Система электронного делопроизводства и документооборотаvplo.lenobl.ru/Files/1376255187SEDD3Documentation.pdf · Блокировка

Открытое акционерное общество

« Ц е н тр к о м п ь ю т ер н ы х р а зр а б о то к »

Система

электронного делопроизводства и

документооборота

Руководство пользователя

На 70 страницах

Санкт-Петербург

Оглавление

1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ .............................................................................................. 5

1.1 Рабочие столы ................................................................................................................................................... 5

1.2 Роли пользователей ......................................................................................................................................... 5

1.3 Система подготовки документов .................................................................................................................. 6

1.4 Документы ........................................................................................................................................................ 7 1.4.1 Списки документов .................................................................................................................................. 8 1.4.2 Карточка документа ................................................................................................................................. 8 1.4.3 Атрибуты ................................................................................................................................................. 10 1.4.4 Вложения................................................................................................................................................. 10 1.4.5 Связи между документами .................................................................................................................... 10 1.4.6 Движение документов ............................................................................................................................ 11 1.4.7 Права на документ .................................................................................................................................. 12 1.4.8 Протокол операций с РК – вкладка «История» ................................................................................... 14

1.5 Бланки строгой отчетности ......................................................................................................................... 14

1.6 Дела................................................................................................................................................................... 15

1.7 Обмен документами в системе .................................................................................................................... 15

2 ОБЗОР СИСТЕМЫ ............................................................................................... 17

2.1 Вход в систему ................................................................................................................................................ 17

2.2 Главная страница сайта ............................................................................................................................... 18

2.3 Режимы и меню пользователя (Рабочие столы и виджеты) .................................................................. 19

3 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ .......................................................................... 21

3.1 Регистрация новых документов .................................................................................................................. 21 3.1.1 Регистрация предварительного входящего .......................................................................................... 21 3.1.2 Регистрация нового входящего ............................................................................................................. 22 3.1.3 Регистрация нового исходящего ........................................................................................................... 24 3.1.4 Регистрация нового организационно-распорядительного документа ............................................... 25 3.1.5 Резервирование регистрационных номеров ......................................................................................... 26

3.2 Регистрация документов системы документооборота ............................................................................ 26 3.2.1 Предварительные входящие .................................................................................................................. 26 3.2.2 Исходящие на регистрацию................................................................................................................... 27 3.2.3 ОРД на регистрацию .............................................................................................................................. 28 3.2.4 Входящие МЭДО .................................................................................................................................... 29 3.2.5 Уведомление МЭДО на подготовку ..................................................................................................... 31 3.2.6 Отправленные уведомления МЭДО ..................................................................................................... 31 3.2.7 Полученные уведомления МЭДО ......................................................................................................... 32

4 РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ............................................................................... 34

4.1 Поиск документов и дел ............................................................................................................................... 34 4.1.1 Быстрый поиск ........................................................................................................................................ 34

Кодекс: Документооборот поколение 3 Руководство пользователя

3

4.1.2 Атрибутный поиск документов и дел ................................................................................................... 35

4.2 Папка «На рассмотрении» ........................................................................................................................... 36

4.3 Папка «Текущие» ........................................................................................................................................... 37

4.4 Согласование документов ............................................................................................................................ 39 4.4.1 Папка «На согласование» ...................................................................................................................... 39 4.4.2 Папка «Отправленные на согласование» ............................................................................................. 40

4.5 Папка «Оперативный архив» ...................................................................................................................... 41

4.6 Реестр передачи .............................................................................................................................................. 42

5 ЭКСПЕДИЦИЯ ...................................................................................................... 44

5.1 Корреспонденция ........................................................................................................................................... 45 5.1.1 Печать конвертов.................................................................................................................................... 45

6 БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ .................................................................... 47

6.1 Регистрация бланков строгой отчетности ................................................................................................ 47

6.2 Выдача бланков строгой отчетности. Реестр ........................................................................................... 48

6.3 Возврат бланков строгой отчетности. Реестр ........................................................................................... 49

7 ДЕЛА ..................................................................................................................... 51

7.1 Регистрация нового дела .............................................................................................................................. 52

8 ЖУРНАЛЫ ............................................................................................................ 54

9 ОТЧЕТЫ................................................................................................................ 56

9.1 Отчеты по документообороту ...................................................................................................................... 57

10 ПРИЛОЖЕНИЯ ................................................................................................. 58

10.1 Список атрибутов карточек ЕСЭДД ..................................................................................................... 58 10.1.1 Атрибуты карточки входящего документа ..................................................................................... 58 10.1.2 Атрибуты карточки исходящего документа ................................................................................... 59 10.1.3 Организационно-распорядительные документы ............................................................................ 59

10.2 Список классификаторов ЕСЭДД ......................................................................................................... 60

10.3 Сценарии работы с документами ЕСЭДД ............................................................................................ 61 10.3.1 Сценарий обработки документов на бумажных носителях ........................................................... 61 10.3.2 Краткая инструкция по созданию резолюции к документу ........................................................... 61 10.3.3 Краткая инструкция по печати конвертов ....................................................................................... 63

10.4 Сокращения ............................................................................................................................................... 64

10.5 Термины и определения .......................................................................................................................... 64


4

АННОТАЦИЯ

Настоящий документ является описанием WEB-интерфейса единой системы

делопроизводства и документооборота.

WEB-интерфейс является одной из подсистем автоматизированной

информационной системы «Единая система электронного делопроизводства и

документооборота» (далее по тексту – ЕСЭДД) и использует удаленный доступ (WEB-

интерфейс) для работы с документами и вложениями, созданными или присоединенными

при работе в ЕСЭДД.

Перед началом работы необходимо ознакомиться с общими сведениями,

изложенными в разделе 1.

С администратором системы должны быть согласованы списки Глобального

классификатора исполнителей, права пользователей и конфигурация с учетом инструкции

по делопроизводству.

Пользователям предоставляется возможность работать с большинством

документов подсистем делопроизводства без установки у них программного обеспечения

самих подсистем.

Описание работы пользовательских функций и иллюстрации рабочих окон модуля

«WEB-интерфейс ЕСЭДД» актуальны для версии, указанной на титульном листе

документа.

Разработчики оставляют за собой право вносить изменения, не ухудшающие

эксплуатационных и эргономических параметров системы.


5

1 Общие сведения Требования к реализации функции учета и рассмотрения документов определяются

типовыми инструкциями по делопроизводству в исполнительных органах

государственной власти (далее – ОГВ), а также внутренними регламентирующими

документами ОГВ или иного органа.

Требования к реализации функции учета нормативных, организационно-

распорядительных и процессуальных документов определяются инструкциями и

регламентами ОГВ или иного органа или подразделения.

1.1 Рабочие столы

Интерфейс работы с документами представляется в виде Рабочих столов с

виджетами и группами виджетов, видимость и содержимое которых определяется

функциями администратора или делопроизводителя.

Рис. 1

На Рис. 1 представлены три варианта набора рабочих столов для пользователей с

различными функциями (ролями, правами доступа).

1.2 Роли пользователей

1. Администратор;


6

2. Администратор ЕСЭДД;

3. Администратор системы подготовки документов и согласования;

4. Оператор системы подготовки документов и согласования;

5. Оператор удаленного доступа ;

6. Пользователь ОГВ;

7. Сотрудник канцелярии;

8. Экспедиция.

1.3 Система подготовки документов

Система подготовки документов - подсистема ЕСЭДД, предназначена для

формирования полнотекстового банка документов непосредственно из офисного пакета–,

принятого как корпоративный стандарт (MS Office 2007 (2010)).

Подсистема подготовки документов реализует следующие функции:

Доступ к корпоративному хранилищу шаблонов документов;

Сохранение документа и вложения в БД;

Регистрация карточки нового документа;

Определение прав доступа на документ;

Определение связи сохраненного документа с другими документами в базе данных;

Уникальная идентификация бумажного документа, сохраненного в базе данных

через функцию штрихкодирования;

Система поддерживает версионность документа, то есть под одним

регистрационным номером может храниться неограниченное количество разных

вариантов редакций (версий) документа, созданных как автором, так и любым

другим пользователем, имеющим право «Модификация» на данный документ

Текущей версией считается последняя по дате создания. Таблица версий позволяет

в случае необходимости просмотреть предыдущие редакции документа.

Обеспечение просмотра протокола действий пользователя с документом;

Блокировка документа и версии от изменений.

Подсистема СПД работает в интефейсе MS Office Word 2007 (2010), использует

меню Банк документов главного меню MS Office Word 2007 (2010), содержащее

следующие режимы1:

Сохранить – при наличии права сохранения документа СПД пользователь может

сохранить в базу данных новый документ, подготовленный в СПД.

Создать документ – создание документа типа Исходящий, Внутренний документ

или ОРД.

Сохранить как… – сохранение в БД новой версии документа.

Сохранить файл… – сохранение в БД произвольного файла, для которого будет

создана карточка.

Атрибуты документа – функция открывает карточку документа в которой можно

просматривать и, при наличии соответствующих прав, корректировать атрибуты.

Найти документ – многокритериальный поиск документов в БД.

Быстрый поиск – поиск документа по номеру документа.

Перечитать документ из базы – перезагрузка текста документа из базы.

Выбрать версию – выбор любой ранее сохраненной версии документа.

1. Описание этой подсистемы представлено кратко только в части перечисления доступных функций.

Оно не является предметом данного руководства. См. Руководство пользователя СПД.


7

Печать – печать документа, загруженного из БД. При этом на документе

пропечатывается идентификатор, позволяющий точно найти соответствующий документ и

версию.

Списание бланков СО – функционал для списания бланков строгой отчетности.

Просмотр изображений – режим просмотра изображений, сформированных при

сканировании.

Блокировать версию – блокировка документа или версии от последующего

изменения. Если блокирована версия, то при следующем сохранении будет создана новая

версия документа.

Отправить на согласование – движение документа по маршруту согласования.

Публикация – сохранение документа на каком-либо носителе.

Удалить – при наличии прав администрирования удаляет документ или все версии

документа, кроме последней.

Бланки – создается документ на основе бланка/шаблона или в существующий

документ вставляется бланк/шаблон из репозитория бланков организации.

1.4 Документы

Регистрация служебного, организационно-распорядительного или документа иного

характера производится на рабочем месте ответственного за это должностного лица,

путем внесения в базу данных реквизитов документа. При необходимости производится

сканирование образов документа.

Регистрационный номер документу система присваивает автоматически.

Данные о документах хранятся в виде регистрационных карточек, к которым

можно прикрепить файл с текстом документа или установить ссылку на документы в

полнотекстовой базе данных (хранилище), в которой хранится текст и/или образ

документа.

Система производит учет движения как электронных, так и бумажных документов

и автоматизирует работу со следующими типами документов делопроизводства:

Входящие документы служебной корреспонденции; регистрируются в основном

модуле как с бумажного носителя, так и поступившие по обмену, через МЭДО

(межведомственный электронный документооборот);

Предварительные входящие – документы, зарегистрированные в системе с

присвоением регистрационного номера (создана карточка), но атрибуты

документа, кроме РН и даты регистрации карточки, не внесены;

Проекты исходящих – регистрируются в Системе подготовки документов (MS

Office Word 2007, 2010), после подписания уполномоченным лицом поступают в

папку регистрации исходящих в основном модуле;

Исходящие документы;

Внутренние документы;

Проекты Организационно-распорядительных документов – регистрируются в

Системе подготовки документов (MS Office Word 2007, 2010), поступают на

согласование в папки согласующих лиц в основном модуле;

Организационно-распорядительные документы – согласованные и подписанные

Проекты Организационно-распорядительных документов;

Вложения – часто содержательная часть документа в виде прикрепленного к

карточке файла текста или образа документа.


8

Поиск документа (его регистрационной карточки) обеспечивается по сочетанию

атрибутов его регистрационной карточки и/или по тексту вложенного документа. Общий

вид карточек представлен на Рис. 3 (сокращенный вариант) и Рис. 4 (полная карточка).

1.4.1 Списки документов

По клику на рабочем столе на виджет для документов различного типа открывается

окно со списком, содержащее в основном похожие элементы:

Заголовок;

Фильтр:

По состоянию исполнения: Все, больше 1 дня, 1 день, просроченные;

Функциональные, в зависимости от типа документов;

Таблица с графами данных о документах: Тип, Рег.номер, Дата, Срок,

Признак контроля, Исполнитель и др.

Под списком выводятся: число страниц списка, номер страницы, количество

страниц, с возможностью навигации как по странице (движки горизонтальный и

вертикальный) так и выбор страницы. В нижней части окна выведены легенды (цвет

метки) для записей различного состояния исполнения относительно срока (Рис. 2).

Рис. 2

1.4.2 Карточка документа

Рис. 3


9

Рис. 4

Новый документ – заполнение реквизитов в пустой карточке (бланке) для

создания нового документа.

Новый по образцу – открыв любой документ, можно создать новый документ

такого же типа, в который будут скопированы поля первоначального документа.

Корректировка – неявная функция, если пользователь обладает правом

регистрации переписки или правом просмотра переписки и правом на документ

«Модификация», то при открытии карточки документа пользователь имеет возможность

корректировать атрибуты документа.

Ответ – при наличии права регистрации переписки пользователь может

зарегистрировать новый исходящий документ, связанный как ответ с первичным

входящим.

Повторный – регистрируется карточка нового входящего документа, связанного с

первичным входящим как повторный. При сохранении создается связь между двумя

карточками документов с указанием типа связи «Повторный», главным документом

является первичный входящий.

Запрос – регистрация нового исходящего документа, связанного с первичным

входящим. Запрос используется для сбора дополнительной информации или

осуществления отказа в рассмотрении по первичному входящему документу.

Печать – вывод на печать карточки, образа или конверт документа. Доступны два

вида печати: печать штрихкода, печать карточки документа, печать вложения документа

(если таковой прикреплен к документу). Печать должна быть доступна при наличии права

администрирования, регистрации переписки или просмотра переписки. При этом на

документ входящего. В меню становятся доступны три пункта «Печатать карточку»,

«Печатать штрих-код». При выборе пункта «Печатать карточку» вызывается логика

генератора отчетов, который формирует печатную форму карточки. При выборе функции

«Печатать штрих-код» – открывается форма, в которой нужно выбрать принтер для

печати штрихкодов.

Удалить – функция доступна при наличии права администрирования, позволяет

пометить документ как логически удаленный. Документ не должен в данный момент


10

просматриваться (редактироваться) другим пользователем или быть связанным с

активным маршрутом.

Перечень реквизитов документов, используемых при регистрации в Системе, а

также применяемых в карточках классификаторов приводится в Приложении (раздел

10.1).

1.4.3 Атрибуты

Вкладка Атрибуты содержит реквизиты документа, заполненные при первичном

его сохранении, либо при последующей работе с документом.

Набор атрибутов зависит от типа документа.

1.4.4 Вложения

Вкладка Вложения окна карточки документа содержит:

таблицу со списком прикрепленных (вложенных) файлов-документов;

панель инструментов для работы с вложениями: Добавить, Загрузить, Удалить,

Обновить.

Рис. 5

В графах таблицы со списком прикрепленных документов отражается: Имя файла,

Размер, Кто создал, Дата, Кто модифицировал, Дата и Примечание.

1.4.5 Связи между документами

В карточке документов организована возможность связывания данного документа с

ранее зарегистрированными в системе документами. Связи между документами

типизируются, причем для каждого типа документа (входящие, исходящие,

организационно-распорядительные и др.) в системе предусматривается свой набор

доступных связей. Например, связи «изменяет», «отменяет», «дополняет» доступны

только для организационно-распорядительных документов, но недоступны для входящих

документов.

Рис. 6

В интерфейсе пользователя связи представлены в отдельной вкладке карточки

документа Связи (Рис. 6), в которой выводится список связанных с текущим документом

и доступны следующие функции:


11

Открыть связанный документ – Открывает карточку связанного документа;

Добавить связь – функция открывает диалоговое окно подсистемы поиска, в

которой пользователь может найти требуемый документ (Рис. 7). В данном

диалоговом окне необходимо указать тип связи, доступный для данной категории

документов;

Удалить связь – разрывает связь между документами;

Обновить список – обновляет список связей из базы данных.

Функции работы со связями доступны, если пользователь имеет права на

первичный и связанный документы.

Рис. 7

1.4.6 Движение документов

Подсистема маршрутизации документов является основной базовой подсистемой

обеспечивающей движение и контроль прохождения документов. Она обеспечивает

следующие процессы:

Рассмотрение документов;

Согласование подготовленных документов;

Рассылку документов по подразделениям.

В подсистеме маршрутизации учитываются следующие атрибуты:

Документ;

Исполнитель, которому передан документ;

Резолюция, с которой передан документ;

Контрольный срок исполнения документа;

Фактический срок исполнения документа;

Результат исполнения;

Дата передачи документа;

Дата просмотра карточки поступившего документа.

Система маршрутизации поддерживает шаблоны маршрутов, обеспечивающих

прохождение определенных видов документа согласно принятому регламенту.


12

Рис. 8

Рис. 9

Рис. 10

Для документов, предназначенных для согласования (проектов), автору

автоматически предлагается маршрут, который может быть им откорректирован путем

перетаскивания исполнителей из списка Глобального каталога (Рис. 10, справа) в нужное

место.

1.4.7 Права на документ

На вкладке карточки документа Права – можно просмотреть или переопределить

спискок допускаемых к документу лиц (пользователей).

В левой части вкладки (Рис. 11,А) содержится список пользователей, имеющих

доступ к документу, в правой части – права, назначенные соответствующему

пользователю,.

После создания документа список пользователей, имеющих к нему доступ, состоит

из Автора (Оператора СПД, создавшего документ – которому предоставлен полный


13

доступ к документу) и пользователей, назначенных по умолчанию в настройках на доступ

ко всем документам данного пользователя (автора). Всем остальным пользователям

доступ к документу запрещен. Чтобы разрешить кому-либо доступ к документу,

необходимо явно внести его в список и установить необходимые права.

А

Б Рис. 11

Автор может изменить права на документ, установив соответствующий флаг, а

также добавить в список других пользователей по кнопке Добавить , либо удалить запись

из списка по кнопке Удалить.

Добавляются пользователи из списка Глобального каталога исполнителей ((Рис.

11,Б), который открывается по кнопке Добавить. Если из Глобального каталога

добавляется подразделение, все подчиненные записи (исполнители) этого подразделения

будут иметь права на документ, установленные для этого подразделения.

При сохранении документа Автор имеет максимальные права доступа к нему

(Модификация).

Другие добавленные Автором в список пользователи по умолчанию получают

право «Чтение». Автор может изменить доступ, установив в строке с соответствующим

правом.

Добавление пользователей и изменение их прав возможно для Автора и

пользователей, имеющих право Модификация.


14

Операции, предусматривающие передачу исполнения другому лицу (а также

некоторые иные действия), делегируют и права доступа к документу новому

исполнителю.

1.4.8 Протокол операций с РК – вкладка «История»

На вкладке отражаются параметры документа для просмотра или проверки

действий пользователей при работе с этим документом2. Они не могут быть изменены

вручную, а отражают контрольные данные:

Идентификатор – внутренний, системный уникальный номер документа;

Пользователя, создавшего документ; дата создания;

Пользователя, последним редактировавшего документ и дату

редактирования;

Таблица протокола работы с документом с указанием даты, времени,

оператора, объекта и события.

Рис. 12

1.5 Бланки строгой отчетности

Подсистема учета бланков строгой отчетности предназначена для регистрации и

учета бланков строгой отчетности исходящей корреспонденции и реализует следующие

функции:

Хранение справочника типов бланков;

Регистрация интервалов номеров полученных бланков;

Регистрация интервалов выданных бланков по исполнителям;

Учет использованных бланков при регистрации исходящих документов;

Учет и возврат испорченных бланков;

Учет списания бланков.

Бланки учитываются наборами (интервалами), при этом в системе существуют

наборы трех видов:

Поступившие бланки;

2 Вывод данных о протоколе событий зависит от системной настройки Системного конфигуратора:

SED→EventLog.


15

Выданные бланки;

Испорченные бланки;

При регистрации документа на бланке указывается идентификационный номер

бланка, на основании которого уменьшается счетчик выданных бланков.

1.6 Дела

Дела предназначены для распределения документов по номенклатурным делам,

отображение их в описях для сдачи в архив на хранение и в актах на уничтожение с

истекшими сроками хранения, когда работа с документом завершена. Предусматривается

следующий функционал:

Создание нового дела;

Присоединение документов к существующему делу;

Редактирование состава документов дела;

Создание многотомных дел;

Вывод атрибутов карточки дела и состава дела с возможностью печати;

Формирование описи дела;

Поиск по делам.

1.7 Обмен документами в системе

Обмен данными ЕСЭДД и МЭДО происходит в электронном виде посредством

подсистемы обмена. Документ, предназначенный для передачи, автоматически

помещается в очередь подсистемы обменов. Точка назначения при отправке документа

определяется исходя из маршрута прохождения документа (рассылки). Передача

документов (записей о документах) в электронном виде исключает необходимость

повторного ручного ввода данных о документах при их регистрации адресатом, а также

сканирования образов документов.

Карточки уведомлений МЭДО, не редактируемые, открываются из виджетов

«Отправленные уведомления МЭДО» и «Полученные уведомления МЭДО», или из связей


Во всех уведомлениях:

Номер уведомления;

Дата и время уведомления;

Отправитель уведомления;

Получатель уведомления.

1. Уведомление о регистрации

Документ-основание: ссылка на документ;

Исходящий номер документа;

Исходящая дата документа;

2. Уведомление об отказе в регистрации

Причина отказа;

Примечание;

Исходящий номер документа;

Исходящая дата документа.

3. Уведомление о принятии к исполнению


16

Документ-основание: ссылка на документ;

Исходящий номер документа: только у отправленных уведомлений;

Исходящая дата документа: только у отправленных уведомлений;

Наименование пункта документа;

Содержание пункта документа;

Руководитель ведомства: ФИО, должность, подразделение;

Контактная информация: контакты руководителя ведомства;

Руководитель подразделения: ФИО, должность, подразделение;

Контактная информация: контакты руководителя подразделения;

Ответственный исполнитель: ФИО, должность, подразделение;

Контактная информация: контакты отв. Исполнителя.


17

2 Обзор системы Для подключения к системе следует в адресной строке интернет-браузера Mozilla

Firefox указать адрес сайта в формате «http://»+<имя или IP сервера>+<имя сайта>,

например: “http://10.4.4.250/sedd3”. Открывается web-страница с фирменной заставкой,

окном регистрации пользователя (Рис. 13) и указанием версии программного

обеспечения.

Рис. 13

2.1 Вход в систему

Для получения доступа к базе данных пользователю необходимо в окне

Вход в систему (Рис. 13) заполнить поля Имя пользователя и Пароль и нажать кнопку

Войти.

При отсутствии связи или прав на использование модуля удаленного доступа к

система выводит сообщение и предлагает повторную авторизацию.

При успешной авторизации пользователя открывается Главная страница модуля

удаленного доступа (Рис. 14).

Следует отметить, что в связи с мерами безопасности, если в процессе работы

образуется длительный перерыв, требуется повторная аутоидентификация в системе.

После этого пользователь попадает в то же состояние работы, на котором она была

прервана.


18

2.2 Главная страница сайта

Рис. 14

Главная страница браузера содержит заголовок Рабочие столы, в правой части

которого выводится имя пользователя, вошедшего в систему. Поле с именем является

также кнопкой, с помощью которой можно выйти из системы.

В следующей строке расположен ряд вкладок – ярлыков рабочих столов, ниже –

окно быстрого поиска документов с кнопкой-значком лупы.

Число отображенных вкладок и наличие виджетов в каждой вкладке (рабочем

столе) определяется настройками модуля и ролью в системе (правами) пользователя.

Например, работа с почтовыми отправлениями, бланками строгой отчетности и

классификаторами доступна только пользователям с определенно настроенными ролями и

назначенными особыми правами.

Пользователи, не наделенные правами для работы с теми или иными функциями,

не видят на экране соответствующих виджетов (командных кнопок). Если сравнить три

части Рис. 14, видно что пользователи этих рабочих столов имеют неодинаковые права.


19

2.3 Режимы и меню пользователя (Рабочие столы и виджеты)

В верхней части окна браузера расположен ряд вкладок ярлыков рабочих столов и ,

поле быстрого поиска документов. Ниже – функциональные папки - виджеты,

специфичные для каждого рабочего стола и роли пользователя, работающего в нем.

Всегда доступны вкладки режимов работы (рабочих столов) и режим быстрого

поиска.

Виджеты содержат наименование папки документов, вид документов в папке

(документы, уведомления), количество документов, доступных пользователю и даты –

минимальная или максимальная в зависимости от вида документов.

В виде иерархической структуры виртуальных папок, которые могут быть

доступны пользователю, меню представляется следующим образом:

1. РЕГИСТРАЦИЯ

1.1. Группа виджетов «Регистрация»:

1.1.1. Предварительный входящий;

1.1.2. Новый входящий;

1.1.3. Новый исходящий;

1.1.4. Новый ОРД;

1.1.5. Резервирование рег.номеров.

1.2. Входящие МЭДО;

1.3. Уведомления МЭДО на подготовку;

1.4. Отправленные уведомления МЭДО;

1.5. Полученные уведомления МЭДО;

1.6. Исходящие на регистрацию;

1.7. ОРД на регистрацию.

2. ДОКУМЕНТЫ

2.1. На рассмотрении – документы, поставленные в работу текущему пользователю, не

переданные другому исполнителю;

2.2. Текущие – документы, исполненные текущим пользователем, переданные на

исполнение другому исполнителю;

2.3. На согласование – документы, поступившие на согласование текущему

исполнителя (пользователю);

2.4. Согласованные – документы, согласованные текущим исполнителем;

2.5. Отправленные документы;

2.6. Оперативный архив – документы, в которых есть движение на исполнителя,

имеющие статус "Документ по движению закрыт";

2.7. ОРД на ознакомление - организационно-распорядительные документы, которые

пришли пользователю по рассылке;

2.8. Атрибутный поиск.

3. ЭКСПЕДИЦИЯ

3.1. Корреспонденты – справочник организаций и аффилированных лиц,

3.2. Корреспонденция

3.2.1. Печать конвертов;

3.2.2. Возврат корреспонденции;

3.2.3. Добавить в реестр отправки;

3.2.4. Диапазоны номеров писем – почта, текущий диапазон;

3.2.5. Реестры отправки – Почта, количество.

4. БЛАНКИ СО – группа виджетов «Бланки строгой отчетности»

4.1. Регистрация бланков;


20

4.2. Выдача бланков;

4.3. Реестр выдачи;

4.4. Возврат бланков;

4.5. Реестр возврата;

4.6. Списание бланков;

4.7. Реестр списания.

5. ДЕЛА

5.1. На исполнении;

5.2. Архив.

6. ЖУРНАЛЫ

6.1. Группа виджетов «Базовые формы журналов»;

6.2. Входящие;

6.3. Входящие МЭДО;

6.4. Исходящие;

6.5. Приказы;

6.6. Внутренняя корреспонденция;

6.7. Список «Мои журналы».

7. ОТЧЕТЫ– В данной папке выводятся подпапки из сервера отчетов ReportingServices в

каждой подпапке узлами выводятся отчеты, размещенные в данной папке

7.1. Документооборот – Отчеты по документообороту.

8. Режим БЫСТРЫЙ ПОИСК – Символьное поле Быстрый поиск с «кнопкой-лупой» в

правом верхем углу окна служит для ввода текста, номера или даты поискового

атрибута. При нажатии кнопки производится отбор документов, содержащих

соответсвующий введенной строке атрибут. Список найденных документов выводится

в табличном виде (раздел 4.1).


21

3 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Группа виджетов Регистрация в левой части окна браузера используется для

регистрации первичных входящих и инициативных исходящих документов:

Предварительный входящий;

Новый входящий;

Новый исходящий;

Новый ОРД;

Резервирование рег.номеров.

Кроме того, регистрируются подготовленные в СПД документы:

Исходящие на регистрацию;

ОРД на регистрацию.

а также документы обмена межведомственного документооборота (МЭДО):

Входящие МЭДО;

Уведомления МЭДО на подготовку;

Отправленные уведомления МЭДО;

Полученные уведомления МЭДО.

3.1 Регистрация новых документов

3.1.1 Регистрация предварительного входящего

Предварительная регистрация является дополнительным сервисом, позволяющим

внести минимальные данные о входящем документе – собственно, только вид доставки и

дату (Рис. 15).

Система создает карточку, присваивает документу регистрационный номер и

статус предварительного входящего. Впоследствии работа с карточкой предварительного

входящего производится при выборе его из папки Предварительные входящие на

рабочем столе.

Рис. 15

Работа в этом режиме возможна только при наличии права "ПЕРЕПИСКА.

Предварительная регистрация".

Для записи карточки следует выбрать вид доставки, нажать кнопку ,

выбрать принтер, будет выполняться функция печати ШК Карточка будет записана в базе

данных, станет доступной (разблокируется) кнопка .

По нажатию кнопки окно карточки предварительного документа

перезаполняется новыми значениями регистрационного номера и даты регистрации,

кнопка блокируется.


22

3.1.2 Регистрация нового входящего

Для регистрации входящего документа следует выбрать режим Новый входящий.

Откроется окно Регистрация входящего документа (Рис. 16), содержащее бланк

карточки входящего с активной вкладкой Атрибуты,. Необходимо заполнить атрибуты

входящего и нажать кнопку Сохранить. Документ записывается в базе данных, ему

присваивается регистрационный номер (РН). После этого становятся доступны остальные

вкладки карточки документа.

Рис. 16

На вкладке Атрибуты обязательные для ввода данных поля отмечены оранжевым

цветом с левого края поля.

Регистрационный номер – поле недоступно, система автоматически присваивает

его документу при регистрации входящего документа после сохранения карточки

документа по кнопке Сохранить.

Дата регистрации - система автоматически присваивает текущую системную дату

после сохранения карточки документа по кнопке Сохранить. Доступно для правки.

Доп.нумерация - вводятся дополнительные номера, указанные на входящем

документе.

Откуда, от кого – (обязательно для заполнения) структурированный реквизит,

состоящий из двух полей ввода. В первом поле из справочника аффилированных

лиц/организаций или Глобального каталога выбирается организация-издатель документа,

во втором – должностное лицо этой организации. По умолчанию заполняется

руководителем организации (подразделения).

Номер исходящий – номер регистрации документа отправителем.


23

Дата исходящая – дата регистрации документа отправителем.

Вид доставки – (обязательно для заполнения) выбор из выпадающего списка

(Классификатор «Вид доставки»).

Оригинал – чекбокс – предназначен для фиксации информации о поступлении

оригинала документа. По умолчанию поле должно быть отмечено («Да»).

Дата поступления – по умолчанию – текущая системная дата

Содержание – (обязательно для заполнения) краткое содержание документа.

К делу – по ссылке Выбрать дело… открывается окно поиска Выбор дела. После

сохранения документ будет присоединен к выбранному, ранее зарегистрированному делу.

Возможно присоединение ссылок на несколько дел. Ненужные ссылки могут быть

удалены по значку Х .

Основание – по ссылке Выбрать основание… открывается окно поиска Выбор

документа. Возможно присоединение ссылок на несколько оснований. Ненужные ссылки

могут быть удалены по значку Х .

Вид документа – (обязательно для заполнения) заполняется из классификатора

«Виды документов».

Дата получения – дата первичного получения документа вышестоящей

организацией или организацией одного уровня, которая передала документ.

Листов документа, Приложений, Листов приложений – числовые поля.

Куда, кому – (обязательно для заполнения) структурированный реквизит,

состоящий из двух полей ввода. В первом поле из справочника организаций или

Глобального каталога выбирается организация, которой адресуется документ и

должностное лицо этой организации, по умолчанию должно быть заполнено.

Откуда, От кого – (обязательно для заполнения) организация, которая передала

документ. Структурированный реквизит, состоящий из двух полей ввода. В первом поле

из справочника организаций или Глобального каталога выбирается организация-издатель

документа, во втором – должностное лицо этой организации. По умолчанию заполняется


Конфиденциальность – выбор из выпадающего списка (Классификатор

«Конфиденциальность»).

Примечание – строковое поле для ввода текста и цифр.

Файл документа – добавленный (связанный с карточкой) файл-вложение.

Вложений может быть несколько.

Заполнив поля с атрибутами, следует сохранить данные (кнопка ) для

записи документа в базе данных. Если не заполнены обязательные поля или есть

некорректно введенные данные, система выводит сообщение

, подкрашивает необходимые поля цветом, какой имеет

данное сообщение и позволяет продолжить ввод данных.

Кнопка Очистить поля – очистка полей карточки от всех введенных данных.


24

3.1.3 Регистрация нового исходящего

Исходящие документы регистрируются и сохраняются в интерфейсе MS Office

2007 (2010) (Word, Excel) (Меню Банк документов – подсистема «Система подготовки

документов )». См. руководство пользователя подсистемы.

В WEB-интерфейсе возможна корректировка некоторых полей регистрационной

карточки, представленной на Рис. 17.

Рис. 17

Регистрационный номер – регистрационный номер документа, присвоенный при

регистрации, не редактируется.

Дата регистрации – дата сохранения документа в базе данных, редактируется.

К делу – Ссылка на дело. Редактируемое поле. По ссылке Выбрать дело…

открывается окно поиска Выбор дела. Возможно присоединение ссылок на несколько

дел. Ненужные ссылки могут быть удалены по значку Х .

Основание – Ссылка на документ (исходящий, входящий, ОРД). Открывается

форма для быстрого поиска документа в системе. Возможно присоединение ссылок на

несколько оснований. Ненужные ссылки могут быть удалены по значку Х

Вид документа – заполняется из классификатора «Виды документов».

Куда, Кому – возможно указать всех корреспондентов, которым необходимо

отправить данный документ; на основании данного атрибута сотрудники канцелярии

должны будут отправить данный документ.

Примечание – текстовое поле для ввода заметок.

Исполнитель – устанавливается должностное лицо, по умолчанию автор

документа. Можно изменить, выбрав необходимого сотрудника из Глобального каталога.

Кто подписал – выбирается сотрудник из Глобального каталога.


25

Файл документа – добавление файла с текстом или образа бумажного документа.

По кнопке открывается проводник MS Windows для выбора файла.

3.1.4 Регистрация нового организационно-распорядительного документа

Организационно-распорядительные документы регистрируются и сохраняются в

базе данных в интерфейсе MS Office 2007 (2010) (Word, Excel) (Меню Банк документов –

подсистема «Система подготовки документов )». См. руководство пользователя

подсистемы.

Рис. 18

Номер регистрации – поле недоступно, система автоматически присваивает его

документу при регистрации исходящего документа после сохранения карточки документа

по кнопке Сохранить.

Дата регистрации недоступно, система автоматически присваивает текущую

системную дату после сохранения карточки документа по кнопке Сохранить.



Глобального каталога выбирается организация-получатель документа, во втором –

должностное лицо этой организации. По умолчанию заполняется руководителем

организации (подразделения).





Основание– по ссылке Выбрать основание… открывается окно поиска Выбор






организацией или организацией одного уровня, которая прислала документ



26

Исполнитель - (обязательно для заполнения) должностное лицо, подготовившее

документ.

Кто подписал - (обязательно для заполнения) должностное лицо, подписавшее

документ.




Файл документа – сканированный образ документа

3.1.5 Резервирование регистрационных номеров

Рис. 19

Функция резервирования регистрационных номеров доступна сотрудникам

канцелярии, доступ к функции осуществляется с проверкой права пользователя

"ПЕРЕПИСКА. Регистрация".

Окно виджета содержит:

комбобокс "Вид документа:" (выбор – Входящий, Исходящий);

текстовое поле "Количество номеров:", допускает ввод только чисел, от 1

до 1000, обязательное;

кнопку , размещена на в верхней части формы слева.

Факт резервирования сопровождается сообщением: .

3.2 Регистрация документов системы документооборота

3.2.1 Предварительные входящие

Папка содержит входящие документы, зарегистрированных в режиме «Регистрация

предварительного входящего», стоящие в очереди на полноценную регистрацию. По

вызову функции открывается форма в виде списка документов (Рис. 20).

Рис. 20

В нижней части отображается количество документов и страниц в списке. В поле

Быстрый поиск можно найти документ по номеру.


27

Форма содержит графы: "Регистрационный номер", "Дата регистрации", "Кто

зарегистрировал", Кнопку (Открыть на новой вкладке).

По клику на строке открывается (по умолчанию в той же вкладке) выбранный

документ на карточке входящего, вкладка «Атрибуты», режим отображения - всегда

полный (Рис. 21, фрагмент карточки).

Окно регистрации аналогично режиму «Регистрация нового входящего» (раздел

3.1.2), за исключением того, что заполнены поля Регистрационный номер, Дата

поступления, Дата регистрации, Срок.

Кроме основной вкладки «Атрибуты», карточка также содержит вкладки:

«Вложения», «Связи», «Движение», «Права», «История» и ряд кнопок Сохранить,

Создать, Печать, Сокращенная карточка, описанные выше.

Рис. 21

Заполнив поля с атрибутами, следует сохранить данные (кнопка ). Если

не заполнены обязательные поля или есть некорректно введенные данные, система

выводит сообщение и подкрашивает необходимые поля

цветом, какой имеет данное сообщение.

Кнопка присутствует на панели инструментов, если очередь входящих на

регистрацию не исчерпана. Если следующего нет – кнопка блокируется.

По нажатию кнопки открывается документ с полученным следующим

UIDом (это поведение реализуется для всех подобных случаев открытия карточки из

очереди).

3.2.2 Исходящие на регистрацию

Исходящие документы регистрируются и сохраняются в интерфейсе MS Office

2007 (2010) (Word, Excel) (Меню Банк документов – подсистема «Система подготовки

документов)». См. руководство пользователя подсистемы.

В WEB-интерфейсе возможна корректировка некоторых полей регистрационной

карточки, представленной на Рис. 17.


28

Рис. 22

Рис. 23

3.2.3 ОРД на регистрацию

На рабочем столе на виджете "ОРД на регистрацию" отображается число проектов

ОРД и дата сохранения проекта с наибольшей датой сохранения. По клику на виджет

открывается таблица со списком очереди на регистрацию с графами: "Номер проекта",

"Процедура», «Вид документа", "Содержание", "Наименование", "Добавлен",

"Исполнитель" и кнопками "Открыть текст документа" и "Открыть в новой

вкладке" соответственно.


29

Рис. 24

Документы из этой очереди открываются в режиме регистрации проектов ОРД.

Рис. 25

Кнопка доступна только если текущий пользователь является

автором документа, есть право запуска на согласование, и документ не подписан. По

нажатию открывается в новой вкладке (маршрутизации).

На карточку ОРД из очереди добавлена кнопка (если элемент списка -

последний, переход началу списка, если следующего нет - кнопка блокируется). По

нажатию кнопки открывается документ с полученным следующим UID.

3.2.4 Входящие МЭДО

Документы и вложения, поступившие из МЭДО на регистрацию, имеют набор прав

в соответствии с «Правами для документов» для задачи «Документы обмена».


30

Рис. 26

1. По нажатию "Зарегистрировать", после успешного сохранения документа,

открывается диалоговое окно с заголовком "Уведомление о регистрации документа",

содержащее нередактируемые поля 3:

- «Регистрационный номер» – регистрационный номер уведомления;

- «Дата уведомления» – регистрационная дата уведомления, не редактируемое, по

умолчанию текущая дата/ время.

- «Документ-основание» – текст в формате "<рег. номер документа> от <дата в

формате "dd.MM.yyyy">", не ссылка (!).

- Кнопки Отправить, Не отправлять.

2. Уведомление об отказе в регистрации документа

По нажатию «Отказать в регистрации» открывается диалоговое окно, с заголовком

"Уведомление об отказе в регистрации документа".

Диалоговое окно содержит поля :

- «Регистрационный номер» – рег. номер уведомления, нередактируемое

- «Дата уведомления» – регистрационная дата уведомления, нередактируемое

- «Документ-основание» – текст "<рег. номер > от <дата >", не ссылка (!),

нередактируемое

- «Причина отказа» –с кнопкой, открывающей выпадающий список, текст можно

выбрать из списка или ввести произвольный. По умолчанию подставляется значение

«не подлежит регистрации- Кнопки «Отправить», «Отмена».

По кнопке Отправить уведомление помещается в очередь на отправку в системе

обмена.

3 При сохранении нового документа проверяется установка права пользователя: (код 120)

«ПЕРЕПИСКА. Регистрация документов поступивших из внешних систем».


31

3.2.5 Уведомление МЭДО на подготовку

Рис. 27

Рис. 28

3.2.6 Отправленные уведомления МЭДО

Папка содержит журнал уведомлений о документах, поступивших в ЕСЭДД в

электронном виде по системе обмена МЭДО.

Уведомления о регистрации/отказе от регистрации, регистрируются и

направляются адресанту как документы «Уведомление» следующих типов, обозначенных

в первой графе списка и кнопках фильтра соответствующими значками (Рис. 29):

О регистрации;

Отказ в регистрации;

Принятие к исполнению;

Подготовка доклада;

Направление доклада.

В уведомлении сохраняется UID (уникальный номер) документа, по которому

сформировано уведомление, с ним создается связь.


32

Рис. 29

Номер уведомлению присваивается с использованием счетчика регистрационных

номеров. Уведомление содержит номер документа, под которым зарегистрирован

полученный документ и необходимая информация (контактная).

Рис. 30

3.2.7 Полученные уведомления МЭДО

Рис. 31

Входящие уведомления МЭДО сохраняются в базе как документы «Уведомление»

типов, перечисленных в разделе 3.2.6 выше.

В уведомлении сохраняется UID (уникальный номер) исходящего документа, по

которому получено уведомление. Создается связь с исходящим документом.

Регистрационный номер присваивается аналогично исходящим уведомлениям,

используя тот же счетчик регистрационных номеров.


33

Рис. 32


34

4 Работа с документами

4.1 Поиск документов и дел

4.1.1 Быстрый поиск

Для поиска зарегистрированного в системе документа (документов) можно на

панели инструментов ввести в поле быстрый поиск данные одного

из известных атрибутов и нажать кнопку (Искать). Поиск осуществляется по всему

массиву документов базы данных.

Список соответствующих введенному условию документов выводится в окне

Результаты поиска (Рис. 33). Выбрав из списка интересующий документ, можно кликом

мыши открыть его карточку для просмотра и работы в текущем окне. Кнопка в конце

строки открывает документ в новом окне.

Рис. 33

Быстрый поиск осуществляется по следующим атрибутам:

1. Дела: Дата регистрации – равна указанной. Дата в поле поиска может быть записана в

различных форматах: 1.07.2011, 1/07/2011, 1.07, 1/07, 1 июля;

Регистрационный номер – начинается с указанных символов (текст, цифры) или

Регистрационный номер – нумератор РН (равен указанному числу).

2. Входящие Дата регистрации – равна указанной. Дата в поле поиска может быть записана в


Регистрационный номер – (входящий номер) начинается с указанных символов (текст,

цифры);

Нумератор регистрационного номера – равен указанному числу;

Номер исходящий начинается с указанных символов.

Дата исходящая равна указанной. Дата в поле поиска может быть записана в различных

форматах: 1.07.2011, 1/07/2011, 1.07, 1/07, 1 июля;

Откуда, От кого – содержит указанные символы;

Содержание – содержит указанные символы;

Примечание– содержит указанные символы.

3. Исходящие: Дата регистрации – равна указанной. Дата в поле поиска может быть записана в


Регистрационный номер – (Номер исходящий) начинается с указанных символов (текст,

цифры);


Откуда, От кого – содержит указанные символы;


35

Примечание– содержит указанные символы.

4. Организационно-распорядительные документы: Дата регистрации – равна указанной. Дата в поле поиска может быть записана в


Регистрационный номер –начинается с указанных символов (текст, цифры);


Примечание – содержит указанные символы.

4.1.2 Атрибутный поиск документов и дел

Атрибутный поиск реализован на основе поискового механизма по базе данных.

Рис. 34

Страница атрибутного поиска (Рис. 34) содержит 2 блока - верхний (конструктор

поисковых запросов) и нижний (таблица результатов поиска).

Конструктор поисковых запросов содержит несколько фиксированных элементов:

Тип документа – выбор из списка глобальных типов документа: входящий,

исходящий, ОРД, дело, внутренний + "все типы" (по умолчанию – все типы).

Параметры поиска – общие:

Текст документа – поиск по тексту документа;

Дата регистрации – поиск по дате регистрации документа (в диапазоне дат по

принципу «с – по»);

Рег. номер - поиск по регистрационному номеру;

Зарегистрировал – поиск по пользователю, зарегистрировавшему документ

При выборе типа документа запрашивается набор поисковых атрибутов, присущих

выбранному типу документов – у правого края над кнопкой появляется поле

со стрелкой вниз, по которой открывается список атрибутов (на

Рис. 35, 1-5 атрибуты соответственно входящего, исходящего, ОРД, дела, внутреннего

документа).

По выбору пользователем элемента из меню "Добавить параметр" в конструктор

поисковых запросов добавляется выбранный элемент на новой строке.


36

Элемент выбора дат представляет собой 2 поля с календарями для выбора

начальной и конечной границ диапазона, под ними размещаются ссылки

.

1 2 3 4 5 Рис. 35

Реализованы возможности сохранения поисковых запросов и результатов поиска.

4.2 Папка «На рассмотрении»

Список документов:.

Рис. 36

1. Выбрать документ из списка, который необходимо распределить двойным щелчком

левой клавиши мышки; Предварительно список можно отфильтровать, используя

команды:

1.1. фильтр списка документов по сроку исполнения документа

1.2. - новые документы или документы, поступившие текущему

исполнителю

1.3. - документы, поступившие с отчетом об исполнении

1.4. - документы с признаком «контрольный документ»

Для Руководителя:

2. Выбрать команду


37

3. Заполнить карточку резолюции.

4. При необходимости создать к этому документу резолюцию для других исполнителей и

с другим содержанием выберите команду и заполните для нее

исполнителей, Срок исполнения и поле Текст резолюции;

5. Выберите команду . В результате данный документ у руководителя из списка

документов виджета На рассмотрении переместится в виджет Текущий. Для

исполнителей, указанных в резолюции или резолюциях, данный документ станет

доступен на рабочем столе Документы из виджета На рассмотрении.

Рис. 37

_ Для Исполнителя:

Исполнитель имеет возможность

1. Перепоручить исполнение данного документа, выполнив команду и

подготовив свою резолюцию. В результате данный документ станет доступен

выбранному исполнителю в виджете На рассмотрении, а у текущего исполнителя

документ переместится в список виджета Текущий

2. Выполнив поручение по резолюции по документу, выбранному из виджета На

рассмотрении, исполнитель должен выбрать команду , оформить отчет

по резолюции в регистрационной карточке Отчет по резолюции.

4.3 Папка «Текущие»

1. Список документов

Рис. 38

1.1. Фильтр:

1.1.1. С резолюцией;


38

1.1.2. С отчетом;

1.1.3. Контрольный.

1.2. Экспорт;

1.3. Открыть.

2. Карточка документа – краткая форма, полная форма

2.1. Просмотреть резолюцию;

2.2. Снять с контроля.

Рис. 39

Просмотреть мою резолюцию:

Рис. 40

Снять с контроля:

Рис. 41


39

4.4 Согласование документов

Функция согласования исходящих, внутренних и организационно-

распорядительных документов для запуска документов по маршруту согласования в

рамках ЕСЭДД с возможностью выполнения функций согласования в электронном виде.

Согласование обеспечивает выполнение следующих действий:

Формирование шаблонов маршрутов;

Редактирование шаблонов маршрутов;

Выбор маршрута согласования;

Запуск документа по маршруту;

Обработка (согласование) документа согласующей инстанцией;

Отображение хода согласования документа;

Хранение и отображение результатов согласования документа со всеми

необходимыми атрибутами в карточке документа;

Возврат документа автору на доработку;

Регистрация согласованных документов;

Формирование и печать листа согласования.

Маршрут согласования определяется автором проекта.

4.4.1 Папка «На согласование»

В папке содержатся документы, подлежащие согласованию с текущим

пользователем-исполнителем. Списки документов отражают: Тип, Регистрационный

номер и дату, Срок, Содержание. Возможна фильтрация по сроку исполнения. Состояние

исполнения маркируется цветом.

Рис. 42

На Рис. 43 представлен документ, отправленный на согласование следующему

исполнителю .


40

Рис. 43

4.4.2 Папка «Отправленные на согласование»

В данной папке находится список документов, отправленных текущим пользователем на

согласование. Документы сортируются по трем состояниям:

На согласовании - это те документы, которые сейчас находятся на

согласовании у других исполнителей или руководителей;

Согласовано - согласованные документы;

На доработку - документы, отправленные на согласование, но возвращенные

текущему исполнителю на доработку.

Для открытия документа нужно кликнуть по строке документа.

Рис. 44

На Рис. 43 представлен документ, отправленный на согласование следующему

исполнителю .


41

Рис. 45

4.5 Папка «Оперативный архив»

В данной папке (виджете) находятся отработанные, закрытые документы.

Возможно фильтровать по году, к которому относится документ.

Для открытия документа кликните по строке документа.

Рис. 46


42

Рис. 47

4.6 Реестр передачи

Переданные документы за определенный период времени выводятся в

соответствии с запросом (Рис. 48) на экран в формате PDF.

Рис. 48

В окне вывода реестра появляется всплывающая панель инструментов и документ

может быть просмотрен, сохранен в файл или распечатан (Рис. 49).

Реестр содержит графу Подпись, где в соответствии с регламентом получатель

документа может расписаться.


43

Рис. 49


44

5 Экспедиция

Рис. 50

Подсистема регистрации отправки почтовой корреспонденции предназначена для

автоматизированной печати конвертов и формирования почтовых реестров. В подсистеме

возможны функции:

Выбор шаблона конверта;

Печать адресата из документа, штрихкода почтового отделения и номера

заказного письма;

Печать уведомления о получении заказного письма;

Печать реестра почтовой корреспонденции, в том числе по виду

корреспонденции;

Регистрация маркировки почтовой корреспонденции;

Регистрация возврата уведомлений о доставке.


45

5.1 Корреспонденция

5.1.1 Печать конвертов

Рис. 51

На рабочем столе Экспедиция следует выбрать функцию Печать конверта.

Из списка выделяется нужный документ щелчком мыши.

Можно отфильтровать список, затем выделить нужный документ из отобранных:

Номер – полный или часть номера документа;

Все документы для отправки: Дней после подписания, не более:

количество дней после подписания.

Размер конверта и соответствующий ему шаблон выбирается в поле Конверт из

списка, если требуется отличный от установленного по умолчанию.

Шаблон уведомления выбирается из списка в поле Уведомление, если требуется

отличный от установленного по умолчанию.

Заполните (установите флажки) в соответствующей строке в столбцах по мере

необходимости с учетом ранее отправленного (см. столбец Ранее):

К – Печатать конверт (при наличии адреса);

З – Заказное письмо;

У – Печатать уведомление;

Р – На руки, печатать расписку;

Н – Нарочным, печатать расписку;

Ф – Зарегистрировать отправку факсом;

Э – Отправить по электронной почте.

Вставьте конверты в принтер и выберите команду .

Вставьте уведомления лицевой стороной и выберите команду

.

Вставьте уведомления обратной стороной и выберите команду

.


46

Вставьте бумагу для печати расписки и выберите команду .

Выберите команду для отправки электронных писем и

регистрации отправки по факсу.

Для отправки всей корреспонденции, которая не зафиксирована в базе данных

ранее, выберите команду .

Для формирования очереди из нескольких документов выберите команду

, выберите из списка следующий документ и повторите перечисленные

действия.

Для обработки очереди выберите команду в окне со списком


Для возврата в список документов без сохранения настроек выберите

команду .


47

6 Бланки строгой отчетности

Рис. 52

6.1 Регистрация бланков строгой отчетности

При выборе в меню пункта Бланки СО→Регистрация бланков открывается окно

Регистрация бланков (Рис. 53) с полями ввода параметров и командными кнопками.

Префикс – параметр необязательный. Начальный и конечный номера диапазона

должны быть целым пятизначным числом.

Рис. 53

При нажатии на кнопку Зарегистрировать производится проверка введенных

данных, в случае ошибок выводятся предупредительные сообщения с возможностью

возврата к повторному вводу.

Если не существует или неверен начальный номер диапазона, его предлагается

ввести повторно; Если не введен или не существует последний номер диапазона,

сообщение: «Так как последний номер не введен, будет зарегистрирован только один

бланк. Вы уверены?». Если бланки с номерами данного диапазона существуют, выводится

запрос: «Регистрация невозможна, так как бланки с такими номерами уже существуют!».

Если система не обнаруживает ошибок ввода, регистрируется группа бланков.

Кнопка Очистить поля стирает все данные бланка регистрации.


48

6.2 Выдача бланков строгой отчетности. Реестр

При выборе в меню пункта Бланки СО→Выдача бланков открывается окно Выдача

бланков (Рис. 54) с полями ввода параметров и командными кнопками.

Начальный номер диапазона – выбор из списка бланков, у которых состояние:

«Зарегистрирован, но не выдан» или «Возвращен». По умолчанию в этом поле установлен

наименьший номер, у которого состояние БСО, у которого состояние «Зарегистрирован,

но не выдан» или «Возвращен».

Конечный номер диапазона – выбор из списка бланков, у которых состояние:

«Зарегистрирован, но не выдан» или «Возвращен».

Кому выдано – Выбор одного из работников ОГВ из Глобального каталога

исполнителей.

Рис. 54

При нажатии на кнопку Выдать производится проверка введенных данных, в

случае ошибок выводятся предупредительные сообщения с возможностью возврата к

повторному вводу.

Если не существует или неверен Начальный номер диапазона, его предлагается

ввести повторно; если не введен или не существует последний номер диапазона,

выводится сообщение: «Так как последний номер не введен, будет выдан только один

бланк. Вы уверены?»;

Если не введен получатель бланка, предлагается заполнить поле «Кому выдано».

Кнопка Очистить поля стирает все данные бланка выдачи.

Если система не обнаруживает ошибок ввода, регистрируется группа бланков с

дополнительными атрибутами:

Кто выдал – пользователь, который выдал бланки. Определяется при входе в

систему;

Кому выдан – сотрудник ОГВ в соответствии с выбором из ГК при выдаче;

Когда выдан– дата-время выдачи.

Система сразу открывает “Реестр выданных бланков” для его печати, чтобы

исполнитель мог расписаться в том, что бланки он получил.

Рис. 55


49

При выборе в меню пункта «Реестр» из группы Бланки СО→Выдача бланков

открывается окно Реестр выданных бланков (Рис. 55) с полями ввода параметров и

кнопкой Готово.

Значения полей «Кто выдал» и «Кому выдано» заполняются из Глобального

каталога исполнителей, для ввода диапазона дат выдачи используются календари. По

кнопке Готово формируется реестр выданных бланков и выводится в виде html-страницы

(Рис. 56).

Рис. 56

6.3 Возврат бланков строгой отчетности. Реестр

При выборе в меню пункта Бланки СО→Выдача бланков открывается окно Возврат

бланков (Рис. 57) с полями ввода параметров и командными кнопками.

Рис. 57

Начальный номер диапазона – выбор из списка бланков, у которых состояние:

«Выдан исполнителю».

Конечный номер диапазона – выбор из списка бланков, у которых состояние:

«Выдан исполнителю».

Кому выдано – Заносится автоматически (по диапазону номеров выданных

бланков).

Причина возврата – текстовое поле для ввода причины (70 символов).

При нажатии на кнопку Зарегистрировать возврат производится проверка

введенных данных, в случае ошибок выводятся предупредительные сообщения с

возможностью возврата к повторному вводу.

Если система не обнаруживает ошибок ввода, регистрируется группа бланков с

дополнительными атрибутами:

Кто зарегистрировал возврат – пользователь, который определяется при входе в

систему;


50

Кто возвратил – сотрудник ОГВ. Ссылка заполняется автоматом на основании

атрибута “Кому выдан” (значение добавляется, а не заменяется);

Когда выдан– дата-время выдачи;

Состояние – «Возвращен».

Система сразу открывает “Реестр возвращенных бланков” для его печати, чтобы

исполнитель мог получить письменное подтверждение того, что бланки он вернул.

Кнопка Очистить поля стирает все данные бланка выдачи.


51

7 Дела

Рис. 58

Рабочий стол Дела содержит виджеты:

На исполнении;

Архив.


52

7.1 Регистрация нового дела

А

Б Рис. 59

Выберите из виджета Регистрация дел функцию, соответствующую процедуре,

например: Реклама (в зависимости от процедуры меняется набор атрибутов и форма

регистрационной карточки). Откроется окно Регистрация дела Реклама (Рис. 59,а).

Первичный документ – это входящий документ, с которым заинтересованное

лицо обращается в ОГВ России или исходящий документ, являющийся инициативным.

Выбираем по команде документ в диалоговом окне Выбор документа

(Рис. 59,а).

В поле Рег. номер вводится регистрационный номер или его часть, затем команда

Поиск. В результате поиска отобразится один или список документов в области

Найденные документы. Выделить требуемый документ, нажать команду .

В поле Первичный документ карточки дела отобразится тип документа, его

регистрационный номер и дата регистрации, например:

. Кнопка позволяет удалить

выбранный документ и произвести выбор другого.


53

Основание дела – это внутренний документ или ОРД, с решением о возбуждении

дела. Выбираем по команде документ в диалоговом окне Выбор

документа подобно описанному выше.

Выполнить команду . Если системе недостает данных, выводится

сообщение: . Следует внести обязательные

параметры (помечены звездочкой или поля выделены цветом). Например, для

обязательного поля Тематики* следует выбрать тематику из справочника:

В результате сообщение: . Сформируется карточка дела.

Во вкладке Связи регистрационной карточки дела будут отображены документы:

Первичный документ, документ Основание дела.

Во вкладках Связи регистрационных карточек Первичного документа, документа

Основание дела и документа с информацией по делу, к которому они привязаны.


54

8 Журналы

Рис. 60

По клику на виджетах рабочего стола Журналы открываются сохраненные

запросы атрибутного поиска. В качестве параметра, идентифицирующего запрос,

передается тип журнала, из следующего перечисления с соответствующими «шапками» в

таблице результатов:

1. Журнал регистрации входящих документов:

2. Журнал регистрации исходящих документов:

3. Журнал регистрации приказов в ОГВ:

4. Журнал внутренней корреспонденции :


55

По кнопке выводятся запросы на сохранение журнала на

диске или ином носителе:

Рис. 61

Виджет «Мои журналы» содержит список журналов, созданных

делопроизводителем с использованием кнопки . Выводится окно для

ввода названия журнала и сообщение о сохранении:

.

В список добавляется пользовательский журнал:

, с которым можно работать, как и с базовым,

но в отличие от последнего, пользовательские журналы могут быть удалены (кнопка ).


56

9 Отчеты Отчеты реализованы средствами Reporting Services.

Рис. 62

По клику на папке "Ведомственные" сайдбара открывается форма, содержащая

список отчетов определенных единых формах отчетности ОГВ.

По клику на папке "Документооборот" сайдбара должна открывается форма,

содержащая список отчетов по документообороту.

При выборе документа из списка выводится окно запроса параметров отчета

(например, начало и конец отчетного периода), по кнопке Просмотр отчета формируется

соответствующий отчет и выводится на экран. Элементы, изображенные на второй строке

Рис. 63, позволяют конфигурировать просмотр и печать отчета, либо сохранить его на

внешнем носителе.

Рис. 63


57

9.1 Отчеты по документообороту

Рис. 64

1. Справка о контрольных документах, срок исполнения которых истек

2. Статистика по исполнению контрольных поручений по ответственным

исполнителям – За период: Всего, Выполнено, Выполнено с нарушением срока, Не

выполнено, На исполнении.

3. Подробная справка о состоянии исполнительской дисциплины по рассмотрению

контрольных документов: Исполнено (В срок, С нарушением срока), Не исполнено.

Итого.

4. Справка о состоянии исполнительской дисциплины по рассмотрению контрольных

документов, подлежащих исполнению в заданный период.

5. Отчет об отправленных документах по управлениям за период.

6. Отчет об отправленных документах по видам адресатов за период: Всего, отдельно

с новой страницы по каждому управлению (Вид адресата, Количество);

учитываются документы без указания рубрик.

7. Документы, направленных на рассмотрение за указанный период: Управление,

Количество документов (Всего, в.ч. Контрольных).

8. Отчет о поступлении документов по видам корреспондентов по управлениям по за

период

9. Ходатайства, просроченные на 12 дней, поступившие за период (Управление,

Количество ходатайств).

10. Ходатайства, поступившие за период (Управление, Количество ходатайств).


58

10 Приложения

10.1 Список атрибутов карточек ЕСЭДД

10.1.1 Атрибуты карточки входящего документа

На вкладке Атрибуты обязательные для ввода данных поля отмечены оранжевым

цветом с левого края поля.

Регистрационный номер – поле недоступно, система автоматически присваивает

его документу при регистрации входящего документа после сохранения карточки

документа по кнопке Сохранить.

Дата регистрации - система автоматически присваивает текущую системную дату

после сохранения карточки документа по кнопке Сохранить. Доступно для правки.

Доп.нумерация - вводятся дополнительные номера, указанные на входящем

документе.

Откуда, от кого – (обязательно для заполнения) структурированный реквизит,

состоящий из двух полей ввода. В первом поле из справочника аффилированных

лиц/организаций или Глобального каталога выбирается организация-издатель документа,

во втором – должностное лицо этой организации. По умолчанию заполняется


Номер исходящий – номер регистрации документа отправителем.

Дата исходящая – дата регистрации документа отправителем.



Оригинал – чекбокс – предназначен для фиксации информации о поступлении

оригинала документа. По умолчанию поле должно быть отмечено («Да»).



К делу – по ссылке Выбрать дело… открывается окно поиска Выбор дела. После

сохранения документ будет присоединен к выбранному, ранее зарегистрированному делу.

Возможно присоединение ссылок на несколько дел. Ненужные ссылки могут быть

удалены по значку Х .

Основание – по ссылке Выбрать основание… открывается окно поиска Выбор






организацией или организацией одного уровня, которая передала документ.




Глобального каталога выбирается организация, которой адресуется документ и

должностное лицо этой организации, по умолчанию должно быть заполнено.

Откуда, От кого – (обязательно для заполнения) организация, которая передала

документ. Структурированный реквизит, состоящий из двух полей ввода. В первом поле


59

из справочника организаций или Глобального каталога выбирается организация-издатель

документа, во втором – должностное лицо этой организации. По умолчанию заполняется





Файл документа – добавленный (связанный с карточкой) файл-вложение.

Вложений может быть несколько.

10.1.2 Атрибуты карточки исходящего документа

Регистрационный номер – регистрационный номер документа, присвоенный при

регистрации, не редактируется.

Дата регистрации – дата сохранения документа в базе данных, редактируется.

К делу – Ссылка на дело. Редактируемое поле. По ссылке Выбрать дело…

открывается окно поиска Выбор дела. Возможно присоединение ссылок на несколько

дел. Ненужные ссылки могут быть удалены по значку Х .

Основание – Ссылка на документ (исходящий, входящий, ОРД). Открывается

форма для быстрого поиска документа в системе. Возможно присоединение ссылок на

несколько оснований. Ненужные ссылки могут быть удалены по значку Х

Вид документа – заполняется из классификатора «Виды документов».

Куда, Кому – возможно указать всех корреспондентов, которым необходимо

отправить данный документ; на основании данного атрибута сотрудники канцелярии

должны будут отправить данный документ.

Примечание – текстовое поле для ввода заметок.

Исполнитель – устанавливается должностное лицо, по умолчанию автор

документа. Можно изменить, выбрав необходимого сотрудника из Глобального каталога.

Кто подписал – выбирается сотрудник из Глобального каталога.

Файл документа – добавление файла с текстом или образа бумажного документа.

По кнопке открывается проводник MS Windows для выбора файла.

10.1.3 Организационно-распорядительные документы

Номер регистрации – поле недоступно, система автоматически присваивает его

документу при регистрации исходящего документа после сохранения карточки документа

по кнопке Сохранить.

Дата регистрации недоступно, система автоматически присваивает текущую

системную дату после сохранения карточки документа по кнопке Сохранить.



Глобального каталога выбирается организация-получатель документа, во втором –

должностное лицо этой организации. По умолчанию заполняется руководителем

организации (подразделения).






60

Основание– по ссылке Выбрать основание… открывается окно поиска Выбор






организацией или организацией одного уровня, которая прислала документ


Исполнитель - (обязательно для заполнения) должностное лицо, подготовившее

документ.

Кто подписал - (обязательно для заполнения) должностное лицо, подписавшее

документ.




Файл документа – сканированный образ документа

10.2 Список классификаторов ЕСЭДД

Список упорядочен по алфавиту.

ГК, Организации, Номенклатура ведутся отдельно – не в режиме работы с

классификаторами в Системном конфигураторе, выделены в списке курсивом.

1. Виды внутренних документов

2. Виды входящих документов

3. Виды деятельности организаций

4. Виды документов

5. Виды доставки

6. Виды Заявителей

7. Виды исходящих документов

8. Виды контрольных поручений

9. Виды контроля

10. Виды обращений граждан

11. Виды организационно-распорядительных документов (ОРД)

12. Виды состояний дела

13. ГЛОБАЛЬНЫЙ КАТАЛОГ подразделений и исполнителей (ГК)

14. Категории заявителя

15. Конфиденциальность

16. МЭДО: Причины отказа в регистрации

17. Номенклатура дел

18. ОРГАНИЗАЦИИ

19. Организационно-правовые формы организаций

20. Причины недоставки почтовых отправлений

21. Роли пользователя

22. Результаты согласования

23. Сфера деятельности

24. Тематики

25. Шаблоны отчетов по резолюциям

26. Шаблоны резолюций


61

10.3 Сценарии работы с документами ЕСЭДД

10.3.1 Сценарий обработки документов на бумажных носителях

№ Исполнитель Описание

Сотрудник

Создает регистрационную карточку документа, заполняет

необходимые реквизиты, регистрирует документ, сохраняет

карточку.

Принтер ШК Производит печать этикетки со штампом документа

Сотрудник Наклеивает с лицевой стороны в верхней части первого листа

документа распечатанную этикетку

Сотрудник Передает документ на поточное сканирование

Сканер Производит поточное сканирование документа во внутренний

графический формат

Модуль

распознавания

Распознает пакет графических образов, по штрихкоду разделяет

образы на отдельные документы. Сохраняет документ в формате

Adobe PDF в базу данных, прикрепляет полученный файл к

карточке документа через функцию связей.

10.3.2 Краткая инструкция по созданию резолюции к документу

Резолюция к документу является механизмом по управлению движением

документа. Для работы с резолюциями необходимо войти на рабочий стол Документы,

где в зависимости от должностных обязанностей предлагаются различные составы

виджетов для работы с резолюциями.

Резолюции предназначены для следующих основных видов пользователей:

Руководитель ОГВ;

Руководитель подразделения;

Ответственный исполнитель;

Исполнитель.

В данной инструкции приведены правила для работы с резолюциями на рабочих

местах Руководителя и Исполнителя.

Работа с резолюцией осуществляется на рабочем столе Документы (при

делегировании полномочий – на рабочем столе Замещение) из следующих виджетов:

На рассмотрении;

Текущие.

Карточка резолюции становится доступной в результате регистрации входящего

документа и результат ее заполнения будет отображаться в регистрационной карточке

документа в основной его области по мере создания резолюций и отчетов.

Для Руководителя ОГВ:

1. Выбрать виджет На рассмотрении

2. Выбрать документ из списка, который необходимо распределить двойным щелчком

левой клавиши мышки; Предварительно список можно отфильтровать, используя

команды:

2.1. фильтр списка документов по сроку исполнения документа


62

2.2. - новые документы или документы, поступившие текущему

исполнителю

2.3. - документы, поступившие с отчетом об исполнении

2.4. - документы с признаком «контрольный документ»

3. Выбрать команду

4. Заполнить карточку резолюции.

5. При необходимости создать к этому документу резолюцию для других исполнителей и

с другим содержанием выберите команду и заполните для нее

исполнителей, Срок исполнения и поле Текст резолюции;

6. Нажмите кнопку . В результате данный документ у руководителя из

списка документов виджета На рассмотрении переместится в виджет Текущий. Для

исполнителей, указанных в резолюции или резолюциях, данный документ станет

доступен на рабочем столе Документы из виджета На рассмотрении.

Выполнив поручение по резолюции по документу, выбранному из виджета На

рассмотрении, исполнитель должен выбрать команду, оформить отчет по резолюции в

регистрационной карточке Отчет по резолюции. В результате документ

у текущего пользователя документ переместится в виджет Оперативный

Для Исполнителя ОГВ:

1. Выбрать виджет На рассмотрении.

2. Исполнитель имеет возможность

2.1. Перепоручить исполнение данного документа, выполнив команду

и подготовив свою резолюцию. В результате данный документ

станет доступен выбранному исполнителю в виджете На рассмотрении, а у

текущего исполнителя документ переместится в список виджета Текущий

2.2. Выполнив поручение по резолюции по документу, выбранному из виджета На

рассмотрении, исполнитель должен выбрать команду , оформить

отчет по резолюции в регистрационной карточке Отчет по резолюции. В

результате документ у текущего пользователя документ переместится в виджет

Оперативный архив, а у руководителя, которому направлен отчет, документ

переместится из виджета Текущий в виджет На рассмотрении.

3. В результате при нажатии на кнопку , В результате данный документ у

исполнителя из списка документов виджета На рассмотрении переместится в виджет

Текущий. Для руководителя, указанного в отчете, данный документ станет доступен

на рабочем столе Документы из виджета На рассмотрении.

4. Контроль исполнения документов руководителем осуществляется по списку

виджета Текущие.

Просмотр списка документов, распределенных по исполнителям, и их состояние по

исполнительской дисциплине на текущий момент за счет выделения цветом;

Если с данным документом еще не работают другие пользователи, то доступна команда

, которая позволяет редактировать собственную резолюцию.

Перераспределение документа руководителем осуществляется из списка виджета На

рассмотрении , когда документ вернулся с отчетом от исполнителя (например:

обоснование того, что документ оказался направлен по ошибке):

Просмотр списка документов, распределенных по исполнителям


63

Выбор документа из списка документов с использованием фильтра по отчетам по команде

;

Снятие с контроля руководителем осуществляется из списка виджета На рассмотрении,

когда документ вернулся с отчетом от исполнителя:

Просмотр списка документов, распределенных по исполнителям

Выбор документа из списка документов с отчетами по команде ;

Выбрать команду ;

В диалогом окне выбрать команду <OK>

В результате при выборе команды :

Документ у руководителя удаляется из списка виджета На рассмотрении , у

исполнителей из виджета Текущие и перемещается в список документов виджета

Оперативный архив

10.3.3 Краткая инструкция по печати конвертов

Войдите в ЕСЭДД.

1. На Главной странице выберите рабочий стол Экспедиция.

2. На рабочем столе Экспедиция выберите функцию Печать конверта.

3. Из списка выделите нужный документ, щелкнув мышью, или отфильтруйте

список, введя в поле: Номер номер или часть номера документа или

4. Все документы для отправки: Дней после подписания, не более:

количество дней после подписания; затем выделите нужный документ.

5. Размер конверта и соответствующий ему шаблон выбирается в поле

Конверт из списка, если требуется отличный от установленного по

умолчанию.

6. Шаблон уведомления выбирается из списка в поле Уведомление, если

требуется отличный от установленного по умолчанию.

7. Заполните (установите флажки) в соответствующей строке в столбцах по

мере необходимости с учетом ранее отправленного (см. столбец Ранее):

a. К – Печатать конверт (при наличии адреса);

b. З – Заказное письмо;

c. У – Печатать уведомление;

d. Р – На руки, печатать расписку;

e. Н – Нарочным, печатать расписку;

f. Ф – Зарегистрировать отправку факсом;

g. Э – Отправить по электронной почте.

8. Вставьте конверты в принтер и выберите команду .

9. Вставьте уведомления лицевая сторона и выберите

команду .

10. Вставьте уведомления обратной стороной и выберите

команду .


64

11. Вставьте бумагу для печати расписки и выберите команду .

12. Выберите команду для отправки электронных

писем и регистрации отправки по факсу.

13. Для отправки всей корреспонденции которая не зафиксирована в базе

данных ранее выберите команду .

14. Для формирования очереди из нескольких документов выберите

команду и выберите из списка следующий документ и

повторите пункты 3-6.

15. Для обработки очереди выберите команду в окне со

списком документов и выполните команды пунктов 7-12.

16. Для возврата в список документов без сохранения настроек выберите

команду .

10.4 Сокращения

Сокращение Определение

Internet Глобальная вычислительная сеть общего доступа

Intranet Корпоративная вычислительная сеть, использующая

технологии, протоколы и сервисы сети Internet

WWW Word Wide Web (Технология глобальной мировой

паутины (сети)).

АИС Автоматизированная информационная система

АПС Автоматизированная подсистема

АРМ Автоматизированное рабочее место

ГОСТ Государственный стандарт Российской Федерации

ПО Программное обеспечение

СУБД Система управления базой данных

ТЗ Техническое задание

ОГВ Органы Государственной Власти

СЭД, СЭДД, ЕСЭДД (Единая) Система электронного делопроизводства (и

документооборота ) - класс информационных систем

ИС ЕСЭДД ИОГВ СПб Информационная система «Единая система

электронного делопроизводства и документооборота

исполнительных органов государственной власти

Санкт-Петербурга»

ИОГВ СПб Исполнительные органы государственной власти

Санкт-Петербурга

МЭДО Межведомственный электронный документооборот

БД База данных

РК Регистрационная карта (регистрационная форма)

UID Уникальный Идентификационный Номер

СПД Система Подготовки Документов

10.5 Термины и определения

Термин Определение


65


Автор документа Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ. (ГОСТ Р

51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения")

Аудиовизуальный

документ

Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

(ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и


Аутентичность Под аутентичностью документа понимается подтверждение того, что

содержательная информация документа не претерпела изменений с

момента его подписания и документ подписан определенным лицом.

Бланк документа Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального

письменного документа. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и

архивное дело. Термины и определения")

Вид документа Принадлежность документа к системе документации по признакам

содержания и целевого назначения. В соответствии со статьей 2.1.8.

Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора

Санкт-Петербурга, наименование вида документа, составленного или

изданного, должно быть определено Уставом Санкт-Петербурга и

законами Санкт-Петербурга и должно соответствовать видам

документов, предусмотренных ОКУД.

Внутренний документ Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его

организации. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения")

Входящий документ Поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение.



Графический документ Изобразительный документ, в котором изображение документа

получено посредством линий, штрихов, светотени (ГОСТ Р 51141-98

"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения")

Гриф ограничения

доступа к документу

Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом

характере информации, ограничивающий круг пользователей

документа. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.


Гриф согласования Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения

или его органа, не являющегося автором документа, с его

содержанием. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.


Гриф утверждения Реквизит официального документа, придающий нормативный или

правовой характер его содержанию. (ГОСТ Р 51141-98


Дата документа Реквизит официального документа, содержащий указанное на

документе время его создания и/или подписания, утверждения,

принятия, согласования, опубликования. (ГОСТ Р 51141-98


Движение документа Передача документа от руководителя к исполнителю (исполнителям) с

указанием срока исполнения в соответствии с резолюцией. При этом

сроки исполнения документа (задания по документу), закрываются

только вышестоящим руководителем

Движение документа

без возврата

Передача документа без указания срока его исполнения. (на

ознакомление, к сведению, использовать в работе и т.д.);

Дело Совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к

одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной

власти. (Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об

утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти»).


66


Делопроизводство Деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и

организацию работы с ними (Постановление Правительства РФ от

15.06. 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в

федеральных органах исполнительной власти»);

Документ Зафиксированная на материальном носителе информация с

реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98

"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения");

Документ личного

происхождения

(личный документ)

Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности

или выполнения общественных обязанностей. (ГОСТ Р 51141-98


Документирование Фиксация информации на материальных носителях в установленном

порядке (Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об


исполнительной власти»)

Документооборот Движение документов с момента их создания или получения до

завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

(Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об


исполнительной власти»), (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и


Документопоток Поток документов одного типа между пунктами обработки и создания

информации (руководителями организации и структурных

подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки

документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.

Должностное лицо Лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию

осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее

организационно-распорядительные, административно-хозяйственные

функции в государственном органе или органе местного

самоуправления. Определено статьей 4 Федерального закона от

02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан

Российской Федерации».

Доступность Обеспечение доступа к информации и связанных с ней активам

авторизованных пользователей по мере необходимости (ГОСТ Р

ИСО/МЭК 17799 – 2005)

Дубликат документа Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую

силу. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины

и определения")

Дублетный документ Один из экземпляров копии документа. (ГОСТ Р 51141-98


Заявление (обращение

гражданина)

Просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных

прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо

сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов,

недостатках в работе государственных органов, органов местного

самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности

указанных органов и должностных лиц. Определено статьей 4

Федерального закона №59-ФЗ от 02.05.2006 г. «О порядке

рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Заявление

– один видов обращения гражданина в органы государственной власти.

Индивидуальный срок

исполнения документа

Срок исполнения документа, установленный организационно-

распорядительным документом организации или резолюцией. (ГОСТ Р



Информация Сведения (сообщения, данные) независимо от формы их

представления (Федеральный закон от 27.07.2007 № 149-ФЗ "Об

http://www.1c-toir.ru/info/glossary/bpm/340.php


67


информации, информатизации и защите информации")

Исходящий документ Отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из

учреждения. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.


Классификация Систематическая идентификация и расположение деловых

активностей и/или документов по категориям, согласно логически

структурированным соглашениям, методам и процедурным правилам,

представленным в схеме классификации. Источник: ISO 15489

Контроль исполнения

документов

Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение

документов. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.


Контрольная карта

(Контрольно-

регистрационная

форма)

Электронный документ или твердая копия его на конкретного

исполнителя по конкретному документу и заданию с установленным

сроком исполнения и с информацией о выполнении, невыполнении

или частичном выполнении. Служит для обмена информации с

подразделениями-исполнителями.

Контрольная карта

(внутренняя)

Контрольная карта, используемая для контроля исполнения

документов внутри ИОГВ.

Номенклатура дел Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в

организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в

установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и


Организационно-

распорядительный

документ

Вид письменного документа, в котором фиксируют решение

административных и организационных вопросов, а также вопросов

управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования

деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций,

их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98


Переменная часть

реквизита документа

Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа

при его заполнении (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное

дело. Термины и определения")

Переписка Набор документов, имеющими логическую связь между собой (ответ

на входящий, запрос, ответ на запрос и т.д.)

Повторный документ Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение

календарного года, считаются повторными, им присваивается

входящий номер первичной регистрации документа с добавлением

признака повторности. Данное определение установлено Инструкцией

по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-

Петербурга, введенной в действие Распоряжением Администрации

Губернатора Санкт-Петербурга от 13.12.2007 № 89-ра п.7.1

Замечание: Повторным может считаться как копия

предшествующего документа, так и документ с изменениями но в

рамках одного и того же вопроса. Повторный документ поступает

по одному и тому же вопросу, а входящий (исходящий) в рамках

переписки – продолжает, развивает тему.

Поручение Выданное исполнителю задание. Может быть связано с резолюцией на

документ или существовать автономно. В поручении указываются

исполнитель, лицо, выдавшее поручение, формулировка задачи.

Поручение, в соответствии с п.п. 2.1.15. и 7.2. Инструкции о

делопроизводстве в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга,

выдается в форме резолюции.

Подлинник документа Первый или единичный экземпляр официального документа

(Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 "Об



68


исполнительной власти")

Подпись Реквизит документа, представляющий собой собственноручную

роспись полномочного должностного лица. (ГОСТ Р 51141-98


Постоянная часть

реквизита документа

Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке

документа, наносимая при его изготовлении (ГОСТ Р 51141-98


Предоставление

информации

Действия, направленные на получение информации определенным

кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц

Распространение

информации

Действия, направленные на получение информации неопределенным

кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц

Регистрационный

индекс документа

Регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое

обозначение, присваиваемое документу при его регистрации (ГОСТ Р



Регистрация документа Запись учетных данных о документе по установленной форме,

фиксирующей факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р



Резолюция документа Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной

должностным лицом и содержащей принятое им решение. (ГОСТ Р



Реквизит документа Обязательный элемент оформления документа. (Постановление

Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил

делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»)

Служба

делопроизводства

Структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое

возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица,

ответственные за ведение делопроизводства (Постановление

Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил

делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти")

Служебный документ Официальный документ, используемый в текущей деятельности

организации. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.


Срок исполнения

документа

Срок, установленный нормативным или правовым актом,

организационно-распорядительным документом или резолюцией.



Бизнес-процесс

документооборота

Определенные нормативно-правовыми актами и административными

регламентами процессы обработки документов в рамках СЭД и между

СЭД.

Вложение Любой объект в виде файла, прикрепленный к сообщению

(документу). Как правило, в виде вложения передаются

отсканированные копии оригиналов организационно-

распорядительной документации. Вложением также является набор

файлов или ссылок на них в регистрационной карточке документа в

системе электронного документооборота

Входящий

(электронный)

документ

Любой электронный документ, поступивший в СЭД ИОГВ из внешних

информационных системы или на машинных носителях

Документ на машинном

носителе

Документ, созданный с использованием носителей и способов записи,

обеспечивающих обработку его информации электронно-

вычислительной машиной. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и



69


Инициативный

исходящий


документ

Под инициативным исходящим документом понимается исходящий

документ, отправленный впервые и не имеющий связей с другими

документами.

Информационный

ресурс

Зафиксированная информация или объект, который следует

рассматривать как единое целое. Источник: ISO 15489

Информационная

система

совокупность содержащейся в базах данных информации и

обеспечивающих ее обработку информационных технологий и

технических средств. (Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об

информации, информационных технологиях и о защите информации»)

Информационная

система общего

пользования

Информационная система, которая открыта для использования всеми

физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам

не может быть отказано. (Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)

Исходящий


документ

Любой электронный документ, выходящий из системы электронного

документооборота.

Межведомственный

электронный

документооборот ИОГВ

СПб

Движение служебных электронных документов между ИОГВ Санкт-

Петербурга

Регистрационная

карточка документа

Набор реквизитов документа (дата регистрации, номер документа,

содержание и т.д) определяющих его статус (служебный, НПА и др.),

хранящихся в базе данных, отправляемых и получаемых, как единое

целое.

Оператор

информационной

системы

Гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по

эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке

информации, содержащейся в ее базах данных

Регистрация (для

электронного

документа)

Действия по присвоению документу уникального идентификатора в

системе. Источник: ISO 15489.

Сообщение Документ в формате XML, а также, при необходимости, набор

дополнительных файлов, передаваемый (получаемый) из одной

системы управления документами в другую систему управления

документами. Источник: ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного

документооборота. Взаимодействие систем управления документами.

Требования к электронному сообщению»

СЭД – адресат (СЭД-

получатель)

СЭД, которая в ходе электронного взаимодействия получает

электронное сообщение и обеспечивает его обработку (ГОСТ Р 53898-

2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие

систем управления документами»).

СЭД – отправитель Система электронного документооборота, в которой формируется и

отправляется электронное сообщение в другую систему электронного

документооборота (ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного

документооборота. Взаимодействие систем управления

документами»).

Тип документа Атрибут документа, обозначающий принадлежность документа к

группе документов, объединенных по признаку правил обработки в

рамках системы электронного делопроизводства и документооборота.

Уведомление Электронное сообщение, автоматически создаваемое системой

электронного документооборота и информирующее пользователя/либо

систему о возникновении некоторого события с отправленным

документом.

Электронный

документооборот

Документооборот, организованный с использованием системы

электронного документооборота, при котором основная масса


70


документов организации (предприятия) используется в электронном

виде и хранится централизованно.

Электронное

сообщение

Информация, переданная или полученная пользователем

информационно-телекоммуникационной сети. (Федеральный закон от

27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях

и о защите информации»).

Documents

Система электронного делопроизводства и документооборотаvplo.lenobl.ru/Files/1376255187SEDD3Documentation.pdf · Блокировка