Chuyên đề 6

MẪU BIỂU HỒ SƠ KIỂM TOÁN

VÀ NHẬT KÝ KIỂM TOÁN VIÊN CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

Người biên soạn

TS. Hoàng Phú Thọ

I. MỤC TIÊU

- Giúp học viên nắm vững những vấn đề cơ bản về hồ sơ kiểm toán và

mẫu biểu hồ sơ kiểm toán, như: nguyên tắc thiết lập hồ sơ, mục đích của hồ sơ

kiểm toán, các mẫu biểu hồ sơ kiểm toán được sử dụng trong hoạt động kiểm

toán và nguyên tắc quản lý, sử dụng, phương pháp ghi chép các mẫu biểu hồ sơ

kiểm toán (HSKT).

- Giúp học viên hiểu được vai trò quan trọng của HSKT và mẫu biểu

HSKT trong hoạt động kiểm toán và kiểm soát chất lượng kiểm toán.

- Hướng dẫn cho học viên nắm vững và vận dụng ghi chép các mẫu biểu

HSKT, nhất là Nhật ký làm việc của KTV.

II. NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH CỦA CHUYÊN ĐỀ

- Hồ sơ kiểm toán của KTNN: khái niệm; danh mục hồ sơ; lập, lưu trữ và

huỷ HSKT.

- Vai trò, yêu cầu của mẫu biểu HSKT.

- Khái quát về hệ thống mẫu biểu HSKT: quá trình xây dựng, sửa đổi mẫu

biểu HSKT; quy định hiện hành về mẫu biểu HSKT; thứ tự sắp xếp các mẫu

biểu HSKT; kết cấu chung của các mẫu biểu; so sánh mẫu biểu với danh mục

HSKT.

- Mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp ghi chép của mỗi mẫu biểu

HSKT; những sai sót thường gặp.

- Mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp ghi chép Nhật ký làm việc

của KTV; những sai sót thường gặp.

III. NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ

267

1. Hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước

1.1. Khái niệm về hồ sơ lưu trữ và một số khái niệm liên quan

Theo Luật Lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13) thì:

- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,

một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo

dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ

chức, cá nhân.

- Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo

dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những

nguyên tắc và phương pháp nhất định.

- Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên

cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa

ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ

công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và

vật mang tin khác.

1.2. Danh mục hồ sơ kiểm toán

Theo Quy định về Danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản,

khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán được ban hành kèm theo Quyết định số

08/2012/QĐ-KTNN ngày 05/11/2012 của Tổng Kiểm toán Nhà nước:

Danh muc hô sơ kiêm toan của môt cuôc kiêm toan gôm: Hô sơ kiêm toan

chung, hô sơ kiêm toan chi tiêt va hô sơ kiêm toan sau khi phat hanh bao cao

kiêm toan.

1.2.1. Hô sơ kiêm toan chung

Bao gồm:

1. Các tài liệu thu thập được trong quá trình khảo sát, lập Kế hoạch kiểm

toán, gồm:

a) Công văn và đề cương khảo sát gửi đơn vị được kiểm toán (nêu có);

b) Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn

đầu tư, báo cáo khác;

268

c) Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành… về triển khai, thực hiện

nhiệm vụ của đơn vị được kiểm toán (nêu có);

d) Các tài liệu khác có liên quan.

2. Dự thảo Kế hoạch kiểm toán của cuộc kiểm toán và các văn bản thẩm

định, xét duyệt dự thảo Kế hoạch kiểm toán, gồm:

a) Tờ trình và dự thảo Kế hoạch kiểm toán của cuộc kiểm toán kèm theo,

trình lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước xét duyệt;

b) Các báo cáo thẩm định của các Vụ chức năng đối với dự thảo Kế hoạch

kiểm toán của cuộc kiểm toán;

c) Thông báo kết quả hoặc Biên bản xét duyệt của lãnh đạo Kiểm toán Nhà

nước đối với dự thảo Kế hoạch kiểm toán của cuộc kiểm toán (nêu có).

d) Các tài liệu khác có liên quan.

3. Kế hoạch kiểm toán của cuộc kiểm toán; Kế hoạch kiểm toán điều chỉnh,

bổ sung của cuộc kiểm toán (nêu có).

4. Quyết định kiểm toán; các Quyết định kiểm toán điều chỉnh, bổ sung (nêu

có).

5. Các báo cáo được kiểm toán, gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán

ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư, báo cáo khác.

6. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về hoạt động kiểm toán của Đoàn kiểm toán

(nêu có).

7. Các văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán, gồm:

Văn bản chỉ đạo hoạt động kiểm toán của các cấp đối với Đoàn kiểm toán (nêu

có); các văn bản hướng dẫn đối với cuộc kiểm toán chuyên đề, đặc thù (nêu có);

Biên bản họp kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kiểm toán của Lãnh đạo Kiểm toán

Nhà nước chuyên ngành (khu vực) đối với Đoàn kiểm toán (nêu có); tài liệu

khác có liên quan.

8. Báo cáo định kỳ và đột xuất của Đoàn kiểm toán gửi Kiểm toán trưởng,

Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước.

9. Nhật ký công tác của Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn kiểm toán.

10. Các biên bản họp Đoàn kiểm toán.

269

11. Các Dự thảo báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán và các văn bản

thẩm định, xét duyệt Dự thảo báo cáo kiểm toán, gồm:

a) Dự thảo báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán trình Kiểm toán trưởng

Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành (khu vực);

b) Các văn bản, biên bản họp thẩm định của Hội đồng cấp Vụ đối với Dự

thảo báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán;

c) Biên bản họp xét duyệt của Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà nước

chuyên ngành (khu vực) đối với Dự thảo báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán;

d) Tờ trình và Dự thảo báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán kèm theo

trình Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước xét duyệt;

đ) Báo cáo thẩm định của các Vụ chức năng đối với Dự thảo báo cáo kiểm

toán của Đoàn kiểm toán;

e) Thông báo kết quả xét duyệt của Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước đối với

Dự thảo báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nêu có);

f) Các tài liệu khác có liên quan.

12. Công văn gửi Dự thảo báo cáo kiểm toán kèm theo Dự thảo báo cáo

kiểm toán của Đoàn kiểm toán, gửi lấy ý kiến của đơn vị được kiểm toán.

13. Văn bản tham gia ý kiến của đơn vị được kiểm toán về Dự thảo báo cáo

kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

14. Văn bản giải trình, kiến nghị của đơn vị được kiểm toán, của các tổ

chức, cá nhân có liên quan (nêu có).

15. Biên bản họp thông báo Dự thảo báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán

với đơn vị được kiểm toán.

16. Tờ trình về việc phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, trình

Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước.

17. Công văn gửi Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán kèm theo Báo cáo

kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

18. Báo cáo bảo lưu ý kiến của thành viên Đoàn kiểm toán (nêu có).

270

19. Biên bản, báo cáo kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán

của các đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm soát của các Vụ chức năng và của đơn vị

chủ trì cuộc kiểm toán (nêu có).

20. Văn bản gửi các cơ quan liên quan và văn bản trả lời của các cơ quan

liên quan về chính sách, chế độ và các vấn đề có liên quan đến cuộc kiểm toán.

21. Các công văn gửi Kho bạc Nhà nước về việc thực hiện kiến nghị kiểm

toán.

22. Đơn thư khiếu nại, tố cáo và trả lời khiếu nại, tố cáo (nêu có).

23. Các tài liệu khác có liên quan.

1.2.2. Hô sơ kiêm toan chi tiêt

Bao gồm:

1. Các báo cáo được kiểm toán và báo cáo được kiểm tra, đối chiếu với bên

thứ ba, gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết

toán vốn đầu tư và các báo cáo khác.

2. Kế hoạch kiểm toán chi tiết; các Kế hoạch kiểm toán chi tiết điều chỉnh,

bổ sung (nêu có).

3. Văn bản yêu cầu đơn vị được kiểm toán, đơn vị liên quan cung cấp thông

tin, tài liệu cần thiết phục vụ công tác kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu với bên thứ

ba (nêu có).

4. Nhật ký làm việc của kiểm toán viên.

5. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về hoạt động kiểm toán của Tổ kiểm toán (nêu

có).

6. Các văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán, gồm:

Văn bản chỉ đạo về hoạt động kiểm toán đối với Tổ kiểm toán (nêu có); Biên

bản họp kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kiểm toán của lãnh đạo Đoàn kiểm toán,

lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành (khu vực) đối với Tổ kiểm toán

(nêu có); tài liệu khác có liên quan.

7. Báo cáo định kỳ và đột xuất của Tổ kiểm toán gửi Trưởng đoàn kiểm

toán, Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành (khu vực).

8. Băng chứng kiểm toán (cac thông tin, tai liêu, ghi chep kê toan va cac

thông tin khac liên quan đên nôi dung kiêm toan, kiêm tra, đối chiêu thuê, kiêm

271

tra, đối chiêu khac do kiêm toan viên thu thâp; cac bản tính toan, phân tích,

điều tra, phỏng vấn, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… do kiêm toan viên thu

thâp, lâp lam căn cư đê hình thanh y kiên đanh gia, xac nhân, kêt luân, kiên

nghi về nôi dung đươc kiêm toan, kiêm tra, đối chiêu thuê, kiêm tra đối chiêu

khac; y kiên của chuyên gia, Biên bản kiêm tra hiên trường, kho, quỹ...).

9. Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của Kiểm toán viên, gồm:

a) Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của Kiểm toán viên;

b) Biên bản xác nhận kết quả kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba của Kiểm

toán viên (nêu có).

10. Biên bản xác nhận kết quả kiểm toán tại xã, phường (đối với cuôc kiêm

toan ngân sach đia phương).

11. Biên bản kiểm toán; Biên bản kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba.

12. Biên bản họp Tổ kiểm toán.

13. Dự thảo báo cáo kiểm toán của Tổ kiểm toán trình Trưởng đoàn kiểm

toán phê duyệt.

14. Dự thảo Báo cáo kiểm toán của Tổ kiểm toán tại cuộc họp thông báo

(hoặc gửi lấy y kiên) với đơn vị được kiểm toán.

15. Biên bản họp thông báo dự thảo Báo cáo kiểm toán của Tổ kiểm toán

với đơn vị được kiểm toán.

16. Văn bản tham gia ý kiến của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Báo cáo

kiểm toán của Tổ kiểm toán (nêu có).

17. Văn bản giải trình, kiến nghị của đơn vị được kiểm toán, của các tổ

chức, cá nhân có liên quan (nêu có).

18. Tờ trình về việc phát hành Báo cáo kiểm toán của Tổ kiểm toán.

19. Báo cáo kiểm toán của Tổ kiểm toán.

20. Biên bản kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán của các

Đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm soát của các Vụ chức năng, của đơn vị chủ trì

cuộc kiểm toán tại Tổ kiểm toán (nêu có).

21. Báo cáo bảo lưu ý kiến của thành viên Tổ kiểm toán (nêu có).

22. Tài liệu khác có liên quan.

272

1.2.3. Hô sơ kiêm toan sau khi phat hanh Bao cao kiêm toan của Đoan kiêm

toan

Bao gồm:

1. Báo cáo của đơn vị được kiểm toán về việc thực hiện các kiến nghị kiểm

toán của Kiểm toán Nhà nước.

2. Các văn bản ý kiến, khiếu nại về kết quả kiểm toán của đơn vị được kiểm

toán hoặc các tổ chức, cá nhân có liên quan và văn bản trả lời của Kiểm toán

Nhà nước (nêu có).

3. Kế hoạch kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

4. Quyết định kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

5. Đề cương hướng dẫn đơn vị được kiểm tra chuẩn bị văn bản báo cáo

Đoàn kiểm tra.

6. Các tài liệu, băng chứng thu thập trong quá trình kiểm tra (Hô sơ, sổ kê

toan va chưng từ cu thê: Giấy nôp tiền vao Kho bạc Nha nước về cac khoản

tăng thu va thu hôi cac khoản tiền chi sai quy đinh…; cac quyêt đinh điều chỉnh

cơ chê quản ly của đơn vi đươc kiêm toan (nêu có); cac bao cao có liên quan

đên viêc thực hiên kiên nghi kiêm toan (bao cao theo yêu cầu của đơn vi chủ

quản, Bô Tai chính…).

7. Biên bản kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

8. Biên bản họp Đoàn kiểm tra (nêu có).

9. Ý kiến giải trình của đơn vị (nêu có).

10. Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

11. Văn bản chỉ đạo đối với hoạt động của Đoàn kiểm tra (nêu có).

12. Các văn bản của Kiểm toán Nhà nước gửi đơn vị được kiểm toán và các

tổ chức, cá nhân liên quan về những vấn đề có liên quan đến việc thực hiện kiến

nghị kiểm toán.

13. Báo cáo kiểm soát chất lượng kiểm toán của Vụ Chế độ và Kiểm soát

chất lượng kiểm toán, các đoàn thanh tra, kiểm tra sau khi phát hành Báo cáo

kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nêu có).

273

14. Các Biên bản họp của Tổ, Đoàn, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán,… và các

báo cáo liên quan đến xử lý kết quả, thực hiện kiến nghị thanh tra, kiểm tra,

kiểm soát chất lượng kiểm toán (nêu có).

15. Tài liệu khác có liên quan.

1.3. Lập, lưu trữ và huỷ hồ sơ kiểm toán

Theo Quy định về Danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản,

khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán được ban hành kèm theo Quyết định số

08/2012/QĐ-KTNN ngày 05/11/2012 của Tổng Kiểm toán Nhà nước, việc lập,

lưu trữ và huỷ hồ sơ kiểm toán được quy định như sau:

1.3.1. Lâp, nôp lưu hô sơ kiêm toan

- Chậm nhất 01 tháng kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn

kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán có trách nhiệm lập mục lục và nộp hồ sơ

kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán

Nhà nước chuyên ngành (khu vực).

- Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm tra

thực hiện kiến nghị kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập và nộp

hồ sơ kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp

thuộc Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành (khu vực).

- Chậm nhất 24 tháng kể từ ngày 31 tháng 12 năm phát hành Báo cáo kiểm

toán của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại Kiểm toán Nhà nước

chuyên ngành (do phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành

quản lý) phải nộp vào lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước (do Văn phòng Kiểm

toán Nhà nước quản lý); hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc

Kiểm toán Nhà nước khu vực phải nộp vào lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước khu

vực (do Văn phòng Kiểm toán Nhà nước khu vực quản lý). Trường hợp cần giữ

lại hồ sơ đến hạn nộp lưu, Kiểm toán trưởng KTNN chuyên ngành phải lập danh

mục hồ sơ giữ lại và gửi cho Văn phòng Kiểm toán Nhà nước xem xét, giải

quyết; thời hạn giữ lại thêm không quá 12 tháng tính từ ngày đến hạn nộp lưu.

- Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành (khu vực) có trách

nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán theo đúng Quy chế thực

hiện công tác lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số

1653/QĐ-KTNN ngày 19/10/2005 của Tổng Kiểm toán Nhà nước.

274

- Việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được

thực hiện như đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật

và của Kiểm toán Nhà nước.

1.3.2. Bảo quản hô sơ kiêm toan

- Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, sắp xếp khoa học để

dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.

- Hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước do Văn

phòng Kiểm toán Nhà nước trực tiếp quản lý; hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu

trữ của Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành do Phòng Tổng hợp trực tiếp quản

lý; hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước khu vực do

Văn phòng Kiểm toán Nhà nước khu vực trực tiếp quản lý.

- Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán được xác định theo quy định tại Quyết

định số 1888/QĐ-KTNN ngày 10/12/2010 của Tổng Kiểm toán Nhà nước về

việc ban hành quy định bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán

Nhà nước.

- Kho lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước và của Kiểm toán Nhà nước khu vực

phải đảm bảo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư số

09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ

chuyên dụng.

1.3.3. Khai thac hô sơ kiêm toan

* Hồ sơ kiểm toán được khai thác trong các trường hợp sau:

a) Có yêu cầu của Toà án, Viện kiểm sát, cơ quan điều tra và các cơ quan

khác theo quy định của pháp luật;

b) Có yêu cầu giám định, kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm

toán, kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán; giải quyết kiến nghị về báo cáo

kiểm toán, các khiếu nại, tố cáo;

c) Có yêu cầu phục vụ công tác lập kế hoạch kiểm toán kỳ sau; nghiên cứu

khoa học, đào tạo, tập huấn của Kiểm toán Nhà nước;

d) Các trường hợp khác theo quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.

* Quyết định cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán

275

a) Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm

toán đối với các trường hợp quy định tại Điểm a và Điểm d nêu trên.

b) Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước quyết định việc cho phép khai

thác hồ sơ kiểm toán đang được lưu trữ tại kho lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước

đối với các trường hợp quy định tại Điểm b và Điểm c nêu trên.

c) Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước quyết định việc

cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán do đơn vị mình quản lý đối với các trường

hợp quy định tại Điểm b và Điểm c nêu trên.

* Tổ chức, cá nhân thuộc Kiểm toán Nhà nước được mang hồ sơ kiểm toán ra

khỏi lưu trữ để phục vụ công tác theo quy định nêu trên sau khi được người có

thẩm quyền quyết định cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn khi kết thúc công

việc; việc giao, nhận hồ sơ kiểm toán phải được lập thành biên bản.

* Tổ chức, cá nhân không thuộc Kiểm toán Nhà nước có nhu cầu khai thác

hồ sơ kiểm toán phải có giấy giới thiệu, nêu rõ mục đích khai thác và phải tuân

thủ quy định về khai thác. Việc khai thác hồ sơ kiểm toán chỉ được thực hiện tại

nơi lưu trữ và đối với những tài liệu liên quan đến việc cần giải quyết. Việc sao

chụp tài liệu không thuộc tài liệu mật tại nơi lưu trữ chỉ khi được sự cho phép

của người có thẩm quyền và phải do bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ thực hiện.

1.3.4. Huỷ hô sơ kiêm toan

Hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Quyết định số

1888/QĐ-KTNN ngày 10/12/2010 của Tổng Kiểm toán Nhà nước về việc ban

hành Quy định bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước

và không cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử thì

được hủy theo quy định của pháp luật.

2. Vai trò, yêu cầu của mẫu biểu hồ sơ kiểm toán

2.1. Vai trò của mẫu biểu hồ sơ kiểm toán

Mẫu biểu hồ sơ kiểm toán dùng để ghi chép, phản ánh diễn biến, nội dung

và kết quả kiểm toán, đồng thời đó là một công cụ quản lý hoạt động kiểm toán.

Mẫu biểu hồ sơ kiểm toán có những vai trò quan trọng sau:

- Thư nhất, mẫu biểu HSKT lưu trữ toàn bộ thông tin về đối tượng, diễn

biến, nội dung và kết quả của cuộc kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán, các

thông tin đã thu thập, băng chứng kiểm toán, phát hiện của KTV được phản ánh,

276

ghi chép vào các mẫu biểu HSKT có liên quan. Thông qua mẫu biểu HSKT giúp

KTV khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như người

kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được diễn biến, kết quả công việc

kiểm toán đã thực hiện. Các kết quả công việc của KTV này có thể được các

KTV khác sử dụng để tiếp tục thực hiện nội dung kiểm toán hay thực hiện các

công việc còn lại của mỗi mẫu biểu HSKT một cách thuận lợi.

- Thư hai, mẫu biểu HSKT trợ giúp KTV thực hiện hoạt động nghiệp vụ

chuyên môn. Cùng với quy trình kiểm toán, những nội dung, chỉ tiêu, bảng

biểu… trong mẫu biểu HSKT giúp cho KTV định hướng những công việc cần

làm, những nội dung, kết quả kiểm toán dự kiến phải đạt được. Nhờ đó, Trưởng

đoàn, Tổ trưởng tổ kiểm toán sẽ giảm bớt thời gian hướng dẫn công việc cho cấp

dưới.

- Thư ba, mẫu biểu HSKT là công cụ quản lý, điều hành hoạt động kiểm

toán, kiểm soát chất lượng kiểm toán. Diễn biến quá trình, nội dung và kết quả

hoạt động kiểm toán được phản ánh trong các mẫu biểu HSKT. Căn cứ vào đó,

các cấp quản lý, kiểm soát chất lượng kiểm toán sẽ kiểm tra, soát xét chất lượng

công việc của cấp dưới trên cơ sở các mẫu biểu HSKT do cấp dưới thực hiện.

Việc kiểm tra, soát xét này được tiến hành từ thấp đến cao: Kiểm toán viên tự

kiểm tra, soát xét công việc và kết quả công việc; Tổ trưởng kiểm tra, soát xét và

yêu cầu các KTV giải trình các nội dung, kết quả kiểm toán; sau đó Trưởng

đoàn kiểm toán, Kiểm toán trưởng, các Vụ tham mưu… kiểm tra, soát xét. Trên

cơ sở kiểm tra, soát xét công việc và kết quả công việc của KTV, Tổ kiểm toán

thể hiện trên các mẫu biểu HSKT, các cấp độ quản lý, kiểm soát cao hơn sẽ đánh

giá tiến độ, kết quả công việc để đưa ra các quyết định quản lý, điều hành hoạt

động kiểm toán. Quá trình này nhăm bảo đảm chất lượng của hồ sơ kiểm toán và

công việc của KTV được giám sát đầy đủ, đảm bảo chất lượng.

- Thư tư, mẫu biểu HSKT làm cơ sở cho lập và phát hành báo cáo kiểm

toán. Đây là vai trò rất quan trọng của mẫu biểu HSKT, vì mục đích cuối cùng

của một cuộc kiểm toán là đưa ra báo cáo kiểm toán. Mẫu biểu HSKT chính là

những băng chứng băng tài liệu minh chứng cho các băng chứng kiểm toán,

những phân tích, đánh giá của KTV một cách có hệ thống. Do đó mẫu biểu

HSKT là cơ sở để hình thành ý kiến của KTV, lập báo cáo kiểm toán.

- Thư năm, mẫu biểu HSKT tạo sự đồng bộ, thống nhất trong ghi chép, phản

ánh diễn biến, nội dung, kết quả kiểm toán; góp phần chính quy và chuyên

277

nghiệp hoá hoạt động kiểm toán. Hoạt động kiểm toán diễn ra tại nhiều đối

tượng, đơn vị khác nhau do nhiều KTV, tổ kiểm toán, đoàn kiểm toán khác nhau

thực hiện. Việc thống nhất và chuẩn hoá mẫu biểu HSKT sẽ giúp cho các KTV,

tổ, đoàn kiểm toán có sự thống nhất, đồng bộ trong việc phản ánh, ghi chép hoạt

động kiểm toán và kết quả kiểm toán trong HSKT, từ đó tạo điều kiện thuận lợi

cho việc tổng hợp kết quả kiểm toán toàn ngành,

- Thư sau, mẫu biểu HSKT là cơ sở hình thành HSKT hợp pháp, là cơ sở

pháp lý về các công việc kiểm toán đã thực hiện. Để đảm bảo tính tin cậy của

kết quả kiểm toán và chất lượng kiểm toán, KTV phải chứng minh được răng

công việc kiểm toán đã được tiến hành trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực

KTNN hiện hành thông qua HSKT. Mẫu biểu HSKT được ghi chép dưới dạng

tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán và làm cơ sở để chứng minh

công việc kiểm toán đã được tiến hành theo đúng những chuẩn mực kiểm toán.

- Thư bảy, mẫu biểu HSKT làm tài liệu cho đào tạo, bồi dưỡng KTV mới

vào nghề. Với những KTV mới bắt đầu bước vào nghề kiểm toán thì mẫu biểu

HSKT là những tài liệu thực tế quan trọng nhất cần phải tiếp cận để bước đầu có

hiểu biết tổng quát về những bước công việc trong quá trình kiểm toán tiến tới

nắm vững để vận dụng thành thạo khi thực hiện các công việc kiểm toán.

2.2. Yêu cầu của mẫu biểu hồ sơ kiểm toán

- Đơn giản, dễ thực hiện, thiết thực.

- Phù hợp và tương thích với hệ thống mẫu biểu báo cáo tài chính các lĩnh

vực; phù hợp với quy định về thể thức văn bản hành chính.

- Đảm bảo hiệu lực, hiệu quả trong quản lý hoạt động kiểm toán, kiểm soát

chất lượng kiểm toán.

- Đảm bảo tính mở, linh hoạt, thống nhất, đồng bộ của các mẫu biểu.

- Có tính hướng dẫn cụ thể, rõ ràng.

3. Khái quát về hệ thống mẫu biểu hồ sơ kiểm toán

3.1. Sơ lược quá trình xây dựng, sửa đổi, bổ sung hệ thống mẫu biểu hồ

sơ kiểm toán từ khi thành lập ngành

KTNN đã triển khai xây dựng, ban hành và áp dụng hệ thống mẫu biểu

HSKT thống nhất trong toàn ngành từ năm 2001. Hệ thống mẫu biểu HSKT tiếp

tục được sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện theo yêu cầu công tác kiểm toán và

278

quản lý hoạt động kiểm toán vào các năm 2004, 2005, 2007, 2011. Hệ thống

mẫu biểu HSKT hiện hành được ban hành ngày 28 tháng 3 năm 2012 theo

Quyết định số 01/2012/QĐ-KTNN của Tổng KTNN.

3.2. Quy định hiện hành về hệ thống mẫu biểu hồ sơ kiểm toán

* Hệ thống mẫu biểu HSKT đang áp dụng được ban hành theo Quyết định

số 01/2012/QĐ-KTNN ngày 28/3/2012 của Tổng KTNN có 39 mẫu biểu, với

328 trang. Cụ thể:

- Lĩnh vực kiểm toán ngân sách có 8 mẫu biểu (ngân sách bộ, ngành có 2

mẫu; ngân sách địa phương có 4 mẫu; các đơn vị dự toán, Ban quản lý dự án

trực thuộc bộ, ngành, địa phương có 2 mẫu).

- Lĩnh vực kiểm toán dự án đầu tư xây dựng có 3 mẫu biểu.

- Lĩnh vực kiểm toán chương trình mục tiêu có 3 mẫu biểu.

- Lĩnh vực kiểm toán doanh nghiệp có 3 mẫu biểu.

- Lĩnh vực kiểm toán các tổ chức tài chính- ngân hàng có 3 mẫu biểu.

- Lĩnh vực kiểm toán quốc phòng, an ninh, tài chính đảng có 3 mẫu biểu.

- Hồ sơ chung có 16 mẫu biểu.

* Kết cấu chung của các mẫu biểu

- Các mẫu biểu HSKT của các lĩnh vực kiểm toán gồm 2 phần: phần chính

của mẫu biểu và phần phụ lục. Phần chính bao gồm các mục, chỉ tiêu, nội dung

chủ yếu, các hướng dẫn ghi chép. Phần phụ lục gồm các bảng biểu ghi thông tin

số liệu liên quan đến phần chính.

- Các mẫu biểu HSKT chung gồm nội dung mẫu biểu và các quy định về

nguyên tắc lập, mục đích sử dụng và phương pháp ghi chép.

* Thứ tự sắp xếp các mẫu biểu

Các mẫu biểu HSKT được sắp xếp theo trình tự các bước công việc được

quy định trong quy trình kiểm toán chung; phản ánh theo trình tự, diễn biến của

cuộc kiểm toán.

* So sánh danh mục HSKT và hệ thống mẫu biểu HSKT

Hệ thống mẫu biểu HSKT chỉ quy định một số mẫu biểu quan trọng trong

danh mục HSKT. Trên thực tế không thể quy định đầy đủ và không cần thiết

279

phải mẫu biểu hoá toàn bộ các thông tin, ghi chép của KTV phát sinh trong hoạt

động kiểm toán.

4. Mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp ghi chép của các mẫu

biểu hồ sơ kiểm toán

- Giới thiệu 38 mẫu biểu HSKT (trừ Nhật ký làm việc sẽ được giới thiệu ở

mục sau) theo quy định tại từng mẫu biểu HSKT được ban hành kèm theo Quyết

định số 01/2012/QĐ-KTNN của Tổng KTNN.

- Nêu những sai sót thường gặp trong ghi chép từng mẫu biểu, như: không

đủ các chỉ tiêu theo mẫu; không ghi đủ thông tin tại các nội dung, mục, bảng

biểu, phụ lục; nội dung trình bày không phù hợp với tên mục, chỉ tiêu; ...v.v.

5. Mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp ghi chép Nhật ký làm việc

của kiểm toán viên

- Giới thiệu mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp ghi chép Nhật ký

làm việc của KTV theo quy định tại Quyết định số 01/2012/QĐ-KTNN của

Tổng KTNN.

- Giải thích về thể thức, kết cấu, nội dung của Nhật ký.

- Ví dụ minh hoạ về ghi chép Nhật ký làm việc (đã có trong mẫu biểu tại

Quyết định trên).

- Những sai sót thường gặp trong quá trình ghi chép Nhật ký, như: không

thể hiện đầy đủ trình tự, diễn biến công việc, kết quả công việc; không ghi nội

dung công việc, thủ tục kiểm toán; không ghi đủ các mục, chỉ tiêu; không ghi

từng ngày; không đủ chữ ký; ghi lan man, ... v.v.

IV. BÀI TẬP, TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN, THỰC HÀNH

* Yêu cầu

Bài tập, tình huống thảo luận, thực hành phải phù hợp với đối tượng học

viên là ngạch KTV dự bị.

1. Bài tập 1

Lập Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của KTV.

Học viên lựa chọn một trong những nội dung kiểm toán sau để lập Biên bản:

- Kiểm toán tài sản cố định;

280

- Kiểm toán tiền gửi ngân hàng;

- Kiểm toán doanh thu bán hàng;

- Kiểm toán thu nhập khác;

- Kiểm toán giá trị quyết toán gói thầu A.

...

2. Bài tập 2

Ghi Nhật ký làm việc của KTV trong 3 ngày liên tiếp.

Học viên lựa chọn một trong những nội dung kiểm toán sau để ghi Nhật ký

làm việc:

- Kiểm toán tài sản cố định;

- Kiểm toán tiền gửi ngân hàng;

- Kiểm toán doanh thu bán hàng;

- Kiểm toán thu nhập khác;

- Kiểm toán giá trị quyết toán gói thầu A.

...

V. TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Luật Lưu trữ

2. Hệ thống mẫu biểu hồ sơ kiểm toán được ban hành kèm theo Quyết định

số 01/2012/QĐ-KTNN ngày 28/3/2012 của Tổng KTNN (năm 2012)

3. Quy định về danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai

thác và tiêu hủy hồ sơ kiểm toán của KTNN ban hành theo Quyết định số

08/2012/QĐ-KTNN ngày 05/11/2012 của Tổng KTNN

4. Bảng tổng hợp ý kiến góp ý của các đơn vị về hệ thống mẫu biểu hồ sơ

kiểm toán (tài liệu do Vụ CĐ và KSCLKT biên tập)

281