Kolegij: Upravljanje dogaajima i manifestacijama

Pred. Rikard Bakan, mag.oec

Visoka kola za menadment u turizmu i informatici u Virovitici

Izraz protokol dolazi od grke rijei protokollos to znai prvo ljepilo

Proizlazi da je protokol ljepilo koje na okupu dri slubeni ivot u drutvu

Protokol je dugogodinja i uobiajena praksa koja se primjenjuje pri slubenim susretima meu ljudima, posebno meu uglednicima iz svih sfera drutva

Njime je obuhvaen ispravan nain oslovljavanja, nain odijevanja za pojedini dogaaj, raspored sjedenja, redoslijed govora i sl.

Oslovljavanje Ako dogaaju nazoe visoko rangirane osobe iz inozemstva,

organizator mora stupiti u kontakt s njihovim veleposlanstvom kako bi se obavijestio o redu prvenstva (preseansu) i titulama koje valja koristiti u oslovljavanju i komunikaciji

Kada se radi o nazonosti uglednika iz dravnih tijela, organizator takoer mora usko suraivati s njihovim protokolom

Odijevanje Prikladan nain odijevanja za pojedina dogaanja trebao bi

biti naveden u pozivnicama Iskaznice s imenima trebale bi se nositi na desnoj strani kako

bio bile vidljive prigodom rukovanja

Protokol za govornike Govornici moraju biti unaprijed obavijeteni i imati

popis svih gostiju koje trebaju pozdraviti i to prema redu prvenstva.

Voditelj ili najavljiva morao bi imati saznanja o trajanju pojedinih govora kako bi mogao planirati vrijeme u koordinirati redoslijedom

Isto tako predvieno vrijeme trajanja vano je radi dogovora s cateringom kako se ne bi dogodilo primjerice da govornike ometa zveckanje tanjura i pribora prilikom posluivanja

Pravila sjedenja Ovise o vrsti dogaaja i eljama organizatora ili

naruitelja

Navodimo nekoliko karakteristinih: Ako postoji samo jedan stol, domain i domaica obino

sjede na suprotnim stranama stola, no koji put i na sredini stola jedan nasuprot drugog

Mukarac s najviim rangom u pravilu sjedi desno od domaice, dok supruga mukarca s najviim rangom ili ena s najviim rangom sjedi zdesna domainu

Kod rasporeda sjedenja dobro je koristiti kartice s imenima

Odabir mjesta odravanja dogaaja Meu najvanijim pitanjima prilikom odabira prostora

dogaaja su: Opseg dogaaja i brojnost publike

Prikladnost lokacije za organizaciju dogaaja

Pozornica ili prostor za nastup te igralite (kod sportskih dogaanja)

Mogunosti prijevoza i dovoza opreme te parkiranje

Blizina smjetajnih kapaciteta i drugih atrakcija

Broj, dostupnost i blizina dobavljaa ukljuujui i catering

Tehnika podrka

Upravljanje prostorom

Pregledom lokacije treba se razmotriti: Usklaenost prostora s temom dogaaja Udobnost prostora za publiku Vidljivost za gledatelje Prostori za skladitenje Ulazi i izlazi Pozornica ( ako je potrebna) Oprema dostupna na licu mjesta Mogunost prekrivanja u sluaju loeg vremena Sigurnosna pitanja (mogunosti osiguranja) Pristup vozilima za hitne sluajeve Plan evakuacije

Razvoj teme Tema dogaaja mora biti podrana u svim njenim

elementima Ureenje, osvjetljenje, zvuk, posebni efekti

Tema se moe poduprijeti slijedeim kreativnim elementima: Bojom

Izborom lokacije na otvorenom (karakteristinim krajobrazom)

Umjetnikim programom (ples, predstava, film)

Humoristinim nastupima ili elementima

Zabava Mora biti u skladu s temom dogaanja

O temi ovisi izbor vrste glazbe, vizualnih efekata, broj izvoaa i sl.

Ureenje Obuhvaa mnoge stvari od odabira karakteristinih boja

(zastora, stolnjaka, prekrivaa za stolice, balona i sl.), do rekvizita i cvjetnih aranmana

Razmjetaj Organizacija i razmjetaj unutar prostora kljuan je za

uspjeh dogaaja

Raspored stolova mora se unaprijed dogovoriti s naruiteljem

Kada na dogaaju gosti sjede za stolovima vano je napraviti plan rasporeda u mjerilu ( s dimenzijama stolova i stolica) kako bi se izbjegli problemi pri komunikaciji gostiju i posluge

Osvjetljenje i posebni efekti Osvjetljenjem se mogu postii spektakularni efekti, posebno

kod nonih dogaanja Najbolje je angairati strunjake za vizualne efekte jer

osvjetljenje moe pridonijeti uspjehu dogaanja i vie nego to se to misli

Zvuk Glazba snano utjee na raspoloenje Glasnoa mora biti na pravoj razini (da svi uju, a da ne bude

preglasna) Vano je angairanje strunjaka za ozvuenje i akustiku Prostori izgraeni od betona vrlo negativno djeluju na zvuk

pa se obvezno moraju stavljati zastori

Vizualni efekti Obuhvaaju projekcije slika, video uradaka, prezentacija

i slino, na velikim ekranima, zaslonima ili platnima Vrlo est na razliitim dogaanjima velike povrine za

projekciju koriste se za prijenos dogaaja uivo Vano je povrine za projiciranje postaviti tako da budu

vidljive iz svih prostora gdje je smjetena publika Kod dogaanja poput konferencija, seminara, kongresa

vano je omoguiti koritenje raunalnih programskih paketa za prezentacije koje koriste govornici i prezenteri

Vano je svakom od govornika osigurati dovoljno vremena prije samog dogaanja da isprobaju opremu

Pozornica Obino se angairaju tvrtke koje se bave najmom i

postavljanjem koje nas mogu savjetovati o veliini, obliku i smjetaju pozornice

Najvanije je imati na umu potrebe publike ali i izvoaa (vidljivost, blizina publike, interakcija izvoaa i publike)

Stadioni i ostala mjesta za dogaaje na otvorenom Vidljivost za publiku vrlo je vana Postavljanje medijske opreme za praenje dogaaja vrlo je

vana te je moramo planirati prije nego to se ulaznice puste u prodaju kako se ne bi dogodilo da se prodaju mjesta s kojih e zbog postavljanja opreme vidljivost biti smanjena

Dobro je planirati postavljanje i dobar razmjetaj ekrana za projiciranje dogaaja uivo

Odravanje pokusa Slui organizatoru ali i izvoaima kako bi provjerili

funkcioniraju li svi elementi na odgovarajui nain

Tehnike pogreke za vrijeme odravanja dogaaja odraz su neprofesionalnosti

Za svaku situaciju treba imati rezervni plan Dupli set opreme za ozvuivanje

Kopije snimki (video i zvunih)

agregati u sluaju nestanka el. energije

Za odravanje dogaaja kljuno je osigurati nesmetanu opskrbu: Vodom Plinom Elektrinom energijom Telekomunikacijskim mreama

Prijevoz i upravljanje prometom Isplanirati prijevoz za sudionike i publiku (dostupne vrste

prijevoza, izrada planova s voznim redovima, plana gradskog prijevoza i sl.)

Kod nekih dogaanja biti e potrebno zatvoriti promet na pojedinim lokacijama pa je vana koordinacija s vlastima i osiguravanje alternativnih pravaca

Dogovaranje cateringa Najbolje je angairati specijalizirane tvrtke

Oni sastavljaju ponudu ovisno o raspoloivom proraunu

Vrsta kuhinje i tip usluge imaju najvei utjecaj na trokove

Catering za odreena ddogaanja predstavlja veliki izazov (zbog velikog broja ljudi) pa ga profesionalno mogu odraditi samo vrlo iskusni pojedinci i tvrtke

Posluivanje pia: ank bez domaina ( gosti sami naruuju i plaaju)

Besplatno nuenje pia koje posluuju konobari (manji asortiman)

Otvoreni bar s velikom ponudom ( za gala dogaanja )

Organizacija smjetaja Vrlo je bitan element poglavito kod velikih dogaanja Najbolje je ovaj posao prepustiti specijaliziranim

turistikim agencijama koje mogu stvoriti paket aranmane

Upravljanje okoliem Zagaenje

Voditi brigu o buci, odlaganju jestivih ulja, osiguravanju oznaenih kontejnera za selektiranje otpada

WC-i Dobro isplanirati broj dodatnih prijenosnih WC-a uz

uvaavanje sastava publike i izvoaa