5.09 Internal Control Questionnaire

5.09CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C)AUDITING AND CONSULTING CO., LTD.

Client: Prepared by: Date:Period ended: Reviewed by: Date:Subject: Câu hỏi về kiểm soát nội bộ / Internal Control Questionnaire

Mục tiêu: Câu hỏi đưa ra các hướng dẫn cụ thể cho nhóm kiểm toán trong việc thu thập sự hiểu biết về các kiểm soát nội bộ đối với những khoản mục cụ thể và nó không yêu cầu phải được hoàn tất cho mỗi cuộc kiểm toán. Bảng câu hỏi này giúp nhóm kiểm toán đánh giá phạm vi sự tin tưởng mà có thể dựa vào các kiểm soát nội bộ như là một phần của đánh giá sơ bộ về rủi ro và cũng giúp đưa ra các cải tiến trong kiểm soát nội bộ cho khách hàng. Khi dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ, cần phải kiểm tra cụ thể trước khi đánh giá rủi ro kiểm soát trong Biểu 5.10. Xem Chương 7 của Tài liệu kiểm toán.Objectives: The questionnaire is included as a guide to assist the engagement team in obtaining an overall understanding of the internal controls in specific audit areas and is not required to be completed for each audit. It can assist the engagement team to assess the extent of reliance that can be placed on the internal controls as part of the preliminary assessment of risk and can also help identify improvements in internal controls for client purposes. Where reliance is placed on internal controls, these need to be tested specifically before assessment of control risk in Form 5.10. Refer to Section 7 of the Manual.

Các thủ tục: Trả lời các câu hỏi sử dụng “Có” hoặc “Không” với những giải thích thích hợp. Tham chiếu đến các giấy tờ làm việc thực hiện kiểm tra walk-through. Copy một bản để mang sang sử dụng cho các cuộc kiểm toán trong tương lai.Procedures: Answer the questions using ‘yes’ or ‘no’ with further narrative as appropriate. Cross reference to the respective working papers where walk-through tests were carried out. Carry forward a copy as "Background Information" for use on future audits.

Yes / No Giải thích / Comments1. Sổ cái / General Ledger1.1 Sổ cái có được cập nhật nhanh chóng không?

Is the general ledger promptly updated?1.2 Các nhật ký có chứng từ đầy đủ và được phê

duyệt đúng không?Are all journals supported and duly authorised?

1.3 Tài khoản Chênh lệch chờ xử lý có bị cấm không sử dụng không?Is the practice of maintaining suspense accounts forbidden?

1.4 Khi tài khoản Chênh lệch chờ xử lý được sử dụng, nó có được làm rõ, xử lý trong thời gian ngắn và có chứng từ chứng minh không?Where suspense accounts are maintained, are they reconciled, cleared with minimal delays and entries supported?

1.5 Có sự mô tả rõ ràng về nội dung hạch toán trong mỗi tài khoản sổ cái không?Is there a clear description of what each account head in the general ledger should contain and where each account head should be summarised for management and statutory account purposes?

2. Môi trường công nghệ thông tin / IT Environment

A&C is a member of International. 1 / 20



Yes / No Giải thích / Comments2.1 Có các thủ tục đúng đắn trong việc chấp nhận

cho lắp đặt phần cứng và phần mềm bao gồm việc chỉ định Ban quản lý dự án để giám sát các dự án về công nghệ thông tin, hoạt động thử và đánh giá các kẽ hở, kiểm tra và chấp nhận người sử dụng và các vấn đề này có được lưu hồ sơ không?Are proper procedures adopted for installation of hardware and software including appointment of project team to oversee IT projects; product walk-through and gap assessments; and user testing and acceptance, and are these documented?

2.2 Tất cả các thay đổi chương trình được lưu hồ sơ và ký chấp thuận không?Are all program changes adequately documented and signed off?

2.3 Các nhân viên trong nhóm IT của đơn vị có được huấn luyện và có kiến thức phù hợp về các vấn đề chính (các vấn đề có thể tồn tại nếu kiến thức tập trung vào một người) không?Are staff in the entity adequately trained and is there adequate knowledge of the key issues among the IT team (problems may exist if knowledge is concentrated in one person)?

2.4 Trong môi trường vi tính hóa, nó rất quan trọng để hiểu / In a computerised environment, it is important to understand:

Làm thế nào sổ chi tiết được duy trì và sự kết nối với sổ cái.How the subsidiary ledgers are maintained and their link to the general ledger.

Làm thế nào các tham số được thiết lập ở file chủ / dữ liệu như là giá bán, cơ cấu chiết khấu, giá thành, lương … và các sửa đổi được phê duyệt như thế nào?How overall parameters are set in the master / data files e.g. sales price, discount structures, product costings, payroll data etc. and how amendments are authorised.

Các tài liệu gốc được ghi vào sổ chi tiết và sổ cái như thế nào?How source documents are captured in the subsidiary and the general ledger.

Thủ tục đối chiếu giữa tài khoản tổng hợp và các tài khoản chi tiết.Reconciliation procedures between control




Yes / No Giải thích / Commentsaccounts and subsidiary ledger accounts?

2.5 Kiểm soát về việc tiếp cận trực tiếp và từ xa có đầy đủ không?Are the physical and logical access controls adequate?

2.6 Có kiểm soát về việc tiếp cận dữ liệu, cập nhật dữ liệu vào sổ cái và in ấn dữ liệu không? (dẫn chứng bằng tài liệu khi có thể thực hiện được và mức độ tiếp cận liên quan).Are there controls over access to data, posting of data and printing of data? (Document where relevant, the related access levels).

2.7 Các số liệu có được kiểm tra trước khi cập nhật vào sổ cái không? (đối chiếu với chứng từ gốc của các nghiệp vụ và có dấu vết kiểm tra rõ ràng).Are data postings validated before the ledgers are updated? (Verification of the source documents input to transaction lists to ensure a clear audit trail may be necessary).

2.8 Các bút toán có thể bị xoá mà không có bút toán nhật ký được phê duyệt không?Can entries be deleted from the accounting records without a formal and authorised journal entry?

2.9 Các bản copy dự phòng có được thực hiện thường xuyên và lưu giữ trong tủ có khóa tại nơi an toàn không?Are back-up copies taken regularly and stored away from the premises in a locked cabinet at a secure location?

2.10 Các bản copy dự phòng có được sử dụng lại ngay khi có thảm họa / tình huống khẩn cấp không?Are back-up copies restored once in a while to ensure that they can be used in case of a disaster / emergency?

2.11 Có các kế hoạch dự phòng trong trường hợp phần cứng / phần mềm bị hư hỏng không?Are there contingency plans in case of a hardware / software failure?

2.12 Chương trình chống virus có được cài đặt và cập nhật thường xuyên không?Are anti-virus programs installed and regularly updated?

2.13 Có qui định hoặc nghiêm cấm việc sử dụng




Yes / No Giải thích / Commentsmáy tính cho mục đích cá nhân không?Is private use of computers prohibited or regulated?

3. TSCĐ hữu hình / Property, Plant and Equipment

3.1 Khách hàng có lập sổ chi tiết cho TSCĐ hữu hình không?Does the client maintain a property, plant and equipment register?

3.2 Sổ chi tiết có được cập nhật thường xuyên không?Is the register regularly updated?

3.3 Các tài sản lỗi thời có được xóa sổ sau khi có sự phê duyệt và sổ chi tiết có được cập nhật không?Are obsolete assets written off after due authorisation and is the register updated?

3.4 Việc đối chiếu định kỳ có được thực hiện giữa / Are periodic reconciliations carried out between the:

Các tài sản trong sổ chi tiết và kiểm kê thực tế không?items on the register and the physical assets; and

Số tổng cộng giữa sổ chi tiết và sổ cáo không?totals as per the register and the general ledger?

3.5 Tất cả các tài sản có được ghi chép trong sổ cái và sổ chi tiết ngay khi nhận được và được gắn thẻ để dễ nhận biết không? Are all assets recorded on receipt in the general ledger and the register and are these tagged for ease of identification?

3.6 Chính sách khấu hao có được áp dụng nhất quán và tỷ lệ khấu hao có phù hợp với thời gian hữu dụng ước tính không?Is the depreciation policy consistently followed and are the rates reflective of the useful lives of the assets?

3.7 Thu nhập từ việc cho thuê TSCĐ có được trích trước theo các điều khoản của hợp đồng không?Is income from rental of assets accrued on an accrual basis and is it on commercial terms?

3.8 Có kiểm soát để đảm bảo tiền thu từ việc bán TSCĐ là phù hợp với các điều khoản của hợp đồng và được ghi chép vào sổ sách kế toán




Yes / No Giải thích / Commentskhông?Is there control to ensure that proceeds from sale of property, plant and equipment are on commercial terms and recorded?

3.9 TSCĐ có được bảo vệ, đặc biệt khi ngừng sản xuất không?Are assets properly secured, especially when the premises are closed?

3.10 TSCĐ có được mua bảo hiểm không?Are assets adequately insured?

3.11 Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản có được cất giữ an toàn không?Are title deeds/log books kept locked in a fireproof safe?

4. Các khoản đầu tư / InvestmentsChính sách và sự phê duyệt / Policy and authorisation:

4.1 Có chính sách đầu tư chính thức qui định các loại đầu tư đơn vị có thể thực hiện và cấp phê duyệt cụ thể không? Is there a formal investment policy defining the types of investment the company can undertake and the specified levels of authority?

4.2 Có qui định mức đầu tư tối đa cho từng loại đầu tư khác nhau và sự phê duyệt không?Are maximum investment limits defined for different types of investments and for approved institutions?

4.3 Có sự chấn thuận phù hợp cho các khoản đầu tư giới hạn cho phép không?Are appropriate approvals obtained for investments in excess of pre-approved limits?Kế toán và thu nhập / Accounting and income:

4.4 Các khoản đầu tư có được cập nhật đúng sau khi có sự phê duyệt chứng từ bởi người có thẩm quyền không?Are all investments correctly input after approval of the input vouchers by authorised personnel?

4.5 Có bảng kê chi tiết / sổ chi tiết cho từng khoản đầu tư không? bảng kê chi tiết / sổ chi tiết có được đối chiếu với tài khoản kiểm soát và các đối chiếu này có được phê duyệt không?Are detail listings / ledgers of investments maintained? Are they reconciled to the control




Yes / No Giải thích / Commentsaccounts and the reconciliations approved by a senior official?

4.6 Bảng kê thời gian đáo hạn có được giám sát để đảm bảo các khoản đầu tư được tái đầu tư khi đáo hạn?Are maturity lists monitored to ensure that investments are re-invested on maturity?

4.7 Có kiểm soát kép đối với các khoản đầu tư thông qua thương lượng không?Is there dual control over negotiable investments?

4.8 Thu nhập từ các khoản đầu tư có được tính toán định kỳ không?Is income from investments accounted for on a regular basis?Đánh giá / Valuation:

4.9 Có thủ tục thích hợp để đánh giá tất cả các khoản đầu tư bao gồm cả cơ sở xác định giá trị hợp lý không?Is there an adequate procedure to value all investments including, where applicable, the basis of determining fair value?

5. Hàng tồn kho / InventoriesNhận hàng / Receipt:

5.1 Các Phiếu nhập kho (GRN) được đánh số trước có được thực hiện cho tất cả các lần nhập hàng không?Are pre-numbered goods received notes (GRN’s) raised for all receipt of goods?

5.2 Có sự kiểm tra để có sự đảm bảo là chỉ có các mặt hàng đã được duyệt thì mới được nhận và các mặt hàng phù hợp với đặc điểm kỹ thuật trong đơn đặt hàng không?Is there a check to ensure that only authorised goods are received and that they are in accordance with the specifications in the purchase order?

5.3 Các Phiếu nhập kho có được sử dụng để cập nhật các ghi chép về kho hàng không?Are GRN’s used to update inventory records?

5.4 Hàng bán trả lại được ghi chép qua Phiếu nhập kho không?Are all sales returns recorded vide GRN’s?Xuất hàng / Issues:

5.5 Các Phiếu xuất kho được đánh số trước có được thực hiện cho tất cả các lần giao hàng




Yes / No Giải thích / Commentskhông?Are pre-numbered despatch notes / delivery notes issued for all despatch of goods?

5.6 Các Phiếu xuất kho có được sử dụng để cập nhật các ghi chép về kho hàng không?Are delivery notes used as a basis of updating inventory records?Các kiểm soát về hiện vật / Physical controls:

5.7 Hàng tồn kho có được để ở nơi an toàn và có được mua bảo hiểm không?Are inventories kept in a secure place and insured?

5.8 Thủ tục về mã hàng tồn kho có phù hợp để đảm bảo tất cả các mặt hàng tồn kho bao gồm trong bảng liệt kê hàng tồn kho không?Is the procedure of stock coding adequate to ensure that all inventory items are reflected in the inventory listings?

5.9 Hàng tồn kho hư hỏng / lỗi thời có được tách riêng không?Are obsolete / damaged items segregated?

5.10 Có chính sách đối với hàng tồn kho giảm giá, chậm luân chuyển và hư hỏng không? Is there a policy for impairment of obsolete, slow moving and damaged items?

5.11 Việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có được thực hiện để / Is a periodic inventory count done to:

Xác định số lượng tồn kho thực tế không?ascertain the physical quantities?

Xác định hàng tồn kho bị hư hỏng hoặc lỗi thời không?identify damaged or obsolete items?

So sánh tồn kho thực tế với sổ sách để xác định hàng tồn kho bị tổn thất và mất cắp không?compare the physical inventory against inventory records and ascertain inventory losses and pilferage?

5.12 Các thủ tục kiểm tra cut-off có phù hợp để đảm bảo / Are the cut-off procedures adequate to ensure that:

Hàng tồn kho để bán hoặc trả lại được để riêng không?all inventory held on a sale or return basis are segregated and held separately?

Hàng tồn kho đã bán và khách hàng gửi tại kho




Yes / No Giải thích / Commentsđược để riêng không?customer inventories which have been recorded as sales are segregated and held separately?

5.13 Việc kiểm kê có được phối hợp một cách đúng đắn, kết quả được ghi chép, các chênh lệch được xem xét và xóa sổ sau khi có sự phê duyệt không? Are inventory counts properly co-ordinated, results recorded and differences reconciled and written off after due authorisation?Đánh giá / Valuation:

5.14 Chính sách đánh giá hàng tồn kho có được áp dụng nhất quán và phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 không?Is the inventory valuation policy consistently applied and in accordance with VAS 2?

6. Doanh thu và các khoản phải thu / Sales and ReceivablesKhách hàng và dữ liệu doanh thu / Customer and sales data:

6.1 Các tham khảo liên quan đến việc chấp nhận khách hàng mới đã được kiểm tra và hạn mức tín dụng cho khách hàng bao gồm cả thời gian và số tiền đã được phê duyệt chưa?Are references for new customers checked and are customer credit limits approved for both time and monetary amounts?

6.2 Có thủ tục cho việc mở, đóng sổ chi tiết của khách hàng và cập nhật dữ liệu thường trực không?Is there a procedure for opening and closing customer accounts and updating standing data?

6.3 Tất cả các sổ chi tiết phải thu khách hàng bao gồm trong bảng kê các khoản phải thu thương mại không?Are all active accounts reflected in the trade receivable listings?

6.4 Giá bán sản phẩm có được thực hiện đúng, có bảng liệt kê giá bán sản phẩm được cập nhật và thông báo đến các phòng ban có liên quan không?Is product pricing correctly done and are up to date price lists maintained and circulated to the respective departments?




Yes / No Giải thích / CommentsBán hàng / Sales:

6.5 Các Phiếu giao hàng có được sử dụng để lập hóa đơn và có được kiểm tra để đảm bảo tất cả các lần giao hàng đều được phát hành hóa đơn không?Are delivery notes used to raise invoices and is there a check to ensure that all deliveries are invoiced?

6.6 Hàng hóa được giao có dựa trên các đơn đặt hàng không?Are goods dispatched against approved orders?

6.7 Các hóa đơn có được kiểm tra với các Phiếu giao hàng về sự chính xác toán học, giá bán, chiết khấu và giảm giá, thời hạn tín dụng, thuế GTGT và các loại thuế khác trên hoá đơn không? Are invoices checked for conformity with delivery notes and for arithmetic accuracy, and are the price terms, discounts and rebates, credit terms, VAT and other taxes correctly recorded on the invoice?

6.8 Các hoá đơn có được ghi chép đúng đắn vào sổ chi tiết doanh thu và số tổng cộng có được cập nhật tương ứng vào sổ cái doanh thu, phải thu khách hàng và các sổ chi tiết không?Are invoices correctly recorded in the sales ledger and the totals posted to the respective income, debtors control and the VAT control accounts in the general ledger and to the individual debtors account in the debtors ledger?

6.9 Doanh thu bán hàng bằng tiền mặt có được ghi nhận tại thời điểm bán hàng không?Are cash sales recorded at the time they are made?

6.10 Tiền thu bán phế liệu / sản phẩm hư hỏng … có được ghi nhận không?Are proceeds from sales of scrap / rejects etc. properly captured and recorded?

6.11 Tổng doanh thu có được đối chiếu với tiền gửi ngân hàng, thuế GTGT và các khoản phải trả khác theo qui định của pháp luật hàng tháng không?Are the sales totals reconciled to bankings and VAT and other statutory returns on a monthly basis?




Yes / No Giải thích / Comments6.12 Thủ tục cut-off doanh thu có được thực hiện

đúng không?Are sales cut-off procedures correctly followed?

6.13 Tiền bồi thường bảo hiểm có được loại trừ khỏi doanh thu không?Where appropriate, is indemnity insurance taken out?

6.14 Dự phòng chi phí bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng có phù hợp với các chính sách kế toán được chấp nhận và kinh nghiệm các năm trước không?Are provisions for sales warranties and after sales service in accordance with the accounting policies adopted and based on past experience?Giấy báo có / Credit notes:

6.15 Các giấy báo có được đánh số trước và được kiểm tra với Phiếu nhập kho, phép tính số học và được sự phê duyệt của người có thẩm quyền không?Are credit notes pre-numbered and checked for conformity with the GRN, checked arithmetically and approved by a senior officer? Ghi nhận nợ phải thu khách hàng / Debtors records:

6.16 Tổng nợ phải thu khách hàng trên sổ cái có được đối chiếu với bảng kê nợ phải thu khách hàng và bảng đối chiếu này có được sự phê duyệt của người có thẩm quyền không?Is the debtors control account total periodically reconciled to debtors listing totals and the reconciliation approved by a responsible officer?

6.17 Các khoản mục điều chỉnh có được kiểm tra không?Are reconciling items investigated and actioned?

6.18 Bảng phân tích tuổi nợ của khoản phải thu khách hàng có được lập và xem xét bởi người có thẩm quyền không?Is an aged list of debtors prepared and reviewed by senior personnel?

6.19 Báo cáo bán hàng hàng tháng có được gửi cho khách hàng xác nhận mà không có sự tham gia của nhân viên giữ sổ sách và nhân viên bán




Yes / No Giải thích / Commentshàng không?Are monthly statements sent to customers, independently verified and mailed without access to the ledger keepers and sales staff?

6.20 Tiền thu từ các khách hàng được ghi chép đúng đắn trong biên lai đã được đánh số trước và được / Are debtors receipts properly recorded using a pre-numbered receipt and are they:

Gửi toàn bộ vào ngân hàng một cách đều đặn;banked intact and regularly;

Ghi cụ thể các hóa đơn đã thanh toán trong sổ chi tiết phải thu của khách hàng; và allocated to the specific invoices in the debtors ledger; and

Cập nhật vào đúng sổ chi tiết phải thu của khách hàng và tổng số tiền thu được có được cập nhật vào sổ cái không?correctly posted in the debtors ledger and the summary totals correctly recorded in the control account?

6.21 Trong trường hợp bán hàng bằng tiền mặt chưa thu được tiền, có chi tiết được các hoá đơn chưa thanh toán tiền trong tài khoản doanh thu bán hàng bằng tiền mặt không?In the case of pending cash sales, is the balance on the pending cash sale account duly reconciled to outstanding invoices?Sự suy giảm giá trị / Impairment:

6.22 Bảng liệt kê nợ phải thu khách hàng quá lâu và các khoản có tranh chấp có được lập thường xuyên và xem xét bởi người có thẩm quyền không?Is a list of old outstanding debtors and items in dispute prepared regularly and reviewed by senior personnel?

6.23 Có chính sách dự phòng nợ phải thu khó đòi và chính sách này có được tuân thủ không?Is there a policy on provisioning and impairment of receivables and is this followed?

6.24 Việc lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi có hợp lý và có được sự phê duyệt của người có thẩm quyển không?Is adequate provision made against all receivables considered impaired and are provisions and movements on the provision accounts approved by senior personnel?




Yes / No Giải thích / Comments6.25 Các khoản nợ xóa sổ có được phê duyệt trước

khi thực hiện không?Are all write-offs authorised?

7. Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng / Bank and CashMở thư / Opening of mail:

7.1 Việc mở thư có được giám sát bởi người chủ hoặc nhân viên quản lý không?Is the opening of mail supervised by the owner or a senior manager?

7.2 Việc ghi chép số tiền nhận được có được giám sát bởi người chủ hoặc nhân viên quản lý không?Is the recording of receipts supervised by the owner or a senior manager?Ngân hàng / Bankings:

7.3 Các biên lai nộp tiền có được kiểm tra với giấy báo ngân hàng không?Are initial records of receipts checked to bankings?

7.4 Doanh thu bán hàng bằng tiền mặt có được kiểm soát để tránh trường hợp bỏ sót nghiệp vụ và được đối chiếu với tiền thu được không?Is the cash sales controlled in such a way that no transaction can be omitted and is it reconciled to the cash received?

7.5 Tiền thu được có được gửi toàn bộ vào ngân hàng không?Is the cash banked daily and intact?Thanh toán tiền và Séc / Payments and cheques:

7.6 Việc thanh toán tiền có được thực hiện bằng Séc, chuyển khoản hoặc các lệnh thanh toán khác hay không?Are all major payments made by cheque, credit transfer or other payment order?

7.7 Có Séc vượt quá hạn mức được duyệt không?Are cheques over a certain limit countersigned?

7.8 Việc thanh toán tiền có được kiểm tra với chứng từ bao gồm lệnh mua hàng, Phiếu giao hàng của nhà cung cấp, Phiếu nhập kho, hóa đơn và bản kê không?Are all payments checked to supporting documentation including purchase order, supplier delivery note, GRN, invoice and




Yes / No Giải thích / Commentsstatement?

7.9 Các tài liệu có được để riêng khi đã được thanh toán và được đánh dấu bằng số Séc không?Are supporting documentation cancelled when paid and marked with the cheque number?

7.10 Các chứng từ thanh toán có được định khoản đúng để đảm bảo tất cả các lần thanh toán đã được cập nhật và đúng tài khoản không?Are payment vouchers coded correctly to ensure that all payments are posted to the correct accounts?

7.11 Các về an toàn của Séc có phù hợp không?Are security arrangements for cheques adequate?

7.12 Các Séc có được gửi ngay lập tức tại ngày ký cùng với các thông báo về thanh toán không?Are all cheques sent out immediately on signing accompanied by a remittance advice?

7.13 Việc ký khống Séc có bị nghiêm cấm không?Is the practice of signing cheques in blank forbidden?

7.14 Các Séc hư hỏng có được giữ lại và hủy không?Are all damaged cheques retained and cancelled?Sổ quỹ tiến mặt và bảng điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng / Cash book and bank reconciliations:

7.15 Sổ quỹ tiền mặt có được cập nhật thường xuyên không?Is the cash book updated regularly?

7.16 Các báo cáo tiền gửi ngân hàng có được xem xét bởi nhân viên có thẩm quyền không?Are bank statements sent to and reviewed by a senior official?

7.17 Các bản đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng có được lập thường xuyên bởi người độc lập với thủ quỹ và được xem xét bởi nhân viên có thẩm quyền không?Are bank reconciliations prepared regularly by someone independent of the cashier and reviewed by a senior official?

7.18 Các khoản mục điều chỉnh có được kiểm tra không?Are all reconciling items reviewed and actioned?




Yes / No Giải thích / CommentsQuỹ tiền mặt / Petty cash:

7.19 Các phiếu chi có các chứng từ gốc chứng minh, có sự duyệt chi và có chữ ký của người nhận tiền không?Are vouchers supported by source documents, authorised for payment and acknowledged by the recipient?

7.20 Sổ quỹ tiền mặt có được cập nhật thường xuyên, được đối chiếu với tiền mặt tồn quỹ và đưọc xem xét bởi người có trách nhiệm không?Is the petty cash book regularly updated, reconciled to the cash balance and reviewed by a senior official?

7.21 Có qui định về số tiền tồn quỹ tối đa của quỹ tiền mặt không?Are upper limits set on the amounts to be retained as petty cash?

7.22 Quỹ tiền mặt có được duy trì trên cơ sở tạm ứng không?Is petty cash maintained on an imprest basis?

7.23 Việc tiếp cận quỹ tiền mặt có bị hạn chế không?Is access to cash restricted?

7.24 Việc kiểm tra đột suất tiền mặt tồn quỹ có được thực hiện không?Are surprise cash counts carried out?

7.25 Tiền mặt tồn quỹ có được bảo vệ và mua bảo hiểm không?Is cash adequately secured and insured?

8. Các khoản phải trả và mua hàng / Payables and PurchasesChọn nhà cung cấp / Supplier selection:

8.1 Có chính sách chọn lựa nhà cung cấp không?Is there a formal supplier selection policy?Đặt hàng / Ordering:

8.2 Đơn đặt hàng được đánh số trước có được phê duyệt bởi nhân viên có thẩm quyền phù hợp với ủy quyền không?Are pre-numbered purchase orders approved by authorised officers in accordance with the board mandates?

8.3 Các đơn đặt hàng chưa thực hiện xong có được tiếp tục theo dõi không?Are unfulfilled orders followed up?Trích trước / Accruals:

8.4 Các hoá đơn nhận được có được:




Yes / No Giải thích / CommentsAre invoices received:

Kiểm tra với Phiếu nhập kho hoặc bằng chứng về việc dịch vụ đã được thực hiện không? Và checked to GRN or evidence of performance of services?; and

Kiểm tra tính đúng đắn của hàng hóa mua thêm không? checked for correct additions and extensions?

8.5 Có phải chỉ bản gốc hoặc bản copy của hoá đơn hoặc các chứng từ gốc khác được sử dụng cho cập nhật sổ sách kế toán không?Are only original or certified copies of invoices or other source documents used to update accounting records?

8.6 Khi hóa đơn gốc chưa nhận được, việc trích trước cho hàng hóa đã nhận có được thực hiện để phục vụ cho việc lập báo cáo tháng và báo cáo năm không?Where the original invoices have not been received, are correct accruals made for receipt of all goods and supplies for month and year-end reporting?

8.7 Việc mua hàng hóa bằng tiền mặt có chứng từ gốc chứng minh và ghi chép vào quỹ tiền mặt / sổ quỹ không?Are cash purchases supported by source documents and properly accounted for through petty cash / cash book?

8.8 Tổng tiền mua hàng và các chi phí có được đối chiếu với các khoản chi qua ngân hàng, thuế GTGT và hàng trả lại khác hàng tháng không? Are the purchase and expense totals reconciled to bankings and VAT and other statutory returns on a monthly basis?

8.9 Thủ tục cut-off có được thực hiện đúng không?Are adequate cut-off procedures followed?Hàng trả lại / Returns:

8.10 Tất cả hàng trả lại có được thực hiện thông qua Phiếu giao hàng được đánh số trước và được sự phê duyệt của người có trách nhiệm không?Are all returns made via pre-numbered delivery notes which are authorised by a responsible officer?

8.11 Các giấy báo có có được so sánh với các Phiếu giao hàng và cập nhật vào sổ sách kế toán không?




Yes / No Giải thích / CommentsAre credit notes received compared to delivery notes and posted into the accounting records?Ghi chép các nhà cung cấp / Suppliers records:

8.12 Tài khoản kiểm soát mua hàng có được mở không?Is a purchase ledger control account maintained?

8.13 Tất cả các hoá đơn / giấy báo có có được ghi nhận trong sổ mua hàng và số liệu tổng cộng được cập nhật vào sổ cái và sổ chi tiết mua hàng / chi phí, phải trả người bán và thuế GTGT không?Are all invoices / credit notes correctly recorded in the purchase ledger and the totals posted to the respective purchase / expense, creditors control and the VAT control accounts in the general ledger and to the individual creditors account in the creditors ledger?

8.14 Tất cả các tài khoản chi tiết đang sử dụng có bao gồm trong bảng kê nợ phải trả người bán không?Are all active accounts reflected on the creditors listings?

8.15 Số dư nợ phải trả người bán có được / Are suppliers ledger balances:

đối chiếu với số dư trên báo cáo của người bán không?reconciled to the supplier statement balances?

đối chiếu với tài khoản kiểm tra và tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch không?reconciled to the control accounts and differences investigated and actioned?

thường xuyên xem xét nợ quá hạn, các khoản mục có tranh chấp và việc giải quyết các tranh chấp không?reviewed on a regular basis with regards to overdue accounts and disputed items and area of dispute resolved?

8.16 Tất các các khoản điều chỉnh số dư nợ phải trả người bán có được sự phê duyệt của người có thẩm quyền không?Are all amendments to supplier balances approved by a senior officer?

9. Nghiệp vụ với các bên có liên quan / Related Party Transactions




Yes / No Giải thích / Comments9.1 Có sự kiểm soát trong việc xác định bên có liên

quan không?Is there a control on the identification of related parties?

9.2 Tất cả các nghiệp vụ với các bên có liên quan có theo giá thị trường và có được sự phê duyệt của Ban Giám đốc không?Are all related party transactions at arms length and approved by the board?

10. Tiền lương / Salaries and Wages10.1 Các thông tin nhân sự có bao gồm / Are

personnel records maintained which contain: Hợp đồng lao động và các thay đổi;

engagement letters and changes thereto; Thay đổi về hệ số lương;

changes in rates of pay; Sự ủy quyền của người lao động về việc khấu

trừ các khoản không bị pháp luật bắt buộc; vàwritten authority from employee for non-statutory deductions; and

Mã số nhân viên và các thông tin pháp luật khác không?PIN and other statutory records?

10.2 Bảng lương có / Is payroll: Phù hợp với mức lương và phúc lợi khác trong

hồ sơ nhân viên không?in agreement with the salary and benefits records in the employee file?

Tiền lương làm thêm giờ có được đối chiếu với các ghi chép về thời gian làm thêm không?reconciled to time records for overtime payments?

Có xem xét các khoản chênh lệch so với lương tháng trước không?reconciled to previous month’s payroll for any differences?

10.3 Tất cả các khoản thu nhập đã được tính thuế và thuế được trả đúng ngày qui định không?Are all emoluments correctly taxed and taxes remitted by the due dates?

10.4 Có tài khoản kiểm tra để ngăn chặn các thanh toán và khấu trừ lương thấp hơn / cao hơn qui định và các chênh lệch được làm rõ và phê duyệt bởi người có thẩm quyền không?Are control accounts maintained to prevent under / over payments of salaries and




Yes / No Giải thích / Commentsdeductions and are these cleared or balances reconciled and approved by a senior person?

10.5 Có kiểm soát để đảm bảo các khoản cho nhân viên vay hoặc tạm ứng được thu hồi và số dư các khoản vay / tạm ứng được đối chiếu và xem xét bới các người có thẩm quyền không?Is there a control to ensure that all staff loans and advances are correctly recovered and the balances on loan / advance accounts are reconciled and reviewed by a senior official?

10.6 Việc điều chỉnh bảng lương có được sự phê duyệt của người có thẩm quyền không? Are amendments to the payroll approved by a senior officer?

10.7 Tiền lương có được kiểm tra trước khi ký thanh thanh toán không? Are salaries and wages records reviewed before signing the payment documentation?

10.8 Số tiền chuyển từ tài khoản ngân hàng / séc thanh toán có đúng với tiền lương phải thanh toán không?Are bank credits / cheques drawn for the exact amount required for payment?

11. Các chi phí khác / Other Expenses11.1 Tất cả các khoản chi phí có được duyệt chi phù

hợp không?Are all expenses adequately authorised?

11.2 Có các kiểm tra để đảm bảo / Are there checks to ensure that:

Các chi phí là toàn bộ và duy nhất dùng để tạo ra thu nhập không? Và the expenses are wholly and exclusively incurred in the production of income; and

Các chứng từ chứng minh được ghi đúng ngày và bản gốc hoặc bản copy có tên của Công ty không?the supporting vouchers are correctly dated and originals or certified copies are in the company’s name?

12. Các vấn đề chung / General12.1 Công ty có sơ đồ tổ chức mô tả trách nhiệm

một cách rõ ràng không?Does management maintain organisation charts clearly describing responsibilities?

12.2 Có các sắp xếp để đảm bảo công việc kiểm soát vẫn được thực hiện khi có người vắng mặt




Yes / No Giải thích / Commentskhông?Are adequate arrangements made to cover for absences in all work areas?

12.3 Công ty có lập dự toán và dự toán này có linh hoạt không?Are budgets prepared and are these flexible?

12.4 Dự toán và kết quả thực hiện có được dựa trên các bộ phận tạo lợi nhuận và phân bổ doanh thu / chi phí cho từng lĩnh vực hoạt động không?Are the budgets and actual performance based on department profitability and allocation of income / expenses to the appropriate operating lines?

12.5 Báo cáo quản trị có được lập đúng thời điểm, được so sánh với dự toán và thảo luận trong Ban Giám đốc không?Are management accounts prepared on a timely basis, compared against budgets and discussed by the management?

12.6 Chênh lệch giữa dự toán và thực hiện có được tìm hiểu và giải thích nguyên nhân không?Are variances properly investigated and explained?

12.7 Có các dữ liệu tài chính thường xuyên về / Is regular financial data available on:

Tiền / Cash Doanh thu / Sales Chi phí / Expenditure?12.8 Có lập các dự tính về dòng tiền, tồn kho và các

khoản phải thu không?Are cash flow, inventory and receivable forecasts prepared?

Liệt kê các điểm yếu và đưa ra đề xuất để hoàn thiện kiểm soát nội bộ / Listing the weaknesses and giving suggestions for improvements:

Câu hỏi sốQuestion No.

Điểm yếuWeaknesses

Đề xuất để hoàn thiệnSuggestions for improvements




Câu hỏi sốQuestion No.

Điểm yếuWeaknesses

Đề xuất để hoàn thiệnSuggestions for improvements


Documents

5.09 Internal Control Questionnaire