38. Digitalisering i offentlig verksamhet OK-CMD

Digitalisering i offentligverksamhet

21-22 november 2017

PwC

#PwCkunskapsdagar

Välkommen

Agenda

1. Bakgrundsbeskrivning av RPA

2. Konkreta case och lärdomar

3. Från ax till limpa, hur går det till?

Kunskapsdagarna Göteborg 2017 21-22 november 2017

PwC

Bakgrundsbeskrivning av RPA


#PwCkunskapsdagar

PwCKunskapsdagarna Göteborg 2017 21-22 november 2017

PwC följer 150+ olika teknologier…och har identifierat åtta med störst global och branschöverglidandeinflytande

#PwCkunskapsdagar

PwC

Centrala begrepp


DigitaliseringDen omvandling och utveckling som redanpågår av informationssamhället och som vi – iprincip - inte direkt kan påverka.

Digitaltransformation

Aktivt val att omvandla sin egen verksamhet -för att nå högre kundnytta, ökad effektivitet,jämnare kvalitet eller andra fördelar – där nyatekniker är en drivkraft/ett hjälpmedel. Medförofta påtaglig påverkan på organisation,styrning, roll- och ansvar samt arbetsprocesser.

Digital tjänstEn enskild tjänst som baserat på ny teknikoperativt bidrar till att nå de effekter someftersträvas – t ex högre kundnytta, ökadeffektivitet och/eller jämnare kvalitet.

#PwCkunskapsdagar

PwC

Vad är egentligen Robot Process Automation?


xDatorkodad programvara

• Icke-invasiv integration med ingen ändring på målsystem och säkerhet

• Opererar ovanpå annan befintlig programvara

Efterliknar användarnas beteende

• Spelar in och automatiserar användarinteraktioner i ett eller flera program

• Interagerar genom användargränssnittet (UI) i befintliga applikationer på samma sätt som en mänsklig användare

Arbetar mellan olika funktioner och applikationer

• Är helt tekniskt oberoende och kan användas med vilka applikationer som helst (t.ex. ERP, DB, MS Office, ASCII-filer,

strukturerade PDF:er, tunna klienter som Citrix)

• Använder ett centralt bibliotek för enkel hantering av automatiseringsskript/robotprocesser

Möjliggör automation av repetitiva, regelstyrda processer

• Skapar arbetsflöden med dynamiska beslutspunkter (förgreningar) och loopar för att möjliggöra uppskalning (t.ex. Listor med

ärenden eller olika konton)

• Möjlighet att bryta ner processer till underliggande delmoment/aktiviteter/funktioner och bygga ett bibliotek med komponenter

som går att återanvända

RPA är en programvara som arbetar via samma gränssnitt som vanliga användare och replikerarde aktiviteter som en mänsklig användare annars skulle utföra.

#PwCkunskapsdagar

PwC

Manuella processer blir automatiska


Några egenskaper som bör utvärderas vid val av processer

Regeldrivna

Repetitiva

Arbetsintensiva

Triggade av en elektronisk input

Hanterar multipla system

Manuella processer blir automatiska!

Kännetecken är repetitiva, standardiserade och frekvent återkommande administrativa uppgifter somidag utförs av personal kan med fördel hanteras av digitala medarbetare.

Den digitala medarbetaren kan hantera vilken IT-applikation som helst och utföra komplexaregelbaserade processer på samma sätt som en människa.

RPA är en programvara som arbetar via samma gränssnitt som vanliga användare och replikerarde aktiviteter som en mänsklig användare annars skulle utföra

#PwCkunskapsdagar

PwC

Konkreta case och lärdomar


#PwCkunskapsdagar

PwC

RPA – ”Vi äter vår egen medicin”


Flertalet RPA-initiativ pågår inom firman

• Pågår RPA-initiativ inom en affärsenhet där två processer sätts ipilot/produktion. Nästa steg är att diskutera ansvarsfördelning mellan PwC ochleverantör av robotprodukten avseende drift, förvaltning, samt nästa steg för flerprocesser.

• Delivery Center i Lund har påbörjat sin robot-resa och automatisera.

• Andra affärsstödsområden såsom CMD och Finans har uttryckt önskemål attstarta motsvarande initiativ. Som exempel pågår en diskussion kring hur och påvilket sätt som en robot skulle kunna stödja aktuell datamigrering från K2 tillSalesforce.

• PwC IT har startat ett tjänsteområde för RPA

• PwC SE har startat en förstudie som skall resultera i en bedömning avautomatiseringspotentialer samt etablera en grundförmåga i form av ett Centerof Excellence

Genom att äta vår egen medicin kommer vi att bygga intern förmåga och ökadtrovärdighet ut mot den externa marknaden, i tillägg till de effekter som vi kanerhålla internt inom PwC

#PwCkunskapsdagar

PwC

Exemplet Trelleborg - När robotar sköter handläggningen ägnar sig kommunen åt

medborgarna ”Enkelt, snabbt och billigt”


”Enkelt, snabbt och billigt”

Kommunen har genom arbetsmarknadsförvaltningen och socialförvaltningen tagit fasta på det och

tar hjälp av en handläggarrobot för att automatisera vissa delar av sina processer som rör till

exempel

Handläggning av ekonomisk bistånd

Beräkningar av avgifter inom hemvården

Ansökan om trygghetslarm.

Kommunen är övertygade om att det är avgörande för att lyckas är vilket förhållningssätt som styr

och hur organisationen är uppbyggd.

För att bevara kvaliteten i en verksamhet i förändring krävs mod att tänka i nya banor och prova nya

sätt att arbete.

Svensk samhällsservice står inför

stora utmaningar

De grupper som är i behov av

kommunal service ökar volymmässigt i

snabbare takt än resurserna som skall

tillgodose behoven.

En modern offentlig sektor behöver

därför tänka annorlunda och tänka nytt.

Svårigheter att rekrytera tillräckligt

många medarbetare med rätt

kompetens

Exempel från Trelleborg

Kommunen har valt att anta den

kommande samhällsutmaningen med

hjälp av en handläggarrobot

Digitala tjänster och robotisering leder

till en mer effektiv och medborgarvänlig

service

Tid frigörs som verksamheten i

stället kan använda till att ge stöd åt

medborgarna.

På så sätt blir fler personer

självförsörjande och kommer ut på

arbetsmarknaden samt lever ett

självständigare liv.

#PwCkunskapsdagar

PwC

Ställningstagande vid införandet av digital medarbetare

Hur lång tidfår det ta?

För vem är vitill för?

Människosyn Fokus på jobbeller fokus påbidrag?

01 02 03 04


#PwCkunskapsdagar

PwC

Tre förutsättningar för införandet av digital medarbetare

Säkerställa attverksamheten haroptimerade processer

Processkunskap 1

E-tjänst som möjliggör attmedborgaren självregistrerar uppgifternasom sedan skall hanteras

Digitalisera 2

Säkerställ att processernaär repetitiva, regelstyrdaoch förekommer i relativtstort antal

Automatisera 3


#PwCkunskapsdagar

PwC

Digital transformationFler medborgare ut i arbete

Digital ansökan

Arbetsmarknadsplanering

Systematisk uppföljning

Arbetsgivare

Avslut till arbete eller studier

Ansökan kring försörjningsstöd kommer in digitalt. Loggar in påkommunens hemsida, legitimerar dig med hjälp av e-legitimation.Fyller i ansökan, fasta fält. Bokar tid hosarbetsmarknadssekreterare genom förvalda tider.

Den sökande träffar en arbetsmarknadssekreterare inom enarbetsdag. Upprättar en arbetsmarknadsplanering genomsnabbaste vägen till självförsörjning. Samtalet tar max 20minuter. Efter samtalet fattar handläggarroboten beslut.

Systematisk uppföljning, fokus på träff med näringslivet, aktivtjobbsök m.m. Ansökan sker löpande en gång per månad och löperpå om den sökande inte bryter sin arbetsmarknadsplanering.

Målet är snabbaste vägen till självförsörjning.Från 160 personer i avslut på rullande 12 månaders (2012) till 450i avslut på rullande 12 månaders (2017)Det handlar om fokus och ställningstagande!


#PwCkunskapsdagar

PwC

Digital transformationExemplet ”försörjningsstöd”

Digitalinsamling avinformation

Beräkning

Notifikation till minasidor



Uppgifter kommer ingenom den digitala e-tjänsten

Beslut Utbetalning

Avslagsbeslut

Kunskapsdagarna Göteborg 2017

Digitalmedarbetare

Manuellhandläggning

21-22 november 2017

#PwCkunskapsdagar

PwC

Fördelar och resultat med RPA

• Förhållandevis låg kostnad

• Bättre arbetsmiljö

• Minskar risken för felkällor, rättssäkert

• Möjlighet att omfördela resurser

• Anpassningsbart

• Snabbt införande

• Kostnadseffektiv handläggning, den digitala medarbetaren är itjänst 24/7

• Generalist, den digitala medarbetaren kan programmeras för atthantera flera olika processer (ex försörjningsstöd,avgiftshantering, servicetjänster mm)


#PwCkunskapsdagar

PwC

Erfarenheter att ta med sig

• Samverkan mellan verksamheterna och IT

• Nogsam kartläggning och kontroll över processer som skall automatiseras

• Gör ett ordentligt business case, välj först ut lågt hängande frukter

• Samverkan mellan kommuner/organisationer

• Tänk redan initialt på en utvecklingsresurs

• Utbilda politik att tala samma språk som tjänstepersonerna

Kunskapsdagarna Göteborg 2017

21-22 november 2017

#PwCkunskapsdagar

PwC

Andra tänkbara potentiella kandidaterNedan följer exempel på inspiration

21-22 november 2017Kunskapsdagarna Göteborg 2017

Andra tänkbara områden

Äldreomsorgens avgiftshantering

Hantering av förskoleavgifter och kravhantering

Vikariehantering i skolan och äldreomsorgen

Schemaläggning av lektioner och elever inför terminsstart

Schablonisering av ersättning för ensamkommande barn och unga

Lönehantering och kontering av fakturor

Ansökan om riktat statsbidrag inom skolområdet

Rapportering av olika typer av underlag och data till myndigheter/SKL etc.

#PwCkunskapsdagar

PwC

Från ax till limpa, hur går det till?


#PwCkunskapsdagar

PwC

Hur väljer vi processer?Exempel på utvärderingsmatris för val av lämpliga processer


Är processen lämpad för RPA?(Tekniska krav)

Är processen lönsam att automatisera?(Affärskrav)

Standardiserad

Regelbaserad ochåterkommande

Möjlig attautomatiseras

Begränsningar iinteroperabilitet

Beroenden till andraprocesser

Interna risker/förändringsmotstånd

Sannolikheten föruppgradering kort sikt

Volymer ocharbetsintensitet

Begränsadutvecklingstid/insats

Marknadsrisker

#PwCkunskapsdagar

PwC

Hur implementerar man detta?


Processdetaljering

Etablering avinfrastruktur(Accesser ochbehörigheter)

Design avframtidaprocesser

Implementationoch test samt

konfigurationav robot-processer

Test ochvalidering av

implementeraderobotprocesser

Förändrings-ledning ochutbildning

samt effekt-hemtagning

POC/PILOT

1-3 processer

6 veckor

Test av en eller fleraprocesser i syfte att påvisa

effekter och genomförbarhet

Pilot /er- implementation och provdrift i produktionsmiljön – Test av en eller flera processer i syfteatt påvisa effekter och genomförbarhet

#PwCkunskapsdagar

PwC

Tänkbara effektmål


Tids- och personalbesparingar (roboten utför uppgifter som tidigare utförts av medarbetare)

Förbättrad personalnöjdhet, frigjord tid för andra mer kvalificerade och värdeskapandeuppgifter

Skapa skalbarhet och jämna ut belastningstoppar (fler robotar kan sättas på sammaarbetsuppgift i högsäsong etc.)

Förbättrad servicenivå, cykeltid och responstid (roboten kan hålla konstant bevakning ochsnabbt åtgärda inkomna ärenden)

Stärkt processefterlevnad (absolut följsamhet mot den definierade processen)

Stärkt kvalitet (roboten eliminerar olika typer av fel som beror på den mänskliga faktorn)

Alternativ till traditionell systemutveckling för att uppnå funktionalitetsförbättringar (t.ex.sammanställa information från olika typer av källor eller replikera inmatade ändringar mellan olikasystem).

RPA är en metodik som kan appliceras för att nå en rad olika typer av arbetsuppgifter för olika syften

#PwCkunskapsdagar

PwC’s Digital ServicesPwC

Kontaktuppgifter

© 2017 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, “PwC” refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB which is amember firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.

Susanna CollijnPwC SwedenTorsgatan 21SE-113 97 StockholmMob: + 46 (0) 709 292 [email protected]

Jan von ZweigbergkPwC SwedenTorsgatan 21SE-113 97 StockholmMob: + 46 (0) 709 29 39 [email protected]

Ola JohnssonPwC SwedenMalmö[email protected]


#PwCkunskapsdagar

Documents

38. Digitalisering i offentlig verksamhet OK-CMD