Jelen Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (továbbiakban: Kbt. vagy közbeszerzési törvény) 27.§ (1) bekezdésében foglaltak teljesítése érdekében rendezi a Magyar Kajak-Kenu Szövetség, mint ajánlatkérő (a továbbiakban: Szövetség vagy ajánlatkérő) közbeszerzési eljárásainak (ideértve a koncessziós beszerzési eljárásokat és a tervpályázati eljárásokat is) előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatos szabályait, az eljárásban résztvevők feladatait, hatáskörét és felelősségi rendjét, a közbeszerzési eljárások dokumentálási és belső ellenőrzési rendjét.

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A Szabályzat célja A Szabályzat célja, hogy a Szövetség stratégiai elképzeléseinek figyelembevételével kerüljön végrehajtásra valamennyi közbeszerzés tervezése, annak dokumentálása, továbbá a közbeszerzési törvényben felsorolt szervek és szervezetek részére az adatszolgáltatás, illetve a beszerzési források felhasználása ésszerűen valósuljon meg. A Szabályzat rendelkezéseit a Kbt. és a végrehajtási rendeletek szabályaival együtt és azokkal összhangban kell alkalmazni. A közbeszerzési törvény alapelveinek megfelelően az alkalmazás célja – mind a közbeszerzésekre, mind a beszerzésekre vonatkozóan - a verseny tisztaságának, átláthatóságának és nyilvánosságának biztosítása, az esélyegyenlőség és egyenlő bánásmód, továbbá a rendeltetésszerű joggyakorlás szabályainak betartásával, továbbá a jóhiszemű és tisztességes eljárásvitel biztosítása, a közpénzek ésszerű és hatékony felhasználása érdekében. 2. A Szabályzat személyi, tárgyi és időbeli hatálya A Szabályzat személyi hatálya A Kbt. 5.§ (3) bek. alapján a Szövetség a törvény személyi hatálya alá tartozik. A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Szövetségre, ill. a Szövetség által - bármilyen jogviszony alapján - a közbeszerzési és beszerzési eljárásba bevont természetes vagy jogi személyekre, vagy személyes joga szerint jogképes szervezetekre. A Szabályzat tárgyi hatálya Jelen Szabályzat I-III. fejezete előírásait kell alkalmazni a Szövetség pénzeszközei felhasználásával megvalósuló árubeszerzésekre, szolgáltatások megrendelésére, építési beruházásokra, építési koncessziókra, szolgáltatási koncessziókra, illetőleg tervpályázat eljárásokra, amennyiben azok értéke a közbeszerzési értékhatárokat eléri. Ha a beszerzés tárgya vegyes (több, egymással összefüggő, de eltérő tárgykörbe tartozó beszerzésről van szó), mindig a magasabb értékű beszerzési tárgyra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, a közbeszerzési törvény rendelkezéseivel összhangban.

A Szabályzat időbeli hatálya

A Szabályzat rendelkezéseit a hatálybalépését követően megkezdett valamennyi közbeszerzésre alkalmazni kell. Jelen Szabályzat visszavonásig érvényes.

2

Éves statisztikai összegzés Ajánlatkérő az éves beszerzéseiről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegezést köteles készíteni, amelyet legkésőbb a külön jogszabályban meghatározott határidő lejártáig kell megküldenie a Közbeszerzési Hatóságnak. Ha az ajánlatkérő a fent meghatározott határidő lejártáig nem küldi meg az éves statisztikai összegezést, a Közbeszerzési Hatóság Elnöke a Közbeszerzési Döntőbizottság hivatalból való eljárását fogja kezdeményezni (Kbt. 153.§ (1) bekezdés a) pont). Az éves statisztikai összegezés elkészítéséről és annak megküldéséről a Közbeszerzési Hatóság részére az Elnök gondoskodik. Közbeszerzési terv Az Ajánlatkérő a költségvetési év elején, legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseiről. A közbeszerzési tervet az Ajánlatkérőnek legalább öt évig meg kell őriznie. A közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) az Ajánlatkérőnek a honlapján közzé kell tenni, valamint a Közbeszerzési Hatóság által működtetett adatbázisban közzé kell tenni. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. A közbeszerzési terv elkészítése előtt az Ajánlatkérő indíthat közbeszerzési eljárást, amelyet a tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Az Ajánlatkérő továbbá a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. Az Ajánlatkérő köteles a Közbeszerzési Hatóság vagy a jogszabályban az Ajánlatkérő ellenőrzésére feljogosított szervek kérésére a közbeszerzési tervét megküldeni.

A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell a közbeszerzési eljárás tárgyai (árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelés és szolgáltatási koncesszió) szerinti bontásban, az eljárás rendje szerint csoportosított (közösségi értékhatárt elérő, nemzeti értékhatárt elérő, illetve nemzeti értékhatár alatti) közbeszerzéseket. A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell a közbeszerzési eljárás várható típusát és lefolytatásának tervezett időpontját is. A közbeszerzési terv elkészítéséért az Elnök felel.

Az Ajánlatkérő köteles a Közbeszerzési Hatóság vagy a jogszabályban az Ajánlatkérő ellenőrzésére feljogosított szervek kérésére a közbeszerzési tervét megküldeni, melyről az Elnök gondoskodik, úgyszintén az Elnök köteles gondoskodni a közbeszerzési terv naprakész vezetéséről, az éves költségvetés keretszámai, a Kbt. előírásai, s a tervezett közbeszerzési eljárások összhangja szempontjából történő felülvizsgálatáról. A közbeszerzési terv megőrzéséért, és az abba történő betekintés lehetővé tételéért az Elnök felel.

II. FEJEZET

KÖZBESZERZÉSEKRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK

3

1. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ELŐKÉSZÍTÉSE, A KÖZBESZERZÉSEK ÉRTÉKE, MEGKEZDÉSE, ÉRTÉKHATÁROK

Közbeszerzési eljárás előkészítésén az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzését, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet- és piacfelmérést, előzetes piaci konzultációt, a közbeszerzés becsült értékének felmérését, a közbeszerzési dokumentumok előkészítését kell érteni. A közbeszerzési eljárást – a beszerzés tárgyára és becsült értékére tekintettel – megfelelő alapossággal kell előkészíteni. A Szövetség által rendelkezésre bocsátott közbeszerzési dokumentumoknak biztosítaniuk kell, hogy az eljárásban a gazdasági szereplők képesek legyenek, egyenlő eséllyel, műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempontból reális ajánlatot adni. Már a közbeszerzési eljárás előkészítése során törekedni kell a magas minőségű teljesítés feltételeinek biztosítására, a környezet – beszerzés tárgyára tekintettel biztosítható – védelmére és a fenntarthatósági szempontok figyelembevételére, valamint a beszerzés tárgyát érintő szerződésmódosítások megelőzésére. Adott közbeszerzés becsült értékének meghatározása céljából külön vizsgálatot kell végezni és annak eredményét dokumentálni. A vizsgálat során csak objektív alapú módszerek alkalmazhatóak. Ilyen módszerek különösen, de nem kizárólagosan a) a beszerzés tárgyára vonatkozó indikatív ajánlatok bekérése, b) a beszerzés tárgyára vonatkozó, arra szakosodott szervezetek által végzett piackutatás, c) igazságügyi szakértő igénybe vétele, d) szakmai kamarák által ajánlott díjszabások, e) szakmai kamarák által előállított és karbantartott, megvalósítási értéken alapuló, részletes építési

adatbázis, f) a Közbeszerzési Hatóság által kiadott árstatisztika, g) a Szövetség korábbi, hasonló tárgyra irányuló szerződéseinek vagy (köz)beszerzéseinek

elemzése. Építési beruházások esetében az eljárás csak a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő tervek birtokában indítható meg. A közbeszerzés becsült értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért adott piacon általában kért, illetve kínált – általános forgalmi adó nélkül számított – teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész értékét is. Az adott közbeszerzési eljárás becsült értékének meghatározásáért, az előzetes piackutatás lebonyolításáért a Szövetség közbeszerzés tárgya szerint illetékes vezetője felelős. A közbeszerzés megkezdésén:

a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladásának időpontját (a Közbeszerzési Értesítőben közzéteendő hirdetmények esetében a hirdetmény feladásának időpontja megegyezik a megküldés időpontjával, míg a TED-adatbankban közzéteendő hirdetmények esetében a feladás időpontja a hirdetménynek a Közbeszerzési Hatóság által az EU-ba történő közzétételre feladás ideje. A hirdetmények megküldése alatt a TED-adatbankban vagy az Értesítőben közzéteendő hirdetményeknek a Szövetség, mint ajánlatkérő által a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldését kell érteni);

4

a hirdetmény nélküli induló eljárások esetében pedig az ajánlattételi felhívás, adott esetben tárgyalási meghívó megküldésének, ennek hiányában a tárgyalás megkezdésének időpontját kell érteni.

A 2017. évre vonatkozó közbeszerzési értékhatárokat jelen Szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.1

2. AJÁNLATKÉRŐ NEVÉBEN ELJÁRÓ, ILLETŐLEG AZ ELJÁRÁSBA BEVONT SZEMÉLYEK, SZERVEZETEK ÉS FELADATUK, FELELŐSSÉGI

KÖRÜK

2.1. Ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek

feladata, felelősségi köre

Elnök

a) A Szövetség elnöke dönt:

a közbeszerzési eljárás megindításáról;

a Szövetség, mint ajánlatkérő nevében eljáró személy, szervezet kiválasztásáról;

a Bírálóbizottság kijelöléséről;

szükség esetén külső szakértők/szakértői/előkészítő bizottság kijelöléséről, a megbízatás feltételeiről;

a közbeszerzési eljárás döntéshozójaként dönt az eljárás eredményéről, illetőleg az eljárás lezárásáról;

az éves közbeszerzési terv jóváhagyásáról;

az éves statisztikai összegezés jóváhagyásáról;

az előzetes tájékoztató jóváhagyásáról.

b) A Szövetség elnökének közbeszerzésekkel kapcsolatos feladata:

a közbeszerzési eljárások szabályszerű lefolytatásának ellenőrzéséről való gondoskodás;

a szabálytalan vagy a közbeszerzési eljárás tisztaságát sértő esetek kivizsgálása, a szükséges intézkedések megtétele;

folyamatos vizsgálata annak, hogy a közbeszerzések pénzügyi fedezete biztosított-e.

c) A Szövetség elnöke felelős a Szövetség közbeszerzési tevékenységének irányításáért, a közbeszerzési feladatok előkészítéséért, szervezéséért és megvalósításáért.

A Szövetség általános közbeszerzési koordinátora (a továbbiakban: közbeszerzési referens és koordinátor) Feladatai:

a közbeszerzési eljárást kezdeményezővel (a továbbiakban: kezdeményező), továbbá az eljárás bonyolítására kijelölt közbeszerzési tanácsadó céggel (a továbbiakban: közbeszerzési tanácsadó), valamint a szerződéstervezet vonatkozásában a

1 2017. január 1-jétől 2017. december 31-éig a közbeszerzési értékhatárokat Magyarország 2017. évi központi költségvetéséről

szóló 2016. évi XC. törvény 70-71. §-ai határozzák meg.

5

Szövetséggel szerződött ügyvédi irodával az eljárás megindítását megelőző egyeztetések lefolytatása (így különösen az eljárás típusa, alkalmassági feltételek, értékelési szempontok meghatározásának véleményezése, az eljárás megindítását kezdeményező dokumentumok véleményezése);

a közbeszerzési eljárás megindítását követően az eljárás teljes körű felügyelete és szakmai koordinációja, folyamatos kapcsolattartás az eljárásban résztvevő közbeszerzési tanácsadóval, az eljárás dokumentumainak egyeztetése, véleményezése, az eljárás lefolytatásának teljes körű koordinációja;

az elnökkel való egyeztetést követően a közbeszerzési eljárásban a Bírálóbizottsági, illetőleg szakértői/előkészítő bizottsági megbízások kiadása, kezelése, az elfogadó, összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok aláíratása, az aláírt példányok kezelése;

a közbeszerzésekkel kapcsolatos közzétételi kötelezettségek teljesítése (amelyek nem tartoznak a közbeszerzési tanácsadó szerződés szerinti feladat,- és hatáskörébe);

Elnök azonnali tájékoztatása, amennyiben a feladatkörébe tartozó munkájának végzése során szabálytalanságot tapasztal;

a Szövetség hirdetményei (felhívások, tájékoztatók, helyesbítések, módosítások) tartalmának ellenőrzése, szükség esetén intézkedés a korrekcióról;

a Bírálóbizottság ülésének összehívása, a tagok szakmai munkájának összehangolása;

a közbeszerzési eljárás előkészített szerződéstervezetének véleményezése, az eljárás lefolytatását követően az aláíratás koordinációja;

a szerződés módosításának véleményezése, intézkedés a közzététel iránt a Kbt. előírásai szerint;

az eljárás lezárást követően a közbeszerzési eljárás dokumentumainak őrzése;

mindazon közbeszerzési jellegű feladatok ellátása, amelyeket a jelen Szabályzat, jogszabály, vagy tanácsadói szerződés nem határoz meg más személy/szervezet kötelezettségeként;

az éves közbeszerzési terv egyeztetése, elkészítése és jóváhagyatása, intézkedés a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldés, továbbá a honlapon (KBA-ban) való közzététel iránt;

az éves statisztikai összegezés egyeztetése, elkészítése és jóváhagyatása, intézkedés a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldés, továbbá a honlapon (KBA-ban) való közzététel iránt;

igény esetén az előzetes tájékoztató egyeztetése, elkészítése és jóváhagyatása, intézkedés a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldés, továbbá a honlapon (KBA-ban) való közzététel iránt.

Közbeszerzési referens és koordinátor felelős:

az alábbi adatok, információk, dokumentumok Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban, (a Szövetség honlapján) történő megjelenéséért: - a közbeszerzési terv (adott év március 31. napjáig), valamint annak módosítása (haladéktalanul); - a Kbt. 9.§ (1) bekezdés h)–i) pontjának, valamint a 12.§ (1)–(5) bekezdésének alkalmazásával megkötött szerződések (haladéktalanul); - az éves statisztikai összegzés (adott év május 31. napjáig); - előzetes tájékoztató (amennyiben az készül) (adott költségvetési év elején).

6

Bírálóbizottság

a) a Bírálóbizottság létrehozása, tagjainak kijelölése:

a Szövetség az ajánlatok elbírálására minimum 3 tagú Bírálóbizottságot (a továbbiakban: Bírálóbizottság) hoz létre;

a Bírálóbizottság tagjainak a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük;

a Bírálóbizottság tagjait és elnökét az Elnök jelöli ki;

Bírálóbizottsági tag a Szövetség munkatársa, illetve külső, megbízott személy lehet, az ajánlatkérő nevében az eljárást lezáró döntést meghozó személy nem lehet a Bírálóbizottság tagja;

a Bírálóbizottsági tag a tisztség elfogadása esetén elfogadó, összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot köteles kitölteni és azt aláírva a beszerzési koordinátor rendelkezésére bocsátani.

b) a Bírálóbizottság összehívása:

● a Bírálóbizottság kötelező összehívása az ajánlatok érvényességével, érvénytelenségével, valamint az eljárást lezáró döntéssel kapcsolatos javaslat meghozatalakor;

● a Bírálóbizottság összehívható minden egyéb esetben, amennyiben az az eljárás szempontjából szükséges;

● a Bírálóbizottság összehívásáról a beszerzési koordinátor gondoskodik. 2. a Bírálóbizottság határozatképessége, döntéshozatala

a Bírálóbizottság határozatképes, ha a tagok több mint fele jelen van;

a Bírálóbizottság döntéseit főszabály szerint ülésen hozza;

a Bírálóbizottság határozatait szavazás útján hozza meg. Minden tagnak egy szavazata van. Szavazategyelőség esetén az Elnök szavazata dönt;

a Bírálóbizottság – a Bírálóbizottság Elnöke döntése alapján – a tagok személyes jelenléte nélkül, megfelelő határidő biztosításával írásban (levél, fax, vagy e-mail útján) is hozhat határozatot, kivéve az ajánlatok érvényességével, érvénytelenségével, valamint az eljárást lezáró döntéssel kapcsolatos határozatokat. A beérkezett válaszokat a Bírálóbizottság Elnöke összesíti.

a Szövetség Elnöke döntése alapján a Szövetségnél állandó, vagy több eljárásban illetékes Bírálóbizottság is létrehozható.

A Bírálóbizottság felelős a következőkért:

a hirdetményben (felhívásban) meghatározott szempontok alapján, a közbeszerzési törvényben foglaltak szerint elbírálja a benyújtott ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket;

szükség esetén részt vesz a közbeszerzési eljárás tárgyalásán/tárgyalásain;

az eljárás közbeni döntéseket megelőzően javaslatokat fogalmaz meg az Elnök, mint döntéshozó részére;

az eljárást lezáró döntés meghozatala céljából írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az Elnök, mint döntéshozó részére;

a Bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet készít, amelynek részét képezhetik a tagok indoklással ellátott bírálati lapjai.

7

A Bírálóbizottság elnökének feladata:

a Bírálóbizottság munkájának megszervezése, irányítása;

a Bírálóbizottság tagjaival kapcsolatos összeférhetetlenség felmerülése esetén a bizottsági tag visszahívásának és új tag kinevezésének kezdeményezése;

a titoktartás követelményének a bizottsági tagok részéről történő be nem tartása esetén vizsgálat kezdeményezése;

a Bírálóbizottság nevében az eljárás közbeni döntések, valamint az eljárást lezáró döntés írásbeli szakvélemény és a döntési javaslat előterjesztése a beszerzési koordinátor, illetőleg a Szövetség Elnöke felé.

A Bírálóbizottsági tagok feladatai:

részt vesznek a Bírálóbizottsági üléseken;

elvégzik az ajánlatok, részvételi jelentkezések Kbt. szerinti - és szakterületük szerinti - bírálatát, a szavazásra feltett kérdésekben szavaznak, illetve nyilatkoznak;

javaslatot tesznek a közbeszerzési eljárás közbeni, illetőleg a közbeszerzési eljárást lezáró döntésre;

a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező bizottsági tag köteles az ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívást és dokumentációt műszaki szempontból megvizsgálni;

a pénzügyi szakértelemmel rendelkező bizottsági tag köteles vizsgálni az eljárásban rendelkezésre álló fedezetet.

Közbeszerzési tanácsadó, felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó

A közbeszerzési tanácsadó feladata:

közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos közbeszerzési tanácsadási feladatok ellátása, ezen belül különösen a megindítandó eljárás típusára vonatkozó javaslattétel, szükség esetén a részekre bontási tilalom vizsgálata;

részvétel a közbeszerzési eljárás előkészítésében, a megindítás feltételeinek vizsgálata, egyeztetése a beszerzési koordinátorral;

az ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívás Kbt. előírásainak megfelelő tervezetének elkészítése, egyeztetése a beszerzési koordinátorral, valamint a Szövetség illetékes munkatársaival;

ajánlatkérő adatszolgáltatása alapján a dokumentáció közbeszerzési jogi jellegű részeinek elkészítése, egyeztetése, ajánlatkérő igénye szerint a felhívással és dokumentációval kapcsolatos egyeztetéseken történő részvétel, a műszaki-szakmai dokumentáció és a szerződéstervezet átadását követően a teljes dokumentáció összeállítása, ellenőrzése közbeszerzési jogi szempontból;

ajánlatkérővel egyeztetettek szerint az eljárás megindítása;

a közbeszerzési eljárás teljes körű lebonyolítása, a közbeszerzési törvényben foglaltak szerint;

az ajánlatok fogadása, regisztrálása és biztonságos tárolása az ajánlattételi határidő lejártáig;

az adott közbeszerzési eljárás határidejéről és az eljárási cselekményekről a beszerzési koordinátor folyamatos tájékoztatása;

ajánlatkérő igénye szerint az esetleges helyszíni bejáráson/konzultáción való részvétel, annak vezetése;

az ajánlattevők/részvételre jelentkezők által feltett kiegészítő tájékoztatás kérésekre vonatkozó válaszok elkészítése, ellenőrzése a Kbt. előírásainak történő megfelelés

8

szempontjából, a válaszok megküldése az ajánlattevők/részvételre jelentkezők részére;

az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontásának előkészítése, az ajánlatkérő által kijelölt személyek és szervezetek meghívása a bontásra;

a határidőig beérkezett ajánlatok bontása és erről jogszabály által meghatározott jegyzőkönyv készítése és megküldése az ajánlattevőknek;

felkérés alapján részvétel a Bírálóbizottság munkájában, folyamatos közbeszerzési tanácsadás valamennyi eljárási döntéshez;

részvétel az ajánlattevőkkel tartandó tárgyaláson és a tárgyalási jegyzőkönyvek elkészítése;

az ajánlatok előzetes közbeszerzési értékelése;

minden olyan eljárási cselekményhez kapcsolódó feladat elvégzése, amely a közbeszerzési tanácsadó feladatai közé tartozik, különösen a hiánypótlási felhívás, a nem egyértelmű kijelentésekre vonatkozó kérdés, számítási hiba, elkészítése és megküldése ajánlattevők részére;

az eljárás eredményéről szóló szakmai Bírálóbizottsági jegyzőkönyv, írásbeli szakvélemény és döntési javaslat előkészítése és megküldése az ajánlatkérő részére;

az eljárás törvényben előírt összegezésének elkészítése és megküldése minden ajánlattevő részére;

az eljárás eredményéről szóló tájékoztató közzététele a Közbeszerzési Értesítőben;

az iratbetekintés lehetőségének biztosítása, valamint erről szóló feljegyzések elkészítése;

felkérés alapján részvétel a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti eljárásokban;

felkérés alapján a közbeszerzési eljárások során mások által készített dokumentumok véleményezése a Kbt. előírásainak történő megfelelés érdekében;

felkérés alapján megvizsgálja, hogy a közbeszerzés alapján kötött szerződés módosításának fennáll-e a Kbt. 141. §-a szerinti jogalapja;

az eljárás befejezését követően a közbeszerzési eljárás valamennyi eredeti dokumentumának papír alapon, valamint a dokumentumok elektronikus példányának (pdf) cd-n történő átadása a beszerzési koordinátor részére megőrzésre.

A közbeszerzési tanácsadó felelőssége:

közbeszerzési tanácsadói minőségében ellátandó feladatai tekintetében a közbeszerzési eljárások teljes körű, szakszerű lebonyolítása;

felel azért, hogy feladatai végzése során betartja a tevékenységére irányadó jogszabályokat, hatósági és egyéb előírásokat;

ajánlatkérővel szembeni további felelősségét az ajánlatkérővel kötött megbízási szerződés szabályozza.

A részben vagy egészben európai uniós forrásból megvalósuló, valamint árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén az uniós értékhatárt meghaladó, építési beruházás esetén az ötszázmillió forintot meghaladó értékű közbeszerzési eljárásba a Szövetség köteles közbeszerzési tanácsadóként felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót bevonni. Egyéb, az eljárásba bevont szakértő

amennyiben a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár, a közbeszerzési eljárásba külső szakértő vonható be, amelynek kijelöléséről, a megbízás feltételeiről az Elnök dönt;

a szakértővel kapcsolatos felelősségi szabályokat a Szövetséggel egyedileg kötött megbízási szerződés tartalmazza.

9

A közbeszerzési eljárásban bármilyen módon résztvevő természetes személyeknek, jogi személyek, illetőleg személyes joga szerint jogképes szervezetek esetében az eljárásban személyesen részt vevő természetes személy(ek)nek – eljárásba való bekapcsolódásukkal egy időben – alá kell írniuk az Összeférhetetlenségi és Titoktartási Nyilatkozatot. (A nyilatkozat mintáját jelen Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza.) A közbeszerzési eljárások felelősségi rendjét jelen Szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza.

3. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK RENDJE

3.1. A közbeszerzési eljárások fajtái

I. Uniós értékhatár esetén alkalmazható eljárásfajták:

Nyílt eljárás

Meghívásos eljárás

Innovációs partnerség

Tárgyalásos eljárás

Versenypárbeszéd

Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás

(1) Nyílt eljárás: A nyílt eljárás olyan, egy szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amelyben minden érdekelt gazdasági szereplő ajánlatot tehet. A nyílt eljárás ajánlati felhívással indul. (Speciális szabályait részletesen a Kbt. 81.§-a szabályozza.) (2) Meghívásos eljárás: olyan két szakaszból álló közbeszerzési eljárás, melynek első, részvételi szakaszában az ajánlatkérő a részvételre jelentkezőnek a szerződés teljesítésére való alkalmasságáról vagy alkalmatlanságáról dönt a Kbt. 69.§-ban foglaltakkal összhangban. A részvételi szakaszban a részvételre jelentkező nem tehet ajánlatot. Az eljárás második, ajánlattételi szakaszában csak az ajánlatkérő által alkalmasnak minősített és ajánlattételre felhívott részvételre jelentkezők tehetnek ajánlatot. A meghívásos eljárásban nem lehet tárgyalni. (Speciális szabályait részletesen a Kbt. 82. §-84.§-ai szabályozzák.) (3) Innovációs partnerség: Az innovációs partnerség olyan sajátos közbeszerzési eljárás, amelynek célja egy innovatív termék, szolgáltatás vagy építési beruházás kifejlesztése, és az ennek eredményeként létrejövő áruk, szolgáltatások vagy építési beruházások ezt követő beszerzése. (speciális szabályait részletesen a 95.§-97.§-ai szabályozzák). (4) Tárgyalásos eljárás: A tárgyalásos eljárás olyan, két szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amelynek első, részvételi szakaszában az ajánlatkérő a részvételre jelentkezőnek a szerződés teljesítésére való alkalmasságáról vagy alkalmatlanságáról dönt a 69.§-sal összhangban. A részvételi szakaszban a részvételre jelentkező nem tehet ajánlatot. Az eljárás második, ajánlattételi szakaszában az ajánlatkérő az alkalmasnak minősített és ajánlattételre felhívott részvételre jelentkezőkkel tárgyal a szerződés feltételeiről. (Speciális szabályait részletesen a Kbt. 85.§ - 89.§-ai szabályozzák.) (5) Versenypárbeszéd: A versenypárbeszéd olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérő az általa - a Kbt. 69. §-ban foglaltakkal összhangban - kiválasztott részvételre jelentkezőkkel párbeszédet folytat a közbeszerzés tárgyának, a szerződés típusának és

10

feltételeinek pontos meghatározása érdekében, majd ajánlatot kér. (Speciális szabályait részletesen a Kbt. 90.§ - 94.§-ai szabályozzák.) (6) Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás: A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás olyan egy szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérő az ajánlattételre felhívott ajánlattevőkkel tárgyal a szerződés feltételeiről. (Speciális szabályait Kbt. 98.§-103.§-ai szabályozzák.) (7) Keretmegállapodásos eljárás: Sajátos beszerzési módszer, amelynek speciális szabályait a Kbt. 104.§-105.§-ai tartalmazzák. (8) Koncessziós eljárásokkal kapcsolatos különös szabályokat a Kbt. 118.§-128.§-ai tartalmazzák. (9) Tervpályázati eljárás: olyan, külön jogszabályban részletesen szabályozott eljárás, amely lehetővé teszi az ajánlatkérő számára - főként az építészet és építés területén - egy olyan tervnek vagy tervrajznak a megszerzését, amelyet díjazásos vagy díjazás nélküli pályáztatás után egy bírálóbizottság választott ki. Ennek részletszabályait a 310/2015. (X.28.) Korm. rendelet határozza meg. (10) A gyorsított eljárás nem külön eljárásfajta, hanem a meghívásos és a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás rövidebb határidőkkel lefolytatható változata.

II. Nemzeti értékhatár elérése esetén alkalmazható eljárásfajták (11) A Kbt. 117.§-ában meghatározott esetben és módon, az ajánlatkérő által kialakított önálló eljárási szabályok szerinti eljárás. (12) Az uniós eljárásrendben meghatározott szabályok szerinti eljárási fajták, a Kbt. 113-116.§-aiban foglalt eltérésekkel.

3.2. Sajátos beszerzési módszerek

Keretmegállapodások

Dinamikus beszerzési rendszer

Elektronikus árlejtés

Elektronikus katalógusok

Elektronikus licit

3.3. A közbeszerzési eljárás főbb szabályai

a) Közbeszerzési eljárás előkészítése b) Közbeszerzési eljárás megindítása c) Közbeszerzési eljárás lefolytatása d) Közbeszerzési eljárás dokumentálása e) Közbeszerzési eljárás ellenőrzése

a) Közbeszerzési eljárás előkészítése

11

közbeszerzési eljárás kezdeményezésére a Szövetség közbeszerzés tárgya szerint illetékes vezetője jogosult (kezdeményező);

a közbeszerzési eljárás megindításához szükséges II.1. pont helyzet-, illetve piacfelmérést, a közbeszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározását, valamint a közbeszerzés becsült értékének felmérését a kezdeményező végzi;

a közbeszerzési eljárás pénzügyi fedezetének igazolását követően, az eljárás megindításáról szóló döntést az Elnök hozza meg;

a kezdeményező a kitöltött és aláírt adatlapot eljuttatja a beszerzési koordinátor részére, aki megkezdi az eljárás lefolytatásának további előkészítését – a szükséges szakértők bevonásával;

a Szövetség Elnökének döntése alapján a beszerzési koordinátor gondoskodik a bíráló/szakértői/előkészítői bizottság megalakításáról;

az eljárást megindító felhívás és dokumentáció előkészítéséről a beszerzési koordinátor gondoskodik a szükséges szakértők bevonásával;

az ajánlati dokumentáció részét képező műszaki-szakmai dokumentációt a kezdeményező készíti el – a szükséges szakértők bevonásával;

az eljárást megindító felhívást és dokumentációt a Szövetség Elnöke hagyja jóvá.

b) Közbeszerzési eljárás megindítása

közbeszerzési eljárást az ajánlatkérő csak abban az esetben indíthat el, ha rendelkezik a szerződés teljesítéséhez szükséges anyagi fedezettel, vagy az arra vonatkozó biztosítékkal, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésére áll, kivéve, ha a Szövetség támogatásra irányuló igényt (pályázatot, projektjavaslatot, támogatási szerződés-módosítást vagy változásbejelentést) nyújtott be vagy fog benyújtani – függetlenül attól, hogy sor került-e már a támogatás pályázati felhívásának megjelenésére – és a Szövetség a támogatásra irányuló igény el nem fogadását, vagy az igényeltnél kisebb összegben történő elfogadását olyan körülménynek tekinti, amely miatt az eljárást eredménytelenné nyilváníthatja (feltételes közbeszerzés);

a közbeszerzési eljárás megindításáról a közbeszerzési tanácsadó gondoskodik.

c) Közbeszerzési eljárás lefolytatása

a közbeszerzési eljárás lefolytatása a jelen Szabályzat 2.1 pontjában foglalt feladat,- és hatásköri szabályok, valamint a jelen Szabályzat 2. sz. mellékletét képező felelősségi rend alapján történik.

d) Közbeszerzési eljárás dokumentálása

a közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi iratot az ajánlatkérőnek 5 évig meg kell őriznie;

a közbeszerzési eljárás során keletkezett papír alapú és elektronikus iratok Szövetségnek történő átadásáról a közbeszerzési tanácsadó felelős;

a közbeszerzési eljárás során keletkezett papír alapú és elektronikus iratok őrzéséről a beszerzési koordinátor gondoskodik.

e) A közbeszerzési eljárások ellenőrzése

12

a közbeszerzések és azon belül egy adott közbeszerzési eljárás ellenőrzése belső ellenőrzés keretében történik;

a közbeszerzések belső ellenőrzését a Szövetség Elnöke rendelheti el, az ellenőrzést az általa kijelölt személy végzi.

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Jelen Szabályzat az aláírás napján lép hatályba, alkalmazása a hatályba lépését követően megindított eljárásokra vonatkozik.

A Szabályzatban nem rendezett kérdésekben a Kbt. és a kapcsolódó jogszabályok, valamint a Közbeszerzési Hatóság által kiadott tájékoztatók és ajánlások alapján kell eljárni. Amennyiben Szabályzat bármely rendelkezése kógens jogszabály rendelkezésébe, vagy szerződéses jogviszonyba ütközne, a Szabályzat akként rendelkezik, hogy ebben az esetben – a Szabályzat módosítása nélkül - a jogszabályi rendelkezés, illetve a szerződéses jogviszony tartalma irányadó. Amennyiben ilyen esetet észlel bármely az eljárásba bevont személy vagy más személy, köteles erről az Elnök haladéktalanul értesíteni, aki – szükség esetén - intézkedik a Szabályzat mielőbbi módosításáról. Mellékletek: 1. számú melléklet: Közbeszerzési értékhatárok 2. számú melléklet: Közbeszerzési eljárás felelősségi rendje 3. számú melléklet: Elfogadó, Összeférhetetlenségi és Titoktartási Nyilatkozat mintája Készítette és szakmailag jóváhagyta: dr. Esztári Csaba ügyvédi Esztári Ügyvédi Iroda

13

1. SZÁMÚ MELLÉKLET

KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁROK

2017. év

Nem közbeszerzés

köteles (Közbeszerzés

értékhatár alatti)

Hirdetmény közzététele nélkül indított nemzeti

eljárás (Kbt. 115.§ szerinti eljárás 5

ajánlattevő felhívásával)

Összefoglaló tájékoztatás közzétételével indított nyílt, meghívásos és

tárgyalásos nemzeti eljárás (Kbt. 113-114.§)

Hirdetmény közzétételével indított nemzeti eljárás (Kbt. 113.§ (5) bekezdés)

Közösségi értékhatárt elérő

közbeszerzési eljárás

Árubeszerzés 1-14.999.999 Ft - 15.000.000-64.135.829 Ft - 64.135.830 Ft-tól

Szolgáltatás 1-14.999.999 Ft - 15.000.000-64.135.829 Ft - 64.135.830 Ft-tól

Építési beruházás

1-24.999.999 Ft 25.000.000-299.999.999 Ft

300.000.000-499.999.999 Ft 500.000.000-1.603.295.749 Ft

1.603.295.750 Ft-tól

Szolgáltatási koncesszió

1-29.999.999 Ft - 30.000.000 Ft - 1.603.395.749 Ft

- 1.603.395.750 Ft-tól

Építési koncesszió

1-99.999.999 Ft - 100.000.000 -1.603.395.749 Ft

- 1.603.395.750 Ft-tól

3. melléklet szerinti szolgáltatás

1-14.999.999 Ft - 15.000.000 Ft-999.999 EURO

1.000.000 EURO-tól -

14

2. SZÁMÚ MELLÉKLET

KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK FELELŐSSÉGI RENDJE

DÖNTÉSI PONTOK

Eljárást kezdeményező

személy (Szövetség

illetékes vezetője)

Az eljárás bonyolítására

kijelölt közbeszerzési

tanácsadó2

Bíráló Bizottság,

mint testület

Eljárás koordinációjáért felelős személy

(beszerzési koordinátor)3

Döntéshozó (kötelezettségvállaló

személy)

Egyéb közreműködő4

Az eljárás előkészítése, becsült érték meghatározása

X X

Szükség esetén az ajánlatkérő

tanácsadóinak bevonásával

Az eljárás megindításának kezdeményezése

X

Az eljárás megindításának jóváhagyása

X

Pénzügyi fedezetigazoló

személy –Szövetség.

Az eljárásrend/típus meghatározása X X X X

Szükség esetén az ajánlatkérő

tanácsadóinak bevonásával

Bíráló Bizottság, Szakértői Bizottság felállítása

X X X

Szükség esetén az ajánlatkérő

tanácsadóinak bevonásával

Az ajánlati (részvételi) felhívás és X X X X

2 Az eljárás lebonyolítására kijelölt szervezet a feladatait az Ajánlatkérővel kötött megbízási szerződésben foglaltak szerint látja el. Az eljárás lefolytatása során az közbeszerzési tanácsadó cég készíti el a közbeszerzési eljárás lefolytatása során szükséges eljárási dokumentumokat (az ajánlatkérő által kijelölt személyekkel való egyeztetést követően) és felel azok közbeszerzési jogi megfelelőségéért. 3 A beszerzési koordinátor az eljárás teljes folyamatában koordinatív és véleményezési jogkörrel bír. Valamennyi közbeszerzési dokumentum tekintetében vele szemben egyeztetési kötelezettség áll fenn. A táblázat a kiemelten fontos egyeztetési kötelezettségeket rögzíti. 4 Az eljárás lefolytatása során szükséges, a táblázatban külön nem nevesített személy vagy testület.

15

dokumentáció elkészítése

Az eljárás megindítása, ajánlati (részvételi) felhívás, összefoglaló tájékoztatás feladása (megküldése), a szükséges hiánypótlásokkal kapcsolatos ügyintézés

X

Az ajánlatok (részvételi jelentkezések) átvétele és biztonságos tárolása az közbeszerzési anyagok átadásáig

X

Kiegészítő tájékoztatások kezelése, választervezetek egyeztetése, véglegesítést követően azok megküldése az ajánlattevők részére

X

X (szükség esetén)

X (egyeztetési

kötelezettség)

Szakértői Bizottság

(szükség esetén)

Az ajánlatok (részvételi jelentkezések) bontására az ajánlatkérő által kijelölt személyek és szervezetek meghívása

X X

Az ajánlattételi (részvételi) határidőig beérkezett ajánlatok (részvételi jelentkezések) bontása és bontási jegyzőkönyv készítése, megküldése az ajánlattevőknek

X

Az ajánlatok (részvételi jelentkezések) közbeszerzési szempontú előzetes értékelése

X

Az ajánlatok (részvételi jelentkezések) szakmai szempontú előzetes értékelése

X

X Szakértői Bizottság

(szükség esetén)

Az eljárást megindító felhívásban előírt igazolások benyújtására szóló felhívás előkészítése, egyeztetése és a véglegesítést követően azok megküldése ajánlattevők részére

X

A hiánypótlási felhívás, felvilágosítás, indokolás kérés, számítási hiba rendezésének előkészítése, egyeztetése és a véglegesítést

X X

(szükség esetén)

X (egyeztetési

kötelezettség)

Szakértői Bizottság

16

követően azok megküldése ajánlattevők részére

(szükség esetén)

Közbenső eljárási cselekmények koordinációja, szükség szerint az eljárási dokumentumok véleményezése

X

Az ajánlati (részvételi) felhívás és dokumentáció esetleges módosítása, visszavonása, az ajánlattételi (részvételi) határidő meghosszabbítása

X X X X

(visszavonás esetén)

Szakértői Bizottság

(szükség esetén)

Közbenső döntés előkészítése X X X

Közbenső döntés meghozatala X

Közbenső döntés ajánlattevőknek (részvételi jelentkezőknek) történő megküldése

X

Ajánlatok (részvételi jelentkezések) elbírálása (szakmai ajánlat kivételével), ajánlatok (részvételi jelentkezések) érvényességének vagy érvénytelenségének megállapítása, írásbeli szakvélemény és döntési javaslat készítése, bíráló bizottsági jegyzőkönyv elkészítése

X X X

Tárgyalási meghívó kiküldése (tárgyalásos eljárás esetén)

X

Tárgyalás lefolytatása (tárgyalásos eljárás esetén)

X X Szakértői Bizottság

(szükség esetén)

Tárgyalási jegyzőkönyv, végső ajánlattételre történő felhívás megküldése az ajánlattevőknek (tárgyalásos eljárás esetén)

X

Döntés az eljárás eredményéről X

Az eljárás összegezésének elkészítése és megküldése minden ajánlattevő

X

17

részére

Az eljárás eredményéről szóló tájékoztató közzététele a Közbeszerzési Értesítőben (Európai Unió hivatalos lapjában)

X

Esetleges jogorvoslati eljárást megelőzően az iratbetekintés lehetőségének biztosítása, dokumentálása

X

Jogorvoslati eljárás során a Közbeszerzési Döntőbizottságnak benyújtandó beadványok elkészítése, a tárgyaláson ajánlatkérő képviseletének ellátása

X X

Szakértői Bizottság

(szükség esetén)

Szükség esetén az ajánlatkérő által kijelölt ügyvédi

iroda

Előzetes vitarendezés fogadása, válasz elkészítése és megküldése

X X

Szükség esetén az ajánlatkérő által kijelölt ügyvédi

iroda

A Kbt. 31.§ alapján közzéteendő dokumentumok megküldése ajánlatkérő részére, hogy ajánlatkérő a Kbt. 31.§-ban meghatározott közzétételi kötelezettségeinek eleget tudjon tenni

X

Közbeszerzési szerződés elkészítése X

Közbeszerzési anyagok összerendezése és átadása

X X

Közbeszerzési anyagok megőrzése X

18

3. SZÁMÚ MELLÉKLET

ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI ÉS TITOKTARTÁSI NYILATKOZAT A közbeszerzési eljárás tárgya:

„_____________________________” Alulírott

név: lakcím:

mint a közbeszerzési eljárásban közreműködő bíráló bizottság/elnöke/tagja/szakértője a fentiekben meghatározott tárgyú közbeszerzési eljárásban a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 25.§ (6) alapján

k i j e l e n t e m, hogy velem szemben a Kbt. 25.§-ban meghatározott összeférhetetlenségi ok, mint kizáró körülmény nem áll fenn. Egyben kötelezettséget vállalok arra, hogy a fenti tárgyú közbeszerzési eljárással kapcsolatban tudomásomra jutott, a Ptk. 2:47§ (1) bekezdésében meghatározott üzleti titkot, a közbeszerzési eljárással kapcsolatosan tudomásomra jutott adatokat, tényeket, titkot megőrzöm, azt sem az eljárás befejezése előtt, sem pedig azt követően jogosulatlan személy tudomására nem hozom. Tudomással bírok az összeférhetetlenség fennállásának és a titoktartási kötelezettségem megszegésének jogkövetkezményeiről. Kötelezem magam arra, hogy ha az összeférhetetlenségi ok az eljárás alatt következik be, erről haladéktalanul értesítem a közbeszerzési eljárás döntéshozóját. Jelen nyilatkozatot a jogkövetkezmények ismeretében, minden befolyástól mentesen, saját kezűleg az alulírott helyen és napom írom alá. Kelt: ___________________

________________________ név, aláírás