Платформа EMC Documentum в ИТ обеспечении ...egov.ifmo.ru/files/Drozhzhinov_EMC_Documentum_for...Платформа EMC Documentum в ИТ обеспечении

ВВллааддииммиирр ДДрроожжжжиинноовв

ППллааттффооррммаа EEMMCC DDooccuummeennttuumm

вв ИИТТ ооббеессппееччееннииии ээллееккттррооннннооггоо ггооссууддааррссттвваа РРооссссииии

Белая книга

Москва

2008

Центр компетенции по электронному правительству

Платформа EMC Documentum в ИТ обеспечении электронного государства России

Об авторе

ВВллааддииммиирр ДДрроожжжжиинноовв,, кк..фф��мм..нн..,, AABBCCPP

ППррееддссееддааттеелльь ппррааввллеенниияя

ААННОО ««ЦЦееннттрр ккооммппееттееннццииии ппоо ээллееккттррооннннооммуу ппррааввииттееллььссттввуу»»

Окончил Московский инженерно�физический институт (технический университет) по специальности«вычислительные машины» в 1968 г. и аспирантуру Института прикладной математики им. М. В.Келдыша АН СССР (теперь РАН) по специальности «программное обеспечение вычислительныхмашин и систем» в 1978 г. Кандидат физ.�мат. наук (1983 г.). В 1996 г. прослушал курс и сдалсертификационный экзамен по планированию непрерывности бизнеса в Канадском институтевосстановления после катастроф. Получил сертификат ассоциированного планировщиканепрерывности бизнеса (associate business contingency planner, ABCP) в 1997 г. от Международногоинститута восстановления после катастроф (Нью�Йорк). Опубликовал первую и единственную книгуна русском языке на эту тему.

Работал в системе Российской Академии Наук, в институте космической отрасли СССР, рядекоммерческих организаций (Группа ЛВС, PriceWaterhouse, Алгоритм, Весть�Метатехнология и др.).Занимался системной интеграцией, консультировал по вопросам управления компаниями,планирования непрерывности бизнеса, внедрения ERP и CRM систем. С 2002 г. занимаетсяконсультированием в области создания электронных правительств разных уровней власти России.Является редактором и соавтором четырех книг на эту тему.

В качестве эксперта в интересах российских ведомств участвовал в проектах, финансируемыхзарубежными донорами USAID, Tacis, APEC и др. В проектах предлагались подходы к созданиюэлектронного правительства в РФ, системы выдачи, учета и сопровождения биометрическихпаспортов в РФ, системы безбумажной торговли стран APEC и др.

Более 20 лет был внештатным обозревателем еженедельника PCWeek/RE, с 2007 г. — внештатныйобозреватель журнала «Информкурьерсвязь». Автор более 150 публикаций в ведущих деловых иотраслевых изданиях.

Аннотация

Представлены возможности применения платформы управления корпоративным содержанием(ЕСМ�платформы) EMC Documentum в решениях по электронному документообороту для трех ветвей(исполнительной, законодательной, судебной) электронного государства России, а такжеприменяемые в них продукты и технологии. После краткого Введения изложены следующиевопросы: структура электронного государства России, мировой и российский опыт внедрения ЕСМ�платформы EMC Documentum в ветвях власти электронного государства, основные компоненты иархитектура построения данных решений, а также необходимый состав продуктов и технологий. ВЗаключении даются выводы о применимости решений на платформе EMC Documentum дляэлектронизации трех ветвей власти РФ.

1

ААддммииннииссттррааттииввннааяя ррееффооррммаа — комплекс мероприятийпо повышению качества государственного управления.При проведении административной реформы, какправило, используются следующие инструменты:

изменение структуры исполнительной власти;

изменение принципов найма, продвижения иуправления персоналом (реформагосударственной службы);

изменение принципов финансирования органовисполнительной власти (бюджетная реформа);

оптимизация административных процессов;

изменение функций отдельных органовисполнительной власти и исполнительнойвласти в целом.

Последний инструмент из перечисленных —изменение функций исполнительной власти — взависимости от поставленных целей может являтьсякак частью административной реформы, так и частьюизменения политического курса. В первом случаецелью изменения функций является лучшеевыполнение государством сформулированной ранеероли, во втором — изменение роли государства вжизни общества (например, увеличение илиуменьшение этой роли, регулирование идерегулирование отдельных секторов экономики).

Источник: http://wiki.elrussia.ru

ББееллааяя ккннииггаа ((wwhhiittee ppaappeerr)) — авторизованный отчет.Белые книги используются для «воспитания»потребителей продуктов и услуг компаний или дляпомощи людям принять то или иное решение. Белаякнига может быть также разъяснением политикиправительства в той или иной области.

Источник: http://en.wikipedia.org/wiki/White_paper

ГГооссууддааррссттввееннннооее ууппррааввллееннииее ((ppuubblliicc aaddmmiinniissttrraattiioonn)) —деятельность органов государственной власти и ихдолжностных лиц по практическому воплощениювыработанного на основе соответствующих процедурполитического курса (public policy). Деятельность погосударственному управлению традиционнопротивопоставляется с одной стороны политическойдеятельности, а с другой стороны — деятельности поформулированию политического курса. В теориигосударственного управления существует три основныхподхода к формулированию основных принциповгосударственного управления:

правовой подход;

политический подход;

менеджеристский (управленческий) подход.

Согласно правовому подходу, ключевыми ценностямигосударственного управления являются ценностиверховенства права, защиты прав граждан.Государственный служащий подчинен не столькосвоему руководству, сколько требованиям правовогогосударства и Конституции. Согласно политическомуподходу, основной задачей государственногоуправления — является максимально лучшее

воплощение воли народа. Государственные служащиедолжны быть политически ответственны (подотчетны),восприимчивы к текущим интересам граждан. Длятого, чтобы воплотить это, иногда предлагаетсяреализация концепции «представительнойбюрократии», в рамках которой органыисполнительной власти должны быть социальноймоделью общества в миниатюре. Предполагается, чтов этой ситуации облегчится учет ведомствамисуществующих в обществе интересов, будут сниженывозможности для дискриминации отдельных групп.Согласно менеджеристскому подходу, основнымиценностями государственного управления должныбыть эффективность, экономичность ирезультативность, формулируемые, по возможности, вквантифицируемой (измеримой) форме. Основнаяпроблема, которая ставится в этом подходе, состоит втом, как обеспечить нужный результат с наименьшимизатратами или, как вариант, как получитьмаксимальный результат при заданных затратах.Характерным признаком данного подхода являетсяиспользование понятия «государственныйменеджмент» (public management) в качествесинонима понятию «государственное управления».Общей для всех трех подходов является проблемасоответствия действий государственных служащихсформулированным заранее принципам: следованияпринципу верховенству права (правовой подход);следования воле народа (политический подход);следования цели получения нужного социально�экономического результат (менеджеристский подход).Оценка того, насколько эта проблема решается,называется качеством государственного управления.Каждый подход использует в качестве основныхразные показатели качества государственногоуправления.


ДДееллоо —— совокупность документов или документ,относящиеся к одному вопросу или участкудеятельности, помещенные в отдельную обложку.

Источник: Государственный стандарт РоссийскойФедерации; делопроизводство и архивное дело;термины и определения; — ГОСТ Р 51141�98

ИИннссттииттуутт ввллаассттии —— учреждение судебной (суд любогоуровня и вида), исполнительной (министерство,агентство, служба, комитет и др. любого уровня) илизаконодательной (дума, законодательное собрание идр. любого уровня) власти.

ИИннффооррммааццииооннннааяя ссииссттееммаа ((ИИСС)) — техническаясистема, реализующая цифровую обработку ихранение в общем случае мультимедийных данных.

ИИннффооррммааццииоонннноо��ккооммммууннииккааццииооннннааяя ссииссттееммаа ((ИИККТТ��ссииссттееммаа)) — техническая система, реализующаяцифровой прием, обработку, хранение и передачу вобщем случае мультимедийных данных.


Определения


2

ИИннффооррммааццииоонннноо��ккооммммууннииккааццииоонннныыее ттееххннооллооггииии ((ИИККТТ))— совокупность технологий, обеспечивающихфиксацию информации, ее обработку иинформационные обмены (передачу, распространение,раскрытие). К ИКТ относят компьютеры, программноеобеспечение и средства электронной связи. Часто кИКТ относят также технологии управленческогоконсультирования и проектирования бизнес иадминистративных процессов, так как результатыпроектирования, как правило, подразумеваютиспользование компьютеров и электронной связи.


ИИннффооррммааццииоонннноо��ттееххннооллооггииччеессккооее ооббеессппееччееннииее ——средства информационно�технологической поддержкидеятельности института власти

ИИннффооррммааццииоонннныыее ммееххааннииззммыы ггооссууддааррссттввееннннооггооууппррааввллеенниияя — совокупность государственныхинститутов, которые обеспечивают сбор, хранение,обработку и передачу государственной информации.Основными информационными механизмамиявляются государственный учет и доступ кгосударственной информации (в частности, такой виддоступа как раскрытие).


ММннооггооффууннккццииооннааллььнныыйй ццееннттрр ((ММФФЦЦ)) —— организация,уполномоченная (учрежденная) высшимисполнительным органом государственной властисубъекта Российской Федерации на организациюпредоставления государственных и муниципальныхуслуг на основании утвержденных административныхрегламентов предоставления государственных(муниципальных) услуг в едином помещении,оборудованном необходимыми для предоставлениягосударственных и муниципальных услуг средствами, сиспользованием программных средств, применяемыхпри предоставлении государственных (муниципальных)услуг федеральными органами исполнительной власти,органами исполнительной власти субъектовРоссийской Федерации, органами местногосамоуправления, обладающая персоналом,достаточным для организации взаимодействияфедеральных органов исполнительной власти, органовисполнительной власти субъектов РоссийскойФедерации, органов местного самоуправления, атакже заявителей — юридических и физических лиц.Источник: Типовое положение о многофункциональномцентре предоставления государственных имуниципальных услуг.

УУппррааввллееннииее ддееллааммии ((CCaassee mmaannaaggeemmeenntt)) — это наборпроцессов и технологий, которые, в ответ наопределенные внешние или внутренние воздействия(event triggers), позволяют запускать задания пооценке информации, планированию определенныхдействий, исполнению, проверке, оценке вариантов исервисов — т.е. достижению оптимальной ценности и

получению желаемого результата для участниковпроцесса. Самым важным функциональнымтребованием case management являетсявзаимодействие (collaboration), поскольку для того,чтобы отвечать потребностям конечныхпользователей, все необходимые структурированные инеструктурированные данные, ресурсы и знания,должны быть доступны всем внутренним и внешнимучастникам процесса. Collaborative case managementтакже гарантирует встроенную непосредственно втехнологические процессы поддержку высокихстандартов конфиденциальности, прозрачности,подотчетности и защищенности для соблюденияэтических и законодательных норм.

Источник: белая книга «Collaborative Case Management:The Future of Citizen Service». — IDC, (декабрь 2006 г.)

УУппррааввллееннииее ттррааннззааккццииоонннныымм ссооддеерржжааннииеемм((TTrraannssaaccttiioonnaall CCoonntteenntt MMaannaaggeemmeenntt)) — извлечение,обработка и архивирование бумажных и электронныхдокументов, запускающих критически важные длядеятельности организации процессы, например,обработку счетов на оплату и рассмотрение жалоб.

ЭЭллееккттррооннннооее ггооссууддааррссттввоо ((ццииффррооввооее ггооссууддааррссттввоо,,ссееттееввооее ггооссууддааррссттввоо,, ттррааннссффооррммииррууюющщеееессяяггооссууддааррссттввоо ии ддрр..)) — cпособ осуществленияинформационных механизмов государственнойдеятельности, основанный на использовании ИКТ�систем. Электронное государство подразумеваетподдержку при помощи ИКТ деятельности какисполнительной власти («электронное правительство»),так и парламентских («электронный парламент») исудебных органов («электронное правосудие»). ВРоссии деятельность по созданию «электронногогосударства» осуществляется в том числе и в рамкахФЦП «Электронная Россия».


ЭЭллееккттррооннннооее ззааккооннооттввооррччеессттввоо — способосуществления законотворчество, основанный наиспользовании ИКТ�систем.

ЭЭллееккттррооннннооее ппррааввииттееллььссттввоо — способ осуществлениягосударственного управления, основанный наиспользовании ИКТ�систем.


ЭЭллееккттррооннннооее ппррааввооссууддииее ((ee��JJuussttiiccee)) —— способосуществления правосудия, основанный наиспользовании ИКТ�систем.


ЮЮррииддииччеессккааяя ззннааччииммооссттьь ээллееккттррооннннооггоо ддооккууммееннттаа —признак документа, позволяющий ссылаться на негокак на имеющий юридическую силу, и использоватьданный электронный документ для обоснования своихдействий либо защиты своих прав в судебном порядке.


3

ВВЕДЕНИЕ 4

1. ЭЛЕКТРОННОЕ ГОСУДАРСТВО РОССИИ 5

1.1. Электронная судебная власть 5

1.2. Электронная законодательная власть 5

1.3. Электронная исполнительная власть 6

1.4. Единая система управления корпоративным содержанием для различных институтов электронного государства 8

2. РЕШЕНИЯ EMC DOCUMENTUM ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО ГОСУДАРСТВА 9

2.1. Технологические решения 9

2.2. Функциональные решения 10

2.3. Типовые решения для госсектора 11

3. ПРИМЕНЕНИЕ РЕШЕНИЙ EMC DOCUMENTUM ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО ГОСУДАРСТВА 27

3.1. Электронный документооборот 28

3.2. Порталы институтов власти 34

3.3. Электронные архивы 40

3.4. Электронное судопроизводство 43

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44

О КОРПОРАЦИИ EMC 44

Содержание

4


Россия имеет федеративное государственное устройство и состоит их трех независимых ветвейвласти — законодательной, исполнительной и судебной, которые имеют, как правило,территориальные подразделения в субъектах федерации. Законодательная власть представлена:

Двухпалатным Федеральным Собранием, состоящим из Государственной Думы и СоветаФедерации,

Счетной палатой РФ,

Центральной избирательной комиссией РФ.

Судебную власть образуют:

Конституционный суд РФ,

Верховный суд РФ,

Высший арбитражный суд РФ

Генеральная прокуратура.

Структура исполнительной власти, реализующей государственное управление, показана на рис. 11.

Под электронным государством будем понимать электронные системы органов трех ветвей властигосударства (электронной исполнительной, электронной законодательной и электронной судебной),автоматизирующие их собственную деятельность, обмен информацией между ними ипредоставления услуг гражданам, бизнесу и друг другу. Непрерывный процесс административнойреформы (совершенствования структуры и административных процессов), базирующийся наодновременном внедрении ИТ, повышает внутреннюю эффективность органов власти,эффективность предоставления ими услуг, открытость и подотчетность органов власти обществу.

11ННааббоорр,, ааддрреессаа ии ввеебб��ссааййттыы ффееддееррааллььнныыхх ммииннииссттееррссттвв,, ссллуужжбб ии ааггееннттссттвв ссмм.. ннаа ссааййттее wwwwww..ssvvoobbooddaaiinnffoo..oorrgg

ППРРЕЕЗЗИИДДЕЕННТТ РРФФ

ППРРААВВИИТТЕЕЛЛЬЬССТТВВОО РРФФ

Федеральныеминистерства,

руководство которымиосуществляет

правительство РФ,федеральные службы и

федеральные агентства,подведомственные этим федеральным

министерствам

Федеральныеслужбы и

федеральныеагентства,

руководствокоторыми

осуществляетправительство

РФ

Федеральныеслужбы и

федеральныеагентства,

руководстводеятельностью

которыхосуществляет президент РФ

Федеральныеминистерства, руководство

деятельностью которыхосуществляет президент РФ,

федеральные службы ифедеральные агентства,

подведомственные этим федеральным

министерствам

Рисунок 1. Исполнительная федеральная власть России.

Введение

5

Информационное общество России представляет собой совокупность электронного государства,электронных сфер деятельности и жизни электронных граждан и доверенной инфокоммуни�кационной среды (рис. 2).

Предоставление услуг государством гражданам обозначают как G2C ( Government�to�Citizen илиGovernment�to�Customer), бизнесу — G2B (Government�to�Business ), государственным органам —G2G ( Government�to�Government), государственным служащим — G2E (Government�to�Employees ).

1.1. Электронная судебная властьВпервые системно государство взялось за автоматизацию именно судебной власти: 1 ноября 2006г. в «Российской газете»2 было опубликовано Постановление Правительства Российской Федерацииот 21 сентября 2006 г. N 583 г. О федеральной целевой программе «Развитие судебной системыРоссии» на 2007�2011 годы.

Государственные заказчики программы — Конституционный Суд Российской Федерации,Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации,Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации, Министерство экономическогоразвития и торговли Российской Федерации, Министерство юстиции Российской Федерации,Федеральная служба судебных приставов. В целом создаваемая система получила названиеГосударственная Автоматизированная Система (ГАС) Правосудие.

Функционально и организационно все законодательные органы подобны друг другу.

1.2. Электронная законодательная властьЗаконодательная власть в России имеет вертикальную структуру, в которой на самом верхунаходится двухпалатное Федеральное собрание (Госдума и Совет Федерации), в 87 регионах(субъектах права законодательной инициативы РФ) имеются однопалатные законодательныесобрания, а в более чем 20000 муниципальных образованиях — свои однопалатныезаконодательные собрания.

В рамках ФЦП «Электронная Россия» в 2003�2004 г.г. компанией РТКОММ была создана т.н.объединенная компьютерная сеть субъектов права законодательной инициативы РФ и с этоговремени РТКОММ постоянно поддерживает ее функционирование, предоставляя услуги связимежду 91 объектом — Государственной думой РФ, областными думами, а также народнымисобраниями и другими органами власти. Для большей части данных объектов обеспечивается

22hhttttpp::////wwwwww..rrgg..rruu//22000066//1111//0011//pprrooggrraammmmaa��ddookk..hhttmmll

{{ЭЭллееккттррооннннооее ппррааввииттееллььссттввоо ++ ээллееккттрроонннныыее ззааккооннооддааттееллььннааяя ии ссууддееббннааяя ссииссттееммыы}}

== ээллееккттррооннннооее ггооссууддааррссттввоо

ЭЭллееккттррооннннааяя ииддееннттииффииккаацциияя ггрраажжддаанн

ДДооввееррееннннааяя ииннооккооммууннииккааццииооннннааяя ссррееддаа

ЭЭ��ббииззннеесс

ЭЭ��ооббррааззооввааннииее

ППРРИИООРРИИТТЕЕТТННЫЫЕЕ ННААЦЦИИООННААЛЛЬЬННЫЫЕЕ ППРРООЕЕККТТЫЫ

ЭЭ��ммееддииццииннааЭЭ��ссееллььссккооееххооззяяййссттввоо

ЭЭ��ЖЖККХХ

ддррууггооее

Рисунок 2. Структура информационного общества России.

1. Электронное государство России

подключение к объединенной компьютерной сети каналами с пропускной способностью 256Кбит/с, для более 30 объектов — каналами с пропускной способностью 1 или 2 Мбит/с, а дляГосударственной Думы — каналом 100 Мбит/с.

Процесс автоматизации органов всех уровней законодательной власти имеет перманентныйхарактер за счет бюджетов соответствующих уровней. Понятно, что функционально иорганизационно все законодательные органы подобны друг другу.

1.3. Электронная исполнительная властьНачиная с 2002 года, правительство РФ приняло ряд основополагающих документов, опреде�ляющих его электронизацию или информатизацию. По сути сформирован необходимый и доста�точный набор документов для совершенствования государственного управления на ближайшие 5�7лет и построения в России федерального и региональных электронных правительств (рис. 3).

Надо сказать, что структурно и функционально электронная Россия, ее электронные регионы иэлектронные муниципальные образования подобны (для примера см. на рис. 4 структуру электрон�ного региона), но, конечно, отличаются полномочиями и масштабами (размером). В России в периодпрезидентства В. В. Путина была благополучно построена вертикаль исполнительной власти.

В 2007 г. Минэкономразвития РФ осуществляло массированное продвижение в регионахсовершенно новой для Российской системы госуправления концепции многофункциональныхцентров обслуживания населения в режиме «одного окна» (предоставления федеральных,региональных и муниципальных услуг в одном месте в бумажной форме, но с ИКТ�поддержкоймежведомственного взаимодействия). Это связано с тем, что с 2006 г. в рамках соответствующейФЦП началась административная реформа федеральных и региональных органов исполнительнойвласти РФ, проведением которой руководит Минэкомразвития РФ (ar.economy.gov.ru). Реформанаправлена на повышение качества оказания государственных услуг гражданам и бизнесу. Внастоящее время в этой области отмечаются следующие проблемы:

6


Рисунок 3. Набор документов для совершенствования государственного управления в РФ.

ЭЭллееккттррооннннооееппррааввииттееллььссттввооРРооссссииии,, 22001100 гг..

ФФЦЦПП ппооааддммииннииссттррааттииввннооййррееффооррммее

ППооккааззааттееллии ээффффееккттииввннооссттии ддееяяттееллььннооссттииррееггииооннааллььнноойй ввллаассттии

ППррииммееррннооее ппооллоожжееннииее оо ммннооггооффууннккццииооннааллььнныыхх ццееннттрраахх

ААннттииккооррррууппццииооннннааяяппррооггррааммммаа

ФФЦЦПП ЭЭ��РРооссссиияя ддоо 22001100 гг..

ККооннццееппцциияяииссппооллььззоовваанниияя ИИТТ вв ддееяяттееллььннооссттииффееддееррааллььнныыххооррггааннооввггооссууддааррссттввееннннооййввллаассттии ддоо 22001100 гг..

ККооннццееппцциияяррееггииооннааллььннооййииннффооррммааттииззааццииии ((ии ррееггииооннааллььннооггоо ээ��ппррааввииттееллььссттвваа))ддоо 22001100 гг..

ТТииппооввааяя ппррооггррааммммаа ррааззввииттиияя ииииссппооллььззоовваанниияя ИИККТТ вв ссууббъъееккттее РРФФ

ККооннццееппцциияя ссооззддаанниияя ффееддееррааллььннооггоо ээ��ппррааввииттееллььссттвваа РРооссссииии

ННооввааяяррееддааккцциияяФФЦЦПП ЭЭ��РРооссссиияя ддоо22001100 гг..

ССттррааттееггиияяррааззввииттиияя ИИООвв РРооссииии ддоо22001155 гг..

ККооннццееппцциияяааддммииннииссттррааттииввннооййррееффооррммыы

22000022 22000033 22000044 22000055 22000066 22000077

7

при предоставлении сложной, межведомственной и межуровневой государственной услугикаждый орган власти — участник данного процесса — действует обособленно, в рамкахсобственных полномочий, вне связи с деятельностью других ведомств.

ведомства практически не обмениваются информацией при предоставлении сквозныхгосударственных услуг и получатели государственных услуг вынуждены сами брать на себяроль курьера в документообороте — собирать справки, подтверждающие документы, другуюинформацию, которая итак содержится в разного рода государственных и муниципальныхинформационных системах и базах данных.

Для решения этих проблем Минэкомразвития предложило предоставлять наиболее массовыегосударственные услуги на базе многофункциональных центров предоставления государственных имуниципальных услуг (далее — МФЦ). МФЦ — это организация, создаваемая для взаимодействия сзаявителями и обеспечения предоставления взаимоувязанных между собой государственных услугфедеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектовРоссийской Федерации и органами местного самоуправления в режиме «единого окна». При этоммежведомственное взаимодействие, необходимое для оказания государственной услуги (включаянеобходимые согласования, получение выписок, справок и т. п.), происходит без участия заявителя.

Минэкомразвития определило примерное положение (см. приложение 1) о многофункциональномцентре предоставления государственных и муниципальных услуг, в котором определены вопросысоздания и функционирования МФЦ и перечень оказываемых ими услуг. В 2007 году в 16 субъектахРоссийской Федерации велись пилотные проекты по созданию многофункциональных центров(всего 18 МФЦ): по одному МФЦ в Астраханской, Иркутской, Калининградской, Калужской, Курской,Липецкой, Новосибирской, Ростовской, Саратовской, Тамбовской, Тульской, Ульяновской, Челябинскойобластях и Ставропольском крае, по два МФЦ в Омской области и Ямало�Ненецком автономном округе.

Ниже, в разделе 2.3.1, представлена технология ЕМС Documentum «Коллективное управлениеделами» (Сolloborative Case management), позволяющая создать типовое решение дляинформационно�технологического обеспечения МФЦ.

Рисунок 4. Электронный регион России.

ССииссттееммаа ооббеессппееччеенниияя ииннффооррммааццииоонннноойй ббееззооппаассннооссттии

ССииссттееммаа ууппррааввллеенниияя ддооккууммееннттооооббооррооттоомм

ББааззооввааяя ииннффооррммааццииоонннноо��ттееххннооллооггииччеессккааяя ииннффрраассттррууккттуурраа

ТТееллееккооммммууннииккааццииооннннааяя ииннффрраассттррууккттууррааССррееддаа ммеежжввееддооммссттввееннннооггоо ввззааииммооддееййссттввиияя,, аа ттааккжжее ооббммееннаа ддаанннняяммии сс ииннффооррммааццииоонннныыммии

ссииссттееммааммии ррееггииооннаа,, ддррууггиихх ррееггииоонноовв РРФФ ии ффееддееррааллььнныыммии ссииссттееммааммии

ССииссттееммаа ппллаанниирроовваанниияя ии ммооннииттооррииннггаа ссооццииааллььнноо��ээккооннооммииччеессккооггоо ррааззввииттиияя ссууббъъееккттаа РРооссссииййссккоойй ФФееддееррааццииии

ССииссттееммыыппооддддеерржжккии

ккооннттррооллььннооййддееяяттееллььннооссттии::ооффооррммллеенниияя ии

ууччееттаа ввыыддаанннныыххррееггииооннааллььнныыхх

ллииццееннззиийй,,ррааззрреешшеенниийй,,

ллььггоотт

ССииссттееммыыууппррааввллеенниияяооттддееллььнныыммииооттрраасслляяммии

((ммииннииссттееррссттвваа ииввееддооммссттвваа ссооссввооииммии EERRPP��

ссииссттееммааммии)),, ЖЖККХХ,,ппррииррооддооппооллььззоовваа��ннииее,, ооббррааззооввааннииее

ии ддрр..

ССииссттееммыыппооддддеерржжккии

ппррееддооссттааввллеенниияяууссллуугг ннаассееллееннииюю ии

ббииззннеессууррееггииооннааллььннооггоо

ууррооввнняя вв ооббллаассттииооббррааззоовваанниияя,,

ззддррааввооооххррааннеенниияяии ддрр..

ССииссттееммыыууппррааввллеенниияя

ммааттееррииааллььнныымм,,ффииннааннссооввыымм ии

ккааддррооввыыммооббеессппееччееннииееммППррааввииттееллььссттвваа

ррееггииооннаа:: ААппппааррааттППррааввииттееллььссттвваа((EERRPP��ссииссттееммаа))

ССииссттееммыыввззааииммооддееййссттввиияя сс ннаассееллееннииеемм

ии ббииззннеессоомм:: ииннттееррннеетт��ссааййттыы,, ццееннттррыы ттееллееффооннннооггоо ооббссллуужжиивваанниияя,, ииннффооррммааццииоонннноо��ссппррааввооччнныыее ттееррммииннааллыы ии ддрр..

8


1.4. Единая система управления корпоративным содержанием для различных институтов электронного государстваНужно сразу отметить, что структурно и функционально институты всех ветвей власти имеют одну иту же систему деловых или административных процессов (рис. 5) и, соответственно,информационно�технологическое обеспечение их деятельности также подобно. Последнее должнопредставлять собой систему управления корпоративным содержанием (Enterprise ContentManagement, ECM), ЕСМ�систему.

Неструктурированная информация существует в институтах власти во многих цифровых формах —это могут быть текстовые документы, электронные таблицы, изображения, аудио� и видеофайлы,выходные данные компьютерных систем, электронная почта, географические карты и файлы многихдругих типов и форматов.

ECM�система помогает создавать новое содержание с помощью распространенных настольныхприложений, таких как Microsoft Word, и легких в использовании шаблонов для созданиясодержания, а также помогает собирать и использовать существующее содержание из широкогонабора источников. ECM�система обеспечивает управление всем этим содержанием, а такжесодержанием, полученным из других корпоративных приложений, таких как ERP и CRM�системы иликорпоративные порталы. ECM�система добавляет развитые логические функции, создавая схемыкатегоризации, метаданные и теги, ускоряющие поиск и извлечение данных и делающие их болееэффективными. ECM�система также обеспечивает управление процессами рассмотрения,проверки и утверждения любой части содержания в соответствии с заданными пользователембизнес�правилами.

Полнофункциональные ECM�решения поддерживают объектную модель управления содержанием— это значит, что они позволяют управлять связями между частями содержания, позволяют одномуи тому же элементу содержания иметь различные представления в зависимости от того, как этосодержание используется в различных контекстах и преобразованных копиях.

Подход, основанный на объектных моделях, дополненный интеллектуальным содержанием,позволяет эффективно использовать одну и ту же информацию повторно, а также применять ее вновых целях. ECM�решение также контролирует публикацию содержания по различным каналам.Например, с помощью ECM�решения одну и ту же порцию содержания можно одновременноопубликовать на веб�сайте, переслать как факсимильное сообщение, распечатать в видетекстового документа и послать на портативное беспроводное устройство. Все эти функции служатодной цели — эффективно использовать корпоративные активы знаний для достижения целейдеятельности государственных учреждений.

Рисунок 5. Классификация административных процессов института власти (суда, парламента, министерства).

ООссннооввннааяя ддееяяттееллььннооссттьь

ООббеессппееччееннииее ззаассееддаанниийй ((ссууддаа,, ппааррллааммееннттаа,, ккооллллееггииии ммииннииссттееррссттвваа ии ддрр..))

ППррааввооввооее ииннффооррммааццииооннннооее ооббеессппееччееннииее

ППууббллииккаацциияя рреешшеенниийй вв ССММИИ

ДДооккууммееннттааццииооннннооее ооббеессппееччееннииее

ИИннффооррммааццииоонннноо��ттееххннооллооггииччеессккооее ооббеессппееччееннииее

УУппррааввллееннииее рреессууррссааммии ((EERRPP))

ССууддооппррооииззввооддссттввеенннныыйй ппррооццеесссс

ииллии

ЗЗааккооннооттввооррччеессккиийй ппррооццеесссс

ииллии

ППррооццеесссс ггооссууддааррссттввееннннооггоо ууппррааввллеенниияя

ООббеессппееччииввааюющщааяя ддееяяттееллььннооссттьь

9

33««DDooccuummeennttuumm__BBooookklleett__MMaayy0066»»,, wwwwww..ddooccuummeennttuumm..rruu 44РРууккооввооддссттввоо ппоо ооццееннккее ппррооггррааммммннооггоо ооббеессппееччеенниияя ддлляя ууппррааввллеенниияя ккооррппооррааттииввнныымм ссооддеерржжааннииеемм.. —— ЕЕММСС..

EMC Documentum — это программная платформа для управления корпоративным содержаниемкак в государственной, так и в коммерческой организации3. Она полностью соответствуеттребованиям, представленным в предыдущем разделе. Платформа управления содержанием EMCDocumentum обеспечивает горизонтальный набор технологий управления содержанием,универсальный для многих функциональных задач государственных органов. Спектр решений,которые можно построить на такой платформе, чрезвычайно широк. Все такие решения можноразделить на технологические, функциональные и отраслевые:

Технологические решения — это сочетание продуктов и служб, обеспечивающих реализациюконкретной технологии управления содержанием.

Функциональные решения сочетают продукты и службы, обеспечивая решение различныхфункциональных задач в деятельности организации. В функциональных решениях могутиспользоваться одна и более технологий управления содержанием.

Отраслевые решения на платформе сочетают в себе различные функциональные итехнологические решения, набор которых определяется спецификой определенной отрасли (вданном случае нас интересует госсектор). В результате внедрения этих решений заказчики, кчислу которых относятся тысячи самых успешных предприятий в разных странах мира,осваивают корпоративные знания, улучшают обслуживание клиентов, сокращают затраты иполучают новые конкурентные преимущества.

2.1. Технологические решенияСистема управления корпоративным содержанием с потребительской точки зрения должнаобеспечивать4:

Управление документами. Технологии управления документами используются для того, чтобыможно было предоставлять доказательства соблюдения требований регламентов и избежатьсанкций, которые могут серьезно повлиять на карьеру госслужащего и материальноеположение госучреждения. Но ценность управления документами состоит не только в этом, атакже и в обеспечении средств повышения операционной эффективности, ускорения теченияи обработки документов, исключения дублирование усилий и, в целом, улучшения общихрезультатов деятельности госучреждения. С ростом сети Интернет и подключением к нейорганизаций необходимость в управлении документами резко выросла.

Управление веб�содержанием. Веб�сайт или портал госучреждения — это не просто еговитрина или статичная цифровая брошюра. Это очень важное средство взаимодействия сгражданами, бизнесом, собственными сотрудниками. Для получения максимальной отдачи отвеб�сайта или портала необходима система управления его содержанием (Web ContentManagement, WCM), способная доставлять динамичное, зачастую персонализированное,иногда многоязычное содержание гражданскому обществу.

Управление цифровыми активами. Для эффективного управления графическими файлами,фотографиями, презентациями, макетами страниц, потоковым аудио�, видео� и другим медиа�объектами требуются иные возможности, чем при управлении традиционными документами.В созданных специально для управления цифровыми активами программных приложениях(Digital Asset Management, DAM) применяются инновационные и специализированные методыхранения, организации, распространения и отслеживания цифрового медиа�содержания вразличных каналах доставки. Эти приложения позволяют институтам власти эффективноиспользовать цифровое содержание на протяжении всей цепочки доставки, включаяпроцессы производства, пост�производственной обработки и распространения.

Соответствие требованиям нормативов и законодательства. Соответствие требованиям норми законодательства стало горячей темой для госучреждений особенно в связи садминистративной реформой и выпущенными в ее рамках регламентами. Сегодня, в условияхповышенного внимания к финансовым и публично раскрываемым документам, каждоеучреждение должно позаботиться о соответствии собственным внутренним регламентам, а

2. Решения EMC Documentum для электронного государства

10


55ННааппррииммеерр:: ГГООССТТ РР 5511114411��9988.. ДДееллооппррооииззввооддссттввоо ии ааррххииввннооее ддееллоо.. ТТееррммиинныы ии ооппррееддееллеенниияя.. —— ВВввееддеенн.. 11999999��0011��0011.. —— ММ..:: ГГооссссттааннддааррттРРооссссииии:: ИИзздд��ввоо ссттааннддааррттоовв,, 11999988.. —— ППууннкктт 4444.. ии ООррггааннииззааццииоонннноо��рраассппоорряяддииттееллььннааяя ддооккууммееннттаацциияя.. ТТррееббоовваанниияя кк ооффооррммллееннииюю ддооккууммееннттоовв::ММееттооддииччеессккииее ррееккооммееннддааццииии ппоо ввннееддррееннииюю ГГООССТТ РР 66..3300��22000033.. // РРооссааррххиивв;; ВВННИИИИДДААДД;; ССоосстт..:: ММ..ЛЛ..ГГааввллиинн,, АА..СС..ККрраассааввиинн,, ЛЛ..ВВ..ККууззннееццоовв ии ддрр..;;

ООббщщ.. рреедд.. ММ..ВВ..ЛЛаарриинн,, АА..НН..ССооккоовваа.. —— ММ..,, 22000033.. —— 9900 сс..66ВВ ддаанннноомм ммааттееррииааллее ввееззддее ииссппооллььззууееттссяя ттееррммиинн ббииззннеесс��ппррооццеесссс ии ээттоо ппрриинняяттоо ввоо ввссеемм ммииррее,, ввккллююччааяя ггооссууччрреежжддеенниияя,, нноо уу ррооссссииййссккиихх

ччииннооввннииккоовв еессттьь ииддииооссииннккррааззиияя кк ээттооммуу ттееррммииннуу ии ооннии ппррееддппооччииттааюютт ттееррммиинн ааддммииннииссттррааттииввнныыйй ппррооццеесссс.. ДДаажжее ппррооддаажжуу ннаа ааууккццииооннееннееллииккввииддннооггоо ггооссууддааррссттввееннннооггоо ииммуущщеессттвваа ооннии ннее ссччииттааюютт ггооссууддааррссттввеенннныымм ббииззннеессоомм..

77ББооллььшшооее ввннииммааннииее ээттооммуу ввооппррооссуу ууддееллеенноо вв ««ККооннццееппццииии ффооррммиирроовваанниияя вв РРооссссииййссккоойй ФФееддееррааццииии ««ээллееккттррооннннооггоо ппррааввииттееллььссттвваа»» ддоо 22001100 ггооддаа»»88ППоодд ддееллоомм ((ccaassee)) ззддеессьь ииммееееттссяя вв ввииддуу ввззааииммооссввяяззаанннныыйй ппоо ооддннооммуу ииллии ннеессккооллььккиимм ппррииззннааккаамм ннааббоорр ддооккууммееннттоовв,, ппооммеещщеенннныыхх вв ппааппккууддееллаа ((ccaassee ffiillee)),, ннааппррииммеерр,, ссууддееббннооее ддееллоо,, ппааппккаа сс ддооккууммееннттааммии ппоо ппооддггооттооввккее ввооппррооссаа кк ккооллллееггииии ммииннииссттееррссттвваа,, ппааппккаа сс ммааттееррииааллааммии ии

ддооккууммееннттааммии ппоо ппооддггооттооввккее ззааккооннооддааттееллььннооггоо ааккттаа,, ппааппккаа сс ммааттееррииааллааммии ии ддооккууммееннттааммии ппоо рраассссммооттррееннииюю жжааллооббыы ггрраажжддааннииннаа ии ддрр..

также регламентам, установленным регулирующими органами (в части делопроизводства иархивного дела это ВНИИДАД и подготавливаемые им к утверждению ГОСТы Р ирекомендации 5).

Коллективную работу. Средства коллективной работы на основе веб�технологий быстростановятся предпочтительным средством связи, координации и взаимодействия дляработников интеллектуального труда. Эти средства предоставляют динамичную и гибкуюсреду, объединяющую людей, позволяющую им сосредоточиться на достижении сложной целиили подлежащего сдаче результата совместной работы.

Имиджинг документов. Решение для имиджинга документов, построенное на основе ECM�технологий, преобразует бумажные документы в цифровые образы и метаданные, которыеможно эффективно использовать в ключевых бизнес�процессах6. Такое решениеобеспечивает ввод, обработку, управление записями и архивирование.

Раскрытие информации. Документальная информация, существующая в электронной форме,является составной частью разнородной информации, которая может рассматриваться какдоказательство в суде, т.е. быть юридически значимой7. Неготовность к раскрытиюинформации может иметь разрушительные последствия, которые обычно выражаются втысячах часов работы сотрудников и в миллионных затратах на услуги консультантов и оплатуюридических расходов.

Управление отчетами. Интеграция ECM�решения с управлением отчетами позволяетпреобразовать информационные потоки в документы и данные, к которым можно быстрополучить доступ, чтобы повысить эффективность и быстроту реагирования на запросы другихорганизаций, граждан и бизнеса. Благодаря применению этого решения отчеты хранятсяэффективным образом, поддерживаются в защищенной среде и архивируются в соответствиис ведомственными требованиями регулирования деятельности.

Архивирование сообщений. Интеграция архивов сообщений с ECM перемещает сообщенияэлектронной почты и мгновенные сообщения из среды передачи сообщений в безопасныйархив с центральным управлением. Это разгружает системы передачи сообщений, сокращаетзатраты на управление электронной почтой, позволяет организациям осуществлятьуправление сообщениями наряду с другим электронным содержанием и использовать этуинформацию как интеллектуальный ресурс для получения стратегических выгод.

Коллективное управление делами. Во многих странах мира для информационной поддержкипроцесса оказания государственных услуг используется технологический подход, называемыйколлективным управлением делами8 (Collaborative Case Management, далее CCM). Основнымпонятием этого подхода является электронное «дело» (case), которое представляет собойпапку электронных документов, возникающую в связи с оказанием той или инойгосударственной услуги или поступлением того или иного запроса от гражданина илипредпринимателя (например. в общественную приемную сайта органа власти).

Далее будут представлены примеры реализации перечисленных видов работ с помощью продуктовкомпании EMC Documentum в различных учреждениях трех ветвей власти.

2.2. Функциональные решенияНекоторые примеры функциональных решений EMC Documentum перечислены ниже.

Делопроизводство и архив. Решение предоставляет наиболее полный функционал,обеспечивающий документационное обеспечение управления в условиях электронного

11

99hhttttpp::////wwwwww..uussddaa..ggoovv//eeggoovv//eeggoovv__rreeddeessiiggnn//iinnttrraanneett//eeddeepp__mmeeeettiinngg__sscchheedduullee..hhttmmll

документооборота. Какими бы сложными не были требования к организации работы сдокументами, система может быть приведена в соответствие им и обеспечит их выполнение.

Регулируемая деятельность. Разнообразные требования регулирования деятельностиопределили набор требований к данному решению, которое, с одной стороны,организационно техническими методами обеспечивает соблюдение требований иисполнение регламентов на предприятии, а с другой — позволяет в любой моментпродемонстрировать это проверяющим органам.

Управление расчетами и платежами. Автоматизирует трудоемкий и, в значительной степени,ручной процесс сортировки, рассмотрения и обработки счетов. Решение обеспечиваетвозможность интеллектуального высокопроизводительного сканирования, управляемую игибкую автоматизацию процесса, а также связь документов с транзакциями с возможностьюдоступа к документам из интерфейса ERP�системы.

Управление договорами. Решение помогает более эффективно управлять жизненным цикломдоговоров и сопутствующих документов за счет организации централизованного хранения,защиты информации и разграничения доступа, а также автоматизации бизнес�процессовсоздания, утверждения и исполнения договоров.

Управление технической документацией и чертежами. Основу решения составляет хранилищедля управления всеми видами технического содержания, включая чертежи, схемы, таблицы,спецификации и т. п. На его базе строятся архивы технических документов различногоназначения с разграничением доступа к информации и возможностью работы географическираспределенных пользователей.

Управление проектам. Решение используется для управления проектами и программами вразличных областях. Оно обеспечивает планирование и руководство выполнением проекта,поддержку взаимодействий участников проектных команд в защищенном проектном порталеи автоматизацию создания комплектов проектной документации.

Управление качеством. Решение основано на управлении жизненным циклом стандартныхоперационных процедур, автоматизации процессов их раз работки, внесения изменений,введения в действие и аннулирования. Включает функции уведомления об изменениях ижурнал аудита для гарантии ознакомления.

2.3. Типовые решения для госсектораБольшое число успешных внедрений EMC Documentum в госсекторе имеется за рубежом России.Один из убедительных и отлично документированных примеров, когда компания Documentumвыиграла в напряженной борьбе тендер на поставку системы управления электроннымдокументооборотом в федеральное министерство США, можно найти по адресу в сноске9. Естьнесколько внедрений в России. Некоторые из них будут представлены далее.

Архивы — это прошлое, устремленное в будущее, это память общества о своем прошлом, котораяизвлекается на свет при решении проблем сегодняшнего дня. Аналогично, проектная организациядеятельности нашла свое первое методическое решение когда�то в виде «дела» — папки, кудаподшиваются все бумаги, порождаемые в ходе выполнения соответствующего проекта, например,подготовки ответа на запрос. Утрата дела равнозначна потере финансовых, материальных илюдских ресурсов, затраченных на выполнение соответствующего проекта. Вот почему системыведения архивов и управления делами (делопроизводством) так важны для непрерывностидеятельности государственных институтов.

2.3.0. Электронный документооборотУправление организационно�распорядительной документацией (ОРД) включает несколько«переделов»:

Технологический процесс обработки документов

Контроль исполнения поручений по документам

12


Оперативное хранение документов

Архивирование документов (длительное хранение)

Поиск документов

Технологический процесс обработки документов:

управление жизненным циклом документов;

возможность автоматизации деловых процессов (Workflow). Маршрутизация документов изаданий с сохранением ссылочной целостности папок, проектов любым пользователямсистемы независимо от их расположения. Маршрутизация должна вестись по должности,фамилии, списку, ролям и группе ролей;

формирование и использование типовых маршрутов прохождения документов приорганизации согласования и ознакомления с документами;

оповещение пользователей о необходимости выполнения работ. Система должнаавтоматически формировать пользователям задачи на обработку документа при подходедокумента к соответствующему этапу обработки. Каждая задача на обработку документадолжна содержать инструкции пользователю по необходимым действиям, а также ссылку наобрабатываемый документ. На каждом этапе технологического процесса, после завершенияработы над документом, пользователь должен с помощью интерфейса, отображающегосоответствующую задачу на обработку, сообщить системе об окончании своей работы, т.е.завершить свою текущую задачу на обработку;

формирование и направление пользователям уведомлений о событиях, по результатамкоторых пользователь должен выполнить какое�либо действие (на всех этапах жизненногоцикла документа). Должна быть предусмотрена дополнительная возможность оправкиуведомлений по электронной почте, используемой в ОГВ;

отслеживание состояния и местонахождения документа;

реализация процесса автоматического перемещения документа замещающему лицу в случаеотсутствия основного сотрудника по маршруту документа.

режим многопользовательской работы — обеспечение блокировки электронных карточек иэлектронных файлов документов, открытых пользователем в режиме редактирования, длядругих пользователей.

Контроль исполнения поручений по документам:

по каждому документу в системе можно сформировать одно или более поручений;

возможность формирования «перепоручений» — если исполнитель является руководителем,то он может выдать во исполнение полученного поручения новые поручения своимподчиненным с сохранением всей истории движения поручения. Перепоручение выдается встрогом соответствии с иерархической организационно�штатной структурой ОГВ — только впределах двух соседних уровней, от верхнего иерархического уровня к нижнему;

«сквозной контроль» исполнительской дисциплины — контроль исполнения конкретногодокумента по всему маршруту его прохождения во всех структурных подразделениях ОГВ;

формирование и автоматическая доставка соответствующих задач и уведомлений авторампоручений, исполнителям и контролерам на всех этапах контроля исполнения по документу;

проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

возможность формирования исполнителями запроса о переносе контрольного срока споследующей обработкой его автором поручения;

создание исполнителями отчетов по исполнению поручения в электронном виде;

выдача замечаний по отчету исполнителей и возвращение его на доработку с последующейотработкой замечаний исполнителями и созданием нового отчета;

снятие отдельных поручений с контроля и перемещение его в архив;

возможность численной оценки уровня исполнительской дисциплины по настраиваемомуалгоритму.

13

Оперативное хранение документов:

организация оперативного хранения документов с использованием иерархическихклассификаторов, в том числе в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ОГВ;

поддержка целостности документального фонда, восстановление целостности в случае сбоев;

возможность управления процессами выдачи документов из архива и возврата измененныхили аннулированных документов в архив.

Архивирование документов (длительное хранение):

хранение ОРД с использованием иерархических классификаторов;

управление санкционированным доступом к документам. Установка режима ознакомления сдокументом и фиксация этого ознакомления;

защита информации от несанкционированного доступа.

Поиск документов:

поиск по учетной информации — по реквизитам РКД;

полнотекстовый поиск — по тексту (содержанию) документа, расположенному в хранилище ипредставленному в текстовом формате;

возможность сохранения поисковых запросов для повторного использования;

с целью ускорения процесса поиска, возможность задания области поиска — виддокументации (отдельно входящие, исходящие, внутренние), резолюции/поручения;

состав полей поисковой формы (критерии отбора) для каждого вида объекта поискаформируется в зависимости от выбранного вида с учетом специфики его атрибутов;

произвольное сочетание поисковых критериев (полей);

возможность использования логических операторов «И», «ИЛИ» при поиске по реквизитам ипри полнотекстовом поиске;

возможность ввода поисковых значений без учета различных форм слова (например,игнорируя падеж и число для существительных);

соблюдение режима доступа — в результаты поиска должны отбираться только те документы,которые доступны для просмотра осуществляющему поиск пользователю системы всоответствии с настройками прав доступа в электронном хранилище документов.

2.3.1. Коллективное управление деламиНа рисунке 6 ниже представлена базовая среда (framework) для коллективного управления делами(Collaborative Case Management, CCM).

В решении для CCM используются ключевые компоненты платформы управления корпоративнымсодержанием EMC Documentum — унифицированный репозиторий, службы управлениясодержанием, процессами и репозиторием, а также продукты EMC для хранения и архивированияданных, что позволяет обеспечить полностью интегрированное решение.

Нижеследующие примеры иллюстрируют работу CCM.

Этап 1 — открытие дела. Сотрудник МФЦ, получив от заявителя соответствующие заявления идругие, необходимые для получения государственной или муниципальной услуги, документы, черезвеб�интерфейс Documentum CCM направляет веб�форму, которая передается в репозиторийсодержания. Эта операция автоматически создает виртуальную папку дела (ВПД, рис. 7), в которуюбудет вноситься вся необходимая информация, например, данные из формы, электронныедокументы, образы отсканированных бумажных документов, фотографии и т.д.

Направление веб�формы также инициирует процесс создания коллективной рабочей области,которое может использоваться для проведения и протоколирования внутренних имежведомственных обсуждений. Процесс настройки рабочего пространства и рассылкиприглашений участникам выполняется просто с помощью щелчка мыши.

14


Особенно важным является наличие коллективной рабочей области в случаях, требующихвзаимодействия между ведомствами. Записи обсуждений и любой объект содержания, помещен�ный в данную рабочую область, становится частью ВПД (рис. 9).

Этап 2 — сбор информации. Богатые возможности интерфейса CCM позволяют сотрудникамнаиболее эффективным образом искать нужную информациию как внутри организации, так и за еепределами. С того момента, как информация направлена в папку дела, технология ВПД позволяетуправлять любым фрагментом содержания дела как информационным объектом, который можетодновременно входить в состав нескольких виртуальных папок.

Для управления содержанием виртуальных папок служащие могутиспользовать весь комплекс настраиваемых служб содержания,входящих в платформу Documentum. Эти службы включают журналыаудита, механизмы классификации, управление изменениями, элек�ронные подписи, workflow, жизненные циклы и библиотечныеслужбы, такие как запись/выписка из репозитория и контрольверсий. Преобразование содержания просто создает другоепредставление, не внося изменений в оригинал. При этом всеизменения фиксируются в журнале аудита виртуальной папки.

Этап 3 — оценка и анализ. Под оценкой и анализом понимаютсядействия, в ходе которых осуществляется обмен информацией с другимиучреждениями и направление дела различным участникам и заинте�ресованным лицам процесса рассмотрения дела. С этим этапом свя�заны наиболее существенные затраты времени и ресурсов. Именноздесь CCM�решение может предоставить значительные преимущества.

При обмене информацией с другими учреждениями можно неопасаться, что документы дела будут потеряны. Информационныеобъекты всегда сохраняют связь с исходной виртуальной папкойдела. Кроме того, отдельные задачи в ходе ведения дела, которыепришлось бы выполнять последовательно при работе с бумажнымделом, можно исполнять параллельно, ускоряя процесс вынесениярешения по делу.

Поиск иобследо�

вание

Открытие дела

Оценка и анализ

Утверждениеили

отклонение

Коммуникации сзаинтересо�

ванным лицом

Архивиро�ваниее

Апелляция и пересмотр

Граждане

Рабочие пространствадля сотрудничества

Корпоративныйпоиск

Панели индикаторов Порталы Электронная почта

ФормыБизнес�правила

(регламенты)Мониторинг действий

Управлениеочередями

Инструменты аудитасоответствия

Электронныеподписи

ШифрованиеУправление

доступомУправлениессылками

Преобразования Публикация

Библиотечныеслужбы

Жизненныециклы

Управлениеизменениями

Управлениеотношениями

ПредставленияУправление

правами

ИИннттееррффееййссыы ддлляя ссооттррууддннииччеессттвваа

УУппррааввллееннииее ссооддеерржжааннииеемм

ТТееххннооллооггииии ууппррааввллеенниияя ззааппииссяяммии

ККооммппооннееннттыы ппллааттффооррммыы ддлляя ккооллллееккттииввннооггоо ууппррааввллеенниияя ддееллааммии

УУппррааввллееннииее ббииззннеесс��ппррооццеессссааммии

ИндексацияКлассификационный

поискУправление XML

ПередачаРегламенты

храненияУправлениехранением

Архивирование

Поток (документов) Управлениезадачами

МоделированиеИмитационное

моделирование

Рисунок 6. Базовая среда для ССМ.

Виртуальныедокументы/папки

Центральный репозиторийсодержания

Виртуальнаяпапка дела

Рисунок 7. Виртуальная папка дела.

15

Пока другие учреждения рассматриваютсодержание дела, ВПД посредством автома�тизированной системы управления потокамидокументов (workflow) маршрутизируетсявнутри учреждения (рис. 9), обеспечиваясбор необходимых подписей и утверждаюихрезолюций. Если какое�то действие илирекомендация отклоняется на этапе утверж�дения, запускается процесс обработкинестандартных ситуаций и который можетсоздавать виртуальную рабочую область,которая позволяет обсудить вопрос ипродолжить разрешение данного дела.

Этап 4 — коммуникации с заинтересо�ванным лицам. По наступлению определен�ных событий механизм workflow можетинициировать выпуск отчета о статусе делаи отправку информации заинтересованнымлицам за пределами учреждения.

Этап 5 — закрытие дела (рис. 10). При закрытии дела виртуальная папка объявляется записью,которой автоматически назначается определенный срок хранения. Срок хранения включает регла�менты, которые переводят файл на соответствующий уровень хранилища, включая архивное хранение.

Естественно, даже после сдачи дела в архив дел, оно может быть обжаловано, пересмотрено иповторно открыто. Данные события инициируют новый CCM�процесс.

Для поддержки различных операций, составляющих типичный процесс ведения дела, платформаобеспечивает набор сервисов, включая интерфейс CCM, управление бизнес�процессами,управление содержанием и управление записями (архивирование и хранением). На каждом из этихуровней располагается набор модульных служб, которые могут быстро объединяться в любыесочетания для поддержки различных процессов ведения дел с учетом.

Технологии коллективного управления делами применяются во всех ветвях власти в тех случаях,когда процесс деятельности основан на формировании и продвижении дела (папки с документами)по определенному регламенту, цель которого состоит в вынесении судебного решения по делу,утверждении закона или предоставлении госуслуги. В частности, изложенные выше материалыпозволяют сделать вполне обоснованный вывод о применимости CCM�решения на платформе EMCDocumentum для поддержки деятельности МФЦ.

Внутренниепользователи


Архивирование записей,безопасность и хранение

Центральныйрепозиторий содержания


Поиск в системахструктурированных

данных

Поиск в системахнеструктурированных

данных

Центральный репозиторий содержания

Внутренние и внешние

системыданных

Рисунок 9. Виртуальная папка дела автоматически маршрутизируется с помощью системы управления потоками документов.

Рисунок 8. Сотрудники, ведущие дела, могут искатьнужные им данные как внутри организации, так и вне ее.

16


Система коллективного ведения дел на платформе EMC Documentum эффективно используетсяЦентром рекрутинга Армии США, Отделом социального обеспечения штата Оклахома,Департаментом уголовного судопроизводства ЮАР и другими заказчиками из госсектора10.

2.3.2. Электронные архивы Все большее количество документов создается и существует в электронном виде, отсюда следует,что значение решений для электронных архивов постоянно возрастает. К сожалению, в России несуществует стандарта для электронных архивов. Все существующие нормативные документыуделяют внимание только архиву, но не автоматизированным системам, которые должны егообеспечить. Поэтому часто электронные архивы в основном представляют собой хранилищаэлектронных документов, обеспечивающие возможность поиска по ним, но не являются архивамив полном смысле этого слова — т.е. не обеспечивают управления хранением электронныхдокументов.

За рубежом ситуация совершенно иная — там существуют и применяются стандарты,регламентирующие функциональные требования к электронным архивам. Ключевымизарубежными стандартами в этой области являются:

Директива министерства обороны США 5015.2 (Department of Defense (DOD) Directive 5015.2)— стандарт, разработанный Министерством обороны США. В результате отсутствия другихсравнимых стандартов, стандарт DoD 5015.2 стал стандартом «де�факто» для электронныхархивов в Северной Америке.

The National Archives (TNA) — британский стандарт, заменивший не используемый большестандарт Public Records Office (PRO).

Рисунок 10. Закрытие дела осуществляется по специальным регламенам, которые контролируют управление записями и их архивирование.


Виртуальныедокументы/папки

Сканирование иимиджинг

Автоматически создаваемыедокументы (отчеты)

Архив записей, безопасность и хранение

Внутренние ивнешние системы

данных

Центральныйрепозиторий содержания

Бумажные документы

Электронныедокументы

10С примерами внедрения CCM можно ознакомиться на сайте http://software.emc.com/govt_ccm

17

Document Management & Electronic Archiving (DOMEA) — стандарт управления документами иархивами, действующий в Германии.

Victorian Electronic Records Standards (VERS) — австралийский стандарт, включающийруководство по управлению электронными архивами.

Electronic Records as Documentary Evidence — канадский стандарт, на соответствие которомусертифицируются системы для использования в канадской системе судопроизводства.

Information & Documentation on Records Management Guidelines (ISO 15489) — первыймеждународный стандарт для электронных архивов.

Model Requirement for the Management of Electronic Records (MoReq) — новый европейскийстандарт для электронных архивов.

С учетом требований этих стандартов разработано решение для электронных архивов EMCDocumentum. Основное отличие этого решения от так называемых «электронных архивов»,представляющих собой лишь электронные хранилища документов, — это способность присоединятьрегламенты управления к объектам содержания (т.е. к документам и связанным с нимиметаданным) и обеспечение обязательного применение этих регламентов.

РРееггллааммееннттыы ууппррааввлляяееммыыхх ооббъъееккттоовв вв ааррххииввее

В репозитории Documentum объект с присоединенными регламентами называется управляемымобъектом. Платформа Documentum поддерживает 4 типа регламентов управляемых объектом вархиве:

Регламент хранения. Регламент хранения определяет период времени, в течение которогодокумент, папка или кабинет (дерево папок) хранится в репозитории в соответствии соперационными, юридическими, регулятивными, фискальными или внутреннимитребованиями. Пока действует примененный регламент хранения, управляемый объект неможет быть удален или изменен каким�либо образом, хотя новая версия этого объекта можетбыть записана в репозиторий.

Регламент безопасности. Регламент безопасности еще больше ужесточает контроль доступа,определенный обычной моделью безопасности Documentum, защищает права собственностина управляемый объект от изменений и препятствует манипуляциям со списком контролядоступа. Дополнительно к нормальному регламенту безопасности (например, унаследо�ванному от родительской папки), можно избирательно применить дополнительные меткибезопасности, чтобы еще больше ограничить доступ, оставив его только пользователям соспециальными привилегиями.

Регламент включения. Регламент включения определяет последовательную структуруноменклатуры дел: что должно и что не должно содержаться на каждом из уровней иерархии,сколько может быть уровней вложения папок, сколько может быть связей между архивнымидокументами и другими объектами содержания.

Регламент присвоения имени. Регламент присвоения имени определяет постоянные правилаприсвоения имен папкам в номенклатуре дел, включающие принятые способынаименования, разделители и разграничители уровней.

Кроме того, решение для электронных архивов EMC Documentum поддерживает создание и обслу�живание номенклатуры дел, а также процедуры перемещения документа в архив, или так называе�мой декларации. Далее перечисленные компоненты решения будут рассмотрены более подробно.

Регламенты хранения

Присоединения одного или нескольких регламентов хранения к объектам в хранилище Documentumи исполнение этих регламентов реализует продукт Retention Policy Services (RPS) компании EMCDocumentum. RPS является клиентским приложением для Administrator'а и позволяет уполно�моченному администратору архива создавать регламенты хранения и управлять ими. Как правило,администратор присоединяет регламент к объекту�контейнеру в хранилище, такому как кабинет илипапка, после чего все объекты содержания, хранящиеся в этом контейнере, автоматически наследуютэтот регламент. Создавать и поддерживать регламенты могут только администраторы, а пользователи,имеющие соответствующую роль и привилегии, могут назначать регламент хранения документу.

18


Регламент хранения задает жизненный цикл хранения как последовательность этапов, черезкоторые каждый хранимый объект последовательно продвигается по мере старения. Регламентхранения определяет критерии продвижения на каждом этапе и регламент удаления на конечномэтапе. Опции удаления ранжируются от уничтожения объекта (включая, в некоторых случаях,цифровое уничтожение) до передачи в другую систему или в другое место хранения, а такжеотсрочки принятия решения о виде уничтожения до окончания периода хранения.

RPS также поддерживает применение меток хранения, в числе которых есть метка «Holds»(Оставить), отменяющая регламент хранения, чтобы предотвратить удаление, например, в случае,если соответствующий объект содержания может понадобиться при аудиторской проверке илисудебном разбирательстве.

RPS предоставляет возможность создавать, редактировать, удалять, переносить или применятьрегламенты и метки хранения, создавать отчеты, выполнять аудит и поиск. К одному им тому жеобъекту можно применить несколько регламентов хранения, а один и тот же регламент храненияможно применить к нескольким объектам. Регламент хранения можно применить не только кдокументам, но и к любому системному объекту в репозитории Documentum, включая папки икабинеты. Каждый регламент хранения имеет имя и определяется набором требуемых свойств (рис. 11), таких как жизненный цикл, тип наследования, стратегия удаления, правило неизменностии правило для представлений. После того как регламент определен, его можно избирательноактивировать или блокировать с помощью клиента RPS Administrator.

Когда регламент хранения применен и включен, содержание объекта нельзя ни удалить, ниизменить (включая невозможность записать его в репозиторий с тем же самым номером версии),а метаданные объекта нельзя удалить. Изменение метаданных объекта может быть разрешено илизапрещено в зависимости от установок правила неизменности в регламенте.

Жизненный цикл в регламенте хранения. Жизненные циклы в регламентах хранения определяютэтапы в регламенте хранения, указывая количество и названия этапов, которые будут исполь�зоваться в организации. Жизненный цикл в регламенте хранения — это не то же самое, чтожизненный цикл объектов хранилища, используемый для управления продвижением объекта отэтапа «черновик» (в работе) до этапа«утвержден» и «опубликован». Жизнен�ные циклы в регламентах храненияиспользуются для управления старе�нием и уничтожением документов поокончании срока хранения.

RPS по умолчанию предоставляетчетыре жизненных цикла в регламентехранения. Они называются 1 этап +финальный этап, 2 этап + финальныйэтап и так далее. По умолчанию заданыследующие имена этапов: активный,полуактивный, полуспящий, спящий ифинальный (это всегда последний этап).Используя Documentum ApplicationBuilder, можно определить другие именажизненных циклов и имена этапов. Помере старения документа жизненныйцикл в регламенте продвигает его наследующие этапы и, в конце концов,удаляет.

Этапы жизненного цикла в регламентехранения расположены в линейнойпоследовательности. Свойства каждогоэтапа (рис. 12) определяют его

Рисунок 11. Определение регламента хранения

19

продолжительность, правила старения и продвижения, уполномоченных и запускаемые действия.Может быть указан хронологический или условный метод старения. Когда используетсяхронологический метод, дата, по наступлению которой документ в архиве может продвинуться наследующий этап, определяется путем добавления продолжительности к базовой дате.Использование базовой даты позволяет соотнести начало отсчета срока хранения не с моментаначала применения регламента, а с какого�либо другого события. Когда используется условныйметод, продвижение на следующий этап основывается на наступлении определенного события, т.е.дата, по наступлению которой документ в архиве может продвинуться на следующий этап,определяется прибавлением продолжительности к дате наступления этого события.

Тип наследования может быть индивидуальным или связанным. Когда используется стратегиясвязанного наследования, все объекты в папке, к которой применяется регламент хранения, будутотвечать критерию продвижения на следующий этап в одну и ту же дату, которая будет зависеть отбазовой даты или даты наступления события этой папки. Когда используется индивидуальноенаследование, каждый объект «стареет» в соответствии со своей собственной базовой датой илидатой наступления события.

Условие определяет событие, используемое в условном методе определения возраста. Одноусловие может применяться к нескольким этапам. Если объект имеет несколько условий для одногои того же этапа, то все они должны быть выполнены, прежде чем будет установлена датанаступления события. Фактические даты наступления событий, отвечающие условиям, указанным врегламенте, обычно вводятся вручную администратором посредством утилиты QualificationManager.

Опционально для расчета контрольной даты (даты выполнения критериев продвижения наследующий этап) может использоваться период отсчета. Он округляет вычисленную дату до

заданного периода, который можетиметь следующие значения: «Ежеме�сячно», «Ежеквартально», «Раз вполгода», «Раз в год» или «Блокировано».

Для каждого этапа требуются уполномо�ченные, то есть лицо или группа,которая санкционирует продвижениеобъектов на следующий этап или ихудаление. Один объект может иметьнесколько уполномоченных и одинуполномоченный может использоватьсядля всех этапов регламента хранения.

Действие, определенное для этапа,представляет собой уведомление,отправляемое либо на адрес элект�ронной почты, либо в ящик входящихзаданий пользователя Documentum,как правило, когда документ в архивевходит в этап или выходит из этапа.

Удаление. Удаление — это сущест�венный элемент любой стратегииуправления архивными документами ворганизации. Избавиться от докумен�тов в архиве после окончания периодахранения не менее важно, чем хранитьих в течение заданного срока. И то идругое снижает риски и затраты,связанные с будущим раскрытиеминформации, и просто сокращаетРисунок 12. Свойства этапов жизненного цикла

регламента хранения.

20


затраты на хранение и администрирование. В RPS стратегия удаления позволяет выбрать один изнескольких вариантов удаления на последнем этапе жизненного цикла в регламенте хранения.Например:

Вариант «уничтожить содержание» предусматривает уничтожение содержания исходногодокумента, но не его метаданных.

Вариант «уничтожить все» предусматривает уничтожение, как содержания, так и метаданныхисходного документа.

Вариант «экспортировать все» предусматривает помещение копии документа и егометаданных в определенное место на Application Server без уничтожения исходногодокумента. При желании этот вариант можно использовать в сочетании с вариантом«уничтожить содержание» или «уничтожить все».

Наконец, стратегии удаления, имеющие название Подлежит рассмотрению и Неизвестно, посуществу действуют как указатели для последующего заполнения, откладывающие удаление домомента обновления стратегии уничтожения и указания в ней одного из вышеперечисленныхвариантов.

Дополнительно пользователи могут включить один или несколько опциональных методов удаления,таких как передача, привилегированное удаление, цифровое уничтожение. Метод «передача»позволяет переместить объект из репозитория по достижении этапа уничтожения. Метод«привилегированное удаление» позволяет уполномоченному пользователю, действующему в ролиМенеджера хранения, удалять объект до того, как он достигнет этапа уничтожения. Метод«цифровое уничтожение» является дополнительной возможностью, доступной в репозиторииDocumentum при использовании служб доверенного содержимого (Trusted Content Services). Спомощью этого метода можно уничтожить исходный документ так, что его потом уже невозможнобудет восстановить.

Отметки хранения. Многие законы и нормативные акты требуют, чтобы документы из архива,которые могут потребоваться в незаконченных или отложенных судебных процессах, аудиторскихпроверках или расследованиях, сохранялись даже после того, как они достигнут конечного этапажизненного цикла, предусмотренного нормальным регламентом хранения. RPS поддерживает этувозможность с помощью отметок хранения, которые можно избирательно применять к документамв архиве. Каждая отметка хранения (рис. 13) задает одно или несколько обозначений, в том числе:

Hold (Оставить). Гарантирует, что объект не будет удален.

Freeze (Заморозить). Гарантирует, что объект не будет продвинут на следующий этап.

Review (Для рассмотрения). Обычно эта метка используется для жизненно важныхдокументов. Обеспечивает отправку уведомлений заданным пользователям длярассмотрения перед удалением.

Permanent (Постоянно). Гарантирует, что объект нельзя удалить.

Роли пользователей архива. Как и в других продуктах платформы Documentum, в RPS используетсяконцепция ролей, чтобы наделить пользователей привилегиями на выполнение специальныхфункций. Привилегии, основанные на ролях, очень важны для поддержания целостности архивныхдокументов и управления ими. Пользователь, обладающий ролью администратора, распределяетпользователей и группы из каталога по ролям RPS, в число которых входят:

Участник. Может сохранить объект содержания в папке с регламентом хранения.Большинство конечных пользователей являются участниками по умолчанию.

Уполномоченный пользователь. Может применить регламент хранения к объекту, установитьдаты наступления событий, обновить уполномоченных или условия жизненного цикла врегламенте хранения, продвинуть архивный документ, удовлетворяющий требованиямперехода, на следующий этап, а также имеет все разрешения участника.

Комплаенс�контролер. Может применять и снимать отметки хранения (удержания), а такжеимеет все разрешения участника. Как правило, комплаенс�контролер — это сотрудник, осве�домленный о предстоящих или текущих проверках. В его обязанности входит следить за тем,чтобы информация не была преждевременно уничтожена или случайно удалена из системы.

21

Менеджер хранения. Может создавать и поддерживать регламенты хранения, а также имеетвсе разрешения комплаенс�контролера и уполномоченного пользователя. Менеджерхранения — это единственная роль с достаточным количеством разрешений для снятиярегламента хранения с объекта, применения операции удаления и выполнения операциипривилегированного удаления.

Аудит и создание отчетов (рис. 14). Любая система управления архивными документами должнаобеспечивать возможность аудита. RPS предоставляет гибкую инфраструктуру, котораяавтоматически фиксирует в журналах определенный конфигурированием набор системных событий(действий Content Server), таких как помещение документа в репозиторий, сохранение,уничтожение, или таких специфических для RPS событий приложения, как применение регламентахранения или установка отметок. События аудита можно сконфигурировать для применения их копределенным классам объектов репозитория. Историю событий аудита для конкретного документаможно просмотреть в диалоговом окне свойств объекта (если этот объект еще находится врепозитории) или с помощью функции поиска по журналу аудита (даже если соответствующийобъект уже удален из хранилища).

Журнал аудита — это только один из нескольких типов отчетов, обеспечиваемых RPS, которыетакже включают отчеты о хранении, отметках хранения и отчеты об уведомлениях. Каждый типотчета представляет собой запрос, который отбирает документы на основе определенныхатрибутов. Например, отчет о хранении (рис. 14) позволяет выбирать документы по папкам, этапамжизненного цикла, дате события, контрольной дате, статусу удаления.

Расширенный функционал управления архивом. Во многих случаях возможностей,предоставляемых RPS, вполне достаточно для организации долговременного храненияэлектронных документов. Преимуществом RPS также является абсолютная незаметность этогорешения для конечных пользователей. Установленные администраторами регламенты хранения дляпапок или определенных типов объектов применяются автоматически. Однако в этом случаедокументы явно не помещаются в архив, поэтому структура папок для долговременного хранения вобщем случае совпадает со структурой для оперативной работы, просто в какой�то момент ониперестают использоваться для текущей работы, но продолжают храниться в течение определенногорегламентом срока (например, папка с договорами за прошедший год, которая по регламентудолжна храниться 5 лет).

Рисунок 13. Отметки хранения предотвращают удаление и поддерживают юридические требования по сохранению документов в архиве.

22


Но такой подход приемлем не во всех случаях. Часто, в соответствии с законодательнымитребованиями для хранения документов в архиве, используется формально определенная иерархияпапок, известная под названием «номенклатуры дел», и требуются дополнительные регламенты,определяющие расширенную структуру безопасности, структуру номенклатуры дел. Кроме того,законодательные требования могут определять специальную процедуру по явному помещениюдокументов в архив, а также дополнительные метаданные, которые нужно при этом внести. Этуфункциональность обеспечивает другой продукт EMC Documentum — Records Manager.

Documentum Records Manager (далее — RM) является надстройкой над сервером содержанияDocumentum Content Server, API и RPS. Клиентское приложение Records Management Administratorпостроено на основе стандартного продукта Documentum Webtop. В нем используются принципыпользовательского интерфейса, общие для всей платформы. Это сокращает сроки обученияадминистраторов и конченых пользователей, знакомых с Documentum.

RM поддерживает создание и обслуживание номенклатуры дел, а также процедуры перемещениядокумента в архив и классификации документов в архиве. Аналогично RPS, Records Managerпозволяет применять регламенты к объектам в хранилище, включая кабинеты, папки, объектысодержания, и задавать привилегии управления документами в архиве на основе ролейпользователей. Регламенты хранения, управление которыми производится с помощью RPS,описаны раньше; в этом разделе описывается использование регламентов безопасности,включения и присвоения имен.

Организация номенклатуры дел. Номенклатура дел — это дерево папок, структуру которогорегулируют регламенты управления документами в архиве. Как описано выше, для продукта RPS,регламенты, примененные к папке в иерархии, автоматически наследуются всеми вложеннымипапками и находящимися в них объектами содержания (а также их «потомками») по каскадномупринципу. Регламенты включения и регламенты присвоения имен, управляющие структурой дерева,обычно применяются в корне номенклатуры дел, который называется Иерархия Категоризации(рис. 15). Регламенты хранения, как правило, применяются к определенным папкам и документам.Папки верхнего уровня, находящиеся в корневом списке, называются Категориями. Онииспользуются для классификации архивных документов. Подпапки Категорий используются дляобъединения документов на основе физического размещения. Отдельный документ можетсодержать в себе несколько исходных документов, в этом случае он называется составнымдокументов. Формальная папка в номенклатуре дел — это папка, с которой связана форма,определяющая дополнительные метаданные. Требования к формальным папкам могут быть заданыразличными стандартами управления электронными архивами, такими как стандарт DoD 5015.2.

Регламент включения

Регламент включения (рис. 16) определяет правила для объектов�контейнеров, таких как кабинетыи папки, чтобы обеспечить упорядоченный рост номенклатуры дел. Любой объект, помещенный вконтейнер, должен отвечать всем критериям, как минимум одного правила, чтобы он был принят.Регламент включения определяет одно или несколько правил включения. Правило включенияопределяет, какой тип объекта может быть включен в контейнер (например, папки, документы), и

Рисунок 14. RPS предоставляет расширенный функционал аудита и создания отчетов.

23

максимальное число уровней (т.е. контейнеров�потомков такого же типа — обычно для папок) иссылок на другие объекты в репозитории.Например, если регламент храненияпредусматривает три ссылки, то объект можетбыть связан с двумя другими объектамиDocumentum, помимо той папки, в которой ондекларирован. Если выбрано число 0, то числоссылок или уровней не ограничено.

Регламент присвоения имен

Регламенты присвоения имен управляютнаименованием папок в номенклатуре дел. Хотяноменклатура дел не требует применениярегламентов присвоения имен, эти регламентыобеспечивают единообразие создания имаркировки папок. В регламенте присвоенияимен есть два правила: правило�маска иправило�конструктор. Все папки, подчиненныеэтому регламенту, должны удовлетворять обоимэтим правилам.

Правило�маска определяет шаблон маски длякаждого выбранного атрибута папки, исполь�зуемого в маркировке папки. Правило�конст�

руктор описывает, как построить маркировку папки на основе атрибута родительской папки,атрибута самой этой папки и символа�разделителя, и задает второй атрибут данной папки, чтобысохранить созданную маркировку. Как правило, для построения маркировки папки берется атрибут�источник, например, Title (Заголовок) или Subject (Тема), родительской папки или самой этой папки.Правило�конструктор позволяет по маркировке папки однозначно определять положение папки виерархии номенклатуры дел.

Регламент безопасности

Регламент безопасности применяет привилегии к определенным пользователям и группам (списокконтроля доступа) и расширяет существующую модель безопасности Documentum с цельюзапрещения изменения владельца папки или архивного документа. Кроме того, доступ можно ещесильнее ограничить за счет применения отметок и уровней безопасности.

Привилегии. Регламент безопасности отображает группы субъектов доступа на уровень базовыхпривилегий. Базовые привилегии организованы в виде линейной иерархии. Каждый уровень поумолчанию включает в себя все привилегии более низких уровней. Иерархия базовых привилегийвключает:

1. None (нет доступа)

2. Browse (просмотр только метаданных)

3. Read (просмотр содержания)

4. Relate (аннотирование)

5. Version (создание новой версии)

6. Write (создание или редактирование содержания)

7. Delete

Дополнительно для каждой группы могут быть указаны различные расширенные привилегии.Расширенные привилегии включают в себя возможность изменить владельца объекта, изменитьпривилегии, выполнить внешние процедуры, перенести объект внутри репозитория, изменитьсостояние жизненного цикла, удалить объекты и др. С помощью регламента можно избирательноудалить привилегии у определенных пользователей.

Рисунок 15. Иерархия категоризации: структура номенклатуры дел и наследование регламентов.

24


Расширенная и производная безопасность. Для случаев, когда требуются дополнительные свойстваконтроля доступа, такие как уровни военного или дипломатического допуска или просто уровнипользователей со специальными знаниями или навыками, продукт Records Manager (RM)поддерживает расширенную безопасность с помощью дополнительных отметок и уровнейбезопасности. Ограничительные отметки обеспечивают доступ только участникам, входящим во всегруппы, указанные в списке соответствующей отметки. Отметки совместного доступа обеспечиваютдоступ членам хотя бы одной из перечисленных групп. При использовании уровней безопасностипользователям назначаются числовые значения, а доступ предоставляется, только еслиназначенное числовое значение пользователя равно или больше числового значения уровнябезопасности документа в архиве.

Ограничительные отметки, отметки совместного доступа и уровни безопасности должныприменяться поверх регламентов безопасности. Эти дополнительные уровни переопределяютразрешения, определенные в списке ACL (списке контроля доступа) регламента. Если к документу вархиве применены несколько регламентов безопасности, результат называют производнойбезопасностью. Производная безопасность определяет правила объединения привилегий,ограничительных отметок, отметок совместного доступа и уровней безопасности изиндивидуальных регламентов безопасности.

ППооммеещщееннииее ддооккууммееннттаа вв ааррххиивв.. ФФооррммааллььнныыйй ддооккууммееннтт..

В Documentum Records Manager архивный документ называется формальным и отличается отобычного (неформального) документа за счет ассоциации с ним набора метаданных (заданныхпосредством формы) и инкапсуляции их в моментальном снимке (snapshot). Моментальный снимокфиксирует содержание и метаданные исходного объекта в тот момент времени, когда выбранныйдля помещения в архив объект хранилища объявляется (декларируется) формальным документом.Повторные декларации того же самого исходного объекта создают новые формальные документы сновыми моментальными снимками.

Декларировать документ как формальный может только администратор Records Manager, имеющийпривилегии Write, Create Records и Link. Для этого администратор начинает с выбора одного илинескольких исходных документов в репозитории Documentum или в папке электронной почты,используя Email Activator for Outlook. После того как исходный документ выбран, в диалоговом окнеDeclare Formal Record (Декларировать формальный документ) администратору предлагается

Рисунок 16. Регламент включения управляет структурой номенклатуры дел.

25

выбрать папку в номенклатуре дел, тип архивного документа и шаблон формы, связанной с этимтипом (рис. 17, слева). Затем в выбранной форме предлагается ввести обязательные иопциональные метаданные (рис. 17, справа), обеспечивая выполнение установленных требованийк документами в архиве.

Формы и метаданные. Records Manager предоставляет готовые шаблоны форм и связанных с нимиметаданных для формальных документов, формальных папок, формальных кабинетов, а такжепредусмотренные в разделе 2 стандарта DoD 5015.2 шаблоны форм для архивных документов,сообщений электронной почты, папок и кабинетов. По умолчанию метаданные содержатобязательное поле Name (Имя) и опциональные поля Subject (Тема), Authors (Авторы), Title(Заголовок) и Keywords (Ключевые слова). Собственные шаблоны и метаданные можно создать спомощью продукта Documentum Forms Builder, являющегося частью Documentum Process Suite.

Атрибутивные отметки. Атрибутивные метки — это другой механизм применения дополнительныхотметок к формальным документам с использованием формы в момент декларации архивногодокумента. Каждая отметка имеет определенный список участников. Если к документу в архивеприменены несколько атрибутивных отметок, пользователь должен быть внесен в списки всехотметок, чтобы иметь доступ к данному документу. Например, форма, соответствующая стандартуDoD 5015.2, содержит два набора атрибутивных отметок, которые называются Project Name(Название проекта) и Supplemental Marking (Дополнительная отметка). Каждый из этих наборовможет включать любое число атрибутивных отметок.

ППррииннццииппыы ввыыббоорраа ппллааттффооррммыы ддлляя ээллееккттррооннннооггоо ааррххиивваа ггооссууччрреежжддеенниияя

Ниже определены принципы выбора платформы для электронного архива госучреждения. Во�первых — это полная и всеобъемлющая технология. Технология, применяемая для архивногохранения электронных документов, должна быть полной. Полнота означает, что регламентыхранения и другие регламенты управления электронными документами в архиве применяютсяпоследовательно и единообразно независимо от типа хранимого документа, будь то текстовыедокументы, сообщения электронной почты, отсканированные образы бумажных документов и т.п.Полнота также означает, что технология может поддерживать широкий спектр требований (отпросто хранения в течение определенного срока, до размещения согласно номенклатуре дел), вмасштабе всей организации, а не только в пределах узкого класса. Такой подход в корне отличаетсяот традиционного подхода к управлению хранением информации в электронном виде, которыйкаждый раз является специфическим для какого�то типа содержания, например, электроннойпочты, или даже специфическим для какого�либо одного требования законодательного акта илирегулирующей инициативы.

Технология архивного хранения электронных документов должна быть всеобъемлющей в томсмысле, что она должна поддерживать пользователей всего предприятия, не требуяпосредничества специально обученных администраторов архива. Когда требования регулированиядеятельности предписывают сохранить «всю переписку с клиентами», объемы и разнообразиеобъектов хранения легко могут превысить возможности большинства организаций нанять и обучитьадминистраторов архивов. Вместо этого, после того как администратор архива установил правилаи регламенты хранения, большая часть процессов декларирования и классификации документовдолжна выполняться на основе этих регламентов и правил автоматически и невидимо дляпользователей.

Во�вторых, платформа электронного архива должна стыковаться с системой электронногодокументооборота. Сегодня большинство компаний используют системы электронногодокументооборота, позволяющие управлять жизненным циклом электронных документов в ихактивной фазе, включающей этапы создания, согласования, утверждения, распространения,контроля доступа и оперативного хранение. Традиционная технология помещения документов наархивное хранение требует копирования или переноса содержания из системы электронногодокументооборота в отдельное хранилище, в котором используется совершенно другой наборметаданных, другие API, серверы и устройства хранения, процессы, интерфейсы пользователей иправила. Это — неэффективно и, в конечном итоге, слишком дорого для документов временногохранения, которые согласно основным правилам работы архивов организаций передаче в архив

26


организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организациив течение заданных сроков, по истечении которых подлежат уничтожению. Поэтому управлениеархивным хранением электронных документов должно быть объединено с системой электронногодокументооборота (СЭД). Поскольку СЭД способна управлять всеми формами электронногодокумента на активном этапе, имеет смысл организовать внутри того же репозитория управлениеархивным хранением. Для сохранения в архив содержание исходного документа не должнокопироваться — хранение должно быть свойством исходного документа в репозитории СЭД.

Хотя при помещении на архивное хранение в каждый документ добавляются специальныеатрибуты, необходима возможность выполнять поиск документов на основе атрибутов, ужесуществующих в СЭД. Эффективное использование существующих атрибутов и автоматизация спомощью workflow — это именно то, что позволяет сделать систему управления архивного хранениявсеобъемлющей и незаметной.

Кроме того, пользователи уже знают, как пользоваться СЭД. Интеграция управления архивнымидокументами со стандартным пользовательским интерфейсом СЭД, кроме того, понижаеттребования к квалификации и обучению пользователей.

В�третьих, платформа электронного архива должна быть модульной. Процедуры, метаданные ижесткая структура номенклатуры дел, предусмотренные в стандартах управления формальнымиархивными документами, таких как DoD 5015.2, просто не нужны для удовлетворения большинствапотребностей управления временным хранением в масштабе всего предприятия. С другой стороны,основные концепции, такие как регламенты хранения, как правило, требуются для всех хранимыхдокументов. Модульный подход, который позволяет развернуть на местах только необходимыекомпоненты, более эффективен, чем универсальное программное обеспечение, которое либоограничено только хранением, либо предоставляет избыточных для многих задач функционал.

И, наконец, платформа электронного архива должна относиться к системам корпоративного класса.Это значит, что она должна поддерживать большие объемы данных, масштабируемость попроизводительности, высокую готовность, возможности централизованного администрирования,которые требуются от любого программного обеспечения, поддерживающего критичную длябизнеса деятельность. Традиционное программное обеспечение управления архивами,ориентированное на точечные решения, не способно соответствовать этим требованиям.

Решение компании EMC Documentum по платформе для построения электронных архивовудовлетворяет перечисленным принципам, и ее можно рекомендовать для использованиягосударственными учреждениями России.

Рисунок 17. Декларация формального документа.

33.. ППррииммееннееннииее рреешшеенниийй EEMMCC DDooccuummeennttuumm

ддлляя ээллееккттррооннннооггоо ггооссууддааррссттвваа

28

1111hhttttpp::////wwwwww..mmrrccbb..rruu//??889988331122hhttttpp::////wwwwww..ccrroocc..rruu//nneewwss//nneewwss__7777..sshhttmm


Разработка концепции системыРассмотрим разработку концепции системыэлектронного документооборота в исполнительныхорганах власти Пермской области11 .

Этот консалтинговый проект разработки концепцииСЭД выполняла компания МРЦБ (MRСB, далееподрядчик), он являлся предпроектным ипредшествовал собственно созданию СЭД, за чтоотвечала компания ЗАО «КРОК инкорпорейтед» —генеральный подрядчик системы (далее генеральныйподрядчик).

Цель проекта. В целом создание СЭД призваноспособствовать достижению качественно новогоуровня государственного управления вадминистрации и исполнительных органах властиПермской области в соответствии с установкамиКонцепции региональной информатизации до 2010 г., утвержденной Правительством РФ.

Задачи проекта. Для выявления лучшей мировойпрактики по внедрению систем СЭД в целяхповышения качества государственного управления,необходимо было решить следующие задачи,включающие:

— обзор мирового рынка систем СЭД для органовгосударственной власти и управления;

— выбор критериев сравнения решений на базесистем СЭД для органов государственной власти;

— отбор примеров успешных проектов разработки иреализации архитектуры СЭД для органовгосударственной власти.

Для создания концепции СЭД необходимо былорешить следующие задачи:

выявить пути повышения эффективностигосударственного управления черезсовершенствование обеспечения процессовдокументооборота,

определить важнейшие принципы реализации истратегии развития ЭД,

разработать состав проектов и мероприятий пореализации указанной стратегии, необходимыхизменений в техническом, организационном инормативном обеспечении документооборота.

Результаты проекта. Консультантами подрядчика былобработан огромный объем материалов, определенасхема информационного взаимодействия органовгосударственной власти с гражданами и организа�циями, сформулированы задачи электронногодокументооборота в органах государственной власти.Специалисты подрядчика разработали:

общую технологическую схему организации СЭД,

методику использования инструментария анализаи управления бизнес�процессами,

регламент использования электронной цифровойподписи, электронных документов и др.

Также были сформулированы этапы развития исовершенствования обеспечения СЭД и проведенанализ нормативного и организационногообеспечения юридически значимого электронногодокументооборота.

Итоги. В результате проделанной работы былиподготовлены основополагающие документы:

Структура концепции обеспечения СЭД в ИОГВПермской области», доработанный на основеверсии, предоставленной заказчиком.

Концепция обеспечения СЭД в ИОГВ Пермскойобласти», разработанный в соответствии соструктурой, представленной в документе «Структураконцепции обеспечения ЭД в ИОГВ Пермскойобласти».

Эти документы были приняты заказчиком. Другимважным результатом проекта можно считатьполучение сотрудниками подрядчика ценногометодологического опыта в новой и перспективнойпредметной области построения «электронныхправительств» субъектов Российской Федерации.

3.1. Электронный документооборот

СЭД Правительства Пермского края

Решение о запуске проекта было принято Администрацией Пермского края в ходе слияния в конце 2005 годаПермской области и Коми�Пермяцкого автономного округа. Руководителям администрации стал необходиминструмент, позволяющий организовать эффективное взаимодействие на всех уровнях исполнительной властикрая. Для достижения максимального эффекта данного проекта запланировано отказаться от большей частибумажных документов и полностью автоматизировать работу с ними в электронном виде. Начиная с первого этапа,проект выполнялся в тесном сотрудничестве со всеми служащими Администрации, а их более 1150 человек.

Разработка и внедрение системыГенеральный подрядчик продолжил проект посозданию системы электронного документооборота висполнительных органах власти Пермского краястоимостью 2 млн. ам. долларов12, имея на руках ееконцепцию. В [9] сформулированы ключевыетребования к СЭД правительства края, отражающиеглавным образом сторону пользователя (т.е. работуадминистрации). Кратко эти требования сводятся кследующему:

Основная цель проекта — перейти к современнымтехнологиям управления: автоматизация должнаперестроить устаревшие технологии конца 60�х годовсоветского периода, ввести новые регламенты,поднять их на иной качественный уровень, привитьлюдям другой образ мышления, обучить ихпланировать свою деятельность и отчитываться позаданному регламенту.

Задачи проекта. Планирование и отчетность — это нецель, а средство перехода на другой уровенькачества. Например, переход от последовательногосогласования документа к параллельному позволяетсократить сроки согласования в разы,пропорционально количеству уровней иерархии. Еслидо внедрения СЭД на последовательноесогласование документа в каждой из 10 инстанцийотводилось по 3 дня (всего 30), то сейчас он можетбыть согласован со всеми инстанциями параллельноза три дня.

Еще один аспект — отслеживание изменений: кто,когда и что добавил или вычеркнул в документе. Еслив бумажном делопроизводстве это чрезвычайносложная и трудоемкая задача, то в СЭД она решаетсяэлементарно путем сравнения электронных версийдокумента.

Для повышения эффективности административнойреформы в проект включен модуль планирования иотчетности по текущей деятельности для каждого изсотрудников. Это позволяет руководителямконтролировать занятость сотрудников иэффективность их работы.

Одной из главных задач проекта являлось снижениенагрузки на муниципалитеты, создание инструмента,который позволит им организовать предоставлениегосударственной услуги в электронном виде сзаранее определенными сроками и качеством этойуслуги. Каждый гражданин может увидеть как идетработа с его документом (заявлением, обращением ит.п.). Уровень удовлетворенности жителей краягосударственной услугой является критерием

эффективности внедряемой системы. В перспективеречь идет о введении сквозных межуровневыхбизнес�процессов управления типа «государственнаяуслуга», которая должна быть доступна гражданамкрая в любом органе власти. Таким образом, СЭДдолжна предоставлять сервисы, обеспечивающиесовременные технологии управления и позволятьсоздавать новые по мере возникновенияпотребностей в них.

Результаты проекта. В рамках проекта специалистыгенерального подрядчика выполнили работы поразработке и внедрению системы документооборота,создали электронный архив и механизм управленияпотоками работ, позволяющий организоватьмониторинг прохождения документа по инстанциям ипостроить статистические отчеты. Наряду с этимиработами был проведен аудит существующей вАдминистрации ИТ�инфраструктуры, целью которогобыла разработка рекомендаций по развитиюпрограммно�аппаратной инфраструктуры.

Одним из наиболее важных элементов проекта былосоздание «единого окна» — портального решения,интегрированного с системой документооборота. Этотинтернет�ресурс позволяет гражданам Пермскогокрая подавать документы и заявки в Администрациюв электронном виде и в режиме реального времениполучать информацию об этапах прохождениядокумента по инстанциям.

Результаты каждого этапа проекта, кроменепосредственного руководителя проекта со сторонызаказчика, контролировали эксперты Пермскойассоциации профессионалов информационнойтехнологий (ПАПИТ, http://www.papit.ru/). Этодовольно необычно для проведения ИТ�проектов вгоссекторе России, где обычно стремятся как можноглубже запрятать результаты и ход их выполнения отобщественности и налогоплательщиков.

29

30

1133hhttttpp::////wwwwww..ffaavvoorriitt..ddee//ccllnn__004477//nnnn__338866886600//ffaavvoorriitt//HHoommee//iinnhhaalltt..hhttmmll1144ФФееддееррааллььннооее ааддммииннииссттррааттииввннооее ввееддооммссттввоо вв ссооооттввееттссттввииии ссоо ссттааттььеейй 8877,, ппууннкктт 33 ООссннооввннооггоо ззааккооннаа оотт 1144 яяннвваарряя 11996600 ггооддаа ии ппоо ЗЗааккооннуу оотт2288 ддееккааббрряя 11995599 ггооддаа ((ФФееддееррааллььнныыйй ввеессттнниикк ззааккоонноовв,, ччаассттьь II,, pp.. 882299)) ооппррееддееллеенноо вв ккааччеессттввее ннееззааввииссииммооггоо ввыыссшшееггоо ффееддееррааллььннооггоо ооррггааннаа вв

ссффееррее ппооллннооммооччиийй ФФееддееррааллььннооггоо ммииннииссттееррссттвваа ввннууттрреенннниихх ддеелл.. ММеессттооннааххоожжддееннииее ээттооггоо ооррггааннаа —— ККееллььнн��РРииеелльь.. ФФееддееррааллььннооееааддммииннииссттррааттииввннооее ввееддооммссттввоо яяввлляяееттссяя ооссннооввнныымм ппооссттааввщщииккоомм ууссллуугг вв ффееддееррааллььнноомм ппррааввииттееллььссттввее.. ДДлляя ффееддееррааллььнныыхх ммииннииссттееррссттвв ии иихх

ппооддррааззддееллеенниийй оонноо ввыыппооллнняяеетт ббооллееее,, ччеемм 110000 ррааззллииччнныыхх ззааддаачч.. КК нниимм ооттннооссяяттссяя ввннууттррииввееддооммссттввеенннныыее ссппееццииааллииззиирроовваанннныыее ззааддааччии,,ццееннттррааллииззоовваанннныыее ммеежжввееддооммссттввеенннныыее ссккввооззнныыхх ззааддаачч ии ппооммоощщьь вв ммооддееррннииззааццииии..

1155hhttttpp::////wwwwww..kkbbsstt..bbuunndd..ddee//ssaaggaa


Общее описание системы FAVORIT

FAVORIT является открытой и масштабируемойсистемой управления документами и Workflow.Стандартное программное обеспечение реализуетобширную функциональную поддержкуадминистративным процессам в учреждениях иведомствах и одновременно дает достаточновозможностей для специфического оформленияэлектронных дел и документов. Наряду с этим системаFAVORIT предлагает все преимущества современнойплатформы управления корпоративнымсодержанием.

Текущая версия 4.0 системы является результатом еенепрерывного усовершенствования и в сочетании сразнообразными новшествами предоставляет собойсамый современный программный инструмент,удобный в эксплуатации. Федеральноеадминистративное ведомство развивает ираспространяет систему FAVORIT совместно с

несколькими партнерами (EMC Documentum,Accenture, IBM и др.). Начиная с 1997 г., былоразвернуто большое число систем различногоразмера.

Структура системы

Система соответствует версии 2.0 Архитектурыпрограммного обеспечения электронногоправительства ФРГ (Standards und Architekturen fur E�Government�Anwendungen, SAGA15). Модульнаяструктура системы (рис. 18) является предспосылкойдля разработки специальных решений.

Ядром системы FAVORIT является стандартныйпродукт FAVORIT Standard. Последний реализует всестандартные функции, необходимые для обработкивходящей документации, управленияадминистративными процессами, обработкиисходящей документации и управлениядокументами/архивирования, он устанавливается напрограммное обеспечение EMC Documentum.

СЭД Правительства ФРГ FAVORIT

FAVORIT — система управления электронным документооборотом правительстваФРГ13, представляет собой программное решение для ведения полностью электронныхдел, разработанное Федеральным административным ведомством (DasBundesverwaltungsamt, BVA)14 и его партнерами. На базе системы FAVORIT можнорешать задачи повседневной обработки документов, обработки информации в сетяхИнтернет и Интранет, а также широкомасштабного электронного сотрудничества.Использование системы FAVORIT — простейший способ выполнять такие рутинныеработы, как обработка входящей документации, управление административнымпроцессом или архивирование.

ККооллллееккттииввннааяя ррааббооттаа УУппррааввллееннииее ввеебб��

ссооддеерржжааннииеемм

ППллааттффооррммаа DDooccuummeennttuumm 55

ССттааннддааррттнныыйй ппррооддуукктт FFAAVVOORRIITTEECCMM//WWoorrkkffllooww

ССппееццииааллььнныыее рреешшеенниияя,,оосснноовваанннныыее ннаа ссттааннддааррттнноойй ссииссттееммее FFaavvoorriitt

Рисунок 18. Модульная структура система.

УУппррааввллееннииееввввооддоомм

ААррххииввиирроо��ввааннииее

Благодаря этому возможно как выполнениеобработки документов в соответствии стребованиями федеральной концепциималобумажного офиса DOMEA16, так и реализацияпреимуществ всеобъемлющего управлениякорпоративным содержанием (Enterprise ContentManagement).

Функции, которые выполняет продукт FAVORITStandard, могут быть приведены в соответствие садминистративными процессами, характерными дляконкретного учреждения, и расширены для созданияиндивидуального решения. Кроме того, обработкастандартных процессов и процессов, специфическихдля конкретного учреждения, осуществляется ведином интегрированном пользовательскомпространстве. Четкие интерфейсы и принятый методрасширения гарантируют, что индивидуальныерешения, основанные на системе FAVORIT, полностьюсовместимы со стандартным продуктом и впредьбудут поддерживаться в будущих версиях системыFAVORIT и платформы EMC Documentum.

Далее, при необходимости заказную систему можнодополнить опциональными компонентами системыFAVORIT. В частности, в области обработки входящейдокументации (Input Management) возможноподключение любых решений, связанных сосканированием и воспроизведением изображений.Это позволяет удовлетворить самые различныетребования в диапазоне от сканера на отдельномрабочем месте делопроизводителя довысокоавтоматизированной обработки входящей

почты. Аналогичная возможность предусмотрена идля подключения различных архивных систем. Нарядус уже интегрированной в стандартный продуктFAVORIT функцией архивирования можно подключитьбольшое количество малых, средних ивысокопроизводительных архивных систем.

Менеджеры— ассистенты—службы

В соответствии с концепцией DOMEA стандартныефункции системы FAVORIT реализуются посредствомменеджеров и ассистентов (рис. 19). При этомменеджеры дополняют функциональность продуктаStandard�Client платформы EMC Documentumфункциями, необходимыми для системы FAVORIT.

Ассистенты, так же как и менеджеры, реализуютопределенные функциональные возможностисистемы FAVORIT. При этом, однако, в отличие отменеджеров, речь идет не о функциях, которые нужнына каждом рабочем месте. Напротив, ассистентыпредлагают функции, которые связаны соспециальными рабочими местами (например,рабочими местами для сканирования, обработкивходящей почты и др.).

Службы системы FAVORIT предоставляют основныефункции, выполнение которых происходит в фоновомрежиме, то есть без всякого взаимодействия спользователями. Сюда относятся такие функции, какпроверка согласованности, автоматическоепроизводство документов в формате pdf и др.

Рисунок 19. Обзор менеджеров, служб и ассистентов. Примечание: Acrobat и Webtop 5.3 — продукты, соответственно, компаний Adobe Systems Incorporated и EMC Documentum.

FFAAVVOORRIITT 44ССллуужжббаа

ппррееддссттааввллеенниияя

FFAAVVOORRIITT 44 ССллуужжббаа

ииннттееррффееййссоовв


ппооввттооррннооггооппррееддссттааввллеенниияя

FFAAVVOORRIITT 44 ММееннеедджжеерр

ааддммииннииссттррааттиивв��нныыхх ппррооццеессссоовв


ддеелл

FFAAVVOORRIITT 44ММееннеедджжеерр

ммаарршшррууттнныыххккаарртт

FFAAVVOORRIITT 44ММееннеедджжеерр

ааддрреессоовв


ппррооииззввооддссттввеенн��ннооггоо ззааддееллаа


ппооииссккаа//ссттааттииссттииккии

FFAAVVOORRIITT 44 ММееннеедджжееррииннффооккаарртт

FFAAVVOORRIITT 44 ММееннеедджжееррииссххооддяящщеейй

ппооччттыы

FFAAVVOORRIITT 44 ДДооппооллннииттееллььнныыйй

ммееннеедджжеерр


ммееннеедджжеерр


ссккаанниирроовваанниияя

FFAAVVOORRIITT 44 ААссссииссттееннтт

ссккаанниирроовваанниияя

FFAAVVOORRIITT 44 ААссссииссттееннттммаассссооввооггоо

ииммппооррттаа

FFAAVVOORRIITT 44 ААссссииссттееннттммаассссооввоойй

ппееччааттии


аассссииссттееннтт

AAccrroobbaatt ии DDooccuummeennttuumm WWeebbttoopp 55..33

31

1166DDOOMMEEAA —— ээттоо ккооннццееппцциияя ууппррааввллеенниияя ддооккууммееннттааммии ии ээллееккттррооннннооггоо ааррххииввиирроовваанниияя вв ггооссууддааррссттввеенннныыхх ууччрреежжддеенниияяхх ФФРРГГ,, ттееккуущщааяя ррееддааккцциияя —— 22..11 ззаа нноояяббррьь 22000055 гг..

ИИссттооччнниикк::hhttttpp::////wwwwww..kkbbsstt..bbuunndd..ddee//ccllnn__000066//nnnn__883311998888//CCoonntteenntt//SSttaannddaarrddss//DDoommeeaa____KKoonnzzeepptt//ddoommeeaa____nnooddee..hhttmmll____nnnnnn==ttrruuee

32

1177РРааббооччааяя ггррууппппаа ««УУппррааввллееннииее ппррооццеессссааммии,, ппооддддеерржжииввааееммооее ИИТТ��ттееххннооллооггиияяммии»» ССооююззаа ффееддееррааллььннооггоо ццееннттрраа,, ззееммеелльь ииккооммммуунн ФФРРГГ вв ооббллаассттии ааввттооммааттииззиирроовваанннноойй ооббррааббооттккии ддаанннныыхх ррааззррааббооттааллаа ссттааннддаарртт ооббммееннаа ддаанннныыммии,, ууччииттыыввааюющщиийй ккаакк

ппееррееддааччуу ммееттааддаанннныыхх,, ттаакк ии ооббыыччнныыхх ддаанннныыхх.. ИИннттееррффееййсс XXDDOOMMEEAA ппррееддссттааввлляяеетт ссооббоойй XXMMLL��ссххееммуу ддлляя ооббммееннаа ддооккууммееннттааммии,,ммаарршшррууттааммии ддооккууммееннттоовв ии ддеелл ммеежжддуу ррааззллииччнныыммии ссииссттееммааммии ууппррааввллеенниияя ппррооццеессссааммии..

ИИссттооччнниикк:: hhttttpp::////wwwwww..kkooooppaa..ddee//pprroodduukkttee//XXDDOOMMEEAA//iinnddeexx..hhttmmll


Функции и возможности системы

Избранные функции

Поддержка централизованного и децентрализованного сканирования

Импорт электронных документов, включая метаданные (также XML�данные)

Интеграция с программой MS Outlook для перехвата электронной почты.

Быстрый просмотр и сортировка электронной входящей почты впросмотровой программе

Постановка электронных печатей и служебных отметок, включая перехватметаданных

Индивидуальные конфигурации печати

Целостные или частичные электронные оглавления дел со свободнымсинтаксисом оглавления дел и коммерческих символов

Поддержка бумажных документов

Управление всеми употребительными типами форматов

Управление адресами в соответствии со стандартом XDOMEA17

Каталоги, специфичные для того или иного применения (управлениепроектами, адресами, предметными указателями)

Автоматизированное управление сроками и повторнымипредставлениями документов

Обширное регулирование представительства

Ведение протокола в соответствии с концепцией DOMEA

Поддержка всего делопроизводства

Автоматический перехват данных метаданных

Обширное управление версиями

Уничтожение данных по принципу слежения за процессом «2�я и 4�я глазами»

Функции выписки из репозитория/записи в репозиторий

Простое согласование посредством электронных карт�бегунков

Параллельное и последовательное участие

Индивидуальная выработка маршрутов и проектов маршрутов

Установка сроков и дат

Удобное управление деловыми процессами (изменение, расширение,прекращение)

Поддержка стандартных распоряжений

Быстрый поиск, расширенный поиск

Конфигурируемый поиск по всем метаданным

Расширенный полнотекстовый поиск (включая документы форматовPDF, Word и Excel)

Создание и управление поисковыми запросами

Простое архивирование дел, например распоряжений

Интегрированный логический архив

Долгосрочное архивирование в соответствии со стандартом ISO (pdf/a)

Рабочие этапы

Обработка входящей почты и исходящей документации

Управление документацией

Управление процессами

Совместная работа

Поиск

Архивирование

Таблица 1. Функции системы FAVORIT

Система обладает следующими потребительскимисвойствами:

Полностью основана на браузере.

Имеет интуитивно�понятный пользовательскийинтерфейс.

Имеет возможность использования мандатов.

Тесно интегрирована с пакетом MS Office.

Поддерживает функцию перетаскивания объектов(drag&drop).

Использует лидирующую на рынке технологиюпросмотра (Adobe).

Пригодна для управления электроннымдокументооборотом в ведомствах федерального,земельного (регионального) и коммунального(муниципального) уровней.

Поддерживает структурированные инеструктурированные данные.

Текущая версия 4.0 SP 1 системы FAVORIT реализуетв виде интегрированного решения функции (табл. 1)всех рабочих этапов полностью электроннойобработки документов.

Приобретение и лицензирование системыИспользование продукта FAVORIT министерствами иведомствами федерального уровня — бесплатное. Наего получение имеют право:

федеральные учреждения всех уровней,

федеральные суды и прочие учреждения судебнойвласти федеральной юрисдикции,

законодательные и прочие конституционныеорганы ФРГ,

организации, субсидируемые на долгосрочнойоснове из федерального бюджета не менее, чем на 50%,

все федеральные учреждения сферы образования,искусства и науки,

исследовательские учреждения, задачи которымставятся в Федеральном докладе обисследованиях, а также

прочие учреждения, созданные на основаниизакона ФРГ, если такое создание преследовалоцели формирования нового рынка и создания нанем конкуренции.

На основе закона о бюджете ФРГ система FAVORITбесплатно предоставляется также всем учреждениямземельного (регионального) и коммунального(муниципального) уровней.

Вместе с тем получатели продукта FAVORIT должныоплачивать стоимость лицензии на базовое

программное обеспечение платформы EMCDocumentum. Эти лицензии по наиболееблагоприятной цене можно приобрести черезпартнеров по сбыту системы FAVORIT илинепосредственно у производителя EMC Documentum.Естественно, что при необходимости использованияоперационных систем и баз данных, следуетприобретать соответствующие лицензии у ихправообладателей.

Награды, полученные системой FAVORITВ 2006 г. версия системы FAVORIT 4.0, разработаннаяФедеральным административным ведомствомсовместно с компанией gedas Deutschland GmbH,получила первую награду — ccееррттииффииккаатт««РРааззррааббооттаанноо ддлляя ((ппллааттффооррммыы)) EEMMCC DDooccuummeennttuumm»».Метод проверки, лежащий в основе выборапродуктов�претендентов на получение награды,предполагает тесное партнерство с производителемEMC Documentum в области разработкисобственного продукта, «надстраиваемого» надпродуктом EMC Documentum.

На упаковку продуктов и на экранных формахсертифицированного продукта ставитсясоответствующий логотип «Designed for EMC». Онпомогает клиентам более рационально производитьидентификацию, оценку и выбор продуктовпартнеров EMC, которые наилучшим образомудовлетворяют их запросам и потребностям.

Благодаря сертификации гарантируется высокоекачество партнерского программного продукта илирешения и его совместимость с платформойуправления корпоративным содержанием компанииЕМС (Enterprise Content Management), например, вотношении:

управления данными и конфигурациями,

возможности поддержки и обслуживания,

производительности и масштабируемости,

документированности,

обновления установленного программногообеспечения.

Это дает заинтересованным в приобретении ипользователям системы FAVORIT дополнительныегарантии сохранения их долгосрочных инвестиций всистему управления электронным документооборотом.

Награда «Лучшее новое предложение« («Best NewOffering Award») ежегодно присуждается компаниейЕМС партнеру, представившему наилучший продукт,имеющий сертификат «Разработано для EMCDocumentum». В 2006 г. была произведена оценканескольких десятков предложений, в результатесистема FAVORIT получила эту награду.

33

34

1188hhttttpp::////pprroojjeeccttss..eeccoonnoommyy..ggoovv..rruu//


Стратегические цели проекта. К стратегическим целямпроекта относятся:

ДДлляя ФФЦЦПП ««ЭЭллееккттррооннннааяя РРооссссиияя»» — созданиепрототипа решений в области информатизациивзаимодействий государственных органов сгражданами для отработки соответствующих методо�логических решений и информационных технологий, свозможностью дальнейшей их реализации внаиболее приоритетных задачах в рамках ФЦП.

ДДлляя ггрраажжддаанн,, ооббщщеессттввеенннныыхх ооррггааннииззаацциийй РРооссссииии,,ккооттооррыымм ннееооббххооддииммоо ввззааииммооддееййссттввооввааттьь сс ооррггааннааммииооххрраанныы ппррааввооппоорряяддккаа ((вв ппееррввууюю ооччееррееддьь,, ММВВДДРРооссссииии)) — создание новых открытыхинформационных ресурсов, предоставляющихгражданам необходимую информациюправоохранительного и иного характера,интерактивных сервисов взаимодействия граждан иобщественных организаций с правоохранительнымиорганами, обеспечивающих прием, обработку иобратную связь по обращениям граждан на основеинтеграции сервисов с внутренней системойуправления электронными административнымирегламентами правоохранительных органов.

ДДлляя ггооссууддааррссттввеенннныыхх ооррггаанноовв РРооссссииии,, ккооттооррыымм ннееообб��ххооддииммоо ввззааииммооддееййссттввооввааттьь сс ппррааввооооххррааннииттееллььнныыммииооррггааннааммии вв ппррооццеессссее ссввооеейй ддееяяттееллььннооссттии —обеспечение реальных возможностей по реализациимежведомственных проектов с правоохранительнымиорганами путем внедрения информационныхтехнологий процессного, проектного и групповоговзаимодействий.

ДДлляя ппррааввооооххррааннииттееллььнныыхх ооррггаанноовв РРооссссииии —существенное расширение их возможностей в частиохраны правопорядка путем повышения открытостисвоей деятельности для общества и, таким образом,содействия активному подключению граждан вправоохранительную деятельность, в том числеоперативное получение от них актуальнойинформации о состоянии правопорядка в видесоответствующих обращений через интерактивныесервисы открытых государственных информационныхресурсов; создание системы управленияэлектронными регламентами взаимодействия,интегрированной со специализированными банкамиданных правоохранительных и другихгосударственных органов.

Объект автоматизации.. Объектом автоматизации присоздании Правоохранительного портала являетсядеятельность сотрудников правоохранительныхорганов РФ, других государственных органов РФ,направленная на обеспечение защиты прав граждан,общественных и иных организаций и объединений.Настоящая деятельность рассматривается как сово�купность процессов ведомственного и межведомст�венного взаимодействия МВД РФ, в том числе междусотрудниками и подразделениями МВД РФ, с гражда�нами, общественными и иными организациями,другими министерствами и ведомствами, включаясоответствующие процедуры работы сотрудников иподразделений с информацией (рис. 20).

К деятельности сотрудников правоохранительныхорганов РФ и других государственных органов РФ,направленной на обеспечении защиты прав граждани организаций, рассматриваемой в рамках первойочереди работ по созданию Правоохранительногопортала были отнесены следующие направления:

Обработка обращений в МВД РФ граждан иорганизаций;

Розыск лиц, в том числе несовершеннолетних;

Борьба с преступлениями в сфере экономики;

Сбор и обработка информации о деятельности МВД РФ;

Выдача документов гражданам и организациям;

Формирование и обработка запросов наполучение информации.

Постановка задачи. Согласно требованиям в составПравоохранительного портала должны входитьследующие функциональные подсистемы: подсистема«Открытый раздел»; подсистема «Закрытый Ведомст�венный подраздел», включающая вспомогательнуюподсистему «Входящие письма МВД РФ»; подсистема«Закрытый Межведомственный подраздел».

Функциональная подсистема «Открытый раздел»предназначена для поддержки открытыхинформационных ресурсов, предоставляющихгражданам и организациям информациюправоохранительной направленности; обеспеченияэлектронного взаимодействия граждан иорганизаций с сотрудниками МВД РФ; обеспечениягражданам и организациям возможности полученияинтерактивных услуг правоохранительных органов.

Правоохранительный портал РФ

В рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002�2010 гг.)» по заказу Министерстваэкономического развития и торговли Российской Федерации и при участии Министерства внутренних делРоссийской Федерации, а также других заинтересованных министерств и ведомств разработанаспециализированная справочно�информационная аналитическая система «Правоохранительный порталРоссийской Федерации»18. Техническим исполнением работ занималась компания «Тауэр�Сети и Технологии».

3.2. Порталы институтов власти

Функциональная подсистема «ЗакрытыйВедомственный подраздел» предназначена дляобеспечения необходимого для внутриведомственныхвзаимодействий представительстваправоохранительных органов в информационномпространстве Правоохранительного Портала;управления информацией МВД РФ и содержаниемправоохранительного портала; управлениявнутриведомственных взаимодействий МВД РФ взакрытом информационном пространстве Системы.

Функциональная подсистема «ЗакрытыйМежведомственный подраздел» предназначена дляобеспечения необходимого для межведомственныхвзаимодействий представительства государственныхорганов в информационном пространствеПравоохранительного Портала; управлениямежведомственных взаимодействий МВД РФ игосударственных органов в закрытоминформационном пространстве Системы.

Функциональная подсистема «Входящие письма МВДРФ» предназначена для учета и регистрацииобращений граждан и организаций; ведения данныхпо обращениям; осуществления контроля исполненияобращений.

Решение. Платформа EMC Documentum былавыбрана для обеспечения следующих функцийПравоохранительного Портала:

Управление информацией МВД и содержаниемПравоохранительного Портала.

Хранение электронных административныхрегламентов.

Учет и регистрация обращений граждан иорганизаций, контроль исполнения обращений.

Управление информацией МВД и содержаниемПравоохранительного Портала

Информационная структура ПравоохранительногоПортала включает три раздела — Открытый,Закрытый Ведомственный и ЗакрытыйМежведомственный. Данные разделы находятся вразных телекоммуникационных пространствах, имеютразличные группы пользователей и содержатинформационное наполнение, регламентируемоеразличными нормативно�правовыми документами.

Открытый раздел предназначен для информации,разрешенной для размещения в информационныхсистемах общего пользования и предназначеннойдля пользователей (граждан и организаций)открытого информационного пространства сетиИнтернет.

Состав информационных ресурсов Открытого разделаПравоохранительного портала определяетсяразличными нормативными документами, в томчисле «Перечнем сведений о деятельностиПравительства Российской Федерации ифедеральных органов исполнительной власти,обязательных для размещения в информационныхсистемах общего пользования», утвержденнымпостановлением Правительства РоссийскойФедерации «Об обеспечении доступа к информации одеятельности Правительства Российской Федерациии федеральных органов исполнительной власти» от 12февраля 2003 г. № 98.

Наполнение Открытого раздела порталаосуществляется при помощи клиентского приложенияDocumentum Webtop и автоматизированногорабочего места для публикации и управленияинформационным содержанием веб�сайтов

Рисунок 20. Обощенная структура правоохранительного портала. Здесь: МВД — Министерство внутренних делРФ, ФСБ — Федеральная служба безопасности РФ, ГТК — Государственная таможенная служба РФ.

35


36

Documentum Web Publisher. Через DocumentumWebtop реализуется наполнениеПравоохранительного портала документами, статьями и методическими материалами, ответами на электронные сообщения, а также сведениями о лицах в розыске для раздела «Розыск человека».Documentum Web Publisher обеспечиваетинформационное наполнение Правоохранительногопортала новостями посредством заполненияспециального шаблона.

Закрытый Ведомственный раздел предназначен дляинформации, разрешенной для размещения винформационных системах МВД России дляпользователей (сотрудников МВД Россиицентрального и регионального уровней)ведомственного телекоммуникационногопространства.

Состав информационных ресурсов ЗакрытогоВедомственного Раздела представляет собойсовокупность следующих объектов: электронныекопии или проекты бумажных документов (приказы, распоряжения, письма, протоколы, отчетыи пр.), электронные письма и сообщения, полученные из электронных почтовых систем,электронная информация, полученная из сетиИнтернет, при информационном обмене ссотрудниками, подразделениями, гражданами иорганизациями.

Наполнение Закрытого Ведомственного разделаПравоохранительного портала осуществляется черезИнтернет (электронные сообщения граждан, сведенияо найденных детях), посредством публикациинормативной, методической, отчетной и прочейдокументации при помощи Webtop в соответствии сэлектронными административными регламентами,публикации новостной информации при помощи WebPublisher в соответствии с электроннымиадминистративными регламентами, публикацииуполномоченными сотрудниками сведений оразыскиваемых лицах при помощи Webtop, а такжепосредством интеграции с ведомственнымиинформационными системами.

Организация хранения информации в закрытомразделе Правоохранительного порталапредусматривает наличие единого хранилищаэлектронных документов, структурированного попапкам (соответствующим подразделениям МВД, вкоторые доставляется входящая корреспонденцияМВД РФ) и разграничение доступа работников квидам документов в зависимости от их прав иполномочий. Пользователи могут осуществлятьпросмотр документов в ракурсах организационнойструктуры МВД РФ, этапов жизненного цикладокументов, этапов процесса публикации документовна Открытый раздел портала.

Закрытый Межведомственный раздел предназначендля информации, разрешенной для размещения вмежведомственных информационных системах дляпользователей — сотрудников различных органовгосударственного управления, взаимодействующихмежду собой в своей деятельности.

Состав информационных ресурсов ЗакрытогоМежведомственного раздела Правоохранительногопортала определяется документами ПравительстваРоссии, межведомственными государственнымирегламентирующими документами, прочимидокументами, которыми регламентируетсямежведомственное взаимодействие. При этом, также как и для Закрытого Ведомственного раздела, этидокументы должны быть представлены электроннымикопиями (проектами) бумажных документов, разногорода иной информацией, представленной вэлектронном виде, включая соответствующиеинформационные сервисы.

Кроме того, в информационную структуру Правоохра�нительного портала входят ссылки на открытые (дляОткрытого раздела) и закрытые информационныересурсы, существующие на текущий момент.

Электронные административные регламенты

Процесс выполнения функций, заложенных вПравоохранительном Портале, долженосуществляться с учетом внешних взаимодействийправоохранительных органов и при условииподдержки сквозных процессов, которые могутхарактеризоваться распределеннымиинформационными ресурсами, несколькимиучастниками (организации, граждане), а такжесложной логикой, включая наличие произвольногоколичества подпроцессов. Для реализации даннойкатегории задач применяется создание и управлениераспределенными взаимосвязанными бизнес�процессами (электронными административнымирегламентами) на основе технологии workflow.

Данная технология позволяет обеспечитьсогласованную совместную деятельность десятков исотен сотрудников над выполнением различных задачв соответствии с принятыми в МВД Россиирегламентами. Автоматизация процессов позволяеткак обеспечить сотрудников доступными иэффективными возможностями взаимодействий, таки предоставить руководителям соответствующиевозможности по контролю деятельности сотрудников,мониторингу текущих взаимодействий.

Учет и регистрация обращений граждан и организаций,контроль исполнения обращений

Процесс учета и регистрации обращений граждан иорганизаций в МВД России обеспечивается за счетреализации в Закрытом разделе

37

Правоохранительного портала пользователей —сотрудников МВД России — возможности вводаданных о поступающих и регистрируемых обращенияхв специальных электронных регистрационныхкарточках, а также прикрепления к нимотсканированных электронных образов обращений.

Процесс ведения данных по обращениям граждан иорганизаций в МВД России обеспечивается за счетреализации в Закрытом разделеПравоохранительного портала пользователей —сотрудников МВД России — возможности веденияданных об обращениях в электронных карточкахобращений, в том числе сведений о постановке наконтроль, рассмотрении, согласовании, исполнении,передаче в архив, а также реализации поискаобращений в хранилище. Ведение данных пообращениям осуществляется участниками процессаобработки обращений в соответствии с их правамидоступа и полномочиями.

Процесс контроля исполнения обращений граждан иорганизаций в МВД России обеспечивается за счетреализации в Закрытом разделеПравоохранительного портала пользователей —сотрудников МВД России — возможности постановкиобращения на контроль исполнения и данныхрезолюции руководителя, назначения исполнителей(выбором из списка работников), указания видаконтроля и контрольной даты исполнения и сроковнапоминания о приближении контрольного срокаисполнения.

Результаты. В соответствии с решением, принятом насовместном совещании руководителейМинэкономразвития России, МВД России, другихзаинтересованных министерств и ведомств,Правоохранительный портал с первых дней 2006года начал свою работу в режиме опытнойэксплуатации по адресу www.112.ru. Представленнаяна нем информация носит справочно�ознакомительный характер и послужит примеромпотенциальных возможностей системы.

В данный момент в составе информационнойсистемы «Правоохранительный портал» разработаныследующие сервисы и ресурсы:

Найденные дети

Координаты правоохранительных органов

Обращения граждан и организаций вправоохранительные органы

Предварительная проверка достоверности данныхпаспорта гражданина Российской Федерации

Лица в розыске

Предметы искусства в розыске

Оформить (образцы бланков обращений вправоохранительные органы)

Регламенты (правила обращений)

Кроме того на Портале содержатся разъяснения ирекомендации по вопросам прав и обязанностейграждан и правоохранительных органов, информацияорганизационного характера, предусмотренавозможность обратной связи.

Электронные ресурсы и интерактивные сервисы портала

Сервис «Найденные дети» является принципиальноновым межведомственным информационнымресурсом. Он позволит в самые короткие срокиулучшить ситуацию с возвращением в семьинесовершеннолетних, пропавших без вести и техдетей, которые не могут сообщить сведений о себе.

Сервис «Координаты правоохранительных органов»предоставляет гражданам и организацияминформацию о местоположении и способах связи сближайшими подразделениями правоохранительныхорганов. В системе возможен поиск ближайшихподразделений МВД, ФМС, ФСБ, ФТС, МЧС, ФСКН,Минюста, Росфинмониторинга и Генеральнойпрокуратуры Российской Федерации.

Сервис «Обращения граждан и организаций вправоохранительные органы» дает возможностьобратиться с вопросом или информационнымзаявлением в электронной форме, которые сразу жепоступят в Общественную приемную или дежурнуючасть и при необходимости будут переадресованы вГлавное Управление в Федеральном округе или вдругое ведомство.

Сервис «Предварительная проверка достоверностиданных паспорта гражданина Российской Федерации»реализует возможность так называемойпредварительной проверки паспорта без раскрытияперсональных данных. Введя номер паспорта, любойгражданин получает рекомендацию: стоит лисомневаться в его подлинности.

Ресурс «Лица в розыске»: в этом разделе порталаразмещаются данные о лицах, скрывающихся отправоохранительных органов, а также о гражданах,пропавших без вести.

Сервис «Предметы искусства в розыске» информируето произведениях искусства и антиквариате,находящихся в розыске.

Информационные сервисы «Оформить» и «Регламент»упрощают подготовку обращения вправоохранительные органы, предоставляявозможность предварительного ознакомления срегламентами и правилами, а также заполнитьбланки заявлений установленного образца. Услугареализует восемнадцать вариантов обращенийгражданина в правоохранительные органы.

38

1199hhttttpp::////eeuurrooppaa..eeuu//aabboouutteeuurrooppaa//ffaaqq//qq4444//iinnddeexx__eenn..hhttmm 2200hhttttpp::////eecc..eeuurrooppaa..eeuu//yyoouurreeuurrooppee//

2211hhttttpp::////wwwwww..eeuurrooppaarrll..eeuurrooppaa..eeuu//


Официальный веб�сайт Европейской Комиссии,именуемый «Европа»19, был запущен в феврале 1995 г. На нем публикуется информация о структуре и функциях ЕС, основных направлениях деятельностиЕС, событиях в Европе, законы, отчеты и документы, а также другая информация для граждан ЕвропейскогоСоюза. Хотя сайт и был поначалу создан в связи сминистерской встречей стран�членов большойсемерки (G7) по информационному обществу,организованной Комиссией в Брюсселе, со временемон стал одним из самых крупных, популярных инаиболее часто посещаемых веб�ресурсов мира,требующих регулярного оперативного обновления.

Комиссия администрирует сайт в партнерстве сдругими европейскими институтами. Работает «меж�ведомственный» Редакционный совет, ответственныйза общую согласованность материалов, выставляемыхв Интернет, и за их мониторинг. В самой Комиссииобщую координацию, развитие и ежедневное сопро�вождение сайта «Европа» выполняет Генеральныйдиректорат по связи с общественностью, плотносотрудничающий с Генеральным секретариатом,Директоратом по информатике и Офисом печати.

Задача постоянного обновления сайта требовалабольших затрат временных и трудовых ресурсов, чтоне позволяло высококвалифицированным техничес�ким специалистам сосредоточиться на решении болеесущественных вопросов, касающихся качества ипроизводительности системы, ее развития. Всталазадача оснащения сайта программнымобеспечением, упрощающим его сопровождениеперсоналом более низкой квалификации.

18 ноября 2003 года компания Documentumобъявила о том, что по результатам проведенноготендера Европейская Комиссия выбралаDocumentum 5 в качестве платформы для управлениявеб�содержанием и автоматизации всех процессов,связанных с созданием и публикацией информациина международном веб�сайте «Европа» на всехгосударственных языках стран�членов ЕС. Внедрениеплатформы Documentum было осуществлено спомощью компании Fujitsu Consulting, партнераDocumentum. Стоимость контракта составляла 7 млн.Евро и включала поставку лицензионного ПО

управления содержанием на интервале времени в 5лет и его 7�летнее сопровождение. Технически обнов�ленный сайт был запущен в эксплуатацию в 2005 г.

После провала принятия единой Конституции ЕС еголидеры осознали необходимость доведения и объяс�нения решений, принимаемых или разрабатываемыхв Брюсселе, до каждого гражданина ЕС, и вовлеченияобщественности в процессы принятия политическихрешений. В связи с этим сайту «Европа» стало прида�ваться еще большее политическое значение. Былпринят план стимулирования демократии, диалога иобсуждения проблем с общественностью. Например ,на сайте был запущен он�лайновый форум Европейскиедебаты («Debate Europe»), на котором граждане могутвысказаться по интересующим их вопросам политикиЕС, здесь же через ее блог можно обратиться с вопро�сом непосредственно к Комиссару по связи с общест�венностью Маргот Вальстрем ( Margot Wallstrom).

План предполагает реализацию трех типов сервисовЕвропейской Комиссии (ЕК) граждан ипрофессиональных пользователей:

Информационных — снабжение гражданнеобходимой им актуальной, многоязычнойинформацией через дружественный интерфейс.

Коммуникационных — интерактивноеконсультирование ЕК с гражданами, бизнесом,гражданским обществом и местными властями пополитическим вопросам, предполагаемыммероприятиям и необходимым услугам.

Транзакционных — проведение транзакций ЕК сгражданами и бизнесом, которые ранееосуществлялись с помощью обычной почты(свершение сделок на поставку товаров и услуг,финансовые транзакции с поставщиками товарови услуг, набор персонала, регистрация участия вразличных мероприятиях, заказ и приобретениедокументов и др.).

Все это сделает институты ЕС более открытыми дляграждан, а начало уже положено20.

Не только исполнительная, но и законодательнаявласть ЕС в лице Европейского парламента21

использует для автоматизации своей деятельностипродукты компании EMC Documentum.

Портал «Европа» Европейской комиссии

Одной из важнейших задач Европейской Комиссия, исполнительного органа Европейского Союза (ЕС), являетсяконтроль надлежащего исполнения принятых Европейским Советом постановлений и распоряжений. Такимобразом деятельность Европейской Комиссии затрагивает интересы всех жителей стран�членов ЕвропейскогоСоюза. В состав Европейской Комиссии входит 26 подразделений — Генеральных Директоратов, отвечающихкаждый за политику Европейского Союза в той или иной из сфер его жизни (образования, здравоохранения,промышленность и информационное общество и др.).

Число подаваемых петиций довольно быстро возрас�тает. Если в 1979�1980 гг. было получено 57 петиций,то спустя четыре года их число почти удвоилось, а ещеспустя четыре года увеличилось уже более чем в 8 раз.В период с 2000 по 2005 год Европейский парламентполучал от 1000 до 1600 петиций ежегодно.

Поступившие в парламент петиции рассматриваютсяи изучаются Комиссией по петициям, которая, какправило, собирает необходимую информацию ипубликует свой доклад, в котором содержитсяавторитетное толкование по затронутой проблеме. Во многих случаях доклады подготавливаютсяКомиссией по петициям совместно с другимикомпетентными парламентскими комиссиями.

Таким образом, Комиссия по петициям выступаетинтерфейсом между гражданами и институтамиЕвросоюза и решает задачи привлечения вниманиягосударств�членов сообщества к тем проблемам,которые волнуют их граждан. Комиссия видит своюзадачу в ускорении процесса рассмотрения петиций,повышении прозрачности и скорости их обработки.На веб�сайте Европейского парламента есть быстраяссылка для подачи петиций в электронной форме, атакже опубликована программа и документызаседаний Комиссии.

Процесс прохождения связанной с петициямиинформации внутри Европейского парламентаподдерживает система e�Petition, созданная в 2005году. Это первая workflow�система, внедренная вЕвропейском парламенте, она создана на основеплатформы EMC Documentum. Система хранит досьепетиций, включающие основную информацию покаждой петиции, а также все документы, созданныеКомиссией в ходе ее рассмотрения. Системаподдерживает workflow�процессы обработки петиций,а также предоставляет членам Комиссии развитыесредства поиска по различным параметрам, которыйпроизводится как по досье, так и по отдельнымдокументам. Система обеспечивает членамЕвропейского парламента большую прозрачностьработы Комиссии по петициям и доступ к информации,которая требуется для взаимодействия с ней.

В систему были перенесены все основные данные изпредшествующей системы, которая была создана в1989 году, хотя их форматы и содержание,безусловно, менее всеобъемлющи, чем информацияв новой системе. Тем не менее, основнаяинформация по прошлым петициям сегодня доступнав системе e�Petition. Приоритет был отдан темам,вошедшим в расписание заседаний Комиссии, чтообеспечивает простой доступ членов Комиссии кистории каждого вопроса и данным, имеющимотношение к нему. Новые поступающие петициисканируются и вводятся в систему наряду с такойинформацией, как имя заявителя, дата регистрации,принято/не принято, открыто/закрыто, страна,сопутствующие документы. Резюме, рекомендации изамечания становятся доступны членам Комиссиисразу же после того, как они сделаны и переведены.

39

Портал приема обращений граждан в Европарламент

К полномочиям Европейского парламента относится рассмотрение петиций — обращений (запросов и/илижалоб), которые могут направляться гражданином любой входящей в Евросоюз страны индивидуально илисовместно с другими гражданами. Петиция может быть направлена по любому вопросу, однако большинство ихпоступает в Европарламент с жалобами на загрязнение окружающей среды, нарушение права по получениюсоциальных пособий, а также других прав граждан. Немалое число петиций связано с жалобами нанесовершенство таможенного законодательства. Европейский Парламент стремится использовать правопетиций для воздействия на государства�члены Евросоюза.

40


Президентская библиотека и Музей имени Джона Ф.Кеннеди — одна из 11 президентских библиотек,управляемых NARA. 9 июня 2006 года сенаторЭдвард M. Кеннеди объявил о главной ибеспрецедентной инициативе NARA создать новуюцифровую библиотеку, содержащую полное собраниеписьменных работ, документов, фотографий извукозаписей президента Джона Ф. Кеннеди,впоследствии, делая их доступными для гражданвсего мира посредством веб�сайта Президентскойбиблиотеки имени Джона Кеннеди и Музея —www.jfklibrary.org.

Инициатива направлена на оцифровку,индексирование и архивирование миллионовпрезидентских документов, рукописей, фотографий иаудио/видеозаписей из коллекции президентскойбиблиотеки, а также является первой в своем роде вСША. Среди миллионов исторических очерковсуществует множество документов и изображений,которые следует хранить вечно, поскольку ониявляются драгоценными и незаменимымисвидетельствами борьбы нации за гражданскиеправа, ее конфликта с Советским Союзом в разгарХолодной войны, ее усилия, направленные навысадку человека на Луну, ее обязательства попредоставлению общественных некоммерческихуслуг посредством создания Корпуса мира, еепопыток предотвращения ядерной катастрофы вовремя Кубинского ракетного кризиса и еестремления охватить американское искусство икультуру под руководством первой леди ЖаклинКеннеди.

Исследовательское оборудование Президентскойбиблиотеки имени Джона Кеннеди является одним ихсамых детально разработанных среди президентскихбиблиотек. Ее архивы в настоящее времянасчитывают более 8,4 миллионов страниц личных,относящихся к конгрессу, и президентских документовДжона Фицджеральда Кеннеди, и более 40миллионов страниц, принадлежащих более чем 300другим лицам, которые были связаны сАдминистрацией Кеннеди или американскойисторией середины 20 века. Кроме того, архивынасчитывают более 400000 фотографий, 9000 часоваудиозаписей, 7,5 миллионов футов пленкикинофильмов и 1200 часов видеозаписей.

Проект, направленный на оцифровку коллекции, попредварительным оценкам, займет более 10 лет иначнется с обработки официальных документовпрезидента Кеннеди. Внедрение новаторскойинициативы явилось возможным благодаря усилиям корпорации EMC — мирового лидера вобласти управления информацией и ее хранения, чей вклад в программное и аппаратное обеспечение, техническую поддержку и услуги попредварительным оценкам превышает 1 миллион ам. долл. на весь проект. Задача EMCзаключается в предоставлении помощиорганизациям для получения наиболее ценной изимеющейся информации, обеспечивая ихтехнологиями мирового класса и различнымирешениями для ввода, хранения, защиты,перемещения и архивирования информации во всехформах, а также управления ею.

Проект по переводу в электронный вид библиотеки Джона Кеннеди

Программа перевода бумажных архивов в электронную форму на 2007�2016 гг. сейчас реализуетсяамериканским аналогом российского Росархива, именуемым Национальной администрацией архивов и записей(National Archives and Records Administration, NARA, www.archives.gov). Программа носит название «Сохранениепрошлого для защиты будущего: стратегический план Национальной администрации архивов и записей на 2006�2016 г.г.» (Preserving the Past to Protect the Future: The Strategic Plan of the National Archives and RecordsAdministration, 2006�2016). В рамках этой программы администрация NARA разработала «План по оцифровкеархивных материалов для публичного доступа» (Plan for Digitizing Archival Materials for Public Access), а такжезаключила партнерские альянсы с рядом организаций и компаний для перевода в цифровой вид различныхархивных фондов.

В июне 2008 года NARA объявила о заключении партнерских взаимоотношениях с корпорацией EMC в целяхперевода в цифровой вид полной коллекции документов, фотографий и аудиозаписей Президента ДжонаКеннеди для предоставления доступа к ни через веб�сайт Библиотеки и музея Президента Кеннеди. Кромеоцифровки фондов Библиотеки Кеннеди, EMC участвует еще в целом ряде проектов по сохранению мировыхкультурных ценностей в рамках своей инициативы «EMC Information Heritage Initiative». Ниже приводится обзорэтого проекта и использованных в нем технологий EMC Documentum по материалам официального пресс�релизаEMC от 9 июня 2006 года.

3.3. Электронные архивы

Цели проекта включают пять областей:

1. Долгосрочное хранение отчетов администрации,фотографий, документов, видео/аудиозаписей;

2. Обеспечение доступности в онлайновом режимедля международной аудитории;

3. Улучшение возможностей поиска коллекций,используя метаданные;

4. Защита исторических активов посредствомудаленной репликации (подразумевает наличиекопии в другом месте на случай аварийнойситуации);

5. Уменьшение износа невосстанавливаемыхфизических активов.

Используемые технологии:

Работая с архивариусами библиотеки, корпорацияEMC построила информационную инфраструктуру,основанную на разнообразии программногообеспечения и систем EMC, предназначенных дляоцифровки, индексирования и архивированияинформации библиотеки. Используя технологиипрограммного обеспечения EMC Documentum,работники библиотеки могут легко сканироватьбольшие объемы печатных документов,незамедлительно делая их доступными вэлектронном виде. Дополнительно программноеобеспечение Documentum извлекает метаданные(и управляет ими), необходимые дляиндексирования этой информации — тем самым,делая возможным поиск, категоризацию и веб�публикацию для открытого доступа. Программноеобеспечение EMC DiskXtender перемещает ихранит эту информацию в системе EMC CLARiiON, азатем архивирует ее в системе EMC Centera.Программное обеспечение EMC NetWorkerиспользуется для удаленного резервногокопирования этой информации в целяхобеспечения ее сохранности в случае природныхили техногенных катастроф.

Программные продукты Centera и Documentum,которые были пожертвованы Фонду библиотекиимени Джона Кеннеди, предлагают множествоинструментов, включая базы данных, средствапоиска и другие инструменты для аннотирования идобавления описательной информацию к любомуцифровому активу. Также сюда входят программыдля воспроизведения и печати цифровых данных.Поскольку EMC планирует обеспечитьнеограниченное пространство для хранения,

библиотека не должна будет беспокоиться оцелостности актива и размерах файлов.

Программное обеспечение Documentum позволитПрезидентской библиотеке имени Джона Кеннедисоздать каталог всего перечня оцифрованнойинформации, который затем будет сохраненнадежно и надолго в системе Centera. Это такжепозволит осуществлять полный контроль над тем,какой документ или элемент данных из коллекциибиблиотеки является общедоступным.

Государственная регистрация используетсягосударством в первую очередь в качестведейственного инструмента для обеспечениянадежности гражданского оборота недвижимости.Стабильность достигается путем создания особой,единой информационной системы, позволяющейлюбому заинтересованному лицу получатьдостоверные данные о правовом статусе того илииного объекта. Прозрачность и гласность сделок снедвижимостью, обеспечиваемая посредством ихфиксации в Едином реестре прав на недвижимоеимущество, существенно облегчает деятельностьразличных государственных органов. Например,службы судебных приставов при реализации своихфункций опираются на данные Единого реестра,получая из него необходимые сведения о наличииили отсутствии имущества у конкретного лица.

41


42

Действующая регистрационная система Испаниибыла введена Законом об ипотеках 1861 г. Всоответствии с требованием данного закона былсоздан Реестр собственности прав на недвижимость.В этом документе регистрировались правасобственности на недвижимое имущество, а такжедругие вещные права, их ограничения иобременения. Он велся по регистрационным округам,которые не соприкасались между собой и совпадалис границами административных территорий Испании.

Все записи о правах на недвижимость и сделки с нейрегистрировались в реестре собственности нанедвижимость. Права на отдельный объектнедвижимости регистрировались на отдельном листев хронологическом порядке — таким образомфиксировался процесс перехода прав нанедвижимость. На регистратора была возложенаответственность за законность записи, в том числе иза возможный ущерб, причиненный невернойзаписью. Информация Реестра прав нанедвижимость относительно прав, а такжезарегистрированных ограничений и обременений нанедвижимое имущество была открыта длязаинтересованных лиц.

Государственная коллегия регистраторовсобственности и торговых регистраторов Испании(CORPME) в процессе модернизации, осуществляемойдля улучшения и упрощения услуг, предоставляемыхреестрами собственности гражданам, во второмполугодии 2001 года начала проект по переводуреестров собственности на недвижимое имущество вэлектронный вид. Платформой для электронногоархива была выбрана EMC Documentum,исполнителем проекта выступила компания Soluziona— крупный международный интегратор со штаб�квартирой в Испании. Проект получил названиеDIGREG (цифровой регистр) и был признанкрупнейшим европейским проектом по оцифровкебумажных архивов.

Проект длился с ноября 2001 г. по май 2005 г., егостоимость составила около 30 млн. евро. Цельюпроекта являлось формирование 888 электронныхреестров собственности и внедрение системы

управления документами. Основные цифры,характеризующие объем проекта: 15.000пользователей, 888 реестров собственности, 500географических точек, 512.045 старых томов,362.892 новых томов, 400 миллионовраспределенных страниц, из них — 240 млн. страницстарых томов (сканированных без расшивки) и 160миллионов страниц новых томов (быстроесканирование отдельных непереплетенных листов), 2миллиарда записей.

Поскольку объем документов, которые необходимобыло перевести в электронный вид, был огромен, впроекте потребовалось постоянное полноценноеучастие более 120 человек, а участие более 10 тыс.технических специалистов на условиях частичнойзанятости. В проекте использовалось 90 сканеров,82 сервера и 100 ноутбуков. Теперь каждое из 888бюро регистрации прав на недвижимое имуществооборудовано сканером, сервером испециализированным программным обеспечением.Не менее важно, что была разработана специальнаяобучающая программа для 15 тыс. пользователейсистемы в бюро регистрации прав на недвижимоеимущество.

По заявлению Коллегии регистраторов Испанииожидается, что модернизация управления регистрамиимущества и компаний обеспечит такиепреимущества как улучшение управляемости,повышение сохранности записей и улучшениеобслуживания юридических и частных лиц.

Оцифровка регистров собственности на недвижимое имущество в Испании

Среди наиболее крупных проектов по оцифровке государственных архивов также следует отметить проект попереводу бумажного архива в электронный вид для Государственной коллегии регистраторов собственности иторговых регистраторов Испании. Самым Как было объявлено 14 июня 2005 года, Испания стала первойевропейской страной, полностью оцифровавшей регистры собственности и компаний. В процессе реализациипроекта было переведено в электронный вид и проиндексировано более 450 млн. страниц, что составляло почти990 тыс. регистров, хранившихся в 885 бюро в 500 географически распределенных точках мира. Такойэлектронный архив по праву был назван самым большим из когда�либо созданных в Европе.

43

Проведение реформы судебной системы и изменениеструктуры органов судебной власти сопровождаетсясущественным увеличением количества каналов,посредством которых они обмениваются информацией,что дополнительно усложняет процессы обработкидокументов и приводит к их постоянному дублирова�нию. Поэтому в 1998 году в рамках реализациисудебной реформы и целевой программы по развитиюсудебной системы ЮАР было принято решение о созда�нии единой информационной системы автоматизациидеятельности органов судебной власти, призваннойобеспечить судебную систему инструментами повыше�ния эффективности судопроизводства и максимальногосокращения времени, проходящего с момента откры�тия дела до момента вынесения решения по нему.

На этапе предварительного анализа возможныхрешений было рассмотрено более 20 систем, внед�ренных в различных странах и представляющих собойлучшие примеры из мировой практики автоматиза�ции деятельности органов судебной власти. На этомэтапе была отвергнута возможность самостоятельнойразработки системы из�за непомерной стоимости ибольшого срока реализации подобного проекта.Также было признано нецелесообразнымкопирование какого�либо из существующих решенийиз�за трудностей их адаптации к конкретнымусловиям деятельности. Выбор был сделан в пользупостроения решения на платформе для управлениядокументами и бизнес�процессами Documentum 4i.

Как отмечает Шарон Томас (Sharon Thomas), руково�дитель департамента информационных технологийМинистерства юстиции ЮАР, для реализации этогопроекта требовалось решение, обеспечивающеесоздание хранилищ электронной документациинеограниченного объема, функционал управлениякомплектом электронных документов, составляющихсудебное дело, на всех этапах его жизненного цикла,а также возможность автоматизации процесса судо�производства с момента открытия дела до моментавынесения решения и контроля его исполнения.Необходимо было также обеспечить возможностьразвертывания информационной системы в масш�табах всей судебной системы ЮАР. Поэтому выбор

Documentum в качестве платформы такого решениябыл достаточно очевиден.

В рамках пилотного проекта, задачей которого былоотработать методологию внедрения и убедиться вправильности принятого решения, в 2001 году былавнедрена комплексная система управлениясудебными делами провинций Йоханнесбург и Дурбан.

В результате выполнения проекта было достигнутозначительное сокращение жизненного цикласудебных дел, уменьшение числа лиц, ожидающихслушания дела и вынесения решения, сокращениеколичества незавершенных дел и случаев потеридокументации, обеспечение удобного и быстрогодоступа к информации и повышение качества иэффективности работы судебного аппарата.

По результатам пилотного проекта было решеноразвернуть информационную систему на платформеDocumentum 4i на 30 000 рабочих местах, в том числев Министерстве безопасности и Министерствеюстиции ЮАР, Главном управлении исполнениянаказаний и Департаменте социального обеспечения.

Задачей внедрения Documentum является ускорениесудопроизводства и обеспечение эффективного инадежного выполнения этого процесса. Системапозволит обеспечить контроль незавершенныхсудебных дел, следить за правильностью их подго�товки, назначением судебных слушаний и их своевре�менным исполнением. Планируется поэтапный переходот бумажного к полностью электронному документо�обороту с сохранением бумажного документооборотав течение переходного периода. Безопасность системыобеспечивается многоуровневой защитой прав доступак документам, криптографическими технологиями ибиометрической идентификацией при доступе.

Кроме автоматизации прохождения гражданских иуголовных дел, проект предусматривает решение пол�ного спектра задач по автоматизации деятельностисудов: автоматизация организационно�распоряди�тельного документооборота, взаимодействия спрокуратурой и органами исполнительной власти,планирование слушаний гражданских и уголовныхдел, контроль исполнения судебных постановлений.

Судебная система ЮАР

Большие объемы бумажной документации по гражданским и уголовным делам в органах судебной власти ЮАРзначительно повышают трудоемкость и стоимость процесса судопроизводства. Потеря нужной информации илиневозможность найти ее вовремя приводят к отсрочке слушания дел. Необходимость хранения и обработкибольших объемов документации требует увеличения штата сотрудников, что приводит к дополнительнымфинансовым затратам. Существующие архивы для хранения бумажных документов занимают огромныепространства и, несмотря на четкое выполнение всех должностных предписаний и процедур, огромноеколичество операций, требующих обращения к документации и внесения в нее изменений, отнимают многовремени у сотрудников судебного аппарата, отрицательно сказываясь на эффективности их работы. Из�зачастого откладывания судебных разбирательств и увеличения жизненного цикла каждого судебного делавозрастает средний период времени ожидания судебного разбирательства, что увеличивает расходы насодержание ожидающих его лиц.

3.4. Электронное судопроизводство

44


Очень небольшое количество организаций или отраслей имеют дело с большими объемамиинформации, чем различные ветви федеральных, региональных и местных органов власти, а такжес бОльшим количеством правил о том, как предоставлять доступ к содержанию, как им управлять,обмениваться и публиковать. Как и многие крупные корпорации, органы власти пытаются добитьсяжесткого контроля над этой информацией. В то же время, этим организациям необходиморасширить цепочку применения содержания, чтобы включить в нее другие государственныеорганизации, а также частные компании и отдельных физических лиц, которым требуется болееширокий доступ к информации делового и персонального характера.

Цепочка применения содержания — это метод, с помощью которого описывают как наиболееважные процессы взаимосвязаны в организации и как в этих процессах перемещается ииспользуется содержание. В каждой области цепочки применения содержания в органах властиDocumentum способствует снижению затрат, обеспечению соответствия требованиямрегулирования деятельности, улучшению доступа к информации и управления ею, улучшениюпроцесса веб�публикации и развитию сотрудничества.

Documentum предлагает решение для любой задачи управления содержанием, с которойсталкиваются органы власти. Благодаря платформе, основанной на стандартах, и интеграции случшими продуктами, возможности использования Documentum в органах власти фактическинеограничены. Documentum может помочь им использовать естественные связи междусодержанием и процессами деятельности организации, что приведет к более высокойэффективности, улучшению взаимодействия и повышению продуктивности отношений государствас частным сектором.

РРеешшеенниияя DDooccuummeennttuumm ппооввыышшааюютт ээффффееккттииввннооссттьь ггооссууддааррссттввееннннооггоо ууппррааввллеенниияя,, ззааккооннооттввооррччеессттввааии ссууддооппррооииззввооддссттвваа ззаа ссччеетт::

Повышения эффективности поиска, редактирования и обмена информацией

Повышения безопасности для защиты секретного содержания

Ускорения процесса веб�публикаций с повышенной точностью информации

Повышения степени соответствия требованиям, регулирующим управление информацией

Совершенствования системы отчетности и аудита информации

О корпорации EMC

Корпорация EMC (NYSE:EMC) — мировой лидер в области продуктов, услуг и решений для храненияинформации и управления ею. Применяя стратегию управления жизненным циклом информации(ILM), EMC помогает предприятиям и организациям управлять растущими объемами информации смомента ее создания до момента уничтожения с учетом ее изменяющейся ценности. В основе этихстратегий находятся решения EMC по организации информационной инфраструктуры, которыепозволяют организациям эффективнее и экономически выгоднее управлять, использовать,защищать и обмениваться своими информационными ресурсами.

Заключение

Список источников

1. http://www.favorit.de/cln_051/favorit/Home/node.html?__nnn=true

2. http://software.emc.com/microsites/application_portfolio/offerings/gedas_FAVORIT_OfficeFlow.jsp

3. http://www.emcsoftware.de/solutions/industry/public_sector/international/favorit.htm

4. http://www.documentum.ru/industry/state_sector/judicial_system.phtml

5. http://software.emc.com/solutions/industry/public_sector/index.htm

6. http://software.emc.com/about_us/customer/profiles/canada_council_arts.htm

7. http://software.emc.com/about_us/customer/profiles/county_san_diego.htm

8. http://software.emc.com/about_us/customer/profiles/us_environmental_protection.htm

9. http://software.emc.com/about_us/customer/profiles/province_of_bc.htm

10. http://software.emc.com/about_us/customer/profiles/sf_dept_public_health.htm

11. http://software.emc.com/about_us/customer/profiles/us_congressional_committee.htm

12. http://software.emc.com/about_us/customer/profiles/MARAD.htm

13. http://software.emc.com/about_us/customer/profiles/us_army.htm

14. http://software.emc.com/about_us/customer/profiles/us_fed_trade_commission.htm

15. http://www.documentum.ru/industry/state_sector/index.phtml

Список сокращений

API (Application Program Interface) — интерфейс прикладных программ.

CRM (Сustomer или Citisen или Constituent Relations Management) — управление отношениями с клиентами, гражданами илиизбирателями

DOMEA (DOkumentenManagement und Elektronische Archivierung) — управление документами и электронное архивирование,концепция правительства ФРГ

ECM (Enterprise Content Management) — управление корпоративным содержанием

ERP (Enterprise Resource Management) — управление ресурсами предприятия

EМС (Enterprise Content Management) — управление корпоративным контентом

FAVORIT (Flexibles Archivierungs� und VORgangsbearbeitungssystem im IT�gestutzten Geschaeftsgang) — гибкая системаархивирования и управления процессами в автоматизированной бизнес�среде, типовая система правительства ФРГ

ROI (return on investment) — возврат от инвестиций

SAGA (Standards und Architekturen fur e�Government�Anwendungen) — стандарты и архитектура программного обеспеченияэлектронного правительства ФРГ

TCM (transaction content management) — управление транзакционным контентом

VIS (Verwaltungs�Informations�System) — информационно�управляющая система

АР — административный регламент

БД — база данных

ЕМТС — Единая мультисервисная телекоммуникационная cеть

ИКТ — информационно�коммуникационные технологии

ИО — информационное общество

ИОГВ — исполнительный орган государственной власти

ИС — информационная система

МИТС — Министерство Информационных Технологий и Связи Российской Федерации

МЭРиТ — Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации

ОГВ — орган государственной власти

ОМСУ — органы муниципального самоуправления

ОРОГ — отдел по работе с обращениями граждан

СЭВ — среда электронного взаимодействия

СЭД — система электронного документооборота

ТЭО — технико�экономическое обоснование

ФОИВ — федеральные органы исполнительной власти

ЭАР — электронный административный регламент

Москва

2008

Documents

Платформа EMC Documentum в ИТ обеспечении ...egov.ifmo.ru/files/Drozhzhinov_EMC_Documentum_for...Платформа EMC Documentum в ИТ обеспечении