллер), то она навернякаокажется близка и понятна отечественным специ-алистам.

Основное понятие, используемое в ТРИЗ, —система. В рассматриваемом контексте термин«система» представляет собой совокупность взаи-мосвязанных элементов, имеющую четкую струк-туру. Каждый элемент системы должен находитьсястрого на своем месте. В данном случае «переме-на мест слагаемых» существенно влияет на рабо-тоспособность системы (а в большинстве случаевона просто перестает функционировать).

Следующие по важности понятия, используе-мые в ТРИЗ, — это подсистема и надсистема. Под-системой называется ключевой элемент системы,без которого система перестает функционировать.Надсистема — это вышестоящая система, элемен-том которой (не обязательно ключевым) являет-ся текущая система.

Чтобы уяснить, что такое система, подсистемаи надсистема, рассмотрим эти понятия на при-мере компьютера. Компьютер имеет все признакисистемы: он представляет собой совокупностьвзаимосвязанных элементов, которыми являютсяпроцессор, оперативная память, материнская пла-та, жесткий диск, модем, видеокарта, клавиатура,мышь, монитор и др. Эта совокупность имеет чет-кую структуру (мы не можем, например, поме-нять местами оперативную память и видеокар-

ту — компьютер просто не станет работать, хотя всеего элементы будут присутствовать). Подсистемамирассматриваемой системы в данном случае будут,например, оперативная память и материнская пла-та: и без одного, и без другого компьютер не зара-ботает. В качестве надсистемы в данном примереможет выступать локальная сеть: компьютер бу-дет ее элементом (но не подсистемой, поскольку,если убрать из локальной сети какой-либо ком-пьютер, то она сможет продолжить функциониро-вание с оставшимися компьютерами).

Для практически любой задачи всегда мож-но выделить систему, подсистему и надсистему.В табл. 3.1 представлено несколько таких приме-ров.

При решении той или иной задачи очень важ-но уметь правильно определять систему, подсис-тему и надсистему — ведь они неразрывно связа-ны между собой — и уметь анализировать этувзаимосвязь. Например, если в фирме, где вы ра-ботаете (система), поднялась арендная плата за

офисные помещения (подсистема), то это соот-ветствующим образом скажется не только на по-казателях ее работы, но и на показателях корпора-ции (надсистема). Если в своей квартире (система)вы решите сделать перепланировку и сделать аркув перегородке (подсистема), то нужно задуматься,не окажет ли это отрицательное воздействие на весьжилой дом (надсистема).

Системы, подсистемы и надсистемы с течени-ем времени могут изменяться, то есть в прошломони могут иметь одно состояние, в настоящем —другое, в будущем — третье. Такое их свойство ис-пользуется для планирования и прогнозированияразвития систем. Совокупность систем, подсис-тем и надсистем в динамике времени, ориентиро-ванная на решение конкретной задачи, называет-ся системным оператором, который используетсядля всестороннего обзора проблемы. Он позволя-ет объемно взглянуть на сущность задачи и быст-ро найти ее оптимальное решение.

Еще один важный термин системы ТРИЗ —противоречие. Как говорится в известном фило-софском изречении, «весь мир состоит из един-ства и борьбы противоположностей». В системеТРИЗ суть противоречия выражается следующимобразом: каждая система должна иметь опреде-ленную функцию, чтобы сделать полезное, и пря-мо противоположную функцию — чтобы не делатьвредного.

Успешное использование системы ТРИЗ вомногом зависит от умения человека мыслить не-стандартно, избегая в своих рассуждениях стерео-типов, шаблонов и штампов, а также способностиправильно формулировать постановку задачи.Например, у вас дома сломался диван, случилосьэто в 22:00, то есть когда всем уже хочется спать.Первое желание, которое возникнет у большин-ства обывателей, — немедленно приступить к по-чинке дивана, быстренько сделать это и лечь спать.

Однако главная задача в такой ситуации — непочинка дивана, а обеспечение условий для сна,поскольку уже довольно поздно. С точки зренияпользователя ТРИЗ в данный момент совершен-

но ни к чему начинать ремонтировать диван, по-скольку процесс этот, вероятнее всего, займетпродолжительное время и будет довольно шум-ным (нужно ведь и передвинуть его, чтобы удоб-нее было чинить, и молотком постучать) — а сосе-ди, между прочим, уже спят. В данный моментнаиболее целесообразно приготовить другое мес-то для сна (например, поставить раскладушку илипоспать эту ночь на старой тахте), а уже на следу-ющий день заняться починкой.

Рассмотрим еще один подобный пример. До-пустим, вам необходимо сегодня ехать на важнуюделовую встречу на машине. Итак, система — этоделовая встреча, подсистема — ваше прибытие нанее, надсистема — стабильность работы фирмы,поскольку на встрече вы должны обсуждать усло-вия поставки сырья. Если вы не прибудете на де-ловую встречу или опоздаете на нее (отсутствиеподсистемы), то она будет сорвана (система небудет функционировать), что обязательно ска-жется на стабильности поставок (негативное вли-яние на надсистему).

Предположим, с утра повалил снег, дороги за-метены, ехать на машине опасно. Домашние отго-варивают вас ехать на автомобиле, однако вы на-стаиваете на своем — на транспорте ехать слишкомдолго, а время дорого. В данном случае преждевсего необходимо грамотно сформулировать по-становку задачи — прибыть на место встречи безопозданий с наименьшими затратами времени.Вы же, настаивая на своем, сформулировали еепо-другому: поехать на встречу непременно намашине.

ВНИМАНИЕНеправильная постановка задачи чреватаразличными осложнениями.

Если вы все-таки поедете на встречу на своеймашине, то при неблагоприятных погодных услови-ях у вас многократно возрастает риск стать участ-ником дорожно-транспортного происшествия,причем не обязательно по вашей вине (вспомните

известную шоферскую присказку — «не я стукну,так меня стукнут»). Теперь представьте, что такаянеприятность случилась (не дай бог, конечно!).Вам придется вызывать на место аварии предста-вителей ГИБДД, ждать их прибытия, затем уча-ствовать в разборе происшествия (схема аварии,опросы участников и т. д.).

Даже если после ДТП ваша машина осталасьна ходу, то есть вы можете ехать на встречу, ско-рее всего, вы на нее уже безнадежно опоздали.В результате — мероприятие сорвано, как след-ствие — сбои в поставках сырья, что самым отри-цательным образом скажется на стабильности ра-боты фирмы.

Теперь рассмотрим то же развитие ситуации,но при правильной постановке задачи. Чтобы при-быть на место встречи без опозданий с наимень-шими затратами времени, совершенно необязатель-но ехать на своей машине, тем более — при такихнеблагоприятных погодных условиях. Наиболееприемлемый вариант — воспользоваться услуга-ми такси. В этом случае, даже если вы попадетев дорожно-транспортное происшествие, вам ненужно будет обязательно дожидаться прибытияна место аварии представителей ГИБДД, и ужтем более — участвовать в разборе происше-ствия. В крайнем случае, если сочтете это необхо-димым, вы просто оставите номер своего мобильно-го телефона водителю, чтобы при необходимостивыступить свидетелем. Сами же вы сможете спо-койно вызвать другое такси и вовремя прибыть наделовую встречу. В результате — успешное прове-дение переговоров, выгодные условия поставоксырья и стабильная работа фирмы..

Технология «ОТПАД»В данном разделе описывается достаточно рас-

пространенная технология, которая называется«ОТПАД» и расшифровывается как ОтличнаяТехнология Постоянства Активных Действий.Автор этой методики — отечественный специа-лист Андрей Панфилов.

Концептуальное направление этой технологамможно сформулировать следующим образом: придвижении к намеченной цели или к решению по-ставленных задач ни в коем случае нельзя оста-навливаться. Другими словами, нужно все времяследить за соблюдением основного принципа —постоянством активных действий.

ПРИМЕЧАНИЕНи для кого не секрет, что возобновитьпотерянный ритм гораздо сложнее, чемпостоянно поддерживать его. При этомопределяющее значение имеет не скоростьдвижения к намеченной цели, а именнонепрерывность этого процесса. Пустьпонемногу, по чуть-чуть, но главное —не останавливаясь и используя при этомне только свою энергию, но и силуинерции.

Использование технологии «ОТПАД» нужноначинать с четкой постановки целей и задач. На-пример, составьте перед сном список дел и меро-приятий, которые вам необходимо выполнить зав-тра (впоследствии можно будет составлять такиесписки не только на день, но и на неделю, и на ме-сяц вперед). Форма этого списка может быть про-извольной — например, нечто вроде графика вы-полнения бытовых дел (см. табл. 2.2).

СОВЕТСоставляя список дел и мероприятий,необходимо реально оценивать своивозможности. Не стоит ставить перед собойявно завышенные цели. Утверждение, что,стремясь к большому, быстрее получишьмалое, в данном случае неуместно.

В конце следующего дня нужно проанализиро-вать, насколько вам удалось реализовать намечен-ные планы. Не расстраивайтесь, если большин-ство из них оказалось не выполнено, — вы ведьтолько начинаете осваивать систему. Сделайте со-ответствующие выводы (может, нужно немного«снизить планку», пока вы привыкаете к новомуритму жизни) и составляйте список на следую-щий день. Самое главное правило и основной за-лог успеха — с каждым днем хотя бы немного про-двигаться вперед.

Первые итоги ежедневного планирования мож-но подводить уже в скором времени — например,через две-три недели. На данном этапе нужно про-анализировать, насколько вам удается достигатьнамеченных целей и что является причинами не-удач. Если выяснится, что в принципе техноло-гию вы освоили, постоянно движетесь к намечен-ным целям и в большинстве случаев достигаетеих, а редкие неудачи обусловлены по большей ча-сти форс-мажорными обстоятельствами — можнопереходить к более долгосрочному планированию.

СОВЕТНе делайте резких скачков и послеежедневного планирования не переходитесразу на ежемесячное или ежеквартальное —вряд ли это даст положительный результат.

Оптимальный вариант — после ежедневногопланирования приступать к еженедельному илимаксимум — к ежедекадному. В этом случае выбудете постепенно, но неуклонно двигаться к до-стижению поставленных целей, не останавлива-ясь на достигнутом и следуя главному принципутехнологии — постоянству активных действий.

Методика ТониБьюзена

В основе методики Тони Бьюзена лежит прин-цип наглядного представления актуальных целейи задач путем использования интеллект-карт.Применение данной методики позволяет намногобыстрее, чем обычно, формулировать постановкуцелей и задач и находить оптимальные пути их ре-шения, что позволяет человеку существенно эко-номить свое время.

Первые интеллект-карты были созданы ТониБьюзеном в далеком 1970 году и почти сразу заво-евали популярность. Сегодня методика построе-ния и использования интеллект-карт широко рас-пространена за рубежом и становится все болеепопулярной в России.

Построение интеллект-карт базируется на при-менении принципа «испускающих лучей». Сутьего в том, что в качестве отправной точки при по-строении используется определенный централь-ный образ (он размещается в середине листа), чет-ко и ясно отражающий главную задачу. Затем отэтого образа в направлении границ листа расхо-дятся лучи, над которыми пишут термины и опре-деления или обозначают нижестоящие задачи, изкоторых складывается решение главной задачи —центрального образа. Все задачи соединяютсямежду собой линиями.

ВНИМАНИЕДля построения интеллект-карты требуетсялист бумаги большого размера — по крайнеймере не меньше формата А4.

Например, на рис. 3.1 изображен сокращенныйвид интеллект-карты, ориентированной на реше-ние задач тайм-менеджмента.

ПРИМЕЧАНИЕВариант сокращенный, так как формат книгине позволяет представить интеллект-картув достаточно полном и развернутом виде.

Центральный образ интеллект-карты, то естьглавная задача, — экономия времени. От нее рас-ходятся лучи-стрелки, указывающие на спосо-бы решения главной задачи (на подчиненные за-дачи).

Очевидно, что интеллект-карта может разрас-таться практически до бесконечности — в зависи-мости от главной задачи и путей ее решения.

При построении интеллект-карт следует при-держиваться определенных правил.

Неотъемлемая часть интеллект-карты — глав-ная задача, воплощенная в центральном образе.

Перед построением интеллект-карты необ-ходимо четко определиться с используемой

терминологией, чтобы в дальнейшем избежатьпутаницы.Для лучшей наглядности представления ин-формации рекомендуется использовать графи-ческие образы.

При построении интеллект-карты нужно стре-миться к оптимальному размещению ее эле-ментов.

Интеллект-карта будет более наглядной, ес-ли в процессе построения часто использоватьобъемные изображения, выпуклые буквы. До-пускается использование линий разной толщи-ны, можно также экспериментировать с масш-табом отображения графики.

Отображать связи между элементами интел-лект-карты рекомендуется стрелками.

Если интеллект-карта строится вручную, то над-писи желательно делать печатными буквами.

Ключевые слова должны быть расположеныточно над соответствующими линиями. Приэтом желательно, чтобы длина линии былапримерно равна длине ключевого слова.

Главные линии должны быть плавными и бо-лее жирными по отношению к остальным ли-ниям. Обязательно нужно следить, чтобы глав-ные линии интеллект-карты были соединеныс главной задачей (центральным образом).

Используемые в интеллект-карте рисунки и гра-фические изображения должны быть предель-но четкими и ясными и не допускать двусмыс-ленности. Надписи желательно располагатьгоризонтально (при использовании вертикаль-ных надписей значительно теряется нагляд-ность представления информации).

При построении карты рекомендуется распо-ложить лист в положение «ландшафт».

Интеллект-карта должна иметь четкую иерар-хическую структуру.

Цели построения интеллект-карт могут бытьсамыми разными: сбор и анализ информации, ре-шение конкретной задачи, запоминание материа-ла (например, при подготовке к экзаменам илив аналогичных ситуациях), передача информации,принятие важного решения и т. д. Карты можноиспользовать в самых разных жизненных ситуа-циях, когда приходится много думать, анализиро-вать и систематизировать информацию, прини-мать ключевые решения и др.

Характерная особенность интеллект-карт —человек свободно, без принуждения самого себя,может сконцентрироваться на задаче. Причемпосле этого не нужно предпринимать никаких до-полнительных усилий для сохранения такой кон-центрации. Таким образом, оптимальный резуль-тат достигается гораздо быстрее, чем можно былопредположить даже в самом лучшем случае.

С точки зрения организации времени интел-лект-карты полезны прежде всего тем, что на нихнаглядно представлены и, как следствие, хорошоусваиваются все детали предстоящих дел и меро-приятий, что позволяет грамотно управлять нетолько рабочим, но и личным временем.

С помощью интеллект-карт удобно готовитьсяк самым разнообразным совещаниям. Чтобы под-готовиться даже к большому собранию, достаточ-но построить одну интеллект-карту, а не собиратьмассу всевозможных записок, пометок, справоки т. п. Кроме того, используя интеллект-карты,можно грамотно планировать повестку совеща-ния, формировать перечень выносимых на собра-ние вопросов и в зависимости от этого — опреде-лять круг потенциальных участников встречи.

Система Дэвида АлленаGetting Things Done

В данном разделе представлена еще одна по-пулярная методика, ориентированная на решениезадач тайм-менеджмента, — система Getting ThingsDone. Использование данной системы позволяетдобиться значительного повышения продуктив-ности, почти не увеличивая при этом затраты энер-гии, то есть без стресса, переутомления и иных от-рицательных проявлений, с которыми так хорошознаком практически каждый современный чело-век.

Система Getting Things Done — совокупностьинструментов, механизмов и хитростей, направ-ленных на профессиональную организацию вре-мени. С помощью данной системы многие люди,постоянно страдающие от нехватки времени, ста-ли все успевать не только на работе и в быту, нои сумели при этом высвободить массу времени,чтобы заняться собой (посещать спортзал, читатькниги, смотреть телевизор и т. д.). Характернаяособенность системы Getting Things Done в том,что она применима практически к любому челове-

ку, независимо от рода его деятельности и сло-жившегося ритма жизни.

Однако нельзя сказать, что данная методикаявляется готовым алгоритмом действий, в резуль-тате выполнения которого произойдет чудо. Из-вестно, что единого алгоритма, применимого ковсем жизненным ситуациям, быть просто не мо-жет. Система Getting Things Done относительнонесложна и доступна даже для малоопытных лю-дей. Однако чтобы внедрить ее в жизнь и полу-чить впоследствии положительный результат, по-требуется приложить определенное количествоусилий.

Чтобы начать применять систему Getting ThingsDone, во-первых, нужно собрать все дела, меро-приятия, события и т. п., которые вам необходимосделать (или в которых вам нужно участвовать)в единую четкую систему. Важно соблюдать одноусловие — данная система не должна хранитьсяв вашей голове. Во-вторых, необходимо приучитьсебя к тому, чтобы постоянно иметь готовый плантекущих действий, который в любой момент мож-но реализовать или отредактировать.

Затем нужно взять для разбора какую-нибудьконкретную ситуацию (проблему, мероприятиеи т. п.) и кратко, одним предложением описатьпредполагаемый вариант ее успешного разреше-ния. Другими словами, необходимо четко и крат-ко сформулировать, какой результат вы желаетеполучить после решения проблемы.

Теперь напишите на бумаге любое действие(даже совсем мелкое и незначительное), котороевы собираетесь предпринять, чтобы приблизитьразрешение ситуации. Проанализируйте приня-тое решение — возможно, целесообразнее все жене приглашать человека на встречу, а просто по-говорить с ним по телефону. Подобным образомдвигайтесь к постепенному решению проблемы.

Все стоящие перед вами задачи, собранныев единую систему, не нужно держать в уме (всегдаесть вероятность что-то упустить). В качестве хра-нилищ информации можно использовать, в прин-ципе, что угодно: блокноты, органайзеры, контей-неры и папки для бумаг, электронные заметки,голосовые записи и т. д. Самое главное — чтобывы без проблем ориентировались в этой системеи всегда знали, где что лежит. При этом рекомен-дуется по возможности минимизировать количе-ство хранилищ информации.

Для хранения и обработки информации о сво-их делах, событиях, мероприятиях и т. п. удобно

использовать Систему напоминаний (терминоло-гия Дэвида Аллена). Суть этой системы в отсут-ствии необходимости постоянного составлениясписков актуальных задач — каждый день вы бу-дете брать в руки папку, в которой уже будут ле-жать задачи, которые вы должны сделать сегодня.

Для реализации этой системы вам понадобит-ся 43 папки (или полиэтиленовых файла — в за-висимости от количества задач). 12 папок пред-назначены для месяцев, 31 папка — для каждогодня месяца. Все папки следует соответствующимобразом подписать (на папках, предназначенныхдля дней, нужно указать только число, без месяца,а на папках, предназначенных для месяцев, — толь-ко месяц, без указания года). Необходимо устано-вить папки (файлы) в определенном порядке. На-пример, сегодня вечер 7 апреля; следовательно,сначала идут папки с номерами от 8 до 31, за ними —папка «Май», за ней — папки с номерами от 1 до 7,затем — папки «Июнь», «Июль», «Август», «Сен-тябрь», «Октябрь», «Ноябрь», «Декабрь», «Ян-варь», «Февраль», «Март» и «Апрель».

По всем папкам дела раскладываются в зави-симости от сроков их исполнения. Утром каждогодня вы берете сегодняшнюю папку, достаете изнее то, что там лежит, и перекладываете пустуюпапку на месяц вперед. Дела вы решаете в течениедня. Если какое-то дело осталось нерешеннымили вы отказываетесь от его выполнения (напри-мер, из-за его неактуальности), то вы переклады-ваете его в папку с той датой (или месяцем), когданеобходимо будет вернуться к решению этой про-блемы. В результате вы получаете стабильнуюсистему постоянного планирования и напомина-ния о тех или иных делах, событиях, мероприя-тиях и т. д.

ВНИМАНИЕПри использовании системы напоминанийнеобходимо ежедневно обновлять ее.Если по каким-то причинам вы знаете, чтонекоторое время не сможете проверятьсодержимое папок (например, из-за отъездав командировку или отпуска), то передотбытием нужно проверить все папки до днявашего приезда и распределить ихсодержимое по другим папкам.

Все хранилища периодически должны опус-тошаться, что подразумевает решение актуаль-ных задач и обработку оставшихся. В процессе

обработки дел вы должны уяснить для себя, чтоконкретно означает данная задача, может ли онабыть решена в ближайшее время и каким образомследует поступить с ней в противном случае. Еслизадачу невозможно решить в ближайшее время, тонужно поступить с ней одним из следующих спо-собов.

Отказаться от решения задачи из-за ее неакту-альности или нецелесообразности (в таком слу-чае нужно проанализировать эти причины).

Переложить решение задачи на кого-то друго-го (то есть делегировать полномочия). Еслирешение задачи связано с работой, то ее можнопоручить подчиненным сотрудниками, а. на-пример, несложную бытовую задачу вполнеможно доверить детям.

Перенести решение задачи на конкретную дату(например, с помощью системы напоминаний).Перенести задачу в разряд отложенных задачи рассмотреть целесообразность ее решенияв ближайшее время. Для таких задач должнобыть предусмотрено отдельное хранилище. Ре-комендуется не реже раза в неделю проверятьсодержимое такого хранилища и избавлятьсяот старых задач (решать их, отказываться отрешения или делегировать и т. п.) — в против-ном случае можно превратить это хранилищев мусорную корзину.

Превратить задачу в своеобразную ссылку —то есть не решать ее, а найти соответствующуюинформацию, к которой всегда можно обра-титься в случае необходимости.

Если задачу можно и нужно решить, то в зави-симости от ее актуальности и текущей стадии ре-шения с ней следует выполнить одно из следую-щих действий.

Четко определить, каким должно быть следую-щее действие для выполнения задачи, и либоприступить к этому процессу, либо зафиксиро-вать его.Делегировать решение задачи.

Отложить решение задачи на допустимый срок(возможно, с помощью системы напоминаний).

Составить проект решения задачи (если реше-ние задачи представляется достаточно слож-ным и не вполне очевидным).

Если для представления процесса решения за-дачи недостаточно одного проекта — создать

необходимое или возможное количество про-ектов.

Проанализировать доступные действия, кото-рые можно применить для решения задачи.

Составить список напоминаний о действиях,которые необходимо выполнять для решениязадачи.

Чтобы понять, как следует поступить с той илииной задачей или что вы должны сделать в бли-жайшее время, рекомендуется воспользоваться«Четырехкритериальной моделью принятия ре-шений» (терминология Дэвида Аллена). Все ре-шения принимаются по следующим основнымкритериям.

Контекст, в котором принимается решение(окружающая обстановка, условия, наличиесоответствующих возможностей, загружен-ность и т. д.).

Наличие свободного времени для решения за-дачи.

Наличие физической возможности (усталостьили, наоборот, прилив сил и энергии).Приоритет задачи.

Один из наиболее важных факторов, оказыва-ющих влияние на принятие решения, — контекст.Например, вы пытаетесь определиться, что вамнужно сделать в первую очередь: отогнать маши-ну в ремонт («ведь это нужно было сделать ещевчера») или сделать важный телефонный звонок(«может, хоть сейчас у меня получится дозвонитьсяПетровичу — вечно его нет на месте»). Посмотревна часы, вы увидели, что в данное время в горо-де — час пик и если куда-то поехать, то навернякаможно попасть в пробку. А телефон — рядом настоле («кстати, по идее Петрович должен бытьсейчас на месте»). Исходя из сложившейся ситуа-ции, повлиять на которую вы не можете, правиль-ное решение в данном случае — сделать важныйтелефонный звонок. Пока вы поговорите по теле-фону, может, и на дорогах станет свободнее.

Следующий важный критерий для принятиярешения — наличие достаточного количества сво-бодного времени. Например, в рассматриваемойситуации, чтобы отогнать машину в ремонт, мо-жет потребоваться часа полтора, а на телефонныйразговор — минут 30. Если через 40 минут у васназначено совещание, то решение будет однознач-ным — поездка в автосервис откладывается, а длятелефонного звонка времени вполне достаточно.

Еще один критерий, используемый для приня-тия решения, — наличие физической возможнос-ти (то есть сил и энергии) для решения задачи.

ПРИМЕЧАНИЕДовольно часто смена рода деятельностиприводит к появлению дополнительных сили энергии, однако не всегда этого бываетдостаточно для выполнения задачи.

Например, не стоит в конце тяжелого рабочегодня назначать важное совещание — лучше посвя-тить остаток рабочего времени изучению какого-либо отчета, или просмотреть список дел на завт-ра, или найти другое занятие, достаточно важноеи в то же время не требующее высокой концентра-ции внимания и больших усилий.

Очень важный критерий, влияющий на приня-тие решения, — приоритет задачи. Для каждогочеловека важно его умение расставлять приорите-ты, то есть определять необходимость каждой за-дачи и в зависимости от этого выстраивать оче-редность их решения.

ПРИМЕЧАНИЕО расстановке приоритетовсм. подразд. «Расстановка приоритетов».

Для систематизации своих дел рекомендует-ся проводить их еженедельную инвентаризацию,в процессе которой анализировать их нынешнеесостояние. Все временно свободные, но необходи-мые в будущем документы следует поместить в от-дельную папку «Для последующей обработки».К таким документам могут относиться не только

деловые бумаги, но и визитные карточки, рецептыи т. п. Затем нужно просмотреть свои накопившие-ся за неделю записки и пометки и безжалостно вы-бросить уже не нужные (обычно таких бумаг 90 %).

Далее следует изучить ежедневник за преды-дущую неделю: что сделано, какие дела осталисьнерешенными и почему, на какие сроки следуетотнести решение оставшихся дел и т. п. Ни одиниз нерешенных пунктов ни в коем случае нельзяоставлять без рассмотрения и без принятия понему конкретного решения.

После этого нужно перенести на бумагу все дела,задачи, планы, мероприятия, информацию о кото-рых вы сейчас держите в голове. Иначе говоря,необходимо разгрузить мозг от лишней информа-ции (точнее — не лишней, но той, которая вполнеможет храниться в другом месте), зафиксироватьпредстоящие действия, составить проекты и т. д.Проанализируйте каждый предстоящий проекти убедитесь, что для его реализации у вас намече-но как минимум одно ключевое действие.

Затем необходимо просмотреть список дел, по-ставленных в очередь на решение. Возможно, не-которые из них уже утратили актуальность, а ряддругих решились сами собой. Из данного спискав список актуальных дел нужно перенести задачи,актуальность которых к настоящему моменту на-зрела, вычеркнуть ненужные, корректировать сро-ки исполнения оставшихся задач.

В конечном итоге такой анализ позволяет по-лучить достаточно полную и объективную карти-ну текущего положения ваших дел, на основаниикоторой можно принимать взвешенные решенияо своих дальнейших действиях, строить планыи ставить задачи на будущее.

В предыдущих главах данной книги изложены основные теоретические положения тайм-менеджмен-та, а также рассмотрены некоторые из его популярных методик и технологий. Полученные знания будетгораздо проще применять на практике, если воспользоваться для этого специально предназначеннымипрограммными продуктами, ориентированными на автоматизацию процессов тайм-менеджмента. В дан-ной главе описываются наиболее распространенные из них.

Среди всех программ, описание которых пред-лагается в данной книге, программа MicrosoftOutlook — наиболее популярная и распространен-ная. Во-первых, этот продукт входит в состав па-кета программ Office 2002, во-вторых, его разра-ботчиком является всемирно известная компанияMicrosoft, что говорит само за себя, в-третьих —данная программа бесплатна для отечественныхпользователей. Несмотря на все перечисленное,основная причина популярности программы Micro-soft Outlook — ее широкие функциональные воз-можности, которые кратко можно сформулиро-вать следующим образом:

выполнение функций персонального органай-зера;

работа с электронной почтой: создание, редак-тирование, получение, отправка электроннойкорреспонденции с возможностью ее храненияв любом количестве папок;

систематизация и наглядное представление те-кущих дел, задач и мероприятий;

ведение адресной книги с возможностью груп-пировки контактов в тематические группы и от-ражения всей необходимой информации покаждому абоненту;

ведение списка актуальных задач;

возможность автоматического напоминанияо предстоящих делах и мероприятиях (режимнапоминания пользователь может настраиватьсамостоятельно);

ведение любых необходимых заметок.

Помимо перечисленных возможностей, с по-мощью программы Microsoft Outlook можно вы-

поднять и другие задачи, в зависимости от потреб-ностей пользователя.

Первое знакомствос программой

Чтобы запустить программу Microsoft Outlook,нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее ярлыке, рас-положенном на Рабочем столе, или выполнить ко-манду Пуск Все программы Microsoft Outlook — откро-ется основной интерфейс программы (рис. 4.1).

В верхней части главного окна программы на-ходится несколько меню: Файл, Правка, Вид, Избран-ное, Сервис, Действия и Справка. Перечень пунктов,входящих в состав каждого меню, зависит от вы-бранного режима работы. Кроме того, многиекоманды, доступные с помощью этих пунктов,дублируются соответствующими командами кон-текстного меню, вызываемого щелчком правойкнопкой мыши, а также комбинацией «горячих»клавиш.

Сразу под перечнем меню располагается па-нель инструментов Стандартная, кроме того, в про-грамме предусмотрено также использование пане-лей Веб-узел и Дополнительно. Отображаются панелиинструментов с помощью команды Вид Панели ин-струментов и последующим выбором необходимойпанели. Любую панель инструментов можно на-строить для перехода в соответствующий режим —команда Вид Панели инструментов Настройка.

В левой части главного окна Microsoft Outlookотображается Панель Outlook, включающая в себятри раздела: Ярлыки Outlook (см. рис. 4.1), Мои ярлыкии Другие ярлыки. Эту панель удобно использовать дляперехода в разные режимы работы программы —

управлять ее отображением можно с помощью ко-манды главного меню Вид Панель Outlook. Кнопкиэтой панели дублируются командой главного менюMicrosoft Outlook Вид Перейти с последующим вы-бором необходимого пункта.

Центральную часть главного окна программызанимает рабочая область Microsoft Outlook, со-держимое которой зависит от выбранного режимаработы. На рис. 4.1 показано содержимое рабочейобласти в режиме Outlook сегодня (данный режимиспользуется по умолчанию при открытии про-граммы).

Внизу окна Microsoft Outlook находится стро-ка состояния, для управления отображением ко-торой предназначена команда главного меню ВидСтрока состояния.

Перед полноценной эксплуатацией программырекомендуется просмотреть и, при необходимос-ти, отредактировать параметры ее настройки.

НастройкаПерейти в режим настройки параметров рабо-

ты программы можно с помощью команды глав-ного меню Сервис Параметры — откроется окно Па-раметры (рис. 4.2).

Данное окно состоит из вкладок Настройки, На-стройка почты, Сообщение, Орфография, Безопасность и До-

полнительно. Рассмотрим подробно параметры, рас-положенные на вкладке Настройка.

На данной вкладке в области Календарь настра-иваются параметры календаря. Перейти в режимработы с календарем можно, выбрав на ПанелиOutlook режим Календарь или выполнив командуглавного меню Вид Перейти Календарь. С помощьюфлажка Напоминание включается режим автомати-ческого напоминания о предстоящем событии,который будет использоваться по умолчанию.При установке данного флажка справа от него ста-новится доступным раскрывающийся список, изкоторого следует выбрать интервал времени меж-ду напоминанием и началом встречи (события).При необходимости этот параметр можно изме-нить в окне редактирования встречи или события.

С помощью кнопки Параметры календаря можноперейти в режим расширенной настройки кален-даря — откроется одноименное окно (рис. 4.3).

В данном окне в области настроек Календарьрабочей недели следует указать параметры, с помо-щью которых программа сможет точно опреде-лять начало и конец рабочей недели и рабочегодня. Прежде всего путем установки соответству-ющих флажков нужно выбрать рабочие дни неде-ли (по умолчанию в программе заложена пяти-дневная рабочая неделя). Из раскрывающегосясписка 1-й день недели следует выбрать название

дня недели, с которого будет начинаться каждаярабочая неделя. В раскрывающемся списке 1-я не-деля года нужно указать программе, каким образомопределять первую рабочую неделю года, выбраводин из трех вариантов: начинается с 1 января, 1-я неде-ля из 4-х дней и первая полная неделя.

Из раскрывающихся списков время начала и вре-мя конца выбираются соответственно вариантывремени начала и окончания рабочего дня. Поумолчанию в программе установлено время нача-ла рабочего дня — 9:00, время окончания — 18:00.

Если в области настроек Параметры календаряустановлен флажок показывать номера недель, то в про-граммном календаре (данный календарь отобра-жается в правой части главного окна MicrosoftOutlook в режиме работы Календарь) напротив каж-дой недели будет отображаться ее номер в теку-щем году (от 1 до 52).

Если установлен флажок разрешать участникампредлагать другое время собрания, то при работе в сетидругие участники собрания смогут в удаленномрежиме предлагать вам определенное время про-ведения собрания (при снятом данном флажке та-кая возможность отсутствует). В поле Использоватьпри предложении нового времени из раскрывающегосясписка выбирается реакция программы на посту-пившее предложение: Под вопросом (пользовательсамостоятельно определяет, принимать ли пред-ложение), Принять (предложение будет принято)или Отклонить (предложение будет отклонено).

В программе можно настроить функцию опо-вещения о задачах, срок выполнения которых на-значен на текущий день. Для этого в окне Пара-метры (см. рис. 4.2) в области настроек Задачи израскрывающегося списка Время оповещения нужновыбрать время для оповещения (по умолчаниюустановлено значение 9:00).

При необходимости можно выполнить расши-ренную настройку задач. Чтобы перейти в соот-ветствующий режим, нажмите кнопку Параметрызадачи, с помощью которой открывается окно Пара-метры задач (рис. 4.4).

В данном окне из раскрывающихся списковпросроченные и завершенные можно выбрать цвет, ко-торым будут обозначаться соответственно про-сроченные и выполненные задачи. По умолчаниюдля просроченных задач установлен красный цвет,а для завершенных — серый.

В области настроек Контакты (см. рис. 4.2) нахо-дится кнопка Параметры контактов, с помощью кото-

рой можно перейти в режим настройки контак-тов, вводимых в адресную книгу. Использованиеэтой кнопки открывает окно Параметры контактов(рис. 4.5).

Из раскрывающегося списка По полному именивыбирается один из трех вариантов порядка сле-дования компонентов полного имени контакта:Имя (Отчество) Фамилия (данный вариант установленпо умолчанию), Фамилия Имя или Имя Фамилия1 Фами-лия2.

Один из пяти вариантов хранения новых кон-тактов выбирается в раскрывающемся списке Какхранить: Фамилия, Имя, Имя Фамилия, Организация, Фами-лия, Имя (Организация) или Организация (Фамилия, Имя).

При установленном флажке Проверять наличиеповторяющихся контактов включается режим проверкиуникальности каждого вводимого адресата — про-грамма не разрешит повторно ввести один и тотже контакт.

Все изменения, выполненные в окне Параметры(см. рис. 4.2), вступают в силу только после нажа-

тия кнопок OK или Применить. С помощью кнопкиОтмена из режима настройки можно выйти без со-хранения выполненных изменений.

Работа с адресной книгойи списком контактов

Для ввода, редактирования и хранения инфор-мации о коллегах, деловых партнерах, друзьях,родственниках и иных физических лицах в про-грамме предусмотрено ведение адресной книги.Чтобы перейти в режим работы с адресной кни-гой, нужно выполнить команду главного менюСервис Адресная книга или использовать комбина-цию клавиш Ctrl+Shift+B — откроется окно (рис. 4.6).

В данном окне приводится список уже вве-денных контактов (при первом открытии адрес-ной книги данный список будет пуст). Для каж-дой строки списка в соответствующих столбцахотображается краткое и полное имя контакта,адрес и тип его электронной почты (например,SMTP).

ПРИМЕЧАНИЕКонтакт — введенная в адресную книгуинформация о конкретном человеке.На рис. 4.6 в списке три контакта: Иванов,Петров и Семенов.

Для быстрого поиска требуемого контакта пред-назначено поле Введите или выберите имя. В данномполе с клавиатуры следует ввести условие поиска(например, фамилию контакта) — поиск будетпроизводиться по значению столбца Имя. По мереввода условия поиска курсор автоматически бу-

дет отображаться на соответствующей позициисписка. Данную возможность особенно удобноиспользовать при работе с большим списком кон-тактов.

Чтобы добавить в адресную книгу информа-цию о новом контакте, нужно выполнить командуглавного меню Файл Создать адрес или нажать кноп-ку Создание адреса, расположенную на панели ин-струментов (название кнопки отображается в видевсплывающей подсказки при подведении к нейуказателя мыши). Перейти в режим редактирова-ния введенного ранее контакта можно, выполнивкоманду главного меню Файл Свойства или анало-гичную команду контекстного меню, вызываемо-го щелчком правой кнопкой мыши на соответ-ствующей строке списка. Выполнение любогоиз перечисленных действий открывает окно вво-да и редактирования контакта (рис. 4.7).

Параметры данного окна в зависимости от функ-ционального назначения сгруппированы на пятивкладках: Общие, Подробности, Действия, Сертификатыи Все поля.

Основная информация о контакте вводится навкладке Общие. В поле, расположенном справа откнопки Полное имя, с клавиатуры вводятся фами-лия, имя и отчество контакта. Информацию обабоненте можно указать также в полях диалогово-го окна Проверка полного имени, которое открываетсянажатием кнопки Полное имя (рис. 4.8).

В данном окне в поле Обращение из раскрываю-щегося списка можно выбрать вариант обращенияк данному человеку: Г-н (Господин), Г-жа (Госпо-жа), Докт. (Доктор), Проф. (Профессор) и Тов. (То-варищ). Фамилия, имя и отчество человека вво-дятся с клавиатуры в соответствующих полях.

Если в нижней части окна установлен флажокПоказывать вновь, если имя неполное или непонятное, тоокно Проверка полного имени будет открываться авто-матически, когда в поле возле кнопки Полное имя(см. рис. 4.7) будет введено неполное имя (напри-мер, только фамилия) или непонятное имя.

В полях Должность и Организация вводятся соот-ветственно сведения о занимаемой человекомдолжности и наименовании организации, в кото-рой он работает.

Поле, расположенное справа от кнопки Адрес,заполняется по аналогии с полем, расположен-

ным возле кнопки Полное имя, — требуемое значе-ние можно ввести с клавиатуры или набрать в ди-алоговом окне, открываемом нажатием кнопкиАдрес. Для каждого контакта в Microsoft Outlookможно ввести три адреса: рабочий, домашний и ка-кой-либо другой (например, почтовый — многиепредпочитают получать почту не на домашнийили почтовый ящик, а на абонентский ящик в поч-товом отделении). Чтобы выбрать тип вводимо-го адреса, нужно нажать кнопку раскрывающе-гося списка, расположенную под кнопкой Адрес,и щелкнуть кнопкой мыши на требуемом значе-нии.

В правой части окна редактирования контактавводится информация о телефонах абонента и егоэлектронных адресах. Для каждого контакта мож-но ввести информацию о 19 телефонах (однако навкладке Общие одновременно будут отображатьсятолько четыре из них) и о трех адресах электрон-ной почты. Чтобы выбрать тип вводимого телефо-на, нужно нажать кнопку раскрывающегося спискаи в открывшемся меню щелкнуть кнопкой мышина требуемом пункте (например, Сотовый, Автомоб.,Пейджер или Факс рабочий и т. д.), после чего в располо-женном справа поле ввести номер телефона. Принеобходимости в одном поле можно ввести не-сколько номеров телефонов, разделив их запятой.

Информация об электронных адресах вводит-ся аналогично — сначала из соответствующегосписка выбирается тип адреса (Эл. почта, Эл. Почта 2или Эл. Почта 3), после чего в поле, расположенномсправа, вводится сам адрес.

На вкладке Подробности (рис. 4.9) при необходи-мости можно ввести дополнительную информа-цию о контакте.

В частности, можно указать название отделаи номер комнаты, где работает данный человек,его профессию, ввести информацию о его непо-средственном руководителе и ближайшем помощ-нике, о дне рождения человека и др.

На вкладке Действия располагается список дели мероприятий, запланированных с данным чело-веком. На вкладке Сертификаты настраиваются па-раметры безопасности, а на вкладке Поля можнопросмотреть выборочную информацию о данномконтакте.

К сведениям, введенным в окне редактиро-вания контакта, можно добавить любую другуюинформацию о данном контакте, хранящуюся вовнешнем файле. Для этого нужно выполнить ко-манду главного меню Вставка Файл и в открыв-шемся окне по обычным правилам Windows ука-зать путь к требуемому файлу.

С помощью пунктов, находящихся в меню Дей-ствия, по отношению к данному контакту можно

быстро выполнить целый ряд действий. Напри-мер, написать ему письмо, позвонить, создать длянего задачу и т. д. Это позволит существенно сэко-номить время, так как избавляет пользователя отнеобходимости запускать специальные приложе-ния, а также выполнять иные операции для вы-полнения этих действий.

Нажатие кнопки Сохранить и закрыть, располо-женной слева вверху окна над всеми вкладками,завершает процесс ввода или редактирования ин-формации о контакте.

Работать с введенными в адресную книгу кон-тактами можно также в окне Контакты, которое от-крывается с помощью команды главного менюMicrosoft Outlook (см. рис. 4.1) Вид Перейти Кон-такты или щелкнуть на кнопке Контакты, располо-женной на Панели Outlook (рис. 4.10).

В данном окне представлен перечень тех же кон-тактов, что и в адресной книге (см. рис. 4.6). Длядобавления нового контакта предназначены коман-ды главного меню Файл Создать Контакт и Дейст-вия Создать контакт, вызываемые также комбинациейклавиш Ctrl+N. Чтобы редактировать имеющийсяконтакт, достаточно дважды щелкнуть на немкнопкой мыши или выбрать пункт контекстногоменю Открыть. Выполнение любого из действийоткроет окно ввода и редактирования контакта(см. рис. 4.7), описание которого приведено выше.

Для удаления контакта из списка следует вы-делить его указателем мыши и выбрать пункт кон-текстного меню Удалить. При удалении контакта изокна адресной книги (см. рис. 4.6) программа вы-даст дополнительный запрос на подтверждениеданного действия. Если вы работаете в окне Контак-ты, то такой запрос не выдается и контакт удаля-ется без предупреждения.

Постановка задачВ программе Microsoft Outlook можно вводить,

редактировать и хранить информацию о любыхзадачах (делах, действиях и т. д.), стоящих передпользователем. Эти задачи могут быть связаныс выполнением служебных обязанностей (напри-мер, «Подготовить и отправить отчет», «Позво-нить в головной офис» и т. д.) или личных, быто-вых, семейных и иных дел («Купить жене подарок»,«Отогнать машину в ремонт» и т. д.).

ПРИМЕЧАНИЕСписок актуальных задач отображаетсяавтоматически при каждом запускепрограммы в режиме работы Outlook сегодня(см. рис. 4.1).

Работать с задачами можно, выполнив коман-ду главного меню Вид Перейти Задачи или щелк-нув кнопкой мыши на кнопке Задачи, расположен-ной на Панели Outlook. Выполнение любого из этихдействий откроет список введенных ранее задач(рис. 4.11).

ПРИМЕЧАНИЕПри первом переходе в данный режимв списке задач не будет ни одногопункта.

Для каждой введенной задачи в соответствую-щих столбцах отображается ее тема (краткая фор-мулировка) и срок исполнения.

Ввести в программу Microsoft Outlook инфор-мацию о новой задаче можно с помощью командглавного меню Файл Создать Задача или Дейст-вия Новая задача или комбинацией клавиш Ctrl+N.Чтобы перейти в режим редактирования имею-щейся задачи, достаточно дважды щелкнуть наней кнопкой мыши или выбрать из контекстногоменю пункт Открыть. Любое из перечисленных дей-ствий откроет окно ввода и редактирования зада-чи (рис. 4.12).

Данное окно включает в себя вкладки Задачаи Подробно. Вся основная информация о задаче хра-нится на вкладке Задача. На данной вкладке в полеТема с клавиатуры вводится произвольное назва-ние задачи, либо ее тема, либо краткая формули-ровка, отражающая суть дела. Введенное в данномполе значение будет отображаться для данной за-дачи в списке задач (см. рис. 4.11) в столбце Тема.

В поле Срок указывается крайний срок решениязадачи (введенное в данном поле значение такжебудет отображаться для данного задания в спискезадач в столбце Срок), а в поле Дата начала — число,когда необходимо приступить к решению задачи.Значение каждого из этих полей выбирается в ка-лендаре, вызываемом нажатием кнопок выбора,расположенных справа от каждого из полей.

В поле Состояние из раскрывающегося спискавыбирается текущее состояние (статус) даннойзадачи: Не началась, Выполняется, Завершена, В ожиданииили Отложена. По мере решения задачи значениеэтого поля можно изменять в соответствии с но-вым статусом задания. Если установлен статус За-вершена, то в списке задач (см. рис. 4.11) эта задачабудет зачеркнута.

В поле Важность указывается степень важноститекущей задачи. Из раскрывающегося списка мож-но выбрать один из трех вариантов: Низкая, Обычнаяи Высокая (по умолчанию установлено значениеОбычная).

Степень выполнения задачи (в процентах)можно указать в поле Готово,%. Требуемое значе-ние можно ввести с клавиатуры или установитьс помощью кнопок счетчика.

Возможности программы предусматривают на-стройку и выполнение оповещений (напомина-ний) о предстоящей задаче в конкретный моментвремени. Например, если задача должна быть вы-полнена (или должно начаться ее выполнение)в среду в 9:00, то можно сделать так, что, напримерво вторник в 18:00 (в конце рабочего дня) илив среду в 8:45 (перед началом рабочего дня) про-грамма автоматически выдаст оповещение-напо-минание о предстоящей задаче.

Чтобы настроить данную функцию, нужно уста-новить флажок Оповещение, а в расположенных спра-ва полях из раскрывающегося списка в календаревыбрать дату, когда должно появиться оповеще-ние, и его точное время (данное значение можно вы-брать из раскрывающегося списка или ввести с кла-виатуры). В назначенное время программа выдаствизуальное оповещение-напоминание о предстоя-щей задаче. Чтобы оповещение сопровождалосьзвуковым сигналом, нужно нажать кнопку, распо-ложенную справа от поля ввода времени, — откро-ется окно Звуковое оповещение (рис. 4.13).

В данном окне нужно установить флажок Ис-пользовать этот звук и нажать кнопку Обзор, а в от-крывшемся окне Звуковой файл оповещения по обыч-ным правилам Windows указать путь к файлу,который должен быть воспроизведен. Выполнен-ные настройки вступят в силу после нажатия кноп-ки ОК. Использование кнопки Отмена закроет окнобез сохранения выполненных изменений.

В поле Ответственный автоматически отобража-ется имя лица, создавшего текущую задачу. Еслизадание будет отправлено другому человеку, топосле получения задачи значение поля Ответствен-ный автоматически изменится.

В нижней части окна задач в текстовом полес клавиатуры можно ввести произвольное описа-ние задания.

Если в правом нижнем углу окна установленфлажок Частное, то другие пользователи, имеющиедоступ к папке с задачами данного пользователя,не будут видеть текущую задачу.

На вкладке Подробно при необходимости можноуказать некоторые дополнительные параметрытекущей задачи. Эта вкладка включает в себя сле-дующие поля.

Дата завершения — в данном поле с клавиатурыили с помощью календаря, открываемого кноп-кой выбора, указывается дата выполнения те-кущей задачи. После выбора данного значенияполе Состояние на вкладке Задача (см. рис. 4.12)автоматически примет значение Завершена.

Объем работ — здесь при необходимости можноуказать предполагаемый объем времени, кото-рый может потребоваться для выполнения за-дачи.

Реально затрачено — это поле заполняется послезавершения задания. Здесь указывается коли-чество времени, реально затраченного на реше-ние задачи.

Расстояние — в данном поле можно указать рас-стояние (в километрах), которое пришлосьпреодолеть для выполнения данной задачи.Например, если вы летали на семинар из Мос-квы в Калугу, то можно указать расстояниемежду этими городами.

Расходы — поле предназначено для ввода ин-формации о расходах, которые пришлось понес-ти для выполнения задачи. Например, в данномполе можно указать сумму стоимости авиапе-

релета из Москвы в Калугу и командировоч-ных расходов.

Организации — в данном поле можно ввести на-звания организаций, с которыми было связановыполнение задачи. Количество их не ограни-чено, при вводе наименования нужно разде-лять точкой с запятой.

Все изменения, выполненные в окне ввода и ре-дактирования задачи, вступают в силу после на-жатия кнопки Сохранить и закрыть, расположеннойслева вверху окна (см. рис. 4.12) и доступной наобеих вкладках.

Если необходимо сохранить выполненные из-менения без закрытия окна редактирования задачи,то для этого следует выполнить команду главногоменю Файл Сохранить или нажать комбинациюклавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохра-нить текущую задачу в отдельном файле, выпол-нив команду Файл Сохранить как и в открывшемсяокне по обычным правилам Windows указав путьдля сохранения и имя файла. При этом можновыбрать один из следующих форматов: TXT, RTF,шаблон Outlook или формат сообщения.

Удалить текущую задачу, находясь в окне ре-дактирования, можно командой Файл Удалить иликомбинацией клавиш Ctrl+D. Чтобы удалить задачуиз списка задач, нужно выделить ее и выбратьпункт контекстного меню Удалить. В обоих случаяхпри удалении задачи следует соблюдать осторож-ность, поскольку Microsoft Outlook не выдает до-

полнительный запрос на подтверждение действия,а сразу удаляет задачу без предупреждения.

Заметки — удобныйэлектронный блокнот

Возможности программы Microsoft Outlookпредусматривают создание и хранение любого ко-личества необходимых заметок, работа с которы-ми аналогична ведению обычного блокнота, гдеделаются какие-то пометки, записи, напомина-ния, фиксируются интересные идеи и т. д.

В процессе работы заметки все время остают-ся открытыми и отображаются в окне программыв режиме работы с заметками.

Чтобы перейти в режим работы с заметками, наПанели Outlook нужно щелкнуть кнопкой мыши накнопке Заметки — откроется одноименное окно(рис. 4.14).

В режиме работы с заметками отображаетсяперечень созданных ранее записей. Если до насто-ящего момента заметки не создавались, то рабочаяобласть окна будет пустой.

Новая заметка создается командами главногоменю Файл Создать Заметка или Действия Создатьзаметку, а также с помощью комбинации клавишCtrl+N. Чтобы редактировать имеющуюся заметку,достаточно дважды щелкнуть на ней кнопкой мышиили выбрать пункт в контекстном меню Открыть.Любое из перечисленных действий откроет окноввода и редактирования заметки (рис. 4.15).

В данном окне с клавиатуры следует ввеститекст заметки (вся введенная информация будетсохранена автоматически).

В нижней части окна заметки отображаетсявремя ее создания и дата. При необходимости дан-ную функцию можно отключить, для чего нужновыполнить команду главного меню Сервис Пара-метры, а в открывшемся окне — перейти на вклад-ку Дополнительно и нажать кнопку Дополнительныепараметры. В результате откроется окно Дополнитель-ные параметры, в котором для отключения отобра-жения нужно снять флажок Показывать время и датув заметках.

Текст, содержащийся в заметке, с помощью бу-фера обмена можно перенести в какой-либо доку-мент, электронное письмо и т. д.

Для сведений разных типов можно использо-вать определенные цвета фона окна заметки и еезначка. Чтобы выбрать цвет, нужно щелкнуть пра-вой кнопкой мыши на значке с заметкой и в от-крывшемся контекстном меню в подменю Цветвыбрать требуемый вариант: Синий, Зеленый, Лило-вый, Желтый или Белый. По умолчанию при созданииновой заметки используется желтый цвет.

ПРИМЕЧАНИЕПри необходимости можно изменитьтакже параметры заметки, используемыепо умолчанию. Для этого нужно выполнитькоманду главного меню Сервис Параметры,а в открывшемся окне перейти на вкладкуНастройки (см. рис. 4.2) и нажать кнопкуПараметры заметки, которая находитсяв нижней части вкладки в области настроекЗаметки. В результате откроется окноПараметры заметок, в котором можноуказать используемый по умолчаниюцвет заметки, ее размер и настроитьшрифт.

Чтобы удалить заметку, нужно выделить еев списке и выбрать пункт контекстного меню Уда-лить.

ВНИМАНИЕСледует соблюдать осторожность, так какпрограмма не выдает дополнительный запросна подтверждение действия.

Планирование предстоящихвстреч и событий

Как известно, современный деловой человекчасто присутствует на различного рода встречах,переговорах, заседаниях и т. п. Таким мероприя-тиям нередко посвящается целый рабочий день.Для ввода, редактирования и хранения информа-ции о подобных событиях в Microsoft Outlookпредназначен режим работы Календарь.

ПРИМЕЧАНИЕСписок предстоящих мероприятийотображается автоматически при каждомзапуске программы в режиме работы Outlookсегодня (см. рис. 4.1).

Перейти в режим работы Календарь можно, вы-полнив команду главного меню Вид Перейти Ка-лендарь или щелкнув кнопкой мыши на кнопке Ка-лендарь, расположенной на Панели Outlook (рис. 4.16).

В верхней части рабочей области данного окнаотображается текущая дата (на рис. 4.16 текущаядата — 3 сентября). Справа в окне находится кален-дарь, где текущая дата выделена квадратиком.

ПРИМЕЧАНИЕЕсли в режиме настройки программы в окнеПараметры календаря (см. рис. 4.3)установлен флажок показывать номеранедель, то напротив каждой недели будетотображаться ее порядковый номер в году.

В центральной части окна расположен списокзапланированных мероприятий на дату, выде-ленную указателем мыши в календаре (щелкаякнопкой мыши на разных датах, можно быстропросмотреть перечень запланированных меро-приятий на любой день).

Для ввода информации о новой встрече пред-назначены команды главного меню Файл СоздатьВстреча и Действия Новая встреча, а также комбина-

ция клавиш Ctrl+N. Для редактирования информа-ции о введенной ранее встрече достаточно дваж-ды щелкнуть на ней кнопкой мыши или выбратьв контекстном меню пункт Открыть. Любое из пере-численных действий откроет окно ввода и редак-тирования встречи (рис. 4.17).

В данном окне информация о предстоящейвстрече вводится на вкладке Встреча, а на вкладкеПланирование размещается информация о собра-ниях.

Прежде всего, необходимо определить тему пред-стоящей встречи и ввести ее в поле Тема. Значениеданного поля не должно быть слишком длинным —достаточно, если оно будет кратко характеризо-вать суть предстоящего мероприятия. Например,«плановое совещание» или «обсуждение графикапоставок» и т. д.

Конкретное место проведения предстоящейвстречи указывается в поле Место, которое можнозаполнить с клавиатуры или выбрать вариант израскрывающегося списка, содержащего переченьвведенных ранее мест для встреч, например «ка-бинет директора», «конференц-зал», «беседка замагазином», «ресторан "Астория"» и т. д. Из вы-шесказанного следует, что каждое значение, вво-

дившееся в поле Место, автоматически добавляет-ся в раскрывающийся список и впоследствии до-ступно для выбора.

Если планируется проведение собрания по сети,то нужно установить флажок Собрание по сети, пос-ле чего станут доступными для редактированияеще несколько параметров. В частности, справа отданного флажка откроется поле, где из раскрыва-ющегося списка следует выбрать программу, ис-пользуемую для проведения сетевого собрания:Microsoft NetMeeting, Службы Windows Media или MicrosoftExchange Conferencing. При выборе какого-либо изпервых двух значений становится доступным фла-жок Автоматически запустить программу с напоминанием,при установке которого выбранная программа ав-томатически запустится одновременно с напоми-нанием о предстоящем мероприятии.

Если для проведения совещания выбрана про-грамма Microsoft NetMeeting, то дополнительно нужнобудет указать сервер каталогов, который будет ис-пользоваться для подключения к сетевому собра-нию, и электронный адрес организатора сетевогособрания. Кроме того, в поле Документ Office можноуказать имя документа или путь к нему, которыйдолжен быть автоматически открыт при запуске

собрания (чтобы ввести путь, нужно нажать кноп-ку Обзор, расположенную справа от данного поля,и в открывшемся окне по обычным правилам Win-dows указать требуемый путь).

ВНИМАНИЕВыбранный документ должен бытьсоздан средствами программы, котораяподдерживает совместную работунескольких пользователей в сети (например,Microsoft Word). Эту возможность удобноиспользовать, например, когда все илинесколько участников собрания должныодновременно просматривать и вноситьправки в данный документ, а также в иныхслучаях.

При выборе для проведения собрания СлужбыWindows Media становится доступным поле Адрес со-бытия, предназначенное для ввода адреса располо-жения, в котором запланировано событие службWindows Media.

Если средством проведения собрания выбранапрограмма Microsoft Exchange Conferencing, то доступенфлажок Разрешить внешних участников. Если этот фла-жок установлен (значение выбрано по умолча-

нию), то становится возможным редактированиеполя Пароль, где следует ввести пароль доступа.

В поле Начало указывается дата начала проведе-ния встречи, а из календаря, открывающегося с по-мощью кнопки выбора правее этого ноля, выбира-ется конкретное время начала мероприятия. Данноезначение можно также ввести с клавиатуры. Ана-логичным образом в поле Конец вводится дата за-вершения мероприятия, а из календаря или с помо-щью клавиатуры — точное время его окончания.

Если установлен флажок Целый день, то даннаявстреча автоматически будет преобразована в со-бытие, к тому же станут недоступными поля, пред-назначенные для ввода точного времени началаи окончания мероприятия.

ПРИМЕЧАНИЕВ Microsoft Outlook событие — этомероприятие, которое по временипродолжается не менее 24 часов,а встреча — это мероприятие,продолжающееся не более 24 часов.

В программе предусмотрена настройка и вы-полнение оповещений (напоминаний) о предсто-

ящей встрече за определенное время до ее начала(например, за 15 минут, за час и т. д.). Чтобы на-строить данную функцию, нужно установить фла-жок Оповещение, а в расположенном справа поле израскрывающегося списка выбрать требуемый ин-тервал времени. Программа выдаст визуальноеоповещение-напоминание о предстоящей встречеза выбранный пользователем временной отрезокдо мероприятия. Чтобы это оповещение сопровож-далось звуковым сигналом, нужно нажать кнопку,расположенную справа от поля ввода времени, —откроется окно Звуковое оповещение (см. рис. 4.13).В данном окне нужно установить флажок Исполь-зовать этот звук, затем нажать кнопку Обзор и в от-крывшемся окне Звуковой файл оповещения по обыч-ным правилам Windows указать путь к файлу,который должен быть воспроизведен. Выполнен-ные настройки вступят в силу после нажатия кноп-ки ОК, а использование кнопки Отмена закроет окнобез сохранения изменений.

В поле В это время указывается информация о за-нятости пользователя для лиц, просматривающихрасписание работника. В раскрывающемся спискедоступны следующие варианты: Свободен, Под вопро-сом, Занят или Нет на работе.

В поле Метка при необходимости можно поме-тить данную встречу определенным цветом, чтопозволяет быстро определить тип мероприятия.Подходящая к данной встрече метка выбираетсяиз раскрывающегося списка: Важно, Личное, Служеб-ное, Требуется подготовка, День рождения и др.

В большом текстовом поле, расположенномв нижней части окна, о предстоящей встрече можноввести дополнительную информацию произволь-ного характера. Например, сведения, подробнораскрывающие суть мероприятия или обращаю-щие внимание на какие-либо аспекты предстоя-щей встречи (особенности собеседника, нежела-тельные для обсуждения темы и т. д.).

Если в правом нижнем углу окна установитьфлажок Частное, то другие пользователи, имеющиедоступ к папке с информацией о предстоящих ме-роприятиях данного пользователя, не будут ви-деть данную встречу.

Все изменения, выполненные в окне ввода и ре-дактирования информации о встрече, вступаютв силу после нажатия кнопки Сохранить и закрыть,расположенной слева вверху окна.

Если необходимо сохранить выполненные из-менения, не закрывая окно редактирования встре-

чи, то следует выполнить команду главного менюФайл Сохранить или использовать комбинациюклавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохра-нить информацию о данной встрече в отдельномфайле — выполнить команду Файл Сохранить каки в открывшемся окне по обычным правилам Win-dows указать путь для сохранения и имя файла.Доступны следующие форматы: TXT, RTF, шаб-лон Outlook, формат сообщения, формат iCalendarили формат vCalendar.

Для удаления текущей встречи при нахожде-нии в окне редактирования нужно выполнить ко-манду Файл Удалить или использовать комбинациюклавиш Ctrl+D. Чтобы удалить встречу из спискавстреч, нужно выделить ее и выбрать пункт кон-текстного меню Удалить.

ПРИМЕЧАНИЕВ обоих случаях при удалении следуетсоблюдать осторожность, посколькупрограмма не выдает дополнительный запросна подтверждение действия, а сразу удаляетвстречу без предупреждения. Однако еслиперед удалением в окне редактированиявстречи были выполнены какие-то измененияи они не были сохранены, то программавыдаст дополнительный запрос.

Если встреча проводится с приглашением лицили привлечением дополнительных ресурсов, тоона называется собранием. Информация о собра-нии вводится в окне редактирования на вкладкеПланирование (рис. 4.18).

Состав участников предстоящего собрания фор-мируется в списке Все участники. Чтобы добавить но-вого участника, нужно щелкнуть кнопкой мышина ячейке Щелчок добавит имя и ввести фамилию че-ловека. Если информация о добавляемом участ-нике ранее была введена в программу, то будетпредложено ввести полное наименование добав-ляемого кандидата (например, фамилия, имя, от-чество и электронный адрес).

С помощью кнопки Автовыбор автоматически вы-бирается время собрания, которое устраивало бывсех его участников. Для использования данногомеханизма нужно, чтобы все участники совещаниябыли доступны в сети и отражали информациюо своих планах в программе Microsoft Outlook.

В поле Начало собрания указывается дата началапроведения встречи, а правее этого поля из ка-лендаря, открываемого нажатием кнопки выбора,

выбирается конкретное время начала мероприя-тия. Время завершения можно также ввести с кла-виатуры. Аналогичным образом в поле Конец собра-ния вводится дата его завершения, а из календаряили с клавиатуры указывается точное время окон-чания.

ПРИМЕЧАНИЕКак отмечалось выше, мероприятие,занимающее более 24 часов, называетсясобытием.

Чтобы ввести информацию о предстоящем со-бытии, в режиме Календарь (см. рис. 4.16) нужновыполнить команду главного меню Действия Соз-дать событие на целый день или выбрать пункт контекст-ного меню Создать событие на целый день. В результа-те откроется окно планирования мероприятия(см. рис. 4.17). Информация о событии вводитсятак же, как и сведения о встрече.

ВНИМАНИЕЧтобы программа распознала мероприятиекак событие (а не как встречу), должен бытьустановлен флажок Целый день.

Планирование временив Time Assist Pro

Программа Time Assist Pro, рассматриваемаяв данном разделе, представляет собой удобныйорганайзер, с помощью которого можно не толькохранить информацию о делах, встречах, событиях,людях и т. д., но и организовывать, планироватьсвое время и управлять им.

Данная программа условно бесплатна. После30-дневного использования пользователь дол-жен зарегистрироваться или удалить программус компьютера. Стоимость лицензии для физиче-ских лиц составляет: при приобретении одной илидвух лицензий — 495 рублей, от двух до десяти ли-цензий — 400 рублей, свыше десяти лицензий —300 рублей.

Демонстрационную версию программы TimeAssist Pro объемом примерно 1,5 Мбайт можноскачать по адресу в Интернете http://www.allsoft.ru/Download.php?ver=100515.

Чтобы установить программу на компьютер,достаточно запустить предназначенный для этогофайл и следовать указаниям мастера установки.

При первом запуске программы необходимоввести имя пользователя и, при необходимости,пароль для защиты данных от несанкционирован-ного доступа (ввод пароля необязателен), а такжеуказать рабочие и выходные дни.

Пользовательский интерфейси структура программы

Интерфейс Time Assist Pro достаточно прости интуитивно понятен, к тому же в программеподдерживается русский язык (рис. 4.19).

В программе предусмотрено два основных ре-жима работы: режим задач и режим заполнениясправочников и списков. Для выбора требуемоговарианта предназначены кнопки Календарь и Объек-ты, расположенные в левом нижнем углу окна.С помощью кнопки Календарь можно перейти в ре-жим задач (открывается по умолчанию при запус-ке программы), кнопка Объекты вводит в режим за-полнения справочников и списков.

В режиме задач отображается информация обовсех введенных ранее задачах по состоянию на дату,

выбранную в расположенном слева календаре (датавыбирается щелчком на ней кнопкой мыши). Всезадачи сгруппированы по проектам, для реализа-ции которых они предназначены.

ВНИМАНИЕВ программе Time Assist Pro проектпредставляет собой иерархическую структурузадач, предназначенных для его реализациии объединенных в одну группу.

Чтобы просмотреть задачи того или иного про-екта, нужно открыть соответствующую вкладку(ее название отображается полужирным шриф-том). Например, на рис. 4.19. показаны задачипроекта ПроектЗ.

Для работы с задачами (создание, редактиро-вание, удаление) предназначены соответствую-щие команды контекстного меню, вызываемогощелчком правой кнопкой мыши на списке задач.

Справа внизу окна расположен список напоми-наний о тех или иных событиях. Для работы с напо-минаниями (создание, редактирование, удаление)

также предназначены соответствующие командыконтекстного меню, однако в данном случае оновызывается щелчком правой кнопкой мыши насписке напоминаний.

С помощью кнопки Сегодня, находящейся на па-нели инструментов, можно быстро открыть спи-сок дел, мероприятий, событий и т. п., запланиро-ванных на текущий день.

Перед эксплуатацией программы рекоменду-ется просмотреть и, при необходимости, отредак-тировать параметры ее настройки.

НастройкаПерейти в режим настройки параметров про-

граммы можно, выполнив команду главного менюСервис Настройка или нажав соответствующую кноп-ку на панели инструментов (рис. 4.20).

ВНИМАНИЕПо умолчанию программа имеетанглоязычный интерфейс, поэтому дляперехода в режим настройки Time Assist Proнужно выполнить команду Service Options.Переключиться на русский язык можнов режиме настройки (как это сделать,рассказывается ниже).

В зависимости от своего функционального на-значения все параметры сгруппированы в четырехразделах: Основные, При запуске, При выходе и Защита.

Большинство параметров находится в разделеОсновные (см. рис. 4.20). Если в данном разделе уста-новлен флажок Загружаться вместе с Windows, то про-грамма будет загружаться автоматически вместес операционной системой. Если установлен фла-жок Минимизация в трей, то при сворачивании про-граммы ее значок будет автоматически помещать-ся в правом углу на Панели задач.

В поле Стиль интерфейса из раскрывающегосясписка можно выбрать стиль, используемый дляоформления интерфейса программы. Возможныеварианты: Office2003 (значение установлено по умол-чанию), Windows Classic и Windows XP.

Из раскрывающегося списка Language выбира-ется один из трех языков интерфейса программы:bulgarian, russian или english.

Если в разделе При запуске установлен флажокМинимизировать в трей, то при каждом запуске TimeAssist Pro ее значок будет расположен на Панелизадач.

ВНИМАНИЕНе путайте этот флажок с флажкомМинимизация в трей, расположеннымв разделе Основные.

В разделе При выходе содержится только один па-раметр — флажок Создавать резервную копию. Если онустановлен, то при каждом закрытии Time AssistPro будет автоматически создаваться резервная

копия базы данных. Сохраненный файл помеща-ется в папку Backup, автоматически создаваемуюпри этом в каталоге программы.

В разделе Защита при необходимости можноввести пароль для защиты своих данных от не-санкционированного доступа. Для ввода пароляпредусмотрено три поля: Пароль, Повтор пароля и Под-сказка (значения вводятся с клавиатуры). В по-лях Пароль и Повтор пароля следует набрать пароль(двойной набор необходим для исключения ошиб-ки при вводе). В поле Подсказка при необходимо-сти можно ввести подсказку, которая поможетвспомнить пароль, если вы его забыли или уте-ряли. Для пароля можно использовать, например,девичью фамилию вашей жены. В таком случаев поле Подсказка вводится значение Девичья фамилияжены.

Кнопка ОК завершает процесс настройки про-граммы. С помощью кнопки Отмена можно выйтииз данного режима без сохранения выполненныхизменений.

Настроив программу, следует приступать к за-полнению основных справочников.

Заполнение справочников

Как отмечалось выше, в режим заполнениясправочников можно перейти, используя кнопкуОбъекты, расположенную слева внизу окна про-граммы (см. рис. 4.19), — откроется окно, изобра-женное на рис. 4.21.

В левой части окна приведен список имеющих-ся в программе справочников, в правой части —содержимое текущего справочника (чтобы сде-лать справочник текущим, нужно дважды щелк-нуть на нем кнопкой мыши). На рис. 4.21 текущийсправочник — Контакты. Рассмотрим, как в про-грамме заполняются основные справочники.

Справочник контактов

Справочник контактов в приложении TimeAssist Pro аналогичен обычной записной книжкес телефонами, адресами и прочей информацией,которая касается друзей, знакомых, родственни-ков, коллег по работе и т. д. Соответственно, кон-такт в программе Time Assist Pro — это введенная

в справочник контактов информация о конкрет-ном человеке.

Информация о новом контакте вводится с по-мощью пункта контекстного меню Добавить. Чтобыредактировать информацию о введенном ранееконтакте, достаточно дважды щелкнуть на немкнопкой мыши или выбрать пункт контекстногоменю Редактирование. Любое из перечисленных дей-ствий открывает окно ввода и редактированияконтакта (рис. 4.22).

Данное окно состоит из трех вкладок: Основные,Личное и Деловое.

На вкладке Основное вводится самая основная ин-формация о контакте. В соответствующих поляхс клавиатуры набирается его полное имя (ФИО),псевдоним, адрес веб-страницы, электронный адрес,номер ICQ, а также телефон (мобильный и обыч-ный) и номер факса. В каждом поле, предназна-ченном для ввода телефона, можно ввести не-сколько номеров, разделив их запятыми.

ПРИМЕЧАНИЕСреди всех параметров окна вводаи редактирования контакта обязательноедля заполнения только поле Полное имя.

В поле Фото при необходимости можно помес-тить фотографию человека, о котором вводитсяинформация. Для этого нужно нажать кнопку Ре-

дактирование и в открывшемся окне по обычнымправилам Windows указать путь к файлу фотогра-фии (файл должен иметь расширение BMP илиJPG).

На вкладке Личное о данном контакте хранитсяинформация личного характера (рис. 4.23).

На данной вкладке в области настроек Домаш-ний адрес вводятся сведения о домашнем адресеили о фактическом адресе проживания человека.Все поля заполняются с клавиатуры. В поле ZIP/почтовый индекс можно указать адрес, используемыйдля приема почтовых отправлений (например,абонентский ящик на почте и т. п.).

В поле Дата рождения вводится дата рождениячеловека. Требуемое значение указывается с по-мощью календаря, открываемого кнопкой выбора,или вводится с клавиатуры. Далее в соответству-ющих полях указывается информация о семейномположении и хобби.

На вкладке Деловое вводится, редактируетсяи хранится информация о служебном положениичеловека (рис. 4.24).

На данной вкладке в области настроек Рабочийадрес вводится информация о рабочем адресе чело-века. Все поля заполняются с клавиатуры. В полеZIP/почтовый индекс можно указать адрес, используе-мый для приема почтовых отправлений (напри-мер, абонентский ящик на почте и т. п.).

В области настроек Компания содержится ин-формация об организации, в которой работает че-

ловек, и о занимаемой им должности. Также здесьуказывается название отдела и номер офиса (ком-наты, кабинета), где находится рабочее место со-трудника. В соответствующих полях вводятся но-мера рабочего телефона, факса и пейджера.

Кнопка ОК завершает ввод и редактированиеконтакта. Используя кнопку Отмена, из данного ре-жима можно выйти без сохранения выполненных

изменений. Обе кнопки доступны на всех вклад-ках окна.

Чтобы удалить информацию о контакте из про-граммы, в списке контактов (см. рис. 4.21) нужновыделить соответствующую позицию и выбратьпункт контекстного меню Удалить или нажать соот-ветствующую кнопку на панели инструментов,расположенной сразу над списком контактов.

ВНИМАНИЕПри удалении следует соблюдатьосторожность, так как программа не выдаетзапроса на подтверждение действия.

Справочники валют, категорий и мест

Информация о валютах, которые могут ис-пользоваться в процессе эксплуатации програм-мы, хранится в справочнике валют. Чтобы перейтив режим работы с данным справочником, нужнодважды щелкнуть кнопкой мыши на ветви Валюта(рис. 4.25).

По умолчанию в справочник валют уже внесе-но несколько денежных наименований (доллар,евро и др.). Добавить в справочник новую валютуможно, выбрав пункт контекстного меню Добавить.Редактируются введенные ранее валюты с помо-щью пункта контекстного меню Редактировать (любойиз этих пунктов можно вызвать также с помощьюсоответствующей кнопки на панели инструмен-тов, расположенной сразу над списком валют).Любое из этих действий открывает окно вводаи редактирования валюты (рис. 4.26).

В данном окне следует ввести наименованиевалюты и нажать кнопку ОК (использование кноп-ки Отмена закроет окно без сохранения выполнен-ных изменений). Наименование валюты можновводить в произвольной форме (например, Амери-канский доллар или Доллар США), а можно — в соответ-ствии с обозначением, установленным для даннойвалюты в Общероссийском классификаторе ва-лют (например, USD).

Чтобы удалить из Time Assist Pro информациюо валюте, в справочнике валют (см. рис. 4.25) нуж-но выделить требуемую позицию и выбрать пунктконтекстного меню Удалить или нажать соответ-ствующую кнопку на панели инструментов.

ВНИМАНИЕЗдесь также следует соблюдатьосторожность, так как программа не выдаетдополнительный запрос на подтверждениедействия.

Справочник категорий предназначен для воз-можности относить планируемые проекты (опре-деление термина «проект» см. в разд. «Пользова-

тельский интерфейс и структура программы»)к определенным категориям, то есть для группи-ровки проектов по каким-то общим критериям.Например, проекты, связанные с выполнениемслужебных обязанностей, можно отнести к кате-гории Работа, учебные проекты — к категории Учебаи т. д. По умолчанию в справочник категорий вне-сено несколько наиболее популярных категорий:Встречи, Друзья, Работа, Хобби, Учеба, Семья, Звонки, Раз-ное и т. д.

Для работы со справочником категорий нуж-но дважды щелкнуть кнопкой мыши на ветви Ка-тегории. Вид и состав данного справочника ана-логичен справочнику валют (см. рис. 4.25) — в немприводится перечень введенных ранее катего-рий. Чтобы добавить в справочник новую катего-рию, нужно выбрать пункт контекстного менюДобавить, а редактировать введенную ранее катего-рию можно, используя пункт контекстного менюРедактировать (каждый из этих пунктов можно вы-звать также с помощью соответствующей кнопкина панели инструментов, расположенной сразунад списком категорий). Любое из этих действийоткрывает окно ввода и редактирования катего-рии (рис. 4.27).

В данном окне следует ввести произвольноенаименование категории (рекомендуется, чтобынаименование кратко отражало ее суть — напри-мер, Работа, Семья и т. д., чтобы можно было быстроидентифицировать ее в списках выбора).

Каждую категорию можно пометить каким-либо цветом, который будет отображаться рядомс названием категории в списках выбора. Назна-чить категории цвет можно, выбрав его из раскры-

вающегося списка, расположенного справа от на-звания категории.

Ввод и редактирование категории завершают-ся нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена закрываетокно без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить категорию из справочника, нуж-но выделить ее в списке и выбрать пункт контекст-ного меню Удалить или нажать соответствующуюкнопку на панели инструментов.

ВНИМАНИЕПри удалении следует быть предельновнимательным, так как программа не выдаетдополнительный запрос на подтверждениедействия.

В справочнике мест хранится информация о ме-стах выполнения задач, входящих в состав проек-тов. Для работы со справочником мест нужнодважды щелкнуть кнопкой мыши на ветви Места.Этот справочник выглядит так же, как рассмот-ренные выше справочники валют и категорий,в нем содержится список введенных ранее мест.По умолчанию в справочник включено три пози-ции: Интернет, Дом и Офис.

Чтобы добавить в справочник информациюо новом месте, нужно выбрать пункт контекстно-го меню Добавить. Редактируется введенное ранееместо с помощью пункта контекстного меню Редак-тировать (каждый из этих пунктов можно вызватьтакже с помощью соответствующей кнопки на пане-ли инструментов, расположенной сразу над спис-ком мест). Любое из этих действий открываетокно ввода и редактирования места. В данномокне нужно с клавиатуры ввести название места(например, Рабочее место, Институт и т. д.) и нажатькнопку ОК — в справочнике мест появится новаяпозиция.

Чтобы удалить место из справочника, нужновыделить его в списке и выбрать пункт контекст-ного меню Удалить или нажать соответствующуюкнопку на панели инструментов.

ВНИМАНИЕНе забывайте соблюдать осторожность,так как программа не выдает запросна подтверждение удаления.

В справочники валют, категорий и мест можновводить неограниченное количество позиций, опре-деляемое только потребностями пользователя.

Составление расписанияВ программе Time Assist Pro можно составить

любое количество самых разных расписаний. На-пример, расписание предстоящих на этой неде-ле мероприятий по работе, личных дел и т. д. Дляработы со списком расписаний в режиме запол-нения справочников и списков нужно дваждыщелкнуть кнопкой мыши на ветви Расписания —откроется перечень созданных ранее расписаний(рис. 4.28).

ПРИМЕЧАНИЕПри первом открытии данного списка в немне будет ни одного пункта.

Чтобы добавить в список новое расписание,нужно выбрать пункт контекстного меню Добавить.Для редактирования введенного ранее расписа-ния предназначен пункт контекстного меню Редак-тировать (каждый из этих пунктов можно вызватьтакже с помощью соответствующей кнопки напанели инструментов, расположенной сразу надсписком расписаний). Любое из этих действий

открывает окно ввода и редактирования расписа-ния (рис. 4.29).

При вводе расписания в самом верхнем полеокна нужно набрать с клавиатуры его наименова-ние. Желательно вводить название так, чтобы онократко отражало суть расписания. Например, неРасписание 1 и Расписание 2, а График рабочих мероприятийи Основное расписание — это позволит быстро иден-тифицировать его в интерфейсах списка и выбора,что особенно актуально при работе с большимиобъемами информации. В соответствии со значе-нием данного поля расписание будет отображать-ся в списке расписаний (см. рис. 4.28).

Затем в поле Категория из раскрывающегосясписка следует выбрать требуемую категорию.

ПРИМЕЧАНИЕСодержимое раскрывающегося спискаформируется в справочнике категорий(см. подразд. «Заполнение справочников»).

В поле Место нужно указать место события, ме-роприятия, встречи и т. д. Например, если запла-нирована встреча в офисе, то в данном поле нуж-

но выбрать значение Офис, а если необходимо про-вести интернет-конференцию, то можно выбратьзначение Интернет. Подходящий вариант выбирает-ся из раскрывающегося списка, содержимое кото-рого формируется в справочнике мест (см. под-разд. «Заполнение справочников»).

Если для решения того или иного вопроса по-требуются некоторые расходы, то в поле Расходыследует указать их сумму. Расходы могут возник-нуть, например, при проведении деловой встречи,при работе в Интернете и т. д.

Определив значения перечисленных ниже па-раметров, в календаре нужно щелкнуть кнопкоймыши на том дне недели и времени, на котороезапланировано данное событие. Календарь в ре-жиме редактирования расписания состоит из днейнедели (по вертикали), каждый из которых разбитна интервалы времени (по горизонтали) с детали-зацией по одному часу (правда, соответствующимобразом обозначены только каждые два часа).

ВНИМАНИЕПосле щелчка кнопкой мыши мероприятиесчитается назначенным на это времяв соответствии с установленными вышепараметрами — изменить эти значения

впоследствии будет невозможно. Отменитьсобытие можно, только нажав в окнередактирования расписания кнопку Отмена.Однако это возможно, только если введенныеданные предварительно не сохранялиськнопкой ОК.

Время, на котором вы щелкнули кнопкой мы-ши, будет помечено цветом, установленным в спра-вочнике категорий для раздела, выбранного в полеКатегория.

Подобным образом в расписании на неделюотражаются все требуемые события. При подведе-нии указателя мыши к любой пометке в строкесостояния отображается суть предстоящего ме-роприятия. Например, на рис. 4.29 в строке со-стояния отображается следующая информация:Разное (Интернет, 300). Это означает, что предстоя-щее мероприятие относится к категории Разное,место его проведения — Интернет, расходы на осу-ществление — 300. Единицу измерения расходовпользователь определяет для себя самостоятель-но: например, валюта или мегабайты (при работев Интернете).

Завершается процесс ввода и редактирова-ния расписания кнопкой ОК — расписание будетдобавлено в список расписаний (см. рис. 4.28).

С помощью кнопки Отмена данное окно закрыва-ется без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить расписание из списка, нужновыделить его и выбрать пункт контекстного менюУдалить или нажать соответствующую кнопку напанели инструментов.

ВНИМАНИЕСледует быть внимательным, так какпрограмма не выдает дополнительный запросна подтверждение удаления.

Планирование ресурсов

Нередко для реализации определенных проек-тов требуются дополнительные ресурсы. В програм-ме Time Assist Pro предусмотрено использованиедвух видов ресурсов: материальные и трудовые,информация о которых хранится в списке ресур-сов. Для работы с данным списком в режиме за-полнения справочников и списков следует дваж-ды щелкнуть кнопкой мыши на ветви Ресурсы —

откроется перечень созданных ранее ресурсов(рис. 4.30).

Для каждой позиции списка отображается ееназвание.

ПРИМЕЧАНИЕПри первом открытии списка (например,сразу после установки программы) в немне будет ни одного пункта.

Чтобы добавить в программу информацию о но-вом ресурсе, нужно выбрать пункт контекстногоменю Добавить, а для редактирования введенногоранее ресурса — пункт контекстного меню Редакти-ровать (каждый из этих пунктов можно вызватьтакже с помощью соответствующей кнопки напанели инструментов, расположенной сразу надсписком ресурсов). Любое из этих действий от-крывает окно ввода и редактирования ресурса(рис. 4.31).

В данном окне в поле Название вводится произ-вольное наименование ресурса. Если в качествересурса используется конкретное лицо, то можно

выбрать его из числа абонентов, введенных ранеев справочник контактов (см. подразд. «Заполнениесправочников»). Для этого нужно нажать кнопкувыбора, расположенную справа от поля Название, —откроется окно выбора. В данном окне следуетвыделить требуемую позицию и нажать кнопку ОКили клавишу Enter. Значение поля Название можноввести также и с клавиатуры.

Из раскрывающегося списка Расписание выби-рается расписание, для соблюдения которого бу-дет привлекаться данный ресурс.

ПРИМЕЧАНИЕСодержимое раскрывающегося спискаформируется в режиме работы со спискомрасписаний (см. разд. «Составлениерасписания»).

Тип данного ресурса — Материальные или Трудо-вые — выбирается из раскрывающегося списка Тип.

В области Описание при необходимости можнос клавиатуры ввести дополнительную информа-цию произвольного характера, характеризующуюданный ресурс и направление его использования.Если речь идет о трудовых ресурсах, то в данномполе можно указать, например, должность сотруд-ников и отдел, где они работают, а также кон-кретную цель привлечения. Вводя информациюо материальных ресурсах, здесь можно указать,например, сумму денежных средств и их источник,марку автомобиля и т. д.

Завершается процесс ввода и редактированияресурса нажатием кнопки ОК — новый ресурс бу-дет добавлен в список ресурсов (см. рис. 4.30).С помощью кнопки Отмена данное окно закрывает-ся без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить ресурс из списка, нужно выде-лить его в списке и выбрать пункт контекстногоменю Удалить или нажать соответствующую кноп-ку на панели инструментов.

ВНИМАНИЕПри удалении следует соблюдатьосторожность, так как программа не выдаетдополнительный запрос на подтверждениеданного действия.

Борьба с забывчивостьюКаждый из нас наверняка неоднократно стал-

кивался с ситуацией, когда из-за банальной за-бывчивости срывалось важное мероприятие. Еслив подобных случаях удается избежать серьезныхнеприятностей или, по крайней мере, они будуттолько у вас, то это еще полбеды. Однако пред-ставьте, что будет, если ваша забывчивость доста-вит неприятности другим, ни в чем не повиннымлюдям (например, вы не сделали важное дело,и весь отдел остался без квартальной премии).

В программе Time Assist Pro предусмотрен ме-ханизм защиты пользователя от собственной за-бывчивости. В определенный момент (например,за некоторое время до начала события) програм-ма выдает автоматическое оповещение о предсто-ящем мероприятии, причем напоминание можетбыть не только визуальным, но и со звуковымэффектом. Time Assist Pro позволяет создаватьи использовать любое количество самых разныхоповещений, в зависимости от потребностей поль-зователя. Например, можно создать напоминаниео предстоящем собрании (чтобы успеть к нему под-готовиться), о дне рождения любимого начальни-ка (чтобы заблаговременно купить подарок и при-думать торжественную речь) и т. д., и т. п.

Информация об оповещениях хранится в спис-ке оповещений, для работы с которым в режимезаполнения справочников и списков нужно дваж-ды щелкнуть кнопкой мыши на ветви Оповещения —откроется перечень настроенных ранее оповеще-ний (рис. 4.32).

Для каждого пункта списка отображается егоназвание.

ПРИМЕЧАНИЕПри первом открытии список будет пуст.

Чтобы настроить новое оповещение, нужно вы-брать пункт контекстного меню Добавить. Редакти-ровать параметры настроенного ранее оповеще-ния можно с помощью пункта контекстного менюРедактировать (каждый из этих пунктов можно вы-звать также с помощью соответствующей кнопкина панели инструментов, расположенной сразунад списком оповещений). Любое из этих дей-ствий открывает окно ввода и редактированияоповещения (рис. 4.33).

В данном окне в поле Начало следует указатьдату, когда программа должна напомнить о пред-стоящем событии, а в поле Время — точное времясуток. Таким образом, с помощью данных полейопределяется момент срабатывания оповещения.Значение поля Начало можно ввести с клавиатурыили выбрать из раскрывающегося календаря. Точ-ное время указывается с клавиатуры или с помо-щью кнопок счетчика.

В поле Тема кратко вводится тема оповещения.В данном поле желательно вводить значение, крат-

ко отражающее суть события, что позволит быст-ро идентифицировать оповещение в интерфейсахсписка (данная возможность особенно актуальнапри работе с большими объемами информации).В соответствии со значением данного поля опове-щение будет отображаться в списке оповещений(см. рис. 4.32).

В поле Текст сообщения следует ввести информа-цию, которая будет отображаться на экране присрабатывании оповещения. Сведения могут бытьсовершенно произвольными (разумеется, они дол-жны отражать суть предстоящего события) — на-пример, Через 30 минут совещание, или Ура, через 5 минутконец рабочего дня и т. д.

Чтобы появление оповещения сопровождалосьзвуковым эффектом, в поле Запускаемый файл нуж-но указать путь к соответствующему файлу. В окне,открывающемся после использования кнопки, рас-положенной справа от данного поля, следует про-писать необходимые сведения.

Завершается процесс настройки оповещениякнопкой ОК — созданное оповещение будет добав-лено в список оповещений (см. рис. 4.32). С помо-щью кнопки Отмена окно закрывается без сохране-ния выполненных изменений.

ПРИМЕЧАНИЕСоздавать, редактировать и удалятьоповещения можно также в режиме задач(см. рис. 4.19). Список оповещенийотображается под списком задач. Щелчокправой кнопкой мыши на любом месте спискаоповещений открывает контекстное менюс пунктами Добавить, Редактированиеи Удалить.

Все созданные оповещения в назначенное вре-мя будут напоминать вам об определенных пред-стоящих событиях, что довольно удобно.

Чтобы удалить настроенное ранее оповеще-ние из списка (например, если оно утеряло своюактуальность), нужно выделить его и выбратьпункт контекстного меню Удалить или нажать соот-ветствующую кнопку на панели инструментов,расположенной сразу над списком оповещений(см. рис. 4.32).

ВНИМАНИЕСледует соблюдать осторожность приудалении, так как программа не выдаетдополнительный запрос на подтверждениеданного действия.

Планирование деятельности:составление проектов

Как уже отмечалось выше, под проектом в про-грамме Time Assist Pro подразумевается совокуп-ность однотипных, сравнительно небольших за-

дач, объединенных одной целью. Основное назна-чение проектов — систематизация текущих задачи их удобное представление.

Любой проект в программе должен соответ-ствовать ряду характеристик. В частности, зада-чи, входящие в состав проекта, по своим срокамисполнения не должны выходить за рамки датыреализации всего проекта в целом. Кроме того,включенные в состав проекта задачи могут иметьтолько тех исполнителей, которые изначальноопределены в качестве ресурсов реализации про-екта.

ВНИМАНИЕНеобходимое условие: работа с программойвозможна, только когда у пользователя естькак минимум один активный проект.

Работа с проектами (формирование, редактиро-вание, удаление, хранение) осуществляется в спис-ке проектов. Перейти к данному списку можно,дважды щелкнув кнопкой мыши на ветви Проекты,находясь в режиме заполнения справочников, —откроется перечень созданных ранее проектов(рис. 4.34).

Для каждого пункта списка отображается егоназвание.

ПРИМЕЧАНИЕПри первом открытии в списке не будетни одного пункта.

Чтобы добавить в программу новый проект,нужно выбрать пункт контекстного меню Добавить.Редактировать параметры созданного ранее про-екта можно с помощью пункта контекстного менюРедактировать (каждый из этих пунктов можно вы-звать также с помощью соответствующей кнопкина панели инструментов, расположенной сразунад списком проектов). Любое из перечисленныхдействий откроет окно ввода и редактированияпроекта (рис. 4.35).

При вводе нового проекта прежде всего в полеПроект нужно набрать с клавиатуры его название.Желательно выбрать наименование, кратко отра-жающее суть проекта, — это позволит быстро иден-тифицировать его в интерфейсах списка и выбора,что особенно актуально при работе с большимиобъемами информации. В соответствии со значе-нием данного поля проект будет отображатьсяв списке проектов (см. рис. 4.34).

Из раскрывающегося списка Руководитель проек-та выбирается лицо, которое будет руководитьданным проектом или его непосредственной реа-лизацией.

ПРИМЕЧАНИЕСодержимое списка Руководитель проектаформируется в справочнике контактов(см. подразд. «Заполнение справочников»).

Флажок Не активный определяет активность дан-ного проекта. Установленный флажок делает про-ект неактивным, снятый — активным (по умолча-нию этот флажок снят).

Остальные параметры окна редактированияпроекта в зависимости от своего функционально-го назначения сгруппированы на четырех вклад-ках: Общие, Ресурсы, Расходы и Описание.

На вкладке Общие из раскрывающегося спискаКатегория следует выбрать вариант, к которомунужно отнести проект: Работа, Семья, Встречи, Хоббии др. Если подходящая категория отсутствует, тоее можно добавить в список категорий (см. под-разд. «Заполнение справочников»), после чегоона будет доступна для выбора.

При большом количестве проектов следуетопределить степень важности каждого из них,то есть приоритет определенного проекта по отно-шению к аналогичным.

ПРИМЕЧАНИЕО расстановке приоритетов см. подразд.«Расстановка приоритетов».

Приоритет проекта указывается в поле Приори-тет — требуемое значение вводится с клавиатурыили с помощью кнопок счетчика. Чем меньше зна-чение данного поля, тем выше приоритет проекта.Заполнение данного поля не обязательно.

При необходимости можно указать время, вы-деляемое для реализации проекта. Для этого пред-назначены поля области настроек Объем работ поплану. В поле, расположенном в левой части дан-ной области, указывается количество времени наосуществление проекта. Из раскрывающегосясписка, находящегося в правой части области, вы-бирается единица измерения времени: Часов, Дней,Недели, Месяцев или Лет (например, на рис. 4.35 наисполнение проекта выделено 40 часов).

В полях Начало и Завершить До указываются со-ответственно сроки начала и окончания проекта,то есть интервал времени, в течение которого про-ект должен быть реализован. Требуемые значе-ния можно ввести с клавиатуры или выбрать изкалендаря, открываемого кнопками выбора.

На вкладке Ресурсы (рис. 4.36) вводится и ре-дактируется информация о ресурсах, которыедолжны быть привлечены для реализации про-екта.

ВНИМАНИЕДля задач, решаемых в рамках проекта,можно будет привлекать ресурсы толькоиз числа ресурсов проекта, к которому ониотнесены.

Чтобы добавить в список новый ресурс, нужнонажать кнопку Добавить, в открывшемся окне вы-делить требуемую позицию и нажать кнопку 0Кили клавишу Enter. Выделенный ресурс удаляетсяиз списка с помощью кнопки Удалить.

ВНИМАНИЕПрограмма не выдает дополнительный запросна подтверждение удаления.

Реализация целого ряда проектов может бытьсвязана с финансовыми затратами. Например, дляделовой встречи могут потребоваться представи-тельские расходы, для решения некоторых вопросовпридется поехать в командировку (проезд, про-живание в гостинице и пр.), проекты вроде Ремонтв квартире вообще немыслимы без серьезных фи-нансовых вливаний. Программа Time Assist Proдает возможность планировать затраты по каждо-му проекту.

Вся информация о затратах, связанных с осу-ществлением проекта, хранится на вкладке Расхо-ды (рис. 4.37).

Все расходы по проекту представлены в видесписка. Для каждой строки списка в соответству-ющих столбцах отображается краткое описаниерасхода: сумма, наименование валюты и дата рас-ходования средств.

С помощью кнопки Добавить, расположеннойсправа от списка, можно добавить в список ин-формацию о расходе — откроется окно ввода дан-ных по расходу (рис. 4.38).

В данном окне в области Описание вводитсякраткое описание расхода, которое, по возможно-сти, должно отражать его суть (например, Команди-ровочные расходы, Покупка канцтоваров и т. д.). Значениеданного поля отображается в списке расходов(см. рис. 4.37) в области Описание.

В области настроек Расходы указываются сведе-ния о валюте. Размер расходов денежных средстввводится в поле, расположенном в левой частиобласти настроек. Наименование валюты выби-рается из раскрывающегося списка, находящего-ся в правой части области настроек. Если в спис-ке нет требуемого денежного эквивалента, то егоможно добавить, введя новый пункт в справочниквалют.

ПРИМЕЧАНИЕО порядке работы со справочником валютсм. подразд. «Справочники валют, категорийи мест».

В поле Дата указывается дата, к которой будетотнесен данный расход. Требуемое значение мож-но ввести с клавиатуры или выбрать из календа-ря, открываемого кнопкой выбора.

Кнопка ОК завершает ввод информации о рас-ходе — в списке расходов (см. рис. 4.37) появитсяновый пункт. Использование кнопки Отмена закро-

ет окно ввода информации о расходе без сохране-ния данных.

Выбранный расход удаляется из списка кноп-кой Удалить.

ВНИМАНИЕПрограмма не выдает запросна подтверждение удаления.

На вкладке Описание (рис. 4.39) содержится тек-стовое поле, в котором при необходимости с кла-виатуры можно ввести дополнительную подроб-ную информацию произвольного характера дляпояснения и уточнения особенностей проекта.

Ввод и редактирование проекта завершаетсяс помощью кнопки ОК — новый проект будет до-бавлен в список проектов (см. рис. 4.34). КнопкаОтмена закрывает данное окно без сохранения вы-полненных изменений. Обе кнопки доступны навсех вкладках окна.

Чтобы удалить проект из списка (например,из-за его неактуальности), нужно выделить егов списке и выбрать пункт контекстного меню Уда-лить или нажать соответствующую кнопку на па-нели инструментов, расположенной сразу надсписком проектов (см. рис. 4.34).

ВНИМАНИЕПри удалении помните, что следуетсоблюдать осторожность, так как программане выдает дополнительный запрос наподтверждение данного действия.

Постановка задачиКак отмечалось выше, каждый проект включа-

ет в себя несколько однотипных задач, объединен-ных общей целью. Задачи устанавливаются в режи-ме задач, для перехода в который нужно нажатькнопку Календарь, расположенную в левом нижнемуглу окна Time Assist Pro (см. рис. 4.19). Крометого, режим задач открывается по умолчанию прикаждом запуске программы.

Чтобы добавить задачу в проект, нужно перей-ти на вкладку с наименованием требуемого проек-та, вызвать кнопкой мыши в его рабочей областиконтекстное меню и выбрать пункт Новая задача илиПодзадача.

ПРИМЕЧАНИЕСписок задач каждого проекта может иметьиерархическое представление, поэтому пунктНовая задача следует выбирать для созданиязадачи верхнего уровня иерархии, а пунктПодзадача — для создания подчиненнойзадачи. Причем родительской задачей будетсчитаться та, на которой в списке установленуказатель мыши.

Для редактирования имеющейся задачи пред-назначен пункт контекстного меню Редактирова-ние — откроется окно ввода и редактирования за-дачи (рис. 4.40).

В данном окне в поле Название следует ввестинаименование текущей задачи, кратко отражаю-щее ее суть, — это позволит впоследствии быстроидентифицировать задачу в списке, что особенно

актуально при работе с большим количеством ин-формации. В соответствии с введенным названи-ем задача будет отображаться в списке задач про-екта (см. рис. 4.19).

Остальные параметры окна редактированиязадачи в зависимости от своего функциональногоназначения сгруппированы на трех вкладках: Ос-новные, Подробнее и Описание.

Наиболее важные параметры задачи настраи-ваются на вкладке Основные. В полях Начало и Завер-шить до указываются соответственно сроки началазадачи и ее завершения, то есть интервал времени,в течение которого поставленная задача должнабыть реализована. Требуемые значения можноввести с клавиатуры или с помощью кнопок счет-чика.

ПРИМЕЧАНИЕНеобходимо следить, чтобы сроки,отведенные для решения данной задачи,не превышали временные рамки, выделенныена реализацию всего проекта.

Если текущая задача является этапом решениякакой-либо другой, более объемной задачи, то естьявляется подчиненной задачей, то выбрать роди-тельскую задачу можно в поле Родительская задача.Например, для задачи Составление отчета подчинен-ной задачей может являться Подготовка первичныхданных, а для задачи Ремонт на кухне — Покупка обоеви краски. Родительская задача выбирается из рас-крывающегося списка, содержащего перечень всехсозданных ранее задач текущего проекта. Если те-кущая задача не должна быть в подчинении у дру-гой задачи, то в поле Родительская задача следуетустановить значение nоnе (используется по умол-чанию).

В поле Исполнитель можно выбрать конкретногоисполнителя или несколько исполнителей зада-чи — для этого в раскрывающемся списке нужноустановить соответствующие флажки. К выборупредставлен список исполнителей, определенныхдля текущего проекта в режиме его редактирова-ния на вкладке Ресурсы (см. рис. 4.36).

На вкладке Подробнее настраиваются некото-рые дополнительные параметры текущей задачи(рис. 4.41).

Из раскрывающегося списка Важность можновыбрать степень важности данной задачи, то естьее приоритет: Низкий, Обычный и Высокий (по умолча-нию установлено значение Обычный).

Из раскрывающегося списка Место можно вы-брать место (или несколько мест), где будет вы-полняться данная задача. Необходимые пунктынужно пометить флажками. При отсутствии под-ходящего варианта можно добавить в список но-вое место.

ПРИМЕЧАНИЕСодержимое раскрывающегося спискаформируется в справочнике мест(см. подразд. «Заполнение справочников»).

В процессе планирования нередко необходи-мо определить текущее состояние задачи. Дляотражения этой информации в программе TimeAssist Pro предусмотрен механизм статуса задач.Вариант статуса — Не начиналась, Выполняется, Приос-тановлена и Завершена — выбирается из раскрываю-щегося списка Статус, расположенного в правой ча-сти вкладки Подробнее. Символ статуса каждойзадачи отображается в списке задач (см. рис. 4.19)слева от ее названия.

На вкладке Подробнее может храниться инфор-мация, имеющая непосредственное отношениек текущей задаче (например, необходима для вы-полнения задачи, или включает в себя подробныеданные об исполнителях задачи, или содержитсправочные данные и т. д.), однако физически та-кие сведения расположены в отдельном файле,путь к которому вводится в поле Attach. Для этогоследует нажать кнопку выбора, расположеннуюсправа от данного поля, и в открывшемся окне пообычным правилам Windows указать требуемый

путь. Внешний файл, путь к которому указан в полеAttach, всегда можно открыть — достаточно нажатькнопку, расположенную справа от кнопки выбора(данная кнопка доступна, только если поле Attachзаполнено).

В поле Завершено % можно указать процент вы-полнения задачи на текущий момент. Требуемоезначение можно ввести с клавиатуры или с помо-щью кнопок счетчика.

На вкладке Описание (рис. 4.42) содержится тек-стовое поле, в котором с клавиатуры можно ввес-ти дополнительную подробную информацию про-извольного характера для пояснения и уточненияособенностей задачи.

Ввод и редактирование задачи завершаетсякнопкой ОК — новая задача будет добавлена в спи-сок задач (см. рис. 4.19). Кнопка Отмена закрываетданное окно без сохранения выполненных изме-нений. Обе кнопки доступны на всех вкладкахокна.

Чтобы удалить задачу из списка (например,из-за потери актуальности), нужно выделить еев списке и выбрать пункт контекстного меню Уда-лить.

ВНИМАНИЕПри удалении следует соблюдатьосторожность, так как программа не выдаетзапрос на подтверждение действия.

Для просмотра задач, запланированных на тоили иное число, достаточно щелкнуть кнопкоймыши на дате в календаре, расположенном в ле-

вой части окна (см. рис. 4.19). В отобразившемсясписке будут задачи, у которых выбранная датапопадает в интервал времени, определенный дляее выполнения (этот промежуток указывается в ре-жиме редактирования задачи на вкладке Основныев раскрывающихся списках Начало и Завершить до(см. рис. 4.40)). Кроме того, просмотреть списокактуальных задач можно с помощью кнопки Сегод-ня, находящейся на панели инструментов.

Работав многопользовательскомрежиме

Программой Time Assist Pro могут пользовать-ся несколько человек. При этом каждый будет ра-ботать со своими данными, что удобно, например,когда все члены семьи самостоятельно планируютсвое время, однако пользуются одним компьюте-ром.

Если в программе зарегистрировано несколькопользователей, то при каждом ее запуске будетоткрываться диалоговое окно для ввода именипользователя и пароля. В процессе работы можноизменить текущую учетную запись. Для этого сле-дует выполнить команду главного меню Файл Поль-зователи или нажать кнопку Пользователи, располо-женную на панели инструментов. Любое из этихдействий откроет окно работы с учетными запися-ми (рис. 4.43).

Чтобы войти в систему под каким-либо именем,нужно выбрать его из раскрывающегося спискаИмя пользователя (данный список содержит переченьвведенных ранее пользователей), затем в поле Па-роль ввести пароль и нажать кнопку ОК.

Информация о новом пользователе добавляет-ся в программу с помощью кнопки Создать — от-кроется окно Новый пользователь (рис. 4.44).

В данном окне в поле Имя пользователя следуетввести имя нового пользователя. Для ввода паро-ля предусмотрены поля Пароль, Повтор пароля и Под-сказка (все они заполняются с клавиатуры). В по-лях Пароль и Повтор пароля следует указать пароль(двойное введение информации необходимо дляисключения ошибки при наборе). В поле Подсказкапри необходимости можно ввести подсказку, ко-торая поможет вспомнить пароль, если вы его за-были или утеряли. Например, для пароля можноиспользовать свое школьное прозвище — следова-тельно, в поле Подсказка следует ввести значениеМое школьное прозвище.

ПРИМЕЧАНИЕЗаполнение полей Пароль, Повтор пароляи Подсказка не обязательно. Однако еслизаполнено поле Пароль, то обязательнодолжно быть заполнено и поле Повторпароля. Заполнение поля Имя пользователяобязательно, причем его значение должнобыть уникальным.

Заполнив все перечисленные поля, следует на-жать кнопку Далее — откроется окно для определе-ния дней недели (рис. 4.45).

В данном окне соответствующими флажкамиследует обозначить дни, являющиеся выходнымидля данного пользователя. Если программу TimeAssist Pro используют три человека (отец, матьи ребенок) и для каждого из них создается своя

учетная запись, то не исключено, что выходныеи рабочие дни у них будут разными. Например,отец работает в офисе с понедельника по пятницу,и у него два выходных — суббота и воскресенье.Мать работает на рынке, и у нее суббота и воскре-сенье — рабочие дни, а выходной — понедельник.Ребенок учится в школе, которую он посещаетшесть раз в неделю, и выходной у него — воскре-сенье.

Определив для пользователя рабочие и вы-ходные дни, нужно нажать кнопку Готово — соз-данная учетная запись будет доступна для вы-бора в раскрывающемся списке Имя пользователя(см. рис. 4.43).

ПРИМЕЧАНИЕПеречисленные действия по вводу новогопользователя нужно будет выполнить припервом запуске программы — окна вводапользователя (см. рис. 4.44) и выборарабочих и выходных дней (см. рис. 4.45) будутоткрываться автоматически.

Чтобы удалить пользователя из списка, нужновыделить его в раскрывающемся списке Имя поль-зователя (см. рис. 4.43) и нажать кнопку Удалить.


При этом программа выдаст дополнительныйзапрос на подтверждение удаления.

«Органайзер»

Название программы «Органайзер», о которойрассказывается в данном разделе, говорит само засебя. Данный программный продукт предназна-чен для организации и управления своим време-нем. Кроме того, в «Органайзере» имеется возмож-ность ведения телефонной книги, записи котороймогут использоваться для автоматического набо-ра номера абонента.

Программа «Органайзер» — условно бесплат-на. После бесплатного 30-дневного использова-ния нужно удалить ее с компьютера или зарегис-трировать лицензию. Архив программы объемомпримерно 2,3 Мбайт можно скачать по адресу http://alexsite.narod.ru/download.html.

Характерная особенность «Органайзера» в том,что он не требует установки. Достаточно простораспаковать скачанный архив в любое место навинчестере. Для запуска программы предназначенисполняемый файл O r g a n i z e r . ехе.

Программа проста, интуитивно понятна и об-ладает русскоязычным интерфейсом.

Для чего нужен «Органайзер»Программа включает в себя два основных функ-

циональных раздела: органайзер и телефоннуюкнигу, а также раздел настроек. Функциональныевозможности программы можно сформулироватьследующим образом.

Формирование и редактирование списка собы-тий, дел, мероприятий, встреч и т. п. с конкрет-ным указанием сроков выполнения каждой зада-чи и возможностью перенесения этих сроков.

Группировка поставленных задач в зависимо-сти от их функционального назначения по те-матическим категориям, перечень которых поль-зователь может создать самостоятельно.

Быстрый поиск актуальных задач в соответ-ствии с выполненной настройкой критериевпоиска.

Формирование и просмотр списка задач, за-планированных на текущий день, и печать по-лученной информации.

Ведение телефонной книги с указанием по каж-дому абоненту нескольких телефонных номе-ров (домашнего, мобильного, рабочего и др.),электронного адреса и веб-страницы.

Фильтрация и поиск данных в телефоннойкниге в соответствии с установленными пара-метрами.

Автоматический набор телефонного номераабонента с помощью модема.

Работа в Интернете, заключающаяся в том, чтопрограмма может автоматически открыватьсайт какого-либо абонента, внесенного ранеев телефонную книгу, или отправлять ему пись-мо по электронной почте. При этом «Органай-зер» применяет интернет-обозреватель и поч-товую программу, используемые на данномкомпьютере по умолчанию.

Гибкая настройка программы в соответствиис потребностями конкретного пользователя.

Формирование и печать разнообразных отчет-ных данных в соответствии с установленныминастройками.

Помимо перечисленных задач с помощью «Ор-ганайзера» можно решать и другие, возникнове-

ние которых обусловлено спецификой конкретногопользователя.

Перед полноценной эксплуатацией програм-мы необходимо настроить ее.

Настройка программыДля настройки параметров работы программы

нужно запустить исполняемый файл и в открыв-шемся окне перейти на вкладку Настройки/справочни-ки (рис. 4.46).

В программе предусмотрено ведение трех ос-новных справочников: справочника контактныхлиц, справочника степеней важности дел и спра-вочника разделов деятельности. Для заполненияи ведения этих справочников предназначены трисписка, расположенных один за другим, каждыйиз которых соответствует конкретному справоч-нику.

В справочнике категорий контактных лиц на-ходится список категорий, к которым для удоб-ства работы можно относить абонентов, внесенных

в телефонную книгу. Наиболее распространенныекатегории: Друзья, Коллеги, Родственники, Враги, Конку-ренты и т. д.

Информация, хранящаяся в справочнике сте-пеней важности дел, используется для определе-ния приоритета или срочности исполнения тойили иной задачи. Наиболее распространенныестепени важности дел: Срочно, Отложено, Второстепен-но, В рабочем порядке и т. д.

Справочник разделов деятельности содержитинформацию о видах (разделах) деятельности,которыми приходится заниматься пользователю.В частности, практически каждому человеку при-суще следующее: Работа, Семья, Быт, Хобби и т. д.

Работа со всеми перечисленными справочни-ками ведется одинаково. Основные инструментыдля работы с ними содержатся на панели инстру-ментов, расположенной под каждым справочни-ком. Чтобы добавить в справочник новый пункт,нужно нажать кнопку +, после чего с клавиатурыввести ее название. Выбранная строка удаляетсяиз справочника (например, утеряв свою актуаль-ность) с помощью кнопки -.

По умолчанию в каждом справочнике имеют-ся наиболее часто используемые значения (нарис. 4.46 показаны только позиции, используемыепо умолчанию).

Если при эксплуатации «Органайзера» пред-полагается использование модема, то нужно на-строить его. В нижней части вкладки Настройки/справочники содержится область настроек Настройкимодема. В левой ее части отображаются настройкимодема, установленные на данный момент. Дан-ные поля носят исключительно информационныйхарактер, и их невозможно редактировать вруч-ную.

Все настройки модема определяются в правойчасти области настроек. Пользователь должен самзнать, какой вариант следует выбрать из раскры-вающегося списка СОМ-порт: СОМ1, COM2, COM3 илиCOM4 (по умолчанию установлено значение СОМ1),а также из раскрывающегося списка Тип набора но-мера: Пульс или Тон.

В поле Выход на линию можно указать некоторыехарактерные особенности, которые следует учиты-вать при наборе номера. Если вы набираете номернапрямую, то это поле можно оставить незаполнен-ным. При использовании вызова через мини-АТСв поле можно ввести значение 9W. Цифра 9 озна-чает выход из мини-АТС на городскую телефоннуюлинию, a W — что необходимо дождаться гудка.

ПРИМЕЧАНИЕВместо девятки может быть любая другаяцифра — все зависит от конкретной мини-АТС. Главное при ее использовании —помнить, что «Органайзеру» необходимоуказать порядок выхода на городскуютелефонную линию, в противном случаеавтоматический дозвон не будет работать.

Выполненные настройки модема вступят в силупосле нажатия кнопки Установить новые настройки —соответствующим образом изменятся значенияполей, расположенных в левой части области На-стройки модема.

Телефонная книгаРаботать с телефонной книгой в «Органайзе-

ре» можно на вкладке Телефонная книжка (рис. 4.47).На данной вкладке содержится перечень вве-

денных ранее абонентов. Для каждого пункта спис-ка в соответствующих столбцах последовательноотображаются фамилия, имя и отчество, номерателефонов (рабочего, мобильного, домашнего),номер факса, а также электронный адрес и адресвеб-страницы. В нижней части вкладки в поляхАдрес и Примечание отображаются адрес абонента(или несколько его адресов) и произвольное при-мечание.

ПРИМЕЧАНИЕПри первом открытии телефонной книгиона будет пуста.

При необходимости можно установить фильтрна отображаемые в телефонной книге данные покатегории контактных лиц, или по ключевомуслову, или по сразу двум этим условиям. Даннуювозможность особенно удобно использовать приработе с большими объемами информации.

Для использования фильтра по категории кон-тактных лиц нужно установить флажок Категорииконтактных лиц, находящийся в верхней части вклад-ки, — справа откроется поле, в котором из рас-крывающегося списка нужно выбрать требуемуюкатегорию.

ПРИМЕЧАНИЕСодержимое раскрывающегося спискаформируется в справочнике категорийконтактных лиц, и его всегда можно изменить.

После выбора категории из списка будут убра-ны (не удалены, а лишь временно скрыты) або-ненты, относящиеся к другим категориям. Выпол-ненные настройки вступают в силу немедленно.Для возврата к полному списку абонентов следу-ет снять флажок Категории контактных лиц.

Чтобы установить фильтр по ключевому сло-ву, нужно установить флажок Ключевые слова, рас-положенный сразу под флажком Категории контакт-ных лиц, — справа появится текстовое поле, а ещеправее — кнопка Запрос. В текстовом поле следуетввести одно или несколько ключевых слов, в со-ответствии с которыми должна быть выполненафильтрация, и нажать кнопку Запрос. При этомв текстовом поле можно вводить ключевые слова,которые могут находиться в любом поле спискаабонентов, а также в полях Адрес и Примечания. Пос-ле использования кнопки Запрос в списке абонен-тов будут оставлены только пункты, удовлетворя-ющие условию фильтра. Для возврата к полномусписку абонентов флажок Ключевые слова следуетснять.

Чтобы добавить в телефонную книгу новогоабонента, правой кнопкой мыши нужно открытьконтекстное меню и выбрать из него пункт Доба-вить запись (этот пункт вызывается также кнопкой

Добавить, расположенной в нижней части вкладкипод полем Адрес). Любое из этих действий откроетокно Добавление записи (рис. 4.48).

В данном окне из раскрывающегося спискаКатегория контактных лиц следует выбрать категорию,к которой будет отнесен данный абонент. Содержи-мое раскрывающегося списка формируется в спра-вочнике категорий контактных лиц. Если требуе-мая категория отсутствует, то ее в любой моментможно добавить.

Все остальные поля данного окна, по названиюкоторых легко догадаться об их предназначении,заполняются с клавиатуры. В поле Примечания принеобходимости можно с клавиатуры ввести любуюдополнительную информацию произвольного ха-рактера, которой не нашлось места в других поляхокна. Например, привычки или предпочтения че-ловека, особенности его характера, хобби и т. д.

Добавление нового абонента завершается кноп-кой Добавить. Кнопка Закрыть выводит из данногорежима без сохранения выполненных изменений.

При необходимости в любой момент можноотредактировать введенную ранее информациюпо любому абоненту. Для этого нужно выделитьв списке соответствующую строку и выбрать пунктконтекстного меню Редактировать запись (данный

пункт вызывается также кнопкой Редактировать, рас-положенной в нижней части вкладки под полемАдрес). Любое из этих действий откроет окно, по-рядок работы в котором такой же, как и при добав-лении новой записи.

Для удаления абонента из телефонной книгинужно выделить его в списке и выбрать пунктконтекстного меню Удалить запись или нажать кноп-ку Удалить. При этом программа выдаст дополни-тельный запрос на подтверждение действия.

При необходимости список абонентов можнораспечатать, выбрав из контекстного меню пунктПечать или нажав кнопку Печать, находящуюся в ниж-ней части вкладки.

ПРИМЕЧАНИЕВ печатную форму списка будут включенытолько те позиции, которые в данный моментотображаются на экране — это означает,что печать осуществляется в соответствиис установленными настройками фильтра. Еслифильтр не установлен, то будет распечатановсе содержимое телефонной книги.

Помимо перечисленных, в контекстном менюимеется еще несколько пунктов.

Пункты Набор рабочего, Набор мобильного, Набор до-машнего и Набор факса предназначены для автомати-ческого набора соответствующего номера телефона.

СОВЕТПеред выбором любого из этих пунктоврекомендуется перейти на вкладкуНастройки/справочники (см. рис. 4.46)и проверить параметры настройки модема.

С помощью пункта контекстного меню Письмоможно быстро сформировать электронное почто-вое сообщение. Для этого будет задействована поч-товая программа, используемая на данном компью-тере по умолчанию.

Пункт контекстного меню Сайт позволяет быс-тро перейти на веб-сайт абонента. Для этого будетзадействован интернет-обозреватель, используе-мый на данном компьютере по умолчанию.

ВНИМАНИЕНе стоит забывать, что для немедленнойотправки электронного почтового сообщенияили перехода на сайт абонента необходимоналичие действующего подключения

к Интернету. Кроме того, электронный адреси адрес сайта предварительно должны бытьуказаны в окне ввода и редактированияабонента.

С помощью пункта контекстного меню Помощьвызывают справочную информацию о порядке ис-пользования «Органайзера». Пункт контекстногоменю О программе предназначен для просмотра ин-формации об используемой версии программы.

Планирование дел и событийОсновной режим работы программы — орга-

найзер, работа в котором ведется на вкладке Орга-найзер (рис. 4.49).

На данной вкладке содержится перечень вве-денных ранее дел, событий, мероприятий и т. д.Для каждого пункта списка в соответствующихстолбцах последовательно отображается разделдеятельности, к которому относится задача; датаи время начала и окончания ее выполнения; крат-

кое наименование события; степень его важностии информация о выполнении. В нижней частивкладки в полях Описание задачи и Примечания к задачеотображаются соответственно более подробноеописание события, на котором в списке установ-лен указатель мыши, и произвольное примечаниек ней.

ПРИМЕЧАНИЕПри первом открытии данной вкладкив списке не будет ни одного пункта.

Для перемещения по списку задач можно ис-пользовать четыре кнопки со стрелками, распо-ложенные в левом нижнем углу вкладки слева откнопки Добавить. Крайняя левая и крайняя праваякнопки предназначены для быстрого перехода со-ответственно к первой и последней позиции спис-ка. Кнопки, находящиеся между ними, использу-ются для перемещения в списке на одну позициювверх и на одну позицию вниз.

При необходимости на отображаемые в спискезадач данные можно установить фильтр по пери-оду времени, в течение которого задачи должныбыть решены, по разделам деятельности, важнос-ти и ключевым словам (можно настроить и при-менить одновременно несколько условий фильт-ра). Это позволяет отобразить в списке, например,только бытовые задачи, которые необходимо ре-шить на предстоящей неделе (или в течение дня),задачи по работе на ближайшие три дня и т. п.Данную возможность особенно удобно использо-вать при работе с большими объемами информа-ции.

Все параметры, предназначенные для настрой-ки фильтра, находятся в верхней части вкладкиОрганайзер над списком задач.

Фильтр по периоду времени, в течение которо-го должны быть решены задачи, указывается в по-лях Список дел, которые начинаются или завершаются в пе-риод с по. В первом поле указывается начальнаядата периода, во втором — конечная. Требуемыезначения можно ввести с клавиатуры или выбратьиз календаря, открываемого кнопкой выбора. Вы-полненные изменения вступают в силу немед-ленно.

Фильтр по периоду невозможно отключить со-всем, поэтому если необходимо работать с пол-ным списком задач, то нужно указать достаточнобольшой интервал времени, в котором начальнаяи конечная даты будут подобраны так, чтобы охва-тить все введенные ранее задачи.

Чтобы включить фильтр по тому или иному раз-делу деятельности, необходимо установить фла-жок относятся к категории, после чего из располо-женного справа от него раскрывающегося спискаследует выбрать требуемый вид деятельности.

ПРИМЕЧАНИЕСодержимое данного раскрывающегосясписка формируется в справочнике разделов(см. подразд. «Настройка "Органайзера"»).

Для отключения фильтра по разделу деятель-ности достаточно снять флажок относятся к катего-рии.

Аналогичным образом можно также установитьфильтр по степени важности задачи, то есть по ееприоритетности — для этого нужно установитьфлажок имеют важность и из расположенного спра-ва раскрывающегося списка выбрать требуемуюстепень важности.

ПРИМЕЧАНИЕСодержимое данного раскрывающегосясписка формируется в справочнике степенейважности дел (см. подразд. «Настройка"Органайзера"»).

Для отключения фильтра по степени важнос-ти достаточно снять флажок имеют важность.

Чтобы включить фильтр по тем или иным клю-чевым значениям, нужно установить флажок илиудовлетворяют ключевым значениям в заданном промежуткевремени — параметры относятся к категории и имеют важ-ность будут неактивны, а вместо них отобразитсятекстовое поле и справа от него — кнопка Запрос.В текстовом поле следует ввести одно или несколь-ко ключевых слов, в соответствии с которыми дол-жна быть выполнена фильтрация, и нажать кнопкуЗапрос. Следует вводить ключевые слова, которыемогут находиться в одном из следующих полей:Стоящая задача, Описание задачи или Примечания к задаче.После использования кнопки Запрос в списке задачбудут оставлены только позиции, удовлетворяю-щие условию фильтра. Для отключения фильтрапо ключевым значениям флажок или удовлетворяютключевым значениям в заданном промежутке времени сле-дует снять.

Чтобы добавить в список новую задачу, правойкнопкой мыши нужно открыть контекстное менюи выбрать пункт Добавить задачу (данный пункт вы-зывается также кнопкой Добавить, расположеннойв нижней части вкладки под полем Описание задачи).Любое из этих действий откроет окно Добавлениезадачи (рис. 4.50).

В данном окне в поле Задача следует ввести на-звание текущей задачи, кратко отражающее сутьпредстоящего события, — это позволит впослед-ствии быстро идентифицировать его в списке за-дач, что особенно актуально при работе с большимколичеством информации. В соответствии с вве-денным названием данная задача будет отобра-жаться в списке задач (см. рис. 4.49).

Из раскрывающегося списка Раздел деятельнос-ти следует выбрать название вида деятельности,в рамках которого должна решаться задача. Еслив списке отсутствует подходящее значение, то егоможно ввести в справочнике разделов деятельно-сти (см. подразд. «Настройка "Органайзера"»). На-пример, если вы ставите задачу Купить жене розы, тоочевидно, что ее следует отнести к разделу деятель-ности Семья. Если поставлена задача Составить отчетдля шефа, то ее следует отнести к разделу Работа и т. д.

Из раскрывающегося списка Степень важности,содержимое которого формируется в справочникестепеней важности дел (см. подразд. «Настройка"Органайзера"»), выбирается подходящая степеньважности, то есть актуальность задачи.

В правой части окна находятся области настро-ек Начать и Окончить, где указываются точная датаи время соответственно начала решения задачии ее завершения. В полях Напомнить можно указатьточное время, при наступлении которого програм-ма должна автоматически выдать напоминаниео скором начале или завершении задачи (напри-мер, можно настроить напоминание за 15 минут доначала работы над задачей и за два часа до окон-чания). Значения всех полей, находящихся в об-ластях Начать и Окончить, можно ввести с клавиату-ры или с помощью кнопок счетчика.

В поле Описание с клавиатуры можно ввести болееподробное описание предстоящей задачи, а в полеПримечания — дополнительную информацию про-извольного характера, которой не нашлось местав других полях данного окна.

Завершается процесс ввода новой задачи кноп-кой Добавить. Кнопка Закрыть выводит из данногорежима без сохранения выполненных измене-ний.

При необходимости в любой момент можноотредактировать введенную ранее задачу, для чегонужно выделить в списке соответствующий пункти выбрать пункт контекстного меню Редактировать

задачу (данный пункт вызывается также кнопкойРедактировать, расположенной в нижней части вклад-ки под полем Описание задачи) (см. рис. 4.49). Любоеиз этих действий откроет окно, порядок работыв котором такой же, как и при добавлении новойзадачи.

Для удаления задачи из списка (например, из-за неактуальности) нужно выделить ее в спискеи выбрать пункт контекстного меню Удалить задачуили нажать кнопку Удалить. При этом программавыдаст дополнительный запрос на подтверждениедействия.

При необходимости список задач можно рас-печатать — для этого предназначен пункт кон-текстного меню Печать или кнопка Печать, находя-щаяся в нижней части вкладки.

ПРИМЕЧАНИЕВ печатную форму списка будут включенытолько те позиции, которые в данный моментотображаются на экране, то есть данныепечатаются в соответствии с настройкамифильтра. Если фильтр не установлен,то список задач будет распечатан полностью.

Для работы со списком задач предназначеноеще несколько пунктов контекстного меню. Неко-торые из них вызываются также с помощью соот-ветствующих кнопок, расположенных в нижнейчасти вкладки (см. рис, 4.49).

Если необходимо перенести сроки решениязадачи, а также напоминаний о ней, то следуетвыделить требуемую задачу в списке и выбратьпункт контекстного меню Перенести задачу или на-жать кнопку Перенос. Любое из действий откроетокно Перенос задачи (рис. 4.51).

В данном окне с помощью соответствующейкнопки нужно выбрать, какую именно дату иливремя следует перенести. Если, например, нужноперенести время начала решения задачи, то прииспользовании кнопки Перенос времени начала откро-ется окно Время начала (рис. 4.52).

В этом окне в поле Начать в следует указать новоевремя начала задачи, а в поле Напомнить в — время,при наступлении которого «Органайзер» долженвыдать автоматическое напоминание о предстоя-щем событии. Требуемые значения можно ввестис клавиатуры или установить с помощью кнопоксчетчика. Выполненные изменения вступают в силупосле нажатия кнопки Установить.

Время окончания задачи переносится в анало-гичном окне, открываемом кнопкой Перенос време-ни окончания. Разница лишь в том, что в данном окневместо поля Начать в будет присутствовать полеОкончить в.

При переносе даты начала и окончания задачив окне, открываемом соответствующей кнопкой, бу-дет только одно поле — Дата. В данном поле с кла-виатуры или с помощью календаря, открываемо-

го кнопкой выбора, следует указать требуемуюдату и нажать кнопку Установить.

ПРИМЕЧАНИЕПосле любого переноса даты или временипрограмма выдает информационноесообщение об успешном выполнениидействия.

После успешного решения задачи следует сде-лать отметку о ее выполнении. Для этого нужновыделить требуемую задачу в списке и выбратьпункт контекстного меню Отметка о выполнении илинажать кнопку Выполнение. При этом программавыдаст дополнительный запрос, уверен ли поль-зователь в окончательном решении данной зада-чи. После утвердительного ответа на этот запросзадача считается решенной, и для нее в списке за-дач (см. рис. 4.49) в столбце Выполнение отобразит-ся значение Выполнено.

При необходимости можно быстро просмот-реть список задач, запланированных на текущийдень. Для этого нужно выполнить команду кон-текстного меню План на сегодня или нажать кнопкуНа сегодня — откроется окно со списком запланиро-ванных на сегодня задач. Данное окно выглядит,как и обычный список задач (см. рис. 4.49), за ис-ключением того, что в нем отсутствуют парамет-ры настройки фильтра. Чтобы распечатать списоксегодняшних задач, в данном окне нужно выбратьпункт контекстного меню Печать или нажать кноп-ку Печать, расположенную внизу окна.

С помощью пункта контекстного меню Помощьвызывается справочная информация о порядкеэксплуатации «Органайзера». Пункт контекстно-го меню 0 программе предназначен для просмотра ин-формации об используемой версии программы.

« Планировщик»Программа «Планировщик», представленная

в данном разделе, представляет собой небольшуюутилиту для планирования повседневной деятель-ности пользователя и обладает русскоязычныминтерфейсом. По своей сути «Планировщик» —это электронный органайзер.

ВНИМАНИЕИспользовать «Планировщик» можно,только если на компьютере установленMicrosoft Access версии не ниже 2002.

Программа условно бесплатна. Через 30 днейс момента установки «Планировщика» нужно уда-лить программу с компьютера или оплатить сто-имость лицензии.

Скачать приложение объемом 600 Кбайт мож-но по адресу в Интернете http://www.1kb..info/download/planirovschik-4922-0.html.

Процесс установки программы прост и поня-тен — достаточно запустить соответствующийфайл и следовать указаниям программы уста-новки.

Назначение и функциональные возможности«Планировщика» можно сформулировать следу-ющим образом.

Своевременное отслеживание дел, событий,мероприятий пользователя, запланированныхна текущий день.

Планирование своей деятельности на будущее.

Фиксирование важных и знаменательных датсвоей жизни: дни рождения, годовщины фир-мы и т. д.

Ведение адресных книг, в которых хранитсяинформация о деловых партнерах, друзьях,родственниках, коллегах по работе и иных ли-цах, с которыми приходится иметь дело в про-цессе жизнедеятельности.

Оперативное получение информации о курсахвалют.

Создание резервной копии базы данных, чтопозволяет защитить от потерь ценную инфор-мацию в случае непредвиденных обстоятельств(например, внезапного отключения электро-энергии, аппаратных сбоев, деятельности вредо-носных программ и т. д.).

Быстрая отправка электронных почтовых со-общений адресатам, внесенным в адреснуюкнигу.

Автоматический набор телефонных номеровс помощью модема.

Формирование отчетов и вывод их в MicrosoftOffice Excel для возможного редактированияи последующей распечатки.

Помимо перечисленных, с помощью програм-мы «Планировщик» можно решать и другие за-дачи в зависимости от потребностей пользова-теля.

Первое знакомствоПользовательский интерфейс программы «Пла-

нировщик» (рис. 4.53) можно условно разделитьна две части: левую и правую.

В левой части окна отображается список всехрежимов работы программы, в правой — информа-ция, относящаяся к выбранному режиму: переченьмероприятий, список заметок и т. д. На рис. 4.53выбран режим Планы на сегодня, который выделен

указателем мыши, поэтому в правой части окнапредставлен перечень запланированных на сегод-ня дел.

Чтобы перейти в тот или иной режим работы,в левой части окна нужно дважды щелкнуть нанем кнопкой мыши.

В нижней части окна отображается информа-ция о текущей дате и времени.

Планирование

Чтобы просмотреть и, при необходимости, от-корректировать планы на текущий день, в левойчасти главного окна программы нужно дваждыщелкнуть кнопкой мыши на ветви Планы на сегод-ня — откроется окно со списком составленныхпланов (рис. 4.54).

Для каждого пункта списка в соответствую-щих столбцах последовательно отображаются на-звание плана, дата и время его завершения и от-метка о выполнении.

Содержимое данного окна можно вывести в от-дельную книгу Microsoft Office Excel для болееудобного просмотра и распечатки: следует нажатькнопку Вывод планов в Excel, расположенную слевав нижней части главного окна, — откроется окнос Excel-отчетом о предстоящих на сегодня планах(рис. 4.55).

ВНИМАНИЕВ нижней части окна находится ряд кнопок,предназначенных для работы со спискоми для перехода в режим формированиянового пункта (плана). Название каждойкнопки отображается при подведении к нейуказателя мыши, во-первых, над перечнемкнопок, а во-вторых — в виде всплывающейподсказки. Это относится также ко всеманалогичным окнам программы,рассматриваемым ниже.

В Excel-отчете представлена более разверну-тая информация о запланированных на текущийдень делах, чем в списке планов.

Для составления нового плана нужно нажатькнопку Добавить план — откроется окно ввода и ре-дактирования плана (рис. 4.56).

Прежде всего в данном окне в поле Названиеплана следует ввести наименование текущего пла-на. Значение данного поля должно быть краткими в то же время отражать суть предстоящего со-бытия (дела, мероприятия и т. д.). Для текуще-го плана значение данного поля будет отобра-жаться в списке планов в столбце Название плана(см. рис. 4.54).

В поле Дата выполнения из календаря, открывае-мого кнопкой выбора, следует указать дату вы-полнения текущего плана (по умолчанию в дан-ном поле отображается текущая дата).

В поле Время выполнения следует ввести точноевремя суток, при наступлении которого план дол-жен быть выполнен. Требуемое значение вводит-ся с клавиатуры, часы и минуты разделяются двое-точием.

Выполнив план, необходимо сделать отметкуо его завершении, установив флажок План выполнен.В списке планов (см. рис. 4.54) для выполненныхпланов в столбце Выполнено будет отображатьсязначение Да, а для тех, которые еще предстоит вы-полнить, — значение Нет.

В поле Описание при необходимости можно вве-сти с клавиатуры некоторую информацию произ-вольного характера, которая дополнительно ха-рактеризует текущий план, а также направлениеего реализации.

ПРИМЕЧАНИЕЗначение данного поля не отображаетсяв списке планов, однако включаетсяв Excel-Отчет (см. рис. 4.55).

После ввода всех необходимых данных нужносохранить их, нажав кнопку Сохранить изменения,расположенную в нижней части окна.

ВНИМАНИЕНазвания всех кнопок, расположенныхв нижней части окна ввода и редактированияплана, отображаются в виде всплывающихподсказок при подведении к ним указателямыши.

Кнопка Закрыть закрывает окно редактированияпосле сохранения введенных данных. Для выходабез сохранения изменений предназначена кнопкаОтменить запись и закрыть форму. Удалить план (на-пример, из-за утраты актуальности) можно с по-мощью кнопки Удалить. При этом программа вы-дает дополнительный запрос на подтверждениедействия.

Чтобы отредактировать информацию по введен-ному ранее плану, нужно щелкнуть на нем в спис-ке кнопкой мыши — откроется окно редактирова-ния, которое выглядит так же, как и окно ввода.Порядок работы в данном окне такой же, как и привводе нового плана.

Для быстрого поиска требуемого плана в про-грамме существует режим поиска, что особенноудобно при работе с большими объемами инфор-мации. Чтобы перейти в режим поиска, в окне спис-ка планов (см. рис. 4.54) нужно нажать кнопку По-иск плана — откроется одноименное окно (рис. 4.57).

В данном окне следует ввести название требу-емого плана (имеется в виду значение поля Назва-ние плана) или хотя бы фрагмент этого названия(например, несколько первых букв). Процесс по-иска запускается кнопкой ОК. Через некотороевремя программа выдаст сообщение о результатахпоиска, найденный план будет выделен в спискеуказателем мыши.

При необходимости можно переключать ре-жим отображения планов в окне списка с помо-щью кнопки Подробная информация, которая нахо-дится справа внизу окна. Если она нажата (данноесостояние используется по умолчанию), то спи-сок сегодняшних планов будет выглядеть, как нарис. 4.54. Если данная кнопка отпущена, то длякаждого плана в этом списке будет отображаться

только его название (то есть значение поля Назва-ние плана).

С помощью кнопки Удаление планов на сегодняможно полностью очистить список сегодняшнихпланов.

ВНИМАНИЕДанная кнопка предназначена для удаленияименно всех сразу сегодняшних планов,а не только того, который выделенуказателем мыши. При использованиикнопки программа выдаст дополнительныйзапрос на подтверждение удаления.

Для работы со всеми предстоящими планами,а не только сегодняшними в главном окне про-граммы (см. рис. 4.53) нужно дважды щелкнутькнопкой мыши на ветви Дневник событий — откроетсяокно, вид и состав которого полностью соответству-ет окну списка сегодняшних планов (см. рис. 4.54).Порядок работы в дневнике событий такой же,как и в режиме работы со списком планов на теку-щий день. Разница лишь в том, что в дневнике со-бытий правее кнопки Подробная информация имеетсятакже кнопка Удаление всех предыдущих планов, пред-назначенная для удаления из программы всехпланов до сегодняшней даты (то есть в списке бу-дут оставлены только планы текущего и предсто-ящих дней). Такой подход позволяет быстро изба-виться от всех планов, потерявших актуальность.При использовании данной кнопки программавыдаст дополнительный запрос на подтверждениеудаления.

Добавить в дневник новое событие, а также ре-дактировать имеющийся план можно в окне вво-да и редактирования плана (см. рис. 4.56).

Фиксированиезнаменательных дат

Информация о днях рождения, иных знаме-нательных датах или важных событиях хранитсяв режиме работы Годовщины, для перехода в кото-рый в главном окне программы (см. рис. 4.53)нужно дважды щелкнуть кнопкой мыши на вет-ви Годовщины — откроется окно со списком дат(рис. 4.58).

ПРИМЕЧАНИЕПри первом открытии окна список будетпустым.

В данном окне содержится список введенныхранее важных дат. Для каждого пункта списка в со-ответствующих столбцах отображаются названиесобытия и его дата (число и месяц).

В нижней части окна находится несколькокнопок, предназначенных для работы со спискомдат.

С помощью кнопки Вывод событий в Excel можнобыстро сформировать отчет по всем имеющимсязаписям и вывести его в отдельный файл Micro-soft Office Excel для просмотра, возможного ре-дактирования и последующей распечатки. Можно,например, распечатать список важных дат и пове-сить его над своим рабочим столом.

Кнопка Удаление всех событий позволяет быст-ро очистить список важных дат — при использо-вании данной кнопки «Планировщик» выдаетдополнительный запрос на подтверждение дей-ствия.

С помощью кнопки Поиск события можно найтиту или иную дату (при этом откроется окно, изо-браженное на рис. 4.57). Поиск данных будет про-изводиться по значению поля Чья годовщина.

Кнопка Подробная информация меняет режим ото-бражения представленных в списке данных. Еслиона нажата (данное состояние используется поумолчанию), то список важных дат будет выгля-деть, как на рис. 4.58. Если кнопка отпущена, тодля каждого пункта в списке будет отображатьсятолько ее название (то есть значение поля Чья го-довщина).

Добавить новую или редактировать введеннуюранее дату можно, щелкнув кнопкой мыши на со-ответствующем пункте списка или используя кноп-ку Добавить годовщину — откроется окно ввода и ре-дактирования годовщин (рис. 4.59).

В данном окне в поле Чья годовщина следует вве-сти название даты, кратко отражающее ее суть(например, День рождения матери, День моей свадьбы,Годовщина фирмы и т. д.). Введенное значение будетотображаться в списке дат в столбце Чья годовщина(см. рис. 4.58).

В поле Дата в формате ЧЧ.ММ (то есть число и ме-сяц) вводится дата события.

Введенные данные сохраняются кнопкой Со-хранить изменения, расположенной в нижней частиокна.

Закрывается окно редактирования кнопкойЗакрыть. Для выхода без сохранения измененийпредназначена кнопка Отменить (удалить) запись и за-крыть форму. Удалить дату (например, из-за утратыактуальности) можно кнопкой Удалить. При этомпрограмма выдает дополнительный запрос на под-тверждение действия.

ЗаметкиСколько ценных мыслей и замечательных идей

можно безнадежно потерять, если вовремя не за-писать их. Согласитесь, часто нам в голову вне-запно приходит интересная мысль и через мгно-вение исчезает навсегда. Как знать, может, онапривела бы вас к какому-нибудь важному откры-тию. Возможно, ее осуществление серьезно про-двинуло бы вас по служебной лестнице. Да малоли, какие еще возможны варианты, если бы хотьчасть интересных идей, иногда посещающих нас,удалось вовремя зафиксировать.

В программе «Планировщик», как и во многиханалогичных программах, можно создавать и хра-нить любое количество заметок. Данная функцияпозволит вовремя зафиксировать внезапно воз-никшие идеи. Кроме того, в заметках можно хра-нить, например, какие-то напоминания, деловыепометки, фрагменты подготавливаемых докумен-тов и т. д. Для работы с записями в главном окнепрограммы (см. рис. 4.53) нужно дважды щелк-нуть кнопкой мыши на ветви Заметки — откроетсяодноименное окно (рис. 4.60).

В данном окне отображается перечень создан-ных ранее заметок, для каждой из которых ото-бражается несколько ее первых слов или симво-лов.

ПРИМЕЧАНИЕПри первом открытии окна оно будет пустым.

В нижней части окна содержится три кнопки.Кнопка Удаление всех заметок быстро удаляет из «Пла-нировщика» все созданные ранее заметки (прииспользовании данной кнопки программа запро-сит подтверждение действия). С помощью кнопкиПоиск заметки можно отыскать запись, что оченьудобно при работе с большим количеством заме-ток, — откроется окно поиска (см. рис. 4.57).

Использование кнопки Добавить заметку добав-ляет в программу новую запись — открываетсяокно ввода и редактирования заметок (рис. 4.61).

В данном окне в поле Описание заметки следуетввести текст записи, а в поле Дата — дату ее созда-ния или любую другую информацию, относящую-ся к введенной информации.

Введя все необходимые данные, нужно сохра-нить их с помощью кнопки Сохранить изменения, рас-положенной в нижней части окна.

Окно редактирования закрывается кнопкойЗакрыть. Для выхода без сохранения измененийпредназначена кнопка Отменить (удалить) запись и за-крыть форму. Удаляется заметка кнопкой Удалить —при этом «Планировщик» выдает дополнитель-ный запрос на подтверждение действия.

Редактировать созданную ранее заметку мож-но, щелкнув на ней кнопкой мыши в окне списказаметок (см. рис. 4.60) — откроется окно, изобра-женное на рис. 4.61. Порядок работы при редакти-ровании заметки такой же, как и при вводе новойзаписи.

Работа с адресной книгойДля ввода, редактирования и хранения инфор-

мации о коллегах, деловых партнерах, друзьях,родственниках и иных физических лицах в «Пла-нировщике» предусмотрена адресная книга, кото-рая ведется отдельно по следующим группам ад-ресатов: Бизнес, Личные и Другие. Порядок работыс каждой из них примерно одинаков, поэтому по-дробно рассмотрена только работа с группой Биз-нес, а для двух других кратко отмечены некоторыехарактерные особенности.

Для работы с группой адресатов Бизнес (здесьобычно хранится информация о деловых контак-тах, а именно: о коллегах, руководстве, партнерах,подчиненных и т. д.) в главном окне приложения(см. рис. 4.53) нужно щелкнуть кнопкой мышина ветви Бизнес — откроется окно списка адресатов(рис. 4.62).

В данном окне отображается список введен-ных ранее адресатов (при первом открытии окнав нем не будет ни одного пункта). Для каждойстроки списка в соответствующих столбцах по-

следовательно отображаются наименование орга-низации, Ф И О контактного лица, номера телефо-на и факса, а также адрес обычный и электронный.

В нижней части окна расположено несколькокнопок, предназначенных для работы со спискомадресов в адресной книге.

С помощью кнопки Вывод адресов в Excel можнобыстро сформировать отчет по всем имеющимсязаписям и вывести его в отдельный файл MicrosoftOffice Excel для просмотра, возможного редакти-рования и последующей распечатки (рис. 4.63).

Кнопка Удаление всех бизнес-партнеров быстро уда-ляет все записи из адресной книги — при этомпрограмма выдает дополнительный запрос на под-тверждение действия.

С помощью кнопки Поиск бизнес-партнеров можноотыскать тот или иной контакт, при этом откры-вается окно, изображенное на рис. 4.57.

ПРИМЕЧАНИЕОписание порядка работы в данном окнеприведено в подразд. «Планирование».

Поиск данных будет осуществляться по значе-нию поля Фирма.

С помощью кнопки Подробная информация мож-но сменить режим отображения представленныхв списке данных. Если она нажата (данное состо-яние установлено по умолчанию), то список адре-сатов будет выглядеть как на рис. 4.62. Если кноп-ка отпущена, то для каждого пункта списка будетотображаться только значение поля Фирма.

Кнопка Добавить адрес вводит в программу ин-формацию о новом контакте (адресате).

Чтобы добавить нового или редактировать вве-денного ранее адресата, можно также щелкнутькнопкой мыши на соответствующем пункте спис-ка — откроется окно ввода и редактирования ад-ресата (рис. 4.64).

В данном окне в поле Фирма следует ввести наи-менование организации, в которой работает адре-

сат. Его фамилия, имя и отчество вводятся в полеКонтактное лицо.

Информация об адресе контактного лица ука-зывается в поле Адрес. Можно ввести, например,адрес организации, где работает адресат, его до-машний адрес согласно прописке в паспорте илифактический адрес проживания и т. д. При необ-ходимости можно ввести сразу несколько разныхадресов, разделив их точкой с запятой.

В полях Телефон и Факс вводятся соответствен-но номера телефона и факса. В каждое из этих по-лей можно ввести несколько номеров, разделив ихзапятой. Например, в поле Телефон через запятуюможно указать номера рабочего, домашнего и мо-бильного телефонов.

Справа от полей Телефон и Факс находится кноп-ка Автонабор номера (название кнопки отображаетсяв виде всплывающей подсказки при подведениик ней указателя мыши), с ее помощью осуществ-ляется автоматический набор номера — открыва-ется окно Автонабор (рис. 4.65).

В данном окне в поле Номер следует указать но-мер телефона для набора. По умолчанию в данномполе отображается номер, введенный в окне вводаи редактирования адресата (см. рис. 4.64) в полеТелефон. Если в поле Телефон было введено несколь-ко телефонных номеров, то они отобразятся все(однако нужно будет оставить только какой-либоодин из них). При необходимости в поле Номерможно ввести любой другой телефон.

Автоматический набор номера инициируетсякнопкой ОК. Кнопка Отмена выводит из данного ре-жима без набора номера. С помощью кнопки На-стройка настраиваются параметры модема.

В поле e-mail указывается электронный адресданного контакта. Справа от данного поля распо-ложена кнопка Отправить e-mail, с помощью которойможно быстро создать электронное почтовое со-общение данному адресату. При этом будет задей-ствована почтовая программа, используемая наданном компьютере по умолчанию.


Для немедленной отправкиэлектронного сообщения необходимоналичие действующего подключенияк Интернету.

Завершается ввод и редактирование контактакнопкой Сохранить изменения. Кнопка Удалить записьудаляет текущую запись — при этом программавыдает дополнительный запрос на подтверждениедействия.

С группами контактов Личные и Другие работаюттак же, как и с группой контактов Бизнес. Разницазаключается лишь в том, что для контактов, кото-рые хранятся в данных группах, не указываетсяназвание организации (то есть отсутствует полеФирма), а вместо поля Контактное лицо существуетполе Имя.

Сервисные функции

Для удобства работы с программой «Плани-ровщик» в ней имеются три сервисные функции:Курсы валют, Резервное копирование и Калькулятор. Дан-ные параметры доступны в главном окне програм-мы (см. рис. 4.53) на соответствующих ветвях,объединенных в папке Служебные функции.

Чтобы быстро получить самую свежую инфор-мацию о курсах валют, следует дважды щелкнутькнопкой мыши на ветви Курсы валют.

ПРИМЕЧАНИЕДля успешного выполнения данного действиянеобходимо наличие действующегоподключения к Интернету, так какинформация о курсах должна быть полученана сайте Центробанка РоссийскойФедерации.

Если пользователю в процессе работы понадо-бился калькулятор, то нужно дважды щелкнутькнопкой мыши на ветви Калькулятор — откроетсяокно калькулятора Windows. Данная возмож-ность «Планировщика» избавляет пользователяот необходимости выполнять команду Пуск Всепрограммы Стандартные Калькулятор, искать ярлыкпрограммы на Рабочем столе и т. д.

Используя ветвь Резервное копирование, можноосуществить резервное копирование базы данных.

ПРИМЕЧАНИЕДанное действие рекомендуется выполнятьпосле каждого сеанса работы, чтобыпредотвратить потерю ценной информациив результате непредвиденныхобстоятельств (аппаратных сбоев,неполадок в сети и т.д.). Желательносохранять резервную копию базы данныхне только на жестком или сетевом диске,но и на внешнем носителе информации(компакт-диске и т. п.).

Двойной щелчок кнопкой мыши на ветви Резерв-ное копирование открывает окно Резервное копированиебазы данных (рис. 4.66).

В данном окне в поле Резервная копия находитсяотображается путь к файлу резервной копии базыданных, созданной при последнем сеансе работы,а в поле Дата создания копии — точная дата сохране-ния последней копии базы данных.

ПРИМЕЧАНИЕЗначения данных полей формируютсяпрограммой автоматически и с клавиатурыне редактируются.

С помощью кнопки Поиск резервной копии можнонайти и использовать определенную базу данных изчисла сохраненных ранее — откроется окно, в ко-тором по обычным правилам Windows следует ука-зать путь к файлу резервной копии базы данных.

Для создания резервной копии базы данныхиспользуется кнопка Создать резервную копию — от-кроется окно Обзор папок, где нужно указать путьк папке, в которую будет помещен файл создавае-мой резервной копии.

С помощью кнопки Использование резервной копиив программе можно быстро подключиться к резерв-ной копии базы данных, путь к файлу которойуказан в поле Резервная копия находится.

WinLog Assist — простойи удобный счетчиквремени

Программа WinLog Assist, рассматриваемаяв данном разделе, принципиально отличается отпродуктов, о которых уже было рассказано выше,однако она тоже ориентирована на решение задачтайм-менеджмента.

WinLog Assist — это простой и удобный счет-чик времени, позволяющий вести компьютерныйхронометраж. С ее помощью можно с точностьюдо секунды определить, сколько времени пользо-ватель затратил на работу с тем или иным прило-жением или документом. Результаты хрономет-ража легко выводятся в удобные Excel-отчеты,формирующиеся в табличном или графическомпредставлении.

Достоинства программы — простота использо-вания, нетребовательность к большим ресурсамкомпьютера, а также возможность поддержки на-ряду с английским языком русскоязычного вари-анта интерфейса.

WinLog Assist условно бесплатна. Скачать про-грамму объемом чуть более 1 Мбайт можно на сай-те http://www.mytimeassist.com.

Стоимость лицензии для физических лиц со-ставляет: при приобретении одной или двух лицен-зий — 495 рублей, от двух до десяти лицензий —400 рублей, свыше десяти лицензий — 300 рублей.

Процесс инсталляции приложения прост и по-нятен — достаточно запустить соответствующийустановочный файл и следовать указаниям мас-тера.

Учитывать свое время —это так просто

Чтобы включить счетчик времени, достаточнозапустить программу — откроется главное окноWinLog Assist (рис. 4.67).

По умолчанию интерфейс WinLog Assist англо-язычный. Чтобы переключиться на русский язык,нужно выполнить команду главного меню Set-tings Language Russian (в русскоязычном вариан-те данная команда будет звучать как УстановкиЯзык).

В верхней части окна программы находитсяглавное меню. Перед использованием WinLogAssist рекомендуется просмотреть и, при необхо-димости, настроить ее параметры. Для настройкинужно выполнить команду главного меню Установ-ки Опции — откроется окно Опции (рис. 4.68).

В данном окне из раскрывающегося спискаЯзык следует выбрать вариант языка — Russian илиEnglish. Если установлен флажок Закрывать в трей, топри закрытии программа автоматически будет по-мещать свой значок в область уведомлений. Крометого, значок WinLog Assist будет автоматическипомещаться в область уведомлений при открытииили активизации другого приложения или доку-мента.

Если установлен флажок Автозапуск, то програм-ма будет запускаться автоматически вместе с опе-рационной системой.

ПРИМЕЧАНИЕДанный флажок по умолчанию снят, однакодля получения наиболее полной картиныиспользования своего временирекомендуется его установить.

В программе имеется режим автопаузы, длявключения которого нужно установить флажокАвтопауза и в расположенном ниже поле с клавиа-туры или с помощью кнопок счетчика указать пе-риодичность наступления автопаузы (по умолча-нию — две минуты).

Настройки программы вступают в силу послеиспользования кнопки ОК.

Как отмечалось выше, счетчик времени вклю-чается одновременно с запуском программы. С это-го момента, что бы вы ни делали и чем бы вы низанимались на компьютере, — все это будет зафик-сировано в WinLog Assist с точностью до секунды.


Программа фиксирует время, затраченное наработу только с активным приложением илидокументом. Другими словами, если у васоткрыто несколько приложений (документов),но вы работаете с каким-то одним из них,а остальные свернуты или простонеактивны, то в рабочей области WinLogAssist будет учтено и отражено только время,затраченное на работу с активнымдокументом.

Например, вы открыли документ MicrosoftWord и файл Microsoft Office Excel. Две минуты

поработали с документом Microsoft Word, затем,не закрывая его, обратились к файлу MicrosoftOffice Excel, поработали три минуты, затем, не за-крывая Microsoft Office Excel, вернулись в Micro-soft Word и поработали с ним еще две минуты.Получается, что в течение семи минут у вас былизапущены два приложения: Microsoft Word и Micro-soft Office Excel. Программа WinLog Assist отра-зит только реально затраченное время на работус каждым из них: четыре минуты — на документMicrosoft Word и три минуты — на Microsoft OfficeExcel.

В верхней части главного окна (см. рис. 4.67)по умолчанию отображается текущая дата — соот-ветственно, информация, отображаемая в рабочейобласти WinLog Assist, относится именно к этойдате. При необходимости можно просмотретьинформацию об использовании своего временив любой из предыдущих дней — достаточно указатьв данном поле требуемое число, которое выбира-ется из календаря, открываемого кнопкой выбора.

Потратил время?Составь отчет!

Информацию, представленную в рабочей об-ласти программы, можно представить в виде раз-нообразных отчетов и поместить их в отдельнуюкнигу Microsoft Office Excel. Для формированияExcel-отчетов предназначена команда главного ме-ню Отчет Excel — откроется книга Microsoft OfficeExcel, в которой представлены отчетные данные(рис. 4.69).

В Microsoft Office Excel автоматически генери-руется сразу несколько отчетных форм, каждая изкоторых располагается на отдельном листе (нарис. 4.69 показан отчет за текущий день, располо-женный на листе Сегодня). Кроме того, подобныеотчеты формируются за неделю (лист Неделя) и завсе время использования программы (лист Весь).Каждый из перечисленных отчетов создается нетолько в табличном, но и в графическом виде(рис. 4.70).

Полученные отчеты можно распечатать с по-мощью штатных средств Microsoft Office Excel —команды главного меню Файл Печать или комби-нации клавиш Ctrl+P.

Краткий обзорнекоторыхпрограммавтоматизациитайм-менеджмента

В данном разделе приведен краткий обзор не-скольких программных продуктов, которые мож-но использовать для автоматизации процессовтайм-менеджмента.

Explain — удобный строительинтеллект-карт

Программа Explain представляет собой не-большую утилиту, предназначенную для автома-тизации процессов построения интеллект-картв соответствии с методикой известного англий-ского психолога Тони Бьюзена.

ПРИМЕЧАНИЕО сути методики см. разд. «Методика ТониБьюзена».

Данная программа распространяется бесплат-но на сайте разработчика http://olegnabatov.narod.ru/.К скачиванию предлагается установочный файлобъемом около 700 Кбайт, который следует за-пустить и следовать указаниям мастера установ-ки. Приложение занимает на винчестере пример-но 1 Мбайт.

Интерфейс Explain представляет собой рабо-чую область, предназначенную для построениякарты, в которой имеется одна ссылка — Help, пред-назначенная для вызова справочной информации.Основной инструментарий программы — контекст-ное меню, вызываемое щелчком правой кнопкоймыши, и комбинации «горячих» клавиш, с назна-чением которых можно ознакомиться в разделесправки.

В программе существует очень удобная функ-ция, для вызова которой нужно выполнить командуконтекстного меню Правка Матрица. Смысл данно-го параметра в том, что он избавляет пользовате-ля от ручного рисования карты, поскольку матри-ца представляет собой макет готовой карты. Измакета можно удалить лишние точки и линии илидобавить их. Кроме того, с помощью указателямыши можно произвольным образом растянутьмакет карты до любого требуемого размера, при-чем растягивать можно в любом направлении и отлюбой точки.

Возможности программы предусматриваютдобавление картинок к объектам, использованиединамической раскраски, запуск других программ,использование гиперссылок и т. д. Каждая точкакарты имеет собственное меню, открываемое щелч-ком кнопкой мыши на точке. С помощью данногоменю можно видоизменить точку, добавить к нейпроизвольный текстовый комментарий или рису-

нок, разделить точку на вход и выход, создать ко-пию точки или удалить ее и др.

Любую карту можно распечатать с помощьюкоманды контекстного меню Файл Печать (даннаякоманда вызывается также комбинацией клавишCtrl+P). Кроме того, карту можно сохранить в от-дельном файле, выполнив команду контекстногоменю Файл Сохранить как и указав в открывшемсяокне путь для сохранения и имя файла.

Учет рабочеговремени в программе«ФинЭкспертиза Time»

Программа «ФинЭкспертиза Time», созданнаяотечественными разработчиками, предназначенадля учета рабочего времени пользователя. Досто-инства программы — русскоязычный интерфейс,а также бесплатное распространение.

Скачать ZIP-архив с дистрибутивом «ФинЭкс-пертиза Time» объемом около 500 Кбайт можнопо адресу http://www.finexpertiza.ru/fet/fet-307-setup.zip.

Для установки программы на компьютер нуж-но запустить соответствующий файл и следоватьуказаниям мастера установки.

Основное отличие «ФинЭкспертизы Time» отнекоторых других аналогичных программ в том,что ей нужно указать проект и задачу, по кото-рым должно учитываться время. Другими слова-ми, если, например программа WinLog Assist самаопределяет активное приложение (документ) и учи-тывает затраченное на него время, то «ФинЭкс-пертиза Time» нужно конкретно указать проекти задачу для учета по ним времени.

ПРИМЕЧАНИЕВремя по указанным проекту и задаче будетотсчитываться до тех пор, пока программене будет указан другой проект и задача.

В программе имеется возможность автомати-ческого напоминания о необходимости выборапроекта и задачи, а также автоматического отклю-чения «ФинЭкспертизы Time» при отсутствииактивности пользователя в течение определенно-го времени. Кроме того, возможности программыпредусматривают настройку кнопок-ярлыков длябыстрого вызова наиболее часто используемыхпроектов и задач.

Особо следует отметить функцию програм-мы, предусмотренную специально для руководя-щих работников. Речь идет о модуле «ФинЭкс-пертиза Time Supervisor», который используетсясовместно с «ФинЭкспертизой Time» и тоже рас-пространяется бесплатно, — скачать его ZIP-архивобъемом около 400 Кбайт можно по адресу http://www.finexpertiza.ru/fet/FET-S-307-setup.zip.

С помощью данного модуля руководитель в ре-жиме реального времени может отслеживать, ка-кой именно работой и в какое время занят каждыйиз его подчиненных. Кроме того, модуль позволя-ет в любой момент получить и просмотреть прото-кол записи рабочего времени по каждому сотруд-нику за текущие сутки. Также с помощью модуляруководитель может составлять отчеты об ис-пользовании рабочего времени в целом по компа-нии (структурному подразделению) или по от-дельным проектам, задачам и сотрудникам.

Ведение гибкоготайм-менеджментав программе Above & Beyond

Программу Above & Beyond, также предна-значенную для автоматизации процессов тайм-менеджмента, многие специалисты по праву счи-тают одним из основных конкурентов программыMicrosoft Outlook (см. разд. «Microsoft Outlook —самый популярный органайзер»).

Above & Beyond условно бесплатная. После60 дней бесплатной работы с программой нужноприобрести лицензию или удалить ее с компьюте-ра. Above & Beyond продается в двух вариантах:Lite (более простой вариант, стоимость лицен-зии — $49,95 США) и Pro (профессиональныйвариант, стоимость лицензии — $149,95 США).Демонстрационную версию программы можноскачать на сайте разработчика http://www.1soft.com.

Характерная особенность Above & Beyond —возможность гибкого планирования, основанногов первую очередь не на жесткой привязке ко вре-мени (как в большинстве аналогичных программ),а на приоритетности задач.

ПРИМЕЧАНИЕО правильной расстановкеприоритетов см. подразд. «Расстановкаприоритетов».

Кроме того, программа может самостоятельноменять ваши планы и предлагать решения выходаиз нестандартной ситуации в случае непредвиден-ных обстоятельств. Например, вы опоздали на ра-боту на 20 минут, и к делу, запланированному наначало дня, вы приступили с задержкой. Програм-ма самостоятельно перенесет начало этой задачи,а после ее завершения и соответствующей отмет-ки об этом. Above & Beyond предложит вам своидействия по корректировке дальнейших планов,чтобы максимально снизить негативные послед-ствия опоздания.

В программе Above & Beyond имеются функ-ции планировщика. Пользователь самостоятель-но создает записи о предстоящих делах, событиях,мероприятиях, причем каждое из них можно на-значить на определенное время или просто опре-делить его приоритет. Порядок выполнения задач,которым присвоен авторитет и которые не привя-заны к конкретному времени, программа состав-ляет самостоятельно, распределяя их в соответ-ствии с вашим расписанием.

Также в программе можно группировать по-ставленные задачи по тематическим категориям(например, Работа, Семья, Быт, Дача, Хобби и т. д.), пе-речень которых пользователь определяет само-стоятельно.

Особо следует отметить возможность ведениясписка с характерным названием «Сюрпризы».В этот перечень добавляются различного родамелкие дела, события, действия и т. д., предуга-дать которые заранее практически невозможно.Например, внезапные телефонные звонки, неожи-данный вызов к руководству, аппаратные сбоикомпьютера и т. д. При необходимости в расписа-ние можно добавить любой пункт, щелкнув кноп-кой мыши.

Помимо перечисленного программа может фор-мировать самую разнообразную информацию обиспользовании вашего времени.

Недостатки Above & Beyond — не очень удоб-ный и понятный интерфейс, в котором не всегдапрослеживается системность и наглядность пред-ставления сведений.

Организация временис помощью программыActual Planner

Программа Actual Planner, которая созданазарубежными разработчиками (фирмой Binoplex

Software), — это один из самых распространенныхэлектронных органайзеров. Данная программаусловно бесплатна и обладает англоязычным ин-терфейсом. Ее демонстрационную версию объемомпримерно 4,5 Мбайт можно скачать по адресу http://www.1kb..info/download/actual_planner-4933-0.html. СтоимостьActual Planner, которую нужно будет оплатить,ознакомившись с демонстрационной версией, —$34 США.

Возможности программы позволяют следую-щие действия:

формирование, ведение и редактирование спис-ка задач;

просмотр личного расписания дел, событий,мероприятий за любое число;

определение последовательности выполнениязадач на ближайший день, а также на предсто-ящую неделю и месяц.

В Actual Planner можно вести адресную книгус отражением по каждому адресату номеров еготелефонов, почтовых и электронных адресов, Ф И Оили названия и т. д. Кроме того, предусмотреносоздание и хранение любого количества необхо-димых заметок, работать с которыми можно, каки в обычном блокноте, где делаются какие-то по-метки, записи, напоминания, фиксируются инте-ресные идеи и т. д.

Приложение обладает простым и интуитив-но понятным интерфейсом, единственный недо-статок которого (с точки зрения отечественныхпользователей) — отсутствие поддержки русскогоязыка.

Секретарь — это не толькокрасивая девушка

Программа «Секретарь», представленная в дан-ном подразделе, — это небольшая утилита для на-поминания пользователю об определенных со-бытиях. Конечно, это не полнофункциональныйорганайзер, однако при использовании даннойпрограммы можно быть уверенным: даже если выо чем-то забыли, у вас есть надежный помощник,который заблаговременно уведомит вас о предсто-ящем событии.

Программа «Секретарь» распространяется бес-платно и обладает русскоязычным интерфейсом —с точки зрения отечественного пользователя, этосерьезные преимущества. Скачать дистрибутив

программы объемом около 600 Кбайт можно поадресу http://www.1 kb..info/download/sekretar-1460-0.html.

В программе «Секретарь» используются тритипа напоминаний в зависимости от времени сра-батывания: при запуске компьютера, ежедневнов указанное время и в конкретно установленныймомент (дата и время). Каждое напоминание мо-жет быть визуальным, звуковым и визуально-зву-ковым (для звуковых напоминаний используютсяфайлы форматов WAV, MP3 и MIDI).

Достоинства программы — ее небольшой раз-мер, нетребовательность к ресурсам компьютера,а также автоматическое закрытие при отсутствиизаданий на текущий день. «Секретарь» не остав-ляет следов в реестре и исключительно прост в ис-пользовании.

Снова секретарь

В данном подразделе представлена программаA VIP Simple To Do List, созданная зарубежнымиразработчиками, фирмой VIP Quality SoftwareLTD. Данный продукт очень удобно использо-вать в качестве персонального электронного сек-ретаря.

A VIP Simple To Do List — условно бесплатна,ее демонстрационную версию объемом примерно6,7 Мбайт можно скачать по адресу http://www.1 kb..info/download/a_vip_simple_to_do_list-1665-0..html.

Без регистрации программа будет работать30 суток, после чего нужно оплатить полную сто-имость лицензии ($29) или удалить A VIP SimpleТо Do List с компьютера. Интерфейс программыудобен, прост и интуитивно понятен, однако облада-ет англоязычным интерфейсом, что является оп-ределенным недостатком.

В программе собраны воедино функции элект-ронного секретаря, органайзера, планировщиказадач, электронного блокнота и «напоминалки»о предстоящих событиях.

Возможности A VIP Simple To Do List преду-сматривают планирование личного и рабочего вре-мени на продолжительные промежутки времени,расстановку приоритетов, контроль над решениемпоставленных ранее задач. Механизм напомина-ний позволит не пропускать те или иные важныедела, события, мероприятия и т. п. из-за забывчи-вости.

Список актуальных задач представлен в видеэргономичной и удобной для восприятия табли-цы, доступной для печати. Все задачи можно ком-

пилировать по тематическим группам, список ко-торых имеет иерархическое представление. Ре-шенные задачи, реализованные планы, состояв-шиеся встречи и события и т. д. можно помечатькак выполненные.

При работе с большими объемами информа-ции удобно использовать имеющийся в програм-ме механизм сортировки и фильтрации данных.

C-Organizer — ваш личныйменеджер

Программу C-Organizer также удобно исполь-зовать для планирования своей жизнедеятельно-сти. По сути программа является личным менед-жером, позволяющим грамотно и рациональноорганизовать рабочее и личное время любого че-ловека независимо от его образа жизни и рода за-нятий.

C-Organizer условно бесплатна, ее демонстра-ционную версию объемом примерно 4,6 Мбайтможно скачать по адресу http://www.1kb..info/download/c_organizer-1215-0.html.

Программу можно эксплуатировать в опера-ционных системах Windows всех версий, а такжев MS-DOS.

C-Organizer обладает простым и понятным«дружеским» интерфейсом, который наряду с анг-лийским языком поддерживает и русский.

В программе имеется механизм планировщи-ка, что позволяет составлять списки актуальныхзадач, а также отслеживать их выполнение. Приэтом новые задачи можно создавать на основаниисозданных ранее, что существенно повышает ско-рость планирования.

О предстоящих важных событиях, мероприя-тиях, датах и т. п. напомнит встроенная системаоповещений.

Если с C-Organizer в разное время работаютразные пользователи, то свою базу данных можнозащитить от несанкционированного доступа с по-мощью пароля.

Адресная книга, ведение которой также преду-смотрено в программе, позволяет пользователюсамостоятельно определять реквизиты, которыебудут заполняться при добавлении и редактиро-вании записей. Данная возможность достигнутаблагодаря тому, что адресная книга имеет настраи-ваемую структуру базы данных.

В C-Organizer можно формировать самую разно-образную отчетность о состоянии своих дел и об

использовании времени. Каждый отчет перед пе-чатью можно отредактировать. Кроме того, отче-ты можно сохранять в отдельных файлах форма-тов RTF и HTML.

Программа может импортировать и экспорти-ровать данные, а также интегрироваться с почто-вой программой и интернет-обозревателем, уста-новленными на данном компьютере.

Life Balance — расстановщикприоритетов и планировщикдел

Программа Life Balance также предназначенадля того, чтобы автоматизировать процессы тайм-менеджмента.

ПРИМЕЧАНИЕНекоторое время ее можно былоиспользовать только на карманныхкомпьютерах Palm, однако относительнонедавно появилась версия и дляоперационной системы Windows.

Данная программа условно бесплатна, ее де-монстрационную версию можно скачать по адре-су http://www..llamagraphics.com/LB/Life_Balance..zip. После30-дневного использования нужно оплатить сто-имость лицензии или отказаться от работы с про-граммой.

Интерфейс программы Life Balance и прилага-емая к ней документация англоязычные, что дляотечественного пользователя, скорее всего, будетнедостатком.

Как и другие аналогичные программы, передиспользованием Life Balance необходимо настро-ить ее. Пользователь должен заполнить справоч-ники Дерево задач (то есть иерархический списокдел и мероприятий) и Распределение усилий (задатьотносительные приоритеты). На основании этихданных программа впоследствии будет самосто-ятельно формировать перечень наиболее акту-альных задач, расставлять приоритеты и предо-ставлять пользователю список первоочередныхдел, отсортированных в порядке убывания важ-ности.

Life Balance может самостоятельно коррек-тировать приоритеты в зависимости от выпол-нения пользователем текущих задач. В общем

случае это будет выглядеть примерно так: еслипользователь слишком много времени уделяетработе и, соответственно, недостаточно семье, тов списке актуальных задач будет автоматическиповышаться приоритет семейных дел. Например,самый высокий приоритет может получить зада-ча «Поход семьей в кино» или «Ремонт столикав гостиной».

Life Balance имеет гибкие настройки, что по-зволяет учитывать особенности практически лю-бого пользователя.

Программа Tombo —электронное хранилищеинформации

Многим из нас наверняка знакома такая ситу-ация: нужно срочно решать очередной «горящий»вопрос, но все упирается в отсутствие необходимойинформации. Вроде и в столе уже все неоднократ-но пересмотрено, и компьютер исследован вдольи поперек («ну ведь точно знаю, что где-то сохра-нял, но где конкретно и под каким именем — хотьубей, не помню»). Проблема здесь — в неумениихранить важную информацию.

Для решения таких задач предназначена про-грамма Tombo, созданная японскими разработ-чиками. Скачать ее можно по веб-адресу http://tombo.sourceforge.jp/En/download.html. Программа пред-ставляет собой электронный архив, в котором потематическим папкам разложены самые разныеданные.

ПРИМЕЧАНИЕДо недавнего времени Tombo былаориентирована только на пользователейкарманных компьютеров, однако сейчаспоявилась версия и для обычногостационарного компьютера.

В программе пользователь самостоятельно фор-мирует иерархический перечень папок (каталогов),в каждой из которых будет храниться соответ-ствующая информация. Например, папка Работаможет включать в себя подчиненные папки Отчеты,Заметки, Отложено, Текущие, Банк идей и др.; в составпапки Семья могут входить такие подчиненныепапки: Дети, Родители, Дача, Досуг и т. д. В папке Банкидей можно хранить внезапно пришедшие в голо-

ву мысли и идеи, разбираться с которыми в дан-ный момент некогда, а в папке Дача — стоимостьпарниковой пленки или кирпича и т. п.

Программа обладает гибкой системой поиска,что позволяет быстро найти требуемую информа-цию даже при работе с большими объемами дан-ных.

WinOrganizer — удобныйэлектронный органайзер

Еще одной популярной программой являетсяWinOrganizer. Она представляет собой электрон-ный аналог знакомого всем органайзера.

WinOrganizer условно бесплатна, ее демон-страционную версию объемом примерно 6,3 Мбайтможно скачать по адресу http://www.1kb.info/download/winorganizer-133-0.html. Ознакомившись с приложе-нием WinOrganizer, необходимо оплатить сто-имость лицензии, составляющую $55, или отка-заться от ее использования.

Интерфейс программы эргономичен, прости понятен, поддерживает английский и русскийязыки.

Вся информация (даты, события, планы и т. д.)в органайзере хранится в иерархическом виде, чтопозволяет четко структурировать ее в зависимос-ти от направления деятельности, темы, актуаль-ности и т. д. При необходимости данные можнозащитить паролем от несанкционированного до-ступа (такая функция актуальна, например, еслик одному компьютеру имеют доступ несколькопользователей).

WinOrganizer может автоматически оповещатьо предстоящих событиях, чтобы пользовательне пропустил по рассеянности важное мероприя-тие.

Работая с заметками, можно делать разнообраз-ные пометки, записи, напоминания, фиксироватьинтересные мысли и идеи и т. д. Особо следуетотметить возможность сохранения целых веб-страниц.

В программе можно сортировать и фильтро-вать данные по тем или иным критериям, что осо-бенно удобно при работе с большими объемамиинформации. Кроме того, WinOrganizer можетинтегрироваться с почтовой программой и интер-нет-обозревателем, установленными на компью-тере пользователя.

Инструментарийтайм-менеджмента

Помимо разнообразных программных разра-боток, о которых было рассказано в предыдущихразделах книги, для автоматизации процессовтайм-менеджмента удобно использовать совре-менные технические средства.

ДиктофонДиктофон — небольшой компактный прибор

для создания, хранения и воспроизведения звуко-вых записей.

Основное преимущество диктофона с точки зре-ния тайм-менеджмента в том, что с его помощьюможно быстро зафиксировать, а впоследствии —воспроизвести необходимую информацию. Однодело — долго и нудно записывать определеннуюинформацию на бумаге (или набирать на компью-тере), и совсем другое — быстро наговорить ее надиктофон. Иногда функциональные возможностидиктофона позволяют кардинальным образом пе-ресмотреть свои планы и дела в сторону их сокра-щения. Например, если у вас не получается схо-дить на собрание, то можно просто дать диктофонколлеге, затем прослушать запись и быть в курседела. Не нужно расстраиваться также, если выпропустили семинар (лекцию, курсы и т. п.). Все-гда можно попросить товарища, чтобы он записалдля вас необходимые сведения.

По принципу работы диктофон напоминаетобычный магнитофон, однако предназначен дляработы прежде всего с речевыми сообщениями:голосовыми заметками, переговорами, выступле-ниями, интервью и т. д. Использовать диктофондля проигрывания, например, музыкальных про-изведений нецелесообразно, поскольку качествоне очень хорошее и для музыки его явно недоста-точно.

В настоящее время существует два наиболеераспространенных вида диктофонов: цифровыеи аналоговые.

Цифровые диктофоны записывают звук в од-ном из трех форматов: DSS, WMA или МРЗ. Чащевсего цифровые диктофоны изготавливаются в двухвариантах: традиционном варианте и варианте stick(в последнем случае диктофон внешне напоминает

обычную шариковую ручку). Относительно не-давно появились совсем уж миниатюрные цифро-вые аппараты — например, размером с банковскуюкарточку или даже с таблетку. Многие диктофоныимеют не только встроенный динамик и микро-фон, но и обладают способностью работать с внеш-ними приборами (наушники, внешние микрофоны),а также могут подключаться и взаимодействоватьс компьютером.

Аналоговые диктофоны также можно подраз-делить на два вида — в зависимости от режимазаписи: Standart Play и Long Play. Наилучшее ка-чество обеспечивает первый режим. При исполь-зовании второго варианта качество записи не-сколько снижается, но зато на кассету помещаетсявдвое больше информации.

Сегодня существует много моделей мобиль-ных телефонов со встроенными диктофонами,однако по своей функциональности они нередкоуступают своим «невстроенным» аналогам.

СмартфонВ общем случае смартфон — устройство, внешне

выглядящее как мобильный телефон и обладаю-щее всеми его базовыми функциями и дополни-тельно — функциональностью портативного ком-пьютера. С его помощью можно, находясь в любомместе, заниматься самыми разными делами: рабо-тать в Интернете или с электронной почтой, слу-шать музыку или смотреть видео, читать книгиили просматривать документы, планировать своюдеятельность и т. д.

Основное отличие смартфонов от мобильныхтелефонов — наличие операционной системы.Среди наиболее распространенных операционныхсистем, используемых в смартфонах, — Symbianи Windows Mobile for Smartphones.

Смартфоны могут работать с распространен-ными программными продуктами — например,с Microsoft Word, Microsoft Office Excel, интернет-обозревателем Opera, Adobe Acrobat и др. с под-держкой файлов соответствующих форматов.

Многие смартфоны обладают сенсорным экра-ном, что очень удобно для ввода и редактированияинформации.

Одна из важнейших технических характерис-тик смартфона — его память. У хорошего смарт-фона объем памяти от 6 Мбайт, однако нередков комплект поставки аппарата включается допол-нительная карта памяти — 16 Мбайт и больше.

Большинство смартфонов оснащены целымрядом дополнительных технических устройств:видеокамерой, фотокамерой, FM-приемником,модемом, МРЗ-плеером, диктофоном и т. д., чтозначительно расширяет их функциональность.

Карманный компьютерПо своей сути карманный компьютер — нечто

среднее между электронной записной книжкойи обычным компьютером: от электронной запис-ной книжки у него небольшой размер, от ком-пьютера — функциональность. Карманный ком-пьютер состоит практически из тех же частей, чтои обычный: память, экран, процессор, звуковаяи видеокарта, устройство ввода информации и др.Однако все эти составляющие весьма компактны(даже миниатюрны), благодаря чему карманныйкомпьютер по своим размерам не превышает ла-донь.

Характерное отличие (кроме размера) карман-ного компьютера от стационарного аналога — от-сутствие жесткого диска. В качестве основногохранилища информации выступает встроеннаяпамять, объемы которой колеблются от 2 Мбайтдо 64 Мбайт, в зависимости от модели. Внешниеносители информации для карманных компьюте-ров — карты флэш-памяти.

Нередко карманный компьютер используется«в паре» с обычным рабочим компьютером — этопозволяет взять с собой, например, в командиров-ку, только самую необходимую информацию.

Немаловажное преимущество карманного ком-пьютера — его практически мгновенное включе-ние и выключение. Пользователю не нужно ждатьдве или три минуты загрузки операционной сис-темы (что обычно бывает при включении стацио-нарного компьютера или ноутбука), а при выклю-чении также — завершения работы компьютера.

В большинстве карманных компьютеров ин-формация вводится не с клавиатуры (и уж тем бо-лее не с помощью мыши), а прямо на экране. Эк-ран у карманных компьютеров сенсорный — дляввода сведений нужно водить по экрану специаль-ной палочкой, которая называется «стилус». Кро-ме того, можно использовать виртуальные клави-атуры, касаясь необходимых клавиш стилусом.

Для работы с карманными компьютерами пред-назначены специальные операционные системы.Наиболее распространеными из них являютсяPalmOS и PocketPC.

Ноутбук

Ноутбук — это мобильный компьютер, облада-ющий всеми функциями обычного стационарногокомпьютера. Ноутбук очень удобен для людей,которым приходится часто и подолгу ездить, на-пример в командировки, путешествия и т. д. Этопозволяет не тратить попусту время, необходимоена дорогу, а провести его с пользой: просмотретьважные документы, поработать в Интернете, со-ставить и отправить электронное письмо и т. д.

Основные технические характеристики ноут-бука, как и у обычного компьютера: частота про-цессора, объем оперативной памяти и винчестера,видеокарта и т. д. Характерная особенность ноут-бука — применение в нем исключительно жидко-кристаллических мониторов.

При приобретении ноутбука необходимо обя-зательно обращать внимание на время его работы

в автономном режиме при питании от аккумуля-торной батареи.

СОВЕТКатегорически не рекомендуетсяприобретать ноутбуки, бывшиев употреблении, — это все равночто покупать кота в мешке. Не исключено,что в таком ноутбуке и монитор скоровыйдет из строя, и работать в автономномрежиме он будет не более 20-30 минутиз-за старой батареи и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕВ настоящее время в РоссийскойФедерации наиболее широкоераспространение получили ноутбукиToshiba и Prestigio.

После прочтения данной книги вы получилинеобходимый минимум знаний, который позво-лит вам самостоятельно организовывать и плани-ровать свое время.

Содержимое книги условно разделено на двечасти: первая посвящена теоретическому матери-алу, вторая — автоматизации процессов тайм-менеджмента с помощью современных програм-мных разработок. Читатели, знакомые с понятием«тайм-менеджмент» и знающие, как правильноорганизовать и спланировать свое время, могутсразу переходить к изучению второй части.

В первой части книги акцент делался на осно-вополагающие теоретические аспекты, кроме того,

приводится большое количество практическихрекомендаций, а также советов и примеров, взя-тых «из жизни».

Во второй части описываются специальныепрограммы для автоматизации процессов тайм-менеджмента. Наиболее подробно рассмотренонесколько самых популярных программ. Описа-ние ряда других аналогичных продуктов приво-дится обзорно.

Автор выражает надежду, что предложенныйв данной книге материал был полезен и интересенчитателю.

Замечания и предложения направляйте по ад-ресу [email protected].

На прилагаемом к книге компакт-диске содер-жатся установочные файлы программ, призванныхпомочь читателю скоординировать свои действияпо распределению рабочего и личного времени,а также оптимизировать и облегчить управление

им. Кроме того, компакт-диск содержит видео-уроки, перечень которых представлен ниже. Длякаждого из них в списке отображается имя папки,в которой он содержится, название урока и еготема.

Documents

тайм мененджмент на компьютере