Spar tid, penge og besvær med intelligente e2015 løsninger baseret på Microsoft CRM

Digitalisering

2

Formula CRM’s e2015-løsninger er modulære og kan implementeres enkeltvis eller i sammenhæng. De er bygget til at fungere i samspil med eksisterende løsninger.

Vores løsninger er baseret på standard komponenter fra bla. Microsoft –– og altid med fokus på åbenhed, fleksibilitet og sikkerhed for at man som kunde ikke bindes til en teknologi, der forældes eller er dyr at vedligeholde. Vores løsninger er nemme at bruge –– og betjenes i vidt omgang via Microsoft Outlook eller Microsoft CRM –– dvs. brugergrænse-flader som man typisk allerede kender og bruger.

Det betyder, at kommunens brugere kommer nemt og hurtigt i gang –– og får adgang til de nye funktioner og muligheder stort set med den viden, de allerede har!

3

Få styr på e2015 uden at tømme kommunekassen

Formula CRM er specialist i effektive, brugervenlige og økonomiske e2015 løsninger til kommuner – som f.eks. elektroniske blanketter, henvendelseshåndtering, chat-systemer, SMS-integration, journalisering mv.

Vi sparer kommunen tid, penge og besvær, gør det let for brugerne at komme i gang og sikrer enkle og effektive løsninger med god økonomi. Fremtidsikring uden flosklerMange kommuner har oplevet, at tiden løber fra deres løsninger, og at det er både dyrt og besværligt at få tingene til at virke, som de skal.

Den typiske Formula CRM-løsning kan opsættes og instal-leres på få uger. Og vi arbejder altid til fast pris og garanterer at holde budgettet. Men tag ikke vores ord for det –– ring eller skriv i stedet og aftal et gratis og uforpligtende møde med en gennemgang af fordelene. Med venlig hilsen Flemming RandAdministrerende Direktør

4

Dialog Center –– basis-modul

Kontakt. Styr på information og henvendelser.

Mail. Styr på mail med workflow og katalogisering.

BorgerDK. Hent løbende information fra borgerDK.

E-blanketter. Forvandler papirblanketter til E-blanketter.

SMS. Beskeder til borgerne baseret på workflows.

5

Dialog Center: Et komplet, men modulært e2015 system

Grundstenen i vores univers af løsninger er en robust platform til styring af dialog og henven-delser –– den sparer kommunen for tid, penge og besvær og sikrer samtidig brugerne bedre og hurtigere betjening.

Dialog Centeret kan let udbygges med ekstra moduler som f.eks. e-blanketter, automatisk mailscanning, chat, SMS, journalsystem mv.

Chat. Direkte kontakt til borgerne. Nemt at styre.

Vidensbase. Selvbetje-ning sænker mængden af henvendelser.

E-sense. Det intelligente elektroniske posthus.

Journal. ’1-klik’-journalisering i ESDH.

Alle modulerne arbejder sammen –– og funge-rer sammen med kommunens øvrige løsninger uden videre. Enklere og mere ligetil kan det ikke blive.

Når Dialog Center kombineres med de øvrige moduler, opnår kommunen en komplet e2015 løsning, der lever op til de digitaliserings krav, der stilles i e2012 og e2015 planen.

Dialog Center-løsningen bruger Microsoft Outlook som brugergrænseflade.

Resultat er en løsning, der på den ene side er særdeles effektiv og sparer mange timers arbejde

og besvær, men som samtidig er rørende let at betjene. Bedre bliver det ikke.

6

Kontakt-modul: Styr på henvendelser fra borgere

En løsning designet til at gøre det nemmere for borgere at finde den information de søger –– og nemmere for kommunen at styre henvendelser fra borgere.

Løsningen indeholder en webformular, der kan tilpasses kommunens design, og som kan ind-skydes på enhver webside. Dermed får bruge-ren let ved at kontakte kommunen.

Webformular gør det let for borgeren at rette henvendelse. Henvendelser havner automatisk på rette sted (workflow). Brugeren får og sender beskeder i Microsoft Outlook (nemt).

Løsningen opfylder til fulde e2015-ambitionen om øget brug af elektronisk kommunikation med borgerne –– og opfylder samtidig forvalt-ninglovens krav til registrering/journalisering.

Erhvervsstyrelsen sparer 40% på henvendelses-styring

En ny løsning til erhvervsstyrelsen baseret på en blanding af Kontakt-modul og Vidensbase-modulerne har på få måneder nedbragt mæng-den af henvendelser til erhvervs-styrelsen med 40%. Løsningen gjorde det nemmere for brugerne at finde den information, de søgte, og dermed faldt behovet for direkte henvendelse med spørgsmål.

Løsningen har tjent sig selv hjem på få uger!

case

• Webformular gør det let for borgeren at rette henvendelse• Henvendelser havner automatisk på rette sted (workflow)• Brugeren får og sender beskeder i Microsoft Outlook (nemt)

fordele

7

CRM Mail-modul

Dette modul udvider funktionaliteten i Microsoft Outlook med workflow og processtyring så-ledes, at henvendelser kan klassificeres auto-matisk –– herunder sikre at de når frem til rette modtager, og at der svares rettidigt og tilbage til den oprindelige afsender.

• Udvid Microsoft Outlook med workflow og processtyring• Kan integreres med ’1-klik’-journalisering • Få fuldt overblik/statistik på henvendelser og svar

fordele

Medarbejderen, teamet og organisationen får et nemt og overskueligt billede af alle mails og kan træffe beslutning på denne baggrund –– samti-dig indeholder løsningen et statistik modul, der tæller, katalogiserer og sorterer mails således, at tælleuger overflødiggøres.

Modulet kræver ingen oplæring, hvis man allerede bruger Microsoft CRM eller Microsoft Outlook –– betjening er ligetil og intuitiv, og det komplekse arbejde med at styre processer og workflow foregår i baggrunden.

8

BorgerDK integrations-modul

• Opdaterede borgerDK artikler på kommunens hjemmeside• Spar tid, penge og besvær –– lad borgerDK tage slæbet• Automatisk formattering der passer til kommunens ’look’

fordele

BorgerDK stiller artikler til rådighed for alle kommuner –– bl.a. andet om arbejde, dagpen-ge, bolig, flytning, ophold i udlandet, familie og børn, handikap, samfund og rettigheder, sund-hed og behandling med meget mere. Disse artikler kan automatisk hentes og indsættes på de relevante steder på kommunens hjem-meside med borgerDK integrations-modulet

–– og artiklerne kan samtidig formatteres til at have samme udseende som kommunens øvrige hjemmeside-indhold. Artiklerne fra borgerDK kan også integreres i Dialog Center, Kontakt- og Vidensbasemodulerne, hvor de præsenteres for borgeren i den relevante kontekst kombine-ret med mulighed for at rette henvendelse om de specifikke områder.

BorgerDK-integrations-modulet holder selv øje med, om artikler opdateres på borgerDK og sørger automatisk, for at disse også opdateres automatisk på kommunens hjemmeside.

9

Chat-modul –– øger kommunens tilgængelighed

• Nem og effektiv chat funktion på kommunens hjemmeside• Mulighed for at integrere chat i henvendelser og selvbetjening• Kan anvendes overalt –– fungerer uafhængigt af andre løsninger

fordele

e2015-specifikationen anbefaler anvendelse af chat som en måde at betjene og supportere borgere på. Med Formula CRM’s Chat-modul bliver det let, fordi dette system fungerer sam-men med –– og på tværs af –– alle platforme uden at skulle integreres eller installeres.

Kommunen vælger selv hvilke websider man ønsker chat-funktion på –– og man kan opsætte medarbejdergrupper til betjening –– chat-funk-tionen er kun synlig på websiderne når mindst én medarbejder fra den relevante gruppe er tilstede og har tid til at modtage henvendelser.

Chat-modulet gør det let for borgeren at komme i kontakt med kommunen –– og takket være indbygget logik og workflow sikres samtidig, at henvendelsen havner på rette sted, samt at chatten ikke er synlig, hvis der ingen er til at svare på direkte henvendelser.

10

Vidensbase –– selvbetjening gjort nemt og enkelt

• Nemt for borgeren at finde relevant information• Reducerer mængden af henvendelser dramatisk• Automatisk opdatering af artikler mulig

fordele

Vidensbasen består af to komponenter –– en ’tragt’, der hurtigt og effektivt leder borgeren hen til den information han/hun søger, og et emne-opdelt artikelarkiv der gør det let for borgeren at få et overblik. Artikelarkivet kan sammensættes på mange måder –– f.eks. som en blanding af kommunens egen information og information hentet fra borgerDK.

Løsningen er nem at opsætte og fungerer sam-men med alle webløsninger og CMS-systemer. Også ideel som ’kioskløsning’ på offentligt til-gængelige PC’er f.eks. på biblioteker, hos bor-gerservice etc. Kan samtidig også bruges som internt opslagsværk –– eller man kan bruge den samme løsning til at skabe manualer og vejled-ninger til kommunens egne brugere.

Vidensbase-modulet er et intelligent redskab, der gør det nemt for borgeren at finde den information, han eller hun søger –– effektiv selvbetjening redu-cerer mængden af henvendelser og sikrer samtidig større tilfredshed hos borgeren.

11

E-sense mail modul –– intelligent email workflow

• Automatisk registrering og katalogisering af alle emails• Ingen menneskelig indblanding –– sparer enorme mængder af tid• Markant forbedring i henvendelseshåndtering og svartider

fordele

E-sense er en banebrydende ny teknologi ba-seret på kunstig intelligens og neurale netværk. Systemet består af en ’robot’ der ’læser’ alle indkomne mails og henvendelser og derefter er i stand til at fungere som ’posthus’ og sikre, at henvendelserne havner hos rette modtager.

Beskederne er katagoriserede –– men medar-bejderen har mulighed for let at ændre kata-gorien. Hvis en katagori-ændring betyder, at mailen skulle have været modtaget af en anden medarbejder eller team, sendes den automatisk videre hertil.

Beskeder kan opsamles fra enhver kilde –– web eller email –– og med eller uden en specifik modtager. Det neurale netværk klassificerer henvendelsen i ’real time’ og sender den til rette modtager som en besked i Microsoft Outlook.

12

E-blanketter –– selvbetjening på nettet sparer tid

E-blanketterne kan formgives som kommunen ønsker det –– udseende/logo/farver etc.Enhver form for blanket kan med enkle midler forvand-les til en E-blanket –– og borgerens adgang kan være åben eller foregå via NemID, som kommu-nen ønsker. Løsningen er fuldstændig transparant og kan integreres med enhver webløsning og CMS-system på enhver platform.

Blanket-systemet rummer samtidig ’event handling’, der udløser automatiske handlinger, når borgeren udfylder en blanket –– feks. sende en kvittering til brugeren, notificere en sagsbe-handler, lave et opslag i et booking system etc. Samtlige blanketter, der er beskrevet i e2015-planen, er klar til levering nu!

• E-blanketter kan udfyldes online af borgeren• Opsamles og havner automatisk på rette sted• Kan integreres med ’1-klik’-journalisering

fordele

Formula CRM E-blanket-modulet giver mulighed for at flytte kommunens papirblanketter ud på internettet –– og gør det let for borgeren at udfylde blanketterne online.

13

Journalisering –– et enkelt klik, så er der styr på sagerne!

• Nem og enkel journalisering af henvendelser• Journaler kan knyttes sammen til sagsmapper• Nem betjening indbygget i Microsoft Outlook

fordele

Der er mange situationer, hvor henvendelser skal journaliseres –– måske pga. af et lovkrav, måske for at indgå i en sagsmappe etc. Det er nødvendigt –– men er samtidig en opgave der ofte stjæler meget tid i forvaltningen. Med Formula CRM Journalisering-modulet bli-ver det hele meget nemmere –– enhver indkom-mende eller udgående besked (mail, fra web, fra kontaktcenter etc.) kan i Microsoft Outlook

med ét klik sendes til næsten ethvert ESDH-system. Man kan endvidere tilføje katalogise-ring/område/type etc. til alle henvendelser, der journaliseres. Et effektivt værktøj til hurtigt at sikre robust journalisering uden det store besvær og til en overraskende lav pris. Spar megen tid –– brug kræfterne på andre ting!

SMS-modul –– nå helt ud til borgeren uden besvær SMS-modulet gør det let for kommunen at give borgere besked om aftaler, æn-dringer, vigtige nyheder –– eller for den sags skyld bestilte bøger på biblioteket etc. etc. Modulet kan integreres med Dialog Cen-ter således, at alle borgerhenvendelser samtidig opsamler mobiltelefonnumre –– lige som mobilnumre kan hentes ind fra andre kilder.

SMS

14

Få en sikker løsning til lav pris og uden besvær

Orienteringsmøde. Et gratis og uforpligtende møde. Få en gennemgang af vores løsninger og få klar besked om priser og implementering.

Workshop. Vi kortlægger de processer, brugere og funktioner, der skal understøttes. Typisk i et åbent forum med adskillige deltagere.

Tilbud. Ingen skjulte omkostninger, ingen overraskelser og ingen uklarhed.

Implementering. Med garanti for levering til aftalt tid (forudsat at kommunen også overholder sine aftalte tidsterminer).

Brugertræning. Brugere/superbrugere/administratorer trænes hos kommunen eller via e-learning.

Idriftsætning. Den færdige løsning testes og sættes i drift. Løsningen er naturligvis omfattet af en solid fejlretningsgaranti.

Support og løbende opdateringer. Indgår som en del af den samlede aftale –– og gøres tilgængeligt i det omfang det er ønsket og bestilt.

Evaluering- og tilfredsheds-check. Vi foretager et ’tilfredscheck’ to gange om året og ser, om der er behov/ønske for yderligere funktionalitet.

Sværere behøver det ikke at være. Allerbedst –– når det er enkelt og rationelt, så er det også ukompliceret, driftsikkert og til at betale. Det, synes vi, er bedst for alle.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Vores løsninger er nemme at tilpasse, nemme at installere og giver oplagte fordele og besparelser. Vi følger en enkel proces, der altid leder til sikre og gode resultater:

15

Modulære løsninger, der er til at betale

Dialog Center.Basis-modul* kr. 120 pr. bruger pr. måned

Kontakt. Styr på information og henvendelser. kr. 40 pr. bruger pr. måned

Mail. Styr på mail med workflow og katalogisering. kr. 20 pr. bruger pr. måned

BorgerDK. Hent løbende information fra borgerDK. kr. 40 pr. bruger pr. måned

Chat. Direkte kontakt til borgerne. Nemt at styre. kr. 60 pr. bruger pr. måned

Vidensbase. Selvbetjening reducerer mængden af henvendelser. kr. 100 pr. bruger pr. måned

E-sense. Det intelligente elektroniske posthus. kr. 80 pr. bruger pr. måned

E-blanketter. Forvandler papirblanketter til E-blanketter. kr. 20 pr. bruger pr. måned

SMS. Beskeder til borgerne baseret på workflows. kr. 20 pr. bruger pr. måned

Journal. ’1-klik’-journalisering i ESDH. kr. 20 pr. bruger pr. måned

pris oversigt

Formula CRM’s prispolitik er enkel og fair:

Vi garanterer en fast lav pris for implementering samt en fast lav pris pr. bruger pr. måned.

* Forudsætter Microsoft Office Outlook og Microsoft Dynamics CRM. Alle priserne er pr. bruger pr. måned og eksl. moms.

Havnegade 39 • 1058 København K • Telefon 33 43 63 80 • info@formulacrm.dk

Formula CRM er specialist i effektive, bruger-venlige og økonomiske e2015-løsninger til kommuner, styrelser og forvaltninger. Vi gør det nemt at implementere de løsninger, e2015 foreskriver –– som f.eks. elektroniske blanketter, henvendelseshåndtering, chat-systemer, SMS-integration, journalisering mv.

Men tag ikke vores ord for det –– ring eller skriv i stedet og aftal et gratis og uforpligtende møde med en gennemgang af fordelene.

Få styr på e2015 uden at tømme kommunekassen