3351 Manual Sistema Gestion[1]

MANUAL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL VERSIN 6Fecha aprobacin: 2009-01-26

SC 3317-1 SC 3317-2

GP 014-1

EJE DE GESTIN DE CALIDAD

NORMAS NTC ISO 9001 Y NTC GP 1000

Dirigido a Clientes / Usuarios y Partes Interesadas

SA 237-1

NORMA NTC ISO 14001

NORMA NTC OHSAS 18001

Dirigido a la Sociedad en General

Dirigido a Colaboradores Y Partes Interesadas

EJE DE GESTIN EJE DE GESTIN AMBIENTAL SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

OS 135-1

Nuestro Compromiso: Ser Entidad Ejemplo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina1Documento No Controlado en Caso de Ser Impreso o Descargado

MANUAL DE GESTIN INTEGRALAREA DE GESTIN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO

Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06

TABLA DE CONTENIDO Pg.

1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN .......................................... 5 2. CONSTITUCIN Y FUNCIONES DEL COMIT DE GESTIN INTEGRAL ........6 3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIN (ISO 9000:2005; NTC GP 1000:2004............................................................................... 14 4. POLTICA DE GESTIN INTEGRAL..................................................................17 5. CMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLTICA DE GESTIN INTEGRAL?.......................................................................................................18 6. OBJETIVOS DE GESTIN INTEGRAL .......................................20 7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN NTEGRAL...................22 8. EXCLUSIONES..........................................................................23 9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ...........24 10. DETERMINACIN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD PARA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL...26 11. MAPA DE PROCESOS...................................................................................... 31 11.1 CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO...32 11.2 CARACTERIZACIN PROCESO REGISTRO DE POBLACIN DESPLAZADA..33 11.3 CARACTERIZACIN PROCESO ATENCIN HUMANITARIA A POBLACIN DESPLAZADA..................................................................................................................................34 11.4 CARACTERIZACIN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VCTIMAS DE LA VIOLENCIA.....................................................................................................................................35 11.5 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE DONACIONES.....................36 2



11.6 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIAReSA...37 11.7 CARACTERIZACIN PROCESO INFRAESTRUCTURA.........................38 11.8 CARACTERIZACIN PROCESO FAMILIAS EN ACCIN....39 11.9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILCITOS, PCI.........................................................................................40 11.10 CARACTERIZACIN PROCESO GENERACIN DE INGRESOS42 11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ........43 11.12 CARACTERIZACIN PROCESO FONDO PARA LA REPARACIN DE LAS VCTIMAS..45 11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HABITAT Y VIVIENDA..46 11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCIN DE TIERRAS Y PATRIMONIO............................................................................................................48 11.15 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA SUPERACIN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS 50 11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL......52 11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA.................54 11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS.......56 11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES...58 11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA...........................60 11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO................................62 11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES.................................64 3



11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN... 66 11.24 CARACTERIZACIN PROCESO APOYO LEGAL....................................... 68 11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL.69 11.26 CARACTERIZACIN PROCESO PLANEACIN..........................................71 11.27 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO...................72 11.28 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO...73 12. ANEXO A. GLOSARIO DE TRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL......................74 12.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD..74 12.2 EJE DE GESTIN AMBIENTAL......77 12.3 EJE DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL................79 13. ANEXO B. LISTA DE SIGLAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN INTEGRAL............81 14. ANEXO C. NORMAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN INTEGRAL.................................................................................................................84

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1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN

La Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, como establecimiento pblico de orden nacional adscrito a la Presidencia de la Repblica, se ha propuesto liderar un proceso de cambio que le permita convertirse en Entidad Modelo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina. Accin Social, ha encontrado en la implementacin de un Sistema de Gestin Integral, un importante apoyo para el mejoramiento institucional y la bsqueda de resultados superiores. En este contexto se presenta el manual de gestin integral, que como lo indican las normas NTC ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, especifica el sistema de gestin integral implementado en la Entidad. El manual permite conocer la poltica y los objetivos pretendidos que orientan la gestin integral de la Entidad y de cada uno de sus colaboradores, como tambin el alcance del sistema y los numerales de las normas NTC ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000: 2004 que se excluyen por no aplicar a la naturaleza de esta organizacin. Para tener una visin integral de la Entidad, este manual describe los macroprocesos y procesos, a travs de fichas de caracterizacin en donde se observan las interacciones ms significativas que se dan entre un proceso y otro. Por otra parte, el manual refiere los 6 procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2004. Sea este manual de gestin integral, una importante herramienta que permita no solo el cumplimiento de requisitos, sino un instrumento que nos conduzca a la mejora continua que pretende la Entidad, por lo que se espera la participacin y compromiso de todos y cada uno de los miembros del equipo humano de Accin Social de la Presidencia de la Repblica. Los ciudadanos esperan cada da mejores y mayores resultados de sus instituciones. Quienes tenemos la oportunidad de participar con nuestro trabajo dentro del Estado, tenemos indeclinables deberes para con aquellos, buscando ofrecerles todo cuanto esperan con la mayor transparencia y oportunidad.

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2. CONSTITUCIN Y FUNCIONES DEL COMIT DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

El Director General de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, ha constitudo instancias para dirigir, impulsar y liderar la implementacin del Sistema de Gestin Integral, como son el Comit de Gestin Integral y el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, y su Coordinador (Rodrigo Alonso Vera Jaimes) ejerce como Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral y Secretario Tcnico del Comit de Gestin Integral.

De la Resolucin No. 0628 de Septiembre de 2005 CONSIDERANDO:

Que la Ley 489 de 1998 en su artculo 115 dispone que el director del Organismo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, polticas y programas de la entidad, podr crear y organizar con carcter permanente o provisional, grupos internos de trabajo; Que la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, requiere fortalecer las actividades relacionadas con la implementacin de un sistema de gestin integral orientado a proponer y promover metodologas, procesos y herramientas gerenciales, con el fin de optimizar los resultados misionales, priorizar la salud y la prevencin de riesgos laborales, as como contribuir con la proteccin ambiental y el buen uso de los recursos naturales; Que;

Que a travs de la implementacin de un sistema de gestin integral;

Que es necesario organizar un rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo e integrar un comit especial que propenda por el mejoramiento continuo institucional, la implementacin de un Sistema de Gestin Integral, que desarrolle acciones estratgicas tendientes a cumplir con la mayor efectividad los propsitos 6



de la direccin en materia de transparencia, control, documentacin y atencin al ciudadano con el fin de fortalecer el capital humano institucional, las competencias del personal y verificar que la planeacin, seguimiento y evaluacin de los diferentes procesos de conduccin, realizacin y soporte cumplan con los objetivos trazados por la Direccin y el Gobierno Nacional en pro del mejoramiento continuo institucional,

RESUELVE:

ARTCULO PRIMERO. - Crear el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, como parte de la Direccin General de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL. ARTCULO SEGUNDO. Las Funciones del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo sern las siguientes: 1. Asistir a la Direccin General para asegurar de que se mantienen los procesos necesarios para la implementacin de un sistema de gestin integral, e informar sobre el desempeo del mismo. 2. Coordinar, controlar y evaluar los planes de accin, programas, proyectos y servicios a cargo de la institucin, con el fin de introducir la mejora continua y el cumplimento de las normas ISO, NTCGP 1000:2004, ambiental y OHSAS 18001 en lo relacionado con la gestin institucional. 3. Coordinar a nivel interno y externo las actividades relacionadas con el sistema de gestin integral. 4. Proponer al Director de la Accin Social, ajustes a la organizacin interna, de acuerdo con las necesidades especficas de cada proceso previsto en el alcance del sistema de gestin integral y las polticas del Gobierno Nacional. 5. Dirigir los procesos de sensibilizacin, capacitacin, difusin e implementacin relacionados con el sistema de gestin integral. 6. Promover los procesos de calidad y mejoramiento continuo que adelante la entidad, buscando ampliar el alcance del sistema y el acceso a otras certificaciones convenientes para la institucin.

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7. Promover y coordinar la realizacin de estudios tcnicos, presentar propuestas sobre la organizacin y desarrollo administrativo, simplificacin, mejoramiento, modernizacin de tramites y procedimientos, y dems asuntos relacionados con la gestin. 8. Proponer actividades que permitan fortalecer el aprendizaje y buenas prcticas encaminadas al mejoramiento continuo y de la gestin integral tendientes a incrementar el cumplimiento de metas y resultados institucionales. 9. Las dems que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia que se organiza.

Pargrafo: El Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, representar al Director General para todos los efectos relacionados con la implementacin del sistema de gestin integral y dems eventos, consejos, comits y juntas que este determine.

ARTCULO TERCERO. conformado as:

Crear el Comit del Sistema de Gestin Integral

El Director General El Secretario General Los Directores Tcnicos El Jefe de la Oficina de Planeacin El Jefe de la Oficina de Control Interno El Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo.

PARGRAFO.- Al comit podrn ser invitadas en forma permanente o transitoria las personas que puedan contribuir con el cumplimiento de sus propsitos. Estas personas tendrn voz pero no voto.

ARTCULO CUARTO.- Funciones El Comit del sistema de gestin integral tendr las siguientes funciones:

1. Impulsar las acciones encaminadas al mejoramiento continuo institucional.

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2. Definir la poltica de gestin integral de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCION SOCIAL. 3. Aprobar la expedicin, modificacin y ajuste de los procesos y procedimientos del sistema de gestin integral. 4. Implementar los mecanismos que estime convenientes y considere necesarios para alcanzar las certificaciones ISO, y OHSAS que estimen convenientes. 5. Liderar el diagnstico y las iniciativas tendientes a optimizar la Gestin de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCION SOCIAL. 6. Aprobar el manual de Calidad de la institucin. 7. Determinar las actividades de informacin, divulgacin y conocimiento del sistema de gestin integral a nivel interno y externo, nacional e internacional. 8. Las dems que por su naturaleza se le relacionen.

ARTCULO QUINTO. El comit deber reunirse; ARTCULO SEXTO. La Secretara Tcnica del comit de gestin integral ser ejercida por el Coordinador del rea de Calidad y Mejoramiento Continuo. ARTCULO SPTIMO. Funciones de la Secretara Tcnica.

Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias del comit de gestin integral de acuerdo con las disposiciones de la Direccin General. Elaborar las actas correspondientes de las sesiones. Ejercer la vocera del comit en los eventos y actividades relacionados con la implementacin del sistema de gestin integral.

ARTCULO OCTAVO. - Para la coordinacin, ejecucin, supervisin y control de las actividades y funciones, ser designado un coordinador mediante comunicacin emanada de la Direccin General, quien ser el responsable del cumplimiento de las actividades previstas en este acto administrativo. El Coordinador a quien se le asigne el cumplimiento de estas obligaciones, suscribir para todo efecto las 9



comunicaciones institucionales como Coordinador Nacional del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo.

ARTCULO NOVENO. - Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

COMUNQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot, D.C., a los 20 das del mes de septiembre de 2005

(FDO) LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL DIRECTOR GENERAL

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RESOLUCIN No. 07614 DE 03 DE DICIEMBRE DE 2008

Por la cual se modifica la resolucin nmero 0628 de fecha 20 de septiembre de 2005, mediante la cual se organiz el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo y se cre el Comit del Sistema de Gestin Integral, de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional, Accin Social y se delega la facultad de celebrar acuerdos de intencin en el Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo

EL DIRECTOR GENERAL DE LA AGENCIA PRESIDENCIAL PARA LA ACCIN SOCIAL Y LA COOPERACIN INTERNACIONAL, ACCIN SOCIAL

CONSIDERANDO:

Que la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional, Accin Social, requiere fortalecer las actividades relacionadas con la implementacin de un sistema de gestin integral orientado a proponer y promover metodologas, procesos y herramientas gerenciales, con el fin de optimizar los resultados misionales, priorizar la salud y la prevencin de riesgos laborales, as como contribuir con la proteccin ambiental y el buen uso de los recursos naturales. Que lo anterior, corresponde a los lineamientos y criterios propuestos por la Presidencia de la Repblica, sector administrativo al que pertenece la entidad. Que a travs de la resolucin nmero 0628 de fecha 2 de septiembre de 2005 se conform el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, as como el Comit de Gestin Integral de la entidad, requirindose introducir algunos ajustes para beneficio e impulso de la institucin.

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RESUELVE:

ARTCULO PRIMERO. Modificar el numeral segundo (2) del artculo segundo de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedar as: 2. Coordinar, controlar y evaluar los planes de accin, programas, proyectos y servicios a cargo de la institucin, con el fin de introducir la mejora continua y el cumplimiento de las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, entre otras. ARTICULO SEGUNDO. - Modificar el numeral octavo (8) del artculo segundo de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedar as: 8. Proponer actividades que permiten fortalecer el aprendizaje y buenas prcticas encaminadas al mejoramiento continuo, la gestin integral y la adopcin de modelos de excelencia de reconocimiento internacional tendientes a incrementar el cumplimiento de metas y resultados institucionales; PARGRAFO. Para cumplir con las actividades sealadas en este numeral como actividades complementarias, el Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo podr adelantar gestiones con Entidades de naturaleza pblica y privada, Nacionales e Internacionales y suscribir acuerdos de intencin, y de cooperacin acadmica, que faciliten la formacin, investigacin, innovacin y desarrollo de tecnologas, a travs de alianzas estratgicas y de cooperacin interinstitucional, sin que ello implique la delegacin de funciones como ordenador del gasto de Accin Social . ARTCULO TERCERO. Modificar el numeral cuarto (4) del artculo cuarto de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedara as: 4. Implementar los mecanismos que estime convenientes y considere necesarios para alcanzar las certificaciones ISO 9001:2008, NTC-GP 1000-2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, entre otras. ARTCULO CUARTO: Modificar el artculo Quinto (5) de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedara as: Artculo Quinto: El comit se reunir por lo menos una (1) vez al mes o cada vez que la Direccin General de la entidad lo convoque. Este podr realizarse excepcionalmente de manera virtual. 12



ARTCULO QUINTO. - Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

Dada en Bogot, D.C., a los 03 das de Diciembre de 2008

COMUNQUESE Y CMPLASE

(FDO) LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL Director General

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3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIN (ISO 9000:2005 - NTC GP 1000:2004) La Alta Direccin de la Institucin, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su desempeo, busca la aplicacin transversal de los siguientes principios de gestin de la calidad: 1) Enfoque hacia el cliente: La razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumplan con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. El principal fin del sistema de gestin integral de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, es aumentar la satisfaccin de sus clientes o usuarios, de forma que la poblacin vulnerable, desplazada, vctima de la violencia o involucrada en cultivos ilcitos, mejore sus capacidades humanas y condiciones de vida. 2) Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la Alta Direccin de cada entidad sea capaz de lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. La Direccin General ha promovido con gran liderazgo el mejoramiento de la gestin institucional, desde el compromiso personal y su participacin dedicada a la implementacin del sistema de gestin integral, a travs del comit del sistema de gestin integral y de otros conformados, con el fin de asegurar el Direccionamiento de la Institucin. 3) Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas: Es el compromiso de los servidores pblicos y/o de los particulares que ejercen funciones pblicas en todos los niveles, lo que permite el logro de los objetivos de la entidad. La Entidad ha promovido espacios para la participacin del personal en la implementacin del sistema de gestin integral en su propsito por ser Entidad Ejemplo de Eficiencia y Servicio al Comunidad; entre estos se pueden mencionar: encuentros nacionales y regionales, encuentros temticos, foros y congresos internacionales, instancias de formacin y capacitacin con seminarios y diplomados, logrando que el 100% del personal haya recibido formacin en fundamentos en sistemas de calidad as 14



como en talleres de crecimiento humano, administracin del tiempo, trabajo en equipo, entre otros. 4) Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. La vivencia de este principio ha permitido fortalecer la organizacin y el trabajo en equipo al interior de cada proceso, generando cada vez mayor valor agregado examinando la cadena de valor, y fortaleciendo las interacciones e interdependencias. 5) Enfoque del sistema para la gestin: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema, contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. La implementacin del S.G.I. ha llevado a la Institucin a trabajar de manera sistmica, articulando y optimizando la gestin entre los diferentes procesos involucrados en el alcance, lo que ha permitido evidenciar las fallas y generar de manera interdisciplinaria las soluciones ms efectivas. 6) Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras ms prcticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeo global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. Desde el inicio de la actual administracin se impuls en la Institucin, la iniciativa de Ser la Mejor Entidad del Estado, lo que se ha buscado por la ruta de la implementacin del sistema de gestin integral. La metodologa del ciclo PHVA (Planear Hacer Verificar Actuar), favorece la mejora continua que se pretende en nuestra gestin. 7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el anlisis de los datos y la informacin, y no simplemente en la intuicin. La Alta Direccin con la participacin del personal, hace un seguimiento permanente a la gestin, a partir del cual se analiza la informacin para tomar decisiones acertadas; el resultado de las auditoras internas y la revisin del S.G.I. por la direccin, son instancias en las que se aplica este principio; el desarrollo de comits estratgicos es una instancia valiosa para la vivencia de este principio. 15



8) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relacin beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. Dentro del proceso de mejoramiento continuo, la Entidad busca fortalecer su interaccin con los proveedores de bienes y servicios, desarrollando una evaluacin y reevaluacin que conduzca al mejoramiento de la gestin as como al aseguramiento de la calidad en los productos y/o servicios que se contratan. 9) Coordinacin, cooperacin y articulacin: El trabajo en equipo, en y entre entidades, es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. La entidad se esfuerza permanentemente por la aplicacin de este principio a travs de la gestin con el Sistema Nacional de Atencin Integral a la Poblacin Desplazada, (SNAIPD), el Sistema Nacional de Cooperacin Internacional, (SNCI), el Centro de Coordinacin y Accin Integral, (CCAI), la Unidad Tcnica Conjunta (UTEC), la Red de Proteccin para la Superacin de la Pobreza Extrema JUNTOS, de igual forma, mediante la proyeccin interinstitucional que est permitiendo que Accin Social apoye la implementacin de Sistemas de Gestin de Calidad en otras entidades pblicas. 10) Transparencia: La gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la informacin pertinente de sus procesos, facilitando el control social. Accin Social est contribuyendo con la construccin de un estado ms eficiente y transparente, al servicio del ciudadano, por lo que a travs de la pgina Web publica tanto los procesos de contratacin que se adelantan, como los procesos dirigidos a los clientes o usuarios. Adicionalmente, impulsa su proceso de rendicin de cuentas al ciudadano y es parte de las Entidades que se esmeran por informar ante Transparencia Internacional captulo Colombiano, los asuntos que le sean requeridos.

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4. POLTICA DE GESTIN INTEGRAL

POLTICA DE GESTIN INTEGRAL Con el permanente crecimiento humano de sus colaboradores, ACCIN SOCIAL de la Presidencia de la Repblica coordina, ejecuta y promueve polticas, planes y programas de Cooperacin Internacional para el desarrollo econmico y social del Pas y de Gestin Social para contribuir a la superacin de la pobreza de Colombianos afectados por la violencia, los cultivos ilcitos y en condiciones de vulnerabilidad, actuando con transparencia, eficiencia, calidez, oportunidad e integralidad. Comprometida con el mejoramiento continuo de su gestin, implementa acciones dirigidas a disminuir y controlar los riesgos en la seguridad y salud ocupacional de sus clientes internos, externos y partes interesadas, as como para la proteccin del medio ambiente y los recursos naturales, cumpliendo los requisitos legales vigentes.

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5. CMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLTICA DE GESTIN INTEGRAL?

SISTEMA DE GESTIN INTEGRALEJE DE GESTIN DE CALIDAD

NORMA ISO 9001 Y NTC GP 1000

NORMA ISO 14001

NORMA OHSAS 18001

EJE DE GESTIN AMBIENTAL

EJE DE GESTIN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

La Hormiga Socialita, fue elegida hacia el ao 2004 como Mascota de nuestro Sistema de Gestin por mayora de votacin, despus de varias propuestas presentadas tanto en el nivel nacional como en el territorial, porque simboliza espritu de trabajo, disciplina, sencillez, cooperacin y trabajo en equipo, caractersticas que identifican al personal de Accin Social en cualquier rincn de Colombia, y en este manual brinda unas orientaciones sobre la poltica de gestin integral; SOCIALITA, tambin pas por la mejora continua y desde el 2007, tiene nueva imagen.

Dentro de las intenciones de la Alta Direccin, se pretende que Accin Social de la Presidencia de la Repblica contribuya con la excelencia en el servicio pblico, y se convierta en Entidad Modelo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina. Para alcanzar este propsito se ha iniciado la ambiciosa ruta de implementacin de un Sistema de Gestin Integral, que incluye: Una Gestin de Calidad Orientada a aumentar la satisfaccin de los usuarios, clientes, o beneficiarios de los productos y servicios que entregamos en materia de Accin Social y Cooperacin Internacional, mediante el adecuado desempeo de los procesos.

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Una Gestin de la Seguridad y Salud Ocupacional Orientada a brindar condiciones de trabajo en las que se gestionen los riesgos que puedan afectar el bienestar de los colaboradores de la familia Accin Social, as como de los visitantes a las instalaciones o partes interesadas. Una Gestin Ambiental Orientada a ser una entidad amigable con el medio ambiente y la sociedad en general, comprometida con el desarrollo sostenible y la responsabilidad social, a travs de la promocin de prcticas que prevengan la contaminacin ambiental y estimulen la proteccin y el adecuado uso de los recursos naturales en nuestras actividades, productos y servicios.

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6. OBJETIVOS DE GESTIN INTEGRAL

6.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD

1. Contribuir al desarrollo y crecimiento humano de los colaboradores. 2. Contribuir a la superacin de la pobreza de cinco millones de colombianos, a travs de la articulacin de sus procesos, su operacin territorial y la coordinacin interagencial. 3. Aumentar la Cooperacin Internacional pblica y de otras fuentes, con el fin de promover las prioridades del Gobierno, la estrategia de cooperacin y los objetivos de desarrollo del milenio. 4. Incrementar la eficiencia, oportunidad y calidez en la prestacin de los servicios. 5. Aumentar la eficacia y oportunidad de los procesos de soporte, para el mejoramiento continuo en la gestin y la prestacin de los servicios de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional. 6. Fortalecer los mecanismos de comunicacin y retroalimentacin para mejorar la atencin a nuestros usuarios. 7. Planear, evaluar y definir las necesidades de bienes y servicios de la Entidad, con el propsito de satisfacerlas de manera oportuna y eficaz, cumpliendo con los requisitos de nuestro cliente interno.

6.2 EJE DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

1. Desarrollar actividades tendientes a fortalecer la calidad de vida colaboradores de la Entidad.

laboral de los

2. Mejorar las condiciones locativas, ergonmicas y ambientales, de las instalaciones de la entidad para optimizar la prestacin de sus servicios. 3. Implementar mecanismos que permitan controlar los riesgos de seguridad de los colaboradores de la entidad, generados por situaciones de orden pblico. 20



4. Fortalecer las acciones dirigidas a atender situaciones de emergencia provocadas por fenmenos naturales, incendio, atentados terroristas, y emergencias mdicas. 5. Implementar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de transporte y de cmputo.

6.3 EJE DE GESTIN DE AMBIENTAL

1. Desarrollar actividades que conduzcan a la proteccin de recursos naturales a travs de campaas para el uso adecuado y ahorro del agua y la energa. 2. Contribuir con la disminucin y el control de la contaminacin ambiental, mediante actividades que permitan minimizar las emisiones de gases. 3. Fomentar la proteccin del medio ambiente mediante programas de reciclaje y manejo de residuos slidos. 4. Promover la prevencin ambiental mediante el uso de productos orgnicos en las actividades institucionales. 5. Implementar actividades que conduzcan a la promocin de conductas social y ambientalmente deseables para contribuir al desarrollo sostenible, entre el personal de Accin Social y las partes interesadas.

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7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

El Sistema de Gestin Integral opera tanto en el nivel nacional (Sede Bogot), como en el nivel Territorial (35 sedes), y su alcance incluye a 28 procesos que interactan para la realizacin de los productos y/o servicios que Accin Social de la Presidencia de la Repblica, entrega a travs de la Gestin Social y la Cooperacin Internacional. Dichos procesos son: Un (1) Proceso de Conduccin: Direccionamiento Estratgico. Quince (15) Procesos de Realizacin o Misionales: Catorce (14) hacen parte del Macroproceso de GESTIN SOCIAL: Registro de la Poblacin Desplazada; Atencin Humanitaria a Poblacin Desplazada; Ayuda Solidaria a Vctimas de la Violencia; Gestin de Donaciones; Red de Seguridad Alimentaria; Infraestructura; Familias en Accin; Gestin Presidencial Contra Cultivos Ilcitos; Generacin de Ingresos; Paz y Desarrollo; Fondo para la Reparacin de las Vctimas; Hbitat y Vivienda; Proteccin de Tierras y Patrimonio; Red de Proteccin para la Superacin de la Pobreza Extrema - Juntos. Un (1) hace parte del Macroproceso de GESTIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL: se refiere a la Gestin de Oferta y Demanda de Cooperacin Internacional. Doce (12) Procesos de Soporte: Gestin Administrativa; Adquisicin de Bienes y Servicios; Contratacin; Gestin Financiera; Talento Humano; Comunicaciones; Tecnologa de Informacin; Apoyo Legal; Gestin y Administracin Documental; Planeacin; Control y Seguimiento; Control Interno Disciplinario.

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8. EXCLUSIONES

De acuerdo con la naturaleza de la gestin de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional - Accin Social, se excluye el numeral 7.6 de la norma ISO 9001:2008, dado que la Entidad no utiliza dispositivos o equipos de medicin que requieran calibracin o verificacin frente a patrones especiales; para el seguimiento y la medicin de los procesos, as como de los productos y servicios, se manejan otros mtodos como evaluaciones de impacto, sondeos de opinin, encuestas e indicadores, entre otros.

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9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

En Accin Social de la Presidencia de la Repblica, se tienen implementan los procedimientos documentados requeridos por las normas tcnicas de sistema de gestin integral y los necesarios para la operacin y el control de cada proceso; estos son de gran aporte para el mejoramiento continuo en la gestin. Las versiones vigentes de estos procedimientos estn siempre disponibles en la INTRANET, para la consulta y aplicacin del personal.

CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL Este procedimiento busca controlar la produccin documental institucional, dentro del sistema de gestin integral asegurando la disponibilidad de la informacin para aquellas dependencias que la requieran y estableciendo procesos de control a los documentos que incluyan el acceso, la revisin, actualizacin y conservacin de estos; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

CONTROLAR REGISTROS GENERADOS. El propsito del procedimiento es establecer y mantener mecanismos de control que permitan identificar, actualizar y conservar los registros que proporcionan evidencia sobre la conformidad de los requisitos establecidos dentro del sistema de gestin integral as como de su operacin eficaz; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD El Objetivo de este procedimiento es determinar si el sistema de gestin integral se encuentra conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos de las Normas Tcnicas; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

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TRATAMIENTO DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME (8.3 ISO 9001:2008 NTC-GP 1000:2004) El objetivo es disponer de un procedimiento mediante el cual se define la metodologa para la identificacin y tratamiento del producto y/o servicio no conforme, antes de entregarlo o liberarlo al cliente y que permita realizar correcciones inmediatas y acciones correctivas cuando sea necesario.

ACCIONES CORRECTIVAS (A PARTIR DE NO CONFORMIDADES REALES). El propsito es disponer de un procedimiento que permita eliminar la(s) causa(s) de no conformidades con el objeto de prevenir que vuelva(n) a ocurrir; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

ACCIONES PREVENTIVAS POTENCIALES)

(A

PARTIR

DE

NO

CONFORMIDADES

El objetivo es disponer de un procedimiento que permita eliminar la(s) causa(s) de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

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10. DETERMINACIN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD PARA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Comit de Gestin Integral

Accin Social de la Presidencia de la Repblica cuenta con un Comit de Gestin Integral que de manera regular hace seguimiento al desempeo del sistema, y est conformado as:

1. LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL Alto Consejero Presidencial y Director General 2. MARGARITA ROSA HERNANDEZ VALDERRAMA Secretaria General 3. PABLO ARIEL GMEZ MARTNEZ Director Tcnico de Programas Sociales 4. SANDRA ALZATE CIFUENTES Directora Tcnica de Cooperacin Internacional 5. MARIO RAMREZ ZULUAGA Jefe Oficina Asesora de Planeacin 6. ALONSO ZULUAGA ZULUAGA Jefe Oficina Asesora de Control Interno 7. RODRIGO ALONSO VERA JAIMES Coordinador Nacional de Calidad y Mejoramiento Continuo

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Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral

La Direccin General ha designado como Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral a Rodrigo Alonso Vera Jaimes, Coordinador Nacional del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, quien ejerce la Secretara Tcnica del Comit de Gestin Integral.

Responsables de Procesos:

La Alta Direccin ha asignado un Responsable de proceso para cada uno de los 28 dentro del alcance del Sistema de Gestin Integral, quienes cuentan con responsabilidad y autoridad sobre el desempeo del PHVA de sus respectivos procesos a saber:

PROCESO DE CONDUCCIN: A travs del cual se orienta la gestin, se definen las polticas institucionales y se toman las decisiones de la Alta Direccin; DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Responsable: Luis Alfonso Hoyos Aristizbal Alto Consejero Presidencial y Director General Como Corresponsables del direccionamiento estratgico, la Direccin General cuenta con el apoyo de los dems miembros de la Alta Direccin: Margarita Rosa Hernndez Valderrama, Secretaria General; Sandra Alzate Cifuentes, Directora Tcnica de Cooperacin Internacional; Pablo Ariel Gmez Martnez, Director Tcnico de Programas Sociales.

PROCESOS DE REALIZACIN O MISIONALES: A travs de los cuales se desarrollan y operan los procesos dirigidos a los Clientes Externos de la Entidad; son 15 procesos que se consolidan dentro de 2 Macroprocesos.

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MACROPROCESO DE GESTIN SOCIAL Responsable del Macroproceso: Pablo Ariel Gmez Martnez, Director Tcnico de Programas Sociales. De este macroproceso se desprenden 15 procesos cuyos responsables son:

GESTIN SOCIAL

1. Registro de la Poblacin Desplazada Responsable: Viviana Ferro Buitrago 2. Atencin Humanitaria a Poblacin Desplazada Responsable: Viviana Ferro Buitrago 3. Ayuda Solidaria a Vctimas de la Violencia Responsable: Marlene Mesa Seplveda 4. Gestin de Donaciones Responsable: Jairo de Jess Lpez Corts 5. Red de Seguridad Alimentaria (ReSA) Responsable: Jaime Gonzlez Montoya 6. Infraestructura Responsable: Carlos Abad Ramrez Toro 7. Familias en Accin Responsable: Rita Combariza Cruz 8. Gestin Presidencial Contra Cultivos Ilcitos Responsable: Victoria Eugenia Restrepo Uribe 9. Generacin de Ingresos Responsable: Samuel Gmez Ramrez 10. Paz y Desarrollo Responsable: Everardo Murillo Snchez. 11. Fondo para la Reparacin a las Vctimas Responsable: Marlene Mesa Seplveda 12. Hbitat y Vivienda Responsable: Sonia Edith Morales Alonso 13. Proteccin de Tierras y Patrimonio Responsable: Myriam Hernndez Sabogal 14. Red de proteccin para la superacin de la Pobreza Extrema - Juntos Responsable: German Alberto Quiroga Gonzalez

28



MACROPROCESO GESTIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL Responsable del Macroproceso: Sandra Alzate Cifuentes De este macroproceso se desprende el proceso:

GESTIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL

15. Gestin de Oferta y Demanda para la Cooperacin Internacional Responsable: Sandra Alzate Cifuentes

PROCESOS DE SOPORTE: Para el desempeo eficaz y eficiente de la gestin, Accin Social cuenta con 12 procesos de soporte que interactan con los dems procesos del sistema; se relacionan con sus responsables a continuacin:

PROCESOS DE SOPORTE

1. Gestin Administrativa Responsable: Miguel ngel Franco Torres 2. Adquisicin de Bienes y Servicios Responsable: Nelly Arce Tllez 3. Contratacin Responsables: David Alejandro Daz Guerrero 4. Gestin Financiera Responsables: Mara Fernanda Prieto Acosta 5. Talento Humano Responsable: Alba Luca Urriago Reyes 6. Comunicaciones Responsable: Samuel Salazar Nieto 7. Tecnologa de Informacin Responsable: Diana Piedad Gmez Castao 8. Apoyo Legal Responsable: Lucy Edrey Acevedo Meneses 9. Proceso Gestin y Administracin Documental Responsable: Mauricio Gutirrez Ortz 10. Planeacin Responsable: Mario Ramrez Zuluaga 11. Control y Seguimiento Responsable: Alonso Zuluaga Zuluaga 12. Control Interno Disciplinario Responsable: Jenny Martnez Serna 29



Grupo de Acciones Creativas - GAC La valiosa gestin de los responsables de proceso es apoyada de manera significativa por lderes en cada uno de los mismos, quienes conforman el Grupo de Acciones Creativas - (GAC), en el nivel nacional y por los profesionales de seguimiento en el nivel territorial. El alcance de las responsabilidades, se identifica en la descripcin de los procesos presentada en la respectiva ficha de caracterizacin, en donde se indica: el objetivo del proceso, las actividades que desarrolla, los resultados o productos y/o servicios que entrega, los clientes o partes interesadas, la interaccin que existe con otros procesos y con proveedores, al igual que se hace referencia a recursos, requisitos, documentos y registros aplicables.

30

11. MAPA DE PROCESOS

31Documento No Controlado en Caso de Ser Impreso o Descargado

11.1 CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

Objetivo del proceso:

Definir las polticas y lineamientos necesarios para dirigir a la Entidad hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos

Responsable: Corresponsables:

Alto Consejero Presidencial - Director General Secretaria General, Directores Tcnicos de Programas Sociales y de Cooperacin Internacional, Asesor Direccionamiento Estratgico

PROVEEDORPresidencia de la Repblica - Consejos Directivos Planeacin Nacional - Ministerio de Hacienda Consejos Comunales y clientes en General Unet a la Accin y Alineate con Accin Social

ENTRADADirectrices Presidenciales - CONPES Plan Nacional de Desarrollo - Recursos Asignados

ACTIVIDADESDefinir los objetivos y metas estratgicas de la entidad

SALIDAObjetivos, actividades y calendario

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

Todos los procesos

P

Asignar recursos para la gestin institucional.

Plan financiero aprobado

Necesidades y Requisitos

Establecer plan de implementacin del Sistema de Gestin Integral y Poltica de Gestin Integrado

Ruta de Implementacin, Poltica y Objetivos de Gestin Integral

Todos los procesos

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal



Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Impulsar y coordinar acciones interinstitucionales para canalizar recursos y alianzas estratgicas. Comunicar la Poltica, los objetivos, el compromiso con el cliente, el mejoramiento continuo de la gestin y dems elementos del sistema de Gestin Integral, y coordinar encuentros nacionales y regionales. Adelantar seguimiento peridico a la Gestin Social y de Cooperacin Internacional, a travs de Comits de Direccionamiento Estratgico

Matriz de identificacin de peligros

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Entidades pblicas y privadas del orden nacional e internacional

Entidades pblicas y privadas del orden nacional e internacional Responsables de Procesos y Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral Todos los procesos y Equipos Territoriales

Portafolio de Cooperacin y Agendas Temticas

Directrices, compromisos

Documento para aprobacin

Manual de Gestin Integral aprobado

Todos los procesos

Informes de Gestin y Temticos, Estudios de Impacto

Directrices, actas y ayudas de memoria

Todos los procesos

HControl y Seguimiento y Organismos de Control Planeacin Responsables de Procesos, Planeacin y Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa Informes de auditoras Analizar Informes de auditora y de indicadores de Gestin Directrices para la mejora Todos los Procesos y Organismos de Control

Indicadores

Analisis de indicadores de Gestin Realizar la revisin estratgica

Planes de Mejora

Todos los procesos

Informe Consolidado Revisar el desempeo del Sistema de Gestin de Integrado Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Lineamientos y Acciones de Mejora

Todos los Procesos y Representante de la Direccin para el Sistema


Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano


Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados


Planeacin

Resultados de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad (tablero de control) No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora..

V

Realizar seguimiento y anlisis a indicadores

Directrices, sugerencias o lineamientos

Todos los Procesos

Todos los Procesos, Control y Seguimiento y Equipos Territoriales

A

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de mejora, Mapa de riesgos

Todos los Procesos, Control y Seguimiento

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTOGestin Financiera Gestin de Talento Humano

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTEInformes de ejecucin presupuestal Recurso humano, bienestar, viajes, viticos, informes Recursos tecnolgicos (correo electrnico, mantenimiento redes y equipos), informes Infraestructura, vehculos y mantenimeinto de vehculos, informes Eventos, manejo de medios e informes Defensa legal de la entidad e informes Informes de contratos y liquidaciones Archivo y Correspondencia Informes

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Tecnologa de informacin

Gestin Administrativa Comunicaciones Apoyo legal Contratacin Gestin y Administracin Documental Adquisicin de bienes y servicios

Constitucin Poltica de Colombia, Decreto 2467 de 19 de Julio de 2005, Disposiciones Legales, jurdicas y relacionadas, Ley de presupuesto, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. NTC ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Ayudas de memoria, Actas de comits, Planeacin, Calendario Leyes, decretos, resoluciones y 2008, Plan Financero (Distribucin Presupuestal por Proceso y circulares, Plan Indicadores Ver Financiacin Gatos Operativos) y Lista Maestra de Resoluciones Direccin General. Documentos. Ver Tabla de Control de Registros.

32

11.2 CARACTERIZACIN PROCESO REGISTRO DE POBLACIN DESPLAZADAObjetivo del proceso: Reconocer oportunamente la condicin de desplazado, a las personas que han rendido declaracin y que cumplen con los requisitos legales vigentes

Responsable:

Subdirectora de Atencin a Poblacin Desplazada

PROVEEDORDireccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADA

ACTIVIDADES

SALIDAPlan de Accion

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico

PDirectrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accion



Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Notificacion a Ministerio Pblico cuando el documento no sea considerado declaracin.





Valorar documentos

Ministerio Pblico

Radicar formatos de declaracin / recursos de reposicin

Registro de ingreso del documento

Poblacin declarante, Subdireccin Atencin Poblacin Desplazada.

Valorar las personas asociadas al documento considerado como declaracin. Ministerio Pblico: Despachos de Procuradura, Defensora y Formatos de declaracin o declaraciones Personeras Municipales diligenciadas Poblacin Declarante Recursos de reposicin Elaborar resoluciones, notificaciones y edictos en casos de no inclusin. Resoluciones, Notificaciones y Edictos Formato de valoracin con resultado de inclusin o no inclusin. Poblacin Declarante Ministerio Pblico

H

Valoracin por interposicin de recurso de reposicin: ratificacin o modificacin del resultado de la valoracin

Archivar los documentos radicados, declaraciones procesadas y documentos asociados.

Expedientes Poblacin Desplazada Entidades del SNAIPD Ministerio Pblico Observatorio de Derechos Humanos Entes de control rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gesti Administrativa

Generar informacin estadstica oficial

Informes, reportes, estadsticas, acreditaciones

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano


Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.



Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talent aplicados Humano

Direccionamiento estratgico (Calidad)

Asesora - Realimentacin

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE en INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Atender y

Anlisis y cuadro de control

Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad)

Planeacin

Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

V

Resultados y anlisis de indicadores

Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico

Poblacin beneficiada- Usuarios

Cuadro de resultados y anlisis

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

A


Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUAGestin Financiera

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Administracin y trmite de pago de recursos Seleccin y contratacin recurso humano, Bienestar Social, Capacitacin, Viticos, Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Informacin de Poblacin Desplazada, computadores, correo electrnico Infraestructura y servicios generales Apoyo logstico para eventos y en divulgacin de informacin Conceptos Contratacin Asesora en planeacin estratgica Asesora, acompaamiento, capacitacin y administracin de archivo Retroalimentacin del Proceso Apoyo logstico en compras de bienes y servicios



Gestin de Talento Humano

Formato de Valoracin 1)Ley 387 de 1.997, reglamentada por el decreto 2569 del 12 de diciembre de 2.000 Ley 962 del 8 de Julio de 2005. 2)Sentencias - Corte Constitucional. 3)Ley 594 de 2000. 4)Ley 872 de 2003: ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO NTC 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Gua de atencin a poblacin desplazada Manuales de Usuarios Resoluciones Notificaciones Edictos Procedimientos, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos. Reportes de entrega. Pagina Web Ver Tabla de Control de Registros. Ver Tabla de Control de Registros.


Gestin Administrativa Comunicaciones Apoyo legal Contratos y Liquidaciones Planeacin Gestin y Administracin Documental Control y Seguimiento Adquisicin de bienes y servicios

33

11.3 CARACTERIZACIN PROCESO ATENCIN HUMANITARIA A POBLACIN DESPLAZADA


Coordinar y/o prestar atencin humanitaria de urgencia y/o emergencia de manera oportuna a la poblacin declarante en situacin de desplazamiento por la violencia.

Responsable:

Subdireccin de Atencin a Poblacin Desplazada

PROVEEDORDireccionamiento Estratgico Ministerio Pblico Unidades Territoriales Unidades Territoriales Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

ENTRADADirectrices y Lineamientos Declaracin Reporte Inicial de Emergencia Formatos de Valoracin Poblacin Desplazada Orientaciones y metodologa

ACTIVIDADESElaborar Plan de Accin Valorar y determinar el mecanismo de entrega de la atencin humanitaria. Brindar ayuda inmediata o de urgencia. Verificar concepto de inclusin y programar la atencin humanitaria de emergencia

SALIDAPlan de Accin Poblacin vulnerable / desplazada atendida

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

Direccionamiento estrtegico, Planeacin Formato de valoracin con resultado de inclusin Poblacin desplazada atendida Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

P

Coordinar entrega de atencin humanitaria (Desplazamientos Masivos) Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR Operadores Regionales Proveedores Nacionales Unidades Territoriales Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR Operadores Regionales Unidades Territoriales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin Poblacin beneficiada- Usuarios


Poblacin Desplazada

Brindar atencin humanitaria a travs de operador regional o directamente

Poblacin desplazada atendida

Poblacin vulnerable y/o desplazada que ha rendido declaracin ante el Ministerio Pblico Administraciones Municipales

Formatos de entrega de ayudas Actas de entrega

H

Seguimiento a la atencin

Informe de seguimiento


Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme

Prcticas y controles ambientales aplicados Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores Cuadro de resultados y anlisis

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico


Asesora - Realimentacin Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

V

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias


A




PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTAGestin Financiera

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Administracin y trmite de pago de recursos Seleccin y contratacin recurso humano, Bienestar Social, Capacitacin, Viticos, Seguridad y Salud Ocupacional



Gestin de Talento Humano


Sistema de Informacin de Poblacin Desplazada, computadores, correo electrnico

Gestin Administrativa

Infraestructura y servicios generales Apoyo logstico para eventos y en divulgacin de informacin Conceptos Contratos y Liquidaciones Apoyo logstico en compras de bienes y servicios Asesora, acompaamiento, capacitacin y administracin de archivo

Comunicaciones Apoyo legal Contratacin Adquisicin de bienes y servicios Gestin y Administracin Documental

Artculos 15 y 32 de la Ley 387/97, Artculos 15, 17, 20, 21 y 22 del Decreto 2569/00, Sentencia T-025 de 2004, Auto 178/05, Ley 594/00. Ley 872/03. Ley 962/05, artculo 32, Carta de entendimiento Programa Mundial de Alimentos PMA. ICBF y Accin Social OPRS 10366, Decreto 250/05. Circular de Atencin Humanitaria. Documento de entendimiento con el Comit, Documento de entendimiento con el Comit Internacional de la Cruz Roja CICR, CONPES 3400 del 28 noviembre 2005, NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Reporte Inicial de Emergencia Formato de Declaracin Documento de entendimiento con CICR Gua Operativa Criterios Operativos. Manual de procedimientos OPRS 10366 Procedimientos aprobados por O y M, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos. Formatos de valoracin Remisin para Atencin Actas o formatos de entrega Encuestas Actas de acuerdos Ver Tabla de Control de Registros.

34

11.4 CARACTERIZACIN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VICTIMAS DE LA VIOLENCIA


Atender con calidez y de manera eficiente y eficaz, las solicitudes de asistencia humanitaria de la poblacin civil afectada por actos terroristas, para contribuir a resarcir la dignidad de las victimas.

Responsable:

Subdirectora de Atencin a Vctimas de la Violencia PROVEEDOR ENTRADADirectrices y Lineamientos

ACTIVIDADES

SALIDAPlan de Accion Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgicorea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Direccionamiento Estratgico - Planeacin

P

Elaborar Plan de Accion Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable En las unidades territoriales orientan a las vctimas de la violencia sobre sus derechos, para obtener asistencia humanitaria, recepcionan solicitudes y acompaan en el pago Recepcionar las solicitudes de ayuda humanitaria en el Nivel Nacional





Beneficiarios orientados

Solicitantes

Solicitudes Documentos requeridos Alcaldas Municipales Personeras Municipales Comits de Atencin y Prevencin de Desastres

Estudiar las solicitudes nuevas, estudio de solicitudes de complementacin Informacin del estado de la solicitud. Registrar en el sistema

Vctimas

HCertificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Comunicar a los beneficiarios sobre pagos de asistencia humanitaria efectuados Actos administrativos de reconocimiento y pago

Gestin Financiera

Elaborar de resoluciones de reconocimiento y pago de asistencia humanitaria

Gestin Financiera



Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso







Asesora - Realimentacin

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias


Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad)

Planeacin

Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

V


Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico




A



Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Disponibilidad Presupuestal, Recursos financieros, Registros contables, Pago a Victimas. Soporte tecnolgico, desarrollo, sistema de informacin a victimas, telecomunicaciones. Respuesta a tutelas y conceptos Suministro de bienes y servicios Bienestar social, capacitacin, seguridad social, comisiones, vinculaciones y seguridad y salud ocupacional . Pagina Web, cartillas del programa, comunicados de prensa. Archivo y correspondencia Asesoris, aprobacin de documentos Auditorias de gestin y de calidad, seguimiento a plan de accin Asesoris en contratacin Adquisicin y suministro de bienes y servicios



Gestin Financiera

Tecnologa de la Informacin Apoyo Legal Gestin Administrativa

LEYES 368 de 1.997 - 418 de 1.997 - 548 de 1.999 782 de 2.002 1106 de 2,006 NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007Resolucin 7381 de 2004, Oficios, Resoluciones de Manual de Procesos y reconocimiento y pago, Solicitudes procedimientos, Formatos, Plan desde las Unidades Territoriales, Indicadores. Ver Lista Maestra Ver Tabla de Control de Registros. de Documentos.

Talento Humano

Comunicaciones Gestin y Administracin Documental Planeacin Control y Seguimiento Contratacin Adquisicin de Bienes y Servicios

35

11.5 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE DONACIONES


Gestionar y administrar eficientemente los recursos recibidos en especie y donarlos de manera pertinente, a travs de entidades operadoras, a la poblacin vulnerada y vulnerable del pas, con el fin de contribuir a mejorar sus condiciones de vida.

Responsable:

Coordinador Nacional Proceso de Gestin de Donaciones PROVEEDOR ENTRADADirectrices y Lineamientos en Gestin Integral

ACTIVIDADES

SALIDAPlan de Accin (Calidad, S&SO y Ambiental), Presupuesto Operativo y Plan Financiero Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

CLIENTES Y PARTES INTERESADASDireccionamiento Estratgico

Direccionamiento Estratgico (Planeacin, Talento Humano, Administrativa)

P

PLANEACIN

Elaborar Plan de Accin (Calidad, S&SO y Ambiental), Presupuesto Operativo y Planes Financieros



Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal



Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Gestionar Recursos Formalizar donaciones Registrar entidades operadoras Autorizacin para tramitar donacin Documento de donacin Respuestas a solicitantes Propuesta de Donaciones, Acta comit de donaciones, Autorizaciones para recibo de donaciones Donacin entregada y acta Entregar de donaciones Legalizar las donaciones Elaborar informes Informe Contador Informes donaciones

Donante

Carta de Intencin del Donante

CAPTACIN

Donante Entidad Operadora Donantes y Unidades Territoriales

Entidad solicitante

Solicitud donacin

COLOCACIN

Elaborar propuesta de donaciones y presentarla a Comit de Donaciones Recibir de donaciones

Donante

Donaciones

HDonante Documentos para legalizacin

LOGSTICA (Unidades Territoriales) CONTROL Y SEGUIMIENTO

Donante Entidad Operadora (poblacin vulnerada y vulnerable) Gestin Financiera Accin Social, Donantes, entes de control rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento Estratgico (GERESS) Direccionamiento Estratgico (GERESS, Talento Humano, Administrativa, Control y Seguimiento) Direccionamiento Estratgico (GERESS, Planeacin) Direccionamiento Estratgico, Procesos, Control y Seguimiento, GERESS, Talento Humano, Administrativa)



Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Controlar el Producto No Conforme



Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Anlisis y cuadro de control

Direccionamiento Estratgico (Planeacin, GERESS, Talento Humano, Administrativa, Control y Seguimiento)

Asesora - Retroalimentacin

VDerechos de peticin, quejas, reclamos, encuestas y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, identificacin de riesgos, indicadores, revisin por la Direccin, informes de auditoria

Efectuar anlisis y seguimiento a las actividades, planes, presupuestos (Calidad, S&SO y Ambiental), indicadores (ver plan de inidacadores) y controlar riesgos. Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias. Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Generar no Conformidades e Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Cuadro de resultados y anlisis de indicadores Respuestas a los usuarios. Cuadro de resultados y anlisis No conformidades, Acciones Correctivas (mapa de riesgos), Preventivas y de Mejora

Poblacin beneficiada - Usuarios

Contratistas, Usuarios, Procesos, Auditorias Internas y Externas

A

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTOCOMUNICACIONES GESTION FINANCIERA APOYO LEGAL CONTRATACIN GESTION ADMINISTRATIVA ADQUISICIN BIENES Y SERVICIOS GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL TALENTO HUMANO TECNOLOGA DE INFORMACIN DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO PLANEACIN

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTEPgina Web, cartillas, videos, comunicados prensa. Recursos Financieros, registro contable. Consultas, conceptos, resolucin casos jurdicos y disciplinarios Elaboracin y legalizacin contratos Bienes y servicios. Contratacin bienes y servicios Transferencias y archivo expedientes Seleccin, funciones y capacitacin Desarrollo y mantenimiento de la aplicacin, soporte tcnico, telecomunicaciones. Directrices, Lineamientos y asesoras



1)Decreto 2467/05. 2)Res. 787/05. 3)Res. 2847/07 (ROD). 4)Decreto 2685/99. 5)Decreto 1012/04. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Documentos de donacin, Acta Comit de Donaciones, Manual de Usuario para la autorizaciones para recibo y entrega Aplicacin de Donaciones, Manual de donaciones, actas de recibo y de procesos y procedimientos, entrega de donaciones, lista de Reglamento Operativo de asignacin, solicitudes de Donaciones, Gua para el donaciones, respuestas a solicitudes, tratamiento del producto y/o servicio cmara de comercio de entidades no conforme, Plan de indicadores, operadoras, documentos para Plan de accin, Ver Lista Maestra nacionalizacin de donaciones, de Documentos, formatos diligenciados. Ver Tabla de Control de Registros.

36

11.6 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA - ReSA


Impulsar proyectos de produccin de alimentos para el autoconsumo estimulando la permanencia en el campo de la poblacin en riesgo de desplazamiento y/o permitiendo el retorno de la poblacin desplazada a sus tierras, recobrando en parte su capacidad productiva

Responsable:

Coordinador Nacional Proceso Red de Seguridad Alimentaria - ReSA

PROVEEDOR

ENTRADADirectrices y lineamientos

ACTIVIDADESElaborar plan de accin

SALIDAPlan de accion

CLIENTES Y PARTES INTERESADASPlaneacin - Direccionamiento Estratgico

Direccionamiento Estratgico - Planeacin Documento del proyecto que cumple con los requisitos de ReSA Gestionar los recursos de cofinanciacin para proyectos Acuerdos de cofinanciacin para los proyectos Poblacin beneficiaria ReSA

Prea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal



Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Ficha resmen de proyectos con concepto de viabilizacin


Valorar los proyectos presentados Entes territoriales, federaciones, corporaciones, empresa privada, organizaciones nacionales e internacionales, organizaciones comunitarias Documentos necesarios para la legalizacin del convenio Elaborar Pliegos de Condiciones

Proceso Contratacin Pliegos de Condiciones elaborados para el proceso contratacin Proyectos operando de acuerdo a los Pliegos de Condiciones fijados en la contratacin Informes de avance de ReSA Poblacin beneficiaria ReSA

Proyectos en ejecucin Entidades operadoras y unidades territoriales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Desarrollar proyectos contratados por parte de entidades operadoras

Informes de ejecucin y supervisin

H

Realizar acompaamiento y seguimiento a los proyectos en desarrollo

Poblacin beneficiaria ReSA




rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa







Asesora - retroalimentacin

Controlar el producto y/o servicio no conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del cliente - usuario Atender y consolidar quejas, reclamos y sugerencias


Planeacin - Direccionamiento Estrategico (Calidad)

Planeacin

Asesora - retroalimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

V


Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estrategico

Poblacin beneficiada - usuarios


Operadores, entidades cofinanciadoras, usuarios, procesos Accin Social

A

Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora

Acciones de mejora, mapa de riesgo, matriz Control y Seguimiento - Direcionamiento Estratgico seguimiento acciones correctivas

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE



Talento Humano

Seleccin de personal, funciones y capacitacin

Contratacin

Elaboracin de contratos, evaluacin operadores, liquidacin contratos

Tecnologa de la Informacin

Tecnolgicos, sistemas de informacin y soporte

Apoyo Legal

Consultas, conceptos, resolucin de casos

Gestin Administrativa

Bienes y servicios

Decreto 2467/05, Ley 368/97, Ley 387/97, Resolucin 3300/03, Resolucin 0637/05, Resolucin 0833/05, Resolucin 9399/06, Ley 80/93, Ley 1150/07, Resoluciones del ICA 2101/07 y 2833/07, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Gestin Financiera

Recursos financieros

Proyecto ReSA, ficha resmen proyecto ReSA, pliegos de condiciones, convenio Procesos y procedimientos, perfeccionado, caracterizacin de gua de proyectos ReSA, gua beneficiarios, correspondiencia para el tratamiento del producto referente a proyectos, actas de y/o servicio no conforme, plan comit tcnico operativo local, acta de indicadores evaluacin de liquidacin de contratos, informe usuario final, evaluacin fsico financiero, informe de usuario aportante.Ver Lista supervisin de contratos, aval para Maestra de Documentos. prrroga. Ver Tabla de Control de Registros.

Gestin y Administracin Documental

Archivo y correspondencia

Comunicaciones

Medios de difusin, revisin de material

37

11.7 CARACTERIZACIN PROCESO INFRAESTRUCTURA


Atender de manera eficaz, eficiente y oportuna a las poblaciones focalizadas; gerenciando, coordinando y articulando el desarrollo de proyectos integrales de infraestructura, brindando herramientas para promover su sostenibilidad.

Responsable:

Coordiandor Nacional Proceso de Infraestructura.

PROVEEDORDireccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADADirectrices y Lineamientos.

ACTIVIDADESElaborar Plan de Accin. Determinacin de la poblacin en donde se ejecutaran los proyectos.

SALIDAPlan de Accin. Poblaciones focalizadas. Proyectos Priorizados. Proyectos Viabilizados.

CLIENTES Y PARTES INTERESADASPlaneacin - Direccionamiento Estratgico

Direccionamiento Estratgico, Entidades de orden gubernamental, Comunidades Organizadas, Banca Multilateral, Procesos Misionales o de Realizacin, Organismos de Cooperacin.

Priorizacin de proyectos de infraestructura social, de acuerdo con las necesidades. Planeacin Interna.

Poblacin y Comunidad potencialmente beneficiada

P

Viabilizacin de proyectos. Alianzas estratgicas Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Accin Social y Aliados estratgicos







Administradoras de recursos, Entidades de orden Trminos de Referencia, Justificacin y Disponibilidad gubernamental, Aliados estratgicos presupuestal.

Solicitar contratacin de proyectos.

Solicitud de Contratacin.

Contratacin

Contratacin

Contrato Legalizado.

Gerencia al desarrollo de proyectos a travs de los interventores y facilitadores sociales.

Acta de Inicio, Informes de seguimiento peridico, Acta de Finalizacin. Prrroga, Actas de suspensin, de modificacin o de terminacin anticipada del proyecto.

Supervisor

Interventores y facilitadores sociales

Informes de seguimiento peridico.

Solicitar prorroga, suspensin, modificaciones o terminacin anticipada del proyecto.

Contratacin

HContratistas Proyecto. Realizar la entrega a las poblaciones o comunidad beneficiada. Acta de recibo final Poblacin, comunidad beneficiada y supervisor.










Asesora - Retroalimentacin.

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme.

Anlisis y cuadro de control.

Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad)

Planeacin

Asesora - Retroalimentacin. Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin. No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

V

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES). Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario . Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias.

Resultados y anlisis de indicadores.

Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico


Cuadro de resultados y anlisis.


A

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

Acciones de Mejora.


PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTOGESTIN FINANCIERA

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTERecursos para pago. Sistema de informacin Infrapaz, Sistema SIPOD, correo electrnico, autocad, project.



TECNOLOGA DE INFORMACIN GESTIN DE TALENTO HUMANO CONTRATACIN

Contratos. Procesos de seleccin, capacitaciones y comisiones. Contratos y modificaciones. 1)Ley 80 de 1993 (Decretos reglamentarios). 2)Acuerdos institucionales. 3)NTC NSR 98 (Norma de Diseo y Construccin Sismoresistente). 4)Ley 142 de 1994 y Decreto 302 de 2000 (normas servicios pblicos). 5)Normas ambientales. 6)Ley 850 de 2003 (Veeduras ciudadanas) Normas de INVIAS. 7)Ley 812 de 2003, del Min. Ambiente y R.A.S. De 2000. 11)Normas Generadas por Aliados Estratgicos, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14000:2004 Y OHSAS 18001:2007 Actas de Comit de seguimiento. Manual Operativo. Prediseos. Manual de contratacin FIP. Diseos. Manual de contratacin de Administradoras de Recursos. Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos. Informe de gestin. Fotografas. rdenes de pago. Ver Tabla de Control de Registros.

GESTIN ADMINISTRATIVA

Infraestructura fsica, equipos, computadores, insumos de oficina, servicios generales y apoyo logstico.

APOYO LEGAL ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS COMUNICACIONES

Conceptos Jurdicos. Suministro de bienes y servicios. Publicaciones en Web, portal nico de contratacin y acompaamiento y registro documental. Correspondencia y Archivo.

GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

38

11.8 CARACTERIZACIN PROCESO FAMILIAS EN ACCIN


Entregar de manera eficiente y eficaz, un apoyo monetario directo a las familias del nivel 1 del SISBEN o a las familias desplazadas para mejorar la salud y la educacin de los menores a cambio del cumplimiento de compromisos por parte de estas.

Responsable:

Coordinador (a) Nacional Proceso Familias en Accin

PROVEEDORDireccionamiento Estratgico Departamento Admimistrativo Nacional de Estadstica Administracin Municipal

ENTRADALineamientos y Directrices Proyeccines de poblacin por municipios Evaluacin

ACTIVIDADESElaborar del Plan de Accin

SALIDAPlan de Accin

CLIENTES Y PARTES INTERESADASDireccionamiento Estratgico y Planeacin

Focalizacin municipal para identificar los municipios potenciales Lista de municipios elegibles Identificar capacidad potencial del municipio en salud y educacin Municipios potenciales y familias potenciales del Nivel 1 del SISBEN o Desplazadas con menores de 18 aos Lista de familias elegibles

Departamento Nacional de Planeacin Proceso Registro nico de Poblacin Desplazada rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Encuesta SISBEN Lista de familias inscritas en el SUR

P

Focalizacin familias para identificar las familias elegibles


Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo la reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Legal Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Insumos matriz de identificacin de peligros y rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo matriz de requsitos legales Legal



Administracin Municipal SIFA Direccionamiento Estratgico SIFA Entidades bancarias Entidad externa para verificacin de requisitos

Recurso humano y logstica para inscripciones Lista de familias elegibles Plan de accin Base de datos subsidios a liquidar Relacin de pagos y no pagos Formatos de verificacin de compromisos y base de datos Trmite de novedades

Inscripcin de las familias en los municipios Promocin de la salud y la educacin familiar Entregar extracto de pago a madre titular para cobro en el banco Realizar conciliacin y actualizar sistema de in

Documents

3351 Manual Sistema Gestion[1]