Ò. Â. Ëóçèíà, Ñ. Ñ. Ðåøåòíèêîâà

ÎÑÍÎÂÛ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒÀ Â ÒÀÌÎÆÅÍÍÛÕ ÎÐÃÀÍÀÕ

×àñòü 2

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ ДЛЯ ВУЗОВ

Ðåêîìåíäîâàíî Ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêèì îòäåëîì âûñøåãî îáðàçîâàíèÿ â êà÷åñòâå ó÷åáíîãî ïîñîáèÿ äëÿ ñòóäåíòîâ

âûñøèõ ó÷åáíûõ çàâåäåíèé, îáó÷àþùèõñÿ ïî ýêîíîìè÷åñêèì íàïðàâëåíèÿì

Ìîñêâà Þðàéò 2017

Êíèãà äîñòóïíà â ýëåêòðîííîé áèáëèîòå÷íîé ñèñòåìåbiblio-online.ru

УДК 349(075.8)ББК 67.401.21я73 Л83

Авторы:Лузина Татьяна Викторовна — кандидат экономических наук, исполняю-

щая обязанности заведующего кафедрой таможенного дела Института государ-ства и права Тюменского государственного университета;

Решетникова Светлана Станиславовна — старший преподаватель кафедры таможенного дела Института государства и права Тюменского государственного университета.

Рецензенты:Попов В. И. – кандидат юридических наук, доцент кафедры теории государ-

ства и права и международного права Института государства и права Тюмен-ского государственного университета;

Сапожников М. Б. — капитан таможенной службы, начальник отдела доку-ментационного обеспечения Тюменской таможни.

Л83 Лузина, Т. В.

Основы документооборота в таможенных органах. В 2 ч. Часть 2 : учеб. посо-бие для вузов / Т. В. Лузина, С. С. Решетникова ; Тюменский государственный университет. — М. : Издательство Юрайт, 2017. — 261 с. — Серия : Специалист.

ISBN 978-5-534-02589-7 (ч. 2 ; Издательство Юрайт)ISBN 978-5-534-02590-3 (Издательство Юрайт)ISBN 978-5-400-01306-5 (ч. 2 ; Тюменский государственный университет)ISBN 978-5-400-01304-1 (Тюменский государственный университет)

Учебное пособие «Основы документооборота в таможенных органах» состоит из двух частей. В первой части рассматриваются основные понятия и терминология, используемые в документационном обеспечении управления деятельностью таможенных органов, представлена нормативно-методическая база документационного обеспечения управления, а также требования к оформ-лению документов таможенных органов. Во второй части освещаются вопросы, связанные с подготовкой и оформлением отдельных видов документов в тамо-женных органах, их исполнением, обеспечением сохранности документов, орга-низацией работы архива таможенного органа и использованием документов архива, раскрываются особенности работы с обращениями граждан в ФТС Рос-сии и таможенные органы Российской Федерации.

Пособие предназначено для студентов специальности «Таможенное дело». УДК 349(075.8)

ББК 67.401.21я73

ISBN 978-5-534-02589-7 (ч. 2 ; Издательство Юрайт)ISBN 978-5-534-02590-3 (Издательство Юрайт)ISBN 978-5-400-01306-5 (ч. 2 ; Тюменский государственный университет)ISBN 978-5-400-01304-1 (Тюменский государственный университет)

© Лузина Т. В., Решетникова С. С., 2016

© ФГАОУ ВО «Тюменский государственный университет», 2016

© ООО «Издательство Юрайт», 2017

Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая компания «Дельфи».

3

ОГЛАВЛЕНИЕ

ПРЕДИСЛОВИЕ ........................................................................................................11

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ .............................................................................14

§ 1. Особенности подготовки и оформления приказов и распоряжений .................................................................................................. 14§ 2. Особенности подготовки и оформления положений, правил, инструкций ..........................................................................................................20§ 3. Подготовка и оформление совместных документов .........................22§ 4. Особенности подготовки и оформления протоколов ......................23§ 5. Особенности подготовки и оформления служебных писем ..........27§ 6. Особенности оформления актов, доверенностей ..............................29§ 7. Особенности оформления записок (докладных, служебных, объяснительных) ................................................ 31§ 8. Особенности оформления телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм ..........................................................................32Резюме ...................................................................................................................37Вопросы для самопроверки ............................................................................39

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ .........40

§ 1. Организация документооборота ............................................................40§ 2. Организация доставки, обработки и передачи поступающих документов ...........................................................................................................41§ 3. Регистрация отправляемых документов ..............................................46§ 4. Отправка документов ................................................................................48§ 5. Прохождение и регистрация внутренних документов ....................50§ 6. Особенности исполнения и учет количества документов ..............52§ 7. Контроль исполнения документов .........................................................53§ 8. Организация работы с документами в структурных подразделениях ...................................................................................................59

4

Резюме ...................................................................................................................62Вопросы для самопроверки ............................................................................64

ГЛАВА 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ .............................................................................65

§ 1. Автоматизация делопроизводства в таможенных органах как отражение совершенствования таможенного администрирования ..........................................................................................65§ 2. Основные принципы автоматизации в сфере документационного обеспечения управления деятельности таможенных органов и программное обеспечение ..................................70§ 3. Элементы и системы электронного документооборота, их возможности ..................................................................................................77§ 4. Применение системы электронного документооборота в таможенных органах ......................................................................................86§ 5. Автоматизированная обработка документов в таможенных органах ......................................................................................87§ 6. Регистрация документов — основная функция системы электронного документооборота ..................................................87§ 7. Особенности работы с электронными документами ........................89Резюме ...................................................................................................................92Вопросы для самопроверки ............................................................................94

ГЛАВА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ......................................................................................95

§ 1. Разработка и ведение номенклатуры дел .............................................95§ 2. Формирование и оформление дел ........................................................100§ 3. Организация оперативного хранения документов .........................107§ 4. Организация проведения экспертизы ценности документов .........................................................................................................109§ 5. Порядок проведения экспертизы ценности документов ............... 110§ 6. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Составление и оформление описей .................................... 111

5

§ 7. Комплектование архива таможенного органа. Состав документов, подготовка и порядок их передачи в архив таможенного органа ......................................................................... 118Резюме ................................................................................................................. 119Вопросы для самопроверки ..........................................................................121

ГЛАВА 5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ФТС РОССИИ И ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ...........................................................................122

§ 1. Порядок работы с обращениями граждан в ФТС России и таможенных органах Российской Федерации ...........122§ 2. Прием, регистрация и рассмотрение обращений граждан в ФТС России .....................................................................................................123§ 3. Прием, регистрация и рассмотрение обращений граждан в таможенных органах ....................................................................................127§ 4. Направление ответа на обращение граждан в ФТС России и таможенные органы .....................................................................................129§ 5. Личный прием граждан ..........................................................................130§ 6. Особенности порядка и сроки рассмотрения заявлений граждан в случае обжалования ими решения, действия  (бездействия) таможенных органов и их должностных лиц ............... 131Резюме .................................................................................................................140Вопросы для самопроверки ..........................................................................142

ГЛАВА 6. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА .............................................................143

§ 1. Система мер обеспечения сохранности документов ......................143§ 2. Требования к зданиям и помещениям архива таможенного органа ..........................................................................143§ 3. Режимы хранения документов..............................................................145§ 4. Размещение документов в архивохранилище ..................................147§ 5. Порядок выдачи дел из архива таможенного органа ......................148§ 6. Проверка наличия и состояния документов и дел ..........................150Резюме .................................................................................................................152Вопросы для самопроверки ..........................................................................154

6

ГЛАВА 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА ................................................................................155

§ 1. Организация работы архива таможенного органа ..........................155§ 2. Документальный и архивный фонды таможенного органа .........157§ 3. Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда ...........................................158§ 4. Организация документов в пределах архивного фонда ................160§ 5. Общие требования к учету документов в архиве таможенного органа .......................................................................163§ 6. Система учетных документов архива таможенного органа .........164§ 7. Порядок ведения основных учетных документов ...........................166§ 8. Система научно-справочного аппарата к документам архива таможенного органа ..........................................................................171§ 9. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива таможенного органа ........................................................................................179Резюме ................................................................................................................. 181Вопросы для самопроверки ..........................................................................182

ГЛАВА 8. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА ................................................................................184

§ 1. Понятие использования документов архива таможенного органа ...................................................................................................................184§ 2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера ..................................................................185§ 3. Использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности ......................................188§ 4. Порядок передачи документов архива таможенного органа на постоянное хранение .................................................................................189Резюме ................................................................................................................. 191Вопросы для самопроверки ..........................................................................193

ЗАКЛЮЧЕНИЕ .......................................................................................................194

ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ..............................................................................196

7

Тесты для самоконтроля ................................................................................196Ключи к тестам для самоконтроля..............................................................198Вопросы для подготовки к зачету ...............................................................199

ГЛОССАРИЙ ...........................................................................................................203

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ .....................................................................................209

ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................213Приложение  1. Образец общего бланка ..................................................213Приложение  2. Образец бланка письма .................................................. 214Приложение  3. Образец бланка приказа ................................................ 216Приложение  4. Образец бланка распоряжения .................................... 217Приложение  5. Образец бланка распоряжения таможенного поста (в составе таможни) ................................................. 218Приложение  6. Схемы расположения реквизитов документов ............219Приложение  7. Форма листа согласования ............................................222Приложение  8. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению в таможенном органе ................................223Приложение  9. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати ..........................................................223Приложение  10. Образцы штампов и печатей, используемых в подразделении документационного обеспечения таможенного органа .............................................................224Приложение  11. Форма бланка заказа на копирование (тиражирование) документов ..........................................225Приложение  12. Форма журнала регистрации поступления, выполнения и выдачи заказов на копировально-множительные работы ...............................................225Приложение  13. Образец оформления докладной записки ..............226Приложение  14. Образец оформления служебной записки .............227Приложение  15. Образец оформления телетайпограммы ................227Приложение  16. Формы журналов регистрации телетайпограмм ..............................................................................................228

8

Приложение  17. Форма телефонограммы ..............................................228Приложение  18. Примерный перечень документов, подлежащих регистрации в подразделении документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства) ........229Приложение  19. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в подразделении документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства) и передаваемых в структурные подразделения по реестру ..............................................229Приложение  20. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации и учету в подразделении документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства) и передаваемых непосредственно в структурные подразделения ....................................................................230Приложение  21. Форма «шахматки» для регистрациидокументов ......................................................................................................230Приложение  22. Форма номенклатуры дел таможенного органа ......................................................................................231Приложение  23. Форма номенклатуры дел структурного подразделения .....................................................................233Приложение  24. Форма листа-заверителя дела ....................................234Приложение  25. Форма внутренней описи документов дела ...........235Приложение  26. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ....................................................235Приложение  27. Форма акта приема-передачи дел при смене начальника подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) ...........236Приложение  28. Форма описи дел постоянного, временного  (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения .....................................................................237Приложение  29. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения ..............................................................239Приложение  30. Форма титульного листа законченной описи дел ..........................................................................................................240

9

Приложение  31. Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения ....................................240Приложение  32. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу ...................................................................241Приложение  33. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению ...................................................242Приложение  34. Форма карточки постеллажного топографического указателя ......................................................................243Приложение  35. Форма карточки пофондового топографического указателя ......................................................................243Приложение  36. Форма акта о выдаче дел во временное пользование ..........................................................................244Приложение  37. Форма книги выдачи дел .............................................245Приложение  38. Форма листа использования документов ...............245Приложение  39. Форма карты-заместителя дела .................................246Приложение  40. Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов ..........................................................247Приложение  41. Форма книги учета поступления и выбытия документов .................................................................................248Приложение  42. Форма списка фондов ..................................................250Приложение  43. Форма листа фонда .......................................................251Приложение  44. Форма реестра описей ..................................................253Приложение  45. Форма акта приема-передачи документов на постоянное хранение .......................................................254Приложение  46. Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны ....................................255Приложение  47. Форма акта о неисправимых повреждениях документов ..........................................................................256Приложение  48. Форма акта о технических ошибках в учетных документах ..................................................................................257Приложение  49. Форма акта об обнаружении документов (неучтенных и т. д.) ................................................................258

10

Приложение  50. Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов ............................................................................258Приложение  51. Форма акта приема-передачи при смене лица, ответственного за работу архиватаможенного органа ......................................................................................259Приложение  52. Форма акта приема-передачидел временного (до 10 лет) хранения при реорганизации структурного подразделения .....................................................................260Приложение  53. Форма акта приема-передачи документов, требующих исполнения, при реорганизации структурного подразделения .....................................................................261

11

ПРЕДИСЛОВИЕ

Управленческая деятельность в  любой организации связана с  непре-рывным обменом информацией в  документированной форме. Являясь основной обеспечивающей функцией процесса управления, делопроизвод-ство играет значительную роль в эффективности этого процесса, а значит, влияет на результаты функционирования всей организации.

Практика ведения делопроизводства, выработанная годами, позволя-ет максимально оперативно и эффективно использовать эту деятельность на благо организации. Несоблюдение норм, правил и требований работы с документами в системе управления влечет потерю важной информации, несвоевременное поступление управленческих решений исполнителям, разрыв организационно-управленческих связей, результатом чего может стать полнейший упадок организации.

Успешное функционирование таможенной системы, как и  любой си-стемы, включающей человеческий фактор в виде отдельных исполнителей или групп людей, возможно лишь при наличии определенного организую-щего начала, направляющего и  регулирующего активность этого компо-нента системы, управляющего им.

Системы управления в таможенных органах имеют своей главной це-лью достижение единодействия всех сотрудников. Система должна рабо-тать в  одном направлении и  обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.

Практика показывает, что управление без  специальных управленче-ских знаний, в которых знание правил работы с документацией занимает не последнее место, иногда приводит в таможенных органах к существен-ным просчетам в  оперативно-служебной деятельности, наносит опреде-ленный вред в деле обеспечения экономической безопасности Российской Федерации и защиты ее экономических интересов.

Таким образом, становится очевидной необходимость изучения дис-циплины «Основы документооборота в таможенных органах» при подго-товке специалистов с высшим образованием для таможенной системы.

Приступая к изучению дисциплины, студенты должны понимать, что документирование в таможенных органах является неотъемлемой частью документационного обеспечения управления ими.

12

Основной целью изучения дисциплины является ознакомление с  су-ществующей в  настоящее время практикой работы с  информацией и  до-кументами в управленческой деятельности организаций, а также с особен-ностями организации документооборота в таможенных органах.

Успешному освоению дисциплины поможет данное учебное пособие «Основы документооборота в таможенных органах», которое состоит из 2-х частей: часть 1 «Основные понятия и терминология, применяемые в документационном обеспечении управления деятельностью таможенных органов» и часть 2 «Организация делопроизводства в таможенных органах Российской Федерации».

При ознакомлении с материалом, содержащимся в части 2 учебного пособия, студенты смогут:

- ознакомиться с организацией делопроизводства в таможенных орга-нах Российской Федерации;

- изучить особенности подготовки и оформления отдельных видов до-кументов в таможенных органах;

- ознакомиться с особенностями автоматизации делопроизводства в таможенных органах;

- рассмотреть правила организации работы с документами в таможен-ных органах и особенности организации работы с некоторыми видами до-кументов;

- ознакомиться с порядком проведения экспертизы ценности докумен-тов и правилами составления номенклатуры дел в таможенном органе;

- рассмотреть особенности работы с обращениями граждан в ФТС Рос-сии и таможенных органах Российской Федерации;

- изучить порядок организации документов в архиве таможенного ор-гана, их сохранности и использования.

В результате изучения материала части 2 учебного пособия студенты должны:

- знать основы организации делопроизводства, особенности электрон-ного документооборота и автоматизации делопроизводства в таможенных органах; принципы организации документооборота в таможенных орга-нах; принципы, критерии и этапы экспертизы ценности документов, соз-даваемых в таможенных органах; состав и характеристику перспективных информационных технологий, применяемых в таможенном делопроизвод-стве; особенности работы с обращениями граждан в таможенных органах РФ; порядок организации документов в архиве таможенного органа, их со-хранности и использования;

13

- уметь применять нормативно-методическую базу документационно-го обеспечения управления в практической деятельности по организации работы с документами в таможенных органах; использовать основные про-граммные средства для автоматизации управленческой деятельности, ана-лиза и обработки данных; оформлять различные виды управленческих и иных документов, создаваемых и используемых в деятельности таможен-ных органов; организовывать работу с документами; проводить экспер-тизу ценности документов, подготавливать их к архивному хранению или уничтожению; использовать современные средства связи и оргтехники при работе с управленческими и иными документами;

- владеть навыками документирования управленческой деятельно-сти таможенных органов и проведения экспертизы ценности документов, практического использования средств оргтехники и систем электронной, телеграфной, телетайпной, факсимильной связи; навыками и приемами практического использования программного обеспечения автоматизиро-ванных рабочих мест и элементов сетевых технологий для организации се-тевого обмена информацией в таможенных органах.

14

Глава 1ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ

§ 1. Особенности подготовки и оформления приказов и распоряжений

Приказами и  распоряжениями оформляются решения по  оператив-ным, организационным, кадровым и  другим вопросам внутренней дея-тельности таможенного органа.

Распоряжения издаются, как правило, в  целях оперативного регули-рования отдельных вопросов таможенного дела либо по организационным вопросам.

В  отдельных случаях таможенные органы издают правовые акты со-вместно с другими организациями.

Проекты приказов  (распоряжений) готовят и  вносят структурные подразделения на основании поручений начальника таможенного органа, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по личному составу готовит кадровая служба.Обеспечение качественной подготовки проектов приказов  (распоряже-

ний), их своевременное согласование с заинтересованными сторонами и пред-ставление на подпись начальнику таможенного органа возлагаются на началь-ников структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты.

Проекты приказов  (распоряжений) представляются на  подпись на-чальнику таможенного органа через подразделение документационного обеспечения  (ответственного за  ведение делопроизводства), которое не-сет ответственность за  соблюдение требований по  оформлению прика-зов (распоряжений) и наличие виз согласно листу согласования.

Проекты приказов  (распоряжений) представляются на  подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути во-проса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на ос-новании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Визирование проектов приказов  (распоряжений) осуществляется в  соответствии с  порядком, изложенным в  подпункте  4.3.14 Типовой ин-

15

струкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Рос-сийской Федерации.

Допускается оформлять проекты распоряжений таможенного поста по созданию временных зон таможенного контроля без согласования с на-чальниками подразделения документационного обеспечения  (ответствен-ным за ведение делопроизводства) и правовой службы.

Подписание проектов приказов (распоряжений) осуществляется в со-ответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.15 Типовой инструк-ции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Россий-ской Федерации.

Подписанные приказы  (распоряжения) поступают в  подразделение документационного обеспечения  (ответственному за  ведение делопроиз-водства) для регистрации и рассылки.

Приказы и распоряжения регистрируются по порядку номеров в пре-делах календарного года и  вида документов. Датой приказа  (распоряже-ния) является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности, личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.

При регистрации приказов по основной деятельности буквенный ин-декс к номеру не добавляется.

При регистрации распоряжений к номеру добавляется буквенный ин-декс «р».

При регистрации приказов по личному составу в зависимости от со-держания к номеру добавляются буквенные индексы «К», «А», «КМ», «П».

Копии приказов  (распоряжений) направляют адресатам в  соответ-ствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем и под-писывается начальником (заместителем начальника) структурного подраз-деления — исполнителя документа.

При небольшом тираже  (до  10 адресатов) приказов и  распоряжений указатель рассылки располагается на листе согласования после всех виз.

В  отдельных случаях копии приказов  (распоряжений) при  направ-лении адресатам (сторонним организациям) заверяются в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.18 Типовой инструкции по де-лопроизводству и  работе архива в  таможенных органах Российской Фе-дерации.

Приказ  (распоряжение) печатается на  бланке установленной фор-мы (см. прил.  3–5) шрифтом размером № 14.

16

Приказ (распоряжение) имеет следующие основные реквизиты:1) Государственный герб Российской Федерации  (эмблему тамож-

ни — для распоряжений таможенного поста (в составе таможни);2) наименование федерального органа исполнительной власти  —

Федеральная таможенная служба;3) наименование таможенного органа;4) вид документа — приказ (распоряжение);5) место составления (издания) документа;6) дату документа;7) регистрационный номер документа;8) наименование документа (заголовок к тексту);9) текст приказа (распоряжения);10) подпись должностного лица;11) визы;12) отметку об исполнителе.Дата приказа  (распоряжения) оформляется словесно-цифровым спо-

собом; регистрационный номер состоит из знака «№» и порядкового номе-ра приказа (распоряжения).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста прика-за (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печата-ется полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнива-ется по центру, например:

Об организационно-штатных мероприятиях в таможенных органах  Дальневосточного таможенного управления

Текст отделяется от  заголовка 2–3  межстрочными интервалами, пе-чатается через 1–1,5  межстрочных интервала и  выравнивается по  левой и  правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из констатирую-щей (преамбулы) и распорядительной частей.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и зада-чи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (рас-поряжения). Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании».

При ссылке в  тексте приказа  (распоряжения) на  другие документы указываются наименование вида документа, наименование органа, издав-шего документ, его дата и регистрационный номер, заголовок к тексту.

17

Преамбула приказов завершается словом «приказываю», которое пе-чатается вразрядку.

Если содержание приказа не  нуждается в  пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. В  этом случае распоряди-тельная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным про-писными буквами без разрядки с  новой строки при  нулевом отступе от левого поля.

В распорядительной части приказа (распоряжения) излагаются пред-писываемые действия с  указанием исполнителя  (исполнителей) каждого действия и сроков исполнения.

Текст распорядительной части может подразделяться на пункты, под-пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с  точкой. Подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Если текст распоряди-тельной части состоит только из одного пункта, его не нумеруют.

Каждый пункт, подпункт должен являться логически законченным предложением  (группой предложений), которое содержит одно либо не-сколько предписаний.

Распорядительная часть делится на  пункты, если исполнение прика-за  (распоряжения) предполагает несколько исполнителей и  выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В случае если управленческое действие связано с конкретным испол-нителем, соответствующий пункт приказа  (распоряжения) должен начи-наться с  указания должности и  фамилии исполнителя в  дательном паде-же (инициалы в тексте ставятся перед фамилией). В качестве исполнителей указываются подчиненные таможенные органы, структурные подразделе-ния или конкретные должностные лица.

В  тексте приказа  (распоряжения) даты оформляются словесно-циф-ровым способом, например: 14 февраля 2014 года.

Срок исполнения в  приказе  (распоряжении) определяется календар-ной датой.

Если срок введения в действие приказа (распоряжения) не указан, то он вступает в силу с даты его подписания.

Приказ (распоряжение) действует до его отмены в установленном по-рядке. При необходимости может быть указано, на какой период издается приказ (распоряжение).

При отмене приказа  (распоряжения) вместе с  ним отмене подлежат все изменения, которые были внесены в приказ (распоряжение).

18

Если приказ  (распоряжение) отменяет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (распоряжение, его пункт) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен на-чинаться словами «Признать утратившим силу...».

Если приказ отменяет изданные письма, телетайпограммы, текст пун-кта должен начинаться словами «Признать недействующим...».

Распоряжениями нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказа или приказ в целом.

При изменении или  дополнении ранее изданного приказа  (распоря-жения) или его отдельных положений текст приказа (распоряжения) дол-жен содержать ссылку на изменяемый приказ  (распоряжение, его пункт) с указанием его даты, номера и заголовка.

В  приказ  (распоряжение) не  следует включать пункт «Приказ  (рас-поряжение) довести до  сведения...». Структурные подразделения  (долж-ностные лица), до  сведения которых доводится приказ  (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

В последнем пункте распорядительной части приказа (распоряжения), как правило, указывается конкретное должностное лицо, которое осу-ществляет контроль за исполнением приказа (распоряжения), — замести-тель начальника или начальник таможенного органа, например:

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на за-местителя начальника таможни...

Допускается в приказах по личному составу, о поощрении, о командирова-нии, об аттестации, о признании утратившими силу (недействующими) право-вых актов и других документов не включать пункт об осуществ лении контроля.

При наличии приложений к приказу (распоряжению) об этом должно быть указано в тексте приказа (распоряжения).

Приложения являются неотъемлемой частью приказа  (распоряже-ния). Приложения нумеруются последовательно, по  мере ссылки на  них в тексте приказа (распоряжения).

В  виде приложения оформляются положения, правила, инструкции, перечни, уставы, планы, таблицы, графики, карты, схемы, образцы доку-ментов и др.

19

На первой странице приложения в правом верхнем углу указываются: «Приложение № ...», наименование приказа (распоряжения), его дата и ре-гистрационный номер, например:

Приложение № 2к распоряжению Уральскоготаможенного управленияот 11 февраля 2014 года № 19-р

Приложения к  проекту приказа  (распоряжения) подписываются на-чальником структурного подразделения, подготовившего проект прило-жения, или его заместителем. Подпись проставляется на лицевой стороне последнего листа приложения и включает наименование должности лица, подписавшего приложение, без указания специального звания, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшиф-ровку подписей и дату визирования. Визы располагаются на листе согла-сования, который является оборотной стороной последнего листа текста приказа (распоряжения) (см. прил. 7).

Реквизит «Подпись» состоит из  наименования должности, специаль-ного звания подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и рас-шифровки подписи (инициалов и фамилии).

Инициалы, фамилия и телефон исполнителя располагаются друг под другом не ниже 2 см от нижнего левого края документа.

Страницы приказа  (распоряжения) и  приложений нумеруются как единый документ сквозной нумерацией. Номер проставляется посереди-не верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. На первой странице номер не проставляется, лист согласования не нумеруется.

В  соответствии с  полномочиями, предоставленными таможенному органу, приказами по личному составу оформляются:

• прием, назначение, перемещение, перевод, совмещение, осво-бождение, зачисление в распоряжение, увольнение сотрудников, государственных гражданских служащих и работников бюджет-ной сферы таможенных органов, заключение трудового догово-ра (контракта), исполнение обязанностей по вакантной должно-сти, изменение фамилии, отпуск по  уходу за  ребенком, отпуск без сохранения содержания  (заработной платы), профессио-нальная переподготовка (повышение квалификации) и др. (при регистрации к номеру добавляется буквенный индекс «К»);

20

• присвоение специальных званий, классных чинов и др. (при реги-страции к номеру добавляется буквенный индекс «А»);

• поощрение, награждение, премирование, выплаты и др. (при ре-гистрации к номеру добавляется буквенный индекс «П»);

• командирование, наложение дисциплинарных взысканий, предо-ставление отпусков (ежегодных, в связи с обучением), установле-ние служебного времени и др. (при регистрации к номеру добав-ляется буквенный индекс «КМ»).

Приказы по личному составу (с буквенными индексами «К», «А») под-готавливаются кадровой службой и визируются соответствующими долж-ностными лицами. Порядок визирования указанных приказов определяет-ся кадровой службой.

Расположение реквизитов приказов по  личному составу аналогично приказам по основной деятельности.

В  приказах по  личному составу констатирующая часть может отсут-ствовать, распорядительная часть делится на  пункты. Каждый пункт на-чинается глаголом, обозначающим действие: «Назначить», «Освободить», «Командировать» и т. д.

§ 2. Особенности подготовки и оформления положений, правил, инструкций

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются начальником таможенного органа, или  как акты, утверждаемые таможенным органом; утверждение оформ-ляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

В положении устанавливаются системно связанные между собой пра-вила по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного органа.

В правилах устанавливаются требования, обязательные для выполнения.В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятель-

ности или порядок применения положений правовых актов.Порядок подготовки проектов положений (правил, инструкций) соот-

ветствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

21

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения  (правил, инструкции) утверждается рас-порядительным документом, то положение (правила, инструкция) печата-ется на стандартном листе бумаги формата A4.

В  заголовке к  тексту положения  (правил, инструкции) обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования дан-ного документа. Заголовок отвечает на  вопрос «о  чем?»; заголовок к  ин-струкции, содержащей должностные требования и  порядок проведения работ (должностной инструкции), отвечает на вопрос «кого?» (должност-ная инструкция документоведа).

Заголовок документа выравнивается по центру.Текст положения  (правил, инструкции) излагается от  третьего лица

единственного или  множественного числа. В  тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т. п.

Констатирующей частью положения  (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработ-ки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, от-ветственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст положения  (правил, инструкции) состоит из  разделов, внутри которых делится на  главы, пункты, подпункты и  абзацы. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунк тов производится арабскими цифрами с точкой. Подпункты мо-гут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Пункты и подпункты на-званий не имеют.

Порядок оформления приложений к положению (правилам, инструк-ции) аналогичен оформлению приложений к  приказам  (распоряжени-ям)  (подпункт  5.1.13 Типовой инструкции по  делопроизводству и  работе архива в таможенных органах Российской Федерации).

Визирование положения  (правил, инструкции) осуществляется в  со-ответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.14 Типовой инструк-ции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Россий-ской Федерации.

Положениям, правилам и  инструкциям, регистрируемым как само-стоятельные правовые акты, присваиваются номера, состоящие из  ин-декса дела по  номенклатуре и  порядкового номера документа, например, 01-117/1, где 01-117 — индекс дела, а 1 — порядковый номер документа.

22

§ 3. Подготовка и оформление совместных документов

Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с  другими организациями  (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, письма).

Совместный документ оформляется на  стандартном листе бумаги формата A4.

При оформлении совместных документов указываются полные на-именования таможенных органов, организаций, участвующих в  подпи-сании документа, которые, как правило, располагаются на  одном уровне. Первым указывается наименование инициатора создания документа  (та-моженного органа или организации).

Наименование вида документа располагается центрированным спо-собом.

Дата совместного документа должна быть единой и  соответствовать дате более поздней подписи.

Регистрационный номер совместного правового акта  (приказа, рас-поряжения, положения, правил, инструкции) состоит из регистрационных номеров акта каждого таможенного органа, организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в акте.

Регистрационные номера совместному письму присваиваются само-стоятельно каждым таможенным органом, организацией.

Подписи руководителей оформляются на одном уровне, при этом дан-ные о наименовании таможенного органа, организации включаются в на-именование должности, например:

Начальник Северо-Западного Президент АОЗТ «Ломоносовскийтаможенного управления фарфоровый завод»

Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия

Подписывается столько экземпляров документа, сколько таможен-ных органов, организаций участвовало в  его создании. Каждый подпи-санный экземпляр является подлинником и  хранится в  делах таможен-ных органов, организаций-участников. Экземпляр совместного докумен-та с  визами согласования хранится в  делах инициатора создания доку-мента. Правила оформления виз изложены в  подпункте  4.3.14 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации.

23

§ 4. Особенности подготовки и оформления протоколов

Протокол составляется на основании записей, произведенных во вре-мя совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступле-ний, справок, проектов решений и  др.; документы к  обсуждению пред-ставляются структурными подразделениями, на  которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Документы подписываются начальниками структурных подразделений — исполнителей.

Записи во время совещания (заседания), сбор документов и подготов-ка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и должностных лиц структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня со-вещания  (заседания). Проекты соответствующих пунктов протокола визи-руются структурным подразделением, ответственным за их подготовку.

В таможенных органах протоколы могут издаваться в полной или крат-кой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксирует-ся только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: ввод-ной и основной.

В  вводной части указываются инициалы, фамилии председате-ля  (председательствующего), секретаря, присутствовавших на  заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на совещание (заседание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части про-токола делается ссылка на  список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в совещании (заседании) принимают участие представители ор-ганизаций, указывается место работы и должность каждого лица. Много-строчные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значи-мости, с  указанием докладчика по  каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатают-ся от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

24

Основная часть протокола состоит из  разделов, соответствующих пунк там повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Основное содержание докладов и  выступлений включается в  текст протокола или  прилагается к  нему в  виде отдельных материалов; в  по-следнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Решение в текст протокола вносится полностью в той фор-мулировке, которая была принята на  совещании  (заседании); при  необ-ходимости приводятся итоги голосования: «За — ..., против — ..., воздер-жалось — ...».

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, за-писывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Текст краткого протокола состоит из  двух частей. Во  вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на сове-щании (заседании).

Слово «Присутствовали» печатается от  границы левого поля, под-черкивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наиме-нования должностей присутствующих, а справа от наименования должно-стей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указы-ваться обобщенно, например:

Присутствовали:

заместители начальника таможни И. О. Фамилия И. О. Фамилия

начальники отделов И. О. Фамилия И. О. Фамилия

Многострочные наименования должностей присутствующих печата-ются через 1 межстрочный интервал.

25

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.В  основной части протокола указываются номер вопроса в  соответ-

ствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и  начинается

с предлога «О» («Об»), печатается шрифтом размером № 15, выравнивается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на рас-стоянии не  более 1  интервала. Под чертой указываются инициалы и  фа-милии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.Протокол визируется, как правило, на оборотной стороне последнего

листа документа.Протокол подписывается председателем  (председательствующим)

на совещании (заседании) и в необходимых случаях — секретарем.Датой протокола является дата проведения совещания (заседания).Сроки исполнения принятых решений определяются с даты проведе-

ния совещания (заседания).Протоколам присваиваются порядковые номера в  пределах календар-

ного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний кол-легии; протоколы совещаний (заседаний) у начальника таможенного органа; протоколы заседаний комиссий; протоколы технических, научных и  экс-пертных советов и др. Протоколы совместных совещаний (заседаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов таможен-ных органов, организаций, принимавших участие в совещании (заседании).

Номера решений, принятых на  совещаниях  (заседаниях), состоят из  номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в  повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

Копии протоколов при  необходимости рассылаются заинтересован-ным организациям и  должностным лицам в  соответствии с  указателем рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает начальник  (заместитель начальника) структурного подразделения, гото-вившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения направляются исполнителям в  виде выписок из протоколов.

Ведение, оформление и рассылка протоколов (копий протоколов) за-седаний комиссии, технических, научных, экспертных советов и  др. осу-ществляется секретарями комиссий (советов).

26

Указатель рассылки протоколов заседаний комиссии, технических, науч-ных, экспертных советов и др. подписывает председатель комиссии (совета).

Протоколы печатаются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

• наименование таможенного органа;• вид документа — ПРОТОКОЛ (печатается прописными буквами

вразрядку, полужирным шрифтом размером №  17 и  выравнива-ется по центру);

• вид совещания, заседания  — отделяется от  предыдущего рекви-зита двумя межстрочными интервалами, печатается полужир-ным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру;

• место проведения совещания, заседания — указывается (при не-обходимости), у кого проводится совещание (заседание) или в ка-ком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после рек-визита «вид совещания, заседания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

• дата и номер протокола — дата оформляется словесно-цифровым способом и  печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабски-ми цифрами.

Основная часть протокола печатается шрифтом размером № 14 через 1–1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и вклю-чает наименование должности лица, председательствовавшего на совеща-нии  (заседании), его личную подпись, расшифровку подписи  (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от  левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наи-менования должности (специального звания) с пробелом между инициала-ми и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.