Създаване на слети Създаване на слети документи- документи- Mail Mail

MargeMarge

НеобходимостНеобходимостИзползвате циркулярните документи, Използвате циркулярните документи,

когато искате да създадете набор от когато искате да създадете набор от документи, които в основни линии са документи, които в основни линии са едни и същи, но всеки документ едни и същи, но всеки документ съдържа специфични елементи.съдържа специфични елементи.

Например, в писмо, което обявява нов Например, в писмо, което обявява нов продукт, емблемата на вашата фирма и продукт, емблемата на вашата фирма и текстът за продукта ще се появяват във текстът за продукта ще се появяват във всяко писмо, а адресът и редът за всяко писмо, а адресът и редът за обръщение ще бъдат различни за обръщение ще бъдат различни за различните писма. различните писма.

Като използвате циркулярни Като използвате циркулярни документи, можете да създавате: документи, можете да създавате: Набор етикети или пликовеНабор етикети или пликове - - аадресът на дресът на

подателя на всички етикети или пликове е подателя на всички етикети или пликове е един и същ, но адресът на получателя на един и същ, но адресът на получателя на всеки е различен. всеки е различен.

Набор формулярни писма, имейл Набор формулярни писма, имейл съобщения или факсовесъобщения или факсове - - оосновното сновното съдържание е едно и също във всички писма, съдържание е едно и също във всички писма, съобщения или факсове, но всяко от тях съобщения или факсове, но всяко от тях съдържа информация, която е специфична за съдържа информация, която е специфична за отделния получател, например име, адрес отделния получател, например име, адрес или други лични данни. или други лични данни.

Набор номерирани купониНабор номерирани купони - - ккупоните са упоните са идентични, с изключение на различните идентични, с изключение на различните номера. номера.

Накратко за циркулярните писмаНакратко за циркулярните писмаКато използвате циркулярни Като използвате циркулярни

документи, всичко, което трябва да документи, всичко, което трябва да направите, е да създадете един направите, е да създадете един документ, който съдържа документ, който съдържа информацията, която е една и съща информацията, която е една и съща във всички версии.във всички версии.

След това само добавяте контейнери След това само добавяте контейнери за информацията, която е различна за информацията, която е различна за всяка отделна версия. За за всяка отделна версия. За останалото се грижи Word. останалото се грижи Word.

Отваряне на панела Циркулярни Отваряне на панела Циркулярни документи (документи (Tools > Tools > Letters and Mailings Letters and Mailings ))

Елементи на циркулярните писмаЕлементи на циркулярните писма Основен документОсновен документ - - съдържа текста или съдържа текста или

графиката, които са едни и същи за всяка графиката, които са едни и същи за всяка версия на смесения документ версия на смесения документ -- например например адреса за връщане или поздрава в писмо.адреса за връщане или поздрава в писмо.

Източник на данниИзточник на данни - - ффайл, съдържащ айл, съдържащ информацията, която да се обедини с документ. информацията, която да се обедини с документ. Например списъкът с имена и адреси, които Например списъкът с имена и адреси, които желаете да използвате в циркулярни желаете да използвате в циркулярни документи. Трябва първо да се свържете с документи. Трябва първо да се свържете с източника на данни, за да можете да източника на данни, за да можете да използвате информацията в него.използвате информацията в него.

Променливо полеПроменливо поле - - кконтейнер, който вмъквате в онтейнер, който вмъквате в основния документ. Например, вмъкнете основния документ. Например, вмъкнете променливото полето <Град>, за да накарате променливото полето <Град>, за да накарате Word да вмъкне име на град като "София", Word да вмъкне име на град като "София", което се съхранява в полето за данни "Град". което се съхранява в полето за данни "Град".

ПримерПример

Източник на данни с информация за получателите от рода на имена и адреси

Основен документ с полета за обединяване, които са като контейнери на информация за получателите

Полученият в резултат в резултат обединен документобединен документ

Избор на тип циркулярен Избор на тип циркулярен документ (етап 1)документ (етап 1)

Избор на тип

Описание на избрания тип

Етапи при създаването на циркулярния

документ

Избор на основен документ Избор на основен документ (етап 2)(етап 2)

Избор на получатели (етап 3)Избор на получатели (етап 3)

Въвеждане на списъкВъвеждане на списък

Записване на списъка като файлЗаписване на списъка като файл

Редактиране на списъкРедактиране на списък

Етап 4Етап 4

!

Етап 5Етап 5

Етап 6Етап 6