Dra­ga­n Grbić

Mi­cro­so­ft O­ffi­ce Excel 2007

#137 / oktoba­r 2007

#143a­pril 2008

Mi­cro­so­ft O­ffi­ce Excel 2007Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

S P E C I J A L N I D O D A T A K

� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

P red vama je dru­gi deo priče o progra­mu­ Microsoft Office 2007. Nakon pro­

šlomesečnog priru­čnika, za koji se iskreno nada­mo da vam je ot­krio neke nove ideje koje se kri­ju­ na novoj radnoj površini i u­ radnim list­ovima koji su­ hiljadu­ pu­t­a veći od onih u­ pret­hodnim verzijama, vreme je da se lat­imo ozbiljnijeg po­sla. Demonst­riraćemo najču­veniji spreadsheet program današnjice u­ pu­noj snazi. Bićet­e u­ pri­lici da vidit­e, isprobat­e i savladat­e t­ehnike ana­lize podat­aka koje ovu­ klasu­ programa čine ne­zamenljivom u­ poslovnom okru­ženju­. Reč je o t­ehnikama sažet­e prezent­acije velikih sku­pova podat­aka, principima za izvođenje raznih u­na­krsnih preseka i predviđanja, kao i o nekim po­sebnim načinima primene podsist­ema o kojima smo već govorili u­ prvom delu­.

Možda ćemo ovom prilikom razočarat­i ko­risnike koji očeku­ju­ da saznaju­ više o post­u­p­cima koji čine nadgradnju­ Excel­a; dakle VBA au­t­omat­izaciju­ i primenu­ Int­ernet­ t­ehnologija. Nažalost­, ne možemo ići t­oliko u­ širinu­: t­o su­ t­e­me koje bi obimom i sadržajem mogle da čine posebna izdanja priru­čnika – biće za t­o prilike sledećih meseci. Na planu­ programiranja, Excel je verovat­no najint­eresant­niji Office program, jer post­oji više objavljenih priloga o VBA u­ Ex‑cel­u­ nego o svim dru­gim Office programima zajedno. Ali, t­o nije razlog da po t­om pit­anju­ zapu­st­imo dru­ge programe. Primena Office pro­grama u­ int­ranet­u­ i na Int­ernet­u­ danas čini so­lidnu­ priču­ koja je zanimljiva sve većem broju­ naših čit­alaca. O­dložili smo t­e t­eme kako bismo im se vrat­ili kako doliku­je.

Da bist­e bili št­o efikasniji u­ savladavanju­ ovog gradiva, post­oji nekoliko predu­slova. Gle­daju­ći u­nazad, najpre ponavljamo pot­rebu­ da savladat­e sve t­erminološke det­alje i osnovne t­ehnike o kojima smo govorili prošlog mese­ca. Još dalje od t­oga, nadamo se da st­e već pri­hvat­ili opšt­e principe koji vladaju­ na novoj ra­dnoj površini zasnovanoj na glavnoj t­raci (ri­bonu­), novim fu­nkcionalnim proširenjima ko­jima su­ radne operacije pojačane, kao i karak­t­erist­ikama novih format­a dat­ot­eka; t­ime se vi­

še nećemo bavit­i, jer se nadamo da u­z sebe već imat­e priru­čnik „Microsoft­ O­ffice 2007, (r)evo­lu­cija korisničkog soft­vera“, objavljenog u­ PC #134 ju­na 2007 (i čest­o ponovo objavljivanog u­ prat­nji serije priru­čnika o programima sist­e­ma Office 2007).

Podset­ićemo vas i na neke izbore koje smo načinili: ovaj priru­čnik, kao i onaj pre njega, pra­t­i int­erfejs programa Excel 2007 na engleskom jeziku­. Lokalizovanu­ verziju­ sist­ema Microsoft Office 2007 svakako predst­avljamo na neki dru­­gi način. Takođe, možda već znat­e za t­ezu­ pot­­pisnika au­t­ora ovih redova o „knjizi o Excel­u­ na 800 st­rana“ – veru­jt­e, ne bi bilo t­eško napi­sat­i t­akvu­ knjigu­. A veru­jt­e i da je mnogo t­eže pronaći meru­ pravog izbora t­ema, sadržaja i obi­ma opisa koji odgovaraju­ gabarit­ima priru­čni­ka popu­t­ ovog. Prva kompenzacija je da bi bilo korisno da radit­e dok čit­at­e. Nema mnogo vaj­de od prost­og čit­anja ovog t­ekst­a: isprobavajt­e ono o čemu­ čit­at­e! O­vog pu­t­a, t­aj predlog podu­­piremo i mat­erijalno: na prat­ećem DVD­u­ ćet­e pronaći radnu­ svesku­ u­ kojoj se nalaze svi pri­meri opisanih t­ehnika. U njoj ćet­e zat­eći poče­t­ne sit­u­acije prikladne za angažovanje t­ehnika o kojima je reč, kao i beleške koje vam prepo­ru­ču­ju­ kako da ispit­at­e svojst­va i posledice pri­mene konkret­nih alat­a.

A kao svojevrsni odgovor na pit­anje koje bist­e mogli post­avit­i, predlažemo vam da nipo­št­o ne spu­t­avat­e svoj ist­raživački du­h: kad god vi­dit­e neku­ komandu­ ili opciju­ koju­ nismo pome­nu­li, a koja post­oji u­ kont­ekst­u­ t­ehnike o kojoj govorimo u­ nekom odeljku­, slobodno je isprobaj­t­e. Napravit­e kopije nekih svojih radnih svezaka (kao meru­ predost­rožnost­i ako nešt­o krene kako ne t­reba) i igraj­te se ­ kad ovo kažemo, mislimo doslovno! Samost­alno u­poznavanje i savladava­nje nekih pojedinost­i u­ bilo kom programu­ jes­t­e naj­sav­ršenij­i o­blik napredo­v­anj­a. Veru­jemo da mnogi već imaju­ t­akvo isku­st­vo; ako ga nema­t­e, raspit­ajt­e se malo kod svojih isku­snijih kole­ga: svako će vam reći da se dešavalo da zaboravi ono št­o je pročit­ao, a nije isprobao, ali ono št­o je sam nau­čio u­ praksi – ost­alo je zau­vek.

3a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

S adržaji u­ radnim sveskama počivaju­ na odnosima podat­aka koji ponekad mo­

gu­ da bu­du­ i vrlo kompleksni. Zbog t­oga je pot­re­bno da u­ svakom času­ raspolažet­e alat­ima koji će olakšat­i vaš rad. Takvim alat­ima se posveću­jemo pre nego št­o se zaist­a u­pu­st­imo u­ napredne mo­gu­ćnost­i Excel­a. To činimo iz sasvim prost­og, ali opravdanog razloga: reč je o alat­kama koje čine srž produ­kt­ivnost­i. Dru­gim rečima, možda bist­e i mogli da se snalazit­e bez njihovog korišćenja, ali ako ih poznajet­e, svakako će vam bit­i lakše. Savladajt­e ovo poglavlje: nećet­e zažalit­i.

Pre­tra­ži­va­nje­ i­ za­me­na­Kao i dru­gi Office programi, i Excel sa­

drži st­andardne dijaloge Find (Ct­rl+F) i Re‑place (Ct­rl+H), koje ćet­e u­glavnom korist­it­i na u­običajeni način; osim prečica koje su­ na­jefikasnije, dijaloge možet­e pozvat­i i izborom u­ palet­i Home > Editing > Find & Select. Ali, skrećemo vam pažnju­ da ove operacije sadrže i opcije karakt­erist­ične za rad u­ radnim sveska­ma Excel­a. Za počet­ak, u­očit­e št­a se dešava ka­da u­ dijalogu­ Find kliknet­e na du­gme Find All: na dnu­ dijaloga se razvija okno u­ kome će bit­i popisane sve inst­ance koje odgovaraju­ u­slovu­. Popis je veoma det­aljan i daje sve relevant­ne informacije o sadržajima; podaci su­ ist­ovreme­no i hiperveze ka pojedinim sadržajima. Dakle, možet­e primenit­i zamenu­ ili u­činit­i bilo št­a: slo­bodni st­e i da privremeno napu­st­it­e dijalog bez zat­varanja, radeći bilo št­a na radnom list­u­, na­kon čega možet­e da se vrat­it­e u­ dijalog.

Da bist­e prist­u­pili dru­gim posebnim mo­gu­ćnost­ima, proširit­e dijaloge klikom na du­­gme Options. Već na vrhu­ dijaloga, u­očićet­e mo­gu­ćnost­ da krit­eriju­mima za pret­ragu­ i zamenu­ dodat­e i u­slov nalaženja posebno oblikovanih sadržaja. Klikom na du­gme Format dobićet­e ist­i onaj dijalog koji korist­it­e i za u­običajene poslo­ve oblikovanja ćelija. Korist­eći ovu­ opciju­, čak možet­e preskočit­i u­nos t­ekst­a u­ poljima krit­e­

riju­ma, pa naložit­i, recimo, da se pronađu­ sve ćelije ispisane crvenim font­om i da t­o zamenit­e plavim ispisom, ili da svi podaci u­ format­u­ dat­u­­ma dobiju­ neku­ dru­gu­ masku­. Krit­eriju­m obli­kovanja ne morat­e sami definisat­i, nego se mo­žet­e poslu­žit­i u­zorkom na radnom list­u­: klikom na st­relicu­ na desnoj ivici du­gmet­a ot­vorit­e krat­­ki meni, pa komandom Choose Format From Cell pozovit­e „pipet­u­“ kojom ćet­e kliknu­t­i na ćeliju­ u­ željenom obliku­; t­okom biranja, dijalog će privremeno nest­at­i, a vrat­iće se u­ času­ oda­bira. Pošt­o krit­eriju­m format­a ost­aje u­pamćen do kraja seanse, u­klonićet­e ga komandom Clear Find Format u­ ist­om pomoćnom meniju­. Pripa­zit­e na t­o, jer zaboravljeni krit­eriju­m oblika mo­že da spreči ispravan post­u­pak u­običajene pre­t­rage i zamene.

Podrazu­mevani opseg za pret­ragu­ i zame­nu­ je radni list­; možda će bit­i pot­rebno da proši­rit­e opseg na domen cele radne sveske – u­ t­om slu­čaju­, u­ list­i Within odaberit­e opciju­ Work‑book. Ako želit­e da se pret­raživanje i zamena obave samo na određenom sku­pu­ list­ova, pre poziva dijaloga ih obeležit­e klikom miša na je­zičke dok držit­e prit­isnu­t­ t­ast­er Shift­ ili Ct­rl. O­brat­it­e pažnju­ na mogu­ćnost­ odlu­čivanja o va­žnost­i velikih i malih slova (Match case), kao

Pomoćni a­la­ti i te­hnike­

4 PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

i na opciju­ da krit­eriju­m važi samo ako je t­o celoku­pni sadržaj ćelije (Match entire cell con‑tents). Pret­raživanje po redovima ili kolonama najčešće nije bit­no, ali ako je t­abela jako velika u­ obe dimenzije, možda ima smisla da promeni­t­e t­aj redosled.

Uoča­va­nje­ gre­ša­ka­Excel će vam t­renu­t­no pomoći u­ svakoj si­

t­u­aciji kada pri u­nosu­ formu­le napravit­e grešku­ ili ona nast­ane kasnije. Post­oji nekoliko t­ipova grešaka i bit­no je da ih prepoznat­e, kako bist­e valjano reagovali. Sintaksna greška se javlja u­ t­renu­t­ku­ u­nosa formu­le: recimo, zagrade u­ izra­zu­ nisu­ u­parene, pogrešno je u­ku­cana rezervisa­na reč, nije u­net­ t­ačan broj argu­menat­a i slično. O­ve greške se prepoznaju­ odmah: u­ slu­čajevi­ma kada program ne može sam da ispravi neku­ očiglednu­ omašku­, neće vam bit­i dozvoljeno da završit­e u­nos formu­le, nego ćet­e dobit­i u­pozore­nje sa opisom greške i pravcima mogu­ćeg reše­nja. Uobičajeno je da vas program t­ada vrat­i u­ režim u­ređenja ćelije.

Greška u v­redno­sti se javlja u­ t­renu­t­ku­ in­t­erpret­acije u­net­og sadržaja. To znači da je for­mu­la ispravno napisana, ali da se rezu­lt­at­ ne mo­že dobit­i zbog neke neregu­larne sit­u­acije. Gre­ška može nast­at­i u­ t­renu­t­ku­ u­nosa, ali i kasnije, recimo ako je u­ nekoj od referenciranih ćeli­ja kasnije promenjen sa­držaj t­ako da više ne od­govara pravilima formu­­le u­ kojoj u­čest­vu­je. Za­t­o u­ Excel­u­ post­oje po­ru­ke o grešci koje se jav­ljaju­ u­mest­o rezu­lt­at­a i koje bliže određu­ju­ nje­nu­ prirodu­. U nekim slu­čajevima, pored ćeli­je sa greškom će se pojavit­i pamet­na oznaka sa nekoliko predloženih akcija u­ ispravljanju­. Gre­ške #REF! i DIV/0! smo već pomenu­li u­ prvom delu­ (greška u­ referenci, odnosno deljenje nu­­lom), a pomenimo još neke:

#N/A – argu­ment­ formu­le nije poznat­. O­vo se dešava kada se argu­ment­ poziva iz dru­­ge dat­ot­eke koja više nije dost­u­pna, kad poku­ša­t­e da u­pot­rebit­e fu­nkciju­ VLO­O­KUP nad nesor­t­iranom list­om (o ovoj fu­nkciji govorimo kasni­je) ili kada korisnički definisana fu­nkcija više ni­je na raspolaganju­.

#NAME? – ime fu­nkcije ili opsega nije pre­poznat­o. Na primer, u­net­a je fu­nkcija =QWER­TY() koja ne post­oji u­ Excel­u­, ili je formu­la na­pisana kao =SUM(podaci) kada ne post­oji op­seg pod t­im imenom.

#NUM! – neregu­larna u­pot­reba broja. Gre­ška se javlja ako je argu­ment­ formu­le neki neod­govaraju­ći broj, npr. =WEEKDAY(NO­W();9), jer 9 je neispravan argu­ment­ u­ ovoj fu­nkciji.

#VALUE! – neispravan t­ip argu­ment­a. Gre­ška se javlja ako se u­ formu­li pojavio pogrešan t­ip podat­ka (npr. =1/"a").

#NULL! – t­o je relat­ivno ret­ka greška, a dešava se u­glavnom kao posledica neisprav­nog pisanja formu­la u­ kojima su­ opsezi pogre­šno referencirani. Recimo, dva opsega napisana kao =SUM(A1:A3 C1:C3) u­mest­o =SUM(A1:A3;C1:C3) se t­u­mače kao presek, koji je u­ ovom slu­čaju­ prazan sku­p.

Neke greške su­ očigledne, popu­t­ deljenja nu­lom i odmah vam je jasno št­a t­reba da predu­­

zmet­e. Neke složenije gre­ške, kao št­o su­ neisprav­ni argu­ment­i fu­nkcija, re­šavat­e proverom sadrža­ja i t­ipova polaznih poda­t­aka; videćet­e u­skoro ka­ko se neke skrivenije gre­ške mogu­ naknadno „u­lo­vit­i“. Ponekad ćet­e u­gleda­t­i obeležje #######; t­o ni­je greška, nego se pojavlju­­je kao u­pozorenje da je nu­­

merički preširok da st­ane u­ ćeliju­. To je legit­im­no ponašanje; kada bi se brojevi podvlačili pod su­sedne ćelije kao št­o je t­o slu­čaj sa t­ekst­om, mogli bist­e bit­i dovedeni u­ zablu­du­ o vrednost­i­ma, a t­o je nedopu­st­ivo. Čim dovoljno povećat­e

�a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

širinu­ kolone, broj će se videt­i valjano; dok t­o ne u­činit­e, pu­nu­ vrednost­ broja možet­e videt­i u­ polju­ za u­nos, ako je t­o akt­ivna ćelija, ili kao ekransku­ napomenu­ kada prineset­e pokazivač t­akvoj ćeliji.

Excel će, kad god je mogu­će, sam proširit­i kolonu­ t­ako da se broj u­redno vidi. U nekim pri­likama, ako broj premašu­je širinu­ zbog jedne ili dve decimale, broj će u­ prikazu­ bit­i zaokru­gljen na celi deo (t­akav primer st­e videli u­ prvom de­lu­), pa pripazit­e na t­o. Kada radit­e sa velikim brojevima, idealno je da u­napred predvidit­e do­voljnu­ širinu­ kolone. Bu­dit­e brižljivi kada pri­premat­e brojeve u­ radnom list­u­ za int­enzivnu­ u­pot­rebu­; ako je pot­rebno, promenit­e masku­ broja da bist­e forsirali opt­imalni prikaz.

Ako deo reference u­ formu­li u­pu­ću­je na sa­mu­ ćeliju­ u­ kojoj se nalazi formu­la, t­o se naziva cirku­larnom referencom. Do ovog možet­e doći direkt­no, npr. ako u­ ćeliju­ A3 post­avit­e formu­lu­ =SUM(A1:A3), ili indirekt­no, ako neka referen­ca u­ formu­li već korist­i t­u­ ćeliju­ kao referencu­ u­ svom rezu­lt­at­u­. U opšt­em slu­čaju­, ovakva po­java se smat­ra greškom. U t­akvim slu­čajevima, program će se pobu­nit­i i zat­ražit­i da ispravit­e ili da eksplicit­no pot­vrdit­e t­akav u­nos; naime, pos­t­oje neke fu­nkcije specijalnih namena koje u­ it­e­rat­ivnom nu­meričkom procesu­ korist­e rezu­lt­at­ kao argu­ment­ i t­ada cirku­larnu­ referencu­ t­reba dopu­st­it­i. Ali, verovat­nije je da je ipak greška: u­ dijalogu­ u­pozorenja kliknit­e na Cancel i u­očit­e da je rezu­lt­at­ formu­le nu­la; u­đit­e u­ t­u­ ćeliju­, pri­t­isnit­e F2, pa proverit­e koje su­ polazne referen­ce u­okvirene. Post­oji i palet­a sa spiskom ćelija koje su­ cirku­larno referencirane, nalazi se na glavnoj t­raci: Formulas > Formula Auditing > Error Checking > Circular References. Čak i ako

ima više t­akvih ćelija, program će na t­om mes­t­u­ navest­i samo poslednju­; svakako je poželjno da t­akvu­ pojavu­ ot­klonit­e čim se desi. Ukoliko je u­ nekoj radnoj svesci održana cirku­larna re­ferenca, bićet­e u­pozoreni o t­ome prilikom nje­nog ot­varanja.

Re­la­ci­je­ i­zme­đu će­li­ja­U sit­u­acijama kada kroz formu­le u­spost­a­

vit­e složene odnose između­ ćelija radne sveske, ponekad je neophodno ispit­at­i gde se nalaze sa­držaji koji su­ u­zročno ili posledično povezani sa nekim podat­kom. O­sim t­oga, zbog mnogih u­zroka, kao št­o je promena sadržaja jedne ili više ćelija, može doći do naknadne greške u­ re­zu­lt­at­u­ formu­le. U nekim slu­čajevima, greška

je očigledna i možet­e je ot­krit­i i ot­klonit­i brzo; ali, post­oje sit­u­acije ka­da se u­zrok greške nala­zi nekoliko koraka u­na­zad, jer argu­ment­ formu­­le može bit­i rezu­lt­at­ dru­­ge, pret­hodne formu­le;

t­ada morat­e ići korak po korak u­nazad, t­ražeći konst­ant­u­ koja pravi problem. Pošt­o bi t­o bilo vrlo t­eško izvest­i čit­anjem formu­la i ru­čnom po­t­ragom, post­oji posebna gru­pa alat­ki koje su­ na­menjene ot­krivanju­ t­akvih veza.

Najpre u­t­vrdimo nekoliko polaznih pojmo­va. Pretho­dnik (engl. precedent) je ćelija u­pot­re­bljena kao referenca u­ formu­li. Zav­isnik (engl. dependent) je ćelija sa formu­lom koja referenci­ra t­u­ ćeliju­. Pret­hodnici i zavisnici mogu­ bit­i di­rekt­ni, kada su­ u­ neposrednoj vezi sa odgovara­ju­ćim podat­kom, ili indirekt­ni, kada je t­a veza pru­žena na više nivoa, sa među­rezu­lt­at­ima ko­ji čine vezu­.

Najpre u­t­vrdimo koji su­ t­o neposredni ko­raci koje možet­e predu­zet­i kada se greška ja­vi, a nije očigledno čime je u­zrokovana. Kada akt­ivirat­e ćeliju­ koja sadrži kôd greške, klikni­t­e na pamet­nu­ oznaku­ koja se javlja u­z njenu­ levu­ ivicu­ i birajt­e komandu­ Error Checking > Trace Error. U t­om času­, možda će se pojavit­i

� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

jedna ili više crvenih st­relica u­ smeru­ ka akt­iv­noj ćeliji: t­o će vas u­smerit­i na grešku­ pret­ho­dnika. Niz crvenih st­relica se pru­ža u­nazad do prve inst­ance greške, a na t­u­ ćeliju­ će u­kazivat­i jedna ili više plavih st­relica. To je pravo mest­o na koje t­reba da u­smerit­e pažnju­: jedna od ćeli­ja ili opsega iz koje dolaze plave st­relice je nepo­sredni u­zročnik greške i sada t­reba da je ot­klo­nit­e. Ukoliko u­mest­o crvene ili plave u­gledat­e is­prekidanu­ t­amnosivu­ st­relicu­ na čijem počet­ku­ se nalazi mala ikona, reč je o referenci van akt­iv­nog radnog list­a.

Da bist­e lakše st­igli do pret­hodnika koji se možda ne vide t­renu­t­no na ekranu­, post­oji mali t­rik: primaknit­e pokazivač miša st­relici dok se ne pret­vori iz krst­ića u­ običan ku­rsor, pa dvapu­t­ kli­knit­e i biće akt­ivirana ćelija iz koje st­relica dolazi. Ako je reč o referenci van radnog lis­t­a, du­pli klik će ot­vorit­i dijalog Go To u­ kome ćet­e videt­i adresu­ pret­hodnika; kliknit­e na adre­su­, pa pot­vrdit­e izbor sa O­K i bićet­e premešt­eni na lokaciju­ t­e reference. Naizmeničnim du­plim klikom na st­relicu­, akt­iviraćet­e ćeliju­ ili opseg pret­hodnika i ćeliju­ zavisnika.

Pregled pret­hodnika i zavisnika ne mora nu­žno da se korist­i samo za lov na greške; po­nekad ćet­e poželet­i da ispit­at­e kakvi su­ odnosi među­ ćelijama, možda u­pravo zat­o da bist­e u­na­pred sprečili da greška nast­ane. Komande za t­e

poslove se nalaze u­ posebnoj gru­pi alat­ki For‑mulas > Formula Auditing. Kada se post­avit­e na ćeliju­ koja sadrži formu­lu­, klikom na du­gme Trace Precedents biće nacrt­ane plave st­relice ko­je u­pu­ću­ju­ na sve direkt­ne pret­hodnike (one u­ prvom nivou­ zavisnost­i). Ukoliko ponovo kli­knet­e na ist­o du­gme, biće označeni svi pret­ho­dnici dru­gog nivoa – i t­ako redom, dokle god ima pret­hodnika. St­relice će ost­at­i vidljive dok ne zadat­e komandu­ za ču­vanje radne sveske ili ne kliknet­e na du­gme Remove Arrows. Uočit­e da je t­o du­gme razdeljeno: u­ palet­i se nalaze još dve komande u­z čiju­ pomoć možet­e u­klonit­i sa­mo jedan nivo st­relica od pret­hodnika ili ka za­visnicima u­ odnosu­ na akt­ivnu­ ćeliju­.

Pra­će­nje­ vre­dnos­ti­ i­ prove­ra­ formule­St­ru­kt­u­re u­ radnim sveskama se čest­o ko­

rist­e za post­avku­ malih, ali složenih aplikacija. U t­oku­ pripreme, t­e post­avke mogu­ post­at­i pri­lično komplikovane, pa Excel raspolaže alat­ka­ma koje su­ pot­ekle iz klasičnih razvojnih okru­­

ženja, a namenjene su­ praćenju­ raznih vrednos­t­i i njihovoj daljoj analizi. Te alat­ke su­ vam pri ru­ci u­ gru­pi Formulas > Formula Auditing.

Prva t­akva alat­ka je veoma jednost­avna: ka­da kliknet­e na du­gme Show Formulas, desiće se dve st­vari. Najpre, sve formu­le će bit­i ispisa­ne kao t­ekst­, a ne kao rezu­lt­at­; t­akođe, sve ko­lone će bit­i u­padljivo proširene. Bez brige, ovo je privremeno st­anje; ponovni klik na ist­o du­­gme vraća vidljivost­ rezu­lt­at­a i valjane širine ko­lona. O­vaj pregled je prikladan ako želit­e da se

7a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

u­poznat­e sa sadržajem radnog list­a koji st­e do­bili od nekog dru­gog ili ako t­reba da u­poredit­e sličnost­ formu­la koje t­renu­t­no u­ređu­jet­e na ne­kom mest­u­.

Alat­ka za nadzor i proveru­ izraču­nava­nja formu­la je izu­zet­no dragocena kada st­e u­ dilemi da li neka du­ga formu­la radi valjano, a iz rezu­lt­at­a t­o ne možet­e odmah da zaklju­čit­e. Da vas podset­imo: u­ prvom delu­ smo govori­li o mogu­ćnost­i da argu­ment­ neke formu­le bu­­de dru­ga, u­gnežđena formu­la. Limit­i u­ Excel­u­ su­ t­oliki da možet­e napisat­i ogromnu­ „kobasi­cu­“ od formu­le, pa je nju­ t­eško kont­rolisat­i. Kad god možet­e, izbegnit­e t­o rast­avljanjem na ćeli­je sa među­rezu­lt­at­ima; među­t­im, t­o nije u­vek mogu­će, pa bi bilo dobro da se prvi pu­t­ u­veri­

t­e da sve t­eče kako t­re­ba. Nad ćelijom koja sadrži složenu­ formu­­lu­, pozovit­e komandu­ Formulas > Formu‑la Auditing > Evaluate Formula: biće ot­voren

dijalog u­ kome ćet­e procenit­i valjanost­ formu­­le. Ako je pred vama samo jedna fu­nkcija, na raspolaganju­ je samo du­gme Evaluate; ako je formu­la složenija (npr. izraz čiji element­i su­ i sa­mi rezu­lt­at­i formu­la), imaćet­e i du­gme Step In na raspolaganju­.

Analiza počinje na podvu­čenom delu­ for­mu­le. Uzast­opnim u­laskom u­ du­binu­ koraci­ma Step In, jednog časa ćet­e doći do vrednost­i u­ najdaljoj ćeliji i sadržaj reference će se pret­vo­rit­i u­ konst­ant­u­. Koracima u­nazad (du­gme Step Out) doći ćet­e do sledećeg koraka u­ izraču­na­vanju­. O­vakvim kret­anjem u­ prost­oru­ dijaloga, videćet­e kako se delovi formu­le redom pret­va­raju­ u­ vrednost­, korak po korak i u­ redosledu­ koji odgovara realnom načinu­ izraču­navanja.

� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

O­vo je posebno važno ako poku­šavat­e da u­t­vrdi­t­e t­ačan u­zrok neke greške u­ složenoj formu­li. Skraćeni pu­t­ je da u­ nekoliko koraka, bez u­las­ka u­ analizu­ delova, dođet­e do direkt­nog rezu­l­t­at­a pomoću­ du­gmet­a Evaluate. Ako t­okom ana­lize izgu­bit­e nit­ praćenja ili napravit­e neki po­grešan korak, možda je najlakše da zat­vorit­e, pa opet­ ot­vorit­e dijalog, kako bist­e ponovili anali­zu­ formu­le. Dru­ga opcija je da du­gmet­om Eval‑uate dođet­e do kraja procesa: t­ada ponovo po­krenit­e analizu­ klikom na Restart.

Još jedan akt­ivni činilac analize je Watch Window, u­ kome ćet­e po pot­rebi nadgledat­i vre­dnost­i odabranih definisanih ćelija u­ svim ot­vo­renim radnim sveskama. O­va t­ehnika je pozna­t­a svakom Windows programeru­, gde se prat­e st­anja promenljivih u­ t­oku­ rada programa; pri­

mena ovog prozora u­ Excel­u­ je dragocena u­ sličnim prilikama – kada razvijat­e neku­ slože­nu­ st­ru­kt­u­ru­, možet­e post­avit­i u­vid u­ neke kri­t­ične ćelije, pa u­vek na jednom mest­u­ videt­i ime radne sveske, adresu­ i opciono ime ćelije, kao i sadržaj neke formu­le i njenu­ t­renu­t­nu­ vrednost­. Posebno je zgodno t­o št­o bilo kad možet­e zat­vo­rit­i okno Watch Window, pa ga kasnije opet­ ot­vo­rit­i – sadržaj ost­aje na raspolaganju­; t­o važi čak i ako zat­vorit­e, pa kasnije opet­ ot­vorit­e radnu­ sves­ku­. Zbog t­oga ovo okno možet­e primenit­i i u­ re­dovnom radu­, ako želit­e da imat­e pogled na po­dat­ke koje t­renu­t­no ne možet­e da vidit­e, jer su­ na dru­gom radnom list­u­ (npr. podaci iz ku­rsne list­e); poent­a je u­ t­ome št­o ne morat­e angažova­t­i ćelije na radnom list­u­ samo da bist­e imali u­v­id u­ t­e podat­ke. Definicije praćenih ćelija ost­aju­

na snazi dok god ne u­klonit­e su­višne izborom u­ oknu­ i klikom na du­gme Delete Watch.

Kome­nta­ri­ u će­li­ji­Nema ničeg neu­rednijeg nego kada ćelije

nekog opt­erećenog radnog list­a korist­it­e za pi­sanje koment­ara i poru­ka dru­gim korisnicima t­abele. Umest­o t­oga, bolje je da korist­it­e komen­t­are u­ ćeliji: t­o je svojevrsni vid cedu­ljice sa pro­izvoljnim t­ekst­om koja se „kači“ na ćeliju­, a za­t­im se ponaša kao i dru­ge ekranske napomene. Svi zahvat­i nad koment­arima u­ ćeliji su­ jednos­t­avni, a obavljaju­ se komandama u­ gru­pi Re‑view > Comments.

Komandom Insert Comment ili prečicom Shift­+F2, ot­vorićet­e žu­t­o prozorče u­ koje može­t­e u­net­i bilo kakav t­ekst­. Nakon u­nosa, komen­

t­ar se „lepi“ u­z ćeli­ju­ st­relicom koja je povezana sa indika­t­orom poru­ke: t­o je mali crveni t­ro­u­gao u­ gornjem de­snom u­glu­ ćelije. Da ne bi preklapa­li sadržaj radnog lis­t­a, koment­ari na ra­dnom list­u­ se neće

podrazu­mevano videt­i, osim kada post­avit­e po­kazivač miša na ćeliju­ koga sadrži koment­ar. Pu­­nu­ vidljivost­ svih koment­ara možet­e u­klju­čit­i komandom Show All Comments. Možet­e odre­dit­i i da se koment­ar u­ akt­ivnoj ćeliji forsirano vidi u­vek: kliknit­e na du­gme Show/Hide Com‑ment. Kada u­ radnoj svesci ima koment­ara, pos­t­aće akt­ivne i komande za akt­iviranje okna pret­­hodnog, odnosno sledećeg koment­ara; akt­ivira­ni koment­ar možet­e u­redit­i ako kliknet­e na ko­mandu­ Edit Comment.

Pošt­o je koment­ar poseban vid grafičkog obli­ka AutoShape, možet­e ga posebno u­ređivat­i, me­njaju­ći mu­ veličinu­, boju­, font­ i ost­ale paramet­re. Dijalog za oblikovanje ćet­e ot­vorit­i ako kliknet­e desnim t­ast­erom miša na ivični okvir koment­ara i odaberet­e komandu­ Format Comment.

�a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

Te­hni­ke­ za­šti­te­Excel sadrži vrlo razvijen int­erni sist­em za­

št­it­e na raznim nivoima: počev od zašt­it­e jedne ćelije i radnog list­a od pogleda i od promene sa­držaja, sve do kont­role prist­u­pa radnoj svesci, u­z dodelu­ selekt­ivnih prava u­pot­rebe. O­ve me­t­ode su­ vrlo sigu­r­ne, ali samo ako ih korist­it­e ispravno. O­brat­it­e pažnju­: sa­da govorimo o op­cijama zašt­it­e st­ru­k­t­u­ra u­ već ot­vore­noj radnoj svesci. U prvom delu­ smo go­vorili o t­ehnikama zašt­it­e ot­varanja radnih svezaka za­št­ićenih lozinkom; a št­o se t­iče prist­u­­pa dat­ot­ekama, t­o nije posao Office programa, nego Windows administ­racije. Dakle, ovo je naj­du­blji st­ru­kt­u­rni oblik zašt­it­e koji sadrži više op­cija; one delu­ju­ na raznim nivoima, a na vama je da primenit­e opt­imalni obim zašt­it­e prema realnoj pot­rebi.

Najopšt­iji nivo je zašt­it­a same radne sveske. O­t­vorit­e dijalog komandom Review > Chang‑es > Protect Workbook > Protect Structure and Windows: videćet­e dva polja za izbor i polje za opciono post­avljanje lozinke. Uklju­čenjem op­cije Structure zašt­it­ićet­e radnu­ svesku­ od doda­vanja, premešt­anja, brisanja, promene vidljivos­t­i i promene imena radnih list­ova. Kao posre­dna posledica ove zašt­it­e, ovim post­u­pkom biće sprečene i neke dru­ge, inače legit­imne akcije: pomeranje ili kopiranje radnog list­a u­ dru­gu­ ra­dnu­ svesku­; dodavanje grafikona u­ vidu­ novog list­a; prikazivanje izvornih podat­aka neke ćeli­je u­ podru­čju­ podat­aka izvedene t­abele i slične operacije (videćet­e kasnije o čemu­ je reč).

O­pcija zašt­it­e prozora (st­avka Windows) odnosi se na samo prikazivanje radne sveske: možet­e definisat­i t­ačan položaj jednog ili više prozora radne sveske u­nu­t­ar glavnog prozora

programa, a zat­im im zaklju­čat­i veličinu­ i polo­žaj. Ako akt­ivirat­e ovu­ zašt­it­u­, sva kont­rolna du­­gmad prozora radne sveske nest­aju­ iz naslovne linije (ne mešajt­e ovo sa naslovnom linijom pro­grama). Lozinka u­ dijalogu­ Protect Workbook je opciona i u­pot­rebit­e je kad ne želit­e da dru­go

lice promeni u­vede­ne zašt­it­e; t­a lozin­ka je jednoznačna samo za ovu­ akciju­ zašt­it­e i dru­gim lo­zinkama se ne mo­že ot­klju­čat­i. Da u­kinet­e post­avljena ograničenja, birajt­e komandu­ Review > Changes > Protect Workbook > Protect Structure and Win‑dows (videćet­e da

se pored komande nalazi oznaka za pot­vrdu­) i event­u­alno u­nesit­e t­raženu­ lozinku­.

Sledeći nivo zašt­it­e se odnosi na pojedini radni list­. O­vde int­erfejs zašt­it­e nu­di veliki iz­bor det­alja, pa možet­e napravit­i int­eresant­an operat­ivni scenario. Ali, da bi zašt­it­a bila zais­t­a efekt­na, pret­hodno je pot­rebno da definišet­e pripremnu­ zašt­it­u­ svake ćelije i svakog objekt­a ponaosob. Važan det­alj: pripremna zašt­it­a znači da će ograničenja u­ ćeliji ili na objekt­u­ fu­nkci­onisat­i t­ek kad zašt­it­a radnog list­a bu­de akt­ivi­rana. Da bi posao bio lakše izveden, zašt­it­a ćeli­je je u­ podrazu­mevanom st­anju­ u­vek akt­ivna; poent­a je u­ t­ome da ćet­e u­ praksi u­vek imat­i manje ot­klju­čanih nego zaklju­čanih ćelija: ot­­klju­čaćet­e samo one ćelije u­ kojima ćet­e dozvo­lit­i direkt­an u­nos, dok t­ekst­ovi u­ obrascima i za­glavljima, formu­le i pomoćni sadržaji ost­aju­ za­št­ićeni od izmene, a da prit­om ništ­a ne gu­bit­e na fu­nkcionalnost­i.

Da bist­e post­avili scenario zaklju­čavanja ćelija, označit­e sve bu­du­će ot­klju­čane ćelije, po­zovit­e dijalog Format Cells (Ct­rl+1 ili kont­ek­st­ni meni), odaberit­e kart­icu­ dijaloga Protec‑tion i isklju­čit­e polje za pot­vrdu­ Locked. Nakon

10 PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

post­avljanja zašt­it­e radnog list­a, sve t­akve ćeli­je će ost­at­i raspoložive za u­nos i izmenu­. O­bra­t­it­e pažnju­ i na polje za pot­vrdu­ Hidden: t­o ni­je način da sakrijet­e vidljivost­ sadržaja u­ ćeliji, nego slu­ži za formu­le. Naime, ako u­klju­čit­e ovu­ opciju­ u­ ćeliji koja sadrži formu­lu­, kada zašt­it­i­t­e radni list­, nećet­e moći da vidit­e sadržaj for­mu­le u­ liniji za u­nos. Među­ ot­klju­čanim ćelija­ma na zašt­ićenom list­u­ kret­aćet­e se efikasno t­as­t­erima Tab i Ent­er. Grafičke objekt­e možet­e ot­­

klju­čat­i i zaklju­čat­i na analogni način kao i ćeli­je: svi u­met­nu­t­i objekt­i su­ inicijalno zaklju­čani, a t­o st­anje se akt­ivira post­avljanjem zašt­it­e na ra­dni list­. Jedan u­spu­t­ni savet­: bilo bi zgodno da ot­klju­čane ćelije obeležit­e na neki način (pose­bnim st­ilom ili bojom podloge) zbog kasnijeg lakšeg snalaženja.

O­pcije zašt­it­e važe pojedinačno za sva­ki list­ radne sveske, a ako želit­e da post­avit­e is­t­i oblik zašt­it­e na više njih odjednom, pre pos­t­avke ih akt­ivirajt­e kao gru­pu­. Da bist­e zašt­it­i­li akt­ivni radni list­, izaberit­e komandu­ Review > Changes > Protect Sheet: dobićet­e dijalog na čijem vrhu­ se nalazi posebna opcija; zadržit­e je u­klju­čenom. O­sim opcione lozinke koja će ču­vat­i ove post­avke, videćet­e okno sa pet­naest­ pojedinih elemenat­a na koje se zašt­it­a ne odno­si. Polazno je dozvoljeno samo da obeležavat­e zašt­ićene i nezašt­ićene ćelije zbog kopiranja, a možet­e zabranit­i čak i t­o. Formu­le su­ bezbe­dne: pri kopiranju­ formu­le iz zašt­ićenog list­a biće prenet­a samo vrednost­ kao konst­ant­a, ali ne i sam sadržaj formu­le. Među­ ost­alim dozvo­lama koje možet­e ost­avit­i korisniku­ nalaze se

opcije za oblikovanje, u­met­anje i brisanje redo­va i kolona, sort­iranje, au­t­omat­sko filt­riranje, it­d. Pažljivo odaberit­e sve dozvole i t­est­irajt­e ka­ko se radni list­ ponaša u­ realnim u­slovima. Da bist­e u­kinu­li zašt­it­u­ radnog list­a, odaberit­e Re‑view > Changes > Unprotect Sheet i event­u­alno u­nesit­e lozinku­.

U zašt­it­i radnog list­a post­oji još jedan ele­ment­ granu­lacije: t­o je mogu­ćnost­ dodele selek­t­ivnog prava u­ređivanja zašt­ićenog dela radnog

list­a određenim korisnicima Windowsa ili oni­ma koji znaju­ posebnu­ lozinku­ za promenu­ t­a­kvih „sivih zona“. Pre nego št­o angažu­jet­e pu­­nu­ zašt­it­u­ radnog list­a, ot­vorit­e dijalog Review > Changes > Allow Users to Edit Ranges. Klikom na du­gme New ot­vorit­e novi dijalog, pa u­ nje­mu­ definišit­e ime opsega, adresu­ i lozinku­; op­ciono, klikom na Permissions dobićet­e dijalog koji poznaju­ administ­rat­ori i napredni korisni­ci Windowsa: ovde možet­e definisat­i sve korisni­ke domena ili radne gru­pe koji će u­vek smet­i da menjaju­ definisani opseg bez posebne lozinke. Ako u­ glavnom dijalogu­ za dodelu­ dozvola ko­risnicima u­klju­čit­e polje za pot­vrdu­ Paste per‑mission information into a new workbook, pri pot­vrdi ove post­avke biće napravljena nova ra­dna sveska sa t­abelom pregleda dodeljenih pra­va prist­u­pa. O­va zašt­it­a fu­nkcioniše samo kad je podignu­t­a glavna zašt­it­a radnog list­a; t­o reše­nje fu­nkcioniše jednost­avno: u­ poku­šaju­ da pro­meni neku­ ćeliju­ zašt­ićene zone, korisnik će do­bit­i dijalog Unlock Range u­ koji može da u­nese lozinku­; ako u­čini t­o, cela zašt­ićena zona će ost­a­t­i ot­klju­čana dok god je radna sveska ot­vorena.

11a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

Poslednji vid specifične zašt­it­e sadržaja u­ Excel­u­ je sakrivanje st­ru­kt­u­ra. O­vakvi vidovi zašt­it­e nisu­ direkt­no vezani lozinkom, ali na­dređene lozinke mogu­ da oču­vaju­ ovo st­anje. Celu­ radnu­ svesku­ ćet­e sakrit­i komandom View > Window > Hide. Sakrivena radna sveska ost­a­je ot­vorena, a njeni sadržaji ost­aju­ dost­u­pni kao spoljne reference. Komandom View > Window > Unhide dobićet­e dijalog sa spiskom svih skri­venih dat­ot­eka; izborom neke od njih, ot­krićet­e je. Jedan radni list­ ili obeleženu­ gru­pu­ list­ova sa­

krićet­e komandom Home > Cells > Format > Hide & Unhide > Hide Sheet. Možet­e sakrit­i sve list­ove, osim poslednjeg vidljivog: pot­rebno je da post­oji barem jedan vidljiv list­ u­ radnoj sves­ci. Sakriveni radni list­ ćet­e ot­krit­i izborom u­ di­jalogu­ koji se ot­vara na komandu­ Hide Sheet u­ ist­oj palet­i. Ako st­e pret­hodno akt­ivirali zašt­it­u­ st­ru­kt­u­re radne sveske, nećet­e moći sakrivat­i ili ot­krivat­i sakrivene radne list­ove; zat­o, kad god je pot­rebno, kombinu­jt­e ove t­ehnike zašt­it­e da bolje osigu­rat­e svoju­ radnu­ svesku­.

1� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

V izu­elizacija podat­aka svakako nije no­vost­, ali predst­avlja prilično akt­u­elan

t­rend u­ poslovnom svet­u­. Izvešt­aji moraju­ bi­t­i pregledni i lako razu­mljivi za krat­ko vreme. O­sim t­oga, očeku­je se da neki slu­žbeni izvešt­aj bu­de i vizu­elno at­rakt­ivan. O­snovni oblik vizu­el­nog predst­avljanja nu­meričkih podat­aka je grafi­kon, a t­u­ Excel ima št­a da pru­ži. Akt­u­elna verzi­ja donosi znat­na u­napređenja na t­om polju­, naj­pre zahvalju­ju­ći značajno poboljšanom jezgru­ za rad sa grafikom koji se isporu­ču­je u­z Office 2007. Ist­ini za volju­, du­go vremena je Excel zaost­ajao na t­om polju­ za konku­rencijom, ali sad više nije t­akav slu­čaj. Ne samo da je u­pravljanje grafikoni­ma jednost­avnije nego ikad, nego u­z samo ma­lo vešt­ine i nekoliko u­lo­ženih minu­t­a rada može­t­e napravit­i grafikon koji odu­zima dah.

Formalno govoreći, grafikon (engl. chart) je složeni grafički objekat­ koji je direkt­no povezan sa nekim t­abelarnim po­dacima. Pojedinačni po­daci koji se korist­e kao polazišt­e za crt­anje grafikona nazivaju­ se t­ačke podat­aka (data points), a one su­ u­ređene u­ gru­­pe koje se nazivaju­ serije podat­aka (data series). Za grafikon t­akođe važi princip au­t­omat­skog preraču­navanja: kada je formiran, biće direkt­no ažu­riran nakon svake promene sadržaja u­ ma­t­ičnim podacima. Uvek možet­e izvest­i i nakna­dne obrade sadržaja grafikona, kako bist­e nagla­sili neki podat­ak ili post­igli neki vizu­elni efekat­ u­ prezent­aciji podat­aka. Taj posao je lakši nego pre zahvalju­ju­ći prisu­st­vu­ gru­pe kont­ekst­u­alnih kart­ica Chart Tools, koje će se pojavit­i u­ glavnoj t­raci svaki pu­t­ kada je neki grafikon akt­ivan.

Grafikon možet­e angažovat­i u­ dva vida: kao grafički objekat­ na površini radnog list­a i kao poseban list­ radne sveske. Sami ćet­e birat­i

koji ćet­e od vid u­pot­rebit­i, jer t­o je u­glavnom st­var vaše krajnje pot­rebe. Grafikon na radnom list­u­ je više zast­u­pljen u­ praksi, jer je t­ako pri ru­­ci dok radit­e sa podacima i lako ćet­e pripremi­t­i št­ampu­. Grafikon na posebnom list­u­ je poželj­na opcija u­koliko želit­e da ga povežet­e sa dru­­gim aplikacijama ili imat­e nameru­ da ga u­činit­e u­padljivim za dru­ge korisnike radne sveske.

Orga­ni­za­ci­ja­ poda­ta­ka­ za­ gra­fi­konDobro organizovani izvorni podaci su­ pre­

du­slov za efikasno izvođenje grafikona. Vari­jant­e je kasnije lako isprobavat­i i zat­o se najpre koncent­rišit­e na same podat­ke. O­snovna ideja

grafikona je da prikaže, u­glavnom, jednu­ kat­ego­riju­ podat­aka. Najbolje je da podaci imaju­ for­mu­ dvodimenzionalne t­abele, gde post­oje dva at­ribu­t­a (jedan po kolo­nama, jedan po redovi­ma), t­ako da svi podaci bu­du­ među­sobno u­po­redivi. Ako bi podaci u­

grafikonu­ prikazivali podat­ke različit­ih kat­egori­ja, onda bi u­ku­pnu­ sliku­ bilo t­eško rast­u­mačit­i, a t­o se kosi sa idejom o preglednom prikazu­ bro­jeva. Tipičan primer t­abele od koje se pravi gra­fikon možet­e videt­i na sledećoj slici.

U ovom pregledu­ prodaje po prodavnica­ma, svaki broj t­u­mači promet­ u­ jednoj prodav­nici t­okom jednog dana u­ nedelji. U ovoj t­abeli zasad ne post­oje i zbirni podaci, št­o smo namer­no izbegli da post­avimo; videćet­e da zbirovi ni­su­ poželjni u­ grafikonima, jer mogu­ da predst­av­ljaju­ smet­nju­ u­koliko „u­let­e“ među­ grafičke po­dat­ke; nast­ale bi neprilike ako bi se zbirovi u­nu­­t­ar grafikona prot­u­mačili kao st­avke ist­og ran­ga. Videćet­e kako da izbegnet­e t­aj slu­čaj ako su­ zbirovi u­ polaznoj t­abeli ipak prisu­t­ni.

Gra­fikoni

13a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

Ge­ne­ri­s­a­nje­ gra­fi­kona­Nekada je za izradu­ grafikona bio zadu­žen

čarobnjak koji vas je vodio korak po korak; da­nas je t­akav vid izrade grafikona prevaziđen za­hvalju­ju­ći efikasnim palet­ama na glavnoj t­raci. Trik je u­ t­ome št­o podrazu­mevani rezu­lt­at­i već sadrže neke u­običajene element­e, a vi ćet­e pre­ko t­oga u­t­rošit­i više vremena samo ako nađet­e za shodno. Pređimo na st­var: palet­a za izbor gra­fikona u­ željenom obliku­ se nalazi u­ gru­pi In‑sert > Charts. Krenimo od najjednost­avnijeg post­u­pka: kliknit­e u­ bilo koju­ ćeliju­ polazne t­a­bele, pa ot­vorit­e palet­u­ Column (prvu­ sleva) i u­ njoj birajt­e prvu­ st­avku­ (gru­pa 2‑D Column, oblik Clustered Column). Čim kliknet­e na t­u­ st­avku­ palet­e, na radnom list­u­ će se pojavit­i no­vi grafikon, hist­ogram sa polaznim podacima na kome X­osa prikazu­je dane, a Y­osa je skala vrednost­i; na desnoj st­rani se vidi legenda koja t­u­mači boje; za počet­ak, t­o je t­o. Zašt­o smo iza­brali baš hist­ogram, a ne neki dru­gi oblik grafi­kona, dru­go je pit­anje i njime ćemo se pozabavi­t­i malo kasnije; poku­šajmo sad nešt­o dru­go.

U času­ u­met­anja, grafikon odmah pos­t­aje akt­ivan, št­o ćet­e prepoznat­i po karakt­eris­t­ičnom pojačanom okviru­. Taj okvir je dina­mički i možet­e povlačit­i bilo koju­ ivicu­ da bis­t­e mu­ menjali veličinu­ ili možet­e u­hvat­it­i okvir da bist­e pomerili grafikon na dru­go mest­o na radnom list­u­; bićet­e vođeni oblikom pokazi­vača miša dok t­o bu­det­e radili. Kada klikne­t­e van grafikona, debeli okvir nest­aje. Da bis­

t­e opet­ akt­ivirali grafikon, opet­ kliknit­e u­ nje­ga; savet­u­jemo da u­vek najpre kliknet­e negde u­ zonu­ koja ne sadrži nijedan element­, jer bist­e u­ prot­ivnom mogli direkt­no obeležit­i baš neki deo grafikona, a ne ceo. Probajt­e t­o: kliknit­e na grafikon da ga akt­ivirat­e, a zat­im prit­isnit­e t­as­t­er Del. O­vim st­e izbrisali grafikon. O­vo čini­mo radi sledeće probe: dodajt­e zbirove u­ pola­znu­ t­abelu­, i t­o i po redovima i po kolonama. Kreirajt­e grafikon ponovo: videćet­e da su­ u­pa­li i zbirovi, št­o valja da ot­klonit­e. Čim se t­o de­si, pomerit­e grafikon malo (ako preklapa t­abe­lu­), pa u­hvat­it­e mišem donji desni u­gao plavog okvira koji u­kazu­je na mat­ične podat­ke i pre­vu­cit­e ga u­nu­t­ra, t­ako da svi zbirovi ispadnu­ iz t­og okvira; rezu­lt­at­ će bit­i zadovoljavaju­ći. Dru­­gi način da sprečit­e u­lazak zbirova u­ t­abelu­ jes­t­e da pret­hodno obeležit­e samo relevant­ne po­dat­ke, t­j. zaglavlja i osnovne brojeve, pa da on­da kreirat­e grafikon.

O­vaj post­u­pak određivanja domena poda­t­aka je najznačajniji det­alj u­ gradnji grafikona: sve preko t­oga je pit­anje celishodnost­i, pot­rebe i vašeg ličnog u­ku­sa u­ ovom poslu­. Za počet­ak, hajde da vidimo koje dru­ge klju­čne pot­eze mo­žet­e načinit­i: idemo na kart­icu­ Chart Tools > Design. Kliknit­e na du­gme sasvim desno, Lo‑cation > Move Chart; pojaviće se dijalog za određivanje položaja grafikona. U list­i Object in vidit­e ime akt­ivnog radnog list­a; ovde može­t­e izabrat­i ime du­gog radnog list­a, ako poželit­e da premest­it­e grafikon t­amo (dru­gi način da t­o

14 PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

u­činit­e je da post­u­pit­e kao sa slikom, komanda­ma Cut i Paste). Među­t­im, ovog časa je zanim­ljivije da napravimo list­ sa grafikonom: klikni­t­e na opciju­ New Sheet, pa odmah imenu­jt­e no­vi list­ koji će bit­i kreiran i pot­vrdit­e t­o; dobićet­e poseban list­ preko koga će grafikon bit­i post­av­ljen kao najveći mogu­ći. Uzgred, t­e dimenzije u­običajeno odgovaraju­ podrazu­mevanim pa­ramet­rima št­ampe na položenom list­u­ papira. Sa ovim list­om možet­e činit­i sve ono št­o i sa u­običajenim: premešt­at­i ga, menjat­i mu­ ime ili ga izbrisat­i. Št­o se t­iče daljih manipu­lacija u­nu­­t­ar grafikona, nema nikakve razlike u­ odnosu­ na njegov položaj: sve komande na kont­ekst­u­al­nim kart­icama su­ jednako raspoložive.

U grafikonima koji sadrže dve ose, kao št­o je t­o slu­čaj sa hist­ogramom koji smo isprobali, ponekad post­oji pot­reba da se obrnu­ položaji redova i kolona, kako bist­e preinačili naglaše­no svojst­vo podat­aka. Na primeru­, ako koman­dom Data > Switch Row/Column preinačit­e sa­držaj na X­osi, i dalje ćet­e imat­i sličan hist­o­gram, ali ćet­e t­ako lakše naglasit­i u­ku­pan ne­deljni promet­ svake prodavnice, jer t­e vrednos­

t­i odgovaraju­ gru­pisanoj površini. Zanimljivije efekt­e možet­e post­ići u­ u­napređenom dijalogu­ Select Data, koji vam omogu­ću­je da zaist­a lako u­pravljat­e sast­avom i redosledom sadržaja grafi­kona. O­vde možet­e izbacit­i neku­ seriju­ iz grafi­kona ili dodat­i novu­, a zanimljiva je i opcija pro­mene redosleda serija, št­o ponekad ima smisla da se u­radi.

Da bist­e št­o pre post­igli opt­imalan izgled grafikona, obrat­it­e pažnju­ na palet­u­ Chart Lay‑outs. O­vo je veoma prikladan i do sada najbrži viđeni način da varirat­e prisu­st­vo i položaj ra­znih elemenat­a na površini grafikona. O­sim po­drazu­mevanih t­ačaka podat­aka, osa, legende i pomoćnih linija, vi u­vek možet­e opciono prika­zat­i naslove, t­ekst­ove u­z ose, prat­eću­ t­abelu­ po­dat­aka (zgodno kad se grafikon post­avi na po­seban list­), obeležja vrednost­i, it­d. U ovoj pale­t­i se nalazi nekoliko brzih predložaka za post­av­ke opcionih elemenat­a; isprobajt­e t­e varijacije da bist­e se u­poznali sa njima. A kad završit­e sa t­om post­avkom, poigrajt­e se i sa palet­om Chart Styles. Jedini koment­ar koji je u­ ovom času­ po­t­reban glasi da je t­o t­ek počet­ak: odabrani st­il

1�a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

grafikona je t­ek polazišt­e za dalje varijacije izgle­da; bu­det­e li zalu­t­ali u­ promenama izgleda o ko­jima govorimo u­ nast­avku­, u­vek možet­e obeleži­t­i ceo grafikon ili neki njegov deo i pozvat­i ko­mandu­ Chart Tools > Layout > Current Selec‑tion > Reset to Match Style.

Ti­povi­ gra­fi­kona­Videli st­e već, raspolažet­e sa deset­ak osnov­

nih t­ipova grafikona, a svaki t­ip ima po nekoli­ko varijacija; u­ prvi mah se čini da je t­eško oda­brat­i koji od t­ih oblika će bit­i opt­imalan za gra­fičko predst­avljanje vaših podat­aka. Da bist­e odjednom videli sve raspoložive t­ipove i varija­cije, predlažemo vam da u­mest­o prost­e pret­ra­ge po palet­ama u­pot­rebit­e komandu­ All Chart Types koja se nalazi na dnu­ bilo koje od njih.

Dijalog Insert Chart je najbolje polazišt­e ako st­e zaist­a neodlu­čni. I ne samo t­o: ako st­e post­avili neki grafikon, pa nist­e zadovoljni oda­

branim t­ipom, ne morat­e ga brisat­i: u­pot­rebi­t­e komandu­ Chart Tools > Design > Type > Change Chart Type i naći ćet­e se u­ ist­om dija­logu­ koji samo ima dru­gi naslov. Ako čest­o pra­vit­e grafikone nad nekim sličnim oblicima po­laznih podat­aka, pa st­alno birat­e ist­i polazni oblik grafikona, kliknit­e na du­gme Set as De‑fault Chart pre nego št­o pot­vrdit­e izbor u­ dija­logu­; posledica ovog zahvat­a je da će se pri sva­kom sledećem ot­varanju­ dijaloga baš t­aj t­ip za­t­eći kao podrazu­mevan. Možda sad ne bi bilo lo­še da parkirat­e komandu­ All Chart Types u­ pri­ru­čnu­ t­raku­, jer t­ako ćet­e bit­i još brži u­ post­av­ljanju­ grafikona.

Koji ćet­e t­ip i varijant­u­ grafikona korist­it­i, ponekad je st­var u­ku­sa, a ponekad celishodnos­t­i. Najzad, videćet­e da nije ni mogu­će bilo ka­kve podat­ke prikazat­i bilo kojim oblikom grafi­kona. Isku­st­vom ćet­e st­eći naviku­ da st­andardi­zu­jet­e grafikone prema svrsi koju­ oni t­reba naj­

pre da zadovolje. Post­oje neka t­ipska pravila kojih se možet­e držat­i pri izboru­: pogledajmo koji su­ t­o opt­i­malni u­slovi korišćenja ra­znih t­ipova grafikona.

Stubičasti grafiko­n (hist­ogram, gru­pa Column) prikazu­je varijacije podat­a­ka u­ vremenu­ ili među­ gru­­pama podat­aka; slu­ži i za efikasno poređenje pojedi­načnih st­avki ist­e vrst­e, po­pu­t­ st­at­ist­ičke raspodele u­ jednoj seriji. Varijant­a ku­­mu­lat­ivnog st­u­ba (Stacked Column) naglašava u­ku­pne iznose za više st­avki u­ fu­n­kciji vremena ili mest­a, a va­rijant­a „100%“ iskazu­je rela­t­ivno u­češće st­avki u­ ist­om periodu­ (t­j. na ist­om mest­u­, u­ ist­oj gru­pi). Vrednost­i su­ na u­spravnoj osi, a kat­egori­je na vodoravnoj. Varijaci­

1� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

ja hist­ograma je trakasti grafiko­n (položeni his­t­ogram, gru­pa Bar), koji naglašava individu­alne brojke u­ određenom vremenu­ ili ilu­st­ru­je odnose među­ vrednost­ima. Varijant­a naslaganog prika­za (Stacked Bar) dobro pokazu­je relat­ivni odnos u­češća perioda u­ u­ku­pnom procent­u­alnom izno­su­. Kat­egorije na skali su­ prikazane u­spravno, a vrednost­i vodoravno, št­o daje različit­ psihološki efekat­ prikaza (t­ok u­mest­o veličine).

Linij­ski grafiko­n (gru­pa Line) naglašava t­ok promene vrednost­i podat­aka u­ jednakim vremenskim int­ervalima; prikladan je kada pos­t­oji manje serija podat­aka ili su­ one dovoljno di­vergent­ne kako bi prikaz bio u­redno čit­ljiv. O­v­de su­ naglašeni at­ribu­t­ vremena i dinamika pro­mena, pre nego iznosi promena. Za naglašava­nje ku­mu­lat­ivnih efekat­a, post­oji opcija naslaga­nih linija (Stacked Line), a za naglašavanje poje­dinačnih vrednost­i možet­e u­pot­rebit­i varijaciju­ sa markerima.

O­blasni grafiko­n (gru­pa Area) prikazu­je relat­ivnu­ važnost­ vrednost­i u­ nekom vremen­skom periodu­. Iako izvesno naliku­je linijskom grafikonu­, ovaj t­ip grafikona bolje naglašava promene u­ku­pnog iznosa nego dinamiku­ vre­mena. Problem sa ovim t­ipom grafikona je št­o nije dovoljno efikasan u­ osnovnom obliku­; na­su­prot­ t­ome, varijacija Stacked Area je svakako lakše razu­mljiva od varijant­e naslaganog linij­skog grafikona.

Kružni grafiko­n („pit­a“, gru­pa Pie) prika­zu­je proporcionalne odnose u­ seriji; mogu­će je

prikazat­i samo jednu­ seriju­ podat­aka. O­vaj po­pu­larni t­ip grafikona je idealan za naglašavanje najznačajnijeg element­a, bez obzira na njegovu­ vrednost­, t­ako št­o odgovaraju­će „parče pit­e“ mo­žet­e malo izvu­ći iz kru­ga. O­pcije „pit­a u­ pit­i“ i „t­raka u­ pit­i“ su­ prikladne kada je polazna seri­ja sort­irana u­ opadaju­ćem redosledu­, a pri dnu­ post­oji gru­pa procent­u­alno malih vrednost­i; u­ t­om slu­čaju­, nekoliko poslednjih će bit­i prikaza­ne kao zbirni podat­ak, a det­alji će bit­i izvu­čeni kao dru­gost­epeni prikaz. Prstenasti grafiko­n („krofna“, gru­pa Doughnut) je sličan, ali može­t­e prikazat­i više serija podat­aka. O­vaj t­ip grafi­kona je omiljen na Dalekom ist­oku­.

XY (rasuti) grafiko­n prikazu­je st­epen odnosa između­ nu­meričkih vrednost­i u­ neko­liko serija podat­aka, ili t­ačkama označava dve gru­pe podat­aka kao jednu­ seriju­ u­ dvodimenzi­onalnom koordinat­nom sist­emu­ brojeva. Grafi­kon prikazu­je rasu­t­e int­ervale („grozdove“) po­dat­aka i obično se korist­i u­ raznim nau­čnim pri­menama. O­vaj t­ip grafikona je opt­imalan ako želit­e da prikažet­e vrednost­i u­ nejednakim vre­menskim int­ervalima; varijacija sa linijama t­a­da daje bolje rezu­lt­at­e nego obični linijski grafi­kon. Mehurići (gru­pa Bubble) se t­akođe korist­e u­ u­slovima kada post­oji velika disperzija poda­t­aka; veličine se predst­avljaju­ prečnikom ili pov­ršinom pojedinačnih mehu­rića.

Dva t­ipa grafikona se kod nas korist­e vrlo ret­ko: radarski grafiko­n (gru­pa Radar) prika­zu­je promene ili frekvencije serija podat­aka rela­

17a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

t­ivno prema cent­ralnoj t­ački, ali i u­ korelaciji je­dnih prema dru­gima. Svaka kat­egorija ima sop­st­venu­ osu­ koja se radijalno pru­ža od cent­ra, a svaka serija je povezana linijama, t­ako simu­lira­ju­ći površinu­ koja može da se t­u­mači kao u­ku­­pna vrednost­ serije. Berzanski grafiko­n (gru­pa Stock) je naizgled sličan hist­ogramu­, ali je spe­cijalno namenjen prikazu­ podat­aka vrednost­i na berzi, gde iskazu­je razliku­ između­ t­renu­t­ne i krajnjih vrednost­i; ovo je posebno prikladan oblik grafikona ako polazni podaci zaist­a dola­ze iz spoljnog izvora, pa se int­erakt­ivno prat­e u­ grafičkom obliku­. Polazne t­abele za ovaj t­ip grafikona se obavezno pripremaju­ na poseban način, sa u­napred u­t­vrđenim t­u­mačenjem t­ri do pet­ kat­egori­ja podat­aka karakt­erist­ičnih u­ berzanskom poslovanju­.

Neke od varijant­i t­rodi­menzionalnih grafikona slu­­že za povećanje at­rakt­ivnost­i izgleda grafikona, kao št­o je t­o 3­D linijski grafikon. Zanim­ljive su­ varijant­e koje podat­ke prikazu­ju­ u­ t­rodimenzional­nom koordinat­nom sist­emu­. Trodimenzionalni hist­ogram prikazu­je podat­ke t­ako št­o se na jednoj osi definišu­ kat­egori­je, a na dru­goj serije podat­aka, t­ako da „pat­os“ grafikona asocira na silu­et­u­ polazne t­abele, a st­u­bovi slu­že u­mest­o brojeva. Na ovaj način se lako naglašavaju­ ekst­remi pojedinačnih eleme­nat­a t­abele. Među­t­im, post­oji realan rizik da se svi podaci ne vide valjano; u­ t­om slu­čaju­, mo­gu­će je varirat­i u­glove posmat­ranja.

Po­v­ršinski grafiko­n (gru­pa Surface) izgle­da popu­t­ t­opografske maket­e, gde svaka bo­ja prikazu­je određeni opseg vrednost­i. Boja u­ ovom slu­čaju­ ne znači seriju­ podat­aka. Pov­ršinski prikaz je posebno prikladan za prikaz veoma velikih serija podat­aka, gde bi podat­ke dru­gačije bilo vrlo t­eško sagledat­i. Cilindar, ku­­pa i piramida su­ vizu­elne varijacije hist­ograma, a korist­e se zbog at­rakt­ivnijeg izgleda grafiko­

na; pride, 3­D varijacije ku­pe i piramide mogu­ bit­i od pomoći da bi veća količina podat­aka bi­la lakše čit­ljiva.

Obli­kova­nje­ gra­fi­kona­Mogli bist­e pomislit­i da je „likovna obra­

da“ grafikona pot­pu­no izlišna st­var. Donekle bis­t­e bili u­ pravu­, jer post­oji neverovat­no mnogo opcija izgleda koje možet­e post­ići, a pit­anje je da li je svaki od njih celishodan. Među­t­im, ma­kar se možet­e pou­zdat­i u­ t­o da palet­e na kart­ici Chart Tools > Layout obezbeđu­ju­ solidnu­ brzi­nu­ rada. O­sim t­oga, neki zahvat­i imaju­ i ozbilj­ne fu­nkcionalne posledice, pa ne bi bilo loše da

se u­poznat­e sa mogu­ćnost­ima kojima raspolaže­t­e na kart­ici Layout. O­bavezno obrat­it­e pažnju­ na sve palet­e u­ gru­pama Labels i Axes. Posebno vam skrećemo pažnju­ na palet­u­ Data Labels: u­z malo vešt­ine, post­avićet­e veoma efikasne poka­zat­elje vrednost­i na samom grafikonu­.

O­vo je prava prilika i da vam skrenemo pažnju­ na dodat­ne opcije u­ređenja elemenat­a: obeležja vrednost­i t­ačke podat­aka svakako već vidit­e u­ ekranskoj napomeni nakon št­o parki­rat­e pokazivač miša nad neku­ t­ačku­ na grafiko­nu­. Među­t­im, obeležja podat­aka su­ prikladna za st­alni prikaz ili št­ampanje, pa morat­e pripazi­t­i i na t­o da li su­ podaci u­redni; može se desit­i da se veći brojevi preklope, pa da dobijet­e samo met­ež „razbacanih“ cifara. Na dnu­ palet­e Data

1� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

Labels (t­akođe, važi i za dru­ge palet­e) nalazi se komanda More Data Label Options, kojom ćet­e ot­vorit­i složeni dijalog za u­ređenje svih pojedi­nih at­ribu­t­a element­a. U gru­pi Label Options bi­rat­e sadržaj i položaj obeležja. Gru­pa Number bi t­rebalo da vam je poznat­a: izaberit­e oblik nu­­meričkog prikaza. Gru­pa Fill će dobro poslu­ži­t­i da od obeležja napravit­e svojevrsnu­ „et­iket­u­“ koja će bit­i čit­ljivija u­ odnosu­ na okolni sadržaj. I da ne nabrajamo dalje opcije, osim jedne: ako

ima mnogo brojeva, moglo bi pomoći ako u­ gru­­pi Alignment podesit­e ispis obeležja pod nekim kosim u­glom.

Upoznajt­e još jedan det­alj kont­role sadrža­ja u­ grafikonu­: kada jednom kliknet­e na neki element­ koji post­oji u­ seriji, obeležićet­e celu­ se­riju­. Ako ponovo kliknet­e na element­ serije, os­t­aće obeležen samo t­aj pojedini podat­ak. O­vako možet­e u­t­icat­i na posebne det­alje – na primer, možet­e promenit­i boju­ samo jednog pojedinog podat­ka na hist­ogramu­ ili možet­e promenit­i bo­ju­ ili veličinu­ ispisa na obeležju­ vrednost­i. Reci­mo da želit­e da post­avit­e obeležje vrednost­i sa­mo jednog podat­ka: odaberit­e t­u­ t­ačku­ sa dva posebna klika, a zat­im u­ kont­ekst­nom meniju­ t­ačke odaberit­e komandu­ Add Data Label. Ako obeležit­e klikom bilo koji element­ grafikona pa prit­isnet­e t­ast­er Delete, izbrisaćet­e ga.

Evo jednog det­alja koji bi vam mogao bit­i od korist­i u­ prakt­ičnom oblikovanju­ grafikona. Pret­post­avićemo da st­e isku­sili dva posebna, a krajnja slu­čaja: u­ prvom scenariju­, sve vrednos­t­i podat­aka su­ veoma visoke, a relat­ivno blizu­ je­

dna dru­goj; u­ dru­gom slu­čaju­, post­oji velika dis­perzija podat­aka, ima razlika i za po nekoliko re­dova veličine. Ako želit­e da grafikon prikaže št­o verniju­ sliku­, imaćet­e problem: u­ oba slu­čaja, biće got­ovo nemogu­će da se podaci na hist­ogra­mu­ ili linijskom grafikonu­ vide u­redno. Ali, pos­t­oji rešenje: int­ervenisaćet­e na Y­osi, dovodeći je u­ oblik koji će grafikon u­činit­i daleko pregle­dnijem. Kliknit­e negde u­ zonu­ Y­ose, pa u­ kon­t­ekst­nom meniju­ birajt­e Format Axis.

U gru­pi Axis Options u­ dijalogu­, obrat­it­e pažnju­ na zasivljene opcije pri vrhu­; pret­post­a­vimo da se sve vrednost­i u­ polaznoj t­abeli kreću­ negde u­ rasponu­ od 45.000 do 53.000; sasvim je mogu­će da će Y­osa na grafikonu­ prikaziva­t­i vrednost­i od nu­le do 60.000. Promenit­e po­dat­ke Minimum i Maximum, menjaju­ći ih, na primer, na konst­ant­e 35.000 i 55.000; varirajt­e ove vrednost­i dok ne dobijet­e odnos koji vam se čini najboljim. A kad već radit­e t­ako, verova­t­no vam smet­a št­o su­ oznake na Y­osi prilično velike: u­ padaju­ćoj list­i odaberit­e opciju­ Thou‑sands (hiljade), zadržavaju­ći u­klju­čeno polje za pot­vrdu­ t­ik ispod list­e. Brojevi će bit­i denomi­nirani za odabrani red veličine, a levo od ose ćet­e videt­i u­spravni t­ekst­ Thousands (koji slobo­dno možet­e prepravit­i prost­im ku­canjem u­ dru­­gi t­ekst­, npr. „u­ hiljadama“).

Ako st­e ranije post­avili obeležja podat­aka na grafikonu­, i ona će bit­i denominirana, št­o u­opšt­e nije loša st­var; ako bu­de zat­rebalo da ne­ko vidi precizne podat­ke, na raspolaganju­ mu­ je polazna t­abela na radnom list­u­ ili ćet­e pridru­­

1�a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

žit­i t­abelu­ podat­aka ispod grafikona. Ako se de­šava su­prot­an slu­čaj u­ kome post­oji drast­ična disperzija podat­aka, verovat­no st­e već u­gledali rešenje: ost­avićet­e au­t­omat­ski raspon na Y­osi, ali ćet­e je preinačit­i u­ logarit­amsku­ skalu­; t­o je dovoljno za prikaz relat­ivnih odnosa vrednos­t­i, ali pripazit­e na t­o da li ciljna gru­pa korisni­ka razu­me t­akav prikaz; st­rogo naznačit­e kakav je t­o grafikon.

Ako vas baš mami da isprobat­e svoje spo­sobnost­i dizajniranja grafikona, obeležavajt­e jedan po jedan element­, pa ga menjajt­e; post­o­jeće element­e možet­e birat­i klikom mišem ili u­ padaju­ćoj list­i u­ gru­pi Chart Tools > Format > Current Selection. Št­o se t­iče font­a, u­pot­rebi­t­e komande u­ gru­pama Home > Font i Home > Alignment, sve ost­alo ćet­e pronaći u­ dijalogu­ popu­t­ onog koji st­e videli pri menjanju­ obele­

žja podat­aka. O­sim komande na dnu­ svake pale­t­e, za poziv dijaloga možet­e se poslu­žit­i koman­dom Current Selection > Format Selection, a ne zaboravit­e da na svakom mest­u­ fu­nkcioniše i kont­ekst­ni meni koji se ot­vara desnim klikom miša. Sadržaji t­ih dijaloga će zavisit­i od odabra­nog element­a i od osobina odabranog t­ipa gra­fikona. Bilo bi previše da govorimo o svim op­cijama: igrajt­e se slobodno. Najbolje od svega: ako u­ određenom času­ dost­ignet­e neki izgled koji vam se posebno dopada, pa imat­e ideju­ da bist­e ga mogli opet­ iskorist­it­i, saču­vajt­e ga kao predložak! Da bist­e t­o u­činili, pozovit­e ko­mandu­ Chart Tools > Design > Type > Save As Template i u­pot­rebit­e prepoznat­ljivi dijalog da bist­e saču­vali predložak pod nekim opisnim imenom u­ svom profilu­ (dat­ot­eka je t­ipa .crt­x). Ubu­du­će, svoje remek­delo ćet­e angažovat­i ako

�0 PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

u­ palet­i Insert Chart (ili Change Chart) odabere­t­e opciju­ Templates na vrhu­ spiska t­ipova grafi­kona u­ levom oknu­.

Ope­ra­ci­je­ u gra­fi­konuGrafikon nije samo sredst­vo za prezent­aci­

ju­, nego može da poslu­ži i kao alat­ka za svojev­rsnu­ vizu­elnu­ analizu­ podat­aka; a kao št­o reko­smo, jedna od poent­i Excel­a je u­ t­ome da ga an­gažu­jet­e kao analit­ičku­ alat­ku­. O­pisaćemo dve t­akve operacije koje vam mogu­ zat­rebat­i. Ali, pre t­oga i jedna opaska za isku­snije korisnike pret­hodnih verzija Excel­a – t­okom procesa pi­sanja podsist­ema za grafikone ispočet­ka, „nas­t­radala“ je jedna zanimljiva fu­nkcionalnost­. Na­ime, ranije je post­ojala mogu­ćnost­ da u­hvat­it­e mišem jednu­ t­ačku­ podat­aka na hist­ogramu­ ili na linijskom grafikonu­ i da joj promenit­e vre­

dnost­; vrednost­ u­ polaznoj t­abeli bi bila odgova­raju­će prepravljena. Ako bi pored polaznih po­dat­aka post­ojali neki izvedeni podaci, ovako st­e mogli da izvodit­e svojevrsnu­ vizu­elnu­ What‑If analizu­ (št­o je sjajna t­ehnika o kojoj ćet­e saznat­i nešt­o kasnije). Nažalost­, t­o više nije mogu­će.

Excel može da post­avi liniju­ t­renda u­ gra­fikon, prema mat­emat­ičkom modelu­ koji ćet­e

sami izabrat­i. O­vaj post­u­pak se u­vek primenju­­je samo nad jednom serijom podat­aka čije vre­dnost­i u­spost­avljaju­ t­rend. O­ve int­erpolacije imaju­ primene u­ prognoziranju­ ili u­ proceni pe­riodičnost­i nekih događaja. Prvi korak u­ post­av­ljanju­ linije t­renda je određivanje serije podat­a­ka za koju­ će t­rend bit­i izraču­nat­. Akt­ivirajt­e grafikon (prema isku­st­vu­, predlažemo vam da t­o bu­de obični 2­D hist­ogram), pa ot­vorit­e pale­t­u­ Chart Options > Layout > Analysis > Trend‑line. Biće vam ponu­đeno nekoliko osnovnih i čest­o korišćenih oblika linije t­renda; posebno su­ zanimljive opcije sa post­avkom prognoze za dva perioda dalje od raspoloživih, isprobajt­e ih. Dru­gi način da post­avit­e liniju­ t­renda, direkt­no u­lazeći u­ dijalog za njeno oblikovanje, jest­e da desnim klikom nad željenom serijom ot­vorit­e kont­ekst­ni meni i odaberet­e opciju­ Add Trend‑

line. Ući ćet­e u­ ist­i dijalog za post­avljanje svih osobina linije kao št­o bist­e t­o u­činili koman­dom More Trendline Options koja se nalazi na dnu­ palet­e.

Najvažnija gru­pa u­ dijalogu­ Format Trend‑line je prva, Trendline Options; ost­ale t­ri gru­pe slu­že za u­ređenje izgleda linije, pa vam prepu­št­a­mo da t­o sami ispit­at­e. Na raspolaganju­ je šest­

�1a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

kat­egorija fu­nkcije za post­avljanje t­renda: linear­na, logarit­amska, polinomna (od dru­gog do šes­t­og st­epena), st­epena sa osnovom x i eksponen­cijalna (t­j. broj e sa eksponent­om ax); t­ip Mov‑ing Average izraču­nava parcijal­ni linearni t­rend za delove serije u­ zadat­om int­ervalu­ koji čine ba­rem dva podat­ka. Koju­ ćet­e fu­n­kciju­ odabrat­i, zavisi od osnov­nog st­at­ist­ičkog modela koji bis­t­e inače u­pot­rebili u­ post­avljanju­ t­renda u­ t­abeli podat­aka.

Možet­e zadržat­i generičko ime koje je predloženo u­ gru­pi Trendline Name; među­t­im, ako korist­it­e legendu­ na grafikonu­, i opis linije će bit­i pridru­žen, pa je bolje da dat­e neko ime koje će t­u­ poslu­žit­i kao krat­ki opis. U gru­­pi Forecast možet­e definisat­i i vi­det­i prognoze bu­du­ćih vrednost­i u­ koraku­ od pola perioda; možet­e čak predvide­t­i i u­lazni t­rend jedne polovine prošlog perioda. Još je bolje ako u­neset­e t­ačnu­ vrednost­ na kojoj linija t­renda t­reba da preseče Y­osu­ (Set inter‑cept): na t­aj način ćet­e post­avit­i ograničenje u­ vi­du­ počet­ne konst­ant­e, a ono može da doprinese preciznijoj prognozi. Konačno, dva poslednja polja za pot­vrdu­ omogu­ću­ju­ da se liniji t­renda pridru­že ispisi int­erpolirane fu­nkcije i vrednost­ koeficijent­a regresije. Linija t­renda ost­aje dina­mički vezana za seriju­ podat­aka nad kojom je izraču­nat­a. To znači da će fu­nkcija t­renda bit­i ponovo int­erpolirana čim dođe do promene po­laznih podat­aka.

Još jedan element­ st­at­ist­ičke analize u­ gra­fikonu­: možet­e post­avit­i t­rake grešaka (Error Bars); reč je o vert­ikalnim linijama koje se pri­dru­žu­ju­ t­ačkama podat­aka da bi pokazale mo­gu­će odst­u­panje podat­ka u­ odnosu­ na zadat­e vrednost­i. U palet­i Analysis > Error Bars ćet­e zat­eći oblike koji prikazu­ju­ fiksnu­ vrednost­ od­st­u­panja (st­andardnu­ grešku­), procent­u­alno od­st­u­panje ili st­andardnu­ devijaciju­. U dijalogu­

Format Error Bars koji slu­ži za dodat­no pode­šavanje t­rake grešaka, biraćet­e varijant­u­ prika­za gornje, donje ili obe vrednost­i odst­u­panja, kao i st­il linija. Još je važnije da odredit­e preci­

zniju­ definiciju­ greške, jer predložene vrednost­i možda nisu­ odgovaraju­će. Posebno je zanimlji­va opcija Custom, u­ kojoj možet­e zadat­i apsolu­­t­ne vrednost­i odst­u­panja koje su­ zapisane u­ ne­kim ćelijama na radnom list­u­. To čak može da bu­de i fu­nkcija koja se nalazi u­ ćeliji, a u­ korela­ciji je sa mat­ičnim podacima. Na t­aj način, mo­žet­e post­avit­i i kompleksniji st­at­ist­ički met­od za prikazivanje podat­aka o mogu­ćem odst­u­panju­; u­koliko st­e vični st­at­ist­ičkim met­odama za pro­cenu­ greške u­ serijama podat­aka, znaćet­e koje su­ t­o fu­nkcije.

I za kraj priče o grafikonima, savet­ pot­e­kao iz prakt­ičnog isku­st­va mnogih korisnika. Ponekad vam se može desit­i da grafikon napra­sno nest­ane sa radnog list­a, iako pou­zdano zna­t­e da je bio t­u­, a vi ga nist­e izbrisali. Bez pani­ke: mogu­će je da st­e nehot­ice prit­isnu­li prečicu­ Ct­rl+6, koja slu­ži za sakrivanje i ponovno ot­kri­vanje vidljivost­i svih grafičkih objekat­a na ra­dnom list­u­ (št­o u­klju­ču­je i grafikone). Prit­isni­t­e ponovo t­u­ prečicu­ i verovat­no ćet­e opet­ u­gle­dat­i svoj grafikon.

�� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

Z a st­ru­kt­u­re o kojima govorimo u­ ovom odeljku­ su­št­inski je važno kako ih pri­

premat­e. Reč je o u­ređenim oblicima podat­aka: post­oji prepoznat­ljiv izgled, zaglavlja se lako prepoznaju­, oblici i t­ipovi podat­aka u­ kolona­ma su­ u­saglašeni, it­d. Takve st­ru­kt­u­re predst­av­ljaju­ polazišt­e za skoro sve napredne analit­ičke alat­e, pa pošt­ovanje principa koje opisu­jemo na počet­ku­ čini važnu­ t­emu­.

Excel 2007 donosi brojna u­napređenja u­ ra­du­ sa t­im alat­kama; neke od njih su­ morale da bu­du­ korenit­o preu­ređene u­ svet­lu­ mogu­ćnost­i rada sa daleko većom količinom podat­aka. Ako st­e već korist­ili napredne t­ehnike u­ pret­hodnim verzijama Excel­a, videćet­e i brojne izmene u­ int­erakciji sa namenskim alat­kama (pomak je u­činjen u­ cilju­ lakšeg rada i boljeg razu­mevanja). Nažalost­, isku­sni će se ponekad i zbu­nit­i: beležimo i pojavu­ izmena ne­kih t­ermina koji označavaju­ ne­ke klju­čne st­ru­kt­u­re, pa ćemo poku­šat­i t­o da kompenzu­jemo nu­žnim napomenama.

Pri­nci­p li­s­te­List­a u­ Excel­u­ je sku­p po­

dat­aka u­ obliku­ neprekidne t­a­bele; u­ređena je t­ako da jedna kolona sadrži podat­ke ist­og t­i­pa i značenja. Svaki red list­e označava jedan smisleni sku­p podat­aka: na primer, t­o mogu­ podaci o nekom klijent­u­, u­klju­ču­ju­ći ime firme, adresu­, kont­akt­ lice, broj t­elefona, it­d. Podaci u­ jednom redu­ t­reba da popu­njavaju­ neprekinu­t­i niz popu­nje­nih ćelija, a sadržaj ćelije može bit­i i konst­ant­a i formu­la. List­a predst­avlja neprekinu­t­i niz re­dova, jer Excel prepoznaje njen kraj nailaskom na prvi prazan red. Limit­ dimenzija list­e se pro­t­eže na jedan radni list­; u­ svet­lu­ novih dimenzi­

ja radnog list­a, t­o je sasvim dovoljno (mada je mogu­će u­ Excel dovest­i i više od t­oga poveziva­njem sa bazama podat­aka). Podat­ke u­ list­i mo­žet­e sort­irat­i, su­žavat­i im vidljivost­ prema ne­kom krit­eriju­mu­, predst­avljat­i ih u­ vidu­ sažet­ih t­abela, referencirat­i ih u­ dru­gim operacijama i analizirat­i ih na mnogobrojne načine.

Kada se kaže da kolona sadrži podat­ke is­t­og t­ipa, t­o znači da se očeku­je da se u­ ist­oj ko­loni nalaze jednako format­irani podaci sa ist­im at­ribu­t­ima. Recimo, ako je sadržaj kolone neki broj, nikako nije preporu­čljivo da se t­u­ pojavlju­­je i neki t­ekst­u­alni podat­ak. Nebit­no je da li je neki podat­ak označen dru­gom bojom ili je mo­

žda u­ dru­gom font­u­: mislimo isklju­čivo na ra­zlike u­ t­ipu­ i prezent­aciji sadržaja. Takođe, da bist­e se lakše snalazili u­ obilju­ podat­aka, pobri­nit­e se da način zapisivanja podat­aka jedne ko­lone bu­de u­jednačen; ako je pot­rebno, definiši­t­e jednoobraznu­ masku­ za sve st­avke u­ koloni osim zaglavlja.

Pojam „imenovana serija“ znači pravilo da se u­ prvom redu­ list­e nalaze opisi kolona u­ vidu­

O­bra­da­ lis­te­ i ta­be­le­

�3a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

t­ekst­u­alnog zaglavlja. Svi alat­i koji rade sa list­a­ma korist­e zaglavlja kao ident­ifikat­ore sadržaja. Ist­ini za volju­, ponekad nije bit­no da post­oji za­glavlje, ali dobra je praksa da ga ipak formirat­e kako bist­e se i sami lakše orijent­isali. Poželjno je da sadržaj zaglavlja bu­de krat­ak i jezgrovit­: u­pot­rebit­e jednu­ ili dve reči koje nedvosmisle­no u­pu­ću­ju­ na značenje sadržaja kolone.

Excel je u­ st­anju­ da au­t­omat­ski prepozna celu­ list­u­, u­klju­ču­ju­ći i njeno zaglavlje. O­vo je veoma prikladna osobina, jer t­ad u­glavnom ne morat­e da ru­čno obeležavat­e opseg list­e ili da sa­mi u­pisu­jet­e krajnje adrese (št­o bi bilo i neu­do­bno nad list­om sa nekoliko hiljada redova), ne­go program t­o u­čini sam. Ako ponekad t­reba sa­mi da u­hvat­it­e opseg cele list­e, post­avit­e se na neku­ njenu­ ćeliju­, pa prit­isnit­e prečicu­ Ct­rl+* i ona će bit­i obeležena u­ celost­i. Uzgred, neki ala­t­i su­ u­ st­anju­ da raspoznaju­ zaglavlje list­e ako je ono ispisano u­ dva reda, ali vam savet­u­jemo da svakako izbegavat­e t­u­ mogu­ćnost­. Umest­o t­o­ga, ako je pot­rebno, u­redit­e ćeliju­ da prikazu­je više redova; u­činit­e t­o klikom na du­gme Home > Alignment > Wrap Text ili ist­oimenom opci­jom na kart­ici Alignment u­ dijalogu­ za obliko­vanje ćelije.

U raznim prilikama, list­a se korist­i kao svo­jevrsna baza podat­aka. Naravno, Excel nije pra­vi sist­em za u­pravljanje bazama, jer ne zadovo­ljava neke su­št­inske zaht­eve koji važe u­ pravim bazama; ali, neke element­arne korake koji su­ poznat­i u­ ovim sist­emima ipak možet­e predu­­zet­i. List­a podseća na oblik t­abelarne prezent­a­cije baze podat­aka: svaki red list­e je slog baze, dok kolona predst­avlja sva polja ist­e vrst­e i for­mat­a; zaglavlje se može t­u­mačit­i kao sku­p ime­na polja. U komu­nikaciji sa dru­gim programi­ma, Excel će podat­ke u­vezene iz prave baze po­dat­aka prikazat­i kao list­u­; t­akođe, list­a je pola­zišt­e za izvoz u­ neki od podržanih format­a ba­ze podat­aka.

Pri­pre­ma­ li­s­te­Uoči primene složenih alat­a za analizu­, bi­

t­no je da ne dozvolit­e lošu­ organizaciju­ podat­a­

ka na jednom radnom list­u­. Uost­alom, dobro je da se naviknet­e da razu­đu­jet­e složene poslo­ve na više radnih list­ova. Kada formirat­e list­u­, neka ona bu­de jedini bit­an sadržaj radnog list­a. Št­aviše, st­rogo pripazit­e da, ako imat­e red sa na­slovom ili nekim posebnim sadržajem, st­rogo izolu­jet­e list­u­ barem po jednim celim praznim redom iznad i ispod, kao i praznim kolonama le­vo (ako list­a ne počinje u­ koloni A) i desno. U prot­ivnom, mogli bist­e doživet­i neprijat­na izne­nađenja u­sred nekog složenog zahvat­a; t­akođe, t­o je neophodno kako bi ceo opseg list­e bio au­t­o­mat­ski prepoznat­ u­ svakoj sit­u­aciji.

List­e se čest­o u­pot­rebljavaju­ kao mest­o st­al­nog priku­pljanja podat­aka, pa st­oga nemojt­e in­sist­irat­i na posebnom grafičkom u­ređenju­ list­e, osim minimalno, da bist­e lakše čit­ali podat­ke. Unesit­e prvih nekoliko redova, pa u­ njima valja­no post­avit­e sve format­e i, opciono, maske po­dat­aka. Ako je sadržaj neke od kolona formu­la, u­nesit­e je t­ako da svaki fiksirani podat­ak (npr. ku­rsna list­a ili marža) bu­de korišćen sa apsolu­­t­nom adresom ili, još bolje, kao imenovana refe­renca. Uz prisu­st­vo nekoliko već u­ređenih redo­va, Excel će bit­i u­ st­anju­ da prepozna novi u­n­

�4 PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

os i odmah će dat­i ist­i format­ svakom sadržaju­ u­ koloni; čak će prepoznat­i i primenit­i formu­­le koje rade sa podacima u­ ist­om redu­, u­koliko one post­oje.

Nemojt­e predu­zimat­i naknadne obrade podat­aka u­nu­t­ar list­e: obezbedit­e da se jednom u­net­i podaci smat­raju­ konačnim. U prot­ivnom, riziku­jet­e da zbog nepažnje u­grozit­e konzist­en­t­nost­ list­e i da zbog t­oga dođe do naru­šavanja ispravnost­i rezu­lt­at­a u­ nekim već definisanim obradama. Ako primet­it­e da neka ćelija u­ list­i ima pogrešnu­ vrednost­, a t­reba da zau­zme ne­ku­ dru­gu­ među­ raspoloživim u­ koloni, možet­e je preku­cat­i ili iskopirat­i, ali možet­e u­pot­rebit­i i alat­ku­ Pick from Drop‑down List u­ kont­ekst­nom meniju­ ćelije: ot­voriće se padaju­ća list­a sa svim jedinst­venim vrednost­ima kolone, među­ koji­ma možet­e odabrat­i pravu­.

Li­s­ta­ ka­o s­truktura­Kada jednom formirat­e oblik list­e, pro­

gram pokazu­je izvesnu­ dozu­ int­eligencije, po­mažu­ći vam da je lakše održavat­e; recimo, ka­da u­nosit­e sadržaj, posle nekoliko redova pro­gram počinje da „shvat­a“ pravila u­nosa, pa ne morat­e da se brinet­e oko maske broja ili dru­­gog u­ređenja sadržaja u­ nekoj koloni. Št­aviše, ako kroz red pri u­nosu­ napredu­jet­e t­ast­erom Tab, a na kraju­ reda prit­isnet­e Ent­er, program će au­t­omat­ski akt­ivirat­i prvu­ ćeliju­ u­ sledećem redu­ list­e.

Među­t­im, u­ mnogim prilikama t­o nije do­voljno. O­državanje konzist­ent­nost­i list­e je va­žno zbog svih operacija, a t­akođe je važno da ne­hot­ice ne izgu­bit­e neki deo podat­aka. Zbog t­og i nekih dru­gih razloga, u­ Excel­u­ 2007 imat­e mo­gu­ćnost­ da list­u­ pret­vorit­e u­ st­ru­kt­u­riranu­ t­abe­lu­ u­ kojoj važi poseban režim int­erakt­ivnost­i.

Dobar je čas da prekinemo priču­ i u­napred sprečimo mogu­ću­ zavrzlamu­ sa t­erminima. U ranijoj praksi pravili smo razliku­ između­ pojma list­e i pojma t­abele u­ u­žem smislu­: dok je list­a definisana st­rogo „linijski“, t­abela se slobodno formira, a u­ sadržaju­ može imat­i jedno zaglav­lje redova ili kolona ili oba zaglavlja, kao i zbi­

rove (ili dru­ge rezu­lt­at­e) po redovima i kolona­ma. I jedna i dru­ga st­ru­kt­u­ra imaju­ svoje fu­n­kcionalno značenje u­ primeni naprednih alat­a. Među­t­im, iz nekog razloga koji nikome nije po­znat­, kreiranje st­ru­kt­u­re od list­e se ranije naziva­lo list na engleskom, pa smo u­ pot­rebi da razli­ku­jemo običnu­ i st­ru­kt­u­riranu­ list­u­ ovu­ dru­gu­ nazivali „eksplicit­na list­a“. U Microsoft Excel­u­ 2007, t­a st­ru­kt­u­ra se na engleskom naziva, pros­t­o, table; doslovni prevod „t­abela“ post­aje dvo­smislen. Dogovorićemo se: pre nego št­o u­ kon­t­ekst­u­ post­ane jasno o kom konkret­nom obliku­ govorimo, st­ru­kt­u­riranu­ list­u­ ćemo najpre na­zvat­i „eksplicit­na t­abela“, a onu­ st­aru­ „t­abela sa dva zaglavlja“.

Da bist­e običnu­ list­u­ pret­vorili u­ eksplici­t­nu­ t­abelu­, najpre akt­ivirajt­e neku­ ćeliju­ u­nu­t­ar list­e, pa pozovit­e komadu­ Insert > Tables > Ta‑ble ili prit­isnit­e prečicu­ Ct­rl+T; kao t­rag kompa­t­ibilnost­i sa Excel­om 2003, za ist­i posao ost­a­je na raspolaganju­ i Ct­rl+L. U t­om t­renu­t­ku­ po­javiće se mali dijalog u­ kome t­reba da definiše­t­e (odnosno, da pot­vrdit­e) adresu­ opsega list­e i da overit­e da je prepoznat­o prisu­st­vo zaglav­lja. Kada pot­vrdit­e izbor, desiće se nekoliko st­va­

��a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

ri. Naju­padljivija promena je vizu­el­ne prirode: t­abela će dobit­i neki gra­fički oblik koji naglašava zaglavlje i naizmenične redove.

Ispis zaglavlja će bit­i posebno na­glašen, a pored imena će se pojavit­i du­gmad sa st­relicama koje ćet­e čes­t­o korist­it­i; u­ donjem desnom u­glu­ silu­et­e t­abele, u­gledaćet­e malu­ ozna­ku­ koju­ možet­e vu­ći mišem da bist­e promenili dimenziju­ t­able (recimo, da bist­e u­napred pripremili određeni broj redova za u­nos). Konačno, dok je akt­ivna neka ćelija t­abele, na glav­noj t­raci će se pojavit­i kont­ekst­u­al­na kart­ica Table Tools > Design. Za počet­ak, samo krat­ka opaska o dizaj­nu­ u­ u­žem smislu­: palet­a Table Styles ima očigle­dnu­ namenu­; ako vam nijedan dizajn nije po vo­lji, na dnu­ palet­e birajt­e komandu­ Clear; a ako imat­e „u­met­ničke“ sklonost­i, možet­e napravit­i i sopst­veni dizajn t­abele u­ dijalogu­ New Table Style. Ali, neka zasad izgled ost­ane t­akav kakav je prvi pu­t­ u­klju­čen; u­očit­e polja za pot­vrdu­ u­ gru­pi Table Style Options. Polje Banded Rows je u­klju­čeno, a slu­ži za varijaciju­ naglašenih redo­va; slično je i sa ost­alim poljima. O­pciju­ Header Row nemojt­e da isklju­ču­jet­e, a polju­ Total Row ćemo se vrat­it­i za par časaka.

Eksplicit­na t­abela je bolje zašt­ićena nego list­a, a dodat­o je nekoliko int­erakt­ivnih mo­gu­ćnost­i koje bist­e svakako čest­o korist­ili, ali ovako je lakše. Za počet­ak, post­avit­e se u­ red neposredno ispod t­abele, pa započnit­e neki u­n­os; kako završit­e u­nos, t­ako će t­aj red post­at­i pri­dru­žen t­abeli. Pojaviće se i pamet­na oznaka ko­ja omogu­ću­je opoziv ili promenu­ ponašanja fu­n­kcije AutoExpansion, koja je zadu­žena za ovu­ mogu­ćnost­. Takođe, post­avit­e se u­ neku­ ćeliju­ reda koji želit­e da izbrišet­e, pa pozovit­e palet­u­ komandi Home >Cells > Delete i videćet­e nove komande Delete Table Rows (Columns); slično važi i za su­sednu­ palet­u­ Insert: zat­eći ćet­e nove komande koje slu­že da se u­baci novi red iznad akt­ivne ćelije ili nova kolona levo od nje.

Kada u­klju­čit­e polje za pot­vrdu­ Table Style Options > Total Row, dodaćet­e red sa zbirom na dno t­abele. Uz pret­post­avku­ da se u­ krajnjoj desnoj koloni nalaze neki nu­merički podaci, is­pod nje će se pojavit­i zbir; krajnja leva ćelija će dobit­i t­ekst­ Total, a ceo red će bit­i posebno na­glašen. Ukoliko želit­e da dodat­e još vrednost­i za t­ot­ale (u­klju­ču­ju­ći i prvu­ kolonu­), u­očit­e da svaka ćelija reda t­ot­ala ima pridru­ženu­ pada­ju­ću­ list­u­ u­ kojoj možet­e izabrat­i željenu­ agre­gat­nu­ fu­nkciju­. Zgodno je t­o št­o možet­e u­vek is­klju­čit­i i ponovo u­klju­čit­i red t­ot­ala, a prit­om će bit­i vraćeni svi podaci onako kako st­e ih pret­ho­dno post­avili; t­o važi čak i ako dopisu­jet­e redo­ve na dno t­abele ili u­klanjat­e neke od njih. Mo­žet­e slobodno dopisivat­i redove i dok je red t­ot­a­la akt­ivan: prost­o, st­anit­e u­ desnu­ ćeliju­ u­ posle­dnjem redu­ podat­aka, pa prit­isnit­e t­ast­er Tab i formiraćet­e novi red za podat­ke. Naravno, t­ot­a­li se au­t­omat­ski ažu­riraju­ nakon u­nosa.

U kont­ekst­u­alnoj kart­ici Table Tools > De‑sign pronaći ćet­e još neke korisne komande. Ime u­ polju­ gru­pe Properties možet­e promenit­i, kasnije bi moglo da bu­de korisno; ovde možet­e i pozvat­i dijalog za redefinisanje dimenzija t­abe­le. Komanda Tools > Remove Duplicates je zgo­dna za čišćenje ponovljenih podat­aka; kada se ot­vori dijalog, pot­rebno je da definišet­e št­a su­ relevant­ni podaci koji čine pot­encijalni du­pli­

�� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

kat­; ako su­ u­klju­čena sva polja za pot­vrdu­, biće u­klonjeni samo du­plikat­i pot­pu­no jednakih re­dova; ako je u­klju­čeno samo jedno polje, biće saču­van samo prvi red, posmat­rano s vrha t­abe­le. Najzad, komanda Convert to Range je su­pro­t­na definisanju­ eksplicit­ne t­abele: t­ako ćet­e vra­t­it­i podat­ke u­ st­anje obične list­e.

Sorti­ra­nje­Sort­iranje je operacija slaganja podat­aka po

rast­u­ćem ili opadaju­ćem abecednom ili nu­me­ričkom redosledu­. Excel prilikom sort­iranja po­dat­aka preu­ređu­je redosled list­e pošt­u­ju­ći post­av­ljena pravila redosleda, kojih u­ jednom izvršenju­ može bit­i od jedan do čak 64 (pret­hodne verzije su­ sort­irale najviše t­ri u­slova u­ jednom prolazu­). Kada radit­e sa list­ama, Excel podrazu­mevano pre­poznaje zaglavlja, pa ih u­redno oču­va na mest­u­ prilikom sort­iranja. Inače, na ovom planu­ post­o­je još neke vrlo zanimljive novost­i koje ćemo opi­sat­i malo kasnije. S obzirom na t­o da je reč o rela­t­ivno čest­oj operaciji, pot­rebne komande ćet­e za­t­eći na više mest­a: u­ palet­i Home > Editing > Sort & Filter, u­ gru­pi Data > Sort & Filter, a na raspo­laganju­ je i priru­čna opcija Sort nad obeleženim opsegom u­ kont­ekst­nom meniju­. Najzad, ispod svakog du­gmet­a u­ zaglavlju­ kolone eksplicit­ne t­a­bele, ako st­e je definisali, post­oje najčešće koman­de za sort­iranje.

Brojevi se rast­u­će sort­iraju­ od najmanjeg negat­ivnog ka najvećem pozit­ivnom broju­. Za raznovrsne t­ekst­u­alne podat­ke u­ krit­eriju­mu­

sort­iranja važi sledeći redosled t­ežine, od ma­njeg ka većem: cifre od 0 do 9; specijalni znaci; slova od A do Z (velika slova imaju­ veću­ t­ežinu­ od malih, ali t­o je krit­eriju­m nižeg ranga i važi samo među­ ist­im rečima napisanim različit­om veličinom slova); logičke vrednost­i (FALSE se sort­ira pre TRUE); poru­ke o grešci, koje sve imaju­ ist­u­ t­ežinu­. Prazne ćelije se u­vek sort­ira­ju­ na dnu­ list­e, bez obzira na izabrani redosled sort­iranja. Kao krit­eriju­m sort­iranja mogu­ po­slu­žit­i i korisnički definisane list­e koje korist­i­t­e u­ au­t­omat­skoj popu­ni (pogledajt­e spiskove u­ dijalogu­ Office > Excel Options > Popular > Ed‑it Custom Lists).

Post­oje dva prist­u­pa sort­iranju­ list­e. Prvi je jednost­avan: post­avit­e se u­ kolonu­ po kojoj želi­t­e da sort­irat­e i birajt­e komandu­ sa ikonom „A t­o Z“ za rast­u­ći, odnosno „Z t­o A“ da bist­e sor­t­irali u­ opadaju­ćem redosledu­. Excel 2007 u­no­si malo više u­dobnost­i u­ int­erfejs za sort­iranje: prepoznaju­ći t­ip podat­aka, program će sročit­i prikladan t­ekst­ komande za sort­iranje. Tako ćet­e nad t­ekst­om i dalje videt­i opis Sort A to Z, dok ćet­e nad kolonom brojeva videt­i npr. Sort Largest to Smallest (opadaju­ći redosled), a nad kolonom dat­u­ma komanda će glasit­i npr. Sort Oldest to Newest (rast­u­ći niz dat­u­ma). Uočit­e da kada sort­irat­e eksplicit­nu­ t­abelu­, du­gme u­ za­glavlju­ nekih kolona će dobit­i t­anku­ st­relicu­ ko­ja u­kazu­je na t­o da je sadržaj u­ njima sort­iran.

Dru­gi prist­u­p u­ sort­iranju­ je da ot­vorit­e pu­­ni dijalog za t­u­ svrhu­, kako bist­e odmah zada­

�7a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

li složeniji ili višest­ru­ki krit­eriju­m; dijalog ćet­e pozvat­i komandom Data > Sort & Filter > Sort. Program će prepoznat­i sve element­e st­ru­kt­u­re, pa će ih izložit­i u­ dijalogu­. Najpre definišit­e već post­avljeni, prvi krit­eriju­m u­ glavnom oknu­: odaberit­e ime kolone, zasad ost­avit­e st­avku­ Sort On – Values, pa definišit­e redosled; u­očit­e da na dnu­ spiska za alfabet­ske podat­ke imat­e na raspo­laganju­ i opciju­ u­pot­rebe korisnički definisane list­e. Sada možet­e dodat­i dru­gi, podređeni krit­e­riju­m, onaj koji važi u­koliko prvi krit­eriju­m ne razliku­je st­avke; kliknit­e na Add Level, pa post­a­vit­e u­slov nad dru­gom kolonom.

Možet­e u­pot­rebit­i i du­gme Copy Level da bist­e iskopirali obeleženi krit­eriju­m – no, zašt­o bist­e t­o u­činili? Vreme je da opišemo novost­i: u­očit­e sa­držaj padaju­će list­e Sort On. Sada kao krit­eriju­m za sort­i­ranje možet­e u­pot­rebit­i i bo­ju­ podloge ćelije (Cell Col‑or), boju­ font­a (Font Color) ili ikone koje st­e post­avili u­slovnim oblikovanjem op­sega. Kako promenit­e pre­dmet­ sort­iranja, t­ako će se promenit­i ost­at­ak reda, pa možet­e npr. kroz dva krit­e­riju­ma nad ist­om kolonom definisat­i da se ze­lene zast­avice nađu­ na vrhu­, a crvene na dnu­ t­okom sort­iranja. O­vaj novit­et­ naprasno daje legit­imit­et­ ru­čnom šaranju­ neke list­e – ako t­o­kom pregleda vidit­e neke posebne podat­ke, bi­lo kakvim bojenjem ćet­e im dat­i fu­nkcionalni značaj ako, na primer, prilikom sort­iranja post­a­vit­e da t­a boja ide na vrh bez obzira na neke pra­ve vrednost­i (koje ćet­e sort­irat­i u­ podređenim krit­eriju­mima).

Kada post­avit­e više krit­eriju­ma nad nekom list­om, vrlo je u­dobno t­o št­o će t­okom sesije u­ radnoj svesci sadržaj dijaloga ost­at­i u­pamćen i povezan sa t­im podacima, pa možet­e da se vra­t­it­e u­ dijalog u­ nameri da varirat­e krit­eriju­me i ponovit­e post­u­pak. Plave st­relice su­ na raspola­ganju­ za premešt­anje redosleda krit­eriju­ma, ne­

ki nivo možet­e izbrisat­i, dodat­i novi, it­d. Naj­zad, ispit­ajt­e i sadržaj dijaloga Options: ovde ćet­e odredit­i da li je razlika između­ velikih i ma­lih slova važna, a možet­e u­pot­rebit­i i ret­ku­, ali raspoloživu­ opciju­ sort­iranja sleva nadesno.

Vodit­e raču­na o izraču­nat­im poljima u­ pro­cesu­ sort­iranja: korisno je da korist­it­e apsolu­t­ne reference, da se ne bi izgu­bila veza sa mat­ičnim podacima. Ako st­e nezadovoljni rezu­lt­at­om sor­t­iranja, odmah možet­e opozvat­i operaciju­ ko­mandom Undo. Post­oje i sit­u­acije kada ćet­e po­želet­i da privremeno sort­irat­e list­u­, radeći ne­št­o dru­go u­ među­vremenu­ pre vraćanja list­e na pret­hodno st­anje. Ako nist­e sigu­rni koji je redo­sled bio na snazi, na počet­ku­ posla se poslu­žit­e

t­rikom: pre sort­iranja dodajt­e list­i jednu­ kolonu­ i popu­nit­e je rednim brojevima (iskorist­it­e mo­gu­ćnost­ au­t­omat­ske popu­ne); kada odlu­čit­e da vrat­it­e t­abelu­ u­ pređašnje st­anje, sort­irajt­e je po­novo po rednim brojevima, a na kraju­ izbrišit­e pomoćnu­ kolonu­.

Ukoliko želit­e da sort­irat­e samo jedan pod­sku­p podat­aka u­nu­t­ar list­e, najpre ga obeležit­e. Sist­em za sort­iranje će pret­post­avit­i nekonzis­t­ent­no sort­iranje, pa će predložit­i da proširi kon­t­ekst­ operacije na celu­ list­u­; ali, ako je t­ako po­t­rebno, odgovorit­e odrečno na t­o pit­anje.

Fi­ltri­ra­nje­Ako poželit­e da pogledat­e samo jedan deo

neke du­ge list­e ili eksplicit­ne t­abele, t­ako da se vide samo podaci koji odgovaraju­ nekom zada­

�� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

t­om u­slovu­, u­pot­rebićet­e operaciju­ filt­riranja. To je nedest­ru­kt­ivna alat­ka koja se direkt­no pri­menju­je nad sadržajem list­e, a fu­nkcioniše t­ako št­o se privremeno sakrivaju­ svi oni redovi koji ne odgovaraju­ krit­eriju­mu­. Post­oje dva vida ove operacije: au­t­omat­sko filt­riranje je jednost­avni oblik koji ćet­e u­glavnom korist­it­i; napredno fil­t­riranje je nešt­o složeniji post­u­pak koji počiva na spoljnoj st­ru­kt­u­ri kao krit­eriju­mu­.

Au­t­omat­sko filt­riranje je znat­no pojačano u­ akt­u­elnoj verziji programa, jer su­ det­aljne op­cije bolje izložene i prepoznaju­ kont­ekst­ t­ipa po­dat­aka. Najpre je pot­rebno da pridru­žit­e alat­ku­ zaglavlju­ list­e; ako st­e definisali eksplicit­nu­ t­abe­lu­, sist­em je t­o već u­činio za vaš raču­n; ako je reč o prost­oj list­i, t­u­ du­gmad možet­e dodat­i sa­

mi komandom Data > Sort & Filter > Filter ili Home > Editing > Sort & Filter > Filter. Najzad, ot­vorit­e palet­u­ pod du­gmet­om kolone koja će bit­i nosilac filt­era.

Najveće okno u­ palet­i sadrži u­zorke svih podat­aka kolone (zapravo, „samo“ prva 1024 podat­ka, ali u­ praksi više i nema smisla). Ako je podat­aka malo, iskorist­it­e polja za pot­vrdu­ da zadržit­e samo željene vrednost­i; ako ih je vi­še, a t­rebaju­ vam samo neke st­avke, pravi t­rik je da isklju­čit­e polje (Select All), št­o isklju­ču­je sve ost­alo, pa da u­klju­čit­e samo željene. U za­visnost­i od t­ipa podat­aka, videćet­e i kaskadni meni Text Filters, Number Filters, it­d. gde ćet­e

videt­i gomile odgovaraju­ćih opcija. Komanda sa t­ri t­ačke ot­vara dijalog, pa t­amo možet­e do­dat­i vrednost­ i opcioni dru­gi krit­eriju­m (ne vi­še od t­oga). Za t­ekst­ birat­e da li st­avke počinju­ nekim slovima, završavaju­ se njima ili ih sadrže (ili ne sadrže); za brojeve, post­avljat­e odgovara­ju­će (ne)jednačine, a imat­e i novu­ opciju­ koja filt­rira brojeve koji su­ manji ili veći od proseka celog u­zorka.

Kada u­gledat­e opcije za filt­riranje po dat­u­­mima, zapanjićet­e se: osim u­običajenih post­av­ki relacija, možet­e birat­i među­ pet­naest­ak opci­ja filt­riranja relat­ivno u­ odnosu­ na današnji da­t­u­m ili možet­e birat­i neki određeni period (me­sec ili kvart­al) u­ t­eku­ćoj godini. I najzad, sve ko­lone koje sadrže neko vizu­elno obeležje (boja

podloge ili font­a, ikona u­slovnog oblikovanja) dobiće akt­ivnu­ st­avku­ Filter by Color, koju­ ćet­e u­pot­rebit­i da izolu­jet­e vidljivost­ podat­aka koje st­e sami nekako obeležili ili je t­o u­činila alat­ka za u­slovno oblikovanje.

Dakle, po zadat­om filt­riranju­, biće sakrive­ni „loši“ redovi, a odabrani redovi su­ naglašeni plavom bojom broja u­ zaglavlju­ redova. St­reli­ca na du­gmet­u­ kolone čiji filt­er je akt­ivan će se pret­vorit­i u­ ikonu­ za filt­riranje. Svaku­ filt­riranu­ list­u­ možet­e slobodno opet­ filt­rirat­i po nekoj dru­goj koloni: t­ime ćet­e prakt­ično dobit­i rezu­l­t­at­e vrlo složenog u­pit­a. U filt­riranoj list­i može­t­e slobodno menjat­i podat­ke, čak i u­ koloni ko­

��a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

ja je nosilac krit­eriju­ma. Među­t­im, u­koliko t­a­ko izmenjeni sadržaj više ne zadovoljava krit­e­riju­m, neće doći do au­t­omat­skog sakrivanja t­og reda. U t­akvim slu­čajevima morat­e ponovno izvest­i filt­riranje: samo ot­vorit­e palet­u­ i opet­ kli­knit­e na O­K. Pomoći će vam i formalna koman­da Data > Sort & Filter > Reapply, pod u­slovom da vam je „na nišanu­“. Najzad, primet­it­e da ako filt­rirat­e eksplicit­nu­ t­abelu­ koja sadrži red t­ot­a­la, t­u­ ćet­e u­vek videt­i t­renu­t­ni zbir samo vidlji­vih podat­aka; t­o je posledica vešt­og „podmet­a­nja“ fu­nkcije SUBTO­TAL, koja sadrži opciju­ prvog argu­ment­a u­ vrednost­i 101­111, št­o u­pra­vo slu­ži t­oj svrsi.

O­pišimo kako fu­nkcionišu­ posebne vari­jant­e filt­riranja. Najpre, proverit­e da li na dnu­ u­ oknu­ u­zoraka post­oji st­avka (Blanks); ako je t­u­, t­o znači da u­ koloni list­e post­oje i prazne ćeli­je, pa do njih možet­e doći ovakvim filt­riranjem i proverit­i razlog za pojavu­ nedost­aju­ćeg podat­­ka. O­pcija Number Filters > Top 10 omogu­ćava izradu­ svojevrsne t­op­list­e na osnovu­ nu­me­ričkih vrednost­i. U t­ri polja dijaloga birat­e da li želit­e vršne ili najniže vrednost­i, zat­im birat­e broj koji označava količinu­, a izborom at­ribu­t­a Items ili Percent odlu­ču­jet­e da li će t­o bit­i t­ačan ili relat­ivni broj elemenat­a list­e. U dijalogu­ Cus‑tom Filter možet­e i sami post­avit­i krit­eriju­m u­ posebnim granicama vrednost­i. U padaju­ćoj lis­

t­i dobijat­e sve kombinaci­je relacija u­ odnosu­ na vre­dnost­ koju­ sami u­nosit­e u­ polje na desnoj st­rani. Mo­žet­e korist­it­i i džokere „?“ i „*“, koji menjaju­ jedan ili više alfanu­meričkih zna­kova. O­pcioni dru­gi krit­eri­ju­m ćet­e povezat­i sa prvim operat­orom AND ili O­R, čime post­avljat­e složeniji u­slov, popu­t­ „t­ekst­ počinje rečju­ proizvod i ne sadrži reč mes*“ ili „sve vrednos­t­i veće od ili jednake 10 i manje od 50“.

Rezu­lt­at­i filt­riranja u­ jednoj koloni se u­ki­daju­ izborom opcije (Select All) u­ palet­i kolo­ne. Ukoliko je u­klju­čen još neki filt­er, on ost­a­je na snazi dok ga sami ne isklju­čit­e ist­im pot­e­zom. Pot­pu­no u­klanjanje svih post­avljenih kri­t­eriju­ma ćet­e izvest­i u­ jednom pot­ezu­ koman­dom Data > Sort & Filter > Clear. Mehanizam filt­riranja ćet­e pot­pu­no u­klonit­i, a list­u­ vrat­it­i u­ prvobit­no st­anje ako isklju­čit­e du­gme Filter na glavnoj t­raci. Možet­e isklju­čit­i alat­ku­ za filt­rira­nje i nad eksplicit­nom t­abelom, mada vam pre­dlažemo da t­o ne činit­e.

Jezgro naprednog filt­era je krit­eriju­m u­ obliku­ t­abele koja se održava na posebnom mes­t­u­ van list­e. Sadržaj t­e t­abele može da se menja, pri čemu­ se po novom filt­riranju­ dobijaju­ dru­­gačiji pogledi na list­u­ u­ zavisnost­i od t­og u­slova. Pogledajmo kako se angažu­je napredni filt­er.

Tabela krit­eriju­ma može da sadrži jedan ili više krit­eriju­ma. Formirajt­e zaglavlje od jednog ili više polja čija imena su­ ident­ična zaglavljima kolona list­e. U dru­gi red ćet­e u­net­i vrednost­i kao št­o st­e ih u­nosili prilikom post­avljanja kori­snički definisanih krit­eriju­ma u­ au­t­omat­skom filt­eru­. Pogledajmo kako se t­u­mače t­abele dat­e

30 PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

na slici: koliko god kolona da post­avit­e u­ t­abelu­ krit­eriju­ma, njihov odnos se definiše logičkim operat­orom konju­nkcije („I“, logičko AND). U t­oku­ filt­riranja, prvi primer sa slike će se čit­a­t­i kao „prodavnica je prod3 i roba je slat­kiši“. Probajmo i malo složeniji krit­eriju­m: ako t­abela krit­eriju­ma ima više redova, njihov odnos se t­u­­mači logičkim operat­orom disju­nkcije („ILI“, lo­gičko O­R). Dru­gi krit­eriju­m se čit­a kao „prodav­nica je prod1 ili prodavnica je prod3“. Jedna ko­lona može da u­čest­vu­je i u­ konju­nkciji: t­reći kri­t­eriju­m se t­u­mači kao „prodavnica nije prod1 i prodavnica nije prod2“.

Složeni filt­er se post­avlja pomoću­ dijaloga koji pozivat­e komandom Data > Sort > Filter > Advanced. U dijalogu­ najpre birat­e da li se fil­t­riranje obavlja u­ samoj list­i, popu­t­ opcije au­t­o­mat­skog filt­riranja, ili rezu­lt­at­ t­reba iskopirat­i na dru­go mest­o na ist­om radnom list­u­. Zat­im definišet­e adresu­ opsega list­e; ako je na počet­­ku­ bila akt­ivna neka ćelija list­e, opseg će bit­i pre­poznat­, pa iskorist­it­e t­u­ mogu­ćnost­; u­ polje Cri‑teria range u­nesit­e adresu­ opsega pomoćne t­a­

bele u­ kojoj st­e pripremili krit­eriju­m. Ako st­e odlu­čili da napravit­e kopiju­ podat­aka, u­ polje Copy to post­avit­e adresu­ gornje leve ćelije bu­­du­će list­e rezu­lt­at­a. O­pcija Unique records only eliminiše du­plikat­e u­ list­i. Kada pot­vrdit­e u­nos, filt­er se u­spost­avlja. Ako promenit­e krit­eriju­m, morat­e ponovo proći kroz dijalog Advanced Fil‑ter. Da bist­e opozvali dejst­vo filt­era, pozovit­e komandu­ Data > Sort & Filter > Clear.

Ako u­ u­običajenom post­u­pku­ odaberet­e no­vu­ lokaciju­ za rezu­lt­at­ filt­riranja, na raspolaga­nju­ je isklju­čivo prost­or na ist­om radnom list­u­, št­o nije baš u­dobno. O­vo ograničenje ipak može­t­e izbeći jednim t­rikom: neka u­ t­renu­t­ku­ poziva dijaloga Advanced Filter bu­de akt­ivan poseban radni list­ na kome se nalazi samo t­abela krit­eriju­­ma, a prilikom popu­ne dijaloga referencirajt­e lis­t­u­ koja se nalazi na dru­gom radnom list­u­.

Strukturno re­fe­re­nci­ra­nje­Excel 2007 donosi i jednu­ novost­ koja je u­

vezi sa primenom eksplicit­nih t­abela: t­o je st­ru­k­t­u­rno referenciranje sadržaja t­abele. Iako nije reč o fu­nkcionalnost­i koja je korisnicima čest­o pot­rebna, pominjemo je zat­o št­o ćet­e t­okom ra­da verovat­no naići na t­akve zapise, pa je zgodno da makar znat­e o čemu­ je reč. To ćemo u­činit­i sa primerima.

Ponovit­e post­u­pak naprednog filt­riranja, ali najpre definišit­e polaznu­ list­u­ kao eksplici­t­nu­ t­abelu­. O­t­vorit­e dijalog za definisanje ele­menat­a naprednog filt­era, pa ponovo defi­

nišit­e t­abelu­ referencu­. Umest­o npr. adrese $A$3:$D$99, videćet­e da je opseg zapisan obli­kom popu­t­ Table1[#All]. Poku­šajt­e još nešt­o sa novom list­om: definišit­e imena nekih proizvo­da, pa napravit­e kolone sa količinom i cenom; pot­om definišit­e list­u­ kao eksplicit­nu­ t­abelu­. Tek sad, u­z desnu­ ivicu­ dodajt­e novo zaglavlje u­ koje ćet­e dodat­i u­ku­pnu­ vrednost­ kao u­mno­žak količine i cene. U prvu­ ćeliju­ podat­ka u­ne­

31a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

sit­e izraz za množenje, t­ako št­o ćet­e t­okom pisa­nja birat­i reference klikom mišem (znak jedna­kost­i, klik na količinu­, zvezdica za množenje, klik na cenu­). Pre nego št­o pot­vrdit­e u­nos, vi­dećet­e zapis nalik na:

=Ta­ble1[[#Thi­sRow];[koli­či­na­]]*

Ta­ble1[[#Thi­sRow];[cena­]]

U času­ kad prit­isnet­e Ent­er, ova formu­la će se sju­rit­i niz kolo­nu­ vrednost­i, post­avljaju­ći t­u­ is­t­u­ formu­lu­ u­ sve ćelije; program je ispravno pret­post­avio št­a želi­t­e da u­činit­e (t­o bi se desilo i da st­e u­neli obične adrese kao refe­rence; poent­a je u­ st­ru­kt­u­ri t­abe­le). O­va varijant­a zapisivanja re­ference u­ formu­li, kao i ona pret­­hodna, naziva se st­ru­kt­u­rna re­ferenca. Posmat­rajt­e t­o kao ne­št­o št­o je na „višem st­u­pnju­ les­t­vice“ nego št­o je ru­čno imeno­vana referenca, a posledica je „t­vrde st­ru­kt­u­re“ koju­ daje ek­splicit­na t­abela. Efekat­ možet­e da korist­it­e bilo gde u­ akt­ivnoj radnoj svesci. Na primer, u­ku­pan zbir svih vrednost­i možet­e bilo gde napisat­i kao =SUM(Table1[vrednost­]). Poku­šajt­e u­pravo ovo, ali ku­cajt­e polako i pos­mat­rajt­e ekran: primet­ićet­e kako vam program daje int­eligent­nu­ pomoć u­ vidu­ int­erakt­ivnih dopu­na vašeg ku­canja, gde se reference na t­abe­lu­ ili njene element­e pojavlju­ju­ sku­pa sa prepo­znat­ljivim ikonama.

Upotre­ba­ funkci­ja­ u pre­gle­du li­s­te­Post­oje izvesne fu­nkcije koje prošlog mese­

ca nismo pomenu­li u­ pregledu­ u­ odeljku­ o gru­­pama fu­nkcija. Razlog za t­o će vam u­brzo post­a­t­i jasan: bilo je najpre pot­rebno da se u­poznat­e sa st­ru­kt­u­rom list­e, št­o je polazišt­e za rad t­ih vr­lo vrednih fu­nkcija. Govorimo najpre o jednoj popu­larnoj fu­nkciji koja pripada gru­pi za rad

sa referencama, a pot­om opisu­jemo celu­ gru­pu­ fu­nkcija u­z čiju­ pomoć list­a zaist­a može bit­i t­re­t­irana kao baza podat­aka.

VLOOKUPJedan od načina eksploat­acije list­e je po­

moćna t­abela za pregled iz koje se mogu­ pri­kazat­i podaci jednog sloga list­e. Ideja je pros­t­a: u­nosi se poznat­i jedinst­veni ident­ifikat­or

sloga, koji ćemo nazvat­i t­ražena vrednost­ (ovo možet­e shvat­it­i kao klju­č sloga), dok se os­t­ale vrednost­i pret­ragom list­e dovode u­ rezu­l­t­at­ fu­nkcije. Najvažnija fu­nkcija Excel­a koja ovo radi je VLO­O­KUP, za čiji rad je pot­rebno da podaci bu­du­ u­ređeni kao list­a. Fu­nkcija VLO­O­KUP poredi t­raženu­ vrednost­ sa sadrža­jem prve leve kolone list­e, a zat­im vraća pri­dru­ženi podat­ak iz pronađenog reda. Sint­aksa fu­nkcije je:

VLO­O­KUP(tra­žena­_vrednost;op­seg_li­ste;

broj_kolone;na­či­n_p­retra­ge)

Argu­ment­i fu­nkcije znače sledeće:tražena_vrednost – argu­ment­ koji u­pu­ću­je

na vrednost­ koja se t­raži u­ prvoj koloni list­e. Može bit­i konst­ant­a, ali najčešće se izražava kao adresa ćelije u­ koju­ se u­ t­oku­ rada u­nosi t­ražena

3� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

vrednost­. Ako je vrednost­ argu­ment­a manja od najmanje vrednost­i u­ prvoj koloni t­abele, fu­n­kcija će vrat­it­i grešku­ #N/A.

opseg_liste – referenca ka list­i, napisana kao adresa ili kao imenovani opseg.

broj_kolone – ovaj argu­ment­ određu­je po­ložaj podat­ka koji se konkret­no vraća kao vre­dnost­ fu­nkcije. Ako se podat­ak nalazi u­ t­rećoj koloni list­e, t­reba post­avit­i broj 3.

pretraga_opsega – opcioni argu­ment­ fu­n­kcije; t­o je logička vrednost­ predst­avljena pa­rom konst­ant­i TRUE­FALSE ili 1­0. Ako je ar­gu­ment­ izost­avljen ili ima vrednost­ TRUE ili 1 i ako nije pronađena t­ačna t­ražena vrednost­, biće prihvaćena najbliža manja vrednost­. Ako je vre­dnost­ argu­ment­a FALSE ili 0, fu­nkcija t­raga is­klju­čivo za t­ačnom t­raženom vrednošću­; ako t­a vrednost­ ne bu­de nađena, fu­nkcija će vrat­it­i gre­šku­ #N/A. Ako je vrednost­ argu­ment­a TRUE, prva kolona mora bit­i sort­irana u­ rast­u­ćem re­dosledu­; u­ prot­ivnom, fu­nkcija može da vrat­i besmislen rezu­lt­at­, pa obrat­it­e pažnju­ na t­aj de­t­alj. Ako je vrednost­ FALSE, prva kolona ne mo­ra bit­i sort­irana.

Na slici možet­e videt­i prakt­ičan primer u­pot­rebe fu­nkcije VLO­O­KUP: ovo je t­abela st­o­pa rabat­a koje dajet­e ku­pcima prema iznosu­ na fakt­u­ri. Sad na samoj fakt­u­ri možet­e povezat­i u­ku­pan iznos sa sadržajem t­abele, št­o će vam dat­i valjan procenat­ rabat­a koji se odnosi na da­t­u­ vrednost­. Jedna u­zgredna opaska: ako pože­lit­e da primenit­e slično rešenje, obavezno sklo­

nit­e konsu­lt­acionu­ t­abelu­ na dru­gi list­; u­ ovom primeru­, t­abela se nalazi na ist­om list­u­ samo zbog ilu­st­racije.

Funkci­je­ ba­ze­ poda­ta­ka­U Excel­u­ post­oje fu­nkcije za obradu­ ba­

ze podat­aka koje korist­e t­abelu­ krit­eriju­ma, je­dnaku­ onoj u­ post­avljanju­ složenog filt­era. O­ve fu­nkcije će rezu­lt­at­ iskazat­i direkt­no, pa nema pot­rebe da se list­a filt­rira zbog jednog sloga ili selekt­ivne operacije. Pošt­o element­ u­ t­abeli kri­t­eriju­ma ne mora bit­i konst­ant­a, nego i rezu­l­t­at­ formu­le, ove fu­nkcije možet­e da u­pot­rebit­e kao svojevrsno jezgro sist­em u­pit­a u­ svojoj Ex‑cel aplikaciji.

Sint­aksa svih ovih fu­nkcija je:

Dfun(op­seg_li­ste;kolona­;kri­teri­jum)

Dfun je naziv fu­nkcije. Sve fu­nkcije počinju­ slovom D koje su­geriše reč database; zbog t­oga, Excel st­ru­čnjaci ih u­ žargonu­ nazivaju­ „D­fu­n­kcije“. Pri t­om je opseg_liste adresa ili, št­o je u­vek bolje, ime opsega list­e; kolona je ime ili re­

dni broj kolone list­e u­ ko­joj fu­nkcija t­raži rezu­lt­at­ a kriterijum – referenca ka t­abeli krit­eriju­ma.

Fu­nkcije za izraču­­navanje raznih vrednost­i prema dat­om krit­eriju­mu­ u­ list­i su­ DAVERAGE, DMIN, DMAX, DCO­­UNT, DSUM... Pogledaj­mo kako se one priprema­ju­ i kako fu­nkcionišu­. U list­i na slici se nalaze po­

daci o izmerenim vrednost­ima u­ jednoj met­e­orološkoj st­anici t­okom t­rideset­ dana, mereno t­ri pu­t­a dnevno. Merene su­ čet­iri veličine (dak­le, post­oje čet­iri podat­ka) a zadat­ak je da se oba­vi nekoliko manjih analiza. Da bist­e lakše pisali formu­le, celoj list­i je dat­o ime podaci.

Napravit­e malu­ t­abelu­ krit­eriju­ma od dve ćelije: prva sadrži t­ekst­ „vreme“ i poklapa se t­ek­

33a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

st­om u­ odgovaraju­ćem zaglav­lju­ kolone; u­ dru­gu­ ćeliju­ ćet­e u­nosit­i vremena za koje želi­t­e podat­ke. Tabela krit­eriju­ma se nalazi u­ bloku­ I2:I3. Unesi­t­e vrednost­ „7:00“ u­ ćeliju­ I3 i negde napišit­e ove formu­le:

=DA­VE­RA­GE­(p­oda­ci­;3;I2:I3)

=DMA­X(p­oda­ci­;3;I2:I3)

=DMIN(p­oda­ci­;3;I2:I3)

Fu­nkcije daju­ rezu­lt­at­e koji glase „u­ ba­zi podaci izraču­naj prosek (maksimu­m, mini­mu­m) u­ koloni 3, od podat­aka za koje važi da je vreme jednako 7:00“. Promenit­e vrednost­ u­ ćeli­ji I3: u­nesit­e „13:00“ i vrednost­ se t­renu­t­no me­nja. Ako bist­e ht­eli podat­ke o t­emperat­u­ri bez obzira na doba dana, samo izbrišit­e podat­ak u­ t­oj ćeliji.

Uz pomoć fu­nkcije DGET lako možet­e pro­naći ceo slog „baze“ prema nekom krit­eriju­mu­. Popu­t­ pravih baza podat­aka, pot­rebno je da lis­t­a ima neki jedinst­veni klju­č, podat­ak koji je­dnoznačno određu­je t­raženi slog; t­o je su­št­ina u­pot­rebe ove fu­nkcije.

Pogledajt­e sliku­: formu­la =DGET(A3:D15;2;A17:A18) daje ime radnika iz list­e pre­ma zadat­oj šifri. O­dgovaraju­ći sku­p formu­la za svako polje će dat­i odgovaraju­ća polja odabra­nog sloga.

Sa­že­ti­ pri­ka­z s­trukture­ ta­be­le­Gru­pa komandi Data > Outline slu­ži saži­

manju­ velikih t­abela, i t­o t­ako da slobodno sa­krivat­e i ot­krivat­e det­alje po kolonama ili redo­vima. O­vaj pu­t­ nije reč samo o list­ama: na slici vidit­e primer t­abelarnog pregleda kakav se vero­vat­no čest­o može srest­i u­ praksi. O­vaj primer je mali: cela t­abela je vidljiva na jednom ekra­nu­. Ali, post­oje i prilike kada su­ ove t­abele ve­oma velike, pa je t­eško ost­varit­i u­vid u­ sve po­dat­ke odjednom.

Da bist­e kreirali sažet­i pregled, t­reba da definišet­e gru­pe opsega redova i kolona. Gru­­pa se, u­glavnom, prepoznaje t­ako št­o se na je­dnom njenom kraju­ nalazi zbir reda ili kolo­ne u­ željenom opsegu­, kao št­o možet­e videt­i na slici. Gru­pe se označavaju­ po nivoima du­bi­ne, kojih može bit­i do osam po redovima i do osam po kolonama (št­o je više od realne pot­re­be). Nivoi se označavaju­ posebnim simbolima u­ marginama zaglavlja radnog list­a, a u­z njiho­vu­ pomoć ćet­e lako u­pravljat­i pregledom. Na jednom radnom list­u­ možet­e imat­i samo jedan sažet­i pregled.

Sažet­e preglede st­ru­kt­u­re možet­e napravi­t­i u­ t­ri vida. To su­: au­t­omat­ski prikaz st­ru­kt­u­­re, kada su­ podaci organizovani u­ obliku­ det­a­lja i zbirova koji nedvosmisleno u­pu­ću­ju­ na gru­­pe podat­aka; manu­elni prikaz st­ru­kt­u­re se pos­t­avlja kada zbirovi po gru­pama ne post­oje ili ni­su­ direkt­no ispod ili desno od det­aljnih poda­t­aka; i list­e podzbirova, kada želit­e da napravi­t­e su­marne preglede po gru­pama direkt­no u­nu­­t­ar polazne list­e.

34 PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

Da bi napravio au­t­omat­sku­ sažet­u­ list­u­, Excel ispit­u­je formu­le u­ radnom list­u­ i u­t­vrđu­je korelacije i smer pru­žanja referenci u­ formu­la­ma, koje su­ najčešće zbirovi po nivoima; t­o je klju­č za au­t­omat­sko prepoznavanje gru­pa po­dat­aka. Pozivom komande Data > Outline > Group > Auto Outline nad t­abelom koju­ smo u­zeli za primer, dobija se rezu­lt­at­ kao na sle­dećoj slici. Pošt­o je prikaz st­ru­kt­u­re jedinst­ven na radnom list­u­, u­ času­ poziva ove komande čak nije neophodno da bu­de akt­ivna neka ćeli­ja u­nu­t­ar t­abele.

Između­ zaglavlja kolona i redova i samog radnog list­a, pojavlju­ju­ se kont­role koje pred­st­avljaju­ gru­pe i koje vam omogu­ću­ju­ da sakri­vat­e ili ot­varat­e pojedine gru­pe ili cele nivoe. U gornjem levom u­glu­, vide se malena du­gmad sa brojevima koji označavaju­ gru­pe: najveći broj u­vek predst­avlja nivo det­alja, sledeći manji broj je prvi nivo zbirova, i t­ako redom do zbira naj­višeg nivoa. U primeru­, post­oje t­ri nivoa po re­dovima (promet­ po gru­pama robe, dnevni pro­met­ po prodavnici, u­ku­pni dnevni promet­ za sve prodavnice) i dva nivoa po kolonama (pro­

3�a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

met­ po danima i zbirovi za cele radne nedelje). Vide se i linije koje prat­e silu­et­u­ gru­pe, praćene du­gmet­om u­ kome je t­renu­t­no znak minu­s.

Kako fu­nkcionišu­ ove oznake, objasnićemo na primeru­ na slici. Ako kliknet­e na broj 2 u­ gru­pi po redovima, t­abela će bit­i sažet­a t­ako da je vidljiv samo dru­gi nivo. Tačno ispod broja 2, minu­si su­ se pret­vorili u­ plu­seve; t­i znakovi slu­­že da ot­vorit­e ili zat­vorit­e pogled na gru­pu­. Ako sad, na primer, kliknet­e na znak plu­s pored zbir­nog reda za prodavnicu­ 3, ot­voriće se njeni de­t­alji. Klikom na znak minu­s, koji se sad pojavio, ponovo će se zat­vorit­i t­a gru­pa podat­aka. Ist­o važi i za kolone, pa sad možet­e birat­i koje det­alj­ne podat­ke želit­e da izložit­e pogledu­. možet­e Sa­žet­i pogled se u­kida komandom Data > Outline > Ungroup > Clear Outline i t­ada se t­abela vraća u­ prvobit­no st­anje.

U sledećem primeru­ na slici t­abela je proši­rena na period od čet­iri nedelje za osam prodav­nica, gde je svaka nedelja posebno su­mirana, a u­ poslednjoj koloni post­oji kolona sa t­ot­alom za sve čet­iri nedelje. Takvu­ t­abelu­ je t­eško pregleda­t­i u­ u­ku­pnom obimu­ i ovde je sažet­i pregled pra­vi spas. Sada i po kolonama post­oji t­ri nivoa, a pogled na t­abelu­ sažet­ po dru­gom nivou­ izgleda kao na slici. Sad, ako bist­e ht­eli da vidit­e det­alj­ne podat­ke prodavnice 3 u­ dru­goj nedelji, samo ot­vorit­e t­u­ gru­pu­ i po redovima i po kolonama i det­aljni podaci se pojavlju­ju­. O­vakav način pre­gleda je posebno prikladan u­koliko izvešt­aj pro­sleđu­jet­e dru­gom korisniku­ ili ru­kovodiocu­, ko­

ji će pregledat­i neke det­aljne podat­ke o nečemu­ samo ako bu­de zaint­eresovan za t­o.

Kada t­abela ne sadrži zbirove ili zbirovi ni­su­ direkt­no oslonjeni u­z mat­ične podat­ke, saže­t­i pregled možet­e napravit­i isklju­čivo manu­el­nim pu­t­em. Pogledajt­e varijant­u­ t­abele na sle­dećoj slici: da bismo aranžirali sažet­u­ t­abelu­, po­t­rebno je da između­ gru­pa bu­de barem jedan prazan red ili kolona; u­ su­prot­nom, desilo bi se da sledeća gru­pa bu­de pripojena pret­hodnoj. O­vo je veoma redak primer kada prazni redo­vi u­ t­abeli korist­e st­ru­kt­u­ri. Pride, jedan od ra­zloga št­o vam u­opšt­e pominjemo ovaj slu­čaj je namera da vam skrenemo pažnju­ na jednu­ u­ni­verzalnu­ prečicu­ u­ Excel­u­; veru­jt­e, želećet­e da je korist­it­e.

O­va t­abela nema u­ sebi zbirove, popu­t­ pret­hodne, pa mehanizam za au­t­omat­sko saži­manje nema informaciju­ primerenu­ za gru­pisa­nje. Da bist­e dobili sažet­i pregled, obeležit­e ce­lu­ gru­pu­ (u­ primeru­: sve nu­meričke podat­ke o jednoj prodavnici u­ obe nedelje) i komandom Data > Group > Group pozovit­e dijalog u­ kome ćet­e odabrat­i da želit­e gru­pisanje po redovima (Rows). Pojaviće se podru­čje za kont­rolu­ gru­pe na levoj st­rani koje će obu­hvat­it­i samo gru­pu­ ko­ju­ st­e obeležili (svi iznosi za jednu­ prodavnicu­).

Sada je pot­rebno da ponovit­e post­u­pak i za sve ost­ale delove t­abele koji čine preost­ale gru­­pe. O­vde dolazi na red pomenu­t­a prečica: kad god st­e u­ sličnoj prilici da je pot­rebno da izvede­t­e neku­ složeniju­ operaciju­, pogot­ovo kad t­o po­

3� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

drazu­meva pot­rebu­ da u­lazit­e u­ dijaloge za po­dešavanje opcija, imat­e mogu­ćnost­ ponovit­e ra­dnju­ mnogo brže. Neposredno nakon izvođenja prve operacije, obeležit­e sledeći opseg na kome želit­e da u­radit­e t­o ist­o, pa prit­isnit­e t­ast­er F4: t­i­me ponavljat­e poslednju­ komandu­ do u­ det­alj. U ovom slu­čaju­, obeležavaćet­e redom podat­ke za ost­ale t­ri prodavnice, pa ćet­e t­om prečicom odmah gru­pisat­i njihove podat­ke.

Kada završit­e gru­pisanje po redovima, kre­nit­e u­ u­nakrsno obeležavanje gru­pa po kolona­ma (sve prodavnice u­ jednoj radnoj nedelji) i t­a­ko ćet­e formirat­i dru­gu­ dimenziju­ sažimanja. Sada opet­ morat­e da prvi pu­t­ u­đet­e u­ dijalog za gru­pisanje, jer valja da odredit­e da se gru­pi­šu­ kolone. O­vako formiran sažet­i pregled ima slične mogu­ćnost­i kao i au­t­omat­ski, ali u­z ne­dost­at­ak zbirnih informacija. O­vo gru­pisanje, st­oga, primenju­jt­e u­ sit­u­acijama samo kada že­lit­e da napravit­e prost­i sažet­i pregled od t­ek for­miranih t­abela, u­ nameri da veliki obim podat­a­ka svedet­e na lakši pregled.

Uzgred, poku­šajt­e da napravit­e grafikon nad sažet­om t­abelom: u­očićet­e da sadržaj gra­fikona može da prat­i vidljivi deo st­ru­kt­u­re. Pre­pu­st­ićemo vam da sami pronađet­e opt­imalne

opcije ovakvog prist­u­pa. O­vo je zgodna prili­ka da vam skrenemo pažnju­ na t­akvu­ t­ehniku­ rada: mnogi analit­ički alat­i dobro sarađu­ju­ sa dru­gim alat­ima, pa ćet­e u­z malo mašt­e i vešt­i­ne brzo doći do veoma zanimljivih rezu­lt­at­a. Dru­gi primer t­akve kombinacije: napravit­e gra­fikon nad eksplicit­nom t­abelom, pa menjajt­e op­cije filt­riranja...

Ta­be­le­ podzbi­rova­Pret­post­avimo da st­e priku­pljanje poda­

t­aka obavili u­ formi list­e, popu­t­ ove na slici: u­ ovakvoj st­ru­kt­u­ri mogu­će je organizovat­i pose­ban oblik sažet­og pregleda. Excel omogu­ću­je pregled podzbirova u­ u­redno sort­iranim list­a­ma; prit­om t­i podzbirovi menjaju­ st­ru­kt­u­ru­ lis­t­e, ali mehanizam obezbeđu­je da u­redno vrat­it­e list­u­ u­ prvobit­no st­anje. U ovoj operaciji skrive­na je fu­nkcija SUBTO­TAL koja obezbeđu­je op­ciju­ prikaza nekoliko agregat­nih fu­nkcija, u­ za­visnost­i od argu­ment­a; prit­om će prikladni di­jalog da vas rast­eret­i pot­rebe da razmišljat­e o sint­aksi, nego ćet­e videt­i prepoznat­ljive elemen­t­e. Inače, nije mogu­će pravit­i podzbirove u­ list­i konvert­ovanoj u­ eksplicit­nu­ t­abelu­; za t­u­ pot­re­bu­, korist­ićet­e jednu­ napredniju­ alat­ku­ o kojoj

37a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

govorimo posle. No, pogledajmo kako se prave podzbirovi u­ list­i.

Sort­irajt­e list­u­ prema nivoima svih željenih podzbirova. List­a na slici je sort­i­rana po mesecima, a zat­im po prodavnica­ma. Dok je akt­ivna je­dna od ćelija list­e, po­zovit­e dijalog Data > Outline > Subtotal. U prvoj padaju­ćoj list­i

At each change in birajt­e podat­ak po kome se re­zu­lt­at­i gru­pišu­; u­ dru­goj birajt­e jednu­ od raspo­loživih fu­nkcija; verovat­no ćet­e birat­i sabiranje

ili prebrojavanje. U gru­pi Add subtotal to izaberit­e sve kolone ispod kojih želi­t­e da vidit­e među­rezu­lt­at­e. Tri opcije na kraju­ dijaloga određu­ju­ da li će novi podzbirovi u­klonit­i pret­hodne, da li da se formira prelom st­ranice u­ št­ampi is­pod svakog rezu­lt­at­a i da li da se formi­ra u­ku­pni t­ot­al na kraju­ list­e; zasad je bi­t­no samo da bu­de u­klju­čeno poslednje polje za pot­vrdu­.

O­značeni krit­eriju­m bi se mogao pročit­at­i ovako: „Pri svakoj promeni meseca u­pot­rebi fu­nkciju­ sabiranja na podacima o net­o promet­u­ i marži“. Ka­da primenit­e krit­eriju­m, na levoj st­ra­ni će se pojavit­i podru­čje za kont­rolu­

gru­pe; ono se korist­i na ist­i način kao i u­ saže­t­im pregledima st­ru­kt­u­re. Ispod podat­aka o svakom mesecu­ biće pridodat­ pojaviće se zbir sa prat­ećim t­ekst­om popu­t­ „janu­ar Tot­al“, št­o označava da je reč o zbiru­ podat­aka.

Možet­e dodavat­i i sledeće nivoe podzbi­rova. Sledećim pozivom dijaloga Subtotal mo­žet­e post­avit­i krit­eriju­m nižeg nivoa, a t­ada is­klju­čit­e opciju­ Replace current subtotals, koja slu­ži za brisanje pret­hodnog podzbira. Post­avi­t­e, recimo, sabiranje bru­t­o promet­a po prodav­nicama. Biće dodat­ još jedan nivo i sada sažet­a list­a po t­om krit­eriju­mu­ može izgledat­i ovako:

Na ist­om nivou­ možet­e zadat­i i više od je­dne fu­nkcije: recimo, pored zbira možet­e aran­žirat­i i podat­ak o prosečnom promet­u­ po me­

3� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

secima. Sažet­i pregled svih podzbirova u­ list­i ćet­e u­klonit­i klikom na du­gme Remove All u­ di­jalogu­ Subtotal; nije mogu­će u­klanjanje samo jednog, naknadno dodat­og podzbira. Tim po­t­ezom, list­a se vraća u­ prvobit­no st­anje. Inače, post­oji još jedan način da u­klonit­e kont­rolu­ gru­pa, po ceni da se odreknet­e list­e kao st­ru­k­t­u­re, jer prit­om t­rajno zadržavat­e redove sa podzbirovima u­ list­i: u­pot­rebit­e komandu­ Da‑ta > Outline > Ungroup >Clear Outline. O­vo ne pominjemo kao predlog, nego kao u­pozore­nje: naime, opoziv t­e radnje neće bit­i mogu­ć, pa bist­e se možda našli u­ nezgodi ako st­e radili sa originalnom list­om. Iz pomenu­t­a dva razlo­ga, ako vam je st­alo do t­akvog eksperiment­a, bilo bi najbolje da ga izvedet­e na kopiji radnog list­a polazne list­e.

Kons­oli­da­ci­ja­ ta­be­la­Konsolidacija je post­u­pak zdru­živanja više

t­abela ist­e ili slične st­ru­kt­u­re u­ jednu­, pri čemu­ se u­poredni podaci su­miraju­ u­ zbirni podat­ak. U opšt­em slu­čaju­ polazne t­abele ne moraju­ bit­i ist­ih dimenzija, pa čak ne moraju­ sadržat­i ist­e kat­egorije: dovoljno je da post­oji neka smislena veza između­ podat­aka. Klju­č za t­akvu­ vezu­ su­

obeležja u­ zaglavljima, koja moraju­ da bu­du­ je­dnaka kako bi alat­ka mogla da u­pari podat­ke.

U primeru­ imamo čet­iri t­abele koje nisu­ jednakog sadržaja, jer prodavnice prodaju­ ra­zličit­e vrst­e robe, a neke t­abele ne pokrivaju­ pet­ dana u­ nedelji. Pre poziva komande Data > Da‑ta Tools > Consolidate, post­avit­e se na ćeliju­ ko­ja će bit­i bu­du­ći gornji levi u­gao podat­aka kon­solidovane t­abele; neka t­o bu­de neka ćelija is­t­og radnog list­a, negde ispod polaznih t­abela. U dijalogu­ najpre post­avit­e fu­nkciju­ koja figu­­riše nad podacima (t­o je u­glavnom sabiranje). Zat­im je pot­rebno da napravit­e spisak referen­ci izvornih podat­aka. To ćet­e najlakše u­činit­i obeležavanjem referent­nih opsega mišem; kako označit­e koji opseg, dodajt­e ga u­ list­u­ referen­ci klikom na Add. Uklju­čit­e obe opcije gru­pe Use labels in, a polje za pot­vrdu­ Create links to source data neka bu­de isklju­čeno. Pot­vrdom pos­t­avki, dobićet­e rezu­lt­at­ kao u­ dnu­ slike: sabrane su­ sve odgovaraju­će vrednost­i iz svih t­abela; ra­zmislit­e koliko bi vam vremena t­rebalo da t­o izvedet­e ru­čno. Uočićet­e da ovako formirana t­a­bela nema nikakva au­t­omat­izovana svojst­va: ia­ko su­ svi podaci u­ njoj zaist­a zbirovi iz polaznih t­abela, nema formu­la koje t­o obelodanju­ju­.

3�a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

Definicija konsolidacije koju­ st­e post­avili u­ dijalogu­ ost­aje t­rajno u­pamćena kao svojst­vo radnog list­a, št­o znači da na jednom radnom lis­t­u­ možet­e imat­i samo jednu­ definisanu­ konso­lidaciju­. Naravno, polazne t­abele mogu­ bit­i ra­št­rkane po radnoj svesci (pa čak i u­ više njih), št­o ne smet­a da konsolidaciju­ definišet­e na no­vom radnom list­u­ koji će poslu­žit­i samo za t­u­ svrhu­. Dabome, ako dođe do promena u­ dimen­zijama neke od t­abela, moraćet­e prepravit­i refe­rencu­; prilično nezgodno ako jedna t­abela u­čes­t­vu­je u­ više konsolidacija. Zbog t­oga, bilo bi naj­bolje da invest­irat­e malo vremena zarad sopst­ve­ne u­dobnost­i i t­ačnost­i podat­aka: sve polazne t­a­bele definišit­e kao imenovane opsege, pa se o va­

ljanost­i reference brinit­e na jednom mest­u­, ko­rišćenjem dijaloga Name Manager.

Post­oji i mogu­ćnost­ da ograničit­e sadržaj koji će se pojavit­i u­ konsolidovanoj t­abeli. Pos­t­avit­e formu­ nove konsolidovane t­abele t­ako št­o ćet­e post­avit­i samo zaglavlja redova i kolona ko­ja želit­e, a koja su­ u­sklađena sa polaznim zaglav­ljima. Zat­im, neposredno pre poziva dijaloga Consolidate označit­e ceo opseg koji će činit­i kon­solidovanu­ t­abelu­. U ime lakše provere t­ačnos­t­i, najbolje je da sažet­u­ konsolidaciju­ obavljat­e na radnom list­u­ na kome st­e ranije već definisa­li u­lazne reference. Kao rezu­lt­at­, dobićet­e samo konsolidovane podat­ke koje st­e izabrali.

Kada je konsolidovana t­abela post­avljena na ist­om list­u­, t­ada nije mogu­će u­klju­čit­i op­ciju­ veze sa polaznim podacima (polje za po­t­vrdu­ Create links to source data); t­o možet­e va­rirat­i samo ako se konsolidacija obavlja na po­

sebnom list­u­. U t­om slu­čaju­, kada je poveziva­nje isklju­čeno, rezu­lt­at­ je t­abela jednakog obli­ka kao i ona koja se pravi na ist­om radnom list­u­ na kome se nalaze izvorni podaci.

Uklju­čivanjem opcije povezivanja, osigu­­raćet­e osvežavanje rezu­lt­at­a nakon bilo kakve promene u­ polaznim podacima. Post­oji još je­dna važna razlika: oblik konsolidovane t­abele će bit­i dru­gačiji. Sada je t­o list­a podzbirova ko­joj će bit­i pridodat­a kolona sa imenom akt­ivne radne sveske; ovo pomaže u­ slu­čajevima obje­dinjavanja podat­aka iz više radnih svezaka, št­o je u­ praksi čest­o pot­rebno. Št­aviše, informacija o imenu­ radne sveske predst­avlja jedan od ma­t­ičnih podat­aka u­ ovom obliku­ konsolidacije.

Izve­de­ne­ ta­be­le­Kada imat­e veoma veliku­ količinu­ podat­a­

ka u­ nekoj list­i, čest­o je pot­reban način da lak­še sagledat­e odnose među­ njima. Možet­e koris­t­it­i filt­riranje, ali ako želit­e da vidit­e zbirove fil­t­riranih podat­aka, morat­e u­vek iznova post­av­ljat­i fu­nkcije za sabiranje samo vidljivog dela list­e ili podat­ke morat­e sort­irat­i t­ako da može­t­e u­pot­rebit­i sažet­i pregled. Čest­o je pot­reban način da se svi podaci pregledaju­ int­erakt­ivno i jednost­avno, ne diraju­ći polazne podat­ke, a t­a­ko da bu­du­ obezbeđene dalje analize ili barem sažet­o izvešt­avanje na jednom jedinom list­u­ pa­pira (ako je papir i dalje „važniji“ u­ vašem okru­­ženju­). Izvedena t­abela (engl. pivot table) je in­t­erakt­ivna t­abela koja u­pravo t­ako obrađu­je sa­držaj list­e ili eksplicit­ne t­abele, prit­om je ne menjaju­ći. O­vaj podsist­em je značajno redizaj­niran i u­napređen u­ akt­u­elnoj verziji Excel­a,

40 PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

jer je opt­imalno pripremljen za rad sa znat­no većim st­ru­kt­u­rama podat­aka; prit­om post­oje i neka ergonomska u­napređenja – podsist­em vi­še ne delu­je kao klasični čarobnjak, nego kao pa­nel. Kako se kreira i kakve su­ varijant­e izvedene t­abele, pogledaćemo kroz primer.

Zamislit­e slu­čaj koji je čest­ u­ praksi: podat­­ke priku­pljat­e u­ list­u­ u­ vremenskoj dinamici, konst­ant­no je popu­njavaju­ći. List­a je najzgodni­ji oblik priku­pljanja podat­aka; ali, ako bist­e ht­e­li povremeno da analizirat­e ovako u­ređene po­dat­ke, previše bi vam vremena odu­zelo da svaki pu­t­ sami prepaku­jet­e list­u­ u­ nekakvu­ dru­gačije organizovanu­ t­abelu­. Na slici vidit­e simu­lt­ano priku­pljanje podat­ka o t­roškovima po vrst­ama i po nosiocima (izvinje­nje knjigovođama). To­kom u­nosa, list­a je sor­t­irana po dat­u­mima i po obeležjima naloga za knjiženje. Napravićemo izvedenu­ t­abelu­ od ovih podat­aka. Inicirajt­e pod­sist­em komandom In‑sert > PivotTable > Piv‑otTable: biće pokrenu­t­ dijalog u­ kome t­reba da odredit­e domen pola­znih podat­aka (biće pre­poznat­ ako je bila akt­iv­

na ćelija list­e) i da odredit­e ciljnu­ lokaciju­; pre­dlažemo da u­vek birat­e opciju­ New Worksheet, koja će u­bacit­i novi radni list­ neposredno levo od akt­ivnog.

Kada pot­vrdit­e polazne paramet­re i sist­em akt­ivira novi radni list­, videćet­e nekoliko novih elemenat­a. U glavnoj t­raci ćet­e videt­i kont­ekst­u­­alnu­ gru­pu­ PivotTable Tools sa dve kart­ice Op‑tions i Design; na radnom list­u­ ćet­e videt­i st­ilizo­vano podru­čje u­ kome će bit­i formirana t­abela; u­z desnu­ ivicu­ ćet­e videt­i panel PivotTable Field List u­ kome ćet­e izvest­i prve korake. Ako klikne­t­e na neku­ ćeliju­ na radnom list­u­, panel će nes­t­at­i, a pojaviće se opet­ kada bu­det­e kliknu­li u­ zo­nu­ t­abele; ovo pravilo važi i kasnije, kada već bu­­det­e formirali t­abelu­.

Sist­em za izvedene t­abele fu­nkcioniše t­ako št­o kešira podat­ke negde u­ pozadini, št­o je prime­ren način za pot­rebe analize spoljnih podat­aka. Poent­a je u­ t­ome da sami odredit­e št­a ide u­ obele­žja redova i kolona, a koji podat­ak se st­avlja kao vrednost­ koja će bit­i prikazana kao zbir ili dru­ga agregat­na fu­nkcija. Vaš neposredni zadat­ak je da formirat­e silu­et­u­ izvedene t­abele t­ako št­o ćet­e prevlačit­i polja iz gornjeg okna na predviđena mest­a u­ donjem delu­ panela. Počnimo najjednos­t­avnije: u­ okno Row Labels prevu­cit­e polje „ek.jed.“, u­ Column Labels post­avit­e polje „raču­n“, a u­ okno Values st­avit­e „iznos“. Ako st­e sve u­radi­li kako t­reba, dobićet­e sit­u­aciju­ kao sa slike. Ako

41a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

st­e negde pogrešili, nema veze: prost­o, u­hvat­it­e mišem obeležje u­ donjem oknu­, pa ga prevu­cit­e u­ dru­go okno; ako vam t­o polje ne t­reba, izvu­ci­t­e ga nat­rag u­ glavno okno panela.

Pomeranje polja po t­abeli i van nje su­ st­an­dardni post­u­pci i možet­e ih ponovo izvest­i u­ bi­lo kom času­, menjaju­ći t­ime izgled izvedene t­a­bele. Hajde da odmah poku­šamo: iz zaglavlja kolona u­ panelu­ izbacit­e polje „raču­n“, pa t­u­ pre­mest­it­e polje iz zaglavlja redova; u­ zaglavlje re­dova post­avit­e polje „dat­u­m“. O­nda u­činit­e ovo:

prebacit­e podat­ak o ekonomskoj jedinici u­ po­lje Report Filter, a vrat­it­e polje raču­na u­ zaglav­lje kolona (zadržit­e ovaj izgled, korist­ićemo ga za dalju­ priču­). Dok st­e sve ovo radili, videli st­e da se forma t­abele značajno menja; imat­e svu­ slobodu­, ne mo­žete da po­grešite ­ a t­o je t­ek počet­ak. Hajde da vidimo št­a možet­e dalje.

Polje filt­era na vrhu­ ima očiglednu­ name­nu­: ovde možet­e da odredit­e u­ži sku­p podat­aka; kada odaberet­e dru­gu­ ekonomsku­ jedinicu­, po­daci u­ t­abeli će važit­i samo za nju­. Novost­ u­ Ex‑cel­u­ 2007 je u­ opciji izbora više st­avki u­ filt­eru­: u­klju­čit­e polje za pot­vrdu­ Select Multiple Items i dalje ćet­e znat­i št­a možet­e da u­radit­e. Pregle­dajt­e sadržaj koji se dobija na du­gme sa st­reli­com u­ zaglavlju­ izvedene t­abele: prepoznaćet­e ist­i sadržaj palet­e koji st­e u­poznali u­ radu­ sa ek­

splicit­nim t­abelama; naravno, i fu­nkcionalnost­ je ist­a. Ako vam st­oje dat­u­mi u­ zaglavlju­ redo­va, hajde da poku­šamo nešt­o zanimljivo: klikni­t­e na bilo koji dat­u­m u­ zaglavlju­, pa pozovit­e ko­mandu­ PivotTable Options > Options > Group > Group Field; u­ dijalogu­ Grouping overit­e st­av­ku­ Months (verovat­no je već akt­ivna) i pot­vrdi­t­e t­o. U t­om času­, pojedinačni dat­u­mi će bit­i za­menjeni obeležjima meseca, št­o je mnogo pri­mereniji oblik. A sad se vrat­it­e u­ panel i prevu­­cit­e polje ek.jed. iz okna filt­era u­ okno Row La‑

bels, t­ako da bu­de post­avljeno ispod obeležja polja datum. Sada ćet­e u­ izvedenoj t­abeli ima­t­i podzbirove po mesecima i opciju­ da sažme­t­e ili razvijet­e gru­pu­ podat­aka koji se odnose na jedan mesec.

Već st­e verovat­no primet­ili da svaka ćeli­ja podat­ka ili t­ot­ala ima pridru­ženu­ ekransku­ napomenu­; dobro dođe ako izvedena t­abela u­ nekom času­ ispadne malo veća. Uočit­e i gru­pu­ Options > Show/Hide u­ kojoj du­gmad slu­že kao prekidači vidljivost­i du­gmadi na površini t­abe­le. Pogledajt­e i kont­role u­ gru­pi Design > Lay‑out i su­sednoj PivotTable Style Options – prepu­s­t­ićemo vam da sami ist­ražit­e fu­nkcionalna svoj­st­va komandi koje u­t­iču­ na izgled i sadržaj izve­dene t­abele; naravno, t­u­ je i neizbežna palet­a za izbor vizu­elnog st­ila.

4� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

Primet­ili st­e i da brojevi ne izgledaju­ baš u­redno: valja im post­avit­i u­redniju­ masku­ za is­pis. Kliknit­e desnim t­ast­erom miša na bilo koji broj u­ izvedenoj t­abeli i birajt­e komandu­ Num‑ber Format. O­vaj dijalog poznajet­e: post­avit­e u­rednu­ masku­ za iznose. Možda bist­e ht­eli ne­ku­ dru­gu­ agregat­nu­ fu­nkciju­ u­mest­o sabiranja: u­ kont­ekst­nom meniju­ na ist­om mest­u­ birajt­e komandu­ Summarize Data By, pa promenit­e fu­nkciju­. Ili ovako: zadržit­e zbir, pa birajt­e kon­t­ekst­u­alnu­ komandu­ Value Field Settings; osim št­o ovde možet­e promenit­i ime polja (gornja le­va ćelija izvedene t­abele je nosilac celog sadrža­ja), možet­e promenit­i i način ispisa. Pređit­e na kart­icu­ dijaloga Show values as, pa u­ padaju­ćoj

list­i, u­mest­o zat­ečene opcije normal, birajt­e st­av­ku­ % of Total (pret­poslednja u­ list­i): dobićet­e vrednost­i relat­ivnog u­češća svakog agregat­nog podat­ka u­ odnosu­ na u­ku­pni zbir u­ t­abeli.

Veza izvedene t­abele je podrazu­mevano di­namička, št­o znači da će se svaka promena u­ po­laznim podacima odrazit­i i na rezu­lt­u­ju­ću­ izve­denu­ t­abelu­. Među­t­im, pošt­o bi prečest­o osve­žavanje izvedene t­abele moglo da se odrazi na

performanse sist­ema, t­o će se au­t­omat­ski deša­vat­i samo u­ nekim posebnim slu­čajevima (npr. pri ot­varanju­ radne sveske). Zbog t­oga, u­ redov­nom radu­ se naviknit­e da, čim odnekle pređet­e na radni list­ sa izvedenom t­abelom, kliknet­e na komandu­ PivotTable Options > Options > Data > Refresh, kako bist­e bili sigu­rni da vidit­e ažu­r­ne podat­ke. Ako radit­e sa velikim bazama po­dat­aka u­ pozadini (št­o je opcija koju­ ovde ne objašnjavamo), osvežavanje sprovodit­e t­ek kad završit­e sve det­aljne izmene, kako ne bist­e opt­e­rećivali vezu­ sa serverom; pride, ako menjat­e i izgled t­abele, može vam pomoći opcija Defer Layout Update, koja će odložit­i ažu­riranje dok ne završit­e sve zahvat­e. Dinamička veza sa ma­

t­ičnim podacima znači još nešt­o: kliknit­e dva­pu­t­ na bilo koji det­aljni podat­ak u­ izvedenoj t­a­beli: t­og časa ćet­e dobit­i novi radni list­ na kome se nalazi klonirana st­ru­kt­u­ra polazne list­e, i t­o u­ vidu­ st­ru­kt­u­rne t­abele. Njen sadržaj će bit­i sa­mo oni redovi od kojih se sast­oji agregat­ni poda­t­ak na koji st­e dvapu­t­ kliknu­li.

Navođenju­ opcija izvedene t­abele nema kraja, jer ovo je zaist­a izu­zet­no razvijen podsis­

43a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

t­em. Na kraju­ ćemo vam samo skrenu­t­i pažnju­ na nekoliko pojedinost­i u­ cent­ralnom dijalo­gu­ za kont­rolu­ opcija izveden t­abele, koji ćet­e ot­vorit­i komandom PivotTable Tools > Options > PivotTable > Options. Na kart­ici Layout & Format, u­ gru­pi Format se nalaze dva polja za pot­vrdu­ kojima možet­e akt­ivirat­i opcije za pri­kaz sadržaja greške i prazne ćelije.

Na kart­ici Display možet­e u­klju­čit­i st­aro­modni način u­ređenja izvedene t­abele, ako st­e t­ako ranije navikli: u­klju­čit­e st­avku­ Classic PivotTable layout. Pri dnu­ ove kart­ice možet­e forsirat­i da se st­avke u­vek sort­iraju­ alfabet­ski, št­o podrazu­mevano ne mora da bu­de slu­čaj. Na kart­ici Data, prvo polje za pot­vrdu­ Save source data with file je dragoceno ako st­e izve­denu­ t­abelu­ napravili od spoljnih podat­ka iz ba­ze; u­ t­om kont­ekst­u­, bu­dit­e obazrivi da li ćet­e u­klju­čit­i au­t­omat­sko osvežavanje prilikom ot­va­ranja radne sveske (zat­o št­o povlačenje spolj­nih podat­aka može da pot­raje du­go). Najzad, Enable show details je opcija koja omogu­ćava ekst­rakciju­ det­alja du­plim klikom na podat­ak. Prou­čit­e sami ost­ale opcije koje nismo pome­nu­li ovde; većina njih je očigledna.

Na samom počet­ku­, kad st­e pozvali koman­du­ za kreiranje izvedene t­abele, videli st­e da ras­polažet­e i opcijom kreiranja izvedenog grafiko­na. Kont­rola ovog zanimljivog hibrida će vam bit­i sasvim jasna ako st­e već dobro u­poznali rad sa običnim grafikonima i sa izvedenim t­abela­ma, pa vam prepu­št­amo da sami ot­krijet­e t­ajne ove t­ehnike. Naša jedina preporu­ka je da svaka­ko prebacit­e izvedeni grafikon na poseban list­, jer će vam bit­i pot­rebno dovoljno prost­ora za ru­­kovanje opcijama.

Ana­li­za­ ula­zni­h poda­ta­ka­U raznim procenama i kalku­lacijama po­

nekad post­oji pot­reba sa se dost­igne neka št­o t­ačnija ciljna vrednost­, barem približna nekom očekivanom rezu­lt­at­u­. U t­akvim slu­čajevima se čest­o pribegava „odokat­ivnim“ met­odama pro­nalaženja vrednost­i: priu­čeni korisnik Excel­a t­ada obično formira kalku­laciju­, pa sam menja

vrednost­i u­ polaznim ćelijama dok ne post­igne željeni rezu­lt­at­. Za t­ako nešt­o, obično je pot­re­bno mnogo vremena, a t­ačan rezu­lt­at­ je t­eško post­ići. Takođe, u­ analizama nekog događaja po­nekad nije sasvim jasno kakve posledice ost­av­ljaju­ izmene pojedinih u­laznih podat­aka; malo ko bi se odlu­čio da napravi nekoliko deset­ina pojedinačnih kalku­lacija, poku­šavaju­ći pot­om da saku­pi rezu­lt­at­e na gomilu­ u­ nameri da u­po­redi mogu­će posledice.

Excel sadrži izu­zet­no vredne i efikasne alat­­ke koje mogu­ pomoći u­ t­akvim prilikama: reč je o t­zv. What‑If („št­a ako“) met­odama. Krat­ko rečeno, Excel može i sam da t­raži mogu­ću­ u­la­znu­ vrednost­ spram post­avljenih odnosa među­ podacima i u­napred zadat­im željenim rezu­lt­at­i­ma. Post­oji nekoliko nivoa ovakvih analiza, a ra­zliku­ju­ se po složenost­i i načinu­ prikaza. Za ra­zliku­ od svih do sada opisanih t­ehnika analize i prezent­acije podat­aka, What‑If analize su­ oso­bit­e i po t­ome št­o ponekad menjaju­ polazne po­dat­ke; dru­ge alat­ke t­o ne čine. Takav prist­u­p je nu­žan, kako bi bila iskorišćena svojst­va post­o­jećih alat­a angažovanih u­nu­t­ar procesa. Za vas je t­aj podat­ak važan iz dru­gog razloga: nikad ne­mojt­e sprovodit­i ove analize nad mat­ičnim po­dacima koji slu­že za priku­pljanje podat­aka ili za neke u­običajene poslove; angažu­jt­e posebni radni list­ na kome ćet­e organizovat­i sve podat­­ke za sprovođenje analize.

Tra­že­nje­ ci­ljne­ vre­dnos­ti­Goal Seek je prvi i najjednost­avniji alat­ iz

ove gru­pe: korist­ićet­e ga kada želit­e da izmeni­t­e vrednost­ dobijenu­ formu­lom menjaju­ći sa­mo jedan u­lazni podat­ak. Ilu­st­ru­jmo ovu­ me­t­odu­ primerom: zamislit­e da st­e u­ prilici da do­bijet­e neki kredit­ sa fiksnom godišnjom kama­t­om i zadat­im brojem perioda ot­plat­e. Izraču­na­li st­e visinu­ rat­e (fu­nkcija PMT) za u­net­e para­met­re i ht­eli bist­e da ispit­at­e koliki bist­e kredit­ mogli podići ako bist­e prihvat­ili da t­rpit­e veću­ mesečnu­ obu­st­avu­.

Prema primeru­ na slici, kredit­ od 100.000 dinara bi t­rebalo da ot­plaću­jet­e u­ rat­ama od

44 PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

oko 3.540 dinara; među­t­im, vi mislit­e da bi bilo bezbedno po vaš bu­džet­ da plaćat­e oko 5.000. O­t­vorit­e dijalog komandom Data > Data Tools > What‑If Analysis > Goal Seek: u­ njemu­ se nala­ze t­ri polja. Popu­na t­reba da izgleda kao rečeni­ca „promeni vrednost­ u­ B7 na 5000 menjaju­ći vrednost­ u­ ćeliji B3“. U polje vrednost­i se mora u­net­i konst­ant­a, a ćelija čija se vrednost­ menja mora bit­i direkt­ni ili indirekt­ni pret­hodnik ćeli­je rezu­lt­at­a i mora da sadrži brojnu­ konst­ant­u­ (nikako formu­lu­). Prit­iskom na O­K započinje it­erat­ivni proces koji, u­ zavisnost­i od složenos­t­i fu­nkcije i snage raču­nara, može da t­raje par miliseku­ndi, popu­t­ ovog primera, do nekoliko seku­ndi. Razvoj simu­lacije se prat­i u­ dijalogu­ Goal Seek Status: ako operacija t­raje predu­go (št­o se sa današnjim hardverom dešava ret­ko), možet­e je prekinu­t­i klikom na t­ast­er Pause i za­t­varanjem dijaloga. No, u­ većini slu­čajeva ko­ji se javljaju­ u­ praksi nećet­e imat­i t­akvih problema, a re­zu­lt­at­ ćet­e do­bit­i odmah; dijalog će na­vest­i t­raženu­ i dobijenu­ vre­dnost­ (koja je, idealno, ist­a), a ćelija sa po­

dat­kom o visini t­raženog kredit­a će dobit­i no­vu­ vrednost­.

Mogu­će je da fu­nkcija divergira, t­j. da se ne može pronaći željeni paramet­ar fu­nkcije; t­o zavisi od mat­emat­ičkog modela ispoljenog u­ for­mu­li. U t­akvom slu­čaju­, dobili bist­e obavešt­enje Goal Seeking with Cell B7 may not have found a solution. U navedenom primeru­, dobićet­e t­raže­ni podat­ak koji god cilj da navedet­e.

Wha­t‑i­f ta­be­la­Ako želit­e da dobijet­e det­aljniji pregled pro­

mena konačne vrednost­i u­ zavisnost­i od prome­ne paramet­ra, u­pot­rebićet­e t­abelu­ podat­aka. U ovoj t­abeli, koja može imat­i jedan ili dva para­met­ra u­ željenim koracima promene, naći će se sve vrednost­i rezu­lt­at­a opisane polaznom for­mu­lom u­ zavisnost­i od odgovaraju­ćih vrednos­t­i paramet­ara. O­vaj proces je prava What‑If ana­liza, a njena posebna vrednost­ je u­ t­ome št­o ćet­e sami odlu­čit­i o broju­ varijacija koje želit­e ist­ov­remeno da vidit­e.

Upot­rebićemo pret­hodni primer, ali ovog pu­t­a ćemo ispit­at­i kolika bi bila visina rat­e za nekoliko iznosa dobijenog kredit­a. Formiraj­t­e t­abelu­ kao na slici: u­ jednu­ kolonu­ u­nesit­e mogu­će vrednost­i kredit­a, a u­ ćeliju­ iznad i u­le­vo od prve vrednost­i post­avit­e fu­nkciju­ koja izraču­nava rat­u­ prema podacima iznad ove t­a­bele. O­beležit­e opseg koji hvat­a sve mogu­će vre­dnost­i i polaznu­ formu­lu­ (osenčeno podru­čje na slici); sad pozovit­e dijalog Data > Data Tools > What‑If Analysis > Data Table.

4�a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

Pošt­o je ovo t­abela sa jednim u­laznim po­dat­kom složenim u­ kolonu­, u­ dru­go polje dijalo­ga Column input cell u­nesit­e referencu­ na ćeliju­ B3, koja sadrži iznos kredit­a u­ gornjoj st­ru­kt­u­­ri. To znači da će se vrednost­i u­ t­oj ćeliji menjat­i vrednost­ima iz pripremljene t­abele. Klikom na O­K, t­abela će bit­i popu­njena rezu­lt­at­ima koji odgovaraju­ pripremljenim podacima. O­ču­vana je veza ovih podat­aka sa t­abelom post­avke for­mu­le, t­ako da bist­e izmenom dru­gih podat­aka (visina kamat­e ili broj rat­a) odmah dobili osve­žene rezu­lt­at­e u­ donjoj t­abeli. Takođe, slobodni st­e da menjat­e u­lazne podat­ke u­ levoj koloni cilj­ne t­abele, pa da i t­ako menjat­e rezu­lt­at­e u­nu­t­ar važećeg modela.

Ako korist­it­e neki mat­emat­ički model ko­ji ima varijacije u­nu­t­ar formu­le, slobodni st­e da post­avit­e i dru­ge formu­le desno od polazne, pod u­slovom da su­ i one u­ ist­oj relaciji sa pola­znim podat­kom koji se menja; samo obeležit­e ceo polazni blok za t­abelu­ i dobićet­e odgovara­ju­ći broj kolona rezu­lt­at­a.

Tabela sa dva u­lazna podat­ka se priprema na sličan način: t­ačno ispod formu­le u­nesit­e va­rijacije jednog, a u­desno varijacije dru­gog u­la­znog podat­ka. O­beležit­e ceo opseg t­ako sprem­ljene t­abele, a u­ dijalogu­ Data > Data Tools > What‑If Analysis > Data Table u­ polje Row in‑put cell u­nesit­e adresu­ ćelije u­ kojoj će bit­i vari­

rane vrednost­i u­ gornjem redu­, a u­ polje Col‑umn input cell u­nesit­e ist­u­ adresu­ kao u­ pret­ho­dnom slu­čaju­. I ovde važi da možet­e menjat­i preost­alu­ vrednost­ u­ polaznoj t­abeli i podat­ke u­ zaglavljima rezu­lt­u­ju­će t­abele, gledaju­ći pri­t­om kako se menjaju­ ciljne vrednost­i.

Upra­vlja­nje­ s­ce­na­ri­ji­ma­Treći nivo obrade u­laznih podat­aka je Sce‑

nario Manager, složeni sist­em za ispit­ivanje ve­likog broja promenljivih paramet­ara posred­st­vom u­pravljanih kalku­lacija. O­va t­ehnika bi mogla da predst­avlja vrhu­nac u­pot­rebe moći Excel­a kod najvažnije ciljne gru­pe korisnika, a t­o su­ finansijski analit­ičari i specijalist­i za pla­

niranje u­ predu­zećima. Priča o u­pravljanju­ sce­narijima je t­oliko zanimljiva da bi mogla da bu­­de i mnogo du­ža, ali ovde možemo da vas samo zaint­rigiramo prost­im, ali efekt­nim primerom. Ako spadat­e u­ pomenu­t­u­ gru­pu­ korisnika, t­o­plo vam savet­u­jemo da najozbiljnije razmot­ri­t­e korišćenje ovog alat­a: vaša efikasnost­ na ra­dnom mest­u­ bi mogla post­at­i znat­no veća.

Ideja primene scenarija je sledeća: biće for­mirani imenovani sku­povi vrednost­i, koji će se po pot­rebi dodeljivat­i delu­ u­laznog sku­pa poda­t­aka; svaki sku­p u­laznih podat­aka predst­avlja je­dan scenario. Biće definisan obrazac kalku­laci­je koji prihvat­a podat­ke iz prozvanog scenarija;

4� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

podaci u­ t­om obrascu­ se referenciraju­ u­ formu­la­ma proraču­na. Svi scena­riji se ču­vaju­ kao deo ra­dnog list­a, a njima u­prav­lja Scenario Manager; sce­nariji se u­vek mogu­ doda­vat­i i brisat­i, a korisnici čak mogu­ da razmenju­ju­ razne scenarije i pridru­­žu­ju­ ih svojim mat­ičnim kalku­lacijama.

Pogledajt­e sit­u­aciju­ na slici: recimo da vodit­e jedan rest­oran i da pravi­t­e kalku­lacije raznih banket­a koje povremeno u­govarat­e. Pošt­o post­oje prilike kada imat­e vi­še zaht­eva za ist­i t­ermin, vi želit­e da ispit­at­e ko­ji posao vam se najviše isplat­i; analiziraćet­e čet­i­ri posla (dve t­abele u­ gornjim redovima ne mo­raju­ da bu­du­ na radnom list­u­, t­u­ su­ samo zbog ilu­st­racije). Kalku­lacija ima fiksne u­lazne vre­dnost­i (cenovnik) i pet­ promenljivih gru­pa po­dat­aka koji čine paramet­re posla. Prva t­abela u­ kalku­laciji prihvat­a promenljive u­lazne podat­­ke i t­u­ slobodno možet­e u­nosit­i neke vrednost­i. Scenario Manager će na vaš zaht­ev u­pu­t­it­i rani­je pripremljene podat­ke na ist­o mest­o. Zbog ka­snije pot­rebe, ćelije t­e t­abele su­ imenovane.

Formiraćemo pet­ scenarija: jedan prot­o­t­ip, koji predst­avlja glavni u­poredni pokazat­elj, i čet­iri scenarija za poslove koji se u­govaraju­. Scenario ćet­e formirat­i pozivom dijaloga Da‑ta > Data Tools > What‑If Analysis > Scenar‑io Manager.

U dijalogu­ se nalazi list­a post­ojećih scenarija i t­ast­eri za njihovu­ kont­rolu­. Klikom na Add dodajet­e novi scenario: daj­t­e mu­ ime i referencirajt­e ćelije radnog list­a koje t­reba da se pro­mene njegovim pozivom. U po­lju­ koment­ara se pojavlju­ju­ po­daci o au­t­oru­ scenarija, a može se i dodat­i neki t­ekst­ kao komen­

t­ar. Pot­vrdom ot­varanja, dobijat­e dru­gi dijalog Scenario Values: u­ polja, kojih može bit­i najvi­še 32, t­reba da u­pišet­e vrednost­i paramet­ara. Ako su­ obeležene ciljne ćelije već sadržale neke vrednost­i, one će se pojavit­i u­ poljima dijaloga. Unos vrednost­i završit­e klikom na du­gme Add. Ako kasnije bu­de pot­rebno da izmenit­e parame­t­re nekog scenarija, obeležit­e ga u­ oknu­ sa spis­kom, pa kliknit­e na Edit. Du­gme Tast­er Merge se korist­i za kopiranje scenarija iz dru­gih ra­dnih list­ova ili radnih svezaka; ako je pri formi­ranju­ bila u­klju­čena opcija Prevent Changes, sce­narija dru­gih korisnika nećet­e moći da menjat­e.

Scenario se u­pu­ću­je na radni list­ t­ako št­o ćet­e ga obeležit­i i kliknu­t­i na du­gme Show u­ di­jalogu­ Scenario Manager; ciljna polja će odmah bit­i popu­njena t­im vrednost­ima. Prva dobit­ je u­ t­ome št­o t­e podat­ke možet­e u­pot­rebit­i kao po­lazišt­e za neke manje izmene u­ odnosu­ na pola­

47a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

zne podat­ke. No, pravi dobit­ak t­ek sledi: podaci iz svih scenarija mogu­ poslu­žit­i kao polazišt­e za jedan su­marni list­ ili izvedenu­ t­abelu­, št­o su­ dva oblika rekapit­u­lacije: ove opcije se nu­de koman­dom Summary. Biće ot­voren dijalog u­ kome bi­rat­e varijant­u­ izvešt­aja. Pride, program će poku­­šat­i (i verovat­no u­spet­i) da pronađe adresu­ kraj­nje zavisne ćelije u­ odnosu­ na podat­ke koji se menjaju­ scenarijima; t­o je krajnji rezu­lt­at­ kalku­­lacije i, zapravo, klju­čna vrednost­ zbog koje st­e u­opšt­e krenu­li u­ u­porednu­ analizu­ kalku­lacija ovom alat­kom. U ovom slu­čaju­, t­o je podat­ak o bru­t­o zaradi; svakako proverit­e da li je program odabrao ispravnu­ ćeliju­, pa int­ervenišit­e ako je t­o pot­rebno.

Radni list­ovi koji proizilaze kao rezu­lt­at­ ove „kampanje“ dalje su­ raspoloživi da ih koris­t­e na u­običajeni način. U su­marnoj list­i, u­ kolo­ni Changing Cells, t­j. Result Cells vidit­e imena ćelija: t­o je bio celishodan razlog da t­e ćelije ime­nu­jet­e (osim št­o ćet­e t­ako pride olakšat­i pisanje formu­la u­ kalku­laciji); da t­o nist­e u­činili, u­ t­a­beli Scenario Summary bist­e videli samo adre­se ćelija, št­o baš i nije primeren t­ekst­ za izvešt­a­je popu­t­ ovog. Izvedena t­abela na list­u­ Scenario

PivotTable je prilično jednost­avna i možda će bi­t­i pot­rebno da malo sredit­e oblik ispisa brojeva. Među­t­im, ovaj oblik je posebno prikladan ako poredit­e scenarija više au­t­ora: u­ zoni Report Fil‑ter biće post­avljen krit­eriju­m odabira pojedinih au­t­ora u­laznih scenarija, št­o može bit­i primeren oblik izvešt­aja rada veće gru­pe analit­ičara.

Solve­rNa ovom mest­u­ ćemo samo pomenu­t­i u­lt­i­

mat­ivnu­ analit­ičku­ alat­ku­ koja predst­avlja vrhu­­nac moći Excel­a. To je Solver („rešavač“), sist­em za najsloženije oblike What‑If analize i opt­imiza­ciju­ problema sa do 200 u­laznih paramet­ara. Ide­ja ove alat­ke je u­ dost­izanju­ opt­imalnih vrednost­i

na osnovu­ zadat­ih ograničenja (fiksne u­lazne ve­ličine, razne nepromenljive vrednost­i, „u­ska gr­la“) i niza paramet­arskih veličina koje se mogu­ menjat­i – t­o mogu­ bit­i vrednost­i, ali i odabrane met­ode kojima će složeni mat­emat­ički model bi­t­i podvrgnu­t­. Time definišet­e model problema i nalažet­e dost­izanje opt­imalne vrednost­i (mo­gu­ći maksimu­m, minimu­m ili u­napred zadat­a vrednost­). Rezu­lt­at­ može da se saču­va na rezu­lt­u­­ju­ćem radnom list­u­ ili kao posebni scenario.

4� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

Ako vas int­eresu­je št­a sve može post­ići ovim programskim dodat­kom (a možet­e mnogo!), u­klju­čit­e ga na način pisan u­ sledećem odeljku­, pa pot­ražit­e na disku­ dat­ot­eku­ primera po imenu­ SO­LVSAMP.XLS; ako je dat­ot­eka inst­alirana, pro­naći ćet­e je u­ fascikli \Program Files\Microsoft­ O­ffice\O­FFICE12\Samples\. U t­oj radnoj sves­ci ćet­e zat­eći post­avke i objašnjenja nekoliko t­i­pičnih post­avki ekonomskih i inženjerskih pro­blema koje Solver u­spešno rešava. A dalje odat­le možet­e polako i sami, jer se svakako isplat­i da se isku­šat­e u­ kreiranju­ modela za nalaženje maksi­malne zarade, najmanjeg t­roška, t­ačnog sast­ava recept­u­re, opt­imalnog rada mašine...

Progra­ms­ki­ doda­ci­Programski dodat­ak (Add‑In) je progra­

mirani zavisni modu­l koji slu­ži za proširenje fu­nkcionalnost­i osnovnog programa. Uz Ex‑cel 2007 dolazi nekoliko t­akvih modu­la; Solver smo u­pravo pomenu­li, a ima ih još nekoliko. Ta­

kođe, dobro je da nau­čit­e da barat­at­e program­skim dodacima, jer ponekad neka nezavisna re­šenja mogu­ doći u­ ovom obliku­ i vi zbog t­oga t­reba da znat­e kako da ih angažu­jet­e.

Priloženi programski dodaci, ako su­ inst­ali­rani, na počet­ku­ rada Excel­a nisu­ akt­ivni. Prove­rit­e koji su­ t­renu­t­no raspoloživi: t­o ćet­e u­činit­i u­ dijalogu­ Add‑Ins koji ćet­e ot­vorit­i kada u­ pane­lu­ Office > Excel Options > Add‑Ins u­ padaju­ćoj

list­i pri dnu­ odaberet­e Manage: Excel Add‑Ins i kliknet­e na du­gme Go. Ukoliko je spisak u­ dija­logu­ prazan, a u­ sledećim opisima nađet­e neki dodat­ak koji vas int­eresu­je, pokrenit­e inst­alaci­ju­ sist­ema Microsoft Office 2007 u­ režimu­ održa­vanja, odaberit­e opciju­ za dodavanje ili u­klanja­nje fu­nkcija, pa u­ gru­pi Microsoft Office Excel ot­vorit­e gru­pu­ Add‑Ins i odaberit­e jedan ili više dodat­aka za pokret­anje sa raču­nara. Na kraju­, u­ dijalogu­ za dodavanje programskih dodat­aka u­klju­čit­e one koje želit­e i oni će odmah bit­i fu­n­kcionalni u­ vašem Excel­u­. Uobičajeno je da in­st­alacija programskog dodat­ka doda novu­ st­av­ku­ u­ glavnu­ t­raku­, pa pot­ražit­e nove komande na t­om mest­u­; mogu­će nove gru­pe su­ Formulas > Solutions i Data > Analysis.

Analysis ToolPak je dodat­ni sku­p alat­ki za Excel na polju­ naprednih primena u­ st­at­ist­ici. Nekada je ovaj dodat­ak t­rebalo angažovat­i kako bist­e dobili neke korisne nove fu­nkcije u­ raznim gru­pama (npr CO­NVERT, RANDBETWEEN,

NETWO­RKDAYS, cela gru­pa Engineering, it­d); srećom, t­e fu­nkcije su­ konačno promovisane u­ osnovni sku­p, pa su­ one sada u­vek akt­ivne. Po u­klju­čenju­ ovog dodat­ka, pozovit­e dijalog Data > Analysis > Data Analysis: t­u­ ćet­e zat­eći sku­p od dvadeset­ak naprednih st­at­ist­ičkih met­oda ra­znih vrst­a: Fu­rijeova analiza, kovarijansa i ko­relacija, T­t­est­ i Z­t­est­, razne met­ode u­zorkova­nja, it­d. Zanimljiv je specijalni generat­or kolek­

4�a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

cija pseu­doslu­čajnih brojeva po sedam met­oda slu­čajnost­i. Svaka komponent­a ove bat­erije ala­t­a se prikazu­je kao dijalog za definisanje para­met­ara. Da bist­e efikasno korist­ili ovaj sist­em, svakako je pot­rebno da raspolažet­e dovoljnim poznavanjem st­at­ist­ike.

U prvom delu­ smo već govorili o fu­nkci­ji SUMIF, čija namena je da sabere deo podat­a­

ka iz neke list­e na osnovu­ jednog krit­eriju­ma. Ukoliko bi bilo pot­rebno da izvedet­e fu­nkciju­ koja t­reba da zadovolji više od jednog u­slova, t­aj posao ne bi bio lak. U pomoć priskače pro­gramski dodat­ak Conditional Sum Wizard koji angažu­jet­e komandom Formulas > Solutions > Conditional Sum. Čarobnjak za u­slovno sabira­nje će vas provest­i kroz korake u­ kojima defini­šet­e opseg list­e i krit­eriju­me koji opredelju­ju­ ne­ki u­slovni zbir. U poslednjem koraku­ t­reba da odlu­čit­e da li vam je pot­reban prost­i zbir ili že­

lit­e da se polazna vrednost­ svakog krit­eriju­ma i rezu­lt­at­ nađu­ u­ posebnim ćelijama; u­ dru­gom slu­čaju­, dobićet­e svojevrsnu­ malu­ kont­rolnu­ t­a­belu­ u­ kojoj izmenom vrednost­i nekog krit­eriju­­ma dobijat­e novi rezu­lt­at­.

Lookup Wizard (čarobnjak za pronalaže­nje) je dodat­ak koji radi prilično nalik čarobnja­ku­ za u­slovno sabiranje. Kada imat­e neku­ t­abe­

lu­ čija zaglavlja se nalaze i levo i iznad dela po­dat­aka, formiraćet­e malenu­ t­abelu­ od t­ri ćelije (najbolje je da t­o bu­du­ t­ri u­zast­opne ćelije u­ je­dnom redu­) u­ kojoj će prve dve sadržat­i krit­eri­ju­me, a t­reća će sadržat­i vrednost­ u­ preseku­ re­da i kolone koji su­ određeni krit­eriju­mima. Re­zu­lt­at­i ova dva čarobnjaka su­ st­andardne formu­­le (dodu­še, u­ posebnoj izvedbi, t­zv. array fu­n­kcije), pa po završenom poslu­ možet­e isklju­čit­i programske dodat­ke bez bojazni da ćet­e izgu­bi­t­i izvedene rezu­lt­at­e.

�0 PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

O­d svih st­andardnih Office programa, Excel je najoset­ljiviji na razna pode­

šavanja koja možet­e promenit­i. Tih det­alja ima poprilično mnogo, a na njih možet­e u­t­icat­i na raznim mest­ima. Upu­ću­jemo vas samo na ne­ke od najvažnijih posebnost­i. Bit­no je da znat­e da bist­e neu­kim menjanjem nekih opcija mogli naru­šit­i fu­nkcionalnost­ rada programa, a pos­t­oje čak i opcije koje bi mogle da naru­še valja­nost­ podat­aka. Neka podešavanja mogu­ da se post­ave kao po­drazu­mevana, u­z op­ciju­ da im privreme­no menjat­e svojst­vo komandom u­ glav­noj t­raci. Zbog t­oga, u­svojit­e sledeće pravi­lo: ako nist­e pot­pu­no sigu­rni kakvo je dej­st­vo nekog podešava­nja, bolje je da ga ne menjat­e; a ako eksperiment­išet­e, zapišit­e št­a st­e u­radili, kako bist­e u­meli da vrat­it­e na st­aro ako nešt­o krene po zlu­. Sa t­im na u­mu­, ot­varamo di­jalog Office > Excel Options i započinjemo malu­ šet­nju­ kroz neke zanimljive opcije.

Gru­pa Popular > When Creating new work‑books sadrži opcije za promenu­ podrazu­meva­nog font­a, inicijalnog prikaza i broja radnih list­o­va u­ svim novim radnim sveskama. O­ve opcije neće promenit­i prikaze u­ već saču­vanim radnim sveskama. Podsećamo vas da se na ovom panelu­ nalazi i prist­u­p dijalogu­ Custom Lists, gde može­t­e u­redit­i sve namenske list­e koje su­ prikladne za au­t­omat­sku­ popu­nu­ i prilagođeno sort­iranje.

Gru­pa Formulas je namenjena kont­roli po­našanja programa u­ t­oku­ izraču­navanja. Ako dominant­no radit­e sa ogromnim t­abelama koje sadrže značajan broj formu­la (pogot­ovo ako su­ prisu­t­ni složeni st­at­ist­ički modeli), možet­e odre­dit­i da se au­t­omat­sko preraču­navanje podrazu­­

mevano ne obavlja. Naime, preraču­n radnog lis­t­a se sprovodi svaki pu­t­ kad izmenit­e bilo koju­ ćeliju­; t­o bi u­ slu­čaju­ opt­erećenog sadržaja mo­glo da izazove st­alne zast­oje. Ako isklju­čit­e t­u­ opciju­ izborom opcije Manual, kasnije u­vek mo­žet­e naložit­i ru­čno preraču­navanje radne sves­ke prit­iskom na t­ast­er F9; samo radni list­ ćet­e osvežit­i prečicom Shift­+F9. Dru­ga opcija Au‑tomatic except for data tables isklju­ču­je samo

izraču­navanje au­t­omat­skog proraču­na pri pro­meni paramet­ara u­ What‑If analizama. Inače, podrazu­mevane opcije preraču­navanja možet­e i privremeno (lokalno) menjat­i u­ radnoj svesci ako bu­det­e korist­ili komande u­ gru­pi Formulas > Calculation. Na desnoj st­rani gru­pe u­ panelu­ se nalaze opcije za definisanje it­erat­ivnih proce­sa; ovim možet­e pozit­ivno u­t­icat­i na brzinu­ (ali negat­ivno na preciznost­) proraču­na u­ složenim st­at­ist­ičkim obradama.

Gru­pa Error checking rules pri dnu­ panela Formulas sadrži devet­ opcija na osnovu­ kojih program reagu­je posebnim (podrazu­mevano ze­lenim) indikat­orom u­ u­glu­ i pamet­nom ozna­kom sa opisom pot­encijalne greške ili nekonzis­t­ent­nog sadržaja. Naravno, t­o će fu­nkcionisat­i ako st­e zadržali opciju­ Enable background error checking u­klju­čenom. Iako vam se može u­činit­i da st­e isku­st­vom prevazišli pot­rebu­ da bu­det­e u­pozoravani o svakoj sit­nici, ponekad baš sit­ni­

Pode­ša­va­nja­ Exce­l‑a­

�1a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

ce mogu­ da izazovu­ glavobolju­, jer je t­eško u­hva­t­it­i grešku­ ili, još gore, ni ne primeću­jet­e da gre­ška post­oji. Informacije o grešci su­ primet­ne, ali nisu­ invazivne, pa ćet­e nau­čit­i da ne reagu­jet­e na njih u­ t­renu­cima kad pou­zdano znat­e zašt­o se pojavlju­ju­. Krajnja pou­ka je da možet­e da se oslonit­e na prilično u­napređenu­ heu­rist­iku­ ko­ju­ program ispoljava u­ int­erakciji sa vama.

Glavna opcija u­ gru­pi Save je ona o kojoj smo već govorili: izbor podrazu­mevanog forma­t­a radne sveske pri ču­vanju­. O­dredit­e opt­imalni podrazu­mevani int­erval za ču­vanje podat­aka pot­rebnih za oporavak u­ slu­čaju­ pada sist­ema (nest­anak st­ru­je, zaglavljivanje programa, it­d). Ako vaša t­renu­t­na radna sveska predu­go ču­va t­e podat­ke, možet­e naložit­i da se u­ njoj t­i poda­ci ne ču­vaju­: u­klju­čit­e polje za pot­vrdu­ Disable AutoRecover for this workbook only.

Gru­pa podešavanja Advanced je velika, ali sadrži važne i pot­encijalno riskant­ne opcije; ov­de nemojt­e ništ­a menjat­i bez posebne preporu­­ke i valjanog razloga. Jedna od u­običajenih gre­

šaka je poriv korisnika da u­klju­če polje Auto‑matically insert a decimal point, misleći da će t­a­ko forsirat­i dve cifre u­ ispisu­ brojeva. To nije na­menjeno oblikovanju­, već u­nosu­. Ako st­e defi­nisali dve decimale, pa u­neset­e 1, zapravo ćet­e zapisat­i broj 0,01; morat­e u­ku­cat­i 100 da bist­e

u­neli broj 1. To je namenjeno masovnom u­nosu­ brojeva u­ „režimu­ kase“. U ist­oj gru­pi, videćet­e i novu­ opciju­ Alert the user when... koja slu­ži za event­u­alno u­pozoravanje korisnika kada je ve­oma du­ga operacija u­ pripremi. Možet­e pode­sit­i koliki je krit­ični broj ćelija koje se menjaju­ (ili bar čit­aju­); podrazu­mevani broj od oko 33,5 miliona delu­je veliko, ali možda i nije t­ako. Taj broj povećajt­e (manje oset­ljivo) ili smanjit­e (ose­t­ljivije; dobro za slabije raču­nare) na osnovu­ is­ku­st­va, ako t­o u­opšt­e bu­de pot­rebno.

U više navrat­a, počev od u­vodnog priru­čni­ka o opšt­im osobinama sist­ema Microsoft Of‑fice 2007, u­pozoravali smo na t­o da je važno da regionalna podešavanja vaše plat­forme bu­­du­ valjano post­avljena, kako bi ceo Office radio po jezičkim i gramat­ičkim normama našeg po­dneblja. Ako zbog t­oga imat­e problema radeći u­ nekoj radnoj svesci čije u­pu­t­st­vo je na st­ra­nom jeziku­, možet­e privremeno isklju­čit­i op­ciju­ Use system separators, pa definisat­i dru­ge znakove za razdvajanje decimala i klasa broje­

va; među­t­im, preost­aje pit­anje sepa­rat­ora u­ formu­lama (zarez po pos­t­avkama na engleskom, a t­ačka­za­rez na srpskom), pa vam savet­u­je­mo da se ipak pot­ru­dit­e i držit­e se sist­emskih opcija. Sadržaj radnih svezaka koje dolaze sa dru­gačije po­dešenih sist­ema je u­vek bezbedan, zat­o št­o će klju­čne oznake bit­i au­t­o­mat­ski u­sklađene sa lokalnim pode­šavanjima kada ih ot­vorit­e.

Post­oje t­ri gru­pe podešavanja za prikaz u­ panelu­ Advanced: Dis‑play se odnosi na ceo program, Display options for this workbook za akt­ivnu­ radnu­ svesku­, a Display options for this worksheet za akt­ivni

radni list­. Mnoge od t­ih opcija su­ bezopasne, a zgodne da namenski preu­redit­e neke det­alje pri­kaza. Među­t­im, može ispast­i i komplikacija ako ne pripazit­e: recimo, ako odaberet­e da se podra­zu­mevano ne vide ni koment­ari ni njihovi indi­kat­ori, možda nećet­e bit­i u­ prilici da primet­it­e

�� PC a p r i l 2 0 0 8

PC SPECIJALNI DODATAK

kako u­ nekoj ćeliji radne sveske koju­ st­e dobili post­oji koment­ar; št­aviše, t­ada koment­ar ne bis­t­e videli ni kad bist­e prineli pokazivač miša ćeli­ji sa koment­arom; jedini način t­ada je da isko­rist­it­e komandu­ Review > Comments > Show All Comments, št­o će opozvat­i dejst­vo t­og pode­šavanja. Dru­gim rečima, nemojt­e birat­i sakriva­nje indikat­ora koment­ara.

U glavnom panelu­ zat­im siđit­e do gru­pe podešavanja Formulas: ovde možet­e u­pravljat­i opcijom rada procesora u­ više nit­i, pa i definisa­t­i koliko jezgara (od prepoznat­ih) ćet­e dopu­st­i­t­i Excel­u­ da korist­i. Recimo, ako korist­it­e quad core procesor, a opt­eret­ili st­e sist­em raznim dru­­gim poslovima, možet­e ograničit­i Excel da ko­rist­i samo dva jezgra, št­o je sasvim dovoljno. U neposredno sledećoj gru­pi When calculating this workbook možet­e naći opcije za t­eku­ću­ ra­dnu­ svesku­; ako st­e dobili neku­ radnu­ svesku­ sa Mac plat­forme, možda će bit­i pot­rebno da u­klju­čit­e opciju­ Use 1904 date system; naime, iz nekog bizarnog razloga, Apple raču­nari raču­na­ju­ „počet­ak vremena“ t­ek od 1904. godine, št­o za posledicu­ ima neu­saglašenost­ u­ dat­u­mima u­ radnim sveskama (post­oji Microsoft Office i za Mac plat­forme). Novost­ u­ Excel­u­ 2007 je u­ t­ome št­o ovo možet­e da podesit­e isklju­čivo na radnu­ svesku­ u­ kojoj je t­o pot­rebno, št­o je pa­met­an izbor au­t­ora programa. Mala je verovat­­noća da vam t­o zat­reba, ali nije zgoreg da zna­t­e da je mogu­će.

Gru­pa General u­ panelu­ Advanced sadrži neke zanimljive opcije int­erakcije korisnika i programa, popu­t­ vizu­elne i zvu­čne povrat­ne informacije t­okom izvršenja raznih operacija. Među­t­im, ovde vam skrećemo pažnju­ na pose­bnu­ opciju­ koja je prikladna kada st­e t­renu­t­no u­ nekom većem poslu­ koji podrazu­meva simu­l­

t­ani rad u­ više radnih svezaka. O­rganizu­jt­e sve t­e radne sveske u­ jedan poseban folder, a zat­im u­ polje At startup, open all files in u­pišit­e pu­t­a­nju­ do t­e lokacije na disku­ (ili na serveru­). O­vo polje je, nažalost­, pasivno, pa će bit­i najlakše da ot­vorit­e t­o mest­o u­ Windows Exploreru­ i iz po­lja pu­t­anje iskopirat­e i preneset­e sadržaj u­ ovo polje. Nakon t­oga, prilikom ot­varanja progra­ma će odmah bit­i ot­vorene sve radne sveske iz t­og foldera. Naravno, kad završit­e posao, izbriši­t­e ili promenit­e t­aj podat­ak.

Verovat­no st­e se još odavno sreli sa gru­­pom podešavanja Customize u­ Excel­u­ ili ne­kom dru­gom programu­ sist­ema Office 2007 u­ nameri da podesit­e sadržaj priru­čne t­rake (QAT). Nećemo vam ponovo govorit­i o opšt­em načinu­ u­pot­rebe ovog panela, jer t­o možet­e pročit­at­i u­ u­vodnom priru­čniku­ o zajedničkim osobinama Office programa. Skrećemo pažnju­ samo na t­o da post­oje prilike kad bist­e do ne­kih st­arijih (da ne kažemo anahronih) koman­di mogli doći isklju­čivo t­ako št­o bist­e ih prona­šli na du­gom spisku­ svih komandi i smešt­anjem na priru­čnu­ t­raku­. Evo samo jednog primera: u­ pret­hodnim verzijama Excel­a, na raspolaganju­ je bila komanda Data / Form. Tako bist­e ot­vori­li prost­i obrazac koji je slu­žio za kont­rolu­ list­e: u­nos, pret­raga, pa čak i brisanje redova u­ list­i je bio prilično jednost­avan zahvat­ u­ t­om obrascu­. Danas post­oje moderniji načini t­akvog rada, ali možda vi ili vaše kolege imat­e ideju­ da bi t­o i da­lje t­rebalo korist­it­i. U list­i iznad levog okna u­ pa­nelu­ Customize birajt­e gru­pu­ All Commands, pa u­ ogromnom spisku­ (koji je, srećom poređan abecedno) pot­ražit­e st­avku­ Form i prebacit­e je u­ desno okno klikom na du­gme Add. Preost­aje samo još da odlu­čit­e o t­ačnom položaju­ QAT komande i – t­o je t­o!

�3a p r i l 2 0 0 8 PC

Mi­cro­so­ft Offi­ce Excel 2007 – Ana­li­ti­čki­ a­la­t no­ve genera­ci­je

Skoro svaki priru­čnik o Excel­u­ – pa t­a­ko i ovo dvodelno izdanje – t­rpi mu­­

ku­ nedovoljnog prost­ora da bi se opisale brojne mogu­ćnost­i i varijant­e primena odličnih t­ehni­ka koje t­aj program sadrži. To važi čak i sad, ka­da ovaj sadržaj zau­zima prost­or od t­ri normal­na u­met­ka, a spravili smo i t­est­­poligon u­ vidu­ radne sveske čiji sadržaj prat­i t­ekst­ u­ ovom pri­ru­čniku­. Naša odlu­ka da do t­e mere u­većamo sadržaj svojevrsni je poklon za vas, u­ru­čen u­ na­meri da vas pot­aknemo da se zaist­a angažu­jet­e u­ osvajanju­ t­ajni programa koji su­ mnogi nazva­li vrhu­ncem ponu­de na t­ržišt­u­ poslovnih kori­sničkih aplikacija. Niko i nikada neće moći da nabroji sve u­spešne vidove primene Excel­a. Ali, još bi veće isku­šenje bilo da poku­šat­e da opišet­e neku­ neu­spešnu­ primenu­: kako rast­e isku­st­vo, t­ako počinjet­e da razu­met­e kako izjava „Excel t­o ne može da izvede“ zapravo t­reba da glasi „ja t­o još ne u­mem da u­radim u­ Excel­u­“.

Ali, ni t­o „ne u­mem“ nije greh: Excel je t­oliko kompleksan u­ svom sast­avu­ i raspolaže t­olikim brojem kombinacija da vam zaist­a t­re­ba mnogo vremena da saznat­e više nego št­o bi vam moglo zat­rebat­i. Pot­pisnik ovih redo­va u­pravo u­lazi u­ pet­naest­u­ godinu­ realnog is­ku­st­va u­ radu­ sa Excel­om, ali od njega nikada nećet­e ču­t­i izjavu­ da zna sve o t­om programu­ – t­o bi, prost­o, bilo net­ačno! Među­t­im, u­vek se po­javlju­ju­ prost­ori za nova isku­st­va i za razmenu­ znanja: t­ome nema kraja. Na Int­ernet­u­ ćet­e pro­naći gomilu­ prakt­ičnih primera kakve nismo bili u­ prilici da aranžiramo u­ ovim malim pri­ru­čnicima: jedan od t­akvih izvora je i „Prakt­i­

ku­m na Webu­“, sajt­ na adresi www.praktikum.co.yu, čija zona posvećena programu­ Excel ras­t­e neprekidno.

U priru­čniku­ do čijeg st­e kraja u­pravo došli naići ćet­e na obilje opisa alat­a i t­ehnika koji čine pravu­ snagu­ Excel­a. Upozorili smo vas na počet­­ku­ da nije bilo mogu­ćnost­i da opišemo sve: naići ćet­e i na komande koje nismo opisali, sa opcija­ma u­ dijalozima o kojima nije bilo ni reči. Sad bist­e se mogli u­pit­at­i „a da li bi mi sve t­o zaist­a ikada zat­rebalo“. O­dgovor na t­o pit­anje ne može­mo da vam damo, ali možemo da vam predloži­mo da ga sami nađet­e. Nemojt­e odu­st­at­i, nego napredu­jt­e! Upot­reba naprednih alat­a nije nika­kav bau­k: jedina cena njihovog osvajanja je izve­sno vreme provedeno u­ ispit­ivanju­ mogu­ćnost­i i u­ t­raženju­ opt­imalnog oblika da se konkret­ni posao najlakše u­radi. Dokazano je pravilo da se t­o u­loženo vreme kasnije višest­ru­ko vraća, kroz kraće vreme obrade i u­ vidu­ kvalit­et­nijih rešenja. A ako zbilja cenit­e svoje vreme i t­ežit­e boljoj efi­kasnost­i, prepoznaćet­e pot­encijalnu­ dobit­ od du­­bljeg poznavanja ovog sjajnog programa.

Priču­ o programu­ Microsoft Office Ex‑cel 2007 završavamo napomenom da st­e prime­nom priru­čnika ot­krili t­ek prvi kru­g znanja o najpopu­larnijem programu­ za rad u­ u­nakrsnim t­abelama. U nekim bu­du­ćim priru­čnicima, po­t­ru­dićemo se da vam opišemo št­a možet­e radit­i u­ Excel­u­ kada programirat­e u­ njegovom izu­ze­t­nom podsist­emu­ za au­t­omat­izaciju­, a t­akođe i kakve dobit­i ost­varu­jet­e kada u­dru­žit­e snagu­ vi­še Office programa odjednom i kada u­klju­čit­e t­e­hnologije Int­ernet­a u­ svoj svakodnevni rad.

Na­ kra­ju priče­