50003467 de-tai-huong-hoang

Báo cáo thực tập GVHD: Đoàn Văn Hoạt

LỜI MỞ ĐẦU

Xu thế toàn cầu hóa thương mại đang diễn ra nhanh chóng trên toàn thế giới, Việt

Nam cũng không nằm ngoài vòng xoáy đó.Cho nên qua các cuộc đàm phán căng thẳng,

tháng 11/2006, Việt Nam đã được gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (TWO). Đây

là một sự kiện to lớn, mở ra cho các doanh nghiệp Việt nam nhiều cơ hội mới trong đầu

tư đồng thời phải đối mặt với những thách thức mới trong cạnh tranh gay gắt của các

tập đoàn nước ngoài. Đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực sự năng động, sáng tạo chuẩn

bị tốt hành trang trên con đường hội nhập. Để doanh nghiệp Việt Nam có thể đầu tư ra

nước ngoài thì trước hết DN phải tạo được thương hiệu, uy tín cao trong nước. Muốn

vậy, trước hết DN phải có nội lực vững chắc thông qua việc xây dựng tốt hệ thống kiểm

soát nội bộ trong doanh nghiệp và chính việc kiểm soát tốt các khoản phải thu, nợ phải

trả sẽ làm gia tăng vòng quay vốn, góp phần thúc đẩy nhanh tốc độ phát triển của DN.

Vì vậy, em quyết định chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ các khoản phải thu, nợ phải trả

của doanh nghiệp” là mong muốn được tiếp cận được cách thức quản lí, tổ chức kiểm

soát tài chính của doanh nghiệp trên thực tế. Xem xét vấn đề kiểm soát của doanh

nghiệp có hiệu quả hay không để đạt được mục tiêu cuối cùng lợi nhuận, tồn tại và phát

triển bền vững.

Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ C&I, em đã học

hỏi được một số kinh nghiệm về cách thức tổ chức công tác kế toán, kiểm soát tài chính

trong công ty.Tuy nhiên do thời gian và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên sẽ không

tránh khỏi sai sót. Kính mong các cô chú, anh chị góp ý và mong được sụ chỉ dẫn nhiều

hơn của thầy cô để em hoàn thiện hơn.

Sinh viên

Hoàng Thị Mỹ Hương

SV: Hoàng Thị Mỹ Hương Trang 1


CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY

TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ C&I.

I. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Sau khi nghiên cứu, tìm hiểu thị trường trong nước đang có nhu cầu rất lớn về việc

giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu mà hiện tại thị trường chưa thể đáp ứng được hết

nhu cầu đó. Chính vì vậy mà vào ngày 26/12/2001 công ty đã chính thức ra mắt, đi vào

hoạt động với giấy phép kinh doanh số: 4102007901 của Sở kế hoạch và đầu tư

TPHCM. Góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của nền kinh tế Việt nam qua các năm.

Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ C&I

Tên giao dịch: C&I Service Trading Co., Ltd

Tên viết tắt: C&I Co., Ltd

Trụ sở chính: 22A Phổ Quang, Phường 2, Q. Tân Bình, HCM

Mã số thuế: 0302495655

Điện thoại: 84-8-9971476; 9970708. Fax: 84-8-9971478

Vốn điều lệ: 500.000.000 VND

II. Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, chức năng và nhiệm vụ của công ty

Tổ chức kinh doanh đại lý giao nhận vận tải quốc tế bằng các phương tiện vận tải

biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt hoặc vận tải đa phương thức theo yêu

cầu của chủ hàng hoặc nhận sự ủy thác của các công ty giao nhận vận tải khác.

Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ khác có liên quan đến giao nhận vận tải như:

thông quan hàng hóa, xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, các thủ tục

giao nhận hàng cho cảng, xin giám định, kiểm dịch, hun trùng, nộp các loại thuế liên

quan, mua bảo hiểm hàng hóa, trả cước vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi,…

Tổ chức dịch vụ đại lý đường biển, môi giới thuê phương tiện vận tải để vận

chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu theo yêu cầu.

Tổ chức thực hiện các dịch vụ vận chuyển hàng chuyên gia, chuyển giao chứng từ,

giao nhận làm thủ tục tạm nhập - tái xuất hàng triển lãm, hội chợ, nhập khẩu ủy thác,…

Một công ty có hiệu quả hay không còn tùy thuộc rất nhiều vào bộ máy tổ chức có

hiệu quả hay không. Biết được cơ cấu tổ chức sẽ giúp ta hiểu rõ hơn về cách thức điều



hành quản lý của ban lãnh đạo công ty, từ đó cho thấy được những điểm mạnh hay

điểm hạn chế để từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục và phát triển công ty ngày một

tốt hơn.

III. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung :

2. Chức năng của bộ phận máy quản lý và các phòng ban

a. Chức năng của bộ máy quản lý:

• Giám đốc: Ông Phạm Trường Chinh , người đại diện tổ chức và điều hành

mọi hoạt đông của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty.

• Phó giám đốc: Ông Trần Đức Huy, người chịu trách nhiệm thực hiện các

nhiệm vụ do Giám đốc giao hoạc thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc phát sinh

thuộc phạm vi ủy quyền.Ngoài ra còn trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý, điều hành

phòng xuất nhập khẩu.

Bộ máy quản lý trong công ty là cơ quan đầu não thực hiện tất cả các chức năng

quản trị, điều hành , chỉ đạo mọi hoạt động của công ty theo đúng quy định của Pháp

luật.

b. Chức năng các phòng ban:

• Phòng xuất nhập khẩu: được chia thành hai bộ phận:


PHÒNG XUẤT NHẬP

PHÒNGKINH DOANH

PHÒNGKẾ TOÁN

GIÁM ĐỐC

P. GIÁM ĐỐC

CHỨNG TỪ GIAO NHẬN TÀI CHÍNH CÔNG NỢ

HÀNG NHẬP

HÀNG XUẤT

HÀNG AIR

HÀNG SEA


- Bộ phận chứng từ: đảm trách việc hoàn thành, luân chuyển các chứng từ liên

quan đến quy trình làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa. Bao gồm : chứng từ hàng xuất

và chứng từ hàng nhập.

- Bộ phận giao nhận: phụ trách công việc làm thủ tục khai báo hải quan cho hàng

hóa xuất nhập khẩu, nhận hàng , thuê phương tiện vận tải , giao hàng,…Bộ phận giao

nhận cũng được cũng đực phân chia thành hai phần là: giao nhận đường biển và đường

hàng không.

• Phòng kinh doanh: thực hiện các công tác đối ngoại, tìm kiếm thị trường

tiềm năng, khách hàng. Ngoài ra còn làm các thủ tục thuê tàu, thuê container, thuê kho

bãi.

• Phòng kế toán – tài chính:

- Kế toán tổng hợp: phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày,

quyết toán chi phí giao nhận, phương án làm hàng và thanh toán cho người bán, thực

hiện các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh và công tác tài chính của công

ty.

- Kế toán công nợ: thu cước trả trước hay trả sau, mở sổ chi tiết theo dõi công nợ

khách hàng trong nước, ngoài nước; theo dõi công nợ tạm ứng chi phí làm hàng của

nhân viên, theo dõi tình hình trả nợ cho nhà cung cấp.

- Thủ quỹ: cất giữ tiền mặt và thực hiệc thu tiền, thanh toán mặt trong công ty.

Nhiệm vụ chung của phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ

thống kế toán của công ty. Trong đó, kế toán trưởng là người trực tiếp tổ chức quản lý,

chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kế toán – tài chính của công ty, là người cố vấn

đắc lực cho Giám đốc về mọi vấn đề tài chính, kế toán phát sinh trong công ty.

IV. Tổ chức kế toán tại công ty

Công ty áp dụng hình tức kế toán chứng từ ghi sổ trong điều kiện sử dụng máy

tính.



1. Sơ đồ của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày (định kỳ)

: Ghi vào cuối tháng ( hoặc định kỳ)

: Đối chiếu kiểm tra định kỳ

2. Các loại số sử dụng:

- Chứng từ ghi sổ: là loại sổ dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

theo trình tự thời gian.

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là loại sổ kế toán tổng hợp ghi theo thứ tự thời gian,

nó được mở ra nhằm đảm bảo an toàn cho các chứng từ ghi sổ và dùng để đối chiếu với

các số liệu khi cần thiết.

- Đối với sổ quỹ tiền mặt, được lập trên cơ sở Bảng chứng từ gốc về thu chi tiền mặt

phát sinh trong ngày. Riêng TGNH kế toán lập bảng theo dõi đối chiếu với sổ phụ ngân

hàng trong suốt kỳ kế toán.

- Chứng từ ghi sổ tổng hợp : được lập vào cuối tháng dùng để tổng hợp tất cả các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, căn cứ vào tài khoản chữ T, các bảng tổng hợp chi

tiết, bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ chi phí,…


Chứng từ gốc

Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ chi tiết


- Sổ cái: căn cứ ghi vào sổ cái là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, là loại sổ dùng làm căn

cứ để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên các loại sổ quỹ, sổ thẻ chi tiết và được

dùng làm căn cứ để lập các Báo cáo tài chính.

3. Trình tự ghi chép:

- Hằng ngày, các chứng từ gốc được sắp xếp, phân loại để ghi vào sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ theo trình tự thời gian, đồng thời ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan đến các

đối tượng cần theo dõi chi tiết. Sau đó định kỳ ghi vào Sổ cái.

- Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết để lập ra Bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu

với Sổ cái của các tài khoản có liên quan. Định kỳ, căn cứ vào Sổ cái các tài khoản,

bảng tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối tài khoản và lập các Báo cáo tài chính.

V. Khó khăn và thuận lợi của công ty

1. Khó khăn: Những năm đầu mới đi vào hoạt động công ty cũng gặp rất nhiều

khó khăn về vốn lưu động, sự hạn chế của các mối quan hệ khách hàng và các

đối tác, sự cạnh tranh gay gắt của các công ty trong nước và nước ngoài có

tiềm lực mạnh hơn. Lĩnh vực mà công ty hoạt động là một lĩnh vực đặc thù, rủi

ro cao, cần nhiều vốn lưu động, phải có mối quan hệ rộng. Chính vì vậy mà

làm cho hoạt động của công ty càng thêm khó khăn hơn.

2. Thuận lợi: Tuy nhiên, nhờ sự học hỏi và phấn đấu không ngừng của tập thể

ban lãnh đạo, nhân viên mà công ty đã có những chiến lược kinh doanh đúng

đắn. Công ty C&I bước đầu đã có được những kết quả khả quan, đã tạo được

niềm tin với khách hàng và uy tín trên thị trường, thiếp lập được mạng lưới

hợp tác vận tải biển trên toàn cầu với các công ty như: UFS (Hong Kong),

RONGDE (Singapore), MOLAF (Hàn Quốc), ECU-LINE (Châu Âu),

GALAXY và DECOLINE ( USA),…

VI. Tình hình hoạt động của công ty thông qua các bảng báo cáo tài chính:

(bảng CĐSPS ,CĐKT, báo cáo kết quả kinh doanh của cty 2005)



CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTKSNB VÀ KSNB ĐỐI VỚI

CÁC KHOẢN PHẢI THU & PHẢI TRẢ (TIÊU ĐỀ CỦA CHƯƠNG

KHÔNG NÊN VIẾT TẮT)

I. Sự cần thiết của việc thiết lập HTKSNB trong một tổ chức

Để hạn chế và đối phó với tất cả các rủi ro trong quàn lý nên các nhà quản lý cần

phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chứ không phải duy nhất là công ty muốn làm

ăn có hiệu quả đâu. Xem lại ý này!

Một công ty muốn làm ăn có hiệu quả thì trước tiên nhà quản lý phải áp dụng các

biện pháp quản trị trong nội bộ công ty, quản lý tốt vấn đề tài chính là một trong những

vấn đề then chốt. Vì vậy mà nhà quản lý cần phải thiết lập được hệ thống kiểm soát nội

bộ hiệu quả.

II. Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ: (Theo báo cáo của COSO – năm 1992)

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý và mọi nhân viên của đơn vị

chi phối, nó đước thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục

tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.

- Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả.”

2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin - truyền thông

- Sự giám sát

a. Môi trường kiểm soát

Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Triết lý quản lý và phong cách điều hành

Cơ cấu tổ chức



Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Năng lực của đội ngũ nhân viên

Chính sách nguồn nhân lực

Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán ( Ban kiểm soát)

b. Đánh giá rủi ro:

Quá trình đánh giá rủi ro gồm:

Nhận dạng các rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.

Nhân tố tạo ra rủi ro, ảnh hưởng và khả năng xảy ra rủi ro.

Đề ra các biện pháp để đối phó với rủi ro

- Tăng cường kiểm soát.

- Mua bảo hiểm.

- Tăng tốc độ thu hồi vốn.

- Không làm gì hết.

Ví dụ về đánh giá rủi ro: (bỏ ví dụ đi vi không cần thiết)

Một công ty sản xuất giày da

- Mục tiêu của công ty: Chiếm lĩnh thị trường trong nước và đẩy mạnh xuất khẩu

- Nhận dạng các rủi ro : Không thể chiếm lĩnh được thị trường trong nước hay xuất

khẩu bị hạn chế.

- Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro từ các trường hợp có thể xảy ra rủi ro như: xuất

hiện đối thủ cạnh tranh mạnh hơn, các chính sách của công ty ( các chiến lược

Marketing sản phẩm, xây dựng thương hiệu, xây dựng các tiêu chuẩn về chất lượng sản

phẩm, các chính sách đãi ngộ nhân viên,…) và ảnh hưởng của các chính sách của nhà

nước (tăng thuế XNK, đưa ra hạn ngạch trong xuất khẩu,…), thái độ phục vụ của nhân

viên, chính sách về mua bán chịu,..…

- Đưa ra các biện pháp để khắc phục: nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu mở

rộng thị trường, thay đổi các chính sách kinh doanh hiện tại, quản trị tốt hơn về chất

lượng sản phẩm, hạ giá thành, đa dạng hóa sản phẩm, tổ chức đào tạo huấn luyện đội

ngũ quản lý và công nhân lành nghề, thay đổi các chính sách thưởng phạt hợp lý trong

công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, chiếm lĩnh được thị phần trong

nước và gia tăng xuất khẩu.

Các rủi ro trên Báo cáo tài chính :

Tài sản không có thực trên thực tế.



Tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị,

Đánh giá không đúng giá trị của tài sản và các khoản công nợ.

Doanh thu và chi phí không khai báo đầy đủ.

Thông tin trình bày không phù hợp với chuẩn mực kế toán.

Nguyên nhân tạo ra rủi ro:

- Những thay đổi trong quy chế của tổ chức hoặc môi trường hoạt động.

- Sự thay đổi nhân sự trong đơn vị.

- Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin, hệ thống kế

toán.

- Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị.

………

c. Các hoạt động kiểm soát :

- Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo là các chỉ thị của nhà quản lý được

thực hiện.

- Những hoạt động kiểm soát chủ yếu có liên quan đến hệ thống kế toán:

o Phân chia trách nhiệm đầy đủ ( tức là tách bạch về trách nhiệm).

o Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.

o Kiểm soát vật chất.

o Kiểm tra độc lập việc thực hiện.

o Phân tích rà soát.

Trong hoạt động kiểm soát có thể bao gồm nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể như:

- Kiểm soát phòng ngừa

- Kiểm soát phát hiện

- Kiểm soát bù đắp

Phân chi trách nhiệm : dựa trên hai nguyên tắc căn bản là nguyên tắc phân công

phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ: xét duyệt,

thực hiện, bảo quản tài sản và giữ sổ sách kế toán.

Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: mục đích tạo ra các thông tin đáng tin cậy.

Kiểm soát chung cho toàn bộ hệ thống.



Kiểm soát ứng dụng : Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán; phê chuẩn

đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động.

+ Kiểm soát chứng từ:

- Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng.

- Đánh số trước liên tục.

- Lập kịp thời.

- Lưu chuyển chứng một cách khoa học

- Bảo quản và lưu trữ chứng từ

+ Kiểm soát sổ sách :

- Thiết kế sổ sách.

- Ghi chép kịp thời, chính xác

- Sổ sách phải đóng dấu giáp lai

- Bảo quản và luân chuyển chứng từ

+ Phê chuẩn, ủy quyền và xét duyệt

Phê chuẩn: là một quyết định có tính chính sách của nhà quản lý.

Ủy quyền: là ủy thác thuộc cấp một quyền hạn nhất định.

Xét duyệt: là việc thực hiện những quyết định chung của nhà quản lý.

Kiểm soát vật chất

- Hạn chế tiếp cận tài sản.

- Kiểm kê tài sản.

- Sử dụng thiết bị.

- Bảo vệ thông tin.

Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Phải tách biệt trách nhiệm giữa người ghi chép sổ sách với người bảo vệ tài sản.

Phân tích rà soát

Mục đích: Phát hiện ra các biến động bất thường, xác định nguyên nhân, xử lý

kịp thời.

Phương pháp: Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này

và kỳ trước.

d) Thông tin và truyền thông

- Thông tin là những tin tức cần thiết cho người sử dụng.

- Truyền thông là đưa tin tức đến đối tượng sử dụng.



- Truyền thông đúng đối tượng và kịp thời.

- Hệ thống thông tin kế toán là phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của

đơn vị.

Mục tiêu đối với hệ thống kế toán là: có thật, đầy đủ, đánh giá, đúng kỳ, trình

bày và khai báo được thể hiện trên các báo cáo tài chính và bảng thuyết minh của đơn

vị.

Các công cụ sử dụng chủ yếu trong hệ thống kế toán là: chứng từ, sổ sách, báo

cáo, hệ thống tài khoản, phương pháp và sơ đồ hạch toán.

e) Sự giám sát

Mục đích: Nhằm đánh giá chất lượng của các hoạt động kiểm soát và điều chỉnh

cho phù hợp.

Có hai loại giám sát: Giám sát hường xuyên và giám sát định kỳ

Mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ có hữu hiện đến mức độ nào nhưng nó vẫn

không bao giờ tránh khỏi những sai phạm vì kiểm soát nội bộ luôn tồn tại những hạn

chế vố có như: vấn đề về con người, sự thông đồng, những tình huống bất thường,

gian lận của nhà quản lý, quan hệ giữa lợi ích và chi phí,….

Kiểm toán viên nghiên cứu kiểm soát nội bộ nhằm mục đích đánh giá mức độ rủi

ro kiểm soát phục vụ cho công việc kiểm toán được hữu hiệu hơn.

3. Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu và nợ phải trả

3.1 Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu

Các khoản phải thu trong doanh nghiệp chiếm chủ yếu là các khoản nợ phải thu

khách hàng , trong đó có phần trả trước cho khách hàng.

a) Đặc điểm của khoản nợ phải thu khách hàng:

- Là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm

dụng hoặc tham ô.

- Là khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh, do đó là đối

tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị.

- Phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên, do

việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho nợ phải thu khách hàng thường dựa vào sự

ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra.



b) Mục tiêu của kiểm soát: (đây là mục tiêu kiểm toán chứ đâu phải kiểm soát.

Xem lại đi)

- Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghi chép có thực tại thời

điểm lập báo cáo ( hiện thực).

- Đều có thực và được ghi nhận đầy đủ (đầy đủ).

- Phải được lập vào ngày lập báo cáo thuộc về đơn vị ( Quyền sở hữu).

- Phải được ghi chép chính xác về số tiền thực tế phát sinh, thống nhất với

sổ cái và sổ chi tiết (Ghi chép chính xác).

- Phải được ghi chép đúng số tiền gộp trên Báo cáo tài chính và phù hợp

giữa chi tiết của nợ phải thu khách hàng với Sổ cái (Đánh giá).

- Sự đúng đắn trong trình bày và công bố các khoản nợ phải thu, bao gồm

việc trình bày đúng đắn các khoản nợ phải thu khách hàng cũng như công bố đầy đủ

các vấn đề có liên quan như cầm cố, thế chấp. (Trình bày và công bố).

c) Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu (em trình bày KSNB nhưng lại nói

về công việc của KTV trong đây là không phù hợp. Coi chừng lạc đề)

Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán

hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh

khỏi. Mặt khác, Báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản ánh đúng các

khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị. Chẳng hạn do đơn vị bán chịu cho khách

hàng không có khả năng thanh toán, hoặc số sách theo dõi không chặt chẽ nên dẫn

đến thất thoát công nợ, hay nhầm lẫn trong theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng.

- Để tìm hiểu và đánh giá rủi ro trong kiểm soát nợ phải thu khách hàng

thì cần phải khảo sát về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với toàn bộ chu trình bán

hàng - thu tiền. (chẳng hạn đây là công việc của KTV mà)

- Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu về chu trình bán hàng – thu tiền

thường đòi hỏi tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ

phận khác nhau phụ trách . Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng danh mục mà

cách thức tổ chức cụ thể về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng có thể rất

khác nhau. Để có thể nghiên cứu một cách đầy đủ các thủ tục kiểm soát trong chu

trình này, phần dưới sẽ trình bày cách thức tổ chức chu trình bán hàng hay cung cấp

dịch vụ đối với doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn và chủ yếu thực hiện bán

chịu :



Qui trình này được mô tả qua các bước như sau:

B1: Tiếp nhận đơn đặt hàng: bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng ban

đầu của khách hàng bằng thư, fax, điện thoại, email,….

B2: Chấp nhận đơn đặt hàng theo yêu cầu: căn cứ vào đơn đặt hàng của khách

hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại,

giá cả,… để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập phiếu xuất

kho hay lập lệnh cung cấp dịch vụ. Ngoài ra cần có những thủ tục để bảo đảm cơ sở

pháp lý cho việc đặt hàng của khách hàng. Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được

hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp sau này.

B3: Xét duyệt bán chịu: Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn

thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, bộ phận phụ trách bán chịu cần phải đánh

giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu. Đây là thủ

tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu.

B4: Chuẩn bị và thực hiệc đơn đặt hàng: Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được

phê chuẩn, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận gửi hàng hoặc tiến hành cung cấp dịch

vụ.


Tiếp nhận đơn đặt hàng

Chuẩn bị và thực hiện đơn đặt hàng

Lập và kiểm tra hóa đơn

Chấp nhận đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng và theo giá cả

Xét duyệt bán chịu

Theo dõi thanh toán nợ

Xét duyệt hàng bán bị trả lại hay giảm giá

Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được


Bộ phận gửi hàng sẽ lập chứng từ gửi hàng và gửi hàng cho khách hàng hoặc

thực hiện cung cấp dịch vụ và phiếu xác nhận của khách hàng là đã thực hiện cung

cấp dịch vụ. Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin

về quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan.

B5: Lập và kiểm tra hóa đơn: Do hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng

về số tiền mà họ phải trả nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian. Hóa đơn

thường được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, bộ

phận này có trách nhiệm:

* Kiểm tra số liệu của chứng từ chuyển hàng

* So sách lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông

báo điều chỉnh ( nếu có)

* Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn

* Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị

* Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn.

Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hóa

đơn. tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp

trên sổ cái. Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi

nợ phải thu của từng khách hàng.

B6: Theo dõi thanh toán: Sau khi hóa đơn đã được lập và xuất giao cho khách

hàng thì kế toán sẽ tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu cho đến khi chúng được

thu hồi toàn bộ hay đã được phê duyệt xóa nợ.

B7: Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá: Nếu khách hàng không hài lòng

với số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho

đơn vị. Vì thế doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận,

xét duyệt cũng như khấu trừ các khoản nợ phải thu có liên quan đến hàng hóa này.

B8: Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Khi không còn hi vọng

thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét

để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép được xóa sổ các khoản nợ

này, căn cứ vào đó bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách.

-Ngoài ra việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các khoản mục phải thu do

nhân viên tạm ứng hay thu khác cũng góp phần tránh được thất thoát tài sản của

công ty và làm cho báo cáo tài chính phản ánh trung thực hơn.



Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu

- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng có liên quan: phải có sự phân

công, phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, không được để cho một cá nhân thực

hiện từ đầu đến một công việc nào.

- Ban hành các chính sách và thủ tục bán chịu : phải có các quy định rõ ràng về

quyền hạn và trách nhiệm đối với việc bán chịu.

- Hoàn thiện hệ thống kế toán chi tiết nợ phải thu.

- Báo cáo và phân tích định kỳ nợ phải thu.

- Tổ chức công tác đối chiếu công nợ

- Quy định các thủ tục xóa nợ.

3.2 Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải trả

Nợ phải trả bao gồm nhiều loại : phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả

lương, thuế, các khoản vay, phải trả khác.Tuy nhiên, chiếm tỉ trọng chủ yếu vẫn là

khoản phải trả người bán và các khoản vay.

a) Đặc điểm:

Nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trên Báo cáo tài chính đối với những

đơn vị sử dụng nguồn tài trợ ngoài vốn chủ sở hữu. Những sai lệch về nợ phải trả có

thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính về các mặt:

- Tình hình tài chính: các tỷ số quan trọng trong việc đánh giá tình hình tài

chính thường liên quan đến nợ phải trả, thí dụ tỉ số nợ hoặc hệ dố thanh toán hiện

thời. Vì thế, các sai lệch trong việc ghi chép hoặc trình bày nợ phải trả trên báo cáo

tài chính có thể làm người sử dụng hiểu sai về tình hình chính trị của đơn vị.

- Kết quả hoạt động kinh doanh: Nợ phải trả có mối quan hệ mật thiết với chi

phí sản xuất kinh doanh của một đơn vị, ví dụ việc ghi thiếu chi phí chưa thanh toán

sẽ ảnh hưởng đồng thời đến chi phí trong kỳ và nợ phải trả cuối kỳ. Vì thế những sai

lệch trong việc ghi chép và trình bày nợ phải trả có thể tương ứng với các sai lệch

trọng yếu trong kết quả hoạt động kinh doanh.

b) Mục tiêu kiểm soát:



- Các khoản phải trả được ghi chép thì hiện hữu và là nghĩa vụ của đơn vị (hiện

hữu, nghĩa vụ).

- Phải được ghi chép đầy đủ (đầy đủ).

- Các khoản nợ phải trả được cộng dồn chính xác, thống nhất với sổ cái và sổ

chi tiết ( ghi chép chính xác).

- Phải được đánh giá đúng đắn và khai báo đầy đủ (Trình bày và công bố).

c) Kiểm soát nội bộ các khoản phải trả người bán:

Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này trước hết cần phải

tìm hiểu về chu trình mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán.

Chu trình mua hàng hóa, dịch vụ - thanh toán

Bộ phận yêu cầu mua hàng

Bộ phận mua hàng

Bộ phận kho

Bộ phận văn thư

Bộ phận kế tóan công nợ


Đề nghị mua hàng

Đơn đặt hàng

Kiểm tra hàng nhận được: Phiếu nhập kho

Nhận hóa đơn

Kiểm tra hóa đơn


Bộ phận mua hàng

Bộ phận kế toán ngân quỹ

Thủ quỹ

Bộ phận kế toán vật tư

Có thể mô tả theo một quy trình như sau:

- Kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị lập phiếu mua

hàng để gửi cho bộ phận mua hàng. Một liên của chứng từ này sẽ được lưu để theo

dõi về tình hình thực hiện yêu cầu. Khi nghiệp vụ mua hàng đã hoàn thành, sau khi

đã kiểm tra chứng từ này sẽ được lưu trữ và đính kèm với các chứng từ liên quan

như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,…

- Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về

nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất

lượng, giá cả,… Sau đó, bộ phận này sẽ phát hành đơn đặt hàng, nó phải được đánh

số liên tục và lập thành nhiều liên. Ngoài liên gửi cho nhà cung cấp, các liên còn lại

sẽ gửi cho bộ phận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả.

- Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng,

cân đong đo đếm … Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập phiếu nhập kho

(hoặc báo cáo nhận hàng) có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ

kho… Phiếu này phải được đánh số trước một cách liên tục, được lập thành nhiều

liên chuyển ngay cho các bộ phận liên quan như kho hàng, mua hàng, kế toán nợ

phải trả.

- Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, các chứng từ cần được đóng dấu ngày

nhận. Các chứng từ thanh toán và những chứng từ khác phát sinh tại bộ phận này

phải được kiểm soát bằng cách đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Ở mỗi


Hạch toán nhập kho

Cho phép thanh toán

Thanh toán

Nhận hóa đơn


công đoạn kiểm tra người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác định trách nhiệm

của mình. Thông thường có những cách kiểm tra đối chiếu như sau:

So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho (hoặc báo cáo

nhận hàng), đơn đặt hàng, mục đính là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng

đặt mua và số lượng thực nhận.

So sánh giá cả, chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảo bảo không

thanh toán vượt quá số nợ phải trả cho người bán.

- Việc xét duyệt để chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ

thực hiện. Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán (do bộ

phận kế toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do bộ phận tài vụ đảm

nhận) sẽ là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu. Trước khi chuẩn chi, thông qua sự

xem xét đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ, bộ phận tài vụ kiểm tra mọi

mặt của nghiệp vụ. Người ký duyệt việc chi quỹ phải đánh dấu chứng từ để chúng

không bị tái sử dụng. Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay chức năng tài vụ và kế

toán được kết hợp trong một phòng chức năng, điều này dẫn đến rủi ro sai phạm

trong công tác kế toán tài chính.

- Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần phải đối chiếu giữa số chi tiết

người bán (hoặc hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả tiền) với sổ cái. Việc đối chiếu

này thực hiện trên Bảng tổng hợp chi tiết và bảng này được lưu lại để làm bằng

chứng là đã đối chiếu, cũng như để tạo thuận lợi khi hậu kiểm.

- Để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp có

thực hiện thủ tục là: hàng tháng gởi cho các khách hàng một bảng kê các hóa đơn đã

được thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và số dư cuối tháng. Vì thế ở góc độ là

người mua, ngay khi nhận được bảng kê này, kế toán đơn vị phải tiến hành đối chiếu

với sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai biệt( nếu có) và sửa chữa mọi sai sót trên sổ sách

hoặc thông báo cho người bán (nếu cần thiết).

• Kiểm soát nội bộ với các khoản vay:

Kiểm soát nội bộ đối với các khoản vay chủ yếu là ủy quyền và phê chuẩn. Đối

với các khoản vay nhỏ hơn hay có tính chất tạm thời, Ban giám đốc có thể quyết

định theo chính sách của đơn vị. Còn đối với các khoản vay lớn và dài hạn chúng

cần phải được sự chấp nhận của Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền.

Trong trường hợp này, giám đốc tài chính hoặc người phụ trách tài chính phải chuẩn



bị một báo cáo về kế hoạch vay, trong đó phải giải trình về nhu cầu và hiệu quả của

các khoản vay, so sánh tình hình tài chính của đơn vị trước và sau khi vay với

những đơn vị cùng ngành, những giải pháp khác, phương án trả nợ,…

Hội đồng quản trị hoặc người ủy quyền sẽ xem xét và xét duyệt những vấn đề

khác như lựa chọn hình thức vay, tổ chức tín dụng…Sau khi đã được hấp thuận cho

đi vay, Ban giám đốc phải tiếp tục báo cáo cho Hội đồng quản trị về số tiền nhận

được, việc sử dụng chúng và các vấn đề có liên quan.

Các khoản vay phải được theo dõi trên sổ chi tiết mở theo từng chủ nợ, từng

khoản vay. Hàng tháng các số liệu này phải được đối chiếu với sổ cái, định kỳ phải

đối chiếu với chủ nợ.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ HTKSNB VÀ KSNB (KHÔNG VIẾT

TẮT) ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ CỦA CÔNG

TY C&I

1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

1.1 Môi trường kiểm soát

- Nhà quản lý xem trọng các giá trị đạo đức, thường xuyên nhắc nhở trong nhân

viên và nhắc nhở bản thân phải thực hiện công khai, minh bạch trong mọi hoạt động

của công ty.

- Công ty đã đưa ra một số quy tắc, nội qui trong quá trình thực hiện công việc

yêu cầu mọi thành viên phải nghiêm chỉnh chấp hành.



- Nhà quản lý thường đề cao những cá nhân có thành tích tốt trong công việc và

việc chấp hành nội quy của doanh nghiệp. Bản thân Giám đốc luôn nâng cao hiệu quả

làm việc của bản thân, luôn chú ý về tư cách, tác phong, cũng như hành vi ứng xử của

bản thân để luôn là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.

- Công ty có cơ cấu tổ chức hợp lý có khả năng đảm bảo công tác quản lý được

triển khai chính xác kịp thời, hiệu quả.

- Nhà quản lý có quy định rõ ràng ban đầu về quyền hạn và trách nhiệm của từng

nhân viên đối với công việc được đảm nhận trong tổ chức.

- Hầu hết nhân viên trong công ty có trình độ cao như đại học, cao đẳng, có đủ

năng lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc đang đảm nhận.

- Công ty chưa có chính sách đào tạo thường xuyên nâng cao tay nghề và trình

độ cho nhân viên, chưa đưa ra được các chính sách đề bạt, khen thưởng , kỷ luật cụ

thể.

- Công ty chưa có Ủy ban kiểm toán nội bộ để kiểm soát các hoạt động sản xuất

kinh doanh.

1.2 Đánh giá rủi ro

Nhà quản lý của doanh nghiệp cũng đã nhận thấy được các rủi ro tiềm ẩn ảnh

hưởng đến mục tiêu phát triển bền vững cũng như việc nâng cao hiệu quả kinh doanh

của doanh nghiệp mình như là: ngày càng xuất hiện nhiều công ty có vốn mạnh và

dầy dạn kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, điển hình như các

công ty nước ngoài sẽ chiếm lĩnh thị trường lớn, làm thu hẹp thị trường hoạt động của

công ty; hay việc Nhà nước ngày càng tổ chức chặt chẽ và hiện đại hơn trong chính

sách, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ tạo ra cho doanh nghiệp tình trạng lạc hậu

về thông tin, dễ dẫn đến sai phạm nếu doanh nghiệp không kịp cập nhật thông tin và

nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên mình; mặt khác, khách hàng cũng ngày

càng hiểu biết hơn và có nhu cầu cao hơn nên đòi hỏi doanh nghiệp phải đưa ra các

chính sách thiết thực hơn để thu hút khách hàng đến với doanh nghiệp của mình.

Tuy nhiên, trên thực tế doanh nghiệp vẫn chưa có những chính sách cụ thể nào

đối phó với những rủi ro và thách thức trên.

1.3 Các hoạt động kiểm soát.

+ Phân chia trách nhiệm:



- Các bộ phận phòng ban được tổ chức hợp lý, có sự tách biệt về trách nhiệm

giữa các cá nhân, bộ phận.

- Công ty đôi khi cũng họp các nhân viên lại để nhắc nhở tính độc lập trong

việc giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mình nhưng cũng sẵn sàng hợp tác

với đồng nghiệp để giải quyết công việc mang lại hiệu quả tốt nhất cho hoạt động của

doanh nghiệp.

+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:

- Công ty đã áp dụng máy tính để xử lý, kiểm soát các công việc phát sinh như

sau:

Phòng xuất nhập khẩu: áp dụng máy tính để ghi nhận, kiểm tra các đơn đặt hàng

ban đầu với các thông tin chi tiết như tên khách hàng, ngày giờ khởi hành, ngày giờ

đến, số lượng chuyến hàng,…

Ví dụ: Với đơn đặt hàng của khách hàng về việc vận chuyển 2 container quần áo

may sẵn bằng đường biển sang Los Angeles, ngày khởi hành là ngày 28/4/2006 thì

bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ cập nhật vào phần hành của mình trên máy tình như

sau: ETD: 28/4

ETA:

Los Angeles

Payment: Prepaid

Containers: 2

Pack :

Clothes with cotton

Phòng kế toán: áp dụng máy tính trong hệ thống sổ sách kế toán, kế toán tổng

hợp cập nhật tất cả các nghiệp vụ phát sinh vào các form sổ đã được thiết kế trên

Excel và định kỳ thì in sổ sách trên máy ra. Đối với kế toán công nợ cũng sẽ cập nhật

các đơn đặt hàng đã thực hiện từ phần hành của bộ phận chứng từ để điền thông tin về

giá cả của lô hàng đó và theo dõi cho đến khi nó được thanh toán.

- Tuy nhiên các máy tính của các bộ phận chưa đặt password cho máy tính của

riêng mình, doanh nhiệp chưa có hệ thống mạng nội bộ.

- Bộ phận kế toán chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên biệt, việc sao lưu

chỉ thực hiện thủ công như copy toàn bộ thông tin qua các đĩa mềm hay USB.



- Về chứng từ sổ sách : sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng ghi nhận doanh thu, phản

ánh nghiệp vụ mua bán thành công thì được đánh số thứ tự liên tục tăng dần, phản

ánh các nghiệp vụ kịp thời vào chứng từ ghi sổ hàng ngày. Tuy nhiên, các nghiệp vụ

thu chi chỉ được phản ánh trên máy tính, chứ không kịp thời lập phiếu thu chi.

- Sổ sách báo cáo có đóng dấu giáp lai rõ ràng và được bảo quản trong các tủ sắt

của doanh nghiệp và được khoá cẩn thận, chìa khoá được giữ bởi những người có

trách nhiệm.

- Phê chuẩn và xét duyệt: việc phê chuẩn, ủy quyền và xét duyệt được thực hiện

bởi Giám đốc và những người có thẩm quyền trong công ty.

+ Kiểm soát vật chất : công ty cũng đưa ra qui định về hạn chế tiếp xúc với tài

sản và sử dụng thiết bị đối với những người không có nhiệm vụ, luôn vệ sinh máy

móc thiết bị thường xuyên, tắt tất cả các nguồn khi ra về, khoá cửa phòng khi hết giờ

làm việc. Tuy nhiên công ty chưa bảo mật tốt hệ thống thông tin của mình, không

thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ.

+ Kiểm tra độc lập việc thực hiện : công ty đã tách bạch về trách nhiệm trong

việc ghi sổ và bảo vệ tài sản trong công ty.

+ Phân tích rà soát: công ty định kỳ thực hiện việc đối chiếu số liệu giữa chi tiết

và tổng hợp, giữa ký này và kỳ trước, từ đó phát hiện ra những nguyên nhân bất

thường để kịp thời xử lý. Tuy nhiên chưa có những kế hoạch cụ thể để phân tích các

số liệu trong hoạt động kinh doanh của công ty.

1.4 Thông tin và truyền thông

Công ty đã kết nối internet cho toàn bộ hệ thống máy tính trong công ty, tạo điều

kiện cho việc liên lạc kịp thời, rõ ràng đến các khách hàng cũng như trong việc tra

cứu các thông tin quan trọng về chính sách, pháp luật, đối tác, thị trường,…

Công ty chưa có liên kết mạng nội bộ nên không thể xem trực tiếp các thông tin

giữa các bộ phận, gây ra sự khó khăn, lãng phí thời gian trong việc thu thập các thông

tin giữa các bộ phận có liên quan.

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ sổ sách theo qui định của cơ quan quản lý

nhà nước. Hệ thống tài khoản, phương pháp và sơ đồ hạch toán theo đúng hình thức

đăng ký với cơ quan thuế là Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ sách kế toán mà công ty sử

dụng là: Sổ thẻ chi tiết, Sổ cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Chứng từ ghi sổ, bảng cân

đối số phát sinh, bảng cân đối tài khoản, các bảng báo cáo tài chính cuối năm.



1.5 Sự giám sát

Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ , chỉ đưa ra một số qui định về việc

bảo vệ tải sản, hay thu chi tiền phải được sự đồng ý của kế toán trưởng và giám đốc.

Chưa tổ chức các chương trình đánh giá định kỳ về hoạt động kinh doanh trong

công ty cũng như hiệu quả làm việc của các cá nhân để có chế độ khen thưởng hay xử

phạt hợp lý.

2. KSNB đối với các khoản phải thu tại công ty

2.1 Quy trình mua hàng – thanh toán của công ty

B1.Tiếp nhận đơn đặt hàng : Khi nhận được booking note bằng email, điện

thoại, fax,.. của khách hàng yêu cầu cung cấp dịch vụ nào đó thì phòng kinh doanh sẽ

tiến hành kiểm tra thông tin về giá cả, số lượng, nhà cung cấp,… xem có phù hợp với

yêu cầu đặt hàng của khách hay không. Nếu phù hợp sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng rồi

chuyển booking note xuống bộ phận chứng từ , đồng thời thực hiện việc kí hợp đồng,

thuê tàu, máy bay,… kho bãi để vận chuyển hàng hoá hay cất trữ hàng hóa khi phải

lưu công tại cửa khẩu.

B2. Thực hiệc đơn đặt hàng : Bộ phận chứng từ sẽ theo dõi, lập các chứng từ

cần thiết như bill, cho lô hàng , cung cấp cho bộ phận giao nhận để bộ phận này có

thể mở tờ khai, làm thủ tục xuất nhập khẩu, đóng thuế, phí của hàng hóa ngoài cửa

khẩu hải quan cảng sân bay. Sau đó, bộ phận giao nhận sẽ chuyển các chứng từ, biên

lai thuế phí, lệ phí, chi phí liên quan cho bộ phận kế toán – tài chính.

B3. Xét duyệt việc thanh toán: Sau khi bộ phận kế toán nhận được chứng từ,

biên lai của việc làm hàng sẽ phản ánh vào sổ sách kế toán. Khi thực hiện việc giao

hàng trên thì kế toán sẽ xem xét là cước collect ( trả sau) hay prepaid (trả trước) , nếu

trả trước mà khách hàng vẫn chưa thanh toán tiền khi hàng đến thì bộ phận kế toán sẽ

xin ý kiến của Giám đốc cho phép bán chịu hay không, nếu không được phê duyệt

cho nợ cước phí vận tải cho lô hàng trên thì kế toán sẽ thông báo với bộ phận chứng

từ, bộ phận giao nhận tiến hành việc giữ lô hàng trên cho đến khi khách hàng thanh

toán.

B4. Theo dõi và thu hồi các khoản nợ: Nếu Giám đốc phê duyệt cho bán chịu

thì bộ phận công nợ sẽ theo dõi việc thanh toán của khách hàng cho đến khi thu hồi

hết nợ. Định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng.



Qua quy trình trên ta thấy công ty đã có một số thủ tục kiểm soát nội bộ đối với

nợ phải thu của công ty.

2.2 Chứng từ , tài khoản sử dụng và trình tự luân chuyển:

a) Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển:

- Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn GTGT, ghi nhận doanh thu bán hàng hay cung

cấp dịch vụ, có đầy đủ các thông tin về hàng hóa hay dịch vụ đó, được xác nhận bởi

chữ kí của các bên liên quan và được lập thành 3 liên: liên 1: lưu; liên 2: giao khách

hàng; liên 3: nội bộ.

- Giấy báo nợ ( Debit note): là giấy yêu cầu xác nhận nợ của khách hàng, lập

thành 2 liên: liên 1: l ưu; liên 2: giao cho khách hàng.

- Phiếu thu: ghi nhận là đã thu tiền mặt của khách hàng, được lập thành 2 liên:

liên1: lưu; liên 2: giao khách hàng.

- Giấy báo ngân hàng: là các chứng từ như Ủy nhiệm chi của khách hàng, sổ

phụ của ngân hàng gởi cho doanh nghiệp thông báo khách hàng đã trả tiền vào tài

khoản tiền gởi Ngân hàng.

Ngay khi có phát sinh nghiệp vụ bán chịu cho khách hàng, kế toán xuất hóa đơn

GTGT cho khách hàng, đồng thời phản ánh vào sổ chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái

tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Kế toán công nợ phải theo dõi đối chiếu công

nợ của khách hàng để thu nợ đúng hạn.

-Giấy đề nghị tạm ứng: lập 1 liên gởi cho bộ phận kế toán. Sau khi đã thông qua

sự phê duyệt của Giám đốc, Kế toán trưởng thì chuyển sang cho kế toán thanh toán

viết phiếu chi tiền tạm ứng.

- Giấy thanh toán tạm ứng: sau khi nhân viên tạm ứng thực hiện xong nội dung

tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng , kèm theo các chứng từ có liên quan. Tạm

ứng thừa thì phải nộp lại, tạm ứng thiếu thì công ty sẽ chi thêm.

b) Tài khoản sử dụng:

+ TK 131 “ Phải thu khách hàng “ : Dùng để phản ánh, theo dõi tình hình các

khoản nợ phải thu khách hàng và tiền khách hàng ứng trước cho công ty.

Kết cấu: - Bên Nợ: Ghi nhận số tiền phải thu khách hàng.

- Bên Có: Ghi nhận số tiền khách hàng đã trả nợ, số tiền nhận trước

của khách hàng, tiền giảm giá hay chiết khấu thanh toán cho khách hàng trừ vào các

khoản phải thu.



- Số dư Nợ : phản ánh số tiền còn phải thu khách hàng

- Số dư Có: phản ánh số tiền khách hàng ứng trước còn lại DN chưa trả.

Đối với tài khoản 131 khi lên bảng cân đối kế toán phải dựa vào số liệu chi

tiết: lấy tổng chi tiết số dư Nợ đưa vào bên Tài sản, lấy tổng chi tiết số dư Có đưa

vào bên nguồn vốn.

+ TK 141 “ Tạm ứng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản tạm ứng và

thanh toán tạm ứng giữa công ty và nhân viên.

Kết cấu: - Bên Nợ : Phản ánh các khoản tạm ứng của nhâ n viên phát sinh.

- Bên Có : Ghi nhận tiền thu hồi tạm ứng

- Số dư Nợ : Phản ánh các khoản tạm ứng mà nhân viên chưa hoàn ứng.

2.3 Thực tế phát sinh các nghiệp vụ phải thu khách hàng, nghiệp vụ tạm

ứng và thủ tục kiểm soát các khoản phải thu tại công ty.

a. Một số nghiệp vụ phải thu khách hàng phát sinh trong tháng 12/2005 và

tháng 01/2006:

- Ngày 6/12/2005: Cung cấp dịch vụ vận tải biển quốc tế cho công ty Alhonga

Việt Nam với giá thanh toán là 27,723,175đ, thuế suất 0% , người mua chưa thanh

toán tiền.

+ Nợ TK 131 : 27,723,175

Có TK 5113: 27,723,175

- Ngày 07/12/05: Cung cấp dịch vụ vận tải biển quốc tế cho công ty Trường

Thành với giá thanh toán cước VTQT là 59,961,850đ, thuế suất 0% và phí bill với giá

thanh toán là 150,000đ, đã bao gồm thuế là 13,636đ, khách hàng chưa trả tiền.

+ Nợ TK 131: 150,000

Có TK 5111: 136,364

Có TK 3331: 13,636

+ Nợ TK 131: 59,961,850

Có TK 5113: 59,961,850



- Ngày 13/12/05: Nhận giấy báo Có của ngân hàng Công thương thông báo Công

ty Alhonga Việt Nam trả tiền cho dịch vụ đã cung cấp ngày 6/12/05 số tiền là

27,714,375đ.

+ Nợ TK 1121: 27,714,375

Có TK 131: 27,714,375

- Ngày 19/12/05: Cung cấp dịch vụ vận tải biển quốc tế cho công ty Trường

Thành với giá thanh toán cước VTQT là 59,688,750đ, thuế suất 0% và phí bill với giá

thanh toán là 150,000đ, đã bao gồm thuế là 13,636đ khách hàng chưa trả tiền.

+ Nợ TK 131: 59,688,750

Có TK 5113: 59,688,750

+ Nợ TK 131: 150,000

Có TK 5111: 136,364

Có TK 3331: 13,636

- Ngày 22/12/05: Nhận giấy báo có của ngân hàng Công thương thông báo công

ty Thủy sản Trường Thành thanh toán cho thương vụ đã cung cấp ngày 7/12/05 số

tiền là 60,111,850đ.

+ Nợ TK 1121: 60,111,850

Có TK 131: 60,111,850

- Ngày 06/01/2006: Nhận giấy báo có của ngân hàng Công thương thông báo

công ty Thủy sản Trường Thành thanh toán cho dịch vụ đã cung cấp ngày 19/12/05 số

tiền là : 59,838,750đ.

+ Nợ TK 1121: 59,838,750

Có TK 131: 59,838,750

* Thủ tục kiểm soát nợ phải thu đã thực hiện:

- Khi các nghiệp vụ mua bán chịu phát sinh phải được kế toán lập hóa đơn bán

hàng và khi đã được phê chuẩn bán chịu cho khách hàng, kế toán tổng hợp sẽ tiến

hành ghi nhận vào sổ chứng từ ghi sổ, đồng thời kế toán công nợ sẽ ghi nhận vào sổ

chi tiết phải thu khách hàng.



- Kế toán công nợ sẽ tiếp tục theo dõi, đối chiếu định kỳ để thu hồi đầy đủ,

đúng hạn các khoản nợ phải thu trên.

- Định kỳ phải gửi bảng đối chiếu công nợ cho khách hàng, yêu cầu khách

hàng xác nhận khoản tiền còn nợ là đúng và gửi lại cho phòng kế toán công ty. Các

chứng từ này phải được lưu giữ theo “file” chi tiết từng khách hàng và lưu theo thứ tự

ngày tháng để thuận lợi cho việc hậu kiểm.

- Khi khách hàng trả nợ, nếu trả bằng tiền mặt thì kế toán sẽ lập Phiếu thu có

chữ ký nhận của hai bên, nếu được trả bằng chuyển khoản thì khoản tiền đó sẽ được

ngân hàng thông báo và kế toán sẽ phải phản ánh nghiệp vụ thu nợ đó vào các sổ sách

có liên quan.

- Không thực hiện việc kiêm nhiệm giữa người theo dõi nợ phải thu với người

trực tiếp thu các khoản nợ đó.

- Định kỳ, kế toán phải đối chiếu công nợ với đối chiếu sổ chi tiết phải thu

khách hàng với sổ cái tài khoản 131. Sổ cái tài khoản TK 131 “phải thu khách hàng”

là cơ sở quan trọng để lập các Bảng báo cáo tài chính của công ty. Chính vì vậy mà

khoản mục này cần phải theo dõi chặt chẽ, tránh sai sót và gian lận để không gây ra

sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính của công ty.

- Cuối tháng, kế toán công nợ phải lập bảng báo cáo tổng hợp công nợ của

khách hàng cho kế toán trưởng để kế toán trưởng có thể theo dõi, đánh giá và đưa ra

một số biện pháp để thu hồi nhanh công nợ. Sau đó, kế toán trưởng sẽ báo cáo với

Giám đốc về tình hình thu hồi công nợ khách hàng.

- Tất cả các sổ sách trên đều được thực hiện trên máy tính và cuối năm mới in

sổ ra.

( minh họa hóa đơn, giấy báo Có)

(Chứng từ ghi sổ T12/2005, T1/2006, sổ cái TK 131)



b) Các nghiệp vụ tạm ứng:

- Ngày 06/02/06: chi tạm ứng cho Trần Thị Lệ Thủy tiền mua vé máy bay Sài

Gòn - Huế số tiền là 4,000,000đ

- Nợ TK 141: 4,000,000

Có TK 111: 4,000,000

- Ngày 21/02/06 chi tạm ứng cho Tuấn Cường làm hàng Kim Hoàn Vũ số tiền là

900,000đ

- Nợ TK 141: 900,000

Có TK 111: 900,000

- Ngày 27/02/06 Trần Thị Lệ Thủy hoàn ứng số tiền tạm ứng ngày 6/2/06 số

tiền là 4,000,000đ

- Nợ TK 111: 4,000,000

Có TK 141: 4,000,000

* Thủ tục kiểm soát: Các khoản tạm ứng này không được ghi vào sổ chứng từ ghi sổ

hàng ngày và sổ cái tài khoản 141 “ Tạm ứng” mà chỉ được theo dõi nội bộ ra một

“sheet” riêng của kế toán công nợ. Khi hoàn thành việc hoàn ứng kế toán công nợ lưu

giữ nội bộ các chứng từ có liên quan đến các khoản tạm ứng này để làm cơ cở đối

chiếu sau này. Các chứng từ tạm ứng và thanh toán đều phải được sự xét duyệt của

Giám đốc và Kế toán trưởng, phải có chữ ký của người yêu cầu.



Đưa bảng câu hỏi về KSNB nợ phải thu của công ty vào đây làm gì? Em có phải là

KTV đâu???)

Bảng các câu hỏi về kiểm soát nội bộ nợ phải thu của công ty C&I :

Câu hỏi

Trả lời Ghi

chúKhông

áp

dụng

Có

Không

Yếu kémQuan

trọng Thứ yếu

1. Các khoản bán chịu có được xét

duyệt trước khi gửi hàng hay không ?

2. Các thủ tục gửi hàng có được đánh

số trước khi sử dụng hay không?

3.Các hóa đơn bán hàng có được đánh

số trước khi sử dụng không?

4. Có quy định kiểm tra để bắt buộc

mọi hàng hóa gửi đi, dịch vụ đã cung

cấp đều được lập hóa đơn hay không?

5.Có bảng giá được duyệt để làm cơ sở

tính tiền trên hóa đơn hay không?

6. Hóa đơn có được kiểm tra độc lập

trước khi gửi hay không?

7. Hàng tháng có gửi một bảng sao kê

công nợ cho khách hàng hay không?

8. Việc nhận hàng bị trả lại hay giảm

X

X

X

X

X

X

X

Hóa

đơn

GTGT



giá dịch vụ có được sự phê duyệt của

người có thẩm quyền hay không?

9. Đơn vị có thực hiện việc đối chiếu

tài khoản chi tiết các khách hàng với

tài khoản phải thu khách hàng trên sổ

cái, việc đối chiếu này được thực hiện

khi nào?

10. Bộ phận kế toán công nợ có gửi

bảng đối chiếu các khoản nợ phải thu

với từng khách hàng không?

11. Đơn vị có qui định về việc lập dự

phòng đối với các khoản phải thu khó

đòi hay không?

12. Đơn vị có tách bạch trách nhiệm

giữa người phê duyệt xóa nợ và người

thực hiện việc xóa các khoản nợ hay

không?

X

X

X

X

X

đối

chiếu

cuối

tháng

đối

chiếu

thường

xuyên

3. KSNB đối với các khoản phải trả tại công ty

3.1 Quy trình mua hàng hóa – thanh toán .

Có hai loại hình thức mua hàng và dịch vụ tại công ty

a) Quy trình mua hàng hoá, công cụ dụng cụ,.. :được tiến hành qua các bước

sau:

B1. Đề xuất mua hàng: Khi có nhu cầu mua hàng, các bộ phận lập Đề xuất mua

hàng gởi phòng kế toán – tài chính,

B2. Tiến hành xét duyệt: bộ phận kế toán sẽ tổng hợp chi tiết các yêu cầu và đưa

cho Giám đốc ký duyệt.

B3. Tiến hành đặt hàng: Sau khi được sự chấp thuận của Giám đốc, bộ phận kế

toán sẽ tiến hành so sánh giá cả, lựa chọn nhà cung cấp và cuối cùng đặt hàng qua

điện thoại.

B4. Nhập kho hàng hóa: Khi hàng đến, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng,

chất lượng,.. của hàng hoá và kí nhận vào phiếu xuất kho của nhà cung cấp.



B5. Thanh toán: Nếu được phê duyệt trả tiền ngay thì kế toán sẽ lấy hóa đơn

GTGT đã ký nhận làm chứng từ ghi sổ sách kế toán. Nếu không được Giám đốc

chấp thuận trả tiền ngay thì kế toán sẽ ghi vào sổ nợ phải trả nhà cung cấp.

b) Quy trình mua dịch vụ - thanh toán: được tiến hành qua các bước sau:

B1: Lập đơn đặt hàng ( booking note): Sau khi nhận yêu cầu của khách hàng về

việc cung cấp dịch vụ vận tải đường biển hay đường hàng không đã được phê duyệt

thì phòng kinh doanh sẽ lập booking note và gửi cho nhà cung cấp dịch vụ đã chọn.

B2: Tiếp nhận dịch vụ thực hiện: Sau khi yêu cầu cung cấp dịch vụ được nhà cung

cấp chấp thuận thì nhà cung cấp sẽ tiến hành thực hiện dịch vụ.

B3: Xét duyệt và thanh toán: Sau khi nhà cung cấp hoàn thành việc cung cấp dịch

vụ sẽ gởi hóa đơn GTGT, phòng kế toán sẽ tiến hành kiểm tra hoá đơn, đối chiếu với

các chứng từ có liên quan và nếu trả ngay sẽ tiến hành thanh toán, còn nếu chưa trả

kế toán sẽ tiến hành ghi nhận vào sổ các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp và theo

dõi cho đến khi trả xong nợ.

3.2) Chứng từ , tài khoản sử dụng và trình tự luân chuyển:

a) Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển:

- Phiếu chi: là giấy xác nhận đã nhận tiền mặt của khách hàng do kế toán thanh

toán lập và được lập thành 2 liên: liên 1: lưu; liên 2: giao người nộp.

- Ủy nhiệm chi (Lệnh chi hay giấy báo Nợ ): được kế toán dùng để chuyển

khoản qua Ngân hàng trả tiền cho nhà cung cấp và được lập thành 2 liên giao cho

Ngân hàng, sau đó kế toán sẽ được nhận lại 1 liên để lưu tại phòng kế toán của công

ty.

- Giấy chuyển tiền ra nước ngoài: là loại giấy dùng để chuyển tiền qua ngân

hàng cho nhà cung cấp ở nước ngoài, được kế toán thanh toán lập thành 2 bản chính

giao cho Ngân hàng và sau đó cũng sẽ được nhận lại 1 bản để lưu

- Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng: dùng để theo dõi các khoản nợ và

thanh toán của từng khách hàng.

b) Tài khoản sử dụng:



+ TK 331”Phải trả người bán”: phản ánh các khoản tiền phải trả và đã trả cho

nhà cung cấp.

Kết cấu: - Bên Nợ: ghi nhận số tiền đã trả nhà cung cấp hay nhà thầu, số tiền đã

ứng trước cho nhà cung cấp, số tiền được hưởng giảm giá hay chiết khấu thanh toán

của nhà cung cấp. Điều chỉnh giảm giá tạm tính của hàng hóa, dịch vụ.

- Bên Có: ghi nhận số tiền phải trả cho nhà cung cấp vật tư, thiết bị,

dịch vụ,.. và nhà thầu. Dùng để điều chỉnh tăng giá tạm tính về giá của hàng hóa, dịch

vụ.

- Số dư Nợ: phản ánh số tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp theo chi

tiết của từng đối tượng.

- Số dư Có: phản ánh số tiền đã trả cho nhà cung cấp, nhà thầu.

+ TK 338 – Chi tiết TK 3388 “ Phải trả, phải nộp khác: phản ánh số tiền còn phải trả,

phải nộp khác.

Kết cấu: - Bên Nợ:

- Bên Có:

- Số dư Nợ: phản ánh số tiền còn phải thu khác

- Số dư Có: phản ánh số tiền còn phải trả, phải nộp khác.

+ TK 311 “Vay ngắn hạn”:


- Bên Có:

- Số dư Nợ:

- Số dư Có:

+ TK 341 “Vay dài hạn”:


- Bên Có:



- Số dư Nợ:

- Số dư Có:

3.3) Thực tế phát sinh các nghiệp vụ phải trả nhà cung cấp, phải trả khác và

thủ tục kiểm soát tại công ty.

a. Một số nghiệp vụ phải trả nhà cung cấp phát sinh tháng 12 năm 2005,

tháng 01 năm 2006:

- Ngày 01/12/05: Mua cước vận tải hàng hóa quốc tế của công ty SDV Việt Nam

với giá thanh toán là 51,610,006đ, thuế suất : 0%, chưa trả tiền người bán.

Nợ TK 632: 51,610,006

Có TK 331: 51,610,006

- Ngày 01/12/05: Mua cước vận tải hàng hoá quốc tế của công ty SDV Việt

Nam với giá thanh toán là 6,974,343đ, thuế suất: 0%, chưa trả tiền người bán.

Nợ TK 632: 6,974,343

Có TK 331: 6,974,343

- Ngày 6/01/06: Thanh toán cước vận tải quốc tế cho công ty SDV Việt Nam

số tiền là 159,000,000đ.

Nợ TK 331: 159,000,000

Có TK 1121: 159,000,000

* Thủ tục kiểm soát:

- Khi phát sinh nghiệp vụ mua chịu, kế toán công nợ sẽ kiểm tra việc phê chuẩn

bán chịu và kịp thời ghi nhận vào chứng từ ghi sổ đồng thời theo dõi, phản ánh trên sổ

chi tiết phải trả cho từng khách hàng, sau đó sẽ ghi sổ cái tài khoản 331.

- Định kỳ sẽ tiến hành đối chiếu với nhà cung cấp. Việc theo dõi chặt chẽ các

khoản phải trả sẽ giúp cho công ty tránh thất thoát về tài sản, từ đó sẽ làm cho các

thông tin trên Báo cáo tài chính được chính xác, trung thực hơn. Vì vậy, khi nhà cung

cấp gởi bảng đối chiếu công nợ cho công ty thì kế toán theo dõi công nợ phải tiến

hành đối chiếu ngay, nếu thấy sai sót thì phải nhanh chóng điều chỉnh trên sổ sách của



mình hay báo cho nhà cung cấp biết để điểu chỉnh, hành động này cũng sẽ giúp tránh

được các tranh cãi, kiện tụng về sau. Các bảng đối chiếu này cũng phải được lưu lại

để thuận lợi cho việc hậu kiểm.

- Khi tiến hành trả nợ kế toán phải đối chiếu kiểm tra với hóa đơn, sổ chi tiết

phải trả, chứng từ có liên quan, nếu trả bằng tiền mặt thì kế toán thanh toán lập Phiếu

chi có chữ kí nhận của các bên liên quan, phiếu chi phải được đánh số trước khi sử

dụng để tránh gian lận; nếu trả bằng chuyển khoản thì kế toán sẽ lập Ủy nhiệm chi

giao cho Ngân hàng (đối với nhà cung cấp trong nước) và lập giấy chuyển tiền ngoại

tệ ra nước ngoài (nếu trả cho nhà cung cấp ở nước ngoài).

(minh họa bằng hoá đơn, giấy báo nợ, sổ cái TK 331)

b) Một số nghiệp vụ về vay ngắn hạn và vay dài hạn của công ty phát sinh tháng

12/2005:

- Ngày 07/12/05: Công ty trả lãi khế ước 881 cho ngân hàng Techcombank số

tiền là: 523đ

Nợ TK 635: 523

Có TK 1124: 523



- Ngày 08/12/05: Công ty trả lãi khế ước 881 cho ngân hàng Techcombank số

tiền là: 2,780,277đ

Nợ TK 635: 2,780,277

Có TK 1124: 2,780,277

- Ngày 8/12/05: Công ty trả nợ gốc khế ước 811 cho ngân hàng Techcombank số

tiền là: 9,094,189đ.

Nợ TK 341: 9,094,189

Có TK 1124: 9,094,189.

* Thủ tục kiểm soát:

- Các khoản vay phải được sự phê duyệt của Giám đốc, trong đó phải trình bày

số tiền vay, lãi suất, thời hạn trả, kế hoạch sử sụng vốn vay.

- Khi phát sinh các khoản vay nợ của ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác thì

kế toán cũng phải tiến hành theo dõi chặt chẽ, chi tiết về số tiền đã vay và đã thanh

toán chi tiết cho từng đối tượng, giúp cho việc thực hiện nghĩa vụ vay được chính xác

kịp thời.

(minh họa giấy báo Nợ khế ước 811 (7/12)

Chỗ này cũng vậy. Đề nghị xem lại.

Bảng các câu hỏi về kiểm soát nội bộ nợ phải trả của công ty C&I :

Câu hỏi

Trả lời

Yếu kém



Không

áp

dụng

Có Không Ghi

chú

Quan

trọng Thứ yếu

1. Hàng mua về hoặc dịch vụ được

cung cấp có được kiểm tra về số

lượng, chất lượng khi nhận không ?

2. Hoá đơn mua hàng có được kiểm

tra, tính toán chính xác và đối chiếu

với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho

không ?

3. Có qui định về số tiền thanh toán

tối đa mà một người có trách nhiệm

được quyền phê duyệt hay không?

4. Các khoản phải trả có được trả

đúng thời hạn hay không và có đề ra

phương án trả nợ không?

5. Công ty có để tồn đọng nợ quá

hạn nhiều hay không?

X

X

X

X

X



CHƯƠNG 4: NHậN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC KIếN NGHị Về KIểM SOÁT

NộI Bộ CÁC KHOảN PHảI THU, Nợ PHảI TRả CủA CÔNG TY.

4.1 Nhận xét, đánh giá chung về công ty: (nên nhận xét chung về KSNB cho toàn

công ty)

- Nhìn chung công ty có đội ngũ nhân viên có năng lực, gắn bó với công ty,

lãnh đạo và nhân viên đều coi trọng các giá trị đạo đức, có tính chính trực. Giám đốc

và ban quản lý có phong cách điều hành tốt. Công ty đã thực hiện nguyên tắc phân

công, phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm tương đối tốt. Qua nghiên cứu sơ đồ

tổ chức của công ty, chúng ta thấy các bộ phận có những nhiệm vụ khác nhau được

quản lý bởi những phòng ban riêng biệt, có tính chuyên môn hóa cao. Trong đó các bộ

phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Điều này giúp cho các môi trường kiểm soát

được nâng cao, giúp cho các hoạt động trong công ty được diễn ra rõ ràng, minh bạch

và giúp cho các khoản mục trên các Báo cáo tài chính được phản ánh chính xác, trung

thực hơn.

- Tuy nhiên, công ty chưa có các chính sách, qui định được lập thành văn bản

rõ ràng, mọi qui định chỉ được thông qua các cuộc họp công ty. Chưa có chính sách

khen thưởng, phạt hợp lý và rõ ràng cho nên chưa tạo ra được động lực tích cực làm

việc trong nhân viên. Công ty hiếm khi tổ chức các khóa học nâng cao tay nghề và

trình độ của quản lý và nhân viên. Nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển,vì thế

mà chính sách pháp luật, chính sách thuế, phương thức hoạt động kinh doanh luôn đổi

mới và hoàn thiện hơn cho nên doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức các lớp đào



tạo nâng cao tay nghề, trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên để có thể ứng phó tốt

với sự thay đổi đó, đồng thời tạo cơ hội cho những tư duy, sáng kiến kinh doanh mới

phát triển như thổi những luồng gió mới vào trong tư tưởng làm việc đã quen thuộc

và đã trở thành lối mòn của công ty.

- Công ty cần thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân

nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho

phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại

cho đơn vị.

- Tính bảo mật thông tin dữ kiệu rất thấp, ngoài ra việc lưu trữ thô sơ sẽ làm

cho người quản lý mất rất nhiều thời gian và tốn hao nhiều chi phí mà không mang lai

hiệu quả cao vì tuổi thọ và chất lượng của các đĩa mềm thấp. Nhà quản lý chưa có bộ

phận xử lý lưu trữ chuyên biệt phòng trường hợp tất cả các thông tin kế toán bị mất do

gặp sự cố hoặc cố ý gian lận của nhân viên dưới quyền. Cho nên, công ty nên lắp đặt

hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có

thẩm quyền. Xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa

hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.

4.2 Nhận xét về kiểm soát nội bộ các khoản phải thu, phải trả và một số kiến

nghị cho các hạn chế của phần kiểm soát đó:

a) Nhận xét: công ty chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ nên chủ yếu Giám đốc

đưa ra các thủ tục kiểm soát trực tiếp trong quá trình thực hiện công việc của nhân

viên trong công ty. Thủ tục kiểm soát nội bộ các khoản phải thu, phải trả của công ty

tương đối tốt, thường xuyên đối chiếu với khách hàng về chi tiết và tổng số nợ.Tuy

nhiên, phần kiểm soát các khoản phải trả chưa thực sự tốt, công ty chưa thực hiện tốt

việc chi trả đúng hạn cho nhà cung cấp, còn nợ đọng với số tiền rất lớn mặc dù công

ty đủ khả năng chi trả, nếu tình trạng này kéo dài sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến uy

tín của công ty.

- Do công ty không có bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập nên các công việc đã

thực hiện không được kiểm soát lại, rất dễ dẫn đến việc thông đồng trong nhân viên,

gây ra các sai phạm hay sinh ra tình trạng làm qua loa, không chịu kiểm tra lại làm

cho các số liệu bị sai sót, ảnh hưởng nghiệm trọng đến khoản mục này trên báo cáo tài

chính. Ngoài ra, bộ phận kế toán còn tồn tại một số các rủi ro trong quá trình kiểm



soát nợ phải thu, phải trả cần phải khắc phục để giúp cho hoạt động kiểm soát được

hữu hiệu hơn.

b) Một số hạn chế và biện pháp khắc phục:

- Rủi ro:

Bộ phận kế toán chưa cài đặt phần mềm kế toán tổng hợp chuyên biệt nên rất dễ

dẫn đến các sai phạm trong việc kiểm soát nhập liệu cũng như định khoản sai các

nghiệp vụ nhất là khi khối lượng công việc nhiều hay cố tình gian lận của kế toán

viên. Nhất là đối với doanh thu, các khoản nợ phải trả, nợ phải thu của công ty.

Biện pháp:

Phòng kế toán công ty nên trang bị phần mềm kế toán chuyên biệt để có thể giúp

cho kiểm soát nhập liệu được dễ dàng, hiệu quả hơn, giúp cho kế toán tiết kiệm được

thời gian cho việc nhập liệu, giành thời gian cho việc lên kế hoạch, biện pháp thu hồi

nhanh chóng các khoản nợ.

- Rủi ro:

Do chưa có các qui định về các nghiệp vụ bán hàng đều phải lập hoá đơn cho

nên các kế toán có thể khai thấp hay khai khống doanh thu, các khoản phải thu so với

thực tế để thực hiện mục đích riêng của mình.

Biện pháp:

Công ty nên có qui định là tất cả các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp nghiệp vụ

hoàn tất đều phải xuất hóa đơn cho khách hàng, nâng cao các giá trị đạo đức, phong

cách điều hành giúp cho việc phòng tránh được gian lận và giúp cho các khoản mục

này được phản ánh chính xác, trung thực hơn trên báo cáo tài chính.

- Rủi ro:

Phiếu thu – chi không được bộ phận kế toán lập kịp thời sẽ gây khó khăn khi

cần đối chiếu chứng từ, số liệu gốc, đồng thời không kiểm soát được thực tế việc thu

chi tiền là có thực hay không ? hay có được phê duyệt hợp lý của người có thẩm

quyền hay không ? dễ dẫn đến gian lận trong thanh toán các khoản nợ phải trả hay nợ

phải thu.

Biện pháp:

Bộ phận kế toán phải được hệ thống, sắp xếp lại nhân sự để có thể hoàn thành

công việc được tốt hơn, kịp thời lập các chứng từ, sổ sách để dễ dàng cho việc đối

chiếu, hậu kiểm đồng thời sẽ tránh được việc thông đồng xóa chứng từ tài liệu để biển



thủ tiền của công ty. Khuyến khích thanh toán qua ngân hàng để kiểm soát tốt hơn

trong thanh toán các khoản nợ

- Rủi ro:

Công ty khó có khả năng thu hồi được các khoản nợ bán chịu cho khách hàng

gây thất thoát tài sản của công ty.

Biện pháp:

Cần thiết phải thiết lập một chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn

cập nhật thông tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả,.. của khách hàng. Trong

những môi trường kinh doanh có rủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu

khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ.

- Rủi ro:

Chậm thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng, từ đó sẽ dẫn đến khoản nợ đó

khó có khả năng thu hồi được do khách hàng chìm vào lãng quên.

Biện pháp:

Kế toán phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để lập chương

trình về phân công đòi nợ. Nên thường xuyên thực hiện thủ tục gởi thông báo nợ cho

khách hàng. Điều này sẽ giúp cho đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản nợ phải thu,

mặt khác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch giữa số

liệu của hai bên. Thủ tục này có thể thực hiện định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng

năm, dưới nhiều hình thức như gửi fax, thư qua bưu điện hay nhân viên theo dõi công

nợ của hay bên đối chiếu trực tiếp với nhau.

- Rủi ro:

Hiện tại công ty không thực hiện việc xóa nợ cũng như chưa đưa ra các qui định

về xóa nợ do không có việc khách hàng không có khả năng trả nợ hay không muốn trả

nợ. Nhưng trên thực tế, đây là việc không thể không có trong tương lai, nếu xảy ra

trường hợp rủi ro trên, công ty sẽ bị động vì không có phương án giải quyết thích hợp

và việc treo mãi các khoản nợ khó đòi sẽ làm cho tài sản của công ty không phản ánh

đúng thực tế của nó, mất đi tính hiện hữu của nó.

Biện pháp:

Công ty nên đưa ra văn bản qui định về việc xóa các khoản nợ khó đòi. Hàng

tháng kiểm tra tổng số và đối chiếu với sổ cái, đối chiếu với sổ chi tiết của từng đối

tượng, đưa ra các giải pháp xử lý các khoản nợ phải trả kéo dài hoặc đang tranh chấp.



- Rủi ro:

Nhân viên sẽ thông đồng gian lận bằng cách mặc dù đã thu tiền nợ của khách

hàng rồi nhưng vẫn không báo cáo cho công ty và cuối cùng xử lý bằng một bút toán

xóa sổ nợ khó đòi do các qui định về việc xóa sổ không được qui định chặt chẽ, hợp

lý.

Biện pháp: Công ty có thể ngăn chặn gian lận này bằng cách qui định việc thực

hiện xóa nợ và việc đưa ra quyết định xóa nợ hay việc thu nợ và việc theo dõi công

nợ không được kiêm nhiệm bởi một người.

- Rủi ro:

Các khoản phải trả nhà cung cấp có thể bị khai thấp, không đúng với hiện hữu

trên thực tế, gây thất thoát tài sản của công ty và làm cho khoản mục này sai lệch

trọng yếu trên báo cáo tài chính. Nguyên nhân có thể là do nhân viên biển thủ tiền

mang đi trả cho nhà cung cấp, làm cho số nợ thực tế không đúng với hiện hữu của nó.

Biện pháp:

Đối chiếu định kỳ bằng cách gởi thư xác nhận nợ xem có đúng với thực tế hay

không, kiểm tra báo cáo thực hiện dịch vụ nhưng chưa có hóa đơn, kiểm tra các khoản

nợ phải trả đầu kỳ như tiền nhà, tiền điện,… . có được ghi chép đầy đủ hay không,

kiểm tra các khoản phải trả có nguồn gốc ngoại tệ có được đánh giá lại theo tỷ giá

ngày khoá sổ hay không.

- Rủi ro:

Đối với các khoản vay của công ty có thể vi phạm một số giới hạn đã cam kết

với chủ nợ, chủ nợ có thể yêu cầu thanh toán ngay toàn bộ số nợ đó dẫn đến công ty

bị động, mất khả năng chi trả trong tạm thời.

Biện pháp:

Trước khi tiến hành vay vốn, công ty nên lập một bảng kế hoạch chi tiết về

phương án sử dụng vốn vay, phương án trả nợ, thời gian trả nợ để đem lại hiệu quả

cao nhất. Sau khi vay được nợ, phải tiến hành thực hiện như các kế hoạch đã đề ra,

đồng thời phải chú ý đến các điều khoản ràng buộc đã cam kết để thực hiện cho tốt.



Công ty cần tổ chức đánh giá định kỳ công tác kinh doanh, tiến hành phân tích

số liệu trên bảng báo cáo tài chính để phát hiện ra được những biến động bất thường,

tìm ra các nguyên nhân và biện pháp giải quyết các biến động bất thường đó.Phân tích

các tỷ số nợ để xem xét việc biến động bất thường đối với các khoản nợ phải thu, phải

trả, cũng như việc thu hồi, xoá sổ các khoản nợ đó. Từ đó, công ty mới cũng cố và

kiểm soát được khả năng tài chính của công ty, nâng cao uy tín của công ty với khách

hàng, nhà cung cấp làm cho công ty đạt được mục tiêu là tồn tại và phát triển bền

vững trong nền kinh tế thị trường hiện nay.

Trang kết luận đâu???Trang tài liệu tham khảo nữa.


Documents

50003467 de-tai-huong-hoang