Mengelola Sistem Kearsipan

Rencana Pelaksanaan PembelajaranUNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Pengembangan Media Pembelajaran ADP Berbasis TIKyang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si

Oleh

Septi Andika Sari120412402979

UNIVERSITAS NEGERI MALANGFAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMENApril 2014

0

MENENTUKAN ALAT DAN BAHAN SISTEM KEARSIPAN

KELAS / SEMESTER X

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Penyusun:

Septi Andika Sari

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS NEGERI MALANG

20101

KATA PENGANTAR

Puji syukur, penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya,

sehingga penulis dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat

dengan maksud dapat dijadikan contoh bagi Peserta PPG Ekonomi, khususnya di

Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas

Negeri Malang , untuk merencanakan pembelajaran Administrasi Perkantoran.

Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-

teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui

kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif , afektif dan psikomotorik.

Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil

belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah,

hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan

kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses,

psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan Kunci LK , LP-1: Penilaian

Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi

calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga

memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan

keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan

perilaku berkarakter.

Malang, April 2014

2

Daftar Isi

halamanKata Pengantar 1Daftar Isi 2

Silabus 3

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran 5

LK-1: 13

LK-2: 19

LK-3: 27

LP-1: Penilaian Produk 30

LP-2: Asesmen Kinerja Proses 33

LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 37

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial 38

Modul Siswa :

3

SILABUSNAMA SEKOLAH : SMK MUHAMMADIYAH 1 BANJARSARIMATA PELAJARAN : KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORANKELAS/SEMESTER : 11 / 1STANDAR KOMPETENSI : Mengelola sistem kearsipanKODE KOMPETENSI : IBSADMGAD06 ADURASI PEMELAJARAN : 1 X 45 menit

KOMPETENSI DASAR INDIKATOR MATERI PEMBELAJARAN KEGIATAN PEMBELAJARAN PENILAIA

N

ALOKASI WAKTUSUMBER BELAJAR

TM PS PI

7.1 Mengidentifikasi jenis-jenis surat/ dokumen

Kebutuhan organisasi diidentifikasikanPilihan untuk mengembang-kan sistem dikenali agar sesuai dengan kebutuhan perusahaanKeperluan sistem diidentifikasikan dan disetujui oleh pengguna

Jenis bahan dan alat kearsipanFungsi bahan dan alat kearsipanAnalisis kebutuhan bahan dan alat

Jenis bahan dan alat kearsipanAnalisis kebutuhan bahan dan alatMengidentifikasi alat sesuai fungsi/kegunaanMenghitung kebutuhan bahan dan alat kearsipanMenetapkan jenis bahan dan alat kearsipan dengan cermat

Tes tertulis

Tes perbuatan

3 6(12) 6(24) Modul

Buku referensi

Menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan

Pemilihan sistem sistem yang sesuai dengan kebutuhanPenawaran harga untuk per-sediaan dan pengiriman sistem yang dipilih sesuai kriteriaPemilihan penyedia (supplier) sesuai dengan panduan

Sistem pengelolaanSistem penyimpananKebaikan dan kelemahan setiap sistem

Mempraktikan sistem kearsipan sentralisasi, desentralisasi,dan gabungan diikuti dengan cermatMenerangkan sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayahMemilih sistem pengelolaan kearsipan yang sesuaiMemilih sistem penyim-anan arsip yang sesuai

Tes tertulis

Tes perbuatan

Portofolio

10 15(30) 15(60) Modul

Buku referensi

4

KOMPETENSI DASAR INDIKATOR MATERI PEMBELAJARAN KEGIATAN PEMBELAJARAN PENILAIA

N

ALOKASI WAKTUSUMBER BELAJAR

TM PS PI

Mengimplementasikan sistem kearsipan

Memelihara sistem kearsipan

Sistem yang sudah diperbaiki diimplementasi dan dimonitor agar operasinya sesuai dengan kebutuhanPemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar ter-jamin integritasnya

Pengguna sistem yang di-perbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan

Penciptaan dan penerimaan dokumenRegristasi dokumenDistribusi dokumenPenyimpanan dan temu kembaliPemeliharaan isi dan fisikPenilaian dokumenPenyusutan dokumen

Penyortiran surat/ dokumen masukPenciptaan dokumen/surat keluarPencatatan dokumen masuk dan keluarProsedur distribusi internal dan eksternalAlat distribusiLangkah penyimpanan dan temu kembaliJadwal retensiProsedur penilaianProsedur penyerahanProsedur pemindahan Prosedur pemusnahanMenyortir surat masukMencatat surat masuk dan keluarMendistribusikan surat masuk dan keluarMenyimpan dan menemukan kembali dokumenMemelihara isi dan fisik dokumenMenyusutkan dokumen

Tes tertulis

Tes perbuatan

5 10(20) 10(40) Modul

Buku referensi

5

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran Satuan Pendidikan : SMK MUHAMMADIYAH 1

BANJARSARI

Mata Pelajaran : Kompetensi Keahlian Administrasi

Perkantoran

Kelas/Semester : Kelas X / Semester 2

Materi Pembelajaran : Mengelola Sistem Kearsipan

Alokasi Waktu : 120 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Mengelola Sistem KearsipanII. Kompetensi Dasar : Menentukan Alat dan Bahan Sistem

Kearsipan

III. Indikator A. Kognitif

1. Produk:

a. Pengenalan dan pemahaman sistem pengelolaan kearsipan.

b. Pengenalan dan pemahaman sistem penyimpanan kearsipan.

c. Pemahaman kelebihan dan kekurangan sistem kearsipan.

2. Proses:

Menjelaskan mengenai pengelolaan sistem kearsipan yang meliputi

sistem pengelolaan sentralisasi, sistem desentralisasi, dan sistem

gabungan. Menerangkan sistem abjad,nomor,tanggal,subjek dan wilayah.

Menjelaskan mengenai kelebihan dan kekurangan dari masing-masing

sistem kearsipan.

B. Psikomotor

Mampu memahami dan mempraktekan sistem pengelolaan

kearsipan maupun sistem-sitem penyimpanan kearsipan.

C. Afektif

1. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi :

a. Beretiket

b. Bertanggungjawab

c. Teliti

d. Behati-hati

e. Cekatan6

2. Keterampilan sosial:

a. berkomunikasi

b. menjadi pendengar yang baik

c. Berpendapat

d. Bertanya

IV. Tujuan Pembelajaran: A. Kognitif

1. Produk:

a. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat

mengenal macam-macam pengelolaan system kearsipan dengan

mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai dengan kunci

jawaban.

b. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat

mengenal dan

memahami system-sistem penyimpanan kearsipan dengan

mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai dengan kunci

jawaban.

2. Proses

Siswa dapat memahami dan mempraktekan pengelolaan sistem

kearsipan, memahami macam-macam sistem penyimpanan kearsipan

dan siswa dapat memahami tentang kelebihan maupun kekurangan dari

sistem-sistem penyimpanan kearsipan.

B. Psikomotor

Mengaplikasikan pengelolaan arsip berdasarkan sistem-sistem

kearsipan

C. Afektif

1. Karakter:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling

tidak siswa dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter

7

beretiket, bertanggungjawab, bersikap hati-hati dan teliti dalam

melakukan praktek langsung sesuai dengan LP 4 : Pengamatan

Perilaku berkarakter.

2. Keterampilan sosial:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling

tidak siswa dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku

keterampilan sosial bertanya,berpendapat, menjadi pendengar yang

baik,sesuai dengan LP 5 : Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran: Model Pembelajaran: Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)

Metode Pembelajaran : tugas menjelaskan salah satu cara

penyimpanan arsip berdasarkan sistem kearsipan.

VI. Bahan - Lembar Kerja 1 dan 2

- Lembar format tata cara menyimpan arsip berdasarkan sistem

tertentu.

VII. Alat : Perforator

Map arsip

Guide

Filling cabinet

VIII. Proses Belajar MengajarA. Pendahuluan

KegiatanPenilaian oleh

Pengamat

1 2 3 41. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk,

proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter.

8

KegiatanPenilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4Siswa dapat mengemukakan pengertian kearsipan,

mengelola sistem kearsipan dan tata cara penyimpanannya.

Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya,

bagaimana sikap kita ketika dihadapkan pada surat masuk

(Fase 1 MPK)

2. Guru memberi penjelasan bahwa peralatan kearsipan adalah

salah satu instrument yang paling penting dalam kegiatan

kearsipan yang dapat menunjang pekerjaan arsiparis

sekaligus mempercepat pekerjaan arsip. Dimana terdapat

berbagai macam sistem penyimpanan arsip yang harus di

kuasai bagi calon arsiparis untuk mengarsipkan dokumen

penting yang cara penyimpanannya sesui yang diterapkan

oleh instansi. (Fase 1 MPK)

B. Inti

KegiatanPenilaian

oleh Pengamat

1 2 3 4Penggalan 1

a. Siswa mendiskusikan sistem pengelolaan kearsipan, sistem-sistem

yang di pakai dalam penyimpanan kearsipan sesuai buku manual,

kelebiha dan kekurangan dari setiap sistem yang ada. (Fase 2 MPK)

b. Guru memberikan informasi tentang penggunaan peralatan kearsipan

untuk menunjang pekerjaan arsiparis secara efisien dan

bertanggungjawab. Guru membagikan LK satu LK tiap Kelompok .

(Fase 3 MPK)

c. Siswa mendiskusikan beberapa macam sistem penyimpanan arsip.

9

KegiatanPenilaian

oleh Pengamat

1 2 3 4Siswa mengisi LK, melakukan pengamatan terhadap suatu ilustrasi

kasus dalam LK. (Fase 4 MPK)

d. Guru menginformasikan bagaimana cara mengarsipkan sebuah surat

secara efisien dan bertanggungjawab.

e. Guru memberikan contoh atau simulasi kepada siswa tentang tata cara

penyimpanan arsip berdasarkan salah satu sistem yang ada.

Penggalan 2

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif .

Setiap kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mencari informasi dari

internet tentang berbagai macam peralatan kearsipan, di antaranya

Filling Cabinet,Alat penyimpanan berputar, Map arsip,

Perforator,Guide. Catatlah keterangan yang Anda peroleh.

b. Membimbing siswa membuat laporan tertulis tentang fungsi dan cara

kerja dari masing-masing peralatan kearsipan tersebut. Serta prosedur

penggunaan dari peralatan kearsipan tersebut. Meminta siswa untuk

teliti pada saat melakukan praktek atau melakukan simulasi. (Fase 4

MPK)

c. Membimbing tugas kelompok simulasi penanganan salah satu

peralatan kearsipan secara bergantian antar siswa . (Fase 5 MPK)

e. Meminta masing-masing siswa dalam setiap kelompok agar

bertanggung jawab atas terselesaikannya tugas simulasi itu.

f. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor

dengan cara meminta siswa menunjukkan keterampilan dalam

menggunakan peralatan perkantoran.

Penggalan 3

a. Membimbing tugas kelompok simulasi penanganan dalam menghadapi

surat yang masuk dan guru memberi tahu ketika siswa tidak tahu

langkah-langkahnya.

b. Guru melakukan evaluasi formatif dengan Instrumen penilaian melalui

praktek penggunaan salah satu peralatan kearsipan dengan skala

10

KegiatanPenilaian

oleh Pengamat

1 2 3 4diskriptif terhadap aspek kelancaran, ketepatan dan kelengkapan. Serta

memberi kesempatan siswa lain untuk belajar mengamati sebelum

mereka praktek sendiri . (Fase 5 MPK)

Penggalan 4

a. Membimbing kelompok untuk menyampaian pendapat dalam

menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar Kerja.

b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang

berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar

tersebut.

C. Penutup

KegiatanPenilaian oleh

Pengamat1 2 3 4

Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman

dan memberi

Pekerjaan Rumah

X. Sumber Pembelajaran

1. LK 1 : Macam-macam peralatan kearsipan dan sistem

pengelolaan sistem kearsipan.

2. LK 2 : Tata cara penyimpanan arsip berdasarkan sistem-sistem

yang ada.

3. Kunci LK 1 dan 2

4. LP 1: Produk

11

5. LP 2: Proses

6. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter

7. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial

8. Tabel Spesifikasi Penilaian

9. Silabus

10. Modul

Daftar Pustaka

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: DIOMA

Amsyah, Zulkifly.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja 1 : Memahami dan mengenal sitem kearsipanTujuan :

12

1. Dapat mengetahui pengertian dari peralatan kearsipan.

2. Dapat mengetahui macam-macam peralatan kearsipan

3. Dapat memahami pengelolaan sistem kearsipan.

Alat :

1. Alat tulis

2. Peralatan kearsipan

Rumusan Masalah : Apakah pengertian dari peralatan kearsipan?

Langkah – langkah :

1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang pengertian dari peralatan kearsipan.

2. Mendefinisikan mengenai peralatan yang dibutuhkan dalam sistem kearsipan.

3. Mendefinisikan macam-macam pengelolaan sistem kearsipan.

Pengamatan

Gambar 1. Dering telepon 2-3 kali

Perhatikan Gambar 1. Tindakan apa yang harus Anda lakukan apabila terdapat

surat masuk pada suatu lembaga atau instansi?

Analisis :

1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan

kearsipan? . .............................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................13

........................................................................................................................................

...................................................

2. Peralatan apa sajakah yang di butuhkan dalam kegiatan

mengarsipkan?

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

.......................

3. Ada berapakah macam-macam sistem pengelolaan kearsipan?

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

.......................

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Kunci Lembar Kerja 1 : Memahami dan mengenal sitem kearsipan

14

1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan

kearsipan?

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek),yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip.

2. Peralatan apa sajakah yang di butuhkan dalam kegiatan

mengarsipkan?

Secara Umum Peralatan kearsipan yang digunakan untuk untukpengurusan arsip adalah :1. Guide dan Folder

Guide atau sekat petunjuk karton atau kertas tebal dengan ukurantertentu memuat kodepada tabnya yang berfungsi sebagai pembataskelompok sekaligus sebagai folder yang ada di belakangnya.

Macam-macam Guide :a) Menurut ukurannya dapat dibedakan menjadi :

Guide besar berukuran 36 x 25 cm, digunakan untuk menyimpan surat-surat dalam folder ukuran folio

Guide kecil berukuran 16 x 11 cm, digunakan untuk menyimpan kartu berukuran 15 x 10, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dsb.

b) Menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi : Guide posisi pertama, guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk

antar caption/subjek Guide posisde yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk atar sub

caption/sub Guide posisi ketiga, guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk

sub caption/sub sub subjek. Folder yaitu berkas lipata yang biasanya dibuat dar kertas tebal atau plastik tebal untuk menyimpan arsip.Pengertian Folder ada dua macam yaitua) Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari:

Brief ordner, yitu berkas lipatan besar terbuat dari karton tebal, didalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Menurut ukuran brief ordner ada 2 macam yaitu Brief ordner folio untuk menyimpan surat dan Brief ordner kuarto untuk menyimpan bukti-bukti keuangan serti kuuitansi, faktur dan lainnya.

Stofmap folio yitu lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal Snelhecter, yaitu berkas lipatan terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal dengan berbagai variasi alat penjepi di dalamnya yang terbuat dari logam. Snelhecter yang terbuat dari kertas tebal biasanya berukuran folio, sedangkan yang terbuat dari plastik tebal terdiri dari ukuran folio dan setengah polio

Portepel, Yaitu berkas lipatan yang terbuat dari katon tebal dengan tali sebagai alat pengikat. Map tanpa daun,. Yitu berkas lipatan yang terbuat dari 3 kertas tebal dan memakai tab

15

b) Sebagai nama dari salah satu jenis lipatan yang berupa map tanpa daun. Sekarang istilah folder lebih terkenal untuk memberi nama jenis map. Folder ini ada dua macam yitu folder biasa dan folder gantung. Folder gantung untuk diletakkan dalam laci filing cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan arsip berupa folder seperti tersebut di atas sekatang banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk menyuman arsip in aktif. Kardus/doos/box arsip ini ada yang berukuran tebal yaitu 37, 5 x 26,5 x 9 cm, keduanya memakai tutup.

16

:

2. Tempat Menyimpan arsipa) Lemari Arsip (cup board) Lemari ini merupakan tempat penyimpanan arsip berbagai bentuk, terbuat dari kayu atau berbagai bentuk, terbuat dari kayu atau besi baja dan berdaun pintu. Jenis lemari ini paling banyak dikenal, karena dapat untuk menyimpan arsip dengan berbagai macam cara, yaitu :

Swing door cupboard (lemari pintu engsel) 295 Sliding door cupboard(lemari pintu dorong) Retracting door cupboard(lemari pintu tarik kembali atu lemari dengan daun pintu yang masuk ke sisi samping).

b) Filing cabinetFiling cabinet afalah tempat penyimpanan folder secara tegak (vertical) terbuat dari besi baja dan terdiri dari beberapa laci. Tiap laci pada bagian dalam umumnya berukuran 50 x 38 x 24 cm, jenis lacinya ada yang bergawang dan ada yang tanpa gawang.Filing cabinet biasanya untuk ;menyimpan folder berisi arsip aktif.

c) Lemari GambarLemari gambar adalah tempat penyimpanan gambar bangunan atau peta yang terbuat dari besi baja. Ada 2 macam lemari gambar, yaitu : Lemari gambar dengan laci-laci mendatar, dipergunakan untuk menyimpan

gambar secara terbuka, mendatar, dan ditumpuk/flat

17

Lemari gambar dengan tempat penyimpanan tegak, terbuka, dan mengantung (vertical suspension).

d) Rak arsipRak Arsip adalah tempat penyimpanan brief ordner atau box arsip secar terbuka, terbuat dari besi baja. Ada 2 macam rak arsip, yaitu :

1) Rak bergerak (Mobile stacks/Roll-0-Pack) Rak ini adalah tempat penyimpanan yang besar, terbuat dari besi baja memakai roda kecil sehingga dapat digerakan.

Menurut besar kecilnya dan tenaga penggeraknyadapat dibedakan menjadi 3 jenis : Roll-0-Pack yang didorong untuk menyimpan arsip dengan berak mebelnya tidak lebih dari lima ton tiap bloknya.

Roll-0-Pack yang dilengkapi dengan elektro motor tiap kereta untuk menyimpan arsip seberat 8 ton dengan bebelnya

Roll-0-Pack yang digerakan secara mekanis(dilengkapi dengan alat untuk memutar roda bergigi yang berhubungan dengan rantai yang dipasang padalantai), untuk menyimpan arsip sampai 20 ton beserta mebelnya.

Roll-0-Pack / mobile straks biasanya dipergunakan untuk menyimpan arsip inaktif dan arsip statis di gudang arsip.

2) Rak tidak bergerak (Stationary Stacks)Jenis rak inilah yang paling banyak dikenal di buat dari besi berlubang dan ada pula yang bentuknya seperti lemari tanpa daun pintu.

e) Kotak /lemari kartuKotak/lemari kartu ini untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan lainnya, terbuat dari kayu atau besi baja.Macam-macam tempat penyimpanan kartu antara lian ;

Card Indexs Cabinet (cardex) Cardex adalah tempat penyimpanan kartu horizontal, terbuat dari besi baja yang terdiri dari laci-laci (8 atu 15 laci). Tiap lacinya sudah dilengkapi dengan pocket untuk diisi dengan warkat yang berpa kartu. Karena kartu diletakkan secara horizontal dan laci cardex dapat dikeluarkan dari lemarinya maka kita dpaat membaca bahkan menulis di atas kartu yang bersangkutan tanpa mengeluarkan kartunya.

Card cabinetCard cabinet adalah tempat penyimpanan kartu secara vertical yang terbuat dari besi baja atau kayu. Card cabinet ada dua macam, yaitu :

Card cabinet seperti lemari dengan daun pintu untuk menutup laci-lacinya

Card cabinet yang bentuknya menyerupai filing cabinet tetapi laci-lacinya kecil berada di bagian atas dan di bagian bawah berupa rak berdaun pintu kecil.

Kotak kartuKotak kartu ini sebagai card cabinet kecil dengan dua laci untuk menyimpan kartu secara vertical, terbuat dari besi baja Karena bentuknya yang kecil biasanya diletakkan di atas meja atu filing cabinet. 297

Ticler fileTicler file adlah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang berisi lembar/kartu vertical menunjukan tanggal (31 lembar ), bulan (12 lembar), dan tahun. Tiap pagi lembaran yang menunukkan tanggal digeser sehingga untuk yang didepan menunjukkan tanggal dan bulan hari itu. Ticler file biasa dipergunakan untuk menyimpanlembar dispoisi,bon pinjam arsip atau kartu kartu lainnya yang memuat tanggal jatuh tempo, diletakkan di dapan kartu tanggal yang bersangkutan untuk diketahui pada waktunya. Karena bentuknya kecil ticler file biasanya diletakkan diatas meja.

18

19

Rak bergerak

20

21

Card indexs cabinet (cardexs)

22

3. Ada berapakah macam-macam sistem pengelolaan kearsipan?

a. sentralisasiSentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Badan ini dikenal dengan nama Unit arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain dari unitkhusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-surat secaralangsung. Asas sentralisasi arsip ini akan efesien dan efektif bila dilaksanakan olehkantor yang lingkupnya kecil.

Contoh struktur organisasi dengan asas sentralisasi

b. Asas Desentralisasi (asas Pemencaran ) arsipAsas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masingmasing pekerjaaan ang diperlukan oleh lingkungannya. Pada umumnya asas ini dilaksanakan pada kantor-kantor pemerintah maupun swasta, yang luas unit kerjanya. Tiap unit kerja akan bertanggungjawab atas kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas kearsipan. Tugas kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan,peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan, dilaksanakan pada setiap unit ;kerja.

23

Contoh struktur organisasi dengan mengunakan asas desentralisasi

c. Asas gabungan sentralisasi dan desentralisasiAsas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diperkecil. Pelaksanaan dalam praktik dapaat dilakukan dengan penyimpanan arsip aktip secara desentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip inaktifdipusatkan (sentralilasi). Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :1. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi2. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan

Contoh Sturtur organisasi dengan menggunakan asas gabungan

24

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja 2

Mengimpelmentasikan sistem kearsipan

Tujuan

1. Mengenal dan memahami sistem-sistem penyimpanan kearsipan.

2. Memahami tata-cara penyimpanan arsip berdasarkan sistemnya.

3. Mampu menemukan kembali arsip berdasarkan sistem penyimpanannya.

Alat :

1. Alat tulis

2. Surat masuk

3. Map arsip

4. Guide

5. kartu indeks

Rumusan Masalah : Bagaimanakah cara menyimpan surat berdasarkan salah satu

sistem penyimpanan surat?

Langkah Kerja

1. Mendefinisikan macam-macam sistem kearsipan berdasarkan cara

penyimpanannya.

2. Melakukan pengklasifikasian surat dengan benar dan teliti sebelum suratbtersebut

diarsipkan.

3. Mencatat surat atau dokumen yang akan diarsipkan secara benar dan rapi.

4. Melakukan penyimpanan arsip sesuai dengan sistemnya.25

5. Meletakkan surat atau dokumen yang telah diarsipkan secara rapi agar

mempermudah pada saat penemuan kembali arsip.

Pengamatan

Malang, 28 Februari 2014

Kepada Yth:Bapak/Ibu PimpinanPT DUA RAYA PESONA Di tempat

Hal. : Surat Permohonan Cuti KerjaLamp. : -

Dengan hormat, Yang bertanda tangan dibawah ini:Nama : AndiniTempat, Tanggal Lahir : Malang, 23 Agustus 1984Jabatan : Staf AdministrasiDengan ini mengajukan permohonan cuti melahirkan, adapun waktunya selama kurang lebih 3 (tiga) bulan, terhitung mulai 01 Maret 2014 sampai 01 Mei 2014. Demikian surat permohonan ini saya sampaikan, untuk dijadikan sebagai bahan dasar pertimbangan bagi Bapak/Ibu Pimpinan.Atas perhatian dan ijin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Andini

Gambar 1. Surat masukPerhatikan Gambar 1. Bagaimanakah pendapat anda untuk memulai mengarsipkan surat

ketika terdapat surat yang baru saja masuk.

Analisis

1. Dalam kegiatan mengarsipkan surat terdapat tiga pengelolaan

sistem kearsipan. Dari ketiga pengelolaan sistem kearsipan tersebut uraikan

kelebihan dan kekurangannya!

Arsipkan

26

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

...............................................................................................................................

2. Sebelum mengarsipkan sebuah surat atau dokumen kita harus memahami mengenai

macam-macam penyimpanan sistem kearsipan. Sebutkan dan jelaskan macam-macam

sistem kearsipan!

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

...............................................................................................................................

3 Jelaskan bagaimaa cara menyimpan arsip berdasarkan sistem subjek!

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

Kunci LK 2 : Mengimplementasikan sistem kearsipan

1. Dalam kegiatan mengarsipkan surat terdapat tiga pengelolaan sistem kearsipan.

Dari ketiga pengelolaan sistem kearsipan tersebut uraikan kelebihan dan

kekurangannya!

A.Sentralisasi

27

Keuntungan asas sentralisasi arsip adalah :

1. efesiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat, ruangan dan biaya2. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel3. Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan4. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan

Kelemahan asas sentralisasi :1. asas sentralisasi hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil.2. unit kerja yang besar akan ;mengalami hambatan dan lambat memeroleh arsip yang dibutuhkan3. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem penyimpanan

B. DesentralisasiKeuntungan asas desentralisasi arsip :1. Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan oleh unit kerja masing-masing.2. Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai3. Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif4. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing5. Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri 2886. Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal baik

Kelemahan asas desentralisasi arsip, antara lain :1. Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja, sehingga dapat menimbulkan pemborosan alat maupun ruangan2. Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat, agar petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan3. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, menimbulkan pemborosan4. Pengawasan juga dpat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan pemborosan.

C. GabunganKeuntungan asas gabungan arsip:

1. Semua arsip akan terkumpul ke dalam satu tempat.2. Memudahkan dalam merawat arsip.3. Memudahkan dalam pencaria arsip karena arsip terkumpul dalam satu

tempat.

Kelemahan asas gabungan arsip:

1. Mempersulit seorang petugas arsip akan mencari sebuah arsip karena

harus datang dalam satu tempat yang telah ditentukan.

2. Akan memakan banyak waktuketika akan mencari sebuah arsip.

3. Membuat arsip menumpuk terlalu banyak.

28

Tabel Spesifikasi Lembar Penilaian

29

Nama : NIM : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK

1. Apa yang dimaksud dengan kearsipan?

2. Ada berapakah pengelolaan sistem kearsipan?Sebutkan dan jelaskan.

3. Sebutkan kelebihan dan kelemahan dari masing-masing pengelolaan system

kearsipan!

4. Apa yang di maksud dengan sistem penyimpanan subjek?

5. Apa saja syarat untuk menjadi seorang arsiparis?

Daftar Pustaka

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: DIOMA

Amsyah, Zulkifly.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

30

Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Kunci LP 1 : Produk

1. Apa yang dimaksud dengan kearsipan?

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari

penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan system tertentu, 31

menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan,

penyusutan dan pemusnahan arsip.

2. Ada berapakah pengelolaan sistem kearsipan?Sebutkan dan jelaskan!

a. sentralisasiSentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Badan ini dikenal dengan nama Unit arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-surat secara langsung. Asas sentralisasi arsip ini akan efesien dan efektif bila dilaksanakan oleh kantor yang lingkupnya kecil.

b. Asas Desentralisasi (asas Pemencaran ) arsipAsas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masingmasing pekerjaaan ang diperlukan oleh lingkungannya. Pada umumnya asas ini dilaksanakan pada kantor-kantor pemerintah maupun swasta, yang luas unit kerjanya. Tiap unit kerja akan bertanggungjawab atas kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas kearsipan. Tugas kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan, dilaksanakan pada setiap unit kerja.

c. Asas gabungan Asas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diperkecil. Pelaksanaan dalam praktik dapaat dilakukan dengan penyimpanan arsip aktip secara desentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip inaktifdipusatkan (sentralilasi).

3. Sebutkan kelebihan dan kelemahan dari masing-masing pengelolaan system kearsipan!A.Sentralisasi

Keuntungan asas sentralisasi arsip adalah :

1. efesiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat, ruangan dan biaya

2. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel3. Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan4. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan

Kelemahan asas sentralisasi :

1. asas sentralisasi hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil.2. unit kerja yang besar akan ;mengalami hambatan dan lambat memeroleh arsip

yang dibutuhkan

32

3. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem penyimpanan

B. DesentralisasiKeuntungan asas desentralisasi arsip :1. Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan

oleh unit kerja masing-masing.2. Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai3. Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif4. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing5. Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja

sendiri 2886. Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal baik

Kelemahan asas desentralisasi arsip, antara lain :1. Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja, sehingga dapat menimbulkan

pemborosan alat maupun ruangan2. Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat,

agar petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan3. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, menimbulkan

pemborosan4. Pengawasan juga dpat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan

pemborosan.

D. GabunganKeuntungan asas gabungan arsip:

1. Semua arsip akan terkumpul ke dalam satu tempat.2. Memudahkan dalam merawat arsip.3. Memudahkan dalam pencaria arsip karena arsip terkumpul dalam satu

tempat.Kelemahan asas gabungan arsip:

1. Mempersulit seorang petugas arsip akan mencari sebuah arsip

karena harus datang dalam satu tempat yang telah ditentukan.

2. Akan memakan banyak waktuketika akan mencari sebuah arsip.

3. Membuat arsip menumpuk terlalu banyak.

4. Apa yang di maksud dengan sistem penyimpanan subjek?

Sistem subjek adalah semua naskah atau dokumen disusun dan dikelompokan

berdasarka pokok soal atau masalah. Masalah-masalah itu dapat dipecah lagi menjadi

sub-masalah dan seterusnya.

5. Apa saja syarat untuk menjadi seorang arsiparis?

a. Berpendidikan sekolah menengah dan memliki kecerdasan normal.

b. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang

tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam

warkat.33

c. Memiliki kecermatan.

d. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian kecil.

e. Memiliki sifat kerapihan dalam bekerja dan.

f. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Prosedur :

1. Disediakan peralatan kearsipan

34

2. Tugasi siswa melakukan pengarsipan surat atau dokumen dengan

menggunakan salah satu sistem penyimpanan kearsipan

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja

dibawah ini.

4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan

format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor

MaksimumSkor Asesmen

Oleh siswa

sendiri

Oleh guru

1 Menyiapkan rangkaian peralatan kearsipan 302. Mengidentifikasi jenis-jenis surat sebelum

diarsipkan10

3 Mencatat surat atau dokumen yang akan diarsipkan

10

4 Memberi tanda atau mengindek surat atau dokumen yang akan diarsipkan

10

5 Memberikan surat atau dokumen itu kepada atasan

10

6 Melakukan perintah dari atasan mengenai surat atau dokumen tersebut

10

7 Mencatat terlebih dahulu sebelum surat atau dokumen itu di taruh di ruang arsip

10

8 Meletakkan surat atau dokumen itu di rak arsip secara rapi

10

J u m l a h100

Malang, 2010

Siswa Guru,

(........................................) (........................................)

LP 3: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

35

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan (D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1 Beretiket

2 Sopan santun

3 Teliti4 Cekatan

Malang, 2010 Pengamat

(

LP 4 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjukitu menggunakan skala berikut ini:

36

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan (D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1 Bertanya

2 Tanggungjawab

3 Kerapian dalam bekerja

4 Komunikasi

Malang, 2010 Pengamat

(…………………....................)

37