1

Краткое описание корпоративного портала

Softline DeskWork (версия 2012 Q4)

Оглавление: О продукте

Базовый блок DeskWork Base (Платформа, Справочник сотрудников, Инфомодули)

Управление заявками / RequestManagement

Экспресс-документооборот / DocumentFlow

Универсальные сообщения / UnifiedMessaging

Видеоконференции / VideoConferences

Бизнес-процессы / BusinessProcesses

Центр задач / TaskManagement

О продукте Корпоративный портал DeskWork является собственной разработкой компании Softline и представляет собой решение для коллективной работы на базе платформы Microsoft SharePoint 2010. Портал DeskWork объединяет традиционные инструменты управления информационным пространством, такие как работа с документами, обмен сообщениями, информирование, с новейшими коммуникативными технологиями — интерактивным общением, видеоконференциями. Это современное решение, которое повышает качество и скорость коммуникаций, организует внутреннее информационное пространство и знания в компании, решает конкретные бизнес-задачи. Использование корпоративного портала DeskWork в организации позволяет упростить и решить такие задачи, как документооборот и эффективные коммуникации, построение бизнес-процессов и автоматизация рутинных задач. Кроме того, портал служит единой точкой безопасного доступа к информационным активам Вашей компании из любой точки земного шара, где есть выход в интернет. Все вместе это безусловно дает Вашему предприятию неоспоримые преимущества перед конкурентами, так как в конечном итоге значительно экономит деньги, рабочее время сотрудников и ресурсы Вашего бизнеса. Корпоративный портал DeskWork предлагается в виде набора бизнес-блоков, каждый из которых решает конкретную задачу. Это предложение делает портал DeskWork значительно доступнее для тех организаций, которым не требуется сразу большой продукт. Компании могут сами определить свою наиважнейшую на текущий момент бизнес-задачу и сроки ее реализации и, в соответствии с этим, приобрести блоки, каждый из которых можно купить отдельно. Таким образом Вы получаете возможность собрать свой портал как конструктор и дополнять его с течением времени.

2

Минимальный базовый блок DeskWork Base включает в себя «Платформу», «Справочник сотрудников» и «Инфомодули», разработанные компанией Softline. Также Вы получаете весь мощный функционал SharePoint для коллективной работы (Microsoft SharePoint имеет бесплатную редакцию Foundation и является одной из самых используемых систем для построения порталов в мире, которая позволяет наращивать функционал постепенно и без потери качества). Блок DeskWork Base позволяет компаниям недорого, быстро и просто начать внедрение средства коллективной коммуникации у себя в организации. Он является минимальным стартовым блоком, на основе которого можно построить любой вариант

портала, добавляя необходимые Вам бизнес-блоки: Управление заявками / RequestManagement

Экспресс-документооборот / DocumentFlow

Универсальные сообщения / UnifiedMessaging

Видеоконференции / VideoConferences

Бизнес-процессы / BusinessProcesses

Центр задач / TaskManagement

Если Вы хотите использовать сразу несколько бизнес-блоков, то Вам может быть

удобнее приобрести комплект DeskWork по выгодной цене, состоящий из базового блока DeskWork Base + Управление заявками + Экспресс-документооборот +

Универсальные сообщения. Это комплект для максимально эффективной совместной работы, организации экспресс-документооборота и коммуникаций между сотрудниками, позволяющий управлять всем информационным пространством компании на современном уровне. К этому комплекту также можно докупить дополнительные блоки Видеоконференции, Бизнес-процессы и Центр задач. Различаются два таких комплекта:

DeskWork/foundation Standard - для MS SharePoint Foundation 2010. Для работы

достаточно иметь только Windows Server 2008 или 2008 R2 (в состав этих лицензий Windows Server входит бесплатная платформа Microsoft SharePoint Foundation 2010), лицензии на другое ПО не требуются.

3

DeskWork Enterprise - для MS SharePoint Server 2010. Работает на коммерческой (дополнительно приобретаемой) платформе Microsoft SharePoint Server 2010. Также предусмотрена возможность установки на бесплатную платформу Microsoft SharePoint Foundation 2010. DeskWork Enterprise включает в себя те же блоки, что и DeskWork/foundation Standard, но адаптированные и доработанные для обеспечения эффективной совместной работы с Microsoft SharePoint Server 2010:

Модуль Адресная книга позволяет производить двустороннюю синхронизацию с профилями пользователей SharePoint Server 2010. Информацию в профилях и в адресной книге DeskWork не придется дублировать, все данные можно синхронизировать одним нажатием кнопки. Мастер-страницы портала используют функционал SharePoint Server 2010. Во всех 10-ти новых темах оформления DeskWork дополнительно к стандартным темам SharePoint Server поддерживаются модули “Мне нравится”, “Теги и заметки”, а также модуль DeskWork “Персональный помощник” c возможностью внесения wiki-справки по необходимым страницам портала. Личные сайты пользователей используют механизм личных узлов SharePoint Server 2010. На стандартные личные узлы SharePoint Server автоматически добавляются модули “Персональная информация”, “Фотогалерея”, “Часовые пояса”, “Афоризмы”.

4

Также каждый пользователь может самостоятельно добавить другие модули из коллекции DeskWork. Совместная установка и работа DeskWork Enterprise вместе с Microsoft FAST Search Server 2010 for SharePoint позволяет существенно расширить возможности поиска необходимой информации не только на портале DeskWork, но и в других источниках (файлы и файловые директории в сети организации, другие внутренние веб-сайты компании и т.п.). Подробнее о DeskWork и/или об отдельных функциональных блоках по телефону +7 (495) 232-00-23 доб. 0590, по электронной почте: sales@deskwork.ru

Базовый блок DeskWork Base Платформа Инсталлятор позволяет техническим специалистам компании самостоятельно установить и выбрать наиболее подходящий режим настройки шаблона и/или выбранного набора бизнес-блоков DeskWork, в том числе на уже существующий портал SharePoint. Выбор режимов позволяет устанавливать DeskWork как на «чистый» SharePoint, не содержащий выполненных на нем индивидуальный настроек и загруженных данных, так и на SharePoint, который уже работает и используется в организации (в этом случае установка выполняется в режиме обновления без потери данных). Набор из 10 уникальных шаблонов дизайна портала функционально изменен и полностью переделан, элементы навигации перенесены на верх страницы. "Хлебные крошки" отображаются всегда, Ribbon–меню отображается при необходимости. В набор шаблонов добавлена новая тема оформления “Ясность”. Новый шаблон типового наполнения продукта и система навигации на основе функционально разделенных узлов DeskWork упрощает навигацию при новой установке. На администратора, производящего инсталляцию шаблона продукта DeskWork, автоматически назначаются задачи по этапам первоначального внедрения, настройки и наполнения контентом портала DeskWork с описанием необходимых действий. Мой сайт Персональный сайт для каждого сотрудника, на котором он может хранить свои документы, заметки, контакты - личное информационное пространство как аналог рабочего стола в офисе. Сотрудник может настроить свой личный сайт самостоятельно так, как ему удобно. Настройка модуля рассчитана на обычного пользователя. Новое: всплывающие уведомления о возможности создать персональный сайт и мастер настройки прав доступа для коллег, появляется сразу после создания персонального сайта. Просмотр изображений Веб-часть позволяет размещать на страницах портала галереи изображений, хранящиеся в библиотеках изображений SharePoint. Помощник по порталу Контекстно-зависимая справочная система в виде wiki-страниц, с помощью которой пользователи могут сами вносить информацию в раздел «Помощь», привязанную к конкретной странице портала в тот же момент, когда создается эта новая страница с

5

информацией на портале. Таким образом, автор публикует не только основную информацию, но и пояснения для других пользователей, зачем эта информация нужна и как ее правильно использовать. Контроль исполнения поручений Напоминает исполнителю о сроке выполнения задачи или поручения, в том числе и из вложенных в папки задач (группа задач может быть собрана в папки произвольного уровня иерархии). Напоминания приходят по электронной почте за 2, 1 день до назначенной даты выполнения. Если пользователь не отметит выполнение задачи в срок, то напоминания о просроченных задачах приходят одновременно автору поручения и исполнителю. Новое: Все отправляемые сообщения переделаны под механизм шаблонов и их можно изменять и настраивать по своему усмотрению. Есть возможность отправки писем по незавершенным задачам нескольким пользователям. Упрощенная настройка анонимного доступа на портал Позволяет включить возможность анонимного входа на портал на странице настроек DeskWork. Проверка наличия новых версий Позволяет проверять наличие последних версий продукта из Интернет. Это значительно облегчает работу системного администратора по сопровождению портала и одновременно гарантирует, что все наши клиенты пользуются продуктом с максимальным функционалом; Переключение языка портала Дает возможность изменять язык отображения портала прямо в ходе работы. Пользователь может выбрать русский или английский язык. Переключение между различными типами аутентификации «на лету» вне зависимости от типа установки продукта. Forms аутентификацию (пользователи, заведенные непосредственно на портале без использования Active Directory) на портале можно включить в любой момент всегда одной опцией. Новое: Разработан собственный провайдер данных для элемента управления "Выбор пользователя" на портале, за счет чего упрощается работа с порталом в случае, если не установлен Active Directory или используется Forms аутентификация.

Справочник сотрудников Структура компании (подразделения, отделы) Отображает взаимосвязи подчинения между подразделениями, ФИО руководителя, автоматически подсчитывает количество сотрудников в отделе, показывает его адрес, есть возможность перехода по гиперссылкам на страницу подразделения или руководителя подразделения. Узел подразделения и ссылку на него из модуля можно создать самостоятельно. Контактную информацию сотрудников выбранного подразделения можно получить без переходов на какие-либо другие страницы. Возможно также самостоятельное создание новых полей произвольных типов, формирование любых представлений и выборок, программное расширение функционала (SDK) (подробнее по адресу: http://deskwork.ru/sdk). Структура компании реализована на основе стандартных Списков SharePoint. Модуль умеет брать исходную информацию как из каталога Active Directory или произвольных XML источников (в режиме простого визуального конструктора параметров импорта), так и позволяет вносить ее вручную.

6

Новое: Модуль "Структура компании" полностью переделан на работу в асинхронном AJAX режиме без перезагрузок страницы. В механизме импорта данных в структуру компании добавлен механизм автоматического импорта данных из AD, XML по настроенному расписанию.

Адресная книга (список сотрудников, телефонный справочник) с возможностью сортировки по любому из полей и поиска сотрудника по любым полям. Модуль связан с модулем Структура компании и совместно использует информацию общих объектов, как-то: пользователь, подразделение. Модуль умеет брать исходную информацию из каталога Active Directory, можно пропускать указанные Organizational Units (например служебные) или собирать данные только из указанных OU, позволяет вносить ее вручную, а также импортировать данные о пользователях из XML файлов. С помощью импорта из XML файлов возможна интеграция с другими системами, например, получение информации о сотрудниках из существующих программ управления персоналом и учета кадров. Для средств стандартного поиска теперь доступна любая контактная информация пользователей, указанная в модуле Адресная книга. Возможно самостоятельное создание новых полей произвольных типов, формирование любых представлений и выборок, программное расширение функционала (SDK) (подробнее по адресу: http://deskwork.ru/sdk). Импорт данных из Active Directory и произвольных XML файлов происходит в режиме визуального конструктора. Модуль реализован на основе стандартных Списков SharePoint.

7

Интеграция функций блока “Универсальные сообщения” с Адресной книгой. Можно отправлять e-mail, аудио, видео и SMS оповещениями пользователям на портале непосредственно из адресной книги (выбрав одного или несколько необходимых адресатов). Новое: Возможность автоматического импорта данных и фотографий из AD, XML, профилей пользователей SharePoint в Адресную книгу по настроенному расписанию. Графическая подсветка для руководителей в адресной книге. Новые сотрудники Список уведомляет пользователей портала о приеме на работу нового сотрудника, показывает контактную информацию и фотографию, а также дает возможность поздравить нового коллегу с вступлением в должность. Модуль реализован на основе стандартных Списков SharePoint, гибкие настройки отображаемой информации. Дни рождения Список «на сегодня» или на заданный промежуток времени («N дней вперед») с отображением фотографии, ФИО, подразделения сотрудника и возможностью отправить поздравление непосредственно из этого модуля. Дни рождения связаны со «Списком сотрудников» и совместно используют информацию общих объектов, как то: пользователь, подразделение, дата рождения. Модуль реализован на основе стандартных Списков SharePoint. Гибкие настройки отображаемой информации. Управление заместителями (заместитель / секретарь) На время своего отсутствия каждый сотрудник может назначить себе заместителя, которому становятся доступны все новые задачи доверителя по согласованию документов. Права заместителя доверитель может отозвать в любое время. Для руководителей доступна также функция назначения секретаря. Отличие секретаря от заместителя заключается в том, что заместитель является более автономным (может принимать решения за доверителя, но от своего имени). Кроме того, задачи, созданные секретарем, видны его доверителю, а задачи, созданные заместителем или назначенные на него - нет. Все необходимые права для решения задач предоставляются секретарям и заместителям с сохранением информации, кто непосредственный исполнитель по задаче. Для удобства управления создан журнал для централизованного управления всеми заместителями и секретарями на портале. Новое: Доступен механизм подтверждения назначения секретарей и заместителей. Если пользователя назначили секретарем или заместителем, то он предварительно должен подтвердить это. Функционал секретарей и заместителей распространен на все задачи, создаваемые другими блоками DeskWork (Управление заявками, Экспресс-документооборот, Бизнес-процессы) и задачи SharePoint. Передача прав пользователей Позволяет передавать или копировать права от одного пользователя другому. Все задачи на портале (незавершенные и завершенные) можно переназначить новому пользователю вместе с необходимыми правами. При этом колонки “Кем создано” и “Кем изменено” по задачам не изменяются. Дополнительно при помощи модуля можно выполнять следующие операции:

предоставить все разрешения старого пользователя новому;

добавить нового пользователя в группы безопасности старого;

возможность при передаче прав копировать права предыдущего пользователя, что существенно упрощает процесс настройки прав новых сотрудников.

Новое: Если по каким-либо причинам права на конкретные элементы не удалось передать, например, если элемент заблокирован выполняющимся рабочим процессом,

8

то система выдает информацию по проблемным элементам, чтобы администратор мог предпринять необходимые шаги. Срок действия пароля в Active Directory Предупреждает об истечении срока действия пароля в AD, показывает оставшееся количество дней до блокирования пользователя. Это важно для пользователей, которые заходят на портал дистанционно и поэтому не имеют возможности узнать об истечении срока действия пароля стандартными средствами. Смена пароля текущего пользователя в Active Directory Позволяет пользователю в любой момент сменить пароль своей учетной записи в Active Directory непосредственно на портале без обращений к администратору (при условии, что администратор сети централизованно разрешил такую смену). Это упрощает работу пользователей и системного администратора. Инфомодули

Мировое время Отображает графический циферблат часов, текущую дату, а также поясное время в любом количестве городов по вашему выбору. Дизайн циферблата часов можно выбрать из нескольких вариантов. В список городов можно добавить любой город или населенный пункт, для этого необходимо только его название и часовой пояс. Видеогалерея Позволяет загрузить и воспроизводить непосредственно на портале (без применения дополнительного программного обеспечения) файлы в формате flv, mp4, h.264, при этом можно разместить выбранный видеоролик на произвольные страницы портала. Интернет-новости Позволяет в автоматическом режиме загружать новости разных информационных агентств из Интернет и показывать их на портале. Работает для любых Интернет-источников новостей, поддерживающих RSS трансляцию. При этом пользователи портала могут вообще не иметь доступа в мировую сеть, так как получат всю информацию с сервера DeskWork. Цитата дня, афоризмы и высказывания Отображает последовательно одно из сохраненных информационных сообщений. В комплекте поставляется несколько тысяч высказываний известных философов, политиков и знаменитых людей. Модуль используется для привлечения сотрудников на портал и дополнения социальной функции портала. Возможно внести свой набор сообщений, например, важнейшие новости. Информер Показывает разнообразную справочную информацию: курсы валют, пробки, погоду, биржевые индексы и прочее. Модуль использует информацию из открытых источников в Интернет: специализированные информ-сайты с коллекциями из сотен готовых инфо-блоков, а также отдельные сайты, предоставляющие необходимую новостную информацию. Модуль экономит Интернет-трафик организации путем кэширования данных на сервере DeskWork. Импорт из XML Позволяет импортировать в списки портала данные из XML-файлов с возможностью сопоставления колонок списка и узлов содержимого файла. Возможна интеграция

9

списков SharePoint с любыми сторонними системами предприятия, поддерживающими XML-формат обмена. При импорте можно сохранить или перезаписать значения полей списка, измененные пользователем, а также указать ключевое поле, которое будет использоваться для определения того, существует ли уже в списке импортируемая из файла запись (в случае, если такая запись будет найдена, она будет обновлена значениями, прочитанными из импортируемого файла). Если же поле не указано, все импортирующиеся записи будут добавлены в список. Новое: Возможность автоматического импорта из XML по настроенному расписанию.

Блок «Управление заявками / RequestManagement» Универсальные заявки Позволяют создавать неограниченное количество различных заявок любому сотруднику организации. В комплект входит более 10 уже настроенных заявок: на курьера, подбор персонала, командировки, в IT-отдел и т. п. Заявки можно модифицировать или создавать простым визуальным способом. Настройка рассчитана на обычного пользователя, кроме того, имеются предустановленные режимы для заявок в IT-отдел, HR-отдел или АХО, которые позволяют еще более упростить процесс создания новых заявок. Этап выполнения заявки можно посмотреть в любой момент. Также существует возможность задавать перечень и типы полей заявки, утверждающего и исполняющего лица. Процесс согласования заявок настраивается в простом и интуитивно понятном графическом построителе.

Заявки можно согласовывать по заданному последовательному маршруту, где в качестве исполнителя каждого шага указать конкретного пользователя или его руководителя, участник конкретного шага может быть указан на предыдущих этапах, может быть руководителем автора заявки, может быть участником любого предыдущего действия (выбор руководителя пользователя или руководителя автора работает только при наличии настроенного базового блока DeskWork Base).

10

Рабочий процесс, созданный этой системой, можно привязывать к любому списку, а не только к списку заявок. Для удобства обработки заявок есть отображения:

Реестр заявок - собирает и отображает все созданные списки заявок с возможностью группировки и сортировки по типам. Группировать или сортировать заявки по определенным колонкам на странице можно простым перетаскиванием нужных заявок в браузере.

Мои заявки - аккумулирует и отображает все созданные пользователем заявки.

Заявки, назначенные мне - аккумулирует и отображает все заявки, назначенные пользователю на исполнение.

Отправка уведомлений по задачам Позволяет настроить оповещения по заявкам и рабочим процессам DeskWork. Оповещения могут приходить как по e-mail, так и в SMS (в состав блока входит функционал отправки SMS через оператора DEVINO Telecom).

Новое: Все сообщения, отправляемые DeskWork, переделаны под механизм шаблонов и их можно изменять и настраивать по своему усмотрению. Реализована отправка уведомлений секретарям и заместителям о новых и просроченных задачах их доверителей.

Блок «Экспресс-документооборот / DocumentFlow» Регистрация документов Позволяет зарегистрировать документ с заполнением атрибутов (как имеющихся по умолчанию, так и созданных в журнале регистрации документов), относящихся к выбираемому при регистрации документа журналу. Журналы регистрации документов - это модифицированные Списки SharePoint, в настройках которых можно создавать любое количество новых журналов регистрации, задавать названия журналов (входящие, исходящие, внутренние и пр.), присваивать журналу уникальный префикс (символьный код журнала), автоматически добавляемый к порядковому номеру документов.

11

Контекстное меню позволяет производить регистрацию документов в Журналы регистрации («Входящие», «Исходящие», «Внутренние документы» и др.) непосредственно через контекстное меню файла, расположенного на портале, либо через Ribbon-меню портала.

Стандартный вариант согласования документа предполагает, что документ уже сохранен на портале, после этого процессы согласования вызываются из встроенного меню этого документа. Однако бывают случаи, когда документ хранится на локальном диске, тогда его можно загрузить в систему документооборота с помощью специальной кнопки в Ribbon-меню.

12

Новое: При регистрации документа можно выбирать папку, в которую необходимо занести зарегистрированный документ. При создании журнала регистрации теперь можно указать одного или нескольких ответственных, им автоматически присваиваются права на регистрацию в этом журнале и будут приходить уведомления о добавлении в журнал новых элементов. Настраиваемые шаблоны рабочих процессов (РП). Можно использовать сразу после регистрации документов. Использование рабочего процесса позволяет:

назначить контрольные даты по согласованию для каждого пользователя,

добавлять комментарии по задаче на любом этапе согласования и любому участнику РП,

приложить произвольное количество документов,

отправлять пользователю уведомления при назначении ему задачи (e-mail, sms);

утвердить или отклонить документ. На любом этапе согласования в карточке сведений о РП можно увидеть статус задачи: у кого документ находится на согласовании и кто уже выполнил свою задачу. Пользователь автоматически получает права на изменение назначенной ему задачи в шаблонах РП, даже если у него отсутствовали права на чтение или изменение в общем списке задач. Получивший задачу пользователь увидит в общем списке задачи, назначенные на него, а так же задачи его доверителей (пользователей, чьим заместителем или секретарем он является) (функция заместителей и секретарей работает только при наличии настроенного блока DeskWork Base);

Механизм фиксации исполнителей и маршрута в шаблоне рабочего процесса для любого журнала регистрации (список) и любой библиотеки. Теперь нет необходимости каждый раз указывать всех исполнителей и маршрут в рабочих процессах, их можно настроить для каждой библиотеки или списка один раз и далее запускать по готовому маршруту; Новое: режим автоматического старта РП при создании или изменении элемента списка или библиотеки документов - рабочие процессы запускаются автоматически при создании или изменении элемента библиотеки или списка портала. Новый механизм обновления рабочих процессов - при выходе новых версий DeskWork обновление

13

проходит без необходимости остановки уже идущих РП, их можно завершить по старому механизму согласования. Шаблон последовательного согласования Позволяет организовать согласование или утверждение документа в последовательной цепочке действующих лиц:

В шаблоне последовательного согласования есть два режима работы, которые выбираются при старте согласования:

вся цепочка согласующих формируется на старте, инициатор может назначить контрольные даты по согласованию для каждого пользователя;

на старте выбирается только первый согласующий, далее каждый согласующий сам выбирает следующего участника и назначает для него контрольную дату согласования.

В настройках шаблона последовательного согласования можно выбрать модель поведения, когда участник отклоняет документ (возврат на предыдущий шаг, возврат исполнителю, оповещение о возврате для всех согласующих) Шаблон параллельного согласования Позволяет выполнить согласование / утверждение документа в параллельной цепочке действующих лиц:

Все согласующие выбираются при старте согласования, можно назначить контрольные даты по согласованию для каждого исполнителя. При отклонении задачи одним из согласующих приходит оповещение инициатору, который решает, продолжить согласование или нет. Если инициатор останавливает согласование, то всем согласующим приходит уведомление. Шаблон универсального согласования Позволяет создавать произвольный маршрут согласования / утверждения, с использованием вариантов параллельного или последовательного согласования.

14

Маршрут формируется в процессе согласования. Каждый участник может создать дополнительный вложенный (последовательный или параллельный) цикл своего согласования, указать участников, назначить контрольную дату согласования каждому из них.

В шаблоне универсального согласования возможно указать исполнителей сразу при регистрации документов в полях регистрационной карточки. Данный шаблон является уникальным для систем данного класса и идеально подходит для согласований, в которых:

не фиксированы участники,

маршрут меняется в зависимости от решений предыдущих участников,

согласующие просят консультаций у других сотрудников или требуется задавать любое количество рекурсий (вложений).

Кроме того, при помощи шаблона универсального согласования можно задавать контролирующее лицо. Это исполнитель, который проводит проверку документа после завершения согласования (но до возврата инициатору), с предоставлением ему возможности поставить дополнительную задачу по рабочему процессу любому пользователю портала. Отчеты по задачам экспресс-документооборота С помощью кнопки в Ribbon-меню можно экспортировать отчеты в Excel по параметрам процесса согласования документов. Формируется файл в MS Excel со списком задач «Просроченные задачи», «Завершенные задачи» или «Все незавершенные задачи» (который включает как просроченные, так и задачи, по которым срок выполнения еще не наступил). В файле сохраняются параметры: название задачи, кем назначена, кому назначена, дата создания, срок выполнения. Далее средствами Excel возможно построить разнообразные графики и отчеты.

Система отслеживания и использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) сторонних производителей

15

Позволяет подписывать действия исполнителя «принято/отклонено» в пришедших ему на исполнение задачах в Экспресс-документообороте или Управлении заявками, подписывать произвольные карточки регистрации документа в «Журналах регистрации» (не библиотеки). Данной системой поддерживаются множественные подписи для одного элемента, а также отзыв и проверка электронной подписи. Для работы системы необходимо установить дополнительного программное обеспечение электронной цифровой подписи локальных файлов на рабочих станциях пользователей. Для обеспечения юридически значимых ЭЦП в организации нужно использовать средства ЭЦП, сертифицированные ФСТЭК. Отправка уведомлений по задачам Позволяет настроить e-mail или sms-оповещения по задачам Экспресс-документооборота и рабочим процессам DeskWork. В состав блоков продукта входит функционал отправки SMS через оператора DEVINO Telecom.

Новое: Все сообщения, отправляемые DeskWork, переделаны под механизм шаблонов и их можно изменять и настраивать по своему усмотрению. Реализована отправка уведомлений секретарям и заместителям о новых или просроченных задачах их доверителей.

Блок «Универсальные сообщения / UnifiedMessaging» Внимание: данный блок может работать только при наличии настроенного базового блока DeskWork Base. Автоматизированная система информирования сотрудников предназначена для рассылки оповещений в текстовом, звуковом и видео форматах по нескольким каналам доставки. Система предлагает:

выбрать способ доставки: SMS (подробнее), e-mail, лента новостей, веб-сайт;

управлять временем доставки: сообщения могут быть отправлены мгновенно или в указанное время (в режиме отложенной отправки отменить отправку сообщения в любое время);

отправить сообщение всем пользователям системы, только выбранным группам или определенным адресатам;

просмотреть информацию о полученных, отправленных сообщениях и статистику рассылок.

Позволяет прямо с формы на портале записать без применения дополнительного программного обеспечения и рассылать пользователям:

видео-сообщение

16

аудио-сообщение

текстовое сообщение по e-mail и/или SMS

текстовое сообщение в ленту новостей

Видео, аудио и индивидуальные текстовые сообщения приходят на личную страницу пользователя, где он может видеть их в удобное для него время. Можно сортировать и фильтровать сообщения по отправителю, дате и типу сообщения, а для текстовых сообщений предусмотрена возможность поиска по содержанию. Непрочитанные сообщения выделены жирным шрифтом. Общие тестовые сообщения приходят в ленту новостей портала, которую можно сделать доступной сразу многим или всем пользователям). В состав блоков продукта входит функционал отправки SMS через оператора DEVINO Telecom.

Новое: Автоматическая диагностика работоспособности

Блок «Видеоконференции / VideoConferences» Предназначен для организации видеосвязи компаний со своими удаленными подразделениями, сотрудниками, партнерами или клиентами и представляет собой сервис интерактивного общения пользователей с одним или несколькими докладчиками и множеством (до 325) участников. Видеомероприятия планируются в календаре при помощи простого интерфейса с автоматической отправкой e-mail-оповещения о начале конференций (в том числе рассылка meeting requests в формате iCalendar). Запись трансляции конференций ведется непосредственно в единый видеофайл формата Windows Media Video, который можно увидеть любым плеером.

17

Используется технология HTML 5, позволяющая участвовать в видеоконференции через интернет браузер, поддерживающий эту технологию, в том числе и с мобильных устройств. Встроенный механизм самодиагностики работоспособности и автоматического определения и использования доступных портов в зависимости от настроек брандмауэра (поддерживается работа через прокси сервер). Трансляция аудио-видео сигнала с веб-камеры и микрофона докладчика Есть возможность гибко регулировать качество аудио и видеопотока, необходимую пропускную способность канала из расчета на одного пользователя. Можно переключать трансляцию на кодек h.264 непосредственно из самой конференции, что улучшает качество трансляции. Демонстрация загруженных слайдов презентации докладчиком Поддерживаются презентации, созданные как из графических файлов (JPEG, PNG, BMP), так и из файлов других форматов, например ppt, pptx, pps, odp, pdf и т. д. (слайды загружаются как изображения), автоматическое сжатие изображений при загрузке. Множественная загрузка слайдов через Drag&Drop. Есть поддержка форматов презентаций Microsoft Office и LibreOffice. Переключение активного докладчика-демонстратора Позволяет организаторам предоставить право управления конференцией одному из докладчиков или перейти в режим совместного управления. Трансляция рабочего стола докладчика Проводится как в режиме трансляции всего рабочего стола, так и выборочно конкретных приложений. Поддержка кодека h.264 Значительно улучшает качество изображения при прежних требованиях к каналу. Чат с поддержкой отправки сообщений всем или только докладчику.

18

Голосование участников в ходе конференции (За, Против). Новое: Кнопки «Прошу слова» и «Есть вопрос» Позволяют участникам запросить у организатора дополнительную информацию или право выступить перед участниками конференции. Новое: Возможность предоставить и забрать слово слушателям (включить отключить микрофон) в окне конференции, без изменения роли участника. Новое: Управление текстовым чатом позволяет организатору при необходимости блокировать отображение сообщений от определенных пользователей. Новое: Удаление (бан) пользователей из конференции Новое: Управление микрофонами участников позволяет организатору без изменения роли участников активировать и деактивировать трансляцию звука от них в конференции;

Новое: Всплывающие сообщения текстового чата позволяют докладчику, транслирующему выбранное приложение или рабочий стол, своевременно получать сообщения из чата. Новое: Управление правами участников непосредственно из комнаты конференции позволяет организатору оперативно управлять составом докладчиков и слушателей; Новое: Приглашение внешних участников непосредственно из комнаты конференции позволяет организатору оперативно пригласить к участию в конференции нового участника в качестве слушателя или докладчика; Новое: Механизм генерации уникальных одноразовых ссылок для входа в конференцию без авторизации (как ведущий, докладчик или слушатель), позволяет входить в конференцию сразу с необходимыми правами, избегая дополнительной авторизации (ввода своего имени и пароля) на корпоративном портале.

Блок «Бизнес-процессы / BusinessProcesses» Графический построитель бизнес-процессов автоматизирует однообразные рабочие процессы организации в удобном графическом редакторе, которым может пользоваться любой сотрудник, не обладающим навыками программирования. Рабочие процессы создаются как набор активностей и маршрутов движения визуально в виде блок-схем.

19

Можно использовать для задания произвольных маршрутов согласования / утверждения / сбора подписей / рассылки оповещений и прочих рутинных процессов.

Созданные и работающие рабочие процессы можно изменять по ходу работы, без потери текущих данных, находящихся в процессе исполнения. Все новые процессы пойдут уже по измененным маршрутам. Существует также возможность определять поля, обязательные для заполнения пользователем на определенных шагах рабочего процесса. Блок создан на современной технологии HTML 5, полностью без использования технологий Adobe Flash и/или Silverlight и работает в любом браузере, поддерживающем технологию HTML5.

Новое: Механизм расширенной проверки созданных рабочих процессов, который позволяет перед запуском в эксплуатацию проверить работоспособность созданных или измененных рабочих процессов. Новое: Механизмы связи произвольных полей активностей с переменными РП; Новое: Механизм вставки значений переменных в тело письма в активности отправки email, позволяет отправить полученные от исполнителей значения переменных; Новое: Тип переменной “Набор файлов”. Позволяет Исполнителю приложить к задаче требуемые файлы.

Блок «Центр задач / TaskManagement» Центр Задач собирает данные по всем задачам со всего портала, в том числе со всех вложенных сайтов, включая задачи блоков Экспресс-документооборот и Управление заявками, отображает их в удобном виде и предоставляет интерфейс для интерактивного их изменения. Рабочая область отображает в виде таблицы информацию, сгруппированную по типам задач, при этом изменения непосредственно в задачах происходят сразу после внесения этих изменений в Центре Задач). Для исполнителя Центр задач - это его рабочее место на портале, где он видит поступающие задачи, может изменять их статус по мере выполнения и заносить любые дополнительные данные. Для руководителя или менеджера проектов Центр задач - удобный инструмент для постановки и контроля состояния задач. Множество предварительно настроенных представлений (например, "Задачи моего отдела", "Мои задачи", "Задачи, назначенные мне", "Задачи, назначенные мне моим руководителем" и т.д.) и гибкая система

20

фильтрации и сортировки в сочетании с функциями экспорта в MS Excel и печати позволяют формировать актуальные отчеты по исполнению задач в организации.

Рабочая область представляет собой таблицу со сгруппированными по типам задачами (таких, как Задачи проекта, Задачи по исполнению заявок, Исполнение документов и проч.). Новое: Подсветка просроченных задач позволяет сразу в интерфейсе продукта определить задачи, которые не были выполнены в срок, и которые требуется выполнить в первую очередь.

Большинство изменений данных в интерфейсе Центра Задач производятся непосредственно в ячейках таблицы, достаточно просто нажать на нужное поле и сразу вводить или исправлять информацию без открытия дополнительных окон. Все действия (сортировки, фильтрации, изменение/сохранение данных и пр.) производятся без перезагрузки страницы. Так же без перезагрузки страницы пользователь узнает во всплывающем сообщении информацию о том, что данные, которые сейчас отображаются у него, изменены другим пользователем. В Центре задач доступно как наложение сразу нескольких предустановленных фильтров и сортировок, так и дополнительная выборочная фильтрация по одному из значений отображаемых данных. Если пользователь последовательно накладывает несколько фильтров и сортировок, то в обратной последовательности он может отказываться от них, просто нажимая кнопку "Назад" в браузере. Интерфейс Центра Задач сохраняет в Cookie браузера все внесённые пользователем выборки и представления (добавление/удаление отображаемых столбцов, их очередность, фильтры, сортировки), что позволяет в дальнейшем в готовом виде использовать свое индивидуальное рабочее месте при работе с задачами на портале.