التخطيط التشغيمي Operational Planning

خطوات عممية لكتابة الخطة التشغيمية عمادة التخطيط والتطوير

المناسبة الوسائل ىي التشغيمية الخطط إلى لموصول المؤسسة تتبعيا التي والمحددة تمثل التخطيط عممية في وىي أىدافيا، األشخاص إشراك فييا يتوجب التي المرحمة حتى ، فعال بشكل الخطة بتطبيق المعنيين

المبكرة المراحل في مشتركين يكونوا لم لو .التخطيط من

مفيوم الخطط التشغيمية

5-3 من البعيد المدى عمى تخطيط مستوى عمى ويكون أكثر أو سنوات العميا اإلدارة

الفرق بين التخطيط االستراتيجي والتخطيط التشغيمي

االستراتيجيالتخطيط

التخطيط التشغيمي

6 مدته القصير المدى عمى تخطيط مستوى عمى ويكون سنة إلى أشهر وجود من مانع وال الوسطى اإلدارة العميا اإلدارة في تشغيمي تخطيط

Swot أو االستراتيجي التخطيط في طريقة في ىارفارد جامعة إصدار من التشغيمي .م1942 سنة العشرين القرن منتصف

swotكيف تكتب خطة تشغيمية لسنة حسب طريقة

العالم فً استخداما األكثر هو زال وما

اإلدارة أقسام فً الجامعات كل فً وٌدرس

التخطٌط فً وفعالة جٌدة طرٌقة وهً

.التشغٌلً

Swot هً الحروف األولى للكلمات األربع التالٌة :

S = Strengths نقاط القوة W = Weaknesses نقاط الضعف O = Opportunities الفرص المتاحة

T = Threats المخاطر المتوقعة

غير شيء الفرص أما الواقع، في فعلا موجودة القوة نقطة أن : والفرص القوة نقاط بين الفرق ايجاده يمكن موجود غير إيجابي أثر ) الفرصة أن أي الجيد من بشيء نوجده أن وممكن موجود .( الخطة مدة خلل

المنظمة بها تتميز موجودة قوة نقاط 10-3 من الخطة ستوضع لمن حسب العمادة أو القسم أو

.التشغيمية المنظمة في موجودة ضعف نقاط 10-3 من. خالل لتحقيق قابمة) متاحة فرصة 3-1 من

.(سنة السنة خالل متوقعة مخاطر 3-1 من .

: يجتمع فريق التخطيط ويحاول أن يحدد ما يمي

القوة نقاط من 8 أدني بحد لدينا سيكون وبحد والمخاطر والفرص والضعف .26 أقصى

: الخطوة األولى

:الخطوة الثانٌة

تحديد األىداف GOALS

: الهدف تعريف

المطلوب بالنتيجة بيان

مقياس ضمن تحقيقها

محدد وموعد كمي

هداف بناًء على تحليل أ Swotتحديد ال

ىدف تنميتيا أو عمييا المحافظة قوة نقطة كل

: نقطة قوة : مثال

فرٌق متماسك ومتألف

تنمٌة تألف وتماسك الفرٌق : الهدف

هداف بناًء على تحليل أ Swotتحديد ال

ىدف معالجتيا ضعف نقطة كل

: نقطة ضعف: مثال

كفاءة الموظفٌن غٌر عالٌة

تدرٌب فرٌق العمل ورفع كفاءتهم : الهدف

هداف بناًء على تحليل أ Swotتحديد ال

ىدف تحقيقيا أو استغلليا فرصة كل

: فرصة متاحة: مثال

توجه السوق نحو التسويق الرقمي

اضافة مساقات تتعلق بالتسويق الرقمي أو فتح برامج : الهدف

أكاديمية جديدة لها عالقة بالتكنولوجيا الحديثة

هداف بناًء على تحليل أ Swotتحديد ال

ىدف حدوثو منع متوقع خطر كل

: خطر متوقع : مثال

بعض اعضاء الهٌئة التدرٌسٌة من ذوي التخصصات النوعٌة ٌرغبون فً ترك

العمل فً الكلٌة أو اقتربوا من سن التقاعد

تدرٌب وتأهٌل كادر أكادٌمً بدٌل من خالل االبتعاث او التوظٌف : الهدف

والضعف القوة نقاط جميع بتحويل قمنا إلى عمييا المتفق والمخاطر والفرص بحد لدينا سيكون وبالتالي ، أىداف 26 أقصى وبحد أىداف ثماني أدني .ىدف

وتحديدبناءا عمى ما سبق swotاألىداف حسب تحميل

SMART بطريقة األىداف صياغة إعادة

الثالثةالخطوة

صياغة وىو :الذكي اليدف جيدة بطريقة األىداف

: هي اختصار للحروف األولى للكلمات التالية SMARTكلمة

(SMART GOAL)الهدف الذكً

S = Specific ٌكون الهدف محددا ودقٌقا أن

M = Measurable أن ٌكون قابال للقٌاس

بٌن المخطط ) أن ٌكون متفق علٌه

(والمنفذ

A = Agreed

R = Realistic أن ٌكون واقعٌا وقابل للتحقٌق

T = Timely أن ٌكون محد بوقت

.المنظمة إلى تحسين الموارد البشرية تيدف

S = Specificىدف محدد ودقيق . أ

: عمى ىدف غير محددمثال

عمى موظفييا تدريب إلى المنظمة تيدف .الحاسوب استخدام

: مثال عمى ىدف محدد

M = Measurableقابل لمقياس . ب

: القانون الذهبي لإلدارة يقول

If you can not Measurable it, you can not manage it.

أي أمر غير قابل لمقياس غير قابل لإلدارة

A = Agreedمتفق عميو . ج

عميه يتفق أن يجب الجيد الهدف أن أي فريق أو مثالً المنظمة قيادة ) المخطط التدريب إدارة ) المنفذ مع ( التخطيط

ال ( مثالً ليكون الهدف تعديل فيجب وا .تحقيقه المنفذ بإمكان

R = Realisticواقعياا وقابل لمتحقق . د

صعب

السيء إما يكون سهاًل ليس فيه والهدف .أي تحدي او مستحيل تحقيقه

ومعنى ذلك أن الهدف الجيد فيه معياران هما

ممكن

T = Timelyمحدد بوقت . ىـ

لكل يكتب ال التشغيمية الخطط في أحياناً يوجد ألنه نهاية ووقت بداية وقت هدف التشغيمية الخطة وقت وهو عام وقت

يستغرق األهداف فبعض ، سنة بالكامل . التشغيمية الخطة مدة نفس تحقيقها

تحقيقها يحتاج األهداف كانت أذا أما مدة من اقل مدة أي أشهر ثالثة أو شهر . الوقت يكتب الخطة

عندما ذكياا ا ىدفا البشرية الموارد تحسين : بو بدأنا الذي ىدفنا فيصبح :SMART بطريقة نكتبو

الحاسوب استخدام في أساسية دورات 4 عمى موظف 50 تدريب ) .( أشير 6 خللعادة الثانية الخطوة في كتابتو تمت ىدف كل في النظر نعيد إذن ** وا

.(ذكياا ىدفاا 26-8) لديك سيكون ،SMARTبطريقة صياغتو

. ىدفتحديد الوسائل لكل

: الخطوة الرابعة

مجموعة ىي الوسائل إلى تؤدي التي (الفعاليات أو ) واألنشطة اإلجراءات .اليدف تحقيق

. نشاط وليس إجراء يعتبر معينة جية مخاطبة * .نشاط يعتبر البشرية الموارد توظيف أو تدريب * .فعالية يعتبر الزيتون جني في المزارعين مشاركة *

ىدف ىو لممنفذ بالنسبة ىدف كل• العميا اإلدارة أو لممخطط وبالنسبة .ىدف لتحقيق وسيمة

مثل SMART بطريقة تكتب الوسائل• . األىداف

وتجنب متنوعة وسائل عمى لمحصول• األىداف تحقيق في والنمطية التكرار خلليا من يمكن مصادر اربعة ىناك

.متنوعة وسائل عمى الحصول

وسائل هناك كانت إذا : السابقة الخبرة .أ تمغيها ال بفاعميه األهداف وتحقق وفعالة ناجحة

.بتطويرها وقم استخدمها وسائل عمى االطالع :المنافسين وسائل .ب

ال بنسبه وعدل الموجود أفضل قمد ) المنافسين فكرية ممكية لديك يصبح %15 عن تقل

(جديدة العممية والمراجع الكتب .ج .المتقدمة الشبيهة المنظمات لزيارة السفر .د من أحد يستخدمها لم جديدة وسائل) االبداع .هـ .(قبل

كتابة الوسائل أو األنشطة لكل ىدف

سيكون وبالتالي) صفحة خصص ىدف لكل• في النموذج عمى صفحة 26-8 لديك

.التالية الخطوة تحقيق عمى تعين التي الوسائل جميع كتابة•

(إلخ... فعاليات ، أنشطة اجراءات،) اليدف (... ، إدارة ، شخص ) التنفيذ جية تحديد• .النشاط من االنتياء موعد• .النشاط قياس مؤشرات• .النشاط تكمفة•

. أشهر 6دورات فً الحاسوب خالل 4موظفا على 50تدرٌب : الهدف

موعد جهة التنفٌذ فعالٌات/ اجراءات/ األنشطة / الوسائل

االنتهاء

التكلفة مؤشرات القٌاس

تقارٌر /استبانة احتٌاجات 1/2 نسرٌن موظف 50تحدٌد الـ

األداء

-

مراسالت مع المختصٌن 5/2 ٌوسف الدورات المطلوبة تحدٌد

عن اهم الدورات فً

الحاسوب

-

$1000 التعاقد مع المدربٌن 7/2 نسرٌن تحدٌد المدربٌن

$150 مادة تدرٌبٌة 10/2 اٌهاب اعداد وطباعة المادة التدرٌبٌة

- مواعٌد جدول 10/2 المدرب تحدٌد الجدول الزمنً للكل دورة

$100 مراسالت 20/7 ٌوسف ضٌافة/ ٌد وتجهٌز قاعات التدرٌب تحد

- شهادات التدرٌب التعلٌم المستمر / المدرب تنفٌذ التدرٌب

قائمة /استمارة التقٌٌم 25/7 نسرٌن مقترحات لدورات جدٌدة/ تقٌٌم التدرٌب

دورات مقترحة

-

مالحظات جدول الوسائل او األنشطة

. كل هدف له جدول مستقل، واقترح أن يكون في صفحة مستقلة•

.ارجع إلى مصادر الوسائل للحصول على المزيد من الوسائل الجديدة والمبدعة•

موعد البداية والنهاية مالئم )ال اقترح كتابة موعد البداية بل اكتف بموعد االنتهاء • (للمشاريع

.ال اقترح تحديد المكان في الخطة وانما يترك للمنفذين•

التعاقد مع / التعليم المستمر)أو قد يكون جهة ( ايهاب/نسرين)قد يكون المنفذ شخصاً • (.شركة خارجية

.اخيراً ال تكتب تفاصيل التفاصيل بل اتركها للمنفذين•

الجدول الزمنً: الخطوة الخامسة

. ورقة كل ورقة لشير من اشير السنة 12شيراا ، نحضر 12الخطة التشغيمية -1 . الوسائل التي تاريخ تنفيذىا في ىذا الشير ( من جميع صفحات األىداف ) انقل -2 . وليس من صفحة واحدة فقط(الوسائل)اذن ستعبئ ىذا الجدول من كل الصفحات التي كتبتيا من الخطوة الرابعة -3 . عدد الوسائل لكل شير غير محدود -4 . قبل االنتقال لمخطوة التالية قم بعممية تنسيق -5 (حاول الموازنة والتنسيق في مواعيد التنفيذ بحيث ال تكون اشير مكتظة بالميام واشير قميمة اال اذا دعت الحاجة لذلك) .ال يتم تعبئتيا أثناء التخطيط ولكن توضع علمة اذا تم ذلك العمل كأسموب لممتابعة والرقابة ( تم)في خانة -6

الجدول الزمنً

(مثال)جدول أعمل شهر فبراٌر

تم التكلفة المنفذ األنشطة/ الوسائل

- نسرٌن موظف لتدرٌبهم على الحاسوب( 50)عدد تحدٌد

- ٌوسف تحدٌد الدورات المطلوبة فً مجال الحاسوب

1000 نسرٌن تحدٌد المدربٌن

150 اٌهاب لدورة الحاسوب اعداد وطباعة المادة التدرٌبٌة

- المدرب الزمنً لكل دورة تحدٌد الجدول

جدول األعمال

:السادسةالخطوة

خالد،) شخص لكل (اعمال جدول) صفحة اكتب•

المستمر التعلٌم) جهة لكل وكذلك (... محمود سعٌد،

.(... عامة عالقات ،

شخص على كله الضغط تجعل ال) تنسٌق بعملٌة قم•

بأن أثبتت الدراسات.(غٌرها دون جهة أو غٌره دون

.الموظفٌن من %20 ٌؤدٌها األعمال من80%

تم التكلفة التارٌخ/ متً المكلف بها األنشطة/الوسائل

اعداد وطباعة المادة التدرٌبٌة لدورة الحاسوب

10/2 150

جدول األعمال أو المهام

إٌهاب . جدول اعمال أ

وكذلك جهة كل أو معني شخص لكل وزعه الجدول اعتماد عند

(التخطيط إدارة المسؤول، للشخص، نسخة).عنهم للمسؤولين

تمت التي األعمال (الجماعية أو الفردية) االجتماعات في راجع .بإتقان بعممه يقوم من بسهولة وستعرف

كانت المؤسسة كبيرة يمكن لمنائب او مدير المكتب مراجعة اذا . تنفيذ االعمال حسب الجدول الزمني

ضع كل الخطة التشغيمية في ممف واكتف فقط بالجدول الزمني وجدول األعمال إن تم تنفيذهم ستكون حققت كل األهداف