295

CONCLUSIONES

§ Al analizar el control interno y las actividades inherentes a los costos involucrados

en el Proceso de Tramitación de equivalencias, se pudo determinar que la

institución debe aplicar más medidas correctivas en relación a los controles

existentes, para ofrecer un mejor y más rápido servicio, y para salvaguardar los

activos de la universidad, controlando especialmente las planillas de aceptación de

estudiantes, ya sea con números troquelados, papel sellado, o cualquier otra

medida de seguridad que permita demostrar que es confiable, para determinar así

los recursos con que cuenta la universidad, ya que actualmente no se satisfacen las

necesidades de la institución ni del estudiantado afectando directamente la toma de

decisiones de los mismos.

§ En cuanto a los costos y gastos administrativos en los cuales incurre la institución

para la cuantificación de las erogaciones dentro del Proceso de Tramitación de

equivalencias, se consideraron todos los de importancia para dicho proceso, y que

afectan directamente las actividades que lo componen. Sin embargo, es de destacar

que la institución no posee activos fijos propios, es decir, que se encuentra en

COMO DATO, brindado por una Fundación a parte llamada SERVIEDUCA, lo cual

nos elimina entre los gastos más resaltantes la depreciación del Activo Fijo y el

alquiler del edificio, y por concerniente se le imputó al proceso los gastos de

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mantenimiento y reparación de los activos fijos más relacionados con las actividades

del proceso de la institución.

§ Para establecer el Flujo del Proceso, se calcularon los tiempos incurridos en las

actividades, para el trámite de una equivalencia, sobre el promedio mensual de 75

alumnos por escuela. La información suministrada por el flujo grama permitió el

cálculo de los generadores de la estructura de costos propuesta, para determinar los

costos unitarios del proceso. Se observó que los tiempos individuales calculados sin

tiempo de espera, cumplen con las expectativas de la universidad y de los

estudiantes, sin embargo, el retraso del proceso se presenta ya que éstos tiempos

de espera son demasiado concurrentes en el mismo. Por otra parte se encontraron

debilidades y fallas internas, por el tiempo de respuesta de las actividades del

proceso, la falta de disponibilidad, cordialidad o receptividad por parte del personal

hacia los estudiantes; con la aprobación de las materias, ya sea por evaluación de

los pensum o por el simple hecho de la aprobación como tal; por la acreditación de

las materias al sistema, falta de información sobre el proceso y el monto a cancelar,

o simplemente información desviada, falta de comprobantes o soportes para los

alumnos, falta de organización generalmente fundamentado en el extravió de

documentos, entre otros, que la institución ha pasado por alto debido a ciertos

paradigmas que han evitado la adecuada evaluación y control del proceso.

§ Para la fijación del arancel se debe considerar que el costo del trámite de

equivalencias por alumno es de 12.432,31 Bs. Sin la recepción del arancel. Y Con la

297

recepción del arancel 21.657,23 Bs. Pero además de obtener los costos, para fijar

los aranceles la universidad debe calcular el porcentaje de ganancia que se desea

obtener de proceso.

298

RECOMENDACIONES

299

RECOMENDACIONES

Considerando las conclusiones obtenidas se proponen las siguientes sugerencias:

§ Estructurar las actividades y los objetos de costos de acuerdo con el sistema tecnológico

que utilicen y los canales por donde se realizan. Además se recomienda realizar

evaluaciones periódicas para la correcta aplicación del sistema; y registrar detalladamente

los ingresos obtenidos por dicho proceso, en relación a los otros “Ingresos Varios”

percibidos por la institución.

§ Se recomienda utilizar las fórmulas descritas en este sistema, para el cálculo de

generadores de costos, así como para hallar la rentabilidad por servicio prestado, estudiante

y escuela.

§ Es importante tomar en consideración las inconformidades expresadas por los alumnos

sobre el proceso para aprender de los errores y solventarlos buscando mejoras. Y también

es primordial considerar las sugerencias que proporcionó el personal administrativo que

labora con dicho proceso, en especial la idea de departamentalizar los trámites de

equivalencias .

300

§ Implantar el sistema de costos basado en actividad, para controlar mejor los costos

operativos reales en las cuales incurre la organización, para la prestación del servicio a los

estudiantes. Se recomienda extender el sistema de costos ABC, para todas las escuelas de

la URBE, y que dicha estructura se calcule semestralmente. Y elaborar un Presupuesto

Flexible de Gastos, semestral, para el proceso de tramitación de equivalencias de la URBE,

porque es el que más se adecua a la Estructura de Costos ABC puesto que sus cálculos

también se basan en las actividades.

301

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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CURSO.

311

ANEXOS

312

ANEXO # 1: PRESENTACIÓN DEL INSTRUMENTO