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Materiales de formacin en los camposde la planificacin y de la administracinde la educaciny de las construcciones escolares

Administracin ymantenimiento de edificiosy equipo educativo

Divisin de Polticas yPlaneamiento de la Educacin

Unesco

E P P / T M / 1 2Pars, Junio 1986Original : ingls Unesco

Esta Serie

Mdulo

Mdulo

Mdulo

Mdulo

Mdulo

I

II

III

IV

V

ADMINISTRACIN Y MANTENIMIENTODE EDIFICIOS Y EQUIPO EDUCATIVO

incluye los siguientes componentes

: POLTICAS DE MANTENIMIENTO

: PLANEAMIENTO DEL MANTENIMIENTO

: ASPECTOS FINANCIEROS

: ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DEL MANTENIMIENTO

: SELECCIN Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL

P R E F A C I O

La Division de Polticas y Planeamiento de la Educacin elabora actualmentemateriales de formacin en los campos de la planificacin y administracinde la educacin y de las construcciones escolares.

Este proyecto, que comenz" en 1980, prev diversas fases en ensayos, erroresy pruebas de los materiales durante los cursos de formacin organizados anivel regional y nacional, en cooperacin con las oficinas regionales dela Unesco para la educacin.

La transformacin de textos tcnicos en materiales pedaggicos con el prop-sito de facilitar la auto-formacion no es una tarea fcil. Convience sealarhue los volmenes ya producidos sern mejorados en el futuro gracias a laspruebas y a la experimentacin. Este proceso de ensayo y revisin constituiruna tarea permanente de la Divisin, en cooperacin con los especialistasregionales y nacionales, as como con las instituciones que trabajan en esecampo.

Se invita a los ministerios de educacin y a las instituciones nacionalesde formacin a utilizar de la manera que consideren ms apropiada el materialque se ha producido en este proyecto y, si lo estiman necesario, a adaptarloa las caractersticas nacionales o locales. El uso de este material no re-quiere una autorizacin previa de la Unesco. Slo bastar con referirse aella en la presentacin del mismo.

La Divisin de Polticas y Planeamiento de la Educacin recibir con muchointers todo comentario o sugestin que desee hacer eventualmente en relacinal presente documento. Le agradecemos que se sirva enviarlo a la siguientedireccin : Sr.Director, Divisin de Polticas y Planeamiento de la Educacin,Unesco, 7 Place de Fontenoy, 75700 Pars, France.

El presente conjunto intitulado "Administracin y Mantenimiento de Edificiosy Equipo Educativo" comprende los mdulos del I al V, todos los cuales fueronpreparados por el Sr. D. Vickery, Consejo.

Las opiniones que aqu se expresan reproducen las ideas del autor y no re-flejan necesariamente los puntos de vista de la Unesco.

MATERIALES DE FORMACIN EN LOS CAMPOS DE LA PLANIFICACINY DE LA ADMINISTRACIN DE LA EDUCACIN

Y DE LAS CONSTRUCCIONES ESCOLARES


Mdulo I :

Introduccin

Seccin 1

Seccin 2

Seccin 3

Seccin 4

Seccin 5

POLTICAS DE MANTENIMIENTO

: Antecedentes

: Disparidades

: El Significado delMantenimiento

: Alternativas de Polticasde Mantenimiento

: Ejecucin de las Polticas

Divisin de Polticas yPlaneamiento de la EducacinU N E S C O

Esta Serie

Mdulo

Mdulo

Mdulo

Mdulo

Mdulo

I

II

III

IV

V


incluye los siguientes componentes


: PLANEAMIENTO DEL MANTENIMIENTO

: ASPECTOS FINANCIEROS

: ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DEL MANTENIMIENTO

: SELECCIN Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL

Mdulo I : Polticas de Mantenimiento 1_

C O N T E N I D O

Objetivo de los Mdulos I al V 2

Introduccin al Mdulo I 4

Seccin 1 : Antecedentes 5

Seccin 2 : Disparidades 10

Seccin 3 : El Significado del Mantenimiento 14

Seccin 4 : Alternativas de Polticas de Mantenimiento.... 16

Seccin 5 : Ejecucin de las Polticas 21

Punto de referencia 22

Mdulos I al V

OBJETIVO DE LOS MDULOS I AL V

Debera ser suficientemente evidente, sin requerir ninguna otra elaboracin,que un grupo existente de escuelas y su correspondiente equipo necesitan man-tenerse en buen estado de reparacin y en condiciones de trabajo. Sin embargo,algunos pases no hacen provisiones presupuestarias para el mantenimiento desus escuelas, mientras que muchos otros asignan tan pequeas sumas de dineropara este propsito que ambos, edificios y equipo, continan deteriorndosehasta que, finalmente, tienen que ser repuestos.

El problema se presenta ms comnmente en las polticas de distribucin de re-cursos. Donde el promedio de matrcula es bajo y la presin por conseguir msplazas es tal, que la casi totalidad del dinero de que puede disponserse seutiliza en nuevas instalaciones, dejando muy poco para reparaciones y manten^miento del grupo de edificios existentes.

En primera instancia, el problema corresponde a poltica y planeamiento.Cu-les son los costos de mantenimiento y de administracin del mantenimiento?.Cul es la poltica y las opciones de planeamiento?Obviamente en situacionesdonde los recursos son muy limitados la administracin y, en particular, la organizacin del mantenimiento sern crticas al asegurar que los mximos benef^cios se obtienen del dinero utilizado en mantenimiento. Qu clase de modelosde administracin se han desarrollado y qu tan eficientes son? Qu dispari-dades entre el mantenimiento de las escuelas rurales y urbanas deben superarse,y cules son los problemas especficos de administracin que deben considerar-se dentro de esta difcil contexto?.

Finalmente, la administracin del mantenimiento depende de las cualidades yhabilidades del personal de mantenimiento.Qu habilidades se requieren y quforma's de capacitacin se necesitan para desarrollar un personal eficiente?

El mantenimiento es un tpico para el cual existen muchos enfoques. An a ni-vel de poltica y dentro del mismo pas, las polticas pueden variar. Y varia-ciones an mayores caracterizan los tipos de mantenimiento y las modalidadesde la administracin.

Mdulos I al V

El objetivo de este Grupo de Mdulos se hubiera alcanzadosi ustedes fueran capaces de identificar claramente las poticas de mantenimiento utilizadas en su propio pas y lasrazones que han contribuido a su formulacin; si ustedes soncapaces de identificar el modelo o los modelos de administra-cin utilizados y, finalmente, sugerir formas en las que, anivel de planeamiento o ejecucin,la organizacin del mante-nimiento de sus instalaciones escolares, pueda hacerse efec-tiva dentro de los costos.

Hay dos trabajos importantes y esencialmente prcticos que tratan del mante-nimiento de escuelas y que deberan , si es posible, obtenerse y leerse, conjuntamente con el material contenido en este Grupo. Y son :

1. Manual para utilizarse en la investigacin de las condicionesfsicas de las construcciones escolares, publicado por la Ofi-cina Regional de la UNESCO para la Educacin en Asia, Bangkok,mayo de 1977.

2. Inventario de instalaciones educativas en Irn, publicado por elInstituto para Investigacin y Planeamiento en Ciencias y Edu-cacin, Ministerio de Educacin, Tehern, 1973.

Modulo I 4_

MODULO I : POLTICAS DE MANTENIMIENTO

INTRODUCCIN

El Mdulo trata sobre el mantenimiento de los edificios escolares y su equipocon la perspectiva de la asignacin total de recursos para la educacin. Losobjetivos polticos y otros relacionados con el desarrollo educativo, tienenun efecto sobre el mantenimiento dentro del plan educacional1. Se consideranlas diferentes opciones de planeamiento para obtener un equilibrio entre lanecesidad de construir nuevas escuelas y la de cuidar las ya existentes.

Mdulo I Seccin 1 : Antecedentes

SECCIN 1 : ANTECEDENTES

El planificador educativo, preocupado por la utilizacin de la totalidad anualde recursos asignados a la educacin, se enfrenta a un problema de prioridadesen su asignacin. Siempre surgen dos categoras de gastos. La primera compren-de los pagos en curso que tienen que hacerse para cubrir los salarios y asig-naciones del personal docente y administrativo, para servicios tales como energa, telfono y semejantes y, finalmente, para materiales didcticos sin loscuales las escuelas existentes no pueden funcionar eficientemente. Estos pagos'mantienen' o'permiten' que el sistema educativo contine funcionando. En conjunto, la asignacin para mantenimiento del sistema comprende una proporcinfija del presupuesto total de educacin.

La segunda categora de gastos es la asignada para desarrollo' del sistemaeducativo. Esto, en general, se utiliza en la adquisicin de tierra, en laconstruccin y equipamiento de nuevas escuelas y en acondicionamiento de lasinstalaciones existentes.

Los presupuestos que detallan estas dos categoras de gastos, se conocen co-mnmente como 'Presupuestos de Mantenimiento' y 'Presupuestos de Desarrollo'respectivamente.

Como los planificadores educativos saben demasiado bien, la escala del Presupuesto de Desarrollo tiene un efecto marcado y subsecuente sobre el Presupues_to de Mantenimiento, porque una nueva escuela adquiere nuevo personal con suscorrespondientes salarios que hay que pagar, y nuevos estudiantes que requie_ren materiales de enseanza.

En los pases donde los recursos son muy limitados, el promedio de matrculabajo, y los gobiernos comprometidos a un desarrollo educativo, es inevitableque haya una lucha continua para lograr la mxima asignacin para el Presu-puesto de Desarrollo y de este modo, elevar el promedio de matrcula y acer-carse al objetivo del desarrollo.

Modulo I Seccin 1 Antecedentes

Una de las consecuencias es que todos los esfuerzos se hacen para contener elPresupuesto de Mantenimiento. Los salarios y las asignaciones, a menudo ya ba-jos, se consideran usualmente como sacrosantos, pero otros puntos en el presu-puesto, son sometidos a un estrecho escrutinio. Los libros de texto que podran,tal vez, ser reemplazados cada tres aos, se conservan por cinco aos o ms;se solicita a los padres que paguen los cuadernos de notas y lpices;se redu-ce la provisin de papel, elementos qumicos para la ciencia, y aun los gises.En un pas, por ejemplo, un Director de Educacin recientemente nombrado, anunci que su objetivo principal era asegurar que las escuelas rurales recibieranun suplemento regular de gises.

Las palabras claves utilizadas para perfilar este argumento, han sido subraya-das antes.. Se refieren al presupuesto de gastos..."sin los cuales las escue-las existentes no podran funcionar". Es en dicho contexto que este Mduloconsidera el mantenimiento de facilidades educativas - edificios y equipo.

Guarido todos los nios en edad escolar tienen lugar en las escuelas,cuando losmaestros estn bien pagados ycuando hay una adecuada provisin de material di-dctico, esta situacin lleva consigo normas altas de mantenimiento de edifi-cios y equipo, lo que a su vez, se refleja en un presuesto bajo para el desa-rrollo, porque es muy raro que las escuelas alcancen un grado tal de deterio-ro, que necesiten una reposicin total.

Por otra parte, hay pases en donde, por las razones antes sealadas, los edi-ficios y el equipo tienen un mantenimiento casi nulo. En dichas situaciones,el Presupuesto para el Desarrollo incluir un componente substancial para lareconstruccin de edificios existentes que no estn en condiciones de usarse.

Una encuesta realizada en 1974 en un pas que tena en existencia unas 28,000escuelas -primarias,secundarias-mostr lo siguiente :


TIPO DE ESCUELA

Escuelas

Primaria rural

" urbana

Secundaria rural

" urbana

Preparatoria rural

" urbana

Mobiliario

Primaria rural

" urbana

Secundaria rural

" urbana

Preparatoria rural" urbana

Equipo didcticoPrimaria rural

Secundaria rural

" urbana

Preparatoria rural

" urbana

Condicin -

Enbuenas

condiciones

15.6

19.6

39.2

49.1

41.1

31.4

0.90.00.00.00.00.0

0.00.00.04.90.02.4

porcentaje de

Deterioradopero

susceptiblede mejorar

65.954.8

54.5

42.944.8

57.8

3.611.8:

11.2

24.1

3.814.3

0.03.40.033.30.029.9

espacios por alumno

Para sertotalmentereemplazado

15.6

25.66.28.014.0

10.7

95.488.2

88.776.0

96.1

85.7

100.0

96.6

100.0

61.6

100.067.6

Tabla I. Investigacin sobre las condiciones de las escuelas, mobiliarioy equipo.

Modulo I Seccin 1 : Antecedentes

Significativamente, en el contexto de la presente discusin, el promedio de matrcula en el pas para el cual se proporcionaron los datos anteriores, se ha-ba incrementado, en los ltimos 10 aos, como sigue :

.Educacin primaria de 26 a 79 porcientoEducacin secundaria de 4 a 32 porciento

La Tabla 1 sugerira que el Presupuesto de Desarrollo se llev la mayor partede los recursos disponibles y que qued muy poco dinero disponible para mantener el nmero considerable de escuelas y equipo existentes en el pas. Los da-tos muestran muy claramente que existe ahora una urgente necesidad en estepas en especial, de una proporcin substancial de presupuestos de desarrollofuturos, para ser utilizados en la reconstruccin y re-equipamiento de las es-cuelas existentes. La negligencia en tomar dicha accin, puede tener como re-sultado que algunas de las escuelas que estn en muy malas condiciones, ten-gan que cerrarse, con el consecuente riesgo de reducir la tasa de incrementoen el promedio de matrcula.

Mientras que la situacin respecto a los edificios, como se muestra en la Ta-bla, es crtica, el mobiliario y el equipo didctico estn en peores condiciones. Podra concluirse (y esta es la realidad) que la mayora de los nios sesientan en el suelo (lo que no es necesariamente una desventaja en las escue-las primarias) o, en el mejor de los casos, utilizan un mobiliario tambalean-te. El aprendizaje obviamente contina, pero con el equipo que puedan propor-cionar los padres. Probablemente prevalezca el'espritu de improvisacin1, yel nivel total de eficiencia del sistema, es bajo.

La Tabla 1 tambin aclara un problema que, aunque no est directamente conec-tado con el tema principal de este Grupo, es, al mismo tiempo, comn y lo su-ficientemente importante para ser tratado en este Mdulo introductorio. Elproblema radica en coordinar, a nivel de planeamiento educativo y administra-cin, la asignacin de fondos de modo tal que, cuando se abre una nueva escuela sea totalmente funcional. Esto significa que debe haber maestros disponi-bles para ensear en la escuela, mobiliario para maestros y alumnos, y unaprovisin adecuada de material didctico. Los edificios, el mobiliario y el


equipo estn organizados a travs de diferentes departamentos del Ministeriode Educacin y, sera evidente para cualquiera que haya visitado escuelas envarios pases, que estos departamentos no siempre estn adecuadamente coordi-nados. Cuando ste sea el caso, ser an ms difcil asegurar el mantenimien-to de las nuevas escuelas, es decir, conservarlas en un estado razonable dereparacin y con el suficiente equipo para reemplazar el que se desgaste porel uso.

Cuando los recursos sean muy limitados y los promedios dematrcula ms bajos que el 100%, entonces,1. hay necesidad de planear la mxima asignacin posible

al Presupuesto de Desarrollo, y en consecuencia,

2. virtualmente todos los incisos en el Presupuesto deMantenimiento, exceptuando los salarios del personal,se reducirn absolutamente al mnimo. En algunos pases,aun la tiza es difcil de conseguir. Esta severa restricin financiera tuvo como resultado

3. una deterioracin progresiva de los edificios existentes,del mobiliario y el equipo didctico, debido a la faltade dinero para mantenimiento, lo cual, a su vez, signifi-ca que

4. el Presupuesto de Desarrollo tiene que utilizarse ms yms para reemplazar las viejas instalaciones, en vez depara la provisin de los nuevos lugares, tan deseados.

Modulo I Seccin 2 : Disparidades 10_

SECCIN 2 : DISPARIDADES

La secuencia de eventos arriba sealada, raramente ocurre de un modo unifor-me a travs de un pas. La Tabla 1, que es tpica, nos muestra claramenteque, en todos los niveles de educacin, las reas rurales se encuentran, ge-neralmente, en peor estado que las urbanas. Aun en las columnas destinadasal equipo didctico, en la Tabla, puede notarse que un nmero de escuelas,mayor en el rea rural que en la urbana, requiere mejoramiento. Ciertamentese encontr que todo el equipo didctico en las escuelas rurales, a todos losniveles, necesitaba reemplazarse.

Las razones para este estado de cosas, pueden basarse solamente en la espe-culacin producto de la experiencia. De esta forma, gran parte de la siguiente seccin representa la experiencia y, hasta cierto punto, la opinin delautor. Se necesitara especular sobre las disparidades entre el estado demantenimiento en escuelas urbanas y rurales en sus propios pases. La es-peculacin es importante porque si va a planearse alguna accin que produz-ca cambios, entonces es esencial entender las condiciones que correspondeny necesitan cambios.

Las ciudades de la mayora de los pases tienen concentraciones de pobla-cin que a menudo parecen polticamente mejor articuladas que las de lasreas rurales. Esto puede provocar una mejora en el mantenimiento como res-puesta de los encargados de elaborar las polticas Aunado a esto, las ofici^as para la administracin de la educacin se encuentran invariablemente enlos centros urbanos, as como las compaas constructoras y las oficinas delos grandes contratistas. En consecuencia, parece ser que rpidamente sellama la atencin de la administracin sobre el poco satisfactorio manteni-miento de los edificios. De este modo las escuelas urbanas estn, general-mente, en mejores condiciones de reparacin que las del rea rural. Vale lapena recordar tambin, que las autoridades educativas y otros funcionariosoficiales del gobierno, con frecuencia tienen a sus propios hijos en las es-cuelas urbanas y, por lo tanto, estn ms ntimamente familiarizados con loslugares en los cuales la educacin se lleva a cabo.

Mdulo I Seccin 2 : Disparidades v\_

Las autoridades escolares en las ciudades o en las cercanas, con frecuenciaencuentran ms fcil llamar personalmente a las oficinas locales de educacinpara solicitar, no siempre con xito, que se lleven a cabo las reparaciones. ,En contrast^, sus colegas rurales se encuentran con un funcionario de educacin,solamente una o dos veces al ao, y tambin puede ser un inspector que no ten-ga responsabilidad fuera de los asuntos acadmicos. Muchas escuelas urbanastienen telfono que facilita an ms la representacin. En cambio las escuelasrurales es menos cann que tengan comunicacin telefnica con la oficina deeducacin provincial o del distrito.

Finalmente, los inspectores de construccin y contratistas localizados en lasciudades, pueden ms fcilmente preparar estimaciones para llevar a cabo repraciones en las escuelas urbanas que en aquellas localizadas en pueblos remotos.

La 'proximidad' es desde luego un factor importante en relacin con el manteni-miento, y la 'proximidad' tiene ciertamente un efecto sobre el abastecimientoy condiciones del mobiliario y equipo. Si una escuela urbana tiene escasez detizas, una llamada personal a la tienda de abastecimientos, resolver el pro-blema. Si la tienda est a 200 Km., entonces la tiza es ms difcil de obtener.La reparacin de un microscopio daado, o de una silla es, como puede fcilmente comprenderse, mucho ms difcil de arreglar.

Con esto no se pretende sugerir que las escuelas urbanas y sus equipos tenganun buen mantenimiento. La Tabla 1 muestra que no es este el caso. Pero es se-guro que, en general, las escuelas rurales tienen un mantenimiento ms defi-ciente que las urbanas ya la hora de disear la organizacin del mantenimien-to, debe eliminarse este disparidad.

NOTA : El pas est llevando a cabo un vasto programa de construccin de es-cuelas primarias rurales,lo que explica por qu hay menos escuelas pramarias rurales que urbanas, que requieran una total reparacin.

Mdulo I Seccin 2 : Disparidades 12_

Las polticas gubernamentales relativas a las construcciones escolares, pue-den, por s mismas, llevar a disparidades en el mantenimiento de las escuelasurbanas y rurales. Esto es espacialmente cierto en las escuelas primarias, lascuales, en algunos pases son financiadas y construidas por las comunidadesque las necesitan. La poltica del Gobierno, en estas situaciones, es ofrecermaestros y equipo didctico a cualquier comunidad rural que est preparada pa-ra proporcionar el edificio y el mobiliario. Esto, frecuentemente, ha resulta-do un medio exitoso de alcanzar la meta de desarrollo educativo, a un costomnimo para la Tesorera. Sin embargo, con demasiada frecuencia estos edifi-cios estn pobremente diseados y construidos, y consecuentemente se deterio-ran muy rpidamente. El entusiasmo inicial que llev a la construccin de laescuela decae, y los hijos de los que originalmente contribuyeron, crecen, dejando el edificio a otros tal vez menos motivados para cuidar el viejo edificio.

El gobierno, sin embargo, contina invirtiendo en salarios de los maestros quetienen que trabajar en lugares que se deterioran progresivamente. Y la calidadde la educacin, sufre inevitablemente.

La iniciativa privada o local, en materia de construccin de escuelas, puedetambin llevar a disparidades de otra clase. Comnmente el gobierno permite(como uno de los medios para asegurar el desarrollo educativo) que se abranescuelas privadas adems de las proporcionadas por el gobierno central y lasautoridades educativas locales. Una escuela privada cobra una colegiatura,parte de la cual se utiliza para el mantenimiento del edificio en buen esta-do. Esto tiene la ventaja, no slo de mantener buenas condiciones ambienta-les, sino de atraer ms estudiantes. Puede aadirse que la mayor parte de lasescuelas privadas se encuentran en reas urbanas. Esto agudiza las disparida-des ya existentes entre las condiciones de las escuelas urbanas y rurales.

Modulo I Seccin 2 : Disparidades 13

1. An cuando no todas las escuelas urbanas tienen unbuen mantenimiento, con frecuencia hay graves dispa-ridades en el mantenimiento de edificios, mobiliarioy equipo de las escuelas urbanas y rurales, aunqueexistan otras similitudes, dificultan asegurar la calidad uniforme de la educacin proporcionada, tantoen las ciudades como en el campo.

2. La 'proximidad' de las escuelas urbanas a las oficinas,tiendas y unidades de reparacin de equipo de las auto-ridades educativas, puede ser una de las razones impor_tantes por las que las escuelas urbanas se encuentranen mejores condiciones fsicas que las rurales, en palses en donde existen disparidades.

3. Las escuelas primarias rurales, especialmente en pasesdonde existe una poltica para estimular a las comunida-des a construir sus propias escuelas,han resultado amenudo muy difciles de mantener sin una substancialayuda financiera por parte del gobierno.

4. Las escuelas privadas, que generalmente se encuentranen las reas urbanas tienen, en conjunto, mejor mante-nimiento, y esto ensancha la brecha urbano/rural.

Mdulo I Seccin 3 : El significado del Mantenimiento 14_

SECCIN 3 : EL SIGNIFICADO DEL MANTENIMIENTO

Una forma de definir el mantenimiento es como 'una combinacin de cualquieraccin llevada a cabo para conservar un artculo o repararlo para que esten condiciones aceptables.'La definicin sera lo suficientemente clara sino fuera por la palabra 'aceptables', que implica una estimacin subjetivadel trabajo de . reparacin requerido y, consecuentemente, una posible prdi-da del control financiero de los programas. Si tiene que ejercerse un controlde esta clase, que no debe estar sujeto a los caprichos de los asesores, en-tonces el mantenimiento tiene que ser muy estrictamente interpretado y pre-servar el artculo en su condicin original.

Un par de ejemplos puede ayudar a esclarecer este punto.Suponiendo que losmuros de un aula estn hechos de ladrillo aparente decorado con pintura altemple en colores claros. Despus de algunos aos la pintura se descascaray se ensucia. El inspector de mantenimiento puede estar de acuerdo en que es_to requiere atencin. El maestro en jefe, sin embargo, argumenta que el murose vera mejor si se enyesara el ladrillo aparente y sobre el yeso se pintaraal temple. Esto es, obviamente, una solucin 'aceptable' en los trminos dela definicin original de mantenimiento, que se indic al empezar esta sec-cin. De hecho, si el trabajo se lleva a cabo de esta manera, mejorara elaspecto del aula al mismo tiempo que contribuira a su mantenimiento. Enrealidad, el mantenimiento implicara, simplemente, cepillar con un cepilloduro los muros del aula, para quitar la vieja capa de pintura y aplicar unanueva de pintura al temple. Hay una obvia diferencia de costo entre simple-mente raspar y volver a pintar los muros, y la solucin del maestro de enyesar y pintar.

En el segundo ejemplo, las alacenas de la escuela necesitan reparacin -lasbisagras y las perillas de las puertas estn sueltas o rotas, las cerradurasdescompuestas, y algunos de los vidrios de las puertas desquebrajados-. Elmaestro pidi a un carpintero que hiciera el trabajo y, al mismo tiempo, su-giri que se aadiera un entrepao adicional a cada una. Este es otro ejem-plo de un intento de mejorar al mismo tiempo que contribuir al mantenimiento.Puede aadirse que estos son casos simples. Muy frecuentemente hay otras soli-

Mdulo I Seccin 3 : El Significado del Mantenimiento 15

citudes para llevar a cabo un trabajo de mantenimiento mucho ms substancial,cuando lo que se pretende es una mejora.

Ciertamente, durante el funcionamiento de una escuela, cambian las necesida-des de los maestros y de los alumnos. La experiencia de un edificio en uso casi siempre sugiere la necesidad de alteraciones, an cuando menores, en determinado momento, y es natural -y aun deseable- que el maestro seale las necesi^dades de cambio. Lo que se quiere subrayar aqu, es que si el planificador educativo tiene que controlar la asignacin de los, demasiado frecuentemente,es-casos recursos, tiene que trazarse una lnea muy sutil entre lo que sera elmantenimiento de los edificios en su condicin original, y las mejoras que pueden requerirse para llenar las necesidades educativas no previstas. Como se ver en las siguientes secciones, parte del mantenimiento puede organizarse comoalgo rutinario, con costos establecidos. La asignacin de recursos en dichas circunstancias, puede ser fcilmente controlada. Las mejoras, que pueden ir, desdeuna solicitud de la clase que ejemplificamos anteriormente, hasta requerimien-tos para nuevas instalaciones, incluye una muy diferente categora en los gastos y debe disponerse de recursos , asignados con un criterio muy diferente.

1. El mantenimiento implica conservar los edificios, mobiliario yequipo, tanto como sea posible, en sus condiciones originales.Las mejoras implican cambiar la condicin original del edificio.

2. El Mantenimiento es un proceso progresivo y siempre necesario encualquier escuela, sin importar lo bien construida, equipada yamueblada que est. Las mejoras son actividades no previstas,que pueden ser resultado de una gran variedad de causas, algu-nas de las cuales pueden originarse en los cambios sufridos porla estructura, contenido y mtodos de educacin.

3. Tanto el mantenimiento como las mejoras son necesarias, pero como el primero es una actividad regular que puede ser planeadacon mucha anticipacin y la ltima es una actividad no previstae intermitente, deben considerarse separadamente, desde el pun-to de vista presupuestario.

Mdulo I Seccin 4 : Alternativas de Polticas de Mantenimiento 16_

SECCIN 4 : ALTERNATIVAS DE POLTICAS DE MANTENIMIENTO

El planificador tiene cuatro alternativas de poltica, considerando el mantenimiento de las escuelas, el mobiliario y el equipo existentes. Estas son :mantenimiento nulo, mantenimiento de emergencia, mantenimiento determinado ymantenimiento preventivo y planeado.

Las opciones se describen brevemente a continuacin, para proporcionar antecedents adicionales para colocar el material en los Mdulos siguientes. Parecehaber muy poca duda sobre el hecho de que la mayora de los gobiernos, si lesdieran la oportunidad, eligiran una poltica de mantenimiento preventivo yplaneado.

i) Mantenimiento nulo

Hay circunstancias en las cuales, o el mantenimiento tiene tai costo demasiadoelevado para incluirse en los presupuestos gubernamentales, o el gobierno juga que no hay necesidad de cargar el mantenimiento a los fondos pblicos. Esteha sido el caso en por lo menos un pas durante la pasada dcada. La decisinse tom porque la mayora de las escuelas estaban establecidas y administradaspor organismos privados, tales como asociaciones educativas de pueblos y ciu-dades, las cuales se pens que podan cubrir los gastos de mantenimiento desus propias escuelas. As, aunque la poltica del gobierno era de no asigna-cin de fondos para mantener escuelas, las instalaciones, de hecho eran mantenidas -algunas de ellas muy bien por cierto. En general,las escuelas de lospueblos pequeos, eran las peores, pero aun ellas, con frecuencia se vean mejor cuidadas que instituciones en algunos otros pases en los que el gobiernoasign fondos para mantenimiento y reparacin.

En algunos pases, hasta la fecha no hay provisin presupuestaria para mante-ner escuelas primarias y secundarias rurales. Adems de esto, usualmente nohay registro de estas escuelas rurales. La Tabla I se refiere a dicho pas yse basa en una encuesta especficamente diseada y ejecutada, financiada enparte por una agencia internacional. Estos datos son ms la excepcin que laregla.

Mdulo I Seccin 4 : Alternativas de Polticas de Mantenimiento YJ_

Una poltica de 'mantenimiento nulo' puede ser apropiada, pero solamente encircunstancias donde el efecto sobre las condiciones de la actual existenciade escuelas, se conozcan a travs de encuestas y evaluaciones regularmentellevadas a cabo. Parecera que esta poltica sera efectiva solamente en ciertas situaciones socio-culturales nicas, tales cano las que prevalecen en elpas antes descrito.

ii) Mantenimiento de Emergencia

Hasta donde se sabe, no existe ningn pas cuyo presupuesto sea exclusivamente para mantenimiento de emergencia de las construcciones escolares. Sin em-bargo hay un nmero de pases sujetos a desastres naturales de diversa seve-ridad y, cuando dichos desastres ocurren, la prctica es, generalmente, utiUzar una cantidad establecida de dinero, que se haba destinado a otros propsi^tos, para reparar las instalaciones daadas por este evento natural. Esto, puede argumentarse, difcilmente constituye una poltica a seguir. Normalmente,sin embargo, va acompaada de una inversin muy baja en construcciones escolares, lo que da por resultado construcciones que no pueden resistir los desas-tres. La poltica de inversin en construccin determina, en forma indirecta,la poltica de mantenimiento. Hay alternativas que hacen que esto sea digno demencionar. Podra, por ejemplo, ser posible solicitar un prstamo para cons-truir escuelas a prueba de desastres, el reembolso del cual podra dar porresultado, costos ms bajos que los de construcciones no resistentes al de-sastre, que tienen que ser reemplazados cada vez que ocurre un desastre.

Hay alrededor de 50 pases en el mundo que tienen escuelas con riesgo de te-r-emotos y 25 con riesgo de ciclones tropicales. El financiamiento del mante-nimiento de emergencia es, por lo tanto, un tpico que, en muchos pases amerita una consideracin cuidadosa al decidir sobre la poltica de mantenimiento.

iii) Mantenimiento determinado

Una de las formas ms comunes de tratar el tema del mantenimiento de las cons_trucciones escolares, mobiliario y equipo, es por medio de la provisin de unasuma global en el presupuesto, que se utiliza a discrecin del ministerio deeducacin para financiar las actividades de mantenimiento que no han sido pa-

Mdulo I Seccin 4 : Alternativas de Polticas de Mantenimiento 18_

neadas. Una de las caractersticas de este enfoque, es que los recursos sonsiempre demasiado pocos en relacin con el trabajo a desarrollarse, y la cuestin se convierte en un problema de prioridades de asignacin para el desemtcaso del dinero disponible.

Ccmnmente, el desembolso se hace de una o dos formas. Pri mero, la suma to-tal puede quedar bajo el control del funcionario responsable de los trabajosescolares, quien estima,de los reportes de los inspectores de construccin,cuales son las escuelas ms necesitadas de reparacin. Este sistema, en laprctica no es muy satisfactorio, ya que raramente es enfrentado a los pro-cedimientos objetivos necesarios para asignar prioridades de mantenimiento y,en muchos casos, se presta a un patrocinio indeseable. Representaciones demaestros, polticos y otros,para la reparacin de escuelas en las cuales es-tn interesados son cada vez ms comunes, y el punto de 'proximidad' que sediscuti en la seccin que trata de las disparidades, puede llegar a ser unfactor potente en la lista final de escuelas hasta el presente incluidas enel programa de mantenimiento.

No obstante, muchos pases enfocan el mantenimiento de esta forma y, si estbien organizado a travs de un mtodo objetivo de reportes y de una asigna-cin de prioridades, entonces puede formar las bases para el desarrollo even-tual de un sistema de mantenimiento planeado de la clase que se describe enel inciso iv) ms adelante.

El segundo mtodo para implementar un programa de mantenimiento determinado,es por medio de la asignacin de una suma fija de dinero anualmente para cadaescuela, a cargo de las autoridades. El maestro en jefe, o la junta local dela administracin escolar, estn autorizados a gastar el dinero en aquellos artculos que se juzgue ms necesitados de mantenimiento.El mtodo tiene grandesventajas que lo recomiendan. No hay necesidad de gastar dinero en una organizacin de mantenimiento como la descrita en la seccin siguiente - inspectoresde edificios, especialistas en costos, etc.; el personal local sabe qu mantenimiento se necesita, as que no se necesitan encuestas realizadas por una au-toridad central;es probable que los artesanos locales puedan llevar a cabo las

Modulo I Seccin 4 : Alternativas de polticas de mantenimiento ]9_

reparaciones ms rpidamente y a menor costo que los contratistas urbanos comprometidos especialmente para el trabajo, que utilizan procedimientos guber-namentales relativamente incmodos, para la licitacin.

Por otra parte, las desventajas de este mtodo de mantener las escuelas exis-tentes, son considerables. Generalmente, slo se proporcionan pequeas sumasde dinero a cada escuela anualmente, y tienen que gastarse durante el ao fi-nanciero en que fueron asignadas. Por lo tanto, es difcil llevar a cabo unmejor mantenimiento. Por ejemplo, no hay mucho que pueda hacerse con sumas delorden de US $ 20.0 por escuela (cantidad que se proporciona comnmente en al-gunos pases). Dicha suma podra ser til para lina escuela de adobe de un so-lo maestro, pero para una ms grande, digamos una institucin de siete aulas,no servira para mucho ms que la reparacin de unas pocas ventanas, remendarunas cuantas sillas y escritorios y reemplazar algunas tejas rotas del techo.Los problemas como redecoracin de la escuela entera, o renovacin del techo,difcilmente pueden resolverse con tan pequea suma. As que, an cuando el diero es til, es tan poco, que los edificios, mobiliario y equipo continan deteriorndose. Una objecin ms, expresada por los administradores, es que eldesembolso de las sumas entregadas directamente a las escuelas, despus que eldinero sali del ministerio de educacin, no est sujeto a ninguno de los con-troles contables que usualmente utiliza el gobierno. La malversacin de fondoses una constante preocupacin para aquellos responsables de la contabilidad enlos gastos efectuados con fondos del gobierno.

iv) Mantenimiento Preventivo o Planeado

Las polticas de mantenimiento que se describen brevemente en prrafos anterio_res, son opciones basadas en oportunidades - que normalmente reflejan recursoslimitados, ya sea de dinero o de mano de obra, necesarios para administrar programas de amplia aplicacin. Si tienen eleccin, la mayora de los gobiernospreferiran planear el mantenimiento de sus construcciones escolares, mobiliario y equipo, sistemticamente y por adelantado. El planeamiento se basara enel diseo, utilizacin y anlisis de las encuestas llevadas a cabo, y el trabajo incluira no slo las reparaciones ocasionales de los artculos daados yel mantenimiento regular de los artculos que se han desgastado, sino tambinun mantenimiento llevado a cabo a intervalos regulares y con el propsito es-pecfico de reducir o prevenir los deterioros futuros de los distintos compo-

Modulo I Seccin 4 : Alternativas de Polticas de Mantenimiento 20

nenies. De este mantenimiento 'preventivo1.probablemente el mejor y ms co-mn ejemplo, es pintar regularmente, lo que evitar que la madera se pudra yel metal se oxide.

Obviamente, las polticas de planeamiento preventivo y planeado, para serefectivas, requieren un flujo continuo de informacin sobre las condicionesde la totalidad de las instalaciones fsicas, una organizacin para analiszar esta informacin y planear una accin remediadora y, finalmente, agen-cias que implementen el trabajo de mantenimiento en el campo o, en el casodel equipo, en la fbrica. Habra,en los pases que utilicen dichas polticas, agencias especficamente interesadas en edificios y mobiliario, que seencarguen de la reparacin del equipo tal como microscopios y otros materiales de enseanza y aprendizaje.

Adems de proporcionar un mtodo efectivo de atencin a las escuelas nacio-nales existentes, una poltica de planeamiento preventivo y planeado tienela ventaja adicional de permitir a los gobiernos evaluar la calidad del di-seo de sus escuelas y equipo, as como las normas de mano de obra. Los ar-tculos que frecuentemente fallan al estarlos utilizando y constantemente necesitan reparacin, obviamente tienen defectos de diseo o fabricacin, quedeben ser corregidos. A largo plazo, la poltica puede incrementar la efi-ciencia en el diseo y construccin de las instalaciones y, consecuentemen-te, reducir la frecuencia de los gastos de mantenimiento.

Las posibles polticas de mantenimiento pueden establecersejerrquicamente, desde la poltica de no mantenimiento (porparte de las autoridades educativas) hasta la de mantenimiento total ^planeado y preventivo-. La seleccin de la polti-ca depender, principalmente, de la disponibilidad de dineroy de personal lo suficientemente capacitado para organizarprogramas de muy amplia duracin. La mayora de los gobier-nos desearan avanzar progresivamente hacia una poltica quediera como resultado edificios, mobiliario y equipo bien conservado.

Mdulo I Seccin 5 : Ejecucin de las polticas 21

SECCIN 5 : EJECUCIN DE LAS POLTICAS

A pesar de que las secciones precedentes han acentuado las dificultades financieras para desarrollar programas efectivos de mantenimiento, la situacin confecuencia es tal, que se necesita un esfuerzo muy pequeo para lograr una me-jora substancial. Puede citarse el ejemplo de diversos pases que tienen unapoltica de mantenimiento ad hoc , y en donde en los reportes sometidos porlos maestros a las autoridades educativas, hay con frecuencia una seccin canpleta y muy substancial, relativa a las condiciones fsicas de la escuela. Lafalla ms comn reside en la asimilacin de esta informacin. El problema esde organizacin. La informacin de los reportes anuales, normalmente pasa ala unidad de estadstica y se utilizan para elaborar el reporte estadsticoanual sobre educacin a nivel nacional. Muy pocos reportes incluyen datos sobre las condiciones fsicas, principalmente porque es muy difcil para unapersona no profesional resumir, de manera coherente, una informacin tan de-sigual. Sin embargo, si las secciones relativas a las condiciones fsicas delas instalaciones, se pasaran a las autoridades escolares y se proporcionarapersonal para analizar los datos, entonces una poltica ad hoc de manteni-meinto se convertira, lentamente, en una poltica donde podran desarrollarse programas de mantenimiento planeado. En lo referente al equipo, la infor-macin podra, asimismo, pasarse al departamento que se encarga del abastecmiento. Solamente cuando se cuantifican las necesidades de reparacin del eqtdpo, puede tomarse una decisin para invertir en reparaciones.

Puede concluirse que, la determinacin de las necesidades de mantenimiento y la adopcin de una poltica adecuada, dependern de la cuantificacin de los datos so-bre las condiciones fsicas de los edificios, mobiliarioy equipo existentes. Estos datos pueden obtenerse por me_dio de una encuesta especialmente organizada, del tipoque llev a la elaboracin de la Tabla 1, o por mediodel anlisis de los datos contenidos en los informes pe-ridicos de l o maestros y/o los inspectores.

Maulo I : Punto de Referencia 22

PUNTO DE REFERENCIA

Las siguientes preguntas tienen por objeto ayudarles a relacionar las simplesideas presentadas anteriormente, con la situacin existente en sus propiospases. Si ustedes creen que conocen las respuestas, de todas maneras puedeserles muy til escribirlas -pueden tener un impacto que los estimule a se-guir pensando posteriormente en el tena.

i) Qu proporcin de su porcentaje nacional de educacin se asigna a :a) nuevas construcciones y extensin o ampliacin de las escuelas, yb) mantenimeinto de los edificios y mobiliario existentes) yc) nuevo equipo para las escuelas, yd) mantenimiento del equipo existente ye) los dems incisos incluidos en elpresupuesto para educacin

(p. e. salarios)

ii) Clasificar su sistema nacional de mantenimiento, p. e. ninguno, de emer-gencia, ad hoc, preventivo y planeado, otros.

iii) Qu proporcin del presupuesto para mantenimiento de edificios, se gasta en:escuelas primariasescuelas secundariaspreparatorias

iv) Le pareci que las preguntas i) a iii), eran difciles de contestar por-que la informacin que se requiere, est oculta en tal forma que no esfcil de obtener. Si es as,Cree usted que esto refleja la ausencia deuna poltica clara de mantenimiento a nivel de planeamiento.?

v) Estn las escuelas urbanas mejor conservadas que las rurales, en su pas?Si es as Por qu?



ADMINISTRACIN Y MANTENIMIENTO DEEDIFICIOS Y EQUIPO EDUCATIVO

Mdulo ]

Introduccir

Seccin

Seccin

Seccin

Seccin

Seccin

ti :

i

1 :

2 :

3 :

4 :

5 :

PLANEAMIENTO DEL MANTENIMIENTO

Decidir la Poltica

Desarrollo de los Programas de Mantenimiento

Mantenimiento y Ciclos Presupuestarios delGobierno

Estructura de Organizacin del Manteni-miento

Mantenimiento de Emergencia


ADMINISTRACIN Y MANTENIMIENTO DE LOS

Esta Serie

Mdulo

Mdulo

Mdulo

Mdulo

Mdulo

I

II

III

IV

V

EDIFICIOS Y EQUIPO EDUCATIVOS

est formada por los siguientes componentes

POLTICAS DE MANTENIMIENTO


ASPECTOS FINANCIEROS

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DELMANTENIMIENTO

: SELECCIN Y CAPACITACIN DE PERSONAL

Mdulo II : Planeamiento del Mantenimiento

CONTENIDO

Objetivos de los Mdulos I al V 2

Introduccin al Mdulo II 4

Seccin 1 : Decidir la Poltica 5

Seccin 2 : Desarrollo de los Programas de Mantenimiento 11

Seccin 3 : Mantenimiento y Ciclos Presupuestarios del Gobierno 15

Seccin 4 : Estructura de Organizacin del Mantenimiento 17

Seccin 5 : Mantenimiento de Emergencia 20

Punto de Referencia 22

MSdulo s I al V

OBJETIVO DE LOS MDULOS I AL V

Debera ser suficientemente evidente, sin reuqerir a ninguna otra elaboracin,que un grupo existente de escuelas y su correspondiente equipo necesitan man-tenerse en buen estado de reparacin y en condiciones de trabajo. Sin embargo,algunos pases no hacen provisiones presupuestarias para el mantenimiento desus escuelas, mientras que muchos otros asignan tan pequeas sumas de dineropara este propsito que ambos, edificios y equipo, continan deteriorndosehasta que, finalmente, tienen que ser repuestos.

El problema se presenta ms comnmente en las polticas de distribucin de recursos. Donde el promedio de matrcula es bajo y la presin por conseguir ms|plazas es tal, que la casi totalidad del dinero de que puede disponerse seutiliza en nuevas instalaciones, dejando muy poco para reparaciones y mante-nimiento del grupo de edificios existentes.

En primera instancia, el problema corresponde a poltica y planeamiento. Cules son sus costos de mantenimiento y de administracin del mantenimiento?.Cul es la poltica y las opciones de planeamiento?. Obviamente en situaciones donde los recursos son muy limitados, la daministracin y, en particularla organizacin del mantenimiento sern crticas al asegurar que los mximosbeneficios se obtienen del dinero utilizado en mantenimiento. Qu clase demodelos de administracin se han desarrollado y qu tan eficientes son?. Qudisparidades entre el mantenimiento de las escuelas rurales y urbanas debensuperarse, y cules son los problemas especficos de administracin que debenconsiderarse dentro de este difcil contexto?

Finalmente, la administracin del mantenimiento depende de las cualidades yhabilidades del personal de mantenimiento. Qu habilidades se requieren yqu formas de capacitacin se necesitan para desarrollar un personal eficiente^

El mantenimiento es un tpico para el cual existen muchos enfoques. An a ni^vel de poltica y dentro del mismo pas, las polticas pueden variar. Y variaciones an mayores caracterizan los tipos de mantenimiento y las modalidadesde la administracin.

Mdulos I al V

El objetivo de este Grupo de Mdulos se hubiera alcanzadosi ustedes fueran capaces de identificar claramente las polticas de manteniente utilizadas en su propio pas y lasrazones que han contribuido a su formulacin; si ustedes soncapaces de identificar el modelo o los modelos de administracin utilizados y, finalmente, sugerir formas en las que, anivel de planeamiento o ejecucin, la organizacin del mantenimiento de sus instalaciones escolares, pueda hacerse efec-tiva dentro de los costos.

Hay dos trabajos importantes y esencialmente prcticos que tratan del mante-nimiento de escuelas y que debera, si es posible, obtenerse y leerse, conjuntamente con el material contenido en este Grupo. Y son :

1. Manual para utilizarse en la investigacin de las condicionesfsicas de las construcciones escolares, publicado por la Ofi-cina Regional de la UNESCO para la Educacin en Asia, Bangkok,mayo de 1977.

2. Inventario de instalaciones educativas en Irn, publicado por elInstituto para Investigacin y Planeamiento en Ciencias y Educa-cin, Ministerio de Educacin, Tehern, 1973.

Mdulo II 4

MODULO II : PLANEAMIENTO DEL MANTENIMIENTO

INTRODUCCIN

En este mdulo se asume que las autoridades educativas desean desarrollar unapoltica efectiva para el mantenimiento preventivo y planeado. El Mdulo in-cluye discusiones sobre estos deseos, si dicha poltica va a llevarse a cabo.Quin la implementar?. Cul ser la naturaleza de los programas?. Cmose podra integrar el trabajo como un componente del plan educativo?

Mdulo II Seccin 1 : Decidir la poltica

SECCIN I : DECIDIR LA POLTICA

Antes de aconsejar cualquier poltica, el planificador educativo desear estudiar sus implicaciones en trminos tanto del presupuesto como del personal requerido. Sera acertado decidir sobre una poltica de planeamiento preventi-vo y planeado, pero cul sera su costo y valdra la pena el gasto? Deberael gobierno continuar con el mantenimiento ad hoc, como se practicaba en elpasado? Debera hacerse un intento para desarrollar y mejorar las viejasprcticas, o deberan stas cambiarse fundamentalmente, e introducirse un sistema totaljnente nuevo de mantenijniento preventivo y planeado?. En resumen cules son los objetivos del mantenimiento, cules los beneficios que se obtienen,y, para obtenerlos, qu tiene que hacerse?.

Tal vez la discusin podra continuarse, utilizando un ejemplo simple y con-creto. Suponiendo que un pas en particular tiene 10,000 escuelas primarias,cada una con cinco aulas, y con un costo, a los precios actuales, de 8,500 dlares para construir una nueva escuela. Las edades de los edificios van desdeuna construccin nueva hasta 60 aos de construida.

La cantidad asignada para educacin en este pas es de 100 millones de dla-res anualmente, de los cuales 1% se destina al mantenimiento de las escuelasprimarias. El total anual que se gasta en el mantenimiento de las escuelasprimarias es, por lo tanto, de un milln de dlares o 100 dlares por escuela, por ao.

Ahora, considerando una escuela individual y sus problemas de mantenimiento.La Tabla 1, a continuacin, muestra la clase de reparaciones que pueden necesitarse durante la supuesta vida til de una escuela, que son sesenta aos.

Cada uno de los asteriscos en la Tabla, indica que tiene que hacerse algngasto en el artculo sealado. As, por ejemplo, en intervalos de 30 aos,puede ser necesario renovar el tendido elctrico; cada diez aos puede seresencial arreglar el enyesado de los muros interiores. Es posible, en basea la experiencia del trabajo que tuvo que hacerse en el pasado, asignar uncosto a cada artculo, a los precios actuales.

Mdulo II Seccin 2 : Decidir al poltica

Tabla 1 Mantenimiento requerido durante la vida de una escuela

PARTIDA

Vigas

Techumbre

Aplanados exteriores

Aplanados interiores

Ventanas

Puertas

Herrera

Pisos

Cielo raso

Pintura

Decorado

Sanitarios

Alambrado

Accesorios elc.

Trabajos en obra

'iiempo en anos

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Mdulo II Seccin 1 : Decidir la poltica

Podemos suponer que el costo total de las reparaciones durante la vida tildel edificio, es alrededor de 85% del costo de una escuela nueva :De esta manera, el costo de reparaciones 85 x 8500 = 7,225 dlares

100Lo que da una cantidad de :

7225 = 120 dlares anuales por escuela60

La Tabla muestra un ciclo de mantenimiento de cinco aos.Esto significa, quecada cinco aos aparecer un equipo de mantenimiento para llevar a cabo eltrabajo que se seala en la lnea correspondiente de la Tabla. Para decirlode otra manera, cada una de las 10,000 escuelas ser visitada por un equipode mantenimiento durante un perodo de cinco aos.

Esta visita de cada cinco aos, tendr como resultado un costo de 5 x 120 =600 dlares por escuela cada cinco aos.

El costo total anual del programa ser de 120 dlares por escuela por 10,000escuelas, lo que suma 1.200,000 dlares, mayor que el milln de dlares porao asignado actualmente en el presupuesto. Adems, el planificador educati-vo tiene que recordar que, si el gobierno se decide por una poltica de man-tenimiento preventivo y planeado del tipo que se sugiere en la Tabla,ser necesario aadir a esta cifra las reparaciones quinquenales. Primeramente, esseguro que habr varias reparaciones menores e imprevistas que ser necesa-rio hacer entre las visitas del equipo de mantenimiento cada cinco aos. Porejemplo, si se rompe un panel de vidrio -lo que no sera difcil en una escuela- el maestro no estara dispuesto a esperar cinco aos para verlo arregla-do. As que habr que aadir una pequea suma a los costos del programa anual.Si se da una asignacin de, digamos, diez dlares por escuela, el costo anualser : (10 x 10,000) = 1,300,000 dlares.

En segundo lugar, el programa de mantenimiento preventivo y planeado tendrque ser administrado. Si se va a atender anualmente un quinto del nmero to-tal de escuelas, es decir, 10,000 = 2,000 escuelas, entonces tendr que ins-peccionarse cada una, para estimar el trabajo que debe hacerse y, cuando eltrabajo haya sido terminado, checar que se ha llevado a cabo satisfactoria-mente. Suponiendo que la inspeccin de cada escuela se lleva 1 1/2 das-hom

Mdulo II Seccin 1 : Decidir la Poltica

bre y 300 das de trabajo para cada inspector, entonces de necesitaran 10inspectores. (Un inspector podra manejar 300 = 200 escuelas por ao) Adems

T3se requeriran supervisores y personal de oficina. Probablemente tendra quereclutarse un total de 20 personas. Sus salarios tendran que aadirse al coto arriba calculado.Entonces, estos son los datos disponibles para el planificador educativo quetiene que aconsejar sobre la poltica de mantenimiento que debe seguirse.Cules factores podran influir sobre la recomendacin final?

En el primer prrafo de esta seccin, se hizo la pregunta ' vale la pena?. Si la poltica es actualmente de mantenimiento ad hoc, y a cada escuelase le dan 120 dlares anuales para este propsito, entonces, resulta evidenteque ninguna escuela puede permitirse, por ejemplo, la reparacin de los techosrequerida cada 10 aos, ni es fcil que haya suficiente dinero an para pintsrla madera y los metales a intervalos de diez aos. El mantenimiento preventivoy planeado, ofrece una solucin a este dilema, recolectando todas las sumasanuales en una cantidad mayor y ms til de dinero, necesaria para las repa-raciones quinquenales, que son ms costosas.

Contra este aspecto beneficioso, deben tomarse en cuenta otras dos considera-ciones. Primero, el costo total por ao, que es alrededor de 1.300,000 dla-res, y excede, grandemente, la suma de un milln que el gobierno puede gastaranualmente en reparaciones. Podra reducirse el costo de la propuesta?. Larespuesta es ' s '. Una de las formas es asumir que la vida til de una escue_la son 72 aos ( en vez de 60), y hacer el ciclo de mantenimiento de 6 aos,en lugar de cinco.

Ustedes recordarn, de lo que se dijo anteriormente, que el costo de repara-ciones durante la vida til de la escuela era de 7,225 dalres. El costo anuajde reparaciones durante 72 aos, sera de 7225 = 100 dlares. El mantenimien-

72to en perodos de seis aos sera, entonces, de (6 x 100) o 600 dlares -unacantidad todava considerable para ser gastada cuendo se est llevando a ca-bo el trabajo de mantenimiento. El efecto de un ciclo de mantenimiento ligera-mente mayor -6 aos en lugar de 5- es difcil que resulte catastrfico, y cier

Mdulo II Seccin 1 : Decidir la Poltica 9

tamente redundara en una mejor atencin a las escuelas, que la que se logracon el enfoque ad hoc.

La segunda consideracin es sobre el personal. Hay inspectores calificadosdisponibles, y si no, pueden capacitarse?. La mayora de los pases, o tie-nen el personal, o pueden arreglar su capacitacin. El problema principal,segn la experiencia del autor, radica en pagarles bien,para retenerlos, ylo suficiente para evitar el peculado en el desempeo de una tarea que invo-lucra el manejo de sumas considerables de dinero anualmente.

En resumen, el planificador educativo, en vista de las razones sealadas an-teriormente, puede llegar a la conclusin de que la poltica de mantenimientopreventivo y planeado, tiene muchos puntos para ser recomendada.

Mdulo II Seccin 1 : Decidir la Poltica 10

1. Una poltica de mantenimiento preventivo y planeado, puede, yasea estar en operacin, o bajo consideracin su introduccin.En ambos casos, mientras se revisan los siguientes procedimientos, valdra la pena ver, en el caso de una poltica existente,si es fundamentalmente slida y, en el caso de la posible intro-duccin de una nueva poltica, si puede justificarse.

. El presupuesto para mantenimiento es, generalmente, un porcenta-je ms o menos predeterminado del presupuesto total para educa-cin . Entonces , el primer paso sera identificar la proporcindel presupuesto disponible.

3. Utilizando la informacin del nmero de escuelas en los diferentes niveles de educacin, se calcula la cantidad que puede gas-tarse por escuela, del presupuesto.

4. Teniendo en cuenta la probable vida til de las escuelas, y conel consejo de los tcnicos, en cuanto a las condiciones del grupo, puede establecers el 'ciclo' de mantenimiento. Ser del or-den de cinco a siete aos.La cantidad que puede gastarse en el mantenimiento de una escuela por ao (punto 3), multiplicada por el nmero de aos en unciclo, nos dar la cantidad que puede gastarse en cada escuelaen cada ciclo.La cantidad por ciclo (punto 5) podra checarse con los tcni-cos, para ver si es de la magnitud correcta. Si es inadecuada,entonces la vida til de la escuela y/o el ciclo de mantenimiento, pueden ajustarse para que no se exceda el presupuesto sea-lado en el punto dos.Adems del mantenimiento cclico, habr una suma para eventual^dades, por lo que deber aadirse una pequea cantidad por es-cuela.

3. Recuerden aadir los costos de administracin de ambos pro-gramas.

Mdulo II Seccin 2 : Desarrollo de los Programas de Mantenimiento 11

SECCIN 2 : DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO

Debera ser claro, temando en cuenta lo precedente, que los programas de man-tenmiento deben satisfacer dos objetivos. El primero y ms costoso, es el deprevencin de la deterioracin de los edificios escolares y el equipo. Esteprograma se ejecuta a intervalos predeterminados en la vida de cada escuelay trata, en cada etapa, de componentes especficos del edificio. Un ejemplode dicho programa, se muestra subrayado en la Tabla 1.

El segundo, menos costoso, pero en muchas formas ms difcil, es aquel quetrata de contingencias tales como las ventanas rotas, el techo que gotea, y.el drenaje que se obstruye y se desborda.

"Los dos programas pueden describirse, respectivamente, como perodos cortosy largos. Presentan problemas muy diferentes, tanto para el planificador co-mo para los tcnicos que los administran. El programa a largo plazo, se caracteriza por costos que pueden absolutamente y con precisin, establecerse deantemano y, puesto que el ciclo de mantenimiento de cada escuela es del or-den de cinco o ms aos, hay bastante tiempo para planear el trabajo que de-be hacerse. Esta ventaja de tiempo, no es el caso de los programas de contingencia, los costos de los cuales pueden estimarse solamente con base en loscostos de trabajo de contingencia en los aos anteriores -omitiendo, por su-puesto, los aos excepcionales como aquellos en que ocurrieron desastres na-turales .

Un planeamiento consciente, requiere que las asignaciones presupuestarias para el mantenimiento preventivo y el mantenimiento de contingencia, se llevenseparadamente, y que la informacin utilizada para preparar los dos presupues_tos se obtenga, asimismo, separadamente. El estricto apego a lineas separadas.del presupuesto es tan importante aqu como la diferencia entre mantenimiento'y mejoras' (ver Mdulo I). Los planificadores educativos tiene que recordarque el presupuesto es una gua -la nica gua- para el tcnico que se enfrenta con el problema de planear el mantenimiento de las escuelas en la regin.Si todo el dinero destinado al mantenimiento, se coloca en un solo rubro, entonces los tcnicos pueden sucumbir a las presiones del mantenimiento paraeventualidades, a expensas de la poltica de mantenimiento preventivo yplaneado.

Modulo II Seccin 2 : Desarrollo de los Programas de Mantenimiento 12

La organizacin detallada de los programas de mantenimiento se analiza subse-cuentemente, en este Grupo. Sin embargo, vale la pensa llamar la atencin, enesta etapa, a la necesidad de considerar las formas y medios de tratar la to-talidad de las escuelas, de una manera balanceada. Debe recordarse que, en elejemplo 1, anteriormente presentado, se dijo que las escuelas variaban desdeedificios nuevos, hasta unos de 60 aos de edad. Una poltica de mantenimiento preventivo, requiere que todas las escuelas sean mantenidas de acuerdo conun programa similar al mostrado en la Tabla 1. En la prctica, sin embargo,los tcnicos de mantenimiento, enfrentados a escuelas muy viejas dentro delgrupo, pueden tender a gastar ms dinero en su reparacin, que lo justificao permite el programa. Dichos gastos se harn a expensas de las escuelas msnuevas las cuales, pueden pensar los tcnicos, durarn unos cuantos aos ms,antes de que las necesidades de mantenimiento sean urgentes. Esto sera con-trario a la filosofa del programa preventivo, la meta del cual es, como sunombre lo indica, prevenir, de antemano, el deterioro.

Otro aspecto del mismo problema se refiere a la diferente localizacin de lasescuelas. Los edificios localizados cerca de la costa, en el trpico, espe-cialjnente si tienen techos de metal, se deterioran ms rpidamente que lossituados en lugares abrigados tierra adentro. El programa tendra que balan-cearse, para asegurarse que el grueso del dinero no se gaste en escuelas cos_teras, y que las edificios situados tierra adentro, reciban una parte equi-tativa del mantenimiento. Las escuelas rurales deben recibir un tratamientojusto.

Estos problemas prcticos, pueden tratarse dentro del Plan. Una forma es, atravs de la asignacin de presupuesto sobre bases regionales. Esto, por su-puesto, est directamente relacionado con la estructura de la organizacinadoptada para el mantenimiento, tpico que se discute ms adelante.

Mdulo II Seccin 2 : Desarrollo de los Programas de Mantenimiento 13

Considerar los programas de mantenimiento preventivo yplaneado, en el presupuesto, completamente separados delos programas de mantenimiento para contingencias.

Asegurarse de qie el grupo total de escuelas reciba elmantenimiento sealado en los programas de mantenimien-to preventivo y planeado. Prevenir el deterioro es tanimportante como remediarlo o repararlo.

El trmino 'Presupuesto' ha sido hasta ahora, utilizado ms o menos libre-mente. Se hizo referencia anteriormente, a la'linea de presupuesto1. Estonos lleva a un punto importante en relacin con la implementacin. Los p-rrafos anteriores sugeran que, si una suma se incluye en una 'lnea' delpresupuesto para Mantenimiento Preventivo y Planeado, entonces puede serposible utilizar la asignacin para propsitos equivocados. Las escuelasviejas pueden, por ejemplo, recibir una cantidad de dinero mayor que la quese pretenda, y como resultado, se resentira el mantenimiento preventivode las escuelas ms nuevas.

La preocupacin real del planificador educativo, no es slo acerca del consumo, sino del rendimiento, estn las instalaciones siendo realmente utilizadas en la forma en que fueron planeadas?. Para cumplir este requisito, unnmero determinado de pases cambi, del' presupuesto de lnea' normal, a loque se conoce ya sea cerno 'Presupuesto de Produccin' o PPBS -Sistema de Paneamiento y Programacin del Presupuesto.

Con el 'Sistema de Presupuesto de Lnea', el mantenimiento de las escuelasse leera as :

Mantenimiento preventivo y planeado de los edificiosescolares y el mobiliario 1.000,000

Mientras que, con el Sistema de Presupuesto de Produccin o PPBS, el presu-

Mdulo II Seccin 2 : Desarrollo de Ice Programas de Mantenimiento 14

puesto incluirla :

a) Un texto descriptivo sealando los problemas de mantenimiento del grupode escuelas, sin restricciones; una explicacin de las razones para uti^lixar el plan de mantenimiento preventivo; el concepto de mantenimientocclico y su aplicacin a todas las escuelas, sin importar su edad; lasestrategias para llevar a cabo este programa.

b) Presentacin tabular de las escuelas que van a tratarse en el ao delpresupuesto en curso; los gastos para llevar a cabo el programa; laprediccin del rendimiento en los prximos aos ( lo que proporciona elmarco para un planeamiento futuro, esencial para elaborar programasefectivos de mantenimiento.

Mdulo II Secci6n3 : Mantenimiento y Ciclos Presupuestarios del Gobierno 15

SECCIN 3 : MANTENIMIENTO Y CICLOS PRESUPUESTARIOS DEL GOBIERNO

Una de las preocupaciones mayores para aquellos responsables del mantenimien-to, es el 'ao financiero1. La mayora de los gobiernos, una vez que la legis-latura aprob el presupuesto, requieren que el dinero as votado, se gaste deritro de un perodo de 12 meses a partir de la fecha que se establece nacional-mente como el comienzo del ao financiero.

Los gastos nunca son simples. El Ministerio de Finanzas, con frecuencia tieneque expedir un decreto para liberar los fondos. Algunas veces, cada desembol-so tiene que ser aprobado por un oficial en el ministerio respectivo, y el reglamento financiero a menudo controla la seleccin de contratistas, comprasle materiales y variaciones en los contratos, incluyendo aprobacin de gastosexcesivos sobre la provisin del presupuesto (algo que sucede comnmente enlos trabajos de mantenimiento, donde con frecuencia, la extensin del dao nose revela sino hasta que comenz el trabajo).

As, es inevitable que haya un retraso al comienzo de cada ao financiero, antes de que el trabajo pueda comenzar en las escuelas. Entonces, al final delao, tienen que hacerse y someterse las cuentas, lo que origina una prdidaadicional de tiempo. Con todo, puede ser que, de los doce meses, slo 7 u 8estn realmente disponibles para el trabajo de construccin, Si, durante estos7 u 8 neses se produce el monzn anual, que hace imposible los trabajos, en-tonces se lleva a cabo menos trabajo del planeado durante el 'ao financiero'.

Algunos pases no han enfrentado este problema, y en consecuencia, hacia elfinal de cada ao, hay una carrera frentica para gastar el dinero asignado.Este dinero, a menudo, tiene un mal uso o no se gasta. Los programas, raravez se completan.

^1 problema no se limita al mantenimiento, y afecta la mayor parte del traba-jo de construccin, en todos los ministerios que tienen programas de construecin. Como podra solucionarse esta dificultad?.

Mdulo Ii Seccin 3 : Mantenimiento y Ciclos Presupuestarios del Gobierno 16

Un mtodo muy concocido, es que elministeriolleve a cabo su propio trabajo demantenimiento, con empleados contratados a tiempo completo para este propsi-to. Teniendo esto en cuenta, los salarios siguen pagndose a lo largo del aofinanciero, y los materiales pueden comprarse a principios de ao , tan pron-to como el'dinero sea puesto en circulacin. El trabajo puede entonces conti-nuar durante todo el ao, ininterrumpidamente, excepto en los periodos quehaya monzones. Una buena administracin, asegurar que en dichos periodos, lostrabajadores sean contratados para tareas tales como decoracin interior delas escuelas -trabajo que no se ve afectado por el clima.

Otro enfoque es pagar la suma para el mantenimiento de un grupo de escuelas,con los fondos manejados por un consejo de administracin, que los gastaraa travs de un calendario, ms que un ao financiero. El punto importante esque, es necesario armonizar el ao financiero y el perodo durante el cual selleva a cabo el trabajo, para que pueda completarse el programa.

Los reglamentos financieros no se disearon para obstaculizarel trabajo, sino para asegurar que se hicieran los gastos co-rrectos. Es asunto del planificador educativo, asegurarse deque los planes puedan llevarse a cabo, y no se vean impedidospor los reglamentos financieros.

Mdulo II Seccin 4 : Estructura de la Organizacin del Mantenimiento 17

SECCIN 4 : ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN DEL MANTENIMIENTO

Al llegar a este punto en el Grupo, la discusin se desarroll como si el ne-gocio del mantenimiento se llevara a cabo en el vaco. Este, por supuesto, noes el caso. Ciertamente, cuando el mantenimiento es ad hoc, y el ministeriode educacin no hace otra cosa que desembolsar una suma fija de dinero anual-mente, y drsela al comit de administracin escolar o al director, entoncesla estructura para la organizacin del mantenimiento puede considerarse mni-ma. Sin embargo, cuando el mantenimiento preventivo y planeado va a introdu-cirse como una poltica, o ya ha sido introducido y es fcil impulsarlo, en-tonces habr una agencia que ya se encarga del asunto, o si no, habr que es-tablecer una que lo haga.)

Existen, hablando libremente, tres enfoques al problema. Probablemente,ms comnmente, el trabajo de mantenimiento se asigna al ministerio responsable de todas las obras pblicas. La segunda alternativa, es para la unidadencargada de las construcciones escolares en el ministerio de educacin, queser la que asuma la responsabilidad. En tercer lugar, en algunos pases,existen unas Angencias de Desarrollo Rural,que asumirn la responsabilidadde todos los trabajos llevados a cabo en las reas rurales.

En la experiencia del autor, no es posible mostrar una preferencia por un en-foque sobre los dems. Parecera lgico pensar que los planes educativos tendran la mejor oportunidad de llevarse a cabo a travs de una unidad en elministerio de educacin y, ciertamente, con frecuencia este es el caso. Hay,sin embargo, suficientes excepciones como para sugerir que otras agenciaspodran hacerlo igualmente bien. En realidad, un departamento de obras p-blicas bien organizado, tendra el suficiente personal capacitado para llevara cabo un programa de mantenimiento efectivo, y algunos lo hacen. Por otraparte, hay algunas organizaciones que parecen renuentes o incapaces de dara las construcciones escolares la atencin que necesitan.No haytal vez,las su-ficientes experiencias a largo plazo con agencias rurales de desarrollo,parapermitir hacer generalizaciones.

Si un programa formal de mantenimiento est siendo introducido por primeravez, y si no hay requerimientos legislativos para que las autoridades encarga-das de las obras pblicas, lleven a cabo todos los trabajos de construccin

Mdulo II Seccin 4 : Estructura de la Organizacin del Mantenimiento 18

del gobierno, entonces, el curso ms lgico de accin seria establecer unaunidad que administrara el mantenimiento preventivo y planeado. Esta unidadpodra, lgicamente, estar ubicada dentro del ministerio de educacin, ya queall podra reaccionar ms sensiblemente a las necesidades educativas.

La estructura de la organizacin del mantenimiento, dondequiera que esta uni-dad est situada, vara de pas a pas. Los problemas, por ejemplo, de la ad-ministracin del mantenimiento en el Estado de Uttar Pradesh en la India, conuna poblacin de ms de 80.000,000 de habitantes, son obviamente diferentesde los problemas de, digamos, Mauritius. Generalmente, los pases grandes, olos estados dentro de los pases, se dividen en regiones o distritos y, confrecuencia, tambin tienen subdivisiones, por convenir as a la administraciCualquiera que sea la divisin administrativa, estara bien subdividir laponsabilidad del mantenimiento del mismo modo, mientras se retiene obviamente,la responsabilidad del planeamiento total y la evaluacin, en el centro.

La administracin detallada del mantenimiento y la naturaleza de las organi-zaciones que pueden resultar, se discute a fondo en el Mdulo subsecuente.Aqu solamente se intenta enfatizar la necesidad de un planeamiento elabora-do en tal forma, que posibilite la implementacin de los programas, teniendoen cuenta las organizaciones existentes. Esencialmente, dichas organizacio-nes podran centralizarse. La distribucin del dinero dentro del presupuesto,debe hacerse de modo de simplificar su desembolso, y si el PPS estn en prc-tica, las secciones descriptivas en el presupuesto reflejaran la organiza-cin estructural del mantenimiento.

Modulo II Seccin 4 : Estructura de la Organizacin del Mantenimiento 19

1. Los programas de mantenimiento para las construc-ciones escolares, pueden ser responsabilidad delministro encargado de todas los trabajos de obraspblicas en el pas, o del ministro de educacin o,finalmente, de una agencia de desarrollo rural (pa-ra las construcciones rurales solamente).

2. Estas agencias pueden organizar su trabajo, ya seade manera centralizada o descentralizada.

3. El documento del plan educativo y el documento delpresupuesto deben ser organizados de tal manera,quetomen en cuenta a la agencia responsable del mante-nimiento y la estructura de organizacin de laagencia.

Mdulo II Seccin 5 : Mantenimiento de Emergencia 20

SECCIN 5 : MANTENIMIENTO DE EMERGENCIA

Un desastre natural, como un severo cicln tropical o un terremoto, puede daar o destruir un gran nmero de escuelas, as como su mobiliario y equipo.El evento siempre ocurrir durante el ao financiero, deteniendo los progra-mas de mantenimiento en curso en las reas afectadas. Dependiendo de la gra-vedad del desastre, el planificador tendra que solicitar nueva distribucinde los fondos de mantenimiento, para que puedan ser utilizados en la repara-cin de las escuelas daadas. En el siguiente ao o aos, gran parte delpresupuesto tendr que ser usado con el mismo propsito, y los programasnormales de mantenimiento preventivo y planeado para las escuelas no afec-tadas, tendrn, por lo tanto, que'posponerse'un ao ms o menos. Deben apar-tarse pequeas sumas de dinero para un mantenimiento eventual de las escuelas"no afectadas.

Modulo II Seccin 3 : Mantenimiento de Emergencia Z\_

Su pais tendr algn sistema para mantener sus escuelasexistentes. Este Mtodo sugiere que, como planificadoreducativo, valdria la pena para usted, examinar cmo segasta el dinero destinado al mantenimiento, y si el gasto tiene como resultado, o no, un cuidado sistemtico proporcionado a la totalidad de las escuelas de la nacin.El examen puede basarse en un estudio del total de gas-tos de mantenimiento, en relacin con el nmero de escue_las.Es posible asignar el dinero por escuela, de talforma que se establezca un ciclo de mantenimiento, visi_tando la escuela un equipo de mantenimiento a intervalosregulares y dar mantenimiento a especficos componentesdel edificio, en cada visita?

Si pueden establecerse los ciclos de mantenimiento, todava habr necesidad de pequeas sumas, presupuestadas pa-ra un mantenimiento eventual.

El presupuesto que debern aprobar las autoridades legis-lativas, tendr que establecer claramente los objetivosdel mantenimiento, y tendr que ser elaborado teniendoen cuenta las agencias que van a recibir los fondos yhacer el trabajo.

Algunas veces, habr desastres naturales que requieranun cambio en la distribucin de los recursos de manteni-miento, para asignarlos a las reparaciones de emergencia.Esto retrasar el ciclo normal de mantenimiento, un aoo dos.

Itdulo II Punto de referencia 22

PUNTO DE REFERENCIA

i) La Tabla I, seala el mantenimiento requerido durante la vida de unaescuela. Podra esta Tabla tener un valor universal en todas las si^tuaciones?.

ii) La Tabla 1, contiene 16 artculos que pueden, de vez en cuando necesitar mantenimiento. Con 60 aos de construidas, 13 de estas es-cuelas requieren mantenimiento al finalizar el ciclo.Cul puedeser el significado o importancia de esto?.

iii) Puede haber intentos (bien intencionados) hechos por polticos ygrupos de presin, para persuadir a los tcnicos responsables delos programas de mantenimiento, de incluir en dichos programas, es^cuelas que no estaban programadas dentro del mantenimiento. Qupuede hacer el planificador educativo, para asegurarse que el planva a llevarse a cabo como se ide originalmente?

iv) Donde las autoridades nacionales de construccin, son responsablesde todas las obras pblicas, incluyendo las escuelas, Cmo puede elplanificador educativo asegurarse que todas las escuelas tengan unmantenimiento adecuado?

Mdulo II Punto de Referencia 23

i) En muchos pases, las escuelas urbanas se construyen utilizando tcni-cas de construccin ms sofisticadas que las que es posible utilizar enreas rurales remotas. Ciertamente, hay muchos casos en los cuales lasescuelas urbanas son de ladrillo y concreto y las escuelas rurales deladrillos secados al sol y techos de tierra. Asimismo, los estilos deconstruccin cambian con el tiempo. Las escuelas ms viejas, pueden ha-ber sido construidas de acuerdo a un plan estndar que ha sido cambia-do, fundamentalmente, en aos recientes. Entonces, se necesitarn enlos pases, diversas Tablas, tal como se ilustra en la Tabla 1. Tambinse necesitarn Tablas separadas para escuelas primarias y secundarias.


ii) El hecho que el edificio, casi en su totalidad, necesite mantenimien-to sugiere, que despus de 60 aos de construccin, deben considerar-se los costos de mantenimiento, y lo que costara proporcionar un nuevo edificio. Como regla bsica, si el costo de mantenimiento excedeen un 50% al costo de una escuela nueva, valdra la pena construir unnuevo edificio. Teniendo en cuenta este asunto, debe drsele atencinal funcionamiento de la vieja escuela. La cual, cerno fue construida60 aos atrs, no es fcil que sea totalmente adecuada a los requeri-mientos de la educacin moderna.


iii) El plan ser llevado a cabo correctamente si se incluye una lista delas escuelas a las que se debe dar mantenimiento durante el Periododel Plan o, si en los casos en los que esta lista resultara demasia-do larga, se establezcan claramente los criterios de mantenimiento.


iv) La autoridades encargadas de las obras pblicas, harn su trabajo siem-pre adecuadamente y de acuerdo con los deseos del ministro, si seasignan los fondos suficientes para llevar a cabo el trabajo ^ , si haysuficientes fondos para para contratar personal de supervisin. Cuan-do a una autoridad en obras pblicas, se le da trabajo extra y no sele proporciona personal -como es frecuentemente el caso- entonces escasi seguro que el trabajo estar menos bien hecho. En la industria,no es adecuado proporcionar una mquina sin un operario. Lo mismo esvlido respecto para el trabajo delegado por un funcionario, a otroministro.




Mdulo III :

Introduccin

Seccin

Seccin

Seccin

Seccin

Seccin

1 :

2 :

3 :

4 :

5 :


Unidades de Costos

Desarrollo del Costomiento 'Por Espacio'

Anlisis

Ciclo de

Mejoras

de Gastos

Informacin

de

de

Manteni-

Costos


/ADMINISTRACIN Y MANTENIMIENTODE EDIFICIOS Y EQUIPO EDUCATIVO

Esta Serie

Mdulo

Mdulo

Mdulo

Mdulo

Mdulo

I

II

III

IV

V

incluye los siguientes componentes :




ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DELMANTENIMIENTO

SELECCIN Y CAPACITACIN DEPERSONAL

Mdulo III : Aspectos Financieros 1_

C O N T E N I D O

Objetivos de los Mdulos 1 al V 2

Introduccin al Mdulo III 4

Seccin 1 : Unidades de Costo 5

Seccin 2 : Desarrollo del Costo de Mantenimiento 'Por

Espacio ' 10

Seccin 3 : Anlisis de Gastos 13

Seccin 4 : Ciclo de Informacin de Costos 15

Seccin 5 : Mejoras 19Punto de Referencia 21

Mdulos I al V

OBJETIVO DE LOS MDULOS DEL I AL V

Debera ser suficientemente evidente, sin requerir ninguna otra elaboracin,que un grupo existente de escuelas y su correspondiente equipo necesitan mantenerse en buen estado de reparacin y en condiciones de trabajo. Sin embargo,algunos pases no hacen provisiones presupuestarias para el mantenimiento desus escuelas, mientras que muchos otros asignan tan pequeas sumas de dineropara este propisto que ambos, edificios y equipo, continan deteriorndosehasta que, finalmente, tienen que ser repuestos.

El problema se presenta ms comnmente en las polticas de distribucin derecursos, Donde el promedio de matrcula es bajo y la presin por conseguirms plazas es tal, que la casi totalidad del dinero de que puede disponerse, |se utiliza en nuevas instalaciones, dejando muy poco para reparaciones y mantenimiento del grupo de edificios existentes.

En primera instancia, el problema corresponde a poltica y planeamiento. Culos son los costos de mantenimiento y de administracin del mantenimiento?.Cul es la poltica y las opciones de planeamiento? Obviamente en situacio-nes donde los recursos son muy limitados, la administracin y, en particular,la organizacin del mantenimiento sern crticas al aseguar que los mximosbeneficios se obtienen del dinero utilizado en mantenimiento. Qu clase demodelos de administracin se han desarrollado y qu tan eficientes son? Qudisparidades entre el mantenimiento de las escuelas rurales y urbanas debensuperarse, y cules son los problemas especficos de administracin que de-ben considerarse dentro de este difcil contexto?.

Finalmente, la administracin del mantenimiento depende de las cualidades yhabilidades del personal de mantenimiento. Qu habilidades se requieren y quformas de capacitacin se necesitan para desarrollar un personal eficiente?.

IEl mantenimiento es un tpico para el cual existen muchos enfoques. An a ni-vel de poltica y dentro del mismo pas, las polticas pueden variar. Y va-riaciones ai mayores caracterizan los tipos de mantenimiento y las modalidades de la administracin.

Mdulos I al V

El objetivo de este Grupo de Mdulos se hubiera alcanzadosi ustedes fueran capaces de identificar claramente las politicas de mantenimiento utilizadas en su propio pais y lasrazones que han contribuido a su formulacin; si ustedes soncapaces de identificar el modelo o los modelos de administracin utilizados y, finalmente, sugerir formas en las que, anivel de planeamiento o ejecucin, la organizacin del man-tenimiento de sus instalaciones escolares, puede hacerseefectiva dentro de los costos.

Hay dos trabajos importantes y esencialmente prcticos que tratan del mante-nimiento de escuelas y que deberan, si es posible, obtenerse y leerse, conjuntamente con el material contenido en este Grupo. Y son :

1. Manual para utilizarse en la investigacin de las condicionesfsicas de las construcciones escolares, publicado por la Ofi^cia Regional de la UNESCO para la Educacin en Asia, Bankok,mayo de 1977.

2. Inventario de instalaciones educativas en Irn, publicado porel Instituto para Investigacin y Planeamiento en Ciencias yEducacin, Ministerio de Educacin, Tehern, 1973.

Mdulo III

MODULO III : ASPECTOS FINANCIEROS

INTRODUCCIN

Los Mdulos precedentes han intentado mostrar, de una manera general, algu-nos de los pasos que pueden darse al desarrollar una poltica de manteni-miento preventivo y planeado para las construcciones escolares y el mobi-liario. Aun cuando los temas tratados no estn enteramente relacionados conlos recursos financieros, sern en general, los aspectos financieros losque tengan mayor importancia para el planificador educativo. Este Mdulo,por lo tanto, considera el costo de mantenimiento en gran detalle -unidadesde costo, ciclos de costo, anlisis de costo- etc.

Los Mdulos anteriores se escribieron teniendo en la mente al planificadoreducativo. Este Mdulo trata del flujo de informacin sobre costos, que in-teresa, tanto al planificador como a los tcnicos en construccin y, por lotanto, es de gran importancia para ambos grupos.

Mdulo III Seccin 1 : Unidades de costo

SECCIN 1 : UNIDADES DE COSTO

El Mdulo I, considera un ejemplo de los costos de mantenimiento de 10,000,en escuelas primarias de cinco aulas. El propsito del ejemplo era estudiarlas implicaciones que tiene el introducir una politica de mantenimiento pre-ventivo y planeado en estas escuelas, y la informacin proporcionada, aunquetiene un carcter general, fue suficiente para permitir tomar la decisin so-bre la politica a seguir. Una vez que se tom, sin embargo,tiene que adoptar-se un enfoque mucho ms detallado y exacto para planear e implementar los programas.El primer requerimiento es la seleccin de una unidad precisa de cos-tos de mantenimiento, utilizando la cual, es posible tratar las diferentesclases de edificios. Adems de su utilidad en el planeamiento, esta unidadpodra permitir a las autoridades educativas determinar si el trabajo de mantenimiento se est llevando a cabo con uniforme eficiencia. En segundo lugar,el concepto de unidad de costo,- permite a la organizacin del mantenimientoelaborar estimaciones adelantadas de las necesidades financieras, las cualespueden trasmitirse al planificador para que las incluya en el presupuesto.

Volviendo al ejemplo del Mdulo I, habr muy pocos pases que tengan una exis_tencia de escuelas primarias, todas con cinco aulas. Una situacin ms realsera aqulla en que las escuelas existentes, a todos los niveles educativoscomprendieran edificios, no slo con una gran variedad de diseo, sino de ta_maos. En las reas metropolitanas, en las ciudades y en los grandes pueblos,las escuelas tendrn una matrcula ms alta que en las reas rurales, dondepuede haber un nmero considerable de escuelas primarias de un solo maestro.

De esta manera, la unidad de costos de mantenimiento tendra que ser tal, quepermitiera comparar los costos de mantenimiento de una escuela muy pequea,con los de una escuela muy grande. La seleccin de unidades de costo incluye:

a) rea por unidad;b) volumen por unidad?c) por elemento;d) por espacio por estudiante

Estas alternativas se discuten ms adelante.

Mdulo III Seccin 1 : Unidades de Costo

a) Costo de Mantenimiento por unidad de rea de la escuela

Consideremos una escuela primaria rural de cinco aulas, de la cual el costo

de mantenimiento, por un perodo o ciclo de cinco aos, es de 600 dlares.El rea de pisos interiores de la escuela, es de 300 metroscuadrados. El cos_to unitario de mantenimiento sera de :

500 dlares = 2 dlares por metro cuadrado300 m2

Otra escuela primaria urbana, con 15 aulas y un rea de piso de 1,000 metroscuadrados, tiene un costo de mantenimiento, para el gobierno, de 1900 dlaresEl costo unitario de mantenimiento, podra, en este caso, ser :

1900 dlares = 1.90 dlares por metro cuadrado1,000 m2 i

Ahora, suponiendo que hubiera 500 escuelas como stas, de diferentes tamaosy que el promedio de costo de mantenimiento fuera 1.95 por metro cuadrado.

El planificador educativo tendra una base muy precisa para asignar el dine-

ro, no solamente a estas escuelas, sino tambin a otras escuelas primariassimilares. Si alguna de estas escuelas tuviera un rea de 750 metros cuadrado, el planificador asignara :

(750 m2 x 1.95 dlares x m2) = 1,462 dlares

La ventaja del mtodo de costo por unidad, es que toma en cuenta la dimen-sin fsica de la escuela. En segundo lugar, es la prctica en muchos pasesque los constructores basen sus estimaciones en el rea de piso de los edifi^cios, y por lo tanto, no experimentaran ninguna dificultad si les solicita-

ran que proporcionara datos al planificador, en trminos de costo por unidadde rea -es decir, por metro cuadrado.o pie cuadrado-.

Una desventaja menor al utilizar la unidad, es que cuando la informacin noest disponible, a veces es necesario medir el rea interior de cada escue-la. Esto puede sorprender a algunos lectores, pro pueden estar seguros que

hay lugares donde no se conoce mucho ms de las escuelas que el nmero, ymuy difcilmente el rea del piso. Las medidas del rea de piso slo nece-sitan tomarse una vez y los datos pueden usarse repetidamente, no solamente

Mdulo III Seccin 1 : Unidades de Costo

para clculos de mantenimiento, sino para diversos propsitos.

b) Costos de Mantenimiento por unidad de volumen de las escuelas

Los costos de construccin, por unidad de volumen de los edificios, conti

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061614so.pdf