การเขียนรายงานการประชุม โดยนางสาวจุฑามาศ เรอืงทัพ* การเขียนรายงานการประชุม

1. ควรจดรายงานการประชุมควรจดเฉพาะใจความสําคัญ ไมจําเปนตองจดทุกคําพูด หากเปนการประชุมสําคัญ ๆ อาจตองจดอยางละเอียด จุดทุกญัตติที่ผูประชุมเสนอใหพิจารณาแตไมตองจดคําพูดที่อภิปรายกัน หรือความเห็นที่ผูประชุมเสนอทั้งหมด

2. ใชภาษาใหถูกตองชัดเจน ที่สามารถสื่อความหมายใหผูรับสารหรือขอตกลงของที่ประชุมเพ่ือนําไปปฏิบัติตามมติของที่ประชุม โดยบันทึกอยางกะทัดรัด เฉพาะใจความสําคัญของเหตุผลและมติของท่ีประชุม

3. การเขียนรายงานการประชุมควรเขียนเรียงตามลําดับวาระการประชุมครั้งนั้น ๆ โดยเขียนหัวเรื่องหรือปญหาในแตละวาระพรอมท้ังมติของที่ประชุมในญัตติน้ัน ๆ ดวย

4. ไมตองจดคําพูดโตแยงของแตละคน หรือคําพูดที่เปนรายละเอียดปลีกยอยมากเกิน ไป ยกเวนเปนการบันทึกอยางละเอียดท่ีตองการขอมูลที่มีรายละเอียดมาก

5. ผูเขียนรายงานการประชุมตองตั้งใจฟงการประชุมอยางมีสมาธิเพ่ือเขียนรายงานการ ประชุมไดถูกตองตามมติ และตามความเปนจริง

6. ควรแยกประเด็นสําคัญของผูที่ประชุมเสนอมาใหอานเขาใจงาย ไมสับสน 7. ถาขอมูลเปนตัวเลข จํานวนเงิน สถิติ ควรเขียนใหถูกตอง ชัดเจน เรียงเปนลําดับ

ชัดเจนที่สามารถสื่อความหมายไดงาย 8. ใชถอยคําสํานวนแบบยอความใหไดใจความสมบูรณ ไมใชคําฟุมเฟอย หรือ

สํานวนโวหารที่เราอารมณที่อาจสื่อความหมายไปในทางใดทางหนึ่ง ไมตรงตามวัตถุประสงคของเรื่องท่ีประชุม

*แผนก คอมพิวเตอรธุรกิจ วิทยาลัยการอาชพีวังไกลกังวล นักศึกษาฝกงาน ศูนยสารสนเทศ สาํนักชลประทานที่ 14

หัวขอการเขียนรายงานการประชุม การเขยีนรายงานการประชุมของแตละหนวยงานจะมรีูปแบบที่แตกตางกันแลวแตหนวยงาน

น้ัน ๆ จะกําหนดตามความเหมาะสม แตรายงานการประชุมโดยทัว่ ๆ ไป จะประกอบไปดวยหัวขอดังตอไปนี้

1. รายงานการประชุม ใหระบุช่ือหนวยงาน หรือเรื่องท่ีจะประชุม 2. ครั้งท่ี ใหลงครั้งท่ีประชุม และปที่ประชมุ 3. วัน เดือน ป ใหลงวนัที่ เดอืน และ พ.ศ. ท่ีจะประชุม 4. ณ ใหลงชื่อสถานที่ท่ีประชุม 5. ผูมาประชุม ใหลงชื่อผูที่เขารวมประชุม 6. ผูไมมาประชุม (ถาม)ี ใหลงชื่อผูทีไ่มสามารถมาประชุมได พรอมทัง้ระบุสาเหตุทีไ่มสามารถมาประชุมได โดยใสสาเหตุไวในวงเล็บทายชื่อ 7. ผูเขารวมประชุม ใหลงชื่อและหรือตําแหนงของผูท่ีมิไดรับการแตงตั้งเปนคณะทีป่ระชุมซึ่งได เขารวมประชุม (ถาม)ี 8. เริ่มประชุมเวลา ใหลงเวลาที่เริ่มประชุม 9. ระเบียบวาระ ใหเขียนหัวเรื่องหรือญัตตท่ีิจะประชุมเรยีงตามลําดับไป โดยทั่วไปแลว ระเบียบวาระที่ 1 จะเปน “การรับรองรายงานการประชุมครั้งกอน” (ถามี) เพื่อใหผูเขาประชุมไดพิจารณารายงานการประชุมครั้งท่ีแลววาถูกตองตามทีไ่ดประชุมกนัหรือไม หรือระเบียบวาระที่ 1 อาจจะเปน “เรื่องทีป่ระธานจะแจงใหทราบ” ก็ไดจากนัน้ระเบยีบวาระตาง ๆ มาก็เปนไปตามลําดับเรื่องที่ประชุม 10. เลิกประชมุเวลา ใหลงเวลาที่เลิกประชมุ 11. ผูจดรายงานการประชุม ใหลงชื่อผูจดรายงานการประชุม รูปแบบการเขยีนรายงานการประชุมจึงขึ้นอยูกับหนวยงานนั้น ๆ ดังนั้น จําเปนที่ผูจด รายงานการประชุมจะตองศกึษาและทําความเขาใจรูปแบบของการเขยีนรายงานการประชุมของหนวยงานนั้น ๆ ที่ตนทําอยู

ลกัษณะของรายงานการประชุมท่ีด ีรายงานการประชุมทีด่ีนั้น ผูเขียนคิดวาควรมลีักษณะหรือคุณสมบัติทีจ่ําเปนอยางนอย 3

ประการ ดังนี ้ 1 ความถกูตอง ในการจดและจัดทํารายงานการประชุมนั้น จะตองมีการเขียนสรุปตนเรื่องที่เปนวาระการประชุมเสียกอน พอใหเขาใจวาเปนเรื่องอะไร มีประเด็นแหงการพจิารณาอยางไร ที่ประชุมไดพิจารณาเรื่องดังกลาวแลวมีความเห็นอยางไร 2 ความเที่ยงตรง ความเทีย่งตรงทีว่าหมายถึงความพยายามที่จะตองเขียนรายงานการประชุมอยางปราศจากอคติ เพื่อใหรายงานการประชุมนั้นเปนไปตามความเปนจริง 3 ความชัดเจน รายงานการประชุมคือการบันทกึถึงสิ่งที่ไดมีการแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม สําหรับใหเปนหลกัฐานอางอิง ยนืยัน ตรวจสอบ ติดตามงาน หรือประเมินผลการปฏิบัติงาน

แบบฟอรมการเขียนรายงานการประชุม รายงานการประชุม........................................................

ครั้งท่ี ........ / .................. วันที่ .......... เดอืน ................พ.ศ. .................. ณ หองประชมุ ..............................................

ผูมาประชุม 1. ประธาน 2. กรรมการ 3 กรรมการ 4. กรรมการ - - -

14. กรรมการและเลขานุการ 15. กรรมการและผูชวยเลขาฯ ผูเขารวมประชุม (ผูที่ไมไดเปนกรรมการ) 1............................................................................................. 2............................................................................................. ผูไมมาประชุม (กรรมการหรอืผูท่ีมีรายชื่อเขารวมประชุม) 1………………………………………………………………………… เริ่มประชุม เวลา .............น. ประธานกลาวเปดประชุม วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจงใหทราบ เรื่องที1่. เรื่อง.................................................. เรื่องที2่. เรื่อง...................................................

วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุม -มติรับรอง วาระที่ 3 ติดตามรายงานการประชุมครั้งที ่...... / .......... การประชุมครั้งหลังสุด) วาระที่ 4 เรื่องที่หารือรวมกนั วาระที่ 5 เรื่องอ่ืนๆ ปดประชุม เวลา .................... น. ……………………. .................... ……………………. .................... (....................................................) (....................................................)

ผูบันทึกการประชุม ผูตรวจรายงานการประชุม

ตวัอยางการเขยีนรายงานการประชุม

ขอที่ 1

ขอที่ 2

ขอที่ 3

ขอที่ 4

ขอที่ 5

ขอที่ 6

ขอที่ 7

ขอที่ 8

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

บทสรุป

รายงานการประชุมนั้น เปนการบันทึกเรื่องราวท่ีเกิดขึ้นในการประชุม ซึ่งมีทั้งสวนที่เปนสาระสําคัญและสวนที่เปนพลความ เปนรายละเอียดปลีกยอยท่ีอาจไมจําเปนตองบันทึกไวใน

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

รายงานการประชุมได ผูที่ทําหนาท่ีจดรายงานการประชุมเพื่อมาทําเปนบันทึกรายงานการ

ประชุมในภายหลัง จึงตองมีคุณสมบัติและมีทักษะความสามารถ ดังที่ไดนําเสนอมาแลวขางตน รายงานการประชุมเปนเอกสารที่ตองมาการบันทึกชื่อผูเขาประชุม ผูจดรายงานการประชุม

ผูตรวจรายงานการประชุมตลอดจนผูที่เกี่ยวของในการประชุมทุกคน จึงตองเขียนโดยรําลึกอยูเสมอวา จะตองตรวจสอบรายชื่อ นามสกุล ยศและตําแหนงของผูที่ปรากฏชื่อในรายงานการประชุมอยาง พลาดไมได ดวยประการทั้งปวง อยางไรก็ตาม หากผูที่มีหนาท่ีรับผิดชอบในเรื่องของการจดการจัดทําบันทึกรายงานการประชุมจะไดเตรียมตัวใหพรอม ก็จะชวยใหการทําหนาที่ดังกลาวประสบความสําเร็จและไดรับการยอมรับไดโดยไมยากลําบากแตอยางใด

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 9

ขอที่ 10

ขอที่ 11

ขอบกพรองในการเขยีนรายงานการประชุม 1. ช่ือรายงานและผูจด มีการใชคําตางๆไมตรงกัน ควรใชใหเปนมาตรฐาน คือ รายงานการประชุมและผูจดรายงานการประชุม 2. ช่ือการประชุม บางแหงตั้งชื่อการประชุมไมเหมาะสม เชน การประชุมโอกาสทุจริตใน กรม.........ควรแกไขวา การประชุมคณะทํางานปองกันการทุจริตในกรม................ เปนตน 3. วันท่ีและสถานที่ประชุม บางครั้งวันและวันที่ไมตรงกัน เชน วันพุธที่ 5 แตความจริง คือ วันพฤหัสบดีท่ี 5 เปนตน สถานที่ประชุมบางแหงระบุเฉพาะชื่อหรือหมายเลขหองประชุม ควรระบุหนวยงานดวย เชน หองประชุม 6045 อาคาร............. กรม................ เปนตน 4. วันเวลาประชุม มีการใชคําวา เปด-ปดประชุม ที่ถูกควรใชคําวา เริ่มประชุม และ เลิกประชุม สวนคําวา เปด-ปด ควรใชในกรณีของประธาน คือ ประธานกลาวเปด-ปดการประชุม การเขียนตัวเลขเวลา ตองเขียน 09.00 น. ไมใช 9.00 น. และเขียนตามจริงไมใชตามเวลาที่นัดหมาย เศษของนาที่อนุโลมเปนเลข 0 หรือ 5 นาที่ เชน 15.45 น.

5. ผูมาประชุม บางแหงใช ผูเขาประชุม รายชื่อผูเขาประชุม ฯลฯ ควรใชใหเปนมาตรฐานคือ ผูมาประชุม และ ผูไมมาประชุม สวนผูเกี่ยวของที่เขาประชุม แตไมใชกรรมการหรือคณะบุคคลที่ไดรับการแตงตั้ง เรียกวา ผูเขารวมประชุม

บทสรุป รายงานการประชุมนั้น เปนการบันทึกเรื่องราวท่ีเกิดขึ้นในการประชุม ซึ่งมีทั้งสวนที่เปน

สาระสําคัญและสวนที่เปนพลความ เปนรายละเอียดปลีกยอยท่ีอาจไมจําเปนตองบันทึกไวในรายงานการประชุมได ผูที่ทําหนาที่จดรายงานการประชุมเพื่อมาทําเปนบันทึกรายงานการประชุมในภายหลัง จึงตองมีคุณสมบัติและมีทักษะความสามารถ ดังที่ไดนําเสนอมาแลวขางตน

รายงานการประชุมเปนเอกสารที่ตองมาการบันทึกชื่อผูเขาประชุม ผูจดรายงานการประชุม ผูตรวจรายงานการประชุมตลอดจนผูที่เกี่ยวของในการประชุมทุกคน จึงตองเขียนโดยรําลึกอยูเสมอวา จะตองตรวจสอบรายชื่อ นามสกุล ยศและตําแหนงของผูที่ปรากฏชื่อในรายงานการประชุมอยาง พลาดไมได ดวยประการทั้งปวง อยางไรก็ตาม หากผูที่มีหนาท่ีรับผิดชอบในเรื่องของการจดการจัดทําบันทึกรายงานการประชุมจะไดเตรียมตัวใหพรอม ก็จะชวยใหการทําหนาที่ดังกลาวประสบความสําเร็จและไดรับการยอมรับไดโดยไมยากลําบากแตอยางใด

...................................................