Hvordan organisere for samhandling i komplekse

BA-prosjekter? Prosjekt 2013

Lena E. Bygballe, Senter for byggenæringen, Handelshøyskolen BI

Bakgrunn • Forskningsprosjekt: hvordan organiseres store, offentlige

prosjekter i BAE-næringen? • Forprosjekt ved Handelshøyskolen BI (Senter for

byggenæringen og faggruppen for prosjektledelse) - finansiert av Norsk Senter for Prosjektledelse

• Litteraturstudie og case studier i Jernbaneverket og Statsbygg (+ input fra andre studier)

• Resultat: søknad til Norges Forskningsråd om et større forskningsprosjekt om samhandling og organisering av prosjekter i BAE-næringen

Hvorfor er dette interessant? • Mye av verdiskapingen skjer i prosjekter som

involverer mange aktører (inter-organisatoriske) • Analyser, f.eks. KS 2, av store prosjekter peker

ofte på uhensiktsmessig organisering: • Uklare grensesnitt og roller, svak koordinering • Uklart mandat, utydelig eierstyring, oppfølging og

kontroll • Uhensiktsmessige kontraktsmodeller

Vi vet mye, men fortsatt er organisering vanskelig i

komplekse prosjekter med mange aktører!

Organisering og koordinering • Koordinering ligger i kjernen av organisering:

– Bruk av planer, regler, objekter, verktøy, roller, rutiner og nærhet (fysisk og mentalt) for å gjennomføre en kollektiv arbeidsprosess (samhandling)

• Koordinerings- og kontrollmekanismer: • hierarkiske (leder-underordnet forhold og sentral

beslutningstaking) og • laterale (direkte interaksjon og lokal beslutningstaking)

Selv-organisering gjennom laterale mekanismer er viktig når

kompleksiteten og usikkerheten er stor

Hva vet vi om store inter-organisatoriske prosjekter?

• De krysser: – Ulike styringssystemer – Ulike organisasjonskulturer, rutiner og prosedyrer – Ulike forståelser av prosjektprosessen og

prosjektverktøy som kontrakter, planlegging, gjennomføringsmodeller etc.

• Utfordrende å koordinere og kontrollere!

Hva vet vi om organisering i prosjekter?

• Knyttet til prosjektets natur: – Spesialisering, fragmentering, kompleksitet,

oppgaveavhengighet og usikkerhet

• Mye fokus på hierarkiske strukturer: – ansvars- og myndighetsforhold spesifisert i kontrakter,

planer som angir rekkefølge og tid, rutiner og prosedyrer for gjennomføring, bruk av incentivsystemer, rapportering oppover, osv

• Mer fokus på hvordan å samhandle bedre

Betydningen av praksis

• Viktig med strukturer, men ikke tilstrekkelig; må se på hvordan organisering praktiseres og endres underveis i prosjekter: – fokus på hva aktørene faktisk gjør

(mikroprosesser), og – de sosiale praksisene , dvs felles forståelse av

‘way of doing’ de bruker for å organisere (makro)

Funn fra case studier av offentlige prosjekter

• Praksiser som brukes: – Hierarkiske: bruker kontrakter, planleggingsverktøy,

insentivsystemer og nivåinndeling, som er bestemt sentralt og på et høyere ledelsesnivå

– Laterale: etablerer møteplasser og bruker workshops for å fremme direkte interaksjon, utvikler felles prinsipper og ‘code of conducts’ for å skape felles forståelse, og legger til rette for lokal beslutningstaking for å håndtere problemer

– Ser at ‘nye’ praksiser vokser fram: samhandlingsfaser/ workshops brukes i mange av prosjektene – mer fokus på selv-organisering

Funn forts. • Både hierarkiske og laterale praksiser kan brukes

for kontroll og koordinering, f.eks både kontrakt og direkte interaksjon kan virke som kontrollmekanisme

• En og samme praksis kan virke forskjellig avhengig av hvilken orientering man starter ut med, f.eks bruk av kontrakten kan også fremme felles forståelse

• Ulike praksiser kan kombineres for å oppnå både kontroll og selv-organisering, f.eks nivåinndeling der man legger til rette for direkte interaksjon og lokal beslutningstaking

Hva kan vi lære av dette?

• Selv-organisering er viktig i prosjekter med høy grad av kompleksitet, og kan legges til rette for gjennom en kombinasjon av hierarkiske og laterale praksiser

• Den måten man starter ut et prosjekt på, vil ofte påvirke praksis underveis

• Å etablere strukturer er ikke tilstrekkelig; man må være bevisst på hvordan samhandling praktiseres

Takk for oppmerksomheten!