-Bufferטיפול פרואקטיבי בבתכניות העבודה

שמעון זיירמןרפאל מערכות מתקדמות בע"מ

ניהול פרויקטים במתודולוגיית השרשרת הקריטית עפ"י תורת האילוצים (TOC-משתמש ב )Buffer,הפרוייקטי – כלי ניהול סיכונים רב-עוצמה

התורם ליכולת העמידה ביעדי הפיתוח או הייצור, בלוחות הזמנים ובתקציב המתוכנן, כל זאת בסביבת אי וודאויות/סיכונים טכניים,

תכניתיים ותקציביים.

הפרוייקטי Bufferהמימוש בפועל של המתודולוגיה, החל מתכנון ה-וכלה בניהולו השוטף נתקל בקשיים:

לתכנית העבודה יוצרת לוח זמנים "לא ריאלי" שאינו מקבל אמון הצוותBufferהכנסת • קטן מהנדרש כ"פשרה" בין הצורך לבין משך תכנית העבודה מעקרת Bufferבחירת •

את יתרונותיו בשלב מוקדם בפרויקט מקטין את האמון בשיטהBufferצריכת ה • לצבע הירוקBuffer קשה לביצוע, קשה להחזיר Bufferשיטת הרמזור לניהול ה-• עם הזמן ובפרט לקראת סיום הפרויקטBufferהיעדר הנחיות לשינוי ה-•

רקערקע

טכניים:• האם קיים משפט היתכנות לתכן?• האם נשיג את הביצועים עליהם התחייבנו?•

תכניתיים: • אי וודאות בהערכת משך הזמן הנדרש לביצוע כל משימה• אי וודאות באשר לזמינות משאבים במועד הנדרש )עובדים, מעבדות, מכונות וכד'(•

תקציביים:• אי וודאות בהערכת היקף ההשקעה הנדרש להשלמת כל משימה ומשימה• אי וודאות ביציבות שערי מטבע חליפין או במחירי שוק בייצור המקומי•

בעיה מרכזית: המידע על אי הוודאויות והסיכוניםבעיה מרכזית: המידע על אי הוודאויות והסיכוניםומשמעויותיהן הוא בעל אופי הסתברותיומשמעויותיהן הוא בעל אופי הסתברותי

יש סבירות שחלק מהסיכונים יתממש, חלק אחר לא יתממש. •סיכונים יתממשו במועדים שונים לא מתוכננים מראש לאורך חיי הפרויקט. •

אי וודאויות/סיכונים בפרוייקטי פיתוח וייצוראי וודאויות/סיכונים בפרוייקטי פיתוח וייצור

עקרונות המענה:

פרוייקטי יחיד לתכנית העבודהBufferהכנסת •

• Bufferזה מייצג אינטגרל של הסיכונים ואי הוודאויות בפרוייקט

פרוייקטי יחיד מפצה על היעדר מידע מפורט לסטיית התקן של Bufferהכנסת •משימה ומשימה בפרויקט.כל

יחיד מאפשר למתכנן להפריד את העיסוק בתכנית הלוגית Bufferהשימוש ב-•הבסיסית של הפרויקט מהעיסוק במשמעות הסיכונים ואי הוודאויות בפרוייקט.

פרוייקטי יחיד פרוייקטי יחידBufferBufferהמענה: המענה:

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

Tasks

Goal: Finish on Mar-15

-Prepare Test Specimen

--Purchase material--Prepare specimen

--Prepare Test Plan

--Test in Field-- Analyze and Summarize

- Project Buffer

- Plan and Perform Tests

30% ProjectBuffer

30% Project Buffer

Team A

Team B

Team B

Team BBoth

Logical PlanLogical Plan RiskBufferRisk

Buffer

ועד סיום.AROזמן לביצוע התכנית כולה, מ-הקצאת • זמן בהתאם להערכת אי הוודאויות והסיכונים הטכניים, Bufferהקצאת •

התכניתיים והתקציביים. ממשך 20% מומלץ בשיעור Bufferברירת מחדל בהיעדר מידע נוסף: •

התכנית-10%אך לא פחות מ •50% ואף ל-40%כאשר רמת אי הוודאויות גבוהה, כדאי להגדיל ל- •

זמנים לפעילויות הפרויקטהקצאת •בהסתייגויות גורמי הביצוע מזמנים קצרים מדי שהוקצו עבורםטיפול • חדשים ויצירתיים המאפשרים קיצור זמנים )מבלי לפגוע איתור פתרונות •

בפרויקט(בעיקר מעולם הפרדת משתנים, מיקבול פעילויות וניתוח סיכונים שיטתי •

גם אם לא נמצאו פתרונות יש לקבע תכנית ובה זמנים קצרים גם אם לא נמצאו פתרונות יש לקבע תכנית ובה זמנים קצרים ביחס לדרישת המבצעים – במהלך ביצוע הפרויקט תהיינה ביחס לדרישת המבצעים – במהלך ביצוע הפרויקט תהיינה

הזדמנויות נוספות להעלאת רעיונות נוספיםהזדמנויות נוספות להעלאת רעיונות נוספים

הכנת תכנית העבודה בגישה פרואקטיביתהכנת תכנית העבודה בגישה פרואקטיבית

תגובות לפיגורים בביצוע יעדים, אי עמידה ביעדי סיום משימות:תגובות לפיגורים בביצוע יעדים, אי עמידה ביעדי סיום משימות:תגובות לא אפקטיביות:תגובות לא אפקטיביות: •

דחיית לוחות זמנים•Buffer"חדירה לינארית" ל- •Bufferהקטנת ה- •

BufferBufferניהול פרואקטיבי של תכנית הפרויקט וה-ניהול פרואקטיבי של תכנית הפרויקט וה-

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

Tasks

Goal: Finish on Mar-15

-Prepare Test Specimen

--Purchase material--Prepare specimen

--Prepare Test Plan

--Test in Field-- Analyze and Summarize

- Project Buffer

- Plan and Perform Tests

Team A

Team B

Team B

Team BBoth

30% ProjectBuffer

30% Project Buffer

30% ProjectBuffer

30% Project Buffer

דחיית סיום

30% ProjectBuffer

30% Project Buffer

חדירה

Buffל-er

15% PB

15% PB

הקטנת

Buffer

תגובות לפיגורים בביצוע יעדים, אי עמידה ביעדי סיום משימות:תגובות לפיגורים בביצוע יעדים, אי עמידה ביעדי סיום משימות:תגובות לא אפקטיביות:תגובות לא אפקטיביות: •

דחיית לוחות זמנים•Buffer"חדירה לינארית" ל- •Bufferהקטנת ה- •

BufferBufferב-ב-תגובה אפקטיבית: טיפול פרואקטיבי בתכנית הפרויקט ותגובה אפקטיבית: טיפול פרואקטיבי בתכנית הפרויקט ו •ללא שינוי במועד סיומותכנון לו"ז הפרויקט מחדש • באותו שעור באחוזים מהזמן שנותר מהיום ועד לסיום Buffer ה-שמירת •

הפרויקט משך הזמן המיועד לביצוע הפעולות שנותרו עד לסיום הפרויקט קיצור •

בהסתייגויות בשיטות זהות לשיטות ששימשו לתכנון הראשוני וטיפול באחוזים מותרת אך ורק אם הוסרו סיכונים וירדה מידת אי Bufferהקטנת ה- •

הוודאות בפרויקט

BufferBufferניהול פרואקטיבי של תכנית הפרויקט וה-ניהול פרואקטיבי של תכנית הפרויקט וה-

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

Tasks

Goal: Finish on Mar-15

-Prepare Test Specimen

--Purchase material--Prepare specimen

--Prepare Test Plan

--Test in Field-- Analyze and Summarize

- Project Buffer

- Plan and Perform Tests

Team A

Team B

Team B

Team BBoth

30% ProjectBuffer

30% Project Buffer

30% ProjBuffer

30% Proj Buffer

%Buffer ללא שינוי

%Buffer ללא שינוי

הלוגיקה קבועה.זמני

משימות מתקצרי

ם

הלוגיקה קבועה.זמני

משימות מתקצרי

ם

הפרוייקט מתוכנן מחדש

מהיום ועד יום הסיום

הפרוייקט מתוכנן מחדש

מהיום ועד יום הסיום

טיפול בהסתייגויו

ת

טיפול בהסתייגויו

ת

ארוע לדוגמהארוע לדוגמה

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

MeetingsTasks

Kick Off

Goal: Finish on Mar-15

-Samples Preparation

--Supply Material to Site B--Make Samples

--Preliminary Test Plan

--Final Test Plan --Cycle I (Lab Test)

--Test Results Evaluation--Cycle II (Lab & Field Test)

-Testing

Team A

Team B

Team B

Team B

Team B

Both

Team B

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

MeetingsTasks

Kick Off

Goal: Finish on Mar-15

-Samples Preparation

--Supply Material to Site B--Make Samples

--Preliminary Test Plan

--Final Test Plan --Cycle I (Lab Test)

--Test Results Evaluation--Cycle II (Lab & Field Test)

--Project Buffer

-Testing

Status FPRStatus

40% Project Buffer 40% Project Buffer

Team A

Team B

Team B

Team B

Team B

Both

Team B

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

MeetingsTasks

Kick Off

Goal: Finish on Mar-15

-Samples Preparation

--Supply Material to Site B--Make Samples

--Preliminary Test Plan

--Final Test Plan --Cycle I (Lab Test)

--Test Results Evaluation--Cycle II (Lab & Field Test)

--Project Buffer

-Testing

Status FPRStatus

Jan14 Jan27

40% Project Buffer 40% Project Buffer40%

ProjectBuffer

40% Project Buffer

Team A

Team B

Team B

Team B

Team B

Both

Team B

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

MeetingsTasks

Kick Off

Goal: Finish on Mar-15

-Samples Preparation

--Supply Material to Site B--Make Samples

--Preliminary Test Plan

--Final Test Plan --Cycle I (Lab Test)

--Test Results Evaluation--Cycle II (Lab & Field Test)

--Project Buffer

-Testing

Status FPRStatus

Jan27

Team A

Team B

Team B

Team B

Team B

Both

Team B

40% ProjectBuffer

40% Project Buffer

Bufferגודל ה נשמר בשיעור

מהזמן 40%שנותר עד לסיום

הפרויקט

הזמן שהוקצה Team Bל-

לביצוע הניסויים

הוקטן ביחס לינארי

מועד סיום הפרויקט נותר ללא שינוי למרות הדחייה המתוכננת של

אספקת חומרי הגלם

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

MeetingsTasks

Kick Off

Goal: Finish on Mar-15

-Samples Preparation

--Supply Material to Site B--Make Samples

--Preliminary Test Plan

--Final Test Plan --Cycle I (Lab Test)

--Test Results Evaluation--Cycle II (Lab & Field Test)

--Project Buffer

-Testing

Team A

Team B

Team B

Team B

Team B

Both

Team B

Status FPRStatus

Jan27

40% ProjectBuffer

40% Project Buffer

רעיונות שהועלו:(הותנעו מגעים עם מעבדה חיצוניתגיוס יכולת של מעבדת ניסויים נוספת )•מעבר על תכנית הניסויים גילה ניסויים בחינה מחדש וקיצור תכנית הניסויים )•

(מיותרים

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

MeetingsTasks

Kick Off

Goal: Finish on Mar-15

-Samples Preparation

--Supply Material to Site B--Make Samples

--Preliminary Test Plan

--Final Test Plan --Cycle I (Lab Test)

--Test Results Evaluation--Cycle II (Lab & Field Test)

--Project Buffer

-Testing

Team A

Team B

Team B

Team B

Team B

Both

Team B

Status FPRStatus

Jan27

40% ProjectBuffer

40% Project Buffer

Feb 8

תקלה לא צפויה בשחרור המשלוח

מהמכס. המשלוח מגיע .Feb 14ב

אי-וודאויות הן יישות עם חיים עצמאייםוכושר הפתעה...

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

MeetingsTasks

Kick Off

Goal: Finish on Mar-15

-Samples Preparation

--Supply Material to Site B--Make Samples

--Preliminary Test Plan

--Final Test Plan --Cycle I (Lab Test)

--Test Results Evaluation--Cycle II (Lab & Field Test)

--Project Buffer

-Testing

Team A

Team B

Team B

Team B

Team B

Both

Team B

Status FPRStatus

40% ProjectBuffer

40% Project Buffer

Feb 8

150Kg

25% PB

25% PB

Feb 14

Activity DescriptionWhoJanuaryFebruaryMarch

7142128411182541118

MeetingsTasks

Kick Off

Goal: Finish on Mar-15

-Samples Preparation

--Supply Material to Site B--Make Samples

--Preliminary Test Plan

--Final Test Plan --Cycle I (Lab Test)

--Test Results Evaluation--Cycle II (Lab & Field Test)

--Project Buffer

-Testing

Team A

Team B

Team B

Team B

Team B

Both

Team B

Status FPRStatus

150Kg

25% PB

25% PB

Feb 14

מועד סיום הפרויקט נותר

ללא שינוי למרות הדחיות הרבות שנצברו

רמת הסיכון ירדה, עד עתה הוקטן Bufferגודל ה

מהזמן שנותר 25%ל-עד לסיום הפרויקט

, תוצאות , תוצאות לא התממשולא התממשואי וודאויות וסיכונים עיקריים נוספים אי וודאויות וסיכונים עיקריים נוספים •התקבלו ימים ספורים לפני המועד הנדרש.התקבלו ימים ספורים לפני המועד הנדרש.הניסויים הניסויים

בוצע בשיטות ניהול קלסיות ולא עמד בוצע בשיטות ניהול קלסיות ולא עמד Team ATeam Aניהול הפעילות ע"י ניהול הפעילות ע"י •בלו"ז הנדרש. בלו"ז הנדרש.

יצר את התנאים להתגייסות הצוות יצר את התנאים להתגייסות הצוות Team BTeam B הניהול הפרואקטיבי של הניהול הפרואקטיבי של •למציאת פתרונות לבעיות השונות ובכללן לפיגורים שנוצרו בעבודת למציאת פתרונות לבעיות השונות ובכללן לפיגורים שנוצרו בעבודת

Team ATeam A..

סוף דברסוף דבר

BufferBufferהוצגה גישה פרואקטיבית לתכנון וניהול הפרויקט באמצעות הוצגה גישה פרואקטיבית לתכנון וניהול הפרויקט באמצעות •פרוייקטי יחיד.פרוייקטי יחיד.

באחוזים קבועים מהזמן שנותר עד באחוזים קבועים מהזמן שנותר עד BufferBufferבלב הגישה – שמירת בלב הגישה – שמירת •לסיום הפרויקט ובהתאם לעוצמת אי הוודאויות והסיכונים שנותרו.לסיום הפרויקט ובהתאם לעוצמת אי הוודאויות והסיכונים שנותרו.

הגישה נשענת על מרכיבים נוספים בעלי חשיבות להצלחתה:הגישה נשענת על מרכיבים נוספים בעלי חשיבות להצלחתה: •

בניית תכנית לוגית פשוטה ויציבה לפרויקטבניית תכנית לוגית פשוטה ויציבה לפרויקט •

חיפוש מתמיד אחר פתרונות יצירתיים למצוקת הזמן חיפוש מתמיד אחר פתרונות יצירתיים למצוקת הזמן •והמשאביםוהמשאבים

עבודת צוות ושיתוף פעולהעבודת צוות ושיתוף פעולה •

סכוםסכום

תודה רבהתודה רבה