VisitBasis Руководство для Администратора

Введение После ознакомления с данным пособием вы сможете:

1. Создавать Аккаунты 2. Создавать Отделы 3. Добавлять пользователей и назначать им роли безопасности 4. Загружать базу клиентов 5. Подтверждать адреса 6. Использовать функции поиска и сортировки клиентов 7. Присваивать клиентов вашим сотрудникам 8. Присваивать территории 9. Добавлять продукты 10. Создавать задачи 11. Создавать визиты 12. Выполнять визиты в мобильном приложении 13. Закрывать визиты в мобильном приложении 14. Следить за выполнением заданий в офисной части VisitBasis 15. Создавать отчеты

Что вам потребуется

● Компьютер Mac или PC ● Аккаунт VisitBasis c пробной или полной версией ● Мобильное устройство с iOS или Android

1. Оформление подписки в VisitBasis

Если вы читаете этот документ, у вас уже должен быть создан пробный аккаунт в VisitBasis. Если у вас его нет, перейдите на сайт www.VisitBasis.ru и зарегистрируйтесь.

Для создания подписки в VisitBasis:

1. Зайдите в ваш аккаунт VisitBasis. 2. Перейдите в меню Настроек, нажав на шестеренку -> Выберите вкладку “Аккаунт”

3. Нажмите "Изменить" в разделе “План подписки” для изменения числа лицензий VisitBasis на которые вы подписывайтесь.

4. Нажмите на "Посмотреть изменения" чтобы увидеть обновленный счет и нажмите "Сохранить".

5. Нажмите на "Изменить" или "Подпишись сейчас” в разделе Кредитная карта для ввода данных вашей карты, нажмите "Сохранить".

3

5

2. Создание Отделов Отделы в VisitBasis помогут вам с организаций вашего бизнеса:

• Товары и задания могут относиться к определённым отделам. • Пользователь может состоять в одном или нескольких отделах. В

зависимости от роли безопасности пользователя, он/она сможет видеть информацию только о его/ее отделе.

• Если вы подписаны на VisitBasis Platinum , вы сможете создавать кастомизированные бланки заказов для каждого отдела.

Общая информация: • Если вы оказываете услуги мерчандайзинга или маркетинговые услуги,

отдел должен быть создан для каждого вашего заказчика услуг. • Если вы занимаетесь мерчандайзингом, продажами собственной

продукции, отдел может быть создан для каждого раздела (косметика, уборка дома и т.д.) или продукта (молочные продукты, закуски и т.д.) вашей компании.

Для создания Отдела:

1. Перейдите во вкладку “Отделы” в разделе “Пользователи” . 2. Нажмите на Добавить отдел. 3. Введите имя вашего нового отдела. 4. При необходимости выберите пользователей для созданного отдела. 5. Сохраните.

1 2

3

4

5

3. Добавление Пользователей

1. В разделе пользователи: Нажмите кнопку "Добавить пользователя”.

2. Введите e-mail адрес пользователя (Важно: email должен быть настоящим, так как после регистрации будет отправлено системное сообщения с данными для входа в систему).

3. Введите Логин (Например ИвановИИ) сотрудника в поле “Пользователь” , а также Имя и Фамилию.

4. Выберите роль безопасности для сотрудника. Смотрите на таблицу ролей безопасности на следующей странице. Важно: Сотрудник может иметь несколько ролей безопасности.

5. Для активации сотрудника поставьте галочку в поле “Активен”.

6. Поле Команды используется для того, чтобы показывать или скрывать информацию одной команды от другой. Например, мобильные агенты и супервайзеры мобильных агентов из команды “Москва”, не смогут видеть информацию команды “Саратов”. Команды должны быть разделены запятой (Москва, Саратов).

7. Выберите отдел/ы для вашего сотрудника. 8. Нажмите Сохранить в правом нижнем углу. Письмо с приглашением будет отправлено новому пользователю на электронную почту автоматически.

1

2

3

4

5 6

7

Таблица ролей безопасности

Разделы Администратор Оф. Менеджер Супервайзер моб. агентов Моб. Агент Аналитика

Визиты ✔ ✔ ✔ (команды)

Задания/Торговые точки ✔ ✔ ✔

Экспорт/Импорт инфо. ✔ ✔

Продукты/Прайс листы ✔ ✔ Только просмотр

Пользователи ✔ ✔

Отчеты ✔ ✔ ✔ (команды) ✔ (отделы)

Аккаунт ✔

Мобильное приложение ✔

История визитов ✔ ✔ ✔ (команды) ✔(торговые точки)

✔ (отделы)

Аналитика ✔ ✔ ✔ (отделы)

✔ - Пользователь имеет доступ к данному разделу.

4. Добавление сразу нескольких клиентов

Вы можете добавить сразу нескольких клиентов с помощью функции “Импорт данных” используя (Excel, Google Sheets, и другие форматы). Для начала, вам потребуется экспортировать шаблон для редактирования:

1. Нажмите на и выберите “Экспорт данных”.

2. В выпадающем меню, выберите Клиенты и нажмите

кнопку Скачать. Список ваших клиентов будет готов для скачивания.

3. Когда появится синяя надпись "Скачать", нажмите на нее для загрузки файла на ваш компьютер.

В Excel, Google Sheet или в другом редакторе:

1. Откройте загруженный вами файл. 2. Заполните необходимые колонки.

Если вы не знаете координаты торговой точки, оставьте поля пустыми. Вы сможете добавить координаты позже, на сайте VisitBasis. Важно: Заполните поля колонки "active" фразой TRUE3, для того чтобы загруженные клиенты были активированы в системе и «locationCode» уникальным названием торговой точки

3. Сохраните документ в формате “Comma Separated Values (.csv)”.

Microsoft Excel

Google Sheets

4. Важно для Microsoft Office.Накомпьютерезайдитев"панельуправления"далее"языкиирегиональныестандарты",далее"дополнительныепараметры"ив"разделительцелойидробнойчасти"поставьте"."ав"разделительэлементовсписка"поставьте","инажмитесохранить.

2 3 2

Вернемся обратно в VisitBasis, импортируйте ваш файл: 1. Нажмите на и выберите “Импорт данных”.

2. В выпадающем меню, выберите “Клиенты” и нажмите “Импорт (*.csv)”.

3. Выберите необходимый файл. 4. Шаг 1 из 3: Произведите предварительный просмотр файла. Нажмите Вперед. 5. Шаг 2 из 3: Выберите "Добавить новые данные", проверьте совпадают ли поля

импортируемого файла с полями VisitBasis, затем нажмите Вперед.

6. Шаг 3 из 3: Произведите финальную проверку импортируемого файла и нажмите

Вы успешно импортировали базу клиентов в VisitBasis. После того как файл будет обработан, вы получите сообщение об успешном импорте. Для того, чтобы новая информация отобразилась на сайте вам потребуется обновить страницу или перезайти в ваш аккаунт VisitBasis.

5. Подтверждение адресов клиентов

После того как вы импортировали базу новых клиентов в систему, вам потребуется подтвердить их адреса. Это нужно для того, чтобы система сохранила GPS координаты новых территорий. Не подтверждённые локации не будут отображаться на карте. Для подтверждения адресов:

1. Перейдите в раздел Клиенты, нажмите на кнопку “Проверить Адресов”. 2. Система подтвердит адреса автоматически.

Подтверждение адреса вручную Если адрес клиента не может быть подтвержден автоматически, данный адрес будет выделен красным цветом:

Для подтверждения адреса вручную:

1. Выберите клиента. 2. Перейдите в раздел Адрес. 3. Нажмите на Проверить Адрес . 4. Если после нажатия Проверить Адрес ваш адрес

не был найден, нажмите на Google Map и выберите необходимые координаты, затем

нажмите кнопку .

3

2

6. Поиск клиентов

● Глобальный поиск К примеру, если я хочу найти определенный магазин, я могу просто написать его название и нажать Поиск.

Если вы ищите клиента с названием которое содержит пробел или специальные символы, внесите название клиенты в кавычки. Например “Азбука Вкуса”.

● Точечный поиск Вы так же можете произвести точечный поиск с двумя и более элементами. Например мы ищем Ашаны, находящиеся в городе Москва:

● Поиск по свойствам Например – если вы хотите найти торговую точку со свойствами “супермаркет” используйте код: properties:"супермаркет"

Список поддерживаемых элементов для поиска: active, city, code, country, geoPoint, name, postCode, properties, state, street1, street2, city, user, valid Например – поиск по индексу: postCode:"129344"

7. Присвоение клиентов вашим сотрудникам

После того как вы импортировали базу клиентов и подтвердили адреса, вам необходимо присоединить к ним сотрудников. Для привязки сотрудника к клиенту:

1. В разделе Клиенты, выберите клиента. 2. Нажмите Прикрепить. 3. В появившемся окне, выберите одного или более сотрудника и нажмите

Сохранить. 4. Нажмите “Обновить” для сохранения изменений.

1

2

3

4

8. Присвоение Территорий

На вкладке Клиенты->Территории , вы можете присваивать территории вашим сотрудникам. К примеру, я хочу присвоить все Ашаны города Москвы одному из сотрудников. Для этого:

1. В разделе Территории, в окне поиска введите элементы поиска. В нашем примере город и название торговой точки.

2. Выберите сотрудника/ов которому/ым вы хотите присвоить данные торговые точки. 3. Нажмите кнопку Прикрепить. 4. Подтвердите, что вы хотите прикрепить торговые точки этому/им сотруднику/ам.

Дополнительная информация:

● Вы также можете посмотреть территории, которые не закреплены за сотрудникам

нажав на кнопку

● Вы можете открепить территорию тем же способом. Следуйте шагам от 1 до 3 и нажмите кнопку Открепить вместо Прикрепить.

● Нажав на Клиента, вы увидите окно с прикреплёнными сотрудниками. Здесь вы можете производить изменения. После завершения работы в данном окне не забудьте

нажать на кнопку .

1

2

3

9. Добавление продуктов в VisitBasis После того как вы загрузили базу клиентов и закрепили территории к сотрудникам, пришло время добавить ваши продукты. Для этого:

1. Создайте категории и саб-категории (если требуется) для определённого отдела. Для поиска отдела нажмите на кнопку .

2. Выберите необходимую категорию и нажмите Добавить Продукт. 3. Заполните поля с информацией о продукте.

Важно: Штрих-код должен быть непрерывным, например 123456789987. 4. Вы можете прикрепить фотографии с продуктом. 5. Нажмите Сохранить.

Вы также можете добавить продукты с помощью функции Импорт. Следуйте теме же шагами, что и в инструкции по добавлению клиентов. Важно:

• Убедитесь, что штрих-коды в файле Excel или Google Sheets начинающиеся с «0» сохранены в текстовом формате

• Штрих-код должен быть непрерывным, например 0123456789987.

1

2

3

4 5

10. Создание задач Задача это последовательность действий, которые ваши сотрудники будут выполнять на их мобильных устройствах. В VisitBasis, вы можете создать шаблоны задач которые:

• В виде анкеты, например: установить витрину, проверить документацию и т.д. • Специализируются на продукте, например: проверить наличие продукта в

торговой точке, сверить цену продукта и т.д.

Для создания шаблона задач: 1. В разделе Шаблоны задач, нажмите Добавить шаблон задач. 2. Напишите название. 3. Напишите описание – инструкция по выполнению задачи. 4. Выберите отдел. 5. Отметьте или оставьте пустыми поля:

a. Отмеченное поле “Агенты могут сами планировать” значит, что мобильные агенты смогут добавлять задания самостоятельно находясь в торговой точке.

b. Отмеченное поле “Подтвердить начало задачи с GPS” значит, что мобильные агенты смогут выполнять это задания только в назначенной торговой точке. Если они попытаются выполнить задание в другом месте, они получат сообщение об ошибке.

c. Отмеченное поле “Активен” значит, что задача готова к присвоению.

6. Добавьте Таги, это может облегчить вам поиск задачи. 7. Перейдите в окно “Элементы”.

1

2

3

4

5

6

7

8. Поставьте галочки если задача относиться к определенному продукту или если продукты находятся в Must-stock листе. Если нет, пропустите шаг 8 и перейдите к шагу 9.

9. Откройте вкладку Действия и добавьте вопросы на которые будут отвечать ваши

сотрудники для выполнения задачи. Поставьте галочку в поле Обязательно, если вопрос обязателен. На картинке ниже вы можете видеть несколько типов вопросов:

10. Если потребуется, вы можете добавить файлы (фотографии, документы,

инструкции) к задаче в разделе Файлы для ваших мобильных сотрудников.

11. Нажмите Сохранить.

Выберите для загрузки

продуктов, и затем выберите

продукты для этой задачи.

Поставьте галочку если продукт нужны из MSL листа клиента

11. Создание и планирование визитов

В разделе Визиты -> Расписание вы можете: ● Добавить визит или задачу ● Увидеть статус выполнения визита ● Увидеть результаты задания в режиме реального времени ● Сортировать мобильных агентов по имени или команде ● Найти мобильного агента по имени или команде

Для создания визита:

1. Выберите дату. 2. Выберите сотрудника. 3. Нажмите кнопку "Добавить визиты или задачи". 4. Выберите клиента/территорию, где будет выполняться задания. 5. Нажмите “Добавить визит”. 6. Нажмите оптимизировать, для расчета посещений с самым коротким временем в

пути между клиентами.

Для удаления визита:

1. Выберите визит. 2. Нажмите на кнопку .

1 2 3

4

5 6

Для добавления задачи к визиту: 1. Для начала

создайте визит. 2. Выберите визит/ы

где будет выполняться задача.

3. Нажмите "Добавить визиты или задачи"-> "Добавить шаблон задач".

4. В окне "Добавить шаблон задач" , выберите необходимые задачи для выбранных визитов.

5. Нажмите на кнопку "Добавить задачи" в окне "Добавить шаблон задач".

Для повторения созданного визита в другие даты: 1. Выберите сотрудника и дату визита. 2. Выберите визит/ы

которые вы хотите назначить на другие даты.

3. Нажмите "Перенести".

4. Выберите даты когда вы хотите повторить визиты.

5. Нажмите "Перенести".

!Полезно:

• Вы можете назначит эту же последовательность визитов другому сотруднику (например, в случае отсутствия сотрудника). Для этого просто выберите имя сотрудника и нажмите “Перенести”.

1

2

3

4

5

!

2 3

4 5

12. Использование мобильного приложения VisitBasis

Если у вас еще нету мобильного приложения VisitBasis, перейдите по ссылке снизу для загрузки VisitBasis на ваше мобильное устройство:

● Apple iOS устройства - App Store: https://itunes.apple.com/us/app/visitbasis-mobile-data-collection/id830921428?mt=8

● Android устройства - Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=air.com.visitbasis&hl=ru

Загрузите приложение и войдите в него используя ваш логин и пароль полученный при регистрации. Выполнение визитов Приложение VisitBasis откроется в разделе Визиты, в котором будут показаны запланированные на сегодня визиты. Для выполнения визитов:

1. Выберите визит. 2. Нажмите на “Задачи”. 3. Выберите задание. 4. Нажмите на “Задача”.

5. Выполните задания. 6. Вернитесь в раздел “Визиты”.

7. Нажмите на значок в левом нижнем углу для синхронизации информации. После того как завершили синхронизацию, настало время закрытия визита.

1 2

3 4

Закрытие визита в мобильном приложении Есть 2 способа закрытия визита в VisitBasis:

1. Выберите визит для закрытия (a) и нажмите Закрыть (b).

Нажмите на значок с часами, выберите визиты для закрытия (a) и нажмите Закрыть (b).

Визит будет завершен когда вы увидите две галочки слева от названия визита. Закрыт и синхронизирован!

a

b

a

b

13. Просмотр выполнения заданий в режиме реального времени Визиты -> Карта событий позволяет вам наблюдать за мобильными агента в режиме реального времени. Варианты просмотра:

1. Для сортировки сотрудников по логину, нажмите на колонку “Пользователь”.

2. Вы можете использовать поле “Поиск” для поиска необходимых вам сотрудников, введите его имя или команду:

• Имя сотрудника • team:Название команды

3. Для изменения даты просмотра визитов используйте календарь.

4. Для просмотра проделанного пути и прогресса выполнения заданий, нажмите на

имя сотрудника. Вы можете выбрать сразу нескольких сотрудников зажав Shift и выделив интересующих вас мобильных агентов.

5. Для просмотра информации о торговой точке, нажмите на маркер на карте. Голубые галочки справа от имени сотрудника означают, что визит был выполнен. Зеленая галочка означает, что сотрудник находился в торговой точке на момент выполнения заданий.

6. Голубой кружок показывает последнюю точку на

карте где был замечен сотрудник. Нажав на него вы увидите статистику сотрудника за сегодня.

2

6

5

1,3,4

Раздел Визиты -> Расписание позволяет вам получать информацию с торговых точек в режиме реального времени.

1. Вы так же можете сортировать сотрудников и смотреть статус торговых точек как и в разделе Карта событий.

2. Как только визит был закрыт и синхронизирован, появиться двойная галочка в колонке Статус и ссылка “Смотреть”. Нажмите на “Смотреть” для просмотра детального отчета о выполненном задании.

2

14. Создание отчетов Для получения отчета:

1. Выберите тип отчета. 2. Выберите даты для отчета. 3. Нажмите Выполнить отчет.

4. Как только отчетность загрузиться, вы сможете использовать фильтры. Нажмите на кнопку Фильтры, выберите необходимые вам категории, затем нажмите Сохранить.

1

2

3 4

5. Выберите интересующие вас параметры в появившемся

окне и нажмите Выполнить отчет.

Теперь вы можете:

1. Выбирать и применять дополнительные фильтры. 2. Изменять колонки в отчете. 3. Создать закладку для просмотра отчетов в данном формате. 4. Загружать и сохранять информацию в Google Drive. 5. Просматривать фото-отчет. 6. Просматривать и копировать отчет в Excel. 7. Если у отчета есть число с ссылкой, вы сможете посмотреть детальную

информацию о визите в отдельном окне.

1

2

3

4 5 6

7

Другие типы отчетов (выберите из выпадающего меню):

● Закрытые визиты - В данном типе отчета представлена детальная информация о завершенных визитах. Данный отчет включает в себя Имя исполнителя, адрес и название торговой точки, время начала и завершения визита. Также вы увидите на каком расстояние от торговой точки находился мобильный агент в момент работы с визитом.

● Новые клиенты – Покажет вам информацию о новых клиентах которые были недавно добавлены вашими сотрудниками. Данный отчет готов для импорта в вашу базу клиентов в формате .cvs.

● Фотографии - Данный вид отчета представляет из себя фотоальбом с детальным описанием каждой фотографии. Это описание включает в себя дату, адрес, кем была сделана эта фотографии и многое другое. Вы также можете получить фотоотчет в формате HTML. Для этого выберите раздел “Фотографии”, выберите вид просмотра “Фотографии” и нажмите кнопку “Посмотреть как HTML”.

● Рабочее время - С помощью этого отчета вы сможете увидеть информацию о количестве времени ваши сотрудники провели за работой, когда начали и когда закончили.

● Заказы/Возвраты – Информация о заказах и возвратах произведенных в определённый период времени.

● GPS - Данный вид отчета позволяет вам проследить в какой точке находился ваш сотрудник в момент работы с приложением.

15. Заключение Поздравляем! Вы успешно завершили изучение обучающего пособия VisitBasis. Если у вас остались какие-либо вопросы, обращайтесь к нам по адресу: support@visitbasis.com.