210601008

VERSION MESA SECTORIAL

REGIONAL CENTRO

METODOLOGO

VERSION AVALADA MESA SECTORIAL GESTION ADMINISTRATIVA

BOGOTA

TITULO DE LA N.C.L 210601008 Organizar los documentos de la unidad administrativa, teniendo en cuenta legislacin vigente.

FECHA APROBACION 30/10/2013 VIGENCIA 5 AOS

DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE FORMACION PARA EL TRABAJO

NORMA DE COMPETENCIA LABORAL

F2-015

V.1

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CODIGO ELEMENTO 1 Recibir documentos de acuerdo con normas vigentes.

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

MARISOL SAAVEDRA BARRERA VERSION 4 EXPIRA EN 29/10/2018

CRITERIOS DE DESEMPEO

CONOCIMIENTOS Y COMPRENSIONES ESENCIALES

RANGOS DE APLICACION

EVIDENCIAS REQUERIDAS

A, Los documentos son verificados, teniendo en cuenta los lineamientos del manual de archivo y correspondencia de la organizacin.

B, Los documentos son radicados de acuerdo con los lineamientos del manual de archivo y correspondencia organizacional.

C, Los documentos son registrados de acuerdo con los lineamientos del manual de archivo y correspondencia de la organizacin.

D, La informacin es manejada de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes.

01, Legislacin documental (a, b, c, d)

02, Software de gestin documental (a, b, c, d)

03, Procedimiento de recepcin documental (a, b, c, d)

04, Manual archivo y correspondencia de la organizacin (a, b, c, d)

05, Procedimiento de registro (c )

06, Anlisis y sntesis de la informacin (d)

07, Polticas y estructuras organizacionales (d)

08, Acceso a la informacin (d)

TIPOS DE EQUIPOS

Manuales y electrnicos

DOCUMENTOS

Internos, externos

TIPOS DE INSTRUMENTOS

Planillas, formatos de control

SOPORTES DOCUMENTALES

Impresos, magnticos, electrnico, audiovisuales




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CODIGO ELEMENTO 1 Recibir documentos de acuerdo con normas vigentes.

DESEMPEO

1. Observacin durante el proceso de recepcin y registro de dos documentos fsicos y dos documentos electrnicos

CONOCIMIENTO

1. Prueba escrita y/o estudio de casos

PRODUCTO

1. Registro de recepcin de documentos fsicos o electrnicos

APROBADO ACTA NRO. DEL CONSEJO DIRECTIVO NACIONAL SENA DE FECHA VERSION NRO. QUE REEMPLAZA A LA VERSION NRO. DE FECHA

NORMALIZADORSECRETARIO(A) TECNICO(A)

MARISOL SAAVEDRA BARRERA

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WAYNE ANTHONY TRIANA ALVIS




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CODIGO ELEMENTO 2 Despachar documentos teniendo en cuenta la normatividad vigente y polticas de la organizacin.





A, Los documentos son revisados, teniendo en procedimientos organizacionales.

B, Los documentos son registrados teniendo manual de archivo y correspondencia de la organizacin.

C, Los documentos son clasificados, teniendo en cuenta la poltica organizacional.

D, Los documentos son enviados teniendo en cuenta normatividad, manual de archivo y correspondencia de la organizacin.

E, Las copias son conservadas teniendo en cuenta procedimientos vigentes.

F, Los documentos son controlados teniendo en cuenta manual de archivo y correspondencia organizacional.

01, Legislacin documental (a, b, c, d, e, f)

02, Manual de correspondencia de la organizacin (a, b, c, d, e, f)

03, Normas de correspondencia (a, b, c, d, f)

04, Software para el manejo de la correspondencia (b, c, f)

05, Anlisis y sntesis de la informacin (b, c, d)

06, Polticas y estructuras organizacionales (a, b, c, d, e)

07, Normas de correo y servicios de mensajera (d, f)

DOCUMENTOS

Internos y externos

TIPOS DE INSTRUMENTOS

Planillas o formatos de control

TIPOS DE SOPORTE

Impresos, magnticos, electrnicos, audiovisuales

TIPO DE EQUIPOS


DESEMPEO

1. Observacin durante el proceso de despacho de cinco documentos

CONOCIMIENTO


PRODUCTO

1. Registro de documentos despachados




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CODIGO ELEMENTO 2 Despachar documentos teniendo en cuenta la normatividad vigente y polticas de la organizacin.




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CODIGO ELEMENTO 3 Archivar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con la normatividad vigente.





A, El sistema de ordenacin utilizado cumple con la normatividad vigente y polticas organizacionales.

B, La codificacin empleada cumple con normas vigentes y polticas organizacionales.

C, Los expedientes son estructurados siguiendo las normas vigentes e institucionales.

D, Los documentos son ordenados de acuerdo con normas vigentes y polticas organizacionales.

E, Los documentos son conservados de acuerdo con normas vigentes y manual de archivo y correspondencia.

F, Los expedientes de archivo son transferidos teniendo en cuenta legislacin vigente y manual de archivo y correspondencia.

G, Los espacios para el archivo son organizados teniendo en cuenta normas vigentes y polticas organizacionales.

H, Los elementos de proteccin personal son utilizados de acuerdo con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional.

01, Conceptos archivsticos (a, b, c, d, e, f, g)

02, Sistemas de ordenacin de archivos (a, c)

03, Procedimiento para archivar (b, d)

04, Manual de archivo (a, b, c, d, e, f, g)

05, Transferencia de documentos (e, f)

06, Legislacin vigente (a, b, c, d, e, f, g, h)

07, Tablas de retencin documental (b, c, e, f)

08, Salud ocupacional y seguridad industrial (h)

TIPOS DE EQUIPOS


TIPOS DE SOPORTE

Impresos, magntico electrnico. y audiovisual

UNIDADES DE CONSERVACION

Fsicas y electrnicas

ESPACIOS

Depsitos de archivos y oficinas

SISTEMAS DE ORDENACION DE ARCHIVOS

Manual y automatizado




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CODIGO ELEMENTO 3 Archivar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con la normatividad vigente.

DESEMPEO

1. Observacin durante el proceso de archivo de una serie documental

CONOCIMIENTO


PRODUCTO

1. Organizacin tcnica de una unidad de conservacin




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CODIGO ELEMENTO 4 Proveer informacin de acuerdo con normatividad y polticas organizacionales





A, La informacin suministrada corresponde a la solicitada.

B, La informacin reservada se suministra de acuerdo con la normatividad vigente.

C, El prstamo de documentos se realiza de acuerdo con normatividad y procedimientos sealados por la organizacin.

D, La calidad de la informacin cumple con las normatividad y estndares establecidos por la organizacin.

E, El acceso a la informacin obedece al cumplimiento de las normatividad y polticas de la organizacin.

F, El tiempo de respuesta se ajusta a la legislacin vigente y estndares establecidos por la organizacin.

G, Los instrumentos para consulta son utilizados con base en las normas y procedimientos de la organizacin.

H, Las tecnologas para el suministro de informacin son utilizadas de acuerdo con los manuales de procedimientos.

01, Anlisis de la informacin (a, b)

02, Manual de correspondencia ( a, b, c, d, f, g)

03, Prstamo de documentos (c, e, g)

04, Estndares de calidad de informacin (d)

05, Normatividad vigente (c, d, e, f, g)

06, Tecnologas de informacin (h)

07, Comunicacin (a, b, f)

08, Manual de procesos y procedimientos (a, b, c)

TIPOS DE EQUIPOS


TIPOS DE SOPORTE

Impresos, magnticos, electrnico, audio visuales

FORMATOS DE CONTROL

Planillas, inventarios, catlogos, guas e ndices

CLASES DE SOLICITUDES

Personal, impresa, telefnica y electrnicos




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CODIGO ELEMENTO 4 Proveer informacin de acuerdo con normatividad y polticas organizacionales

DESEMPEO

1. Observacin de tres momentos en la consulta del archivo segn rango de aplicacin

CONOCIMIENTO

1. Cuestionario y/o estudio de casos

PRODUCTO

1. Respuesta a tres solicitudes de informacin, por cualquier medio




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Documents

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