11

KỸ NĂNG KIỂM KỸ NĂNG KIỂM TRATRA

22

1. Khái niệm1. Khái niệmKiểm tra là đo đường và chấn Kiểm tra là đo đường và chấn

chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu vạch ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.này đã và đang được hoàn thành.

33

2. Ý nghĩa:2. Ý nghĩa:• Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ

chức chức

• Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.hiệu.

• Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng. xác hơn theo thứ tự quan trọng.

• Xác định và dự đoán những biến động và những chiều Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính. hướng chính.

44

2. Ý nghĩa (tt)2. Ý nghĩa (tt)• Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và

trách nhiệm.trách nhiệm.

• Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì quan trọng hay không cần thiết.gì quan trọng hay không cần thiết.

• Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi ngườingười

• Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh chấn chỉnh

55

3. Phân loại3. Phân loại

• Kiểm tra trước, trong, sau.Kiểm tra trước, trong, sau.

• Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất…nhân sự, sản xuất…

66

4. Các nguyên tắc của việc 4. Các nguyên tắc của việc kiểm trakiểm tra• Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.

• Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.

• Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.

• Việc kiểm tra phải khách quan.Việc kiểm tra phải khách quan.

• Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.

• Việc kiểm tra phải tiết kiệm.Việc kiểm tra phải tiết kiệm.

• Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.

77

4. Các nguyên tắc của việc 4. Các nguyên tắc của việc kiểm trakiểm tra• Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm traCăn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra

• Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lýDựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý

• Thực hiện tại những điểm trọng yếuThực hiện tại những điểm trọng yếu

• Khách quan Khách quan

• Phù hợp với bầu không khí của tổ chức Phù hợp với bầu không khí của tổ chức

• Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng

88

5. Quá trình kiểm tra5. Quá trình kiểm tra• Thiết lập tiêu chuẩnThiết lập tiêu chuẩn

• Đo lường thành quảĐo lường thành quả

• Sửa chữa sai lầmSửa chữa sai lầm

• Phòng ngừaPhòng ngừa

99

5.1 Thiết lập tiêu chuẩn5.1 Thiết lập tiêu chuẩn• Số lượng giờ công.Số lượng giờ công.

• Số phế phẩm.Số phế phẩm.

• Chi phí.Chi phí.

• Doanh thu.Doanh thu.

• Sự hài lòng của khách hàng…Sự hài lòng của khách hàng…

1010

5.1 Thiết lập tiêu chuẩn5.1 Thiết lập tiêu chuẩnYÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨNYÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN

• Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra giá được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các công việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra các công việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh chấp.tranh chấp.

• Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh lường được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh giá công việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không.giá công việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không.

1111

5.2 Đo lường thành quả5.2 Đo lường thành quả• Có thể hình dung ra thành quả trước khi Có thể hình dung ra thành quả trước khi

nó được thực hiện để có biện pháp sửa nó được thực hiện để có biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre – check).chữa kịp thời (Pre – check).

• Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.

• Định tính hay định lượng các nội dung Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra.khó kiểm tra.

1212

5.3 Sửa chữa sai lầm5.3 Sửa chữa sai lầm• Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm

nhân viên…nhân viên…

• Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức năng khác.tra gặp lại các chức năng khác.

1313

5.4 Phòng ngừa5.4 Phòng ngừa• Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?

• Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.

• Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.

• Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.

• Trainning và theo dõi.Trainning và theo dõi.

1414

Biểu đồ nhân quả (biểu đồ Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xương cá)xương cá)

Vấn đề

Nguyên nhân tầng 1

Nguyên nhân tầng 2

1515

6. Kiểm tra dự phòng (pre-6. Kiểm tra dự phòng (pre-check)check)6.1 Khái niệm:6.1 Khái niệm:

• Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để hệ thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc để ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa.ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa.

• Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy trình quản lý.dựng quy trình quản lý.

1616

6.2 Các cấp bậc tài liệu6.2 Các cấp bậc tài liệu• Cấp 1Cấp 1

• Cấp 2Cấp 2

• Cấp 3Cấp 3

• Cấp 4Cấp 4

Sổ tay

Thủ tục

Hướng dẫn công việc,Quy định, tiêu chuẩn

Biểu mẫu/hồ sơ

1717

6.3 Xác định bảng kiểm soát 6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình.quá trình.• Bảng kiểm soát quá trình là một tài Bảng kiểm soát quá trình là một tài

liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.quá trình.

• Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

1818

6.3 Xác định bảng kiểm soát 6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình (tt)quá trình (tt)

StSttt

Công Công đoạnđoạn

Điểm kiểm Điểm kiểm soátsoát

Thiết bị Thiết bị sử sử dụngdụng

Tần Tần suấtsuất

Tài Tài liệu liệu hướhướng ng dẫndẫn

NgưNgười ời thựthực c hiệnhiện

Hồ Hồ sơsơ

Đặc Đặc tínhtính

//thôthông ng sốsố

Mức Mức qui qui

địnhđịnh

Đo Đo lườlườngng

CônCông g nghnghệệ

1919

6.4 Các điểm kiểm tra trọng 6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếuyếu• Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại

sự hiệu quả cao nhất.sự hiệu quả cao nhất.

• Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto.Pareto.

• Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nghệ thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nào giúp các nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu nào giúp các nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này.này.

2020

6.4 Các điểm kiểm tra trọng 6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)yếu (tt)

Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu hỏi sau:câu hỏi sau:

• Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận mình?phận mình?

• Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?đạt mục tiêu?

• Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai lạc?lạc?

2121

6.4 Các điểm kiểm tra trọng 6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)yếu (tt)

• Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại.ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại.

• Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất.Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất.

• Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin nhiều nhất mà ít tốn kém nhất?thông tin nhiều nhất mà ít tốn kém nhất?

2222

6.5 Xây dựng hệ thống kiểm 6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộsoát nội bộ• Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho

việc kiểm soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức.việc kiểm soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức.

• Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như hệ Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như hệ thống HACCP của các công ty sản xuất thực thống HACCP của các công ty sản xuất thực phẩm.phẩm.

• Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy trình trong tổ chức.trình trong tổ chức.

2323

6.5 Xây dựng hệ thống kiểm 6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (tt)soát nội bộ (tt)CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁTCÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT

• Xác định nguy cơ:Xác định nguy cơ:

• Đưa ra các giải pháp:Đưa ra các giải pháp:

• Lựa chọn giải pháp phù hợp.Lựa chọn giải pháp phù hợp.

• Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.

• Theo dõi và đánh giá hiệu quả.Theo dõi và đánh giá hiệu quả.

2424

7. Check in (kiểm tra trong).7. Check in (kiểm tra trong).• Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực

tiếp công việc/hành vi đang thực hiện.tiếp công việc/hành vi đang thực hiện.

• Người kiểm tra phải lập một kế hoạch Người kiểm tra phải lập một kế hoạch kiểm tra tổng thể năm/quý/tháng/tuần.kiểm tra tổng thể năm/quý/tháng/tuần.

• Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian của các chức năng quản trị.của các chức năng quản trị.

2525

7. Các biện pháp kiểm tra 7. Các biện pháp kiểm tra trong (tt)trong (tt)• Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của NV gửi lên.Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của NV gửi lên.

• Kiểm tra theo từng đợt thông báo trước (audit = đánh giá Kiểm tra theo từng đợt thông báo trước (audit = đánh giá nội bộ).nội bộ).

• Kiểm tra bằng phương pháp quan sát: theo dõi hành vi thực Kiểm tra bằng phương pháp quan sát: theo dõi hành vi thực hiện, cách thức sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ.hiện, cách thức sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ.

• Theo dõi thông qua mạng máy tính.Theo dõi thông qua mạng máy tính.

• Kiểm tra đột xuất.Kiểm tra đột xuất.

2626

8. Kiểm tra sau8. Kiểm tra sau

• Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ.Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ.

• Hệ thống hồ sơ của bộ phận.Hệ thống hồ sơ của bộ phận.

2727

9. Các hình thức khác hỗ trợ 9. Các hình thức khác hỗ trợ kiểm trakiểm tra• Xây dựng văn hoá DN. Văn hoá khi được chấp nhận có tác dụng Xây dựng văn hoá DN. Văn hoá khi được chấp nhận có tác dụng

kiềm chế và kiểm tra hành vi của NV.kiềm chế và kiểm tra hành vi của NV.

• Chọn lọc, phân công công việc phù hợp.Chọn lọc, phân công công việc phù hợp.

• Tiêu chuẩn hoáTiêu chuẩn hoá

• Huấn luyện nhân viên nhằm tạo cho họ thái độ làm việc tốt hơn, Huấn luyện nhân viên nhằm tạo cho họ thái độ làm việc tốt hơn, dễ dàng thích nghi với môi trường của họ.dễ dàng thích nghi với môi trường của họ.

• Điều tra thái độ của nhân viên định kỳ. Sự hài lòng của nhân viên Điều tra thái độ của nhân viên định kỳ. Sự hài lòng của nhân viên ngược chiều với sự vắng mặt, thôi việc…ngược chiều với sự vắng mặt, thôi việc…

2828

9. Các biện pháp xử lý sau 9. Các biện pháp xử lý sau kiểm trakiểm tra• Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải.Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải.

• Được thưởng để kích thích nhân viên.Được thưởng để kích thích nhân viên.

• Nếu do khả năng kém thì phải đào tạo lại.Nếu do khả năng kém thì phải đào tạo lại.

• Nếu thiếu động cơ thì phải tăng cường động Nếu thiếu động cơ thì phải tăng cường động cơ.cơ.

2929

CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕICẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI