2015:1 Personalkostnader Redovisning av olika

HandledningPersonalkostnader

Redovisning av olika personalkostnader i statliga myndigheter

2015:1

Semester

Avgångsvederlag

Lön

Pension

Avtal

Publikationen kan laddas ner som PDF och beställas från www.esv.se.

Beställningar kan även göras via:Ekonomistyrningsverket, PublikationsserviceBox 45316, 104 30 [email protected]: 08-690 43 50

Datum: 2015-02-11Dnr: 3.8- 47/2015Copyright: ESVFörfattare: Anne-Marie ÖgrenOmslag: iStockphoto/SirikulT

ESV:s handledningar ska vara ett stöd vid tolkning av föreskrifter och allmänna råd inom områden där ESV är normerande.

3personalkostnader

Förord

Den här handledningen ska ge svar på redovisningsfrågor som ni på myndig-heterna har om personalkostnader. Ekonomistyrningsverket vill även beskriva vilka konteringar som sker automatiskt i samband med lönekörningar i de flesta redovisningssystem och vilka övriga konteringar ni gör för personalkostnader under ett räkenskapsår. I konteringsexemplen använder vi konton från Ekonomi-styrningsverkets (ESV) baskontoplan för statliga myndigheter och statliga inrap-porteringskoder (S-koder). Baskontoplanen och S-koderna publiceras på ESV:s webbplats, www.esv.se, och uppdateras löpande. Handledningen är en uppdate-rad version av handledningen om personalkostnader från 2009 (ESV 2009:35).

ESV ger endast ut regler och rekommendationer för just redovisningen av kostnader som avser personal. Lagstiftning och avtal i frågor som avser arbetsrätt, löner, pensioner och skatter hanteras av flera andra myndigheter, till exempel Arbetsgivarverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Skatteverket och Statens Tjänstepensionsverk (SPV).

Vi har valt att referera våra bokföringsexempel till ESV:s baskontoplan även om den är frivillig att använda för er myndigheter. Ni som inte använder ESV:s baskontoplan får anpassa redovisningen efter era egna konton. De statliga in-rapporteringskoderna (S-koderna) är däremot obligatoriska och gäller samtliga myndigheter. Redovisningsexemplen i handledningen gäller en verksamhet som är helt finansierad med anslag.

Handledningen har följande disposition: I första kapitlet går vi igenom den kontoklass i baskontoplanen där konton för redovisning av personalkostnader finns. I kapitel två presenterar vi avtalade sociala avgifter och hur ni ska redovisa dem. Kapitel tre och fyra behandlar redovisning av löner och sociala avgifter, både löpande och vid bokslut, och om principerna för redovisning mot anslag. Handledningens femte kapitel tar upp hur ni ska redovisa avsättningar, dels generellt, dels mer specifikt om redovisning av avsättningar för delpensioner, pen-sionsersättning och omstruktureringar. Kapitlet beskriver även hur ni bör redo-visa avgångsvederlag, trots att dessa normalt inte ska redovisas som avsättningar.

I kapitel sex beskriver vi begreppen årsarbetskrafter och medelantal anställda samt vilken metod ni bör använda för att beräkna dem. I kapitel sju beskriver vi hur ni ska redovisa sjukfrånvaro i årsredovisningen och i handledningens sista kapitel redogör vi för redovisning på skattekonto.

Om du har frågor om handledningen är du välkommen att kontakta ESV:s rådgivning i redovisningsfrågor: [email protected] eller telefonnummer 08-690 45 91.

innehåll

4 personalkostnader

5personalkostnader

innehåll

Innehåll

1 Kostnader för personal _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 71.1 Kontogrupp 40: Löner och arvoden _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 7

1.2 Kontogrupp 43: Kostnadsersättningar och förmåner _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 7

1.3 Kontogrupp 45: Lagstadgade arbetsgivaravgifter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8

1.4 Kontogrupp 46: Avgifter, premier och pensioner enligt avtal _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8

1.5 Kontogrupp 47: Kostnader för sjuk- och hälsovård _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8

1.6 Kontogrupp 48: Kostnader för utbildning av personal _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8

1.7 Kontogrupp 49: Övriga personalkostnader _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8

1.8 Bokföring av personalkostnader via lönemodul kopplad till ekonomisystemet _ _ 9

2 Avtalade socialavgifter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 112.1 Redovisning av pensioner _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _11

Pensionspremier _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _12

Pensionsavgifter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _12

3 Att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag _ _ _ _ _ _ 153.1 Redovisning mot anslag _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _15

3.2 Exempel på löpande redovisning av löner och socialavgifter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _16

3.3 Bokföring av förändring av semesterlöneskuld _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _20

3.4 Uttag av semester _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _20

3.5 Högriskskydd _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _20

4 Redovisning av löner

och socialavgifter vid bokslut _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 214.1 Korrigering av avtalspensionspremier som redovisats mot anslag _ _ _ _ _ _ _ _ _ _21

4.2 Förändring av semesterlöneskulden _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _21

Redovisning mot anslag av semesterlöneskuld enligt

övergångsbestämmelsen i anslagsförordningen _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _22

4.3 Retroaktiv löneskuld _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _25

4.4 Avsättning för lokalt omställningsarbete(tidigare

kompetensväxlings- och kompetensutvecklings-åtgärder) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _26

4.5 Övriga upplupna personalkostnader _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _27

5 Redovisning av avsättningar för pensioner

och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag _ _ _ _ _ _ _ 295.1 Redovisning av avsättningar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _29

5.2 Delpension _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _30

5.3 Pensionsersättning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _31

5.4 Särskild pensionsersättning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _31

5.5 Omstruktureringar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _32

5.6 Avgångsvederlag _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _33

6 Årsarbetskrafter och medelantal anställda _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 356.1 Årsarbetskrafter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _35

6.2 Medelantalet anställda _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _36

6 personalkostnader

kostnader för personal

7 Redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 377.1 Exempel på beräkning av sjukfrånvaro _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _37

7.2 Hur ska sjukfrånvaron redovisas i årsredovisningen? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _39

7.3 Var ska sjukfrånvaron redovisas i årsredovisningen? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _40

8 Redovisning på skattekonto _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 41

7personalkostnader


1 Kostnader för personal

I detta kapitel beskriver vi kontoklassen för personalkostnader i ESV:s baskon-toplan. Beskrivningen följer den ordning som kontoplanen har och varje konto-grupp presenteras i ett särskilt avsnitt. Kontogrupp 41,42 och 44 är fria i baskon-toplanen så därför finns ingen beskrivning av dessa kontogrupper.

Redogörelsen för kontogrupperna är kortfattad och mer ingående rekommen-dationer om bokföring i respektive kontogrupp finns i ESV:s handledning till baskontoplanen. I kapitlets sista avsnitt tar vi upp bokföring av personalkostnader om ekonomisystemet är kopplat till en lönemodul.

Det är frivilligt för myndigheterna att använda ESV:s baskontoplan för statliga myndigheter. Därför är det vi skriver i kapitlet inte obligatoriskt, men det pekar på de kontogrupper ni bör använda om ni använder ESV:s baskontoplan.

1.1 Kontogrupp 40: Löner och arvoden

Löner till anställda ska ni bokföra i baskontoplanens kontogrupp 40. Det gäller till exempel månadslön, timlön, avgångsvederlag, bonus, semesterlöner och sjuklöner. Såväl ordinarie månadslön som timlön, sjuklön och semesterlön ska ni bokföra på samma baskonto och rapportera på samma S-kod. Eftersom det tas ut olika sociala avgifter på lönen till personalen beroende på vilken ålderskategori de tillhör finns det dock olika baskonton för olika personalkategorier. Dessa konton kan vara en hjälp för er som inte har en lönemodul ni kan ta fram informationen ur.

När ni bokför förändringar av avsättningar för löner och arvoden ska ni an-vända särskilda baskonton och S-koder. I kontogruppen finns konton för dessa kostnader upplagda för respektive personalkategori. Läs mer om redovisning av avsättningar i kapitel fem.

I den här kontogruppen men i en särskild undergrupp, ska ni bokföra arvoden till personer som inte är anställda, så kallade uppdragstagare, om myndigheten ansvarar för inbetalning av källskatt och lagstadgade arbetsgivaravgifter. Arvoden till uppdragstagare ska ni rapportera på en egen S-kod men det är obligatoriskt endast årsvis. Löpande under året kan ni använda samma S-kod som för löner och ersättningar till anställda, men då måste ni göra en omföring till rätt S-kod senast vid årets slut. När en uppdragstagare har F-skattebevis och ansvarar för inbetal-ning av dessa skatter och avgifter själv ska kostnaden bokföras som en driftskost-nad i kontoklass fem.

1.2 Kontogrupp 43: Kostnadsersättningar och förmåner

Kostnadsersättningar och förmåner till anställda kan vara skattefria eller skat-tepliktiga. Ni ska bokföra samtliga ersättningar i kontogrupp 43, men på olika baskonton och rapportera dem på olika S-koder. Det finns även konton i vissa

8 personalkostnader

kostnader för personal kostnader för personal

undergrupper i kontogruppen ni ska använda om den anställda själv betalar in hela eller delar av de faktiska kostnaderna för den skattepliktiga förmånen. I kon-togruppen finns också konton där myndigheten bokför de faktiska kostnaderna för de skattepliktiga förmånerna.

1.3 Kontogrupp 45: Lagstadgade arbetsgivaravgifter

Den som ersätter någon för utfört arbete ska betala arbetsgivaravgifter. I kon-togrupp 45 ska ni bokföra lagstadgade arbetsgivaravgifter för personal som är anställd hos myndigheten och för uppdragstagare där myndigheten beräknar och betalar avgifterna. I kontogruppen ska ni även bokföra särskild löneskatt, ålders-pensionsavgift och avtalsförsäkringar vid omstruktureringar.

1.4 Kontogrupp 46: Avgifter, premier och pensioner enligt avtal

Man skiljer på avgifter och premier som myndigheterna betalar enligt lag och enligt avtal. De avgifter, premier och eventuella egna pensionsutbetalningar som myndigheten betalar enligt avtal ska bokföras i baskontoplanens kontogrupp 46. I kapitel 3 behandlar vi bokföringen av dessa närmare.

I kontogruppen ska ni även bokföra kostnader för myndighetens egna pen-sionsåtaganden. Läs mer om redovisningen av detta i kapitel fem.

1.5 Kontogrupp 47: Kostnader för sjuk- och hälsovård

Myndighetens kostnader för sjuk- och hälsovård som inte är skattepliktig för per-sonalen ska ni bokföra i kontogrupp 47. Vad som är icke skattepliktig sjuk- och hälsovård för personalen framgår av Skatteverkets meddelanden.

1.6 Kontogrupp 48: Kostnader för utbildning av personal

Alla kostnader för att utbilda myndighetens personal ska ni bokföra i konto-grupp 48. Kostnaderna kan gälla såväl interna kurser och konferenser som intro-duktion och vidareutbildning eller avgifter för externa kurser och konferenser. Lönen som personalen får under tiden de utbildas ska ni däremot bokföra som vanlig lönekostnad i kontogrupp 40.

1.7 Kontogrupp 49: Övriga personalkostnader

Övriga personalkostnader är exempelvis rekryteringskostnader, personalrepre-sentation och kostnader för friskvård. Dessa kostnader ska ni bokföra i konto-grupp 49. I denna kontogrupp ska även kostnader av enklare personalvårdande slag, som frukt, kaffe och fikabröd bokföras.

9personalkostnader


1.8 Bokföring av personalkostnader via lönemodul kopplad till ekonomisystemet

Många myndigheter redovisar sina lönerelaterade personalkostnader via en lönemodul som är kopplad till ekonomisystemet och huvudboken. Via modulen bokförs löner, andra skattepliktiga och inte skattepliktiga ersättningar och förmå-ner samt arbetsgivaravgifter och avtalade socialavgifter.

Vissa myndigheter har däremot ett separat lönesystem och överför uppgifterna från detta system till ekonomisystemet. Oavsett om ekonomisystemet är kopplat till en lönemodul eller inte, ska ni inte bokföra icke kontrolluppgiftsrelaterade personalkostnader, som till exempel utbildnings- och rekryteringskostnader, i lönemodulen, utan direkt i huvudboken.

De myndigheter som har en lönemodul direkt kopplad till ekonomisystemet brukar löpande under året registrera löner och andra ersättningar i denna lö-nemodul. När månadens löneregistreringar är klara överförs transaktionerna i lönefilen till huvudboken i ekonomisystemet.

avtalade socialavgifter

10 personalkostnader


11personalkostnader

avtalade socialavgifter avtalade socialavgifter

2 Avtalade socialavgifter

Alla arbetsgivare är skyldiga att betala lagstadgade arbetsgivaravgifter på den lön och de arvoden de betalar ut till personalen och uppdragstagare. De flesta av dessa avgifter ska finansiera sociala förmåner och benämns socialavgifter. Utöver de lagstadgade arbetsgivaravgifterna finns avtalade socialavgifter enligt statliga kollektivavtal, som myndigheter betalar för sina anställda.

Följande avtalade socialavgifter finns på en myndighet: − Avtalsförsäkringspremie för pensioner, personskadeförsäkring, tjänstegruppliv, sjukpension, tillfällig sjukpension och efterlevandepension − Avgift för individuell ålderspension (Iåp) − Avgift för kompletterande ålderspension (Kåpan) − Avgift till partsorgan

Dessutom betalar myndigheterna medlemsavgift till Arbetsgivarverket. Den största delen av de avtalade socialavgifterna hos en myndighet består av

pensionspremier (avtalsförsäkringspremie för pensioner) och pensionsavgifter (Iåp och Kåpan). Det är redovisningen av dessa delar som vi beskriver i detta kapitel.

Beroende på vilket pensionsavtal de anställda omfattas av är det olika avgifts-uttag för socialavgifterna. Sedan 2003 omfattas de flesta statligt anställda av PA 03-avtalet. Ett fåtal anställda omfattas av det äldre pensionsavtalet, PA-91. Från och med 2013 betalar arbetsgivarna bara PA-91-premier för de personer som omfattas av förordningen om statliga chefspensioner. För det ytterligare fåtal anställda som fortfarande omfattas av PA-91-avtalet är arbetsgivarna premiebefriade.

Man skiljer på om pensionen är förmånsbestämd eller avgiftsbestämd. För-månsbestämd pension innebär att storleken på pensionen är bestämd i förväg. Ofta är förmånsbestämd pension en procentandel av medellönen under de sista anställningsåren.

Avgiftsbestämd pension innebär att arbetsgivaren löpande betalar in en avgift som beräknas på den anställdes lön till ett livförsäkringsbolag eller motsvarande. Storleken på den anställdes pension beror sedan på hur mycket pengar som har betalats in och vilken avkastning kapitalet får.

2.1 Redovisning av pensioner

Myndigheten måste hålla isär två typer av pensionskostnader. Det gäller pensions-kostnader som ni ska redovisa i resultaträkningen och pensionskostnader som medför ett pensionsåtagande och därför även ska redovisas som en pensionsav-sättning i er balansräkning. Läs mer om redovisning av avsättningar för pensioner i kapitel 6.


avtalade socialavgifter avtalade socialavgifter

Alla myndigheter betalar premier till Statens tjänstepensionsverk (SPV) enligt PA 03 och PA-91. Dessa premier ska ni redovisa som pensionskostnader. Myndigheten har inget eget pensionsåtagande för dessa delar och ska därför inte redovisa någon pensionsavsättning i balansräkningen. I stället är det SPV som ansvarar för statens pensionsåtagande och tar upp hela statens avsättning för avtalspensioner i sin balansräkning.

Pensionspremier

Pensionsrätten enligt PA 91-avtalet och en del av pensionsrätten enligt PA 03-av-talet är förmånsbestämd. Det innebär att pensionen är bestämd i förväg till ett visst belopp eller till en viss nivå, till exempel en viss procent av medelinkomsten under de sista fem anställningsåren.

För PA 03 sätts premierna varje månad. Myndigheten ska varje månad föra över uppgifter till SPV för samtliga arbetstagare som har en anställning som om-fattas av PA 03. SPV skickar därefter en premiefaktura till myndigheten som ska betalas efter några dagar.

Om ni inte har fört över uppgifterna i tid behandlar SPV dem under efterföl-jande månad. Då tillkommer en ränta på den enskildes pensionsavgift. Det kan även tillkomma ränta vid eventuella retroaktiva ändringar av lön, anställningstid och andra faktorer som påverkar premien. Bokför ränta som en finansiell kostnad eller intäkt.

För de fåtal anställda (enbart de som omfattas av förordningen om statliga chefspensioner) som omfattas av PA-91-avtalet tillämpas årsvisa preliminära pre-mier och en slutlig definitiv premie. SPV fastställer inför premieåret en preliminär premie i kronor och utifrån denna preliminära premie ska ni betala en tolftedel av premien till SPV månadsvis på speciella inbetalningsunderlag, så kallade OCR-underlag. SPV fastställer den slutliga definitiva premien året efter premieåret. Senast den 30 april skickar SPV ut en faktura på skillnadsbeloppet.

Följande konton och S-koder ska ni använda för premier till avtalsförsäkringarna:

Konto 4611 och S4122 för premien (i premien ingår särskild löneskatt som alltså inte bokförs separat)

Konto 4618 och S4129 för periodiseringar

Konto 2563 och S2563 för skuld för PA-91-premien

Konto 2561 och S2561 för skuld för premiefaktura från SPV (vid påslag via lönesystemet används motkonto 2563 och S2563)

Pensionsavgifter

En del av pensionsrätten enligt PA 03-avtalet är avgiftsbestämd, nämligen av-gifterna till individuell ålderspension (Iåp) och kompletterande ålderspension (Kåpan Tjänste). Vissa myndigheter betalar även avgifter till Kåpan Extra och Kåpan Plus.

13personalkostnader


Hantera betalningarna till Iåp, Kåpan Tjänste samt Kåpan Extra och Kåpan Plus på samma sätt som rutinen för PA-03-premierna. Vid löpande inbetalning av avgifterna skickar arbetsgivaren person- och premieuppgifter via sitt lönesystem till SPV. Därefter fakturerar SPV arbetsgivaren. Vid engångsinsättningar från ar-betsgivare som inte har löpande inbetalningar via sitt lönesystem fakturerar SPV arbetsgivaren efter manuell registrering av person- och premieuppgifter.

Individuell ålderspensionsavgift (Iåp)

Den individuella ålderspensionen tjänas in från 23 års ålder. De anställda kan välja mellan ett antal livförsäkringsbolag där de kan ha avgifterna till sin individuella ålderspension placerade. Myndigheten betalar Iåp-avgiften till SPV. SPV betalar i sin tur avgiften vidare till det försäkringsbolag som respektive anställd har valt. Iåp-avgiften består av en procentsats på den utbetalda lönen. På avgiften tillkom-mer särskild löneskatt.

Följande baskonton och S-koder ska ni använda för att bokföra avgiften till Iåp:

Konto 4632 och S4131 för avgiften

Konto 4532 och S4132 för den särskilda löneskatten på avgiften

Konto 4638 och S4139 för periodisering av avgiften

Konto 4538 och S4139 för periodisering av särskild löneskatt på avgiften

Konto 2598 och S2592 för skuld för avgiften (utomstatlig skuld trots att ni betalat till SPV)

Konto 2569 och S2561 för skuld för särskild löneskatt på avgiften (inomstatlig)

Observera att ni ska rapportera skulden för avgiften på en utomstatlig S-kod trots att ni betalar till SPV. Det beror på att SPV i detta sammanhang endast ses som en betalningsförmedlare. SPV betalar avgiften vidare till en utomstatlig part eftersom alla de försäkringsbolag som de anställda kan välja att placera Iåp hos är utomstatliga parter.

Den särskilda löneskatten på Iåp-avgiften ska ni däremot rapportera på en in-omstatlig S-kod. Anledningen till detta är att den särskilda löneskatten betalas till Försäkringskassan och att staten därmed är slutlig mottagare av denna skatt.

Kompletterande ålderspension (Kåpan Tjänste)

Anställda som har fyllt 23 år tjänar in kapital till den kompletterade ålderspen-sionen fram till pensionsåldern. Arbetsgivaren betalar månadsvis en avgift som utgörs av en procentsats på den utbetalda lönen. Särskild löneskatt tillkommer på avgiften. De anställda kan inte välja placering utan Kåpan Pensioner förvaltar pengarna. SPV sköter administrationen.


avtalade socialavgifter att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag

Följande konton och S-koder ska ni använda för bokföring av Kåpan Tjänste:

Konto 4631 och S4131 för avgiften

Konto 4531 och S4132 för den särskilda löneskatten på avgiften

Konto 4639 och S4139 för periodisering av avgiften

Konto 4539 och S4139 för periodisering av särskild löneskatt på avgiften

Konto 2598 och S2592 för skuld för avgiften (utomstatlig skuld, ni betalar till Kåpan Pensioner som inte är en myndighet)

Konto 2569 och S2561 för skuld för särskild löneskatt på avgiften (inomstatlig)

Notera att liksom för Iåp-avgiften gäller en utomstatlig S-kod för skulden för avgiften, medan ni ska rapportera skulden för den särskilda löneskatten på inom-statlig S-kod.

Kåpan Extra och Kåpan Plus

Vissa myndigheter har valt att göra ytterligare avgiftsinbetalningar till Kåpan Ex-tra genom att teckna ett lokalt kollektivavtal. Det finns även möjlighet för statligt anställda att teckna en frivillig pensionsförsäkring, Kåpan Plus.

Det finns inte några särskilda konton eller S-koder för att bokföra och rap-portera avgifter till Kåpan Extra och Kåpan Plus. S-koderna är samma som för Kåpan Tjänste och de konton vi föreslår i avsnitt 3.1.2.2 kan ni använda. De myndigheter som vill bokföra dessa avgifter på separata baskonton kan lägga upp egna konton.

15personalkostnader

att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag

3 Att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag

I detta kapitel redogör vi dels för hur redovisning mot anslag ska göras, dels hur ni ska redovisa löner och sociala avgifter löpande under året. I kapitel fyra redo-gör vi för hur löner och sociala avgifter ska redovisas vid bokslut. Det som står om redovisning mot anslag i detta och följande kapitel gäller under förutsättning att myndighetens verksamhet helt eller delvis är finansierad av anslag.

Varje månad ska myndigheten bokföra lönekostnader och socialavgifter i samband med lönekörningen. I normalfallet innebär bokföringen även att ni redovisar mot anslag. Följande lönekostnader och avgifter bokför ni löpande varje månad:

1. Bruttolön2. Källskatteavdrag3. Lagstadgade arbetsgivaravgifter 4. Avtalade socialavgifter, främst:

− Pensionspremie till SPV, − Avgift till Kåpan Tjänste, − Särskild löneskatt på Kåpanavgiften, − Avgift för individuell ålderspension (Iåp), − Särskild löneskatt på Iåp

Utöver detta kan bokföring av semesterlöneskuld tillkomma. Ni väljer själva om semesterlöneskulden ska beräknas och bokföras löpande eller vid bokslut.

3.1 Redovisning mot anslag

Utgifter för egen verksamhet ska ni redovisa mot anslag det budgetår till vilket kostnaden hänför sig, enligt anslagsförordningen (2011:223). Enligt förord-ningen ska ni också redovisa mot anslag minst en gång i månaden. Det finns dock ingen skyldighet att göra fullständiga periodiseringar varje månad.

Ni behöver bara periodisera kostnader som har stor påverkan på anslagsutfallet en enskild månad, det framgår ESV:s allmänna råd till 14 § anslagsförordningen. Det framgår även att ni vid den löpande redovisningen inte behöver ta hänsyn till månadens förändring av semesterlöneskulden. Det finns dock ingenting som hindrar att en myndighet gör fullständiga periodiseringar månadsvis. Detta under förutsättning att myndigheten periodiserar enligt samma principer varje månad.

Utgångspunkten vid den månadsvisa redovisningen mot anslag är att det är månadens kostnader som ska redovisas mot anslag. De kan fångas per transaktion eller med olika kostnadsfördelningsmodeller, men som underlag finns bokförda


att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag

transaktioner under perioden. Detta innebär att det är bokföringsskyldigheten som egentligen ligger till grund för vad ni bör redovisa mot anslag månadsvis. När det gäller kostnader för personal uppstår kostnaden oftast löpande under månaden, men bokförs först i samband med lönekörning eller när myndigheten får en faktura med någon form av personalkostnad.

Ni kan använda ett pålägg i form av en procentsats för de avtalade socialavgif-terna i lönesystemet, eftersom det inte regleras i anslagsförordningen exakt hur redovisning mot anslag per månad ska göras och eftersom det underlättar myn-dighetens löpande bokföring. Vid lönekörningen bör ni använda pålägget så att månadens totala lönekostnad kan redovisas mot anslag vid ett tillfälle. Vid varje bokslutstidpunkt måste ni dock korrigera redovisningen mot anslag, så att det belopp som har redovisats mot anslag överensstämmer med periodens faktiska kostnader. Du kan läsa mer om detta i avsnitt 4.1.

SPV lämnar inför varje år en prognos i kronor till respektive myndighet på hur stor premien för avtalspensionerna beräknas bli nästkommande år. (Egentligen lämnas två prognoser, en prognos i kronor för PA 03-premien och en prognos i kronor för PA-91-premien.) Myndigheten kan då räkna fram en egen procentsats genom att sätta dessa belopp i förhållande till den budgeterade bruttolönesum-man nästkommande år. Denna procentsats kan ni sedan använda som pålägg i varje månads lönekörning. Ni debiterar kostnadskontot och krediterar konto 2563 (S2563) med det beräknade beloppet.

En kostnad får bara redovisas en gång mot anslag. Därför får en myndighet som väljer ett system med pålägg, kostnadsföring och redovisning mot anslag i samband med lönekörningen inte bokföra kostnaden en gång till enligt den månadsvisa premiefakturan från SPV för PA 03-premien. Premiefakturan från SPV ska ni endast bokföra på balanskonton. Debitera konto 2563 (S2563) och kreditera konto 2561 (S2561) för PA 03-premien.

Myndigheten kan välja att även PA-91 premien ska ingå i påslaget i lönesyste-met. Då gäller samma princip för betalningen av en tolftedel av PA-91 premien via OCR-underlaget. Om ett påslag är inlagt i lönesystemet sker kostnadsföring och redovisning mot av PA-91 premien i samband med lönekörningen. Bok-för därför inte betalningen till SPV på ett konto i kontoklass 4. Bokföring ska endast göras i balansräkningen, debet konto 2563 (S2563) och kredit 1932x (S1932;xx).

Det finns särskilda regler för redovisning mot anslag vid uttag av sparad semes-ter som har tjänats in före 2009. Se avsnitt 4.2 för en beskrivning av vad dessa regler innebär.

3.2 Exempel på löpande redovisning av löner och socialavgifter

I följande exempel visar vi en myndighets bokföring i samband med lönekör-ningen för en anställd med 25 000 kronor i månadslön. Observera att detta är

17personalkostnader


ett exempel. Myndigheter använder olika system för att bokföra löner och andra varianter kan förekomma.

Den löneansvariga registrerar lönearter som är kopplade till de konton i hu-vudboken som ni ser i nedanstående exempel. I samband med bokföringen av kostnader redovisar ni också mot anslag. Bokföring av anslagsredovisningen visar vi dock inte i exemplen.

Myndigheten i detta exempel bokför förändring av semesterlöneskuld vid bok-slut. Se avsnitt 3.3 för hantering av löpande bokföring av semesterlöneskuld och avsnitt 4.2 för hantering av semesterlöneskuld vid bokslut.

Inför varje räkenskapsår publicerar Arbetsgivarverket de aktuella procentsatser för sociala avgifter som gäller under det kommande året. Informationen finns på Arbetsgivarverkets webbplats, www.arbetsgivarverket.se, under fliken: Arbetsgi-varverket informerar/Skatter och avgifter 201X. I nedanstående exempel har vi valt ett antal procentsatser.

Följande procentsatser används i exemplen:

Källskatt 33%

Arbetsgivaravgifter 30%

Avtalspensionspremie (avser betalda premier, pensioner, PSA, TGL-S, TA), schablon

11%

Kåpanavgift 2%

Iåpavgift 2,5%

Särskild löneskatt 24,26%

a) Konto S-kod Debet Kredit

Löner och arvoden 40xx S4111 25 000

Personalens källskatt 2591 S2591 8 250

Lagstadgade arbetsgivaravgifter 451x S4121 7 500

2562 S2562 7 500

Betalda premier, pensioner, 4611 S4122 2 750

PSA, TGL-S och TA 2563 S2563 2 750

Betalda avgifter, Kåpan (inkl. 4631 S4131 500

Kåpan Extra och Kåpan Plus) 2598 S2592 500

Särskild löneskatt Kåpan 4531 S4132 121

2569 S2561 121

Betalda avgifter individuell 4632 S4131 625

ålderspension, Iåp 2598 S2592 625

Särskild löneskatt 4532 S4132 152

individuell ålderspension, Iåp 2569 S2561 152


att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag

Följande bokföring sker för en anställd med en förmånsbil med förmånsvärde 3 072 kr/månad:

b) Konto S-kod Debet Kredit


Lagstadgade arbetsgivaravgifter 451x S4121 922

2562 S2562 922

Betalda premier, pensioner, 4611 S4122 338

PSA, TGL-S och TA 2563 S2563 338




2569 S2561 15





Den anställda ska samma månad få ett skattefritt utlandstraktamente på 600 kronor och detta bokförs på följande sätt:

c) Konto S-kod Debet Kredit

Skattefria traktamenten, utl. 4323 S4181 600

Samma månad ska dessutom den anställda få skattefri och skattepliktig bilersättning på 1 100 kr:

d) Konto S-kod Debet Kredit

Bilersättningar, skattefria 4331 S4181 680

Bilersättningar, skattepliktiga 433x S4111 420

Personalens källskatt 2591 S2591 139

Lagstadgade arbetsgivaravgifter 451x S4121 126

2562 S2562 126

Betalda premier, pensioner, 4611 S4122 46

PSA, TGL-S och TA 2563 S2563 46




2569 S2561 2





Nettolönen skuldbokförs 2592 S2592 17 297

Summa för alla fyra exemplen 39 974 39 974

19personalkostnader


Nedan ser ni de följdbokningar som sker i huvudboken i samband med utbetalning efter att månadens lönefil har uppdaterat huvudboken:

Myndigheten skickar nettolönefilen till banken för utbetalning av månadens lön. Överföringstransaktionerna kopplat till utbetalning från banken visas inte i exemplet.

Konto S-kod Debet Kredit

Utbetalning, bank 1932x S1932;xx 17 297

Skuld till bank, nettolön 2592 S2592 17 297

Vid nästa månads skattedeklaration bokför myndigheten i exemplet enligt nedan: Exemplet visar inte omföringen av källskatt och arbetsgivaravgifter till avräk-ningskontot för skatter och avgifter, 1533, innan betalning sker.



Lagstadgade arbetsgivaravg. 2562 S2562 8 548


När myndigheten får premiefakturan från SPV för avtalspensionspremier, 3 500 kronor (PA 03) ska de göra följande bokföring. (Enligt lönesystemet är saldot 3 134 kronor).


Premier avtalsförsäkringar 2563 S2563 3 500

Leverantörsskulder 2561 S2561 3 500

Kåpan och Iåp betalas varje månad. Den särskilda löneskatten betalar myndighe-terna varannan månad. Bokför så här vid betalning.


Kåpan och Iåp

Skuld Kåpan och Iåp 2598 S2592 1 281


Särskild löneskatt

Övriga skulder 2569 S2561 311

Utbetalning, bank 1932x S1932;xx 311


att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut

3.3 Bokföring av förändring av semesterlöneskuld

Om din myndighet bokför och löpande redovisar förändringen av semesterlöne-skulden mot anslag ska ni även vid månadens lönekörning bokföra förändringen. Det är inte någon skillnad vad gäller bokföring beroende på om myndigheten bokför förändringen av semesterlöneskulden löpande eller vid bokslut. Se därför avsnitt 4.2 för exempel på hur förändring av semesterlöneskuld ska bokföras.

3.4 Uttag av semester

När anställda tar ut semester ska de i första hand använda innevarande års semes-terdagar. Om ni bokför förändringen av semesterlöneskulden löpande kan löne-kostnaden redan ha redovisats mot anslag när en anställd tar ut innevarande års semester. Ni bör i de fallen justera lönekostnaden mot semesterlöneskulden och korrigera redovisningen mot anslag i den aktuella perioden.

Även när semesteruttaget gäller sparad semester bör ni justera semesterlöne-skulden och lönekostnaden. Om uttaget gäller semester som har tjänats in före den 1 januari 2009 bör ni också korrigera enligt den särskilda övergångsbestäm-melsen till den tidigare anslagsförordningen, inklusive ESV:s föreskrifter till 12 § (nuvarande) anslagsförordningen. Se avsnitt 4.2 för information om vad övergångsbestämmelsen innebär och hur ni ska bokföra.

Om ni bokför och redovisar förändringen av semesterlöneskulden mot anslag vid bokslut behöver ni inte löpande korrigera redovisningen mot anslag för löne-utbetalningar för semesteruttag under året.

3.5 Högriskskydd

Högriskskydd finns i flera olika sammanhang. Bland annat kan anställda som lider av kroniska sjukdomar ansöka om högriskskydd hos Försäkringskassan. När Försäkringskassan har fattat beslut om högriskskydd för en anställd skickas ett meddelande till arbetsgivaren. Arbetsgivaren ansöker sedan om ersättning för sjuklönekostnader hos Försäkringskassan.

Myndigheten betalar full lön (sjuklön) till den anställde. Bidraget som myndig-heten rekvirerar från Försäkringskassan ska ni bokföra som erhållna bidrag från statliga myndigheter på konto 3511 (S3511). Om ni har redovisat lönekostnaden mot anslag ska ni återföra intäkter av anslag med erhållet bidragsbelopp. Återfö-ringen ska bokföras på konto 3012 (S3011).

21personalkostnader

redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut

4 Redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut

Vissa kostnader för löner och socialavgifter bokförs inte löpande under året utan först i samband med bokslut. I detta kapitel redogör vi för hur ni ska redovisa personalkostnader vid bokslut.

4.1 Korrigering av avtalspensionspremier som redovisats mot anslag

De myndigheter som löpande under året använder ett schablonmässigt påslag i lönesystemet för bokföring av kostnader och redovisning mot anslag av premier-na för avtalspension måste senast i bokslutet korrigera redovisningen mot anslag. De kalkylmässigt bokförda och anslagsredovisade avtalspensionspremierna måste stämmas av mot uppgift om faktiska kostnader från SPV. Troligtvis är inte det kal-kylmässigt beräknade beloppet som bokförts debet 4611 och kredit på 2563 lika stort som de faktiska fakturor som myndigheten fått från SPV under året. Rätta skillnaden genom att bokföra differensen kredit/debet balanskontot 2563 och debet/kredit konto 4611. Korrigeringen måste ni också redovisa mot anslag.

Korrigera saldot för avtalspensionspremier som utgör skillnad mellan bokfö-ring via lönesystemet och faktiska fakturor från SPV så här:


Betalda premier, pensioner, PSA, TGL-S och TA 4611 S4122 366

Premier avtalsförsäkringar 2563 S2563 366

Intäkt av anslag 3011 S3011 366

Redovisning mot anslag 1751 S1751 366

Lönesystemet har bokfört 3 134 kronor men fakturabeloppet från SPV var 3 500 kronor. Exemplet visar en månadskörning och därför gäller korrigeringen bara en månads differens. Vanligtvis behöver ni inte korrigera varje månad, kravet på korrigering gäller i samband med bokslut. Det innebär att de myndigheter som upprättar delårsrapport gör en ackumulerad korrigering för årets första sex månader och de myndigheter som bara upprättar årsredovisning kan korrigera för alla tolv månaderna på en gång. Detta under förutsättning att det inte är fråga om väsentliga differenser. I sådana fall bör ni korrigera oftare. Ni bör även i de fallen se över det påslag som används i lönesystemet.

4.2 Förändring av semesterlöneskulden

Myndigheten kan, som vi tidigare nämnt, antingen bokföra förändringen av semesterlöneskulden löpande eller vid bokslut. Ni måste ange i Hermes om ni bokför och redovisar förändringen mot anslag löpande eller vid bokslut (årsredo-visning/delårsrapport). En myndighet får byta mellan löpande och bokslut, men


redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut

det bör göras sällan och ni måste då kontakta ESV. Förändringen av semesterlöne-skulden ska ni kostnadsbokföra och redovisa mot anslag.

Vid bokföring av förändring av semesterlöneskuld tar myndigheten ut en lista ur lönesystemet som visar innestående semesterdagar och belopp per person. Enligt semesterskuldslistan uppgår i följande exempel innestående semesterlöne-skuld, exklusive sociala avgifter, för hela myndigheten till 253 000 kronor. Vid ut-gången av föregående räkenskapsår uppgick semesterskulden till 200 000 kronor. Ökningen på 53 000 kronor bokförs enligt följande och procentsatsera i exemplet är desamma som i avsnitt 3.2.


Årets förändring av 4081 S4115 53 000

semesterlöneskulden 2712 S2714 53 000

Arbetsgivaravgifter på 4561 S4123 15 900

semesterlöneskuld 2714 S2715 15 900

Avtalspensionspremier 4641 S4125 5 830

på semesterlöneskuld 2714 S2715 5 830

Kåpan-avgift på 4637 S4125 1 060



på semesterlöneskuld 2714 S2715 257

Iåp-avgift på 4636 S4125 1 325


Särskild löneskatt Iåp 4536 S4125 321

på semesterlöneskuld 2714 S2715 321

Intäkt av anslag 3011 S3011 77 693

Redovisning mot anslag 1751 S1751 77 693

I exemplet har arbetsgivaravgifter beräknats med 30 procent. Egentligen ska myndigheten använda nästa inkomstårs procentsats som Skatteverket publicerar. Detta gäller vid bokningar myndigheten gör vid årsbokslut.

Redovisning mot anslag av semesterlöneskuld enligt övergångsbestämmelsen i anslagsförordningen

Vid övergången till kostnadsmässig redovisning mot anslag av myndigheternas förvaltningsutgifter fördes en övergångsbestämmelse in i anslagsförordningen. Övergångsbestämmelsen finns i SFS 2008:1431 och innebär att för en myndig-hets ackumulerade semesterlöneskuld den 31 december 2008 gäller 16 § i sin äldre lydelse enligt SFS 1996:1189. Övergångsbestämmelsen betyder att myn-digheten, vid uttag av sparad semester som tjänats in före den 1 januari 2009, ska redovisa mot anslag det år semestern tas ut (utgiftsmässig princip) i stället för det år som den arbetas in (kostnadsmässig princip).

23personalkostnader


När anställda, som har semesterlön sparad från tiden före 2009, tar ut sparad semester ska ni redovisa mot anslag enligt en särskild övergångsbestämmelse till dess att hela beloppet i undergrupp 178 har redovisats mot anslag. Det är alltså först efter det att undergruppen ”Fordran avseende semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag” i Avräkning med statsverket är noll, som ni inte behö-ver skilja på om uttagen sparad semester gäller tiden före eller efter den 1 januari 2009.

I följande exempel har de anställda under året tagit ut sammanlagt 53 sparade semesterdagar, som har tjänats in före 2009. Värdet på dessa dagar är 113 500 kronor (myndigheten använder lönenivå för aktuellt räkenskapsår för att beräkna beloppet). Den totala skulden var 3 450 000 kronor. Myndigheten har redan justerat årets löneutbetalningar för de delar som gällde uttag av sparad semester, se exempel i avsnitt 4.2.



Årets minskning, fordran semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag

1781 S1781 113 500

Utgående balansen på konto 1781 ska myndigheten påföljande år föra som ingå-ende balans till konto 1780, Fordran semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag. Efter denna överföring blir den ingående balansen på konto 1780 (S1780) följande:

Föregående års UB 1780 3 450 000

Årets minskning (konto 1781, se ovan) −113 500

Ingående balans 1780: 3 336 500

Förenklade beräkningsmetoder

Av föreskrifterna till 12 § framgår att myndigheten får använda förenklade beräk-ningsmetoder för att fastställa det belopp som ska användas vid redovisning mot anslag, förutsatt att de tillämpas konsekvent. Vid fastställandet av beloppet är det lämpligt att utgå från lönenivån för aktuellt räkenskapsår. Det är dock alltid möj-ligt att i beräkningen använda lönenivån per den 31 december 2008.

Utgångspunkten vid tillämpning av övergångsbestämmelsen bör vara att hän-föra semesterdagar som inte har redovisats mot anslag till respektive individ och att individens lön ligger till grund för redovisning mot anslaget. I vissa myndig-heter kan det vara svårt att få fram nödvändiga uppgifter utan att skapa orimliga administrativa kostnader. Myndigheten kan i dessa fall använda schabloner.

De schabloner som kan vara aktuella att använda är att: − Använda genomsnittlig lön i stället för individuell lön. − Beräkna ett genomsnittligt värde av respektive sparad dag vid bokslutstill-



fället som ligger till grund för att fastställa det belopp ni ska använda vid redovisning mot anslag för uttag av sparade dagar. − Fördela sparade dagar med utgångspunkt från finansieringsgrad (gäller flerfinansierad verksamhet).

En myndighet som använder en schablon måste försäkra sig om att den metod som används inte innebär att anslagsutfallet blir lägre än om de använt den löne-nivå som de anställda hade den 31 december 2008.

Oavsett vilken metod ni använder finns det vissa förutsättningar som måste vara uppfyllda för att metoden ska kunna användas:

− Redovisningen mot anslag ska ge en rättvisande bild av anslagsutfallet för uttag av sparade semesterdagar. − De äldsta sparade semesterdagarna tas ut först vid uttag av sparade dagar. − Den metod myndigheten använder bör tillämpas konsekvent över tiden. − Ni ska redovisa uttagen semester mot anslag enligt övergångsbestämmelsen fram till det att Fordran hänförbar till semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag (178-gruppen i Avräkning med statsverket) är noll.

Den metod ni använder ska ge en rättvisande bild av anslagsutfallet för uttag av semesterdagar som har tjänats in före 2009. Det finns ingen direkt motsättning mellan att använda schabloner och att ge en rättvisande bild.

Det är viktigt att ni har rutiner som medför att hela fordran i undergrupp 178 kommer att redovisas mot anslag. Värdet av kvarvarande sparade dagar i 2008 års lönenivå får alltså inte vara lägre än vad som redovisas på konto 1780, Ingående balans, fordran semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag (S1780). Risken finns annars att ni har ett saldo i undergruppen, men inte personal som har sparad semester från tiden före den 1 januari 2009 som saldot kan lösas upp mot.

Flerfinansierad verksamhet

I en flerfinansierad verksamhet kan det i vissa fall vara svårt att hänföra sparade semesterdagar till en finansiär. Det kan gälla personer som arbetar i både avgifts- och anslagsfinansierad verksamhet, men det kan även förekomma i myndigheter som har en intern rörlighet av anställda mellan verksamheter med olika finansiä-rer. I dessa fall kan det vara lämpligt att använda en procentuell fördelning för att beräkna det antal dagar som ska anses uttagna i anslagsfinansierad verksamhet. Denna fördelning kan användas vid uttag för samtliga av myndighetens anställda, men den kan även användas för en del av myndigheten. Ni avgör själva vad som är lämpligast, men bör använda metoden konsekvent.

Eftersom semesterlöneskulden har upparbetats under en mycket lång tid kan det vara svårt att helt rättvisande fördela skulden mellan framför allt anslags- och avgiftsfinansierad verksamhet. ESV har därför pekat på möjligheten att utgå från

25personalkostnader


en fördelning som inte överensstämmer med hur verksamheten ser ut vid tillfäl-let då ni ska beräkna värdet på uttagna semesterdagar. Du hittar vårt resonemang i vägledningen Underlag för beräkning av övergångseffekter vid kostnadsmässig anslagsavräkning (ESV 2009:4). Fördelningen måste dock vara rimlig. Om ni inte har utgått från hur verksamheten ser ut vid beräkningstillfället för att fördela semesterlöneskulden är det inte möjligt att koppla upparbetade dagar till enskilda individer. Ni kan därför även i dessa fall använda en procentuell fördelning för att beräkna uttag av sparade dagar som ska redovisas mot anslag enligt övergångsbe-stämmelsen.

4.3 Retroaktiv löneskuld

Bokför eventuella retroaktiva löneskulder vid bokslutet. Det kan till exempel gälla inarbetad men inte uttagen övertid eller mertid. Det kan även finnas ett nytt löneavtal om retroaktiva lönehöjningar som myndigheten ännu inte hunnit betala ut. Om det vid bokslutstidpunkten finns ett centralt löneavtal påskrivet, men det lokala avtalet ännu inte är klart, bör ni reservera en summa för retroaktiva löner enligt det centrala avtalet i bokslutet.

I följande exempel finns ett nytt löneavtal på myndigheten som innebär en löneökning för alla från och med den 1 oktober. Denna retroaktiva lön har inte hunnit betalas ut under räkenskapsåret och därför bokför myndigheten upplupna retroaktiva löner i bokslutet. Totalt retroaktiva löner på myndigheten är 100 000 kronor (exklusive socialavgifter). Reservationen för retroaktiva löner ska även redovisas mot anslag.


Upplupna löner m.m. till 4091 S4119 100 000

anställd personal 2711 S2714 100 000

Upplupna arbetsgivaravgifter 4562 S4128 30 000

på löner m.m. till personal 2713 S2715 30 000

Avtalspensioner på upplupna 4649 S4129 11 000

löner och arvoden 2713 S2715 11 000

Upplupna avgifter, Kåpan 4639 S4139 2 000

(inkl. Kåpan Extra och Plus) 2713 S2715 2 000

Upplupen särskild löneskatt 4539 S4139 485

Kåpan 2713 S2715 485

Upplupna avgifter individuell 4638 S4139 2 500

ålderspension, Iåp 2713 S2715 2 500

Upplupen särskild löneskatt 4538 S4139 607

individuell ålderspension Iåp 2713 S2715 607

Intäkter av anslag 3011 S3011 146 592




4.4 Avsättning för lokalt omställningsarbete(tidigare kompetensväxlings- och kompetensutvecklings-åtgärder)

Enligt kollektivavtalet ska myndigheten avsätta 0,3 procent av bruttolönesum-man för aktivt omställningsarbete. Ni ska göra en avsättning för de anställda på myndigheten som omfattas av de avtalade socialavgifterna. Det innebär att alla anställda som myndigheterna betalar avgift till Kåpan och Iåp för, ska ingå i den lönesumma som används vid beräkningen av avsättningen. Eftersom det i normalfallet är osäkert vid vilken tidpunkt myndigheten kommer att använda de lokala omställningsmedlen ska ni redovisa dem som en avsättning.

I nedanstående exempel är myndighetens lönesumma under räkenskapsåret för dessa personer 45 000 000 kronor. Avsättningen blir 0,3 procent × 45 000 000 kronor = 135 000 kronor.


Kompetenutvecklings- ochkompetensväxlingsåtgärder

4831 S4126 135 000

Övriga avsättningar 2290 S2250 135 000

I det nya avtalet om lokala omställningsmedel från 2014-06-25 talas inte längre direkt om kompetensutvecklings- och kompetensväxlingsåtgärder. Benämningen på baskonto 4831 har dock fortfarande kvar denna benämning (2015) och därför använder vi det begreppet i texten i de två exemplen om lokala omställningsmedel.

I bokslutet ska ni också korrigera i bokföringen för årets utförda omställnings-åtgärder.

I nedanstående exempel har myndigheten bokfört och redovisat omställnings-åtgärder för 50 000 kronor mot anslag under året. Den ingående avsättningen är 200 000 kronor.


Övriga avsättningar 2290 S2250 50 000

Kompetensutvecklings- och 4831 S4126 50 000

kompetensväxlingsåtgärder

I samband med kostnadsföringen (135 000) och upplösningen av avsättningen (50 000) ska myndigheten även redovisa nettoförändringen mot anslag. Alter-nativt kan ni redovisa mot anslag för respektive transaktion och belopp, alltså redovisning mot anslag 135 000 och återföring av redovisning mot anslag med 50 000 kronor.




27personalkostnader


Det är även möjligt att bokföra återföring av omställningsåtgärder löpande under året.

Tänk på att om myndigheten har använt omställningsmedlen till omställnings-åtgärder i form av beslut och redovisning av delpensioner eller avtalspensioner bör upplösningen av avsättningen ske mot konto 4659 (S4136) istället för konto 4831 (S4126).

Utgående skuld för omställningsåtgärder (2290, S2250) blir efter dessa omföringar:

Ingående balans 200 000

Årets avsättning 135 000

Årets upplösning −50 000

Utgående balans: 285 000

Det kan undantagsvis förekomma att en myndighet redan vid bokslutstillfället vet att hela den avsättning som görs vid bokslutet kommer att användas helt och hål-let under det närmaste året. Då bör ni istället ta upp ”avsättningen” till omställ-ningsåtgärder som en Upplupen kostnad. I så fall ska ni redovisa och rapportera på konto 2719 (S2712) och konto 4831 (S 4149). Däremot ska myndigheten inte dela upp en avsättning enligt ett visst beslut på flera poster eller konton. Ni ska inte heller föra om den del av en befintlig avsättning som ni räknar med att använda under det kommande året. Däremot ska myndigheten i not lämna upp-lysning om hur stor del av avsättningen som ni bedömer kommer att användas under det närmast följande räkenskapsåret.

4.5 Övriga upplupna personalkostnader

I bokslutet ska ni reservera medel för alla väsentliga upplupna lönekostnader och andra personalkostnader. Dessa ska ni även redovisa mot anslag. Det kan till exempel finnas beslutade, ännu inte utbetalda, avgångsvederlag eller andra typer av upplupna personalkostnader. Reservation ska till exempel ske för en ännu inte utbetald uppsägningslön för anställda som är arbetsbefriade under sin uppsäg-ningstid. Om den anställde arbetar under hela eller en del av uppsägningstiden så ska ni inte göra en reservation av medel för den delen eftersom den anställde då bidrar till myndighetens verksamhet. För den tid som den anställde ger en motprestation till arbetsgivaren ska lönen istället kostnadsföras som en normal lönekostnad.

redovisning av avsättningar för pensioner och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag



29personalkostnader

redovisning av avsättningar för pensioner och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag redovisning av avsättningar för pensioner och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag

5 Redovisning av avsättningar för pensioner och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag

Detta kapitel handlar om redovisning av avsättningar, dels generellt, dels redovis-ning av vissa specifika avsättningar, närmare bestämt delpension, pensionsersätt-ning, särskild pensionsersättning och omstruktureringar. I kapitlet behandlar vi även redovisning av avgångsvederlag, trots att dessa normalt inte ska redovisas som en avsättning.

I avsnitt 2.1 framgick det att myndigheterna måste hålla isär pensionskostnader som bara redovisas i myndighetens resultaträkning i form av premier och avgifter och de pensionskostnader som avser ett pensionsåtagande för myndigheten. Pen-sionsåtaganden ska ni redovisa som en pensionsavsättning i er balansräkning.

5.1 Redovisning av avsättningar

En avsättning är en skuld som är oviss till beloppet och/eller den tidpunkt då den kommer att regleras. En avsättning ska ni redovisa i balansräkningen när

− myndigheten har ett åtagande (legalt eller informellt) som en följd av en inträffad händelse − det är troligt att ett utflöde av resurser krävs för att reglera åtagandet och − en tillförlitlig uppskattning av beloppet kan göras.

Oavsett om ni bokför en skuld eller en avsättning uppstår en kostnad hos myn-digheten. Samtliga förvaltningskostnader, där personalkostnader ingår, ska rap-porteras på särskilda S-koder när det rör sig om en avsättning.

Myndigheters pensionsåtaganden är osäkra när det gäller tidpunkten när de ska utbetalas och/eller till beloppet och uppfyller därför kriterierna för när myn-digheten ska redovisa en avsättning. Ni kan få hjälp av SPV att beräkna beloppet i samband med beslut om en delpension, pensionsersättning eller särskild pen-sionsersättning. Det är myndigheten som har ansvaret för pensionsavsättningen, men det är SPV som betalar ut pensionen till den anställde. SPV fakturerar sedan myndigheten för den utbetalda pensionen, inklusive särskild löneskatt.

Bokför alltid en avsättning vid beslutstillfället. Det är då den ekonomiska händelsen inträffar och ni ska redovisa mot anslag i samma period. I normalfallet bokför ni avsättningen när ni sluter avtal med den anställda. Det kan dock finnas tillfällen när ni har tagit ett beslut om pensionslösning, men ett avtal saknas, och ett bokslut inträffar däremellan. Ni ska då vid bokslutet bokföra kostnaden och en avsättning.



5.2 Delpension

Delpension kan enligt det statliga avtalet beviljas tidigast från och med den månad den anställde fyller 61 år och betalas som längst ut till och med månaden innan den anställde fyller 65 år. Det är myndigheten som fattar beslut om att bevilja delpension. SPV beräknar och betalar ut delpensionen.

Ni ska kostnadsföra hela det framtida delpensionsbeloppet, inklusive särskild löneskatt, i samband med beslutet och skuldföra det som pensionsavsättning hos myndigheten. Myndigheten ska även redovisa hela beloppet mot anslag vid avsättningstillfället. Myndigheten betalar sedan ut delpensionen genom månatlig fakturering från SPV. Särskild löneskatt ingår i fakturan.

När fakturan kommer är det naturligt att den ligger till grund för redovisning mot anslaget, trots att ni gjorde detta redan då avsättningen bokfördes. Senast vid bokslut ska ni därför göra en motsvarande upplösning av avsättningen och redovisa kostnadsminskningen mot anslag. På så sätt belastas myndighetens anslag endast en gång. Om beloppet är väsentligt bör ni redovisa upplösning av avsättningar löpande.

Följande exempel visar hur ni ska bokföra delpension. En anställd beviljas i ja-nuari 2XX1 delpension med 20 procent från och med den 1 april 2XX1. Myndig-heten ska bokföra hela det framtida delpensionsbeloppet som pensionsavsättning i samband med beslutet om delpensionen. Ni bokför avsättningen i januari 2XX1 med 100 000 kronorplus särskild löneskatt. Ni redovisar mot anslag i samband med att avsättningen bokförs.


Förändring av 4659 S4136 100 000

pensionsavsättning 2210 S2210 100 000

Särskild löneskatt på 4559 S4137 24 260

avsättningen 2211 S2211 24 260



Från och med april kommer en faktura från SPV på den månatliga delpensionsut-betalningen med 2 585 kronor, varav 505 kronor är särskild löneskatt. I exemplet visar vi inte överföringstransaktionerna kopplade till utbetalning från banken.


Utbetalning från räntekonto 1932x S1932;xx 2 585

Utbetalda pensioner 4651 S4133 2 080

Särskild löneskatt på pensionskostnader 4551 S4132 505

Redovisning mot anslag

Intäkt av anslag 3011 S3011 2 585


31personalkostnader


Vid halvårsskiftet 2XX1, när myndigheten upprättar delårsrapport, kommer skuld-beskedet från SPV. Delpensionsskulden den 2XX1-06-30 är 94 500 kronor, exklu-sive särskild löneskatt. Myndigheten måste då korrigera delpensionsavsättningen. Skulden är bokförd till 100 000 kronor och ska korrigeras till 94 500 kronor.

100 000−94 500 = 5 500. Särskild löneskatt på skuldminskningen är 5 500×24,26 % = 1 334.


Förändring av 4659 S4136 5 500

pensionsavsättningar 2210 S2210 5 500

Särskild löneskatt på 4559 S4137 1 334

pensionsavsättningar 2211 S2211 1 334

Korrigering av redovisning mot anslag

Återföring av intäkt av anslag 3012 S3011 6 834

1751 S1751 6 834

5.3 Pensionsersättning

Anställda som har mindre än fyra år kvar till sin pensionsålder kan under vissa förutsättningar under åren 2015 och 2016 få pensionsersättning enligt det gamla Trygghetsavtalet eller enligt Avtal om omställning, om de slutat sin anställning till exempel till följd av arbetsbrist. SPV betalar ut pensionsersättningen till den före detta anställde men myndigheten ska stå för utgiften. SPV fakturerar därför må-natligen de belopp som myndigheten ska betala. I samband med att myndigheten beviljar pensionsersättningen ska det totala framtida pensionsersättningsbeloppet (fram tills den f d anställde fyller 65 år) kostnads- och skuldföras som en pen-sionsavsättning hos myndigheten. Beloppet ska också redovisas mot anslag. SPV kan hjälpa till med att räkna fram avsättningsbeloppet och beräknar och meddelar sedan myndighetens aktuella pensionsavsättning inför varje bokslut.

Bokföring av pensionsersättning gör ni på samma sätt och med samma konton som för delpensioner, se exempel i avsnitt 5.2.

5.4 Särskild pensionsersättning

Från och med 2015 har reglerna för särskild pensionsersättning ändrats. Om en anställd sägs upp på grund av arbetsbrist, och den anställde har fyllt 57 år men inte 62 år på sista anställningsdagen, ska myndigheten betala en engångspremie för särskild pensionsersättning till SPV. Betalningen till SPV sker när uppsäg-ningstiden är slut, vilket gör att det kan dröja upp till 12 månader innan skulden regleras. På SPV:s webbplats finns en lathund som ni kan använda för att beräkna storleken på premien.

Ta upp den särskilda pensionsersättningen bland Övriga avsättningar, och inte



som Avsättningar till pensioner och liknande förpliktelser, i samband med beslu-tet om uppsägning av den anställde. Att den ska redovisas som en övrig avsätt-ning beror på att det här inte är fråga om myndighetens eget pensionsåtagande. Efter att myndigheten har betalat engångspremien finns inget åtagande kvar för myndigheten. I samband med redovisningen ska ni även göra en reservation för särskild löneskatt (24,26 procent) på premien. Redovisa både premien och den särskilda löneskatten på samma konto och S-kod. I samband med bokföringen av avsättningen ska ni även redovisa mot anslag (visas inte i detta exempel, se istället avsnitt 5.2).

Bokför enligt exemplet nedan. Premien uppgår till 5 000 kronor.


Upplupna engångspremier 4619 S4126 5 000

Särskild löneskatt på engångspremier 4619 S4126 1 213

Avsättning för omstruktureringsåtgärder 2250 S2250 6 213

Betalning av premien

Utbetalning räntekonto 1932x S1932;xx 6 213

Betalda engångspremier 4612 S4122 5 000

Särskild löneskatt på pensionsavsättningar 4551 S4132 1 213

Efter att premien har betalats ska den tidigare reserveringen återföras:


Upplupna engångspremier 4619 S4126 5 000

Särskild löneskatt på engångspremier 4619 S4126 1 213

Avsättning för omstruktureringsåtgärder 2250 S2250 6 213

5.5 Omstruktureringar

När myndigheten beslutar om framtida utgifter av engångskaraktär, som till ex-empel omstruktureringar eller nedläggning av verksamhet, ska ni reservera medel för detta och bokföra det som en avsättning på konto 2250, Avsättning för om-struktureringsåtgärder m.m. med S-kod 2250. För kostnader för personal som kan relateras till rapportering på S-koden finns särskilt S-koderna 4116 och 4126 där förändring av avsättningen ska rapporteras. Till S-koderna 4116 och 4126 finns ett antal baskonton kopplade, dels för att det är olika sociala avgifter på per-sonal i olika ålderskategorier, dels för att kostnader som hör till avsättningen kan avse löner, lagstadgade och avtalade socialavgifter.

Om omstruktureringen i ett senare skede leder till att anställda får en pensions-

33personalkostnader


lösning (delpension eller pensionsersättning under 2015 och 2016) ska ni bok-föra denna som en avsättning för pensioner. Se redovisningsexempel i avsnitt 5.2.

Använd följande konton och S-koder vid bokföring av avsättning för lönekost-nader vid omstruktureringar:

Konto 2250 och S2250 för avsättning för framtida utgifter av engångskaraktär

För förändringen av avsättningen av löner och arvoden…, S4116

Konto 4016 …, personal under 26 år

Konto 4026 …, personal 26–65 år

Konto 4036 …, personal över 65 år

För förändringen av …, S4126

Konto 4518 … arbetsgivaravgifter, personal under 26 år

Konto 4519 … arbetsgivaravgifter, personal 26–65 år

Konto 4543 … ålderspensionsavgift, personal över 65 år

Konto 4571 … avtalsförsäkringar, personal under 26 år

Konto 4572 … avtalsförsäkringar, personal 26–65 år

5.6 Avgångsvederlag

Ett avgångsvederlag är ett engångsbelopp eller visst belopp under en avtalad period utan karaktär av pension. Avgångsvederlag är en avgångslön där oftast både beloppet och tidpunkten för utbetalning av avgångsvederlaget är känt. Om myndigheten kommer betala ut hela avgångsvederlaget inom de närmaste 12 månaderna bör ni ta upp det som en upplupen kostnad, och inte som en öv-rig avsättning. I de fall det finns villkor som medför att beloppet är osäkert, att tidpunkten för utbetalningen inte är fastställd eller att utbetalning kommer att ske under längre tid än under de närmaste tolv månaderna bör ni istället redovisa avgångsvederlaget som en övrig avsättning.

Bokför bara arbetsgivaravgifter och inte avtalade socialavgifter på avgångsve-derlag, eftersom ett avgångsvederlag enligt kollektivavtal inte utgör pensions-grundande lön.

Följande konton och S-koder används för bokföring av avgångsvederlag:

Konto 4091 och S4119 för avgångsvederlaget

Konto 2711 och S2714 för den upplupna skulden för avgångsvederlaget

Konto 4562 och S4128 för upplupna arbetsgivaravgifter på löner

Konto 2713 och S2715 för den upplupna kostnaden för arbetsgivaravgifterna

årsarbetskrafter och medelantal anställda


årsarbetskrafter och medelantal anställda

35personalkostnader

årsarbetskrafter och medelantal anställdaårsarbetskrafter och medelantal anställda

6 Årsarbetskrafter och medelantal anställda

I avsnittet ”Sammanställning av väsentliga uppgifter” i årsredovisningen ska myn-digheten lämna uppgift om antalet årsarbetskrafter och medelantalet anställda. Ni ska även lämna dessa uppgifter årsvis i Hermes under avsnittet Särskild informa-tion.

Skillnaden mellan begreppen kan enkelt beskrivas som att årsarbetskrafter mäter arbetsinsatsen i form av timmar, dagar eller liknande, medan medelantal anställda mäter antal personer.

Kortfattade förklaringar till begreppen finns i ESV:s allmänna råd till 2 kap. 4 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) och nedan beskriver vi begreppen lite mer. Vi ger också en rekommenda-tion om hur ni myndigheter bör beräkna en årsarbetskraft

6.1 Årsarbetskrafter

Måttet årsarbetskrafter ska visa den tid som myndigheten har betalt lön eller an-nan ersättning för till anställda i utbyte mot arbete under ett räkenskapsår. Som anställd räknas inte den som är uppdragstagare (konsult), trots att denna i vissa fall arbetar med samma uppgifter som de anställda. Anställda i utlandet, vars lö-ner betalas med myndighetens medel, ska ingå när myndigheten beräknar antalet årsarbetskrafter. Även timanställdas nedlagda tid ska ingå i beräkningen.

Huvudregeln när ni beräknar årsarbetskrafter är att utgå från ordinarie arbets-tid för en heltidsanställd person. Ordinarie arbetstid omfattar möjliga arbetsdagar och beräknas dels utifrån den del av året som arbetstagaren varit anställd och dels utifrån anställningens aktuella omfattning. Två halvtidstjänstgörande personer, som arbetat under hela räkenskapsåret, blir således en årsarbetskraft. Korrigera inte för vare sig intjänad eller uttagen kompensationsledighet, mertid eller övertid som tas ut i ledighet när ni beräknar ordinarie arbetstid. Gör däremot tillägg för övertid som tas ut i pengar.

Gör avdrag för följande när ni beräknar ordinarie arbetstid: − Föräldraledighet med föräldrapenning − Tjänstledighet utan lön (exempelvis tjänstledighet för studier eller annan anställning) − Sjukfrånvaro som överstiger 14 dagar − Frånvaro för delpension

Gör däremot inte avdrag för: − Betald semester − Frånvaro för vård av barn − Kort sjukfrånvaro (som understiger 15 dagar) − Annan betald tjänstledighet


årsarbetskrafter och medelantal anställda redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen

Denna metod för att beräkna årsarbetskrafter bör användas. Myndigheter som har stora svårigheter att ta fram uppgifter om de anställdas specifika arbetstider kan använda en förenklingsregel vid beräkning av årsarbetskrafter.

Använd förenklingsregeln om ni bara har uppgift om totalt arbetat tid under räkenskapsåret. Årsarbetstiden för en heltidsanställd person som arbetat hela året kan då schablonmässigt antas vara 1 920 timmar. Schablonen motsvarar en arbetstid på 40 timmar per vecka och inkluderar betald semester och avdrag för ledighet för helgdagar.

6.2 Medelantalet anställda

Medelantalet anställda kan beräknas som ett genomsnitt av antalet anställda per-soner, oavsett tjänstgöringsgrad, baserat på mätningar vid två eller flera tidpunk-ter under året. Myndigheten bör korrigera för tjänstledigheter och liknande.

37personalkostnader

redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen

7 Redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen

Myndigheter ska redovisa sjukfrånvaro, det regleras i 7 kap. 3 § FÅB. Ni ska dels lämna uppgifterna i er årsredovisning, dels i Hermes under avsnittet Särskild information. Enligt reglerna ska myndigheten lämna följande uppgifter:

− De anställdas totala sjukfrånvaro i procent av de anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid. − Andel av sjukfrånvaron som gäller en sammanhängande tid av 60 dagar eller mer (långtidssjukfrånvaro). − Sjukfrånvaron för kvinnor respektive män. − Sjukfrånvaron för anställda uppdelat i åldrarna 29 år eller yngre, 30–49 år och 50 år eller äldre.

Myndigheten ska inte lämna uppgift om antalet anställda i en grupp är högst tio eller om uppgiften kan hänföras till en enskild individ.

I detta kapitel förklarar vi redovisningskraven genom några exempel och ett antal nyckeltal.

7.1 Exempel på beräkning av sjukfrånvaro

Nedanstående exempel visar hur ni kan beräkna ordinarie arbetstid, långtidssjuk-frånvaro, gruppindelad sjukfrånvaro och ta hänsyn till integritet i samband med att ni tar fram obligatoriska uppgifter om sjukfrånvaron till årsredovisningen. Alla siffror i exemplen är just bara exempel och ni måste ta fram dessa uppgifter uti-från det kollektivavtal som gäller på myndigheten. För att förstå exemplen krävs att ni samtidigt studerar ESV:s allmänna råd till 7 kap. 3 § FÅB om redovisning av sjukfrånvaro. Det allmänna rådet definierar begreppen sjukfrånvaro, ordinarie arbetstid, långtidssjukfrånvaro och grupprelaterad sjukfrånvaro.

Exempel 1. Beräkning av ett räkenskapsårs ordinarie arbetstid

I ESV:s allmänna råd till 7 kap. 3 § FÅB definieras ordinarie arbetstid som tillgänglig arbetstid.

Förutsättningar:Avtalad ordinarie arbetstid: 40 timmar per vecka.Antal ordinarie arbetsdagar: 253 dagar.Antal heltidsanställda: 17 personer, varav en helt tjänstledig för studier och en är helt föräldraledig.Antal anställda med 75 procents tjänstgöringsgrad: Tre personer, varav två har en heltidsanställning och en har en avtalad 75-procentig anställning.Antal anställda med timanställning:Två personer, varav den ena har ej i förväg fast-ställd arbetstid.


redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen

Ordinarie arbetstid är 40 timmar per vecka = 8 tillgängliga timmar i genomsnitt per dag. (Med 75 procents tjänstgöringsgrad på en ordinarie 100 procents tjänst blir den tillgängliga tiden 6 timmar per dag.)

Den ena timanställda har arbetat 180 timmar under räkenskapsåret och har ej i förväg fastställd arbetstid och den andra har arbetat 1 012 timmar och har i förväg fastställd arbetstid.

16 personer x 253 dagar x 8 timmar = 32 3843 personer x 253 dagar x 6 timmar = 4 5541 timanställd person = 1 012Sammanlagd tillgänglig arbetstid i timmar: 37 950*

*Den föräldralediga ska räknas in i den tillgängliga arbetstiden, men inte den som är tjänstle-

dig för studier. När det gäller timanställda ska endast timanställda som har i förväg fastställd

arbetstid räknas in.

Exempel 2. Beräkning av långtidssjukfrånvaro för en anställd

Datum för insjuknande: Måndagen den 2 december år 2XX1 vilket innebär att sjuk-domen har pågått under 30 kalenderdagar under räkenskapsåret 2XX1. Under denna tid skulle den anställdes tillgängliga arbetstid ha varit 144 timmar. Datum för tillfrisknande: Måndagen den 3 februari år 2XX2 vilket innebär att sjukdo-men har pågått under 33 kalenderdagar under räkenskapsåret 2XX2. Under denna tid skulle den anställdes tillgängliga arbetstid ha varit 168 timmar.Totalt antal sjukdagar detta sjukfall pågått: 63 – Årsredovisningen för år 2XX1: Sjukfallet klassas inte som långtidssjukfrånvaro efter-som sjukfallet inte pågått under 60 dagar ännu. Däremot räknas de 144 timmarnas sjukfrånvaro in i den totala sjukfrånvaron och i aktuell grupp för kön respektive ålder.– Årsredovisningen för år 2XX2: Sjukfallet klassas som långtidssjukfrånvaro eftersom det pågått under sammanlagt 63 kalenderdagar. 168 timmars sjukfrånvaro har in-träffat under räkenskapsåret och därför sätts dessa timmar i relation till den totala sjukfrånvaron 2XX2 och redovisas som långtidssjukfrånvaro. De 168 timmarna ingår givetvis också i den totala sjukfrånvaron och i aktuell grupp för kön respektive ålder.

Exempel 3. Beräkning av könsindelad sjukfrånvaro

Förutsättningar:Den sammanlagda sjukfrånvaron under året: 1 440 timmar, varav kvinnor 740 timmar och män 700 timmarSammanlagd tillgänglig arbetstid: 37 950 timmarKvinnor:Sammanlagd tillgänglig arbetstid: 16 465 timmarSjukfrånvaro för kvinnor i relation till totalt antal tillgängliga timmar för kvinnor:740/16 465 = 0,04494, dvs. 4,5 procent

39personalkostnader

redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen

Män:Sammanlagd tillgänglig arbetstid: 21 485 timmarSjukfrånvaro för män i relation till totalt antal tillgängliga timmar för män: 700/21 485 = 0,03258, dvs. 3,3 procent

Exempel 4. När en uppgift kan hänföras till en enskild individ

En myndighet har 13 anställda, varav 11 kvinnor och 2 män. Den ena mannen har varit sjukskriven en större del av räkenskapsåret medan den ge-nomsnittliga sjukfrånvaron hos kvinnorna har varit relativt låg. Uppgift om männens sjukfrånvaro ska inte lämnas i årsredovisningen eftersom antalet anställda i gruppen inte uppgår till tio. Det kan dock även bli aktuellt att utesluta redovisningen av sjuk-frånvaron hos kvinnorna om man med ledning av den uppgiften tillsammans med uppgiften om den totala sjukfrånvaron kan dra slutsatser om den ena mannens från-varo.

7.2 Hur ska sjukfrånvaron redovisas i årsredovisningen?

Redovisningen av sjukfrånvaron ska innehålla följande sju nyckeltal och redovisas i procent. Multiplicera med 100 för att få fram procentsiffrorna:

1.Total sjukfrånvarotid

=Sammanlag tillgänglig arbetstid

2.Summa tid med långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer)

=Total sjukfrånvarotid

3.Summa sjukfrånvarotid för kvinnor

=Sammanlagd tillgänglig arbetstid för kvinnor

4.Summa sjukfrånvarotid för män

=Sammanlagd tillgänglig arbetstid för män

5.Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre

=Sammanlagd tillgänglig arbetstid i åldersgruppen 29 år eller yngre

6.Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30−49 år

=Sammanlagd tillgänglig arbetstid i åldersgruppen 30−49 år

7.Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre

=Sammanlagd tillgänglig arbetstid i åldersgruppen 50 år eller äldre

Notera att nyckeltal 2 har en annan nämnare än övriga nyckeltal. Det som ska räk-nas fram är hur stor del av den totala sjukfrånvaron som är långtidssjukfrånvaro. Myndigheten ska alltså inte redovisa hur stor långtidssjukfrånvaron är i förhål-


redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen redovisning på skattekonto

lande till den tillgängliga arbetstiden. Ni ska i stället notera hur många som är sjukfrånvarande och ur denna grupp redovisa hur stor del av de sjukfrånvarande som är långtidssjuka.

Dessa sju sjukfrånvarotal kan ni förslagsvis ställa upp och redovisa enligt följande tabell:

Sjukfrånvaro 2XX2 (%) 2XX1 (%)

Totalt

Varav andel långtidssjuka (60 dagar eller mer)

Kvinnor

Män

Anställda -29 år

Anställda 30-49 år

Anställda 50 år-

7.3 Var ska sjukfrånvaron redovisas i årsredovisningen?

Eftersom reglerna om sjukfrånvaron är intagna i 7 kap. FÅB om tilläggsupplys-ningar ska informationen om sjukfrånvaron redovisas som en tilläggsupplysning. Ett naturligt ställe att ta in uppgifterna är i samband med uppgifterna om er-sättningar och uppdrag för myndighetens styrelseledamöter. Om ni tycker att en annan placering bland tilläggsupplysningarna passar bättre kan ni välja den.

Det är också möjligt att i tilläggsupplysningen hänvisa till ett annat avsnitt i årsredovisningen genom att till exempel ange ”Uppgifter om sjukfrånvaro, se sid. XX i resultatredovisningen”. Det är dock viktigt att de sju nyckeltalen om sjuk-frånvaron i så fall redovisas samlat. Läsaren ska inte behöva leta efter uppgifterna på olika ställen i resultatredovisningen.

41personalkostnader

redovisning på skattekonto

8 Redovisning på skattekonto

Varje myndighet med anställd personal har ett särskilt skattekonto hos Skattever-ket. På det kontot registreras bland annat arbetsgivaravgifter, innehållen preli-minärskatt för anställda och utgående mervärdeskatt. Skattekontots saldo visar Skatteverkets sammanlagda avräkningsrelation till myndigheten.

ESV rekommenderar att myndigheterna lägger upp ett särskilt avstämnings-konto i kontoplanen för skatter och avgifter, eftersom det underlättar vid av-stämning. I ESV:s baskontoplan finns konto 1533, Avräkningskonto skatter och avgifter, med S-kod 1533.

Nedan visar vi tre exempel på användning av skattekonto: En myndighet med momsskattepliktig omsättning under 40 miljoner kronor, en myndighet med momsskattepliktig omsättning över 40 miljoner kronor och en myndighet som får stöd för nystartsjobb. Observera att myndigheterna bara deklarerat den utgående mervärdesskatten och betalat den till skattekontot. Myndighetens kompensation för ingående mervärdesskatt påverkar inte skattekontot eftersom kompensationen rekvireras separat.

Exempel 1. Myndighet med mervärdesskattepliktig omsättning under 40 miljoner kr

I början av mars får myndigheten ett kontoutdrag från Skatteverket som visar en rän-teintäkt med 50 kronor på skattekontot.

Senast den 12 mars ska myndigheten ha deklarerat och betalat in pengar till skat-tekontot. I praktiken innebär det att myndigheten några dagar före den 12 mars deklarerar och betalar arbetsgivaravgifter och avdragen källskatt för februari och ut-gående moms för januari (om myndigheten redovisar moms varje månad). Vid betal-ningstillfället gör de ett avdrag med 50 kronor, det vill säga myndigheten utnyttjar ränteintäkten på skattekontot vid betalningen.


Avräkningskonto skatter 1533 S1533 50

Ränteintäkter 3821 S3811 50

Omföring av skulder till avräkningskontot för skatter och avgifter

Arbetsgivaravgifter 2562 S2562 750


Redovisningskonto moms 2578 S2564 500

Avräkningskonto skatter 1533 S1533 1 500

Betalning till skattekontot

Utbetalning från räntekonto 1932x S1932;xx 1 450



redovisning på skattekonto redovisning på skattekonto

Det är viktigt att göra omföringen av arbetsgivaravgifter och källskatt till avräknings-kontot 1533 i samma bokföringsmånad som betalningen till skattekontot sker. I an-nat fall blir rapporteringen av innehållen källskatt och skuld för arbetsgivaravgifter felaktig.

Exempel 2. Myndighet med momsskattepliktig omsättning över 40 miljoner kr

I början av mars får myndigheten ett kontoutdrag från Skatteverket som visar en rän-teintäkt med 50 kronor på skattekontot.

Senast den 12 mars ska myndigheten ha betalt in pengar till skattekontot för arbetsgivaravgifter och avdragen källskatt för februari. I praktiken innebär det att myndigheten några dagar före den 12 mars betalar arbetsgivaravgifter och avdragen källskatt för februari till skattekontot. Vid betalningstillfället gör de ett avdrag med 50 kronor, det vill säga myndigheten utnyttjar ränteintäkten på skattekontot vid be-talningen.

Senast den 26 mars ska myndigheten ha skickat in deklaration för arbetsgivaravgif-ter och avdragen källskatt för februari och gjort deklaration och betalning av utgå-ende moms för februari.



Ränteintäkter 3821 S3811 50

Omföring av skulder till avräkningskontot för skatter och avgifter

Arbetsgivaravgifter 2562 S2562 750




Utbetalning från räntekonto 1932x S1932;xx 950


Omföring av momsskuld till avräkningskontot för skatter och avgifter

Redovisningskonto moms 2578 S2564 500



Utbetalning från räntekonto 1932x S1932;xx 500


Även i detta fall ska myndigheten göra omföringen till avräkningskonto för skatter, 1533, i samma bokföringsmånad som betalningen till skattekontot.

43personalkostnader

redovisning på skattekonto

Exempel 3. Myndighet får stöd för nystartsjobb

En arbetsgivare som anställer en person som har varit utan arbete en viss tid eller är nyanländ invandrare kompenseras med ett belopp som motsvarar den normala eller den dubbla arbetsgivaravgiften (beror på vem stödet riktas till). Arbetsgivaren ansö-ker om nystartsjobb hos Arbetsförmedlingen för den person som myndigheten vill anställa. Arbetsförmedlingen måste fatta beslut innan anställningen påbörjas.

När ett nystartsjobb har beviljats krediteras arbetsgivarens skattekonto med det belopp som myndigheten ska erhålla som stöd.



Bidrag från myndighet 3511 S3511 1 000

Vid kommande månaders betalning av arbetsgivaravgifter och källskatt används de här stödpengarna som delbetalning.

Vid redovisning av nystartsjobb i samband med årsredovisning och delårsrapport ska myndigheten periodisera upplupna bidragsintäkter i vissa fall. Om myndigheten fått besked om att medel kommer att tillföras skattekontot, men insättning av peng-arna ännu inte gjorts vid bokslutstidpunkten, ska myndigheten bokföra upplupna bidragsintäkter motsvarande periodens bidragsberättigade kostnader. Upplupna bidragsintäkter bokförs debet på konto 1631, upplupna bidragsintäkter med S-kod 1631 och kredit 3519, periodiseringskonto med S-kod 3599.


45personalkostnader

ESV:s publikationer 2014–2015

2014:1 Statlig internrevision för myndighetsledningar2014:2 Uppföljning av ekonomiska nyttor från e-förvaltningsprojekt2014:3 Åtgärder för att stödja en ökad administrativ effektivisering i

statsförvaltningen som helhet2014:4 Den kommunala fastighetsavgiften – en fördelningsanalys2014:5 Prognos april 2014 – Statens budget och de offentliga finanserna2014:6 Avrop från statliga ramavtal BI-system2014:7 EA-boken 20142014:8 Årlig rapport 2013 – garantifonden2014:9 Årlig rapport 2013 – landsbygdsfonden2014:10 ESV:s årsredovisning 20132014:11 Att avropa från statligt ramavtal personalsystem2014:12 Baskontoplan för statliga myndigheter 20142014:13 Inkomstliggaren 20142014:14 Ekonomiadministrativ värdering 20142014:15 Utvärdering av statens upplåning och skuldförvaltning 2009–20132014:16 Årlig kontrollrapport 2013 – Regionalfonden Sverige–Norge2014:17 Årlig kontrollrapport 2013 – fiskerifonden2014:18 Årlig kontrollrapport 2013 – regionalfonden Nord2014:19 Årlig kontrollrapport 2013 – regionalfonden Botnia Atlantica2014:20 Årlig kontrollrapport 2013 – regionalfonden Regionala program2014:21 Årlig kontrollrapport 2013 – regionalfonden Norra Periferin2014:22 Årlig kontrollrapport 2013 – regionalfonden Öresund Kattegatt

Skagerrak2014:23 Årlig kontrollrapport 2013 – socialfonden2014:24 Intern styrning och kontroll på Statens energimyndighet2014:25 Utfallet för statens budget2014:26 Statens resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys m.m.2014:27 Slutrapport PEPPOL 2012–2013 2014:28 Redovisning av den statliga internrevisionen 20142014:30 Förslag till förordningsändringar2014:31 Den statliga sektorn 20132014:32 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering

– flyktingfonden2014:33 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering

– återvändandefonden2014:34 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering

– integrationsfonden


2014:35 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering – gränsfonden

2014:36 Säkerställd intern styrning och kontroll 20142014:37 Tidsserier för Årsredovisning för staten 20132014:38 Prognosutvärdering 20132014:39 Fungerande styrning av försvarets materiel- och logistikförsörjning2014:40 Prognos juni 2014 – Statens budget och de offentliga finanserna2014:41 Tidsserier, statens budget m.m. 20132014:42 Delrapport ESV:s regeringsuppdrag e-handel, E-SENS och PEPPOL2014:43 Tankar om styrning och verksamhetsutveckling i statsförvaltningen2014:44 Statliga myndigheters lokaler i Stockholm, Solna och Sundbyberg

2012 och 20132014:45 Avgifter 2013 – om avgiftsbelagd verksamhet i staten2014:46 Stöd för det fortsatta utvecklingsarbetet med Statens servicecenter2014:47 Prognos september 2014 – Statens budget och de offentliga finanserna2014:48 Avveckling av transaktionsdatabasen (TDB)2014:49 Att få rätt saker att hända – verksamhetsstyrning i statliga myndigheter2014:50 It-kostnadsmodell – ett första steg mot ett gemensamt språk2014:52 Sätt rätt pris! – Prissättning och kalkylering för statliga myndigheter2014:53 Statliga myndigheters lokaler – Utveckling av lokalhyror och areor2014:54 Effektivare verksamhet genom ett ökat kundfokus – Erfarenheter från

systemsynsprojektet2014:56 Principer för redovisning av statens tjänstepensionsskuld2014:57 Myndighet startar – myndighet upphör 2014:58 Översyn av avgiftsrapport och avgiftssamråd2014:59 Effektivisering av kärnverksamheter2014:60 Redovisning av fonder vid statliga myndigheter2014:61 Delrapport E-SENS 20142015:1 Personalkostnader2015:2 Prognos januari 20152015:16 Statliga inrapporteringskoder 2015

Omstrukturering

Årsarbetskraft

Sjukfrånvaro

Avgångsvederlag

Premier

ESV gör Sverige rikare

– Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel.

– Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna.

Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89

Box 45316

104 30 Stockholm

Tfn 08-690 43 00

www.esv.se

Documents

2015:1 Personalkostnader Redovisning av olika