1

บทท 1 โปรแกรม Microsoft Office word 2007

จดประสงคการเรยนร

1. เพอใหมความรความเขาใจและการตดตงโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศ 2007 2. เพอใหมความรความเขาใจในการเรยกใชโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศ 2007 3. เพอใหมความรความเขาใจในสวนประกอบและ ลกษณะการใชงานใน โปรแกรม Microsoft Office ทเหมอนกน 4. สามารถลงมอปฏบตการตดตงโปรแกรมดวยตนเองได

สาระส าคญ Word 2007 จดเปนอกหนงโปรแกรมทอยในชด Microsoft Office 2007 โดยมหนาท

หลกในการ ตกแตง จดการ สรางงานเอกสารในรปแบบตางๆโดยในเวอรชนนไดถกพฒนาใหมหนาตาทสวยงาม สามารถเขาถงคาสงตางๆไดอยางรวดเรว

นอกจากนยงไดเพมสวนประกอบสาเรจรป เชน สวนของหนาปก หวและทายกระดาษไวให เลอกใชงาน รวมทงยงสามารถสรางกราฟหรอไดอะแกรมใหมลกษณะเปนสามมต มความโปรงใส ใสเงา หรอใสเอฟเฟกตตางๆไดอกดวย Word จงเหมาะสาหรบการสรางสรรคผลงานในรปแบบตางไมวาจะเปนหนงสอ คมอ รายงาน จดหมาย บนทกการประชม เอกสารสญญา ใบปะหนาแฟกซ ปฏทน ประวตสวนตว ฯลฯ ซงรองรบสาหรบการทางานในทกๆดาน

2

เรมตนรจกกบ Microsoft office Word 2007

วธตดตงโปรแกรม Microsoft Office 2007 เมอคณตดตงและเปดใชงานระบบ Microsoft Office 2007 คาแนะนาและขอมลตางๆ จะ แสดงขนหรอมใหใชไดโดยอตโนมต แตบางครงคณอาจตองการดขอมลนในภายหลง หรอตองการ ขอมลทไมไดแสดงขนมาระหวางการตดตงแบบปกต เพจนไดรวบรวมคาแนะนาในการตดตงและ ขอมลอนๆ เขาไวดวยกนเพอใหคณสามารถดขอมลดงกลาวไดทกเมอทตองการ 1.1 การตดตง ถาใสแผนซดโปรแกรม จะเรยกไฟลการตดตงขนมาโดยอตโนมต หรอเปด โปรแกรม Explorer ไปททเกบไฟล แลวดบเบลคลก ท ไอคอน Setup.exe

รป แสดง การตดตงโปรแกรม Microsoft Office 2007 เมอใสแผนซด

3

1.2 รหสผลตภณฑ หลงจากนน ใหใสรหสผลตภณฑทไดมาลงในชองตามรปภาพดานลางนครบ แลวคลกท ตอไปไดเลยครบ

รป แสดง ใหใสรหสผลตภณฑโปรแกรม Microsoft Office 2007

4

แสดง การใสรหสผลตภณฑไมถกตอง จะเหนเครองรป หมายหาม

รป แสดง การใสรหสผลตภณฑถกตอง จะเหนเครองหมายถก

5

1.3 การยอมรบขอตกลง เมอเขาสหนาตาง ดงรปดานลางน ให คลกเครองหมายถกทชอง “ยอมรบขอตกลง” แลวคลกท ตอไป

รป แสดง ขอตกลงของซอฟตแวร Microsoft

6

1.4 ตวเลอกการตดตง เราสามารถเลอกการตดตงแบบ กาหนดเองและแบบตดตงเดยวน ถาคลกทตดตงเดยวน โปรแกรมจะตดตง ผลตภณฑทงหมดของ Microsoft

รป แ

สดง

การตด

ตงแบ

ก าหนดเอง

7

หลงจากนนทาการเลอกการตดตงทงหมด

รป แสดงการเลอกตดตงทงหมดลงในเครองคอมพวเตอร

8

1.5 ต าแหนงทตงแฟม เราสามารถเลอกตาแหนงของการตดตง โดยการคลกทชอง ตาแหนงทตงแฟม แลวคลกทเลอกด เพอกาหนดทตงของแฟม

รป แสดง ต าแหนงทแฟมจะตดตงโปรแกรมลงเครอง

9

1.6 ขอมลผใช กรอกรายละเอยดในชองตามรปภาพดานลาง

รป แสดง การตงชอ ชอยอ และองคกร

10

1.7 การตดตงโปรแกรมลงในเครอง รอสกคร..... โปรกรมกาลงตดตง

รปแสดง โปรแกรมก าลงตดตงทงหมดลงในเครองคอมพวเตอร

5.8 การตดตงลงในเครองเสรจสนแลว คลกทปด

รปแสดง โปรแกรมจะถกตดตงเสรจเรยบรอยแลว

11

การเปดใชงานเรมแรก คณตองเปดใชงานผลตภณฑระบบ Office 2007 เพอตรวจสอบวาการตดตงของคณ กระทาดวยผลตภณฑ Microsoft ของแทหรอไม การเปดใชงานเปนแบบไมระบชออยางสนเชง จะ ไมมการขอหรอสงขอมลสวนบคคลใด ๆ ไปยง Microsoftเมอตองการใชคณลกษณะทงหมดของผลตภณฑของคณตอไป คณตองเปดใชงาน ผลตภณฑนน Microsoft Product Activation เปน เทคโนโลยปองกนการละเมดลขสทธของการเปดใชงานจะทางานดวยการตรวจสอบวารหสผลตภณฑ ซงคณตองใสเพอตดตง ผลตภณฑนน ไมไดใชงานอยบนคอมพวเตอรสวนบคคลจานวนมากกวาทอนญาตโดยสทธการใช งานซอฟตแวรนน เปดใชงานบนอนเทอรเนตหรอทางโทรศพท เมอคณใสรหสผลตภณฑทถกตอง ตวชวยสรางการเปดใชงานจะทางานโดยอตโนมต ตวชวยสรางการเปดใชงานจะใหทางเลอกเกยวกบวธดาเนนการสองทางดงน เปดใชงานโดยใชอนเทอรเนต ตวชวยสรางการเปดใชงานจะตดตอเซรฟเวอรการให สทธใชงานของ Microsoft โดยอตโนมตผานการเชอมตออนเทอรเนตของคณ ถาคณใชรหส ผลตภณฑทถกตองซงยงไมไดใชงานตามจานวนการตดตงทอนญาต ผลตภณฑของคณจะไดรบการ เปดใชงานทนท เมอคณเปดใชงานผานทางอนเทอรเนต หมายเลขผลตภณฑของคณ (ไดจากรหส ผลตภณฑในการตดตง) จะถกสงไปยง Microsoft ผานทางการโอนทเขารหสลบ การตอบกลบ (หมายเลขการยนยน) จะถกสงกลบมายงคอมพวเตอรของคณเพอเปดใชงานผลตภณฑของคณ ถา คณเลอกเปดใชงานผลตภณฑผานทางอนเทอรเนต แตคณยงไมไดเชอมตอ ตวชวยสรางจะแจงเตอน คณวาไมมการเชอมตอ เปดใชงานโดยใชโทรศพท คณสามารถโทรศพทไปหาศนยการเปดใชงานและเปดใช งานผลตภณฑของคณดวยความชวยเหลอจากตวแทนฝายบรการลกคาได การเปดใชงานผานทางโทรศพทอาจใชเวลานานกวาการเปดใชงานผานทางอนเทอรเนต คณควรอยทคอมพวเตอรของคณเมอคณโทรศพท และควรจะมรหสผลตภณฑของซอฟตแวรของ คณอย หมายเลขโทรศพทสาหรบศนยการเปดใชงานจะแตกตางกนออกไปตามสทธการใชงาน ผลตภณฑและประเทศ/ภมภาค ใหใชหมายเลขทอยบนหนาจอของตวชวยสรางการเปดใชงานเพอ โทรศพทถงศนยการเปดใชงานของ Microsoft

12

สงสาคญ หมายเลขของศนยการเปดใชงานไมไดแสดงรายการอยในบทความน เนองจากมจานวนมาก และหมายเลขทถกตองสาหรบคณขนอยกบหลายปจจย คณสามารถรบ ซอฟตแวรของ Microsoft ไดภายใตสทธการใชงานแบบตางๆ รวมทงสทธการใชงานแบบปลก สทธการใชงานของผผลตอปกรณดงเดม (OEM) และสทธการใชงานจานวนมาก หมายเลข โทรศพทตดตอจะแตกตางกนออกไปตามสทธการใชงานและประเทศ/ภมภาค ในขนตอน 2 ของตว ชวยสรางการเปดใชงาน ใหใชหมายเลขทจดเตรยมไวใหเพอโทรศพทไปหาศนยการเปดใชงานของ Microsoft 1. ในตวชวยสรางการเปดใชงาน ใหเลอกประเทศ/ภมภาคทคณอาศยอยหรอ ทคณวางแผนจะใชผลตภณฑนน 2. ตวชวยสรางจะใหหมายเลขโทรศพทอยางนอยหนงหมายเลข 3. การโทรศพทไปหาศนยการเปดใชงาน 4. ตวแทนฝายบรการลกคาจะขอหมายเลขการตดตง (ทแสดงบนหนาจอของ คณ) และขอมลอนๆ ทเกยวของ หลงจาก ID การตดตงของคณไดรบการตรวจสอบแลว คณ จะไดรบหมายเลขการยนยน 5. ในตวชวยสรางการเปดใชงาน ใหพมพหมายเลขการยนยนในทวาง ดานลางของหนาจอ แลวกด ENTER ไมมการเปดใชงานผานทางโทรศพทสาหรบรนทดลองใชหรอรน สมาชก มบรการ Microsoft Text Telephone (TT/TTY) ใหแกผพการทางห หรอมปญหาในการไดยน ในสหรฐอเมรกา ใหใชโมเดม TT/TTY แลวเรยกเลขหมาย (800) 718-1599 สาหรบภายนอกสหรฐอเมรกา ใหใชโมเดม TT/TTY แลวเรยกเลขหมาย (716) 871- 6859 ทงนบรการ TT/TTY มเฉพาะเปนภาษาองกฤษเทานน ฉนจะเปดใชงานในภายหลงไดอยางไร ถาคณไมตองการเปดใชงานสาเนาของซอฟตแวรของคณเมอตดตง คณสามารถเปดใช งานซอฟตแวรนนไดในภายหลง 1. ใหเลอกทาอยางใดอยางหนงตอไปนในโปรแกรมเหลานของ 2007 Microsoft Office system 2. Access, Excel, PowerPoint หรอ Word

3. คลก ปม Microsoft Office แลวคลก ตวเลอกของ ชอโปรแกรม 4. คลก แหลงขอมล แลวคลก เปดใชงาน

13

ค าถามทายบท

ค าสง จงตอบค าถามตอไปนมาพอเขาใจ 1. จงอธบายภาพรวมของโปรแกรม Office 2007

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................. 2. จงบอกขนตอนการตดตงโปรแกรม Microsoft office Word 2007 อยางละเอยด ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

14

บทท 2 พนฐานการใชโปรแกรม Microsoft Word 2007

สาระส าคญ โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 เปนโปรแกรมประมวลผลคาทนยมใชกนมากอย ในปจจบนน เพราะมคณลกษณะทด เชน การจดรปแบบสะดวกรวดเรว ฯลฯ และมประโยชนตอการจดเกบเอกสารและการปรบแกไข พนฐานการใชโปรแกรมตงแตการ เปด สวนประกอบตาง ๆ เชน แทบเมน แทบเครองมอ มมมอง ฯลฯ และการจดการไฟลเอกสาร เชน การเปด การปด การบนทก และการออกจากโปรแกรม ฯลฯ อกทงยงรองรบภาษาไทยไดดวย

จดประสงคการเรยนร 1.เพอใหมความรเกยวกบความหมายและประวตของโปรแกรมการประมวลผลคา 2.เพอใหมความรความเขาใจ และวเคราะหเกยวกบคณลกษณะทดและประโยชนของ โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 3.เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการสราง พนฐานการใช และการจดการ ไฟลในโปรแกรม Microsoft Office Word 2007 4.สามารถอธบายและจดการไฟลเอกสารในโปรแกรม Microsoft Office Word 2007 ได

15

1.1 ความหมายของการประมวลผลค า การประมวลผลคา หรอ Word Processing คอ การนาคาหลาย ๆ คามาเรยงกนใหอยใน รปแบบทกาหนด ซงเราสามารถกาหนดไดวาจะใหมกตวอกษรตอหนงบรรทด หรอหนาละก บรรทด กนระยะหนาระยะหลงเทาใด และสามารถแกไขเพมเตมไดอยางสะดวกจนกวาจะพอใจ แลวจงสงพมพเอกสารนน ๆ ออกมากชดกได โดยทกชดทออกมาจากเครองพมพจะเหมอนกนทก ประการ เสมอนกบการถายเอกสารหรอการกอปป แตความจรงแลวเอกสารทกแผนจะถกพมพ ออกมาจากเครองพมพอยางสวยงามและปราณต เพราะปราศจากรองรอยของขดลบใด ๆ และนน ยอมหมายถงการใชเครองคอมพวเตอรในการทางาน โดยเราจะตองทาการพมพขอมลตาง ๆ ซง เปนเอกสาร บทความ รายงาน จดหมาย ฯลฯ เขาไปเกบไวในหนวยความจาของเครอง คอมพวเตอร หลงจากนนเราสามารถใชคาสงตาง ๆ เขาไปจดการแกไข ดดแปลง หรอเพมเตม ขอมลเหลานนไดตลอดเวลา โปรแกรม (Program) หรอชดคาสงททาใหเราสามารถทางานกบ เอกสาร และสงงานตาง ๆ นได มชอเรยกวา โปรแกรมเวรดโปรเซสซง (Word Processing) หรอ โปรแกรมประมวลผลคา 2. คณลกษณะของโปรแกรมประมวลผลค าทด 2.1 มระบบขอความชวยเหลอ (Help) โปรแกรมประมวลผลคาทด ควรจะมระบบขอวามชวยเหลอทจะคอยชวยให คาแนะนาชวยเหลอใหผใชสามารถทางานไดอยางสะดวก และรวดเรว เชน หากเกดปญหากบการ ใชงาน หรอสงสยเกยวกบวธการใชงาน แทนทจะตองเปดหาในหนงสอคอมอการใชงานของ โปรแกรม กสามารถขอความชวยเหลอจากโปรแกรมไดทนท 2.2 มระบบอตโนมต โปรแกรมประมวลผลคาทดควรจะมระบบอตโนมตทจะชวยใหผใชสามารถ ทางานกบเอกสารไดอยางสะดวกสบายมากขน เชน การตรวจสอบคาผดอตโนมต (Spell) การ จดรปแบบอตโนมต (Auto Format) การแกไขอตโนมต (Auto Correct) มระบบใสขอความ อตโนมต ตรวจสอบการสะกดคาผดไดทงภาษาไทย และองกฤษ เปนตน 2.3 การใชขอมลรวมกนกบโปรแกรมอน ๆ ได โปรแกรมประมวลผลคาทด ควรจะมความสามารถในการนางานทสรางดวย โปรแกรมอน ๆ มาใชงานรวมกบโปรแกรมได เชน การแทรกภาพ อกษรศลป สญลกษณ ผง องคกร

16

กราฟ ฯลฯเปนตน นอกจากนควรมความสามารถในการดงเอกสารจากโปรแกรม Word Processing อน ๆ มาใชงานในโปรแกรมได 2.4 เรยนรการใชงานไดงาย การเรยนรวธการใชงานโปรแกรม ไมควรจะตองใชเวลานานเกนไปสาหรบการ เรยนร ควรมบทเรยนชวยสอน หรอสาธต (Demo) เกยวกบขนตอนตาง ๆ ในการใชงานของ โปรแกรม เพอใหสามารถเรยนรการใชงานโปรแกรมไดอยางรวดเรว 2.5 มระบบการคนหา และแทนทค า โปรแกรมประมวลผลคาทด ควรจะระบบการคนหา และการแทนทคา เพอใหผใช สามารถทจะทาการคนหาคา เพอการแกไข หรอทาการแทนทไดสะดวก และรวดเรวยงขน 2.6 จดรปแบบเอกสารไดสะดวก โปรแกรมประมวลผลคาทด ควรจะมเครองมอทชวยใหการจดรปแบบของเอกสารได สะดวก และรวดเรว ซงควรจะมความสามารถทจะจดรปแบบไดรวดเรว มขนตอนในการ จดรปแบบทไมยงยาก 2.7 ก าหนดรปแบบตวอกษรไดหลายแบบ หลายขนาด โปรแกรมประมวลผลคาทด ควรจะมคณสมบตในการเปลยนแปลง และกาหนด รปแบบของตวอกษร และขนาดของตวอกษรไดหลายรปแบบ รวมทงตวอกษรพเศษตาง ๆ ท ไมมบนแปนพมพดวย 3. ประโยชนของโปรแกรมประมวลผลค า 3.1 การจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารทพมพขนดวยกระดาษนน อาจจะสญหายหรอฉกขาดไดงาย แต การจดเกบเอกสารในรปของไฟลขอมลคอมพวเตอรนน ขอมลตาง ๆ จะอยครบถวนตราบเทาทสอ ทใชในการเกบบนทกขอมล เชน ดสกเกต ฮารดดสก แผนซด ฯลฯ อยในสภาพทดและสมบรณ 3.2 การคนหาและการเรยกใชขอมล โปรแกรมประมวลผลคาจะมความสามารถในการคนหาขอความหรอคาทเรา ตองการไดอยางรวดเรว และยงสามารถคนหาขอความหรอคา แลวแทนทดวยขอความหรอคาใหม ไดโดยอตโนมต ตลอดจนการเรยกใชแฟมขอมลกทาไดโดยงายและสะดวก เพยงแตทราบชอ

17

ไฟล และตาแหนงทจดเกบกสามารถเรยกใชไฟลไดโดยสะดวกรวดเรวไมยงยากเหมอนกบการคนหา และเรยกใชเอกสารธรรมดา ซงชวยใหประหยดเวลาและคาใชจาย 3.3 การท าส าเนา การทาสาเนาเอกสารดวยเครองพมพดดจะตองใชกระดาษคารบอน และสามารถ ทาสาเนาไดเพยงครงละ 3-4 แผนเทานน ในขณะทการทาสาเนาดวยเครองคอมพวเตอร สามารถทา ไดอยางไมจากดและทกสาเนามความชดเจนเทาเทยมกน 3.4 การเปลยนแปลงแกไขเอกสาร การพมพเอกสารดวยเครองพมพดด มกจะมการพมพผดอยเสมอ ๆ ทาใหเสยเวลา ในการแกไขเอกสาร ซงเปนเรองทคอนขางยงยาก นอกจากนเอกสารทพมพดวยเครองพมพดดกไม สวยงามเทาทควร และจะปรากฏรองรอยของการแกไขขดลบ แตถาใชเครองคอมพวเตอรในการ พมพเอกสาร ปญหาตาง ๆ เหลานจะหมดไป ซงชวยใหประหยดเวลาและคาใชจาย 3.5 การจดรปแบบเอกสาร โปรแกรมประมวลผลคามความสามารถในการจดทารปแบบเอกสารไดอยางดและ มประสทธภาพ เชน การกนระยะหนาและหลง การใสขอความหวกระดาษและทายกระดาษ การจด เอกสารหลายคอลมน การจดรปแบบอตโนมต ฯลฯ ชวยใหเกดความสะดวกในการทางานเหนอกวา การทางานแบบเอกสารธรรมดา 4. มอะไรใหมใน Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Word 2007 จะชวยคณสรางเอกสารทดเปนมออาชพโดยการจดชด เครองมอแบบครอบคลมสาหรบการสรางและการจดรปแบบเอกสารของคณไวในสวนตดตอใหม ความสามารถในการตรวจทาน การใสขอคดเหน และการเปรยบเทยบอยางละเอยดจะชวยใหคณ

4.1 สรางเอกสารทดเปนมออาชพ Office Word 2007 ไดจดเตรยมเครองมอการแกไขและการทบทวนไวสาหรบการ สรางเอกสารทสละสลวยไดงายดายกวาทเคย 4.2 ใชเวลาในการเขยนมากขน แตใชเวลาในการจดรปแบบนอยลง สวนตดตอทคา นงถงผลลพธใหมนจะเสนอเครองมอใหคณในเวลาทคณ จาเปนตองใชดวยรปแบบทชดเจนและมระเบยบ ชวยประหยดเวลาและใชความสามารถททรง

18

ประสทธภาพของ Word ไดอยางเตมทดวยการเลอกจากแกลเลอรลกษณะ รปแบบตาราง รปแบบ รายการ ลกษณะพเศษทางกราฟก และอนๆ ทกาหนดไวลวงหนา Word ชวยขจดการคาดเดาเมอคณนาการจดรปแบบมาใชในเอกสารของคณ แกล เลอรของตวเลอกการจดรปแบบจะแสดงตวอยางเสมอนจรงของการจดรปแบบในเอกสารของคณ กอนทคณจะทาการตดสนใจ 4.3 เพมองคประกอบทจดรปแบบไวแลวดวยการคลกเพยงสองสามครง Office Word 2007 ไดนาแบบเอกสารสาเรจรปมาใชสาหรบการเพมเนอหาท จดรปแบบไวแลวลงในเอกสารของคณ เมอคณกาลงทางานบนเอกสารจากชนดแมแบบทเฉพาะเจาะจง เชน รายงาน คณ สามารถเลอกจากแกลเลอรหนาปก ขอความทดงออกมา รวมทงหวกระดาษและทายกระดาษท จดรปแบบไวแลวเพอทาใหเอกสารของคณดสละสลวยขนได ถาคณตองการกาหนดเนอหาทจดรปแบบไวแลวเอง หรอถาองคกรของคณใช เนอหาบางสวนทเหมอนกนเปนประจา เชน ขอความคาชแจงทางกฎหมายหรอขอมลทตดตอของ ลกคา คณสามารถสรางแบบเอกสารสาเรจรปของคณเองซงคณเลอกจากแกลเลอรดวยการคลกครง เดยว 4.4 สอสารทมประสทธภาพมากขนดวยกราฟกทใหผลกระทบสง คณลกษณะแผนภมและไดอะแกรมแบบใหมจะรวมรปรางแบบสามมต ความ โปรงใส เงาทตกกระทบ และลกษณะพเศษอนๆ ไว 4.5 น าลกษณะหนาตาใหมไปใชกบเอกสารของคณทนท เมอบรษทของคณปรบปรงภาพลกษณของบรษท คณสามารถปฏบตตามไดทนท ในเอกสารของคณ ดวยการใช 'ลกษณะดวน' และ 'ชดรปแบบเอกสาร' คณสามารถเปลยนแปลง 4.6 หลกเลยงการสะกดผดไดอยางงายดาย ตอไปนเปนคณลกษณะใหมบางอยางของตวตรวจสอบการสะกด ตวตรวจสอบการสะกดไดรบการปรบปรงใหมความสอดคลองกนมากขนตลอด ทงโปรแกรม 2007 Microsoft Office system ตวอยางของการเปลยนแปลงดงกลาวมดงตอไปน ในขณะนตวเลอกของตวตรวจสอบการสะกดหลายตวจะเปนแบบสวนกลาง ถา คณ

19

เปลยนตวเลอกตวใดตวหนงในโปรแกรม Office หนง ตวเลอกดงกลาวกจะไดรบการ เปลยนแปลงสาหรบโปรแกรม Office ทเหลอทงหมดเชนกน สาหรบขอมลเพมเตม ใหดท เปลยน วธการทางานของการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ นอกเหนอจากการใชพจนานกรมแบบกาหนดเองรวมกนแลว โปรแกรมทงหมด ยงสามารถจดการพจนานกรมเหลานไดโดยใชกลองโตตอบเดยวกน สาหรบขอมลเพมเตม ใหดท ใชพจนานกรมแบบกาหนดเองเพอเพมคาลงในตวตรวจสอบการสะกด ตวตรวจสอบการสะกดใน 2007 Microsoft Office system มพจนานกรมภาษา ฝรงเศสฉบบหลกการปฏรป ซงใน Microsoft Office 2003 พจนานกรมฉบบนจะเปน Add-in ซง ตองทาการตดตงเพมเตมแยกตางหาก สาหรบขอมลเพมเตม ใหดท เปลยนวธการทางานของการ ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ พจนานกรมแยกคาทไมตองการจะถกสรางขนโดยอตโนมตสาหรบภาษาหนงใน ครงแรกทมการใชภาษาดงกลาว พจนานกรมแยกคาทไมตองการชวยใหคณสามารถสงใหตว ตรวจสอบการสะกดตงคาสถานะคาทคณไมตองการใช พจนานกรมดงกลาวนมประโยชนในการ ชวยหลกเลยงคาทไมสภาพหรอไมตรงกบแนวทางการเขยนของคณ สาหรบขอมลเพมเตม ใหดท ใชพจนานกรมแยกคาทไมตองการเพอกาหนดการสะกดทคณตองการสาหรบคา ตวตรวจสอบการสะกดสามารถคนหาและตงคาสถานะการสะกดผดตามบรบท บางอยางได คณเคยพมพผดในลกษณะทคลายคลงกบตวอยางตอไปนหรอไม I will see you their. ใน Office Word 2007 คณสามารถเปดใชงานตวเลอก ใชการสะกดตามปรบท เพอขอความ ชวยเหลอในการคนหาและแกไขขอผดพลาดในลกษณะนได ตวเลอกนจะพรอมใชงานขณะ ตรวจสอบการสะกดของเอกสารในภาษาองกฤษ เยอรมน หรอสเปน สาหรบขอมลเพมเตม ใหดท เลอกวธการทางานของการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ คณสามารถปดใชงานการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณสาหรบเอกสารหนง ฉบบหรอสาหรบเอกสารทงหมดทคณสรางขน 4.7 ใชเอกสารรวมกนอยางเปนความลบ เมอคณสงแบบรางของเอกสารใหกบผรวมงานของคณเพอใหปอนขอมล Office Word 2007 จะชวยคณรวบรวมและจดการการตรวจทานแกไขและขอคดเหนของผรวมงาน เหลานนไดอยางมประสทธภาพ เมอคณพรอมทจะประกาศเอกสาร Office Word 2007 ทา

20

ใหคณ มนใจไดวาการตรวจทานแกไขและคาแนะนาทยงไมไดรบการแกไขนนไมไดซอนอยในเอกสารท ประกาศ 4.8 เปรยบเทยบเอกสารสองรนอยางเรว Office Word 2007 ทาใหการคนหาสงทเปลยนแปลงในเอกสารงายขน เมอคณ เปรยบเทยบและรวมเอกสาร คณสามารถดเอกสารทงสองรน พรอมดวยขอความทถกลบ แทรก และเอาออกซงถกทาเครองอยางชดเจนในเอกสารรนทสาม 4.9 คนหาและการเอาขอมล Metadata ทซอนอยและขอมลสวนตวในเอกสารออก กอนทคณจะใชเอกสารของคณรวมกบผอน คณสามารถใชตวตรวจสอบเอกสาร ในการตรวจสอบเอกสารเพอหาขอมล Metadata ทซอนอย ขอมลสวนตว หรอเนอหาทอาจจะถก บนทกอยในเอกสาร ตวตรวจสอบเอกสารสามารถคนหาและเอาขอมล เชน ขอคดเหน รน การ เปลยนแปลงทตดตาม คาอธบายประกอบทเปนหมก คณสมบตเอกสาร ขอมลเซรฟเวอรการจดการ เอกสาร ขอความทซอนอย ขอมล XML แบบกาหนดเอง และขอมลในหวกระดาษและทายกระดาษ ออกจากเอกสารได ตวตรวจสอบเอกสารสามารถชวยใหคณมนใจไดวาเอกสารทคณใชรวมกบผอน ไมมขอมลสวนตวใดๆ ซอนอยหรอเนอหาใดๆ ทองคกรของคณไมตองการใหมการแจกจายออกไป ซอนอย นอกจากน องคกรของคณยงสามารถกาหนดตวตรวจสอบเอกสารเองเพอเพมการ ตรวจสอบหาเนอหาทซอนอยชนดอน ๆ เพมเตมได 4.10 การเพมลายเซนดจทลหรอบรรทดลายเซนลงในเอกสารของคณ คณสามารถชวยใหเกดความมนใจในเรองความนาเชอถอ ความสมบรณ และ แหลงทมาของเอกสารของคณดวยการเพมลายเซนดจทลลงในเอกสาร ใน Office Word 2007 คณ สามารถเพมลายเซนดจทลซงไมสามารถมองเหนไดลงในเอกสาร หรอคณสามารถแทรกบรรทด ลายเซนของ Microsoft Office เพอจบรปแทนลายเซนทมองเหนไดพรอมกบลายเซนดจทล ความสามารถในการจบลายเซนดจทลโดยใชบรรทดลายเซนในเอกสาร Office ชวยใหองคกรตางๆ สามารถใชกระบวนการการเซนชอโดยไมใชกระดาษสาหรบเอกสาร เชน สญญาหรอขอตกลงอนๆ ขอแตกตางจากลายเซนบนกระดาษกคอ ลายเซนดจทลจะจดใหมบนทก ของสงทไดมการเซนอยางถกตองชดเจนและยงชวยใหสามารถตรวจสอบลายเซนไดในอนาคต

21

4.11 การแปลงเอกสาร Word ของคณเปน PDF หรอ XPS Office Word 2007 สนบสนนการสงออกแฟมของคณในรปแบบตอไปน Portable Document Format (PDF) PDF เปนรปแบบแฟมอเลกทรอนกสทมเคา โครงตายตวซงจะรกษาการจดรปแบบของเอกสารเอาไวและยอมใหมการใชแฟมรวมกนได รปแบบ PDF ชวยใหมนใจไดวาขณะทมการแสดงแฟมในแบบออนไลนหรอพมพแฟม แฟมจะ ยงคงรกษารปแบบตามทคณสรางขนทกประการ และขอมลในแฟมจะไมสามารถถกเปลยนแปลง ไดอยางงายดาย รปแบบ PDF ยงมประโยชนสาหรบเอกสารทจะถกทาสาเนาออกมาโดยใชวธการ พมพเชงพาณชย XML Paper Specification (XPS) XPS เปนรปแบบแฟมอเลกทรอนกสซงจะ รกษาการจดรปแบบของเอกสารเอาไวและเปดใชงานการใชแฟมรวมกนได รปแบบ XPS ชวยให มนใจไดวาขณะทมการแสดงแฟมในแบบออนไลนหรอพมพแฟม แฟมจะยงคงรกษารปแบบตามท คณสรางขนทกประการ และขอมลในแฟมจะไมสามารถถกเปลยนแปลงไดอยางงายดาย 4.12 ตรวจพบเอกสารทมแมโครฝงตวโดยทนท Office Word 2007 จะใชรปแบบแฟมทแยกกน (.docm) สาหรบเอกสารทเปดใช งานแมโคร เพอใหคณสามารถบอกไดทนทวาแฟมมความสามารถในการเรยกใชงานแมโครทฝงตว หรอไม 4.13 ปองกนการเปลยนแปลงกบเอกสารขนสดทาย กอนทคณจะใชเอกสารทเปนขนสดทายรวมกบผอน คณสามารถใชคาสง กาหนดใหเปนขนสดทาย เพอทาใหเอกสารเปนแบบอานอยางเดยวและสอสารกบผอนวาคณกาลง ใชเอกสารขนสดทายรวมกบพวกเขา ขณะเอกสารถกกาหนดใหเปน "ขนสดทาย" การพมพ คาสง แกไข และเครองหมายการพสจนอกษรจะถกปดใชงาน และผทดเอกสารจะไมสามารถเปลยนแปลง แกไขเอกสารโดยไมไดตงใจได คาสง กาหนดใหเปนขนสดทาย ไมใชคณลกษณะความปลอดภย ใครกตามสามารถแกไขเอกสารทถกกาหนดใหเปนขนสดทายไดดวยการปด กาหนดใหเปนขน สดทาย 4.14 การท าสงอนนอกเหนอจากเอกสาร ในยคปจจบนทคอมพวเตอรและแฟมมความเชอมโยงระหวางกนมากกวาครง ไหนๆ จะเปนประโยชนอยางยงหากบนทกเอกสารไวในแฟมซงมขนาดเลกกระทดรด มนคง แขงแรง และสนบสนนแพลตฟอรมไดหลากหลายชนด เพอตอบสนองความตองการ

22

ดงกลาว ระบบ Microsoft Office ไดประสบความสาเรจอกขนหนงในววฒนาการของการสนบสนน XML โดย รปแบบแฟมทใช XML ใหมจะชวยใหแฟม Office Word 2007 มขนาดเลกลง มนคงแขงแรงมากขน และประสานกบระบบขอมลและแหลงขอมลภายนอกไดดยงขน 4.15 ลดขนาดแฟมและปรบปรงการกคนความเสยหาย รปแบบ Word XML ใหมเปนรปแบบแฟมทถกบบอดเปนสวนๆ ซงชวยให สามารถลดขนาดแฟมลงไดอยางนาทง และยงชวยทาใหมนใจวาจะสามารถกคนแฟมทถกทาลาย และเสยหายไดโดยงาย 4.16 การเชอมตอเอกสารของคณกบขอมลทางธรกจ ในธรกจของคณ คณจาเปนตองสรางเอกสารเพอทจะสอสารขอมลทางธรกจท สาคญ คณสามารถประหยดเวลาและลดความเสยงในการเกดขอผดพลาดไดดวยการทาให กระบวนการสอสารนเปนไปโดยอตโนมต การสรางเอกสารสมารทแบบไดนามกซงสามารถ ปรบปรงตวเองไดดวยการใชตวควบคมเอกสารใหมและการผกขอมลเพอเชอมตอกบระบบท ทางานอยสวนหลง (Back-end) ของคณ 4.17 จดการคณสมบตเอกสารในแผงขอมลคณสมบตเอกสาร แผงขอมลคณสมบตเอกสารทาใหสามารถแสดงและแกไขคณสมบตเอกสารได งายขณะคณทางานกบเอกสาร Word ของคณ แผงขอมลคณสมบตเอกสารจะแสดงขนทดานบนของ เอกสารของคณใน Word คณสามารถใชแผงขอมลคณสมบตเอกสารในการแสดงและแกไขทง คณสมบตเอกสาร Microsoft Office มาตรฐานและคณสมบตของแฟมทบนทกไวในเซรฟเวอรการ จดการเอกสาร ถาคณใชแผงขอมลคณสมบตเอกสารแกไขคณสมบตเอกสารสาหรบเอกสารใน เซรฟเวอร คณสมบตทไดรบการปรบปรงจะถกบนทกลงในเซรฟเวอรโดยตรง ตวอยางเชน คณอาจมเซรฟเวอรทใชเกบการตดตามสถานะเกยวกบการแกไข ขอผดพลาดของเอกสารของคณ เมอคณทาเอกสารเสรจสมบรณแลว คณสามารถเปดแผงขอมล คณสมบตเอกสารเพอเปลยนแปลงสถานะเกยวกบการแกไขขอผดพลาดของเอกสารจากแบบราง เปนเสรจสน เมอคณบนทกเอกสารกลบลงบนเซรฟเวอร การเปลยนแปลงในสถานะเกยวกบการ แกไขขอผดพลาดของเอกสารจะถกปรบปรงบนเซรฟเวอร ถาคณเกบแมแบบเอกสารไวในไลบรารบนเซรฟเวอรของ Microsoft Windows

23

SharePoint Services 3.0 ไลบรารอาจรวมคณสมบตแบบกาหนดเองทเกบขอมลเกยวกบแมแบบไว ดวย ตวอยางเชน องคกรของคณอาจตองการใหคณจดประเภทเอกสารในไลบรารดวยการกรอก คณสมบต 'ประเภท' ดงนน ดวยการใชแผงขอมลคณสมบตเอกสาร คณจงสามารถแกไขคณสมบต เชนนไดโดยตรงภายในสภาพแวดลอมของ Word 4.18 กคนจากปญหาของคอมพวเตอร 2007 Microsoft Office system จดใหมเครองมอทไดรบการปรบปรงสาหรบการก คนงานของคณในกรณทเกดปญหาขนใน Office Word 2007 4.19 การวนจฉย Office วนจฉย Microsoft Office เปนชดการทดสอบวนจฉยซงจะชวยคณในการคนหา สาเหตทเครองคอมพวเตอรของคณหยดการทางาน การทดสอบวนจฉยสามารถแกไขปญหา บางอยางไดโดยตรงและอาจสามารถระบวธการซงคณสามารถนาไปแกไขปญหาอนๆ ได การ วนจฉย Microsoft Office เขามาแทนทคณลกษณะของ Microsoft Office 2007 ตอไปน: "ตรวจหา และซอมแซม" และ "การกคนโปรแกรมประยกต Microsoft Office" 4.20 กคนโปรแกรม Office Word 2007 มขดความสามารถทไดรบการปรบปรงเพอชวยปองกนการ สญเสยงานขณะโปรแกรมปดการทางานอยางผดปกต เมอใดกตามทเปนไปได Word จะพยายามก คนลกษณะบางอยางของสถานะของโปรแกรมหลงจากทเรมโปรแกรมใหม ตวอยางเชน คณกาลงทางานอยกบแฟมหลายแฟมในเวลาเดยวกน แฟมแตละแฟม เปดอยในคนละหนาตางโดยมขอมลเฉพาะทมองเหนไดในแตละหนาตาง และ Word กหยดการ ทางาน ขณะทคณเรม Word ใหม Word จะเปดแฟมและกคนหนาตางเหลานนใหมลกษณะ เหมอนกบตอนกอนหนาท Word จะหยดการทางาน 4.21 การแนะน าสวนตดตอใหม มรปลกษณใหมสาหรบ Office Word 2007 ซงคอสวนตดตอผใช (UI) ใหมท แทนทเมน แถบเครองมอ และบานหนาตางงานสวนใหญจาก Word รนกอนหนาทมกลไกเดยวซง ใชงานงายและสามารถคนพบได ทงน สวนตดตอผใชใหมไดรบการออกแบบใหชวยใหคณทางาน ไดมประสทธภาพยงขนใน Word คนหาคณลกษณะทเหมาะสมสาหรบงานตาง ๆ ไดงายขน คนพบ หนาทการใชงานใหม และมประสทธภาพมากขน เอกสารนออกแบบสาหรบผใชทมประสบการณใน Word 2003 บคลากรท ใหบรการความ

24

ชวยเหลอ ผเชยวชาญดาน IT และบคคลอนๆ ทมความคลองแคลวในสวนตดตอ ของ Word 2003 อยแลว ซงตองการคนหาคาสงทคนเคยอยางรวดเรวใน Office Word 2007 4.22 Ribbon ของสวนตดตอผใช การแทนทหลกสาหรบเมนและแถบเครองมอใน Office Word 2007 คอ Ribbon ซงออกแบบมาเพอใหเรยกดไดงาย Ribbon จะประกอบดวยแทบทจดระเบยบไวรอบๆ สถานการณ หรอวตถทระบ ตวควบคมบนแทบแตละแทบ ไดจดระเบยบเพมเตมไวในหลายๆ กลม Ribbon สามารถโฮสตเนอหาทสมบรณไดมากกวาเมนและแถบเครองมอ รวมทงปม แกลเลอรและเนอหา กลองโตตอบ

รป แสดง Ribbon ของสวนตดตอผใช 1. แทบ ไดถกออกแบบมาใหคานงถงงาน 2. กลม ทมแตละแทบแบงงานใหเปนงานยอย 3. ปมคาสง ในแตละกลมจะดาเนนการคาสงหรอแสดงเมนของคาสง

4.23 แทบทปรากฏขนเมอคณตองการเทานน นอกเหนอจากชดแทบมาตรฐานทคณเหนบน Ribbon เมอใดกตามทคณเรม Office Word 2007 ยงมแทบอกสองชนดซงปรากฏในสวนตดตอเมอแทบเหลานนมประโยชนสาหรบชนด งานทคณกาลงดาเนนการในขณะนเทานน เครองมอบรบท เครองมอบรบทจะทาใหคณสามารถทางานไดกบวตถทคณเลอก บนหนาดงกลาว เชน ตาราง รปภาพ หรอรปวาด เมอคณคลกทวตถ ชดของแทบบรบททตรงกบ ปญหาจะปรากฏในสทถกเนนทอยถดจากแทบมาตรฐาน

25

รป แสดง ชดของแถบรบท

1. เลอกขอความในเอกสารของคณ 2. ชอของเครองมอบรบทจะปรากฏในสทถกเนน และแทบบรบทจะปรากฏขน ถดจากชดแทบมาตรฐาน 3.แทบบรบทจะใหตวควบคมสาหรบการทางานกบรายการทเลอก แทบโปรแกรม จะแทนทชดแทบมาตรฐานเมอคณสลบไปยงโหมดหรอมมมอง การเขยนแกไขในโหมดหรอมมมองอยางใดอยางหนงโดยเฉพาะ รวมทงแสดงตวอยางกอนพมพ

26

รป แสดง แทบโปรแกรม

4.24 เมน แถบเครองมอ และองคประกอบทคนเคย นอกเหนอจากแทบ กลม และคาสงแลว Office Word 2007 ยงใชองคประกอบอน ซงมเสนทางททาใหงานของคณเสรจสมบรณ องคประกอบตอไปนเหมอนกบเมนและแถบ เครองมอทคณคนเคยอยแลวจาก Word รนกอนหนา

ปม Office ปมนจะตงอยในมมบนซายของหนาตาง Word และจะเปดเมนท แสดงไวทน

27

รป แสดง การคลกทปม Office ปมเปดเมน

แถบเครองมอดวน แถบเครองมอดวนจะตงอยตามคาเรมตนทดานบนของ หนาตาง Word และ

จะใหการเขาถงดวนไปยงเครองมอทคณใชบอย คณสามารถกาหนดแถบ เครองมอดวนไดเองโดยการเพมคาสงไปยงแถบเครองมอดงกลาว

รป แสดง แถบเครองมอดวน

ตวเปดใชกลองโตตอบ 'ตวเปดใชกลองโตตอบ' เปนไอคอนขนาดเลกทปรากฏใน บางกลม การคลก 'ตวเปดใชกลองโตตอบ' จะเปดกลองโตตอบทเกยวของหรอบานหนาตางงาน โดยใหตวเลอกเพมเตมทเกยวของกบกลมนน

28

รป แสดง ตวเปดใชกลองโตตอบ 4.25 เพมค าสงลงในแถบเครองมอดวน คาสง Word 2003 บางคาสงพรอมใชงานใน Office Word 2007 จากรายการคาสง ทงหมดในกลองโตตอบ ตวเลอกของ Word เทานน เมอตองการใชคาสงเหลานใน Office Word 2007 กอนอนคณตองเพมคาสงดงกลาวลงในแถบเครองมอดวนดงน

1. คลก ปม Microsoft Office จากนนคลก ตวเลอกของ Word 2. ในรายการทางดานซาย ใหคลก กาหนดเอง 3. ในกลองรายการแบบหลนลง เลอกคาสงจาก ใหคลก คาสงทงหมด 4. ในกลอง กาหนดแถบเครองมอดวนเอง ใหเลอก สาหรบเอกสารทงหมด (คาเรมตน) หรอเอกสารทระบ 5. คลกคาสงทคณตองการเพม จากนนคลก เพม 6. ทาซาสาหรบแตละคาสงทคณตองการเพม 7. คลกปมลกศร ยายขน และ ยายลง เพอจดเรยงคาสงในลาดบทคณ ตองการใหคาสงเหลานนปรากฏบนแถบเครองมอดวน 8. คลก ตกลง

29

รป แสดง ตวเลอกของ Word 5. การสรางเอกสารใหมในไมโครซอฟตเวรดอยางรวดเรว ใหคลกทปม Start\สรางเอกสาร Microsoft Office แลวเลอกแทบและแฟมตนแบบ ตวอยางตามทตองการ

รป แสดง กลองโตตอบของสรางเอกสาร Office

30

6. พนฐานการใชโปรแกรมไมโครซอฟตเวรด 6.1 การเปดโปรแกรมไมโครซอฟตเวรด ใหคลกทปม Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Word 2007 จะเปด โปรแกรม Microsoft Word 2007 ในชอไฟลวา Document1 เสมอ แตถาเปดแฟมใหมตอไปอกกจะ ใชชอเปน Document2,………, Document10 ไปเรอย ๆ 6.2 สวนประกอบของโปรแกรมไมโครซอฟตเวรด เมอไดเปดโปรแกรม Microsoft Word ขนมาแลว จะปรากฏหนาตางของ โปรแกรม ซงมสวนประกอบ ดงน

รป แสดง สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Word

31

1. แทบเครองมอ ดวน 2. ชอแฟมและ โปรแกรม 3. แทบ 4. Ribbon 5. แบบอกษร 6. ไมบรรทด 7. ตวเปดไมบรรทด 8. ตาแหนงพมพหรอ เครองหมายจบ 9. แทบเลอน 10. มมมอง/ยอขยาย

11. แทบสถานะ จากปมเมนดานบน สามารถ อธบายไดดงน 6.2.1 แทบชอแฟมและโปรแกรม (Title bar) เปนสวนทแสดงชอของโปรแกรม และชอไฟลเอกสารทเราเรยกใช 6.2.2 แทบ เปนสวนทแสดงคาสงเปนรายการรายละเอยดทตองเปดเรยกใช 6.2.3 แทบเครองมอดวน (Toolbar) เปนสวนทแสดงคาสงของเวรดทใชบอย ๆ โดยแสดงในรปของปม รปภาพ หรอไอคอน โดยปกตจะมแทบเครองมอมาตรฐาน จดรปแบบ และรปวาด ขนมาใหกอน 6.2.4 ไมบรรทด (Ruler) เปนสวนทแสดงมาตราสวนเชนเดยวกบไมบรรทดทวไป เพอบอกระยะ ของขอความในเอกสาร มทงแนวนอนและแนวตง ใชไดทงเปนนวและเซนตเมตร 6.2.5 ต าแหนงพมพ เปนเครองหมายทบอกตาแหนงการพมพงาน (Cursor) ตาราง การใชแปนพมพ เพอเลอนหนาเอกสารหรอต าแหนงพมพ

แปนพมพ หนาท กดแปน Home Iใหตาแหนงพมพวงไปตนบรรทด

32

กดแปน End กดแปน Ctrl + Home กดแปน Ctrl + End กดแปน Page Up กดแปน Page Down กดแปน Ctrl + Page Up กดแปน Ctrl + Page Down

เอกสารนน Iใหตาแหนงพมพวงไปทายบรรทดเอกสารนน Iใหตาแหนงพมพวงไปตนเอกสารนน Iใหตาแหนงพมพวงไปทายเอกสารนน Iเลอนไปดเอกสารทละหนาจอทางดานบน Iเลอนไปดเอกสารทละหนาจอทางดานลาง Iเลอนไปดเอกสารทละหนาเอกสารทางดานบน Iเลอนไปดเอกสารทละหนาเอกสารทางดานลาง

รป แสดงการออกจากโปรแกรม

33

ค าถามทายบท

ค าสง จงตอบค าถามตอไปนมาพอเขาใจ 1. การประมวลผลคา หรอ Word Processing หมายถงอะไร ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 2. คณลกษณะของโปรแกรมประมวลผลคาทด คออะไร ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 3. จงประโยชนของโปรแกรมประมวลผลคา ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

34

บทท 3

การพมพงาน และการแกไขเอกสาร

จดประสงคการเรยนร 1.เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการใชแปนพมพและเมาส 2. เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการตงคาหนากระดาษ

3. เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการพมพงานเอกสารและการ ใชรปแบบ

4. เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการแกไขเอกสารและการ พมพงานอตโนมต

สาระส าคญ การใชแปนพมพในการพมพงาน การใชแปนพมพและเมาสในการเลอกและแกไข ขอ ความ การตงคาหนากระดาษ ไดแก การจดระยะขอบกระดาษ ขนาดกระดาษ แหลงกระดาษ และ เคาโครง เปนตน การพมพงานเอกสารและจดรปแบบ ไดแก แบบอกษร จดยอหนา ทาอกษรตวแรก ใหญ การพมพหวขอ การใชลกษณะ การใชเสนขอบและ แรเงา การใชแทบ เปนตน การแกไข เอกสาร ไดแก การคนหา แกไขอตโนมต การใชแมโคร การตรวจสอบตวสะกด เปนตน

35

การพมพงานเอกสารทด มความถกตองและสวยงาม ตองเรยนรการจดรปแบบ และการ แกไขขอความถกตองตรงหลกไวยากรณ ซงมรายละเอยดดงตอไปน 1. พนฐานของการใชแปนพมพดดและการใชเมาส กอนทเราจะพมพงานเอกสารไดด คงตองมารจกการใชแปนพมพดด การใชเมาส วธการ เลอกขอความ และการแกไขตาง ๆ ดงน

1.1 การใชแปนพมพดดในการพมพ การพมพงานเอกสาร จาเปนทตองใชแปนพมพดดทเราควรรจกตาแหนงตาง ๆ และ

ลกษณะของการใชงานของแปนพมพดด

ตวอยางของแปนพมพดด

ในการพมพงานเอกสารทงภาษาไทยและองกฤษ ควรมความรเบองตนเกยวกบ แปนพมพดดเสยกอนวาแตละแปนใชทาหนาทอะไรบาง เพอใหการใชงานมความถกตองแมนยา และรวดเรว แปนพมพและหนาทของแปนพมพ

ชอแปนพมพ(ปม) หนาท

~ (Grave) เปลยนสลบระหวางภาษาไทย-องกฤษ (แปนมมบนซายของกลมตวอกษร)

Tab ใชในการเลอนระยะในการพมพ หรอยอหนา

Shift ใชพมพอกษรตวบน(ไทย) หรอพมพอกษรตวใหญ(องกฤษ)

Caps Lock เปรยบเสมอนเปนการกดแปน Shift คางไว

Ctrl ใชรวมกบแปนอน ๆ เปนการใชคาสงลด

Alt ใชรวมกบแปนอน ๆ ทเปนชอเมนขดเสนใต เพอเปดเมนนน ๆ

36

Spacebar ใชเคาะเวนวรรคทละตวอกษร

Enter ใชขนบรรทดใหม โดยจะไดรปแบบบรรทดกอนมาทงหมด

Shift + Enter ใชขนบรรทดใหมชดกนหนาโดยจะไดรปแบบบรรทดกอนมาดวย

lnsert ใชเปด/ปดภาวะ การพมพแทรกหรอพมพทบโดยปกตจะเปนการพมพแทรก หากกดแปนนจะเปลยนเปนการพมพทบ ซงจะมคาวา OVR ปรากฏอยทแทบ สถานะ หากกดอกครงจะกลบไปเปนการพมพแทรกสลบกนไป

Delete ลบตวอกษรทอยหลงเคอรเซอรทละตว โดยเคอรเซอรอยกบท

Ctrl + Delete ลบตวอกษรทอยหลงเคอรเซอรทละคา โดยเคอรเซอรอยกบท

Backspace เคอรเซอรจะเคลอนลบตวอกษรทอยหนาทละตว

Ctrl + Backspace เคอรเซอรจะเคลอนลบตวอกษรทอยหนาทละคา

Home เคลอนเคอรเซอรไปตนบรรทด

Ctrl + Home เคลอนเคอรเซอรไปตนเอกสาร

End เคลอนเคอรเซอรไปทายบรรทด

Ctrl + End เคลอนเคอรเซอรไปทายเอกสาร

Page Up เคลอนเคอรเซอรไปดานบนทละระยะหนง

Page Down เคลอนเคอรเซอรไปดานลางทละระยะหนง

Ctrl + Page Up เคลอนเคอรเซอรไปดานบนทละหนงหนากระดาษ

Ctrl + Page Down เคลอนเคอรเซอรไปดานลางทละหนงหนากระดาษ

Alt + Ctrl + Page Up เคลอนเคอรเซอรไปดานบนของหนากระดาษ

Alt + Ctrl + Page Down

เคลอนเคอรเซอรไปดานลางของหนากระดาษ

Alt + Ctrl + Page Up เคลอนเคอรเซอรไปดานบนของหนากระดาษ

Alt + Ctrl + Page Down

เคลอนเคอรเซอรไปดานลางของหนากระดาษ

Arrow Keys เคลอนเคอรเซอรไปตามทศของลกศรเฉพาะพนทททางานแลว

37

Ctrl + เคลอนเคอรเซอรไปดานขวาทละคา

Ctrl + เคลอนเคอรเซอรไปดานซายทละคา

Ctrl + เคลอนเคอรเซอรไปดานบนทละยอหนา

Ctrl + เคลอนเคอรเซอรไปดานลางทละยอหนา

F1 เรยกความชวยเหลอ

Shift + F1 นคออะไร

F5 การคนหาและแทนท

F7 การตรวจสอบตวสะกดและไวยากรณ

F8 การเปดโหมดการเลอกและขยายการเลอก

Esc การยกเลก

1.2 การเลอกขอความ การพมพงานเอกสาร ยอมตองมการแกไขอยตลอดเวลา ดงนนการเลอกคาและ ขอความ จงจาเปนทตองรจกและทาใหเปนเสยกอน ตาราง การเลอกขอความในลกษณะตาง ๆ

วธการเลอก ผลทได

1. การเลอกโดยการใชเมาส - ลากไปตามทตองการ - เลอกขอความตามตองการ

- ดบเบลคลกทคา - เลอกคานน - นาตวชอยในเขตการเลอก(ใตบรรทดระยะขอบซายหรอหนาสด) แลวคลกทบรรทด

- เลอกบรรทดนน

- นาตวชอยในเขตการเลอก ลากขนหรอลง - เลอกหลายบรรทด - นาตวชอยในเขตการเลอก ดบเบลคลกทบรรทดหนงในยอหนา

- เลอกยอหนานน

- นาตวชอยในเขตการเลอก คลก 3 ครงตด ๆ กน - เลอกทงเอกสาร

2. การเลอกโดยการใชแปนพมพ

- Shift + - เลอกไปทางดานขวาทละตวอกษร

38

- Shift + - เลอกไปทางดานซายทละตวอกษร

- Shift + - เลอกไปทางดานบนทละบรรทด

- Shift + - เลอกไปทางดานลางทละบรรทด

- Ctrl +Shift + - เลอกไปทตนคา

- Ctrl +Shift + - เลอกไปทตนยอหนา

- Ctrl +Shift + - เลอกไปททายยอหนา - Shift + Home - เลอกไปทตนบรรทด

- Shift + End - เลอกไปททายบรรทด - Shift +Page Up - เลอกไปทางดานบนทละระยะหนง

- Shift +Page Down - เลอกไปทางดานลางทละระยะหนง - Ctrl + Shift + Home - เลอกไปทตนเอกสาร - Ctrl + Shift + End - เลอกไปททายเอกสาร

- Ctrl + A - เลอกทงเอกสาร - F8 - การเปดโหมดการเลอกและขยายการ

เลอก ๐ Arrow Keys ๐ ขยายการเลอกไปตามทศของลกศร

๐ Shift + F8 ๐ ลดการเลอก - Esc - การยกเลก/ปดโหมดการเลอก 3. การเลอกโดยการใชเมาสและแปนพมพ

- Shift + คลก - เลอกขอความจากเคอรเซอรจนถงททคลกเมาส

- Ctrl + คลก ในเขตการเลอก - เลอกทงเอกสาร - Alt + ลากเปนพนททตองการ - เลอกขอความเปนบลอกสเหลยมพนท

นน

39

1.3 การแกไขขอความ หลงจากรจกการเลอกตาง ๆ แลว บางครงเราตองมการแกไขงานตาง ๆ ในเอกสาร จงควรทจะตองรจกพนฐานของการแกไขเสยกอน ตาราง การแกไขในลกษณะตาง ๆ

วธการแกไข ผลทได ลากไปตามทตองการ ยายขอความทเลอก Ctrl + ลากไปตามทตองการ คดลอกขอความทเลอก

Ctrl + X หรอ นาขอความทเลอก ไปวางไวในคลปบอรด ถาม การวาง จะเปนการยาย แตถาไมมการวาง จะเปน การลบขอความทเลอกนน

Ctrl + C หรอ คดลอกขอความทเลอก ไปวางไวในคลปบอรด Ctrl + V หรอ การนาขอความทยายหรอคดลอกจากคลปบอรด มาวาง

ไวตามตาแหนงเคอรเซอรนน

Del หรอ

ลบขอความหรอสงทเลอก

Ctrl + Z หรอ เลกทา Ctrl + Y หรอ ทาซา

Ctrl + F ใชคนหาคา Ctrl + H แทนทคา

Ctrl + G ไปทตาง ๆ ตามรายการทเลอก F5 การคนหาและแทนท

F7 หรอ การตรวจสอบตวสะกดและไวยากรณ

2. การตงคาหนากระดาษ กอนทเราจะพมพงานเอกสาร ควรทจะตองตงคาหนากระดาษใหถกตองกบงานของเรา เสยกอน เพอจะไดเหนงานเอกสารของเราตรงกบความเปนจรง ทงทางหนาจอและการพมพออก ทางเครองพมพ โดยใชแทบเคาโครงหนากระดาษหรอดบเบลคลกทไมบรรทด

40

จะไดแผน กลองโตตอบ ตงคาหนากระดาษ แลวจงเลอกแทบงานตาง ๆ เพอตงคาตามทเราตองการ หาก ตองการใหคาดงกลาวทงหมดนถกนามาใชทกครงทเปดโปรแกรมเอกสาร ใหคลกปมคาเรมตน เพอ บนทกเกบคาทตงไว โดยสามารถเปลยนแปลงไดอก หากภายหลงไมไดใชคาทตงน

2.1 การจดการระยะขอบกระดาษ ทแทบเคาโครงหนากระดาษ สามารถใชปมคาสงตาง ๆ ตงคาหนากระดาษไดเลย แตถา ตองการเปดกลองโตตอบ ตงคาหนากระดาษ ขนมากได โดยคลกทปมเปดกลองโตตอบตงคา หนากระดาษ แลวใหเลอกแทบระยะขอบ ซงหนากระดาษททาการพมพงานเอกสารนน จะมระยะ ขอบกระดาษกบขอความทพมพ ระยะของขอบหวกระดาษและทายกระดาษ การจดระยะ ขอบกระดาษ ตาแหนงของขอบเยบกระดาษ และการนาไปใชกบเอกสาร รป แสดง แทบเคาโครงหนากระดาษ

รป แสดง แทบระยะขอบของกลองโตตอบตงคาหนากระดาษ

41

2.2 การจดการขนาดกระดาษ ใหเลอกแทบกระดาษ เพอเลอกขนาดการพมพวาใชงานกบกระดาษแบบไหน วาง ในแนวตงหรอแนวนอน และการนาไปใชกบเอกสารอยางไร

รป แสดง แทบกระดาษ

2.3 การจดการแหลงกระดาษ ใหเลอกแทบกระดาษ\แหลงกระดาษ เพอคลกเลอกถาดปอนกระดาษของ เครองพมพซงเราตองการใชพมพหนาแรกของแตละสวน Word จะแสดงรายการตวเลอกการปอน กระดาษทใชไดกบเครองพมพปจจบน

42

รป แสดงแลงกระดาษ

2.4 การจดการเคาโครง ใหเลอกแทบเคาโครง เพอเลอกวาจะเรมตนทใด การใชหวกระดาษและทาย กระดาษ

อยางไร การจดตาแหนงแนวตงไวดานไหน มการจดการหมายเลขบรรทด มการจดการเสน ขอบกระดาษ

43

รป แสดงแทบเคาโครง

รป แสดงการจดการหมายเลขบรรทด

44

รป แสดงการจดการเสนขอบของกระดาษ

3. การพมพงานเอกสารและการใชรปแบบ เมอเปดโปรแกรมเอกสารใหมขนมาแลว จะไดคาหนากระดาษทไดตงเอาไวมาดวย ทาให เราสามารถทจะเรมพมพงานของเราไดทนทเลย แลวจงตกแตงรปแบบตามทตองการ จากแทบหนา แรก 3.1 การจดรปแบบอกษร เราสามารถจดรปแบบอกษรไดทงกอนและหลงการพมพ แตโดยสวนใหญการจด หลงการพมพจะไดเหนรปแบบนน ๆ ดวยจะดกวา กอนใชรปแบบตองเลอกขอความทจะทารปแบบ เสยกอน แลวจงจะจดการรปแบบขอความนนได การจดรปแบบอกษรทมรายการรายละเอยดตาง ๆ จากแทบหนาแรก แตถาจะเปดกลองโตตอบแบบอกษร ใหคลกปมทายทกลมคาสงแบบอกษร จะม อย 2 แทบงานใหเลอก คอ แบบอกษร และระยะหางตวอกขระ ถาตองการตงคาเกบไวได เพอ นามาใชตอไป ใหคลกปม คาเรมตน... ซงสามารถจดการแทบงานได ดงตอไปน 3.1.1 แบบอกษร การใชแทบแบบอกษร ในการตกแตงแบบอกษรทงภาษาไทย และขอความ ละตน ลกษณะ

45

ตวหนา ตวเอยง ตวขดเสนใต ขนาดของตวอกษร สตวอกษร ลกษณะ และสเสนใต และลกษณะพเศษตาง ๆ เชน ขดทบ ตวยก ตวหอย ฯลฯ

รป แสดงการจดการแบบอกษร

3.1.2 ระยะหางตวอกขระ การใชแทบงานระยะหางตวอกขระ จะมมาตราสวนของตวอกษรมาให แต มกใชในกรณการบบหรอขยายชองไฟของตวอกษรมากกวา

46

รป แสดงการจดการระยะหางของตวอกขละ

3.2 การจดยอหนา เราสามารถจดยอหนาเอกสารของเราไดโดยใชคยบอรดและไมบรรทด หรอการใช เครองมอเพมหรอลดการเยอง แตถาจะเปดกลองโตตอบยอหนา ใหคลกปมทายทกลมคาสงยอหนา จะมอย 2 แทบงานใหเลอก คอ

3.2.1 การเยองและระยะหาง การใชแทบในการพมพยอหนา ในหวขอพเศษ การจดตาแหนง เชน ชดซาย กงกลาง ชด

ขวา ชดขอบ และกระจายแบบไทย เปนตน ระดบเคาราง เชน ตวขอความ ระดบ 1 ระดบ 2 เปนตน การเยองของขอความจากดานซายและดานขวา และระยะหางระหวางบรรทด

ดานบน(กอนหนา) กบบรรทดดานลาง (หลงจาก) ซงสามารถจดการแทบงานนได

47

รป แสดง แทบการเยองและระยะหางในการจดยอหนา

หรอใหใชแปนพมพ Tab หรอปมเครองมอเพมการเยอง เพอสรางยอหนาก ได โดยตาแหนงแทบแรกจะอยท 1.25 ซ.ม. หรอ 0.49 นว และแทบทสองจะอยท 2.5 ซ.ม. หรอ 1 นว แตการใชแปนพมพในแทบทสองนหรอการเพมการเยอง ตวกนหนาจะวงตามมาดวย ทาใหเรา ตองลากกลบไปทดานหนาดงเดม โดยใหสงเกตวาจะลากทกนหนาไปไดอยางเดยว ตองนาเมาสไป จบทรปสามเหลยมทอยบนสเหลยมทกนหนาน จงจะได ยอหนาทถกตอง

48

รป แสดง การใชแปนพมพ 1 Tab และ 2 Tab ในการจดยอหนา

3.2.2 บรรทดและตวแบงหนา ใชปองกนไมให Word พมพบรรทดสดทายของยอหนาดวยตวเองทดานบน ของหนากระดาษ หรอไมใหพมพบรรทดแรกของยอหนาดวยตวเองทดานลางของหนากระดาษ การใหทงยอหนาอยดวยกน การใหสองยอหนาอยดวยกน การแทรกตวแบงหนากอนยอหนา การไม ใสเลขบรรทด และการไมใสยตภงค นอกจากนยงสามารถตงแทบไดดวย

49

รป แสดงแทบบรรทดและตวแบงหนาในการจดยอหนา

3.3 การท าตวอกษรขนตนดวยตวใหญ ในยอหนาแรกของเอกสาร เชน หนงสอพมพ วารสาร ฯลฯ ตวอกษรตวแรกจะเนน ตวใหญ ใหเปนทสะดดตา ซงสามารถทาไดโดยเลอกตวอกษรทตองการทา แลวเปดแทบแทรก\ ตวอกษรขนตนขนาดใหญ... จะไดกลองโตตอบตวอกษรขนตนขนาดใหญ ม 2 รปแบบใหเลอก คอ หลน กบในระยะขอบ และเมอเลอกแลว ยงสามารถเปลยนแบบอกษร ตงจานวนบรรทดทหลน และตงระยะหางจากขอความไดอกดวย

50

รป แสดง กลองโตตอบของตวอกษรขนตนขนาดใหญ

3.4 การพมพสญลกษณแสดงหวขอยอยและล าดบเลข ในการพมพลาดบเลขหรอสญลกษณหวของานในเอกสาร สามารถทาไดหลาย รปแบบ เชน พมพหวขอใหเวรดจดการเอง หรอพมพโดยใชยอหนายงไมตองใสหวขอ แลวเลอกยอ หนาทงหมดและคลกเครองมอลาดบเลขหรอสญลกษณแสดงหวขอยอย หรอพมพงานดงกลาวแลว ใชแทบหนาแรก\ยอหนา\แสดงสญลกษณหวขอยอยและลาดบเลขกได ซงสามารถอธบายได ดงตอไปน 3.4.1 การพมพงานหวขอล าดบเลข การพมพหวขอลาดบเดยว ใหพมพขอความกอน โดยใชยอหนาในแตละ หวขอ แลวเลอกขอความทงหมด คลกปมเครองมอลาดบเลข กจะไดเลขหวขอทหนาบรรทดทเปน ยอหนานน แตถาพมพหวขอทมหวขอลาดบยอยอยดวย สามารถพมพได ดงขนตอนตอไปน 3.4.1.1 การพมพหวขอล าดบแรก มขนตอน ดงตอไปน 1. ใหใชแปนพมพ Tab เขามา ใหตรงกบขอความในยอหนานน 2. พมพเลขลาดบท ตามดวยจด (.) เวนวรรค เชน 1. 3. พมพขอความ จนจบ แลวเคาะแปน Enter 4. จะไดลาดบเลขหวขอตอจากหวขอทพมพนน ถาหวขอนไมม ขอยอย กพมพงานตอไปไดเลย โดยรปแบบหวขอของเวรด คอ การเยองหนาลอย จะมาอยในหวขอ นนดวย หากตองการใหการเยองหนาลอยมาชดกนหนา กตองลากสามเหลยมของทกนหนามาวาง ไวทชดหนากระดาษ

51

3.4.1.2 การพมพหวขอยอย มขนตอน ดงตอไปน 1.ใหใชแปนพมพ Backspace ลบลาดบเลข ทเกดขนนน 2. ใหใชแปนพมพ Tab เขามา ใหตรงกบขอความในยอหนานน 3. พมพเลขลาดบท คนดวยจด (.) เวนวรรค เชน 2.1 4. พมพขอความ จนจบ แลวเคาะแปน Enter 5.จะไดลาดบเลขหวขอตอจากหวขอทพมพนน 3.4.1.3 การพมพหวขอใหญ มขนตอน ดงตอไปน 1.ใหใชแปนพมพ Backspace ลบลาดบเลข ทเกดขนนน 2. พมพเลขลาดบท ตามดวยจด (.) เวนวรรค เชน 3. 3.พมพขอความ จนจบ แลวเคาะแปน Enter 4. จะไดลาดบเลขหวขอใหญตอจากหวขอทพมพนน และจะวง ไปอยดานหนาตรงกบ หวขอใหญกอนหนานนเอง 3.4.2 การใชแทบหนาแรกกบการพมพหวขอยอยและล าดบเลข 3.4.2.1 การพมพหวขอล าดบเดยว ใหพมพขอความกอน โดยใชยอหนาใน แตละหวขอ แลวเลอกขอความทงหมด จงใชแทบหนาแรก ปมคาสงลาดบเลข เลอกรายการกาหนด รปแบบลาดบเลขใหม จะไดกลองโตตอบกาหนดรปแบบลาดบเลขใหม แลวเลอกรปแบบตวเลข ลกษณะลาดบ รปแบบตวเลข การจดแนว แทบลาดบเลข คลกเลอกกรอบลาดบเลขทตองการ หาก ลาดบเลขทตองการไมม และตองการรปแบบตวอกษรใหม ใหคลกปมกาหนดเอง เพอตงคาใหม ตามทตองการ

52

53

รป แสดงปมค าสงล าดบเลขบนแทบหนาแรก

รป แสดงการก าหนดรปแบบล าดบเลขใหม

3.4.2.2 การพมพหวขอยอย จะใชงานหลงจากพมพหวขอยอยเองกอน แลวนามาตกแตงหรอปรบเปลยนใหไดตามลกษณะของลาดบเลขหวขอยอยทถกตอง หรอทแทบ หนาแรก

54

รป แสดงปมค าสงเคารางล าดบเลขของแทบหนาแรก

3.4.3 การพมพงานหวขอเปนสญลกษณ ใหแทรกสญลกษณ ทจะทาเปนหวขอแรกหนาขอความ โดยเวนวรรค ระหวางขอความ แลวพมพขอความ จนจบแลวเคาะแปน Enter จะไดหวขอตอไปเปนสญลกษณ เชนเดม

55

หรอพมพขอความกอน แลวเลอกขอความทงหมด คลกปมเครองมอสญลกษณแสดงหวขอ ยอยบนแทบหนาแรก กจะไดสญลกษณหวขอทหนาบรรทดทเปนยอหนานน

รปแสดง ปมสญลกษณแสดงหวขอยอยและการก าหนดสญลกษณแสดงหวขอยอย

หรอถาตองการหวขอเปนรปภาพแทนสญลกษณ ใหคลกปมรปภาพ เพอไป หารปภาพทนามาใชแทนหวขอตามทตองการ

56

รป แสดงการใชรปภาพแสดงหวขอยอย

3.5 การคดลอกขอความ การคดลอกรปแบบ และการใชลกษณะ ในการพมพหวขอเรองในเอกสารเลมเดยวกนนน ควรทจะมรปแบบเดยวกน ตลอดทงเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารวชาการตาง ๆ ซงเราอาจใชวธการไดหลายวธนามาประยกตใช ยกตวอยางวาเราจะพมพเอกสารจากตวอยางใหม บทท เรอง และหวขอชดซาย ทจดทารปแบบ เรยบรอยแลว ใหเหมอนกนทงเอกสาร ดงตอไปน 3.5.1 การใชการคดลอกขอความ การคดลอกขอความ จะไดทงเนอหาและรปแบบมาดวย ทาใหงายตอผท เรมตนพมพงานใหม มวธการงาย ๆ คอ เลอกขอความตนแบบทจดทารปแบบแลว จากนนสง คดลอก หรอคลก แลวจงนาเคอรเซอรมาวางไวในบรรทดททตองการ คลกปมเครองมอวาง หรอ

เมอไดมาแลวกใหลบขอความเกาและพมพขอความใหม

57

รป แสดงการคดลอกขอความมาแกไข 3.5.2 การใชการคดลอกรปแบบ การคดลอกรปแบบ เปนการนารปแบบจากตนแบบมาใช โดยเราตองพมพ ขอความไวกอน จากนนจงนาเคอรเซอรมาวางไวทบรรทดตนแบบ แลวคลกปมเครองมอคาสง

รป แสดงการคดลอกรปแบบ

3.5.3 การใชลกษณะ ปกตเวรดจะจดการกบการใชลกษณะใหเองโดยอตโนมต แตเปน ภาษาองกฤษ ซงสามารถสงเกตไดจากชอลกษณะทเปลยนไปในชองลกษณะของแทบเครองมอ จดรปแบบ แตหากเราประสงคทจะใชชอลกษณะเปนภาษาไทยกได โดยจะแบงงานออกเปน 2 ขนตอน คอ การสรางลกษณะ และการใชลกษณะ ดงตอไปน

58

3.5.3.1 การสรางลกษณะจากแทบหนาแรก เมอพมพงานและทารปแบบ อกษรตามความตองการสรางเปนลกษณะเกบไว ใหนาเคอรเซอรมาวางไวทบรรทดนน แลวคลกท ปมลางของกลมคาสงลกษณะ จะไดกลองโตตอบลกษณะ จากนนกคลกปม สรางลกษณะใหม เปลยนรปแบบอกษร ตงชอลกษณะ แลวคลกปมตกลง

รปแสดง การสรางลกษณะ

3.5.3.2 การใชลกษณะ หากตองการใชลกษณะในบรรทดใด ใหไปคลก เลอกบรรทดนน แลวเปดเมนซอนของลกษณะออกมา แลวคลกเลอกชอลกษณะทตองการ กจะได

59

60

รป แสดงการน าเอาลกษณะทสรางไวแลวไปใชหรอใชลกษณะจากทมอย

3.6 การใชแทบ ในการพมพงานเอกสาร บางครงตองการใหตวอกษรหรอขอความหรอตวเลข อย ในตาแหนงทเราตองการในหนากระดาษ เชน ชดซาย ชดขวา กงกลาง ฯลฯ โดยเฉพาะการพมพงาน ทเปนลกษณะแนวคอลมน เชน บทกลอน สารบญ ฯลฯ การจะพมพใหมแนวตรงกนตลอดนน จง ตองตงแทบ แลวเลอนตาแหนงพมพหรอเคอรเซอร ดวยการเคาะแปน Tab ไปตามแทบทเราตงไว ซงสามารถตงไดทงการคลกเมาสบนไมบรรทด และดบเบลคลกทแทบ ดงรายละเอยดตอไปน 3.6.1 การใชเมาสคลกบนไมบรรทด ขนตอนการตงแทบ ดงรป โดยมรายละเอยด ดงตอไปน 3.6.1.1 เลอกการจดต าแหนงของแทบ โดยคลกไปทตงของแทบหนาไม บรรทด แทบจะเปลยนชนดไปเรอย ๆ ไดแก แทบซาย แทบกงกลาง แทบขวา แทบจดทศนยม แทบ แทบ เปนตน แลวหยดไปทแทบทเราตองการ

61

3.6.1.2 คลกเลอกต าแหนง ของแทบบนไมบรรทด 3.6.1.3 การยายต าแหนงแทบ ใหลากแทบไปทางดานซายหรอขวา ตามท ตองการ 3.6.1.4 การลบแทบ ใหลากแทบทไมตองการลงมาบนหนากระดาษ 3.6.1.5 การปรบแกต าแหนงแทบทงงาน ใหเลอกขอความทงหมดกอน แลว จงลากยายหรอลบแทบได 3.6.1.6 การใชแทบพมพงาน ใหเคาะแปนพมพ Tab เพอวงเคอรเซอรไป ตามทตงของแทบ เมอจบบรรทดแลวจงเคาะแปน Enter ทาเชนนจนจบงาน

รป แสดงการตงแทบจากไมบรรทด พมพบทกลอน

3.6.2 การใชกลองโตตอบแทบ ใหพมพระยะแทบ เลอกการจดแนว เลอกวาจะมตวนาหรอไม เมอแทบใด ไมถกตองและไมตองการใช ใหคลกเลอกระยะของแทบนน แลวคลกปมลาง แตถาหากเสรจสนงาน แลวจะลบแทบทงหมด ใหคลกปมลางทงหมด

62

รป แสดง การตงแทบจากกลองตอบโต แทบ 3.7 การใชเสนขอบและแรเงา ในการพมพงานเอกสาร หวขอเรองตาง ๆ บางครงจะทาเปนกรอบหวของานนน ใหเนนสะดดตา และเกดความสวยงามเปนระเบยบ โดยเลอกขอความ แลวเปดเมน \เสนขอบและแร เงา จะไดกลองโตตอบเสนขอบและแรเงา จากแทบเสนขอบ เลอกกลองทตองการจากหวขอการตง

รป แสดงการใชเสนขอบหนากระดาษและแรเงา

63

รป แสดงการใชแทบเสนขอบ

รป แสดงการใชเสนขอบและแรเงา แบบยอหนาและขอความ

64

4. การแกไขเอกสารและการพมพงานอตโนมต เมอมการพมพงานเอกสาร ยอมตองมการแกไขเปนธรรมดา จะมากหรอนอย กขนอยกบ ความสามารถในการพมพและการใชเวรคของแตละคน ดงนนเราจงควรเรยนรวธการแกไขงานใน เอกสาร ดงตอไปน 4.1 การใชการคนหา แทนท และไปท การคนหา แทนท และไปท โดยจะเลอกรายการคาสงใดกได กจะเปดงานได เชนกนหรอใชทปมเลอกวธเรยกด จากปมแถบเลอนดานลาง ดงน 4.1.1 การคนหา ในแทบงานน ใชในการคนหาคาทตองการ อาจจะเปนคาถกหรอคาผดกได ในงานทเราไดพมพมาแลว

รป แสดงแทบงานคนหาบนกลองตอบโตคนหาและแทนท

4.1.2 การแทนท ในแทบงานน ใชในการคนหาคาทตองการ อาจจะเปนคาถก แตตองการ เพมเตมหรอเอาบางสวนออก หรอเปนคาผดกได เพอแกไขขอความนนใหถกตอง

65

รป แสดงแทบงานแทนทบนกลองตอบโตคนหาและแทนท

4.1.3 การไปท ในแทบงานน ใชในการไปททตองการ ไดแก ไปท หนา, สวน, บรรทด, ท คนหนงสอ, ขอคดเหน, เชงอรรถ, อางองทายเรอง, ตาราง, กราฟก, สมการ, วตถ, และหวเรอง เปน ตน แลวจงกรอกขอมลจากหวขอทเลอกในชองขอความดานขวา

รป แสดงแทบงานไปทบนกลองตอบโตคนหาและแทนท

4.2 การใชปม Office เครองมอในการแกไขอตโนมต การใชปม Office รายการพสจนอกษร แลวคลกปมตวเลอกการแกไขอตโนมต เปด กลองโตตอบแกไขอตโนมต: ไทย นามาใชประโยชนไดหลายทาง ไดแก การแกไขคาผด การพมพ ขอความอตโนมต และการพมพใหเปนสญลกษณ เปนตน เพอใหเกดความสะดวกในการพมพคาท ผดบอย ๆ คาทพมพยาก ๆ ขอความทใชบอย ๆ โดยเฉพาะขอความยาว ๆ และสญลกษณทชอบใช สามารถใชงานได ดงน 4.2.1 การแทนทดวยค าหรอขอความ ใหพมพคาทพมพผดบอย ๆ หรอคายอในชองแทนท: ในดานซาย เชน พ.ล. แลวพมพคา

66

ถกหรอคาเตมในชองดวย: ทางดานขวา เสรจแลวคลกปมเพมและปด เมอพมพคายอน จะไดคาเตม หากไมตองการใหกดแปน Backspace

รป แสดงกลองโตตอบการแกไขอตโนมต: Thai ในการแกไขค าอตโนมต

4.2.2 การแทนทดวยสญลกษณ ใหแทรกสญลกษณทใชงานบอย ๆ แลวเลอกใหสตวอกษรและเพมลดขนาด ตามตองการ เสรจแลวตองเลอกสญลกษณนกอน จงเปดเมนเครองมอ\แกไขอตโนมต รปสญลกษณ นจะถกนาเขามาในชองดวย: ทางดานขวา ใหเราพมพคาทใชแทนสญลกษณนในชองแทนท: ทาง ดานซาย เสรจแลวคลกปมเพมและปด เมอพมพคายอนจะได สญลกษณททารปแบบตามตองการ โดยไมตองเสยเวลาหาสญลกษณใหมทกครงทจะนามาใช ถาเราไดสรางขนมาเรอย ๆ

67

รป แสดงกลองโตตอบการแกไขอตโนมต: English

รป แสดงกลองโตตอบแกไขอตโนมตในขณะทพมพ

68

4.3 การใชเมนเครองมอในการสรางแมแบบแมโคร แมโคร (Macro) เปนการบนทกการทางานทซา ๆ กนเปนประจา เกบไวในชอ ๆ หนง เมอตองการนามาใช โปรแกรมจะทาตามขนตอนของงานนนโดยอตโนมต ซงสามารถใชงาน ได ดงน 4.3.1 การบนทกแมโคร เปดแทบมมมอง\แมโคร\บนทกแมโครใหม จะไดกลองโตตอบ แลวพมพ ชอในชองชอของแมโคร

รป แสดงกลองโตตอบบนทกแมโคร

จากนนใหคลกปม Office จะเปดกลองโตตอบแทบเครองมอกาหนดเองขน ใหลากชอแมโครในกรอบคาสงไปวางไวทแทบเครองมอจดรปแบบ

รป แสดงการสรางแทบเครองมอไมโครไวใชงาน

69

ถาตองการเปลยนรปไอคอนของแทบเครองมอแมโคร ใหคลกปม ปรบเปลยนสงทเลอก เลอกรายการเปลยนภาพลกษณของปมและรปไอคอนทตองการ แลวจงคลก

รป แสดงแทบเครองมอแมโครทปรบเปลยนชอและรปภาพไอคอนแลว

ตอไปจงเรมบนทกงานทตองการ เมอเสรจแลวจงคลกปมหยดการบนทก เรากจะไดปมแมโครใหมมาใชงานได 4.3.2 การเรยกใชแมโคร วางตาแหนงพมพทตองการจะพมพงานนน แลวคลกปมแมโครทแถบ เครองมอดวน กจะไดผลลพธตามทเราสราง 4.4 การใชเมนเครองมอในการตรวจสอบตวสะกดและไวยากรณ ในการพมพงานเอกสาร แลวเกดมคาทขดเสนใตสแดงขน แสดงใหเหนวาคา ๆ นน เวรดไดใชพจนานกรมตรวจสอบแลววาเปนคาผด แตจรง ๆ แลวคา ๆ นนมไดหมายความวาจะ เปนคาผดจรงเสมอไป ขนอยกบวาคา ๆ นนพจนานกรมไดรจกหรอไม การขดเสนใตเตมคา ๆ นน เตมคาหรอไม ซงอยางนอยกทาใหเปนทสงเกตสะดดตาแกเราไดบาง หากตองการตรวจสอบทละคา

รป แสดงการใชเมนลดในการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ

70

รป แสดงกลองโตตอบการสะกดและไวยากรณ: ไทย

หากมประโยคใดทขดเสนใตสเขยว จะหมายถงมปญหาเกดขนกบการจดชองไฟ ของขอความในยอหนานน ใหคลกขวาทเสนใตนน จะเกดเมนลดขน ใหเลอกขอความจากรายการ ขางบน เวรดจะจดขอความในประโยคใหเรยบรอย

รป แสดงการใชเมนลดในการตรวจสอบขอความ

71

ค าสง จงตอบค าถามตอไปนมาพอเขาใจ 1. Alt ทาหนาท อะไร .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 2. Ctrl + Backspace ทาหนาทอะไร .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 3. Alt + Ctrl + Page Up ทาหนาท อะไร ..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ค าถามทายบท

72

จดประสงคทวไป 1.เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการแทรกงานตกแตงในเอกสาร

2.เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการแทรกรปวาด รปภาพในเอกสาร 3.เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการแทรกวตถในเอกสาร

4.สามารถอธบายและแทรกงานตกแตงในเอกสารได

สาระส าคญ การแทรกงานตกแตงในเอกสาร ไดแก การแทรกตวแบง หมายเลขหนาวนทและเวลา เขตขอมล สญลกษณ ขอคดเหน เชงอรรถ คาอธบายเฉพาะ อางองโยง ดชนและตาราง ทคนหนงสอ การแทรกรปวาด รปภาพในเอกสาร ไดแก การวาดรปและรปรางอตโนมต การใชอกษรศลป การ แทรกรปภาพ เปนตน และการแทรกวตถในเอกสาร ไดแก การแทรกสมการ แผนผงการจดองคกร เปนตน

บทท 4

การตกแตงเอกสาร

73

การใชเมนแทรก เพอตกแตงงานในเอกสารใหมความสมบรณ สวยงามนน ตองวาง ตาแหนงพมพหรอเคอรเซอร ไวในททตองการแทรกงานนน ๆ กอนทจะใชเมนแทรก ดงม รายละเอยดตอไปน

1. การแทรกงานตกแตงในเอกสาร การแทรกงานตกแตงเอกสารใหมความสมบรณตามรปแบบตาง ๆ มรายละเอยด ดงน 1.1 การแทรกหนา

หากการพมพงานเอกสาร ตองการปกหรอใบปะหนา สามารถทาไดจาก Word 2007 ทไดเพมเขามา โดยไปทแทบแทรก ปมคาสงหนา

เมนของปมคาสงใบปะหนา มแบบตาง ๆ ใหเลอก

74

1.2 การใชตวแบงทแทบเคาโครงหนากระดาษ การพมพงานเอกสาร หากพมพงานโดยปกตทวไป เอกสารจะมเพยงสวนเดยวแต หลายหนา เมอเรามความตองการทจะจดรปแบบบางอยางใหกบหนาเอกสารบางหนาหรอเรา ตองการขนหนาใหมอยางรวดเรว เรามความจาเปนทอาจจะตองใชเอกสารเปนสวน ๆ หรอเปน คอลมน หรอเปนหนาได โดยใชปมเครองมอตวแบงในกลมคาสงตงคาหนากระดาษของแทบเคา โครงหนากระดาษ

เมนของปมค าสงตวแบง จากเมนของปมค าสงตวแบง สามารถแบงไดเปน 2 ชนด คอ 1.2.1 ชนดตวแบงหนา ชนดของตวแบงหนา สามารถแบงออกไดเปน 3 รปแบบ คอ

1.2.1.1 ตวแบงหนา แทรกตวแบงหนาแบบใสดวยตนเองทจดแทรก

1.2.1.2 ตวแบงคอลมน แทรกตวแบงคอลมนแบบใสดวยตนเองทจดแทรก

1.2.1.3 ตวแบงการตดขอความ สนสดบรรทดปจจบนและบงคบให ขอความเรยงตอเนอง อยทดานลางรปภาพ ตาราง หรอรายการอน (ขอความจะเรยงตอเนองอยบน บรรทดวางเปลาบรรทดถดไปทไมมรปภาพหรอตารางถกจดชดระยะขอบซายหรอชด

75

ระยะขอบ ขวาอย)

ตวอยางการใชตวแบงหนา จะเปนหนา 6 สวน 1

1.2.2 ชนดตวแบงสวน ชนดของตวแบงสวน สามารถแบงออกไดเปน 4 รปแบบ คอ 1.2.2.1 หนาถดไป แทรกตวแบงสวน แลวแบงหนา เพอใหสวนถดไป เรมตนท ดานบนของหนาถดไป ดงรป 1.2.2.2 ตอเนอง แทรกตวแบงสวน แลวเรมตนสวนใหมทนท โดยไมแทรก ตวแบง หนา 1.2.2.3 หนาค แทรกตวแบงสวน แลวเรมตนสวนถดไปในหนาเลขคหนา ถดไป ถาตวแบงสวนอยในหนาเลขค Word จะปลอยหนาเลขคหนาถดไปใหวาง

76

1.2.2.4 หนาค แทรกตวแบงสวน แลวเรมตนสวนถดไปในหนาเลขคหนา ถดไป ถาตวแบงสวนอยในหนาเลขค Word จะปลอยหนาเลขคหนาถดไปใหวาง

1.3 การแทรกหมายเลขหนา

หากตองการพมพงานกาหนดเลขหนาใหกบเอกสาร ใหใชแทบแทรก ปมคาสง หมายเลข

หนาของกลมหวกระดาษและทายกระดาษ ซงจะมเมนยอยออกมาใหเลอก โดย Word จะ

ใหพมพแทรกลงในเขตพนทหวกระดาษและทายกระดาษทไดมการตงคาหนากระดาษไว

แลว ไมได ใชในพนทงานปกตทเราพมพงานอย และจะใหแสดงหมายเลขในหนาแรก

หรอไมกได

การแทรกหมายเลขหนา

77

การเลอกตาแหนง การจดตาแหนง และรปแบบหมายเลขหนา

รปแบบหมายเลขหนาทสามารถใหหนาแรกเรมตนทหนาทเทาใดกได

แตถาตองการพมพขอความทหวกระดาษและทายกระดาษดวย เราจะใชแทบ มมมอง\หวกระดาษและทายกระดาษ Word จะใหพมพแทรกลงในเขตพนทหวกระดาษและทาย กระดาษ โดยใชแทบเลอนตาแหนงพมพได 3 แทบ คอ ชด ซาย กงกลาง และชดขวา พรอมกนน Word 2007 ไดเตรยมแทบบรบทออกแบบใหปรบแตงอกดวย

78

เขตพนทการพมพงานในหวกระดาษและทายกระดาษ และแทรกหมายเลขหนา

แทบบรแทบบรบทออกแบบของการพมพหวกระดาษและทายกระดาษ

1.5 การแทรกสญลกษณ ในงานพมพเอกสารบางงานอาจมรปรางสญลกษณตาง ๆ ทไมสามารถพมพดวย

แปนพมพได เราตองใชแทบแทรก\สญลกษณ เพมเขาไปในเอกสารนน ๆ ได ดงเชน การพมพงาน สอนวชาพมพดดเก ยวกบแป นพมพ ฟ ห ก ด า ส ว และ “ ” เครองหมายทางการคา การจด ทะเบยน ลขสทธ ฯลฯ

79

ตวอยางการแทรกสญลกษณ

1.6 การแทรกขอคดเหน เราสามารถแทรกขอคดเหนของคาศพทหรอขอความทตองการได โดยใชแทบ ตรวจทาน\กลมการตดตาม ปมคาสงแสดงมารกอป\ขอคดเหน แลวจงพมพขอคดเหนในพนท ดานลาง และสามารถเรยกดขอคดเหนได จากการนาเคอรเซอรไปวางไวทคาศพทหรอขอความนน หากตองการลบหรอแกไขขอคดเหน กใหคลกขวาเปดเมนลดขนมาจดกาเลย

1.7 การแทรกเชงอรรถ ในงานพมพเอกสารทางวชาการ อาจจะพบกบการอางองในรปแบบตาง ๆ เชน การ อางองเชงอรรถทใชในการอางองหรออธบายศพท ไวทายเลมหรอดานลางหนากระดาษของเอกสาร นนกได ใหใชแทบการอางอง\กลมคาสงเชงอรรถ\แทรกเชงอรรถหรอแทรกอางองทายเรอง เปนตน

80

การแทรกเชงอรรถหรออางองทายเรอง

การแทรกเชงอรรถดานลางเอกสาร

ตวอยาง งานแทรกเชงอรรถดานลางเอกสาร

81

1.8 การแทรกค าอธบายรปภาพ

ถาตองการสรางคาอธบายใหกบรปภาพ ตาราง และสมการในงานพมพ ใหใชแทบ การ

อางอง\กลมคาสงคาอธบายภาพ\ปมคาสงแทรกคาอธบายภาพ

การแทรกค าอธบายรปภาพ

1.9 การแทรกอางองโยง ถาตองการสรางการอางองโยงไปตามชนดตาง ๆ ไดแก รายการลาดบเลข หวเรอง ทคนหนงสอ เชงอรรถ อางองทายเรอง รปภาพ ตาราง และสมการเปนตน ใหใชแทบแทรก ปม คาสงการอางองโยงของกลมคาสงการเชอมโยง ทตาแหนงพมพจะมหมายเลขการอางองโยงพรอม ทงตวชเมาสจะเปลยนเปนรปมอดวย เมอคลกเมาสจะเชอมโยงไปในตาแหนงชนดของการอางองท ไดเลอกไว

การแทรกอางองโยง

82

1.10 การแทรกสารบญ ถาตองการสรางสารบญ ผพมพตองจดการกบเอกสารของเราใหอยในรปแบบหรอ ลกษณะทตองการเสยกอน จงจะใชการแทรกสารบญในกลมสารบญทแทบการอางอง

เมนรปแบบตาง ๆ ในการแทรกสารบญ

การใชเมนการแทรกสารบญ แลวใชลกษณะทจดท าในเอกสารมาท าสารบญ

83

1.11 การแทรกบรรณานกรม ถาตองการสรางบรรณานกรมททายเอกสาร ใหไปทหนาทจะจดทาบรรณานกรม แลวใชปมคาสงบรรณานกรมในกลมคาสงขอมลอางอง แตตองจดทาแหลงขอมลของสารบญ เสยกอน

เมนรปแบบตาง ๆ ในการแทรกบรรณานกรม

เมนการเพมแหลงขอมลหนงสอในการแทรกบรรณานกรม

84

1.12 การแทรกทคนหนงสอ ถาตองการสรางทคนหนงสอไวใชเปดหนาเอกสารไปมา ใหใชแทบแทรก ปม คาสงทคนหนาของกลมคาสงการเชอมโยง

การแทรกทคนหนา

การแทรกทคนหนา และตงชอทคนหนงสอ

85

การแทรกรปวาด รปภาพ และวตถในเอกสาร การพมพงานเอกสารบางครง ตองมการใชรปวาดในลกษณะตาง ๆ นามาประกอบดวย จง จะสวยงาม สะดดตา และมความสมบรณ ใหไปทแทบแทรก จะม 2 กลมคาสง คอ ภาพประกอบ และขอความ ใหคลกปมแทรกรปภาพ ถารปภาพถกแทรก กจะเกดแทบบรบทรปแบบของเครองมอ รปภาพ ในกลมภาพประกอบ จะมปมคาสงแทรกรปภาพ ภาพตดปะ รปราง SmartArt แผนภม สวนทกลมขอความ จะมปมคาสงกลองขอความ อกษรศลป สวนประกอบดวน และวตถตาง ๆ เพอใหเกดความสวยงามและความสมบรณของเนอหานน สามารถจดการได ดงตอไปน

แทบแทรกภาพประกอบ

แทบบรบทรปแบบของเครองมอรปภาพ

แทบบรบทรปแบบของเครองมอรปราง

แทบบรบทรปแบบของเครองมอกลองขอความ

แทบบรบทออกแบบของเครองมอ SmartArt

86

แทบบรบทรปแบบของเครองมอของเครองมอ SmartArt

กลองโตตอบเตมลกษณะพเศษส าหรบตกแตงรปราง

87

2.1 การแทรกรปภาพ การแทรกรปภาพประกอบเอกสาร เมอคลกแทรกรปภาพแลว ตองไปททเกบไฟล รปภาพ แลวแทรกมาทเอกสาร จะมแทบบรบทรปแบบของเครองมอรปภาพ

ไปททเกบแฟมรปภาพ

รปภาพจากแฟมทน ามาแทรก

88

การแทรกภาพตดปะ การแทรกรปภาพตดปะทมากบโปรแกรม หรอจะแทรกโดยออนไลนกได

ไปทเมนจดระเบยบภาพตดปะทบานหนาตางขวามอดานลาง

ทหนาตางจดระเบยบภาพตดปะ จะมโฟลเดอรจดกลมประเภทและรปดานขวา

89

ภาพตดปะทน ามาวางแลว

การแทรกรปรางและกลองขอความ การแทรกรปรางทมหลายกลมใหเลอก เมอคลกเลอกแลว ตองนามาลากวาดใหได พนทตามตองการ แตถายงไมชอบ กสามารถปรบแตงใหสสนไดอก

รปรางแบบตาง ๆ ทใชมาวาดประกอบเอกสาร

รปรางหาเหลยมทวาด และแทบบรบทรปแบบ

90

รปรางหาเหลยมทวาด และแทบบรบทรปแบบ

กลองขอความทวาด และแทบบรบทรปแบบ

91

การแทรกอกษรศลป การแทรกอกษรศลป เพอพมพขอความทมการตกแตงรปแบบแลว สามารถ เลอกใชไดเลย

การใชลกษณะตาง ๆ ในการแทรกอกษรศลป

พมพขอความทตองการ

การแทรกวตถ การพมพงานเอกสารบางครง ตองมการใชงานและโปรแกรมอน ๆ มา ประกอบดวย เราสามารถทาไดโดยเปดแทบแทรก\วตถ จะเปดกลองโตตอบของวตถขน ท แทบงานสรางใหมมโปรแกรมทนามาใชรวมกบ Word หลายโปรแกรม เชน สมการ (Microsoft Equations 3.0) และแผนผงการจดองคกร (MS Organization Chart 2.0) ฯลฯ

92

กลองโตตอบการแทรกวตถ

การแทรกสมการ เปนการแทรกสมการเขาไปในเอกสาร โดยเลอกชนดของวตถเปน Microsoft Equations 3.0 แลวตอบตกลง จะเปดโปรแกรมสมการและมแทบเครองมอใหทางาน ให

การแทรกวตถโปรแกรมสมการ

93

ค าชแจง จงตอบค าถามตอไปนมาพอเขาใจ

1. จงบอกวธการแทรกหมายเลขหนามาพอเขาใจ

.........................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

2. จงบอกวธการแทรกอกษรศลปมาพอเขาใจ

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

3. จงบอกวธการแทรกรปภาพมาพอเขาใจ ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ค าถามทายบท

94

บทท 5 การพมพงานตาราง และแผนภม

จดประสงคการเรยนร 1.เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการแทรกตารางและตกแตงตาราง 2.เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการใชสตรคานวณ 3.เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการใชคณสมบตตาราง 4.เพอใหมความรความเขาใจ และทกษะในการแทรกและตกแตงแผนภม

สาระส าคญ การแทรกตาราง ไดแก การพมพงาน การเลอก การแทรก และการลบ เปนตน การ

ตกแตงตาราง ไดแก การแกไขและตกแตงขอความ การตกแตงตาราง การแปลง

การผสานและแยก เซลล การแยกตาราง เปนตน การใชสตรคานวณ ไดแก การใช

เครองมอและการใชแทบ เปนตน การใชคณสมบตตาราง การแทรกแผนภม และ

ตกแตงแผนภม

95

การแทรกตาราง การแทรกตารางในเอกสาร สามารถดาเนนงานตามขนตอนตอไปน 1.1 การแทรกตาราง ใหคลกปมตารางทแทบแทรก แลวกดเมาสลากพนทใหไดขนาดตามทตองการแลว จงปลอยเมาส

การแทรกตารางอยางรวดเรว แตถาเลอกเมนแทรกตาราง จะเปดกลองโตตอบการแทรกตารางขนมา แลวพมพ ขนาดตารางตามทตองการ กาหนดรปแบบการจดพอดอตโนมต และยงสามารถเลอกรปแบบการ ปรบพอดอตโนมตไดเลย กลองโตตอบของการแทรกตาราง

96

เมอตารางไดแทรกเขามาในเอกสาร จะเปดแถบเครองมอตาราง ทมแทบบรบทอย 2 แทบ คอ แทบออกแบบ และแทบเคาโครง สาหรบนามาใชในงานตาราง และตกแตงตาราง

แทบบรบทออกแบบของแถบเครองมอตาราง

แทบบรบทเคาโครงของแถบเครองมอตาราง

การพมพงาน การเลอก การแทรก และการลบ 1.2.1 การพมพงาน เมอไดตารางแลว สงเกตทไมบรรทดจะเหนมทกนทงแถวและคอลมน ให พมพงานลงในเซลลทตองการ โดยใชแปนพมพ Tab เปนตวนาตาแหนงพมพไปตามเซลลดานขวา แลวลงมาแถวตอไปหรอเพมแถวใหม นอกจากนยงใชเมาสคลกหรอใชแปนพมพลกศรเลอนกได

การพมพงานลงในเซลลของตาราง

97

การเลอกขอความ ใหนาเมาสไปคลกลงในเซลลทตองการเลอก ขอความ ซงอาจจะเลอกเพยงบางสวนกได

การเลอกขอความในเซลลของตาราง การเลอกเซลล ใหนาเมาสไปวางหนาเซลลมมลางซายทตองการจะ เลอกเซลลจนเมาสเปลยนรปรางเปนลกศรสดาเลก ๆ ( ) จงใหคลกเมาส แตถาเลอกหลายเซลลให ลากไปตามเซลลทตองการ

การเลอกเซลลในตาราง การเลอกแถว ใหนาเมาสไปวางหนาแถวทตองการจะเลอกจนเมาส เปลยนรปรางเปนลกศรสขาวหนไปทางขวา ( ) จงใหคลกเมาส แตถาเลอกหลายแถวใหลากขน หรอลงหนาแถวทตองการ

การเลอกแถวในตาราง การเลอกคอลมน ใหนาเมาสไปวางบนเสนบนสดของตาราง ให ตรงกบคอลมนทตองการจะเลอกจนเมาสเปลยนรปรางเปนลกศรสดาเลก ๆ ( ) จงใหคลกเมาส แตถาเลอกหลายคอลมนใหลากไปทางซายหรอขวาตามคอลมนทตองการ

98

การแทรก การแทรกเซลล ใหนาเมาสไปคลกขวาลงในเซลลทตองการจะ แทรก เลอกแทรกเซลล จะมกลองโตตอบการแทรกเซลลใหเลอกวาจะเลอนเซลลเดมไปทางขวา หรอเลอนลงมา ซงสามารถนามาจดการกบการแทรกแถวและคอลมนไดดวย

เมนล ดในการจดการตารางควบคกบการใชแทบบรบทแถบเครองมอตาราง

การแทรกเซลลเล อนลงมา

การแทรกแถว ใหนาเมาสไปคลกลงหนาแถวทตองการจะแทรก แลวเลอกแทรกแถว จะไดแถวใหมอยดานบน

99

การแทรกคอลมน ใหนาเมาสไปคลกทคอลมนทตองการจะแทรก แลวเลอกแทรกคอลมน จะไดคอลมนใหมอยทางซาย

การแทรกคอลมนดานซาย

การลบ การลบสวนประกอบของตาราง ไมสามารถลบไดดวย Delete เพราะเปน การลบเฉพาะขอความทพมพเทานน ตองใชแทบตารางหรอแทบลดจงจะลบสวนประกอบนน ๆ ได เมอตองการจะลบเซลล ใหนาเมาสไปคลกลงในเซลลทตองการจะลบ แลว เปดแทบตารางลบ\เซลล... ... จะมกลองโตตอบการลบเซลลใหเลอกวาจะเลอนเซลลเดมไปทางซาย หรเลอนขนมา ซงสามารถนามาจดการกบการลบแถวและคอลมนไดดวย

เมนล ดลบเซลลในตาราง แตถาเปนการลบแถว คอลมน หรอตาราง ใหเลอกกอน แลวคลกขวาเปด เมนลด เลอกรายการลบทตองการ

การตกแตงตาราง

100

การตกแตงตารางในเอกสาร จะมเครองมอตาราง ม 2 แทบ คอ แทบบรบทออกแบบ และแทบบรบทเคาโครง ซงเราสามารถทจะตกแตงตารางได ดงตอไปน 2.1 การแกไขและตกแตงขอความในตาราง การแกไขขอความ ไมวาจะเปนการยาย การคดลอก หรอการลบ ทาไดเชนเดยวกบ การพมพขอความตามหนาเอกสารปกต จากตวอยางจะเปนการยายนามสกลจากคอลมนเดยวกบชอ

การยายขอความบางสวนไปวางไวในคอลมนใหม

การปรบพอดอตโนมต หากตารางทพมพงาน มขนาดความกวางของแถว และคอลมน ไมพอดกบ หนากระดาษแลว เราสามารถทจะปรบแตงแกไขได เชน ปรบพอดกบเนอหา ปรบพอดกบหนาตาง การกระจายแถวและคอลมนใหสมาเสมอ ฯลฯ

การปรบตารางใหพอดกบเนอหา

101

การกระจายแถวและคอลมนใหสม าเสมอกน

การแปลงขอความกบตาราง หากเราตองการแปลงขอความเปนตาราง หรอ แปลงตารางเปนขอความ สามารถ ทาไดโดยเลอกขอความหรอตารางกอน ดงน การแปลงขอความเปนตาราง การแปลงขอความทพมพใหไปเปนตาราง ใหเลอกขอความทงหมด แลวให คลกปมตารางทแทบแทรก เลอกเมนแปลงขอความเปนตาราง จะเปดกลองโตตอบแปลงขอความ เปนตาราง ขน ใหกาหนดขนาดตารางและการแบงขอความใหถกตอง สวนใหญ Word จะกาหนด มาใหแลว คลกตอบตกลง กไดตารางทเรมนบคอลมนจากหวไมบรรทด จงไดคอลมนแรกหรอ คอลมนทายเกนมา กลบภายหลงได

การพมพขอความโดยใชแทบ

102

กลองโตตอบแปลงขอความใหเปนตาราง แบงขอความทแทบ

ตารางทถกแปลงจากขอความเสรจแลว

การแปลงตารางเปนขอความ หากเราตองการแปลงตารางทพมพงานใหไปเปนขอความ กเลอกทงตาราง แลวทแทบบรบทเคาโครง คลกปมคาสงขอมล แลวเลอกรายการแปลงเปนขอความ จะเปดกลอง โตตอบแปลงตาราง เปนขอความขน ใหกาหนดการแบงขอความตามตองการ แลวคลกตอบตกลง ก จะไดขอความ

103

กลองโตตอบแปลงตารางใหเปนขอความโดยใชแทบ

ตารางทแปลงเปนขอความเสรจแลว

104

การผสานและแยกเซลล ถางานพมพตารางบางงานทหว/ทายตารางมกจะมการจดกลม/สรปขอมล เราอาจจาเปนทตองผสานเซลลหลาย ๆ เซลลเขาดวยกน และกสามารถทจะแยกเซลลคนไดเชนกน ดงตอไปน การผสานเซลล

ใหเลอกเซลลทจะผสาน แลวคลกคาสงผสานเซลลทกลมผสานของ แทบบรบทเคาโครง กจะไดเซลลทถกรวมเขาดวยกน

ผสานเซลลเพอพมพรวม การแยกเซลล

ใหเลอกเซลลทจะแยกเปนหลายเซลล แลวคลกคาสงผสานเซลลทกลม ผสานของแทบบรบทเคาโครง จะเปดกลองโตตอบแยกเซลลขนมา ใหเลอกวาจะแยกเปนกคอลมน กแถวตามตองการ แลวคลกตอบตกลง

กลองโตตอบการแยกเซลล

การแยกตาราง บางครงการพมพตารางทยาวตดตอกนไปในหลาย ๆ หนา เราอาจจะแยกใหเปนอก ตารางหนงได โดยเลอกแถวทจะถกตดออกมาเปนแถวบนในตารางใหม แลวคลกคาสงแยกตารางท กลมผสานของแทบบรบทเคาโครง จะแยกออกมาเปนอกตาราง

105

การตกแตงตาราง การพมพตารางใหสวยงาม ควรทจะตกแตงขอความ เสน พน ซงสามารถจดทาได ดงตอไปน การใชลกษณะตาราง ใหเลอกทงตาราง แลวเปดแทบบรบทออกแบบของแถบเครองมอตาราง คลกเปดตวอยางทลกษณะตาราง แลวจงเลอกรปแบบลกษณะทตองการ

ล กษณะตารางในรปแบบตาง ๆ

ตารางทไดจากลกษณะตาราง

106

การแทรกแผนภม การพมพงานตาราง อาจจะทาใหเหนภาพความเขาใจไมละเอยดนก เราอาจจะนาเสนอ ในรปของแผนภมกราฟตาง ๆ ได ใหเลอกเซลล หรอแถวหรอคอลมนทตองการ แลวใชคา สงแผนภมในกลม ภาพประกอบของแทบแทรก จะเปดโปรแกรมสรางแผนภมขนมา ซงถาตองการกลบมายงงาน เอกสารกใหคลกทกระดาษนอกพนทแผนภม และใหดบเบลคลกทแผนภมเพอกลบไปยงโปรแกรม สรางแผนภม

โปรแกรม

การสรางแผนภม

เมอคลกแทรกแผนภม จะใหเล อกชนดของแผนภม

107

แผนภมคอลมนทเล อกแทรกเขามาเอกสาร

แทบบรบทออกแบบของแถบเครองมอแผนภม

แทบบรบทเคาโครงของแถบเครองมอแผนภม

แทบบรบทรปแบบของแถบเครองมอแผนภม

108

การเปลยนชนดเปนแผนภมวงกลม

การสลบแถว/คอลมน

การพมพรายการตาง ๆ ของแผนภมคอลมน

109

ค าชแจง จงตอบค าถามตอไปน

1. การตกแตงขอความในเอกสารจะมอเครองมอ กแทบ อะไรบาง

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

2. จงบอกวธการแทรกตารางมาพอเขาใจ

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

3. จงบอกวธการผสานเซลลมาพอสงเขป

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

ค าถามทายบท

110

บทท 6

การพมพ จดหมายเวยน

จดประสงคการเรยนร

1. เพอใหมความร ความเขาใจ และทกษะในการพมพจดหมายเวยน

2. สามารถอธบายการพมพจดหมายเวยนได

3. เพอใหมความร และความเขาใจ และทกษะในการพมพซองจดหมาย

4. เพอใหมความรความเขาใจและทกษะการพมพออกทางเครองพมพ

สาระส าคญ การพมพจดหมายเวยน ซองจดหมาย ปายผนก และแคตตาลอก แบงเปน

3 ขนตอน คอ การสรางเอกสารหลก การสรางแหลงขอมล และการผสานขอมลกบเอกสาร โดยตองเลอกตวเลอก ขนาด และการพมพออกทางเครองพมพของซองจดหมาย และปายผนกกอน

111

1. การพมพจดหมายเวยน การพมพจดหมายเวยน สามารถแบงงานออกไดเปน 4 ขนตอน ดงตอไปน

แทบการสงจดหมาย เมอเรมตนสรางจดหมายเวยน

แทบการสงจดหมาย เมอเลอกผรบแลว

การสรางเอกสารหลก เมอเปดแทบการสงจดหมาย คลกปมเรมจดหมายเวยนในกลมเรมจดหมายเวยน แลว เลอกหวขอใหตรงกบงานททาอย ในทนเลอกเอกสาร Word ปกต

ทเอกสารหลก เรมตนจดหมายเวยน

112

1.2 การสราง/เปดแหลงทอย หลงจากไดเอกสารหลกเรยบรอยแลว กตองเลอกผรบ ถามแหลงขอมลแลว เลอก รายการใชรายชอทมอย แตถาไมมแหลงขอมล เลอกรายการพมพรายชอใหม 1.2.1 พมพรายชอใหม

การสรางแหลงขอมลครงแรก

ทเล อกผรบ เล อกพมพรายชอใหม

กลองโตตอบรายการทอยใหม ถาคอลมนทใหมาใชไดกพมพขอมลเลย

แตถาใชไมได กก าหนดคอลมนเอง

113

กลองโตตอบก าหนดรายการทอยเอง

เพมชอเขตขอมลใหม

114

ยนยน

การลบชอเขตขอมลใหม

พมพ

ขอมล ตามชอเขตขอมล ใหม

115

พมพขอมลรายการครบหมดแลว

ไปททจะบนทกขอมลเกบไว

1.2.2 ใชรายการทมอย เมอมแหลงขอมลเรยบรอยแลว

กรณทมแหลงขอมลแลว เล อกผรบ\ใชรายชอทมอย

116

ไปททเกบขอมลไว แลวเปดแหลงขอมล

ขอมลไดถกเรยกเขามาในเอกสารหลกแลว

1.3 สรางฟอรมการผสานเขตขอมลลงในเอกสารหลก นาแหลงขอมลทไดสรางไว เขามาในเอกสาร และผสานเขาไปในหวขอรายการทจะ เวยน

แทรกเขตขอมลชอผสานเขาไปแทนขอมลทพมพไว

117

แทรกเขตขอมลนามสกลผสานเขาไปแทนขอมลทพมพไว

แทรกเขตขอมลผสานเขาไปแทนขอมลทพมพไวทงหมดแลว

แสดงผลลพธตามเขตขอมลทผสานไว

118

แสดงผลลพธตามเขตขอมลในรายการท 6 1.4 การผสานเขตขอมล นาแหลงขอมลทไดสรางไว ผสานลงในเอกสาร เครองพมพ และอเมล 1.4.1 แกไขแตละรายการ การผสานเปนเอกสาร และแกไขไดแตละรายการ

แสดงผลลพธตามเขตขอมลทผสานไว

ผสานเปนเอกสารใหมทงหมด หรอระเบยนปจจบน หรอจากระเบยนไหนถงระเบยนไหน

119

ผสานเปนเอกสารใหมทงหมด ทกระเบยน

1.4.2 พมพเอกสาร การผสานไปยงเครองพมพเลย

ผสานพมพเอกสารออกทางเครองพมพ

ผสานไปยงเคองพมพทงหมด

120

ผสานไปเครองพมพเปนบนทกยอ 2007 กได 1.4.3 สงขอความอเมล การผสานและสงอเมล

ผสานและสงขอความอเมล

ผสานไปยงอเมล มตวเลอกใหก าหนดรายละเอยด

121

การพมพซองจดหมายเวยน นอกจากการสรางซองจดหมายเวยนไดเชนเดยวกบจดหมายเวยนแลว เรายงสามารถสราง ซองจดหมายได โดยใชแทบการสงจดหมาย\ซองจดหมาย จะไดกลองโตตอบซองจดหมายและปาย ผนก ใหพมพชอทอยของผสงลงในชองทอยผสง และเกบเปนคาเรมตนไวใชตลอดไปดวย หาก ตองการตงคาขนาดของซองจดหมาย แบบตวอกษร และลกษณะการปอนกระดาษพมพ กใหคลก ปมตวเลอก แลวเลอกแทบงานตวเลอกซองจดหมายและตวเลอกการพมพ เมอเสรจแลวใหคลกปม เพมในเอกสาร เพอสรางเขตขอมลผสาน

การสรางซองจดหมายเวยน

ตวเลอกซองจดหมาย

122

ตวเลอกการปอนซองพมพ 3. การพมพออกทางเครองพมพ การพมพงานเอกสารออกมาทางเครองพมพ เมอพมพงานจนเสรจสนหรอไดงานมาใน ระดบหนงแลว เราอาจตองพมพออกมาทางเครองพมพ เพอตรวจแกหรอนาไปใชจรงเลยกได กอนทจะพมพออกมาใหตรวจสอบจากตวอยางกอนพมพเสยกอน แลวจงพมพ และตงคา เครองพมพ ชวงหนาทจะพมพ และสาเนาใหเรยบรอย จงคลกตอบตกลง

การดตวอยางกอนพมพออกทางเครองพมพ

123

การพมพงานออกทางเครองพมพ

124

ค าชแจง จงตอบค าถามตอไปน

1. จงบอกวธการพมพจดหมายเวยนมาพอสงเขป

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

2. จงบอกวธการผสานของขอมลมาพอสงเขป

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

3. จงบอกวธการพมพซองจดหมายเวยนมาพอสงเขป

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

ค าถามทายบท

125

บรรณานกรม

โกเมศ ศรมงคล และคณะ.คมอการใชงาน Windows Vista + Office 2007.นนทบร: ไอดซ. พนจนทร ธนวฒนเสถยร และอมรนทร เพชรกล.Microsoft Windows Vista Office 2007. สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏมหาสารคาม เวบไซต Microsoft. เวบโฮมเพจของ Microsoft Office Online ประเทศไทย. (On Line). Available: http://office.microsoft.com/th-th/default.aspx. http://www.slideshare.net/chatreem16/word2007

126

ประวตผจดทา

ชอ นางสาว ศรรตน ค าทะเนตร

ชอเลน นอง

ก าลงศกษาอย ชนป 3 สาขา นวตกรรมและคอมพวเตอรศกษา

คณะครศาสตร มหาวทยาลยราชภฏสกลนคร

วน/เดอน/ปเกด 27 กรกฎาคม 2534

อาย 21 ป

กรปเลอด AB

งานอดเรก ดหนง ฟงเพลง อาหนงสอ (การตน)

ทอยปจจบน 9 ม.8 ต. นาหวบอ อ. พรรณานคม จ. สกลนคร

การศกษา

ชนอนบาล โรงเรยนไทยรฐวทยา ๖๒

ชนประถมศกษา โรงเรยนไทยรฐวทยา ๖๒

ชนมธยมศกษาตอนตน โรงเรยนธาตนารายณวทยา

ชนมธยมศกษาตอนปลาย โรงเรยนธาตนารายณวทยา

ปจจบน มหาวทยาลยราชภฏสกลนคร