26. PDTJ TADBIR PK-02 PENGURUSAN ASET JABATAN PDTJ TADBIR PK-02...4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN 4.1 Aset : Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli

1

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT DAERAH DAN TANAH JASIN

MS ISO 9001:2008

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN ASET JABATAN PDTJ/TADBIR/PK-02

JAWATAN TANDATANGAN

PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN (PENTADBIRAN DAN KEWANGAN)

JAWATAN TANDATANGAN

WAKIL PENGURUSAN

NO. SALINAN TERKAWAL :

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN ASET JABATAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/TADBIR/PK-02

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 2/14

SENARAI EDARAN

No.

Salinan Terkawal Penerima 1. Pegawai Daerah Jasin

2. Wakil Pengurusan

3. Pegawai Dokumen

4. Ketua Audit Dalam

5. Pembantu Tadbir Tertinggi (Tanah)

6. Pembantu Tadbir Kanan (Tanah)

7. Pembantu Tadbir Kanan (Pendaftaran)

8. Pembantu Tadbir Kanan (Hasil)

9. Penolong Jurutera (Pembangunan Fizikal)

10. Pembantu Tadbir Kanan (Pembangunan Masyarakat)

11. Pembantu Tadbir Kanan (Pentadbiran dan Kewangan)

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengurusan aset Kerajaan di Pejabat Daerah dan Tanah Jasin dilaksanakan dengan cekap, berkesan dan teratur mengikut peraturan yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Unit Aset di Pejabat Daerah dan Tanah Jasin dan merangkumi semua pengurusan aset yang meliputi harta modal, bernilai rendah, bekalan pejabat dan stok dalam stor dan bangunan.

3.0 RUJUKAN

3.1 PDJ/MK-01 : Manual Kualiti MS ISO 9001:2008

3.2 Pekeliling Perbendaharaan KP 1/2013 hingga 6/2013

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015

MUKASURAT : 3/14

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 01


MUKASURAT : 4/14

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1 Aset : Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

4.2 Aset Alih : Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu :-

: Harta Modal a) Aset Alih yang berharga perolehan asalnya

RM2,000.00 atau lebih setiap satu unit. Bernilai Rendah a) Aset Alih yang berharga perolehan asalnya

kurang RM2,000.00 setiap unit.

4.4 Bekalan

Pejabat : Semua barang luak termasuk alat tulis serta

kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu per satu.

4.5 Stok : Barang belum guna yang disimpan di dalam sesebuah stor jabatan untuk diedarkan kepada pengguna dari masa ke semasa mengikut keperluan atau bagi keperluan operasi, penyelenggaraan dan sebagainya.

4.6 Pengguna : Pegawai dan Kakitangan Pejabat Daerah dan Tanah Jasin

4.7

Pelupusan : Satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

4.8

PA : Pegawai Aset

4.9 PM : Pegawai Pemeriksa

4.10 KU : Ketua Unit

4.11 PP : Pegawai Penerima – pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

4.12 PT : Pegawai Bertauliah – pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

4.13 Kuasa Melulus

: Peringkat Perbendaharaan : a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi

RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000.

b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal iaitu :- 1) Telefon Bimbit; 2) Walkie-Talkie;

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 5/14

Kamera Digital; 3) Kamera Video; 4) Komputer Riba; 5) Palmtop / Pocket PC; 6) Personal Digital Assistant (PDA); 7) LCD projector; 8) Pemain CD/DVD; dan Smartphone.

c) Semua kehilangan yang melibatkan kecurian,

penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

Peringkat Pegawai Pengawal : a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan aset di para 4.13 (b) di atas.

b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-

apa hapus kira mesti berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 6/14

5.0 PROSES KERJA

TANGGUNG JAWAB TINDAKAN

5.1 Penerimaan Aset :- PA / PP / PT

5.1.1 Semak aset yang diterima daripada

Pembekal menetapi spesifikasi yang ditetapkan dalam invois atau nota serahan.

5.1.2 Tentukan kualiti dan kuantiti mengikut pesanan.

5.1.3 Pastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

5.1.4 Jika terdapat kerosakan/perselisihan, sila isi Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (Kew.PA-1) dan maklumkan kepada pembekal.

5.2 Pendaftaran Aset :- PA / PP 5.2.1 Daftarkan aset dalam tempoh dua (2)

minggu dari tarikh pengesahan penerimaan aset.

5.2.2 Daftarkan aset mengikut kategori aset seperti berikut :- a) Daftar Harta Modal Kew.PA-2; b) Daftar Bernilai Rendah Kew.PA-3; c) Senarai Daftar Harta Modal Kew.PA-4; d) Senarai Daftar Bernilai Rendah Kew.PA-5

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 01


MUKASURAT : 7/14


PA / PP 5.2.3 Labelkan aset seperti berikut :- a) Kod Jabatan, b) Kod Kumpulan Aset :- Harta Modal = (H), Bernilai Rendah = (R) c) Tahun Pembelian d) Nombor Siri (diwujudkan secara

berturutan), Contoh : PDTJ/KP/H/15/1 PA / PP 5.3 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Aset :- 5.3.1 Semua urusan penggunaan penyimpanan

dan pemeriksaan Aset hendaklah mematuhi peraturan yang terdapat dalam pekeliling. Borang yang digunakan adalah :

(a) Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9)

(b) Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10)

(c) Laporan Pemeriksaan Bernilai Rendah (KEW.PA-11)

(d) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Bernilai Rendah (KEW.PA12)

5.4 Penyelenggaraan Aset :- PA/PP 5.4.1 Sediakan aset yang perlu diselenggara dan

isikan Borang Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13).

5.4.2 Rancang aset yang perlu penyelenggaraan seperti di KEW.PA-13.

5.4.3 Jadualkan aset yang perlu diselenggara. 5.4.4 Rekodkan aset yang diselenggara dalam

Borang Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14).

PA / Urusetia

Pelupusan

5.5 Pelupusan Aset :-

5.5.1

Kenalpasti aset yang perlu dilupuskan.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 8/14


5.5.2 Sediakan maklumat aset yang perlu dilupuskan dalam Borang Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17).

5.5.3 Lantik Lembaga Pemeriksa sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai (seorang Pengerusi dan seorang ahli).

Lembaga Pemeriksa 5.5.4 Lembaga Pemeriksa sediakan laporan atau syor pelupusan kepada Urusetia Pelupusan.

PA / Urusetia Pelupusan

5.5.5 Sediakan laporan kepada Kuasa Melulus. Seterusnya Kuasa Melulus membuat keputusan.

5.5.6 Maklum dan laksanakan pelupusan mengikut keputusan Kuasa Melulus.

5.5.7 Sediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19).

5.5.8 Kemaskini rekod daftar aset dan sediakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan pada KEW.PA-20 yang ditandatangani oleh Pegawai Pengawal.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 10 MAC 2014

MUKASURAT : 9/14

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 01


MUKASURAT : 10/14


5.6 Kehilangan dan Hapus Kira :-

Ketua Jabatan / Pegawai

Bertanggungjawab

5.6.1 Jika kehilangan aset alih Kerajaan berlaku Unit Pengurusan Aset adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapuskira.

Pegawai Bertanggungjawab /

Urus Setia Kehilangan & Hapuskira

5.6.2 Laporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta dan buat laporan Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan aset diketahui.

5.6.3 Dapatkan maklumat aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)/ Bernilai Rendah (KEW.PA-5).

Ketua Jabatan / Pegawai Pengawal

5.6.4 Sediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-28).

5.6.5 Lantik Jawatankuasa Penyiasat (KEW.PA-29) secara bertulis dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh laporan awal ditandangani.

Jawatankuasa Penyiasat

5.6.6 Sediakan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-30) dan kemukakan kepada Urusetia dalam tempoh 2 bulan dari tarikh perlantikan.

Urusetia 5.6.7 Kemukakan laporan akhir untuk syor dan ulasan kepada Pegawai Pengawal.


Pegawai Pengawal 5.6.8 Pegawai Pengawal buat syor dan ulasan lengkap untuk dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari Laporan Awal dikemukakan.

Kuasa Melulus 5.6.9 Kuasa Melulus buat kelulusan. Jika lulus, maklum dan laksanakan keputusan.

Urusetia 5.6.10 Catatkan kelulusan hapus kira dalam Daftar harta Modal / Bernilai Rendah.

5.6.11 Sediakan Sijil Hapus Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

5.6.12 Jika ada syor surcaj/tatatertib, bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan.

5.6.13 Maklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib Jabatan ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh surat kelulusan.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 01


MUKASURAT : 11/14

6.0 REKOD KUALITI

BIL

NO. RUJUKAN NAMA REKOD TEMPOH

SIMPANAN

6.1 KEW.PA-1 Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.2 KEW.PA-2 Daftar Harta Modal 5 tahun

6.3 KEW.PA-3 Daftar Bernilai Rendah 5 tahun

6.4 KEW.PA-4 Senarai Daftar Harta Modal 5 tahun

6.5 KEW.PA-5 Senarai Daftar Bernilai Rendah 5 tahun

6.6 KEW.PA-6 Daftar Pergerakan Harta Modal & Bernilai Rendah 5 tahun

6.7 KEW.PA-7 Senarai Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.8 KEW.PA-8 Laporan Tahunan harta Modal dan Bernilai Rendah Bagi Tahun .......

5 tahun

6.9 KEW.PA-9 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.10 KEW.PA-10 Laporan Pemeriksaan harta Modal 5 tahun

6.11 KEW.PA-11 Laporan Pemeriksaan Bernilai Rendah 5 tahun

6.12 KEW.PA-12 Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Bernilai Rendah

5 tahun

6.13 KEW.PA-13 Senarai Aset yang Memerlukan Penyelenggaraan

5 tahun

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 01


MUKASURAT : 12/14

BIL


SIMPANAN

6.14 KEW.PA-14 Daftar Penyelenggaraan Harta Modal 5 tahun

6.15 KEW.PA-15 Surat Lantikan Ahli Lembaga Pemeriksa 5 tahun

6.16 KEW.PA-16 Perakuan Pelupusan (PEP) 5 tahun

6.17 KEW.PA-17 Laporan Lembaga Pemeriksa 5 tahun

6.18 KEW.PA-18 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.19 KEW.PA-19 Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.20 KEW.PA-20 Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.21 KEW.PA-21 Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.22 KEW.PA-22 Borang Tender Pelupusan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.23 KEW.PA-23 Jadual Tender Pelupusan 5 tahun

6.24 KEW.PA-24 Kenyataan Tawaran Sebutharga Pelupusan Aset Alih Kerajaan

5 tahun

6.25 KEW.PA-25 Borang Sebutharga Pelupusan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.26 KEW.PA-26 Jadual Sebutharga Pelupusan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.27 KEW.PA-27 Kenyataan Sebutharga Pelupusan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 13/14

BIL


SIMPANAN

6.28 KEW.PA-27A Senarai Aset Yang Dilelong 5 tahun

6.29 KEW.PA-28 Laporan Awal Kehilangan Aset Ali Kerajaan 5 tahun

6.30 KEW.PA-29 Pelantikan Jawatankuasa Penyiasatan 5 tahun

6.31 KEW.PA-30 Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.32 KEW.PA-31 Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan 5 tahun

6.33 KEW.PA-32 Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib 5 tahun

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN




NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 14/14

Documents

26. PDTJ TADBIR PK-02 PENGURUSAN ASET JABATAN PDTJ TADBIR PK-02...4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN 4.1 Aset : Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli