1

Module budgétaireBudgPersPZautom FR.xls

Présentation du Module version 2013

Ecole de Police101 Rue Cockerill 4100 Seraing04 237 35 25Philippe.Gobiet@provincedeliege.be

2

Formateur : Piet Van Hoylandt SSGPI/Coord/Rapporten

Contact : piet.vanhoylandt@police.belgium.beTéléphone direct : 02/642 64 09

Déroulement de la formation :

Récupérer les fichiers d’alimentation par les processus/protocoles SSGPI (Nouveau) Chargement du module et lecture des fichiers

- Contenu des onglets - Accès à et utilisation des procédures intégrées - Effectuer soi-même les manipulations/interventions (apprendre comment le faire)

Objectif :- Comprendre le contenu des onglets- Connaître et savoir utiliser les procédures

Output :- DRH - créer et modifier des graphiques et statistiques- Comptable (receveur) + création feuilles de contrôle- ZP Report démo application Access

3

Déroulement de la formation

I. Les processus SSGPI 4 - 10

Télécharger des fichiers en 22 étapes

II. Le module BudgOersPZAutomFR.xls 11

où trouver une info supplémentaire

III. Sauvegarder le module 12

IV. Le menu 13 - 15

V. Accès aux onglets 16

VI. Attribution n° ZP & chargement des fichiers 17 - 18

VII. ParaN Consultation de www.plan.be & contenue 19 - 24

VIII. Procédure : traitement des données 25

IX. Contrôle «  total «  & «  total X-1 » 26 - 28

X. Eléments barémiques 29 - 30

XI. Suppléments 33

XII. Ops & Calog 34 - 40

XIII. «  total «  & «  total X-1 » 41 - 44

XIV. «  total_code «  & «  total_code X-1 » 45 - 46

XV. Interventions

1. Erreur dans la feuille total 47 - 48

2. Le regime de travail 49

3. Promotion 50 - 53

4. Supprimer un membre du personnel 54

5. Ajouter un membre du personnel 55 - 56

XVI. Vastleggen van een meerjarenplan 57 - 58

XVII. DHR : création macro scinder par Cadre-Niveau 59

XVIII. DépPers Export – Tutelle 1 / Tutelle 2 60 - 64

XIX. Consutations Themis et LCD 65

XX. Page Form – Formules 66

XXI. Hlpform ou Formulaire d’aide 67

XXII. Bar O Bar C Bar R 68

XXIII. Zones 69

XXIV. OpsFiltM & CALog FiltM 70 - 71

Points important 72

Presentation TH_RPRT

4

I. Les processus SSGPI • Il faut 2 fichiers pour nourrir le module :

- les éléments barémiques- les suppléments

• Auparavant, un flash vous informait quand vous pouviez télécharger les fichiers via Vera.

• Les fichiers sont maintenant mis à disposition de la zone via Portal/Themis.• Via les “Traitements SSGPI” vous pouvez cliquer sur le processus “Module budgétaire local”. De cette

manière, vous pouvez créer vous-même les deux fichiers.

• Les fichiers sont créés sur base de la situation connue venant de Themis.

Vous obtenez comme résultat : - une extraction journalière avec les éléments barémiques

- un extrait annuel avec les suppléments avec les données des 12 derniers mois.

5

Processus SSGPI – les 22 étapes à suivre

étape 1. Cherchez la valeur existante

étape 2. Complétez par votre N° de zone ou “ %” et cliquez =>si déjà créé dans un passé

récent, deux écrans successifs sont possibles :

étape 3. Pour ajouter une nouvelle valeur :

a. Le numéro de votre zone après ”Contrôle d’exécution:”

b. Ensuite, vous cliquez sur c. Pour demander le processus, il y a lieu d’introduire une seconde fois le n° de zone sous “Entité” d. Confirmez par à coté de “Console de traitements” e. La demande est acceptée et le message

clignotant s’affiche

6

étape 4. Cochez les deux fichiers et cliquez ensuite sur “OK”

étape 5. Les numéros de processus sont attribués :sous console de traitements =>

étape 6. Les processus sont en cours et vous pouvez, en cliquant sur “ ” consulter l’état de distribution.

étape 7. Selon la taille de la zone, cela peut prendre quelques minutes avant qu’ apparaissent les statuts

“Succès” et “Transféré”.

étape 8. En cliquant sur vous pouvez suivre l’avancement du traitement.

7

étape 9. Le fichiers “Barémique” et “Suppléments “ ne sont pas disponibles en même temps; le fichier PB_BM_BAR ou le fichier “ Eléments barémiques” n’est pas disponible lorsque “File att” et “S/O” apparaissent derrière le nom.

étape 10. On peut chercher/télécharger le fichier quand “Succès” et “Transféré” s’affichent. Pour ouvrir le fichier, cliquez ensuite sur l’écran “Détails traitement” qui s’affiche :

En cliquant sur Afficher journal/tracel’écran suivant s’ouvrira

8

étape 11. L’écran Affichage journal/trace.Plusieurs informations sont communiquées quand le fichier est mis à disposition.

étape 12. Pour télécharger le fichier concerné, cliquez dans la liste des fichiers sur le nom => dans ce cas c’est :

9

étape 13. Une fenêtre s’ouvrira avec la question si vous désirez sauvegarder le ficher :

étape 14. Cliquez sur Sauvegarder (Save)

étape 15. Sauvegardez dans un dossier déjà créé /ou à créer. Conservez de préférence le nom du fichier. La date et l’heure de l’extraction apparaissent également dans le nom du fichier.

16. La confirmation du téléchargement suivra, fermez la fenêtre portal le cas échéant

10

étape 17. Dans l’écran Themis, retournez vers du fichier qui vient d’être sauvegardé.

étape18. Pour retourner aux écrans précédents cliquez sur ”

étape 19. Dans l’écran cliquez sur “ ” ou “ ” pour retourner dans la liste traitements.

étape 20. Dans l’écran

demande, le cas échéant, l’actualisation en cliquant sur .

étape 21. Répétez maintenant les étapes 9 à 16 pour également disposer des “Suppléments” dans le fichier créé.

étape 22. Ensuite, fermez Themis.

11

II. Le module BudgPersPZAutomFR.xls & PowerPoint : manuel temporaire & directives

Le module vierge est disponible en permanence sur le site du SSGPI http://www.ssgpi.be

Le mieux c’est de télécharger les 3 items :

- module budgétaire.- Inflation prévisions 2012 – 2013 - Présentation en PowerPoint sur le module 2012 .

Attention : le manuel va être complètement retravaillé.

12

III. Sauvegarder le Module

• Le Module est mis à disposition sous forme d’un fichier zip.

• Important! Après le téléchargement il est “unzipped” ou “extract”.

• Il est recommandé de faire une copie du Module avec un préfixe propre – ou numéro de version.

=> Ne jamais faire “Save as” ou “Enregistrer sous”. <=

• La version backup (avec l’extension -xlk) sert de backup.• Il est préférable de sauvegarder le module dans le même dossier que les fichiers provenant de Themis.

13

IV. Le menuA. Menu principal

Au démarrage, le menu   « Budget du Personnel de la zone» entre «Fenêtre» et «Aide».

B. Si ce n’est pas le cas, les procédures (ou macros) ne peuvent pas être activées.

C. ProtectionLorsque ce menu apparaît

vous pourriez recevoir l’avertissement suivant :

D. En tant qu’utilisateur, vous devez modifier la protection macro.

1° Choisissez dans le menu standard: Outils Macro Protection

2° Cochez le niveau le plus bas ou le niveau moyen 3° Fermez Excel.4° Démarrez Excel et ouvrez le Module via l’«Explorateur»

14

D. Menu principal adapté

Lorsque la protection macro est correcte, un menu principal avec 8 points apparaît.

Le menu peut être utilisé de deux manières.

1. Navigation dans le classeur

Les points: Première page, Feuilles de travail modifiables, Consultations des Barèmes, Comptable Spécial (CS) et DRH donnent accès via les sous-menus aux feuilles ou « sheets »

2. Appeler les Procédures

Les points: Chargement des fichiers Themis et Encodage des données (Nouveau) En cliquant sur le point, l’utilisateur active les procédures expliquées ci-dessous.

 

E. Les sous-menus

En cliquant sur les sous-menus s’ouvrent.Via le sous-menu, les macros peuvent également être activées ou l’utilisateur peut consulter une feuille.

15

F. Aperçu du Menu « Budget du Personnel de la zone et ses sous-menus »

2011-06-07/08 16

V. Accès aux feuilles

Option 1: Via le menu ou le sous-menu Option 2.

Affichage via Outils - Options• Affichage – Onglets de classeurs

Option 3.Après activation de dans le menules données seront traitées,

et toutes les feuilles seront consultablesmême si pas toujoursvisibles.

Par un clic droit sur la souris à gauche sous les boutons curseursl’utilisateur peut naviguersur les feuilles de travailqui ne sont pas (toujours) visibles.

17

1. Ouvrez le module à partir d’Excel ou de l’Explorer

2. Encodez sur la première page dans la seule case à compléterle numéro de la zone:

3. Dès que le numéro est introduit,la composition de la zone apparaît:

4. Ensuite, via le Menu “ZP-Budget du personnel” la procédure de lecture démarre en cliquant sur “Charger les fichiers Themis”

5. La lecture se déroule toujours en deux étapes.Ceci est indiqué dans un premier message.

Confirmez en cliquant sur OK

VI. Attribution n° ZP & Chargement des fichiers

18

VI. Attribution n° ZP & Chargement des fichiers6. Etape 1: Chargez les éléments barémiques

et confirmez en cliquant sur OK 7. Vous êtes renvoyés à Explorer

où vous allez ouvrir le dossier contenant les données8. Cliquez d’abord sur le fichier éléments barémiques

et cliquez ensuite sur OK ou faites un double clic sur ce fichier

9. Apparaît alors le 3ième & 4ième messagede la procédure avec en fond la feuille des éléments barémiques de votre zone.Continuez en cliquant chaque fois sur OK.Le comptable et le secrétaire sont dorénavantrepris dans le fichier.

10. L’Explorer est à nouveau ouvert: Double cliquez sur le fichier avec les supplémentsou cliquez sur le nom et

11. Le chargement de la procédure est terminé.12. La première feuille apparaît sans aucun message.

19

VII. ParaN(1)

1. Contrôle via Internet : Bureau fédéral du plan

20

VII. Feuille ParaN(2)

Ces index ou coefficients d’augmentation sont recherchés dans le tableau TbIndN =VLOOKUP($C$1;TbIndN;2;0)

Trois groupes d’index de base régissent le module: Traitement: IndexW - IndW_N1 & IndW_N (Ligne 4) Allocations/Indemnités: IndexT - IndT_N1 & IndT_N (Ligne 5)

Composition: Index W(T) sont utilisés pour ceux qui sont payés anticipativementC’est la moyenne prévue pour (AA24->AD24) 2013– 1,6084 -1,5769 -1,6084

Cellule AB 24=1,6084=> =(IndR23*0+IndR24*12)/12 OU (1,5769*0+1,6084*12)/12Cellule AD 24=1,6084 => =(IndR23*0+IndR24*11)/11 OU ((1,5769*0+1,6084*11)/11

2. Les index ou les coefficients d’augmentation (1)

La date de calcul «ANNEE» régit le moduleUniquement l’année est complétée(Cel C1)Quatre groupes d’index sont nécessaires:Groupe 1 & 2 : Traitement et Allocations

1 INDEX pour le traitement/alloc anticipatifs 2 INDEX pour les termes échus dont IndTN1 (décembre x-1) est également utilisé pour les Alloc & Indemn liées aux prestations

21

VII. Feuille ParaN(3)

Groupe 3 : Période d’extraction• Contient l’index de la période extraction suppléments

ou IndRef (Cellule C10)• Cette donnée comprend l’index moyen de la période de l’extraction.• Les coefficients d’augmentation 1,4859 d’application sur les allocations et le indemnités jusqu’en

septembre 2010 et 1,5157 à partir d’octobre 2010, ce qui donne un index moyen pour la période de référence de 1,5008

• Les formules sont données dans le module I10 –K14.• En cliquant (macro) elles adaptent les cellules B10:D10

Groupe 4 : les coefficients d’augmentation• IndDiff, IndDiffDec& IndDiffNab

(Cel C6-D6) Ils recalculent les montants payés

mentionnés sur la feuille suppléments

2. Les index ou les coefficients d’augmentation(2)

22

VII. Feuille ParaN (4)

3. Montants indexés • La plupart des montants de ParaN

sont indexés automatiquement après modification de l’année.

• C’est le cas pour toutes les allocations et indemnités utilisées =>voir IX.G.

4. Plafond Cotisations patronales • On obtient le plafond de la cotisation patronale

en remplissant dans B13 le montant trimestrielLe montant annuel non indexé qui apparaît dans lacellule C13. Le montant annuel indexé apparaît sur la feuille Total Cel G46.n’est PAS scindé pour x-1!

5. Pourcentages cotisations patronales et sociales Allocation 2• Les pourcentages pour les Statutaires, les Contractuels et Gesco et contrat 4/5 relatifs à la pension

et à l’assurance maladie et le recalcul individuel de l’Allocation Sociale II est repris ici. • Les retenues à charge de l’employeur

pour le Service social et les accidentsde travail sont également mentionnées

• Assurances 3 catégories : => intervention pour Ops => Employé Ops sans int et CALog => Niv D = OuvrierNew: avec («yes»)/sans patronales «  »

! Modifier 1,70 % pour tous

23

VII. ParaN (5)

6. Pourcentage et montants• Pécule de vacances.

Depuis 2011 Ops et CALog reçoivent 92% du traitement de mars (dans le module du traitement moyen)

• Allocation de fin d’année: quatre parties1) Montant fixe2) Modifiable 2,5% Traitement octobre3) 7,5 % mais Min et Max4) Part patronale Péc. Vac. et Alloc. Fin d’année sont liées aux prestations => Colonne U

• Foyer/Résidencepas de calcul montants intermédiaires

• Comptable Secrétaire => intervention éventuelle! également dans l’onglet Ops si Statutaire voir ci-après !

• Données pension (p.m.)

24

VII. ParaN (deel 6)7. Indemnités et allocations

Par allocation ou indemnité, une référence légale, une dénomination, le cadre/niveau, la période, le montant à 100%, 3 montants indexés, ainsi que le code Supan et le code salarial Themis sont prévus.

25

VIII. Procédure : Encodage des données

1. La procédure d’ “Encodage des données” sera lancée

Via le menu principal, cliquez sur

Après avoir cliqué, une communication apparaîtavec en arrière-plan la feuille total_Code X-1

2. Les membres du personnel de la zone sont classés par ordre de code fonctionnel, par échelle et par ordre alphabétique

3. Les onglets sont maintenant visibles à cette étape.

4. Ensuite, cliquez sur ok dans la communication5. La première page est à nouveau activée.

C’est à partir d’ici que commencent les premiers contrôles.

26

IX. Contrôle “Total” & ”Total X-1”(1)

1. Si pas d’« erreur » après le traitement des données, il y a le Cntl=> sauver/enregistrer

2. Contrôle = ZONE vert clair• Des membres du personnel signalés # Ops et CALog

du traitement (pas) correctes• Feuille “Total” est toujours contrôlée avant d’être enregistrée.

• L’emplacement du message d’erreur sur la feuille “Total” indique où il faut corriger. • Ici feuille “CALog” dans la rubrique traitement c.-à d. Echelle/sauvegarde/date déb. calcul • Rem : Total X-1

=> pas de message d’erreur dans le traitement quand anticipatif• => cependant bien un message pour les prestations spéciales vu que le traitement

horaire de base ne peut pas être déterminé.

2011-06-07/08 27

IX. Contrôle “Total” &”Total X-1”(2)3. Filtre sur feuille “Ops” ou “Calog”

a) Recherchez # Ref ou #N/A dans la rubrique Calog sur la feuille “Total” => Feuille contrôle “Calog “=> Eventuellement activation du filtre

b) En sélectionnant la ligne 14 de la feuille Calogou la ligne 16 de la feuille Ops

c) via menu Excel standard =>Data=>Filter =>Autofilter Nouveau

Activation via la flèche et la macro sous-jacente exclut des erreurs

Filtre Ops = Sélectionnez la ligne 17 feuille Ops + Activez le Filtre

Exit = Désactivez le filtre

2011-06-07/08 28

4. Total SAUVEGARDER & CONTENU

• Lors du contrôle de la feuille “Total” en “Total X-1” tous les messages d’erreurs disparaissent dès que les erreurs ont été corrigées via ‘Calog’ ou ‘Ops’.

• Cette feuille contient presque tous les éléments de calcul nécessaires à la composition du budget. • A ce stade, nous disposons de résultats temporaires. • Sur cette feuille, on ne modifie JAMAIS un montant ou un titre.

On peut uniquement cacher les colonnes ou les lignes.• Il faut encore effectuer quelques interventions.

IX. Contrôle “Total” &”Total X-1”(3)

29

X. Feuille “Budget éléments barémiques”(1)

A. Accès via le menu B. Rubriques (1) Ops/CALog : les opérationnels et les membres du cadre administratif et logistique, sont

attribués lors du chargement sur base du Code statut lors de la lecture C(2)/S(1):1= Statutaire, 2= Contractuel , 3 = A.P.E. et 4 = contrat de remplacement 4/5

=> ce code déterminera la charge patronale à prendre en considération Anticipativement (1) ou à terme échu (2) nécessaire pour la scission 2010/2011 Numéro d’identification Nom et Prénom, date de naissance = Numéro National Code fonctionnel: 33098 &33099 sont également repris. Code statut : Celui-ci est déterminant pour l’octroi ou la suppression de droits ex WE,

Nuit… & pour le calcul de la cotisation patronale

=> explication de la codification

2011-06-07/08 30

X. Budget éléments barémiques (2)

B. suite Rubriques (2)

Echelle de traitement (I) et date d’Ancienneté (J):

déterminent les 100% en fonction de la date du Module

B1 200604 en 2012 (-2006) => 3 * 17.253,44 (échelon 5) + 9 * 17.600,50 (échelon 6) En moyenne 17 513,74 (colonne AV Ops-CALog)

Colonne K : Date Augmentation suivante – échelon de traitement =>NOUVEAU depuis 2011 <=Propose l’échelle suivante & date d’effet suivant comme reprise dans Themis.

Dans les colonnes L & M sont mentionnées l’échelle et la date d’ancienneté pécuniaire de la sauvegarde. Les deux éléments sont nécessaires pour le deuxième calcul

GD.WMDL 199709 in 2012(-1997) => 8 * 17.450,56 (échelon 14) + 4 * 18 002,75 (échelon 15) en moyenne 17 634,62 (n’est pas visible en AV

quand la moyenne est inférieure à l’échelle effective) Colonne N : c’est le type de sauvegarde comme

dans Themis (Pro Memorie).

31

X. “Budget éléments barémiques”(3) B. Rubriques (3)

Contrat: est imputé dans la ligne ascendante

0 est le premier contrat ou Relation d’emploi ex: contractuel mi-temps comme employé D1A

1 est le deuxième contrat statutaire mi-tempsdans autre commune/ zone comme employé CC1La contrat est également modifiélors d’une mobilité = autre employeur.

Code Traitement: 100000 38H00W1 = Emploi temps plein 080000 30H40W1 = Emploi temps partiel

de 30H40 par semainele pourcentage de traitement est lu sous forme de 6 chiffres = horaire différent temps partiel/temps plein (6 chiffres)

! La semaine volontaire de quatre jours est reprise à 100% Themis fonctionne avec des absences! => voir ci- après pour lecture en colonne U

Foyer ou résidence: Droits des fonctionnaires sur base de leur situation familiale et revenus 1= Foyer- 2 Résidence

32

X. Eléments barémiques(4)

1. Le filtre comme contrôle 2. Il n’est plus possible de démarrer la procédure macro à partir de l’onglet Eléments Barémiques. 3. Trier est optionnel car se fait automatiquement quand la procédure

Encodage des données est lancée à partir du menu Budget du personnel…. =>le tri se fait sur cette page sur base : 1) du code fonctionnel

2) du code statut 3) de l’ordre alphabétique

Que fait la procédure

=> copier les données dans les feuilles “Ops” et “Calog” => activer le lien avec les prestations de la feuille suppléments=> copier les calculs ligne17 dans “Ops” et ligne15 dans “Calog”=>Ventilation “Total Code”& “ Total_Code X-1” et lien permanent avec la feuille “Total” & “ Totaal X-1”

C. FILTRE – TRIER

33

XI. Suppléments

Les procédures « filtre » &« trier » sont possibles

Numéros de colonnes

Code économiqueavec fonds de différentes couleurs

Dénomination

Code salarial ou Code salarial M=> donne le nombre=> +M montant annuel payé

Numéro d’identification + NOM

Tous les suppléments de la période d’extraction

Pour les repas, le nombre est repris dans la colonne en question par type de repas.

Le bilinguisme est repris par niveau de connaissance

Suppléments n’a que quelques lignes principales.Il est complété à la deuxième étape. C’est également une zone de recherche ou domaine pour les feuilles Ops et Calog.

34

1. Les feuilles sont accessibles via le menu :

2. La feuille “Ops” pour les opérationnels etla feuille “CALog” pour les membres du personnel du cadre administratif et logistique sont divisées en 3 parties:

A. La totalisation et les moyennes (ligne 1-8)B. Les en-têtes ligne 9 à 16 (à 14 sur la feuille CALog)C. Les données à partir de la ligne 17 (Ops) ot 15(CALog)

3. Au démarrage du module, ces onglets de feuilles ne sont pas complétés.• Lors de la procédure “Encodage des données” ils reçoivent les données venant des éléments

barémiques• Ils contiennent de manière standard sur la ligne 15 (CALog) ou la ligne 17(Ops) les modèles de

formule qui rendent toutes les recherches et les calculs possibles.

XII. Feuilles « Ops » et « Calog »(1)

35

XII. Ops & Calog (2)

4. Les deux onglets de feuille ont le même contenu de colonne jusqu’à la colonne BG incluse. 5. La feuille Ops contient sur les lignes 14 et 15, un calcul standard.

Pour le comptable et le secrétaire, le calcul est dérivé du mandat du chef de corps. Les deux onglets de feuilles ne possèdent que quelques boutons de processus et peuvent recevoir un titre propre pour l’extraction.

36

XII. Ops & Calog (3)

7. Par l’activation de la procédure “Encodage des données” les éléments barémiques ont été transférés dans les colonnes D à S.

8. De la ligne 9 à la ligne13 il est possible par colonne de mettre un titre et/ou une explication ou une indication, un code économique et toujours, le numéro de colonne à la ligne 13.

9. Lors du transfert des données, les formules des colonnes A, D et de T à GE (Ops) sont copiées de la ligne 17 pour chaque membre du personnel opérationnel.

10. Sur la feuille CALog, ceci se fait de la ligne 15 pour les colonnes A, D et de T à FG. Ex d’une formule

37

8. Plusieurs éléments sont calculés:

Interprétation de la conversion des éléments barémiques tels que la détermination du cadre/niveau, l’horaire, anticipatif-terme échu, prise en considération de la date d’avancement etc.…

Calcul correct d’un traitement moyen (colonne AA à AV) avec entre autres détermination de l’échelle la plus favorable, échelon de traitement pour chaque échelle.

Calcul des éléments issus des deux précédents Traitement indexé, pécule de vacances, allocation de foyer et de résidence etc. pour l’année budgétaire actuelle et l’exercice précédent

Reprendre les suppléments - indemnités - allocations les deux fixes et variables Elles sont mentionnées dans une colonne jaune, verte ou ocre.

Calcul des supplémentssur base des droits téléchargés & et des éléments barémiquestraduits

XII. Ops & Calog (4)

38

XII. Ops & Calog (5)

Pour chaque ligne, les charges patronales sont également calculées et le total individuel.

Pour les calculs des charges patronales, de l’allocation sociale 2 et pour les contrôles, des sous-totaux sont créés dans FK à FS

Le tarif Horaire des heures prestées est également calculé par membre

39

XII. Ops & Calog (6)

10. De la plupart des colonnes, un total général et une moyenne sont calculés (lignes 1 & 2). De la ligne 3 à 8, la ligne total, la moyenne, etc… sont calculés pour les filtres actualisés. =>lignes 1 et 3 & 2 et 4 sont semblables quand aucun filtre est activé.

9. Dans les cellules I-S3, I4-S4 et I5-S5 on peut remplir trois lignes de titre lors de l’export via une procédure.

9. Les deux feuilles donnent quelques modifications dans les cellules:D1 => total des membres du personnel de la feuille concernéeD8 => le nombre des membres du personnel qui répondent au filtreF1-2 => le numéro de zoneF4-F5 : Flèche pour l’activation d’un export vers une feuille d’export correspondante

41

XIII. “Total” & “Total X-1” ( partie 1)

Pour l’année X à budgéter (Total) et l’année X-1 (Total X-1) on a:

1. par Catégorie du personnel (Comptable& Secr, CALog & A.P.E et Ops)2. pour chaque Code économique avec suffixe.

Quand le droit ne peut être attribué, la case correspondante est en gris.3. Les totaux des feuilles « OPS » et « CALog » sont repris

4. Le nombre de membres du personnel est mentionné par catégorie de personnel.5. Le TOTAL général par Code économique avec suffixe est visible (colonne G)

42

6. Par colonne ou par Catégorie de personnel, un (sous-) total est fait.

7. L’Allocation sociale 2 est calculée par année sur base des données qui ont été recherchées pour les CALog et les Opérationnels et le montant est encodé dans la feuille ParaN.

8. La somme des montants recherchés séparément par code économique est comparée à la dernière ligne avec le total général totalisé des

feuilles “Ops” et “Calog”

XIII. “Total” & “Total X-1” ( partie 2)

43

9. Dans la ZONE DE CONTRÔLE en vert, on contrôle s’il y a une différence entre la feuille Total ou Total_code de l’année concernée.

10. Sur la feuille Total, il est indiqué dans les colonnes N, O, P, R & T:- quels points sont soumis à quelle charge patronale ou - quels éléments sont pris en compte pour l’allocation sociale 2=> Le résultat total calculé mentionné dans les colonnes signalées par le sigma apparaît dans la ligne correspondante.

XIII. “Total”( partie 3)

45

XV. Total_Code & Total_Code X-1(1)

Ils contiennent chacun 3 volets (horizontaux)1. Titres Codes économiques Chiffres de référence (lignes 2 & 3 cachées) Dénomination de l’élément salarial

2. 4 Groupes Comptable spécial et secr. (lignes 6 & 7) Membres opérationnels (repris de la feuille

Ops) Membres CALog (est filtré de la feuille Calog) Les A.P.E (est filtré de la feuille Calog) Il y a toujours deux lignes vides entre le dernier

membre et le sous-total. Dans les lignes grises après total par cadre, le contrôle se trouve sur <> #

3. C. Totaux Regroupement des totaux. Ces totaux sont comparés dans la zone de

contrôle de la feuille Total aux totaux (ligne 1) des feuilles Calog et Ops.

46

• Col A: Compteur Col B : Code fonctionnel Col C: Cadre Col D: Fonction ou nom • Col E à AY: Totaux annuels individuels par sous- code économique.

Arrière-plan gris (pas de droit possible).• Col AZ: premier sous-total des colonnes E à AY (arrière-plan gris). • Col BZ-BO : Totaux annuels individuels regroupés par code économique effectif• Col BP: Total des colonnes BZ à BO (arrière-plan gris)• Col BQ: Base individuelle Allocation de fin d’année nécessaire pour la cotisation patronale. • Col BR : Contrôle par ligne des différences entre les deux totaux finaux AR et BE.

XV. Total_Code & Total_code X-1(2)

47

XXI. INTERVENTIONS (1) – 1. Erreur dans la feuille total

A. L’échelle ou la date d’ancienneténe sont pas connues-> les colonnes F et G ont donné un message d’erreur dans Total!

B. Activer le filtre dans Ops dans la colonne AV filtre adapté paramètre “égal à” : “#REF !” l’erreur recherchée.

# N/B (lorsqu’un membre du personnela été engagé dans l’année concernée)

l’échelle non connue est normalement disponible dans la zone(d’anciennes versions sur support papier dans le dossier ou retrouver cette échelle dans la feuille “BarR”) ex: Colonne W

1) Dans la dernière colonne IV de la feuille « BarO» pour Ops (“BarC” pour Calog) la colonne trouvée est copiée =>sélection de la colonne=> <Ctrl>&<V>Sinon compléter les montants à partir de l’année 0

2) Après correction, le calcul se fait sur la feuille Ops:

C. Intervention sur BarR et BarO

48

XXI. INTERVENTIONS (2)

D. Résultat de l’intervention en détails

E. Le calcul du traitement le plus avantageux se fait automatiquement dans les colonnes AC à AU. Pour 2 échelles– l’échelle réelle ET l’échelle de sauvegarde ou d’avancementl’ancienneté est déterminée le nombre de mois pour chaque échelon ou100%

F. De ce fait naît un droit de maximum 3 périodes sur base annuelle

G. Le résultat se trouve dans AVet est la base de tous les calculsou le traitement annuel théorique à 100%.

49

XXI. Intervention (3) - 2. le régime de travail

• Dans la colonne R(18) des feuilles Ops ou Calog, le régime de travail est donné/exprimé en Code.

• Dans la colonne U(21) ceci est traduit en %.

• Ce pourcentage détermine la partie de traitement, le pécule de vacances, l’allocation de fin d’année et tous les éléments salariaux fixes.

• La colonne U (21) peut être modifiée en fonction des prévisions.• Le contrat Themis indiqué dans la colonne R(18) peut également être

modifié si cette donnée est différente pour l’année à budgétiser.• S’il y avait pendant la période d’absence dans l’année à budgétiser, des

fluctuations dans le régime de travail, la formule dans la colonne U peut être modifiée:

Ex. Vous savez que l’intéressé va travailler jusqu’au 31/3/12 à 50 %et pour le reste de l’année à 80 %=>Vous transférez la cellule dans la colonne avec la formule suivante indépendamment de la formule d’origine. =(0,5*3/12+0,8*9/12)

2011-06-07/08 50

XXI. Intervention (3) - 3. Promotions

A. Dans ce cadre, il doit encore y avoir quelques modifications dans la DB Themis et les interventions seront moins nécessaires.

B. Dans la colonne M, sont reprises l’échelle suivante et la date de l’augmentation.

C. Dans la colonne T, la date est lue au moyen d’une formule quand elle tombe dans l’année à budgétiser.

D. Ce n’est que si T mentionne une date, que l’augmentation sera reprise dans le calcul AA à AV pour déterminer la moyenne annuelle.

2011-06-07/08 51

XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(2)

A. Résultat via le filtre appliqué/enregistrer dans la feuille OpsFiltM

1) Dans le titre du filtre (cellules I3 àI5) on introduit le texte d’indicationCel D1 => le nombre d’Ops(CALog) de la zoneCel D8 => le nombre de personnes sélectionnées par le (ou plusieurs filtres).

2) Cel F3-4=>Cliquer sur la flèche pour activer la macrosur la feuille TotOpsFiltM les valeurs de la colonne B sont collées et passées vers C. => 394 342,46 ligne 62 de TotOpsFiltM est la somme de 13 830,52 (2011) colonne FI ligne 3 +380 511,93 (2010) colonne FJ ligne 3 les deux sont la somme des totaux individuels du filtre.

2011-06-07/08 52

2) Dans le titre du filtre (cellules I3 à I5) l’indication est modifiée.

3) Les formules relatives aux promotions sont temporairement supprimées dans la cellule T(Clear Contents)

4) => Cliquez sur la flèche pour activer la macro (à nouveau rédaction des données)

B. Préparer le deuxième résultat et enregistrer dans la feuille OpsFiltM

XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(2)

2011-06-07/08 53

1) Dans la première colonne vide E on fait le calcul de la différence2) Ensuite, on copie cette formule3) La mise en page du résultat est adaptée à la demande

Copier la colonne modèleEditer ET coller format spécial

XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(3)C. Calculer le coût de la différence dans OpsFiltM

Remarque:La colonne M contient un lien

permanent avec la feuille d’origine Ops ou Calog

Et ne peut jamais être effacée.

2011-06-07/08 54

XXIII. Supprimer un membre du personnel1. Lorsqu’une ligne est supprimée sur la feuille “Ops“ ou “Calog”, la numérotation va disparaître après la ligne

supprimée.• => La numérotation est restaurée en copiant vers le bas la dernière cellule avec la formule

correcte (avec numéro) .• Sans cette correction, la feuille “Total” va afficher # N/A dans la zone de contrôle après chaque code

économique; ceci vaut également pour chaque règle après la ligne effacée et le total de la feuille “Total_Code“. La numérotation ne peut cependant pas être lue tant que la restauration n’a pas été effectuée.

3. Même si cette erreur a été corrigée et sans ajout d’un remplaçantou d’un nouveau membre du personnel en-dessous,la feuille “Ops“ ou “Calog“ mentionnera lacatégorie correspondante #N/A dans “Total_Code“.

• =>Il suffit de supprimer cette ligne ou d’effacer le contenu. • Nombres 233

sont égaux 233

4. Feuille TotalContrôlepas de message d’erreur= Sauvegarder!

55

XXIV. Ajout d’un membre du personnel (1)

• L’ajout sur les feuilles “Ops“ ou “Calog“ se fait de préférence à partir d’une ligne modèle. Ce choix se fait en fonction des allocations et des indemnités octroyées.

• Les éléments barémiques sont écrasés par les données de l’intéressé.• Le numéro d’identification reste. Recherche des allocations et des indemnités.• Le pourcentage de la colonne [U(21)] peut être imposé.

Ex: un membre du personnel qui est engagé à 80% à partir du 1er mars: =0,8 *10/12

2011-06-07/08 56

XXIV. Ajout d’un membre du personnel (2)

• Après cette intervention, la feuille ”Total “ va faire apparaître le code erroné dans la ZONE DE CONTROLE pour chaque sujet ou droit différent de 0.

• Le nombre de personnes de la feuille “Total-Code“ doit être égal au nombre de personnes sur la feuille “Ops“/”Calog”.Indication : un message d’erreur: et des totaux différents nombre Ops comptés (227) et le nombre de membres recherchés: la dernière ligne (226).

• Pour corriger cette erreur, on ajoute une ligne après le dernier membre du personnel, ensuite vous copiez la ligne de ce dernier membre du personnel et vous copiez cette ligne dans la zone de la ligne vide ajoutée. Le numéro de série est adapté automatiquement et correspond au nombre total de la catégorie.Autre méthode : Après copie de la ligne => Insérer les cellules copiés est moins complexe

• Ces différentes étapes sont reproduites ci-dessous.• ATTENTION! : Pour le personnel CALog – lorsqu’un A.P.E fait partie de la zone- vous devez

vérifier que le numéro du membre ajouté a été adapté dans la rubrique concernée des feuilles Total_code &(X-1). Le cas échéant, il faut adapter quelques numéros.

59

XXV. DRH: création d’une macro scission par cadre/niveau

• Dans le menu DRH il existe la possibilité de créer 2 graphiques camembert : 1 Ops + 1 Calog• Toujours introduire un autre que Ops ou Calog :

aussi bien pour Ops que Calog• 4 colonnes sont créées par filtre.• Les graphiques camembert sont placés

sur une feuille séparée ! menu “budget..” disparaît temporairement.

• Les graphiques peuvent être complétés avec des pourcentages/et des valeurs.• Brève démo!

• Après introduction des OPTIONS DE GESTION et ou avancements, on peut déterminer de manière simple le coût par cadre (Ops) et/ou le niveau en activant à nouveau la macro dans le menu DRH.

• Ensuite, les différences sont calculées en faisant le calcul de la différence entre la cellule correspondante des officiers/niv A dans la colonne 11.

• Ensuite recopiez la cellulela bonne colonne=> copiez 3 colonnes à droite pour obtenir la différence par cadre/niveau pour chaque élément salarial.

• La capture d’autres situations se fait en cliquant sur la flèche sous le numéro de zone sur la feuille Calog.

• N’oubliez pas de modifier vos titres.• D’autres extractions sont toujours possible via l’onglet TotOpsFiltM OU Ops (idem CALog):

60

XIX DépPers Export - Tutelle1 – Tutelle2 (1)

1. Trois feuilles tutelles sont incluses dans le module.2. La feuille «DépPers Export» a un lien permanent avec les feuilles

«Total_Code» et «Total_Code X-1».3. Avec les touches <Ctrl>+<T>

ou l’activation de

les feuilles «Tutelle 1» et «Tutelle 2» sont complétées. Remarque: cette procédure automatique est valable pour les zones qui utilisent seulement les 2 codes fonctionnels 33091 & 33091 pour Ops et Calog

61

XIX DépPers Export - Tutelle1 – Tutelle2 (2)

5. Cette procédure active les filtres successifs sur le code statut et le code fonctionnel dans « Total_Code X » et « Total_Code X-1 » suivi par la copie des lignes de total dans la feuille Tutelle 1.

6. En même temps, «Tutelle 2» comporte un résumé .7. Lors de la fermeture de la procédure, «Tutelle 2» est activé

avec le message sur les lignes 51 et 52.

=> Les totaux par année de service sont également mentionnés. => En déroulant, il est possible de lire par code d’imputation fonctionnel

la totalité du budget pour chacune des deux années mentionnées

7. Tutelle 1 donne aussi un message de contrôle

65

XIX. Consultation Themis et codes salariaux

1. Via Consultations, on retrouve dans la feuille Themis, l’explication de quelques codes utilisés dans les éléments barémiques.

2. Via Consultations,

on peut également retrouver les codes salariaux utilisés dans Themis

66

XX. Feuille Form – Formules

• Contient les formules pour rétablir les cellules des colonnes correspondantes des feuilles de travail Ops, Calog et Total_Code & Total-Code X-1.

• Procédure: Dans la feuille ‘Ops’ (Calog ou Total) : Détermination de la formule modifiée (erreur) ou disparue

dans une ou plusieurs cellules d’une même ligne => Notez l’adresse de la première cellule ex BB18 Ouvrez la feuille ‘Formules’ :

• Sélectionnez une cellule ou des cellules successives BB18:BD18 (avec les formules)=> Copy (Ctrl +C).• Sélection dans une ligne avec le même champ (avec erreur) ou cliquer sur la première cellule de la

feuille Ops [Calog ou Total (X-1))] =>Paste/Coller (Ctrl+V).• Désactivez éventuellement le filtre d’abord.• Copiez la ligne corrigée vers le haut/vers le bas.

67

XXI. FormAide ou Formulaire d’aide

• La feuille formulaire d’aide contient les codes économiques avec suffixe (tels que repris dans PLP ou KB). C’est la base de données pour la feuille Total_Code (X & X-1).

• La rubrique 111-01/99 reprend les données telles que calculées dans Themis pour Ops et Calog.

• Seule la ligne 111-08/99 reste disponible pour choisir un titre librement.

• La rubrique avec les données provenant de L096 vient d’être ajouté dans le Module.

2011-06-07/08 68

XXII. Bar O, C et R3 feuilles avec les barèmes ou les échelles de traitement sont traitées dans le module par échelle de traitement :1. Dénomination PS/Acerta sur la ligne 1 pour les nouvelles échelles, dénomination sans préfixe a) Pour les anciennes échelles, toujours la lettre :

V (Flandres) W (Wallonie) et B (Bruxelles) F (fédérale) échelles utilisées b) suivie de: . Un point pour Ops ou _ underscore pour Calog 2. La dénomination SCDF à la ligne 2 3.-7. A la ligne 3: statut foyer - ligne 4: Ops/Calog - ligne 5: Cadre/Niveau - Ligne 6- 7: info 8. Cette ligne contient le numéro de colonne dans la feuille (Utilisé dans le RECHERCHE VERTICALE de

Ops et Calog)9-59 . Lignes restantes 0-59 =>L’évolution des traitements totale de 0 année à 50

69

XXIII. Zones

1. Cette feuille n’est pas reprise dans le Menu.2. Dans cette feuille « zones» le numéro de la zone, la province et le composition de la zone sont

repris.

3. Cette feuille est le fichier source pour la dénomination qui est complétée sur la première page dès que le numéro de zone y est encodé.

4. Pour chaque zone, la catégorie est mentionnée, ainsi que la reconnaissance en tant que zone bilingue ou zone avec commune à facilités. La cellule I1 = « Bil »

5. Aussi bien la catégorie que l’octroi du bilinguisme sont déterminants pour l’octroi des montants pour les membres d’une zone de police.

2011-06-07/08 70

• Dans la colonne A:les éléments salariaux regroupés pour les Ops ou Calog

• Dans la colonne B: Une connexion permanente avec les lignes de

totaux et les totaux des Filtres Sous-totaux/pourcentages

pour la sélection effectuée pour une exploitation ultérieure.

• Activer la macro=>copier les « valeurs »de la colonne B dans la colonne adjacente C.

A chaque clic sur la flèche de procédure, toutes les autres colonnes éventuellement créées glissent également vers la droite.

XXIV. OpsFiltM & CALog FiltM (1)

2011-06-07/08 71

XXIV. OpsFiltM & CALog FiltM (2)

Le coût total et le détail par élément salarial de l’avancement des cadres de base d’une zone.Ici calculé dans la colonne E (C4-D4) donne le résultat final pour cet exercice =2 059,61 €

72

Points importants

• Lors de la mise à disposition des deux fichiers, le Module est adapté dans la feuille Para (période de référence et Index bureau du Plan)=> Télécharge le Module et les fichiers en même temps.

• Ne pas renommer les fichiers obtenus par le Processus SSGPI !Donner un nom compréhensible et retrouvable au module : ex: 5314 PZAUTOM ....2012 version 1

• via Explorer NE JAMAIS FAIRE Save as dans EXCEL

• Vérifier si le Mod9bis a été mis à temps à disposition.

• La liste des avancements doit être disponible, ainsi que la liste avec les incidents de carrière (planifiés) en terme d’emploi.

• Avoir les données fixes à disposition: Plafond cotisations patronales (montant trimestriel)

• Raccourcis:

Crtrl + +M => faire apparaître le menuCtrl +T => créer/mettre à jour la feuille contrôle.