http://management.journaldunet.com/0601/0601119gagner-temps.shtml 25 Janvier 2006

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10 ides pour gagner 1 heure par jour

Vous manquez de temps pour boucler tout ce que vous avez faire dans votre journe ? Voici 10 conseils

simples pour vous aider gagner un temps prcieux.

S'il est impossible d'arrter le temps, il est en revanche possible d'viter d'en perdre. Une bonne planification de

sa journe de travail, des efforts d'organisation avec ses collgues et quelques astuces permettront de grappiller

ces minutes prcieuses qui font tellement dfaut en fin de journe.

Mieux s'organiser

1. Arriver plus tt au bureau pour travailler au calme Dcaler lgrement ses horaires de travail pour arriver au bureau avant la plupart des collaborateurs permet

d'avancer ses dossiers au calme, sans craindre d'tre drang. Des horaires matinaux sont aussi l'assurance de ne

pas recevoir de coups de fils intempestifs de clients ou de partenaires.

2. Bien ranger votre bureau ou au minimum organiser des "zones thmatiques" Un bureau en ordre et rang avec logique aide structurer sa pense et donc faire avancer plus vite ses

dossiers. C'est aussi le plus sr moyen pour retrouver tel rapport ou telle fiche de synthse rapidement. Et quand

les minutes perdues fouiller sa pile de papiers s'envolent, c'est autant de gagn la fin de la journe mais

galement en srnit.

3. Planifier votre quotidien en commenant par les tches prioritaires La plupart des ordinateurs sont quips d'un calendrier permettant de rguler sa journe par tches, avec des

systmes d'alerte. Vous pouvez galement opter pour le PDA, qui permet de continuer suivre prcisment son

planning mme en situation de mobilit. A dfaut, un agenda papier fera aussi l'affaire. L'important est de se

poser quelques minutes pour rflchir aux tches effectuer (on peut s'organiser au choix pour le lendemain ou

pour plusieurs jours venir). Cela permet d'apprcier la masse de travail mais aussi d'identifier les tches

prioritaires par rapport aux missions secondaires. Il est conseill de traiter en dbut de journe les dossiers les

plus urgents et ceux qui ncessitent une forte concentration.

4. Prvoir les imprvus Dfinir un emploi du temps dtaill c'est bien, pouvoir lgrement le bousculer, c'est mieux ! Il serait illusoire

de penser que, malgr tous vos efforts, la journe de travail va se drouler prcisment comme vous l'avez

prvu. Il y aura forcment une urgence traiter, un collgue avec lequel faire imprativement le point sur

l'avancement d'un projet. C'est pourquoi il faut savoir se dgager une certaine marge dans la journe. Une heure

de battement qui permettra de caser a et l les alas du quotidien. Ensuite, vous de juger si ces urgences

peuvent s'insrer tout moment de la journe ou si vous leur ddier une plage horaire bien prcise. Et si, par

miracle, aucun imprvu ne pointe son nez, ce sera pour vous l'opportunit de vous avancer dans votre travail...

ou de quitter le bureau un peu plus tt.

5. Organiser sa bote mail Pour que votre messagerie lectronique ne soit plus un vaste foutoir dans lequel vous perdez de prcieuses

minutes rechercher d'anciennes correspondances, prenez un peu de temps pour l'organiser. La meilleure

solution est souvent de crer des rpertoires thmatiques et des dossiers selon les urgences. Vous pourrez ainsi

classer la plupart de vos mails et mieux suivre les priorits. Autre astuce : crer des rgles pour classer

automatiquement certains messages ou leur donner une couleur bien prcise. Afficher en rouge les messages de

son suprieur et ranger directement les newsletters reues dans un rpertoire spcial permettent de gagner un

temps prcieux.

6. Ouvrir sa bote e-mail deux trois fois par jour seulement Il est tentant de rpondre dans la minute aux mails reus. D'autant que les systmes d'alerte visuelle ou sonore

permettent de rester aux aguets. Cette tendance, consquence de l'image d'instantanit que vhicule le mail, se

rvle toutefois extrmement chronophage. La solution est de ne pas hsiter garder ferme sa bote mail pour

ne plus l'ouvrir qu' heure fixe, deux ou trois fois dans la journe. Une astuce efficace qui vous permettra de

reprendre en main votre emploi du temps et maintenir votre niveau de concentration.

7. Formaliser les changes avec ses collaborateurs

Chaque jour, les sollicitations de vos collaborateurs vous font perdre de prcieuses minutes ? Pour limiter les

perturbations, instaurez avec eux des mthodes de communication. Indiquez-leur que vous prfrez tre

contact par mail (plus facile grer dans le temps) plutt que par tlphone (qui interrompt une tche). De

mme, vous pouvez convenir avec eux d'un code quand vous ne souhaitez vraiment pas tre drang : une porte

ferme ou un post-it sur votre cran d'ordinateur si vous tes en open space. Cela peut aussi tre une plage

horaire (interdiction de vous importuner entre 10h et 12h, par exemple).

8. Se fixer un dlai pour les runions et s'y tenir Si vous prvoyez que la runion que vous souhaitez organiser peut se drouler en 1 heure, vous de faire

respecter cette dure. Pour cela, il est conseill de prparer un ordre du jour qui sera pralablement envoy aux

personnes invites la runion. Pour viter de multiplier le nombre de retardataires, il est galement conseill

de mettre en place un systme d'alerte pour prvenir les participants 10 minutes avant le dbut de la runion.

Outre le fait que vous aurez rserv une salle pour la runion, afin de ne pas perdre de temps en chercher une

de libre, vous veillerez bien minuter chaque thmatique aborde et limiter si besoin est les interventions

pour vous tenir scrupuleusement la feuille de route prvue initialement.

9. Fixer ses rendez-vous extrieurs en dbut ou fin de journe

Se dplacer pour un rendez-vous en cours de journe est immanquablement source de perte de temps. La

meilleure solution est de programmer des rencontres en dbut ou en fin de journes pour limiter les allers-

retours (vous vous y rendez directement depuis votre domicile le matin et vous ne repassez pas par votre travail

le soir). Non seulement vous y gagnez sur les trajets mais ce sera un break de moins dans votre programme de

la journe. Si vous le pouvez, vitez galement le djeuner qui peut traner en longueur, surtout si votre convive

arrive en retard.

10. Dcaler ses horaires pour la pause djeuner Pour viter de faire la queue au restaurant d'entreprise ou de devoir cumer les restaurants alentours pour

trouver de la place, essayez de cibler des horaires de moindre affluence pour aller manger. C'est bien souvent

l'histoire de seulement une demi heure de plus ou de moins. Ces 30 minutes vous permettront de djeuner plus

vite mais aussi de manger au calme. Bien entendu, un restaurant proximit du bureau est fortement

recommand.

Le principe dEisenhower Pour dterminer vos priorits comme un grand chef, utilisez la mthode du gnral amricain Eisenhower.

Charg, pendant la Seconde Guerre mondiale, dorganiser le dbarquement en Normandie, Ike classait les tches selon leur degr durgence et dimportance. La matrice consiste dterminer la tche raliser selon son urgence ou son importance :

A : Tche importante et urgente et non dlgables effectuer en priorit et soi-mme.: elle va contribuer

atteindre nos objectifs

B : Importante mais pas urgente : elle na pas dchance trs court terme C : Trs urgente mais peu importante par rapport aux objectifs, qui peuvent tre dlgues.

D : Les tches ni importantes ni urgentes dlguer ou supprimer. Tche ne pas raliser puisque ne

correspondant ni une chance ni un objectif prcis.

Dans une bonne rgle dorganisation et de gestion du temps, le but est bien sr de faire des tches B : cest dire de planifier afin de bien travailler.

Les Anglo-saxons disent que les tches A doivent tre faites tout de suite, les tches B sont planifier et les

tches C sont dlguer nos collaborateurs.