.UNIDAD II

PLANEACION DEL PROYECTO

Administración de proyectos

Identificar o aceptar un proyecto factible(Cliente, recursos y requerimientos claros)

Creación de una programación. (Estimar tareas (actividades) y tiempos de una forma adecuada)

Reclutamiento y asignación de personal y equipamiento a la programación.(quién, qué, y con qué)

Ejecución y seguimiento del progreso. (monitoreo y registro de avances)

Comunicación de información del proyecto. (informes a colaboradores, clientes, y todos los afectados)

Identificar imprevistos y ajustar la programación al momento de la ejecución. (personal, tiempos, y recursos)

* Lo resaltado considero critico en el proceso

QUE TENEMOS QUE HACER…..

PROYECTO DE SOFTWARE

UN PROYECTO ENFOCADO EN ESPECIFICAR, ANALIZAR, DISEÑAR, DESARROLLAR, PROBAR Y/O MANTENER LOS COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACION Y LA DOCUMENTACION ASOCIADA

COMO NACE UN PROYECTO DE SW?

Ante el surgimiento de un problema, factible a solucionarse con algún sistema de cómputo

El cliente lee o escucha acerca de un sistema que considera útil para su organización

El usuario requiere corregir algo a algún sistema actual

Se requiere una nueva versión del sistema actual (aspectos de obsolescencia)

Se desea explotar algún nicho de mercado (innovación)

CICLOS DE VIDA DE UN PROYECTO DE SW

Período de tiempo que comienza cuando el producto de SW es identificado y termina cuando el software ya no está disponible para su uso.

Típicamente incluye las fases de conceptualizar, definición de requerimientos, diseño, implementación, pruebas, instalación, operación y mantenimiento

MODELOS DE DESARROLLO

CASCADA CASCADA Y SUBPROYECTOS ESPIRAL PROTOTIPO EVOLUTIVO PENSAR Y CODIFICAR

* Los modelos en negro considérelos variantes de los en azul.

MODELOS DE DESARROLLO

CASCADA Una entrega Final

ESPIRAL Entregas parciales y progresivas(las entregas parciales pueden ser

administradas como una fase del proyecto, o como un proyecto individual con su correspondiente ciclo de vida)

PENSAR Y CODIFICAR Con suerte exista entrega

CASCADA

ESPIRAL

1. Determinar objetivos, alternativas y limites

2. Identificar y resolver riesgos

3. Evaluar las alternativas

4. Planificar la primer iteración, realizarla y evaluarla

5. Planificar las siguiente iteraciones, realizarlas y evaluarlas

6. Instalación, operación y soporte

Panorama del Proyecto

CICLO DE VIDA DE PROYECTOS DE SW

Uso de Recursos / Costos

Concepción

Planeación

Implementación

Cierre

TiempoPlaneación y Organización

EjecutarDirigir y

Controlar

Entrega del Producto

Establecer objetivos

Investigar soluciones

Estudiar alternativas

Establecer criterios de éxito

Acordar entregables con el cliente

FASE I

Concepción

FASES DEL PROYECTO

<Panorama del Proyecto>

Plan de Recursos Plan General

Personal Alcance

Materiales Tiempos

Equipos Costos

Infraestructura Especificaciones

Riesgos

Estimar programación

Presupuesto Preliminar

Aprobación

<Organización> <Planeación>

FASE II

Planeación

FASES DEL PROYECTO

Ejecutar las actividades planeadas

Comunicación cliente-colaboradores

Liderazgo del Proyecto

Motivación de colaboradores

Tomar decisiones ante imprevistos

Monitoreo

Resolver problemas

<Ejecutar / Dirigir / Controlar>

FASE III

Ejecución / Implementación

FASES DEL PROYECTO

•Evaluación Final

•Negociar liberación con el cliente

•Reducción progresiva de colaboradores del proyecto

•Lecciones aprendidas para futuros proyectos

FASE IV

Cierre

FASES DEL PROYECTO

<Entrega del Producto>

RECURSOS DEL PROYECTO

Personas

Información

Equi

pos

Materiales

Fondos

Infr

aest

ruct

ura

CONCEPTOS BASICOSCONCEPTOS BASICOS

100%

Avance

Fase 1Concepto

Fase 2PlaneaciónDiseño

Fase 3Ejecución

Fase 4Pruebas yArranque

Decisión de arranque

Decisionestrascendente

s

Instalación completa

Operación completa

Entrega

Grado de influencia enCambios a

Requerimientos

Se divide en fases

para controlarlo

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

PASOS CRITICOS EN EL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

PANORAMA DEL PROYECTO PROPUESTA DEL PROYECTO EJECUCION DEL PROYECTO LIBERACION DEL PROYECTO

PANORAMA DEL PROYECTO

Documento previo a la propuesta del proyecto Documento creado después de la primer

entrevista con el cliente Su objetivo es sincronizar a ambas partes

(cliente-equipo de desarrollo) sobre las expectativas del proyecto (que ambos entienden claramente los entregables del proyecto).

Debe contener la definición inicial de la meta y propósito del proyecto

Instrumento de información general para mantener informados a todos los implicados

El enunciado que describe los problemas y oportunidades a los que se enfrentara el proyecto.

Busca evitar malos entendidos con el cleinte.

ELEMENTOS DE UN PANORAMA DE PROYECTO

Descripción del problema / oportunidad Objetivo del Proyecto Requerimientos Funcionales Requerimientos de Operación Criterios de éxito Compromisos (Riesgos) Diagrama general del sistema (opcional)

PANORAMA DEL PROYECTO

Descripción del problema / oportunidadEn este punto, debemos redactar brevemente la situación detectada (problema / opostunidad) por la cual se desarrolla el proyecto.

Considerando que la Administración de Proyectos aplica a cualquier tipo de proyecto, tomemos la planeación de un congreso como ejemplo:

La asistencia al “Congreso Anual de Ciencias Computacionales” ha descendido en los tres últimos años. La continuidad en la realización de este evento, depende de que en este año se incremente la asistencia de una manera satisfactoria.

PANORAMA DEL PROYECTO

Objetivo del ProyectoEs un enunciado que especifica lo que se desea hacer para solucionar el problema (oportunidad) en cuestión. Es la expresión global del propósito y la dirección hacia la que se encaminarán todos los objetivos específicos y actividades del proyecto.

Organizar el “Congreso Anual de Ciencias Computacionales” del presente año, e implementar estrategias para invertir la tendencia descendente en la asistencia.

PANORAMA DEL PROYECTO

Requerimientos Funcionales (Obj. específicos)Plantear las acciones macro que debemos hacer para lograr el objetivo del proyecto, veamos los siguientes ejemplos:

Seleccionar la sede del congreso que permita una estancia agradable a los asistentes

Definir el lugar físico donde se realizará el congreso y la fecha apropiada

Definir una temática atractiva para el congreso, identificar e invitar expositores

Desarrollar un programa de conferencias y exposiciones atractivo para los profesionistas del área

Diseñar y ejecutar un plan de promoción efectivo antes, durante y después del evento

Diseñar el plan de atención a asistentes durante el evento

PANORAMA DEL PROYECTO

Requerimientos de Desarrollo y OperaciónAquí describiremos, de una forma muy general, los requerimientos para llevar a cabo o desarrollar los objetivos. En algunos tipos de proyectos como Desarrollo de Software es necesario indicar los requerimientos para la operación de nuestro producto una vez terminado. Dado que aún no tenemos aprobado el alcance del proyecto, estos requerimientos generalmente son sobre personal, recursos y tiempo estimados, veamos algunos ejemplos:

Asignación de un área de trabajo que incluya al menos dos computadoras, impresora de inyección de color doble carta, y una impresora láser.

Línea telefónica y acceso a Internet. Al menos dos personas de medio tiempo para acciones

administrativas (o una tiempo completo). 50% del recurso económico solicitado al inicio del proyecto y el 50%

restante a la mitad del proceso. Disponibilidad del interesado para evaluar propuestas y avances Bitácoras de resultados de los congresos anteriores

PANORAMA DEL PROYECTO

Criterios de éxitoEn este apartado debemos incluir los aspectos a considerar para determinar si el proyecto fracasó o tuvo éxito. Es necesario que desde el inicio del proyecto se defina una lista de criterios contra los cuales se pueda medir el resultado del mismo, veamos los siguientes ejemplos:

Al menos tendremos una asistencia de 500 personas Al menos tendremos 3 expositores de renombre internacional Se realizará una encuesta a los asistentes sobre la aceptación

del congreso, esperando que al menos un 80% indique que volvería el próximo año

Asistencia de al menos el 30% de los profesionistas a los que se les envíe invitación directa al congreso

Obtener una utilidad neta de al menos $250,000.00 pesos Incrementar el volumen de asistencia al del mejor año de

asistencia en la realización del congreso

PANORAMA DEL PROYECTO

Compromisos (Riesgos)En este apartado incluiremos todas aquellas situaciones que alcancemos a detectar que pudieran hacer fracasar el proyecto (ocasionadas por nuestro cliente), y debemos hacerlas saber a nuestro cliente Falta del infraestructura, equipo y personal

necesario, generaría la no conclusión del proyecto

Inasistencia o tardanza en la evaluación de propuestas y avances, generaría retrasos en el proyecto

Falta de información de congresos anteriores, generaría bases no fiables para evaluar los resultados del proyecto

ENTREVISTA CON EL CLEINTE

Para elaborar el Panorama del Proyecto necesitamos primeramente interactuar con nuestro cliente. Esto por lo regular lo hacemos mediante una entrevista.

En esta entrevista, generalmente nuestro primer contacto con el cliente, debemos ir preparados para dar una apariencia profesional y obtener la mayor información posible para elaborar nuestro panorama del proyecto.

En que forma debemos prepararnos? Existen tres fases que debemos atender: antes,

durante y después de la entrevista

ENTREVISTA CON EL CLEINTE

Antes de la entrevista: Es importante investigar un poco sobre la empresa

o institución (giro, tamaño, su competencia, etc.) Es importante saber sobre la jerarquía de la

persona que nos atenderá (director de la empresa, administrador, jefe de informática)

Debemos preparar una serie de preguntas claves, tales como:

Cual es el objetivo por el cual solicitan nuestros servicios? Que producto o servicio requieren de nuestra empresa? Que problemas en especifico desean solucionar Discutiremos mas al respecto en una de las

actividades de esta semana Definir como tomaremos nota de la entrevista (grabadora, notas

escritas) Definir quien realizara las preguntas, quien tomara notas, o se

encargara de grabar la conversación.

ENTREVISTA CON EL CLEINTE

Durante la entrevista: Primeramente, llegar temprano y avisar que ya está presente

(en ocasiones no nos conocen en persona y es difícil que adivinen quienes somos). Diríjase a recepción o con la primer persona que se atraviese e indíquele quien es y a quien busca. Procure un tono de voz audible y entendible (Olvídese de la timidez, no sirve de nada en estos casos)

Cuando se presenten ante la persona de la entrevista, salude de mano indicándole su nombre. Si es mas de una persona no es necesario repetirle su nombre a todas, solo salúdelas (de preferencia de mano).

Generalmente el anfitrión inicia la charla. Sino, puede iniciar con frases sencillas como:

Estamos a sus ordenes, primeramente nos gustaría conocer un poco sobre las actividades de su empresa (ojo, obviamente si es una empresa que todo mundo conoce (como Telmex, CESPE) omitir esta pregunta)

ENTREVISTA CON EL CLEINTE

Durante la entrevista: Durante la sesión debemos ir buscando la manera de

abarcar las preguntas que previamente definimos (Antes de la Entrevista)

Solicitar recorrer instalaciones y la manera de obtener la información técnica necesaria (HW, SW, documentación, etc.).

Al termino de la entrevista debemos indicar que elaboraremos un documento (Panorama del Proyecto) donde especificaremos los puntos vistos en esta reunión.

También debemos acordar sobre cuando enviaríamos este documento a nuestro cliente y cuando podríamos tener una segunda reunión para analizarlo.

Debemos acordar con quien nos estaremos comunicando en la empresa para el seguimiento del proyecto (en este caso sobre el Panorama del Proyecto).

ENTREVISTA CON EL CLEINTEDurante la entrevista: <QUE NO HACER>

Generalmente durante esta primer sesión el cliente nos explicará los detalles del problema que quiere atender, y lo que espera de nosotros. Por nuestra parte le daremos asesoría sobre opciones de solución y factibilidad.

Sin embargo las siguientes preguntas de parte del cliente son generalmente inevitables:

Como cuanto tiempo creen que se tardara realizar este proyecto? Como cuanto costaría implementarlo?

Lo que no debemos hacer es contestar estas preguntas haciendo “Cuentas Alegres”. Es decir, hacer estimaciones sin estar 100% seguro que lo que el quiere es lo que entendimos, o que lo que entendimos es lo que el quiere. (Para eso realizaremos el Panorama del Proyecto y posteriormente una Propuesta con Costos y Tiempos).

Lo que debemos hacer es indicarle que el proyecto lo consideran vital o relevante para su empresa, que desean analizar las posibles soluciones y hacer una propuesta bien fundada, la cual deberá incluir claramente los objetivos (entregables) del proyecto y sus respectivos tiempos y costos de desarrollo.

Deberán indicar que este proceso no durara mas de 2 semanas, y que las fases serían las siguientes:

Panorama del Proyecto (para sincronizar ideas y metas del proyecto) Propuesta final del proyecto (Acuerdos del Panorama del Proyecto + tiempos y

costos)

ENTREVISTA CON EL CLEINTEDespués de la entrevista:

Una vez concluida la entrevista, el equipo de trabajo debe acordar reunirse lo antes posible. Es vital que empiecen a ver alternativas de solución y generen el Panorama del Proyecto lo antes posible.

El entusiasmo del cliente es importante, no hay que dejarlo caer.

Debemos definir un encargado de redactar la versión inicial del documento y los tiempos en que este será realizado y enviado a los demás participantes del equipo.

Deben estar todos de acuerdo con el documento que van a enviar al cliente.

Deben definir una persona encargada de comunicarse con el cliente, la cual deberá enviar el Panorama del Proyecto final con copia a todos los involucrados. Generalmente esta persona es el Líder o Responsable del Proyecto (si ya tienen uno en su equipo, perfecto, sino seleccionen a alguien que hará este rol. Posteriormente veremos, cuales son y como obtener, las características de un buen Líder de proyectos).

Esta persona debe encargarse del seguimiento de las fases de planteamiento del proyecto y posteriormente de su ejecución.

Ejercicio Mencione un aspecto que hace al Panorama del

Proyecto un elemento fundamental en Administración de Proyectos y mencione el porque (Sección de discusión de la unidad II en wikiap).

Complemente la lista de preguntas claves para nuestra primer reunión con el cliente (Sección de discusión de la unidad II en wikiap).

En forma colaborativa con su equipo de trabajo, realizar el documento “Panorama del Proyecto” para su proyecto del curso. Suba su documento e inclúyalo mediante un enlace en el espacio asignado a su equipo en la sección de Proyectos en wikiap.