Планирование бюджета по операционным расходам средствами

SAP SEM BPS

Департамент контроллинга и бюджетирования2011г.

2

Цели, которые ставились перед проектом на 2011 год

• Представление фактических данных за прошедший период для СОП.

• Ввод плановых данных СОПами по платежам (бюджет оплат).

• Автоматическая конвертация бюджета оплат, дебиторской задолженности, капитальных вложений и остатков на складах в план фиксированных активов и план расходов.

Действующие форматы ввода (в Excel)

3

Наименование подразделения: ПФМ:

Наименование ФП Код ФП Описание закупаКод КОФ/Группа

материала

Наименование КОФ/Наименование

группы материалаСрок поставки январь февраль

Таблица «Бюджет оплат за ОС и ТМЗ»

Таблица «Бюджет оплат за услуги»ПФМ:

Наименование ФП Код ФП Описание закупаПлановый период получения услуг

январь февральНачало Окончание

             

Таблица «График ввода в эксплуатацию недвижимости и ПО»ПФМ:

Наименование ФП Код ФП Описание недвижимости или ПО январь февраль

         

Утвержденные отчеты

4

Приложение №__ к постановлению Правления Банка Бюджет расходов на 2012г. от «___» ноября 2011 года №______

Операционные расходы (без провизий)Расходы по сопровождению БД

Инкассация 700011000600Оформление залогового имущества 700011000700Страхование предпринимательского риска 700011000900Прочие расходы по сопровождению БД 700011000500

Расходы на персоналОплата труда 700012001200Командировки 700012001000

Наименвание статьи ФПплан

январьплан

февральплан

декабрь2012 г.…

Баланс АО "Народный Банк Казахстана" на 2012 год

Статьи 01.01.2012 01.02.12 01.03.12 … 01.12.12 01.01.2013

Активы…Фиксированные активыЗдания и сооруженияПрочие основные средстваКапитальные вложения и затратыХозматериалыНематериальные активы…

Утвержденные отчеты

5

ДБ БЮДЖЕТ ОПЛАТ НА 2011г. (тыс.тенге)

Операционные расходыРасходы на охрану и сигнализацию

Содержание средств охраны и сигнализации зданийУслуги по ремонту, техобслуживанию средств охраны и сигнализации700021100200

Материалы и инвентарь для поддержания пожарной и информационной безопасности200021000500Услуги по физической охране 700021002500Услуги по сигнализации помещений 700021002600Прочие административные и общехозяйственные расходы

Инвентарь и спецодежда 200026001100Расходы по членским взносам в АФК и др.организации 700026003500

Наименвание статьи ФПплан

январьплан

февраль…

план декабрь

2011

Бюджет оплат закупщиков (бюджет движения денег)

Дополнительные форматы ввода

• Остатки основных средств в разрезе МВЗ на дату начала бюджетного цикла: первоначальная и остаточная стоимость, норма амортизации, вид использования;

• Дебиторская задолженность в разрезе по статьям бюджета и подразделениям-закупщиков по состоянию на дату начала бюджетного цикла с указанием суммы и даты закрытия задолженности;

• Остатки ТМЗ на складах по состоянию на дату начала бюджетного цикла в разрезе по группам материалов;

• Таблица конвертации ФП и ПФМ в Виды затрат и МВЗ с признаками облагаемости НДС и принципом учета (по факту или методом начисления)

• Лимиты (нормативы) хранения ОС на складе6

Условия внедрения проекта• В проекте используются данные из следующих компонент

SAP ERP:– CO-OM Контроллинг косвенных затрат;– FI – бухгалтерский учет;– FI-AA – учет основных средств;– MM – управление закупками и движением материалов на складе;– FM – автоматический контроль бюджета;– RE – управление недвижимым имуществом;– HCM – управление человеческим капиталом;– HCM-CP – планирование затрат на персонал;– HCM-TV – управление командировками;– ZFM – управление договорами;– PS – управление проектами;– IM – управление инвестициями

• Данные загружаются в имеющееся хранилище данных SAP BW

7

Задачи, которые необходимо решить при реализации проекта BPS по АХД

• Создание жестких ограничений по вводу первичной информации;

• Расчет расходов из плана закупа (оплат): с учетом НДС, метода отражения в учете (метод начисления/по факту);

• Расчет расходов с учетом дебиторской задолженности: с учетом НДС, метода отражения в учете (метод начисления либо по факту);

• Расчет по прогнозному освоению текущего бюджета;• Расчет расходов по амортизации: действующих ОС, ОС на

складе, предоплаченных ОС и ОС, планируемых к закупу;• Расчет расходов по внедряемым ПО и НКС;

8

фактически реализованная схема планирования для

СОП в SAP SEM BPS

9

Отличия реализации в BPS от действующей схемы планирования

«вручную»• Бюджет оплат ОС и ТМЗ

• Бюджет оплат за услуги

• График ввода в эксплуатацию

В BPS• Бюджет оплат ОС (без

НКС)• Бюджет оплат ТМЗ• Бюджет расходов по ТМЗ

• Бюджет оплат за услуги

• Бюджет оплат по НКС

10

Как это выглядит на экране

11

Форматы ввода в BPS: бюджет оплат основных средств

12

Область ввода

Область справочной информации

Прогноз освоения текущего бюджета

Форматы ввода в BPS: бюджет оплат ТМЗ

13

Остатки на складе

Форматы ввода в BPS: бюджет оплат по услугам

14

Фактические расходы

Форматы ввода в BPS: бюджет оплат по НКС

15

Действующие проекты НКС и НМА

Форматы ввода в BPS: бюджет расходов ТМЗ

16

Фактические расходы

Форматы ввода в BPS: справка по дебиторской задолженности

17

Форматы ввода в BPS: справка по недвижимости

18

Форматы вывода ДКиБ: план расходов по ОС

19

План оплат по ОС (закупа, движения денег)

Форматы вывода ДКиБ: план расходов по ТМЗ

20

План оплат ТМЗ (закупа, движения денег)

Форматы вывода ДКиБ: план расходов по услугам

21

План оплат услуг(закупа, движения денег)

Форматы вывода ДКиБ: план расходов по НКС

22

План оплат услуг и товаров (закупа, движения денег)

Результаты реализации проекта SAP SEM BPS по

АХД

23

Реализованные отчеты в BPS

24

План операционных расходов на 2012г.Период 01.2012 02.2012 … 12.2012 Общий результат

Сумма Сумма … Сумма Сумма

ОПЕРАЦИОННЫЕ РАСХОДЫ (без провизий)

Расходы на сопровождение БД

Инкассация

Оформление залогового имуществ

Страхование предприниимательского риска

Прочие расходы по сопровождению БД

Расходы на персонал

Оплата труда

Командировки

Подготовка кадров

Бюджет оплат на 2012г.Период 01.2012 02.2012 … 12.2012 Общий результат

Финансовая позиция Сумма Сумма Сумма Сумма Сумма

1/200022000600 РекламныеМатериалы

1/700022002700 УслугиПоРекламе

1/700022202800 ПлатЗаРазмещНаружРек

1/700023002900 СпонсорствоБлаготвор

1/700026003100 ПрочАдминОбщехозРасх

1/700026003300 ИнформационныеУслуги

1/700026004100 ИзготВывесУказБейдУд

1/700027003800 ШтрафыПени

Нереализованные отчеты в BPS

25

Баланс АО "Народный Банк Казахстана" на 2012 год

Статьи 01.01.2012 01.02.12 01.03.12 … 01.12.12 01.01.2013

Активы…Фиксированные активыЗдания и сооруженияПрочие основные средстваКапитальные вложения и затратыХозматериалыНематериальные активы…

На этапе тестирования в BPS

План на 2012г.• Реализация перехода на платформу BI-IP (31.03.2012г.):

– Ограничение ввода значениями из справочника;– Проверка обязательности заполнения полей;– Автоматическая проверка введенных сумм;– Переход в другую ячейку при нажатии «Enter»;– Отображение разрядности вводимых данных;– Проверка полей на уникальность при необходимости;– Реализация возможности фильтрации и сортировки;– Версионность данных;– Реализация отчета об активах по АХД на балансе;– Изменение наименования полей («календарный месяц» на «количество месяцев на поставку», «ФА» на

«ОС»);– Добавление поля «наименование вида использования» в справку по ОС;– Отражение справочной информации и ввод сумм планирования в тыс. тенге;– Добавление поля итого «плановый год» в форматы ввода;– Добавление полей о движении ТМЗ за период в формате справки;– Добавить в справку по НКС поле по дебиторской задолженности по проекту;– Реализация стандартной схемы закупок ОС для расчета амортизации из дебиторской задолженности;– Реализация отчетов «план-факт» по оплатам, расходам и капитальным вложениям;– Добавить наименование зданий в справку по недвижимости.

• Тестирование и прием в эксплуатацию (30.04.2012г.)• Корректировка бюджета 2012г. в BI-IP (июль 2012г.)• Разработка ТЗ по планированию АХД на уровне филиала (август-ноябрь 2012г.)• Реализация одного полного цикла планирования средствами SAP BI-IP (октябрь-

ноябрь 2012г)

26

План дальнейшего развития автоматизации планирования УФР в

разрезе подразделения

• Экстракция данных из SAP BW в модуль CO-OM SAP ERP в разрезе видов затрат и МВЗ;

• Распределение плановых расходов по МВЗ в модуле CO-OM SAP ERP;

• Ретракция перераспределенных расходов из CO-OM в SAP BW;

• Создание отдельных вкладок и автоматизация планирования закупа отдельных статей. Например, канцтоваров исходя из данных о количестве сотрудников и лимитов на одного сотрудника

27

Спасибо за внимание!

28