1

公文書寫作要領

高雄市政府秘書處文書科 科長侯燕嬌

2

一、字型：標楷體二、大小： ( 一 )20級：機關全銜 、發文文別。 ( 二 )12級：聯絡方式 、郵遞區號、地 址、發文日期、 發文字號、速別 、密等及解密條 件或保密期限、 附件、正本、副 本等。　 ( 三 )16級：受文者、 本文、蓋章戳。　 ( 四 )10級：頁碼、檔號及保存年限

公文字體規範 公文字體規範

2

１２級

１６級

１２級

１６級

１０級

１６級

１２級

２０級

2

33

「大簽」格式

科 長

44

角簽– 文末簽辦

來文文末簽辦︰角簽

會辦單位　　　第一層決行擬： 一、本案為○○○○○○○○○○。　二、○○○○○○○○○○○○○○○　　　　○○○○○○○○○。　三、文陳閱後存查。

檔 號： 保存年限：

第1頁

線

裝

訂

受文者：第一類發行 發文日期：中華民國 100年 11月 4日 發文字號：高市府四維秘文字第 1000122096號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：真愛碼頭簡易平面圖乙份

主旨：原訂於 100年 11月 8日（星期二）上午 9時，假本府四維

行政中心 3F第一會議室召開之第 44次市政會議，調整至當日上午 10時假真愛碼頭召開，請 查照。

正本：第一類發行、工務局新建工程處、工務局養護工程處、地政局土地開發處

市長 陳 菊

地址：高雄市苓雅區四維三路 2號 承辦單位：秘書處文書科 聯絡電話：07-3368333#2030 聯絡人：王中君 機關傳真：07-3318905 電子郵件：chichiw@kcg.gov.tw

高雄市政府 函

55

「便簽」格式

會辦單位：○○室

科 長

日期、時間寫在職名章下

方

擬：擬：

6

公文書書寫注意事項──受文者之書寫 公文書書寫注意事項──受文者之書寫(一 ) 用全銜，不用簡稱或簡體字。 ( 適於電子交換 )

(二 ) 注意機關的排序：

主辦單位最後主辦單位最後

先 中央先 中央 再 地方再 地方

先 機關單位先 機關單位 再 個人再 個人

先 外部先 外部 再 內部再 內部

P6

7

（一）書函文字、用語均比照函。（二）書函的結構實務上可視需要採﹝三段式– 主旨、說明、辦法 ﹞或〔條例式 〕 ， 但

對上級機關首長行文宜採三段式。

書函的結構及作法

8

叁、一般公文用語、用字

9

稱謂語 適用範圍 舉例 備註 鈞 有隸屬關係的下級機關對

上級機關用之各機關、區公所稱市府為〔鈞府〕

書寫〔鈞〕時前面空一格示敬

大 無隸屬關係的較低級機關對較高級機關用之

各縣市政府稱立法院、司法院、考試院、監察院為大院

書寫〔大〕時前面空一格示敬

貴 1 有隸屬關係之上級機關對下級機關用之2 無隸屬關係之機關相互間用之3 機關與團體相互間用之4 上級機關首長對下級機關首長用之

1 市府對區公所稱〔貴所〕2 市府稱市議會為〔貴會〕3 市府稱愛心行善團為〔貴團〕4 市長稱區長為〔貴區長〕

書寫貴時如無隸屬關係，前面得空一格示敬

10

稱謂語 適用範圍 舉例 備註鈞長、鈞座

1 屬員對長官2 有隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長用之

1 課員稱課長、區長或市長為〔鈞長〕2 區長稱市長為〔鈞長〕

書寫〔鈞長〕時前面空一格示敬

台端 1 機關對人民用之2 機關對屬員用之3 首長對屬員用之

1 市府對人民〔郭偉治先生〕稱謂為〔台端〕2 區公所對所屬〔陳台英課長〕稱謂為〔台端〕3 市長對所屬〔洪道明主任〕稱謂為〔台端〕

先生、女士、君

機關對人民用之 吳志明先生、陳嘉玲小姐、朱光銘君

11

稱謂語 適用範圍 舉例 備註本 1 機關、學校、團體自稱

2 機關首長、學校校長、團體負責人自稱

1 本府、本所、本公司、本基金會2 本區長、本校長、本董事長、本主席

職 1 屬員對長官自稱2 有隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長自稱

1 課員對課長、區長自稱〔職王東修〕2 區長對市長自稱〔職陳華民〕

書寫〔職〕時，應側書

本人、名字

人民對機關自稱 1〔本人〕所有座落於本市東菱段 3 號土地2 〔有青〕生於民國 56年10月 10 日

書寫〔名字〕時，應側書

12

稱謂語 適用範圍 舉例 備註該、職稱 對機關、學校、團體之全銜

一再提起時得於第 2 次以後稱〔該〕；對職員一再提起時得，於第 2 次以後稱〔職稱〕

1oo區公所在區長領導下，區政績效卓著，〔該所〕今年又榮獲紅豆優良獎…2 高雄醫學大學附設中和紀念醫院麻醉科設備齊全， 〔該科〕總醫師陳已知更是舉世聞名，很多怪病在〔總醫師〕治療下 …

13

引述語 適用範圍 舉例 奉

依

接獲上級機關公文或首長交辦於引敘時用之 , 一般用於段首

1 奉 鈞府○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號令2 奉 鈞長○年 ○月 ○日 交辦有關○○縣道路拓寬案3 依 鈞長○年 ○月 ○日 交辦有關○○縣道路拓寬案

准 接獲平行機關或無隸屬關係機關團體公文 , 於引敘時用之 , 一般用於段首

准依 貴會○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號申請設立案

據 接獲下級機關公文或屬員及人民之申請（陳請）函 , 於引敘時用之 , 一般用於段首

據 貴所○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函○○工程計畫書

14

引述語 適用範圍 舉例奉悉 引述上級機關公文或首長手諭，於

起首引敘完畢時用之1 鈞府○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函奉悉2 鈞長○○年 ○月 ○日手諭奉悉

敬悉 引述平行機關公文或無隸屬關係機關首長、民代書信，於起首引敘完畢時用之

1 貴所○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函敬悉2 貴○長○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號箋函敬悉3 貴委員○○年 ○月 ○日 華翰敬悉

已悉 引述下級機關公文或團體、人民申請（陳情）函，於引敘完畢時用之

1 貴公司○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號申請函已悉2 台端○○年 ○月 ○日 陳情書已悉

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引述語 適用範圍 舉例復…（來文機關發文日期、字號、文別…函）

於復文時用之 1 復 貴所○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函2 復台端○○年 ○月 ○日 陳情書

依（依據、根據） … （來文機關發文日期、字號、文別或○○法令） …辦理

於告知辦理的依據時用之 1 依本府○○年 ○月 ○日 第○○市政會議決議辦理2 依據○○局○月 ○日 第○○函辦理3 根據○○法第○○條規定辦理

…（發文機關自稱、日期、字號、文別） …諒蒙鈞察、諒察

對上級機關發文後續函時用之 1 本局○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函諒蒙 鈞察2 本所○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函諒察

16

引述語 適用範圍 舉例…（發文機關自稱、日期、字號、文別） …諒達、計達

對平行、下級機關或團體、人民發文後續函時用之

1 本所○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函諒達2 本會○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函計達

17

期望用語 適用範圍 備註請 鑒核、 請 鑒察、請 核定請 核準施行、請 核准辦理

指陳報事項在下級機關尚未發生效力，必須在上級機關審查核定後，始發生效力之謂。上級機關對於所陳報事項，不管意見如何均應函復，就審查所表示之意見，對下級機關有絕對之拘束力。

1 祈使作為詞前，即〔請〕字之後空一格示敬。2 得於請字之前加〔敬 〕 、 〔謹〕或〔惠 〕 以加重示敬。3 核定核備備查之區別實益如下︰ （ 1 ）是否須審查或僅知悉 （ 2 ）是否須函復 （ 3 ）是否發生拘束力

請 核示、 請 釋示

請求上級機關審核指示或解釋以便下級機關有所遵行之謂。上級機關對於所陳報事項，應表示意見且務必函復，其所表示、解釋之意見，對下級機關有絕對之拘束力。

請核備 指上級機關對下級機關所陳報之事項，除知悉其事實外，並可審查其內容，而表示意見之謂。上級機關對所陳報事項，不管意見如何均應函復，惟就審查所表示之意見，亦非絕對拘束力，仍屬審查之意見而已。

上行文期望用語

18

期望用語 適用範圍 備註請 備查、請 備案

指下級機關對上級機關有所陳報或通知，使該上級機關知悉其事實之謂。上級機關勿庸函復或其他作為，且備查、 備案之性質，與所報事項之效力無關。

請 察照 指下級機關請求上級機關知悉其已依照辦理。

上行文期望用語

19

期望用語 適用範圍 備註

請 查照、請 查照辦理、請查核辦理

請同級機關或不相隸屬機關知悉或請其依照辦理。

祈使作為詞前，即〔請〕字之後空一格，以示彼此尊重。

請 查照辦理見復

請同級機關或不相隸屬機關照案辦理並回復，以作存案依據。

祈使作為詞前，即〔請〕字之後空一格，以示彼此尊重。

請 查照見復、請 查明見復、請 惠允見復、請 同意見復

請同級機關或不相隸屬機關查明後並答復。

祈使作為詞前，即〔請〕字之後空一格，以示彼此尊重。

請 查照備案 請同級機關或不相隸屬機關知悉並留備查考。

祈使作為詞前，即〔請〕字之後空一格，以示彼此尊重。

請 查照轉告 請同級機關或不相隸屬機關查明、知悉，並轉知所屬機關。

祈使作為詞前，即〔請〕字之後空一格，以示彼此尊重。

平行文期望用語

20

期望用語 適用範圍 備註請 查照、請 照辦、請 切實辦理

請下級機關查明照辦。 為表示上下指揮監督關係， 〔請〕字得改為〔希 〕 ，如希 查照。

請 查照見復、請 辦理見復

請下級機關查明照辦後並答復。 為表示上下指揮監督關係， 〔請〕字得改為〔希 〕 ，如希 查照。

請 查照轉告、請 查照並轉知所屬照辦

請下級機關查明並轉知所屬知悉或辦理。

為表示上下指揮監督關係， 〔請〕字得改為〔希 〕 ，如希 查照。

請 轉行照辦、請 轉知所屬照辦

請下級機關將本文轉行所屬照案辦理。

為表示上下指揮監督關係， 〔請〕字得改為〔希 〕 ，如希 查照。

下行文期望用語

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公文共同格式 ~ 一般公文用語

22

23

伍伍、公文撰擬要領 主旨（何事？）（不可分項）為全文精要，要把握主要意旨簡述以說明行文目的

與期望，應力求具體扼要，以不超過 60個字為原則， 最後再加期望語 說明（為何？ ）（可以分項） ：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之

敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名可因公文內容改用「經過」、 「原因」等其他名稱，亦即

一 . 先敘明創稿或復文或轉文。 二 . 再敘明來文依據或訴求，並詳細說明原因（即引據、申述、歸結） 三 . 視主旨之訴求，增加相關之說明。 四 . 檢視相關之附件（超過一項要編號標示–用見出紙）。 辦法（應如何做？ ） ： （可以分項）為簽之重點，須擬具體意見供裁示 例如 有〔甲〕、〔乙〕、〔丙〕數案供裁示時 ，必須於說明段內分析優劣點，

不能僅用〔陳核〕、〔請示〕等。或向受文者提出之具體要求無法在主 旨」內簡述時，以本段列舉。本段段名可因公文內容改用「建議」「請求」 、「擬辦」、 「核示事項」等其他名稱。

24

簽同樣以 主旨、說明、擬辦三段式辦理：1.主旨：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與

期望，不分項，一段完成。期望語：請　核示（提出擬辦意見簽核時） 請　鈞閱、請　鈞參、請　核閱（檢陳

有關資料請長官過目、瞭解參考時） 請　鑒察（將辦理情形簽報長官瞭解） 請　鑒核（除簽報長官瞭解外，並含有

請示之意）。

簽之撰擬要領簽之撰擬要領

25

2.說明：對案情之背景、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，做簡要之敘述，並視需要分項條列。

3.擬辦：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列

4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」段不提擬

辦意見，「擬辦」段不重複「說明」內容 。

簽之撰擬要領 ( 續 )簽之撰擬要領 ( 續 )

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公文書寫注意事項公文書寫注意事項 -- 分項標分項標號號

公文書寫注意事項公文書寫注意事項 -- 分項標分項標號號

主旨： ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ　　　　　　ΟΟΟΟΟΟΟΟ說明： 一、 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ　　二、 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ： ( 一 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ。 ( 二 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ： １、 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ　　　　　　　　　２、 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ： ( １ )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ　　　　　　　　　　　　( ２ )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　( 三 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ

範例

●分段項目符 號應另列縮 格以全形書 寫。 ●括弧” ( )”以 半型為之。

五、全形與半形字形標準： ( 一 ) 分項標號：另列縮格以全形書寫，括弧以

半 形為之。 ( 二 ) 內文：　　 １、中文字體及併同於中文中使用之標點符

號應以全形為之。 　　 ２、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文

中使用之標點符號應以半形為之。

2727

一般公文時效管制

一、最速件： 1 日二、速件： 3 日三、普通件： 6 日