אקססמידע למערכות מבוא

?Accessמהו הינו בסיס נתונים טבלאי אקסס

ומחולל יישומים, המיועד לסביבת עבודה קטנה ובינונית ומאופיין

בקלות הפעלתו ובידידותו הרבה.

מבוא למערכות מידע 2

מהו בסיס נתונים? בסיס נתונים )מסד נתונים( הוא כלי בו שומרים נתונים

בנושא מסוים, בצורה מאורגנת במחשב.

הנתונים בבסיס הנתונים יישמרו בטבלאות, כאשר כל

טבלה מכילה מידע על ישות מסוימת )לדוגמה, לקוחות של

בנק(.

בעזרת תוכנה לשימוש בבסיסי נתונים נוכל לקשר בין

הנתונים, לבצע עליהם מניפלוציות ולאחזר מידע בצורה

מבוא למערכות מידעטובה. 3

דוגמה לבסיס נתונים עבור ספריה

,בסיס הנתונים יכיל טבלאות עבור הספרים בספריה, המנוייםהספרנים, ההשאלות וכו'.

:דוגמה לטבלת המנויים

שדה: מספר עמודים רשומה: ספר

:דוגמה לטבלת הספרים

שדה

רשומה

איך מסודר בסיס הנתונים? שדה רשומה טבלה .מסד נתונים :דוגמא

שדה: מספר עמודים רשומה: ספר טבלה: ספרים.מסד נתונים: ספריה

:דוגמא נוספת שדה: מספר ספרים הניתן להשאלה רשומה: קורא טבלה: מנויי הספריה.מסד נתונים: ספריה

איך מתכננים בסיס נתונים?.ישנם כללים לתכנון בסיס נתונים

תכנון בסיס הנתונים בצורה טובה הוא הבסיס לעבודה יעילה

עם הנתונים בשלב מאוחר יותר.

לדוגמא: כשזה אפשרי, עדיף שכל נתון ישמר בטבלה אחת

בלבד, כדי לאפשר ניהול יעיל של המסד.

מבוא למערכות מידע 6

?Accessאילו שירותים מספקת – הגדרת טבלאות והקשרים ממשק לתכנון בסיס הנתונים

ביניהן.

הוספת, הסרה ועדכון של ממשק לעבודה עם הנתונים –

רשומות.

- כלי המאפשר לאחזר, להציג, לשנות ולנתח נתונים שאילתות

מתוך הטבלאות.

להצגת המידע שבבסיס הנתונים ולהזנת מידע נוסף. טפסים –

– להצגת מידע בצורה מרוכזת ולארגון המידע להדפסהדוחות. מבוא למערכות מידע 7

יצירת מסד נתונים חדשמפעילים את תכנת האקסס"בוחרים ב"מסד נתונים ריקבוחרים שם למסד ומקום לשמירתו"לוחצים על "צור

מבוא למערכות מידע 8

טבלאות

טבלאות-:כל טבלה מורכבת מ

רשומות )שורות(- כל שורה היא מופע של ישות המיוצגת

בטבלה.

שדות )עמודות(- כל שדה הוא מאפיין של הישויות המיוצגות

בטבלה.

מבוא למערכות מידע 10

טבלאות-

מידע למערכות מבוא 11

-את הטבלה ניתן להציג בשתי תצוגות-תצוגת עיצוב

-בתצוגה זו אנו מגדירים את השדות בטבלה.שמות השדות ,סוגי השדות- טקסט, תזכיר, מספר, תאריך/שעה

מטבע, מספור אוטומטי, כן/לא...-תצוגת גיליון נתונים

בתצוגה זו נמלא את הטבלה על פי הנתונים אותםהגדרנו בתצוגת העיצוב.

מפתחות- על מנת שניתן יהיה לנהל את הנתונים במסד הנתונים

עלינו ליצור בכל טבלה שדה מפתח ראשי. הערך של שדה

זה הוא שונה עבור כל זוג רשומות בטבלה.

:תפקידי המפתח הראשי

מניעת כפילות רשימות בטבלה )אין שני תלמידים עם אותו מספר

ת.ז.(

הוא מאפשר לקשר בין טבלאות שונות

קשרי גומלין-.ניתן לקשר בין הטבלאות השונות במסד הנתונים

קשרי הגומלין מגדירים את היחס בין הטבלאות

השונות במסד הנתונים.

:טבלת הספרים תהיה מקושרת לטבלת לדוגמא

הסופרים-

כל ספר נכתב ע"י אחד הסופרים בטבלת

הסופרים.

(-2קשרי גומלין )-סוגי הקשר

-יחיד לרבים ספרים. והטבלה מו"ליםדוגמא: הטבלה.כל ספר הוצא ע"י מו"ל אחד, ומו"ל אחד הוציא הרבה ספרים

.רבים לרבים שואלים. והטבלה ספריםדוגמא: הטבלה כל ספר יכול להילקח ע"י מספר שואלים, וכל שואל יכול לקחת מספר

ספרים. .קשר כזה ייוצג ע"י טבלת קישור נוספת

.יחיד ליחיד בד"כ לא יהיה קשר של יחיד ליחיד )הנתונים יהיו באותה טבלה, לא צריך

לקשר(. לפעמים על מנת לחלק טבלה עם הרבה עמודות, או להגן על מידע יבצעו

קשר כזה.

קשרי גומלין- שלמות קשרים-שלימות קשרים

מערכת כללים המבטיחה שקשרי הגומלין בין שורות בטבלאות

קשורות זו לזו יהיו חוקיים ושלא ימחקו או ישתנו בטעות נתונים

קשורים בצורה לא עיקבית

:דוגמא

במערכת בה נאכפת שלמות קשרים, מחיקת סופר מטבלת הסופרים

תמחק את כל הספרים אותם חיבר הסופר.

כללים להגדרת טבלאות

אין להכניס אינפורמציה מרובה לעמודה אחת

הפרדת מידע לעמודות שונות )שם פרטי ושם משפחה אורחוב ועיר( מאפשר בהמשך לבצע פעולות על כל האנשים

מעיר מסוימת או כל האנשים בעלי אותו שם משפחה.

מבוא למערכות מידע 17

אין ליצור טבלאות שחלקן הגדול ריק

דוגמה גרועה: לכל סטודנט ציוניו בכל אחד מהקורסיםהקיימים באוניברסיטה. יש הרבה מאד קורסים וכל סטודנט לומד יחסית מעט מהם. ערכי השדות של

הקורסים שאינו לומד, ישארו ריקים.

פתרון: טבלת אחת ובה פרטי סטודנטים, טבלה שניה ובהפרטי הקורסים באוניברסיטה ובטבלה שלישית ציוני

הסטודנטים בקורסים השונים.

מבוא למערכות מידע 18

יש ליצור טבלאות כך ששינוי בערך מסוים יתבצע ברשומה

אחת בלבד בדוגמה הקודמת, אפשר היה ליצור טבלה ובה שורה לכל

הרכב של סטודנט + קורס שהוא לומד. באופן כזה, ניתן היה להכניס ציון לכל תלמיד לכל קורס מבלי שיהיו תאים

רבים ריקים. הבעיה היא ששינוי במספרו של קורס היה מחייב איתור

ושינוי כל הרשומות בהן מופיע הקורס. .הפתרון הוא כפי שהוסבר בשקף הקודם

מבוא למערכות מידע 19

יש לודא שניתן להגדיר במדויק מה מכיל כל שדה בטבלה

בדוגמה הקודמת, שמות השדות אשר יכילו את מספרי" 2" קורס1הקורסים שלומד הסטודנט, יכולים להיות "קורס

וכו'. הבעיה: אם נרצה לחשב ממוצע ציונים בקורס מסוים, איך

נמצא את הציונים? אצל סטודנט אחד יהיה זה הציון . 32 ואצל אחר הציון בקורס 7בקורס מספר

.הפתרון: כפי שכבר הוסבר

מבוא למערכות מידע 20