Prónay G. 23 Összefoglaló feljegyzés - kreatív probléma megoldó módszerek - 2015március19

1

ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS 23. PM MŰHELY (2015. március 19) MUNKÁJÁRÓL

Téma: kreatív problémamegoldó módszerek használata projektek el őkészítésére Időpont: 2015. március 19. 16-18 óra Helyszín: BME Infopark I. ép. B. 110. terem A Műhely munkájában részt vettek (24): Bajza Judit, Balogh István, Bátori István, Bozsár Gabriella, Börzsey Mária, Csordás Csaba, Darnyi-Kovács Barbara, Fenyősi Zoltán, Fodor Andrea, Guba Zoltán, Hegedűs Zsolt, Herczeg Iván, Kunsági László, Lelkes Katalin, Nagyné Czanka Valéria, Molnár Hajnalka, Peuker Gabriella, Prónay Gábor, Pusztai Bernadett, Sütő Gabriella, Szalay Imre, Szumzek Nóra, Tolnai János, Ujvári Ferenc Gábor Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket, köztük Bozsár Gabriellát, aki a téma felvetője volt és vállalta a Műhely munka levezetését. Bevezetőként elmondta, hogy a projektek sikertelenségének egyik meghatározó oka a kommunikáció gyengesége, ami sokszor a vállalati kultúra együttműködést nem kellően támogató szelleméből, a tudás transzfer gyengeségéből ered. Ezért is fontos, hogy a csapat munkát támogató módszertanok ismertek legyenek és alkotó módon felhasználásra kerüljenek. EU finanszírozású AdapTykes fejlesztési program (munkahelyi kultúra fejlesztés Finnországban – Leonardo da Vinci Innovation Transfer Program) eredményeképpen született módszertani összefoglaló kapcsán a Műhely moderálására Bozsár Gabriella vállalkozott, aki rövid szakmai bemutatkozás után bevezetőjében elmondta, hogy az eredeti, 57 millió euró költségvetésű finn TYKES programban 3000 cég (elsősorban kkv-k) vett részt és a gyakorlati megvalósítást 996 projektben próbálták ki. A magyarországi adaptáció keretén belül zajló pilot képzésekben a szakértő (facilitátor) a résztvevő intézményben a problémák feltárásában (gyökér probléma megtalálásában) és megoldásában nyújtott segítséget. A projekt eredményeit a magyar partnerek (BKIK és BGF) minél szélesebb körben szeretnék terjeszteni, ennek keretében született meg a Műhely program is. A kreatív probléma megoldó módszertanok legfontosabb tulajdonsága

• a szabályozottság (pontosan rögzített keretek, az ötletgenerálás és azok értékelésének szétválasztása)

• a kreativitás (kreativitást jelent minden új, eredeti ami létrejön, de ide tartoznak a meglevők újszerű összekapcsolásával létrejövők – több ötlet és nem egy megoldás)

• részvételre épülő (mindenki bevonása, ami a bizalmat és ezen keresztül az együttműködési szándékot erősíti). A megvalósítást nehezítheti a vállalati kultúra (nyílt, őszinte kommunikáció hiánya, az “időhiány”), a megfelelő szakértő/facilitator hiánya, a módszertanok nem ismerete

A különböző probléma megoldó módszerek a projektek különböző fázisaiban (előkészítés, tervezés, megvalósítás, lezárás) alkalmazhatók. Az előkészítési fázisban a projektet igénylő problémák feltárásában, az érdekeltek igényeinek feltárásában, a megvalósítható célok kitűzésében és megoldási javaslatok kidolgozásában szükség lehet megfelelő módszerek alkalmazására. Néhány probléma feltárásra alkalmazható módszer: .

• affinitás diagram – probléma feltárásra:a résztvevők egymással nem kommunikálva a probléma gyökereit megfogalmazzák és post-it-ekre írják, majd csoportosítják a probléma okokat még mindíg egymás befolyásolása nélkül

• halszálka (ok-okozat) módszer – fejjel ellátott halszálka rendszer kerül felrajzolásra. A fejbe beírandó a vizsgált probléma, a szálkákra az affinitás diagram probléma csoportjai teendők. Ezt kell kövesen a probléma csoportok okainak feltárása és azok prioritásának megvitatása

• kölcsönhatás gráf – probléma megoldó megoldás : a probléma csoportok post-it-eken. Egy irányú nyilakkal a kapcsolatok jelölése konszenzussal. Ahonnan a

Prónay G. 23 Összefoglaló feljegyzés - kreatív probléma megoldó módszerek - 2015március19

2

legtöbb nyíl indul az a probléma gyökere, ahová a legtöbb nyíl mutat, az a látható tünet (szűk keresztmetszet)

• többpont kérdés – Prioritás-képzőmódszer : a probléma tényezők felsorolva, a résztvevők egyenként 4 pontjukat a prioritásaik alapján, egyszerre osztják meg a probléma tényezők között. A három legtöbb pontot elért probléma tényezővel érdemes foglalkozni.

Az ötletek generálására a probléma megoldáshoz hasonlóan bevált módszerek léteznek:

• brainwriting – ötletgenerálás : a megadott problémára a résztvevők post-it-eken megoldási ötleteket írnak, amit csoportosítás után többször átbeszélve kialakul a lehetséges megoldások köre (facilitator szerepe meghatározó)

• hagyományos brainstorming (Osborn féle megoldás) • fordított brainstorming : ötletgyűjtés arra, hogy hogyan lehetne még rosszabb a

helyzet • scamper - substitute (egy rész kiszedése és mással helyettesítése), combine

(vmihez csatolás), adapt (vmi mást alkalmazva), modify-maximize-minimize (módosítás, maximalizálás, minimalizálás), put another use (próbáld másképp), eliminate (elhagyva vmit), rearrange (átrendezés)

Az ötletek értékelésére használt módszerek :

• többpont kérdés – pontozásos értékelés (lásd problémafeltárás leírását) • 6 kalap megoldás - KÉK: folyamatmenedzsment, FEHÉR: tények, adatok, PIROS:

érzések, ösztönök, SÁRGA: előnyök, pozitívumok, FEKETE: nehézségek, negatívumok, veszélyek, ZÖLD: ötletek, megoldások, lehetőségek. A színekkel jelzik a résztvevők, hogy éppen mivel foglalkoznak a megbeszélés adott fázisában. Cél, hogy ezek ne keveredjenek.

Akció tervezésre használható módszerek :

• vernisszázs - a megoldás 3-3 szempont szerinti kifejtése, értékelések, jobbító javaslatok kis csoportban. Facilitátor fontos feladata az elkalandozások megakadályozása.

• mind map - fő feladat a célstruktúra vagy a fő- és résztevékenységek strukturájának kreatív meghatározása

• erőtér analízis – segító- és hátráltató tényezők felmérése • collective notebook - a kezdeményező, a speciális CNB könyvbe leírja feladatot

és arra a reflexiókat kér. A reflexiók elvárt köre: megvalósítási folyamattal kapcsolatos ötletek, a megvalósítási folyamat mikéntjét másként, újszerűen, más változatban, hol találhatók további információforrás lehetőségek, a megvalósulási folyamatot befolyásoló tényezők, azok összefüggései és a hatásai, a megvalósítást érintő további együttműködést ösztönző élénkítő kérdések. Az összegzésre egy hónap múlva kerül sor.

A módszereket alkalmazó műhely munka irányítója a facilitátor, akinek megfelelő előkészítéssel kell a munkához látnia.

• Bemutatkozás-ráhangolódás : Mindenki egyenrangú. Miért vesz részt ? Mit vár a munkától ? Lépések, szabályok. Rövid bevezető előadás.

• Probléma felvetés – értékelés – kiválasztás • Megoldási ötletek és értékelésük • Akciók tervezése • Lezárás

A Műhely vitaindító kérdései :

1. Hogyan folyik a projektek előkészítése? Ki az előkészítő folyamat szervezője?

Prónay G. 23 Összefoglaló feljegyzés - kreatív probléma megoldó módszerek - 2015március19

3

2. Ki, hogyan állapítja meg, mi a probléma, amire megoldást keresünk, mi lesz a cél, és hogyan fogjuk elérni?

3. Ki hozza meg a döntést, a probléma megoldás alternatívájának kiválasztására? 4. Mi hiányzik ahhoz, hogy módszeresen végigvigyünk egy problémamegoldó

folyamatot? Hasznos lenne-e? 5. Ki az, akinek ezt végig kellene vinnie? Mi kellene ahhoz, hogy megtörténjen?

A Műhely résztvevők egyetértettek abban, hogy a probléma megoldó módszerek a csapatmunka meghatározó eszközei és ennek megfelelően a projektek minden szakaszában jól használhatók. A projektekben való alkalmazás megköveteli, hogy a projektmenedzserek a facilitátori szerepre felkészültek legyenek Különösen a projektek előkészítésében fontos, hogy a probléma és megoldásai kellő részletességgel kerüljenek döntésre a vezetés elé. A döntés előkészítésben segítséget jelenthet a csapatban rejlő tudások és tapasztalatok megfelelő megismerése és a javaslatokba beépítése (minden projektet érintő szempont váljon ismertté !). Mindez a döntések minőségének javítása mellett a megvalósításban is segítséget jelenthet, hiszen az abban résztvevők a kiválasztott megoldásokat magukénak érezhetik. A bemutatott módszerek különösen a K+F és egyéb innovatív megoldásokat megvalósító projekteknél jelentősek, ahol az egész pontosan megfogalmazható, mérhető célok még nem ismertek. Megjegyzendő, hogy ezen probléma feltáró-, megoldó módszerek alkalmazásához nyílt, őszinte kommunikációjú vállalati kultúra szükséges. A szükséges kultúra hiánya esetén várhatóan a módszerek alkalmazását, elterjedését a vállalati/intézményi vezetés nem támogatja. Felső vezetői támogatással viszont a módszertan alkalmazása jelentős fejlődést hozhat a vállalati/intézményi kultúrába, az együttműködési hajlandósába, a csapatmunka minőségében. Összefoglalva megállapítható, hogy a Műhely résztvevői áttekintették a csapatmunka probléma feltárási-, megoldási módszereinek tudásmegosztási lehetőségeit és ezek projektmenedzsmentben való alkalmazásának lehetőségeit. A kreatív módszerek alkalmazása nagymértékben függ a projekteket körülvevő munkakultúrától. A projektmenedzsereknek vállalati/intézményi projekt érettségtől függetlenül vezető szerepük van a módszertanok elterjesztésében. A Műhely részvevői megkapják a „dr. Bozsár Gabriella : Kreatív problémamegoldás kézikönyv. Készült az AdatTYKES projekt disszeminációs anyagaként. BGF, BKJK 2012” című tanulmányt. A Műhely résztvevői – a Műhely téma bevezetésére vállalkozó kollégák előkészítő javaslatai alapján –a következő, 2015.május 14-én megrendezésre kerülő 24. PM Műhely témájának a csapatépítés kritikus kérdései témát választották. A Műhely beszélgetés bevezető blogját, a téma felvetője Peuker Gabriella készíti és a Műhely munkát is Ő fogja moderálni. A blog várhatóan 2015. április elejétől olvasható lesz a http://blog.mfor.hu/projekt oldalon. A 24. Projektmenedzsment M űhelybeszélgetést 2015. május 14-én csütörtökön, 16– 18 óra között tartjuk a BME HIT Infoparkbeli tanácstermében. (1117. Bp. Magyar Tudósok Körútja 2. I. ép. B. szárny, I. em.110.) Budapest, 2015. március 23.

Dr. Prónay Gábor