Srpski - Excel 2007, deo 2

S

P

E

C

I

J

A

L

N

I

D

O

D

A

T

A

K

#143april 2008 #137 / oktobar 2007

Microsoft Office Excel 2007Analitiki alat nove generacije

Dragan Grbi

PC SPECIJALNI DODATAK

red vama je drugi deo prie o progra mu Microsoft Office 2007. Nakon pro lomesenog prirunika, za koji se iskreno nada mo da vam je otkrio neke nove ideje koje se kri ju na novoj radnoj povrini i u radnim listovima koji su hiljadu puta vei od onih u prethodnim verzijama, vreme je da se latimo ozbiljnijeg po sla. Demonstriraemo najuveniji spreadsheet program dananjice u punoj snazi. Biete u pri lici da vidite, isprobate i savladate tehnike ana lize podataka koje ovu klasu programa ine ne zamenljivom u poslovnom okruenju. Re je o tehnikama saete prezentacije velikih skupova podataka, principima za izvoenje raznih una krsnih preseka i predvianja, kao i o nekim po sebnim nainima primene podsistema o kojima smo ve govorili u prvom delu. Moda emo ovom prilikom razoarati ko risnike koji oekuju da saznaju vie o postup cima koji ine nadgradnju Excela; dakle VBA automatizaciju i primenu Internet tehnologija. Naalost, ne moemo ii toliko u irinu: to su te me koje bi obimom i sadrajem mogle da ine posebna izdanja prirunika bie za to prilike sledeih meseci. Na planu programiranja, Excel je verovatno najinteresantniji Office program, jer postoji vie objavljenih priloga o VBA u Ex celu nego o svim drugim Office programima zajedno. Ali, to nije razlog da po tom pitanju zapustimo druge programe. Primena Office pro grama u intranetu i na Internetu danas ini so lidnu priu koja je zanimljiva sve veem broju naih italaca. Odloili smo te teme kako bismo im se vratili kako dolikuje. Da biste bili to efikasniji u savladavanju ovog gradiva, postoji nekoliko preduslova. Gle dajui unazad, najpre ponavljamo potrebu da savladate sve terminoloke detalje i osnovne tehnike o kojima smo govorili prolog mese ca. Jo dalje od toga, nadamo se da ste ve pri hvatili opte principe koji vladaju na novoj ra dnoj povrini zasnovanoj na glavnoj traci (ri bonu), novim funkcionalnim proirenjima ko jima su radne operacije pojaane, kao i karak teristikama novih formata datoteka; time se vi

P

e neemo baviti, jer se nadamo da uz sebe ve imate prirunik Microsoft Office 2007, (r)evo lucija korisnikog softvera, objavljenog u PC #134 juna 2007 (i esto ponovo objavljivanog u pratnji serije prirunika o programima siste ma Office 2007). Podsetiemo vas i na neke izbore koje smo nainili: ovaj prirunik, kao i onaj pre njega, pra ti interfejs programa Excel 2007 na engleskom jeziku. Lokalizovanu verziju sistema Microsoft Office 2007 svakako predstavljamo na neki dru gi nain. Takoe, moda ve znate za tezu pot pisnika autora ovih redova o knjizi o Excelu na 800 strana verujte, ne bi bilo teko napi sati takvu knjigu. A verujte i da je mnogo tee pronai meru pravog izbora tema, sadraja i obi ma opisa koji odgovaraju gabaritima priruni ka poput ovog. Prva kompenzacija je da bi bilo korisno da radite dok itate. Nema mnogo vaj de od prostog itanja ovog teksta: isprobavajte ono o emu itate! Ovog puta, taj predlog podu piremo i materijalno: na prateem DVDu ete pronai radnu svesku u kojoj se nalaze svi pri meri opisanih tehnika. U njoj ete zatei poe tne situacije prikladne za angaovanje tehnika o kojima je re, kao i beleke koje vam prepo ruuju kako da ispitate svojstva i posledice pri mene konkretnih alata. A kao svojevrsni odgovor na pitanje koje biste mogli postaviti, predlaemo vam da nipo to ne sputavate svoj istraivaki duh: kad god vi dite neku komandu ili opciju koju nismo pome nuli, a koja postoji u kontekstu tehnike o kojoj govorimo u nekom odeljku, slobodno je isprobaj te. Napravite kopije nekih svojih radnih svezaka (kao meru predostronosti ako neto krene kako ne treba) i igrajte se kad ovo kaemo, mislimo doslovno! Samostalno upoznavanje i savladava nje nekih pojedinosti u bilo kom programu jes te najsavreniji oblik napredovanja. Verujemo da mnogi ve imaju takvo iskustvo; ako ga nema te, raspitajte se malo kod svojih iskusnijih kole ga: svako e vam rei da se deavalo da zaboravi ono to je proitao, a nije isprobao, ali ono to je sam nauio u praksi ostalo je zauvek.

PC

april 2008

Microsoft Office Excel 2007 Analitiki alat nove generacije

Pomoni alati i tehnikeadraji u radnim sveskama poivaju na odnosima podataka koji ponekad mo gu da budu i vrlo kompleksni. Zbog toga je potre bno da u svakom asu raspolaete alatima koji e olakati va rad. Takvim alatima se posveujemo pre nego to se zaista upustimo u napredne mo gunosti Excela. To inimo iz sasvim prostog, ali opravdanog razloga: re je o alatkama koje ine sr produktivnosti. Drugim reima, moda biste i mogli da se snalazite bez njihovog korienja, ali ako ih poznajete, svakako e vam biti lake. Savladajte ovo poglavlje: neete zaaliti.

S

Pretraivanje i zamenaKao i drugi Office programi, i Excel sa dri standardne dijaloge Find (Ctrl+F) i Re place (Ctrl+H), koje ete uglavnom koristiti na uobiajeni nain; osim preica koje su na jefikasnije, dijaloge moete pozvati i izborom u paleti Home > Editing > Find & Select. Ali, skreemo vam panju da ove operacije sadre i opcije karakteristine za rad u radnim sveska ma Excela. Za poetak, uoite ta se deava ka da u dijalogu Find kliknete na dugme Find All: na dnu dijaloga se razvija okno u kome e biti popisane sve instance koje odgovaraju uslovu. Popis je veoma detaljan i daje sve relevantne informacije o sadrajima; podaci su istovreme no i hiperveze ka pojedinim sadrajima. Dakle, moete primeniti zamenu ili uiniti bilo ta: slo bodni ste i da privremeno napustite dijalog bez zatvaranja, radei bilo ta na radnom listu, na kon ega moete da se vratite u dijalog. Da biste pristupili drugim posebnim mo gunostima, proirite dijaloge klikom na du gme Options. Ve na vrhu dijaloga, uoiete mo gunost da kriterijumima za pretragu i zamenu dodate i uslov nalaenja posebno oblikovanih sadraja. Klikom na dugme Format dobiete isti onaj dijalog koji koristite i za uobiajene poslo ve oblikovanja elija. Koristei ovu opciju, ak moete preskoiti unos teksta u poljima krite

rijuma, pa naloiti, recimo, da se pronau sve elije ispisane crvenim fontom i da to zamenite plavim ispisom, ili da svi podaci u formatu datu ma dobiju neku drugu masku. Kriterijum obli kovanja ne morate sami definisati, nego se mo ete posluiti uzorkom na radnom listu: klikom na strelicu na desnoj ivici dugmeta otvorite krat ki meni, pa komandom Choose Format From Cell pozovite pipetu kojom ete kliknuti na eliju u eljenom obliku; tokom biranja, dijalog e privremeno nestati, a vratie se u asu oda bira. Poto kriterijum formata ostaje upamen do kraja seanse, ukloniete ga komandom Clear Find Format u istom pomonom meniju. Pripa zite na to, jer zaboravljeni kriterijum oblika mo e da sprei ispravan postupak uobiajene pre trage i zamene.

Podrazumevani opseg za pretragu i zame nu je radni list; moda e biti potrebno da proi rite opseg na domen cele radne sveske u tom sluaju, u listi Within odaberite opciju Work book. Ako elite da se pretraivanje i zamena obave samo na odreenom skupu listova, pre poziva dijaloga ih obeleite klikom mia na je zike dok drite pritisnut taster Shift ili Ctrl. Obratite panju na mogunost odluivanja o va nosti velikih i malih slova (Match case), kaoapril 2008 PC

3


i na opciju da kriterijum vai samo ako je to celokupni sadraj elije (Match entire cell con tents). Pretraivanje po redovima ili kolonama najee nije bitno, ali ako je tabela jako velika u obe dimenzije, moda ima smisla da promeni te taj redosled.

Uoavanje greakaExcel e vam trenutno pomoi u svakoj si tuaciji kada pri unosu formule napravite greku ili ona nastane kasnije. Postoji nekoliko tipova greaka i bitno je da ih prepoznate, kako biste valjano reagovali. Sintaksna greka se javlja u trenutku unosa formule: recimo, zagrade u izra zu nisu uparene, pogreno je ukucana rezervisa na re, nije unet taan broj argumenata i slino. Ove greke se prepoznaju odmah: u sluajevi ma kada program ne moe sam da ispravi neku oiglednu omaku, nee vam biti dozvoljeno da zavrite unos formule, nego ete dobiti upozore nje sa opisom greke i pravcima mogueg ree nja. Uobiajeno je da vas program tada vrati u reim ureenja elije. Greka u vrednosti se javlja u trenutku in terpretacije unetog sadraja. To znai da je for mula ispravno napisana, ali da se rezultat ne mo e dobiti zbog neke neregularne situacije. Gre ka moe nastati u trenutku unosa, ali i kasnije, recimo ako je u nekoj od referenciranih eli ja kasnije promenjen sa draj tako da vie ne od govara pravilima formu le u kojoj uestvuje. Za to u Excelu postoje po ruke o greci koje se jav ljaju umesto rezultata i koje blie odreuju nje nu prirodu. U nekim sluajevima, pored eli je sa grekom e se pojaviti pametna oznaka sa nekoliko predloenih akcija u ispravljanju. Gre ke #REF! i DIV/0! smo ve pomenuli u prvom delu (greka u referenci, odnosno deljenje nu lom), a pomenimo jo neke:

#N/A argument formule nije poznat. Ovo se deava kada se argument poziva iz dru ge datoteke koja vie nije dostupna, kad pokua te da upotrebite funkciju VLOOKUP nad nesor tiranom listom (o ovoj funkciji govorimo kasni je) ili kada korisniki definisana funkcija vie ni je na raspolaganju. #NAME? ime funkcije ili opsega nije pre poznato. Na primer, uneta je funkcija =QWER TY() koja ne postoji u Excelu, ili je formula na pisana kao =SUM(podaci) kada ne postoji op seg pod tim imenom. #NUM! neregularna upotreba broja. Gre ka se javlja ako je argument formule neki neod govarajui broj, npr. =WEEKDAY(NOW();9), jer 9 je neispravan argument u ovoj funkciji. #VALUE! neispravan tip argumenta. Gre ka se javlja ako se u formuli pojavio pogrean tip podatka (npr. =1/"a"). #NULL! to je relativno retka greka, a deava se uglavnom kao posledica neisprav nog pisanja formula u kojima su opsezi pogre no referencirani. Recimo, dva opsega napisana kao =SUM(A1:A3 C1:C3) umesto =SUM(A1: A3;C1:C3) se tumae kao presek, koji je u ovom sluaju prazan skup. Neke greke su oigledne, poput deljenja nulom i odmah vam je jasno ta treba da predu zmete. Neke sloenije gre ke, kao to su neisprav ni argumenti funkcija, re avate proverom sadra ja i tipova polaznih poda taka; videete uskoro ka ko se neke skrivenije gre ke mogu naknadno ulo viti. Ponekad ete ugleda ti obeleje #######; to ni je greka, nego se pojavlju je kao upozorenje da je nu meriki preirok da stane u eliju. To je legitim no ponaanje; kada bi se brojevi podvlaili pod susedne elije kao to je to sluaj sa tekstom, mogli biste biti dovedeni u zabludu o vrednosti ma, a to je nedopustivo. im dovoljno poveate

4

PC

april 2008


irinu kolone, broj e se videti valjano; dok to ne uinite, punu vrednost broja moete videti u polju za unos, ako je to aktivna elija, ili kao ekransku napomenu kada prinesete pokaziva takvoj eliji. Excel e, kad god je mogue, sam proiriti kolonu tako da se broj uredno vidi. U nekim pri likama, ako broj premauje irinu zbog jedne ili dve decimale, broj e u prikazu biti zaokrugljen na celi deo (takav primer ste videli u prvom de lu), pa pripazite na to. Kada radite sa velikim brojevima, idealno je da unapred predvidite do voljnu irinu kolone. Budite briljivi kada pri premate brojeve u radnom listu za intenzivnu upotrebu; ako je potrebno, promenite masku broja da biste forsirali optimalni prikaz.

ima vie takvih elija, program e na tom mes tu navesti samo poslednju; svakako je poeljno da takvu pojavu otklonite im se desi. Ukoliko je u nekoj radnoj svesci odrana cirkularna re ferenca, biete upozoreni o tome prilikom nje nog otvaranja.

Relacije izmeu elijaU situacijama kada kroz formule usposta vite sloene odnose izmeu elija radne sveske, ponekad je neophodno ispitati gde se nalaze sa draji koji su uzrono ili posledino povezani sa nekim podatkom. Osim toga, zbog mnogih uzroka, kao to je promena sadraja jedne ili vie elija, moe doi do naknadne greke u re zultatu formule. U nekim sluajevima, greka je oigledna i moete je otkriti i otkloniti brzo; ali, postoje situacije ka da se uzrok greke nala zi nekoliko koraka una zad, jer argument formu le moe biti rezultat dru ge, prethodne formule; tada morate ii korak po korak unazad, traei konstantu koja pravi problem. Poto bi to bilo vrlo teko izvesti itanjem formula i runom po tragom, postoji posebna grupa alatki koje su na menjene otkrivanju takvih veza. Najpre utvrdimo nekoliko polaznih pojmo va. Prethodnik (engl. precedent) je elija upotre bljena kao referenca u formuli. Zavisnik (engl. dependent) je elija sa formulom koja referenci ra tu eliju. Prethodnici i zavisnici mogu biti di rektni, kada su u neposrednoj vezi sa odgovara juim podatkom, ili indirektni, kada je ta veza pruena na vie nivoa, sa meurezultatima ko ji ine vezu. Najpre utvrdimo koji su to neposredni ko raci koje moete preduzeti kada se greka ja vi, a nije oigledno ime je uzrokovana. Kada aktivirate eliju koja sadri kd greke, klikni te na pametnu oznaku koja se javlja uz njenu levu ivicu i birajte komandu Error Checking > Trace Error. U tom asu, moda e se pojavitiapril 2008 PC

Ako deo reference u formuli upuuje na sa mu eliju u kojoj se nalazi formula, to se naziva cirkularnom referencom. Do ovog moete doi direktno, npr. ako u eliju A3 postavite formulu =SUM(A1:A3), ili indirektno, ako neka referen ca u formuli ve koristi tu eliju kao referencu u svom rezultatu. U optem sluaju, ovakva po java se smatra grekom. U takvim sluajevima, program e se pobuniti i zatraiti da ispravite ili da eksplicitno potvrdite takav unos; naime, pos toje neke funkcije specijalnih namena koje u ite rativnom numerikom procesu koriste rezultat kao argument i tada cirkularnu referencu treba dopustiti. Ali, verovatnije je da je ipak greka: u dijalogu upozorenja kliknite na Cancel i uoite da je rezultat formule nula; uite u tu eliju, pri tisnite F2, pa proverite koje su polazne referen ce uokvirene. Postoji i paleta sa spiskom elija koje su cirkularno referencirane, nalazi se na glavnoj traci: Formulas > Formula Auditing > Error Checking > Circular References. ak i ako


jedna ili vie crvenih strelica u smeru ka aktiv noj eliji: to e vas usmeriti na greku pretho dnika. Niz crvenih strelica se prua unazad do prve instance greke, a na tu eliju e ukazivati jedna ili vie plavih strelica. To je pravo mesto na koje treba da usmerite panju: jedna od eli ja ili opsega iz koje dolaze plave strelice je nepo sredni uzronik greke i sada treba da je otklo nite. Ukoliko umesto crvene ili plave ugledate is prekidanu tamnosivu strelicu na ijem poetku se nalazi mala ikona, re je o referenci van aktiv nog radnog lista. Da biste lake stigli do prethodnika koji se moda ne vide trenutno na ekranu, postoji mali trik: primaknite pokaziva mia strelici dok se ne pretvori iz krstia u obian kursor, pa dvaput kli knite i bie aktivirana elija iz koje strelica dolazi. Ako je re o referenci van radnog lis ta, dupli klik e otvoriti dijalog Go To u kome ete videti adresu prethodnika; kliknite na adre su, pa potvrdite izbor sa OK i biete premeteni na lokaciju te reference. Naizmeninim duplim klikom na strelicu, aktiviraete eliju ili opseg prethodnika i eliju zavisnika. Pregled prethodnika i zavisnika ne mora nuno da se koristi samo za lov na greke; po nekad ete poeleti da ispitate kakvi su odnosi meu elijama, moda upravo zato da biste una pred spreili da greka nastane. Komande za te

poslove se nalaze u posebnoj grupi alatki For mulas > Formula Auditing. Kada se postavite na eliju koja sadri formulu, klikom na dugme Trace Precedents bie nacrtane plave strelice ko je upuuju na sve direktne prethodnike (one u prvom nivou zavisnosti). Ukoliko ponovo kli knete na isto dugme, bie oznaeni svi pretho dnici drugog nivoa i tako redom, dokle god ima prethodnika. Strelice e ostati vidljive dok ne zadate komandu za uvanje radne sveske ili ne kliknete na dugme Remove Arrows. Uoite da je to dugme razdeljeno: u paleti se nalaze jo dve komande uz iju pomo moete ukloniti sa mo jedan nivo strelica od prethodnika ili ka za visnicima u odnosu na aktivnu eliju.

Praenje vrednosti i provera formuleStrukture u radnim sveskama se esto ko riste za postavku malih, ali sloenih aplikacija. U toku pripreme, te postavke mogu postati pri lino komplikovane, pa Excel raspolae alatka ma koje su potekle iz klasinih razvojnih okru

enja, a namenjene su praenju raznih vrednos ti i njihovoj daljoj analizi. Te alatke su vam pri ruci u grupi Formulas > Formula Auditing. Prva takva alatka je veoma jednostavna: ka da kliknete na dugme Show Formulas, desie se dve stvari. Najpre, sve formule e biti ispisa ne kao tekst, a ne kao rezultat; takoe, sve ko lone e biti upadljivo proirene. Bez brige, ovo je privremeno stanje; ponovni klik na isto du gme vraa vidljivost rezultata i valjane irine ko lona. Ovaj pregled je prikladan ako elite da se

PC

april 2008


upoznate sa sadrajem radnog lista koji ste do bili od nekog drugog ili ako treba da uporedite slinost formula koje trenutno ureujete na ne kom mestu. Alatka za nadzor i proveru izraunava nja formula je izuzetno dragocena kada ste u dilemi da li neka duga formula radi valjano, a iz rezultata to ne moete odmah da zakljuite. Da vas podsetimo: u prvom delu smo govori li o mogunosti da argument neke formule bu de druga, ugneena formula. Limiti u Excelu su toliki da moete napisati ogromnu kobasi cu od formule, pa je nju teko kontrolisati. Kad god moete, izbegnite to rastavljanjem na eli je sa meurezultatima; meutim, to nije uvek mogue, pa bi bilo dobro da se prvi put uveri

te da sve tee kako tre ba. Nad elijom koja sadri sloenu formu lu, pozovite komandu Formulas > Formu la Auditing > Evaluate Formula: bie otvoren dijalog u kome ete proceniti valjanost formu le. Ako je pred vama samo jedna funkcija, na raspolaganju je samo dugme Evaluate; ako je formula sloenija (npr. izraz iji elementi su i sa mi rezultati formula), imaete i dugme Step In na raspolaganju. Analiza poinje na podvuenom delu for mule. Uzastopnim ulaskom u dubinu koraci ma Step In, jednog asa ete doi do vrednosti u najdaljoj eliji i sadraj reference e se pretvo riti u konstantu. Koracima unazad (dugme Step Out) doi ete do sledeeg koraka u izrauna vanju. Ovakvim kretanjem u prostoru dijaloga, videete kako se delovi formule redom pretva raju u vrednost, korak po korak i u redosledu koji odgovara realnom nainu izraunavanja.

april 2008

PC

7


Ovo je posebno vano ako pokuavate da utvrdi te taan uzrok neke greke u sloenoj formuli. Skraeni put je da u nekoliko koraka, bez ulas ka u analizu delova, doete do direktnog rezul tata pomou dugmeta Evaluate. Ako tokom ana lize izgubite nit praenja ili napravite neki po grean korak, moda je najlake da zatvorite, pa opet otvorite dijalog, kako biste ponovili anali zu formule. Druga opcija je da dugmetom Eval uate doete do kraja procesa: tada ponovo po krenite analizu klikom na Restart. Jo jedan aktivni inilac analize je Watch Window, u kome ete po potrebi nadgledati vre dnosti odabranih definisanih elija u svim otvo renim radnim sveskama. Ova tehnika je pozna ta svakom Windows programeru, gde se prate stanja promenljivih u toku rada programa; pri

na snazi dok god ne uklonite suvine izborom u oknu i klikom na dugme Delete Watch.

Komentari u elijiNema nieg neurednijeg nego kada elije nekog optereenog radnog lista koristite za pi sanje komentara i poruka drugim korisnicima tabele. Umesto toga, bolje je da koristite komen tare u eliji: to je svojevrsni vid ceduljice sa pro izvoljnim tekstom koja se kai na eliju, a za tim se ponaa kao i druge ekranske napomene. Svi zahvati nad komentarima u eliji su jednos tavni, a obavljaju se komandama u grupi Re view > Comments. Komandom Insert Comment ili preicom Shift+F2, otvoriete uto prozore u koje moe te uneti bilo kakav tekst. Nakon unosa, komen tar se lepi uz eli ju strelicom koja je povezana sa indika torom poruke: to je mali crveni tro ugao u gornjem de snom uglu elije. Da ne bi preklapa li sadraj radnog lis ta, komentari na ra dnom listu se nee podrazumevano videti, osim kada postavite po kaziva mia na eliju koga sadri komentar. Pu nu vidljivost svih komentara moete ukljuiti komandom Show All Comments. Moete odre diti i da se komentar u aktivnoj eliji forsirano vidi uvek: kliknite na dugme Show/Hide Com ment. Kada u radnoj svesci ima komentara, pos tae aktivne i komande za aktiviranje okna pret hodnog, odnosno sledeeg komentara; aktivira ni komentar moete urediti ako kliknete na ko mandu Edit Comment. Poto je komentar poseban vid grafikog obli ka AutoShape, moete ga posebno ureivati, me njajui mu veliinu, boju, font i ostale parametre. Dijalog za oblikovanje ete otvoriti ako kliknete desnim tasterom mia na ivini okvir komentara i odaberete komandu Format Comment.

mena ovog prozora u Excelu je dragocena u slinim prilikama kada razvijate neku sloe nu strukturu, moete postaviti uvid u neke kri tine elije, pa uvek na jednom mestu videti ime radne sveske, adresu i opciono ime elije, kao i sadraj neke formule i njenu trenutnu vrednost. Posebno je zgodno to to bilo kad moete zatvo riti okno Watch Window, pa ga kasnije opet otvo riti sadraj ostaje na raspolaganju; to vai ak i ako zatvorite, pa kasnije opet otvorite radnu sves ku. Zbog toga ovo okno moete primeniti i u re dovnom radu, ako elite da imate pogled na po datke koje trenutno ne moete da vidite, jer su na drugom radnom listu (npr. podaci iz kursne liste); poenta je u tome to ne morate angaova ti elije na radnom listu samo da biste imali uv id u te podatke. Definicije praenih elija ostaju

PC

april 2008


Tehnike zatiteExcel sadri vrlo razvijen interni sistem za tite na raznim nivoima: poev od zatite jedne elije i radnog lista od pogleda i od promene sa draja, sve do kontrole pristupa radnoj svesci, uz dodelu selektivnih prava upotrebe. Ove me tode su vrlo sigur ne, ali samo ako ih koristite ispravno. Obratite panju: sa da govorimo o op cijama zatite struk tura u ve otvore noj radnoj svesci. U prvom delu smo go vorili o tehnikama zatite otvaranja radnih svezaka za tienih lozinkom; a to se tie pristu pa datotekama, to nije posao Office programa, nego Windows administracije. Dakle, ovo je naj dublji strukturni oblik zatite koji sadri vie op cija; one deluju na raznim nivoima, a na vama je da primenite optimalni obim zatite prema realnoj potrebi. Najoptiji nivo je zatita same radne sveske. Otvorite dijalog komandom Review > Chang es > Protect Workbook > Protect Structure and Windows: videete dva polja za izbor i polje za opciono postavljanje lozinke. Ukljuenjem op cije Structure zatitiete radnu svesku od doda vanja, premetanja, brisanja, promene vidljivos ti i promene imena radnih listova. Kao posre dna posledica ove zatite, ovim postupkom bie spreene i neke druge, inae legitimne akcije: pomeranje ili kopiranje radnog lista u drugu ra dnu svesku; dodavanje grafikona u vidu novog lista; prikazivanje izvornih podataka neke eli je u podruju podataka izvedene tabele i sline operacije (videete kasnije o emu je re). Opcija zatite prozora (stavka Windows) odnosi se na samo prikazivanje radne sveske: moete definisati taan poloaj jednog ili vie prozora radne sveske unutar glavnog prozora

programa, a zatim im zakljuati veliinu i polo aj. Ako aktivirate ovu zatitu, sva kontrolna du gmad prozora radne sveske nestaju iz naslovne linije (ne meajte ovo sa naslovnom linijom pro grama). Lozinka u dijalogu Protect Workbook je opciona i upotrebite je kad ne elite da drugo lice promeni uvede ne zatite; ta lozin ka je jednoznana samo za ovu akciju zatite i drugim lo zinkama se ne mo e otkljuati. Da ukinete postavljena ogranienja, birajte komandu Review > Changes > Protect Workbook > Protect Structure and Win dows (videete da se pored komande nalazi oznaka za potvrdu) i eventualno unesite traenu lozinku. Sledei nivo zatite se odnosi na pojedini radni list. Ovde interfejs zatite nudi veliki iz bor detalja, pa moete napraviti interesantan operativni scenario. Ali, da bi zatita bila zais ta efektna, prethodno je potrebno da definiete pripremnu zatitu svake elije i svakog objekta ponaosob. Vaan detalj: pripremna zatita znai da e ogranienja u eliji ili na objektu funkci onisati tek kad zatita radnog lista bude aktivi rana. Da bi posao bio lake izveden, zatita eli je je u podrazumevanom stanju uvek aktivna; poenta je u tome da ete u praksi uvek imati manje otkljuanih nego zakljuanih elija: ot kljuaete samo one elije u kojima ete dozvo liti direktan unos, dok tekstovi u obrascima i za glavljima, formule i pomoni sadraji ostaju za tieni od izmene, a da pritom nita ne gubite na funkcionalnosti. Da biste postavili scenario zakljuavanja elija, oznaite sve budue otkljuane elije, po zovite dijalog Format Cells (Ctrl+1 ili kontek stni meni), odaberite karticu dijaloga Protec tion i iskljuite polje za potvrdu Locked. Nakonapril 2008 PC


postavljanja zatite radnog lista, sve takve eli je e ostati raspoloive za unos i izmenu. Obra tite panju i na polje za potvrdu Hidden: to ni je nain da sakrijete vidljivost sadraja u eliji, nego slui za formule. Naime, ako ukljuite ovu opciju u eliji koja sadri formulu, kada zatiti te radni list, neete moi da vidite sadraj for mule u liniji za unos. Meu otkljuanim elija ma na zatienom listu kretaete se efikasno tas terima Tab i Enter. Grafike objekte moete ot

opcije za oblikovanje, umetanje i brisanje redo va i kolona, sortiranje, automatsko filtriranje, itd. Paljivo odaberite sve dozvole i testirajte ka ko se radni list ponaa u realnim uslovima. Da biste ukinuli zatitu radnog lista, odaberite Re view > Changes > Unprotect Sheet i eventualno unesite lozinku. U zatiti radnog lista postoji jo jedan ele ment granulacije: to je mogunost dodele selek tivnog prava ureivanja zatienog dela radnog

kljuati i zakljuati na analogni nain kao i eli je: svi umetnuti objekti su inicijalno zakljuani, a to stanje se aktivira postavljanjem zatite na ra dni list. Jedan usputni savet: bilo bi zgodno da otkljuane elije obeleite na neki nain (pose bnim stilom ili bojom podloge) zbog kasnijeg lakeg snalaenja. Opcije zatite vae pojedinano za sva ki list radne sveske, a ako elite da postavite is ti oblik zatite na vie njih odjednom, pre pos tavke ih aktivirajte kao grupu. Da biste zatiti li aktivni radni list, izaberite komandu Review > Changes > Protect Sheet: dobiete dijalog na ijem vrhu se nalazi posebna opcija; zadrite je ukljuenom. Osim opcione lozinke koja e uvati ove postavke, videete okno sa petnaest pojedinih elemenata na koje se zatita ne odno si. Polazno je dozvoljeno samo da obeleavate zatiene i nezatiene elije zbog kopiranja, a moete zabraniti ak i to. Formule su bezbe dne: pri kopiranju formule iz zatienog lista bie preneta samo vrednost kao konstanta, ali ne i sam sadraj formule. Meu ostalim dozvo lama koje moete ostaviti korisniku nalaze se

lista odreenim korisnicima Windowsa ili oni ma koji znaju posebnu lozinku za promenu ta kvih sivih zona. Pre nego to angaujete pu nu zatitu radnog lista, otvorite dijalog Review > Changes > Allow Users to Edit Ranges. Klikom na dugme New otvorite novi dijalog, pa u nje mu definiite ime opsega, adresu i lozinku; op ciono, klikom na Permissions dobiete dijalog koji poznaju administratori i napredni korisni ci Windowsa: ovde moete definisati sve korisni ke domena ili radne grupe koji e uvek smeti da menjaju definisani opseg bez posebne lozinke. Ako u glavnom dijalogu za dodelu dozvola ko risnicima ukljuite polje za potvrdu Paste per mission information into a new workbook, pri potvrdi ove postavke bie napravljena nova ra dna sveska sa tabelom pregleda dodeljenih pra va pristupa. Ova zatita funkcionie samo kad je podignuta glavna zatita radnog lista; to ree nje funkcionie jednostavno: u pokuaju da pro meni neku eliju zatiene zone, korisnik e do biti dijalog Unlock Range u koji moe da unese lozinku; ako uini to, cela zatiena zona e osta ti otkljuana dok god je radna sveska otvorena.

10

PC

april 2008


Poslednji vid specifine zatite sadraja u Excelu je sakrivanje struktura. Ovakvi vidovi zatite nisu direktno vezani lozinkom, ali na dreene lozinke mogu da ouvaju ovo stanje. Celu radnu svesku ete sakriti komandom View > Window > Hide. Sakrivena radna sveska osta je otvorena, a njeni sadraji ostaju dostupni kao spoljne reference. Komandom View > Window > Unhide dobiete dijalog sa spiskom svih skri venih datoteka; izborom neke od njih, otkriete je. Jedan radni list ili obeleenu grupu listova sa

kriete komandom Home > Cells > Format > Hide & Unhide > Hide Sheet. Moete sakriti sve listove, osim poslednjeg vidljivog: potrebno je da postoji barem jedan vidljiv list u radnoj sves ci. Sakriveni radni list ete otkriti izborom u di jalogu koji se otvara na komandu Hide Sheet u istoj paleti. Ako ste prethodno aktivirali zatitu strukture radne sveske, neete moi sakrivati ili otkrivati sakrivene radne listove; zato, kad god je potrebno, kombinujte ove tehnike zatite da bolje osigurate svoju radnu svesku.

april 2008

PC

11


Grafikoniizuelizacija podataka svakako nije no vost, ali predstavlja prilino aktuelan trend u poslovnom svetu. Izvetaji moraju bi ti pregledni i lako razumljivi za kratko vreme. Osim toga, oekuje se da neki slubeni izvetaj bude i vizuelno atraktivan. Osnovni oblik vizuel nog predstavljanja numerikih podataka je grafi kon, a tu Excel ima ta da prui. Aktuelna verzi ja donosi znatna unapreenja na tom polju, naj pre zahvaljujui znaajno poboljanom jezgru za rad sa grafikom koji se isporuuje uz Office 2007. Istini za volju, dugo vremena je Excel zaostajao na tom polju za konkurencijom, ali sad vie nije takav sluaj. Ne samo da je upravljanje grafikoni ma jednostavnije nego ikad, nego uz samo ma lo vetine i nekoliko ulo enih minuta rada moe te napraviti grafikon koji oduzima dah. Formalno govorei, grafikon (engl. chart) je sloeni grafiki objekat koji je direktno povezan sa nekim tabelarnim po dacima. Pojedinani po daci koji se koriste kao polazite za crtanje grafikona nazivaju se take podataka (data points), a one su ureene u gru pe koje se nazivaju serije podataka (data series). Za grafikon takoe vai princip automatskog preraunavanja: kada je formiran, bie direktno auriran nakon svake promene sadraja u ma tinim podacima. Uvek moete izvesti i nakna dne obrade sadraja grafikona, kako biste nagla sili neki podatak ili postigli neki vizuelni efekat u prezentaciji podataka. Taj posao je laki nego pre zahvaljujui prisustvu grupe kontekstualnih kartica Chart Tools, koje e se pojaviti u glavnoj traci svaki put kada je neki grafikon aktivan. Grafikon moete angaovati u dva vida: kao grafiki objekat na povrini radnog lista i kao poseban list radne sveske. Sami ete birati

V

koji ete od vid upotrebiti, jer to je uglavnom stvar vae krajnje potrebe. Grafikon na radnom listu je vie zastupljen u praksi, jer je tako pri ru ci dok radite sa podacima i lako ete pripremi ti tampu. Grafikon na posebnom listu je poelj na opcija ukoliko elite da ga poveete sa dru gim aplikacijama ili imate nameru da ga uinite upadljivim za druge korisnike radne sveske.

Organizacija podataka za grafikonDobro organizovani izvorni podaci su pre duslov za efikasno izvoenje grafikona. Vari jante je kasnije lako isprobavati i zato se najpre koncentriite na same podatke. Osnovna ideja grafikona je da prikae, uglavnom, jednu katego riju podataka. Najbolje je da podaci imaju for mu dvodimenzionalne tabele, gde postoje dva atributa (jedan po kolo nama, jedan po redovi ma), tako da svi podaci budu meusobno upo redivi. Ako bi podaci u grafikonu prikazivali podatke razliitih kategori ja, onda bi ukupnu sliku bilo teko rastumaiti, a to se kosi sa idejom o preglednom prikazu bro jeva. Tipian primer tabele od koje se pravi gra fikon moete videti na sledeoj slici. U ovom pregledu prodaje po prodavnica ma, svaki broj tumai promet u jednoj prodav nici tokom jednog dana u nedelji. U ovoj tabeli zasad ne postoje i zbirni podaci, to smo namer no izbegli da postavimo; videete da zbirovi ni su poeljni u grafikonima, jer mogu da predstav ljaju smetnju ukoliko ulete meu grafike po datke; nastale bi neprilike ako bi se zbirovi unu tar grafikona protumaili kao stavke istog ran ga. Videete kako da izbegnete taj sluaj ako su zbirovi u polaznoj tabeli ipak prisutni.

1

PC

april 2008


Generisanje grafikonaNekada je za izradu grafikona bio zaduen arobnjak koji vas je vodio korak po korak; da nas je takav vid izrade grafikona prevazien za hvaljujui efikasnim paletama na glavnoj traci. Trik je u tome to podrazumevani rezultati ve sadre neke uobiajene elemente, a vi ete pre ko toga utroiti vie vremena samo ako naete za shodno. Preimo na stvar: paleta za izbor gra fikona u eljenom obliku se nalazi u grupi In sert > Charts. Krenimo od najjednostavnijeg postupka: kliknite u bilo koju eliju polazne ta bele, pa otvorite paletu Column (prvu sleva) i u njoj birajte prvu stavku (grupa 2D Column, oblik Clustered Column). im kliknete na tu stavku palete, na radnom listu e se pojaviti no vi grafikon, histogram sa polaznim podacima na kome Xosa prikazuje dane, a Yosa je skala vrednosti; na desnoj strani se vidi legenda koja tumai boje; za poetak, to je to. Zato smo iza brali ba histogram, a ne neki drugi oblik grafi kona, drugo je pitanje i njime emo se pozabavi ti malo kasnije; pokuajmo sad neto drugo. U asu umetanja, grafikon odmah pos taje aktivan, to ete prepoznati po karakteris tinom pojaanom okviru. Taj okvir je dina miki i moete povlaiti bilo koju ivicu da bis te mu menjali veliinu ili moete uhvatiti okvir da biste pomerili grafikon na drugo mesto na radnom listu; biete voeni oblikom pokazi vaa mia dok to budete radili. Kada klikne te van grafikona, debeli okvir nestaje. Da bis

te opet aktivirali grafikon, opet kliknite u nje ga; savetujemo da uvek najpre kliknete negde u zonu koja ne sadri nijedan element, jer biste u protivnom mogli direktno obeleiti ba neki deo grafikona, a ne ceo. Probajte to: kliknite na grafikon da ga aktivirate, a zatim pritisnite tas ter Del. Ovim ste izbrisali grafikon. Ovo ini mo radi sledee probe: dodajte zbirove u pola znu tabelu, i to i po redovima i po kolonama. Kreirajte grafikon ponovo: videete da su upa li i zbirovi, to valja da otklonite. im se to de si, pomerite grafikon malo (ako preklapa tabe lu), pa uhvatite miem donji desni ugao plavog okvira koji ukazuje na matine podatke i pre vucite ga unutra, tako da svi zbirovi ispadnu iz tog okvira; rezultat e biti zadovoljavajui. Dru gi nain da spreite ulazak zbirova u tabelu jes te da prethodno obeleite samo relevantne po datke, tj. zaglavlja i osnovne brojeve, pa da on da kreirate grafikon. Ovaj postupak odreivanja domena poda taka je najznaajniji detalj u gradnji grafikona: sve preko toga je pitanje celishodnosti, potrebe i vaeg linog ukusa u ovom poslu. Za poetak, hajde da vidimo koje druge kljune poteze mo ete nainiti: idemo na karticu Chart Tools > Design. Kliknite na dugme sasvim desno, Lo cation > Move Chart; pojavie se dijalog za odreivanje poloaja grafikona. U listi Object in vidite ime aktivnog radnog lista; ovde moe te izabrati ime dugog radnog lista, ako poelite da premestite grafikon tamo (drugi nain da to

april 2008

PC

13


uinite je da postupite kao sa slikom, komanda ma Cut i Paste). Meutim, ovog asa je zanim ljivije da napravimo list sa grafikonom: klikni te na opciju New Sheet, pa odmah imenujte no vi list koji e biti kreiran i potvrdite to; dobiete poseban list preko koga e grafikon biti postav ljen kao najvei mogui. Uzgred, te dimenzije uobiajeno odgovaraju podrazumevanim pa rametrima tampe na poloenom listu papira. Sa ovim listom moete initi sve ono to i sa uobiajenim: premetati ga, menjati mu ime ili ga izbrisati. to se tie daljih manipulacija unu tar grafikona, nema nikakve razlike u odnosu na njegov poloaj: sve komande na kontekstual nim karticama su jednako raspoloive. U grafikonima koji sadre dve ose, kao to je to sluaj sa histogramom koji smo isprobali, ponekad postoji potreba da se obrnu poloaji redova i kolona, kako biste preinaili naglae no svojstvo podataka. Na primeru, ako koman dom Data > Switch Row/Column preinaite sa draj na Xosi, i dalje ete imati slian histo gram, ali ete tako lake naglasiti ukupan ne deljni promet svake prodavnice, jer te vrednos

ti odgovaraju grupisanoj povrini. Zanimljivije efekte moete postii u unapreenom dijalogu Select Data, koji vam omoguuje da zaista lako upravljate sastavom i redosledom sadraja grafi kona. Ovde moete izbaciti neku seriju iz grafi kona ili dodati novu, a zanimljiva je i opcija pro mene redosleda serija, to ponekad ima smisla da se uradi. Da biste to pre postigli optimalan izgled grafikona, obratite panju na paletu Chart Lay outs. Ovo je veoma prikladan i do sada najbri vieni nain da varirate prisustvo i poloaj ra znih elemenata na povrini grafikona. Osim po drazumevanih taaka podataka, osa, legende i pomonih linija, vi uvek moete opciono prika zati naslove, tekstove uz ose, prateu tabelu po dataka (zgodno kad se grafikon postavi na po seban list), obeleja vrednosti, itd. U ovoj pale ti se nalazi nekoliko brzih predloaka za postav ke opcionih elemenata; isprobajte te varijacije da biste se upoznali sa njima. A kad zavrite sa tom postavkom, poigrajte se i sa paletom Chart Styles. Jedini komentar koji je u ovom asu po treban glasi da je to tek poetak: odabrani stil

14

PC

april 2008


grafikona je tek polazite za dalje varijacije izgle da; budete li zalutali u promenama izgleda o ko jima govorimo u nastavku, uvek moete obelei ti ceo grafikon ili neki njegov deo i pozvati ko mandu Chart Tools > Layout > Current Selec tion > Reset to Match Style.

Tipovi grafikonaVideli ste ve, raspolaete sa desetak osnov nih tipova grafikona, a svaki tip ima po nekoli ko varijacija; u prvi mah se ini da je teko oda brati koji od tih oblika e biti optimalan za gra fiko predstavljanje vaih podataka. Da biste odjednom videli sve raspoloive tipove i varija cije, predlaemo vam da umesto proste pretra ge po paletama upotrebite komandu All Chart Types koja se nalazi na dnu bilo koje od njih. Dijalog Insert Chart je najbolje polazite ako ste zaista neodluni. I ne samo to: ako ste postavili neki grafikon, pa niste zadovoljni oda

branim tipom, ne morate ga brisati: upotrebi te komandu Chart Tools > Design > Type > Change Chart Type i nai ete se u istom dija logu koji samo ima drugi naslov. Ako esto pra vite grafikone nad nekim slinim oblicima po laznih podataka, pa stalno birate isti polazni oblik grafikona, kliknite na dugme Set as De fault Chart pre nego to potvrdite izbor u dija logu; posledica ovog zahvata je da e se pri sva kom sledeem otvaranju dijaloga ba taj tip za tei kao podrazumevan. Moda sad ne bi bilo lo e da parkirate komandu All Chart Types u pri runu traku, jer tako ete biti jo bri u postav ljanju grafikona. Koji ete tip i varijantu grafikona koristiti, ponekad je stvar ukusa, a ponekad celishodnos ti. Najzad, videete da nije ni mogue bilo ka kve podatke prikazati bilo kojim oblikom grafi kona. Iskustvom ete stei naviku da standardi zujete grafikone prema svrsi koju oni treba naj pre da zadovolje. Postoje neka tipska pravila kojih se moete drati pri izboru: pogledajmo koji su to opti malni uslovi korienja ra znih tipova grafikona. Stubiasti grafikon (histogram, grupa Column) prikazuje varijacije podata ka u vremenu ili meu gru pama podataka; slui i za efikasno poreenje pojedi nanih stavki iste vrste, po put statistike raspodele u jednoj seriji. Varijanta ku mulativnog stuba (Stacked Column) naglaava ukupne iznose za vie stavki u fun kciji vremena ili mesta, a va rijanta 100% iskazuje rela tivno uee stavki u istom periodu (tj. na istom mestu, u istoj grupi). Vrednosti su na uspravnoj osi, a kategori je na vodoravnoj. Varijaciapril 2008 PC

1


ja histograma je trakasti grafikon (poloeni his togram, grupa Bar), koji naglaava individualne brojke u odreenom vremenu ili ilustruje odnose meu vrednostima. Varijanta naslaganog prika za (Stacked Bar) dobro pokazuje relativni odnos uea perioda u ukupnom procentualnom izno su. Kategorije na skali su prikazane uspravno, a vrednosti vodoravno, to daje razliit psiholoki efekat prikaza (tok umesto veliine). Linijski grafikon (grupa Line) naglaava tok promene vrednosti podataka u jednakim vremenskim intervalima; prikladan je kada pos toji manje serija podataka ili su one dovoljno di vergentne kako bi prikaz bio uredno itljiv. Ov de su naglaeni atribut vremena i dinamika pro mena, pre nego iznosi promena. Za naglaava nje kumulativnih efekata, postoji opcija naslaga nih linija (Stacked Line), a za naglaavanje poje dinanih vrednosti moete upotrebiti varijaciju sa markerima. Oblasni grafikon (grupa Area) prikazuje relativnu vanost vrednosti u nekom vremen skom periodu. Iako izvesno nalikuje linijskom grafikonu, ovaj tip grafikona bolje naglaava promene ukupnog iznosa nego dinamiku vre mena. Problem sa ovim tipom grafikona je to nije dovoljno efikasan u osnovnom obliku; na suprot tome, varijacija Stacked Area je svakako lake razumljiva od varijante naslaganog linij skog grafikona. Kruni grafikon (pita, grupa Pie) prika zuje proporcionalne odnose u seriji; mogue je

prikazati samo jednu seriju podataka. Ovaj po pularni tip grafikona je idealan za naglaavanje najznaajnijeg elementa, bez obzira na njegovu vrednost, tako to odgovarajue pare pite mo ete malo izvui iz kruga. Opcije pita u piti i traka u piti su prikladne kada je polazna seri ja sortirana u opadajuem redosledu, a pri dnu postoji grupa procentualno malih vrednosti; u tom sluaju, nekoliko poslednjih e biti prikaza ne kao zbirni podatak, a detalji e biti izvueni kao drugostepeni prikaz. Prstenasti grafikon (krofna, grupa Doughnut) je slian, ali moe te prikazati vie serija podataka. Ovaj tip grafi kona je omiljen na Dalekom istoku. XY (rasuti) grafikon prikazuje stepen odnosa izmeu numerikih vrednosti u neko liko serija podataka, ili takama oznaava dve grupe podataka kao jednu seriju u dvodimenzi onalnom koordinatnom sistemu brojeva. Grafi kon prikazuje rasute intervale (grozdove) po dataka i obino se koristi u raznim naunim pri menama. Ovaj tip grafikona je optimalan ako elite da prikaete vrednosti u nejednakim vre menskim intervalima; varijacija sa linijama ta da daje bolje rezultate nego obini linijski grafi kon. Mehurii (grupa Bubble) se takoe koriste u uslovima kada postoji velika disperzija poda taka; veliine se predstavljaju prenikom ili pov rinom pojedinanih mehuria. Dva tipa grafikona se kod nas koriste vrlo retko: radarski grafikon (grupa Radar) prika zuje promene ili frekvencije serija podataka rela

1

PC

april 2008


tivno prema centralnoj taki, ali i u korelaciji je dnih prema drugima. Svaka kategorija ima sop stvenu osu koja se radijalno prua od centra, a svaka serija je povezana linijama, tako simulira jui povrinu koja moe da se tumai kao uku pna vrednost serije. Berzanski grafikon (grupa Stock) je naizgled slian histogramu, ali je spe cijalno namenjen prikazu podataka vrednosti na berzi, gde iskazuje razliku izmeu trenutne i krajnjih vrednosti; ovo je posebno prikladan oblik grafikona ako polazni podaci zaista dola ze iz spoljnog izvora, pa se interaktivno prate u grafikom obliku. Polazne tabele za ovaj tip grafikona se obavezno pripremaju na poseban nain, sa unapred utvrenim tumaenjem tri do pet kategori ja podataka karakteristinih u berzanskom poslovanju. Neke od varijanti trodi menzionalnih grafikona slu e za poveanje atraktivnosti izgleda grafikona, kao to je to 3D linijski grafikon. Zanim ljive su varijante koje podatke prikazuju u trodimenzional nom koordinatnom sistemu. Trodimenzionalni histogram prikazuje podatke tako to se na jednoj osi definiu kategori je, a na drugoj serije podataka, tako da patos grafikona asocira na siluetu polazne tabele, a stubovi slue umesto brojeva. Na ovaj nain se lako naglaavaju ekstremi pojedinanih eleme nata tabele. Meutim, postoji realan rizik da se svi podaci ne vide valjano; u tom sluaju, mo gue je varirati uglove posmatranja. Povrinski grafikon (grupa Surface) izgle da poput topografske makete, gde svaka bo ja prikazuje odreeni opseg vrednosti. Boja u ovom sluaju ne znai seriju podataka. Pov rinski prikaz je posebno prikladan za prikaz veoma velikih serija podataka, gde bi podatke drugaije bilo vrlo teko sagledati. Cilindar, ku pa i piramida su vizuelne varijacije histograma, a koriste se zbog atraktivnijeg izgleda grafiko

na; pride, 3D varijacije kupe i piramide mogu biti od pomoi da bi vea koliina podataka bi la lake itljiva.

Oblikovanje grafikonaMogli biste pomisliti da je likovna obra da grafikona potpuno izlina stvar. Donekle bis te bili u pravu, jer postoji neverovatno mnogo opcija izgleda koje moete postii, a pitanje je da li je svaki od njih celishodan. Meutim, ma kar se moete pouzdati u to da palete na kartici Chart Tools > Layout obezbeuju solidnu brzi nu rada. Osim toga, neki zahvati imaju i ozbilj ne funkcionalne posledice, pa ne bi bilo loe da

se upoznate sa mogunostima kojima raspolae te na kartici Layout. Obavezno obratite panju na sve palete u grupama Labels i Axes. Posebno vam skreemo panju na paletu Data Labels: uz malo vetine, postaviete veoma efikasne poka zatelje vrednosti na samom grafikonu. Ovo je prava prilika i da vam skrenemo panju na dodatne opcije ureenja elemenata: obeleja vrednosti take podataka svakako ve vidite u ekranskoj napomeni nakon to parki rate pokaziva mia nad neku taku na grafiko nu. Meutim, obeleja podataka su prikladna za stalni prikaz ili tampanje, pa morate pripazi ti i na to da li su podaci uredni; moe se desiti da se vei brojevi preklope, pa da dobijete samo mete razbacanih cifara. Na dnu palete Dataapril 2008 PC

17


Labels (takoe, vai i za druge palete) nalazi se komanda More Data Label Options, kojom ete otvoriti sloeni dijalog za ureenje svih pojedi nih atributa elementa. U grupi Label Options bi rate sadraj i poloaj obeleja. Grupa Number bi trebalo da vam je poznata: izaberite oblik nu merikog prikaza. Grupa Fill e dobro poslui ti da od obeleja napravite svojevrsnu etiketu koja e biti itljivija u odnosu na okolni sadraj. I da ne nabrajamo dalje opcije, osim jedne: ako

dna drugoj; u drugom sluaju, postoji velika dis perzija podataka, ima razlika i za po nekoliko re dova veliine. Ako elite da grafikon prikae to verniju sliku, imaete problem: u oba sluaja, bie gotovo nemogue da se podaci na histogra mu ili linijskom grafikonu vide uredno. Ali, pos toji reenje: intervenisaete na Yosi, dovodei je u oblik koji e grafikon uiniti daleko pregle dnijem. Kliknite negde u zonu Yose, pa u kon tekstnom meniju birajte Format Axis.

ima mnogo brojeva, moglo bi pomoi ako u gru pi Alignment podesite ispis obeleja pod nekim kosim uglom. Upoznajte jo jedan detalj kontrole sadra ja u grafikonu: kada jednom kliknete na neki element koji postoji u seriji, obeleiete celu se riju. Ako ponovo kliknete na element serije, os tae obeleen samo taj pojedini podatak. Ovako moete uticati na posebne detalje na primer, moete promeniti boju samo jednog pojedinog podatka na histogramu ili moete promeniti bo ju ili veliinu ispisa na obeleju vrednosti. Reci mo da elite da postavite obeleje vrednosti sa mo jednog podatka: odaberite tu taku sa dva posebna klika, a zatim u kontekstnom meniju take odaberite komandu Add Data Label. Ako obeleite klikom bilo koji element grafikona pa pritisnete taster Delete, izbrisaete ga. Evo jednog detalja koji bi vam mogao biti od koristi u praktinom oblikovanju grafikona. Pretpostaviemo da ste iskusili dva posebna, a krajnja sluaja: u prvom scenariju, sve vrednos ti podataka su veoma visoke, a relativno blizu je

U grupi Axis Options u dijalogu, obratite panju na zasivljene opcije pri vrhu; pretposta vimo da se sve vrednosti u polaznoj tabeli kreu negde u rasponu od 45.000 do 53.000; sasvim je mogue da e Yosa na grafikonu prikaziva ti vrednosti od nule do 60.000. Promenite po datke Minimum i Maximum, menjajui ih, na primer, na konstante 35.000 i 55.000; varirajte ove vrednosti dok ne dobijete odnos koji vam se ini najboljim. A kad ve radite tako, verova tno vam smeta to su oznake na Yosi prilino velike: u padajuoj listi odaberite opciju Thou sands (hiljade), zadravajui ukljueno polje za potvrdu tik ispod liste. Brojevi e biti denomi nirani za odabrani red veliine, a levo od ose ete videti uspravni tekst Thousands (koji slobo dno moete prepraviti prostim kucanjem u dru gi tekst, npr. u hiljadama). Ako ste ranije postavili obeleja podataka na grafikonu, i ona e biti denominirana, to uopte nije loa stvar; ako bude zatrebalo da ne ko vidi precizne podatke, na raspolaganju mu je polazna tabela na radnom listu ili ete pridru

1

PC

april 2008


iti tabelu podataka ispod grafikona. Ako se de ava suprotan sluaj u kome postoji drastina disperzija podataka, verovatno ste ve ugledali reenje: ostaviete automatski raspon na Yosi, ali ete je preinaiti u logaritamsku skalu; to je dovoljno za prikaz relativnih odnosa vrednos ti, ali pripazite na to da li ciljna grupa korisni ka razume takav prikaz; strogo naznaite kakav je to grafikon. Ako vas ba mami da isprobate svoje spo sobnosti dizajniranja grafikona, obeleavajte jedan po jedan element, pa ga menjajte; posto jee elemente moete birati klikom miem ili u padajuoj listi u grupi Chart Tools > Format > Current Selection. to se tie fonta, upotrebi te komande u grupama Home > Font i Home > Alignment, sve ostalo ete pronai u dijalogu poput onog koji ste videli pri menjanju obele

ja podataka. Osim komande na dnu svake pale te, za poziv dijaloga moete se posluiti koman dom Current Selection > Format Selection, a ne zaboravite da na svakom mestu funkcionie i kontekstni meni koji se otvara desnim klikom mia. Sadraji tih dijaloga e zavisiti od odabra nog elementa i od osobina odabranog tipa gra fikona. Bilo bi previe da govorimo o svim op cijama: igrajte se slobodno. Najbolje od svega: ako u odreenom asu dostignete neki izgled koji vam se posebno dopada, pa imate ideju da biste ga mogli opet iskoristiti, sauvajte ga kao predloak! Da biste to uinili, pozovite ko mandu Chart Tools > Design > Type > Save As Template i upotrebite prepoznatljivi dijalog da biste sauvali predloak pod nekim opisnim imenom u svom profilu (datoteka je tipa .crtx). Ubudue, svoje remekdelo ete angaovati ako

april 2008

PC

1


u paleti Insert Chart (ili Change Chart) odabere te opciju Templates na vrhu spiska tipova grafi kona u levom oknu.

Operacije u grafikonuGrafikon nije samo sredstvo za prezentaci ju, nego moe da poslui i kao alatka za svojev rsnu vizuelnu analizu podataka; a kao to reko smo, jedna od poenti Excela je u tome da ga an gaujete kao analitiku alatku. Opisaemo dve takve operacije koje vam mogu zatrebati. Ali, pre toga i jedna opaska za iskusnije korisnike prethodnih verzija Excela tokom procesa pi sanja podsistema za grafikone ispoetka, nas tradala je jedna zanimljiva funkcionalnost. Na ime, ranije je postojala mogunost da uhvatite miem jednu taku podataka na histogramu ili na linijskom grafikonu i da joj promenite vre

sami izabrati. Ovaj postupak se uvek primenju je samo nad jednom serijom podataka ije vre dnosti uspostavljaju trend. Ove interpolacije imaju primene u prognoziranju ili u proceni pe riodinosti nekih dogaaja. Prvi korak u postav ljanju linije trenda je odreivanje serije podata ka za koju e trend biti izraunat. Aktivirajte grafikon (prema iskustvu, predlaemo vam da to bude obini 2D histogram), pa otvorite pale tu Chart Options > Layout > Analysis > Trend line. Bie vam ponueno nekoliko osnovnih i esto korienih oblika linije trenda; posebno su zanimljive opcije sa postavkom prognoze za dva perioda dalje od raspoloivih, isprobajte ih. Drugi nain da postavite liniju trenda, direktno ulazei u dijalog za njeno oblikovanje, jeste da desnim klikom nad eljenom serijom otvorite kontekstni meni i odaberete opciju Add Trend

dnost; vrednost u polaznoj tabeli bi bila odgova rajue prepravljena. Ako bi pored polaznih po dataka postojali neki izvedeni podaci, ovako ste mogli da izvodite svojevrsnu vizuelnu WhatIf analizu (to je sjajna tehnika o kojoj ete saznati neto kasnije). Naalost, to vie nije mogue. Excel moe da postavi liniju trenda u gra fikon, prema matematikom modelu koji ete

line. Ui ete u isti dijalog za postavljanje svih osobina linije kao to biste to uinili koman dom More Trendline Options koja se nalazi na dnu palete. Najvanija grupa u dijalogu Format Trend line je prva, Trendline Options; ostale tri grupe slue za ureenje izgleda linije, pa vam preputa mo da to sami ispitate. Na raspolaganju je est

0

PC

april 2008


kategorija funkcije za postavljanje trenda: linear na, logaritamska, polinomna (od drugog do es tog stepena), stepena sa osnovom x i eksponen cijalna (tj. broj e sa eksponentom ax); tip Mov ing Average izraunava parcijal ni linearni trend za delove serije u zadatom intervalu koji ine ba rem dva podatka. Koju ete fun kciju odabrati, zavisi od osnov nog statistikog modela koji bis te inae upotrebili u postavljanju trenda u tabeli podataka. Moete zadrati generiko ime koje je predloeno u grupi Trendline Name; meutim, ako koristite legendu na grafikonu, i opis linije e biti pridruen, pa je bolje da date neko ime koje e tu posluiti kao kratki opis. U gru pi Forecast moete definisati i vi deti prognoze buduih vrednosti u koraku od pola perioda; moete ak predvide ti i ulazni trend jedne polovine prolog perioda. Jo je bolje ako unesete tanu vrednost na kojoj linija trenda treba da presee Yosu (Set inter cept): na taj nain ete postaviti ogranienje u vi du poetne konstante, a ono moe da doprinese preciznijoj prognozi. Konano, dva poslednja polja za potvrdu omoguuju da se liniji trenda pridrue ispisi interpolirane funkcije i vrednost koeficijenta regresije. Linija trenda ostaje dina miki vezana za seriju podataka nad kojom je izraunata. To znai da e funkcija trenda biti ponovo interpolirana im doe do promene po laznih podataka. Jo jedan element statistike analize u gra fikonu: moete postaviti trake greaka (Error Bars); re je o vertikalnim linijama koje se pri druuju takama podataka da bi pokazale mo gue odstupanje podatka u odnosu na zadate vrednosti. U paleti Analysis > Error Bars ete zatei oblike koji prikazuju fiksnu vrednost od stupanja (standardnu greku), procentualno od stupanje ili standardnu devijaciju. U dijalogu

Format Error Bars koji slui za dodatno pode avanje trake greaka, biraete varijantu prika za gornje, donje ili obe vrednosti odstupanja, kao i stil linija. Jo je vanije da odredite preci

zniju definiciju greke, jer predloene vrednosti moda nisu odgovarajue. Posebno je zanimlji va opcija Custom, u kojoj moete zadati apsolu tne vrednosti odstupanja koje su zapisane u ne kim elijama na radnom listu. To ak moe da bude i funkcija koja se nalazi u eliji, a u korela ciji je sa matinim podacima. Na taj nain, mo ete postaviti i kompleksniji statistiki metod za prikazivanje podataka o moguem odstupanju; ukoliko ste vini statistikim metodama za pro cenu greke u serijama podataka, znaete koje su to funkcije. I za kraj prie o grafikonima, savet pote kao iz praktinog iskustva mnogih korisnika. Ponekad vam se moe desiti da grafikon napra sno nestane sa radnog lista, iako pouzdano zna te da je bio tu, a vi ga niste izbrisali. Bez pani ke: mogue je da ste nehotice pritisnuli preicu Ctrl+6, koja slui za sakrivanje i ponovno otkri vanje vidljivosti svih grafikih objekata na ra dnom listu (to ukljuuje i grafikone). Pritisni te ponovo tu preicu i verovatno ete opet ugle dati svoj grafikon.

april 2008

PC

1


Obrada liste i tabelea strukture o kojima govorimo u ovom odeljku sutinski je vano kako ih pri premate. Re je o ureenim oblicima podataka: postoji prepoznatljiv izgled, zaglavlja se lako prepoznaju, oblici i tipovi podataka u kolona ma su usaglaeni, itd. Takve strukture predstav ljaju polazite za skoro sve napredne analitike alate, pa potovanje principa koje opisujemo na poetku ini vanu temu. Excel 2007 donosi brojna unapreenja u ra du sa tim alatkama; neke od njih su morale da budu korenito preureene u svetlu mogunosti rada sa daleko veom koliinom podataka. Ako ste ve koristili napredne tehnike u prethodnim verzijama Excela, videete i brojne izmene u interakciji sa namenskim alatkama (pomak je uinjen u cilju lakeg rada i boljeg razumevanja). Naalost, iskusni e se ponekad i zbuniti: beleimo i pojavu izmena ne kih termina koji oznaavaju ne ke kljune strukture, pa emo pokuati to da kompenzujemo nunim napomenama.

Z

ja radnog lista, to je sasvim dovoljno (mada je mogue u Excel dovesti i vie od toga poveziva njem sa bazama podataka). Podatke u listi mo ete sortirati, suavati im vidljivost prema ne kom kriterijumu, predstavljati ih u vidu saetih tabela, referencirati ih u drugim operacijama i analizirati ih na mnogobrojne naine. Kada se kae da kolona sadri podatke is tog tipa, to znai da se oekuje da se u istoj ko loni nalaze jednako formatirani podaci sa istim atributima. Recimo, ako je sadraj kolone neki broj, nikako nije preporuljivo da se tu pojavlju je i neki tekstualni podatak. Nebitno je da li je neki podatak oznaen drugom bojom ili je mo

Princip listeLista u Excelu je skup po dataka u obliku neprekidne ta bele; ureena je tako da jedna kolona sadri podatke istog ti pa i znaenja. Svaki red liste oznaava jedan smisleni skup podataka: na primer, to mogu podaci o nekom klijentu, ukljuujui ime firme, adresu, kontakt lice, broj telefona, itd. Podaci u jednom redu treba da popunjavaju neprekinuti niz popunje nih elija, a sadraj elije moe biti i konstanta i formula. Lista predstavlja neprekinuti niz re dova, jer Excel prepoznaje njen kraj nailaskom na prvi prazan red. Limit dimenzija liste se pro tee na jedan radni list; u svetlu novih dimenzi

da u drugom fontu: mislimo iskljuivo na ra zlike u tipu i prezentaciji sadraja. Takoe, da biste se lake snalazili u obilju podataka, pobri nite se da nain zapisivanja podataka jedne ko lone bude ujednaen; ako je potrebno, definii te jednoobraznu masku za sve stavke u koloni osim zaglavlja. Pojam imenovana serija znai pravilo da se u prvom redu liste nalaze opisi kolona u vidu

PC

april 2008


tekstualnog zaglavlja. Svi alati koji rade sa lista ma koriste zaglavlja kao identifikatore sadraja. Istini za volju, ponekad nije bitno da postoji za glavlje, ali dobra je praksa da ga ipak formirate kako biste se i sami lake orijentisali. Poeljno je da sadraj zaglavlja bude kratak i jezgrovit: upotrebite jednu ili dve rei koje nedvosmisle no upuuju na znaenje sadraja kolone. Excel je u stanju da automatski prepozna celu listu, ukljuujui i njeno zaglavlje. Ovo je veoma prikladna osobina, jer tad uglavnom ne morate da runo obeleavate opseg liste ili da sa mi upisujete krajnje adrese (to bi bilo i neudo bno nad listom sa nekoliko hiljada redova), ne go program to uini sam. Ako ponekad treba sa mi da uhvatite opseg cele liste, postavite se na neku njenu eliju, pa pritisnite preicu Ctrl+* i ona e biti obeleena u celosti. Uzgred, neki ala ti su u stanju da raspoznaju zaglavlje liste ako je ono ispisano u dva reda, ali vam savetujemo da svakako izbegavate tu mogunost. Umesto to ga, ako je potrebno, uredite eliju da prikazuje vie redova; uinite to klikom na dugme Home > Alignment > Wrap Text ili istoimenom opci jom na kartici Alignment u dijalogu za obliko vanje elije. U raznim prilikama, lista se koristi kao svo jevrsna baza podataka. Naravno, Excel nije pra vi sistem za upravljanje bazama, jer ne zadovo ljava neke sutinske zahteve koji vae u pravim bazama; ali, neke elementarne korake koji su poznati u ovim sistemima ipak moete predu zeti. Lista podsea na oblik tabelarne prezenta cije baze podataka: svaki red liste je slog baze, dok kolona predstavlja sva polja iste vrste i for mata; zaglavlje se moe tumaiti kao skup ime na polja. U komunikaciji sa drugim programi ma, Excel e podatke uvezene iz prave baze po dataka prikazati kao listu; takoe, lista je pola zite za izvoz u neki od podranih formata ba ze podataka.

ka na jednom radnom listu. Uostalom, dobro je da se naviknete da razuujete sloene poslo ve na vie radnih listova. Kada formirate listu, neka ona bude jedini bitan sadraj radnog lista. tavie, strogo pripazite da, ako imate red sa na slovom ili nekim posebnim sadrajem, strogo izolujete listu barem po jednim celim praznim redom iznad i ispod, kao i praznim kolonama le vo (ako lista ne poinje u koloni A) i desno. U protivnom, mogli biste doiveti neprijatna izne naenja usred nekog sloenog zahvata; takoe, to je neophodno kako bi ceo opseg liste bio auto matski prepoznat u svakoj situaciji.

Priprema listeUoi primene sloenih alata za analizu, bi tno je da ne dozvolite lou organizaciju podata

Liste se esto upotrebljavaju kao mesto stal nog prikupljanja podataka, pa stoga nemojte in sistirati na posebnom grafikom ureenju liste, osim minimalno, da biste lake itali podatke. Unesite prvih nekoliko redova, pa u njima valja no postavite sve formate i, opciono, maske po dataka. Ako je sadraj neke od kolona formula, unesite je tako da svaki fiksirani podatak (npr. kursna lista ili mara) bude korien sa apsolu tnom adresom ili, jo bolje, kao imenovana refe renca. Uz prisustvo nekoliko ve ureenih redo va, Excel e biti u stanju da prepozna novi unapril 2008 PC

3


os i odmah e dati isti format svakom sadraju u koloni; ak e prepoznati i primeniti formu le koje rade sa podacima u istom redu, ukoliko one postoje. Nemojte preduzimati naknadne obrade podataka unutar liste: obezbedite da se jednom uneti podaci smatraju konanim. U protivnom, rizikujete da zbog nepanje ugrozite konzisten tnost liste i da zbog toga doe do naruavanja ispravnosti rezultata u nekim ve definisanim obradama. Ako primetite da neka elija u listi ima pogrenu vrednost, a treba da zauzme ne ku drugu meu raspoloivim u koloni, moete je prekucati ili iskopirati, ali moete upotrebiti i alatku Pick from Dropdown List u kontekstnom meniju elije: otvorie se padajua lista sa svim jedinstvenim vrednostima kolone, meu koji ma moete odabrati pravu.

Lista kao strukturaKada jednom formirate oblik liste, pro gram pokazuje izvesnu dozu inteligencije, po maui vam da je lake odravate; recimo, ka da unosite sadraj, posle nekoliko redova pro gram poinje da shvata pravila unosa, pa ne morate da se brinete oko maske broja ili dru gog ureenja sadraja u nekoj koloni. tavie, ako kroz red pri unosu napredujete tasterom Tab, a na kraju reda pritisnete Enter, program e automatski aktivirati prvu eliju u sledeem redu liste. Meutim, u mnogim prilikama to nije do voljno. Odravanje konzistentnosti liste je va no zbog svih operacija, a takoe je vano da ne hotice ne izgubite neki deo podataka. Zbog tog i nekih drugih razloga, u Excelu 2007 imate mo gunost da listu pretvorite u strukturiranu tabe lu u kojoj vai poseban reim interaktivnosti. Dobar je as da prekinemo priu i unapred spreimo moguu zavrzlamu sa terminima. U ranijoj praksi pravili smo razliku izmeu pojma liste i pojma tabele u uem smislu: dok je lista definisana strogo linijski, tabela se slobodno formira, a u sadraju moe imati jedno zaglav lje redova ili kolona ili oba zaglavlja, kao i zbi

rove (ili druge rezultate) po redovima i kolona ma. I jedna i druga struktura imaju svoje fun kcionalno znaenje u primeni naprednih alata. Meutim, iz nekog razloga koji nikome nije po znat, kreiranje strukture od liste se ranije naziva lo list na engleskom, pa smo u potrebi da razli kujemo obinu i strukturiranu listu ovu drugu nazivali eksplicitna lista. U Microsoft Excelu 2007, ta struktura se na engleskom naziva, pros to, table; doslovni prevod tabela postaje dvo smislen. Dogovoriemo se: pre nego to u kon tekstu postane jasno o kom konkretnom obliku govorimo, strukturiranu listu emo najpre na zvati eksplicitna tabela, a onu staru tabela sa dva zaglavlja. Da biste obinu listu pretvorili u eksplici tnu tabelu, najpre aktivirajte neku eliju unutar liste, pa pozovite komadu Insert > Tables > Ta ble ili pritisnite preicu Ctrl+T; kao trag kompa tibilnosti sa Excelom 2003, za isti posao osta je na raspolaganju i Ctrl+L. U tom trenutku po javie se mali dijalog u kome treba da definie te (odnosno, da potvrdite) adresu opsega liste i da overite da je prepoznato prisustvo zaglav lja. Kada potvrdite izbor, desie se nekoliko stva

4

PC

april 2008


ri. Najupadljivija promena je vizuel ne prirode: tabela e dobiti neki gra fiki oblik koji naglaava zaglavlje i naizmenine redove. Ispis zaglavlja e biti posebno na glaen, a pored imena e se pojaviti dugmad sa strelicama koje ete es to koristiti; u donjem desnom uglu siluete tabele, ugledaete malu ozna ku koju moete vui miem da biste promenili dimenziju table (recimo, da biste unapred pripremili odreeni broj redova za unos). Konano, dok je aktivna neka elija tabele, na glav noj traci e se pojaviti kontekstual na kartica Table Tools > Design. Za poetak, samo kratka opaska o dizaj nu u uem smislu: paleta Table Styles ima oigle dnu namenu; ako vam nijedan dizajn nije po vo lji, na dnu palete birajte komandu Clear; a ako imate umetnike sklonosti, moete napraviti i sopstveni dizajn tabele u dijalogu New Table Style. Ali, neka zasad izgled ostane takav kakav je prvi put ukljuen; uoite polja za potvrdu u grupi Table Style Options. Polje Banded Rows je ukljueno, a slui za varijaciju naglaenih redo va; slino je i sa ostalim poljima. Opciju Header Row nemojte da iskljuujete, a polju Total Row emo se vratiti za par asaka. Eksplicitna tabela je bolje zatiena nego lista, a dodato je nekoliko interaktivnih mo gunosti koje biste svakako esto koristili, ali ovako je lake. Za poetak, postavite se u red neposredno ispod tabele, pa zaponite neki un os; kako zavrite unos, tako e taj red postati pri druen tabeli. Pojavie se i pametna oznaka ko ja omoguuje opoziv ili promenu ponaanja fun kcije AutoExpansion, koja je zaduena za ovu mogunost. Takoe, postavite se u neku eliju reda koji elite da izbriete, pa pozovite paletu komandi Home >Cells > Delete i videete nove komande Delete Table Rows (Columns); slino vai i za susednu paletu Insert: zatei ete nove komande koje slue da se ubaci novi red iznad aktivne elije ili nova kolona levo od nje.

Kada ukljuite polje za potvrdu Table Style Options > Total Row, dodaete red sa zbirom na dno tabele. Uz pretpostavku da se u krajnjoj desnoj koloni nalaze neki numeriki podaci, is pod nje e se pojaviti zbir; krajnja leva elija e dobiti tekst Total, a ceo red e biti posebno na glaen. Ukoliko elite da dodate jo vrednosti za totale (ukljuujui i prvu kolonu), uoite da svaka elija reda totala ima pridruenu pada juu listu u kojoj moete izabrati eljenu agre gatnu funkciju. Zgodno je to to moete uvek is kljuiti i ponovo ukljuiti red totala, a pritom e biti vraeni svi podaci onako kako ste ih pretho dno postavili; to vai ak i ako dopisujete redo ve na dno tabele ili uklanjate neke od njih. Mo ete slobodno dopisivati redove i dok je red tota la aktivan: prosto, stanite u desnu eliju u posle dnjem redu podataka, pa pritisnite taster Tab i formiraete novi red za podatke. Naravno, tota li se automatski auriraju nakon unosa. U kontekstualnoj kartici Table Tools > De sign pronai ete jo neke korisne komande. Ime u polju grupe Properties moete promeniti, kasnije bi moglo da bude korisno; ovde moete i pozvati dijalog za redefinisanje dimenzija tabe le. Komanda Tools > Remove Duplicates je zgo dna za ienje ponovljenih podataka; kada se otvori dijalog, potrebno je da definiete ta su relevantni podaci koji ine potencijalni dupliapril 2008 PC


kat; ako su ukljuena sva polja za potvrdu, bie uklonjeni samo duplikati potpuno jednakih re dova; ako je ukljueno samo jedno polje, bie sauvan samo prvi red, posmatrano s vrha tabe le. Najzad, komanda Convert to Range je supro tna definisanju eksplicitne tabele: tako ete vra titi podatke u stanje obine liste.

SortiranjeSortiranje je operacija slaganja podataka po rastuem ili opadajuem abecednom ili nume rikom redosledu. Excel prilikom sortiranja po dataka preureuje redosled liste potujui postav ljena pravila redosleda, kojih u jednom izvrenju moe biti od jedan do ak 64 (prethodne verzije su sortirale najvie tri uslova u jednom prolazu). Kada radite sa listama, Excel podrazumevano pre poznaje zaglavlja, pa ih uredno ouva na mestu prilikom sortiranja. Inae, na ovom planu posto je jo neke vrlo zanimljive novosti koje emo opi sati malo kasnije. S obzirom na to da je re o rela tivno estoj operaciji, potrebne komande ete za tei na vie mesta: u paleti Home > Editing > Sort & Filter, u grupi Data > Sort & Filter, a na raspo laganju je i priruna opcija Sort nad obeleenim opsegom u kontekstnom meniju. Najzad, ispod svakog dugmeta u zaglavlju kolone eksplicitne ta bele, ako ste je definisali, postoje najee koman de za sortiranje. Brojevi se rastue sortiraju od najmanjeg negativnog ka najveem pozitivnom broju. Za raznovrsne tekstualne podatke u kriterijumu

sortiranja vai sledei redosled teine, od ma njeg ka veem: cifre od 0 do 9; specijalni znaci; slova od A do Z (velika slova imaju veu teinu od malih, ali to je kriterijum nieg ranga i vai samo meu istim reima napisanim razliitom veliinom slova); logike vrednosti (FALSE se sortira pre TRUE); poruke o greci, koje sve imaju istu teinu. Prazne elije se uvek sortira ju na dnu liste, bez obzira na izabrani redosled sortiranja. Kao kriterijum sortiranja mogu po sluiti i korisniki definisane liste koje koristi te u automatskoj popuni (pogledajte spiskove u dijalogu Office > Excel Options > Popular > Ed it Custom Lists). Postoje dva pristupa sortiranju liste. Prvi je jednostavan: postavite se u kolonu po kojoj eli te da sortirate i birajte komandu sa ikonom A to Z za rastui, odnosno Z to A da biste sor tirali u opadajuem redosledu. Excel 2007 uno si malo vie udobnosti u interfejs za sortiranje: prepoznajui tip podataka, program e sroiti prikladan tekst komande za sortiranje. Tako ete nad tekstom i dalje videti opis Sort A to Z, dok ete nad kolonom brojeva videti npr. Sort Largest to Smallest (opadajui redosled), a nad kolonom datuma komanda e glasiti npr. Sort Oldest to Newest (rastui niz datuma). Uoite da kada sortirate eksplicitnu tabelu, dugme u za glavlju nekih kolona e dobiti tanku strelicu ko ja ukazuje na to da je sadraj u njima sortiran. Drugi pristup u sortiranju je da otvorite pu ni dijalog za tu svrhu, kako biste odmah zada

PC

april 2008


li sloeniji ili viestruki kriterijum; dijalog ete pozvati komandom Data > Sort & Filter > Sort. Program e prepoznati sve elemente strukture, pa e ih izloiti u dijalogu. Najpre definiite ve postavljeni, prvi kriterijum u glavnom oknu: odaberite ime kolone, zasad ostavite stavku Sort On Values, pa definiite redosled; uoite da na dnu spiska za alfabetske podatke imate na raspo laganju i opciju upotrebe korisniki definisane liste. Sada moete dodati drugi, podreeni krite rijum, onaj koji vai ukoliko prvi kriterijum ne razlikuje stavke; kliknite na Add Level, pa posta vite uslov nad drugom kolonom. Moete upotrebiti i dugme Copy Level da biste iskopirali obeleeni kriterijum no, zato biste to uinili? Vreme je da opiemo novosti: uoite sa draj padajue liste Sort On. Sada kao kriterijum za sorti ranje moete upotrebiti i bo ju podloge elije (Cell Col or), boju fonta (Font Color) ili ikone koje ste postavili uslovnim oblikovanjem op sega. Kako promenite pre dmet sortiranja, tako e se promeniti ostatak reda, pa moete npr. kroz dva krite rijuma nad istom kolonom definisati da se ze lene zastavice nau na vrhu, a crvene na dnu tokom sortiranja. Ovaj novitet naprasno daje legitimitet runom aranju neke liste ako to kom pregleda vidite neke posebne podatke, bi lo kakvim bojenjem ete im dati funkcionalni znaaj ako, na primer, prilikom sortiranja posta vite da ta boja ide na vrh bez obzira na neke pra ve vrednosti (koje ete sortirati u podreenim kriterijumima). Kada postavite vie kriterijuma nad nekom listom, vrlo je udobno to to e tokom sesije u radnoj svesci sadraj dijaloga ostati upamen i povezan sa tim podacima, pa moete da se vra tite u dijalog u nameri da varirate kriterijume i ponovite postupak. Plave strelice su na raspola ganju za premetanje redosleda kriterijuma, ne

ki nivo moete izbrisati, dodati novi, itd. Naj zad, ispitajte i sadraj dijaloga Options: ovde ete odrediti da li je razlika izmeu velikih i ma lih slova vana, a moete upotrebiti i retku, ali raspoloivu opciju sortiranja sleva nadesno. Vodite rauna o izraunatim poljima u pro cesu sortiranja: korisno je da koristite apsolutne reference, da se ne bi izgubila veza sa matinim podacima. Ako ste nezadovoljni rezultatom sor tiranja, odmah moete opozvati operaciju ko mandom Undo. Postoje i situacije kada ete po eleti da privremeno sortirate listu, radei ne to drugo u meuvremenu pre vraanja liste na prethodno stanje. Ako niste sigurni koji je redo sled bio na snazi, na poetku posla se posluite

trikom: pre sortiranja dodajte listi jednu kolonu i popunite je rednim brojevima (iskoristite mo gunost automatske popune); kada odluite da vratite tabelu u preanje stanje, sortirajte je po novo po rednim brojevima, a na kraju izbriite pomonu kolonu. Ukoliko elite da sortirate samo jedan pod skup podataka unutar liste, najpre ga obeleite. Sistem za sortiranje e pretpostaviti nekonzis tentno sortiranje, pa e predloiti da proiri kon tekst operacije na celu listu; ali, ako je tako po trebno, odgovorite odreno na to pitanje.

FiltriranjeAko poelite da pogledate samo jedan deo neke duge liste ili eksplicitne tabele, tako da se vide samo podaci koji odgovaraju nekom zadaapril 2008 PC

7


tom uslovu, upotrebiete operaciju filtriranja. To je nedestruktivna alatka koja se direktno pri menjuje nad sadrajem liste, a funkcionie tako to se privremeno sakrivaju svi oni redovi koji ne odgovaraju kriterijumu. Postoje dva vida ove operacije: automatsko filtriranje je jednostavni oblik koji ete uglavnom koristiti; napredno fil triranje je neto sloeniji postupak koji poiva na spoljnoj strukturi kao kriterijumu. Automatsko filtriranje je znatno pojaano u aktuelnoj verziji programa, jer su detaljne op cije bolje izloene i prepoznaju kontekst tipa po dataka. Najpre je potrebno da pridruite alatku zaglavlju liste; ako ste definisali eksplicitnu tabe lu, sistem je to ve uinio za va raun; ako je re o prostoj listi, tu dugmad moete dodati sa

videti gomile odgovarajuih opcija. Komanda sa tri take otvara dijalog, pa tamo moete do dati vrednost i opcioni drugi kriterijum (ne vi e od toga). Za tekst birate da li stavke poinju nekim slovima, zavravaju se njima ili ih sadre (ili ne sadre); za brojeve, postavljate odgovara jue (ne)jednaine, a imate i novu opciju koja filtrira brojeve koji su manji ili vei od proseka celog uzorka. Kada ugledate opcije za filtriranje po datu mima, zapanjiete se: osim uobiajenih postav ki relacija, moete birati meu petnaestak opci ja filtriranja relativno u odnosu na dananji da tum ili moete birati neki odreeni period (me sec ili kvartal) u tekuoj godini. I najzad, sve ko lone koje sadre neko vizuelno obeleje (boja

mi komandom Data > Sort & Filter > Filter ili Home > Editing > Sort & Filter > Filter. Najzad, otvorite paletu pod dugmetom kolone koja e biti nosilac filtera. Najvee okno u paleti sadri uzorke svih podataka kolone (zapravo, samo prva 1024 podatka, ali u praksi vie i nema smisla). Ako je podataka malo, iskoristite polja za potvrdu da zadrite samo eljene vrednosti; ako ih je vi e, a trebaju vam samo neke stavke, pravi trik je da iskljuite polje (Select All), to iskljuuje sve ostalo, pa da ukljuite samo eljene. U za visnosti od tipa podataka, videete i kaskadni meni Text Filters, Number Filters, itd. gde ete

podloge ili fonta, ikona uslovnog oblikovanja) dobie aktivnu stavku Filter by Color, koju ete upotrebiti da izolujete vidljivost podataka koje ste sami nekako obeleili ili je to uinila alatka za uslovno oblikovanje. Dakle, po zadatom filtriranju, bie sakrive ni loi redovi, a odabrani redovi su naglaeni plavom bojom broja u zaglavlju redova. Streli ca na dugmetu kolone iji filter je aktivan e se pretvoriti u ikonu za filtriranje. Svaku filtriranu listu moete slobodno opet filtrirati po nekoj drugoj koloni: time ete praktino dobiti rezul tate vrlo sloenog upita. U filtriranoj listi moe te slobodno menjati podatke, ak i u koloni ko

PC

april 2008


ja je nosilac kriterijuma. Meutim, ukoliko ta ko izmenjeni sadraj vie ne zadovoljava krite rijum, nee doi do automatskog sakrivanja tog reda. U takvim sluajevima morate ponovno izvesti filtriranje: samo otvorite paletu i opet kli knite na OK. Pomoi e vam i formalna koman da Data > Sort & Filter > Reapply, pod uslovom da vam je na nianu. Najzad, primetite da ako filtrirate eksplicitnu tabelu koja sadri red tota la, tu ete uvek videti trenutni zbir samo vidlji vih podataka; to je posledica vetog podmeta nja funkcije SUBTOTAL, koja sadri opciju prvog argumenta u vrednosti 101111, to upra vo slui toj svrsi. Opiimo kako funkcioniu posebne vari jante filtriranja. Najpre, proverite da li na dnu u oknu uzoraka postoji stavka (Blanks); ako je tu, to znai da u koloni liste postoje i prazne eli je, pa do njih moete doi ovakvim filtriranjem i proveriti razlog za pojavu nedostajueg podat ka. Opcija Number Filters > Top 10 omoguava izradu svojevrsne topliste na osnovu nume rikih vrednosti. U tri polja dijaloga birate da li elite vrne ili najnie vrednosti, zatim birate broj koji oznaava koliinu, a izborom atributa Items ili Percent odluujete da li e to biti taan ili relativni broj elemenata liste. U dijalogu Cus tom Filter moete i sami postaviti kriterijum u posebnim granicama vrednosti. U padajuoj lis

ti dobijate sve kombinaci je relacija u odnosu na vre dnost koju sami unosite u polje na desnoj strani. Mo ete koristiti i dokere ? i *, koji menjaju jedan ili vie alfanumerikih zna kova. Opcioni drugi kriteri jum ete povezati sa prvim operatorom AND ili OR, ime postavljate sloeniji uslov, poput tekst poinje reju proizvod i ne sadri re mes* ili sve vrednos ti vee od ili jednake 10 i manje od 50. Rezultati filtriranja u jednoj koloni se uki daju izborom opcije (Select All) u paleti kolo ne. Ukoliko je ukljuen jo neki filter, on osta je na snazi dok ga sami ne iskljuite istim pote zom. Potpuno uklanjanje svih postavljenih kri terijuma ete izvesti u jednom potezu koman dom Data > Sort & Filter > Clear. Mehanizam filtriranja ete potpuno ukloniti, a listu vratiti u prvobitno stanje ako iskljuite dugme Filter na glavnoj traci. Moete iskljuiti alatku za filtrira nje i nad eksplicitnom tabelom, mada vam pre dlaemo da to ne inite. Jezgro naprednog filtera je kriterijum u obliku tabele koja se odrava na posebnom mes tu van liste. Sadraj te tabele moe da se menja, pri emu se po novom filtriranju dobijaju dru gaiji pogledi na listu u zavisnosti od tog uslova. Pogledajmo kako se angauje napredni filter.

Tabela kriterijuma moe da sadri jedan ili vie kriterijuma. Formirajte zaglavlje od jednog ili vie polja ija imena su identina zaglavljima kolona liste. U drugi red ete uneti vrednosti kao to ste ih unosili prilikom postavljanja kori sniki definisanih kriterijuma u automatskom filteru. Pogledajmo kako se tumae tabele dateapril 2008 PC


na slici: koliko god kolona da postavite u tabelu kriterijuma, njihov odnos se definie logikim operatorom konjunkcije (I, logiko AND). U toku filtriranja, prvi primer sa slike e se ita ti kao prodavnica je prod3 i roba je slatkii. Probajmo i malo sloeniji kriterijum: ako tabela kriterijuma ima vie redova, njihov odnos se tu mai logikim operatorom disjunkcije (ILI, lo giko OR). Drugi kriterijum se ita kao prodav nica je prod1 ili prodavnica je prod3. Jedna ko lona moe da uestvuje i u konjunkciji: trei kri terijum se tumai kao prodavnica nije prod1 i prodavnica nije prod2. Sloeni filter se postavlja pomou dijaloga koji pozivate komandom Data > Sort > Filter > Advanced. U dijalogu najpre birate da li se fil triranje obavlja u samoj listi, poput opcije auto matskog filtriranja, ili rezultat treba iskopirati na drugo mesto na istom radnom listu. Zatim definiete adresu opsega liste; ako je na poet ku bila aktivna neka elija liste, opseg e biti pre poznat, pa iskoristite tu mogunost; u polje Cri teria range unesite adresu opsega pomone ta

Ako u uobiajenom postupku odaberete no vu lokaciju za rezultat filtriranja, na raspolaga nju je iskljuivo prostor na istom radnom listu, to nije ba udobno. Ovo ogranienje ipak moe te izbei jednim trikom: neka u trenutku poziva dijaloga Advanced Filter bude aktivan poseban radni list na kome se nalazi samo tabela kriteriju ma, a prilikom popune dijaloga referencirajte lis tu koja se nalazi na drugom radnom listu.

Strukturno referenciranjeExcel 2007 donosi i jednu novost koja je u vezi sa primenom eksplicitnih tabela: to je struk turno referenciranje sadraja tabele. Iako nije re o funkcionalnosti koja je korisnicima esto potrebna, pominjemo je zato to ete tokom ra da verovatno naii na takve zapise, pa je zgodno da makar znate o emu je re. To emo uiniti sa primerima. Ponovite postupak naprednog filtriranja, ali najpre definiite polaznu listu kao eksplici tnu tabelu. Otvorite dijalog za definisanje ele menata naprednog filtera, pa ponovo defi

bele u kojoj ste pripremili kriterijum. Ako ste odluili da napravite kopiju podataka, u polje Copy to postavite adresu gornje leve elije bu due liste rezultata. Opcija Unique records only eliminie duplikate u listi. Kada potvrdite unos, filter se uspostavlja. Ako promenite kriterijum, morate ponovo proi kroz dijalog Advanced Fil ter. Da biste opozvali dejstvo filtera, pozovite komandu Data > Sort & Filter > Clear.

niite tabelu referencu. Umesto npr. adrese $A$3:$D$99, videete da je opseg zapisan obli kom poput Table1[#All]. Pokuajte jo neto sa novom listom: definiite imena nekih proizvo da, pa napravite kolone sa koliinom i cenom; potom definiite listu kao eksplicitnu tabelu. Tek sad, uz desnu ivicu dodajte novo zaglavlje u koje ete dodati ukupnu vrednost kao umno ak koliine i cene. U prvu eliju podatka une

30

PC

april 2008


site izraz za mnoenje, tako to ete tokom pisa nja birati reference klikom miem (znak jedna kosti, klik na koliinu, zvezdica za mnoenje, klik na cenu). Pre nego to potvrdite unos, vi deete zapis nalik na:=Table1[[#ThisRow];[koliina]]* Table1[[#ThisRow];[cena]]

sa referencama, a potom opisujemo celu grupu funkcija uz iju pomo lista zaista moe biti tre tirana kao baza podataka.

VLOOKUPJedan od naina eksploatacije liste je po mona tabela za pregled iz koje se mogu pri kazati podaci jednog sloga liste. Ideja je pros ta: unosi se poznati jedinstveni identifikator

U asu kad pritisnete Enter, ova formula e se sjuriti niz kolo nu vrednosti, postavljajui tu is tu formulu u sve elije; program je ispravno pretpostavio ta eli te da uinite (to bi se desilo i da ste uneli obine adrese kao refe rence; poenta je u strukturi tabe le). Ova varijanta zapisivanja re ference u formuli, kao i ona pret hodna, naziva se strukturna re ferenca. Posmatrajte to kao ne to to je na viem stupnju les tvice nego to je runo imeno vana referenca, a posledica je tvrde strukture koju daje ek splicitna tabela. Efekat moete da koristite bilo gde u aktivnoj radnoj svesci. Na primer, ukupan zbir svih vrednosti moete bilo gde napisati kao =SUM(Table1[vrednost]). Pokuajte upravo ovo, ali kucajte polako i pos matrajte ekran: primetiete kako vam program daje inteligentnu pomo u vidu interaktivnih dopuna vaeg kucanja, gde se reference na tabe lu ili njene elemente pojavljuju skupa sa prepo znatljivim ikonama.

Upotreba funkcija u pregledu listePostoje izvesne funkcije koje prolog mese ca nismo pomenuli u pregledu u odeljku o gru pama funkcija. Razlog za to e vam ubrzo posta ti jasan: bilo je najpre potrebno da se upoznate sa strukturom liste, to je polazite za rad tih vr lo vrednih funkcija. Govorimo najpre o jednoj popularnoj funkciji koja pripada grupi za rad

sloga, koji emo nazvati traena vrednost (ovo moete shvatiti kao klju sloga), dok se os tale vrednosti pretragom liste dovode u rezul tat funkcije. Najvanija funkcija Excela koja ovo radi je VLOOKUP, za iji rad je potrebno da podaci budu ureeni kao lista. Funkcija VLOOKUP poredi traenu vrednost sa sadra jem prve leve kolone liste, a zatim vraa pri drueni podatak iz pronaenog reda. Sintaksa funkcije je:VLOOKUP(traena_vrednost;opseg_liste; broj_kolone;nain_pretrage)

Argumenti funkcije znae sledee: traena_vrednost argument koji upuuje na vrednost koja se trai u prvoj koloni liste. Moe biti konstanta, ali najee se izraava kao adresa elije u koju se u toku rada unosi traenaapril 2008 PC

31


vrednost. Ako je vrednost argumenta manja od najmanje vrednosti u prvoj koloni tabele, fun kcija e vratiti greku #N/A. opseg_liste referenca ka listi, napisana kao adresa ili kao imenovani opseg. broj_kolone ovaj argument odreuje po loaj podatka koji se konkretno vraa kao vre dnost funkcije. Ako se podatak nalazi u treoj koloni liste, treba postaviti broj 3. pretraga_opsega opcioni argument fun kcije; to je logika vrednost predstavljena pa rom konstanti TRUEFALSE ili 10. Ako je ar gument izostavljen ili ima vrednost TRUE ili 1 i ako nije pronaena tana traena vrednost, bie prihvaena najblia manja vrednost. Ako je vre dnost argumenta FALSE ili 0, funkcija traga is kljuivo za tanom traenom vrednou; ako ta vrednost ne bude naena, funkcija e vratiti gre ku #N/A. Ako je vrednost argumenta TRUE, prva kolona mora biti sortirana u rastuem re dosledu; u protivnom, funkcija moe da vrati besmislen rezultat, pa obratite panju na taj de talj. Ako je vrednost FALSE, prva kolona ne mo ra biti sortirana.

nite konsultacionu tabelu na drugi list; u ovom primeru, tabela se nalazi na istom listu samo zbog ilustracije.

Funkcije baze podatakaU Excelu postoje funkcije za obradu ba ze podataka koje koriste tabelu kriterijuma, je dnaku onoj u postavljanju sloenog filtera. Ove funkcije e rezultat iskazati direktno, pa nema potrebe da se lista filtrira zbog jednog sloga ili selektivne operacije. Poto element u tabeli kri terijuma ne mora biti konstanta, nego i rezul tat formule, ove funkcije moete da upotrebite kao svojevrsno jezgro sistem upita u svojoj Ex cel aplikaciji. Sintaksa svih ovih funkcija je:Dfun(opseg_liste;kolona;kriterijum)

Na slici moete videti praktian primer upotrebe funkcije VLOOKUP: ovo je tabela sto pa rabata koje dajete kupcima prema iznosu na fakturi. Sad na samoj fakturi moete povezati ukupan iznos sa sadrajem tabele, to e vam dati valjan procenat rabata koji se odnosi na da tu vrednost. Jedna uzgredna opaska: ako poe lite da primenite slino reenje, obavezno sklo

Dfun je naziv funkcije. Sve funkcije poinju slovom D koje sugerie re database; zbog toga, Excel strunjaci ih u argonu nazivaju Dfun kcije. Pri tom je opseg_liste adresa ili, to je uvek bolje, ime opsega liste; kolona je ime ili re dni broj kolone liste u ko joj funkcija trai rezultat a kriterijum referenca ka tabeli kriterijuma. Funkcije za izrau navanje raznih vrednosti prema datom kriterijumu u listi su DAVERAGE, DMIN, DMAX, DCO UNT, DSUM... Pogledaj mo kako se one priprema ju i kako funkcioniu. U listi na slici se nalaze po daci o izmerenim vrednostima u jednoj mete orolokoj stanici tokom trideset dana, mereno tri puta dnevno. Merene su etiri veliine (dak le, postoje etiri podatka) a zadatak je da se oba vi nekoliko manjih analiza. Da biste lake pisali formule, celoj listi je dato ime podaci. Napravite malu tabelu kriterijuma od dve elije: prva sadri tekst vreme i poklapa se tek

3

PC

april 2008


stom u odgovarajuem zaglav lju kolone; u drugu eliju ete unositi vremena za koje eli te podatke. Tabela kriterijuma se nalazi u bloku I2:I3. Unesi te vrednost 7:00 u eliju I3 i negde napiite ove formule:=DAVERAGE(podaci;3;I2:I3) =DMAX(podaci;3;I2:I3) =DMIN(podaci;3;I2:I3)

Saeti prikaz strukture tabeleGrupa komandi Data &

Documents

Srpski - Excel 2007, deo 2