Gerência de Projetos – Comunicação

Níkolas Mesquita

Gerência de Projetos

Comunicação

Grupo de Processo Processo

Iniciação Identificar as partes interessadas

Planejamento Planejar as comunicações

Execução Distribuir informaçõesGerenciar as expectativas das partes interessadas

Controle Reportar o desempenho

Gerência de Projetos

Gerência de comunicação

Disciplina responsável por: Geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e entrega das informações do projeto de forma adequada e no momento certo

A comunicação envolve: Equipe, sponsor, parceiros, interessados e cliente É uma das principais responsabilidades do GP

A boa comunicação (plano e execução) é um dos fatores críticos de sucesso do projeto Dados:

Consome 90% ou mais do tempo do Gerente de Projetos 55% da mensagem é passada de forma não verbal

Gerência de Projetos

Modelo de Comunicação

Emissor: Aquele que gera (codifica) uma mensagem Receptor: Aquele que recebe (decodifica) uma mensagem Ruído: Interferências (obstáculos) na comunicação Feedback: Entendimento da mensagem recebida Meio físico: Verbal, escrita, formal, informal, e-mail, etc. Estilo de redação:Voz ativa ou passiva, estruturação do texto, etc. Técnicas de apresentação:

Cative, envolva, apresente a questão, dê espaço para pensar e feche Técnicas de gestão de reuniões:

Pauta, introdução, resolução de conflitos, consenso x votação e ata

Emissor

Codificar

Decodificar

Receptor

Decodificar

Codificar

Ruído

Meio físico

Feedback - Mensagem

Mensagem

Ruído

Gerência de Projetos

Identificar as partes interessadas

Gerência de Projetos

Identificar as partes interessadas

Missão: Identificar pessoas e empresas afetadas pelo projeto, documentar seus interesses,

influência e impacto no sucesso do projeto

Documentos de aquisição: Revelam as partes envolvidas no contrato e eventualmente fornecedores

relevantes Fatores ambientais da empresa:

Cultura e estrutura organizacional da empresa Padrões governamentais (órgãos reguladores) ou do setor

Ativos de processos organizacionais: Modelos de registros, lições e partes interessadas de projetos anteriores

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Termo de abertura do projetoDocumentos de aquisiçãoFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Análise das partes interessadasOpinião especializada

Registro das partes interessadasEstratégia de gestão das partes interessadas

Gerência de Projetos

Análise das partes interessadas

•Identificar todos os interessados

•Levantar informações relevantes

•Normalmente feito através de entrevistas

1ª etapa

•Identificar influências e impactos

•Ranquear e definir estratégia de abordagem

•Normalmente, usa gráficos ou tabelas de interesse x influência

2ª etapa

•Avaliar padrões de reação e/ou resposta

•Planejar como influenciá-los

•Mitigar os potenciais impactos negativos

3ª etapa

Gerência de Projetos

Identificar as partes - detalhes

Técnicas: Opinião especializada:

• Alta administração, outras unidades, especialistas, gerentes de projetos anteriores, etc.

Saídas: Registro das partes interessadas:

• Identificação: nome, contatos, posição, local e papel no projeto• Avaliação:interesse, influências, expectativas e fase de maior interesse• Classificação: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente, etc.

Estratégia de gestão das partes interessadas:• Como aumentar o apoio e minimizar impactos negativos• Matriz de análise das partes interessadas (pode ser confidencial):

EnvolvidoPosição naOrganização

Papel noProjeto

Nível de Interesse

Nível de Influência

Padrão de Reação Estratégias Potenciais

Fulano Diretor Patrocinador Baixo Alto Apoiador n/a

Beltrano Coordenador Cliente Alto Médio Apoiador n/a

Cicrano Coordenador Cliente Baixo Alto Resistente Apresentar benefícios

Gerência de Projetos

Planejar comunicações - processo

Gerência de Projetos

Planejar as comunicações

Missão: Identificar as necessidades de informações e definir uma abordagem de

comunicação:• Quem precisa de qual informação, quando, como e quem deverá fornecê-la

Análise dos requisitos da comunicação: Definir e limitar quem comunicará com quem, e quem receberá cada

informação Nº de canais de comunicação é: n (n – 1) / 2, onde n = Nº de partes

Tecnologia das comunicações: Métodos utilizados para transferir informações Dependem de: urgência, disponibilidade, equipe, duração e ambiente

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Registro das partes interessadasEstratégia de gestão das partes interessadasFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Análise dos requisitos da comunicaçãoTecnologia das comunicaçõesModelos de comunicaçõesMétodos de comunicação

Plano de gestão das comunicaçõesDocumentos atualizados

Gerência de Projetos

Planejar as comunicações - técnicas

Modelos de comunicações: Para atestar a aceitação: basta enviar a mensagem,

precisamos de uma confirmação positiva ou ausência de negativas já é suficiente

Métodos de comunicação: Comunicação interativa:

• Troca bidirecional de informações Comunicação ativa (push):

• O emissor envia diretamente ao destinatário Comunicação passiva (pull):

• O destinatário é quem busca as informações

Gerência de Projetos

Planejar as comunicações - saídas

O resultado do processo é o Plano de Comunicação contendo: Quais eventos serão comunicados Quem deverá gerar a comunicação para quem Meios e formatos utilizados na comunicação Qual a freqüência de geração da comunicação Prazos e pessoas para escalação de problemas Outras questões importantes para o projeto Fundamental: combinado com o cliente Ex:

Documentos atualizados: Cronograma, Registro das partes interessadas e Estratégias de

gestão das partes interessadas

Evento Freqüência Responsável Audiência Idioma ...

Relatório de Status Semanal GP G. Funcional Inglês ...

Requisição de Mudança Eventual Interessado GP Português ...

Gerência de Projetos

Distribuir informações - processo

Gerência de Projetos

Distribuir informações

Missão: Disponibilizar as informações necessárias, no momento adequado, às

partes interessadas Considerações:

• Níveis de comunicação: interna e externa (projeto), formal e informal, vertical e horizontal

• Lições aprendidas: erros devem ser corrigidos e servir de guias

Métodos de comunicação: Reuniões, conferências e outros métodos para distribuir as informações

Ferramentas de distribuição de informações Documentos impressos, ferramentas eletrônicas, etc.

Ativos de processos: Notificações, relatórios, apresentações, feedbacks, registros, lições, etc.

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Plano de Gestão do ProjetoRelatórios de desempenhoAtivos de processos organizacionais

Métodos de comunicaçãoFerramentas de distribuição de informações

Ativos de processos atualizado

Gerência de Projetos

Gerenciar expectativas das partes interessadas - processo

Gerência de Projetos

Gerenciar as expectativas das partes interessadas

Missão: Comunicar e interagir com os interessados atendendo as necessidades

deles e resolvendo questões à medida que elas surgem:• Influenciar as expectativas para aumentar a aceitação do projeto• Abordar as preocupações que ainda não viraram questões• Esclarecer e solucionar as questões identificadas

Registro de questões: Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução

das questões e preocupações dos interessados Ativos de processos organizacionais:

Requisitos de comunicação, métodos de gestão de questões e mudanças

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Registro das partes interessadasEstratégia de gestão das partes interessadasPlano de Gestão do ProjetoRegistro das questõesRegistro das mudançasAtivos de processos organizacionais

Métodos de comunicaçãoHabilidades interpessoaisHabilidades de gerenciamento

Ativos de processos atualizadoSolicitações de mudançasPlano de Gestão do Projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado

Gerência de Projetos

Gerenciar expectativas das partes interessadas – técnicas e saídas

Técnicas: Habilidades interpessoais:

• Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e superar resistências às mudanças

Habilidades de gestão:• Apresentação, negociação, redação e comunicação

Saídas: Ativos de processos atualizado:

• Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas

Documentos do projeto atualizado:• Estratégia para gestão de partes interessadas• Registro das partes interessadas• Registro das questões

Gerência de Projetos

Reportar o desempenho - processo

Gerência de Projetos

Reportar o desempenho

Missão: Coletar e distribuir informações de desempenho, incluindo o Relatório de

Status, medições e previsões Reuniões de avaliação têm freqüência diferentes:

• Exemplo: interna – semanal e cliente – mensal

Informações sobre desempenho: Andamento das entregas, do cronograma e dos custos

Medições de desempenho: Metrificar as informações de desempenho:

• Cronograma e custos previsto x realizado• Desempenho técnico previsto x realizado

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Plano de Gestão do ProjetoInformações sobre desempenhoMedições de desempenhoPrevisões de orçamentosAtivos de processos organizacionais

Análise da variaçãoMétodos de previsãoMétodos de comunicaçãoSistemas de distribuição de informações

Relatório de desempenhoAtivos de processos atualizadoSolicitações de mudança

Gerência de Projetos

Reportar o desempenho – entradas e técnicas Entradas:

Previsões de orçamentos:• Além do previsto, recursos financeiros adicionais para conclusão do projeto

Ativos de processos organizacionais:• Modelos dos relatórios, políticas e procedimentos e limites de variação aceitos

pela organização

Técnicas: Métodos de previsões:

• Séries temporais:– Projeção linear, extrapolação (projeção fora dos dados reais), tendências, etc.

• Causais e econométricas:– Identificar a causa e fazer análise de tendência

» Ex.: se chover deve aumentar venda de guarda-chuvas• Subjetivos:

– Intuições, opiniões, criação de cenários, etc.• Outros:

– Simulação, previsões probabilísticas, etc.

Gerência de Projetos

Reportar o desempenho - saídas

Relatório de Desempenho (Relatório de Status): É um dos documentos mais importantes deve ser

combinado com as partes interessadas Conteúdo típico:

• Entregas ou pacotes de trabalho: concluídas no período, em andamento e a serem concluídos no próximo período

• Situação atual do projeto (% completo x % previsto) x situação anterior (análise de desempenho anterior)

• Resultados da análise da variação• Término previsto do projeto (incluindo tempo e custos)• Resumo das mudanças aprovadas no período• Situação atual dos problemas (questões) e riscos• Outras informações relevantes a serem revistas e analisadas

Gerência de Projetos

Exemplos de questões

1) Correspondências formais por escrito com o cliente são necessárias quando: A. São detectados defeitos B. O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato C. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no

caminho crítico D. O projeto possui estouros de custos

2) Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para completar um pacote de trabalho. Se a gerente de projetos deseja saber o que está ocorrendo, ela deve prestar MAIS atenção a: A. O que está sendo dito e quando B. O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora C. Maneirismos físicos e o que está sendo dito D. A altura e o tom das vozes, e os maneirismos físicos

Respostas: B e D

Gerência de Projetos

Obrigado!