Prónay G. 19-140510143614-phpapp02.doc

ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS19. PM MŰHELY (2014. május 8) MUNKÁJÁRÓL

Téma: felelősség a projektekbenIdőpont: 2014. május 8. 16-18 óraHelyszín: BME Infopark I. ép. B. 110. terem

A Műhely munkájában részt vettek (28): Andorfer Tamás, Csényi Sándor, Daróczi Miklós, Fodor Andrea, Hinsenkamp Mária, Horváth Zoltán, Kántor Tibor, Kerékfy Pál, Kiss Gergely, Kunsági László, Lugosi Erzsébet, Major Rita, Nagyné Kozák Andrea, Nagy Kornél, Oltyán Gábor, Papp László,Pipó Erika, Prónay Gábor, Rolek Zoltán, Salamon Sándor, Sipos László, Szalay Imre, Szathury Ákos, Szinger Ferenc Márton,Takáts András, Thomán Gusztávné,Tolnai János, Vida Attila.

Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket. Bevezetőként elmondta, hogy a felelősség a projektmenedzsment egyik legkritikusabb kérdése. A komplex, egyedi projektekben sokféle szerepkör megtalálható, melyek mindegyike különböző felelősségekkel rendelkezik. A felelősség vállalásnak személyiség jegyek megléte mellett sokféle, külső körülményekhez kapcsolódó feltétele is. A levezető elnök bemutatta Fodor Andrea projektmenedzsment coachot, aki aktív közreműködője a Műhely munkának, megköszönve értékes, a blogban megfogalmazott előkészítő munkáját, majd felkérte a főbb gondolatok bemutatására.

Fodor Andrea bevezetőjében a felelősséget önként vállaltan, egyrészt egy megadott feladat legjobb képességek szerinti elvégzéseként, másrészt vezető általi számon kérhetőségként, elszámoltathatóságként definiálta. A személyes felelősség mellett jogi-, szakértői-, szociális- és etikai felelősséggel is szemben találjuk magunkat. A szakmai felelősség keretei sokszor hiányosak, ami megnehezíti a vállalást. A felelősség azonban nem azonos a felelősség érzettel. Sokan azért is felelőssé teszik magukat, amire nincs befolyásuk, mások a befolyásuk alá tartozó területekért sem éreznek felelősséget. A felelősség és felelősség megfeleltetésének követelménye a megfelelő önismeret, hogy tisztába legyünk azzal, hogy mire van ráhatásunk és mire nincs. A felelősség a cél iránti elköteleződés következménye. Ennek megfelelően a nem személyes célok esetén kommunikáció, együttműködés és az együttműködésben levő felek feltételeinek kölcsönös elfogadása szükséges a céllal való azonosuláshoz. Ha megmondják, hogy mikor, mit és hogyan kell elvégezni, akkor ott nem lehet felelősségről beszélni. A felelősség vállaláshoz a körülményeket, feltételeket mindenkinek ismernie kell. Ennek eléréséhez, az önkéntes felelősségvállaláshoz, a szükséges információk megismeréshez időre van szükség. A felelősséggel vállalt feladatok megoldásánál vizsgálni kell, hogy megtettünk-e mindent (teljesül-e a legjobb képességek szerinti megvalósítás)? Ha ezen feltétel teljesülése esetén sem jön a kívánt eredmény, meg kell keresni azokat a személyeket, akik segítségünkre lehetnek. Ha így sem jön az eredmény, akkor együtt kell tudni élni a helyzettel. A felelősségvállalás a gyakorlatban mindig a cél elérése érdekében tett aktivitással jár együtt, amit megfelelő motivációt igényel. amiben Figyelemmel kell lenni a Maslow-i szükségleti hierarchia III.- V. szintjei szükségleteinek (valahová tartozás-elfogadottság,elismertség-önbecsülés) teljesülésére, mert ha erre a szervezetben/munkahelyen nincs lehetőség, akkor azok máshol fognak motivációként hatni. A felelősség csak ott jöhet létre, ahol ehhez a körülmények (bizalom – motivált szervezet - felelősség vállaláshoz szükséges információk összegyűjtése - önkéntes feladat megoldás – nyílt, párbeszéd alapú kommunikáció - világos hatáskörök) rendelkezésre állnak.

A bevezető előadást követően a Műhely a blogban megfogalmazott kérdésekre kereste a válaszokat:1. Ki a felelős egy projekt sikeréért vagy kudarcáért?

1

Prónay G. 19-140510143614-phpapp02.doc

2. Mi a projektvezető felelőssége? 3. Milyen eszközökkel lehet a projekt sikerét előmozdítani, és ezek kinek állnak

rendelkezésre?

A kérdések megvitatást elkezdve Fodor Andrea feltette az első megbeszélendő kérdést, hogy a projektekben a siker kinek (felső vezetés, szponzor, projektmenedzser, egyéb) a felelőssége ? Rolek Zoltán a bevezető kiegészítéseként felhívta a figyelmet arra, hogy a felelősség szoros kapcsolatban a következményekkel (meghatározó a felelősségvállalás minőségére vonatkozóan, hogy az adott, felelősséggel végzett tevékeny sikerének vagy bukásának mi a következménye). A felelősségnek felülről kell indulnia, amit megerősített Sipos László a Paksi Atomerőmű példájával, ahol az üzembiztonság prioritása az első számú vezető egyszemélyi, egyetemes és oszthatatlan felelősségét követeli meg (felelősség vállalás). Mindez nem jelenti azt, hogy a vezető nem érheti el, hogy a munkatársai önkéntesen nem érezzenek felelősséget (felelősség érzés a hatáskörön kívüli célokért és felelősség vállalás a hatásköbe tartozó feladatokért) a nekik kiosztott feladatok iránt. A határkörnek és felelősségnek együtt kell lennie. ha a határkör hiányzik, akkor a felelősségvállalás lecsökken vagy megszűnik. A felelősségvállalás kultúra függő. A társadalmi nyomás segít a felelősség felismerésében. Ennek megfelelően a projekt kultúra érettsége befolyásolja, hogy egy adott szervezetben van-e felelősségvállalás. A projektek elsőszámú felelőse a projekt szponzora, míg a projektmenedzser, aki megbízási szerződés szerinti feladatot végez (tevékenységét legjobb tudásának és elkötelezettségének megfelelően kell végezze), de közben felelősséget érez a projekt sikere érdekében, amit sikerdíj is motiválhat. Mindez a szponzor és a projektmenedzser hatékony és hatásos együttműködését feltételezi. A projektek felelősségének keresésében a Műhely résztvevői szavaztak. Legtöbben 16-an (57%) a szponzort tartják a projekt sikerének fő felelősének, 8-an (29%) a projektmenedzsert, 4-en (14%) a felső vezetés felelősségét hangsúlyozták.

A következő kérdés a projektmenedzser felelőssége. A projekt céljait kell elősegítse, de ehhez a feltételeket is meg kell kapnia. Amennyiben ez nem történik a projektmenedzsernek ezt jeleznie kell megoldási javaslatokkal együtt. Ezt követően tárgyalás indulhat a projektmenedzser felelősségvállalását is tartalmazó feltételek biztosítására. Előfordulhat, hogy a feltételek nem kerülnek megadásra, ami tulajdonképpen azt jelenti, hogy a szponzor nem kívánja a felelősségvállalást megosztani. A feltételek szigorítása, sokszor a lehetetlenség határáig, lehet az erőszakos hatékonyság növelés eszköze is. Sipos László atom-erőművi gyakorlatára hivatkozva bemutatta, hogy a projektmenedzsernek, mint minden munkatársnak kötelessége, hogy a saját kompetencia- és erőforrás határait ismerje és ennek megfelelően vállaljon feladatokat. Ez egyrészt azt jelenti, hogy kompetenciát meghaladó feladat elvárások esetén a feladat végzés megtagadása nem járhat szankciókkal, másrészt kompetencián túl vállalt feladat kockázatást, veszélyes üzem esetén bűntényt jelent. Lugosi Erzsébet felhívta a figyelmet, hogy a nem kellő projektmenedzsment érettség esetén, ahol a kívánatos kompetenciák hiányoznak, jelentős vállalati kockázatot jelentenek. A projektmenedzsernek szolgáltatói attitűddel kell rendelkeznie a felső vezetés és a projektben dolgozók felé egyaránt (munkához/döntésekhez szükséges információk biztosítása, konfliktusok/kockázatok kezelése, a siker iránt elkötelezettség ösztönzése), amivel a Műhelyben részvevők mindegyike egyetértett.

A harmadik témaként a Műhely a projektmenedzsert felelősségvállalásában támogató eszközöket tekintette át. Ezek közül néhány : világos stratégiai célokból levezethető, mérhető projekt célok - a projekt siker kritériumainak meghatározásában részvétel – nyílt,egyenes kommunikáció – világos érdekeltségi rendszer – önismeret és tudatosság fejlesztés – öntevékeny munka ösztönzése - hatékony munkát támogató infrastruktúra.

2

Prónay G. 19-140510143614-phpapp02.doc

Összefoglalva megállapítható, hogy a Műhely résztvevői áttekintették a felelősség különböző definícióit, jellemzőit, projektmenedzsment szereplői közti megosztását, a felelősség vállalás feltételeit. A megbeszélés fő tanulságaként az fogalmazható meg, hogy a vezetői, egyszemélyi felelősség oszthatatlan, de jó vezetői képességekkel a felelősség érzet a vezetettekre is átruházható, ami a projekt sikerességének meghatározó biztosítéka A Műhely beszélgetés a felelősség vállalás feltételeit keresve a felelősség vállaló kompetenciája mellett fontosnak tartotta a rendelkezésre álló hatalmat, a felelősségvállalás következményeit és környezeti kultúrát, benne a projektmenedzsment érettség megfelelő szintjét..

A Műhely résztvevői – a Műhely téma bevezetésére vállalkozó kollégák előkészítő javaslatai alapján – szakmai vita után, többségi szavazással, a következő, 2014. szeptember 18-án megrendezésre kerülő 20. PM Műhely témájának az érettség-érték teremtés-siker a projektmenedzsmentben témát választották. A Műhelybeszélgetés célja, hogy megvitassa a vállalti- és projekt érték összetevőket, megvizsgálja a vállalati/intézményi projekt érettség és a sikeresség kapcsolatát, a projekt érték teremtés feltételeit és lehetőségeit. A Műhely résztvevőinek jóváhagyásával Lugosi Erzsébet senior projektmenedzser került felkérésre, hogy a bevezető gondolatokat tartalmazó blogot elkészítse és a Műhely munkát moderálja. A blog várhatóan 2014. június elejétől olvasható lesz a http://blog.mfor.hu/projekt oldalon.

A Műhely résztvevői döntöttek a 2014. november 20-i 21. PM Műhely témájáról is, ami teljesítmény fejlesztés érzelmi intelligencia támogatással lesz. Ennek a Műhely beszélgetésnek a célja az érzelmek és tettek kapcsolatának feltárása, az alapvető motivációk áttekintése, az egyéni tudatosság fejlesztés lehetőségeinek-, az energia nyerés -, az egyéni tudatosság csapat teljesítményre hatásának-, az érzelmi intelligenciával történő probléma megoldás vizsgálata. A Műhely résztvevőinek jóváhagyásával Thomán Gusztávné vezető coach került felkérésre, hogy a bevezető gondolatokat tartalmazó blogot elkészítse és a Műhely munkát moderálja. A blog várhatóan 2014. szeptember elejétől lesz olvasható a http://blog.mfor.hu/projekt oldalon.

A 20. Projektmenedzsment Műhelybeszélgetést 2014. szeptember 18-án csütörtökön, 16–18 óra között tartjuk a BME HIT Infoparkbeli tanácstermében. (1117. Bp. Magyar Tudósok Körútja 2. I. ép. B. szárny, I. em.110.)

Budapest, 2014. május 9.

Dr. Prónay Gábor

3